Progetti e carico di lavoro: cosa c’è da sapere

Nella gestione dei progetti, valutare il carico a cui sono sottoposte le risorse gioca un ruolo fondamentale per un Happy Ending.

In un mondo ideale in cui si lavora con risorse infinite i progetti sono sempre in-time.

Nel mondo reale invece si ha spesso a che fare con team contemporaneamente coinvolti su più progetti, che devono gestire le attività quotidiane ed anche le eventuali urgenze. 

In questo caso una indicazione sulla “sostenibilità” è fondamentale per capire chi e quando potrà positivamente portare a conclusione il nostro progetto

La durata e l’effort

Agli inizi, mi sorprendeva la fatica che facevano alcuni dei ns. clienti a capire la differenza tra la durata e l’effort. Per molti di loro il rapporto era di uno a uno.

Questo tipo di approccio non è solo sbagliato in termini gestionali (una fase che dura 30gg potrebbe richiedere un effort di un’ora, si pensi alla fase di attesa di materiale da un fornitore), ma sottintende un totale ed esclusivo assorbimento della risorsa su quell’attività.

Se questo approccio va bene in fase di analisi e preventivo, non può funzionare in fase di pianificazione.

In Twproject la durata del progetto si definisce alla sua creazione, l’effort invece lo si definisce per ogni risorsa coinvolta al momento della creazione dell’assegnazione.

Una buona domanda da porsi a questo punto è: “quante ore può lavorare al giorno una risorsa sul suo progetto?”

Per rispondere correttamente si devono considerare diversi  parametri:

  • l’ovvio orario di lavoro (full-time, part time orizzontali o verticali)
  • ferie, malattie, permessi etc.
  • quanto già allocato su altri progetti
  • le attività di routine
  • attività spot già programmate

Le prime due voci sono intuitive ed in parte fuori dal controllo del PM, per cui analizzeremo le altre e vedremo come queste contribuiscono a generare il “carico” di una risorsa. 

Attività di progetto

Un progetto, o meglio una fase, ha sempre una data di inizio, una di fine (quindi una durata, solitamente espressa in giorni lavorativi), delle risorse assegnate.

Ogni risorsa deve svolgere delle attività stimate per un totale di giorni/ore (effort).

Senza andare troppo nel dettaglio possiamo stimare il carico su una risorsa dividendo le ore stimate per la durata del progetto.

Ad es.: una fase di 10gg con un effort di 20h mi genera un carico medio di 2h al giorno ovvero del 25% (supponendo 8 ore al giorno). 

Facile, almeno prima che il progetto inizi.

Ma una volta iniziato, cosa accade se per i primi 5 giorni non sono riuscito a lavorare su questo progetto?

Accade che dovrò lavorare 20h su 5gg, ovvero con un carico del 50%.

Quindi nelle attività di progetto le ore “non ancora fatte” danno un feedback incrementale al carico, accumulandosi nei giorni restanti.

Avere la possibilità di confrontare la situazione “ideale” (quella pianificata dal PM, senza tenere conto del fatto/non fatto), con quella “reale” (che tiene conto del feedback ) dà molti spunti di riflessione e di possibili correzioni.

E’ interessante notare che il non essere riusciti a lavorare sul progetto pianificato lo possiamo leggere dalle registrazioni del worklog. 

Il worklog è un ottimo indicatore da questo punto di vista, è una sorta di “battito del cuore del progetto”; se il cuore non batte il progetto è morto!

Se una risorsa lavora su più progetti contemporaneamente i calcoli si possono complicare e per questo Twproject ci aiuta presentando queste informazioni in modo ottimale.

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Con Twproject potrai inserire i progetti, valutarne l’effort ed ottenere feedback dal tuo team.

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Le attività di routine: si lavora otto ore al giorno?

Sono la Cenerentola delle attività. 

Molti di noi pur stando in ufficio 8 ore (quando va bene :-)) possono dedicare solo una percentuale del proprio tempo ai “veri progetti”. 

Molto tempo lo spendiamo (n.b. non ho detto “lo perdiamo”) in attività non riconducibili ad un progetto. 

Nel mio caso: leggere le email arrivate, riunioni di reparto, telefonate, supporto ai colleghi.

Oltre a queste generiche ce ne possono essere altre più specifiche come aggiornamento, formazione,  archiviazione documenti, verifica backup,  manutenzioni etc.

Quanto tempo dedico a queste attività? Quasi 3 ore al giorno

Lo so con una certa confidenza perchè sono ormai anni che con l’aiuto di Twproject registro giornalmente le ore impiegate e so che mediamente in un anno il 38% del mio tempo “lo impiego” così.

Se pianificassi un progetto che mi coinvolge al 100% per un periodo più lungo di qualche giorno, sicuramente sforerebbe.

Ma se mi chiedessero quante ore posso lavorare su una cosa ogni giorno d’istinto direi “otto ore”.  Per evitare questi errori è importante avere dati oggettivi su cui basare le ns. scelte ed analisi. 

La registrazione del worklog è la base per fare una buona pianificazione, non solo per un buon controllo sui costi.

So benissimo che questo è uno sforzo aggiuntivo ed infatti quando dico ai nostri clienti di registrare le ore “perse”, la prima reazione che ottengo è del tipo “riluttante/sbuffante/mi alzo e vado via”. 

Per questo è importante che l’attività di registrazione del worklog sia il più “indolore” possibile.

Su questo punto Twproject è imbattibile; si può registrare worklog alla chiusura dei To-do, con i bottoni start-stop, su una/due/tre settimane, sull’intero mese day-by-day, etc..  L’overhead è minimo

Con l’obiettivo di “misurare” le attività di routine, l’avere a disposizione un “calderone” dove poter mettere tutto quello che non si riesce a ricondurre ad un progetto alleggerisce di molto la registrazione aiutandoci a “fare 8”. 

Ai nostri clienti consigliamo sempre di creare un non-progetto “calderone” (o “cestino” o “BAU” Business As Usual per quelli più raffinati) che inizia il 1/1 e termina il 31/12 per la registrazione delle attività non progettuali. 

Dopo qualche mese di registrazioni si può capire meglio quanto tempo le ns. risorse possono davvero dedicare ai progetti.

Capita anche che sia necessario dare un’occhiata a cosa è andato nel “calderone”; magari si potrebbe strutturarlo per “classificare” meglio le attività di routine. 

Ad esempio questo è quello che usiamo noi in Twproject: 

Esempio di “calderone” strutturato

Abbiamo capito come usare il worklog per misurare le ore che possiamo dedicare ai “veri progetti”, ma come si comportano i “progetti” di routine dal punto di vista del carico?

Più o meno come i progetti veri, ovvero l’effort viene “spalmato” uniformemente sul periodo, ma con una piccola differenza: non hanno il feedback incrementale.

Facciamo un esempio: la mia attività routinaria di supporto al team di sviluppo mi occupa “mediamente” un’ora al giorno.

Se oggi non ricevo richieste di supporto, non è necessariamente vero che domani ne riceverò il doppio. 

In pratica l’effort si considera costante su tutto il periodo.

La sua rappresentazione grafica è una barra costante:

Le attività di routine

Attività spot

Sono attività che si svolgono all’interno di un “contratto” senza sapere a priori quanto e quando.

L’esempio più calzante sono gli interventi da fare su richiesta nel quadro di un contratto di manutenzione annuale.

In questo caso si può creare un “progetto” cha ha le stesse date del “contratto” ed assegnare le risorse all’occorrenza.

Dato che è difficile prevedere a priori l’effort complessivo, per semplicità possiamo non specificarlo e lasciarlo a zero.

Se invece lo si vuole tracciare, perché al cliente è stato venduto un pacchetto di ore, le si può inserire, queste non verranno comunque considerate dal carico.

Quindi a differenza di progetti e attività routinarie, le attività spot non generano un carico “spalmato” sul periodo di durata del progetto/contratto, ma solamente nei giorni in cui sono pianificate le attività.

Con Twproject questo lo si può fare direttamente assegnando dei ToDo oppure utilizzando il piano di lavoro.

Un esempio pratico: il carico di Giorgio

Giorgio lavora in un azienda di produzione e si occupa da molti anni di un prodotto specifico, da supporto ai clienti che lo acquistano e partecipa allo sviluppo delle sue customizzazioni.

Il lavoro giornaliero di Giorgio è quindi composto da progetti di natura diversa, creiamoli in Twproject e vediamo come appare il suo carico.

Giorgio ha un progetto di supporto clienti generico che dura tutto l’anno e che occupa più o meno un paio d’ore al giorno. Questo progetto è di tipo routine:

Ecco cosa accade nel carico di lavoro di Giorgio:

Attività routinaria che occupa circa 2 ore al giorno – 25%

Giorgio viene poi coinvolto in un progetto, per un prodotto custom di uno dei suoi clienti. La fase in cui lui è coinvolto dura solo 10 giorni e la stima del suo effort è di 40 ore.

La sua assegnazione appare cosi:

Ed ecco il carico come cambia:

Carico al 75% con l’aggiunta di un progetto

Infine Giorgio ha un contratto di supporto attivo con un cliente specifico, con un pacchetto di 40 ore a consumo. Su questo progetto Giorgio non lavora a meno che il cliente non lo chiami. Questa attività è spot e anche se inseriamo l’effort, il carico non cambia.

Ma cosa succede al carico di Giorgio se il cliente lo chiama e fissano un intervento sul prodotto? Giorgio creerà un ToDo schedulato e questo modificherà il suo carico.

Carico con attività spot

Come si evince dall’immagine, l’attività spot ha rubato del tempo al progetto di Analisi ed infatti le ore che Giorgio dovrà dedicargli nei giorni residui sono aumentate.

Questi sono solo 3 esempi semplici mappati con Twproject ma che rendono bene l’idea di come mappare le diverse tipologie di attività aziendali. Con Twproject 7 abbiamo lavorato molto su questi aspetti ed introdotto un tool, che utilizzando le informazioni del carico “suggerisce” una data di fine progetto “sostenibile” per il team.

Abbiamo anche introdotto un tool per risolvere velocemente i picchi di carico e le sovrapposizioni, perché non sempre va tutto liscio come per il nostro Giorgio, vedremo questo tool in un post dedicato.

Prova anche tu a mappare i tuoi progetti ed avere chiaro lo stato delle tue risorse

 

Motivare e Monitorare l’uso di uno strumento: user scores

Perché un software di gestione progetti come Twproject sia davvero efficace è necessario che tutti coloro a cui esso è destinato lo usino. Ma come valutare se e quanto il software è davvero usato?

La domanda è apparentemente semplice, ma la risposta non lo è altrettanto.

Noi di Twproject abbiamo provato, nella nuova release, a dare una risposta efficace, vediamo come:

Twproject è uno software di project management ricco di funzionalità che vengono usate da profili utente diversi: i Project Managers,  Workers, Supervisors giusto per citare quelli più noti. 

Ognuno di questi profili utilizza strumenti diversi, ha diverse modalità di fruizione ed ha esigenze peculiari: ad esempio un “Worker” quando accede a Twproject vuole sapere su cosa lavorare e quando.
Un Project Manager vorrebbe sapere come stanno andando i progetti in cui è coinvolto, e sapere se il team sta lavorando ad un livello di carico sostenibile oppure è in affanno. Un Supervisor (leggi AD o CEO) è più interessato ad una visione complessiva sui progetti aperti/chiusi, i loro valori economici ed a tenere sotto controllo un portfolio di progetti chiave.

Misurare quindi “l’utilizzo” con un semplice contatore di numero di login o di tempo di connessione sarebbe semplicistico e non efficace.

Nella versione 7 di Twproject abbiamo quindi introdotto un meccanismo di analisi che consente non solo di misurare l’uso dello strumento, ma anche l’attinenza ad alcune buone pratiche di project management.

L’elaborazione di questi dati complessi viene poi sintetizzata in due semplici widget “motivazionali” che mostrano i punteggi degli utenti.

L’innesco di una sana “competizione” tra gli utenti ad usare meglio Twproject e gestire meglio i propri progetti è un aspetto non trascurabile.

In questo post esamineremo in dettaglio il funzionamento di questo nuovo strumento.

 La raccolta dei dati

Per poter fare delle statistiche servono dei buoni dati.
Chiariamo subito che la raccolta di queste informazioni avviene all’interno del database del vostro Twproject; i dati sono vostri e NON lasciano il vostro server. La raccolta di queste informazioni serve a te, per sapere come i tuoi utenti utilizzano Twproject e gestiscono i loro progetti, nel totale rispetto della privacy.  Se questa funzionalità non fosse interessante per voi potrete semplicemente disabilitarla.

Twproject raccoglie con cadenza prefissata (giornalmente di default) una serie di indicatori per ogni utente come tempo di utilizzo reale dello strumento, ore pianificate, ore registrate ed ore lavorabili che sono indicatori di base, non legati ad un concetto di “qualità”.
Ci sono poi degli indicatori più legati all’operatività come numero di ToDo chiusi, ToDo creati, chat usata.
Altri indicatori invece servono a misurare l’attinenza tra quanto pianificato e quanto fatto; come la % di copertura di ore fatte su previste, numero di ToDo pianificati che sono stati chiusi. Questi indicatori sono validi per tutti i profili, ma sono più significativi per gli operativi.
Ci sono inoltre indicatori destinati ai profili gestionali come progetti/fasi scadute, ToDo scaduti, budget sforati.

Tecnicamente questa attività viene svolta dal job “UsageHistoryBuilder”.

Il calcolo del punteggio

Giornalmente i dati raccolti vengono elaborati e calcolato lo score utente utilizzando una media mobile su n giorni (con n configurabile).

Naturalmente l’importanza che si dà ad ognuno dei parametri descritti sopra dipende da come la vostra azienda lavora: se più agile e quindi orientata ai ToDo quei parametri dovrebbero avere più “peso” rispetto ad altri.

Abbiamo quindi messo a disposizione un tool per la configurazione di tali “pesi”, eccone alcuni:

Il punteggio è calcolato nel seguente modo: chi ha fatto il valore massimo per un certo indicatore prende quanto previsto per il peso, chi ha fatto il valore minimo prende comunque qualche punto. Es.:  l’operatore “a” ha chiuso 100 ToDo,  “b” ne ha chiusi 30. Dato che il “peso” per i ToDo chiusi è 100, “a” prenderà 100, “b” 30

Da notare che alcuni pesi sono negativi, ovvero sono delle “penalità“. Se io ho lasciato “scadere” dei ToDo, anzi sono l’operatore che ne ha lasciati scadere di più, avrò una penalità di 100 punti.
Le penalità sono pensate incentivare il rispetto per gli indicatori di qualità del progetto, date, milestones, budget, stime, pianificazione.

Variando i pesi nel corso del tempo si può incentivare l’uso e le buone pratiche di gestione del lavoro.

Tecnicamente questa attività è fatto dal job “UsersScoreBuilder”.

Conclusione


Questi due semplici widget in realtà si basano su una raccolta di informazioni che può essere utilizzata anche per ulteriori analisi più approfondite.

Questo perché ogni azienda può avere bisogno di estrapolare dati diversi relativi all’uso del sistema, che possano permettergli di intervenire per tempo in caso di abbandono.

Questo strumento è pensato per essere esteso ed accogliere nuove “dimensioni”, per cui se avete un’idea per qualche altro indicatore fateci sapere cosa ne pensate 🙂

Se ancora non state usando Twproject per gestire i vostri progetti è ora di provare!

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I ToDo diventano adulti?

Una “lista di cose da fare” è uno strumento primordiale ed allo stesso tempo potentissimo per organizzare.

Si fanno liste per tutte le occasioni. Si inizia da piccoli con la lista dei desideri per Babbo Natale, poi si cresce e si fanno liste per la spesa, per preparare un viaggio, per elencare i documenti necessari ad aprire un conto in banca.

Anche sul lavoro si fanno liste: per i materiali da ordinare,  per tutte le cose da fare nella prossima settimana, per le attività necessarie a chiudere un progetto.

Cosa rende le liste così attraenti?

La risposta immediata è “ci aiutano a non dimenticare niente”.

Ecco perché andiamo a fare la spesa con una lista in mano o perché abbiamo accanto alla nostra postazione di lavoro un blocco notes:  “per non dimenticare niente”.

Si potrebbe pensare che è colpa della modernità e della nostra vita frenetica che non ci concede il tempo per fermarsi a riflettere e mettere insieme le idee, ma purtroppo non è così.

Anche Michelangelo, nel 1518, aveva lo stesso problema anche se la sua lista era decisamente più artistica delle nostre.

Credo che la migliore caratteristica di una lista sia di “liberarci dalla paura di dimenticare”.

Vi è mai capitato di avere, nel cuore della notte, un’idea folgorante che vi risolverà un annoso problema?
La paura di dimenticarla vi impedirà di dormire.

To do List di Michelangelo

Allora prendete un foglio di carta,  scrivetela, giratevi dall’altra parte  e continuate a dormire tranquillamente.

Il semplice fatto di poter depositare in un luogo sicuro (il foglio) aiuta a “scaricare” la mente. 

Quindi la “lista” può essere una check-list (la lista di viaggio o della spesa), un contenitore di idee, ma anche una lista di cose da fare, ovvero una to-do list

Le To-do list funzionano?

Ho potuto sperimentare la potenza delle to-do list personalmente in ambito casalingo. Mi piace fare piccole riparazioni, costruire oggetti, cucire, riciclare etc. Lo ammetto sono un fanatico del Fai-da-te (DIY), ma il tempo libero è poco e quando trovavo qualche minuto mi venivano in mente solo i lavori più complessi che richiedevano ore o giornate per essere completati. Allora la pigrizia prendeva il sopravvento e accendevo la TV.

Da qualche anno a questa parte ho iniziato ad usare Twproject per gestire queste piccole attività. Creo un progetto privato che inizia il 1° gennaio e finisce il 31 dicembre (sapete che i progetti privati in Twproject possono essere visti solo dalle persone che ci lavorano e nessun’altro? ) sul quale registro i miei ToDo.
Quando ho un minuto libero, prendo il cellulare apro Twproject, do un’occhiata alle cose da fare, scelgo quella che mi ispira e che è compatibile con il tempo a disposizione e mi metto al lavoro. Se non la trovo….. accendo la TV.

Da quando uso Twproject, ovvero la sua ToDo list, ho fatto centinaia di riparazioni, decine di oggetti nuovi, rammendi etc. che erano in triste attesa da anni:

Molare una bottiglia e fare un ventilatore da banco
Incidere un nuovo bastone da montagna
Fare dei bicchieri da vecchie bottiglie di vino
Impagliare una vecchia piantana
Riparare il tavolo di cucina

Funziona!

To do list e progetti complessi, si può!

In Twproject trovi tutte le funzionalità necessarie per gestire i tuoi progetti in modalità agile senza perdere di vista le informazioni e lo stato complessivo del tuo progetto.

Prova anche tu Twproject

Le ToDo list e la gestione dei progetti

Si può utilizzare la To Do List per la gestione dei progetti? Certamente.

Il project management “classico” ha da sempre considerato questo approccio destrutturato, un po’ semplicistico ed immaturo. Sicuramente non idoneo alla gestione di progetti complessi, ma è vero?

L’avvento delle metodologie Agili, che volendo estremizzare si basano proprio sulla gestione di liste secondo regole specifiche (vedi kanban), ha fatto si che la to-do list sia stata  in qualche modo accettata anche nel mondo classico.
Ma lo scetticismo resta, anche a causa di strumenti non adeguati

Sono disponibili sul mercato diversi prodotti di to-do list che si spacciano per sistemi di gestione progetti. E’ possibile che funzionino bene? Quali sono i requisiti che dovrebbero avere per ottenere il massimo per la gestione di un progetto?

To Do List: Le Informazioni

Non sappiamo quali dati dovrà contenere il nostro ToDo per essere efficace.
Obbligatorio un grande spazio descrittivo. Un titolo per facilitare una visualizzazione compatta della lista si può rivelare molto utile.

Se si devono gestire tanti ToDo si deve avere a disposizione la possibilità di taggarli e magari assegnare delle tipologie più strutturate (come “idee”, “riparazioni”, “da discutere” etc.) che siano pre-determinate dal team per avere una “terminologia” comune sul cosa ogni ToDo rappresenta.

In Twproject oltre a quanto sopra troverai anche codice, impatto, gravità, priorità, durata stimata,  data di segnalazione, commenti ed allegati:

to do list nel project management

… e se non bastasse fino ad otto campi personalizzabili.

To Do List: Lo Stato

In una visione semplicistica un ToDo ha due stati: “da fare” o “fatto”.

In un ambito professionale di gestione progetti potrebbe essere comodo avere la possibilità di più stati, come “sospeso”, “da testare” o altri che calzino bene il processo aziendale. 
Questa possibilità ti consentirà di modellare meglio la tua gestione Agile del progetto.

In Twproject gli stati dei ToDo sono definibili, in modo da adattarsi alla perfezione al tuo modus operandi. 
Definendo uno stato potrai dire se questo si comporta come “chiuso” o “aperto”:

stato nelle to do list nel project management

Forse non lo sai, ma in Twproject, quando chiudi un ToDo ti può essere richiesto di inserire quanto tempo è stato necessario per “chiuderlo”.

Se deciderai di monitorare i tempi (e quindi i costi) sui progetti, la raccolta dei tempi di chiusura dei ToDo è un’informazione di “alta qualità”. Nel momento stesso della chiusura ci si ricorda quanto tempo abbiamo impiegato, siamo felici di aver chiuso un’attività e quindi siamo nel mood giusto per mettere un’informazione accurata.

Il fatto che l’inserimento sia facile e rapido aumenta la qualità stessa dell’informazione. 

To Do List: Scope

Quando si lavora con progetti non banali, una singola lista di ToDo potrebbe presto diventare molto lunga e difficile da gestire. Occorre che sia possibile scomporre la “listona” in sub-list o raggruppare i ToDo.

Le soluzioni adottabili sono molte, ma senza inventarne di nuove, la scomposizione secondo delle strutture gerarchiche, ben note ai PM,  come la WBS o temporali come il Gantt sono quelle preferibili. Sono preferibili in quanto strumenti ideati proprio per dare un ordine di esecuzione di massima. Non è necessario andare troppo nel dettaglio con la strutturazione: 2-3 livelli sono più che sufficienti anche per progetti mediamente complessi.

I ToDo sono in Twproject gli elementi più piccoli di un progetto e  “vivono” all’interno di un progetto/fase, il che rende la gestione molto facile.

In questo caso la navigazione avverrà attraverso il progetto e la sua WBS:

scope nelle to do list del project management

Una lista riassuntiva cross-progetto si può visualizzare tramite dei criteri di filtraggio (… lo sai che tutte le liste in Twproject utilizzano un potente sistema di filtraggio Query By Example e che sono sempre esportabili in Excel? Se vuoi approfondire vedi “la ricerca in Twproject“). 

To Do List: Responsabilità

Quando un team affronta una lista di ToDo deve avere la possibilità di specificare chi ha la responsabilità di portare a termine una attività. Il nostro strumento dovrà quindi gestire l’informazione relativa all’assegnatario.

L’assegnazione può avvenire secondo diversi criteri; competenze specifiche, minor carico di lavoro, responsabilità sul cliente o sul progetto, etc.

In particolare sarebbe importante tenere traccia ben visibile di chi è il richiedente dell’attività, dato che non tutti i richiedenti hanno lo stesso “peso”.

In Twproject assegnatario e richiedente sono sempre ben visibili:

nelle to do list

To Do List: Timing

Tipicamente le attività in lista vengono eseguite così come sono state ordinate, ma si dovrebbe avere la possibilità di specificare il “quando”.

Con questa informazione la tua ToDo list può diventare un vero scadenziario.

La data prevista di esecuzione è importante per il carico di lavoro dell’assegnatario, ma anche per eventuali vincoli con le attività dipendenti.

Altro aspetto è che le attività possono essere ripetitive per cui il tool dovrebbe gestire anche ToDo ricorrenti.

Anche la data in cui è stata richiesta un’attività può avere una grande importanza quando i ns. ToDo sono dei “ticket”. In questo casi si potrebbero avere dei vincoli temporali di esecuzione sulla base della “gravità”.

In Twproject saprai sempre quando è stato segnalato un ToDo, potrai specificare la data di esecuzione prevista o inserire una ricorrenza.

Dato che i ToDo “vivono” all’interno di un progetto/fase ne dovranno rispettare le date e le eventuali dipendenze. Un progetto/fase non potrà essere dichiarato chiuso se ha ancora dei ToDo che non sono stati completati.

Se un progetto è gestito tramite liste di ToDo, in Twproject, potrai far calcolare automaticamente la percentuale di avanzamento del progetto sulla base dei ToDo completati.

To Do List: Tools di gestione

Per essere veramente funzionale un strumento di ToDo management deve consentire una riorganizzazione rapida e senza troppi sforzi della lista.

Ordinamento: una lista non può trascendere dalla possibilità di essere ordinabile. E’ fondamentale tu possa ordinare i ToDo secondo un tuo criterio. Quasi tutti gli strumenti consentono il drag & drop dei ToDo. 

Con Twproject potrai ordinare sia manualmente con il D&D ma anche agendo direttamente sulle colonne per un maggior controllo:

tools nelle to do list del project management

Ci sono poi delle attività tipiche che sarebbe necessario poter gestire su uno o molti ToDo con pochi click come l’assegnazione.

In fase di distribuzione delle attività tra i membri del team è importante che sia possibile ri-assegnare facilmente i Todo.

Sarà importante anche poter fare la riclassificazione tramite tag, la fusione di ToDo simili, lo spostamento su liste differenti, il cambiamento di stato, l’assegnazione di una data, l’aggiunta di commenti etc.

La possibilità di fare azioni su tanti ToDo in una sola volta, inoltre, non deve essere trascurata se hai intenzione di utilizzarli in ambienti con un minimo di complessità.

Twproject ti mette a disposizione una serie di azioni massive “bulk” che potrai applicare con pochi click:

tools to do list del project management

Inoltre avrai a disposizione due strumenti più visuali per l’organizzazione dei tuoi ToDo, il Kanban e il Planner.

Il primo ti consente un’organizzazione tra stati, fasi, assegnatari e gravità:

tools to do list del project management

Il secondo ti consente una pianificazione temporale dei ToDo, ovvero del tuo scadenzario:

to do list del project management

Conclusioni

Le ToDo liste rappresentano un approccio Agile, rapido e di facile comprensione, quindi ben accettato dai gruppi di lavoro. 
Per poter trarre il massimo vantaggio nella gestione di progetti multipli con team di lavoro eterogenei, è importante che lo strumento ti consenta di arricchire i tuoi ToDo con tutte le informazioni necessarie e ti metta a disposizione gli strumenti di gestione e supervisione necessari.

Twproject coniuga al meglio tutti questi aspetti fornendoti in uno strumento di lavoro semplicissimo da usare, ma allo stesso tempo con strumenti di gestione professionali che possono soddisfare sia l’esigenza di immediatezza delle piccole aziende che i requisiti di progetti complessi con vasti gruppi di lavoro delle grandi corporate.

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Kanban software per la gestione dei progetti

Kanban, parola di origine giapponese che significa +o- insegna o cartellino, fa parte di un metodo di organizzazione della produzione (chiamato TPS) ideato negli anni ’50  presso gli stabilimenti della Toyota. 

Nel Project Management l’uso del Kanban è diventato una vera e propria metodologia che si rispecchia perfettamente nei principi della Metodologia Agile. 

Il movimento Agile è nato nell’ambito dello sviluppo del software, ma molti dei suoi princìpi, strumenti e metodologie sono riconosciute valide anche al di fuori di questa specifica nicchia.

In questo post parleremo proprio del Kanban,  di come funziona, come possiamo utilizzarlo nei nostri progetti.

Kanban Board: cos’è e come funziona

L’idea di base è piuttosto semplice e consiste nel disporre su una “lavagna”, la Kanban board, dei cartellini che descrivono le attività da svolgere.

Queste attività vengono disposte su delle colonne in base alla fase di produzione a cui sono arrivate e spostate quando una attività cambia “stato”.

Tipicamente lo spostamento avviene da sinistra verso destra.

Ecco come appare una kanban board in Twproject:

kanban board

Il vantaggio immediato di questo strumento è che tutte le risorse impegnate nel processo sono informate, o meglio vedono,  lo stato attuale.

Altro vantaggio è la facilità di uso che non fa sprecare troppo tempo per l’aggiornamento delle card.

I nomi delle colonne sono specifiche dell’attività dell’azienda che applica il Kanban.

Per esempio, per un progetto di sviluppo software si potrebbero utilizzare  colonne come “aperto, in sviluppo, in test, completato, fallito”.

Una azienda di produzione minuterie meccaniche potrebbe invece utilizzare “in coda, progettazione cad/cam, setup macchina, produzione, finitura, spedizione, completato, bloccato”.

In sostanza è importante poter configurare le colonne secondo le proprie necessità e con Twproject questo può essere fatto con semplicità.

Kanban Board e le card

Il lead time, ovvero il tempo necessario a far transitare la card dalla prima all’ultima colonna dipende dalla tipologia del processo e può variare da poche ore (ad esempio per un Support call center) a diverse settimane (per una azienda di  stampaggio di materie plastiche).

Questa considerazione ci porta ad indagare cosa rappresenti una singola card.
Anche in questo caso dipende dal processo/progetto in cui usiamo il Kanban.

Nei casi riportati sopra ad esempio, una card potrebbe essere un bug da risolvere o una feature da sviluppare e quindi da risolvere in poche ore, così come potrebbe essere una intera commessa di svariati giorni per l’azienda meccanica.

All’interno di una stessa azienda, per ottimizzare il lavoro, potrei aver bisogno di Kanban board differenti.

Ad esempio potrei avere le releases del software o le “epic” su delle board dedicate ad uso della pianificazione/management ed avere delle kanban board di team per la parte più operativa.

Per questo è importante avere a disposizione un strumento flessibile  che lo renda possibile in modo facile.

E’ quindi importante che le card siano semplici nell’uso ma allo stesso tempo capaci di portare con se molte informazioni  ad es: descrizioni, codici, tag, annotazioni, file allegati o immagini.

Kanban card in Twproject

Le kanban card in Twproject sono i ToDo; semplici e potenti allo stesso tempo.

I ToDo portano con se due informazioni aggiuntive, l’assegnatario e il progetto/fase che estendono enormemente le possibilità del kanban classico.

Kanban e toDo di Twproject

Infatti in Twproject sarà possibile organizzare la kanban board non solo per il classico stato “aperto/in sviluppo/etc…”, ma anche per fase/progetto, assegnatario o gravità (altri raggruppamenti sono in fase di sviluppo).

Ecco che la classica vista per statusKanban

se la ordiniamo per progetto/fase assume delle nuove potenzialità:

kanban board per progetti

In questo caso le colonne non sono delle semplici etichette, ma sono proprio gli oggetti cari ai project manager con tutte le informazioni, le potenzialità, i vincoli necessari alla gestione dei progetti più complessi.

In questo caso il Kanban funge da trait d’union tra un approccio classico (progetti, fasi, WBS, Gantt, budget etc.) ed uno più agile orientato al ToDo. 

Twproject è, se non l’unico, uno dei pochi strumenti che consente questa versatilità, potrai avere un progetto che ha una struttura creata con la classica metodologia waterfall, che da un certa profondità potrà invece essere gestito in modo agile.

Questa struttura permette di monitorare il progetto nella sua interezza, con le sue fasi di alto livello e allo stesso tempo di essere gestito con semplicità dal gruppo di lavoro.

Kanban Board per il bilanciamento delle attività delle risorse

 Interessante è anche il raggruppamento per risorsa assegnata

Kanban

in questo caso la finalità è orientata al bilanciamento delle attività, alla assegnazione per competenze , alla supervisione.

Questo raggruppamento è particolarmente utile al team all’interno di una fase di progetto per assegnarsi i compiti.

Un ultimo raggruppamento, ma non meno utile e quello per gravità/priorità. 

Kanban priorità

E’ utilizzato spesso quando si lavora con una unica “coda infinita”. In questo caso il gruppo di lavoro si concentra sul completare le attività a gravità alta.

Alle volte errori di percezione o più comunemente le cattive abitudini fanno sì che a crescere sia solo la colonna a massima priorità. In questo caso la kanban board ci aiuta ad effettuare un nuovo “triage”  velocemente, consentendoci di ri-distribuire le attività correttamente.

Naturalmente è consigliabile avere dei parametri oggettivi per l’assegnazione delle priorità in modo da non creare questo tipo situazioni.

Concludendo, con Twproject, potrete gestire anche progetti complessi, in modalità agile, grazie alla kanban board multidimensionale.

Twproject è Agile:

  1. è pensato da persone Agili
  2. sviluppato con metodologia Agile
  3. per essere usato da clienti Agili

Ed è concreto, per dare una risposta reale ai problemi quotidiani dei project manager e dei team che da una parte vogliono monitorare i progressi e dall’altra lavorare con semplicità.

Adesso che hai scoperto uno strumento così versatile non rimane che provarlo.

Gestisci i tuoi progetti in modo agile.

Gestire i progetti con la WBS (Work breakdown structure)

Gestire progetti con la WBS è diventato ancora più semplice con la nuova versione di TWProject.

La WBS (Work Breakdown Structure) è una “decomposizione gerarchica di tutto il lavoro necessario a portare a termine il progetto”, almeno così la definisce il PMBOK5.

Con questo post proveremo a mostrarvi come è possibile condurre i progetti con la WBS in TWProject.

Lo scopo principale di questa funzione è di consentire la gestione di progetti complessi partendo da un livello “macro”.  Quindi, si andrà via-via a scomporre ogni “fase” del progetto in elementi più semplici che consentiranno una maggiore precisione nella stima, nella gestione, controllo e verifica.

Non vogliamo qui entrare nel merito delle buone pratiche relative alla WBS, ma ci focalizzeremo su come usarla in Twproject. Per chi desiderasse approfondire troverà sul ns. blog diversi articoli al riguardo. Un buon inizio è  Come scomporre un progetto: esempi di WBS.

Come creare un progetto con la WBS

Per rendere più semplici le cose, creeremo un progetto di esempio: “My Bycicle”. In questa fase non ci preoccuperemo di date, risorse, tipologie etc.
Twproject ci consente di creare un nuovo progetto con 2 click:

Gestire un progetto con la WBS

Twproject assegnerà al progetto un codice in automatico (torneremo sull’argomento dell’auto-coding con un post dedicato) e ci assegnerà come “project manager” (anche su questo argomento ci sarà molto da dire).

Creare un progetto con la WBS

La zona evidenziata in giallo conterrà la nostra WBS.

Tutto inizia cliccando sul “+” cerchiato in arancio nella immagine precedente. Con pochi click la nostra struttura sarà pronta:

Come creare un progetto con la WBS

Possiamo scomporre il ns. progetto senza un limite predefinito, ma solitamente 4 o 5 livelli sono sufficienti anche per progetti molto complessi.

La WBS permette di “collassare”, come evidenziato, le fasi su cui non stiamo lavorando, per focalizzarci sono sulle fasi di interesse.

La WBS ci consente anche la rimozione di fasi create per errore.

Come detto precedentemente in questa fase non ci siamo occupati di date, ma semplicemente della scomposizione logica.

La WBS per navigare il progetto

La potenza della WBS è che ci fornisce una struttura che possiamo utilizzare per organizzare documentazione, costi, micro attività (ToDo) ed anche la definizione dei permessi.

La WBS è lo scheletro del progetto!

Gestire un progetto con la WBS

Potrai utilizzare la WBS appena definita come un menù per navigare all’interno del progetto, con una praticità senza confronti rispetto alle versioni precedenti.

Ma la WBS di Twproject non è un solo strumento di definizione del progetto, ma anche uno strumento di controllo rapido.

Infatti, una volta che il nostro progetto sarà partito ed alimentato con dati di pianificazione, lavoro svolto, costi, documentazione, la ns WBS si arricchirà di informazioni.

Ad esempio nel caso il nostro progetto non rispetti le date riceveremo degli alert sulle fasi incriminate.

la WBS in un progetto

E’ da notare il colore degli alert che per la fase “Frame set” è grigio mentre è rosso per quella “Braking system”.

Questo significa che “Frame set” non è direttamente in ritardo, ma continene una o più fasi che lo sono.

Infatti, espandendo la fase, vediamo che la sotto-fase in ritardo è “Seat”:

La stessa logica di alert si applica su:

  • costi in caso di sforamento dei budget o dello stimato
  • assegnazioni in caso sforamento della capacità lavorativa delle risorse
  • sui ToDo in caso di sforamento delle date pianificate

La nuova WBS è uno strumento potentissimo per la definizione, l’editing e il controllo di progetti anche complessi.

Prova tu stesso a gestire i tuoi progetti con la WBS cliccando sul pulsante qui sotto. Potrai sfruttare la prova gratuita di TWProject.

Vuoi provare la WBS su un tuo progetto?

Il piano triennale AGID nella nuova programmazione 2019 -2021

Il piano triennale AGID (Agenzia per l’Italia Digitale, come spesso viene denominato) è ufficialmente conosciuto come Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione.

Si tratta di un documento strategico, pubblicato sempre nel mese di settembre, che funge da guida e da supporto per la trasformazione digitale in Italia. Una trasformazione digitale ovviamente in linea anche con quanto previsto dal Piano d’Azione dell’Unione Europea per l’eGovernment 2016-2020.

A cosa serve il Piano Triennale AGID e perché ce ne occupiamo?

Questo piano serve come pianificazione strategica e strutturata degli investimenti tecnologici nella Pubblica Amministrazione previsti per il triennio 2019-2021.

Ovviamente noi ce ne occupiamo perché anche l’implementazione di un software di project management rientra nelle previsioni del Piano AGID. Vi immaginate quanto potrebbe essere utile anche per le economie del Paese avere un luogo centralizzato per la realizzazione e il controllo dei progetti delle pubbliche amministrazioni?

Il Piano, come abbiamo detto avrà validità triennale (2019-2021), ma prima di essere messo in atto, deve venire approvato dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri e firmato dal Presidente.

Grazie alle soluzioni previste da questo documento, le amministrazioni pubbliche possono lavorare ed investire per offrire servizi più efficaci ai cittadini ed alle imprese.

I punti focali sono principalmente l’utilizzo di metodologie agili, un approccio mobile, interfacce applicative sicure ed affidabili, ed open source.

Attraverso questo Piano Triennale viene quindi organizzato, strutturato ed integrato lo sviluppo digitale nel Paese. Ma proviamo a vedere nel dettaglio i singoli passaggi applicativi:

  1. A livello nazionale si definiscono gli standard e le regole generali. Inoltre, vengono realizzate le piattaforme che permettono di ottimizzare gli investimenti in questo campo.
  2. Le singole amministrazioni pubbliche sviluppano poi i servizi secondo le proprie necessità e caso specifico – ad esempio, le Regioni Autonome funzioneranno diversamente rispetto alle altre.
  3. Le singole imprese programmano gli investimenti a lungo termine cercando di sfruttare le nuove opportunità e le piattaforme innovative nazionali o regionali.

Gli obiettivi del Piano Triennale

Il Piano Triennale AGID ha diversi obiettivi, fra cui:

  • Implementare una strategia condivisa nel Paese seguendo quelli che sono gli obiettivi dell’Agenda Digitale in Italia.
  • Supportare le amministrazioni pubbliche nell’offrire servizi digitali che rispondano alle esigenze dei cittadini e delle imprese.
  • Facilitare il funzionamento del mercato grazie a best practice e standard da seguire, coinvolgendo anche i soggetti privati nella realizzazione di servizi integrati.
  • Introdurre una nuova visione per quanto riguarda la trasformazione digitale nel nostro Paese.

Come si può facilmente dedurre dalla tematica, questo piano è in continua evoluzione negli anni.

Nello specifico, il Piano Triennale AGID 2019-2021 prevede quattro novità rispetto a quello precedente. Vediamole insieme:

  • L’inserimento delle ultime modifiche previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD – e delle direttive e regolamenti europei recenti in merito all’innovazione digitale.
  • Il rafforzamento del concetto di Cloud della Pubblica Amministrazione – cloud first – che permette di assicurare una completa circolazione dei dati ed una nuova interoperabilità fra sistemi.
  • Un’attenzione particolare ai temi dell’open innovation e dello smart landscape. Con il primo concetto, si intende un nuovo approccio secondo il quale le imprese non si affidano più solamente alle loro risorse interne, ma anche ad idee e soluzioni provenienti dall’esterno, per poter competere meglio nel mercato. Con il concetto dello smart landscape, a volte conosciuto anche come Smart city, si intende invece una città user-friendly, cioè facilmente utilizzabile e comprensibile dai cittadini, con l’obiettivo di migliorare la qualità della vita.
  • Applicazione dei principi digital by default e once only: le Amministrazioni devono imparare a fornire servizi digitali come prima opzione – digital by default – e dovrebbero evitare di chiedere informazioni già conosciute ai cittadini ed alle imprese – once only.

piano triennale agid

Chi si occupa della transizione digitale?

Lo scopo e gli obiettivi del Piano Triennale AGID sono a questo punto, molto probabilmente, chiari; ma chi si occupa di realizzare questa transizione digitale?

Esistono tre attori principali:

  • Il Responsabile per la transizione digitale.
  • Il Responsabile degli acquisti e colui che si occupa della protezione dei dati personali.
  • Gli uffici preposti.

Non siamo quindi di fronte ad un progetto solitario all’interno della Pubblica Amministrazione, ma di un processo dove più persone esperte devono essere coinvolte e lavorare congiuntamente, per il bene dei cittadini.

Deve essere inoltre prevista una grande azione di monitoraggio per valutare i risultati dell’introduzione dei nuovi servizi e valutarne le eventuali modifiche.

Come si legge il Piano Triennale?

Il Piano Triennale 2019-2021, come anche il precedente, è strutturato in tre parti.

Sono soprattutto la prima e la terza a dare una sintesi delle strategie che ci si aspetta che le Pubbliche Amministrazioni mettano in atto.

La seconda parte è invece molto più tecnica.

Nello specifico:

Parte 1 – quadro di riferimento

Qui viene illustrato il contesto normativo europeo e nazionale e viene mappato il modello strategico.

Parte 2 – componenti tecnologici e di governance

Suddiviso a sua volta in:

  • Scenario attuale
  • Obiettivi
  • Linee di azione

Parte 3 – considerazioni finali e note di indirizzo

Qui vengono riportati i dati della spesa della Pubblica Amministrazione per quanto riguarda la trasformazione digitale.

Vengono inoltre elencate le azioni che le PA dovranno attuare dal punto di vista digitale.

Conclusioni

Per concludere, il Piano Triennale AGID offre un quadro di riferimento ed una “guida” al mondo digitale per l’intero ecosistema della Pubblica Amministrazione.

Si spera quindi che con il suo aiuto sia possibile continuare positivamente una trasformazione digitale in linea con quella europea, ma soprattutto in linea con le necessità ed i bisogni di cittadini ed imprese.

Leggi di più sui bootcamps Twproject.

Una prova è meglio di mille parole.

Eventi di project management del 2019: panoramica italiana ed europea

Le conferenze sul project management sono un modo ottimale per incontrare nuove persone, fare networking e migliorare le proprie capacità. Ovviamente non tutte sono degne di rilievo e non sempre vale la pena parteciparvi.

Abbiamo pensato, quindi di fare quella che a nostro avviso è una selezione degli eventi di maggior rilievo. In sostanza un elenco dei maggiori eventi di Project Management che si svolgeranno in giro per Italia e per l’Europa nel 2019.

PMI Central Italy Chapter

Molti sono gli eventi interessanti organizzati ogni anno da PMI Central Italy Chapter, ma i due eventi che stanno mobilitando l’attenzione internazionale e che sicuramente varrà la pena seguire saranno:

  1. InNOWvation: Creating the Future, un evento internazionale in cui l’innovazione nella progettualità sarà il tema principale. Questo evento si terrà il 13 e 14 Giugno 2019 a Roma e potete trovare tutti gli approfondimenti a questo link: https://innowation.pmi-centralitaly.org/;
  2. Il 3° Forum Nazionale di Project Management previsto per metà Ottobre.

PE Award Assessment Training Lisbon 2019 – Lisbona, Portogallo

Una formazione di tre giorni organizzata dall’IPMA – International Project Management Association per i potenziali assessori del PE Award.

Molta attenzione è dedicata al processo di valutazione stesso, comprese le capacità di intervistare e di relazione.

Prima di questa formazione presenziale a Lisbona, sono previste anche due formazioni in forma di webinar da effettuare direttamente online.

Maggiori informazioni si possono trovare a questo link ufficiale https://www.ipma.world/projects/project-excellence-awards/pe-assesment-trainings/

APM Project Management Conference – Londra

Questa conferenza, sponsorizzata da Hyde Park Solutions Ltd., esplorerà come la professione sta offrendo valore in un mondo in trasformazione, seguendo il macrotema “Delivering Value in a Transforming World”.

I relatori discuteranno su come coloro che lavorano come project manager possono prendere il controllo dei loro progetti e fornire benefici di maggior valore utilizzando metodi, strumenti e tecniche innovativi.

I tre flussi quest’anno si concentreranno sull’adattamento per sviluppare la carriera, lavorando in modo più intelligente sull’approccio ai progetti e su come sviluppare le prestazioni personali.

L’appuntamento è per il 2 maggio 2019: https://www.apm.org.uk/apm-conference/

Congresso PMI® EMEA 2019 – Dublino, Irlanda

Il PMI – Project Management Institute è l’associazione leader per i professionisti di project, programme o portfolio management.

Il Congresso PMI® EMEA 2019 fornirà il concetto, le competenze e i comportamenti necessari per fare la differenza nel project management.

Più di tre giorni, in cui si ascolteranno le prospettive globali su questa professione in rapido movimento.

Il congresso si svolgerà dal 13 al 15 maggio 2019 a Dublino in Irlanda: https://www.pmi.org/emea-congress/registration-options

SUPSI Project Management Forum – Lugano, Svizzera

La seconda edizione del Project Management Foruma – PMF si terrá il 23 e 24 maggio 2019 presso il Palazzo die Congressi di Lugano.

Il programma della prossima edizione del PMF ancora non è stato pubblicato ma questo evento è stato creato per contribuire allo sviluppo delle conoscenze e alla diffusione della cultura nell’ambito del project management.

Sicuramente anche nel 2019 ci sará un programma interessante. Maggiori informazioni verranno pubblicate qui http://www2.supsi.ch/cms/pmforum/pmf-2019/
eventi di project management 2019

Portfolio & Project Management Summit 2019 – Berlino, Germania

L’agenda ed i key note speaker di questo congresso devono ancora essere pubblicati, ma si tratta di un evento da tenere d’occhio.

Il Portfolio & Project Management Summit 2019 si svolgerà a Berlino, in Germania, nelle giornate del 24 e 25 ottobre 2019.

Le informazioni verranno pubblicate in futuro in questo link ufficiale https://qepler.com/events/portfolio-and-project-management-summit-2019.html

CUOA – Corso Executive di Project Management

In questo caso non parliamo di un congresso vero e proprio, ma di un corso executive in Project Management offerto dal CUOA – Centro Universitario di Organizzazione Aziendale.

Questo corso si focalizza su tutti gli aspetti del project management in chiave operativa, non solo teorica come la maggior parte die corsi.

La competenza tecnica è infatti necessaria, ma non sufficiente per un project manager di spessore.

La 15a edizione del corso si svolgerà dal 15 febbraio al 25 maggio 2019.

Da tenere a mente inoltre che il percorso Jobleader Project Management di CUOA Business School è propedeutico alle certificazioni in Project Management del PMI.

Per ulteriori informazioni, ecco il link:
https://www.cuoa.it/ita/formazione/corsi-executive/project-management

MIP – Politecnico di Milano, corsi in Project Management

Il MIP ha sempre affiancato organizzazioni di diverse dimensioni e provenienti da differenti settori nella formazione delle loro risorse di project management.

Anche nel 2019 verranno proposti tre percorsi:

  • Project Manager Fundamentals, che consente l’acquisizione delle conoscenze chiave in tema di gestione di progetti;
  • Project Manager Advanced, che approfondisce la tematica di project management con esempi pratici e teorici;
  • PMI Certification Course, la certificazione PMP promossa in tutto il mondo dal PMI e che attesta le competenze individuali acquisite in tema di Project Management.

Per conoscere tutte le date, consultare il sito ufficiale del MIP
https://www.mip.polimi.it/it/offerta-formativa/management-academy/aree-tematiche/innovation-design/corsi-brevi-in-project-management/

Questi sono a nostro avviso gli eventi più importanti di project management del 2019. Nel caso avessi qualche evento da segnalarci puoi tranquillamente farlo lasciando un commento qui sotto.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

Gli asset dei processi organizzativi e l’ambiente di progetto

Prima di iniziare a parlare degli Asset dei processi Organizzativi vogliamo spendere due parole per “contestualizzare” l’argomento.

Come Evidenzia il PMBOK italiano versione 6, i progetti esistono e operano in ambienti che possono avere influenza su di essi.

Tali influenze possono avere un impatto favorevole o sfavorevole sul progetto e ciò dipende, ovviamente, da una serie di condizioni.

Esistono, però, alcune categorie di influenze prioritarie:

È proprio la guida aggiornata del PMBOK che evidenzia tale struttura

asset dei processi organizzativi

Partendo proprio da questa divisione, abbiamo scelto di approfondire, in questo articolo, il tema legato agli Asset dei processi Organizzativi.

Cosa sono gli asset dei processi organizzativi?

Gli asset dei processi organizzativi (OPA) sono informazioni, documenti e strumenti di conoscenza preziosi che l’organizzazione accumula nel tempo.

Più semplicemente si può dire che sono una cosa: lezioni apprese dal passato.

In altre parole, mentre l’organizzazione è impegnata in vari progetti, a mano a mano guadagna e sviluppa più Asset di Processo Organizzativo. Questi sono la storia dell’azienda stessa e dei suoi progetti.

Gli Asset del Processo Organizzativo includono la documentazione che funge da archivio o repository della società.

Un Asset è qualcosa di valore e gli asset di un’Azienda navigata non hanno prezzo. Ci sono voluti tanto tempo, risorse umane ed economiche per ottenerli.

[av_notification title=” color=’blue’ border=” custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ size=’large’ icon_select=’no’ icon=’ue800′ font=’entypo-fontello’]
Si può ben comprendere, quindi, come gli asset dei processi organizzativi corrispondono ad un vero e proprio tesoro nella gestione dei progetti.[/av_notification]

Ecco un elenco di Asset del Processo Organizzativo normalmente utilizzati e che possono essere suddivisi in due categorie.

  1. Processi e procedure
  2. Conoscenza di base aziendale

asset dei processi organizzativi

La prima categoria riguarda i processi e le procedure per lo svolgimento del lavoro, che include quanto segue:

  • Politiche
  • Procedure
  • Modello standard
  • Linee guida generali

La seconda categoria include la conoscenza di base aziendale per la memorizzazione e il recupero delle informazioni:

Un project manager dovrebbe normalmente includere tutte queste informazioni durante la pianificazione del progetto.

Quali sono i vantaggi degli asset dei processi organizzativi nella gestione dei progetti?

Come detto, gli asset del processo organizzativo consistono in ciò che l’azienda ha acquisito nel tempo, e sono quindi molto preziosi soprattutto per quanto riguarda la pianificazione di un progetto.

I documenti, le politiche o le procedure che rientrano negli asset del processo organizzativo vengono utilizzati come input per la maggior parte dei processi di pianificazione.

Ad esempio, se l’azienda sta tentando di avviare un nuovo progetto molto simile a un progetto già svolto, la documentazione delle lezioni apprese sul passato progetto apporterà molte informazioni utili durante la pianificazione di un nuovo progetto.

In breve, gli asset fungeranno da input per il nuovo progetto.

Le risorse del processo organizzativo possono essere vantaggiose anche relativamente al risparmio di tempo che possono determinare per l’organizzazione nel caso di assunzione di un nuovo dipendente.

Se tutto ciò che è inerente al ruolo del nuovo assunto è ben documentato, sarà davvero facile per questo nuovo membro del team iniziare a lavorare in modo rapido ed efficace. Ovviamente la stessa cosa avverrà anche nel caso di un cambio di ruolo interno all’azienda.

Alla fine di ogni progetto, durante il processo di chiusura, le nuove lezioni apprese verranno raccolte per rientrare all’interno degli asset del processo organizzativo e per aiutare così nei progetti futuri.

Prima di tutto, verranno acquisite le lezioni apprese dal team, dopodichè si passerà alle valutazioni dei clienti e degli stakeholder.

Il formato degli asset può essere vario e differente a seconda del progetto o del tipo di organizzazione.

Si possono utilizzare dei database, a volte specifici, per la raccolta e documentazione delle informazioni oppure queste possono essere raccolte in formato cartaceo.

 

E’ importante da tenere a mente che gli asset del processo organizzativo non sono solo fondamentali per la gestione di un progetto, ma anche per la gestione generale di un’azienda. Essi, infatti, rappresentano la sua base storica e le sue esperienze.

In conclusione, e lo ripetiamo, gli asset del processo organizzativo possono essere considerati un vero e proprio tesoro quando si tratta di gestione dei progetti all’interno di un’organizzazione.

Questi esistono per dare suggerimenti, essere utilizzati, svilupparsi e crescere ulteriormente, di progetto in progetto.

Ecco perché è fondamentale che la documentazione di progetto sia sempre disponibile ed aggiornata.

In Twproject abbiamo realizzato un sistema intelligente per gestire e archiviare i documenti del progetto.

Per scelta, manteniamo la gestione documenti all’essenziale, con qualche potente e semplice tecnica che soddisfa la maggior parte delle aziende.

I documenti, anche quelli relativi agli Asset di processi organizzativi, sono sempre a portata di click!

Controlliamo questa nuova funzionalità.

Processo o progetto? Quali differenze? Quali obiettivi?

La differenza tra Progetto e Processo può non apparire così evidente e, di fatto,  persone confondono spesso i progetti con i processi.

Qualcuno potrebbe sostenere che si tratti solamente di una questione di semantica e che chiamarlo progetto piuttosto che processo non cambi poi molto.

In effetti, ci sono alcune aree in cui progetti e processi possono sovrapporsi (motivo per cui scaturisce la confusione). Esiste, però, anche una differenza sostanziale che impatta direttamente sul modo in cui si gestiscono le attività nell’uno o nell’altro caso.

Progetto vs. processo: la definizione

Una definizione riconosciuta è che:

[av_notification title=” color=’red’ border=” custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ size=’large’ icon_select=’no’ icon=’ue800′ font=’entypo-fontello’]
i progetti riguardano azioni mai fatte prima, mentre i processi sono azioni che si fanno ripetutamente.
[/av_notification]

Un progetto riguarda la creazione di qualcosa di nuovo o l’implementazione di un cambiamento. Diversamente un processo ha lo scopo di creare valore eseguendo ripetutamente un’attività.

In un progetto, gli obiettivi e i piani possono essere modificati dagli stakeholder. I processi, invece, sono procedure stabilite per il lavoro in corso e possono essere modificati, generalmente, solo con pianificazione e investimenti.

In effetti, con qualsiasi processo che abbia un impatto significativo su un business, è idealmente necessario un progetto per cambiare quel processo.

Un progetto è temporaneo in quanto ha un inizio e una fine nel tempo definiti, e quindi un ambito e risorse definiti.

Inoltre, un progetto è unico in quanto non è un’operazione di routine, ma un insieme specifico di operazioni progettate per raggiungere un obiettivo singolare.

[av_notification title=” color=’green’ border=” custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ size=’large’ icon_select=’no’ icon=’ue800′ font=’entypo-fontello’]
I progetti sono destinati a creare cambiamenti.
Dall’altro lato, i processi sono progettati per resistere al cambiamento perché stabiliscono un flusso di lavoro ripetibile ed eseguibile.

[/av_notification]

Progetto vs. processo: i punti in comune

Sia i processi che i progetti mirano ad ottenere qualcosa attraverso una sequenza di attività pianificate.

Entrambi hanno in genere bisogno di team e risorse che possano eseguirli.

Inoltre, possono coesistere, come nel caso in cui le persone lavorano sui processi e hanno un progetto in movimento.

processo vs progetto

Progetto vs. processo: le differenze

Va comunque sottolineato che tra progetti e processi esiste una differenza significativa: la frequenza con cui si ripete l’attività.

I progetti sono infatti una tantum, anche se esistono casi in cui i progetti diventano ripetibili.

In questa situazione, se il progetto diventa ripetitivo, si trasforma in un processo.

I processi sono infatti ripetibili e creano valore producendo un dato output su richiesta.

Il fatto che le attività vengano ripetute significa che è possibile ammortizzare efficacemente lo sforzo di pianificazione grazie alle molte ripetizioni.

Nel caso invece di un progetto, pianificato una volta, lo sforzo deve essere ripagato dall’esito dell’unica volta in cui si esegue.

Quando si gestisce un progetto, gran parte dello sforzo va nella pianificazione iniziale. Dopo questo step, lo sforzo si focalizza nel controllare che il tutto venga svolto secondo i piani.

Il processo funziona diversamente. È possibile infatti rivedere il risultato da un processo e imparare da esso. E’ possibile, altresì, apportare modifiche al processo ed è possibile sperimentare e vedere cosa funziona e cosa no.

Lo “sforzo di gestione” è meno focalizzato a mantenere le cose in pista ed è piuttosto orientato ad imparare come ottimizzare il processo, appunto.

Esiste quindi questa grande differenza in merito allo “sforzo di gestione” nei progetti e nei processi.

Ulteriori differenze tra processo e progetto

Oltre a questo, i progetti e i processi sono supervisionati in modo diverso, rendendo la maggior parte degli strumenti incompatibili con la gestione di entrambi.

I progetti sono supervisionati da un’autorità principale, di solito indicata come project manager, che guida il progetto verso il suo obiettivo.

I processi sono invece gestiti da tutte le persone coinvolte nelle operazioni in corso che si riferiscono a quel determinato flusso di lavoro. In altre parole, sono azioni quotidiane che sono formalizzate con l’obiettivo di migliorare l’efficienza e la produttività complessive.

Differenza tra progetto e processo

Il project management è una metodologia consolidata per la gestione e l’esecuzione delle modifiche all’interno di un’organizzazione.

È interessante notare che la stessa gestione del progetto è un processo definito e ripetibile. In definitiva, tutto il lavoro implica un processo e la gestione del progetto non è diversa.

La corretta gestione del progetto procede secondo principi e procedure ben definiti per gestire i cambiamenti organizzativi e le nuove iniziative per una conclusione positiva.

Si tratta semplicemente di un processo molto specifico e attentamente progettato che per essere ripetuto ed eseguito ogni volta che l’azienda apporta un cambiamento importante e sta facendo qualcosa di nuovo per la prima volta.

Il processo di implementazione di queste modifiche è chiamato gestione del progetto e ogni modifica deve essere gestita come un progetto.

Progetti, progetti e TwProject

Tutto quello detto sinora evidenzia come ci siano diversi motivi per estendere la gestione progetti con i processi; spesso progetti o processi sono presentati come alternativi per le esigenze organizzative del team.

Con Twproject puoi ottenere vantaggi da entrambi, in una soluzione integrata.

Sicuramente ti sarà capitato di ripetere nel tempo alcuni progetti dell’azienda e di standardizzarli a tal punto da essere eletti a “processi aziendali”.

Nel nostro software puoi trovare la soluzione a questa situazione…. E a tante altre!

In TwProject, lo strumento integrato per la gestione dei processi aziendali amplia notevolmente la possibilità di modellazione in relazione con l’albero di progetto. Ne migliora l’usabilità anche per casi d’uso complessi, mantenendo l’organizzazione basata sul progetto.

Nei nostri incontri con i clienti spesso presentiamo due modi per modellare i loro processi aziendali:

  • con i progetti, mirato a dare una struttura minima per lavorare e raccogliere una quantità massima di feedback, worklog, etc.,
  • usando modelli di processi aziendali, che sono flussi di lavoro. I flussi di lavoro sono più rigidi ma più accurati. Sono più complessi da pianificare ma spesso più facili per l’utente finale, che deve solo dire “procedi” sui suoi task quando è il caso.

In conclusione, possiamo dire che non c’è differenza di importanza tra un progetto e un processo. Ognuno infatti svolge un ruolo importante nel raggiungimento di obiettivi all’interno di un’organizzazione ed è necessario assicurarsi di utilizzarli entrambi in modo appropriato.

I processi sono le procedure continue e ripetute che aiutano a raggiungere gli obiettivi di business, mentre i progetti sono i modi per modificare i processi, lanciare nuovi prodotti, o in altro modo apportare cambiamenti all’interno dell’organizzazione in modo da portare avanti gli obiettivi in ​​modi nuovi.

Conoscevi giá prima la differenza fra un progetto ed un processo? Ci sono ulteriori differenze che consideri rilevanti? Dacci la tua opinione.

Progetti e processi in una soluzione integrata.

Lean e Agile: differenze e similitudini

Agile e Lean sono due metodi popolari nel mondo del project management per aiutare i team a fornire risultati più rapidi e più sostenibili.

Tuttavia, spesso non sono chiare le differenze e le somiglianze tra queste due metodologie.

Addirittura i termini sono spesso erroneamente usati come sinonimi per descrivere un particolare insieme di pratiche.

Per un project manager, è importante però comprendere le differenze e le similitudini tra metodologia Lean e Agile al fine di garantire la corretta applicazione e ottenere un’organizzazione efficace ed efficiente.

Cosa è la metodologia Lean?

“Lean” si riferisce generalmente ad un insieme di conoscenze chiamato più specificamente “Lean Manufacturing” , sviluppato in Giappone negli anni ’50 e ’60 da un ingegnere di nome Taiichi Ohno.

Il Lean Manufacturing ha trasformato molti concetti tradizionali fra cui:

  • La produzione dovrebbe essere basata sulla domanda e non sull’offerta. Si tratta quindi di fare qualcosa quando qualcuno la desidera e la ordina, piuttosto che farla prima sperando che qualcuno ne abbia bisogno;
  • La produzione è più efficiente se eseguita in piccoli lotti per sfruttare le economie di scala;
  • Prendersi il tempo per concentrarsi anche sulla qualità aumenta la produzione e l’efficienza;
  • I lavoratori, non i manager, sono responsabili della definizione del loro modo di lavorare;
  • Piuttosto che eseguire compiti predefiniti più e più volte, i lavoratori devono migliorare continuamente il loro modo di lavorare (il cosiddetto “Kaizen“).

agile e lean - kaizen

Queste idee, al tempo, sembravano eretiche agli occhi dell’industria americana ed occidentale, ma le società industriali giapponesi che hanno adottato queste filosofie hanno rapidamente sovraperformato rispetto ai loro “colleghi”.

In poche parole, la metodologia Lean dice di eliminare implacabilmente tutto ciò che non aggiunge valore.

Eliminare gli sprechi significa eliminare riunioni, compiti e documentazione inutili, ma significa anche eliminare i modi di lavorare inefficienti, come ad esempio il multitasking.

La metodologia Lean pone anche un’enfasi molto forte su ciò che chiama “il sistema”, cioè il modo in cui il team opera nel suo insieme.

Si ha sempre bisogno di guardare il lavoro da un livello superiore per garantire che si stia davvero ottimizzando il processo, noi per esempio usiamo Twproject per monitorare l’andamento dei nostri progetti complessivamente, dal livello più alto dell’albero che poi è gestito in modo agile sui suoi nodi.

Prova Twproject gratuitamente adesso 

Questa metodologia dice di rispettare il fatto che le persone che si occupano di eseguire il lavoro sono quelle che sanno come farlo meglio. Una volta offerto loro ciò di cui hanno bisogno per essere efficaci, bisogna lasciarle fare e fidarsi.

Cosa è la metodologia Agile?

Agile fa riferimento a un insieme di valori e principi esposti nel Manifesto Agile.

Il Manifesto Agile sottolinea fondamentalmente i seguenti aspetti:

  • Interazione degli individui su strumenti e processi
  • Collaborazione con i potenziali clienti nella negoziazione dei risultati di progetto
  • Rispondere al cambiamento con un piano

La metodologia Agile è molto simile alla metodologia Lean e per questo si potranno vedere molti temi e punti simili fra i due.

La metodologia Agile, in generale, è maggiormente basata sullo sviluppo piuttosto che sulla produzione.

Agile e Lean sono molto simili…

Ci sono alcune chiare somiglianze tra metodologia Agile e Lean.

La metodologia Lean prescrive la costruzione di oggetti/prodotti nel minor numero possibile di lotti. Il concetto è che sia più efficiente in questo modo.

La metodologia Agile prevede molte piccole versioni frequenti di un prodotto, piuttosto che una produzione di grandi dimensioni.

La metodologia Lean dice anche che ogni processo dovrebbe essere continuamente ispezionato e adattato in modo da migliorarlo. Questo metodo è quindi molto centrato sul miglioramento continuo, il cosiddetto Kaizen.

Anche la metodologia Agile prevede dei controlli regolari dei risultati e del metodo di lavoro in modo da valutare possibili migliorie.

Un’altra somiglianza tra Lean e Agile la troviamo nel focus sulla cooperazione tra i dipendenti.

In entrambe le metodologie, le persone – i lavoratori – che svolgono i compiti sono più importanti degli strumenti che usano.

agile e lean (3)

Quando si tratta di Agile e di Lean, nulla è più importante del risultato finale. Questo risultato deve creare valore per il cliente ed è l’unico obiettivo del processo di sviluppo.

La metodologia Agile consente al cliente di riadattare costantemente le sue esigenze, mentre quella Lean prevede la fabbricazione del prodotto in modo tale che non ci siano sprechi. In ogni caso, il cliente deve ottenere esattamente ciò che si aspetta.

Ma Agile e Lean sono anche molto diversi

La differenza principale è che la metodologia Agile riguarda l’ottimizzazione di un processo di sviluppo, mentre quella Lean riguarda l’ottimizzazione di un processo di produzione.

Nella produzione si ha generalmente un prodotto predefinito e si vuole produrre quanti più prodotti di alta qualità possibili, nel modo più economico possibile.

Nella produzione la variazione e la rilavorazione sono negative e dispendiose, mentre in un processo di sviluppo sono buone ed ottimali.

Nel processo di sviluppo infatti si continuano a rivedere i fattori, cambiandoli dove necessario in base a nuove informazioni o feedback.

Non a caso infatti, il Lean Management è nato nel settore industriale con l’intenzione di rendere i sistemi di produzione più efficienti, mentre la metodologia Agile è nata nell’ambiente creativo e di sviluppo dei software.

Nel primo è importante che i processi funzionino in modo tale che non avvengano sprechi.  Questo alla fine si traduce in un prodotto finale che viene prodotto nel modo più efficiente possibile.

Nel secondo caso si prevede invece lo sviluppo di prototipi che prima vengono testati e valutati per sviluppare poi il prodotto finale.

Ma le differenze tra Lean e Agile non sono finite.

La metodologia Lean viene spesso applicata per migliorare i processi in tutte le organizzazioni. La metodologia Agile, d’altra parte, è applicata all’interno di un contesto di squadra, spesso composta da non più di una decina di persone.

Quindi Lean o Agile, un software in questo può aiutarti?

È difficile dire quale metodo sia migliore. Questo è qualcosa che le persone devono capire da sé e dipende anche dall’organizzazione e dal tipo di progetto che si deve sviluppare.

Entrambi i metodi sono strettamente interconnessi, tutto ruota attorno al focus sui clienti e al dare loro il prodotto che desiderano nella maniera più efficiente possibile.

Ecco perchè un software di project management deve guidarti ma non importi una metodologia piuttosto che l’altra, anzi deve adattarsi alle tue esigenze e permetterti di gestire anche progetti diversi in modo diverso.

Ogni metodo ha i suoi punti di forza e di debolezza ed è necessario conoscere le caratteristiche di entrambi per poterli valutare.

Twproject ti permette di fare proprio questo fornendoti tutti gli strumenti per l’uno o l’altro approccio.

Nella nostra esperienza successo e produttività sono legate a come gestisci due aspetti della gestione del lavoro:

  1. Modellare accuratamente le complessità del tuo ambiente di lavoro – e qui ovviamente Twproject ti assiste splendidamente
  2. Portare questa complessità verso qualcosa di semplice, leggero, gestibile velocemente e aggiornabile dal singolo utente.

Prova Twproject adesso ottieni il meglio da entrambe le metodologie.

Migliora il tuo metodo di gestione progetti.

Total quality management: pianificare la gestione della qualità di un progetto

Il Total Quality Management è un approccio di gestione organizzativa esteso e strutturato. Si concentra sul miglioramento continuo della qualità di prodotti e servizi utilizzando un feedback continuo.

L’origine esatta del termine Total Quality Management non è certa. Quel che è certo è che sicuramente è stato ispirato dalle opere di Armand V. Feigenbaum e Kaoru Ishikawa.

Dalle sue origini il concetto è stato sviluppato e può essere utilizzato per quasi tutti i tipi di organizzazioni, non solo aziende tradizionali ma anche scuole, alberghi, comunità, ecc.

Oggigiorno, il Total Quality Management viene utilizzato anche nel settore dell’e-business e percepisce la gestione della qualità interamente dal punto di vista del cliente.

L’obiettivo del Total Quality Management sta nel fare le cose per bene ed in modo soddisfacente per il cliente e di ripetere questa esperienza positiva.

Ciò consente all’organizzazione di risparmiare il tempo necessario per correggere il lavoro scadente e le implementazioni non riuscite di prodotti e servizi, ad esempio le riparazioni in garanzia.

Il Total Quality Management può essere impostato in maniera differente a seconda del tipo di organizzazione o per una serie di standard da seguire, come ad esempio nel caso dell’ISO 9000.

In questo tipo di approccio vengono utilizzati i canali di strategia, dati e comunicazione per integrare i principi di qualità richiesti nelle attività e nella cultura dell’organizzazione.

I principi del Total Quality Management

Il Total Quality Management ha una serie di principi di base che possono essere riassunti nei punti seguenti:

  1. Focus sui clienti
  2. Coinvolgimento dei dipendenti
  3. Accentramento del processo
  4. Sistema integrato
  5. Approccio strategico e sistematico
  6. Processo decisionale basato su fatti
  7. Comunicazione
  8. Miglioramento continuo

Focus sui clienti

Quando si seguono i principi di questo approccio è di fondamentale importanza ricordare che solo i clienti determinano il livello di qualità.

Indipendentemente dagli sforzi compiuti per quanto riguarda la formazione dei dipendenti o il miglioramento dei processi, solo i clienti determinano, attraverso questionari ad esempio, se gli sforzi hanno contribuito al miglioramento continuo della qualità dei servizi e dei prodotti.

Coinvolgimento dei dipendenti

I dipendenti sono clienti interni di un’organizzazione.

Il coinvolgimento dei dipendenti nello sviluppo di prodotti o servizi di un’organizzazione determina in larga misura la qualità di questi prodotti o servizi.

Tutti i collaboratori all’interno di un’azienda devono capire che hanno un ruolo importante da svolgere nell’assicurare elevati livelli di qualità nei prodotti e servizi che l’organizzazione produce.

E’ bene quindi creare una cultura aziendale in cui i dipendenti si sentano coinvolti nell’organizzazione.

total quality management - meeting

Accentramento del processo

Il processo di pensiero e la gestione dei processi sono una parte fondamentale nel Total Quality Management.

I processi sono il principio guida e le persone li supportano sulla base di obiettivi che sono collegati alla missione, visione e strategia in generale.

Sistema integrato

E’ importante disporre di un sistema organizzativo integrato che può essere modellato, ad esempio secondo le norme ISO 9000, o un sistema di qualità aziendale per la comprensione e la gestione della qualità dei prodotti o servizi di un’organizzazione.

Approccio strategico e sistematico

Un piano strategico deve abbracciare l’integrazione e lo sviluppo della qualità dei prodotti e dei servizi di un’organizzazione.

Processo decisionale basato su fatti

Il processo decisionale all’interno dell’organizzazione deve basarsi solo su fatti concreti e non su opinioni, emozioni ed interessi personali. I dati dovrebbero supportare il processo decisionale.

Un sistema di gestione della qualità è efficace solo quando è possibile quantificare i risultati; è necessario infatti vedere come e se il processo implementato sta avendo l’effetto desiderato.

Ciò aiuterà a stabilire gli obiettivi per il futuro e ad assicurarsi che ogni dipartimento stia lavorando per lo stesso risultato.

Comunicazione

Una strategia di comunicazione deve essere formulata in modo tale che sia in linea con la missione, la visione e gli obiettivi aziendali.

Questa strategia comprende tutte le parti interessate, valuta i canali di comunicazione, la misurabilità dell’efficacia, la tempestività, ecc.

Miglioramento continuo

Utilizzando i giusti strumenti di misurazione e il pensiero innovativo e creativo, saranno avviate e implementate proposte di miglioramento continuo in modo che l’organizzazione possa svilupparsi in un livello superiore di qualità.

Il Total Quality Management non è qualcosa che viene fatto una volta e poi dimenticato. Non è una fase di gestione che terminerà dopo che un problema è stato corretto.

I miglioramenti reali devono verificarsi frequentemente e continuamente al fine di aumentare la soddisfazione e la fedeltà dei clienti.

Approccio pratico al Total Quality Management

Quando si implementa il Total Quality Management, si implementa un concetto.

total quality management

Non si tratta infatti di un sistema predefinito da “montare”, ma si tratta di una linea di ragionamento che deve essere incorporata nell’organizzazione e nella sua cultura.

La pratica ha dimostrato che esiste una serie di presupposti di base che contribuiscono al successo del Total Quality Management all’interno di un’organizzazione.

Questi presupposti basilari sono:

  • Formare l’alta direzione sui principi di Total Quality Management e chiedere il loro impegno in merito;
  • Valutare la cultura aziendale attuale, la soddisfazione del cliente e il sistema di qualità;
  • Il senior management determina i valori e i principi fondamentali desiderati e li comunica all’interno dell’organizzazione;
  • Sviluppare un piano di gestione della qualità totale utilizzando i principi di base di cui abbiamo parlato precedentemente;
  • Identificare e dare priorità alle esigenze dei clienti e del mercato e determinare i prodotti ed i servizi dell’organizzazione che possono soddisfare tali esigenze;
  • Determinare i processi critici che possono dare un contributo sostanziale ai prodotti e ai servizi;
  • Creare team capaci di lavorare sul miglioramento dei processi;
  • I manager devono supportare i team attraverso la pianificazione, le risorse e la formazione;
  • La gestione integra le modifiche desiderate per il miglioramento dei processi quotidiani. Dopo l’implementazione di processi migliorati, avviene la standardizzazione;
  • Valutare continuamente i progressi e aggiustare la pianificazione o altre criticità se necessario;
  • Stimolare il coinvolgimento dei dipendenti. Consapevolezza e feedback portano a un miglioramento generale dell’intero processo.

In sintesi, il Total Quality Management non è una soluzione rapida e bisogna capire che i risultati reali possono non verificarsi immediatamente.

Non è un investimento a breve termine è bensì progettato per aiutare un’organizzazione a trovare il successo a lungo termine.

Qual è la tua esperienza con il Total Quality Management?

Vengono applicati i suoi principi all’interno dell’organizzazione con cui collabori?

Esistono altri presupposti di base che secondo te sono importanti? Lasciaci il tuo feedback qui sotto.

Gestisci la qualità dei tuoi progetti in maniera professionale.

Brainstorming e Project management: la creatività al servizio del successo di un progetto

Il brainstorming, una tecnica tanto lontana (all’apparenza), eppure così utile per un Project Manager.

Nella vita di un project manager, infatti, il pensiero creativo è richiesto ogni giorno per risolvere i problemi.

Lo sottolineava anche lo stesso Steve Jobs con la frase: “La creatività non è altro che connettere le cose”. In effetti, molte job description per project manager specificano il pensiero creativo come una skill indispensabile.

Il brainstorming è un metodo eccellente per elaborare nuove idee e soluzioni creative ai problemi.

Ma per trarre il massimo beneficio da questo esercizio mentale è indispensabile saperlo utilizzare correttamente.

Ecco perché il brainstorming è una soluzione interessante:

  • È molto più produttivo rispetto ai tradizionali metodi di risoluzione dei problemi;
  • È meno strutturato e aiuta le persone a trovare soluzioni più creative;
  • Aiuta maggiormente ad ottenere il consenso dei membri del team sulla soluzione scelta;
  • Offre un ambiente aperto che incoraggia le persone a contribuire;
  • Esalta le diverse esperienze dei membri del team;
  • Aiuta i membri del team a creare un legame più forte, sia fra di loro sia con l’organizzazione.

Vediamo quindi quali sono i passi per svolgere sessioni di brainstorming efficienti.

Il Brainstorming deve avere uno scopo

Il moderatore del meeting di brainstorming dovrebbe presentarsi con un problema specifico da risolvere o una domanda a cui rispondere; è così che ci si assicura infatti un incontro produttivo.

Se necessario e se ha un senso, si possono fornire al team le informazioni ed i dati di base un paio di giorni prima dell’incontro.

Il contributo sarà concreto, ragionevole ed applicabile solamente se le persone sapranno verso quale  direzione sta andando il loro sforzo.

brainstorming (3)

Preparare il team al brainstorming

Assicurarsi che l’ambiente della riunione aiuti il team a concentrarsi.

La stanza dovrebbe essere ben illuminata e includere tutte le risorse o gli strumenti necessari, come ad esempio una lavagna, post-it, penne, ecc.

Una soluzione molto apprezzata è anche quella di includere qualche rinfresco. Soluzione valida sia per rendere l’atmosfera più gradevole, sia per evitare che le persone vengano sviate creando via vai verso le macchinette distributrici di bevande 🙂 .

Preparare le informazioni di base – se queste non sono state inviate precedentemente – senza esagerare.

Troppi dati possono facilmente limitare il potenziale creativo della squadra durante una sessione di brainstorming.

Infine, considerare e scegliere bene le persone che parteciperanno all’incontro.

Se i membri del team invitati al brainstorming la pensano allo stesso modo, non si potrà contare su molte idee creative ed innovative.

Un gruppo eterogeneo è quindi da preferire.

L’ideale sarebbe quello di scegliere persone di vari dipartimenti e ruoli che sicuramente avranno stili di pensiero diversi.

Stabilire delle regole di base del brainstorming

Per assicurarsi che la discussione proceda senza intoppi, stabilire regole di base all’inizio e attenersi a queste.

Le persone dovrebbero alzare la mano prima di parlare? O si potranno invece fare suggerimenti in qualsiasi momento?

Definire le regole di base garantirà una discussione ed una comunicazione fluida.

Durante il brainstorming moderare la discussione

Ricordare ai partecipanti che la sessione di brainstorming non è una competizione, ma uno sforzo collaborativo per risolvere un problema.

È così che si aiuta il team a sviluppare le idee – anche quelle di altre persone – e a creare nuove soluzioni.

Incoraggiare tutti a contribuire. Scoraggiare i collaboratori dal criticarsi a vicenda. Attenersi a un’idea alla volta e rifocalizzare la squadra quando la discussione perde il focus.

Se la sessione di brainstorming diventa lunga, organizzare delle pause per aiutare i membri a riprendere la concentrazione.

Comfort di chi partecipa al brainstorming

C’è solo un modo per ottenere molte idee creative: dare alle persone la libertà di esprimersi.

Anche se un’idea sembra sciocca o scandalosa, deve essere comunque esposta e discussa, potrebbe infatti indirizzare verso una nuova soluzione mai pensata prima.

Sicuramente alcuni collaboratori saranno restii ad esporre e condividere le loro idee per la paura di essere giudicati o che queste vengano considerate insensate.

E’ quindi creando un ambiente in cui i partecipanti si sentano a loro agio che non si correrà questo rischio.

Inoltre, è importante mostrare al team che va bene avere idee divertenti o strane.

brainstorming

Usare i trucchi del brainstorming

Ecco alcuni trucchi da utilizzare durante una sessione di brainstorming:

Chiedere al team cosa è l’opposto di ciò che si vuole ottenere.

Ad esempio: qual è il peggior progetto di navigazione su un sito web?

Queste domande portano a pensare ad un problema in un modo insolito.

Giocare

Ad esempio, qualsiasi persona in qualsiasi momento potrà dire “Ruota!” e tutti nella stanza dovranno alzarsi e spostarsi sulla sedia alla loro sinistra.

Questo tipo di esercizio fisico aiuta le persone a muoversi, non solo fisicamente, ma anche mentalmente, e può diventare utile quando il team si sente bloccato o manca l’energia.

Introdurre un nuovo vincolo al problema, spesso esagerato.

L’idea qui non è di rendere più difficile il lavoro del team, ma di aiutarlo a pensare in modo creativo.

Ad esempio, si può suggerire che il prodotto verrà utilizzato solo da persone mancine o che il budget per un determinato (grande) progetto deve essere di 100€ o meno.

Sfide di questo tipo risvegliano le persone e, poiché il vincolo è così esagerato, quasi ridicolo, le persone si sentiranno più sicure ad esporre qualsiasi tipo di idea.

Al termine di una sessione di brainstorming non bisogna dimenticare di mantenere i partecipanti informati sul proseguimento del processo e sulle nuove idee e soluzioni, attraverso follow-up.

In conclusione, un brainstorming efficace porta a una maggiore creatività e alla generazione di idee di qualità.

Inoltre, può essere anche molto divertente per il team!

Quali altri aspetti sono importanti per un brainstorming di successo? Scrivici la tua opinione!

Gestisci le tue nuove idee in modo innovativo.

Dal time management allo schedule management: la nuova gestione del tempo in un progetto

Lo schedule management o schedulazione di un progetto è il processo di gestione del tempo di un progetto attraverso pietre miliari, delle attività e dei risultati finali, solitamente indicando le date di inizio e fine previste.

Una schedule o schedulazione è il calendario di un progetto o di un programma.

Questo mostra come il lavoro progredirà per un periodo di tempo e tiene conto di fattori quali le risorse limitate e la stima dell’incertezza.

Questo processo inizia con il lavoro necessario per soddisfare i requisiti degli stakeholder.

Ciò include il lavoro tecnico/pratico che crea i risultati e l’attività di gestione che tratta aspetti come la gestione dei rischi e la gestione degli stakeholder.

La Definizione dei tipi di lavoro

Alcuni tipi di lavoro possono essere definiti molto più facilmente rispetto ad altri tipi.

Il lavoro di ingegnerizzazione, per esempio, tende ad avere specifiche dettagliate e complete fin dall’inizio.

Alcune attività IT, invece, seguono un approccio più iterativo per definire ciò che deve essere fatto.

Gli approcci al calcolo degli orari devono essere ugualmente flessibili.

In alcuni casi, è possibile utilizzare tecniche rigorose per modellare il lavoro e calcolare i tempi dettagliati.

In altri casi, inizialmente devono essere fatte delle stime generali che, man mano che il progetto prosegue, vengono costantemente affinate grazie alle informazioni disponibili.

Un modello dettagliato può essere utilizzato per eseguire calcoli ed analisi “what-if” per testare il risultato di eventi potenziali.

As esempio: “cosa succede se la risorsa X non è disponibile in febbraio?” oppure “cosa succede se ci sono condizioni meteorologiche sfavorevoli in marzo?”.

La Pianificazione Rolling Wave

Gli approcci di pianificazione dettagliati e di alto livello solitamente seguono la cosiddetta pianificazione “rolling wave”.

Ovviamente, il lavoro a breve termine è in genere meglio definito e può essere soggetto ad una pianificazione più rigorosa e completa.

Il lavoro a lungo termine è invece più vago e soggetto a cambiamenti. Si specificherà mano a mano che il lavoro prosegue.

La finestra di dettaglio si muove quindi lungo il programma appunto come una “rolling wave”, letteralmente un’onda rotolante.

La forma di pianificazione grafica utilizzata più comunemente è il diagramma di Gantt.

Nella sua forma più semplice utilizza barre su una scala cronologica orizzontale per mostrare l’inizio, la durata e la fine delle varie attività.

Varianti del diagramma di Gantt possono trasmettere tutti i tipi di informazioni adattandosi alle circostanze.

Al termine del lavoro le schedulazioni mostrano ciò che è stato pianificato e ciò che è realmente accaduto e possono essere uno strumento importante nell’individuare e determinare le lezioni apprese.

Come effettuare la schedulazione di un progetto

Prima di approfondire la pianificazione del progetto, esaminiamo i fondamenti.

Bisogna porsi tre domande per iniziare la pianificazione di un progetto:

  1. Cosa deve essere fatto?
  2. Entro quando sarà fatto?
  3. Chi lo farà?

time management

Una volta ottenute le risposte a queste domande, è possibile iniziare a pianificare le date, collegare le attività, impostare la durata, le pietre miliari e le risorse.

Di seguito sono riportati i passaggi necessari per pianificare un progetto:

  • Definire le attività: Utilizzando una struttura Work Breakdown Structure (WBS) e un diagramma dei deliverable, è possibile iniziare a svolgere questi compiti e organizzarli. Si mapperanno le attività necessarie per completarli in ordine rispetto a quanto necessario;
  • Fare stime: Una volta definite e suddivise le attività, è necessario determinare il tempo e gli sforzi necessari per completarle;
  • Determinare le dipendenze: I compiti non sono isolati e spesso non è possibile iniziarne uno nuovo finché il precedente non è completato. Questo vincolo viene definito dipendenza delle attività;
  • Assegnare le risorse: L’ultimo passaggio per finalizzare il programma pianificato è decidere quali risorse saranno necessarie per eseguire tali attività in tempo.

Si dovrà scegliere il team di progetto. Il tempo dei collaboratori dovrà essere pianificato esattamente seguendo le attività previste nella pianificazione.

Con l’aumentare della complessità del lavoro, diventa poco pratico mantenere un unico programma dettagliato.

I progetti su larga scala utilizzeranno spesso la pianificazione ondulatoria.

In questa modalità solo il lavoro a breve termine viene mostrato in dettaglio, mentre il lavoro a lungo termine viene mostrato in sintesi.

Con l’aumentare della quantità di attività di gestione, può essere utile creare piani di consegna distinti per aree diverse.

Ad esempio un piano di comunicazione, un piano tecnico, un piano di marketing, ecc.

La necessità di più piani è inevitabile con l’aumentare della complessità di un progetto.

Affinché ciò sia efficace, il project manager deve garantire che politiche di programmazione simili siano adottate in tutto il programma.

Queste politiche possono essere definite in un piano di gestione della pianificazione.

Il piano di gestione della schedulazione ha essenzialmente tre parti:

  • Pianificazione dello sviluppo;
  • Controllo;
  • Pianificazione delle modifiche.

Pianificazione dello sviluppo

In questa sezione vengono stabilite le procedure per lo sviluppo e la revisione del programma.

Viene identificata la persona responsabile dello sviluppo e viene discusso il potenziale contributo dei membri del team di progetto.

Le procedure scritte per la stima della durata e dei budget delle attività, i livelli di contingenza e le risorse sono specificate per il progetto.

Inoltre, se il progetto è complesso, un software di pianificazione del progetto rappresenta molto spesso uno strumento utilissimo da avere.

Controllo della schedule

In questa sezione vengono messe in atto le procedure per misurare e controllare il programma del progetto.

Durante tutto il progetto, gli scostamenti di pianificazione e costi dovrebbero essere noti o calcolati regolarmente.

Ciò richiede una stima della percentuale di completamento di ciascuna attività secondo pianificazione.

In questa fase è necessario avere risposte chiare alle seguenti domande:

  • Come sarà misurato il programma?
  • Quali unità verranno utilizzate per misurare la completezza delle attività?
  • Chi lo misurerà?
  • Quanto spesso verrà misurato?

Cambiamenti di schedule

Normalmente, qualsiasi cambiamento alla pianificazione iniziale di progetto deve essere comunicato ed approvato.

Nella maggior parte dei casi, infatti, qualcuno ha inizialmente approvato il budget e la deadline del progetto e si aspetta di ricevere i risultati di conseguenza.

Quella persona è chiamata solitamente lo “sponsor del progetto“.

Ed è lo sponsor del progetto insieme, spesso, agli stakeholder che deve essere informato.

Egli dovrà approvare tutte le modifiche alla pianificazione iniziale.

time management                                                                                                                                Grazie per l’mmagine a  Watch List

Ecco le domande fondamentali da considerare in questo caso:

  • Quali sono le ragioni adeguate per un cambio di programma?
  • Di quanto preavviso si ha bisogno?
  • Chi deve approvare le modifiche?

La pianificazione di un progetto è probabilmente uno dei lavori più difficili di un project manager.

Ciononostante il coordinamento delle date di consegna sulle stime può essere semplificato e reso più efficiente quando, insieme all’esperienza acquisita, si utilizzano degli appositi software di gestione.

Quali sono le tue esperienze con la schedulazione di un progetto?

Scrivici il tuo commento qui sotto e facci sapere la tua opinione sull’argomento.

Inizia a gestire i tuoi progetti.

Gli Stakeholder di progetto

Chi sono gli stakeholder di progetto? Partendo dal titolo, questa è la prima domanda che viene in mente.

Prendendo la definizione del PMBok, uno stakeholder è un individuo, gruppo o organizzazione che può influenzare, essere influenzato (o percepire se stesso essere influenzato) da una decisione, attività o risultato di un progetto.

In parole povere, uno stakeholder è una persona, un gruppo di persone o un’organizzazione che ha un qualche tipo di interesse nel progetto o che è influenzato dal suo risultato direttamente o indirettamente.

Ciò può includere ad esempio i membri del team di progetto, gli sponsor del progetto, i membri dell’organizzazione e le persone esterne all’organizzazione.

Ma proviamo ad analizzare tutti gli aspetti che possono riguardare i soggetti interessati direttamente o indirettamente da un progetto e le valutazioni e azioni che inevitabilmente ricadono nelle mani del Project Manager.

Gli Stakeholder di progetto: interessi e necessità

Uno stakeholder ha, in qualche modo, interesse all’esito del progetto.

In un progetto, è fondamentale, quindi, identificare tutti gli stakeholder, e sarebbe banale elencarne i motivi.

L’identificazione degli stakeolder va fatta fin dall’inizio della fase di pianificazione al fine di creare una strategia per gestirli.

Questo aiuterà a gestire il progetto con un’ostruzione minima da parte loro.

Prima gli stakeholer vengono identificati, prima si può iniziare a comunicare e a coinvolgerli nelle decisioni di progetto.

In questo modo, si sentiranno connessi al progetto. Potranno comprenderne i benefici e lo supporteranno ogni volta che il project manager ne avrà bisogno.

Il progetto ha successo se tutti gli stakeholder sono felici e soddisfatti del risultato.

Può accadere che, anche se il progetto è completo e tutti i deliverable sono accettati dal cliente, il progetto non viene portato a termine correttamente perché alcuni stakeholder non sono pienamente soddisfatti.

Pertanto, al fine di portare a termine con successo un progetto, è molto importante per un project manager mantenere tutti gli stakeholder soddisfatti.

Normalmente, se il progetto è semplice, l’elenco degli stakeholder di un progetto è tendenzialmente piccolo.

Tuttavia, se il progetto è ampio e magari distribuito in una vasta area geografica, è possibile che vi sia un numero enorme di parti interessate.

Nel progetto, infatti, potranno essere definiti stakeholder di progetto anche comunità o il pubblico in generale.

L’importante è tenere a mente che gli stakeholder non sono tutti uguali.

Ogni parte interessata ha esigenze e aspettative diverse.

Ne consegue che bisogna trattare ogni stakeholder in base alle sue necessità e attese.

Non riuscire a farlo può compromettere il successo del progetto.

Conoscere quindi tutti gli stakeholder, i loro bisogni, aspettative e requisiti, aumenterà le possibilità di successo del progetto.

stakeholder di progetto

Dimenticare o non tenere in considerazione un importante stakeholder, potrebbe portare a delle difficoltà nelle fasi successive del progetto.

Il Progetto potrebbe subire: ritardi, superamento dei costi e nei casi più gravi, la chiusura del progetto stesso.

Tipologia di Stakeholder

Gli stakeholder del progetto possono essere raggruppati in due categorie:

  • Stakeholder interni;
  • Stakeholder esterni.

Gli stakeholder interni sono interni all’organizzazione. Per esempio:

  • Uno sponsor;
  • Un cliente interno (se il progetto è sorto a causa di un bisogno interno di un’organizzazione);
  • Un team di progetto;
  • Un project manager;
  • Un gestore di portafoglio;
  • Un responsabile di un altro gruppo interno all’organizzazione (ad esempio, responsabile commerciale, responsabile amministrativo, ecc.).

Gli stakeholder esterni sono invece, appunto, esterni all’organizzazione. Per esempio:

  • Un cliente esterno (la tipologia “standard” di clienti);
  • Un utente finale del risultato del progetto;
  • Un fornitore;
  • Un subappaltatore;
  • Il governo;
  • Comunità locali;
  • I media.

Gli stakeholder possono inoltre essere positivi e negativi.

Uno stakeholder positivo vede il lato positivo del progetto e beneficia del suo successo.

Questi aiutano il team di gestione del progetto a completare con successo il progetto.

Al contrario, uno stakeholder negativo vede l’esito negativo del progetto e può essere influenzato negativamente dal progetto o dal suo esito.

Questo tipo di stakeholder è meno propenso ad aiutare.

Forse appariremo noiosi, ma è fondamentale capire l’importanza di identificare gli stakeholder del progetto nelle primissime fasi dello stesso.

È inoltre necessario annotare i dettagli, i requisiti, le aspettative, il potere e l’influenza sul progetto nel registro degli stakeholder.

Alcuni di questi stakeholder avranno un interesse minimo o influenza relativa sul progetto.

Tuttavia, il project manager deve prendersi cura anche di loro.

Nessuno può sapere infatti quando stakeholder secondari potranno diventare gli stakeholder dominanti e se gli stakeholder dominanti diventeranno meno influenti.

Il registro degli Stakeholder

Dopo aver quindi identificato tutti gli stakeholder, si procederà a registrare le loro informazioni in un cosiddetto registro degli stakeholder.

Questo registro è un documento di gestione del progetto che conterrà quindi anche tutte le suddette informazioni.

In questo documento saranno quindi identificate tutte le persone, i gruppi e le organizzazioni che hanno qualsiasi tipo di interesse o coinvolgimento nel progetto.

Vi si possono trovare i nomi, titoli, ruoli, interessi, potere, requisiti, aspettative, tipo di influenza, ecc. di ognuno di loro.

È necessario creare il registro degli stakeholder non appena viene firmato lo statuto del progetto.

stakeholder di progetto

Farlo nella prima fase del progetto aiuterà a completare il progetto con il minimo sforzo.

Una volta creato il registro e elencati al suo interno tutti gli stakeholdero, sarà possibile redigere facilmente una strategia per gestirli.

I contenuti del registro degli stakeholder

Di solito, il registro degli stakeholder contiene i seguenti tre tipi di informazioni su ciascuno degli interessati:

  • Identificazione;
  • Valutazione;
  • Classificazione.

In alcuni casi, il registro può contenere anche la strategia di gestione degli stakeholder.

Nella prima sezione, si annoteranno le seguenti informazioni:

  • Nome;
  • Titolo;
  • Informazioni sui contatti;
  • Ruolo nel progetto / organizzazione.

Nella seconda sezione, si registrerà la valutazione degli stakeholder, come ad esempio:

  • I requisiti degli stakeholder;
  • Necessità di comunicazione;
  • Frequenza della comunicazione;
  • Aspettative;
  • Influenza sul progetto;
  • Interesse e potere.

Nell’ultima sezione si classificheranno gli stakeholder sulla base di vari criteri.

Si può dividerli in base al loro potere e interesse per il progetto, se alto, medio o basso.

È inoltre possibile assegnare altri attributi agli stakeholder, ad esempio se è interno, esterno, positivo, un sostenitore, un resistore o uno stakeholder neutrale.

Dopo aver completato la valutazione è possibile redigere la strategia di gestione degli stakeholder.

Questa strategia aiuterà ad affrontare ognuno di loro in base alle singole esigenze, all’influenza e all’interesse nel progetto.

Il registro degli stakeholder deve essere mantenuto aggiornato in ogni momento durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Man mano che il progetto avanza, sarà possibile identificare nuovi stakeholder o non doverne più prendere in considerazione altri e bisognerà aggiornare il registro di conseguenza.

Inoltre, durante il ciclo di vita del progetto, l’interesse o il potere di uno o più persone interessate potrebbe cambiare.

Anche questo deve essere puntualmente annotato nel registro.

Come appare chiaro, l’identificazione delle parti interessate è un processo continuo.

E’ per questo il registro degli stakeholder deve ritenersi un documento “aperto” durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Poiché questo registro contiene nomi, e-mail, classificazioni e strategie di gestione, potrebbe non essere mostrato a tutti.

È necessario quindi conservare il documento in un luogo sicuro e limitare il suo accesso.

Ogni project manager, in qualsiasi progetto sia coinvolto, deve quindi ricordare di tenere in considerazione i suoi stakeholder.

Una carenza in questo senso potrebbe infatti avere ripercussioni gravi e negative sull’intero progetto.

Hai mai avuto difficoltà ad identificare uno o più stakeholder di progetto? Quali sono le tue esperienze?

Lasciaci il tuo commento.

Identifica gli stakeholder del tuo progetto.

Gestire Team Distribuiti – La Soluzione é il Progetto

I team distribuiti e dinamici sono ormai una realtà costante nel mondo del lavoro.  La loro crescita va però di pari passi con l’aumento della difficoltà di analisi dei progetti.

Questa prassi, ormai cosi diffusa, è infatti di non facile gestione. Gestire team distribuiti in termini di avanzamento di progetto, comunicazione e tempi di lavoro è complicato, per ogni project manager.

Molti progetti – tanti team

Le grandi aziende, ma anche quelle piccole, con un gran numero di progetti possono veder crescere di numero anche i propri team, e quando dico team intendo persone che stanno lavorando sul progetto. Anche se la tua azienda è composta da appena sette colleghi come la nostra, e tu hai un solo team che lavora su svariati progetti, puoi trovarti davanti allo stesso problema: un meeting per un progetto, un meeting per un altro, infinite e-mail relative ad un progetto, molte riferite ad un altro, che disastro!
Per questo motivo non possiamo sottovalutare questa tendenza e proveremo a gestirla al meglio.

Il problema della comunicazione

Lavorare attivamente su un progetto spesso implica l’invio di tonnellate di e-mail per tenere tutti aggiornati su cosa sta accadendo, gestire team distribuiti comporta condividere documenti e informazioni sull’avanzamento e l’impegno, programmare meeting con i clienti e i colleghi, condividere la lista dei to-do per il completamento del progetto.

Questo continuo flusso di informazioni assume che tu abbia sempre presente da chi è composto un certo team distribuito. Quanto tempo impieghi nel controllare la lista dei destinatari di una mail per avere la certezza che tutti siano stati aggiunti? Cosa succede se  dimentichi qualcuno?

Team distribuiti – Qualcuno mi aiuti!

È chiaro adesso che abbiamo bisogno di qualcosa che ci aiuti a gestire team distribuiti.  Ma cosa succede se ti dico che la soluzione è a un passo? Tutti i tuoi team sono implicitamente definiti dal tuo progetto. Nessuno conosce meglio, chi è coinvolto, del tuo software di project management.

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Nodo per nodo, progetto per progetto, potranno essere assegnate persone diverse e potranno essere condivise informazioni diverse. Semplicemente guardando al team dal punto di vista del progetto, vedrai il gruppo di lavoro che cambia.

Questa semplice ma efficace idea, ti consente di iniziare dal punto di vista del progetto: quando hai un’informazione da condividere devi solo pensare a quale progetto si riferiscono, il tuo team è già lì! Basta aprire il tuo software di project management, navigare fino al progetto che ti interessa e vedrai che il tuo team è salvato lì!

Se vuoi introdurre nella tua azienda un software di project management, puoi provare Twproject che risolve questo problema con un insieme di funzionalità che partono esattamente dal gruppo di lavoro creato sul progetto.

Gestisci i tuoi team distribuiti

Come Diventare un Project Manager di Successo (Infografica)

Nonostante ciò che pensa la gente, essere un Project Manager di successo richiede molta creatività. Un project manager deve essere creativo nel gestire le sue risorse e i cali di produttività, emozioni, conflitti e idee, essere creativo nel comunicare con i propri capi, essere creativo nel gestire grandi progetti con ritardi inaspettati…

Quindi, come rimanere creativi anche quando si gestiscono progetti complessi? Ecco alcuni suggerimenti:

Meditare e non rimanere svegli tutta la notte – questo è un buon consiglio in generale. Per essere produttivi e allo stesso tempo creativi, gli studi dimostrano che si deve riposare almeno 6 ore per notte. Oltre a questo, imparare a meditare può insegnarti l’arte della pazienza e a evitare l’accumulo di stress.

Essere una spugna e non aspettare l’ispirazione – le metodologie di project management sono lì per essere provate fino a trovare quella che meglio risponde ai tuoi progetti. Le metodologie Agili, waterfall, GTD, queste sono solo alcuni esempi di ciò che potete sperimentare. Apriti a nuove strategie e impara a percorrere strade nuove, generalmente i team sono positivi verso organizzazioni più strutturate che li fanno sentire più protetti e seguiti. Se hai problemi a gestire i tuoi progetti e a verificare il loro avanzamento, allora puoi usare un software come Twproject che ti consente di lavorare in modi diversi a seconda delle tue necessità.

Credi in te stesso e non fare da solo – anche se sei il project manager non scordarti dell’opinione del tuo team. Credi nelle tue idee e nella tua creatività ma chiedi anche la loro opinione prima di procedere con decisioni importanti. Se una scelta ricadrà anche sul tuo team, sarà più facile se loro avranno partecipato alla decisione finale. Questo rafforzerà il senso di appartenenza al team. Leggi qui per scoprire come il tuo team può aiutarti a lavorare meglio.

Fai attenzione e non saltare i giudizi – i progetti, dall’inizio alla fine, sono un grande processo creativo che richiede la tua costante attenzione. In questo senso, devi fare attenzione a tutto quello che accade nella tua azienda, se c’è un problema che può avere un impatto anche sul tuo progetto, devi agire immediatamente, anche in modo creativo. Non smettere mai di analizzare i tuo ritardi e le loro cause perché può succedere ancora e uno studio attento può aiutarti ad affrontarli in futuro.

Dì “Si, e …” e non dire “Non funzionerà mai”–vai avanti e non discutere – qui stiamo parlando di costruzione del team, perché non puoi essere un project manager di successo se non hai un team innovativo e un team può dare il meglio se tutti sono liberi di esprimersi, e tu, come project manager, devi imparare ad ascoltarli, anche quando non sei d’accordo. Per avere il team più innovativo devi guardare oltre.

“Old pattern only bring to old results”

“New ideas require risk. People need to know it’s safe to express new thinking”

09ef3d52ba51989da8a95d3c70782e04 Source Entrepreneur.

Diventa un project manager di successo con un software di project management

Come Introdurre un Software di Gestione Progetti e Avere Successo

Una delle sfide più grandi che un project manager si trova ad affrontare in un nuovo team è quella di migliorare la gestione dei progetti  e fare in modo che abbiano questi cambiamenti siano accettati dal gruppo senza resistenza.
Uno degli esempi più frequenti è quando un project manager decide di introdurre un nuovo strumento di project management.
Questa fase di cambiamento, anche se percepita molto stressante, è una grande opportunità per l’azienda per migliorare la propria organizzazione e la propria strategia.
Bene, cosa succede se sei tu quel project manager? Cosa fare se davvero vuoi cambiare le cose nell’organizzazione della tua azienda con un nuovo software di project management?

Individua i tuoi obbiettivi:

 

Una delle cose più importanti da fare prima di introdurre un nuovo software è individuare i tuoi obiettivi. Dovrai rispondere a 2 domande:

  1. Qual è la ragione principale che ti spinge a cercare uno strumento di project management?
  2. Quali sono le caratteristiche principali dello strumento che hai scelto?

Queste semplici domande ti consentono di analizzare quello che manca oggi al tuo team e quali sono gli obbiettivi che vuoi raggiungere nel futuro. Ecco alcuni esempi:
“Ho bisogno che ognuno veda su cosa sta lavorando, che smetta di perdere tempo con le e-mail, segnalando problemi e ritardi. Il software che ho scelto ha delle utilissime dashboard con la lista delle assegnazioni attive ordinate per priorità.”
“Ho iniziato a cercare un software di project management perché non avevamo idea del costo dei nostri progetti. Volevamo tracciare il tempo impiegato e produrre dei report con il costo delle risorse. Abbiamo scelto il software che ci permette di gestire facilmente i costi delle risorse e che, allo stesso tempo, ha uno strumento di time tracking”

Una volta che i tuoi obiettivi saranno chiari, cerca di essere concreto e fissa alcuni piccoli compiti per il futuro prossimo. Avere aspettative realistiche è molto importante, anzi è un punto fondamentale, se prevedi di raggiungere obiettivi non realistici subito riscontrerai nel tuo team un senso di fallimento e questo porterà il software a fallire.

Allo stesso tempo, se non comunichi le tue aspettative, nessuno capirà quanto sarà utile questo cambiamento e abbandoneranno il software.
Nessuno ha detto che sarebbe stato facile…

stereotype metapher leadership or exclusion
stereotype metaphor leadership or exclusion

Comunicare con il team, stiamo cercando di miglioreare..

L’altro punto chiave nell’introduzione di un nuovo software in un’azienda, è far sapere a tutti che questo aiuterà tutti a lavorare meglio, non solo il project manager.
Questo, in alcuni casi, è molto difficile.
Se sei il project manager di un team molto unito, forse per te può non valere, ma adesso io sto parlando a tutti quei pm che hanno un team grande da gestire, magari distribuito su più sedi e con persone che lavorano in maniera diversa. Quindi, come far percepire positivamente questi cambiamenti?
Non è un software per controllare chi lavora e chi no. Sembra brutto da dire, ma molte volte questi tipi di software sono percepiti come uno strumento di controllo. Non lo sono, e va detto chiaramente. Non importa se poi otterrai report sorprendenti su tutte le ore lavorate, oppure se, grazie al software, vedrai chi ha troppo carico. Il motivo del cambiamento non è avere più controllo, almeno non dovrebbe esserlo ;-).
Diventa il pm di te stesso e organizza al meglio il tuo lavoro. Una volta che il project manager ha creato la struttura del task, con dipendenze e tempistiche, tutto il team potrà controllare le priorità, organizzare i to-do e gestire il lavoro in autonomia. Se tu, come pm, riuscirai a fargli capire l’utilità di questo nuovo impegno, allora avrai il team dalla tua parte.
Questi sono solo due esempi da riportare al tuo team per fargli capire quanto utile può essere un software di project management e fargli capire che è uno strumento per tutto il team.

Prendi il meglio del software

Seguendo questa semplice ma efficace strategia per introdurre il nuovo software in azienda, otterrai nel tempo risultati incredibili. Se il tuo team userà il software, inserendo e aggiornando dati senza sforzo, otterrai qualcosa come:
Inserendo stime e worklog -> carico di lavoro del team e tracking dei costi
Quando il software sarà adottato, inizierai a inserire grafici di progetto e assegnare le tue risorse con stime e costi orari. Grazie a questo e all’inserimento dei worklog da parte del team, potrai vedere le risorse con sovraccarico di lavoro, controllare l’avanzamento dei task e verificare i costi, tutte le informazioni aggiornate in tempo reale.
Gestendo team e agenda -> condivisione di meeting e documenti
Utilizzando un’agenda condivisa, potrai condividere appuntamenti e creare facilmente meeting in base al gruppo di lavoro del task, controllare la disponibilità delle risorse e allo stesso modo condividere documenti.
Leggi qui per sapere di più sulla gestione dell’agenda del team.

Usando la check list del task -> autogestione e responsabilità

Quando il software di pm è adottato, ti darà inoltre la possibilità di monitorare le liste di to-do legate al progetto. I to-do sono un sistema facile per tutti gli utenti per organizzare e dare le priorità al proprio lavoro, finalmente smetteranno di usare foglietti sul tavolo e nessuna idea o comunicazione andrà persa.
Se credi che il tuo team abbia bisogno di un modo più strutturato per lavorare, è probabilmente arrivato il momento di introdurre un software di project management. Sì, sarà un cambiamento importante ma otterrai dei risultati incredibili se seguirai la nostra strategia. Il nostro software, Twproject, può davvero portarti ai risultati scritti sopra, tutto questo in un solo software.

Introduci Twproject nella tua azienda