Dal time management allo schedule management nei progetti

Lo schedule management o schedulazione di un progetto è il processo di gestione del tempo di un progetto attraverso pietre miliari, delle attività del progetto e dei risultati finali, solitamente indicando le date di inizio e fine previste.

Una schedule o schedulazione è il calendario di un progetto o di un programma.

Questo mostra come il lavoro progredirà per un periodo di tempo e tiene conto di fattori quali le risorse limitate e la stima dell’incertezza.

Questo processo inizia con il lavoro necessario per soddisfare i requisiti degli stakeholder.

Ciò include il lavoro tecnico/pratico che crea i risultati e l’attività di gestione che tratta aspetti come la gestione dei rischi e la gestione degli stakeholder

Attraverso un’accurata schedulazione, i project manager possono garantire che ogni fase del progetto sia attentamente pianificata e monitorata, migliorando la probabilità di successo e ottimizzando l’uso delle risorse disponibili.

In questo articolo esploreremo i vari aspetti dello schedule management, essenziale per garantire il successo di un progetto.

La Definizione dei tipi di lavoro

Alcuni tipi di lavoro possono essere definiti molto più facilmente rispetto ad altri tipi.

Il lavoro di ingegnerizzazione, per esempio, tende ad avere specifiche dettagliate e complete fin dall’inizio.

Alcune attività IT, invece, seguono un approccio più iterativo per definire ciò che deve essere fatto.

Gli approcci al calcolo degli orari devono essere ugualmente flessibili.

In alcuni casi, è possibile utilizzare tecniche rigorose per modellare il lavoro e calcolare i tempi dettagliati.

In altri casi, inizialmente devono essere fatte delle stime generali che, man mano che il progetto prosegue, vengono costantemente affinate grazie alle informazioni disponibili.

Un modello dettagliato può essere utilizzato per eseguire calcoli ed analisi “what-if” per testare il risultato di eventi potenziali.

As esempio: “cosa succede se la risorsa X non è disponibile in febbraio?” oppure “cosa succede se ci sono condizioni meteorologiche sfavorevoli in marzo?”.

Schedule Management: La Pianificazione Rolling Wave

Gli approcci di pianificazione dettagliati e di alto livello solitamente seguono la cosiddetta pianificazione “rolling wave.

Ovviamente, il lavoro a breve termine è in genere meglio definito e può essere soggetto ad una pianificazione più rigorosa e completa.

Il lavoro a lungo termine è invece più vago e soggetto a cambiamenti. Si specificherà mano a mano che il lavoro prosegue.

La finestra di dettaglio si muove quindi lungo il programma appunto come una “rolling wave”, letteralmente un’onda rotolante.

La forma di pianificazione grafica utilizzata più comunemente è il diagramma di Gantt.

Nella sua forma più semplice utilizza barre su una scala cronologica orizzontale per mostrare l’inizio, la durata e la fine delle varie attività.

durata delle fasi di progetto su diagramma di Gantt

Varianti del diagramma di Gantt possono trasmettere tutti i tipi di informazioni adattandosi alle circostanze.

Al termine del lavoro le schedulazioni mostrano ciò che è stato pianificato e ciò che è realmente accaduto e possono essere uno strumento importante nell’individuare e determinare le lezioni apprese.

Come effettuare la schedulazione di un progetto

Prima di approfondire la pianificazione del progetto, esaminiamo i fondamenti.

Bisogna porsi tre domande per iniziare la pianificazione di un progetto:

  1. Cosa deve essere fatto?
  2. Entro quando sarà fatto?
  3. Chi lo farà?
to do list schedule management

Una volta ottenute le risposte a queste domande, è possibile iniziare a pianificare le date, collegare le attività, impostare la durata, le pietre miliari e le risorse.

Di seguito sono riportati i passaggi necessari per pianificare un progetto:

  • Definire le attività: Utilizzando una struttura Work Breakdown Structure (WBS) e un diagramma dei deliverable, è possibile iniziare a svolgere questi compiti e organizzarli. Si mapperanno le attività necessarie per completarli in ordine rispetto a quanto necessario;
  • Fare stime: Una volta definite e suddivise le attività, è necessario determinare il tempo e gli sforzi necessari per completarle;
  • Determinare le dipendenze: I compiti non sono isolati e spesso non è possibile iniziarne uno nuovo finché il precedente non è completato. Questo vincolo viene definito dipendenza delle attività;
  • Assegnare le risorse: L’ultimo passaggio per finalizzare il programma pianificato è decidere quali risorse saranno necessarie per eseguire tali attività in tempo.

Si dovrà scegliere il team di progetto. Il tempo dei collaboratori dovrà essere pianificato esattamente seguendo le attività previste nella pianificazione.

Con l’aumentare della complessità del lavoro, diventa poco pratico mantenere un unico programma dettagliato.

I progetti su larga scala utilizzeranno spesso la pianificazione ondulatoria.

In questa modalità solo il lavoro a breve termine viene mostrato in dettaglio, mentre il lavoro a lungo termine viene mostrato in sintesi.

Con l’aumentare della quantità di attività di gestione, può essere utile creare piani di consegna distinti per aree diverse.

Ad esempio un piano di comunicazione, un piano tecnico, un piano di marketing, ecc.

La necessità di più piani è inevitabile con l’aumentare della complessità di un progetto.

Affinché ciò sia efficace, il project manager deve garantire che politiche di programmazione simili siano adottate in tutto il programma.

Queste politiche possono essere definite in un piano di gestione della pianificazione.

Il piano di gestione della schedulazione ha essenzialmente tre parti:

  • Pianificazione dello sviluppo;
  • Controllo;
  • Pianificazione delle modifiche.

Schedule Management: Pianificazione dello sviluppo

La pianificazione dello sviluppo nello schedule management è un aspetto cruciale per il successo di un progetto.

In questa sezione vengono stabilite le procedure per lo sviluppo e la revisione del programma.

Viene identificata la persona responsabile dello sviluppo e viene discusso il potenziale contributo dei membri del team di progetto.

Le procedure scritte per la stima della durata e dei budget delle attività, i livelli di contingenza e le risorse sono specificate per il progetto.

Inoltre, se il progetto è complesso, un software di pianificazione del progetto rappresenta molto spesso uno strumento utilissimo da avere.

Controllo della schedule

In questa sezione vengono messe in atto le procedure per misurare e controllare il programma del progetto.

Durante tutto il progetto, gli scostamenti di pianificazione e costi dovrebbero essere noti o calcolati regolarmente.

Ciò richiede una stima della percentuale di completamento di ciascuna attività secondo pianificazione.

In questa fase è necessario avere risposte chiare alle seguenti domande:

  • Come sarà misurato il programma?
  • Quali unità verranno utilizzate per misurare la completezza delle attività?
  • Chi lo misurerà?
  • Quanto spesso verrà misurato?

Per misurare il progresso del progetto, è importante definire chiaramente le metodologie di misurazione.

Queste possono includere tecniche come Earned Value Management (EVM), che integra misure di tempo e costi per fornire una visione completa del progresso del progetto rispetto alla timeline del progetto.

Identificare chi sarà responsabile della misurazione è cruciale per garantire la precisione e la coerenza dei dati raccolti.

Spesso, il project manager o un membro del team dedicato al controllo della qualità può essere incaricato di questo compito. È essenziale che questi siano formati nell’uso degli strumenti e delle tecniche di monitoraggio.

La frequenza delle misurazioni deve essere stabilita in modo tale da fornire dati tempestivi e utili per il decision-making.

Le misurazioni potrebbero essere condotte settimanalmente, mensilmente, o in corrispondenza delle principali milestone del progetto. La frequenza dovrebbe essere sufficiente a identificare e affrontare rapidamente eventuali problemi.

Cambiamenti di schedule

Normalmente, qualsiasi cambiamento alla pianificazione iniziale di progetto deve essere comunicato ed approvato.

Nella maggior parte dei casi, infatti, qualcuno ha inizialmente approvato il budget e la deadline del progetto e si aspetta di ricevere i risultati di conseguenza.

Quella persona è chiamata solitamente lo “sponsor del progetto“.

Ed è lo sponsor del progetto insieme, spesso, agli stakeholder che deve essere informato.

Egli dovrà approvare tutte le modifiche alla pianificazione iniziale.

schedule management, time management                                                                                                                                Grazie per l’mmagine a  Watch List

Ecco le domande fondamentali da considerare in questo caso:

  • Quali sono le ragioni adeguate per un cambio di programma?
  • Di quanto preavviso si ha bisogno?
  • Chi deve approvare le modifiche?

La pianificazione di un progetto è probabilmente uno dei lavori più difficili di un project manager.

Ciononostante il coordinamento delle date di consegna sulle stime può essere semplificato e reso nel modo più efficiente quando, insieme all’esperienza acquisita, si utilizzano degli appositi software di gestione.

In conclusione, una corretta schedulazione supportata da un software di project management efficace come Twproject, permette al team di progetto di lavorare in modo coordinato, monitorando i progressi e adattandosi alle variazioni in tempo reale.

Questa combinazione di competenze e strumenti tecnologici non solo facilita il rispetto delle scadenze, ma migliora anche la qualità complessiva del progetto e la soddisfazione degli stakeholder.

Quali sono le tue esperienze con la schedulazione di un progetto?

Scrivici il tuo commento qui sotto e facci sapere la tua opinione sull’argomento.

Inizia a gestire i tuoi progetti.

7 Suggerimenti per aumentare la produttività del lavoro

Aumentare la produttività del lavoro del tuo team non è un compito impossibile, ma richiede esercizio e alcune tattiche valide.

La produttività del gruppo di lavoro nel project management dipende dall’organizzazione del lavoro e dall’ausilio di tecniche e strumenti per la gestione delle attività e del tempo.

In questo articolo vedremo quindi 7 semplici strategie per aumentare la produttività nel lavoro.

7 suggerimenti per aumentare la produttività del lavoro

1. Stabilire degli obiettivi

Quando si lavora su grandi progetti, spesso l’obiettivo finale può intimidirci e creare disorientamento nel team. Il team non dovrebbe infatti avere visibilità dell’intero progetto, ma essere focalizzato sulle parti che gli competono.

Questo garantisce il coinvolgimento delle risorse in scope precisi del progetto.

In questo caso l’utilizzo di un software di gestione progetti può fare la differenza. Per esempio aiutandovi a scomporre il progetto con la WBS, assegnando le risorse nelle giuste fasi con il giusto ruolo.

Ognuno sarà focalizzato sul proprio obiettivo a breve termine, e tu potrai monitorare tutto da una visione complessiva dell’avanzamento.

2. Svolgere un’attività alla volta

Quando ci concentriamo su più di un’attività alla volta, tendiamo a sprecare tempo prezioso nel momento in cui passiamo da un’attività all’altra.

Ciò può comportare che alcuni dei compiti rimangano incompleti o vengano eseguiti con una qualità inferiore.

Molti pensano che il multitasking sia la tecnica migliore; tuttavia, anche se questo può sembrare produttivo, raramente produce i migliori risultati.

È essenziale quindi che tutti i membri del team si concentrino su un solo compito alla volta e che siano quindi in grado, ogni giorno di poter vedere velocemente la lista delle cose da fare in ordine di svolgimento, per poterle eseguire, chiuderle ed andare a quella successiva.

3. Fare delle pause regolari

Può sembrare strano suggerire di fare delle pause quando si parla di produttività sul lavoro, ma i break regolari in realtà aiutano a ridurre lo stress e ad aumentare la produttività.

Prendere una pausa può sembrare una perdita di tempo, soprattutto nel caso di una scadenza ravvicinata.

Tuttavia, se il team non si concede alcuni minuti di relax, può intaccare i progressi del lavoro a causa di affaticamento o esaurimento.

E’ bene pianificare brevi pause, 15 minuti ogni due ore, durante la giornata lavorativa.

Come project manager incentivale e partecipa anche tu!

4. Dare priorità ai compiti più importanti

Concentrarsi sulle attività più impegnative e che richiedono più tempo prima di qualsiasi altra cosa può aiutarti a rimanere più concentrato.

Può essere allettante evitare compiti difficili o che richiedono tempo e concentrazione per focalizzarsi invece su vittorie rapide.

Tuttavia, portare a termine i progetti più difficili già all’inizio, può aumentare la motivazione e la concentrazione per il resto della giornata.

Dare quindi priorità alle attività più importanti già all’inizio della giornata lavorativa o generalmente in un momento in cui sei più vigile ed energico.

Questo è vero per te come per tutto il tuo team, accertati quindi che ognuno di loro abbia chiaro cosa fare e con quale priorità.

Per questa attività, come per la stesura dei compiti può davvero esserti utile un software di project management.

Con Twproject per esempio, dopo aver suddiviso il progetto in fasi e assegnato le risorse corrette su ogni fase, potrai aggiungere tutti i task con la giusta priorità, ognuno saprà cosa fare ed entro quando.

Il lavoro condiviso su un unico strumento ti permetterà di avere visibilità completa su cosa è stato fatto e su ciò che rimane da fare.

5. Delega alcuni compiti

Delegare non significa scaricare il lavoro che non vuoi fare, ma si tratta di garantire che tutti stiano lavorando alle attività più adatte alle loro capacità e disponibilità.

Come responsabile di progetto, prendi in considerazione l’utilizzo di metodi di delega per suddividere i compiti tra i membri del tuo team.

Delegare rende le risorse più coinvolte e responsabili all’interno del progetto, e per quanto ti spaventi, ti permetterà di non doverti occupare dell’inserimento di ogni piccola attività.

Questo, che può sembrare infattibile senza un controllo generale del progetto, diventa immediato con l’uso di uno strumento che ti permette di avere tutte le informazioni in un unico posto.

Un errore comune che intacca la produttività è che spesso ci occupiamo di lavori troppo specifici, che esulano dal nostro mandato e che possono essere svolti molto più rapidamente dai membri del nostro team.

6. No alle riunioni

La maggior parte delle riunioni si affermano come grandi perdite di tempo, eppure regna la tendenza di continuare ad organizzarle senza porsi domande.

Prima di organizzare – o confermare la partecipazione – ad una prossima riunione, chiediti se puoi raggiungere gli stessi obiettivi tramite altri canali, come e-mail, una telefonata, ecc.

E se devi assolutamente tenere o partecipare ad una riunione, esistono prove che gli stand-up meeting, cioè gli incontri in cui tutti stanno in piedi, possono provocare un aumento dell’eccitazione del gruppo, una diminuzione della territorialità e migliori prestazioni.

Un altro suggerimento che si basa su uno studio svolto dal Massachusetts Institute of Technology (MIT) è quello di avere tre giorni alla settimana completamente liberi da meeting.

La produttività lavorativa in questi casi è aumentata del 73%, la soddisfazione dei lavoratori è cresciuta del 65%, mentre i livelli di stress dei dipendenti sono diminuiti del 57%.

Le riunioni sono sicuramente importanti per stabilire obiettivi e valutare i risultati dell’organizzazione.

Tuttavia, meeting ogni giorno causano disinteresse, soprattutto quando sono organizzati senza preavviso, senza preparazione e su questioni di poca importanza.

7. Affidati ad un software di project management

Come avrai capito, tutto quello che puoi fare per aumentare la produttività del tuo team, raggiungendo gli obiettivi di progetto può essere molto più semplice se ti affidi ad un software di project management.

Con Twproject potrai facilmente creare progetti con la loro WBS, pianificare le attività, priorittizzarle, delegare, mantenendo il controllo e la visione d’insieme del progetto.

Consenti a te stesso e al tuo team di applicare questi suggerimenti e di utilizzare strumenti di project management come Twproject per aumentare la produttività del lavoro del team e massimizzare gli obiettivi professionali e personali.

Aumenta la produttività del lavoro.

 

5 punti di forza del time management

Tra i punti di forza del time management possono essere asseriti una maggiore produttività e una riduzione del livello di stress.

Una gestione ottimale del proprio tempo migliora l’equilibrio tra lavoro e vita privata e, di conseguenza, aumenta la felicità.

In questo articolo spiegheremo cosa si intende per gestione del tempo e vedremo nello specifico 5 punti di forza del time management.

Cos’è il time management?

La gestione del tempo, o time management, è la capacità di pianificare e organizzare il proprio tempo tra diverse attività per massimizzare la loro efficacia.

In altre parole: è sapere cosa fare e quando farlo.

Una gestione efficace del tempo significa prendere il controllo della propria giornata e dell’energia raggiungendo gli obiettivi più velocemente e con meno stress.

Ciò permette di gestire al meglio il tempo a disposizione dell’individuo, tenendo conto anche della sua particolare situazione e delle sue caratteristiche individuali.

Padroneggiare la capacità di gestire il tempo permette di contrastare direttamente la procrastinazione e di eliminare la spiacevole sensazione di aver perso il controllo.

Quali sono i punti di forza del time management?

Il time management presenta diversi benefici. Vediamo qui quali sono i suoi 5 principali punti di forza:

1. Meno stress

Assumere il controllo del proprio tempo riduce lo stress e l’ansia perché significa riuscire ad organizzare le attività rispettando le scadenze.

Poiché puoi programmare la giornata, puoi lasciare spazio a irregolarità o problemi che potrebbero causare stress.

Ad esempio, se ritieni che un progetto possa richiedere più tempo di quanto originariamente pianificato, pianifica più tempo per quell’attività.

Dare priorità nella maniera corretta alle attività quotidiane permette di sentirsi meno sopraffatti e stressati da ciò che si deve fare.

Pianificare correttamente le attività e dare loro la giusta priorità, è qualcosa che può essere fatto molto semplicemente sfruttando un software di gestione progetti. Il nostro lavoro infatti non è mai “un’isola” ma è sempre connesso al lavoro dei nostri colleghi.

Utilizzare un software di project management può aiutare a coordinare il lavoro di tutto il team, per esempio, con Twproject, puoi pianificare tutte le fasi di progetto correttamente ed in modo flessibile, puoi inserire tutte le sotto-attività , dando loro la giusta priorità e assegnandole alle giuste risorse.

2. Aumento della produttività

Un efficace time management aumenta la concentrazione e, di conseguenza, migliora la produttività.

Fare troppe cose contemporaneamente può influire sulle tue capacità cognitive, facendoti sentire improduttivo o insoddisfatto dei tuoi progressi.

Organizzare il tuo tempo in modo da completare un’attività prima di iniziarne un’altra può aumentare la tua sicurezza.

Per pianificare meglio la tua giornata lavorativa ed evitare gli sprechi di tempo nel decidere cosa fare o come farlo, esistono diverse tecniche:

3. Migliore qualità del lavoro

Con l’applicazione delle tecniche di gestione del tempo, diventa possibile focalizzarsi maggiormente sul miglioramento della qualità del lavoro.

Questo può anche darti l’opportunità di considerare tutti gli aspetti di un’attività e assicurarti di completarli correttamente.

Quando sei al passo con il tuo lavoro e rispetti un programma, è probabile che i tuoi colleghi e il tuo datore di lavoro si rendano conto che possono contare su di te.

Anche in questo caso, utilizzare un software di project management potrebbe esserti di grande aiuto, con Twproject per esempio, le risorse coinvolte hanno sotto controllo l’andamento delle attività e vedono cioè che è stato fatto e ciò che è da fare.

4. Aumento dell’energia

Uno dei punti di forza più importanti del time management è l’aumento dell’energia e della motivazione.

Quando lavori in maniera disorganizzata, i livelli di energia inevitabilmente diminuiscono e la frustrazione dilaga.

Un’efficace strategia di gestione del tempo consente di sapere quando una specifica attività sarà completata, riducendo la quantità di energia che si spende preoccupandosi per una scadenza.

E ancora, grazie ad un corretto time management è possibile pianificare, in linea generale, quando il lavoro sarà terminato, permettendo così di dedicare spazio anche alla sfera personale.

5. Aumento della fiducia

Quando completi un elenco di compiti, più o meno importanti, che aiutano a raggiungere un obiettivo, diventi più sicuro delle tue capacità lavorative.

Un time management efficace ti permetterà di sentirti meno sopraffatto o stressato.

Il time management aiuta quindi a raggiungere gli obiettivi rispettando le scadenze, riducendo la procrastinazione e aumentando la produttività.

Non è un caso che una corretta gestione del tempo sia strettamente connessa con lo strumento usato per la gestione del lavoro.

Uno strumento che puoi gestire in autonomia ti aiuterà a tenere sotto controllo le tue attività ma non potrà aiutarti a cooperare con i tuoi colleghi per il raggiungimento dell’obiettivo di progetto, con Twproject potrai fare tutto questo, oltre a inserire le ore lavorate sulle attività.

Twproject è uno strumento di gestione dei progetti che non solo aiuta a gestire in modo efficiente tutte le attività, ma tiene anche traccia del tempo di tutti i progetti per assicurarti che tu o il tuo team non superiate la scadenza.  Provalo gratis.

Pianifica il lavoro e gestisci al meglio il tuo tempo.

 

L’importanza del time management per una migliore produttività

Buone capacità di time management possono aiutare in ogni area della propria vita.

In particolare, nel lavoro, la gestione del tempo è importante per aiutare a stabilire meglio le priorità e aumentare la produttività.

Gestire il tempo in maniera efficace permette di lavorare in modo più intelligente, fare di più nel minor tempo possibile e cogliere maggiori opportunità.

Vediamo in questo articolo l’importanza del time management per una migliore produttività.

Cos’è il time management?

Il time management, o gestione del tempo, è il processo di organizzazione e gestione delle ore della giornata. 

Una gestione efficace del tempo significa prendere il controllo del proprio tempo e delle proprie energie ottenendo risultati migliori senza troppo stress.

Quando si lavora organizzando al meglio il tempo, si possono ottenere risultati migliori più velocemente e con meno sforzo.

Le abilità essenziali del time management includono la definizione delle priorità, la definizione degli obiettivi e la delega.

I vantaggi del time management

Un buon time management porta con sé diversi vantaggi che permettono di migliorare la produttività. Ecco quali sono i più importanti:

1. Riduzione dello stress

Gestire il tempo in maniera efficace riduce i livelli di stress e l’ansia rendendo una persona più focalizzata e sicura.

Una buona gestione del tempo significa riuscire a rispettare scadenze ravvicinate pianificando al meglio il lavoro senza sentirsi sopraffatti.

2. Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Uno dei vantaggi più importanti del time management è un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Chi è in grado di raggiungere un buon compromesso, sarà più produttivo in ufficio e in contemporanea avrà più tempo da dedicare alle relazioni private.

l'importanza del time management

Questo avviene perché una buona gestione del tempo assicura di concentrare gli sforzi sulle priorità più grandi.

3.    Maggiore concentrazione

Un’efficace gestione del tempo aumenta la concentrazione e, di conseguenza, migliora la produttività.

Una maggiore concentrazione consente di individuare maggiori opportunità e di dedicare più tempo alle cose che contano.

4.    Minore procrastinazione

La procrastinazione accade quando non si gestisce il tempo in maniera efficace.

Quando non si è concentrati e non si hanno gli obiettivi ben in mente, è facile cadere nella distrazione.

Buone capacità di gestione del tempo assicurano di avere il controllo sul carico di lavoro e, di conseguenza, aiutano a fermare la procrastinazione.

5.     Aumento dell’energia

Possedere efficaci capacità di time management incrementa i livelli di energia e motivazione.

I bravi gestori del tempo programmano le loro attività e fanno pause regolari durante il giorno, in questo modo non si sentono sopraffatti e la concentrazione rimane alta.

6.     Migliore qualità del lavoro

Avere buone capacità di gestione del tempo permette di evitare lunghi straordinari per rispettare una scadenza.

Poco riposo e un sonno insufficiente o di bassa qualità possono infatti interferire non solo nel lavoro ma anche nella vita quotidiana.

Il time management permette quindi di gestire le attività al meglio dedicando il giusto spazio al riposo.

Di conseguenza, il lavoro svolto avrà una qualità migliore rispetto ad un risultato raggiunto frettolosamente.

7.     Maggiori opportunità

Uno dei pericoli nascosti di una cattiva gestione del tempo è che uccide le possibilità di ampliare i propri orizzonti e provare cose nuove.

Se si passa la vita correndo da un compito all’altro, non si avrà mai la possibilità di esplorare diverse opportunità.

Con buone capacità di time management sarà possibile avere più tempo libero che potrà essere dedicato a scoprire nuove idee.

8.     Migliore immagine lavorativa

Piuttosto che seguire il flusso di corsa, avere buone capacità di gestione del tempo consente di controllare la propria vita e prendere l’iniziativa sul lavoro.

Con un riposo e un sonno di qualità sufficienti, si sarà in una posizione migliore per prendere decisioni ponderate e sensate in ufficio.

Gli altri se ne accorgeranno e questo aumenterà le opportunità di carriera e promozione.

7 consigli per un time management efficace

Chiunque può apprendere la gestione del tempo e imparare ad organizzare i propri compiti in maniera efficace.

Ecco alcuni consigli per farlo:

1.     Utilizzare un software di project management

La gestione intelligente del tempo è necessaria per i project manager e i team che si destreggiano tra più attività contemporaneamente.

Non utilizzare un buon software di project management che permetta il monitoraggio del tempo, mette tutti in grande svantaggio.

D’altra parte, l’utilizzo di un tale strumento, come TWproject, consente di essere sempre al passo con i tempi e consegnare il lavoro entro le scadenze stabilite senza compromettere la qualità. Forse potrebbe interessarti anche questo articolo dove abbiamo comparato quelli che per noi sono i migliori software di Project Management.

2.     Pianificare

La pianificazione gioca un ruolo importante nella gestione del tempo poiché entrambi vanno di pari passo l’uno con l’altro.

È possibile, infatti, sfruttare al meglio il tempo solo quando questo è pianificato a fondo.

Quando si parla di pianificazione, non è necessario seguire una routine rigorosa, significa invece prendere decisioni più intelligenti per conoscere il momento giusto per svolgere le specifiche attività.

 3.     Dare priorità

Dare priorità alle attività quotidiane è la chiave per una gestione del tempo di successo.

È importante concentrarsi sulle proprie priorità per raggiungere gli obiettivi sul lavoro.

La categorizzazione aiuterà a concentrarsi su ciò che deve essere effettivamente fatto prima di tutto il resto.

4.     Evitare il multitasking

Il multitasking è una delle attività che fanno perdere più tempo in assoluto.

Il modo migliore per utilizzare il tempo è scegliere una cosa alla volta e realizzarla prima di passare a quella successiva in base alle priorità.

In questo modo è possibile concentrarsi maggiormente, diminuire le distrazioni e fare meno errori.

5.     Evitare le distrazioni

Nella nostra vita quotidiana, le distrazioni ci costano molte ore preziose in un giorno.

I telefoni cellulari, i colleghi loquaci, i social media sono solo alcune delle comuni perdite di tempo sul lavoro.

Per non lasciare che queste distrazioni prendano piede, è meglio tagliarle completamente.

Per farlo è necessario individuare quali sono i fattori di disturbo che bloccano la produttività ed impostare un orario fisso della giornata a loro dedicato.

6.     Pianificare il tempo di pausa

Fare pause regolari mentre si lavora è un modo efficace per rimanere produttivi tutto il giorno.

Tuttavia, si può cadere nell’errore contrario, cioè fare troppe pause.

Per questo è importante programmarle durante la giornata lavorativa: una breve passeggiata, ascoltare della musica, fare stretching, ecc. tutte queste attività permettono di rilassarsi e tornare al lavoro con più energia.

7.     Individuare le ore più produttive

Diverse ricerche mostrano chiaramente che la nostra giornata è guidata da cicli che influenzano quanto siamo vigili e motivati e questi variano da persona a persona.

Ad esempio, qualcuno potrebbe essere al picco la mattina presto, mentre un altro collega potrebbe concentrarsi meglio durante il pomeriggio.

Il trucco per un buon time management è quindi quello di abbinare il lavoro di massima priorità in base alle ore di produttività più elevate.

È facile vedere che iniziando a migliorare le capacità di time management si può creare un ciclo positivo.

Organizzando i compiti al meglio, la qualità del lavoro incrementerà, le opportunità si faranno più evidenti, il tempo libero aumenterà e ci si sentirà generalmente più carichi e felici.

Una gestione efficace del tempo riduce il sovraccarico e aiuta a stabilire le priorità, assicurando di lavorare in modo più intelligente e raggiungendo gli obiettivi più velocemente.

Pianifica il lavoro e gestisci al meglio il tuo tempo.

 

Make or buy? L’importanza del Project Manager nella decisione

“Make or buy” è una delle scelte strategiche che i project manager si trovano a fare nella gestione dei progetti.

Come puoi immaginare è una scelta non semplice. Ci sono diversi fattori che influenzano questo tipo di decisione e si tratta di una scelta importante. E’ importante perché determina l’approvvigionamento degli elementi necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati, influenzando la pianificazione e il costo dell’intero progetto.

Ci sono pro e contro nel fare entrambe le cose, ma come è possibile decidere qual è la decisione giusta da prendere? Vediamolo in questo articolo.

Make or buy: i 6 elementi di decisione

Partiamo dall’inizio. Quando bisogna prendere una decisione make or buy? Sono decisioni che vanno prese quando l’azienda sta cercando una nuova linea di prodotti, sta esaurendo i fornitori o la capacità di produrre sta diminuendo.

In questi casi verrà effettuata un’analisi (make or buy appunto) per stabilire quale tra la produzione interna o l’acquisto in esterno del prodotto aiuterà l’azienda a raggiungere l’obiettivo.

Le aziende manifatturiere si trovano molto spesso di fronte a questo tipo di dilemma. Lo stesso, però, vale anche per altri tipi di organizzazioni come quelle che gestiscono tecnologie come software e servizio clienti.

scegliere se produrre o acquistare

Ecco quali sono i 6 elementi che entrano in gioco nella decisione:

1. Competenze esistenti

Quali sono le competenze all’interno del team? Sono quelle giuste per produrre l’elemento internamente?

Il primo passo è, quindi, valutare che tipo di conoscenze si hanno internamente e se queste sono sufficienti per produrre l’elemento ricercato.

Ad esempio, un’organizzazione potrebbe avere sviluppatori di software esperti ma nessuno di essi potrebbe possedere la giusta combinazione di competenze per creare un nuovo modulo di sistema.

In questo caso diventerebbe quindi necessario rivolgersi ad un fornitore esterno.

2. Potenziali abilità

Se non si hanno le competenze all’interno della squadra, quanto costerebbe ottenerle? E quanto tempo ci vorrebbe?

E ancora, queste eventuali nuove competenze, si allineerebbero alla linea commerciale dell’azienda?

Se la risposta è affermativa, si può passare a effettuare ulteriori valutazioni:

  • quali corsi di formazione sono disponibili?
  • quanto costano?
  • Questi corsi darebbero davvero ai dipendenti tutto ciò di cui hanno bisogno per sviluppare l’elemento richiesto?

3. Tempo di revisione

Quanto tempo ci vorrebbe per consegnare questo lavoro internamente? Si ha il tempo sufficiente per farlo? In questo caso un software che permetta di misurare i tempi di lavoro potrebbe tornare molto utile.

Se si optasse di procedere, quali attività sarebbero costretti a rimandare i membri del team se assumessero questo compito?

Quest’ultima domanda è cruciale da porsi. Peccato che spesso venga completamente dimenticata. Potrebbe interessarti questo articolo sui carichi di lavoro del Team.

Si può infatti avere il giusto mix di abilità ed esperienza per assumere la consegna di questo lavoro, ma ciò significa che quelle risorse non lavoreranno su qualcos’altro.

Diventa quindi fondamentale valutare quanto sia importante questo “qualcos’altro” agli occhi del progetto.

Vale la pena dedicare del tempo a rispondere a questa domanda coinvolgendo eventuali parti interessate se necessario.

Una volta eseguita l’analisi, sarà possibile confrontarla con le tempistiche proposte dai fornitori.

4. Valutazione dei costi

Questa voce è chiara: bisogna confrontare il costo del lavoro svolto internamente con quello del lavoro svolto esternamente.

Non deve essere una stima superficiale. Un fornitore esterno potrebbe risultare più costoso se vengono incluse tasse e spese di approvvigionamento che non appaiono nel caso dell’utilizzo di risorse interne.

Tuttavia, le situazioni possono essere molto diverse da progetto a progetto e da settore a settore.

5. Confronto della qualità

Il quinto passo è confrontare la qualità di ciò che si potrebbe produrre internamente con i campioni del fornitore.

Un esperto in materia esterno potrebbe garantire un prodotto di qualità superiore, ma non sempre questo avviene.

6. Motivi emotivi

Questo motivo viene solitamente trascurato quando si analizzano le decisioni make-or-buy.

Un’azienda può decidere di fabbricare un prodotto o offrire un servizio sulla base di risposte emotive come orgoglio o disprezzo invece che basandosi su ragionamenti logici.

L’emotività in una scelta del genere potrebbe essere letale.

Analisi make or buy: il ruolo del project manager

L’analisi make or buy è una di quelle valutazioni eseguite dai project manager con l’eventuale supporto di altre parti interessate.

Questo tipo di analisi viene eseguita a due livelli: strategico ed operativo.

Make or buy: il livello strategico e quello operativo

Il punto di vista strategico è più a lungo termine e più ampio della prospettiva operativa.

Fattori come la concorrenza, le normative governative, le competenze chiave e l’attuale scenario di mercato hanno un impatto sulle decisioni strategiche di make or buy.

A livello operativo, i fattori in gioco possono essere costi inferiori, migliore qualità, fornitori inaffidabili o persino orgoglio.

A volte un articolo può essere molto difficile da produrre o potrebbe richiedere molta esperienza per essere creato.

Tali prodotti non avranno molti fornitori e in un tale scenario potrebbe essere consigliabile produrre l’articolo internamente.

Altre volte, potrebbe esserci un ordine speciale e un articolo potrebbe essere necessario solo in piccole quantità.

In tali situazioni, invece di realizzare il prodotto, è consigliabile acquistarlo.

Una analisi make or buy permette di ridurre i costi e aumentare gli investimenti di capitale. Questo, indipendentemente dal fatto che si decida di produrre internamente o subappaltare da un fornitore esterno.

Essa, inoltre, può fungere da fonte di vantaggio competitivo. Un’organizzazione, infatti, può aumentare il valore che offre a clienti e azionisti grazie ai suoi servizi e competenze principali.

Per concludere, la decisione di make or buy dovrebbe essere presa con cautela. Bisogna prenderla considerando le competenze chiave dell’organizzazione, i vantaggi a breve termine e la pianificazione strategica a lungo termine.

Entrambe le soluzioni presentano pro e contro. Tuttavia, in genere, le aziende tendono a esternalizzare le funzioni dove non hanno una competenza fondamentale o quando il costo di approvvigionamento dei componenti da fornitori esterni è notevolmente inferiore.

Nuovi obiettivi, un nuovo modo di lavorare.

Time reporting: chiarezza e semplicità grazie ad un software

Il time reporting è un componente critico del project management.

Il monitoraggio del tempo consente di tenere traccia delle ore trascorse sulle singole attività e sul progetto nel suo insieme.

E il modo migliore per tenere traccia del tempo è attraverso un software di project management.

Vediamo in questo articolo di capire meglio come funziona.

Perché usare un software per il time reporting?

Come visto prima, il monitoraggio del tempo consente di tenere traccia delle ore impiegate per ogni singola attività e per il progetto in generale.

Questa visibilità aiuta a valutare l’accuratezza delle stime di lavoro e l’efficacia dei dipendenti.

Il time reporting all’interno di un software di gestione dei progetti dovrebbe consentire ai membri del team di aggiungere facilmente voci di tempo alle attività.

Dopo che il tempo è stato registrato, il software dovrebbe anche consentire di visualizzare e stampare i report sulle tempistiche.

Queste funzionalità consentiranno di tenere traccia del carico di lavoro dei membri del team e di comunicare informazioni precise alle parti interessate.

Un software permette di gestire il tempo in modo incredibilmente facile senza gravare con lavoro aggiuntivo e non solo… Sapevi ad esempio che è anche possibile non solo monitorare chi usa effettivamente il software, ma anche motivare con Gadget l’uso dello stesso?

il time reporting

Come funziona il time reporting in un software?

Sembrerà strano ma molte delle domande che ci arrivano da voi riguardano aspetti che per noi sono scontati, come: “ma per tenere conto del tempo devo fare tutto a mano?” oppure “Come faccio a capire velocemente se il progetto è in linea con le previsioni temporali?” (a chi ha fatto questa domanda potrebbe anche interessare questo articolo su come calcolare l’avanzamento dei progetti).

Vi chiediamo scusa se tante volte diamo per scontate queste risposte. Proviamo qui a spiegare in modo più semplice alcuni passaggi.

1. Aggiunta di voci di tempo

Idealmente, un software di project management consentirà di scegliere il modo di  inserire voci di orario che più si adegua al modo di lavorare delle risorse, si potrà per esempio inserirle  manualmente, utilizzare un tracker automatico, o un inserimento contestuale alla chiusura delle attività.

Ci sono pro e contro per ogni opzione, quindi la soluzione migliore dipende dal progetto e soprattutto dalla risorsa.

Il monitoraggio manuale del tempo consente ai dipendenti di selezionare un’attività e inserire a mano il numero di minuti o ore di lavoro trascorse su di essa.

Il grande vantaggio di questo metodo è che il time tracking può essere completato rapidamente e in qualsiasi momento, senza doversi ricordare di attivare e disattivare un timer.

L’alternativa è utilizzare un tracker per registrare automaticamente il tempo speso su ogni attività.

I dipendenti faranno semplicemente clic su un pulsante del software quando iniziano un’attività e quindi mettono in pausa o arrestano il timer ogni volta che interrompono il lavoro.

2. Tracciamento delle ore

Un software di project management dovrebbe essere in grado di mostrare le work hours in diversi modi:

  • Per attività: questa visualizzazione consente di gestire il lavoro a un livello dettagliato e permette di individuare quali compiti stanno superando il budget o stanno subendo un ritardo.
  • Per progetto: consente di vedere il quadro generale e permette di valutare rapidamente lo stato di avanzamento e le prestazioni del progetto.
  • Per dipendente: permette di monitorare e valutare la produttività e il carico di lavoro a livello individuale. Soprattutto se i collaboratori sono pagati a ore, questa misura diventa particolarmente critica, ma è utile anche per i dipendenti stipendiati. Ad esempio, è possibile confrontare il tempo impiegato da due diversi dipendenti per completare attività simili. Se uno ha impiegato molto più tempo, potrebbe indicare che l’altro ha scoperto un modo migliore per fare le cose o che il primo dipendente ha bisogno di più formazione. E ancora, può essere usato per monitorare e snellire il carico di lavoro. Se uno dei dipendenti ha registrato 60 ore di lavoro e un altro solo 20 ore, potrebbe essere necessario ridistribuire le attività.

3. Creazione di report

Esistono due tipi di report che il software di gestione dei progetti dovrebbe essere in grado di creare:

  • Schede attività
  • Report temporali

Le schede attività consentono ai singoli dipendenti di avere una rapida panoramica delle attività su cui hanno lavorato durante una determinata settimana e delle work hours trascorse lavorando su ciascuna di esse.

Queste schede attività dovrebbero includere:

  • Attività su cui il dipendente ha abilitato il monitoraggio del tempo durante la settimana selezionata,
  • Compiti assegnati al dipendente, che erano programmati per la settimana selezionata,
  • Qualsiasi attività che il dipendente sceglie di aggiungere manualmente alla scheda attività.

Il vantaggio di una scheda attività è che questa permette ad ogni singolo collaboratore di monitorare facilmente i propri progressi.

Inoltre, fornisce un luogo centralizzato per vedere su cosa devono concentrarsi ogni settimana e come stanno andando i loro progressi verso ciascuna di queste attività.

I report temporali sono un tipo di documentazione interessante per il project manager ed altre parti interessate.

Questi dovrebbero essere visualizzabili all’interno del software ed essere scaricabili come file CSV o PDF.

Inoltre, i report orari dovrebbero essere personalizzabili in modo da poterli distinguere per attività, progetti, dipendenti e/o periodi di tempo selezionati.

La scelta dello strumento giusto

A questo punto vi starete chiedendo perché usare un software di project management invece di un semplice time tracker.

La risposta è molto semplice, integrando l’inserimento del tempo nel software di gestione progetti, dove avrai inserito tutti i progetti aziendali, i costi di progetto, le attività, sarai in grado di avere una visione d’insieme di come stia andando il progetto.

Le ore lavorate sono il tassello ultimo che permette al project manager di capire, se budget e stime sono corrette o se un progetto per esempio richiede una ri-pianificazione.

Time monitoring non è semplicemente avere una dashboard bella da vedere, ma permette di osservare come il tempo di lavoro del team è distribuito.

Per scegliere lo strumento che soddisfi effettivamente le aspettative, è necessario sapere quali sono i requisiti di un progetto.

Ecco a quali domande bisogna rispondere:

  • Cosa si sta cercando di ottenere?
  • Il software mi da flessibilità di inserimento ma anche strumenti di monitoraggio e report?

Nella maggior parte delle organizzazioni, i software per il monitoraggio del tempo sono diventati strumenti vitali, in grado di fornire ai leader informazioni per rendere il lavoro più efficiente.

Sebbene il processo di avvio del rilevamento del tempo possa essere complicato inizialmente, i benefici a lungo termine diventeranno presto evidenti sia per i project manager che per i membri del team.

La semplicità di Twproject in relazione alla gestione dei timesheet ha aiutato l’adozione da parte degli utenti poiché il team di Advance ha trovato semplice tenere traccia del proprio tempo

In conclusione, il time reporting costituisce la base per aumentare la produttività sul lavoro poiché è possibile ottimizzare solo ciò che si misura.

Resta inteso che il modo migliore per capire è quello di provare a fare! Perché non provi Twproject gratuitamente?

Ottimizza il tuo tempo.

 

Variante di progetto: come gestirla al meglio

Le varianti di progetto sono una vera rogna e i project manager di successo devono saperle gestire al meglio.

I cambiamenti sono infatti inevitabili e possono verificarsi in qualsiasi momento del ciclo di vita del progetto.

La chiave è quindi trovare il modo migliore per accogliere e adattarsi a questi cambiamenti.

Vediamo in questo articolo cos’è una variante di progetto e come gestirla al meglio.

Cosa sono le varianti di progetto?

Le varianti di progetto sono modifiche qualitative o quantitative al progetto che si rendono necessarie a causa di determinati cambiamenti, come ad esempio:

In sostanza, un cambiamento che porta ad una variante di progetto è qualsiasi cosa che avrà un impatto su altri elementi del progetto stesso.

Alcuni di questi cambiamenti possono essere previsti, come ad esempio uno stakeholder che condivide dettagli in un secondo momento e che, non essendo stati previsti, potrebbero influire sull’ambito del progetto.

Tuttavia, molti di questi cambiamenti possono essere del tutto imprevisti e difficilmente pianificabili in anticipo.

Perché la gestione del cambiamento è importante?

Un’efficace gestione del cambiamento è una capacità indispensabile da apprendere per un project manager.

Ciò però non significa che tutte le modifiche richieste siano necessarie o che un responsabile di progetto deve essere talmente flessibile da consentire le modifiche ogni volta che i clienti lo desiderano.

La capacità sta nel creare un solido processo che indichi agli stakeholder quando è consentito richiedere modifiche e come.

Questo tipo di flessibilità nella gestione dei progetti migliora la soddisfazione delle parti interessate e allo stesso tempo aiuta a stabilire chiari limiti e obiettivi di progetto.

Come gestire al meglio la variante di progetto

Arriviamo ora al punto critico di questo articolo, cioè come gestire al meglio una variante di progetto.

Ecco quali sono i passaggi principali:

1. Valutazione di una richiesta di modifica

Il primo punto è ricevere e valutare una richiesta di modifica.

Ci possono essere numerose ragioni per questo: ad esempio, una fase di progetto potrebbe subire ritardi e di conseguenza viene richiesto un adeguamento della data di scadenza.

Nella fase di valutazione non viene necessariamente presa una decisione riguardante la variante di progetto, ma vengono verificate le informazioni di base e le implicazioni che la richiesta avrebbe sul progetto in generale.

I fattori chiave di un progetto includono tempistiche, costi e budget, documentazione, qualità e risorse.

2. Analisi della richiesta di modifica

Nella fase di analisi, in base alle studio delle informazioni fornite per la modifiche richiesta e le conseguenze da essa derivanti, viene presa la decisione finale.

Se la modifica è approvata, affidarsi ad un software di project management vi permetterà di eseguire le modifiche in modo molto semplice senza preoccuparsi di propagare le informazioni.

Twproject, con il suo sistema di sottoscrizioni, notificherà tutte le figure coinvolte, coloro che hanno fatto richiesta e coloro su cui tale modifica ha impatto.

L’implementazione avrà un aspetto diverso a seconda della fase e del tipo di progetto, ma in linea generale consiste nell’aggiornamento delle pianificazioni e, eventualmente, anche dei risultati finali.

Tutte queste modifiche, che siano relative a date, costi, stime sono semplici in Twproject e notificate alle risorse coinvolte.

la variante di progetto

3. Completamento della richiesta di modifica

Una volta che la richiesta di modifica è stata documentata, condivisa e implementata, questa può essere ufficialmente chiusa.

In questa ultima fase è fondamentale poter contare su un software che tenga traccia di tutti i cambiamenti e che vi permetta di verificare in qualsiasi momento la storia del progetto.

Nella fase finale di un progetto, la documentazione, i registri delle modifiche e tutte le comunicazioni vi aiuteranno a capire ciò che è andato storto e perchè.

Varianti di progetto: Conclusioni

L’aspetto più importante nell’affrontare una variante di progetto è essere sempre pronti.

È importante ricordare che i cambiamenti nel project management possono essere all’ordine del giorno e un gran numero di fattori come l’allocazione delle risorse, le finanze e l’accessibilità possono cambiare anche diverse volte durante il ciclo di vita di un progetto.

Di conseguenza, indipendentemente da quanto sia dettagliato il piano di progetto e da quanto un project manager possa essere preparato, i cambiamenti rappresentano sfide a volte anche molto dure.

Fortunatamente, la tecnologia rappresenta un valido aiuto anche nel project management.

Un buon software di gestione di progetti diventa un buon alleato per i project manager di tutti i settori.

Questo strumento è in grado di guidare attraverso l’intero processo di raccolta e gestione dei cambiamenti durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Con le giuste conoscenze e il miglior software di project management, la variante di progetto potrà essere gestita al meglio.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

 

Sprint planning: come pianificarlo per raggiungere gli obiettivi

Lo sprint planning è una parte essenziale del processo di gestione Scrum.

Creare uno sprint planning efficace è come scrivere indizi per una caccia al tesoro. Se troppo dettagliati uccideranno il divertimento, se insufficienti non faranno trovare il tesoro a nessuno.

Vediamo quindi in questo articolo che cos’è uno sprint planning e come pianificarlo per raggiungere gli obiettivi.

Che cos’è uno sprint planning?

Lo sprint planning è un evento nel framework Scrum in cui il team determina gli elementi del product backlog su cui lavorerà durante quel determinato sprint.

Ci sono diversi elementi chiave che dovrebbero essere inclusi in ogni piano sprint. Ecco quali sono i più importanti:

  • Obiettivi dello sprint: devono essere specifici, misurabili e realizzabili. Devono inoltre essere in linea con gli obiettivi generali dell’azienda.
  • Compiti necessari per raggiungere tali obiettivi: una volta stabiliti gli obiettivi, è il momento di capire cosa è necessario fare per raggiungerli. Ciò include una sequenza temporale e una stima per ciascuna attività.
  • Assegnazione delle attività ai membri del team: dopo che i singoli compiti sono stati identificati, sarà necessario assegnarli a specifici membri del team. Ciò aiuta a garantire che tutti abbiano una chiara comprensione di ciò che devono fare e previene la sovrapposizione.
  • Sprint backlog: questo è un elenco di tutte le attività che devono essere completate nello sprint corrente, nonché il loro livello di priorità.

Esecuzione dello sprint planning

Ecco come si esegue uno sprint planning nella maggior parte dei casi:

1. Sprint planning meeting

Il primo passo è incontrare tutti gli stakeholder che necessitano di essere aggiornati sull’andamento dello sprint. Ciò può includere, ad esempio, il top management, i clienti o altri dipartimenti all’interno della stessa organizzazione.

2. Revisione degli sprint passati

Per stabilire un piano realistico per lo sprint in corso, è utile rivedere ciò che è stato realizzato in passato. Questo può essere un grande aiuto per fissare obiettivi raggiungibili ed evitare ripetizioni.

3. Stabilire lo sprint goal

L’obiettivo dello sprint dovrebbe essere chiaramente comunicato a tutti i membri del team di sviluppo e a tutti gli stakeholder. Inoltre, dovrebbe essere scritto e accessibile a tutti in ogni momento.

4. Suddividere l’obiettivo in compiti

È qui che inizia il vero lavoro: ogni attività dovrebbe essere chiaramente delineata e assegnata a una persona specifica per completarla.

la pianificazione dello sprint

5. Assegnazione delle risorse

Una volta assegnate le attività, si deve determinare chi ha il tempo e le risorse per completare i vari compiti.

6. Impostazione di un periodo di tempo

Ogni attività dovrebbe essere assegnata ad un periodo di tempo specifico. Questo aiuta a mantenere i lavori sulla buona strada e impedisce che le attività si trascinino troppo a lungo.

7. Misurare il progresso

È importante tenere traccia dei progressi della squadra durante lo sprint per assicurarsi che siano sulla strada giusta per raggiungere gli obiettivi. In Twproject, ad esempio, esiste la possibilità di verificare se il Team sta usando gli strumenti di Project grazie ad un punteggio utente.

8. Sprint review

Il passaggio finale consiste in una revisione dello sprint al termine dei lavori per valutare ciò che è stato realizzato e determinare se gli obiettivi sono stati raggiunti. Questo incontro dovrebbe essere utilizzato anche per generare feedback che possono essere utilizzati negli sprint futuri.

I benefici di uno sprint planning di successo

Lavorare con gli sprint è un ottimo modo per affrontare progetti complicati.

Dividendo un progetto complesso in compiti più piccoli, sul modello della Work breakdown structure, è possibile garantire la qualità del prodotto e consegnarlo in tempo.

Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi che lo sprint planning comporta:

  1. Maggiore concentrazione

Dividendo l’intero progetto in una serie di attività più piccole, è possibile dirigere il focus del team sulla risoluzione del problema in questione e sul raggiungimento dello specifico obiettivo.

  1. Costi ridotti

Utilizzando gli sprint è possibile soddisfare qualsiasi richiesta di modifica che vada ad intaccare gli sprint successivi, mentre le attività degli sprint precedenti rimarranno inalterate. Ciò permette di risparmiare tempo e ridurre i costi complessivi del progetto.

  1. Più trasparenza

I team Agile sono tenuti a condividere tutte le informazioni e ogni membro lavora avendo in mente la stessa visione del risultato finale. Dal momento che tutti sono sulla stessa pagina le possibilità che il progetto vada fuori strada si riducono drasticamente.

  1. Miglioramento del morale

Le metodologie agili non limitano i membri del team alla gerarchia organizzativa; ciò significa che l’opinione di ciascun membro ha uguale importanza e rispetto. Questa sensazione di essere apprezzati all’interno del team motiva i dipendenti a lavorare meglio e ad allineare i propri interessi personali con l’organizzazione.

  1. Maggiore produttività

Gli sprint nella gestione dei progetti aumentano l’efficienza del team e consentono miglioramenti continui. Questo ovviamente ha un effetto diretto sull’aumento complessivo della produttività della squadra.

  1. Maggiore soddisfazione del cliente

Poiché i clienti possono condividere i propri pensieri durante tutto il ciclo di vita del progetto, il prodotto finale è generalmente all’altezza delle loro aspettative.

  1. Adattabilità

Sprint più brevi consentono al team di cambiare in base alla situazione e alle richieste del cliente.

  1. Team building

I team di progetto sono spesso composti da persone diverse che difficilmente interagirebbero in circostanze normali. Gli sprint agili incoraggiano la collaborazione tra tutti i membri e queste interazioni possono aiutare i dipendenti a sentirsi a proprio agio l’uno con l’altro.

  1. Rischi ridotti

Mentre lavora ad uno sprint di progetto, un team ha molteplici opportunità per affrontare un potenziale problema prima che si concretizzi. Attraverso stand-up quotidiani, i dipendenti conoscono i problemi che ogni membro deve affrontare e lavorano tempestivamente per risolverlo.

Per concludere, un’adeguata pianificazione degli sprint grazie al giusto software di project management può trasformare l’obiettivo finale in una guida facile da seguire.

Dopo una riunione di pianificazione, tutti i membri del team sapranno qual è l’obiettivo finale e si impegneranno per raggiungerlo.

Con un efficiente sprint planning il rischio di sorprese si riduce drasticamente permettendo di concentrarsi pienamente sulla produzione di un lavoro di qualità.

Pianifica il lavoro e le scadenze di progetto.

 

I migliori software di project management del 2022

Se stai cercando i migliori software di project management del 2022 sei finalmente approdato sulla lista giusta.

Online troverai molte liste come questa, la maggior parte di esse però include sempre gli stessi software che, diciamocelo, non risolvono neanche il 10% di tutti i problemi che un project manager e più in generale un’azienda affrontano quotidianamente.

Quali sono questi problemi?

Gestire progetti in modo eterogeneo: Chi ha detto che un’azienda debba gestire tutti i suoi progetti con metodologie waterfall piuttosto che agili?

Affidarsi ad un unico software per l’intera gestione del progetto: quello che ad oggi tutti cerchiamo è un software unico, che ci dia una panoramica completa di tutto il progetto, delle risorse coinvolte, dei costi.

Un software che vada bene per tutte le figure aziendali: quello che si cerca è un software che risponda non solo alle esigenze di usabilità del team, ma anche alla completezza dei dati per il management, o mi sbaglio?

In questa lista troverete i migliori software di project management che rispondono davvero a queste esigenze. Niente male vero?

1. Twproject

Twproject è una soluzione perfetta per ogni tipo di azienda perché fa della flessibilità il suo cavallo di battaglia. E’ semplicissimo da usare ma allo stesso tempo offre tutti gli strumenti per un completa gestione del progetto.

Twproject ti permette di gestire il progetto dalla fase iniziale di pianificazione, con una WBS ed un Gantt interattivo, potrai bilanciare le risorse e ottimizzare i budget. Ti seguirà in tutto lo svolgimento del progetto, aiutandoti ad avere tutto sotto controllo, scadenze, colli di bottiglia e sforamenti di budget.

Allo stesso tempo avrai a disposizione una serie di funzionalità per gestire semplicemente il lavoro quotidiano come To-do list, kanban board, planner settimanali.

Il costo di questo software parte da 4.89 eur per utente/mese.

Pro: Twproject è uno strumento davvero completo, che offre anche time-tracking e gestione costi e documenti e che meglio di molti altri da la possibilità al project manager di avere una vista complessiva del progetto sempre aggiornata. Ultima cosa non trascurabile ha interfaccia e supporto in Italiano.

Contro: Non ne abbiamo rilevati.

Twproject risponde perfettamente a tutte e 3 i problemi citati : è flessibile, è completo ed è semplicissimo da usare.

2. Monday

Anche Monday si presenta come uno strumento davvero completo i cui punti di forza sono senza dubbio la configurabilità e l’integrabilità. Monday offre molti template da cui partire e un set di configurazioni davvero raffinate. E’ possibile gestire progetti complessi e risorse.

Il costo parte da 8 eur per utente/mese.

Pro: uno dei punti forte è senza dubbio l’assistenza, che nel nostro caso stata davvero puntuale e precisa.

Contro: le cose che ci hanno lasciati più perplessi sono la mancanza di uno strumento di time tracking e soprattutto l’impossibilità di inserire una data di inizio e fine del progetto.

Monday non includendo time tracking e date di progetto non può ritenersi completo se usato da solo, ma la sua integrabilità copre ciò che non è previsto di default

3. Zoho

Zoho offre un bundle di strumenti che una volta acquistati come pacchetto copriranno davvero tutte le vostre necessità, uno dei vantaggi principali è il poter acquistare solo quelli che servono davvero in azienda, eliminando quindi funzionalità non richieste, è però chiaramente uno degli strumenti più cari.

Zoho offre funzionalità dedicate alla gestione dei progetti, dei clienti con il suo CRM e una suite dedicata allo smart working.

Il costo per utente per il bundle completo è di 37 eur utente/mese.

Pro: Zoho ha lanciato una tecnologia basata su intelligenza artificiale che vi aiuterà nelle ipotesi di progetto. Uno strumento davvero innovativo.

Contro: Nella nostra esperienza la parte più carente è a livello di supporto clienti, oltre al costo. Lato utilizzo della piattaforma non sono stati rilevati particolari problemi.

Zoho risponde in modo efficace a tutte le problematiche citate, anche se in modo un po’ costoso.

4. Basecamp

E’ uno degli strumenti più conosciuti e probabilmente il più semplice da usare. Nonostante non sia a nostro avviso completo in termini di funzionalità per il top management, merita comunque di essere incluso per la sua semplicità di utilizzo. Se il tuo team risulta davvero irremovibile sul non accettare nuovi software forse Basecamp fa al caso tuo.

La sua gestione di liste di cose da fare è davvero completa, e mette in comunicazione tutti i membri del team in modo efficace e produttivo.

Pro: senza dubbio la sua semplicità d’uso ed il costo di 99 usd al mese per utenti illimitati

Contro: non include lo strumento di time tracking che a nostro avviso è un elemento fondamentale per la gestione dei progetti, oltre alla possibilità di strutturare i progetti in modo complesso.

Basecamp non è completo ma è la risposta se devi cedere ad un team che non è disposto ad usare niente di più complicato di una ToDo list

Conclusione

Riassumendo, ognuno di questi 4 software vale la pena di essere provato, in base alle proprio esigenze e in considerazione del contesto in cui va inserito.

Ognuno di essi ha i suoi punti di forza e qualche debolezza, Twproject è perfetto se avete bisogno di affidarvi davvero ad un unico software semplice ma completo, Basecamp è quello giusto se vi serve un software davvero basic e semplice da usare, Zoho al contrario se cercate una suite che anche se costosa copre tutte le funzionalità possibili.

Questi sono per noi i migliori software di project management del 2022.

Fateci sapere la vostra esperienza e la vostra scelta finale!

Avanzamento di progetto: l’estrema sintesi

Arriva il momento nella vita di un progetto in cui il PM si troverà a dover rispondere alla fatidica domanda: “a che punto siamo?”

Agli albori della mia attività in questo settore, tanti anni fa, il compito del PM veniva riassunto dalla creazione di un enorme Gantt (più era dettagliato più era bravo il PM che lo aveva realizzato!), che veniva puntualmente stampato, o all’epoca “plotterato” ed appeso in ufficio alle spalle del PM.

Poi il progetto partiva e….

Purtroppo la realtà non era stata informata sulla strada tracciata dal PM e nonostante le buone intenzioni i percorsi si potevano separare.

Ma ecco che inaspettatamente l’atroce domanda calava dall’alto sulla testa dell’ignaro PM: “A CHE PUNTO SIAMO?”

Seguivano giorni di concitate telefonate, giri di email, scambi di excel, strilli ed ansie per riuscire a raccogliere sul campo i dati ed aggiornare il malefico Gantt (che tanto più dettagliato era e tanto più difficile da aggiornare).

L’idea di Twproject è nata in quell’epoca travagliata (si parla del lontano 2001) proprio per risolvere questa situazione.

Twproject doveva:

  • essere uno strumento per tutta l’azienda
  • poter raccoglie le informazioni là dove le attività vengono portate avanti, ovvero al livello operativo
  • fornire dati aggiornati e strumenti di gestione al PM
  • presentare analisi e dati aggregati per il top management

Senza l’ausilio di un software di project management come Twproject, il PM una volta raccolti i dati ed aggiornato il Gantt doveva effettuare una stima manuale della percentuale di avanzamento del progetto, l’estrema sintesi.

66.6%

Ritengo “diabolico” sintetizzare un’infinità di parametri in un unica cifra, ma in fondo questo è quello che ci viene richiesto.
Un buon PM riuscirà comunque ad estrapolare un dato verosimile, ma quanto può essere utile un software che ci aiuti a valutarlo?

Calcolo avanzamento manuale

Twproject ti fornisce una vista dei parametri salienti, così che il PM possa basare le proprie considerazioni e poi, manualmente inserire il progress.

Vediamo come esempio i dati della fase di sviluppo di Twproject 7.0.007.

Senza andare troppo nel dettaglio il progetto è gestito in modalità Scrum-like; abbiamo un backlog in cui raccogliamo tutte le idee, migliorie, bug sotto forma di ToDo. Gli Sprint, della durata di 20gg, rappresentano le releases di Twproject.

Per ogni sprint/release spostiamo dal Backlog i ToDo che andremo a sviluppare.

Questa è la struttura che attualmente utilizziamo:

Struttura del progetto Twproject 7.0 – Scrum

Su ogni sprint sono assegnate delle risorse (Scrum team) con le ore stimate per chiudere i ToDo.

Ecco come Twproject riassume i dati utili alla determinazione dell’avanzamento.

Dati riassuntivi Sprint 7.0.007

Guardando le cifre vedo che per questo progetto è passato il 69% del tempo, sono stati chiusi l’82% dei to-do, lavorate l’ 84% delle ore.

Sicuramente un progetto in buona salute che potrebbe essere stimato al 80% di avanzamento.

Lasciare questo compito in mano al PM ha però due risvolti negativi:

  • il top management non ha a disposizione questa informazione in tempo reale e quindi il PM deve aggiornare la valutazione quando necessario
  • la soggettività della valutazione è foriera di discussioni e richieste di chiarimenti

Vuoi avere anche tu i progetti sotto controllo?

Con Twproject potrai monitorare l’avanzamento di tutte le fasi di progetto ed avere una overview completa delle statistiche.

Prova Twproject!

Calcolo avanzamento automatico

Per risolvere questi due problemi la soluzione è stata quella di introdurre un meccanismo di calcolo automatico dell’avanzamento del progetto.

Per far questo abbiamo identificato le situazioni più comuni e le abbiamo combinate per consentire di modellare, con facilità, il comportamento anche di progetti complessi.

Scelta della modalità di calcolo dell’avanzamento

Vediamo in dettaglio le altre tipologie di calcolo oltre quella manuale:

Worklog fatto su stimato

Ho stimato di lavorare 100 ore ne ho lavorate 45, sono al 45%.
Ottimistico. Modella bene sia i contratti di supporto a pacchetto di ore che le fasi di preventivazione e studio.

Fasi completate su totale

Il progetto si compone di 3 fasi; finite le prime due sono al 66%.
Un calcolo piuttosto brutale, ma di facile comprensione.
Può essere utile in caso di progetti composti di molte fasi ripetitive.
Es.: installazione di 200 apparecchiature identiche.

ToDo chiusi / totale

Ho 100 ToDo sul progetto/fase, ne ho chiusi 50, sono al 50%.
Adatto quando le attività del progetto si possono riassumere in delle liste (vedi liste di ToDO in Twproject) .
Questo calcolo è particolarmente calzate con metodologie Agile.

Peso ToDo chiusi / totale

E’ un raffinamento del precedente con cui si considera la “gravità” del ToDo.
Se ho gli stessi 80 ToDo di prima di cui 40 “Bloccanti” e 40 “bassa priorità”, se chiudo i 40 bloccanti avrò un avanzamento maggiore rispetto a chiudere quelli a bassa priorità.
E’ uno stimolo per indurre a seguire delle buone pratiche.

Costi sostenuti su stimato o budget

Hai una previsione di spesa (o di budget) di 100, se hai speso 30, sei al 30%.
Modella diverse tipologie di contratti legate ai SAL.
Funziona anche per alcune metodologie Agili iterative no-estimate
Non sono i miei algoritmi preferiti 🙂

Per data

E’ passato il 90% del tempo previsto siamo al 90%
Va sempre tutto bene; di gran lunga il mio preferito!
Purtroppo non si può applicare spesso nei progetti reali. Tipico è l’uso nelle costruzioni in alcune fasi di “attesa” quali assestamento, essiccazione e simili.
E’ però molto utile per modellare contratti di supporto annuali e situazioni simili.

Per fasi ponderate

Ho volutamente lasciato per ultima questa tipologia di calcolo perché è la più flessibile e “raffinata”.

Si basa sulla percentuale di avanzamento delle fasi che compongono il progetto, pesate sulla rilevanza di ciascuna di esse.

Supponiamo di avere un progetto composto da tre fasi che possono procedere il parallelo, la prima di rilevanza 60, la seconda 30 e la terza 10.

Se l’avanzamento della prima fase è del 20%, della seconda il 50% e del 100% della terza, il risultato sarà

60 * 20% + 30 * 50% + 10 * 100% = 37%

Quando una fase avanza, automaticamente anche il progetto avanzerà.

Se vi sembra complicato dare una rilevanza, non vi preoccupate, Twproject livella tutti i valori anche se il totale non facesse 100.

Conclusioni

Tornando al nostro esempio dello sprint Twproject 7.0.007, la formula automatica più indicata è quella “Peso todo chiusi/totale”, perchè lo sprint è completamente determinato dall’insieme dei ToDo che lo compongono.

Se editiamo il progetto e cambiamo tipologia di calcolo vedremo immediatamente l’effetto:

Quindi leggermente meglio dell’80% previsto a sensazione.

Twproject consente di utilizzare regole di calcolo dell’avanzamento non solo sul progetto, ma anche su ogni fase, sotto-fase, sotto-sotto-fase e così via.
In questo modo si riuscirà a modellare facilmente anche comportamenti complessi ed eterogenei.

Per il progetto Twproject 7.0 abbiamo dei partner per lo sviluppo; nel loro caso abbiamo acquistato dei pacchetti di giornate e per l’avanzamento utilizziamo il “worklog fatto/stimato”

Potrei quindi avere un progetto la cui fase di studio avanza con il lavoro svolto, una fase di sviluppo Agile con cui si avanza a ToDo completati ed una fase di manutenzione con cui si avanza con il tempo.

Facile, potente, intuitivo, automatico, oggettivo e soprattutto senza troppi sforzi per il PM!

Le informazioni relative all’avanzamento sono poi visibili in Twproject non solo nelle liste riepilogative ma anche in dashboard specifiche che gli utenti di alto livello possono verificare in autonomia senza disturbare il team.

Naturalmente tutte le modifiche del progress saranno tracciate anche nei dati statistici del progetto, ma anche di questo parleremo in un altro post.

Prova anche tu a mappare i tuoi progetti ed avere chiaro lo stato di avanzamento

 



Motivare e Monitorare l’uso di uno strumento: user scores

Perché un software di gestione progetti come Twproject sia davvero efficace è necessario che tutti coloro a cui esso è destinato lo usino. Ma come valutare se e quanto il software è davvero usato?

La domanda è apparentemente semplice, ma la risposta non lo è altrettanto.

Noi di Twproject abbiamo provato, nella nuova release, a dare una risposta efficace, vediamo come:

Twproject è uno software di project management ricco di funzionalità che vengono usate da profili utente diversi: i Project Managers,  Workers, Supervisors giusto per citare quelli più noti. 

Ognuno di questi profili utilizza strumenti diversi, ha diverse modalità di fruizione ed ha esigenze peculiari: ad esempio un “Worker” quando accede a Twproject vuole sapere su cosa lavorare e quando.
Un Project Manager vorrebbe sapere come stanno andando i progetti in cui è coinvolto, e sapere se il team sta lavorando ad un livello di carico sostenibile oppure è in affanno. Un Supervisor (leggi AD o CEO) è più interessato ad una visione complessiva sui progetti aperti/chiusi, i loro valori economici ed a tenere sotto controllo un portfolio di progetti chiave.

Misurare quindi “l’utilizzo” con un semplice contatore di numero di login o di tempo di connessione sarebbe semplicistico e non efficace.

Nella versione 7 di Twproject abbiamo quindi introdotto un meccanismo di analisi che consente non solo di misurare l’uso dello strumento, ma anche l’attinenza ad alcune buone pratiche di project management.

L’elaborazione di questi dati complessi viene poi sintetizzata in due semplici widget “motivazionali” che mostrano i punteggi degli utenti.

L’innesco di una sana “competizione” tra gli utenti ad usare meglio Twproject e gestire meglio i propri progetti è un aspetto non trascurabile.

In questo post esamineremo in dettaglio il funzionamento di questo nuovo strumento.

 La raccolta dei dati

Per poter fare delle statistiche servono dei buoni dati.
Chiariamo subito che la raccolta di queste informazioni avviene all’interno del database del vostro Twproject; i dati sono vostri e NON lasciano il vostro server. La raccolta di queste informazioni serve a te, per sapere come i tuoi utenti utilizzano Twproject e gestiscono i loro progetti, nel totale rispetto della privacy.  Se questa funzionalità non fosse interessante per voi potrete semplicemente disabilitarla.

Twproject raccoglie con cadenza prefissata (giornalmente di default) una serie di indicatori per ogni utente come tempo di utilizzo reale dello strumento, ore pianificate, ore registrate ed ore lavorabili che sono indicatori di base, non legati ad un concetto di “qualità”.
Ci sono poi degli indicatori più legati all’operatività come numero di ToDo chiusi, ToDo creati, chat usata.
Altri indicatori invece servono a misurare l’attinenza tra quanto pianificato e quanto fatto; come la % di copertura di ore fatte su previste, numero di ToDo pianificati che sono stati chiusi. Questi indicatori sono validi per tutti i profili, ma sono più significativi per gli operativi.
Ci sono inoltre indicatori destinati ai profili gestionali come progetti/fasi scadute, ToDo scaduti, budget sforati.

Tecnicamente questa attività viene svolta dal job “UsageHistoryBuilder”.

Il calcolo del punteggio

Giornalmente i dati raccolti vengono elaborati e calcolato lo score utente utilizzando una media mobile su n giorni (con n configurabile).

Naturalmente l’importanza che si dà ad ognuno dei parametri descritti sopra dipende da come la vostra azienda lavora: se più agile e quindi orientata ai ToDo quei parametri dovrebbero avere più “peso” rispetto ad altri.

Abbiamo quindi messo a disposizione un tool per la configurazione di tali “pesi”, eccone alcuni:

Il punteggio è calcolato nel seguente modo: chi ha fatto il valore massimo per un certo indicatore prende quanto previsto per il peso, chi ha fatto il valore minimo prende comunque qualche punto. Es.:  l’operatore “a” ha chiuso 100 ToDo,  “b” ne ha chiusi 30. Dato che il “peso” per i ToDo chiusi è 100, “a” prenderà 100, “b” 30

Da notare che alcuni pesi sono negativi, ovvero sono delle “penalità“. Se io ho lasciato “scadere” dei ToDo, anzi sono l’operatore che ne ha lasciati scadere di più, avrò una penalità di 100 punti.
Le penalità sono pensate incentivare il rispetto per gli indicatori di qualità del progetto, date, milestones, budget, stime, pianificazione.

Variando i pesi nel corso del tempo si può incentivare l’uso e le buone pratiche di gestione del lavoro.

Tecnicamente questa attività è fatto dal job “UsersScoreBuilder”.

Conclusione


Questi due semplici widget in realtà si basano su una raccolta di informazioni che può essere utilizzata anche per ulteriori analisi più approfondite.

Questo perché ogni azienda può avere bisogno di estrapolare dati diversi relativi all’uso del sistema, che possano permettergli di intervenire per tempo in caso di abbandono.

Questo strumento è pensato per essere esteso ed accogliere nuove “dimensioni”, per cui se avete un’idea per qualche altro indicatore fateci sapere cosa ne pensate 🙂

Se ancora non state usando Twproject per gestire i vostri progetti è ora di provare!

Gestisci i tuoi progetti in modo efficace

 

I ToDo diventano adulti?

Una “lista di cose da fare” è uno strumento primordiale ed allo stesso tempo potentissimo per organizzare.

Si fanno liste per tutte le occasioni. Si inizia da piccoli con la lista dei desideri per Babbo Natale, poi si cresce e si fanno liste per la spesa, per preparare un viaggio, per elencare i documenti necessari ad aprire un conto in banca.

Anche sul lavoro si fanno liste: per i materiali da ordinare,  per tutte le cose da fare nella prossima settimana, per le attività necessarie a chiudere un progetto.

Cosa rende le liste così attraenti?

La risposta immediata è “ci aiutano a non dimenticare niente”.

Ecco perché andiamo a fare la spesa con una lista in mano o perché abbiamo accanto alla nostra postazione di lavoro un blocco notes:  “per non dimenticare niente”.

Si potrebbe pensare che è colpa della modernità e della nostra vita frenetica che non ci concede il tempo per fermarsi a riflettere e mettere insieme le idee, ma purtroppo non è così.

Anche Michelangelo, nel 1518, aveva lo stesso problema anche se la sua lista era decisamente più artistica delle nostre.

Credo che la migliore caratteristica di una lista sia di “liberarci dalla paura di dimenticare”.

Vi è mai capitato di avere, nel cuore della notte, un’idea folgorante che vi risolverà un annoso problema?
La paura di dimenticarla vi impedirà di dormire.

To do List di Michelangelo

Allora prendete un foglio di carta,  scrivetela, giratevi dall’altra parte  e continuate a dormire tranquillamente.

Il semplice fatto di poter depositare in un luogo sicuro (il foglio) aiuta a “scaricare” la mente. 

Quindi la “lista” può essere una check-list (la lista di viaggio o della spesa), un contenitore di idee, ma anche una lista di cose da fare, ovvero una to-do list

Le To-do list funzionano?

Ho potuto sperimentare la potenza delle to-do list personalmente in ambito casalingo. Mi piace fare piccole riparazioni, costruire oggetti, cucire, riciclare etc. Lo ammetto sono un fanatico del Fai-da-te (DIY), ma il tempo libero è poco e quando trovavo qualche minuto mi venivano in mente solo i lavori più complessi che richiedevano ore o giornate per essere completati. Allora la pigrizia prendeva il sopravvento e accendevo la TV.

Da qualche anno a questa parte ho iniziato ad usare Twproject per gestire queste piccole attività. Creo un progetto privato che inizia il 1° gennaio e finisce il 31 dicembre (sapete che i progetti privati in Twproject possono essere visti solo dalle persone che ci lavorano e nessun’altro? ) sul quale registro i miei ToDo.
Quando ho un minuto libero, prendo il cellulare apro Twproject, do un’occhiata alle cose da fare, scelgo quella che mi ispira e che è compatibile con il tempo a disposizione e mi metto al lavoro. Se non la trovo….. accendo la TV.

Da quando uso Twproject, ovvero la sua ToDo list, ho fatto centinaia di riparazioni, decine di oggetti nuovi, rammendi etc. che erano in triste attesa da anni:

Molare una bottiglia e fare un ventilatore da banco
Incidere un nuovo bastone da montagna
Fare dei bicchieri da vecchie bottiglie di vino
Impagliare una vecchia piantana
Riparare il tavolo di cucina

Funziona!

Le ToDo list e la gestione dei progetti

Si può utilizzare la To Do List per la gestione dei progetti? Certamente.

Il project management “classico” ha da sempre considerato questo approccio destrutturato, un po’ semplicistico ed immaturo. Sicuramente non idoneo alla gestione di progetti complessi, ma è vero?

L’avvento delle metodologie Agili, che volendo estremizzare si basano proprio sulla gestione di liste secondo regole specifiche (vedi kanban), ha fatto si che la to-do list sia stata  in qualche modo accettata anche nel mondo classico.
Ma lo scetticismo resta, anche a causa di strumenti non adeguati

Sono disponibili sul mercato diversi prodotti di to-do list che si spacciano per sistemi di gestione progetti. E’ possibile che funzionino bene? Quali sono i requisiti che dovrebbero avere per ottenere il massimo per la gestione di un progetto?

To Do List: Le Informazioni

Non sappiamo quali dati dovrà contenere il nostro ToDo per essere efficace.
Obbligatorio un grande spazio descrittivo. Un titolo per facilitare una visualizzazione compatta della lista si può rivelare molto utile.

Se si devono gestire tanti ToDo si deve avere a disposizione la possibilità di taggarli e magari assegnare delle tipologie più strutturate (come “idee”, “riparazioni”, “da discutere” etc.) che siano pre-determinate dal team per avere una “terminologia” comune sul cosa ogni ToDo rappresenta.

In Twproject oltre a quanto sopra troverai anche codice, impatto, gravità, priorità, durata stimata,  data di segnalazione, commenti ed allegati:

to do list nel project management

… e se non bastasse fino ad otto campi personalizzabili.

To Do List: Lo Stato

In una visione semplicistica un ToDo ha due stati: “da fare” o “fatto”.

In un ambito professionale di gestione progetti potrebbe essere comodo avere la possibilità di più stati, come “sospeso”, “da testare” o altri che calzino bene il processo aziendale. 
Questa possibilità ti consentirà di modellare meglio la tua gestione Agile del progetto.

In Twproject gli stati dei ToDo sono definibili, in modo da adattarsi alla perfezione al tuo modus operandi. 
Definendo uno stato potrai dire se questo si comporta come “chiuso” o “aperto”:

stato nelle to do list nel project management

Forse non lo sai, ma in Twproject, quando chiudi un ToDo ti può essere richiesto di inserire quanto tempo è stato necessario per “chiuderlo”.

Se deciderai di monitorare i tempi (e quindi i costi) sui progetti, la raccolta dei tempi di chiusura dei ToDo è un’informazione di “alta qualità”. Nel momento stesso della chiusura ci si ricorda quanto tempo abbiamo impiegato, siamo felici di aver chiuso un’attività e quindi siamo nel mood giusto per mettere un’informazione accurata.

Il fatto che l’inserimento sia facile e rapido aumenta la qualità stessa dell’informazione. 

To Do List: Scope

Quando si lavora con progetti non banali, una singola lista di ToDo potrebbe presto diventare molto lunga e difficile da gestire. Occorre che sia possibile scomporre la “listona” in sub-list o raggruppare i ToDo.

Le soluzioni adottabili sono molte, ma senza inventarne di nuove, la scomposizione secondo delle strutture gerarchiche, ben note ai PM,  come la WBS o temporali come il Gantt sono quelle preferibili. Sono preferibili in quanto strumenti ideati proprio per dare un ordine di esecuzione di massima. Non è necessario andare troppo nel dettaglio con la strutturazione: 2-3 livelli sono più che sufficienti anche per progetti mediamente complessi.

I ToDo sono in Twproject gli elementi più piccoli di un progetto e  “vivono” all’interno di un progetto/fase, il che rende la gestione molto facile.

In questo caso la navigazione avverrà attraverso il progetto e la sua WBS:

scope nelle to do list del project management

Una lista riassuntiva cross-progetto si può visualizzare tramite dei criteri di filtraggio (… lo sai che tutte le liste in Twproject utilizzano un potente sistema di filtraggio Query By Example e che sono sempre esportabili in Excel? Se vuoi approfondire vedi “la ricerca in Twproject“). 

Twproject è la soluzione perfetta per tracciare in modo impeccabile l’attività dei nostri collaboratori e monitorare le ore dedicate a ciascuna tappa del progetto

To Do List: Responsabilità

Quando un team affronta una lista di ToDo deve avere la possibilità di specificare chi ha la responsabilità di portare a termine una attività. Il nostro strumento dovrà quindi gestire l’informazione relativa all’assegnatario.

L’assegnazione può avvenire secondo diversi criteri; competenze specifiche, minor carico di lavoro, responsabilità sul cliente o sul progetto, etc.

In particolare sarebbe importante tenere traccia ben visibile di chi è il richiedente dell’attività, dato che non tutti i richiedenti hanno lo stesso “peso”.

In Twproject assegnatario e richiedente sono sempre ben visibili:

nelle to do list

To Do List: Timing

Tipicamente le attività in lista vengono eseguite così come sono state ordinate, ma si dovrebbe avere la possibilità di specificare il “quando”.

Con questa informazione la tua ToDo list può diventare un vero scadenziario.

La data prevista di esecuzione è importante per il carico di lavoro dell’assegnatario, ma anche per eventuali vincoli con le attività dipendenti.

Altro aspetto è che le attività possono essere ripetitive per cui il tool dovrebbe gestire anche ToDo ricorrenti.

Anche la data in cui è stata richiesta un’attività può avere una grande importanza quando i ns. ToDo sono dei “ticket”. In questo casi si potrebbero avere dei vincoli temporali di esecuzione sulla base della “gravità”.

In Twproject saprai sempre quando è stato segnalato un ToDo, potrai specificare la data di esecuzione prevista o inserire una ricorrenza.

Dato che i ToDo “vivono” all’interno di un progetto/fase ne dovranno rispettare le date e le eventuali dipendenze. Un progetto/fase non potrà essere dichiarato chiuso se ha ancora dei ToDo che non sono stati completati.

Se un progetto è gestito tramite liste di ToDo, in Twproject, potrai far calcolare automaticamente la percentuale di avanzamento del progetto sulla base dei ToDo completati.

To Do List: Tools di gestione

Per essere veramente funzionale un strumento di ToDo management deve consentire una riorganizzazione rapida e senza troppi sforzi della lista.

Ordinamento: una lista non può trascendere dalla possibilità di essere ordinabile. E’ fondamentale tu possa ordinare i ToDo secondo un tuo criterio. Quasi tutti gli strumenti consentono il drag & drop dei ToDo. 

Con Twproject potrai ordinare sia manualmente con il D&D ma anche agendo direttamente sulle colonne per un maggior controllo:

tools nelle to do list del project management

Ci sono poi delle attività tipiche che sarebbe necessario poter gestire su uno o molti ToDo con pochi click come l’assegnazione.

In fase di distribuzione delle attività tra i membri del team è importante che sia possibile ri-assegnare facilmente i Todo.

Sarà importante anche poter fare la riclassificazione tramite tag, la fusione di ToDo simili, lo spostamento su liste differenti, il cambiamento di stato, l’assegnazione di una data, l’aggiunta di commenti etc.

La possibilità di fare azioni su tanti ToDo in una sola volta, inoltre, non deve essere trascurata se hai intenzione di utilizzarli in ambienti con un minimo di complessità.

Twproject ti mette a disposizione una serie di azioni massive “bulk” che potrai applicare con pochi click:

tools to do list del project management

Inoltre avrai a disposizione due strumenti più visuali per l’organizzazione dei tuoi ToDo, il Kanban e il Planner.

Il primo ti consente un’organizzazione tra stati, fasi, assegnatari e gravità:

tools to do list del project management

Il secondo ti consente una pianificazione temporale dei ToDo, ovvero del tuo scadenzario:

to do list del project management

Guarda un breve tutorial che riassume quanto esposto qui sull’uso dei ToDo in Twproject

Conclusioni

Le ToDo liste rappresentano un approccio Agile, rapido e di facile comprensione, quindi ben accettato dai gruppi di lavoro. 
Per poter trarre il massimo vantaggio nella gestione di progetti multipli con team di lavoro eterogenei, è importante che lo strumento ti consenta di arricchire i tuoi ToDo con tutte le informazioni necessarie e ti metta a disposizione gli strumenti di gestione e supervisione necessari.

Twproject coniuga al meglio tutti questi aspetti fornendoti in uno strumento di lavoro semplicissimo da usare, ma allo stesso tempo con strumenti di gestione professionali che possono soddisfare sia l’esigenza di immediatezza delle piccole aziende che i requisiti di progetti complessi con vasti gruppi di lavoro delle grandi corporate.

Gestisci i tuoi progetti con Twproject

Kanban software per la gestione dei progetti

Kanban, parola di origine giapponese che significa +o- insegna o cartellino, fa parte di un metodo di organizzazione della produzione (chiamato TPS) ideato negli anni ’50  presso gli stabilimenti della Toyota. 

Nel Project Management l’uso del Kanban è diventato una vera e propria metodologia che si rispecchia perfettamente nei principi della Metodologia Agile. 

Il movimento Agile è nato nell’ambito dello sviluppo del software, ma molti dei suoi princìpi, strumenti e metodologie sono riconosciute valide anche al di fuori di questa specifica nicchia.

In questo post parleremo proprio del Kanban, di come funziona, come possiamo utilizzarlo nei nostri progetti.

Kanban Board: cos’è e come funziona

L’idea di base è piuttosto semplice e consiste nel disporre su una “lavagna”, la Kanban board, dei cartellini che descrivono le attività da svolgere.

Queste attività vengono disposte su delle colonne in base alla fase di produzione a cui sono arrivate e spostate quando una attività cambia “stato”.

Tipicamente lo spostamento avviene da sinistra verso destra.

Ecco come appare una kanban board in Twproject:

kanban board

Il vantaggio immediato di questo strumento è che tutte le risorse impegnate nel processo sono informate, o meglio vedono,  lo stato attuale.

Altro vantaggio è la facilità di uso che non fa sprecare troppo tempo per l’aggiornamento delle card.

I nomi delle colonne sono specifiche dell’attività dell’azienda che applica il Kanban.

Per esempio, per un progetto di sviluppo software si potrebbero utilizzare  colonne come “aperto, in sviluppo, in test, completato, fallito”.

Una azienda di produzione minuterie meccaniche potrebbe invece utilizzare “in coda, progettazione cad/cam, setup macchina, produzione, finitura, spedizione, completato, bloccato”.

In sostanza è importante poter configurare le colonne secondo le proprie necessità e con Twproject questo può essere fatto con semplicità.

Kanban Board e le card

Il lead time, ovvero il tempo necessario a far transitare la card dalla prima all’ultima colonna dipende dalla tipologia del processo e può variare da poche ore (ad esempio per un Support call center) a diverse settimane (per una azienda di  stampaggio di materie plastiche).

Questa considerazione ci porta ad indagare cosa rappresenti una singola card.
Anche in questo caso dipende dal processo/progetto in cui usiamo il Kanban.

Nei casi riportati sopra ad esempio, una card potrebbe essere un bug da risolvere o una feature da sviluppare e quindi da risolvere in poche ore, così come potrebbe essere una intera commessa di svariati giorni per l’azienda meccanica.

All’interno di una stessa azienda, per ottimizzare il lavoro, potrei aver bisogno di Kanban board differenti.

Ad esempio potrei avere le releases del software o le “epic” su delle board dedicate ad uso della pianificazione/management ed avere delle kanban board di team per la parte più operativa.

Per questo è importante avere a disposizione un strumento flessibile  che lo renda possibile in modo facile.

E’ quindi importante che le card siano semplici nell’uso ma allo stesso tempo capaci di portare con se molte informazioni  ad es: descrizioni, codici, tag, annotazioni, file allegati o immagini.

Kanban card in Twproject

Le kanban card in Twproject sono i ToDo; semplici e potenti allo stesso tempo.

I ToDo portano con se due informazioni aggiuntive, l’assegnatario e il progetto/fase che estendono enormemente le possibilità del kanban classico.

Kanban e toDo di Twproject

Infatti in Twproject sarà possibile organizzare la kanban board non solo per il classico stato “aperto/in sviluppo/etc…”, ma anche per fase/progetto, assegnatario o gravità (altri raggruppamenti sono in fase di sviluppo).

Ecco che la classica vista per statusKanban

se la ordiniamo per progetto/fase assume delle nuove potenzialità:

kanban board per progetti

In questo caso le colonne non sono delle semplici etichette, ma sono proprio gli oggetti cari ai project manager con tutte le informazioni, le potenzialità, i vincoli necessari alla gestione dei progetti più complessi.

In questo caso il Kanban funge da trait d’union tra un approccio classico (progetti, fasi, WBS, Gantt, budget etc.) ed uno più agile orientato al ToDo. 

Twproject è, se non l’unico, uno dei pochi strumenti che consente questa versatilità, potrai avere un progetto che ha una struttura creata con la classica metodologia waterfall, che da un certa profondità potrà invece essere gestito in modo agile.

Questa struttura permette di monitorare il progetto nella sua interezza, con le sue fasi di alto livello e allo stesso tempo di essere gestito con semplicità dal gruppo di lavoro.

Kanban Board per il bilanciamento delle attività delle risorse

 Interessante è anche il raggruppamento per risorsa assegnata

Kanban

in questo caso la finalità è orientata al bilanciamento delle attività, alla assegnazione per competenze , alla supervisione.

Questo raggruppamento è particolarmente utile al team all’interno di una fase di progetto per assegnarsi i compiti.

Un ultimo raggruppamento, ma non meno utile e quello per gravità/priorità. 

Kanban priorità

E’ utilizzato spesso quando si lavora con una unica “coda infinita”. In questo caso il gruppo di lavoro si concentra sul completare le attività a gravità alta.

Alle volte errori di percezione o più comunemente le cattive abitudini fanno sì che a crescere sia solo la colonna a massima priorità. In questo caso la kanban board ci aiuta ad effettuare un nuovo “triage”  velocemente, consentendoci di ri-distribuire le attività correttamente.

Naturalmente è consigliabile avere dei parametri oggettivi per l’assegnazione delle priorità in modo da non creare questo tipo situazioni.

Concludendo, con Twproject, potrete gestire anche progetti complessi, in modalità agile, grazie alla kanban board multidimensionale.

Twproject è Agile:

  1. è pensato da persone Agili
  2. sviluppato con metodologia Agile
  3. per essere usato da clienti Agili

Ed è concreto, per dare una risposta reale ai problemi quotidiani dei project manager e dei team che da una parte vogliono monitorare i progressi e dall’altra lavorare con semplicità.

Adesso che hai scoperto uno strumento così versatile non rimane che provarlo.

Gestisci i tuoi progetti in modo agile.

Gestire i progetti con la WBS (Work breakdown structure)

Gestire progetti con la WBS è diventato ancora più semplice con la nuova versione di TWProject.

La WBS (Work Breakdown Structure) è una “decomposizione gerarchica di tutto il lavoro necessario a portare a termine il progetto”, almeno così la definisce il PMBOK5.

Con questo post proveremo a mostrarvi come è possibile condurre i progetti con la WBS in TWProject.

Lo scopo principale di questa funzione è di consentire la gestione di progetti complessi partendo da un livello “macro”.  Quindi, si andrà via-via a scomporre ogni “fase” del progetto in elementi più semplici che consentiranno una maggiore precisione nella stima, nella gestione, controllo e verifica.

Non vogliamo qui entrare nel merito delle buone pratiche relative alla WBS, ma ci focalizzeremo su come usarla in Twproject. Per chi desiderasse approfondire troverà sul ns. blog diversi articoli al riguardo. Un buon inizio è  Come scomporre un progetto: esempi di WBS.

Come creare un progetto con la WBS

Per rendere più semplici le cose, creeremo un progetto di esempio: “My Bycicle”. In questa fase non ci preoccuperemo di date, risorse, tipologie etc.
Twproject ci consente di creare un nuovo progetto con 2 click:

Gestire un progetto con la WBS

Twproject assegnerà al progetto un codice in automatico (torneremo sull’argomento dell’auto-coding con un post dedicato) e ci assegnerà come “project manager” (anche su questo argomento ci sarà molto da dire).

Creare un progetto con la WBS

La zona evidenziata in giallo conterrà la nostra WBS.

Tutto inizia cliccando sul “+” cerchiato in arancio nella immagine precedente. Con pochi click la nostra struttura sarà pronta:

Come creare un progetto con la WBS

Possiamo scomporre il ns. progetto senza un limite predefinito, ma solitamente 4 o 5 livelli sono sufficienti anche per progetti molto complessi.

La WBS permette di “collassare”, come evidenziato, le fasi su cui non stiamo lavorando, per focalizzarci sono sulle fasi di interesse.

La WBS ci consente anche la rimozione di fasi create per errore.

Come detto precedentemente in questa fase non ci siamo occupati di date, ma semplicemente della scomposizione logica.

La WBS per navigare il progetto

La potenza della WBS è che ci fornisce una struttura che possiamo utilizzare per organizzare documentazione, costi, micro attività (ToDo) ed anche la definizione dei permessi.

La WBS è lo scheletro del progetto!

Gestire un progetto con la WBS

Potrai utilizzare la WBS appena definita come un menù per navigare all’interno del progetto, con una praticità senza confronti rispetto alle versioni precedenti.

Ma la WBS di Twproject non è un solo strumento di definizione del progetto, ma anche uno strumento di controllo rapido.

Infatti, una volta che il nostro progetto sarà partito ed alimentato con dati di pianificazione, lavoro svolto, costi, documentazione, la ns WBS si arricchirà di informazioni.

Ad esempio nel caso il nostro progetto non rispetti le date riceveremo degli alert sulle fasi incriminate.

la WBS in un progetto

E’ da notare il colore degli alert che per la fase “Frame set” è grigio mentre è rosso per quella “Braking system”.

Questo significa che “Frame set” non è direttamente in ritardo, ma continene una o più fasi che lo sono.

Infatti, espandendo la fase, vediamo che la sotto-fase in ritardo è “Seat”:

La stessa logica di alert si applica su:

  • costi in caso di sforamento dei budget o dello stimato
  • assegnazioni in caso sforamento della capacità lavorativa delle risorse
  • sui ToDo in caso di sforamento delle date pianificate

La nuova WBS è uno strumento potentissimo per la definizione, l’editing e il controllo di progetti anche complessi.

Prova tu stesso a gestire i tuoi progetti con la WBS cliccando sul pulsante qui sotto. Potrai sfruttare la prova gratuita di TWProject.

Vuoi provare la WBS su un tuo progetto?

Il piano triennale AGID nella nuova programmazione 2019 -2021

Il piano triennale AGID (Agenzia per l’Italia Digitale, come spesso viene denominato) è ufficialmente conosciuto come Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione.

Si tratta di un documento strategico, pubblicato sempre nel mese di settembre, che funge da guida e da supporto per la trasformazione digitale in Italia. Una trasformazione digitale ovviamente in linea anche con quanto previsto dal Piano d’Azione dell’Unione Europea per l’eGovernment 2016-2020.

A cosa serve il Piano Triennale AGID e perché ce ne occupiamo?

Questo piano serve come pianificazione strategica e strutturata degli investimenti tecnologici nella Pubblica Amministrazione previsti per il triennio 2019-2021.

Ovviamente noi ce ne occupiamo perché anche l’implementazione di un software di project management rientra nelle previsioni del Piano AGID. Vi immaginate quanto potrebbe essere utile anche per le economie del Paese avere un luogo centralizzato per la realizzazione e il controllo dei progetti delle pubbliche amministrazioni?

Il Piano, come abbiamo detto avrà validità triennale (2019-2021), ma prima di essere messo in atto, deve venire approvato dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri e firmato dal Presidente.

Grazie alle soluzioni previste da questo documento, le amministrazioni pubbliche possono lavorare ed investire per offrire servizi più efficaci ai cittadini ed alle imprese.

I punti focali sono principalmente l’utilizzo di metodologie agili, un approccio mobile, interfacce applicative sicure ed affidabili, ed open source.

Attraverso questo Piano Triennale viene quindi organizzato, strutturato ed integrato lo sviluppo digitale nel Paese. Ma proviamo a vedere nel dettaglio i singoli passaggi applicativi:

  1. A livello nazionale si definiscono gli standard e le regole generali. Inoltre, vengono realizzate le piattaforme che permettono di ottimizzare gli investimenti in questo campo.
  2. Le singole amministrazioni pubbliche sviluppano poi i servizi secondo le proprie necessità e caso specifico – ad esempio, le Regioni Autonome funzioneranno diversamente rispetto alle altre.
  3. Le singole imprese programmano gli investimenti a lungo termine cercando di sfruttare le nuove opportunità e le piattaforme innovative nazionali o regionali.

Gli obiettivi del Piano Triennale

Il Piano Triennale AGID ha diversi obiettivi, fra cui:

  • Implementare una strategia condivisa nel Paese seguendo quelli che sono gli obiettivi dell’Agenda Digitale in Italia.
  • Supportare le amministrazioni pubbliche nell’offrire servizi digitali che rispondano alle esigenze dei cittadini e delle imprese.
  • Facilitare il funzionamento del mercato grazie a best practice e standard da seguire, coinvolgendo anche i soggetti privati nella realizzazione di servizi integrati.
  • Introdurre una nuova visione per quanto riguarda la trasformazione digitale nel nostro Paese.

Come si può facilmente dedurre dalla tematica, questo piano è in continua evoluzione negli anni.

Nello specifico, il Piano Triennale AGID 2019-2021 prevede quattro novità rispetto a quello precedente. Vediamole insieme:

  • L’inserimento delle ultime modifiche previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD – e delle direttive e regolamenti europei recenti in merito all’innovazione digitale.
  • Il rafforzamento del concetto di Cloud della Pubblica Amministrazione – cloud first – che permette di assicurare una completa circolazione dei dati ed una nuova interoperabilità fra sistemi.
  • Un’attenzione particolare ai temi dell’open innovation e dello smart landscape. Con il primo concetto, si intende un nuovo approccio secondo il quale le imprese non si affidano più solamente alle loro risorse interne, ma anche ad idee e soluzioni provenienti dall’esterno, per poter competere meglio nel mercato. Con il concetto dello smart landscape, a volte conosciuto anche come Smart city, si intende invece una città user-friendly, cioè facilmente utilizzabile e comprensibile dai cittadini, con l’obiettivo di migliorare la qualità della vita.
  • Applicazione dei principi digital by default e once only: le Amministrazioni devono imparare a fornire servizi digitali come prima opzione – digital by default – e dovrebbero evitare di chiedere informazioni già conosciute ai cittadini ed alle imprese – once only.

piano triennale agid

Chi si occupa della transizione digitale?

Lo scopo e gli obiettivi del Piano Triennale AGID sono a questo punto, molto probabilmente, chiari; ma chi si occupa di realizzare questa transizione digitale?

Esistono tre attori principali:

  • Il Responsabile per la transizione digitale.
  • Il Responsabile degli acquisti e colui che si occupa della protezione dei dati personali.
  • Gli uffici preposti.

Non siamo quindi di fronte ad un progetto solitario all’interno della Pubblica Amministrazione, ma di un processo dove più persone esperte devono essere coinvolte e lavorare congiuntamente, per il bene dei cittadini.

Deve essere inoltre prevista una grande azione di monitoraggio per valutare i risultati dell’introduzione dei nuovi servizi e valutarne le eventuali modifiche.

Come si legge il Piano Triennale?

Il Piano Triennale 2019-2021, come anche il precedente, è strutturato in tre parti.

Sono soprattutto la prima e la terza a dare una sintesi delle strategie che ci si aspetta che le Pubbliche Amministrazioni mettano in atto.

La seconda parte è invece molto più tecnica.

Nello specifico:

Parte 1 – quadro di riferimento

Qui viene illustrato il contesto normativo europeo e nazionale e viene mappato il modello strategico.

Parte 2 – componenti tecnologici e di governance

Suddiviso a sua volta in:

  • Scenario attuale
  • Obiettivi
  • Linee di azione

Parte 3 – considerazioni finali e note di indirizzo

Qui vengono riportati i dati della spesa della Pubblica Amministrazione per quanto riguarda la trasformazione digitale.

Vengono inoltre elencate le azioni che le PA dovranno attuare dal punto di vista digitale.

Conclusioni

Per concludere, il Piano Triennale AGID offre un quadro di riferimento ed una “guida” al mondo digitale per l’intero ecosistema della Pubblica Amministrazione.

Si spera quindi che con il suo aiuto sia possibile continuare positivamente una trasformazione digitale in linea con quella europea, ma soprattutto in linea con le necessità ed i bisogni di cittadini ed imprese.

Leggi di più sui bootcamps Twproject.

Una prova è meglio di mille parole.

Eventi di project management del 2019: panoramica italiana ed europea

Le conferenze sul project management sono un modo ottimale per incontrare nuove persone, fare networking e migliorare le proprie capacità. Ovviamente non tutte sono degne di rilievo e non sempre vale la pena parteciparvi.

Abbiamo pensato, quindi di fare quella che a nostro avviso è una selezione degli eventi di maggior rilievo. In sostanza un elenco dei maggiori eventi di Project Management che si svolgeranno in giro per Italia e per l’Europa nel 2019.

PMI Central Italy Chapter

Molti sono gli eventi interessanti organizzati ogni anno da PMI Central Italy Chapter, ma i due eventi che stanno mobilitando l’attenzione internazionale e che sicuramente varrà la pena seguire saranno:

  1. InNOWvation: Creating the Future, un evento internazionale in cui l’innovazione nella progettualità sarà il tema principale. Questo evento si terrà il 13 e 14 Giugno 2019 a Roma e potete trovare tutti gli approfondimenti a questo link: https://innowation.pmi-centralitaly.org/;
  2. Il 3° Forum Nazionale di Project Management previsto per metà Ottobre.

PE Award Assessment Training Lisbon 2019 – Lisbona, Portogallo

Una formazione di tre giorni organizzata dall’IPMA – International Project Management Association per i potenziali assessori del PE Award.

Molta attenzione è dedicata al processo di valutazione stesso, comprese le capacità di intervistare e di relazione.

Prima di questa formazione presenziale a Lisbona, sono previste anche due formazioni in forma di webinar da effettuare direttamente online.

Maggiori informazioni si possono trovare a questo link ufficiale https://www.ipma.world/projects/project-excellence-awards/pe-assesment-trainings/

APM Project Management Conference – Londra

Questa conferenza, sponsorizzata da Hyde Park Solutions Ltd., esplorerà come la professione sta offrendo valore in un mondo in trasformazione, seguendo il macrotema “Delivering Value in a Transforming World”.

I relatori discuteranno su come coloro che lavorano come project manager possono prendere il controllo dei loro progetti e fornire benefici di maggior valore utilizzando metodi, strumenti e tecniche innovativi.

I tre flussi quest’anno si concentreranno sull’adattamento per sviluppare la carriera, lavorando in modo più intelligente sull’approccio ai progetti e su come sviluppare le prestazioni personali.

L’appuntamento è per il 2 maggio 2019: https://www.apm.org.uk/apm-conference/

Congresso PMI® EMEA 2019 – Dublino, Irlanda

Il PMI – Project Management Institute è l’associazione leader per i professionisti di project, programme o portfolio management.

Il Congresso PMI® EMEA 2019 fornirà il concetto, le competenze e i comportamenti necessari per fare la differenza nel project management.

Più di tre giorni, in cui si ascolteranno le prospettive globali su questa professione in rapido movimento.

Il congresso si svolgerà dal 13 al 15 maggio 2019 a Dublino in Irlanda: https://www.pmi.org/emea-congress/registration-options

SUPSI Project Management Forum – Lugano, Svizzera

La seconda edizione del Project Management Foruma – PMF si terrá il 23 e 24 maggio 2019 presso il Palazzo die Congressi di Lugano.

Il programma della prossima edizione del PMF ancora non è stato pubblicato ma questo evento è stato creato per contribuire allo sviluppo delle conoscenze e alla diffusione della cultura nell’ambito del project management.

Sicuramente anche nel 2019 ci sará un programma interessante. Maggiori informazioni verranno pubblicate qui http://www2.supsi.ch/cms/pmforum/pmf-2019/
eventi di project management 2019

Portfolio & Project Management Summit 2019 – Berlino, Germania

L’agenda ed i key note speaker di questo congresso devono ancora essere pubblicati, ma si tratta di un evento da tenere d’occhio.

Il Portfolio & Project Management Summit 2019 si svolgerà a Berlino, in Germania, nelle giornate del 24 e 25 ottobre 2019.

Le informazioni verranno pubblicate in futuro in questo link ufficiale https://qepler.com/events/portfolio-and-project-management-summit-2019.html

CUOA – Corso Executive di Project Management

In questo caso non parliamo di un congresso vero e proprio, ma di un corso executive in Project Management offerto dal CUOA – Centro Universitario di Organizzazione Aziendale.

Questo corso si focalizza su tutti gli aspetti del project management in chiave operativa, non solo teorica come la maggior parte die corsi.

La competenza tecnica è infatti necessaria, ma non sufficiente per un project manager di spessore.

La 15a edizione del corso si svolgerà dal 15 febbraio al 25 maggio 2019.

Da tenere a mente inoltre che il percorso Jobleader Project Management di CUOA Business School è propedeutico alle certificazioni in Project Management del PMI.

Per ulteriori informazioni, ecco il link:
https://www.cuoa.it/ita/formazione/corsi-executive/project-management

MIP – Politecnico di Milano, corsi in Project Management

Il MIP ha sempre affiancato organizzazioni di diverse dimensioni e provenienti da differenti settori nella formazione delle loro risorse di project management.

Anche nel 2019 verranno proposti tre percorsi:

  • Project Manager Fundamentals, che consente l’acquisizione delle conoscenze chiave in tema di gestione di progetti;
  • Project Manager Advanced, che approfondisce la tematica di project management con esempi pratici e teorici;
  • PMI Certification Course, la certificazione PMP promossa in tutto il mondo dal PMI e che attesta le competenze individuali acquisite in tema di Project Management.

Per conoscere tutte le date, consultare il sito ufficiale del MIP
https://www.mip.polimi.it/it/offerta-formativa/management-academy/aree-tematiche/innovation-design/corsi-brevi-in-project-management/

Questi sono a nostro avviso gli eventi più importanti di project management del 2019. Nel caso avessi qualche evento da segnalarci puoi tranquillamente farlo lasciando un commento qui sotto.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

Gli asset dei processi organizzativi e l’ambiente di progetto

Prima di iniziare a parlare degli Asset dei processi Organizzativi vogliamo spendere due parole per “contestualizzare” l’argomento.

Come Evidenzia il PMBOK italiano versione 6, i progetti esistono e operano in ambienti che possono avere influenza su di essi.

Tali influenze possono avere un impatto favorevole o sfavorevole sul progetto e ciò dipende, ovviamente, da una serie di condizioni.

Esistono, però, alcune categorie di influenze prioritarie:

È proprio la guida aggiornata del PMBOK che evidenzia tale struttura

asset dei processi organizzativi

Partendo proprio da questa divisione, abbiamo scelto di approfondire, in questo articolo, il tema legato agli Asset dei processi Organizzativi.

Cosa sono gli asset dei processi organizzativi?

Gli asset dei processi organizzativi (OPA) sono informazioni, documenti e strumenti di conoscenza preziosi che l’organizzazione accumula nel tempo.

Più semplicemente si può dire che sono una cosa: lezioni apprese dal passato.

In altre parole, mentre l’organizzazione è impegnata in vari progetti, a mano a mano guadagna e sviluppa più Asset di Processo Organizzativo. Questi sono la storia dell’azienda stessa e dei suoi progetti.

Gli Asset del Processo Organizzativo includono la documentazione che funge da archivio o repository della società.

Un Asset è qualcosa di valore e gli asset di un’Azienda navigata non hanno prezzo. Ci sono voluti tanto tempo, risorse umane ed economiche per ottenerli.

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Si può ben comprendere, quindi, come gli asset dei processi organizzativi corrispondono ad un vero e proprio tesoro nella gestione dei progetti.[/av_notification]

Ecco un elenco di Asset del Processo Organizzativo normalmente utilizzati e che possono essere suddivisi in due categorie.

  1. Processi e procedure
  2. Conoscenza di base aziendale

asset dei processi organizzativi

La prima categoria riguarda i processi e le procedure per lo svolgimento del lavoro, che include quanto segue:

  • Politiche
  • Procedure
  • Modello standard
  • Linee guida generali

La seconda categoria include la conoscenza di base aziendale per la memorizzazione e il recupero delle informazioni:

Un project manager dovrebbe normalmente includere tutte queste informazioni durante la pianificazione del progetto.

Quali sono i vantaggi degli asset dei processi organizzativi nella gestione dei progetti?

Come detto, gli asset del processo organizzativo consistono in ciò che l’azienda ha acquisito nel tempo, e sono quindi molto preziosi soprattutto per quanto riguarda la pianificazione di un progetto.

I documenti, le politiche o le procedure che rientrano negli asset del processo organizzativo vengono utilizzati come input per la maggior parte dei processi di pianificazione.

Ad esempio, se l’azienda sta tentando di avviare un nuovo progetto molto simile a un progetto già svolto, la documentazione delle lezioni apprese sul passato progetto apporterà molte informazioni utili durante la pianificazione di un nuovo progetto.

In breve, gli asset fungeranno da input per il nuovo progetto.

Le risorse del processo organizzativo possono essere vantaggiose anche relativamente al risparmio di tempo che possono determinare per l’organizzazione nel caso di assunzione di un nuovo dipendente.

Se tutto ciò che è inerente al ruolo del nuovo assunto è ben documentato, sarà davvero facile per questo nuovo membro del team iniziare a lavorare in modo rapido ed efficace. Ovviamente la stessa cosa avverrà anche nel caso di un cambio di ruolo interno all’azienda.

Alla fine di ogni progetto, durante il processo di chiusura, le nuove lezioni apprese verranno raccolte per rientrare all’interno degli asset del processo organizzativo e per aiutare così nei progetti futuri.

Prima di tutto, verranno acquisite le lezioni apprese dal team, dopodichè si passerà alle valutazioni dei clienti e degli stakeholder.

Il formato degli asset può essere vario e differente a seconda del progetto o del tipo di organizzazione.

Si possono utilizzare dei database, a volte specifici, per la raccolta e documentazione delle informazioni oppure queste possono essere raccolte in formato cartaceo.

 

E’ importante da tenere a mente che gli asset del processo organizzativo non sono solo fondamentali per la gestione di un progetto, ma anche per la gestione generale di un’azienda. Essi, infatti, rappresentano la sua base storica e le sue esperienze.

In conclusione, e lo ripetiamo, gli asset del processo organizzativo possono essere considerati un vero e proprio tesoro quando si tratta di gestione dei progetti all’interno di un’organizzazione.

Questi esistono per dare suggerimenti, essere utilizzati, svilupparsi e crescere ulteriormente, di progetto in progetto.

Ecco perché è fondamentale che la documentazione di progetto sia sempre disponibile ed aggiornata.

In Twproject abbiamo realizzato un sistema intelligente per gestire e archiviare i documenti del progetto.

Per scelta, manteniamo la gestione documenti all’essenziale, con qualche potente e semplice tecnica che soddisfa la maggior parte delle aziende.

I documenti, anche quelli relativi agli Asset di processi organizzativi, sono sempre a portata di click!

Controlliamo questa nuova funzionalità.

Processo o progetto? Quali differenze? Quali obiettivi?

La differenza tra Progetto e Processo può non apparire così evidente e, di fatto,  persone confondono spesso i progetti con i processi.

Qualcuno potrebbe sostenere che si tratti solamente di una questione di semantica e che chiamarlo progetto piuttosto che processo non cambi poi molto.

In effetti, ci sono alcune aree in cui progetti e processi possono sovrapporsi (motivo per cui scaturisce la confusione). Esiste, però, anche una differenza sostanziale che impatta direttamente sul modo in cui si gestiscono le attività nell’uno o nell’altro caso.

Progetto vs. processo: la definizione

Una definizione riconosciuta è che:

i progetti riguardano azioni mai fatte prima, mentre i processi sono azioni che si fanno ripetutamente.

Un progetto riguarda la creazione di qualcosa di nuovo o l’implementazione di un cambiamento. Diversamente un processo ha lo scopo di creare valore eseguendo ripetutamente un’attività.

In un progetto, gli obiettivi e i piani possono essere modificati dagli stakeholder. I processi, invece, sono procedure stabilite per il lavoro in corso e possono essere modificati, generalmente, solo con pianificazione e investimenti.

In effetti, con qualsiasi processo che abbia un impatto significativo su un business, è idealmente necessario un progetto per cambiare quel processo.

Un progetto è temporaneo in quanto ha un inizio e una fine nel tempo definiti, e quindi un ambito e risorse definiti.

Inoltre, un progetto è unico in quanto non è un’operazione di routine, ma un insieme specifico di operazioni progettate per raggiungere un obiettivo singolare.

I progetti sono destinati a creare cambiamenti.
Dall’altro lato, i processi sono progettati per resistere al cambiamento perché stabiliscono un flusso di lavoro ripetibile ed eseguibile.

Progetto vs. processo: i punti in comune

Sia i processi che i progetti mirano ad ottenere qualcosa attraverso una sequenza di attività pianificate.

Entrambi hanno in genere bisogno di team e risorse che possano eseguirli.

Inoltre, possono coesistere, come nel caso in cui le persone lavorano sui processi e hanno un progetto in movimento.

processo vs progetto

Progetto vs. processo: le differenze

Va comunque sottolineato che tra progetti e processi esiste una differenza significativa: la frequenza con cui si ripete l’attività.

I progetti sono infatti una tantum, anche se esistono casi in cui i progetti diventano ripetibili.

In questa situazione, se il progetto diventa ripetitivo, si trasforma in un processo.

I processi sono infatti ripetibili e creano valore producendo un dato output su richiesta.

Il fatto che le attività vengano ripetute significa che è possibile ammortizzare efficacemente lo sforzo di pianificazione grazie alle molte ripetizioni.

Nel caso invece di un progetto, pianificato una volta, lo sforzo deve essere ripagato dall’esito dell’unica volta in cui si esegue.

Quando si gestisce un progetto, gran parte dello sforzo va nella pianificazione iniziale. Dopo questo step, lo sforzo si focalizza nel controllare che il tutto venga svolto secondo i piani.

Il processo funziona diversamente. È possibile infatti rivedere il risultato da un processo e imparare da esso. E’ possibile, altresì, apportare modifiche al processo ed è possibile sperimentare e vedere cosa funziona e cosa no.

Lo “sforzo di gestione” è meno focalizzato a mantenere le cose in pista ed è piuttosto orientato ad imparare come ottimizzare il processo, appunto.

Esiste quindi questa grande differenza in merito allo “sforzo di gestione” nei progetti e nei processi.

Ulteriori differenze tra processo e progetto

Oltre a questo, i progetti e i processi sono supervisionati in modo diverso, rendendo la maggior parte degli strumenti incompatibili con la gestione di entrambi.

I progetti sono supervisionati da un’autorità principale, di solito indicata come project manager, che guida il progetto verso il suo obiettivo.

I processi sono invece gestiti da tutte le persone coinvolte nelle operazioni in corso che si riferiscono a quel determinato flusso di lavoro. In altre parole, sono azioni quotidiane che sono formalizzate con l’obiettivo di migliorare l’efficienza e la produttività complessive.

Differenza tra progetto e processo

Il project management è una metodologia consolidata per la gestione e l’esecuzione delle modifiche all’interno di un’organizzazione.

È interessante notare che la stessa gestione del progetto è un processo definito e ripetibile. In definitiva, tutto il lavoro implica un processo e la gestione del progetto non è diversa.

La corretta gestione del progetto procede secondo principi e procedure ben definiti per gestire i cambiamenti organizzativi e le nuove iniziative per una conclusione positiva.

Si tratta semplicemente di un processo molto specifico e attentamente progettato che per essere ripetuto ed eseguito ogni volta che l’azienda apporta un cambiamento importante e sta facendo qualcosa di nuovo per la prima volta.

Il processo di implementazione di queste modifiche è chiamato gestione del progetto e ogni modifica deve essere gestita come un progetto.

Progetti, progetti e Twproject

Tutto quello detto sinora evidenzia come ci siano diversi motivi per estendere la gestione progetti con i processi; spesso progetti o processi sono presentati come alternativi per le esigenze organizzative del team.

Con Twproject puoi ottenere vantaggi da entrambi, in una soluzione integrata.

Sicuramente ti sarà capitato di ripetere nel tempo alcuni progetti dell’azienda e di standardizzarli a tal punto da essere eletti a “processi aziendali”.

Nel nostro software puoi trovare la soluzione a questa situazione…. E a tante altre!

In Twproject, lo strumento integrato per la gestione dei processi aziendali amplia notevolmente la possibilità di modellazione in relazione con l’albero di progetto. Ne migliora l’usabilità anche per casi d’uso complessi, mantenendo l’organizzazione basata sul progetto.

Nei nostri incontri con i clienti spesso presentiamo due modi per modellare i loro processi aziendali:

  • con i progetti, mirato a dare una struttura minima per lavorare e raccogliere una quantità massima di feedback, worklog, etc.,
  • usando modelli di processi aziendali, che sono flussi di lavoro. I flussi di lavoro sono più rigidi ma più accurati. Sono più complessi da pianificare ma spesso più facili per l’utente finale, che deve solo dire “procedi” sui suoi task quando è il caso.

In conclusione, possiamo dire che non c’è differenza di importanza tra un progetto e un processo. Ognuno infatti svolge un ruolo importante nel raggiungimento di obiettivi all’interno di un’organizzazione ed è necessario assicurarsi di utilizzarli entrambi in modo appropriato.

I processi sono le procedure continue e ripetute che aiutano a raggiungere gli obiettivi di business, mentre i progetti sono i modi per modificare i processi, lanciare nuovi prodotti, o in altro modo apportare cambiamenti all’interno dell’organizzazione in modo da portare avanti gli obiettivi in ​​modi nuovi.

Conoscevi giá prima la differenza fra un progetto ed un processo? Ci sono ulteriori differenze che consideri rilevanti? Dacci la tua opinione.

Progetti e processi in una soluzione integrata.

Lean e Agile: differenze e similitudini

Agile e Lean sono due metodi popolari nel mondo del project management per aiutare i team a fornire risultati più rapidi e più sostenibili.

Tuttavia, spesso non sono chiare le differenze e le somiglianze tra queste due metodologie.

Addirittura i termini sono spesso erroneamente usati come sinonimi per descrivere un particolare insieme di pratiche.

Per un project manager, è importante però comprendere le differenze e le similitudini tra metodologia Lean e Agile al fine di garantire la corretta applicazione e ottenere un’organizzazione efficace ed efficiente.

Cosa è la metodologia Lean?

“Lean” si riferisce generalmente ad un insieme di conoscenze chiamato più specificamente “Lean Manufacturing” , sviluppato in Giappone negli anni ’50 e ’60 da un ingegnere di nome Taiichi Ohno.

Il Lean Manufacturing ha trasformato molti concetti tradizionali fra cui:

  • La produzione dovrebbe essere basata sulla domanda e non sull’offerta. Si tratta quindi di fare qualcosa quando qualcuno la desidera e la ordina, piuttosto che farla prima sperando che qualcuno ne abbia bisogno;
  • La produzione è più efficiente se eseguita in piccoli lotti per sfruttare le economie di scala;
  • Prendersi il tempo per concentrarsi anche sulla qualità aumenta la produzione e l’efficienza;
  • I lavoratori, non i manager, sono responsabili della definizione del loro modo di lavorare;
  • Piuttosto che eseguire compiti predefiniti più e più volte, i lavoratori devono migliorare continuamente il loro modo di lavorare (il cosiddetto “Kaizen“).

agile e lean - kaizen

Queste idee, al tempo, sembravano eretiche agli occhi dell’industria americana ed occidentale, ma le società industriali giapponesi che hanno adottato queste filosofie hanno rapidamente sovraperformato rispetto ai loro “colleghi”.

In poche parole, la metodologia Lean dice di eliminare implacabilmente tutto ciò che non aggiunge valore.

Eliminare gli sprechi significa eliminare riunioni, compiti e documentazione inutili, ma significa anche eliminare i modi di lavorare inefficienti, come ad esempio il multitasking.

La metodologia Lean pone anche un’enfasi molto forte su ciò che chiama “il sistema”, cioè il modo in cui il team opera nel suo insieme.

Si ha sempre bisogno di guardare il lavoro da un livello superiore per garantire che si stia davvero ottimizzando il processo, noi per esempio usiamo Twproject per monitorare l’andamento dei nostri progetti complessivamente, dal livello più alto dell’albero che poi è gestito in modo agile sui suoi nodi.

Prova Twproject gratuitamente adesso 

Questa metodologia dice di rispettare il fatto che le persone che si occupano di eseguire il lavoro sono quelle che sanno come farlo meglio. Una volta offerto loro ciò di cui hanno bisogno per essere efficaci, bisogna lasciarle fare e fidarsi.

Cosa è la metodologia Agile?

Agile fa riferimento a un insieme di valori e principi esposti nel Manifesto Agile.

Il Manifesto Agile sottolinea fondamentalmente i seguenti aspetti:

  • Interazione degli individui su strumenti e processi
  • Collaborazione con i potenziali clienti nella negoziazione dei risultati di progetto
  • Rispondere al cambiamento con un piano

La metodologia Agile è molto simile alla metodologia Lean e per questo si potranno vedere molti temi e punti simili fra i due.

La metodologia Agile, in generale, è maggiormente basata sullo sviluppo piuttosto che sulla produzione.

Agile e Lean sono molto simili…

Ci sono alcune chiare somiglianze tra metodologia Agile e Lean.

La metodologia Lean prescrive la costruzione di oggetti/prodotti nel minor numero possibile di lotti. Il concetto è che sia più efficiente in questo modo.

La metodologia Agile prevede molte piccole versioni frequenti di un prodotto, piuttosto che una produzione di grandi dimensioni.

La metodologia Lean dice anche che ogni processo dovrebbe essere continuamente ispezionato e adattato in modo da migliorarlo. Questo metodo è quindi molto centrato sul miglioramento continuo, il cosiddetto Kaizen.

Anche la metodologia Agile prevede dei controlli regolari dei risultati e del metodo di lavoro in modo da valutare possibili migliorie.

Un’altra somiglianza tra Lean e Agile la troviamo nel focus sulla cooperazione tra i dipendenti.

In entrambe le metodologie, le persone – i lavoratori – che svolgono i compiti sono più importanti degli strumenti che usano.

agile e lean (3)

Quando si tratta di Agile e di Lean, nulla è più importante del risultato finale. Questo risultato deve creare valore per il cliente ed è l’unico obiettivo del processo di sviluppo.

La metodologia Agile consente al cliente di riadattare costantemente le sue esigenze, mentre quella Lean prevede la fabbricazione del prodotto in modo tale che non ci siano sprechi. In ogni caso, il cliente deve ottenere esattamente ciò che si aspetta.

Ma Agile e Lean sono anche molto diversi

La differenza principale è che la metodologia Agile riguarda l’ottimizzazione di un processo di sviluppo, mentre quella Lean riguarda l’ottimizzazione di un processo di produzione.

Nella produzione si ha generalmente un prodotto predefinito e si vuole produrre quanti più prodotti di alta qualità possibili, nel modo più economico possibile.

Nella produzione la variazione e la rilavorazione sono negative e dispendiose, mentre in un processo di sviluppo sono buone ed ottimali.

Nel processo di sviluppo infatti si continuano a rivedere i fattori, cambiandoli dove necessario in base a nuove informazioni o feedback.

Non a caso infatti, il Lean Management è nato nel settore industriale con l’intenzione di rendere i sistemi di produzione più efficienti, mentre la metodologia Agile è nata nell’ambiente creativo e di sviluppo dei software.

Nel primo è importante che i processi funzionino in modo tale che non avvengano sprechi.  Questo alla fine si traduce in un prodotto finale che viene prodotto nel modo più efficiente possibile.

Nel secondo caso si prevede invece lo sviluppo di prototipi che prima vengono testati e valutati per sviluppare poi il prodotto finale.

Ma le differenze tra Lean e Agile non sono finite.

La metodologia Lean viene spesso applicata per migliorare i processi in tutte le organizzazioni. La metodologia Agile, d’altra parte, è applicata all’interno di un contesto di squadra, spesso composta da non più di una decina di persone.

Quindi Lean o Agile, un software in questo può aiutarti?

È difficile dire quale metodo sia migliore. Questo è qualcosa che le persone devono capire da sé e dipende anche dall’organizzazione e dal tipo di progetto che si deve sviluppare.

Entrambi i metodi sono strettamente interconnessi, tutto ruota attorno al focus sui clienti e al dare loro il prodotto che desiderano nella maniera più efficiente possibile.

Ecco perchè un software di project management deve guidarti ma non importi una metodologia piuttosto che l’altra, anzi deve adattarsi alle tue esigenze e permetterti di gestire anche progetti diversi in modo diverso.

Ogni metodo ha i suoi punti di forza e di debolezza ed è necessario conoscere le caratteristiche di entrambi per poterli valutare.

Twproject ti permette di fare proprio questo fornendoti tutti gli strumenti per l’uno o l’altro approccio.

Nella nostra esperienza successo e produttività sono legate a come gestisci due aspetti della gestione del lavoro:

  1. Modellare accuratamente le complessità del tuo ambiente di lavoro – e qui ovviamente Twproject ti assiste splendidamente
  2. Portare questa complessità verso qualcosa di semplice, leggero, gestibile velocemente e aggiornabile dal singolo utente.

Prova Twproject adesso ottieni il meglio da entrambe le metodologie.

Migliora il tuo metodo di gestione progetti.

Total quality management: pianificare la gestione della qualità di un progetto

Il Total Quality Management è un approccio di gestione organizzativa esteso e strutturato. Si concentra sul miglioramento continuo della qualità di prodotti e servizi utilizzando un feedback continuo.

L’origine esatta del termine Total Quality Management non è certa. Quel che è certo è che sicuramente è stato ispirato dalle opere di Armand V. Feigenbaum e Kaoru Ishikawa.

Dalle sue origini il concetto è stato sviluppato e può essere utilizzato per quasi tutti i tipi di organizzazioni, non solo aziende tradizionali ma anche scuole, alberghi, comunità, ecc.

Oggigiorno, il Total Quality Management viene utilizzato anche nel settore dell’e-business e percepisce la gestione della qualità interamente dal punto di vista del cliente.

L’obiettivo del Total Quality Management sta nel fare le cose per bene ed in modo soddisfacente per il cliente e di ripetere questa esperienza positiva.

Ciò consente all’organizzazione di risparmiare il tempo necessario per correggere il lavoro scadente e le implementazioni non riuscite di prodotti e servizi, ad esempio le riparazioni in garanzia.

Il Total Quality Management può essere impostato in maniera differente a seconda del tipo di organizzazione o per una serie di standard da seguire, come ad esempio nel caso dell’ISO 9000.

In questo tipo di approccio vengono utilizzati i canali di strategia, dati e comunicazione per integrare i principi di qualità richiesti nelle attività e nella cultura dell’organizzazione.

I principi del Total Quality Management

Il Total Quality Management ha una serie di principi di base che possono essere riassunti nei punti seguenti:

  1. Focus sui clienti
  2. Coinvolgimento dei dipendenti
  3. Accentramento del processo
  4. Sistema integrato
  5. Approccio strategico e sistematico
  6. Processo decisionale basato su fatti
  7. Comunicazione
  8. Miglioramento continuo

Focus sui clienti

Quando si seguono i principi di questo approccio è di fondamentale importanza ricordare che solo i clienti determinano il livello di qualità.

Indipendentemente dagli sforzi compiuti per quanto riguarda la formazione dei dipendenti o il miglioramento dei processi, solo i clienti determinano, attraverso questionari ad esempio, se gli sforzi hanno contribuito al miglioramento continuo della qualità dei servizi e dei prodotti.

Coinvolgimento dei dipendenti

I dipendenti sono clienti interni di un’organizzazione.

Il coinvolgimento dei dipendenti nello sviluppo di prodotti o servizi di un’organizzazione determina in larga misura la qualità di questi prodotti o servizi.

Tutti i collaboratori all’interno di un’azienda devono capire che hanno un ruolo importante da svolgere nell’assicurare elevati livelli di qualità nei prodotti e servizi che l’organizzazione produce.

E’ bene quindi creare una cultura aziendale in cui i dipendenti si sentano coinvolti nell’organizzazione.

total quality management - meeting

Accentramento del processo

Il processo di pensiero e la gestione dei processi sono una parte fondamentale nel Total Quality Management.

I processi sono il principio guida e le persone li supportano sulla base di obiettivi che sono collegati alla missione, visione e strategia in generale.

Sistema integrato

E’ importante disporre di un sistema organizzativo integrato che può essere modellato, ad esempio secondo le norme ISO 9000, o un sistema di qualità aziendale per la comprensione e la gestione della qualità dei prodotti o servizi di un’organizzazione.

Approccio strategico e sistematico

Un piano strategico deve abbracciare l’integrazione e lo sviluppo della qualità dei prodotti e dei servizi di un’organizzazione.

Processo decisionale basato su fatti

Il processo decisionale all’interno dell’organizzazione deve basarsi solo su fatti concreti e non su opinioni, emozioni ed interessi personali. I dati dovrebbero supportare il processo decisionale.

Un sistema di gestione della qualità è efficace solo quando è possibile quantificare i risultati; è necessario infatti vedere come e se il processo implementato sta avendo l’effetto desiderato.

Ciò aiuterà a stabilire gli obiettivi per il futuro e ad assicurarsi che ogni dipartimento stia lavorando per lo stesso risultato.

Comunicazione

Una strategia di comunicazione deve essere formulata in modo tale che sia in linea con la missione, la visione e gli obiettivi aziendali.

Questa strategia comprende tutte le parti interessate, valuta i canali di comunicazione, la misurabilità dell’efficacia, la tempestività, ecc.

Miglioramento continuo

Utilizzando i giusti strumenti di misurazione e il pensiero innovativo e creativo, saranno avviate e implementate proposte di miglioramento continuo in modo che l’organizzazione possa svilupparsi in un livello superiore di qualità.

Il Total Quality Management non è qualcosa che viene fatto una volta e poi dimenticato. Non è una fase di gestione che terminerà dopo che un problema è stato corretto.

I miglioramenti reali devono verificarsi frequentemente e continuamente al fine di aumentare la soddisfazione e la fedeltà dei clienti.

Approccio pratico al Total Quality Management

Quando si implementa il Total Quality Management, si implementa un concetto.

total quality management

Non si tratta infatti di un sistema predefinito da “montare”, ma si tratta di una linea di ragionamento che deve essere incorporata nell’organizzazione e nella sua cultura.

La pratica ha dimostrato che esiste una serie di presupposti di base che contribuiscono al successo del Total Quality Management all’interno di un’organizzazione.

Questi presupposti basilari sono:

  • Formare l’alta direzione sui principi di Total Quality Management e chiedere il loro impegno in merito;
  • Valutare la cultura aziendale attuale, la soddisfazione del cliente e il sistema di qualità;
  • Il senior management determina i valori e i principi fondamentali desiderati e li comunica all’interno dell’organizzazione;
  • Sviluppare un piano di gestione della qualità totale utilizzando i principi di base di cui abbiamo parlato precedentemente;
  • Identificare e dare priorità alle esigenze dei clienti e del mercato e determinare i prodotti ed i servizi dell’organizzazione che possono soddisfare tali esigenze;
  • Determinare i processi critici che possono dare un contributo sostanziale ai prodotti e ai servizi;
  • Creare team capaci di lavorare sul miglioramento dei processi;
  • I manager devono supportare i team attraverso la pianificazione, le risorse e la formazione;
  • La gestione integra le modifiche desiderate per il miglioramento dei processi quotidiani. Dopo l’implementazione di processi migliorati, avviene la standardizzazione;
  • Valutare continuamente i progressi e aggiustare la pianificazione o altre criticità se necessario;
  • Stimolare il coinvolgimento dei dipendenti. Consapevolezza e feedback portano a un miglioramento generale dell’intero processo.

In sintesi, il Total Quality Management non è una soluzione rapida e bisogna capire che i risultati reali possono non verificarsi immediatamente.

Non è un investimento a breve termine è bensì progettato per aiutare un’organizzazione a trovare il successo a lungo termine.

Qual è la tua esperienza con il Total Quality Management?

Vengono applicati i suoi principi all’interno dell’organizzazione con cui collabori?

Esistono altri presupposti di base che secondo te sono importanti? Lasciaci il tuo feedback qui sotto.

Gestisci la qualità dei tuoi progetti in maniera professionale.