Twproject is a full featured web based project management software that gives you full visibility and control over your projects.Twproject is also a time tracking software, a bug tracking software, a project planning software.
Kanban vs Gantt sono due strumenti popolari nel project management in grado di migliorare notevolmente l’efficienza e l’efficacia della gestione dei progetti.
Entrambi sono preziosi in modo diverso e presentano i loro vantaggi e svantaggi.
Vediamo in questo articolo di capire quali sono le loro caratteristiche e gli utilizzi a confronto.
Un diagramma di Gantt fornisce una chiara panoramica dello stato di avanzamento del progetto.
Con questo strumento, i project manager possono suddividere progetti complessi in attività più piccole e gestibili.
Ogni attività è rappresentata come una barra orizzontale sul grafico, con la sua lunghezza che indica la durata richiesta per il completamento.
Le dipendenze tra le attività vengono visualizzate tramite frecce, che mostrano l’ordine in cui le attività devono essere completate.
Nel diagramma di Gantt è possibile indicare anche l’allocazione delle risorse.
Assegnando risorse a compiti specifici, i project manager possono così garantire che le persone giuste lavorino alle attività giuste al momento giusto.
Ecco un elenco per comprendere meglio i vantaggi e i limiti dei diagrammi di Gantt:
Vantaggi del diagramma di Gantt
Identifica le dipendenze delle attività;
Visualizza la pianificazione del progetto;
Mostra le tappe fondamentali (il percorso critico);
Aiuta a gestire l’allocazione delle risorse;
Indica le scadenze delle attività;
Permette di suddividere il progetto in attività più piccole e semplici;
Monitora i progressi.
Svantaggi del diagramma di Gantt
La sua configurazione può essere complicata;
Può creare confusione;
Non indica le priorità;
Contiene più dettagli del necessario per alcuni membri del team;
Richiede tempo per la modifica;
Non è consigliato per progetti senza un obiettivo finale chiaro.
Cos’è una Kanban board?
Una Kanban board o lavagna di Kanban, è uno strumento visivo che consente al project manager e al team di gestire e monitorare il flusso di lavoro.
Il metodo Kanban, derivato dalla metodologia Lean, è comunemente utilizzato in processi agile.
Il principio alla base del Kanban è concentrarsi sul completamento delle attività prima di iniziarne di nuove.
Kanban significa “cartello” in giapponese e da qua si capisce perché ogni attività è rappresentata da una “carta” che si sposta sul tabellone (sulla lavagna) man mano che avanza attraverso le diverse fasi del flusso di lavoro.
Le colonne sulla lavagna in genere includono fasi come “Da fare”, “In corso” e “Fine”.
Uno dei principali vantaggi derivanti dall’utilizzo delle Kanban board è la loro natura visiva, che fornisce un modo rapido e intuitivo per comprendere lo stato delle attività e il flusso di lavoro complessivo.
I membri del team possono facilmente vedere quali attività sono in corso, quali sono state completate e quali devono ancora essere avviate.
Proprio come i diagrammi di Gantt sono utili per alcune cose e non altrettanto utili per altre, così è il caso delle schede Kanban.
Ecco quali sono i pro e i contro di questa metodologia:
Vantaggi della Kanban board
Visualizza il flusso di lavoro;
Aumenta la produttività;
Riduce gli sprechi;
Promuove la collaborazione;
Fornisce flessibilità;
Previene il sovraccarico delle attività;
Facile da usare.
Svantaggi della Kanban board
Difficile determinare quando le attività saranno completate;
Può diventare troppo complesso e inefficiente;
Deve essere costantemente aggiornato;
Non adatto aprogetti con scadenze rigide;
Richiede stabilità del processo;
Non mostra da quanto tempo un’attività è presente sulla lavagna.
Gantt vs Kanban: quale usare?
Sia le schede Kanban che i diagrammi di Gantt sono strumenti di gestione dei progetti che mostrano le attività imminenti, il momento in cui devono essere completate, la percentuale di completamento e, spesso, chi è responsabile dei task.
La differenza principale è che il diagramma di Gantt mostra l’intero progetto su una sequenza temporale visiva che visualizza anche la relazione tra le attività, mentre la Kanban board si focalizza sul volume di lavoro che deve essere svolto, è in corso o risulta completato.
Il diagramma di Gantt può quindi essere più adatto alla pianificazione poiché può collegare le dipendenze e mostrare il percorso critico, nonché risorse, costi e altro ancora.
Le Kanban board sono invece migliori per il team mentre sta eseguendo i suoi compiti.
I membri del team possono vedere cosa è stato loro assegnato e spostarlo da una colonna a quella successiva mentre lavorano sull’attività fino al suo completamento.
Gantt vs Kanban: perché non usarli entrambi con Twproject?
Come visto in questo articolo, il diagramma di Gantt è più adatto ad un approccio predittivo, mentre la metodologia Kanban è agile.
Tuttavia, nulla vieta di non utilizzarli entrambi, ad esempio creando un diagramma di Gantt per il progetto nel suo insieme e applicando la metodologia Kanban ai suoi sottoinsiemi.
Potrebbe sembrare complicato riuscire ad integrare due strumenti durante la gestione di un progetto, ma grazie ad un software di project management come Twproject, questo ed altro diventa fattibile.
Con Twproject è possibile realizzare facilmente diagrammi di Gantt e schede Kanban, oltre che ad utilizzare altri tipi di visualizzazioni di un progetto.
Questo software è estremamente flessibile e in grado di adattarsi a qualsiasi metodologia.
Ogni azienda ha il suo modo di lavorare e Twproject è nato per semplificare i processi rispettando l’unicità di ogni realtà.
Gantt, Kanban e molto altro: Twproject pensa al tuo successo.
Work Breakdown Structure vs Gantt? Sono strumenti molto potenti e importanti nel mondo della gestione dei progetti.
Sebbene questi termini siano talvolta usati in modo intercambiabile, non sono sinonimi ed è fondamentale comprenderne gli scopi e l’ambito di utilizzo.
Vediamo di seguito cosa sono e come si utilizzano.
Un diagramma di Gantt è un grafico a barre che mostra l’avanzamento, la sequenza temporale e le dipendenze di un progetto.
Questo strumento è stato sviluppato più di cento anni fa da Henry Gantt e si è rivelato una delle tecniche più utilizzate per la pianificazione e il controllo dei progetti.
Un diagramma di Gantt è composto da barre orizzontali (barre di Gantt) che rappresentano le attività di progetto.
Le barre di Gantt mostrano le date di inizio e fine, nonché le dipendenze, la pianificazione e le scadenze, inclusa la parte dell’attività completata per fase e chi è il responsabile del lavoro.
Ricordiamo che Excel non è stato progettato per fare questo.
Tuttavia, per portare la pianificazione a un livello professionale più elevato, è necessario scegliere un project management software completocome Twproject.
Che cos’è una Work Breakdown Structure?
Una Work Breakdown Structure, o WBS, è una scomposizione gerarchica dell’ambito del progetto in componenti più piccoli e gestibili.
Una WBS può aiutare a definire l’ambito del progetto, allocare risorse, assegnare responsabilità e stimare la durata e il budget del progetto.
I project manager applicano la WBS per scomporre progetti di grandi dimensioni in step più piccoli e più facilmente gestibili per poter portare a termine le attività in modo più rapido ed efficiente.
Suddividere il progetto in parti meno complesse significa una migliore produttività del team, oltre ad una migliore gestione dei costi e degli imprevisti.
Inoltre, la rappresentanza completa della WBS può supportare la comunicazione poiché aumenta la trasparenza e promuove discussioni efficaci.
Esistono molte soluzioni software per creare una Work Breakdown Structure e anche in questo caso Twproject è una delle opzioni migliori del mercato.
WBS vs Gantt: quando utilizzare uno o l’altro?
I project manager in genere applicano la WBS per mostrare cosa stanno facendo e il diagramma di Gantt per visualizzare quando lo stanno facendo.
Ma più nello specifico e nella pratica si può dire che:
WBS
Vantaggi: una WBS può aiutare a chiarire gli obiettivi del progetto, evitando spostamenti dell’ambito e modifiche non necessarie. Inoltre, può suddividere il progetto in parti gestibili, aiutando nell’organizzazione e nella definizione delle priorità del lavoro del progetto.
Può facilitare la comunicazione e la collaborazione tra il team di progetto e le parti interessate, aiutando ad allineare le loro aspettative e requisiti. Può inoltre supportare i processi di gestione del rischio e di controllo della qualità, consentendo l’identificazione e la mitigazione di potenziali problemi ed errori.
Svantaggi: l’utilizzo di una WBS può richiedere molto tempo ed essere complesso da creare e mantenere, in particolare per progetti grandi e dinamici.
Può essere difficile catturare e rappresentare tutti i dettagli e le sfumature dell’ambito del progetto e potrebbe richiedere aggiornamenti e revisioni regolari. Inoltre, non mostra le attività organizzate in sequenza temporale.
Diagramma di Gantt
Vantaggi: un diagramma di Gantt può apportare numerosi vantaggi alla gestione del progetto, come fornire una panoramica chiara e visiva della pianificazione del progetto, mostrare le dipendenze e i vincoli tra le attività del progetto, evidenziare il percorso critico e i tempi morti e migliorare la comunicazione e reporting sullo stato del progetto. Può anche aiutare a monitorare e misurare i progressi e le prestazioni del progetto, ottimizzare l’allocazione delle risorse e la sequenza delle attività, gestire i rischi e i problemi e mantenere le parti interessate informate e coinvolte.
Svantaggi: l’utilizzo di un Gantt presenta alcuni inconvenienti. Può essere difficile da mostrare e interpretare, in particolare per progetti diversificati. Inoltre, può essere impreciso o fuorviante se non è basato su dati e ipotesi affidabili e potrebbe non tenere conto dei cambiamenti e delle variazioni nell’ambiente del progetto.
La battaglia Work Breakdown Structure vs Gantt è sempre attuale e solleva sempre molte domande, dato che stiamo parlando di due strumenti essenziali del project management.
Entrambi i concetti consentono ai project manager e ai loro team di essere informati sui progressi compiuti.
Inoltre, incrementano l’efficienza e guidano gli individui a decisioni di successo.
La scelta migliore sarebbe quella di integrare i due strumenti: la WBS suddivide il lavoro gerarchicamente, dall’alto al basso. Più specificatamente, può essere considerata lo scheletro del futuro piano di progetto.
Il diagramma di Gantt è lineare e mostra la progressione temporale da sinistra a destra. Una volta individuate le attività necessarie, si passa alla riflessione su date, tempistiche e dipendenze e si passa quindi ad un diagramma di Gantt per l’inizio dei lavori.
Per questo motivo, i moderni strumenti di PM come Twproject contengono la possibilità di creare un diagramma di Gantt all’interno della funzionalità Work Breakdown Structure.
WBS vs Gantt: strumenti integrati in Twproject
Con Twproject, i manager possono definire con precisione la finish date di ogni attività, garantendo che le scadenze siano sempre rispettate.
La piattaforma mostra l’inizio (shows the start) e la conclusione di ogni task mediante un bar chart, facilitando la lettura e l’interpretazione del piano di lavoro.
Questo aspetto visuale è cruciale per tracciare i progressi dei progetti, offrendo una panoramica immediata dello stato di avanzamento e delle eventuali criticità.
Inoltre, Twproject non si limita alla pianificazione e al monitoraggio; è anche uno strumento potente per la gestione dei rischi.
Attraverso l’analisi dettagliata fornita dalla WBS e la rappresentazione temporale del diagramma di Gantt, i project manager possono identificare precocemente i potenziali rischi, pianificando interventi correttivi o preventivi per garantire il successo del progetto.
Ottimizzare la pianificazione con WBS in Twproject
L’utilizzo della Work Breakdown Structure in Twproject è il primo passo per suddividere un progetto complesso in parti più piccole e gestibili.
I project manager possono iniziare definendo l’obiettivo principale del progetto e scomporlo in sottoprogetti e attività. Questo approccio gerarchico non solo semplifica la comprensione dell’ambito complessivo del progetto ma aiuta anche a identificare le risorse necessarie e a distribuire i compiti in modo efficace.
In Twproject, la WBS diventa interattiva, permettendo ai manager di aggiungere, modificare o riorganizzare le attività con semplici trascinamenti, garantendo che ogni elemento sia al posto giusto e che nulla venga trascurato.
La visualizzazione temporale del Gantt in Twproject
Dopo aver definito la struttura del progetto con la WBS, i responsabili di progetto possono passare alla visualizzazione temporale del Gantt in Twproject.
Questo strumento trasforma il piano in una timeline visiva, dove ogni attività è rappresentata da una barra che ne indica la durata, le dipendenze e l’allineamento con altre attività.
La capacità di Twproject di mostrare cambiamenti in tempo reale nel diagramma di Gantt permette ai manager di aggiustare rapidamente la pianificazione in caso di imprevisti, assicurando che il progetto rimanga in carreggiata.
La visualizzazione Gantt diventa così essenziale per monitorare l’andamento del progetto e per assicurare che ogni fase proceda secondo i piani.
Con Twproject, la gestione dei progetti diventa un processo più fluido, controllato e visivamente intuitivo, trasformando ogni sfida in un’opportunità di successo.
Tieni tutti i progetti sotto controllo con Twproject!
Vuoi scoprire insieme a noi quali sono i migliori software per diagrammi di Gantt in poco tempo? Abbiamo elaborato una lista fatta apposta per te.
Il diagramma di Gantt è lo strumento migliore per avere una panoramica d’insieme sull’andamento dei progetti.
Consente di avere in un’unica vista le date di inizio e fine del progetto e delle sue fasi, la durata di queste ultime, la loro correlazione, gli assegnatari.
Altrimenti si rischia di perdere tanto tempo a creare un piano solo teorico, che verrà ben presto abbandonato e rimarrà solo nelle intenzioni iniziali del capo progetto.
Infatti, le parole chiave per valutare un buon diagramma di Gantt sono a nostro avviso: dinamicità e condivisione.
Fino a non molti anni fa, il Gantt era una struttura teorica che veniva progettata all’inizio del progetto, poi stampata e appesa a una parete dell’ufficio.
Era un semplice punto di riferimento, ma purtroppo dopo pochi giorni o settimane il grafico diventava già obsoleto.
Con l’avvento dei software di calcolo e poi in seguito con gli strumenti web, il Gantt è divenuto uno strumento operativo.
La sua funzione oggi non si esaurisce in fase di pianificazione, ma prosegue durante l’esecuzione del progetto.
Ed è per questo che deve essere necessariamente integrato e integrabile con gli strumenti operativi. Il Gantt oggi ha senso solo se dinamico, condivisibile, aggiornabile in tempo reale.
Ecco nel dettaglio i due aspetti di cui abbiamo tenuto maggiormente conto durante la nostra analisi alla ricerca del migliori software per la creazione di diagrammi di Gantt.
Prima caratteristica del Gantt: la dinamicità
Con la parola “dinamicità” intendiamo sia l’interattività del Gantt, sia la sua integrazione con gli altri strumenti di lavoro.
Infatti, un buon diagramma di Gantt deve potersi evolvere via via che vengono completate le varie attività. E naturalmente è meglio se questa evoluzione avviene in maniera automatizzata e in tempo reale.
Allo stesso tempo, le informazioni che permettono al Gantt di modificarsi ed progredire provengono da altre fonti, come ad esempio i dati di worklog, il calendario e i ToDo svolti.
Viceversa, le assegnazioni distribuite attraverso il Gantt vanno a comporre e aggiornare il carico degli operatori; la sua durata influisce sulle stime del budget e su molti altri aspetti della gestione dei progetti.
Gli strumenti che abbiamo incluso nella nostra lista dei migliori software per diagrammi di Gantt hanno questa caratteristica!
Seconda caratteristica del Gantt: la condivisione
Insieme con l’interattività del Gantt, si è ampliato il gruppo di attori coinvolti nell’utilizzo del diagramma.
Parliamo degli esecutori materiali dei progetti, ma anche degli stakeholder: ogni risorsa ha i suoi motivi specifici per tenere d’occhio il Gantt e dunque è bene che questo sia facilmente condivisibile.
Ciò aumenta il coinvolgimento delle parti e aiuta ad avere una visione d’insieme.
Inoltre, gli strumenti più avanzati hanno anche sistemi di permessi sui ruoli molto personalizzabili che consentono anche di delegare alcuni aspetti di pianificazione.
Ad esempio, il capo progetto potrebbe avere necessità di affidare la pianificazione di alcune sotto-fasi di progetto ad altri collaboratori e un buon software deve a nostro avviso consentire questa elasticità sui permessi.
Ma veniamo finalmente alla nostra classifica dei migliori software per diagrammi di Gantt, tenendo alla mente gli aspetti che abbiamo messo in luce finora, e vediamo chi e come svolge al meglio il lavoro.
Ecco la lista dei migliori software per diagrammi di Gantt:
Partiamo da quello che è considerato da molti il migliore diagramma di Gantt sul mercato: Twproject, un software che ha fatto del nostro diagramma il suo punto di forza.
Twproject nasce nel 2001 ma solo a partire dalla sua quinta versione ha integrato il Gantt tra i suoi strumenti.
Ha aspettato di avere la maturità tecnologica per sviluppare uno strumento che avesse una reale utilità e che non equivalesse a realizzare il grafico su un foglio di calcolo.
Da allora però, Twproject ha fatto in modo che il suo diagramma di Gantt fosse sempre più completo e interoperabile, aggiungendo sempre nuove ottimizzazioni e funzionalità.
Twproject si distingue per avere un Gantt alquanto personalizzabile e realistico, che rispecchi realmente l’andamento dei progetti.
L’elasticità del Gantt di Twproject è notevole, ma allo stesso tempo questo strumento è estremamente preciso e la sua interazione con gli altri elementi del software è totale e accurata.
Infine, Twproject garantisce la possibilità di tenere traccia di tutte le modifiche apportate in precedenza al diagramma di Gantt, grazie alla timeline con la quale si può scorrere indietro nel tempo e rivedere la struttura del Gantt a qualunque data desiderata.
Caratteristiche principali:
Vista d’insieme o dettagliata: possibilità di avere un minore o maggiore livello di dettaglio e zoomare sulle singole fasi della WBS
Creazione di fasi e milestone: da lista o con drag and drop, a seconda delle preferenze
Assegnazione delle fasi: possibilità di settare gli assegnatari direttamente dal Gantt
Integrazione con carico di lavoro: segnalazione di eventuali sovraccarichi e riallocazione con strumento “bacchetta magica”
Percorso critico: possibilità di visualizzare i nodi cruciali delle sviluppo del progetto
Timeline: cronologia delle modifiche al progetto attivabile dall’utente
Tipologie delle dipendenze: oltre alla classica dipendenza Finish to Start, se ne affiancano altre tre, per assecondare meglio dinamiche di lavoro diverse
Elasticità: possibilità di avere dipendenze anche non sequenziali
Vista dei ToDo: gestione affiancata e integrata dei ToDo per ogni fase di progetto
Gestione ruoli e permessi: possibilità di affidare la pianificazione di varie fasi a diversi utenti
Condivisione: esportabilità in vari formati
Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.
Pro: Twproject permette di creare un Gantt che non ha eguali in quanto a praticità d’uso, precisione e molteplicità di funzioni. Grazie al costante feedback da parte dei suoi utenti, questo prodotto è in costante evoluzione e miglioramento.
Contro: Francamente, è difficile trovare un solo aspetto negativo nel Gantt di Twproject.
Con Twproject non dovrai mai inserire un’informazione due volte: tutto è pensato per ottimizzare i tempi di lavoro e offrire uno strumento utile nell’operatività quotidiana
Il Gantt che si può creare con ClickUp ha una buona visione d’insieme su tutto il progetto, evidenziata anche dalla barra verde che racchiude tutte le fasi di progetto, mostrando a un primo colpo d’occhio la durata totale.
Su ogni fase è ben visibile il nome dell’assegnatario, ma mancano altre informazioni, come ad esempio la percentuale di lavoro svolto.
Manca in generale una connessione con il carico delle risorse.
Non essendoci differenza tra attività e fasi di progetto in Clickup, il Gantt è molto veloce da creare e gestire.
Tuttavia questo aspetto può penalizzare quando si parla di progetti complessi o con tanti micro-compiti da svolgere e di cui tenere traccia.
Caratteristiche principali:
Struttura gerarchica: Spazi > Cartelle > Elenchi
Elenchi: liste di attività che hanno un loro personale Gantt
Task inseribili direttamente sul gantt col trascinamento
Apertura secondaria della scheda relativa con varie informazioni dettagliate
Possibilità di duplicazione
Ampia possibilità di personalizzazione
Prezzo: a partire da 7 $ utente/mese.
Pro: ClickUp ha un’interfaccia accattivante, e il suo Gantt non fa eccezione. Fa della filosofia agile il suo punto di forza.
Contro: Mancano alcune funzionalità avanzate e a una prima occhiata il suo editor del Gantt può apparire un po’ caotico.
Agilità ed estetica si coniugano in uno strumento veloce da usare ma non sempre completo nelle sue funzioni
Con caratteristiche quasi diametralmente opposte troviamo Gantt PRO.
Come il nome stesso suggerisce, si tratta di un software totalmente dedicato al diagramma di Gantt.
La pianificazione dei progetti parte appunto dalla vista del Gantt, con una WBS affiancata, in cui inserire progetti e liste di task.
Ad accompagnare il Gantt, ci sono anche delle viste secondarie, come la Kanban board, il carico operatori e la reportistica.
Alcune funzioni secondarie come il budgeting e il time tracking sono disponibili solo nelle licenze avanzate.
Caratteristiche principali:
Gerarchia fissa composta da progetti e liste di task
Possibilità di creare varie baseline
Percentuale svolta settabile direttamente sul task con trascinamento
Dipendenze con tipologia Finish to Start o Start to Start
Gap tra dipendenze settabile in ore
Percorso critico
Prezzo: a partire da 9,99 $ utente/mese.
Pro: Si rivela un buon prodotto tecnico, con un’interfaccia semplice e pulita e poche ma chiare funzioni.
Contro: Presenta un aspetto un po’ datato ed è poco o nulla personalizzabile. Alcune funzioni secondarie come il budgeting e il time tracking sono disponibili solo nelle licenze avanzate.
Se l’obiettivo è quello di creare dei diagrammi di Gantt precisi, può essere una soluzione, pur essendo carente in quanto a interoperabilità con altri strumenti di gestione
Si tratta di un software che si propone di sostituire i fogli Excel per la gestione aziendale e quindi ne riporta attentamente le funzionalità.
Smartsheet è un tool composto da molti elementi combinati, con l’aggiunta di strumenti tipici del project management.
I dati inseriti nel proprio foglio di lavoro possono essere poi interpretati attraverso le varie viste, tra cui quella del Gantt.
È dunque uno strumento che richiede una buona competenza nell’uso delle formule di calcolo.
Caratteristiche principali:
Personalizzazione dei colori delle fasi
Formattazione condizionale che permette di settare regole personalizzate per la vista delle fasi
4 livelli di zoom: trimestre – mese – settimana – giorno
Viste secondarie: lista, calendar e board
Critical path
Percentuale del lavoro svolto mostrata sulla fase
Durata del task: mostrata solo quando vengono attivate le dipendenze
Prezzo: a partire da 6 $ utente/mese, per un massimo di 10 utenti.
Pro: La principale caratteristica di Smartsheet è la possibilità di personalizzazione, sia dal punto di vista grafico, sia per quanto riguarda il metodo utilizzato.
Contro: Mancanza di automatizzazioni e necessità di padroneggiare le formule di calcolo per il suo utilizzo.
Strumento tecnico con funzionalità raffinate, ma non esattamente utile al risparmio di tempo nella pianificazione
Anche in questo caso ci troviamo davanti a uno strumento che fa partire i progetti direttamente dal Gantt.
Solo in un secondo momento, si possono poi aggiungere i task e distribuire le assegnazioni.
Quasi tutte le sue funzionalità sono legate al Gantt e molte interazioni si possono fare direttamente da questa vista.
Una limitazione è data dal fatto che task e ToDo non sono distinti tra loro. Inoltre, tutte le attività connesse a un progetto sono sempre visibili sul Gantt, rendendo la gestione dei progetti complessi un po’ difficoltosa.
Caratteristiche principali:
Possibilità di aggiungere note e allegati ai task
Possibilità di inserire la percentuale di completamento dei task
Vista del workload apribile dal Gantt
Vista totale del numero di task assegnati a persona in giorni oppure ore
Health report
Viste secondarie: lista, calendar e board
Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese.
Pro: Strumento dettagliato e molto specifico nella creazione dei diagrammi di Gantt, con alcune utili personalizzazioni.
Contro: Tra le personalizzazioni non compaiono purtroppo le differenze tra dipendenze e la loro elasticità. Inoltre, a causa di un eccessivo livello di dettaglio di default, il Gantt perde la sua funzione primaria di strumento che dà una visione d’insieme.
Adatto a chi ha necessità di creare molti Gantt per piccoli progetti ma un po’ carente in casi di sopraggiunta complessità
Conclusioni
Abbiamo cercato di aiutarti nella scelta tra i migliori software per diagrammi di Gantt per i tuoi progetti.
Se ti ha incuriosito il tema dell’evoluzione del diagramma di Gantt nel tempo e l’inizio dell’era del software per il project management, ascolta questo interessante estratto di un’intervista a Roberto Bicchierai, socio fondatore di Twproject.
Hai visto quanta esperienza c’è dietro allo sviluppo di questo strumento?
Per concludere, tieni a mente che:
la sua possibilità di interazione con i ToDo permette di superare la classica contrapposizioneWaterfall vs Agile, e crea un nuovo approccio strutturato e allo stesso tempo dinamico.
la possibilità di avere una timeline che permetta di risalire alla struttura pianificata in qualunque momento, sin dall’avvio del progetto,rende il diagramma di Gantt di Twproject il migliore strumento di pianificazione. Ci consente infatti di non smarrire nessun dato importante e poter ripianificare i tempi liberamente e senza indugio durante l’implementazione del progetto.
Gantt vs Pert sono due dei diversi strumenti di pianificazione del project management.
Il loro scopo è quello di aiutare i project manager a svolgere meglio il proprio lavoro facilitando il coordinamento delle attività e le comunicazioni con le parti interessate.
Questi diagrammi aiutano a gestire il vincolo complesso di tempo, costo e ambito, che sono le forze che predominano in ogni progetto.
Vediamo quindi nel dettaglio i due strumenti Gantt vs Pert a confronto.
Un diagramma di Gantt è uno dei modi più popolari per mostrare le attività in base al tempo, essendo uno strumento di gestione del progetto fondamentale per la pianificazione e la programmazione (approfondisci Come fare un Gantt).
Nello specifico è composto da due assi:
Uno verticale che rappresenta l’elenco delle attività che devono essere completate per portare a termine il progetto.
Uno orizzontale che rappresenta la sequenza temporale di un piano, in cui le barre sono le attività situate in ordine cronologico.
L’utilizzo di questo sistema consente a tutte le parti interessate di avere le stesse informazioni e di avere aspettative reciprocamente condivise.
Inoltre, il diagramma di Gantt grazie alla sua sequenza temporale visiva, chiarisce come le attività sono correlate fra di loro, risultando uno dei migliori strumenti di visualizzazionenel project management.
La chiarezza con cui un Gantt espone queste informazioni contribuisce significativamente alla gestione e alla comunicazione all’interno del team di progetto.
Quando si deve utilizzare un diagramma di Gantt?
Il diagramma di Gantt è probabilmente lo strumento di gestione dei progetti più versatile che esista: non solo viene utilizzato durante la fase di pianificazione del progetto, ma torna utile anche durante tutta la fase di esecuzione per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori.
I project manager utilizzano, quindi, il Gantt per avere un quadro generale del progetto in ogni momento, creare e assegnare attività, monitorare il budget, gestire risorse e molto altro ancora.
Con questo strumento si può essere sicuri che tutti abbiano accesso costante al programma e ai dettagli del progetto in tempo reale.
Il Gantt può essere utilizzato in diverse situazioni, ma è particolarmente indicato quando:
Le attività del progetto sono ben definite e ordinate: il Gantt è efficace per visualizzare una serie di attività con una sequenza precisa. Se le attività sono ancora vaghe o l’ordine non è chiaro, il diagramma potrebbe risultare poco utile.
Il progetto ha una durata definita: il diagramma di Gantt è utile per monitorare l’avanzamento del progetto nel tempo e identificare eventuali ritardi. Se la durata del progetto è incerta, il diagramma potrebbe non essere la scelta migliore.
Il progetto è di piccole o medie dimensioni: i diagrammi di Gantt sono più facili da gestire per progetti con un numero limitato di attività. Per progetti molto complessi, potrebbero risultare difficili da leggere e mantenere.
C’è la necessità di comunicare il piano del progetto a un team o a un cliente: il Gantt offre una rappresentazione visiva intuitiva del progetto, che facilita la comprensione da parte di tutti gli stakeholder.
In aggiunta a questi casi, il diagramma di Gantt può essere utile anche per:
Gestire le risorse del progetto
Identificare le dipendenze tra le attività
Stimare la durata del progetto
Monitorare i costi del progetto.
Cos’è un diagramma di PERT?
PERT sta per “Program Evaluation Review Technique” ed è uno strumento di project management che rappresenta graficamente le attività e le dipendenze di un progetto.
In questo diagramma si utilizzano delle frecce per mostrare le attività necessarie per raggiungere un determinato evento, simboleggiato da un nodo. Un nodo rappresenta quindi una fase del progetto completata.
Un grafico PERT assomiglia quindi a un diagramma di rete, in cui ogni casella separata (o nodo) è un’attività del progetto. Queste attività di progetto sono collegate da frecce che mostrano le dipendenze tra le attività.
Quando si deve utilizzare un diagramma di PERT?
Un grafico PERT consente di visualizzare l’intera sequenza temporale del progetto in un diagramma di facile comprensione per i membri del team e le parti interessate del progetto.
Il grafico PERT permette, inoltre, ai project manager di apprendere e tenere traccia di informazioni importanti sul flusso di lavoro: dipendenze delle attività, tempo stimato dell’attività e tempo minimo di consegna del progetto.
Pertanto, si adatta principalmente a tutti i progetti, ad eccezione di quelli veramente piccoli, dove le liste di controllo sono sufficienti per avere un quadro generale.
Il PERT è in grado di facilitare il flusso di lavoro quando:
il piano prevede più attività in corso contemporaneamente: in questo caso il diagramma faciliterà il processo di definizione delle priorità, aiutando a capire quale attività dipende da un’altra.
il progetto ha un arco temporale rigoroso: un diagramma PERT non è solo una rappresentazione visiva della struttura di un progetto, ma anche un aiuto per valutarne la durata. L’utilizzo di questo strumento consente quindi di impostare i termini e rispettarli.
Progetti con molte incognite: il diagramma di PERT è particolarmente adatto a gestire progetti con molte variabili e incertezze, dove la durata precisa delle attività è difficile da stimare.
Progetti con molte attività interdipendenti: Se le attività del progetto sono interdipendenti e il ritardo di una può influenzare le altre, il diagramma di PERT aiuta a identificare il percorso critico e a gestire le eventuali criticità.
Progetti a lungo termine: utile per stimare la durata di progetti di lunga durata, che si sviluppano su diversi mesi o anni.
Progetti con budget limitati: il PERT può aiutare a ottimizzare l’utilizzo delle risorse e a ridurre i costi del progetto.
Oltre a questi casi, il diagramma di PERT può essere utile anche per:
Identificare i rischi del progetto
Valutare diverse alternative di progetto
Comunicare il piano del progetto a un team o a un cliente
Gantt vs Pert: due strumenti a confronto
I diagrammi di Gantt e Pert offrono metodi unici per pianificare, eseguire e monitorare progetti, ma ciascuno con le proprie forze e applicazioni ottimali.
Twproject integra entrambi questi strumenti, permettendo ai team di scegliere l’approccio più adatto alle loro esigenze.
Il Gantt di Twproject, una forma di bar chart, offre una rappresentazione visiva dell’avanzamento del progetto, mostrando le attività come barre orizzontali lungo una timeline del progetto.
Questo layout intuitivo permette ai gestori di progetto e ai membri del team di vedere rapidamente la sequenza delle attività, le loro durate, le sovrapposizioni e le dipendenze temporali.
È particolarmente utile per progetti con una struttura chiara e sequenziale, dove la pianificazione e il monitoraggio temporale sono cruciali.
Vediamo quali sono i vantaggi del diagramma di Gantt:
Visualizzazione immediata: Fornisce una panoramica chiara e immediata dello stato di avanzamento del progetto.
Monitoraggio delle risorse: Permette di assegnare e monitorare le risorse, visualizzando chi lavora su cosa e quando.
Gestione delle scadenze: Aiuta a identificare e gestire le scadenze, facilitando l’aggiustamento dei piani in base ai cambiamenti.
Il diagramma di PERT di Twproject, d’altro canto, è orientato all’analisi e alla pianificazione delle attività in base alle loro interdipendenze.
Utilizza nodi per rappresentare le attività o gli eventi e frecce per mostrare le relazioni di precedenza tra di essi. Questo approccio è particolarmente vantaggioso in progetti complessi, dove l’identificazione del percorso critico e la comprensione delle dipendenze tra attività sono fondamentali per il successo del progetto.
Vediamo quali sono i vantaggi del diagramma di PERT:
Analisi del percorso critico: identifica le attività critiche che non possono subire ritardi senza influenzare la scadenza del progetto.
Ottimizzazione dei tempi: aiuta a ottimizzare i piani di progetto, consentendo una migliore allocazione del tempo e delle risorse.
Gestione dei rischi: fornisce una base per l’analisi dei rischi, permettendo di prevedere e mitigare potenziali intoppi.
In sintesi, abbiamo visto che sia diagrammi di Gantt che i diagrammi PERT sono strumenti visivi che aiutano a organizzare le attività durante la pianificazione di un progetto.
La scelta tra Gantt e PERT dipende dalle esigenze specifiche del progetto.
Il diagramma di PERT è ottimo in quanto mostra chiaramente le dipendenze tra le attività ed il percorso critico.
Ciò significa che un project manager può prendere decisioni migliori, gestendo i dati e compiendo l’analisi what-if.
Il lato negativo è che è difficile scalare un diagramma di PERT e questo può rappresentare un problema quando si lavora su progetti più complessi.
Più grande è il progetto, più complesso sarà il grafico PERT e più difficile sarà da leggere.
Un diagramma di Gantt permette di rappresentare la sequenza temporale di un progetto in maniera più strutturata. Inoltre, permette di vedere chiaramente i progressi dei lavori in tempo reale.
Per questo motivo, un bravo project manager si troverà ad utilizzare entrambe le tecniche per soddisfare molteplici scopi.
Prima di addentrarci nel “come”, è importante comprendere il “cosa”.
Un diagramma di Gantt è uno strumento di visualizzazione che permette ai project manager di mappare in modo efficace il percorso di un progetto dall’inizio alla fine.
Nato agli inizi del XX secolo dall’ingegnere meccanico Henry Gantt, questo strumento si è evoluto fino a diventare uno dei pilastri della gestione dei progetti moderna.
Nello specifico si tratta di un tipo di bar chart che illustra il programma di un progetto, mostrando le diverse attività da svolgere sul lato verticale e il lasso di tempo previsto per ciascuna di esse sull’asse orizzontale.
Ogni barra nel grafico rappresenta una specifica attività del progetto, con la lunghezza della barra che indica la durata prevista per il completamento dell’attività.
Ciò che rende il diagramma di Gantt così prezioso è la sua capacità di fornire, a colpo d’occhio, una panoramica dettagliata di come e quando le varie attività si sovrappongono, permettendo ai project manager di ottimizzare le risorse e di gestire meglio i tempi.
Perché usare il Gantt per il flusso di lavoro del tuo progetto
L’adozione di un diagramma di Gantt nel flusso di lavoro di un progetto non è solo una pratica consigliata, ma una vera e propria strategia vincente per qualsiasi project manager.
Questo strumento, infatti, offre una visione chiara e immediata di ogni fase del progetto, dalle date di inizio e fine di ciascuna attività, alla sovrapposizione tra compiti e la loro durata.
Ma perché è così cruciale per il successo del flusso di lavoro?
Innanzitutto, il Gantt facilita la gestione dei progettipermettendo di selezionare i dati rilevanti con precisione e di visualizzare il formato dell’asse temporale in modo intuitivo.
Questo aiuta a comprendere immediatamente la sequenza delle attività e le loro interdipendenze, migliorando la pianificazione e l’allocazione delle risorse.
Inoltre, la capacità di visualizzare le distanze tra le barre e le barre in pila consente di ottimizzare lo spazio temporale e di prevenire eventuali sovraccarichi di lavoro.
L’utilizzo di un diagramma di Gantt supporta anche la selezione del formato più adatto per rappresentare visivamente il progetto, consentendo di includere voci legenda serie e di organizzare le categorie in ordine inverso, se necessario. Questa flessibilità si traduce in una migliore comprensione del flusso di lavoro da parte di tutto il team, facilitando la comunicazione e l’efficienza collaborativa.
Come fare un Gantt
La creazione e l’utilizzo di un diagramma di Gantt rappresentano passaggi fondamentali nella gestione progettuale, offrendo una panoramica visiva del flusso di lavoro.
Ecco alcune indicazioni per creare un Gantt:
1. Identifica le attività
Il primo passo nella creazione di un diagramma di Gantt è l’identificazione di tutte le attività necessarie per portare a termine il progetto. Questo include compiti grandi e piccoli, da quelli più ovvi a quelli che potrebbero essere facilmente trascurati. Ogni attività deve essere elencata in modo che possa essere visualizzata chiaramente nel diagramma.
2. Definisci le dipendenze
Dopo aver elencato le attività, il passo successivo è stabilire le relazioni di dipendenza tra di esse. Questo significa identificare quali attività devono essere completate prima che altre possano iniziare. Questa fase è cruciale per la creazione di un flusso di lavoro logico e per evitare intoppi nel processo.
3. Assegnazione delle durate
Ogni attività elencata nel diagramma di Gantt deve avere una durata assegnata.
Questo non solo include il tempo necessario per completare l’attività stessa, ma deve anche tenere conto di qualsiasi dipendenza che potrebbe influenzarne l’inizio o il completamento. La durata può essere stimata in giorni, settimane o mesi, a seconda della scala del progetto.
4. Sviluppo del calendario
Con le attività, le dipendenze e le durate definite, il passo successivo è sviluppare il calendario del progetto. Questo implica l’assegnazione di date di inizio e fine specifiche per ogni attività, tenendo conto delle dipendenze e delle risorse disponibili. Il calendario deve essere realistico e flessibile, in grado di adattarsi a eventuali cambiamenti.
5. Utilizza lo strumento giusto per fare il Gantt
L’utilizzo di uno strumento dedicato alla gestione dei progetti, come Twproject, può semplificare notevolmente il processo. Quest’ultimo offre funzionalità avanzate, come la possibilità di aggiornare facilmente le attività e le loro dipendenze, visualizzare il progresso in tempo reale e collaborare con i membri del team.
6. Monitoraggio e aggiornamenti
Una volta creato il Gantt, il lavoro non è finito.
Il diagramma deve essere regolarmente aggiornato e monitorato per riflettere il progresso del progetto e qualsiasi cambiamento nel piano. Questo aiuta a mantenere il progetto in carreggiata e a identificare precocemente eventuali ritardi o problemi.
Ma non è tutto. Il diagramma di Gantt dovrebbe essere condiviso con tutto il team di progetto. Questo assicura che tutti siano a conoscenza delle scadenze, delle priorità e del flusso di lavoro generale. Una comunicazione efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.
Fare un Gantt con Twproject: la soluzione per diagrammi efficaci
Twproject offre un intuitivo editor grafico per creare diagrammi di Gantt, accessibile con un semplice click sul pulsante situato all’inizio della WBS.
Coloro che hanno esperienza con MS-Project apprezzeranno la facilità d’uso dell’editor di Twproject, pur notando significative differenze nei modelli di dati e nelle dinamiche di utilizzo.
L’obiettivo principale di Twproject è tracciare l’andamento del lavoro in tempo reale e adattarsi a situazioni dinamiche e mutevoli. Questa caratteristica si distacca nettamente dalla gestione progettuale tradizionale, che prevede una definizione dettagliata e anticipata dei progetti, spesso poco realistica in molti contesti lavorativi.
Twproject adotta un modello distintivo per organizzare l’albero del progetto, le scadenze e gli stati, divergendo dal tradizionale diagramma di Gantt. I progetti possono rimanere attivi oltre le loro scadenze previste o essere temporaneamente sospesi, riflettendo una gestione più flessibile delle tempistiche e delle dipendenze.
Accedendo all’editor del Gantt, ti troverai di fronte al nodo della WBS che stai esplorando. Le modifiche apportate saranno effettive solo dopo aver premuto il pulsante “Salva”, consentendoti di sperimentare con la struttura del progetto senza alterarne l’organizzazione originale.
Pannello griglia
L’interfaccia dell’albero progettuale è articolata in due sezioni principali, divise da una linea verticale mobile. Questo divisore può essere spostato a destra o a sinistra per adattarsi meglio all’area di lavoro in cui ti trovi. La sezione a sinistra comprende il pannello testuale.
È possibile allargare le colonne trascinandole, e modificare direttamente i dettagli come codice, nome, date e dipendenze semplicemente cliccando sui campi specifici.
Il layout del progetto può essere compresso; il sistema memorizzerà questa preferenza di visualizzazione. È inoltre possibile alterare gli stati del progetto attraverso l’indicatore dello stato.
Una volta stabilita la dipendenza tra due fasi, avrai la possibilità di modificare la relazione predefinita di tipo Finish to Start (FS), optando per un diverso tipo di legame.
Twproject inoltre permette che le attività interconnesse non debbano necessariamente succedersi in maniera sequenziale, ma possano sovrapporsi o distanziarsi, rispettando comunque la logica della dipendenza scelta.
Tale flessibilità migliora l’aderenza alla realtà dei progetti e rafforza il concetto di delega.
Le dipendenze elastiche offrono ai project manager la possibilità di gestire le tempistiche delle fasi progettuali con maggiore libertà, senza che modifiche in una fase comportino automaticamente slittamenti nelle fasi successive, promuovendo così un approccio più dinamico e personalizzato alla pianificazione e esecuzione dei progetti.
Pannello Gantt
Nella parte destra dell’interfaccia, che rappresenta graficamente la timeline del progetto, hai la possibilità di spostare temporalmente le varie fasi del progetto trascinandole, con l’effetto di modificare di conseguenza tutte le dipendenze, laddove ciò sia fattibile.
Posizionando il cursore all’inizio o alla fine di un progetto o di una fase, questo si trasformerà in una freccia bidirezionale, consentendoti di estendere o ridurre la durata del progetto o della fase interessata. Anche in questo caso, le dipendenze associate subiranno modifiche, sempre nel rispetto dei vincoli imposti dal progetto.
Le azioni compiute all’interno del pannello sono soggette ai limiti e alle restrizioni del progetto e saranno permesse solo se non contrarie a tali vincoli. Ad esempio, non sarà possibile spostare una milestone se questa è stata già definita.
Utilizzando il pannello Gantt, puoi anche instaurare nuove dipendenze tra le fasi del progetto semplicemente trascinando i marcatori di dipendenza verso altre fasi, modificando di conseguenza gli stati associati.
Per creare figli del task, devi solo scrivere il loro nome nella colonna “nome”
Poi puoi impostare l’inizio e la durata entrambi trascinando la barra dalla parte grafica o scrivendo le date a mano nelle colonne.
Di recente abbiamo introdotto una nuova funzionalità che integra le ToDo list con il diagramma di Gantt per semplificare la gestione dei meeting di progetto (approfondisci qui).
Questa innovazione permette di visualizzare contemporaneamente le attività pianificate nel diagramma di Gantt e i dettagli delle ToDo list, facilitando la comprensione dello stato di avanzamento del progetto e delle singole attività da completare.
Guarda il tutorial per vedere passo passo come fare un Ganttefficace.
Fare un Gantt significa non solo avere un controllo dettagliato su ogni attività e sulle date di inizio e fine, ma anche poter pianificare con precisione, anticipare i rischi, e gestire le risorse in modo efficiente.
Che si tratti di gestire piccoli progetti o di orchestrare grandi iniziative, il diagramma di Gantt rimane un alleato indispensabile per chiunque voglia portare a termine i propri progetti in maniera efficiente.
