Categoria: Gantt

Il cronoprogramma può essere definito come un grafico che aiuta a comprendere l’avanzamento del progetto in termini di attività sull’asse Y e loro durata sull’asse X. Abbiamo già parlato del Gantt in diversi articoli, oggi proveremo ad analizzare altri aspetti di un cronoprogramma.

Se il tradizionale elenco di cose da fare verticale non fornisse le informazioni necessarie per gestire un progetto, il cronoprogramma potrebbe essere la soluzione; si tratta infatti di uno strumento prezioso nella pianificazione di progetto.

Inoltre, la possibilità di avere il cronoprogramma Gantt in maniera automatizzata può migliorare esponenzialmente il flusso di lavoro ed il suo diagramma.

Vediamo quindi in questo articolo l’importanza del cronoprogramma in un software di project management.

Come il cronoprogramma Gantt automatizzato aiuta il team di progetto?

Il cronoprogramma Gantt è uno strumento che viene utilizzato per due fasi critiche del ciclo di vita del progetto: pianificazione e monitoraggio.

Le azioni di project management più comuni eseguite utilizzando questo strumento sono:

• Visualizzare la pianificazione
• Assegnare date di scadenza alle attività
• Assegnare le risorse alle attività
• Identificare il percorso critico
• Tenere traccia della progressione degli elementi di lavoro

Alcuni degli elementi distintivi che caratterizzano i software di project management da un cronoprogramma Gantt manuale, includono:

• Codifica a colori. Per rappresentare diversi attributi dell’attività, come chi è responsabile del suo completamento. Per esempio: tutte le attività di Maria sono blu, tutte le attività di Francesco sono gialle, ecc.
• Per rappresentare quanto lavoro di una determinata attività è stato completato. Per esempio, un’attività completata al 50% è ombreggiata a metà.
• Attività dipendenti. Un software consente di passare automaticamente attraverso la pianificazione quando vengono apportate modifiche a una delle attività collegate.
• Drag-and-drop. Questo consente agli utenti di spostare facilmente un’attività per modificare la pianificazione, addirittura aggiornando in automatico le date di scadenza delle attività successive.
• Nascondere o mostrare facilmente i dettagli dell’attività. Gli utenti possono fare clic o passare il mouse su un’attività per visualizzarne i dettagli, come la data di inizio, la data di fine prevista, la percentuale di completamento e chi è responsabile.

Ma vediamo ora ulteriori vantaggi che l’avere il cronoprogramma in un software di project management porta.

Il cronoprogramma Gantt per gestire le informazioni complesse 

Il cronoprogramma Gantt rende le informazioni critiche di un progetto facilmente gestibili e visibili.

Gli utenti possono sapere a colpo d’occhio:

• Chi della squadra completerà l’attività
• Quando l’attività sarà completata
• Come quella singola attività si relaziona al progetto nel suo complesso

Per trasmettere queste informazioni, le attività vengono visualizzate come barre orizzontali e sono codificate in base a colori che rappresentano il dipendente o il reparto a cui sono assegnate.

Il cronoprogramma Gantt per migliorare la produttività del team 

L’assegnazione dei compiti e le informazioni sullo stato di avanzamento vengono mostrate pubblicamente nelle riunioni sullo stato di avanzamento lavori, aiutando le persone a mantenere il controllo sul proprio lavoro e consentendo ai membri del team di assumersi la propria responsabilità.

Una volta che un progetto è iniziato, il cronoprogramma Gantt di Twproject, ad esempio, mostra l’avanzamento in diversi modi, tra cui:

• L’attività sarà ombreggiata, riflettendo la percentuale di completamento.
• Gli utenti possono passare il mouse o fare clic su un’attività per visualizzare ulteriori dettagli, come “data di inizio e fine” e “durata“.
• Inoltre, alcuni strumenti consentono ai manager o agli amministratori di programmare notificazioni tramite posta elettronica o altri strumenti di messaggistica quando un’attività si avvicina alla data di scadenza o se un’attività rischia di non essere completata in tempo, consentendo di attuare misure correttive.

Tracciando pubblicamente i progressi quindi, il cronoprogramma automatizzato può anche servire come strumento motivazionale.

Il monitoraggio dei progressi può essere utilizzato per motivare i team a sforzarsi di raggiungere e completare i task di cui sono responsabili.

Il cronoprogramma Gantt per una pianificazione delle risorse più efficace

Il cronoprogramma consente al project manager di distribuire il lavoro in modo più efficace tra le risorse grazie alle pianificazioni dei progetti attuali e futuri mappate nelle rispettive tempistiche.

Ovviamente, il Gantt non è l’unico strumento di pianificazione utilizzato e molti software di project management includono funzionalità di gestione delle risorse.

Tuttavia, un software che includa il cronoprogramma offre ulteriori informazioni sull’utilità e la disponibilità dei dipendenti.

Twproject è uno strumento che ci ha permesso di pianificare i progetti in modo eccellente e con trasparenza, migliorando l’efficienza del team e massimizzando la produttività complessiva

Leggi l’intervista a Gap Studi e Consulenze e scopri come utilizza il cronoprogramma Gantt di Twproject per la pianificazione aziendale

Il cronoprogramma Gantt per centralizzare le informazioni

La centralizzazione delle informazioni sul progetto grazie al cronoprogramma aiuta ad allineare le diverse parti interessate, consentendo loro di condividere facilmente le informazioni e rimanere aggiornati.

Questo è un ottimo modo per riassumere i dati di progetti complessi per un pubblico vario, dato che gli utenti possono scegliere di visualizzare solo le informazioni per loro più importanti.

Il cronoprogramma Gantt è infatti comprimibile ed espandibile, consentendo all’utente di scegliere il livello di dettaglio appropriato.

Ciò è particolarmente vero quando si utilizza un software di gestione dei progetti su cloud che si aggiorna automaticamente e riflette in tempo reale eventuali modifiche apportate.

Poiché queste soluzioni consentono a qualsiasi utente di accedere in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo, i team remoti possono essere così ancora più connessi.

Il cronoprogramma Gantt per rendere chiari i requisiti del progetto e del team

Il cronoprogramma aiuta i dipendenti a comprendere meglio le proprie responsabilità e il modo in cui le loro attività sono correlate all’intero progetto.

Questo aiuta anche i project manager e le altre parti interessate a determinare le tappe fondamentali del progetto.

Il cronoprogramma fondamentalmente è una sorta di mappa che aiuta tutti coloro che sono legati a un progetto a visualizzare come arriveranno dall’inizio al risultato finale.

Inizia subito con Twproject

Nessuno può negare l’importanza dei diagrammi di Gantt una volta che hai familiarità con l’importanza, e disegnarli con un software come Twproject è molto semplice.

Twproject permette di disegnare la wbs del progetto, aggiungere i tempi e le dipendenze tra i vari nodi dell’albero, assegnare le risorse, fino ad avere un Gantt completo dell’intero progetto che vi guiderà in tutto il suo ciclo di vita.

Work Breakdown Structure vs Gantt? Sono strumenti molto potenti e importanti nel mondo della gestione dei progetti.

Sebbene questi termini siano talvolta usati in modo intercambiabile, non sono sinonimi ed è fondamentale comprenderne gli scopi e l’ambito di utilizzo.

Vediamo di seguito cosa sono e come si utilizzano.

Cos’è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre che mostra l’avanzamento, la sequenza temporale e le dipendenze di un progetto.

Questo strumento è stato sviluppato più di cento anni fa da Henry Gantt e si è rivelato una delle tecniche più utilizzate per la pianificazione e il controllo dei progetti.

Un diagramma di Gantt è composto da barre orizzontali (barre di Gantt) che rappresentano le attività di progetto.

Le barre di Gantt mostrano le date di inizio e fine, nonché le dipendenze, la pianificazione e le scadenze, inclusa la parte dell’attività completata per fase e chi è il responsabile del lavoro.

 I neofiti del mestiere creano i primi Gantt con alcuni programmi comuni come Excel. (approfondisci Diagramma di Gantt con Excel: quali limiti?)

Ricordiamo che Excel non è stato progettato per fare questo.

Tuttavia, per portare la pianificazione a un livello professionale più elevato, è necessario scegliere un project management software completo come Twproject.

Che cos’è una Work Breakdown Structure?

Una Work Breakdown Structure, o WBS, è una scomposizione gerarchica dell’ambito del progetto in componenti più piccoli e gestibili.

Una WBS può aiutare a definire l’ambito del progetto, allocare risorse, assegnare responsabilità e stimare la durata e il budget del progetto.

I project manager applicano la WBS per scomporre progetti di grandi dimensioni in step più piccoli e più facilmente gestibili per poter portare a termine le attività in modo più rapido ed efficiente.

Suddividere il progetto in parti meno complesse significa una migliore produttività del team, oltre ad una migliore gestione dei costi e degli imprevisti.

Inoltre, la rappresentanza completa della WBS può supportare la comunicazione poiché aumenta la trasparenza e promuove discussioni efficaci.

Esistono molte soluzioni software per creare una Work Breakdown Structure e anche in questo caso Twproject è una delle opzioni migliori del mercato.

WBS vs Gantt: quando utilizzare uno o l’altro?

I project manager in genere applicano la WBS per mostrare cosa stanno facendo e il diagramma di Gantt per visualizzare quando lo stanno facendo.

Ma più nello specifico e nella pratica si può dire che:

WBS

• Vantaggi: una WBS può aiutare a chiarire gli obiettivi del progetto, evitando spostamenti dell’ambito e modifiche non necessarie. Inoltre, può suddividere il progetto in parti gestibili, aiutando nell’organizzazione e nella definizione delle priorità del lavoro del progetto.
• Può facilitare la comunicazione e la collaborazione tra il team di progetto e le parti interessate, aiutando ad allineare le loro aspettative e requisiti. Può inoltre supportare i processi di gestione del rischio e di controllo della qualità, consentendo l’identificazione e la mitigazione di potenziali problemi ed errori.

• Svantaggi: l’utilizzo di una WBS può richiedere molto tempo ed essere complesso da creare e mantenere, in particolare per progetti grandi e dinamici.
• Può essere difficile catturare e rappresentare tutti i dettagli e le sfumature dell’ambito del progetto e potrebbe richiedere aggiornamenti e revisioni regolari. Inoltre, non mostra le attività organizzate in sequenza temporale.

Diagramma di Gantt

• Vantaggi: un diagramma di Gantt può apportare numerosi vantaggi alla gestione del progetto, come fornire una panoramica chiara e visiva della pianificazione del progetto, mostrare le dipendenze e i vincoli tra le attività del progetto, evidenziare il percorso critico e i tempi morti e migliorare la comunicazione e reporting sullo stato del progetto. Può anche aiutare a monitorare e misurare i progressi e le prestazioni del progetto, ottimizzare l’allocazione delle risorse e la sequenza delle attività, gestire i rischi e i problemi e mantenere le parti interessate informate e coinvolte.

• Svantaggi: l’utilizzo di un Gantt presenta alcuni inconvenienti. Può essere difficile da mostrare e interpretare, in particolare per progetti diversificati. Inoltre, può essere impreciso o fuorviante se non è basato su dati e ipotesi affidabili e potrebbe non tenere conto dei cambiamenti e delle variazioni nell’ambiente del progetto.

La battaglia Work Breakdown Structure vs Gantt è sempre attuale e solleva sempre molte domande, dato che stiamo parlando di due strumenti essenziali del project management.

Entrambi i concetti consentono ai project manager e ai loro team di essere informati sui progressi compiuti.

Inoltre, incrementano l’efficienza e guidano gli individui a decisioni di successo.

La scelta migliore sarebbe quella di integrare i due strumenti: la WBS suddivide il lavoro gerarchicamente, dall’alto al basso. Più specificatamente, può essere considerata lo scheletro del futuro piano di progetto.

Il diagramma di Gantt è lineare e mostra la progressione temporale da sinistra a destra. Una volta individuate le attività necessarie, si passa alla riflessione su date, tempistiche e dipendenze e si passa quindi ad un diagramma di Gantt per l’inizio dei lavori.

Per questo motivo, i moderni strumenti di PM come Twproject contengono la possibilità di creare un diagramma di Gantt all’interno della funzionalità Work Breakdown Structure.

WBS vs Gantt: strumenti integrati in Twproject

Con Twproject, i manager possono definire con precisione la finish date di ogni attività, garantendo che le scadenze siano sempre rispettate.

La piattaforma mostra l’inizio (shows the start) e la conclusione di ogni task mediante un bar chart, facilitando la lettura e l’interpretazione del piano di lavoro.

Questo aspetto visuale è cruciale per tracciare i progressi dei progetti, offrendo una panoramica immediata dello stato di avanzamento e delle eventuali criticità.

Inoltre, Twproject non si limita alla pianificazione e al monitoraggio; è anche uno strumento potente per la gestione dei rischi.

Attraverso l’analisi dettagliata fornita dalla WBS e la rappresentazione temporale del diagramma di Gantt, i project manager possono identificare precocemente i potenziali rischi, pianificando interventi correttivi o preventivi per garantire il successo del progetto.

Ottimizzare la pianificazione con WBS in Twproject

L’utilizzo della Work Breakdown Structure in Twproject è il primo passo per suddividere un progetto complesso in parti più piccole e gestibili.

I project manager possono iniziare definendo l’obiettivo principale del progetto e scomporlo in sottoprogetti e attività. Questo approccio gerarchico non solo semplifica la comprensione dell’ambito complessivo del progetto ma aiuta anche a identificare le risorse necessarie e a distribuire i compiti in modo efficace.

In Twproject, la WBS diventa interattiva, permettendo ai manager di aggiungere, modificare o riorganizzare le attività con semplici trascinamenti, garantendo che ogni elemento sia al posto giusto e che nulla venga trascurato.

La visualizzazione temporale del Gantt in Twproject

Dopo aver definito la struttura del progetto con la WBS, i responsabili di progetto possono passare alla visualizzazione temporale del Gantt in Twproject.

Questo strumento trasforma il piano in una timeline visiva, dove ogni attività è rappresentata da una barra che ne indica la durata, le dipendenze e l’allineamento con altre attività.

La capacità di Twproject di mostrare cambiamenti in tempo reale nel diagramma di Gantt permette ai manager di aggiustare rapidamente la pianificazione in caso di imprevisti, assicurando che il progetto rimanga in carreggiata.

La visualizzazione Gantt diventa così essenziale per monitorare l’andamento del progetto e per assicurare che ogni fase proceda secondo i piani.

Con Twproject, la gestione dei progetti diventa un processo più fluido, controllato e visivamente intuitivo, trasformando ogni sfida in un’opportunità di successo.

Gantt vs Pert sono due dei diversi strumenti di pianificazione del project management.

Il loro scopo è quello di aiutare i project manager a svolgere meglio il proprio lavoro facilitando il coordinamento delle attività e le comunicazioni con le parti interessate.

Questi diagrammi aiutano a gestire il vincolo  complesso di tempo, costo e ambito, che sono le forze che predominano in ogni progetto.

Vediamo quindi nel dettaglio i due strumenti Gantt vs Pert a confronto.

Cos’è un Gantt?

Un diagramma di Gantt è uno dei modi più popolari per mostrare le attività in base al tempo, essendo uno strumento di gestione del progetto fondamentale per la pianificazione e la programmazione (approfondisci Come fare un Gantt).

Nello specifico è composto da due assi:

• Uno verticale che rappresenta l’elenco delle attività che devono essere completate per portare a termine il progetto.
• Uno orizzontale che rappresenta la sequenza temporale di un piano, in cui le barre sono le attività situate in ordine cronologico.

L’utilizzo di questo sistema consente a tutte le parti interessate di avere le stesse informazioni e di avere aspettative reciprocamente condivise.

Inoltre, il diagramma di Gantt grazie alla sua sequenza temporale visiva, chiarisce come le attività sono correlate fra di loro, risultando uno dei migliori strumenti di visualizzazione nel project management.

La chiarezza con cui un Gantt espone queste informazioni contribuisce significativamente alla gestione e alla comunicazione all’interno del team di progetto.

Quando si deve utilizzare un diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt è probabilmente lo strumento di gestione dei progetti più versatile che esista: non solo viene utilizzato durante la fase di pianificazione del progetto, ma torna utile anche durante tutta la fase di esecuzione per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori.

I project manager utilizzano, quindi, il Gantt per avere un quadro generale del progetto in ogni momento, creare e assegnare attività, monitorare il budget, gestire risorse e molto altro ancora.

Con questo strumento si può essere sicuri che tutti abbiano accesso costante al programma e ai dettagli del progetto in tempo reale.

Il Gantt può essere utilizzato in diverse situazioni, ma è particolarmente indicato quando:

• Le attività del progetto sono ben definite e ordinate: il Gantt è efficace per visualizzare una serie di attività con una sequenza precisa. Se le attività sono ancora vaghe o l’ordine non è chiaro, il diagramma potrebbe risultare poco utile.
• Il progetto ha una durata definita: il diagramma di Gantt è utile per monitorare l’avanzamento del progetto nel tempo e identificare eventuali ritardi. Se la durata del progetto è incerta, il diagramma potrebbe non essere la scelta migliore.
• Il progetto è di piccole o medie dimensioni: i diagrammi di Gantt sono più facili da gestire per progetti con un numero limitato di attività. Per progetti molto complessi, potrebbero risultare difficili da leggere e mantenere.
• C’è la necessità di comunicare il piano del progetto a un team o a un cliente: il Gantt offre una rappresentazione visiva intuitiva del progetto, che facilita la comprensione da parte di tutti gli stakeholder.

In aggiunta a questi casi, il diagramma di Gantt può essere utile anche per:

• Gestire le risorse del progetto
• Identificare le dipendenze tra le attività
• Stimare la durata del progetto
• Monitorare i costi del progetto.

Cos’è un diagramma di PERT?

PERT sta per “Program Evaluation Review Technique” ed è uno strumento di project management che rappresenta graficamente le attività e le dipendenze di un progetto.

In questo diagramma si utilizzano delle frecce per mostrare le attività necessarie per raggiungere un determinato evento, simboleggiato da un nodo. Un nodo rappresenta quindi una fase del progetto completata.

Un grafico PERT assomiglia quindi a un diagramma di rete, in cui ogni casella separata (o nodo) è un’attività del progetto. Queste attività di progetto sono collegate da frecce che mostrano le dipendenze tra le attività.

Quando si deve utilizzare un diagramma di PERT?

Un grafico PERT consente di visualizzare l’intera sequenza temporale del progetto in un diagramma di facile comprensione per i membri del team e le parti interessate del progetto.

Il grafico PERT permette, inoltre, ai project manager di apprendere e tenere traccia di informazioni importanti sul flusso di lavoro: dipendenze delle attività, tempo stimato dell’attività e tempo minimo di consegna del progetto.

Pertanto, si adatta principalmente a tutti i progetti, ad eccezione di quelli veramente piccoli, dove le liste di controllo sono sufficienti per avere un quadro generale.

Il PERT è in grado di facilitare il flusso di lavoro quando:

• il piano prevede più attività in corso contemporaneamente: in questo caso il diagramma faciliterà il processo di definizione delle priorità, aiutando a capire quale attività dipende da un’altra.
• il progetto ha un arco temporale rigoroso: un diagramma PERT non è solo una rappresentazione visiva della struttura di un progetto, ma anche un aiuto per valutarne la durata. L’utilizzo di questo strumento consente quindi di impostare i termini e rispettarli.

Ecco alcuni casi in cui si dovrebbe utilizzare un diagramma di PERT:

• Progetti con molte incognite: il diagramma di PERT è particolarmente adatto a gestire progetti con molte variabili e incertezze, dove la durata precisa delle attività è difficile da stimare.
• Progetti con molte attività interdipendenti: Se le attività del progetto sono interdipendenti e il ritardo di una può influenzare le altre, il diagramma di PERT aiuta a identificare il percorso critico e a gestire le eventuali criticità.
• Progetti a lungo termine: utile per stimare la durata di progetti di lunga durata, che si sviluppano su diversi mesi o anni.
• Progetti con budget limitati: il PERT può aiutare a ottimizzare l’utilizzo delle risorse e a ridurre i costi del progetto.

Oltre a questi casi, il diagramma di PERT può essere utile anche per:

• Identificare i rischi del progetto
• Valutare diverse alternative di progetto
• Comunicare il piano del progetto a un team o a un cliente

Gantt vs Pert: due strumenti a confronto

I diagrammi di Gantt e Pert offrono metodi unici per pianificare, eseguire e monitorare progetti, ma ciascuno con le proprie forze e applicazioni ottimali.

Twproject integra entrambi questi strumenti, permettendo ai team di scegliere l’approccio più adatto alle loro esigenze.

Il Gantt di Twproject, una forma di bar chart, offre una rappresentazione visiva dell’avanzamento del progetto, mostrando le attività come barre orizzontali lungo una timeline del progetto.

Questo layout intuitivo permette ai gestori di progetto e ai membri del team di vedere rapidamente la sequenza delle attività, le loro durate, le sovrapposizioni e le dipendenze temporali.

È particolarmente utile per progetti con una struttura chiara e sequenziale, dove la pianificazione e il monitoraggio temporale sono cruciali.

Vediamo quali sono i vantaggi del diagramma di Gantt:

• Visualizzazione immediata: Fornisce una panoramica chiara e immediata dello stato di avanzamento del progetto.
• Monitoraggio delle risorse: Permette di assegnare e monitorare le risorse, visualizzando chi lavora su cosa e quando.
• Gestione delle scadenze: Aiuta a identificare e gestire le scadenze, facilitando l’aggiustamento dei piani in base ai cambiamenti.

Il diagramma di PERT di Twproject, d’altro canto, è orientato all’analisi e alla pianificazione delle attività in base alle loro interdipendenze.

Utilizza nodi per rappresentare le attività o gli eventi e frecce per mostrare le relazioni di precedenza tra di essi. Questo approccio è particolarmente vantaggioso in progetti complessi, dove l’identificazione del percorso critico e la comprensione delle dipendenze tra attività sono fondamentali per il successo del progetto.

Vediamo quali sono i vantaggi del diagramma di PERT:

• Analisi del percorso critico: identifica le attività critiche che non possono subire ritardi senza influenzare la scadenza del progetto.
• Ottimizzazione dei tempi: aiuta a ottimizzare i piani di progetto, consentendo una migliore allocazione del tempo e delle risorse.
• Gestione dei rischi: fornisce una base per l’analisi dei rischi, permettendo di prevedere e mitigare potenziali intoppi.

In sintesi, abbiamo visto che sia diagrammi di Gantt che i diagrammi PERT sono strumenti visivi che aiutano a organizzare le attività durante la pianificazione di un progetto.

La scelta tra Gantt e PERT dipende dalle esigenze specifiche del progetto.

Il diagramma di PERT è ottimo in quanto mostra chiaramente le dipendenze tra le attività ed il percorso critico.

Ciò significa che un project manager può prendere decisioni migliori, gestendo i dati e compiendo l’analisi what-if.

Il lato negativo è che è difficile scalare un diagramma di PERT e questo può rappresentare un problema quando si lavora su progetti più complessi.

Più grande è il progetto, più complesso sarà il grafico PERT e più difficile sarà da leggere.

Un diagramma di Gantt permette di rappresentare la sequenza temporale di un progetto in maniera più strutturata. Inoltre, permette di vedere chiaramente i progressi dei lavori in tempo reale.

Per questo motivo, un bravo project manager si troverà ad utilizzare entrambe le tecniche per soddisfare molteplici scopi.

“Come fare un Gantt” è il punto di partenza per chiunque voglia organizzare efficacemente il proprio flusso di lavoro.

Il diagramma di Gantt è uno strumento indispensabile per la pianificazione e il tracciamento dei progetti. Ma come si realizza un Gantt efficace?

In questo articolo, esploreremo i passaggi fondamentali per creare un diagramma di Gantt semplice ed efficace.

Che cos’è un Diagramma di Gantt?

Prima di addentrarci nel “come”, è importante comprendere il “cosa”.

Un diagramma di Gantt è uno strumento di visualizzazione che permette ai project manager di mappare in modo efficace il percorso di un progetto dall’inizio alla fine.

Nato agli inizi del XX secolo dall’ingegnere meccanico Henry Gantt, questo strumento si è evoluto fino a diventare uno dei pilastri della gestione dei progetti moderna.

Nello specifico si tratta di un tipo di bar chart che illustra il programma di un progetto, mostrando le diverse attività da svolgere sul lato verticale e il lasso di tempo previsto per ciascuna di esse sull’asse orizzontale.

Ogni barra nel grafico rappresenta una specifica attività del progetto, con la lunghezza della barra che indica la durata prevista per il completamento dell’attività.

Ciò che rende il diagramma di Gantt così prezioso è la sua capacità di fornire, a colpo d’occhio, una panoramica dettagliata di come e quando le varie attività si sovrappongono, permettendo ai project manager di ottimizzare le risorse e di gestire meglio i tempi.

Perché usare il Gantt per il flusso di lavoro del tuo progetto

L’adozione di un diagramma di Gantt nel flusso di lavoro di un progetto non è solo una pratica consigliata, ma una vera e propria strategia vincente per qualsiasi project manager.

Questo strumento, infatti, offre una visione chiara e immediata di ogni fase del progetto, dalle date di inizio e fine di ciascuna attività, alla sovrapposizione tra compiti e la loro durata.

Ma perché è così cruciale per il successo del flusso di lavoro?

Innanzitutto, il Gantt facilita la gestione dei progetti permettendo di selezionare i dati rilevanti con precisione e di visualizzare il formato dell’asse temporale in modo intuitivo.

Questo aiuta a comprendere immediatamente la sequenza delle attività e le loro interdipendenze, migliorando la pianificazione e l’allocazione delle risorse.

Inoltre, la capacità di visualizzare le distanze tra le barre e le barre in pila consente di ottimizzare lo spazio temporale e di prevenire eventuali sovraccarichi di lavoro.

L’utilizzo di un diagramma di Gantt supporta anche la selezione del formato più adatto per rappresentare visivamente il progetto, consentendo di includere voci legenda serie e di organizzare le categorie in ordine inverso, se necessario. Questa flessibilità si traduce in una migliore comprensione del flusso di lavoro da parte di tutto il team, facilitando la comunicazione e l’efficienza collaborativa.

Come fare un Gantt

La creazione e l’utilizzo di un diagramma di Gantt rappresentano passaggi fondamentali nella gestione progettuale, offrendo una panoramica visiva del flusso di lavoro.

Ecco alcune indicazioni per creare un Gantt:

1. Identifica le attività

Il primo passo nella creazione di un diagramma di Gantt è l’identificazione di tutte le attività necessarie per portare a termine il progetto. Questo include compiti grandi e piccoli, da quelli più ovvi a quelli che potrebbero essere facilmente trascurati. Ogni attività deve essere elencata in modo che possa essere visualizzata chiaramente nel diagramma.

2. Definisci le dipendenze

Dopo aver elencato le attività, il passo successivo è stabilire le relazioni di dipendenza tra di esse. Questo significa identificare quali attività devono essere completate prima che altre possano iniziare. Questa fase è cruciale per la creazione di un flusso di lavoro logico e per evitare intoppi nel processo.

3. Assegnazione delle durate

Ogni attività elencata nel diagramma di Gantt deve avere una durata assegnata.

Questo non solo include il tempo necessario per completare l’attività stessa, ma deve anche tenere conto di qualsiasi dipendenza che potrebbe influenzarne l’inizio o il completamento. La durata può essere stimata in giorni, settimane o mesi, a seconda della scala del progetto.

4. Sviluppo del calendario

Con le attività, le dipendenze e le durate definite, il passo successivo è sviluppare il calendario del progetto. Questo implica l’assegnazione di date di inizio e fine specifiche per ogni attività, tenendo conto delle dipendenze e delle risorse disponibili. Il calendario deve essere realistico e flessibile, in grado di adattarsi a eventuali cambiamenti.

5. Utilizza lo strumento giusto per fare il Gantt

L’utilizzo di uno strumento dedicato alla gestione dei progetti, come Twproject, può semplificare notevolmente il processo. Quest’ultimo offre funzionalità avanzate, come la possibilità di aggiornare facilmente le attività e le loro dipendenze, visualizzare il progresso in tempo reale e collaborare con i membri del team.

6. Monitoraggio e aggiornamenti

Una volta creato il Gantt, il lavoro non è finito.

Il diagramma deve essere regolarmente aggiornato e monitorato per riflettere il progresso del progetto e qualsiasi cambiamento nel piano. Questo aiuta a mantenere il progetto in carreggiata e a identificare precocemente eventuali ritardi o problemi.

Ma non è tutto. Il diagramma di Gantt dovrebbe essere condiviso con tutto il team di progetto. Questo assicura che tutti siano a conoscenza delle scadenze, delle priorità e del flusso di lavoro generale. Una comunicazione efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.

Fare un Gantt con Twproject: la soluzione per diagrammi efficaci

Twproject offre un intuitivo editor grafico per creare diagrammi di Gantt, accessibile con un semplice click sul pulsante situato all’inizio della WBS.

Coloro che hanno esperienza con MS-Project apprezzeranno la facilità d’uso dell’editor di Twproject, pur notando significative differenze nei modelli di dati e nelle dinamiche di utilizzo.

L’obiettivo principale di Twproject è tracciare l’andamento del lavoro in tempo reale e adattarsi a situazioni dinamiche e mutevoli. Questa caratteristica si distacca nettamente dalla gestione progettuale tradizionale, che prevede una definizione dettagliata e anticipata dei progetti, spesso poco realistica in molti contesti lavorativi.

Twproject adotta un modello distintivo per organizzare l’albero del progetto, le scadenze e gli stati, divergendo dal tradizionale diagramma di Gantt. I progetti possono rimanere attivi oltre le loro scadenze previste o essere temporaneamente sospesi, riflettendo una gestione più flessibile delle tempistiche e delle dipendenze.

Accedendo all’editor del Gantt, ti troverai di fronte al nodo della WBS che stai esplorando. Le modifiche apportate saranno effettive solo dopo aver premuto il pulsante “Salva”, consentendoti di sperimentare con la struttura del progetto senza alterarne l’organizzazione originale.

Pannello griglia

L’interfaccia dell’albero progettuale è articolata in due sezioni principali, divise da una linea verticale mobile. Questo divisore può essere spostato a destra o a sinistra per adattarsi meglio all’area di lavoro in cui ti trovi. La sezione a sinistra comprende il pannello testuale.

È possibile allargare le colonne trascinandole, e modificare direttamente i dettagli come codice, nome, date e dipendenze semplicemente cliccando sui campi specifici.

Il layout del progetto può essere compresso; il sistema memorizzerà questa preferenza di visualizzazione. È inoltre possibile alterare gli stati del progetto attraverso l’indicatore dello stato.

Una volta stabilita la dipendenza tra due fasi, avrai la possibilità di modificare la relazione predefinita di tipo Finish to Start (FS), optando per un diverso tipo di legame.

Twproject inoltre permette che le attività interconnesse non debbano necessariamente succedersi in maniera sequenziale, ma possano sovrapporsi o distanziarsi, rispettando comunque la logica della dipendenza scelta.

Tale flessibilità migliora l’aderenza alla realtà dei progetti e rafforza il concetto di delega.

Le dipendenze elastiche offrono ai project manager la possibilità di gestire le tempistiche delle fasi progettuali con maggiore libertà, senza che modifiche in una fase comportino automaticamente slittamenti nelle fasi successive, promuovendo così un approccio più dinamico e personalizzato alla pianificazione e esecuzione dei progetti.

Pannello Gantt

Nella parte destra dell’interfaccia, che rappresenta graficamente la timeline del progetto, hai la possibilità di spostare temporalmente le varie fasi del progetto trascinandole, con l’effetto di modificare di conseguenza tutte le dipendenze, laddove ciò sia fattibile.

Posizionando il cursore all’inizio o alla fine di un progetto o di una fase, questo si trasformerà in una freccia bidirezionale, consentendoti di estendere o ridurre la durata del progetto o della fase interessata. Anche in questo caso, le dipendenze associate subiranno modifiche, sempre nel rispetto dei vincoli imposti dal progetto.

Le azioni compiute all’interno del pannello sono soggette ai limiti e alle restrizioni del progetto e saranno permesse solo se non contrarie a tali vincoli. Ad esempio, non sarà possibile spostare una milestone se questa è stata già definita.

Utilizzando il pannello Gantt, puoi anche instaurare nuove dipendenze tra le fasi del progetto semplicemente trascinando i marcatori di dipendenza verso altre fasi, modificando di conseguenza gli stati associati.

Per creare figli del task, devi solo scrivere il loro nome nella colonna “nome”

Poi puoi impostare l’inizio e la durata entrambi trascinando la barra dalla parte grafica o scrivendo le date a mano nelle colonne.

Di recente abbiamo introdotto una nuova funzionalità che integra le ToDo list con il diagramma di Gantt per semplificare la gestione dei meeting di progetto (approfondisci qui).

Questa innovazione permette di visualizzare contemporaneamente le attività pianificate nel diagramma di Gantt e i dettagli delle ToDo list, facilitando la comprensione dello stato di avanzamento del progetto e delle singole attività da completare.

Guarda il tutorial per vedere passo passo come fare un Gantt efficace.

Fare un Gantt significa non solo avere un controllo dettagliato su ogni attività e sulle date di inizio e fine, ma anche poter pianificare con precisione, anticipare i rischi, e gestire le risorse in modo efficiente.

Che si tratti di gestire piccoli progetti o di orchestrare grandi iniziative, il diagramma di Gantt rimane un alleato indispensabile per chiunque voglia portare a termine i propri progetti in maniera efficiente.

L’attività di lancio di un prodotto è un’impresa complessa che richiede una pianificazione accurata.

Il successo di un prodotto non dipende solo dalla sua qualità, ma anche dalla capacità dell’azienda di presentarlo al mercato nel modo giusto, al momento giusto.

In questo contesto, il diagramma di Gantt di Twproject può essere un alleato prezioso per i project manager.

Un lancio di successo può portare a un aumento delle vendite, alla fidelizzazione dei clienti e alla crescita dell’azienda, mentre un lancio fallimentare può comportare perdite finanziarie e danneggiare la reputazione.

In questo articolo, esploreremo le diverse fasi del lancio di un prodotto, le attività essenziali per un lancio di successo, e vedremo come il diagramma di Gantt possa essere uno strumento prezioso in tutte le fasi di lancio.

Cos’è il lancio di un prodotto?

Il lancio di un prodotto è il processo attraverso il quale un’azienda introduce un nuovo prodotto sul mercato.

Questo processo coinvolge la pianificazione, l’esecuzione e la promozione del prodotto, al fine di attirare l’attenzione dei consumatori e stimolare la domanda.

Durante il lancio, l’azienda cerca di creare consapevolezza, generare interesse e convincere i potenziali acquirenti dell’utilità e del valore del prodotto.

Il lancio di successo di un prodotto può portare a un vantaggio competitivo, una maggiore quota di mercato e un aumento delle entrate.

Ma da cosa dipende il successo di un prodotto?

Da diversi fattori chiave.

Innanzitutto, è fondamentale che il prodotto offra un valore unico e risponda alle esigenze dei clienti in modo differenziato rispetto alla concorrenza. Inoltre, una pianificazione accurata, una ricerca di mercato approfondita e una strategia di marketing mirata sono essenziali per raggiungere il pubblico di riferimento in modo efficace.

Ovviamente la qualità del prodotto, una comunicazione chiara e un’esperienza cliente positiva sono fattori che contribuiscono al successo del lancio.

Cosa sapere prima di pianificare l’attività di lancio di un nuovo prodotto

La ricerca di mercato e la differenziazione del prodotto

Prima di lanciare un nuovo prodotto, è importante condurre una ricerca approfondita sul mercato per comprendere le esigenze dei clienti, l’ambiente competitivo e le tendenze di settore.

La ricerca di mercato permette di ottenere una comprensione dettagliata dei bisogni, dei desideri e dei comportamenti dei potenziali acquirenti.

Consente di identificare il pubblico di riferimento, valutare la domanda di mercato, analizzare la concorrenza e valutare le opportunità di mercato.

Queste informazioni sono essenziali per adattare il prodotto alle esigenze dei clienti, differenziare il prodotto dalla concorrenza, definire una strategia di marketing efficace e posizionarsi in modo appropriato nel mercato.

 La ricerca di mercato fornisce dati e insight preziosi per prendere decisioni informate e aumentare le probabilità di successo nella commercializzazione.

L’importanza di un prodotto unico e attrattivo per il target di riferimento

Un’azienda può identificare quali caratteristiche o servizi aggiuntivi possono essere considerati unici e attrattivi per il pubblico di riferimento.

Questa fase è cruciale per creare un prodotto che si distingua dai concorrenti e risponda in modo più specifico alle esigenze dei clienti individuati durante la ricerca di mercato.

Una delle opzioni per differenziare il prodotto potrebbe essere l’implementazione di caratteristiche innovative che risolvano problemi o soddisfino bisogni in modo nuovo e sorprendente. Queste caratteristiche innovative possono essere emerse durante la fase di ricerca di mercato, dove si comprende quali aspetti mancano nei prodotti già esistenti sul mercato.

Inoltre, il design del prodotto può giocare un ruolo fondamentale nella sua differenziazione. Un design distintivo e attraente può suscitare l’interesse e l’emozione dei potenziali clienti, contribuendo a rendere il prodotto più desiderabile.

Occorre creare, quindi, un valore unico e distintivo nel proprio prodotto, che sappia attrarre i potenziali clienti.

La differenziazione del prodotto aiuta a posizionarlo in modo unico nel mercato, creando un vantaggio competitivo e aumentando le probabilità di successo nella fase di lancio.

3 fasi per pianificare l’attività di lancio di un prodotto

L’attività di lancio di un prodotto richiede una pianificazione accurata e una sequenza di azioni mirate.

1.    Fase di pre-lancio

Prima di lanciare un nuovo prodotto, è fondamentale tenere in considerazione diversi aspetti. Tra questi, la definizione del target di riferimento, degli obiettivi, la progettazione della strategia e la pianificazione delle attività di marketing.

Quest’ultime possono includere la creazione di contenuti per le piattaforme social, la partecipazione a fiere di settore e l’invio di comunicati stampa.

Analizziamo alcune azioni principali di questa fase:

• Creazione di una roadmap: prima di tutto, crea una roadmap dettagliata che definisca le fasi, le attività e le tempistiche del lancio del prodotto. Questo aiuta a mantenere il progetto organizzato e sotto controllo.

• Definizione del target e degli obiettivi: il target di riferimento deve essere definito in modo preciso. Chi sono i potenziali clienti del prodotto? Quali sono le loro esigenze e aspettative? Queste informazioni sono fondamentali per progettare una strategia di marketing efficace.

In questa fase, è importante stabilire obiettivi chiari e misurabili e monitorare i risultati in tempo reale.

Con Twproject puoi impostare metriche specifiche, come il numero di vendite previste, l’acquisizione di nuovi clienti o il tasso di adozione del prodotto, tenere traccia dei progressi attraverso report e dashboard personalizzati.

• Definizione delle strategie: la scelta delle strategie di lancio del prodotto dipende dal tipo di prodotto, dal mercato di riferimento e dagli obiettivi aziendali. Valuta le diverse strategie di lancio: graduale, simultaneo o con eventi speciali.

Analizza i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna strategia per prendere decisioni informate basate sui dati e sulle esigenze aziendali.

• Fare marketing pre-lancio: una corretta strategia di marketing pre-lancio è fondamentale per creare hype e generare interesse intorno al tuo prodotto.

Con un software di project management come Twproject, puoi gestire tutte le attività di marketing, come la creazione di materiali promozionali, la pianificazione di eventi e la gestione delle campagne pubblicitarie. Puoi anche tenere traccia delle interazioni dei clienti e dei feedback per migliorare le tue strategie.

La strategia di marketing deve essere pensata in funzione del target di destinazione e del prodotto che si intende lanciare.

Quali canali di comunicazione sono più adatti per raggiungere il target? Quali messaggi possono essere più efficaci? Queste sono solo alcune delle domande che devono essere prese in considerazione.

Anche per le attività di marketing occorre pianificare:

quando e come saranno diffusi i contenuti sulle piattaforme social? Quando e dove parteciperemo alle fiere di settore? Quando saranno inviati i comunicati stampa? Queste attività devono essere coordinate tra loro e devono essere pianificate in modo da massimizzare l’impatto sul mercato.

• Determinazione dei tempi di lancio del prodotto: la pianificazione accurata dei tempi di lancio è essenziale per garantire il successo del prodotto sul mercato.

Puoi creare un calendario dettagliato che visualizzi le scadenze e gli eventi chiave del debutto.

Monitora i progressi per evitare ritardi e garantire che tutto sia pronto per il lancio.

• Definizione dei canali di distribuzione: la scelta dei canali di distribuzione è fondamentale per raggiungere il tuo pubblico di riferimento e massimizzare le vendite.

Analizzare i diversi canali di distribuzione disponibili, come vendita diretta, e-commerce, distributori o partner commerciali.

Puoi gestire i costi, valutare i benefici e le sfide di ciascun canale e prendere decisioni strategiche basate sulle esigenze del prodotto e del mercato.

• Monitoraggio pre-lancio: per garantire un lancio senza intoppi, è importante tenere traccia di tutte le attività e verificare che siano completate in modo tempestivo.

Con la creazione di to do list in Twproject puoi elencare tutte le attività necessarie per l’uscita del prodotto.

Puoi, inoltre, assegnare scadenze, monitorare lo stato di avanzamento e ricevere notifiche automatiche in caso di ritardi o problemi. Questo aiuta a garantire che nulla venga tralasciato o dimenticato.

2.    Fase di esecuzione

Il lancio di un prodotto è un momento critico, in cui ogni dettaglio può fare la differenza.

Un ritardo nella diffusione dei contenuti sulle piattaforme social, ad esempio, può ridurre l’impatto della campagna di marketing. Allo stesso modo, un problema tecnico durante una fiera di settore può danneggiare l’immagine del prodotto e dell’azienda.

Durante il lancio del prodotto, il diagramma di Gantt in Twproject diventa un vero e proprio centro di controllo.

• Puoi monitorare l’avanzamento delle attività in tempo reale, identificare tempestivamente eventuali problemi e di intervenire per risolverli.
• Ti consente di vedere le attività in orario o in ritardo in un colpo d’occhio.
• Puoi assegnare compiti specifici ai membri del team, tenere traccia dei progressi e gestire i tempi.
• Consente di visualizzare le dipendenze rendendo più facile il coordinamento delle attività. Ad esempio, la pubblicazione di un comunicato stampa potrebbe dipendere dal completamento del materiale di marketing.
• Grazie alla possibilità di condividere il diagramma con il team, facilita la comunicazione e la collaborazione tra i membri, contribuendo a creare un ambiente di lavoro più efficace e produttivo.

3.    Fase post lancio

Dopo aver lanciato il prodotto, non si deve mai abbassare la guardia. È importante monitorare attentamente i risultati del mercato e i feedback dei potenziali clienti, ed essere pronti a intervenire con azioni correttive se necessario.

Il post-lancio è una fase critica, in cui l’azienda deve essere pronta a rispondere rapidamente alle esigenze del mercato.

Se il prodotto non viene accolto come previsto, potrebbe essere necessario rivedere la strategia di marketing o apportare modifiche al prodotto.

 Allo stesso modo, se il prodotto ha successo, l’azienda deve essere pronta a gestire l’aumento della domanda.

In questo contesto, il diagramma di Gantt diventa un valido supporto per i project manager, per pianificare e gestire efficacemente le attività di post-lancio e avere il controllo della situazione.

Il Gantt interattivo di Twproject, dispone anche di funzionalità estremamente intuitive: aggiungi assegnazioni, milestone e dipendenze. Pianifica in anticipo e monitora i tuoi progressi

Leggi l’intervista a Gap Studi e Consulenze e scopri come utilizza il Gantt di Twproject per il lancio di nuovi progetti e il loro monitoragio

Con Twproject puoi visualizzare quando inizia, quando termina e quanto tempo dura ciascuna attività.

• Gestione delle dipendenze: alcune attività post-lancio potrebbero dipendere da altre. Ad esempio, analizzare i dati delle vendite prima di poter pianificare la prossima campagna di marketing. Potrai visualizzare queste dipendenze e gestire le attività in modo efficiente.
• Pianificazione delle risorse: potrebbe essere necessario assegnare più personale al supporto clienti se si prevede un aumento delle richieste dopo il lancio del prodotto.
• Gestione del tempo: se una determinata attività sta prendendo più tempo del previsto, si possono fare gli aggiustamenti necessari per assicurarsi che le altre attività non siano ritardate.
• Comunicazione con il team: il Gantt può aiutare tutti il team a capire quali sono le attività in corso, quali sono le prossime, e come sono collegate tra loro.

Pianificare l’attività di lancio di un nuovo prodotto è un’impresa complessa, ma con gli strumenti giusti può diventare un’opportunità di successo.

Come abbiamo visto, il diagramma di Gantt di Twproject è l’ideale per monitorare tutte le fasi. E’ semplice da usare, versatile e potente, e questo può fare la differenza nel lancio del tuo progetto.

Preparare un progetto con il Gantt è un passo fondamentale per garantire una pianificazione efficiente e una gestione ottimale delle attività.

Attraverso l’utilizzo di questo strumento visuale, è possibile organizzare, assegnare e monitorare le attività, consentendo un controllo preciso e una migliore allocazione delle risorse.

In questo articolo, esploreremo come preparare un progetto utilizzando il Gantt e come sfruttare al meglio le sue potenzialità.

6 fasi per preparare un progetto

1.    Analisi

Il primo passo nella preparazione di un progetto è comprendere il contesto in cui si inserisce.

Durante questa fase preliminare, è necessario condurre un’analisi approfondita del contesto in cui il progetto si inserisce.

Ciò implica esaminare attentamente l’ambiente circostante, inclusi i requisiti del cliente, le risorse disponibili, le limitazioni temporali e i vincoli tecnici. Oltre a questo, è fondamentale riconoscere e anticipare i rischi potenziali.

L’obiettivo principale dell’analisi del contesto è ottenere una comprensione chiara delle esigenze e delle aspettative dei soggetti coinvolti nel progetto.

Questo coinvolge il dialogo attivo con il cliente, il team di progetto e altre parti interessate rilevanti.

Durante le discussioni e le interviste, è importante porre domande mirate per raccogliere informazioni chiave sulle necessità, i desideri e le restrizioni del progetto.

Oltre a comprendere le esigenze del progetto, l’analisi del contesto aiuta anche a identificare e valutare i rischi potenziali.

Questo consente di prevedere le sfide e le possibili complicazioni che potrebbero sorgere durante l’esecuzione del progetto. Ad esempio, potrebbero esserci vincoli finanziari, limitazioni tecnologiche o problemi legati alle risorse umane.

L’individuazione tempestiva di tali rischi consente al project manager di pianificare adeguatamente le azioni di mitigazione e di evitare imprevisti lungo il percorso.

Durante l’analisi del contesto, è anche importante raccogliere informazioni dettagliate sulla disponibilità delle risorse necessarie per il progetto.

Ciò include la valutazione delle competenze e delle capacità del team di progetto, nonché l’identificazione delle risorse materiali e finanziarie necessarie per raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Queste informazioni saranno utili nella fase successiva di definizione delle attività e nella pianificazione dei tempi.

2.    Identificazione dei tipi di progetti

Per ogni progetto, la chiarezza è la chiave del successo.

Esistono diversi tipi di progetti, ognuno con le sue peculiarità e le sue necessità.

Per la realizzazione del progetto, è fondamentale identificare correttamente il tipo di progetto a cui si sta lavorando.

Ad esempio, potrebbe trattarsi di un progetto di sviluppo software o di costruzione edile o di un progetto di marketing.

Comprendere il tipo di progetto aiuta a definire le attività e le risorse necessarie per il suo successo.

La prima cosa da fare è, quindi, presentare il progetto in modo chiaro.

Questo implica una descrizione accurata degli obiettivi del progetto, delle attività coinvolte e delle risorse necessarie.

Una buona presentazione del progetto aiuta a ottenere il supporto e l’approvazione delle parti interessate e a creare una base solida per la sua realizzazione.

3.    Definizione degli obiettivi del progetto

 Una volta compreso il contesto e identificato il tipo di progetto, il passo successivo è la definizione degli obiettivi. Questi devono essere chiari, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo, seguendo il criterio SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

Il Project Manager deve lavorare a stretto contatto con le parti interessate per assicurarsi che gli obiettivi siano allineati con le aspettative e le esigenze di tutti. Una volta stabiliti gli obiettivi, questi diventano la bussola che guida tutte le decisioni e le azioni future.

4.    Pianificazione del progetto

La pianificazione del progetto è una fase cruciale che include la definizione di task specifici, l’allocazione delle risorse e la determinazione dei tempi di consegna.

Un buon strumento di gestione dei progetti, come Twproject, può facilitare questa fase fornendo funzionalità che aiutano nella creazione e gestione del piano di progetto.

Durante la pianificazione, il Project Manager deve considerare vari fattori, tra cui il budget, le scadenze, le competenze del team, i rischi potenziali e le aspettative dei clienti.

La pianificazione deve essere flessibile e adattabile, poiché le circostanze possono cambiare durante il ciclo di vita del progetto.

5.    Monitoraggio e controllo del progetto

Il monitoraggio del progresso del progetto e il controllo delle sue variabili sono essenziali per assicurarsi che tutto proceda secondo il piano.

L’uso di un software di gestione dei progetti come Twproject, con le sue funzionalità di reportistica e di tracciabilità, può semplificare enormemente questa fase.

Il Project Manager può utilizzare questi strumenti per monitorare l’andamento del progetto, identificare i problemi prima che diventino critici e apportare le modifiche necessarie in tempo.

6.    Chiusura del progetto

Infine, una buona progettazione deve avere una chiusura ben definita. Questo include l’analisi dei risultati ottenuti, il confronto con gli obiettivi iniziali e l’identificazione dei punti di forza e di miglioramento.

In questa fase, è importante anche riconoscere il contributo di tutti i membri del team e celebrare il successo ottenuto.

Come preparare un progetto: il diagramma di Gantt con Twproject

Dopo aver definito gli obiettivi del progetto e le attività coinvolte, è possibile procedere alla creazione del diagramma di Gantt.  

Il diagramma visualizza le attività del progetto lungo un asse temporale, consentendo al project manager di avere una visione chiara delle dipendenze tra le attività, delle durate previste e delle scadenze.

Questo può essere creato utilizzando software di project management appositamente progettati, come Twproject, che semplifica la creazione e la gestione di questi diagrammi.

Creare il diagramma di Gantt con Twproject è infatti semplice ed intuitivo.

Quest’ultimo fornisce una visualizzazione chiara e dettagliata delle attività, con le rispettive barre orizzontali che rappresentano la durata prevista di ciascuna attività. Inoltre, è possibile personalizzare il Gantt secondo le proprie esigenze, includendo informazioni aggiuntive come le risorse assegnate a ciascuna attività, le milestone o i vincoli temporali.

Se si verificano modifiche nella pianificazione o nel progresso delle attività, è possibile apportare le modifiche necessarie direttamente nel diagramma.

Le dipendenze tra le attività vengono gestite automaticamente da Twproject, che adatta il diagramma di Gantt di conseguenza. Questo rende la gestione delle modifiche e degli aggiornamenti più efficiente e veloce.

Inoltre, il software offre la possibilità di condividere il lavoro con il team di progetto o con le parti interessate.

È possibile, infatti, esportare il diagramma in diversi formati per facilitare la comunicazione e la condivisione delle informazioni.

In questo modo, tutti i membri del team possono avere una visione chiara e condivisa delle attività e dei tempi di esecuzione del progetto.

Analizza le dipendenze tra le attività con il Diagramma di Gantt

Non limitarti a dipendenze sequenziali; esplora anche le dipendenze di inizio-inizio, fine-fine e altre per rappresentare relazioni complesse tra le attività

Esistono diverse tipologie di relazioni tra le attività di un progetto.

• la cosiddetta classica Finish to start (FS) prevede che l’attività A debba finire prima che l’attività B cominci, o in altre parole che l’attività B non possa iniziare prima che A sia conclusa.

• La relazione Finish to finish (FF) implica che l’attività B non possa finire prima che sia finita anche A. Questa relazione è comune in scenari in cui l’attività B dipende dal completamento dell’attività A, come nel caso della scrittura di un libro, in cui l’attività B rappresenta il completamento dell’intero libro e l’attività A è la scrittura dell’ultimo capitolo.

• Start to start (SS), in cui un’attività non può iniziare prima che un’altra attività sia a sua volta iniziata. Ad esempio, l’attività di project management di un progetto non può cominciare prima dell’inizio del progetto stesso.

• Infine, c’è la tipologia di relazione chiamata Start to finish (SF), in cui l’attività A deve iniziare prima che B finisca. Questa relazione può essere complessa da comprendere e si applica solo in determinati contesti. Ad esempio, in un impianto di produzione con turni di lavoro, il turno successivo (B) non può finire finché non è iniziato il turno iniziale (A) per garantire un monitoraggio continuo dei macchinari.

In Twproject, dopo aver creato la dipendenza tra due fasi, è possibile modificare il valore di default rappresentato dalla dipendenza FS e selezionare un altro tipo di relazione. Questo amplia le possibilità di gestione delle dipendenze e permette ai project manager di adattarsi meglio alle esigenze specifiche del loro progetto.

Creiamo e gestiamo progetti complessi tramite il Gantt di Twproject, interattivo e di facile utilizzo

Leggi l’intervista a Gap Studi e Consulenze e scopri perché ha scelto di utilizzare il diagramma di Gantt di Twproject

Lavora sulla elasticità delle dipendenze e la flessibilità nella pianificazione di un progetto

L’elasticità delle dipendenze è un fattore chiave da considerare nello sviluppo di un progetto con il Gantt.

In molti software l’assegnazione di una dipendenza implica un susseguirsi lineare di attività, senza sovrapposizioni o tempi vuoti.

Tuttavia, nel mondo reale, le fasi di un progetto non sempre si susseguono in modo rigido.

Twproject ha introdotto la possibilità di gestire liberamente questa elasticità.

Quando si inserisce una dipendenza, questa viene salvata inizialmente con la tipologia FS hard di default. Tuttavia, è possibile convertire questa dipendenza “rigida” in una dipendenza “elastica” con qualsiasi tipo di relazione.

Ciò significa che due attività interdipendenti possono non essere cronologicamente consecutive, lasciando spazi vuoti tra di loro o sovrapponendosi per un certo periodo, purché venga rispettata la logica della dipendenza scelta.

Questa elasticità offre maggiore flessibilità nell’azione sulle date di fine delle fasi di progetto, senza necessariamente comportare uno slittamento delle fasi successive.

Ad esempio, consideriamo un albero di progetto in cui è assegnato un Project Manager (PM) per l’intero progetto e un PM specifico per ogni fase, come l’analisi (PMA), la progettazione (PMG) e la produzione (PMD).

Utilizzando le dipendenze elastiche, il PM può definire una durata totale del progetto e assegnare alle fasi una durata specifica. Questo consente ai PM delle singole fasi di avere maggiore libertà di azione nella gestione delle date di inizio e fine delle loro fasi senza interferire con le date complessive del progetto.

Implementa una certa flessibilità temporale nel Gantt di progetto

• Buffer Temporali: inserisci dei buffer temporali tra le fasi chiave per assorbire eventuali ritardi senza influenzare le scadenze globali.
• Revisione Periodica: pianifica delle revisioni periodiche del Gantt per assicurarti che rifletta sempre la realtà del progetto.

Crea accessi selettivi al Gantt di progetto

Lavorare con il Gantt è fantastico ma a volte i componenti del team possono perdersi nei grafici. Per aiutare l’intero team a concentrarsi su ciò che è di pertinenza utilizza le funzioni di Twproject per concedere accessi selettivi al Gantt, in modo che ogni membro del team possa vedere solo ciò che è pertinente al suo ruolo.

Crea viste personalizzate e gioca con i colori

· Viste Personalizzate: crea viste personalizzate del Gantt per diversi stakeholder, evidenziando le informazioni più rilevanti per ciascuno.

·  Utilizzo di simboli e colori: usa simboli e colori per rendere il Gantt più leggibile e per evidenziare le informazioni chiave.

Identifica i rischi e prepara piani di contingenza

· Identificazione dei rischi: utilizza il Gantt per identificare potenziali rischi, come sovrapposizioni o conflitti di risorse.

· Piani di contingenza: prepara piani di contingenza per gli eventi critici e rappresentali nel Gantt, in modo da poter agire rapidamente se necessario.

Documenta e archivia le evoluzioni del progetto e del Gantt

· Documentazione delle decisioni: documenta le decisioni chiave e i cambiamenti nel Gantt, in modo da avere un registro storico.

· Archiviazione delle versioni: salva e archivia le versioni chiave del Gantt per future referenze o analisi post-progetto.

Hai visto quante cose puoi fare con un Gantt nella preparazione di un progetto?

Certo la preparazione di un progetto con il Gantt è un processo che richiede una impostazione chiave degli elementi, una buona pianificazione, la definizione chiara degli obiettivi e la corretta identificazione delle attività e delle dipendenze.

Utilizzando strumenti come Twproject e il diagramma di Gantt, i project manager possono gestire efficacemente i progetti, ottenere risultati di successo e rispettare i tempi stabiliti.