Riunioni di stato avanzamento lavori del progetto

riunioni stato avanzamento lavori

Cosa monitorare per farle funzionare!

Una delle principali responsabilità di un Project Manager è quella di conoscere lo stato di avanzamento del progetto in qualsiasi momento.

A tal fine le riunioni di stato avanzamento lavori diventano uno strumento fondamentale per tutto il ciclo di vita del progetto.

Purtroppo, però, troppo spesso questi appuntamenti si trasformano in una perdita di tempo perdendo di vista gli obiettivi della riunione stessa.

In questo articolo proveremo a svelare alcuni segreti per realizzare delle riunioni di stato avanzamento lavori efficaci.

Gli scopi e i tempi delle riunioni sullo stato di avanzamento del progetto

La frequenza di questi incontri ovviamente varia a seconda:

  • della complessità del progetto;
  • del numero di membri del team di progetto;
  • del livello di informazioni richiesto dal committente del progetto, dai clienti, stakeholder, etc.
  • dal livello di coinvolgimento del task manager di progetto.

Stabilita quindi la tempistica, rimane fondamentale per il Project Manager valutare, durante gli incontri, lo stato di avanzamento di ognuno dei seguenti elementi:

  • Aggiornamenti delle singole attività.
  • Stato di avanzamento del progetto rispetto alla pianificazione: siamo in ritardo o in anticipo?
  • Budget a disposizione: siamo sotto o abbiamo superato il budget previsto?
  • Stato di qualità: stiamo mantenendo i livelli qualità previsti?
  • Problemi attuali o ipotizzabili (come per esempio, cambiamenti, problematiche con le risorse, insoddisfazione del cliente o del fornitore, ecc.).
  • Prossimi passi da compiere.

riunioni stato avanzamento lavori

Le riunioni di stato avanzamento lavori sono fondamentali per il Project Manager e devono essere programmate periodicamente.

Grazie a questi incontri il Project manager ha la possibilità di :

  • Mantenere il focus sul progetto.
  • Orientare il team a guardare nella stessa direzione.
  • Riportare al management Aziendale informazioni chiare ed aggiornate sullo stato avanzamento dell’intero progetto in essere.

Sfortunatamente, troppo spesso questi incontri importanti sono inefficaci e non riescono a portare benefici al progetto nel modo previsto.

I motivi più comuni per cui le riunioni sullo stato di avanzamento del progetto si trasformano in una perdita di tempo.

Esistono dei motivi ricorrenti per cui gli incontri sullo stato del progetto falliscono. Ecco un elenco delle più frequenti:

  • Ordine del giorno poco chiaro o addirittura mancante.
  • Membri del team non adeguatamente preparati all’incontro.
  • Incapacità di gestire il tempo durante l’incontro.
  • Incapacità di mantenere il focus sull’argomento oggetto della riunione.
  • Feedback assenti o poco efficaci da parte dei membri del team.

Ordine del giorno poco chiaro o addirittura mancante

Quando le riunioni di stato avanzamento lavori non hanno un ordine del giorno precedentemente definito e condiviso risulteranno inevitabilmente poco chiare e inefficaci.

Senza una tabella di marcia che segni la strada, l’incontro si disperde facilmente e il tempo spesso viene utilizzato male o addirittura perso.

Inoltre, i membri del team non saranno in grado di fornire feedback efficaci in quanto non preparati ad affrontare la riunione stessa.

Lo scopo di una riunione sullo stato di avanzamento lavori del progetto è ottenere l’aggiornamento sullo stato delle attività, identificare i problemi e così via.

È, pertanto, fondamentale che i membri del team si preparino per tempo e che raccolgano dati specifici prima della riunione per essere preparati a rispondere a determinate domande chiave.

Senza specifici obiettivi predefiniti, l’incontro non porterà alcun beneficio.

Membri del team non adeguatamente preparati all’incontro

Capita frequentemente che alcuni membri del team non percepiscano l’importanza della riunione e pensino che tutto ciò che devono fare sia solo presentarsi e partecipare all’incontro.

Quando ciò accade, l’intera squadra perde tempo prezioso.

Un feedback non fornito può far slittare/ rimandare la risoluzione del problema, causando frustrazione e ritardi del progetto stesso!

Incapacità di gestire il tempo durante l’incontro

“Anche oggi una riunione interminabile…”.

Questa è la classica frase che i membri del team, stremati, si scambiano uscendo dalla sala riunioni.

Se il tempo non viene gestito adeguatamente si otterranno tre effetti boomerang:

  • demotivazione del team.
  • necessità di una ulteriore riunione sullo stesso argomento.
  • La possibilità di arrivare a decisioni affrettate ed inefficaci.

Inoltre, i membri del team potrebbero provare a saltare la riunione percependola come una perdita di tempo.

Una volta che i membri del team iniziano a perdere le riunioni sullo stato di avanzamento dei lavori, l’efficacia complessiva di questo strumento è destinata a degradarsi inesorabilmente.

Incapacità di mantenere il focus sull’argomento oggetto della riunione

Strettamente legata alla precedente, è l’incapacità di restare sui binari prestabiliti.

Tale incapacità è molto frequente.

Spesso i partecipanti tendono infatti a divagare, riducendo notevolmente il tempo dedicato allo scopo della riunione.

Si arriva, così, ad affrontare i temi cruciali con poco tempo a disposizione, assumendo spesso decisioni di scarsa qualità dettate dalla fretta.

Feedback assenti o poco efficaci da parte dei membri del team

Uno dei compiti più difficili di un Project Manager è quello di avere a che fare con più personalità diverse all’interno del team di lavoro.

Le personalità più aggressive tendono a dominare le riunioni di progetto mentre, i tipi più passivi, tendono a contribuire molto meno alle discussioni essendo meno loquaci riguardo le loro opinioni su di un determinato problema.

Tutti conosciamo il detto secondo il quale “la lingua batte dove il dente duole” ed è proprio questo quello che accade spesso durante le riunioni di progetto.

Potrebbe, quindi accadere che il Project Manager o un team leader sia eccessivamente influenzato da un membro del team con una personalità più aggressiva.

Quando alcuni membri del team dominano mentre altri siedono passivamente (senza fornire input critici su un problema), la qualità delle decisioni prese dalla squadra ne risente.

Un altro grosso problema con questa particolare disfunzione è che il Project manager spesso sviluppa una visione distorta di alcuni problemi fondamentali del progetto. Questo avviene magari perchè una o due persone del team esprimono opinioni molto forti.

Se è vero che le opinionni vanno tenute in considerazione, le opinioni “forti” di pochi membri potrebbero non essere affatto rappresentative del gruppo. Però ciò avviene, e senza una risposta equilibrata da parte di un altro membro del team, il Project manager potrebbe concludere una riunione sullo stato di avanzamento dei lavori con una prospettiva parziale ed incompleta. In questi casi, con una visione distorta delle opinioni del team su un particolare problema, si potrebbero anche prendere decisioni poco opportune.

riunioni stato avanzamento lavori

Conclusione

Le riunioni sullo stato di avanzamento di un progetto sono uno strumento fondamentale nella cassetta degli attrezzi del Project Manager.

Sfortunatamente, troppo pochi Project Manager hanno adottato metodi e tecniche per garantire che queste sessioni siano concise, produttive e preziose.

Inoltre, spesso i Project Manager presumono che una riunione sullo stato di avanzamento dei lavori significhi inviare un invito alla riunione e semplicemente presentarsi.

In realtà, gli incontri sullo stato di avanzamento di un progetto richiedono molto di più!

La buona notizia è che quando le riunioni sullo stato del progetto sono efficaci ed efficienti, i risultati sono enormi!

Le riunioni produttive sullo stato di avanzamento dei lavori:

  • aumentano il morale del gruppo.
  • Forniscono informazioni esaustive sullo stato del progetto.
  • Scoprono potenziali rischi.
  • Forniscono un forum per la risoluzione tempestiva dei problemi.
  • Incoraggiano la condivisione di informazioni rilevanti tra i membri del team.

Trovare il momento migliore per pianificare una riunione sullo stato di avanzamento di un progetto è molto importante.

Potrebbe essere ovvio, ma non si tratta solo di trovare un giorno in cui il team è disponibile, si tratta di trovare un giorno in cui nessuno dei colleghi abbia scadenze importanti, appuntamenti programmati o attività ad alta priorità da chiudere.

Perciò utilizzare un software per il Project Management come Twproject, con calendari e ordini del giorno condivisi, è fondamentale per gestire una squadra focalizzata e performare le riunioni di stato avanzamento lavori.

Inizia subito a gestire il tuo progetto.

Related Posts

I commenti sono chiusi.