Work Breakdown Structure vs Gantt? Sono strumenti molto potenti e importanti nel mondo della gestione dei progetti.
Sebbene questi termini siano talvolta usati in modo intercambiabile, non sono sinonimi ed è fondamentale comprenderne gli scopi e l’ambito di utilizzo.
Vediamo di seguito cosa sono e come si utilizzano.
INDICE
Cos’è un diagramma di Gantt?
Un diagramma di Gantt è un grafico a barre che mostra l’avanzamento, la sequenza temporale e le dipendenze di un progetto.
Questo strumento è stato sviluppato più di cento anni fa da Henry Gantt e si è rivelato una delle tecniche più utilizzate per la pianificazione e il controllo dei progetti.
Un diagramma di Gantt è composto da barre orizzontali (barre di Gantt) che rappresentano le attività di progetto.
Le barre di Gantt mostrano le date di inizio e fine, nonché le dipendenze, la pianificazione e le scadenze, inclusa la parte dell’attività completata per fase e chi è il responsabile del lavoro.
I neofiti del mestiere creano i primi Gantt con alcuni programmi comuni come Excel. (approfondisci Diagramma di Gantt con Excel: quali limiti?)
Ricordiamo che Excel non è stato progettato per fare questo.
Tuttavia, per portare la pianificazione a un livello professionale più elevato, è necessario scegliere un project management software completo come Twproject.
Che cos’è una Work Breakdown Structure?
Una Work Breakdown Structure, o WBS, è una scomposizione gerarchica dell’ambito del progetto in componenti più piccoli e gestibili.
Una WBS può aiutare a definire l’ambito del progetto, allocare risorse, assegnare responsabilità e stimare la durata e il budget del progetto.
I project manager applicano la WBS per scomporre progetti di grandi dimensioni in step più piccoli e più facilmente gestibili per poter portare a termine le attività in modo più rapido ed efficiente.
Suddividere il progetto in parti meno complesse significa una migliore produttività del team, oltre ad una migliore gestione dei costi e degli imprevisti.
Inoltre, la rappresentanza completa della WBS può supportare la comunicazione poiché aumenta la trasparenza e promuove discussioni efficaci.
Esistono molte soluzioni software per creare una Work Breakdown Structure e anche in questo caso Twproject è una delle opzioni migliori del mercato.
WBS vs Gantt: quando utilizzare uno o l’altro?
I project manager in genere applicano la WBS per mostrare cosa stanno facendo e il diagramma di Gantt per visualizzare quando lo stanno facendo.
Ma più nello specifico e nella pratica si può dire che:
WBS
- Vantaggi: una WBS può aiutare a chiarire gli obiettivi del progetto, evitando spostamenti dell’ambito e modifiche non necessarie. Inoltre, può suddividere il progetto in parti gestibili, aiutando nell’organizzazione e nella definizione delle priorità del lavoro del progetto.
- Può facilitare la comunicazione e la collaborazione tra il team di progetto e le parti interessate, aiutando ad allineare le loro aspettative e requisiti. Può inoltre supportare i processi di gestione del rischio e di controllo della qualità, consentendo l’identificazione e la mitigazione di potenziali problemi ed errori.
- Svantaggi: l’utilizzo di una WBS può richiedere molto tempo ed essere complesso da creare e mantenere, in particolare per progetti grandi e dinamici.
- Può essere difficile catturare e rappresentare tutti i dettagli e le sfumature dell’ambito del progetto e potrebbe richiedere aggiornamenti e revisioni regolari. Inoltre, non mostra le attività organizzate in sequenza temporale.
Diagramma di Gantt
- Vantaggi: un diagramma di Gantt può apportare numerosi vantaggi alla gestione del progetto, come fornire una panoramica chiara e visiva della pianificazione del progetto, mostrare le dipendenze e i vincoli tra le attività del progetto, evidenziare il percorso critico e i tempi morti e migliorare la comunicazione e reporting sullo stato del progetto. Può anche aiutare a monitorare e misurare i progressi e le prestazioni del progetto, ottimizzare l’allocazione delle risorse e la sequenza delle attività, gestire i rischi e i problemi e mantenere le parti interessate informate e coinvolte.
- Svantaggi: l’utilizzo di un Gantt presenta alcuni inconvenienti. Può essere difficile da mostrare e interpretare, in particolare per progetti diversificati. Inoltre, può essere impreciso o fuorviante se non è basato su dati e ipotesi affidabili e potrebbe non tenere conto dei cambiamenti e delle variazioni nell’ambiente del progetto.
La battaglia Work Breakdown Structure vs Gantt è sempre attuale e solleva sempre molte domande, dato che stiamo parlando di due strumenti essenziali del project management.
Entrambi i concetti consentono ai project manager e ai loro team di essere informati sui progressi compiuti.
Inoltre, incrementano l’efficienza e guidano gli individui a decisioni di successo.
La scelta migliore sarebbe quella di integrare i due strumenti: la WBS suddivide il lavoro gerarchicamente, dall’alto al basso. Più specificatamente, può essere considerata lo scheletro del futuro piano di progetto.
Il diagramma di Gantt è lineare e mostra la progressione temporale da sinistra a destra. Una volta individuate le attività necessarie, si passa alla riflessione su date, tempistiche e dipendenze e si passa quindi ad un diagramma di Gantt per l’inizio dei lavori.
Per questo motivo, i moderni strumenti di PM come Twproject contengono la possibilità di creare un diagramma di Gantt all’interno della funzionalità Work Breakdown Structure.
WBS vs Gantt: strumenti integrati in Twproject
Con Twproject, i manager possono definire con precisione la finish date di ogni attività, garantendo che le scadenze siano sempre rispettate.
La piattaforma mostra l’inizio (shows the start) e la conclusione di ogni task mediante un bar chart, facilitando la lettura e l’interpretazione del piano di lavoro.
Questo aspetto visuale è cruciale per tracciare i progressi dei progetti, offrendo una panoramica immediata dello stato di avanzamento e delle eventuali criticità.
Inoltre, Twproject non si limita alla pianificazione e al monitoraggio; è anche uno strumento potente per la gestione dei rischi.
Attraverso l’analisi dettagliata fornita dalla WBS e la rappresentazione temporale del diagramma di Gantt, i project manager possono identificare precocemente i potenziali rischi, pianificando interventi correttivi o preventivi per garantire il successo del progetto.
Ottimizzare la pianificazione con WBS in Twproject
L’utilizzo della Work Breakdown Structure in Twproject è il primo passo per suddividere un progetto complesso in parti più piccole e gestibili.
I project manager possono iniziare definendo l’obiettivo principale del progetto e scomporlo in sottoprogetti e attività. Questo approccio gerarchico non solo semplifica la comprensione dell’ambito complessivo del progetto ma aiuta anche a identificare le risorse necessarie e a distribuire i compiti in modo efficace.
In Twproject, la WBS diventa interattiva, permettendo ai manager di aggiungere, modificare o riorganizzare le attività con semplici trascinamenti, garantendo che ogni elemento sia al posto giusto e che nulla venga trascurato.
La visualizzazione temporale del Gantt in Twproject
Dopo aver definito la struttura del progetto con la WBS, i responsabili di progetto possono passare alla visualizzazione temporale del Gantt in Twproject.
Questo strumento trasforma il piano in una timeline visiva, dove ogni attività è rappresentata da una barra che ne indica la durata, le dipendenze e l’allineamento con altre attività.
La capacità di Twproject di mostrare cambiamenti in tempo reale nel diagramma di Gantt permette ai manager di aggiustare rapidamente la pianificazione in caso di imprevisti, assicurando che il progetto rimanga in carreggiata.
La visualizzazione Gantt diventa così essenziale per monitorare l’andamento del progetto e per assicurare che ogni fase proceda secondo i piani.
Con Twproject, la gestione dei progetti diventa un processo più fluido, controllato e visivamente intuitivo, trasformando ogni sfida in un’opportunità di successo.
