I benefit di un progetto sono definiti come “il miglioramento misurabile derivante da un risultato percepito come un vantaggio da uno o più stakeholder, che contribuisce al raggiungimento di uno o più obiettivi organizzativi”.
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Fondamentalmente significa che i benefici dovrebbero rappresentare un miglioramento derivante dal progetto.
Lo scopo di intraprendere qualsiasi progetto è, infatti, quello di fornire un qualche tipo di beneficio come risultato della consegna dell’output.
E’ ovvio che non tutti i progetti portano all’organizzazione gli stessi vantaggi. Proviamo insieme a vedere alcune tipologie di benefit che è possibile ottenere.
Tipologie di benefit in un progetto progetto
I tipi di benefici sono, come detto prima, variabili. Ecco alcuni esempi concreti:
- Miglioramento della qualità,
- Riduzione dei costi di produzione,
- Riduzione dei tassi di errore,
- Un livello più alto di servizio al cliente,
- Aumento del tasso di fidelizzazione dei clienti.
I benefici possono essere classificati come benefici tangibili e immateriali.
Un vantaggio tangibile è quantitativo, cioè qualcosa che può essere misurato, come ad esempio una riduzione dei costi operativi.
Un vantaggio immateriale è invece un elemento che non può essere misurato con precisione, sebbene i suoi effetti possano essere visti, come ad esempio nell’aumento della consapevolezza di un marchio.
Sarà il piano di gestione delle prestazioni a descrivere quali saranno e come verranno classificati e misurati i benefici del progetto.
Al fine di misurare la consegna di alcuni benefici, come la riduzione dei costi, è necessario uno studio sui costi attuali all’interno dell’organizzazione in modo che sia possibile effettuare un confronto dopo la consegna del progetto.
Il piano di gestione dei benefici conterrà quindi i seguenti elementi chiave:
- Una descrizione del beneficio che dovrebbe essere erogato.
- Il “proprietario” dei benefici.
- Come verrà misurato il beneficio.
- Ipotesi e rischi considerati nel determinare il beneficio.
Questo piano sarà rivisto regolarmente durante il ciclo di vita del progetto per garantire che i benefici dichiarati permangano lungo la strada di consegna del progetto.
Alcuni benefici, in particolare, possono venire erogati anche dopo la consegna del progetto, per questo motivo il monitoraggio e la misurazione dei benefici possono estendersi oltre il completamento del progetto.
Processo di gestione dei benefici
Il processo di gestione dei benefici del progetto può essere suddiviso in quattro fasi distinte. In ogni singola fase vi sono una serie di obiettivi, attività e risultati chiave associati. Ecco quali sono:
Identificazione dei benefici
Il progetto deve comunicare chiaramente quali saranno i benefici erogati e come saranno misurati prima dell’inizio del progetto.
Il pubblico di questa comunicazione è costituito da tutti gli stakeholder che hanno un interesse nel progetto.
Quando si definiscono i benefici, è importante tenere in considerazione che la maggior parte di questi si verificano dopo la distribuzione dell’output.
Pertanto, la misurazione e la comunicazione dei benefici dovrebbero continuare anche – e soprattutto – dopo l’implementazione.
Strutturazione dei benefici
Può essere difficile sapere quando e come misurare i benefici di un progetto, ma è importante assicurarsi di specificare:
- Cosa viene misurato e cosa ci si aspetta.
- Quali misure verranno utilizzate e in che modo queste misure si allineano con le misure generali dell’organizzazione.
- Quando verranno misurati i benefici e come verranno misurati.
- Qual è la soglia di successo per la realizzazione dei benefici.
- Quale sarà l’impatto sul progetto se i benefici misurati non corrispondono ai benefici previsti.
E’ importante che il metodo di misurazione dei benefici venga stabilito prima dell’inizio del progetto.
Realizzazione e monitoraggio dei benefici
Una volta avviato il progetto, è importante misurare e riferire sugli esiti effettivi rispetto agli esiti previsti durante tutto il ciclo di vita, non solo alla fine.
Questi report possono essere utilizzati durante le revisioni periodiche per valutare se un progetto è ancora sulla buona strada in termini di benefici.
Spesso sembra che un progetto stia andando bene, ma se non ci sono relazioni formali può essere impossibile saperlo con certezza.
Una reportistica regolare mostrerà chiaramente se un progetto può raggiungere i suoi obiettivi.
Chiaramente, in molti casi i benefici finali non possono essere determinati durante il progetto, ma è possibile misurare i progressi verso i benefici e quindi determinare se è necessario intervenire prima che sia troppo tardi.
Spesso la realizzazione dei benefici può essere influenzata da fattori esterni all’organizzazione, come attività di governo, concorrenti e clienti.
Questi fattori devono quindi essere incorporati nella misurazione e devono essere presi in considerazione per determinare se il progetto è ancora valido.
Valutazione dei benefici
Osservare le misure dei benefici e confrontarle con i benefici previsti identificati all’inizio del progetto darà una buona indicazione delle prestazioni di un progetto.
Questa valutazione delle prestazioni può essere una guida utile per determinare quale linea di condotta deve essere presa in relazione al progetto.
È un dato di fatto che i progetti non sempre raggiungono i benefici previsti e che esistono diversi gradi di successo.
Avere dati concreti e confrontarli con una soglia prestabilita aiuterà l’organizzazione a massimizzare il potenziale di un progetto e sapere quando non vi è alcun vantaggio in esso.
Il processo di gestione dei benefici offre sicuramente un approccio strutturato per la gestione dei benefici di un progetto, ma ciò non significa che questa sia un’attività meccanicistica; si tratta infatti di un’attività proattiva e che tiene conto dei cambiamenti.
7 motivi per cui i progetti non riescono a fornire benefici
A volte può succedere che un progetto non sia in grado di fornire benefici. Come mai?
Le ragioni sono diverse, ma molto è dovuto a:
- Il lavoro iniziale di identificazione dei benefici strategici non è stato ampliato o sviluppato.
- Scarsa definizione degli obiettivi aziendali dei progetti.
- Nessun meccanismo o struttura in atto per gestire la realizzazione dei benefici.
- Mancanza di impegno da parte delle principali parti interessate per la realizzazione dei benefici.
- Mancanza di chiara titolarità dei benefici.
- Mancanza di solidi processi per monitorare i benefici.
- Mancanza di aggiornamento nel caso di cambiamenti durante il ciclo di vita del progetto.
Ecco perché è importante avere un chiaro e strutturato processo di gestione dei benefici.
Per essere efficace, questo deve diventare una pratica standard per l’organizzazione, specialmente ogni volta che si inizia un nuovo progetto.
Durante il ciclo di vita di un progetto potrebbe essere necessario modificare gli obiettivi, cambiare le priorità o ridefinire i risultati desiderati alla luce delle mutevoli circostanze.
È importante che questo processo continui quindi durante e oltre la vita del progetto per garantire che i benefici siano realizzati.
