Gestione delle risorse

Resource Management, ovvero la capacità di gestione e allocazione delle risorse utili all’esecuzione di un progetto, è una delle skill sicuramente richieste al Project Manager.

E’ logico comprendere come un’organizzazione utilizzi più risorse per l’esecuzione di un singolo progetto. Tali risorse includono in genere persone, attrezzature, informazioni, materiali, tempo e denaro. La maggior parte delle organizzazioni, però, ha una quantità limitata di risorse a disposizione e, quindi, la pianificazione dell’allocazione delle stesse è indispensabile per la loro efficace gestione e utilizzo.

La gestione delle risorse del progetto prevede non solo l’implementazione di risorse interne ed esterne necessarie per la consegna di un progetto, ma anche il loro approvvigionamento.

Detto questo, è ovvio che il Resource Management si concentra in modo prioritario sull’uso delle risorse, sul monitoraggio dell’utilizzo e della produttività delle stesse e sulla misurazione dell’efficacia delle risorse utilizzate.

 Piani e Processi per la gestione delle risorse di un progetto

La gestione delle risorse comporta anche la creazione di piani e processi che facilitano la gestione delle stesse ed esistono diversi modi per realizzarli.

È possibile, ad esempio, creare fogli di calcolo, documenti, utilizzare un software di gestione dei progetti o utilizzare una combinazione dei tre strumenti.

L’obiettivo principale, indipendentemente dal metodo scelto, sarà comunque quello di gestire con successo tutte le risorse fino al completamento del progetto.

In seguito, vediamo i passaggi per una buona gestione delle risorse di un progetto.

7 segreti per la buona gestione delle risorse di progetto

1. Stima delle risorse

Stimare il fabbisogno di risorse interne ed esterne è uno dei primi passi nella gestione delle risorse del progetto.

Una delle tecniche più comuni utilizzate per la stima delle risorse è il giudizio degli esperti, ovvero la stima effettuata sulla base dell’esperienza acquisita in progetti precedenti.

Qui viene valutata qualsiasi risorsa, dalle persone alle macchine fino addirittura a qualsiasi spazio fisico, come un ufficio, di cui si avrà bisogno.

È necessario concentrarsi bene e trascorre sufficiente tempo in questa fase; più completo sarà l’elenco delle risorse, più accurato sarà il programma.

2. Raccolta dei dati

Vi sono alcuni dati non solo necessari ma indispensabili per una gestione efficiente delle risorse in un progetto. Tra i dati che non devono assolutamente mancare vanno inclusi dettagli su:

• Risorse disponibili
• Requisiti per le risorse
• In che modo le risorse saranno in grado di soddisfare le richieste

Se tali dettagli non dovessero essere seriamente approfonditi, il PM potrebbe trovarsi in serie difficoltà nel portare a termine il progetto.

3. Piano delle risorse

Come già detto, ogni piano di progetto deve avere un piano di risorse separato che contenga diversi aspetti inerenti al fabbisogno, all’allocazione e all’utilizzo delle risorse dall’inizio alla fine del progetto.

Proprio come ogni altro aspetto della gestione del progetto, quando si pianificano le risorse si desidera iniziare con un piano. Questa sarà la base su cui si costruirà poi il processo di gestione.

Nel piano delle risorse, un project manager può creare, ad esempio, un elenco gerarchico delle risorse necessarie per il completamento del progetto.

Poiché si tratta di un piano, è necessario coinvolgere gli altri componenti della squadra progettuale in questo processo. Alcuni membri del team, infatti, potrebbero richiedere risorse aggiuntive rispetto a quanto previsto.

4. Pianificare lo sviluppo del piano

Pianificare lo sviluppo implica stabilire le date di inizio e fine di tutte le attività del progetto per creare un programma finale.

Il piano delle risorse, contenente la ripartizione gerarchica delle risorse, chiamato anche Structure Breakdown Structure – RBS, viene quindi abbinato alla ripartizione delle attività del progetto. Questo aiuta ad assegnare le risorse richieste a ciascuna attività in modo più efficiente.

Queste gerarchie di base dovrebbero includere almeno il personale e, preferibilmente, tutte le risorse su cui verranno spesi i fondi del progetto, ma spetta al project manager definire quale tipo di gerarchie sono rilevanti per il progetto nello specifico.

5. Verifica delle sovra-allocazioni

Un project manager deve garantire che la sovra-allocazione di qualsiasi risorsa sia sempre evitata.

La sovra-allocazione avviene quando viene assegnata una quantità maggiore di lavoro a una risorsa che, di conseguenza, non sarà in grado di completare l’attività entro il normale orario di lavoro.

Questo può portare a straordinari, che di conseguenza influiranno sul budget, o potrebbero perfino bloccare o far deragliare un progetto.

È fondamentale quindi che le risorse siano bilanciate.

6. Negoziare per le risorse

I progetti più piccoli attingono generalmente alle risorse interne dell’organizzazione. Nei progetti più complessi, invece, le risorse possono facilmente provenire dall’esterno.

Ciò implica che il Project Manager possieda ottime capacità di negoziazione al fine di ottenere le risorse organizzative necessarie, sia interne che esterne, al miglior costo.

7. Monitorare il calendario di lavoro

È necessario essere in grado di monitorare la disponibilità oraria e giornaliera delle risorse individuali, nonché tenere traccia delle loro vacanze e delle loro assenze.

In caso di team remoto, è importante inoltre tenere conto delle differenze temporali, nonché delle diverse festività globali che potrebbero differire dal calendario delle festività nazionali.

Il carico di lavoro del team è un’altra metrica che si dovrà monitorare da vicino.

Se tutto il lavoro viene svolto da pochi membri del team, mentre gli altri sono inattivi, sarà necessario ridistribuire le risorse.

Un altro metodo in questo caso è quello di livellare le risorse assicurando così che le attività siano equamente distribuite all’interno del team.

Conclusioni

Per concludere, la gestione delle risorse è fortemente legata alla pianificazione della gestione dei progetti.

Si tratta di discipline diverse ma complementari. Più la gestione delle risorse viene attuata con un approccio olistico, maggiore sarà la possibilità di poter agire in modo tempestivo per tenere il progetto in carreggiata e dirigerlo verso il successo, nei tempi e nel budget prestabiliti.

Pertanto, è necessario per un project manager avere gli strumenti giusti per tenersi informato delle risorse mentre il progetto è in corso.

L’utilizzo di un diagramma di Gantt offre un approccio visivo delle attività del progetto, delle durate e delle dipendenze che collegano un’attività all’altra.

Altri project manager potrebbero utilizzare un foglio di calcolo di Excel o uno strumento di project management specifico e più affidabile.

In generale, quando si gestiscono le risorse di un progetto, ci sono diversi elementi da monitorare, e questo processo può diventare complicato e confuso.

Tuttavia, con lo strumento giusto, è possibile pianificare, monitorare e generare rapporti sulle risorse con grande controllo e precisione.