La schedulazione di progetto: gestione e processi

La schedulazione di progetto è una delle attività principali della Pianificazione di progetto.

Si riassume in un documento che raccoglie tutto il lavoro necessario per consegnare il progetto in tempo e con successo.

Un progetto, infatti, è composto da molte attività e ogni attività prevede un inizio e una fine. Allo stesso modo, le persone hanno orari diversi e diverse disponibilità. E tutto ciò deve essere incluso razionalmente in una schedulazione di progetto.

Il programma di gestione del progetto è un documento che delinea il lavoro da svolgere, l’ordine in cui deve essere fatto, quali risorse sono richieste, come saranno distribuite e quanto tempo impiegheranno per svolgere le varie attività.

La schedulazione di progetto aiuta inoltre i project manager a comunicare e collaborare con i membri del team e le parti interessate e aiuta a mantenere il progetto in carreggiata.
Più in particolare, una schedulazione di progetto prevede:

• Pietre miliari (o milestones)
• Risultati finali (o derivables)
• Compiti richiesti per completare i risultati
• Dipendenze tra compiti
• Requisiti e allocazione delle risorse
• Scadenze, intervalli di tempo e durata delle attività

Come per molti aspetti durante la gestione dei progetti, la schedulazione viene eseguita in vari step.

Quando si crea un programma infatti, i project manager stimano il lavoro, la tempistica e le risorse. Tuttavia, tutte queste informazioni sono soggette a modifiche una volta che il progetto è in corso.

La schedulazione viene in genere creata durante le fasi iniziali del progetto, ma viene dettagliata durante il ciclo di vita del progetto stesso.

Come pianificare un progetto

Tre sono le domande fondamentali per la schedulazione di progetto:

1. Cosa deve essere fatto?
2. Quando sarà fatto?
3. Chi lo farà?

Una volta ottenute le risposte a queste domande, è possibile iniziare la schedulazione di progetto più nel dettaglio.

Di seguito sono riportati i passaggi necessari per la gestione della pianificazione di un progetto.

1. Pianificare la gestione della schedulazione

In questa fase di avvio si stabiliscono le direttive e le procedure per lo sviluppo, la gestione ed il controllo della schedulazione di progetto.

In fase iniziale è possibile tenere una riunione di brainstorming, in cui eventualmente creare una bozza del programma o redigere un elenco di idee.

Inoltre, durante l’incontro, è utile sollecitare il feedback delle persone che effettivamente lavoreranno al progetto.

I membri del team hanno infatti una visione unica di quanto tempo impiegheranno per eseguire le attività e quali sono le loro capacità e conoscenze.

Durante questa riunione si suggerisce di acquisire anche input dal cliente e dagli altri stakeholder.

2. Definire le attività

Questa è la fase in cui si identificano le attività ed i task specifici per raggiungere l’obiettivo del progetto, per produrre cioè i derivable e completare il progetto con successo.

3. Sequenzializzare le attività

La fase successiva è quella di identificare le relazioni e le interdipendenze fra le attività del progetto. Per fare ciò è necessario considerare in che modo le attività si relazionano tra loro, oltre a eventuali limiti di tempo o risorse.

4. Stimare la durata delle attività

In questa fase si procede alla stima delle attività identificate con le risorse stimate.

Si tratta probabilmente di una delle parti più difficili della schedulazione di progetto, ma è anche una delle più importanti in quanto ha un enorme impatto sul costo totale.

Il termine “durata” si riferisce al numero di ore lavorative, giorni, settimane o mesi che ci si aspetta che i membri del team impieghino per completare una determinata attività.

Stimare correttamente la durata è importante per entrambe le parti: mantiene i clienti felici, dato che il lavoro procede secondo i piani, e mantiene i membri della squadra felici, poiché possono facilmente rispettare le scadenze.

5. Sviluppare la schedulazione

In questa fase si procede ad analizzare tutti i punti precedenti in modo da creare il modello definitivo di schedulazione del progetto.

6. Controllare la schedulazione

In quest’ultima fase si procede al monitoraggio dello stato di progetto durante tutto il suo ciclo di vita in modo da aggiornare e modificare la schedulazione, man mano che i dettagli diventano più chiari.

Per i progetti più semplici e con ambito più ristretto, i punti dal numero 2 al numero 5 inclusi sono talmente collegati che possono essere eseguiti da una sola persona.

Le best practices per la schedulazione di progetto

Una volta viste le fasi fondamentali per la creazione di una schedulazione di progetto, vediamo quali sono alcune best practices.

Queste si basano sul parere e sull’esperienza di rinomate organizzazioni e società di project management come il Project Management Institute (PMI), nonché di altri esperti di gestione del progetto.

• Essere chiari e dettagliati. Se così non fosse, infatti, i membri del team non saprebbero esattamente cosa fare e quando farlo. Quanto più dettagliata la schedulazione di progetto, tanto più efficace sarà il lavoro. Attenzione però a non cadere nell’errore opposto, cioè sovraccaricare il team e gli stakeholder con troppe informazioni.
• Assicurarsi che il carico di lavoro previsto nella schedulazione di progetto sia bilanciato. È importante assegnare le persone giuste ai compiti giusti e che il carico di lavoro sia distribuito in modo uniforme. Ancora una volta, è consigliabile chiedere ai membri del team di rivedere il programma per assicurarsi che il carico di lavoro sia ragionevole. Ciò è particolarmente cruciale nelle organizzazioni in cui i budget sono limitati e/o il personale ha una disponibilità limitata. Si raccomanda inoltre di fare una revisione regolare di tutto ciò su cui sta lavorando il team per assicurarsi che la distribuzione si mantenga appropriata.
• Costruire la schedulazione in base a risultati e pietre miliari, non attorno alle attività. Potrebbe essere istintivo costruire il programma intorno ai compiti, poiché rappresentano il lavoro effettivo della squadra, ma non c’è niente di più errato. Se la pianificazione è costruita attorno alle attività infatti, è difficile dire se le richieste di modifiche degli stakeholder o dei clienti rientrano nell’ambito del progetto o no.
  Le attività possono essere infatti svolte in un numero di modi diversi e possono avere una varietà di esiti.
  Le pietre miliari, d’altra parte, sono quantificabili e seguono determinati standard e criteri che devono soddisfare. Inoltre, la creazione di un programma su questi elementi aiuta a rimanere in linea per raggiungere gli obiettivi di progetto.
• Prepararsi al cambiamento. Non è una questione di se il programma cambierà, ma di quando e come cambierà. I bisogni, gli eventi, i rischi e le attività delle parti interessate cambiano costantemente nella gestione dei progetti. Per questo motivo la schedulazione di progetto è un work in progress durante tutto il ciclo di vita di un progetto. Quando si redige la schedulazione, è opportuno fare delle ipotesi su quali cambiamenti potrebbero accadere, quando, e quale tipo di effetto potrebbero avere sul progetto. Includere tempi supplementari per compiti importanti consente di apportare modifiche senza mandare il progetto fuori rotta. Tuttavia, è necessario anche creare controlli e limitazioni per impedire che le modifiche non riguardanti l’ambito del progetto vengano approvate.
• Prevedere dei meeting regolari con il team. Riunioni con il team, il cliente e le principali parti interessate aiuteranno a gestire il programma in modo più efficace. Durante queste sessioni, tutte le parti possono porre domande, ottenere aggiornamenti sull’avanzamento delle attività e prendere decisioni sulle stime e sul lavoro.

Nuovi trend nella gestione della schedulazione di progetto

Considerato il mercato globale attuale, altamente competitivo ed altamente mutevole, gestire adeguatamente la schedulazione di un progetto diventa ancora più fondamentale.

In particolare, sono due le prassi emergenti per la schedulazione di progetto:

Schedulazione iterativa con backlog

In questo modello i requisiti sono documentati negli archivi dei clienti e vengono priorizzati prima dello sviluppo dei prodotti. Idealmente, alcuni di questi deliverable possono essere completati e consegnati al cliente mentre si procede con il lavoro, invece di eseguire tutto al termine del progetto.

Il grande vantaggio di questo metodo è che accoglie ed applica le modifiche durante il ciclo di vita del progetto, quindi durante lo sviluppo dei deliverable. Si tratta quindi di un programma iterativo.

Schedulazione a richiesta

Al contrario della precedente, questo approccio non si basa su una schedulazione sviluppata in precedenza per i requisiti e lo sviluppo del prodotto. Qui il lavoro richiesto viene inserito in un backlog per essere eseguito nel momento in cui le risorse sono disponibili. Per fare un esempio, si tratta di una situazione del tipo: “Ecco qua una lista di cose da fare. Molto bene! Maria è disponibile per svolgere questo lavoro e potrà concluderlo in una settimana”.

Software di Project Management

Un altro trend della schedulazione di progetto è l’utilizzo di tool e software di project management.

Mentre la schedulazione di progetto in passato veniva svolta tramite calendari stampati e appesi su un muro condiviso o fogli di lavoro condivisi via e-mail, oggi la maggior parte delle organizzazioni e dei team utilizza strumenti e software di pianificazione dei progetti.

In genere, la schedulazione di progetto è solo una delle diverse funzionalità che un software di project management può avere.

L’utilizzo del software di gestione dei progetti aiuta i project manager ed i membri del team a comunicare, tracciare e rivedere la schedulazione in modo più efficiente ed efficace, portando quindi il progetto verso il successo.