3 metodi efficaci per la gestione del tempo di lavoro e delle priorità di progetto

Ti capita spesso di avere la sensazione che tutto, nella lista delle cose da fare, abbia precedenza massima? In questi casi utilizzi un metodo ben preciso per identificare cosa può essere rimandato?

Quando si ricopre un ruolo di management, gestire al meglio le scadenze di progetto è di fondamentale importanza; non solo riuscirai a lavorare meglio tu sfruttando al massimo le tue risorse, ma tutto il tuo team, se organizzato, darà il meglio di sé.

Imparare ad ottimizzare i processi e a valutare correttamente le precedenze è quindi vitale per il successo dei tuoi progetti.

I metodi utilizzati per migliorare la gestione del tempo di lavoro sono numerosi ed ognuno di essi va a toccare un diverso aspetto del problema: minimizzazione delle interruzioni, individuazione di scadenze realistiche, corretta pianificazione, organizzazione delle attività secondo la loro importanza. Ognuno poi, può trovare il metodo che meglio rispecchia la propria strategia lavorativa per massimizzare la produttività.

Qui trovi 3 metodi efficaci che ti permetteranno di migliorare la tua organizzazione:

Definisci le reali priorità:

La lista delle tue attività ti sembra composta sempre e solo da task di massima importanza, in realtà, spesso, si confonde ciò che è importante con ciò che è urgente. Grazie a sistemi di comunicazione istantanea come Skype o Slack, lavorare in modo coeso con il team è diventato molto più semplice, tuttavia il numero di interruzioni è cresciuto esponenzialmente, con il risultato che spesso ti accolli urgenze che non erano tue.

La stessa e-mail, se usata come to-do list introduce un errato concetto di urgenza, trasmettendoci un senso di fretta distante dalla realtà. L’ultima mail sembra sempre la più importante. E’ quindi fondamentale capire cosa sia davvero importante, cosa urgente e cosa invece possa essere rimandato.

Il momento migliore per stabilire e classificare le tue priorità è al mattino, appena si arriva in ufficio, ancor prima di controllare la posta in arrivo.

Per stabilire se una cosa da fare è davvero importante è necessario fare alcune considerazioni sul suo effort, sulla sua data di chiusura e sul suo costo.

Pianificare correttamente il tuo lavoro ti aiuterà moltissimo a gestire al meglio il tempo di lavoro, quando un progetto ha una data di fine chiara ed il suo effort è stato stabilito, riuscirai a definire la sua importanza con più facilità.

Quanto manca alla fine del progetto? Quanto tempo mi occorre per chiudere questa attività, la posso rimandare?

Una volta stabilita la sequenza delle attività, si possono analizzare le urgenze, collocandole nella lista già creata. In generale, le interruzioni vengono percepite come urgenze e vanno quindi ridotte al minimo. Se una urgenza, interrompendo la tua concentrazione su una specifica attività, ti porta a sprecare risorse e riduce la tua produttività, deve essere rimandata.

E’ importante quindi utilizzare alcune strategie per ridurre al minimo le interruzioni, controllare per esempio la posta solo al mattino e dopo pranzo o utilizzare strumenti che dicano ai colleghi che non puoi essere disturbato.

Chiedi aiuto e delega:

Se ti trovi nella situazione di non riuscire a chiudere delle attività nei termini stabiliti, senza quindi introdurre un ritardo, è importante chiedere aiuto. Affidarsi ad un collega con un carico di lavoro inferiore può salvare il progetto da un indesiderato ritardo. In generale, quando è possibile, è sempre una buona idea coinvolgere e delegare il proprio team. In questo caso poter controllare lo stato del carico di lavoro dei tuoi collegi risulta di grande importanza per non sovraccaricare chi ha già una fitta to-do list.

Un metodo che funziona molto bene è quello di analizzare la lista delle priorità in modo condiviso, cosi che si possano bilanciare i task su tutte le risorse. Questo migliora la gestione del tempo di lavoro dell’intero team massimizzando la produttività e agevolando il senso di appartenenza al gruppo.

Utilizzare una metodologia agile per la gestione del progetto, per esempio, aiuta moltissimo l’intero team a lavorare sul metodo di prioritizzazione e distribuzione del tempo. Questo metodo infatti richiede che il team si riunisca regolarmente per l’analisi delle scadenze su piccoli e selezionati gruppi di attività. Dividendo l’intero processo in step ricorsivi sarà più semplice mantenere il controllo.

Organizzati al meglio:

Per organizzare le attività del tuo team può essere di grande aiuto utilizzare un tool che tenga traccia delle cose da fare e che ti permetta di stabilire un ordine di esecuzione.

Scrivere la lista delle attività su un foglio di carta è rischioso: ogni modifica richiede risorse ed inoltre non puoi mostrarla a chi lavora con te in real time. Se ti affidi ad un software per la gestione delle tempistiche di progetto sarà più facile avere sott’occhio cosa fare e quando, per te e per il tuo team. Per esempio, inserendo una attività con le date di scadenza, riceverai una notifica in prossimità di tale milestone che ti permetterà di agire subito in caso di ritardi, oppure, inserendo le assegnazioni a tutte le risorse potrai agevolare la comunicazione e lo scambio di attività velocizzando il processo.

Un altro vantaggio, pianificando le attività con un strumento ad hoc, è quello di poter controllare il carico di lavoro dei tuoi colleghi identificando subito chi di loro ha è meno impegnato per darti una mano, grazie alla pianificazione dei progetti potrai anche avere uno storico di quanto ti occupano certe attività, per una organizzazione sempre più precisa e realistica.

Conclusione

Seguendo questi semplici consigli per la gestione del tempo di lavoro imparerai:

  1. A creare una lista delle priorità realistica e a minimizzare le interruzioni/urgenze
  2. Quanto può aiutarti condividere le attività con il tuo team ottimizzando il tempo
  3. Che avvalendoti di un software di project management potrai massimizzare la produttività

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