Categoria: Gestione Risorse

Quando il concetto di Intelligenza Emotiva è entrato per la prima volta nel mainstream popolare, gli scettici l’hanno liquidato come una moda temporanea che sarebbe presto finita nel dimenticatoio.

Tuttavia, dalla pubblicazione nel 1995 del libro di Daniel Goleman “Emotional Intelligence”, l’intelligenza emotiva ha aumentato la sua credibilità nel mondo degli affari, diventando una skill importante per i manager.

Oggi, infatti, il lavoro del project manager non si limita solamente a definire l’ambito di progetto, creare un piano o tenere traccia dei costi e delle tempistiche.

Altre attività sono entrante in campo e sono, per il PM, all’ordine del giorno in ambienti molto complessi. Parliamo di attività come lo sviluppo di relazioni, il team building, l’influenza, la collaborazione e la negoziazione.

Anche l’attenzione al clima aziendale è aumentata. Per ottimizzare i risultati del progetto, -massimizzando al tempo stesso l’utilizzo delle risorse –  diviene fondamentale che coloro che gestiscono il progetto comprendano e applichino i principi dell’ Intelligenza Emotiva.

Il project manager deve essere in grado di creare un clima in cui i clienti, i membri del team, gli stakeholder e il management possano comunicare con chiarezza. Un clima in cui sarà semplice gestire in modo più efficace le sfide e compiere scelte impegnative per agire in modo strategico e rapido.

Intelligenza Emotiva: le capacità del Project Manager

I project manager devono infatti essere in grado di fare quanto segue:

• Operare in ambienti a complessi: i project manager devono influenzare, negoziare e collaborare con altri reparti e team per le risorse e comprendere le interdipendenze dei progetti. La capacità di costruire relazioni e capire come ottenere il meglio dagli altri è un’abilità critica che il project manager deve inevitabilmente possedere.
• Creare team efficaci: le persone sono la chiave del successo di qualsiasi progetto ed i project manager raramente hanno un controllo diretto sullo staff con il quale devono lavorare. Devono essere quindi in grado di motivare il team, gestire membri provenienti dalle fonti più disparate e gestire i conflitti, tutte abilità che richiedono la capacità di comprendere le persone e le loro particolari esigenze e necessità.
• Gestire il cambiamento: per la loro stessa natura, i progetti causano cambiamenti. Costruire una soluzione tecnica è solo una componente di un progetto; comprendere e gestire l’impatto di tale soluzione su una popolazione di utenti e l’effetto di tale cambiamento è un’abilità critica per un project manager.
• Leadership: i project manager devono avere il ruolo di leader rispetto alle persone coinvolte nel progetto, agli stakeholder e agli altri gruppi con cui interagiscono. Oltre alla capacità di prendere decisioni basate su analisi ben ponderate della situazione, anche la capacità di prendere decisioni basate sulla comprensione dell’impatto sulle persone è un importante aspetto di leadership.
• Risultati: la complessità dell’ambiente e il grado in cui la collaborazione deve avere successo non hanno precedenti e la semplice capacità di tracciare un piano di progetto non è sufficiente per consentire a un project manager di avere successo. Comprendere le proprie emozioni, le emozioni degli altri e come queste possono essere gestite in modo più efficace può avere un effetto importante sulla capacità di un project manager di fornire risultati.

[av_notification title=” color=’silver’ border=” custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ size=’large’ icon_select=’no’ icon=’ue800′ font=’entypo-fontello’]
L’abilità di intelligenza emotiva si basa sulla capacità di un individuo di riconoscere, prestare attenzione e comprendere le emozioni in se stessi e negli altri.
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A questo si riferiscono le capacità critiche per dimostrare empatia, differenziare tra le emozioni e identificare l’impatto che le emozioni hanno su una situazione.

La ricerca mostra che circa il 55% di ciò che percepiamo da qualcuno proviene dal linguaggio del  corpo, circa il 38% dal tono della voce e solo il 7% dalle parole reali che si stanno utilizzando.

La percezione di segnali emotivi per i project manager è quindi un’abilità critica.

Ad esempio, fraintendere il linguaggio del corpo di uno stakeholder quando si tenta di negoziare un determinato fattore all’interno di un progetto, non solo sarà un fattore critico sull’esito di quella singola situazione, ma anche sul tono della relazione per tutto il ciclo di vita del progetto.

Vediamo quindi nel dettaglio il ruolo dell’intelligenza emotiva nella routine di un project manager.

Intelligenza Emotiva e Management: controllo e gestione delle emozioni

In questo senso si intende la capacità di gestire, controllare ed esprimere efficacemente le emozioni.

Identificare i nostri stati d’animo e l’impatto dei nostri stati d’animo sul nostro comportamento è un aspetto critico dell’autocoscienza.

Ad esempio, se il project manager è stressato e si reca dal team direttamente dopo una riunione deludente senza comprendere il proprio livello di stress, c’è il rischio che questo stress venga trasferito ai membri del team. La conseguenza sarà una drastica riduzione della motivazione del personale.

In questo caso, il project manager deve prendersi del tempo per calmarsi e riequilibrarsi e, solamente dopo, parlare con il proprio personale.

E’ quindi fondamentale riuscire a compiere un’auto-analisi per capire le emozioni che si stanno vivendo e come gestirle.

Intelligenza Emotiva e Processo decisionale: su chi impatto?

Con intelligenza emotiva nel processo decisionale si intende la capacità di applicare appropriatamente le emozioni per gestire e risolvere i problemi, cosa che un project manager deve fare quotidianamente.

I project manager devono essere in grado di prendere decisioni analizzando tutti gli aspetti di una situazione, senza distorcere la realtà in modo positivo o negativo, e comprendere gli aspetti e gli impatti delle persone in merito a qualsiasi decisione presa.

Le decisioni spesso si traducono in cambiamenti e quindi parte delle decisioni è la capacità di identificare e comprendere l’impatto emotivo del cambiamento su altre persone.

Intelligenza Emotiva e Realizzazione: motivazione interiore

L’intelligenza emotiva rispetto alla realizzazione è la capacità di generare le emozioni necessarie per motivare se stessi nel perseguimento di obiettivi realistici e significativi.

Un manager dovrebbe essere in grado di fissare degli obiettivi e, se fallisce, di tirarsi indietro, analizzare cosa deve essere corretto o cambiato e proseguire con l’azione correttiva.

Determinazione e vigore sono sentimenti che aiutano ad avanzare verso l’azione e la realizzazione e per i project manager queste sono capacità fondamentali per il loro successo.

Intelligenza Emotiva e Influenza: essere il leader

Influenzare, nel concetto di intelligenza emotiva è la capacità di riconoscere, gestire ed evocare emozioni negli altri per promuovere il cambiamento.

È la capacità di valutare una situazione, interpretare il tono emotivo e comprendere l’impatto di questo nella capacità di costruire e mantenere relazioni sociali.

Come un project manager gestisce le proprie emozioni, così come le emozioni degli altri, può avere un impatto significativo sulla natura di una relazione.

Le emozioni positive tendono a tradursi in una relazione più collaborativa. mentre le emozioni negative tendono a ridurre la probabilità di collaborazione.

Dal momento che un project manager ha quasi sempre una varietà di gruppi eterogenei da influenzare per avere successo, la capacità di influenzare positivamente le relazioni per raggiungere la collaborazione può avere un effetto percepibile sui risultati.

Intelligenza Emotiva: Conclusioni

In sintesi, i project manager lavorano in ambienti sempre più complessi, e non è sufficiente portare solo competenze tecniche nel ruolo per avere successo.

Le relazioni devono essere sviluppate, i team devono essere motivati, i cambiamenti devono essere gestiti.

Migliorare la capacità di percepire le emozioni degli altri, permette di entrare in empatia e adattare lo stile di management per ottenere un risultato migliore.

Quando una persona è in grado di gestire le sue emozioni, può essere sicura che queste siano appropriate alla situazione.

Se è possibile usare le emozioni per migliorare il processo decisionale, è possibile migliorare la capacità di risolvere i problemi.

Se è possibile auto-motivarsi, è possibile raggiungere obiettivi più realistici.

Infine, se è possibile migliorare la capacità di interpretare il tono emotivo, è possibile costruire relazioni più efficaci e influenzare gli obiettivi e i risultati di un progetto.

In questo modo, i project manager possono essere leader più efficaci e, di conseguenza, sperimentare maggiore successo nella consegna dei progetti.

[av_notification title=” color=’blue’ border=” custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ size=’large’ icon_select=’no’ icon=’ue800′ font=’entypo-fontello’]I project manager che comprendono veramente i talenti, i valori e il potenziale di se stessi e dei loro team di progetto, che sanno come gestire le proprie emozioni e le emozioni degli altri e che possono connettersi con i membri del team hanno l’opportunità di creare un ambiente di progetto che non sarà secondo a nessuno.[/av_notification]

Lasciaci un tuo commento e facci sapere cosa ne pensi.

Quello dell’Earned Schedule (ES) è una metodologia piuttosto recente.

Introdotto per la prima volta nel 2003, si tratta di un metodo di analisi che estende e completa i vantaggi dell’Earned Value Management.

Attualmente, il metodo dell’Earned Schedule viene utilizzato globalmente per progetti di qualsiasi tipo e dimensione.

Viene insegnato nelle università, è incluso nei manuali di project management e negli standard dettati dal PMI ed è inoltre un argomento di ricerca a livello universitario.

Non solo teoria ma anche pratica. È ora ampiamente dimostrato che l’ES è utile ai project manager per l’analisi e il controllo delle prestazioni del progetto.

Perché nasce l’Earned Schedule

Tutto nasce e prende spunto dal metodo EVM (Earned Value Management) che offre al project manager e agli altri stakeholder la possibilità di visualizzare lo stato del costo del progetto durante il suo intero ciclo di vita. Questo, come è facile dedurre, permette una gestione più efficace del progetto stesso.

Nella sua forma originale, EVM è stato utilizzato per valutare le prestazioni del progetto e prevedere il costo del progetto al completamento.

Di solito, il controllo del progetto viene stabilito a livello del pacchetto di lavoro o del resoconto dei costi.

Di fatto, però, tale controllo sebbene aiuti nella gestione dei costi, non contribuisce nel controllo dei tempi di realizzazione. I dati EVM, infatti, non sono  generalmente utilizzati per stimare il tempo necessario per completare un’attività, un pacchetto di lavoro o un progetto o per prevederne la data di completamento.

Ciò può portare il project manager a prendere decisioni sbagliate sul progetto.

E’ proprio per colmare questo gap che nasce il concetto di Earned Schedule (ES).

L’ES, infatti,  consente di trasformare le metriche EVM in metriche temporali o di durata per migliorare la valutazione delle prestazioni della pianificazione del progetto e per prevedere la durata necessaria per il suo completamento.

Se combinato con un’adeguata analisi del programma, questo approccio può migliorare la comprensione della stima del tempo al termine del progetto. Può inoltre fornire ulteriori approfondimenti per prendere decisioni migliori in merito alla pianificazione del progetto e su altri parametri correlati.

Vediamo quindi più nel dettaglio di cosa si tratta.

Misura e indicatori dell’Earned Schedule

L’idea di Earned Schedule è analoga al concetto di Earned Value (EV). Tuttavia, invece di utilizzare i costi per misurare le prestazioni del progetto, si utilizza il tempo come unità di riferimento.

Se consideriamo i progetti in ritardo, infatti, utilizzando l’Earned Value, si avranno indicatori irrealistici. Si otterranno valori che, in modo ingannevole, fanno sembrare lo stato del progetto migliore di ciò che è in realtà.

Il problema sta nel fatto che l’Earned Value è un indicatore di valore e non di schedulazione.

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Ciò porta quindi il valore pianificato al termine del progetto a coincidere con il budget al completamento anche se il progetto è in ritardo.
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Il concetto fondamentale dell’ES è quello di determinare, quindi, il momento, in termini di tempo, in cui il lavoro pianificato sarebbe dovuto corrispondere al valore del lavoro svolto in quel determinato momento.

La formula dell’Earned Schedule

[av_notification title=” color=’orange’ border=” custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ size=’large’ icon_select=’yes’ icon=” font=’entypo-fontello’]
La formula dell’Earned Schedule corrisponde a
ES = C + I.
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Dove C è il numero di intervalli in cui EV è uguale o maggiore a PV e I è la quota degli intervalli successivi a PV.

Negli studi effettuati, la domanda che veniva posta è se l’ES è un metodo migliore di previsione della durata del progetto finale rispetto ai metodi dell’EVM.

La risposta è che l’ES è considerevolmente migliore di qualsiasi altro metodo relativo all’Earned Value Management.

Tra tutti i metodi e i set di dati studiati, l’ES è indicato come il miglior metodo di previsione della durata del progetto.

Certamente questo metodo è utile per i project manager quando devono prendere decisioni per soddisfare le date di consegna dei prodotti e i deliverable di progetto.

Mentre l’Earned Value fornisce una stima di quando il progetto è probabile che si concluda, l’Earned Schedule produce una comprensione della probabilità di completamento in precisi momenti nel tempo.

L’ES può quindi fornire informazioni utili al project manager e agli analisti e non è difficile da calcolare.

Sicuramente, è necessario del lavoro aggiuntivo, ma non è così dispendioso in termini di tempo quanto una completa revisione bottom-up dell’intero programma di progetto.

EVM ed ES sono stati integrati con limiti di confidenza statistica per ricavare risultati probabili per il costo finale e la durata del progetto.

I risultati di questo lavoro hanno dimostrato che l’approccio proposto è sufficientemente affidabile per l’applicazione generale del metodo di previsione sia per costo che per durata.

Inoltre è dimostrato che l’approccio ES può essere applicato efficacemente indipendentemente dal tipo di lavoro o dall’entità del costo e della durata del progetto.

Grandi deviazioni fra lo stato di progetto e le previsioni di solito attirano l’attenzione del management e si traducono in azioni correttive. Piccole deviazioni sono di solito non considerate e tralasciate.

Quantificando ed evidenziando tali deviazioni, è possibile portare la concentrazione del management su progetti o pacchetti di lavoro che richiedono maggiore attenzione.

Di conseguenza, questi strumenti supportano la gestione efficace di progetti e migliorano la gestione del portafoglio di progetti aziendali.

L’utilizzo coerente di queste tecniche per prevedere i risultati del progetto fornisce un approccio uniforme alle revisioni dei progetti, aumenta la fiducia nei risultati del progetto man mano che il tempo progredisce e migliora la capacità del management di intraprendere azioni correttive e decisioni appropriate.

Conclusioni

Per concludere, possiamo dire che l’EVM è una potente metodologia che aiuta il project manager e altri stakeholder nella gestione di progetti e programmi in modo più efficace.

Integrandolo con il metodo ES si sono potuti produrre indicatori validi e previsioni affidabili sulla durata del progetto.

Dalla ricerca è stato concluso che, rispetto agli altri metodi basati su EVM, l’ES produce le migliori previsioni sulla durata del progetto.

L’Earned Schedule ha molto da offrire al project manager per aiutarlo a guidare e controllare il suo progetto dall’inizio fino al suo completamento.

Hai mai avuto modo di applicare l’Earned Schedule ad un tuo progetto? Quali sono le tue osservazioni? Scrivicele nei commenti.

Delegare le attività di un progetto è un’operazione delicata, ma il più delle volte necessaria nella gestione di progetti complessi.

Lavorando da soli si può svolgere solamente una quantità limitata di lavoro. Le ore in una giornata sono infatti limitate.

Spesso però, soprattutto nel caso del project manager, verrà richiesto molto di più.

Questo può portare ad un reale senso di pressione e sovraccarico, portando a situazioni di stress ed infelicità, se non ad una vera e propria burn out.

Uno dei modi più comuni per superare questa limitazione è imparare come delegare il proprio lavoro ad altre persone.

Se viene fatto nel modo corretto, è possibile costruire rapidamente un gruppo di persone forti e di successo.

Questo è il motivo per cui la delega è una competenza così importante in un project manager.

La delega è infatti la chiave principale per massimizzare la produttività di una singola persona.

Il problema è che molti manager non sanno come delegare in modo efficace, o non sono disposti a farlo a meno che non sia assolutamente necessario.

Ma niente paura, la delega delle attività di un progetto è un’abilità che, come qualsiasi altra, può essere appresa e migliorata nel tempo.

Ecco quindi 7 suggerimenti chiave per delegare in modo efficace le attività di un progetto.

delegare le attività di un progetto : Imparare a lasciare andare.

Per il project Manager probabilmente, è questo il suggerimento più difficile da mettere in pratica.

Il più grande problema riscontrato dalla maggior parte dei manager è, infatti, l’incapacità di abbandonare una parte del proprio lavoro a favore di terzi.

A volte ci si sente talmente coinvolti nel progetto e nel portare a termine le scadenze che si rifiuta l’aiuto di altre persone.

Altre volte, si teme che nessun altro abbia le abilità o le capacità necessarie per eseguire efficacemente il lavoro. In entrambi i casi si finisce per sovraccaricarsi e, paradossalmente, allontanarsi dall’esito positivo del progetto stesso.

Ecco perché imparare a “lasciar andare“ diventa fondamentale per il successo del progetto.

Ma come in tutte le cose, l’inizio può sembrare talmente complicato da essere rimandato.

“È troppo importante questo progetto… per questa volta lo completo io, la prossima volta magari delego…” (E la prossima volta non arriva mai.)

Allora uno stratagemma per iniziare è quello di partire con piccoli passi, delegando quindi solo le attività più piccole e basilari, per poi progredire.

delegare le attività di un progetto:  Stabilire un sistema di priorità.

Ovviamente, questo sistema varierà in base all’esperienza, al settore ed ai tipi di attività che normalmente vengono gestiti.

In linea generale però può essere d’aiuto creare categorie, in base al grado di impegno richiesto da un compito e al grado di abilità.

La categoria con le competenze più elevate dovrebbe contenere attività che il project manager dovrà svolgere in prima persona, mentre quelle delle categorie meno specializzate possono essere delegate.

Il grado di impegno è un buon punto di riferimento per capire quali sono le attività più importanti da delegare: ad esempio, delegare la responsabilità di un compito di alta intensità e bassa abilità farà risparmiare molto tempo al project manager.

Molto interessante per definire il giusto approccio è la matrice di Eisenhower, o Matrice di Covey, di cui parleremo in un prossimo articolo.

Quello che abbiamo voluto creare in TWproject (in linea con tale aspetto) è la possibilità di pianificare la giusta priorità per ogni assegnazione.

Grazie a questo il PM può vedere le assegnazioni per la settimana, cambiare la priorità o rimuovere i punti di cambiamento: e può farlo per ogni risorsa coinvolta nel workgroup.

Non solo: Twproject mostra la priorità assegnazioni ovunque possibile, anche per il singolo partecipante. In tal modo ciascun componente del progetto è in grado di visualizzare e monitorare le priorità delle proprie assegnazioni.

delegare le attività di un progetto: Valutare i punti di forza del team e dei collaboratori

Un project manager dovrebbe conoscere i punti di forza e di debolezza di ciascun individuo del team, compresa la sua attuale e potenziale gamma di abilità.

Quando si delega, è necessario valutare il proprio team e assegnare i compiti a chiunque abbia il maggior numero di abilità rilevanti per quel compito.

Sembrerebbe ovvio, ma l’errore in cui cadono molti è quello di delegare a chi ha il carico di lavoro più leggero o è il più conveniente.

Inoltre, è anche importante essere coerenti. Ad esempio, delegare lo stesso tipo di task allo stesso membro del team aumenterà l’attitudine di quell’individuo per svolgere quelle attività.

delegare le attività di un progetto : Includere sempre le istruzioni.

Anche se il processo agli occhi di un project manager sembra ovvio, è necessario assicurarsi di includere le istruzioni per ogni attività che viene delegata.

Se si hanno preferenze specifiche su come deve essere eseguito l’incarico, è necessario includere tali informazioni. Se esistono una scadenza o dei traguardi rigorosi, bisogna essere chiari.

L’inclusione di dettagli e istruzioni semplici sin dall’inizio eviterà gran parte delle lacune comunicative e consentirà di eseguire le attività in modo efficace.

Ecco, quindi, che inserire un documento specifico, visibile solo all’operatore con le indicazioni dell’attività è un’attimo con Twproject, ma è il beneficio è duraturo.

Questa azione strategica proattiva verrà decisamente apprezzata dai collaboratori.

delegare le attività di un progetto: Insegnare nuove abilità.

La mancanza di qualcuno nel team in grado di eseguire una determinata attività, non significa che il lavoro non possa essere delegato.

Ci hai mai pensato?

La maggior parte delle abilità può essere appresa, quindi non bisogna temere di insegnare queste competenze come parte del processo di delega.

Anche se l’assegnazione iniziale dei primi compiti richiederà più tempo di quanto in concreto viene risparmiato, bisogna considerarlo un investimento.

Trasferendo tali competenze, sarà possibile assegnare tutte le attività simili a quell’individuo in futuro, risparmiando quindi più tempo a lungo termine.

delegare le attività di un progetto: Fidarsi è bene, comunicare è meglio.

Una volta che un compito è stato delegato, è giusto fidarsi del collaboratore.

Ciò consentirà alla persona di affrontare il lavoro in modo sereno.

Tuttavia, non bisogna aver paura di intervenire di tanto in tanto e verificare che l’attività si muova come pianificato.

Ad esempio, se la delega è stata fatta da una settimana, è giusto fidarsi del fatto che il membro del team stia lavorando al task, ma attivare una comunicazione diretta non è mai sbagliato.

Questo incoraggia la fiducia ed il rispetto all’interno della squadra e aiuta a prevenire interruzioni nella comunicazione o nella comprensione.

delegare le attività di un progetto: Utilizzare il feedback.

Il feedback è la parte più importante del processo di delega e funziona in entrambe le direzioni.

Se i collaboratori hanno svolto bene un compito assegnato, è bene ringraziarli; se il lavoro non è stato svolto nel migliore dei modi, è bene invece criticarli in modo costruttivo per evitare gli stessi errori in futuro.

Allo stesso modo, anche i membri del team devono condividere le loro opinioni su come sta funzionando il processo di delega.

Si tratta di un momento fondamentale per poter determinare se il project manager sta fornendo abbastanza informazioni e se si stanno assegnando le attività giuste alle persone giuste.

La delega non è sempre facile, ma quanto prima si inizia, tanto prima si svilupperanno le competenze per farlo in modo efficace.

A prima vista la delega può sembrare più problematica di quanto in realtà valga, ma delegando in modo efficace è possibile espandere enormemente la quantità di lavoro che è possibile offrire.

Nel tuo lavoro deleghi regolarmente? Come gestisci il processo di delega? Raccontaci la tua esperienza.

Riuscire ad organizzare il tempo di lavoro del proprio team è fondamentale per la riuscita di ogni progetto.

Questo anche perchè non sempre un project manager ha tutte le risorse necessarie per completare il progetto stesso.

E comunque, anche qualora le risorse fossero sufficienti, durante l‘esecuzione del progetto si verificano situazioni e potenziali rischi che possono, anche improvvisamente, togliere questo “lusso”.

Anche quando si hanno tutte le risorse necessarie, quindi, è responsabilità del project manager utilizzare le risorse in modo efficiente e risparmiare sui costi aziendali.

Per raggiungere questi obiettivi, si utilizzano tecniche di ottimizzazione delle risorse.

Oggi in particolare ne vediamo due:

• Livellamento delle risorse;
• Smoothing delle risorse.

Queste tecniche permettono di completare il progetto con un’ostruzione minima.

Livellamento delle risorse

Si utilizza il livellamento delle risorse quando si dispone di risorse limitate.

In questi casi, si può estendere la pianificazione del progetto e una o più deadline possono essere posticipate.

Se le risorse non sono disponibili, infatti, la durata del progetto potrebbe cambiare.

Il livellamento delle risorse viene utilizzato principalmente quando:

• Una risorsa importante potrebbe non essere disponibile per un certo periodo di tempo;
• Una risorsa importante potrebbe non essere disponibile in un determinato momento;
• Bisogna condividere una o piú risorse con un altro progetto;
• La domanda di una risorsa è maggiore dell’offerta. Se il fabbisogno di risorse supera la disponibilità delle risorse, in qualsiasi momento, alcune attività possono subire ritardi fino a quando la disponibilità delle risorse diventa nuovamente sufficiente.

Questa tecnica viene utilizzata anche quando si deve mantenere l’utilizzo delle risorse a un livello costante.

Nel livellamento delle risorse, infatti, viene chiesto di ottimizzare le risorse limitate assegnate.

Il livellamento delle risorse risponde alla domanda su quando sarà possibile completare il progetto con le risorse fornite.

Il livellamento delle risorse è talvolta anche chiamato programmazione a risorse limitate, in inglese “resource constrained scheduling” (RCS).

In questo caso, un progetto deve essere completato con le risorse disponibili, da qui il concetto di “risorse limitate“.

Facciamo un esempio concreto di livellamento delle risorse che causa un’estensione della pianificazione prevista e, quindi, un ritardo del progetto.

Stiamo sviluppando un programma per un progetto di costruzione di un edificio a due piani.

La costruzione del primo piano non presenta problematiche ma per il secondo piano abbiamo bisogno di un’impalcatura aggiuntiva.

Indagando all’interno dell‘organizzazione scopriamo che, abbiamo si a disposizione un’impalcatura extra che possiamo prendere da un altro progetto, ma dobbiamo aspettare una settimana in piú rispetto alla data che avevamo prefissato.

Di conseguenza, le attività di costruzione del secondo piano dell’edificio ritarderanno di una settimana.

Smoothing delle risorse

Si utilizza lo smoothing delle risorse quando è necessario ottimizzare le risorse e non è possibile estendere la pianificazione.

Poiché non è possibile posticipare una o piú deadline, la data di completamento del progetto e il percorso critico rimarranno gli stessi.

Nello smoothing delle risorse, è necessario fare di tutto per evitare qualsiasi ritardo per qualsiasi attivitá in quanto potrebbe influenzare il ciclo di vita e la pianificazione del progetto.

Il tempo qui è il principale vincolo.

Si ha un programma fisso ed immutabile ed è quindi necessario ottimizzare le risorse di conseguenza.

Lo smoothing delle risorse è noto anche come programmazione a tempo limitato o, in inglese, “time costrained scheduling” (TCS).

TCS sottolinea il completamento di un progetto entro un determinato periodo di tempo.

In TCS, le date di inizio e fine del progetto sono importanti e devono essere necessariamente rispettate.

TCS considera anche l’offerta (disponibilità) e la domanda (requisito) delle risorse. Qui, tuttavia, esiste un limite predefinito per la richiesta di risorse, che non può essere superato.

Anche in questo caso facciamo un esempio concreto.

Supponiamo che uno studente debba fare un esame ed abbia stanziato 60 ore per studiare in tre mesi.

Questo si traduce in 20 ore al mese.

Tuttavia, mentre pianifica la data per l’esame, scopre che l’unico appuntamento disponibile è tra due mesi.

In questo caso lo studente deve distribuire queste 60 ore per due mesi, ovvero 30 ore al mese.

Questo è un esempio di smoothing delle risorse.

Dal momento che la data dell’esame non puó essere posticipata, lo studente dovrá lavorare piú duramente ed impegnarsi maggiormente per raggiungere la meta.

Diversamente non passerá l’esame, il che equivale, per un project manager, all’insuccesso del progetto.

Le differenze tra il livellamento e lo smoothing delle risorse

Di seguito sono riportate alcune differenze tra il livellamento delle risorse e lo smoothing delle risorse:

• Nel livellamento delle risorse la data di fine progetto può cambiare mentre nello smoothing non cambia;
•  Nel livellamento delle risorse, il percorso critico di progetto cambia (generalmente aumenta) mentre nel caso dello smoothing delle risorse non lo fa. Le attività, inoltre possono essere ritardate solamente all’interno del loro float, pianificato in partenza.
• Generalmente lo smoothing delle risorse viene eseguito solamente dopo il livellamento delle risorse.
• Nel livellamento delle risorse, le risorse stesse sono il vincolo principale, mentre nello smoothing delle risorse è la data di fine progetto il vincolo da tenere in considerazione.
• Il livellamento delle risorse viene utilizzato quando le risorse sono sotto o sovra allocate. Lo smoothing delle risorse viene utilizzato invece quando le risorse sono allocate in modo non uniforme.
• Il livellamento delle risorse può essere applicato alle attività durante il percorso critico mentre nello smoothing delle risorse le attività ed il percorso in generale non si toccano.

Le somiglianze tra il livellamento delle risorse e lo smoothing delle risorse

Le seguenti sono alcune somiglianze tra queste due tecniche:

• Entrambe aiutano ad ottimizzare l’utilizzo delle risorse;
• Entrambe aiutano a pianificare l’analisi del network.

Il livellamento e lo smoothing delle risorse sono tecniche differenti e vengono utilizzate in diverse situazioni.

Non è sempre necessario utilizzare entrambe le tecniche; si puó scegliere, a seconda dei casi, solamente una di esse.

Tuttavia, se si utilizzano entrambe, come detto prima, è solitamente il livellamento delle risorse a precedere lo smoothing, dal momento che è necessario considerare i vincoli di risorse, prima di poterle ottimizzare.

Il livellamento delle risorse e lo smoothing, sono due tecniche di ottimizzazione delle risorse.

Se utilizzate, in qualsiasi progetto aumentano le possibilità di completare il progetto con successo entro le deadline e rispettando i limiti di costo approvati inizialmente.

La differenza essenziale è che il livellamento delle risorse viene utilizzato per bilanciare la domanda e l’offerta di risorse, mentre lo smoothing delle risorse aiuta a garantire un utilizzo uniforme delle stesse.

In Twproject puoi controllare sempre il carico delle tue risorse, sia nella pianificazione, sia nella gestione quotidiana del progetto.

Più completi il livello di informazioni in Twproject e più i tuoi grafici si avvicineranno alla realtà.

Per esempio quando avvii un progetto, la prima cosa che devi dire a Twproject è quanto intendi lavorare su un progetto: devi fare una stima.

La stima viene impostata di comune accordo. Questo è anche un modo per coinvolgere e impegnare le persone del team.

Valutare il tempo necessario, anche con qualche variazione ed imprecisione di stima, è comunque un’ottimo esercizio per porre i componenti del team davanti a compiti e responsabilità di risultato.

Ma torniamo alle potenzialità di TWproject.

Dopo aver impostato il tempo stimato, accedendo al “carico operatore”, avrai qualcosa di simile a questo:

In questa pagina per ogni risorsa del workgroup selezionato avrai una rappresentazione grafica del carico totale per giorno.

La rappresentazione è dettagliata: ogni colore rappresenta un task diverso.
Cliccando su una colonna avrai una spiegazione minuziosa dei componenti del carico.

Puoi verificare il carico dell’operatore e servirti di TWproject per migliorare la distribuzione del lavoro.

In TW project piano e carico di lavoro interagiscono, raccogliendo dati da ogni sorgente e in tempo reale.

Hai mai implementato, durante un tuo progetto, un livellamento o uno smoothing delle risorse?

Hai riscontrato delle difficoltá? Quali?

Raccontaci la tua esperienza.

L’idea di gestire un team di lavoro a distanza fino a soli 20 anni fa era pura follia.

Internet ha cambiato la storia, e le Aziende stanno imparando ad adeguarsi.

Nel mondo moderno in continua evoluzione e in rapido sviluppo, è quasi impossibile immaginare qualcosa di stabile e stazionario.

La comunicazione, il lavoro di squadra e la società stessa sono cambiate radicalmente.

Oggigiorno, infatti, sempre più aziende e freelance offrono i loro servizi a livello globale, trasformando il posto di lavoro virtuale da una mera eccezione alla normalità.

Questa tendenza offre innumerevoli opportunità a professionisti ed aziende da ogni angolo del mondo.

In Italia sempre più aziende attivano processi di lavoro a distanza, trasferendo parte del lavoro del personale in modalità remota.

Gestire in modo efficace una squadra da remoto rappresenta, quindi, la nuova sfida per i project manager!

Ecco allora una serie di suggerimenti per aiutare il project manager nella organizzazione e gestione di un team di lavoro a distanza.

Come gestire un team di lavoro a distanza: Scegliere i membri giusti per il team

Tutti sognano di lavorare comodamente da casa, ma solo pochi riescono a farlo.

Riuscirci effettivamente con professionalità e senza farsi sopraffare dalle attività quotidiane non è semplice.

In un ufficio tradizionale, l’ambiente è forzatamente più sociale.

Si interagisce con i colleghi anche perché evitarli è praticamente impossibile.

Alcune persone hanno bisogno di quel livello extra di responsabilità sociale per funzionare correttamente nella loro posizione.

Ma ci sono anche altre persone che riescono a gestirsi da sole.

Riescono ad organizzare il proprio carico di lavoro in autonomia e ad essere allineate con il lavoro del team.

Riescono a farlo anche a distanza.

È fondamentale quindi assumere questo secondo tipo di lavoratore in un team che deve lavorare a distanza.

Questa persona non ha bisogno di stare con gli altri per lavorare febbrilmente e proficuamente al suo compito.

Squadre remote efficaci sono composte da individui auto-motivati che possono completare i compiti in tempo senza essere gestiti da vicino.

Questi lavoratori devono essere impegnati nella comunicazione.

Sanno che una comunicazione chiara, dettagliata e continua è vitale per un team in buona salute.

Si impegneranno e faranno ogni sforzo per interagire con il resto del team ogni giorno.

In generale, però, è molto più facile fingere di essere un professionista su Internet che nella vita reale.

Pertanto, prima di assumere qualcuno, è necessario assicurarsi della sua competenza, della sua esperienza e delle sue conoscenze del settore.

Ma come si fa quindi a sapere se una persona è realmente quella giusta per il lavoro?

Una possibile e semplice soluzione è di iniziare con una prova.

Basteranno un paio di settimane per capire se il collaboratore è valido per il progetto o se è meglio cercare ancora.

Come gestire un team di lavoro a distanza: La comunicazione è la chiave

Una comunicazione chiara e regolare è la chiave del successo di qualsiasi lavoro di squadra.

Nel caso di team remoti, l’interazione continua e fluida è la linfa vitale.

Oggigiorno c’è un’abbondanza di servizi gratuiti o a pagamento che facilitano la gestione del team virtuale.

A seconda dello scopo della comunicazione e della sua urgenza, si può scegliere lo strumento più adatto ai membri del team.

In Twproject abbiamo creato uno strumento molto utilizzato per le discussioni aziendali, sia formali che informali: la chat.

Il suo utilizzo tra i nostri clienti è stato da subito molto apprezzato e diffuso.

La chat di TWproject è stata pensata e realizzata per consentire di avere tutte le comunicazioni integrate.

Un unico luogo per comunicare, parlare dei singoli progetti ed avere la cronistoria di quanto accaduto.

E non solo. Capita spesso, infatti, che nelle discussioni emergano attività da farsi, non programmate o previste.

Ecco che grazie alla chat di TWproject è possibile segnare qualsiasi messaggio e trasformarlo in una attività/issue.

Chattare con i colleghi , anche senza parlare sempre di lavoro, non danneggia certamente il processo.

Al contrario, aiuterà le persone a legarsi più strettamente, proprio come una squadra.

Li aiuterà a sentirsi importanti per gli altri membri del team.

Per questo in TWproject le chat possono essere create anche tra soli colleghi.

Perché se è vero che a tutti piace parlare di lavoro, è vero che a volte si può mantenere la relazione anche discutendo di un bel film.

Per migliorare la lettura delle chat, Il log di queste chat è visibile solo dai partecipanti.

La chat di Twproject è inclusa gratuitamente in ogni piano. (un ulterire risparmio, oltre quello di tempo )

Dunque se in generale, la strategia migliore è quella di avere tutto in un solo luogo, esistono alcuni casi in cui è necessario utilizzare altri strumenti di comunicazione.

Questo avviene quando le situazioni si complicano: ci sono problemi che devono essere gestiti “faccia a faccia”.

Skype, Google Hangouts, GoToMeeting o altri software di videoconferenza sono indispensabili per una collaborazione remota di successo.

A volte, è necessario vedere le emozioni di una persona e parlarci direttamente per capire come stanno andando le cose.

Serve ad avere il polso di cosa sta realmente accadendo dall’altra parte.

È consigliabile inoltre pianificare dei meeting regolari, settimanali o mensili.

La cadenza sarà dettata dalla frequenza con cui è necessario comunicare con il team.

In questo modo, è possibile capire lo spirito con cui i collaboratori stanno lavorando. Aiuterà il Project Manager ed essere sicuro dell’allineamento del Team sugli obiettivi di progetto.

Come gestire un team di lavoro a distanza: Tracciamento e segnalazione dei progressi

Gli strumenti che vengono utilizzati per la comunicazione ed il controllo all’interno del team sono importanti.

Essi però non determinano il successo del progetto su cui si sta lavorando.

Il successo del progetto infatti dipende sempre dalle persone assunte e dal modo in cui si costruisce il processo di lavoro complessivo.

Quando si ha a che fare con un team a distanza, la risposta ad una domanda del project manager potrebbe non essere immediata.

A volte il project manager potrebbe aspettare molte ore prima di ricevere una risposta. Questo a causa, ad esempio, di una differenza di fuso orario.

Ecco perché è necessario implementare un sistema facile e trasparente di tracciamento e segnalazione dei progressi.

Ogni professionista dovrebbe avere una chiara visione e comprensione del passo che sta facendo e di quello che verrà dopo.

Strumenti per la gestione del team in remoto come TWproject aiutano tutti i membri del team ad essere sulla stessa linea d’onda.

Possono, inoltre, ottenere l’assistenza della persona giusta quando necessario.

In generale questi strumenti aiutano le persone a:

• rimanere organizzate;
• pianificare il lavoro in modo efficace,
• essere più produttive.

Ruoli, obiettivi e aspettative ben definiti aiutano ogni membro del team a svolgere i task in modo più produttivo e indipendente.

Come gestire un team di lavoro a distanza: L’importanza del feedback

Ogni relazione salutare si basa sulla fiducia e sulla comunicazione. La gestione remota del team non fa eccezione a questa regola.

Il project manager deve essere consapevole delle aspettative della squadra.

I collaboratori, a loro volta, dovrebbero sapere esattamente cosa il project manager si aspetta da loro.

È facile infatti perdere la motivazione e “la guida” quando si lavora lontano dal resto della team e quando la comunicazione non è eccellente. Per questo costruire una ascolto empatico è fondamentale.

Un buon manager di team remoto non dovrebbe solo preoccuparsi del completamento delle attività.

Dovrebbe anche mostrare un genuino interesse per il benessere generale dei membri del team!

Interessarsi della loro soddisfazione per il lavoro ed essere attento ad eventuali ulteriori aspettative.

L’auto-motivazione di un dipendente è un must per i lavori a distanza. Non durerà per sempre senza una corretta comunicazione, feedback e interazione.

Inoltre, anche chiedere regolarmente al team un feedback è fondamentale.

Se si sono ingaggiate persone preparate e volenterose, perché non chiedere loro quanto sono soddisfatti del modo in cui stanno andando le cose?

Perché non chiedere quali sono le loro idee su eventuali miglioramenti dei processi aziendali?

Una nuova prospettiva ed una idea pervenuta dal Team remoto, può migliorare molto lo sviluppo del progetto.

 Come gestire un team di lavoro a distanza: Gli incontri reali

Il mondo della tecnologia è fantastico e può rendere quasi tutto possibile.

Ma siamo esseri umani, e per noi “essere in relazione” è un elemento fondamentale.

Nell’era della tecnologia si sta mostrando in tutta la sua pienezza l’altro aspetto della medaglia.

È lo svantaggio digitale più grande ed il meno evidente… parliamo della solitudine.

Il lavoratore da remoto è solo.

Se in un primo momento, quando il team si forma, può essere una occasione per avviare le attività con maggiore concentrazione, a lungo andare questo aspetto può diventare un boomerang.

Ecco perché le attività di team building per i team remoti sono importanti quanto quelle per le persone che lavorano fisicamente in un’unica azienda.

Se l’azienda lo permette, degli incontri reali, anche se solo annuali andrebbero fatti! Sono perfetti per aumentare la coesione e la vicinanza del team.

La connettività che si può ottenere nella vita reale è difficile se non impossibile da riprodurre digitalmente.

Anche per il project manager stesso, questi incontri reali potrebbero essere utili.

Incontrare personalmente colleghi di diverse culture aiuterà a capirli meglio. Soprattutto ne risulterà facilitata le capacità di gestione.

Gestire team remoti rappresenta sicuramente una sfida.

A distanza, organizzare il processo di lavoro, monitorare le attività dei membri del team e tenere traccia del flusso del lavoro è molto più difficile che in un ufficio.

Tuttavia, i semplici consigli di questo articolo aiuteranno in questo compito.

In questo modo, sarà possibile avere un gruppo di dipendenti fedeli, laboriosi, produttivi e soddisfatti che aiuteranno a raggiungere prima gli obiettivi aziendali.

Hai mai avuto a che fare con la gestione di un team a distanza?

Quali sono state le difficoltà che hai riscontrato? Cosa ti è piaciuto?

Raccontaci la tua esperienza.

Passare le consegne di un progetto può essere estremanente semplice o estremamente complicato.

Tutto dipende dall’organizzazione del Project Manager.

I progetti possono essere brevi e durare pochi giorni o possono essere progetti complessi con un ciclo di vita che può raggiungere addirittura diversi anni.

E’ appunto per la durata di alcuni progetti che alcuni project manager potrebbero trovarsi nella situazione di dover “passare” un progetto ad un nuovo project manager.

Un pensionamento, una nuova sfida lavorativa per il project manager uscente ed altre situazioni possono essere il motivo che porta ad un passaggio di consegne.

La cosa fondamentale è che chi subentra sia messo nelle condizioni migliori per proseguire il lavoro.

Un passaggio di consegne di progetto richiede ovviamente molto più che la consegna delle chiavi dell’ufficio e delle informazioni di accesso ai software.

Abbiamo pensato pertanto di dare alcuni suggerimenti e liste di passaggi chiave da seguire in situazioni come queste.

Ecco quindi sei passaggi che possono aiutare a completare con successo un passaggio di consegne del progetto:

1. Impostare gli obiettivi del passaggio di consegne

I project manager uscenti e in entrata dovrebbero tenere una riunione e stabilire gli obiettivi che devono essere raggiunti durante la transizione.

Ciò consente a entrambe le parti di rivedere e valutare lo stato del progetto in relazione alla programmazione di base del progetto, alle tempistiche e al budget.

E‘ opportuno che anche i membri del team di progetto siano, per ovvie ragioni, coinvolti in questo incontro.

2. Mantenere il cliente informato

I membri del team di progetto, i lavoratori e il cliente devono capire come il project manager esistente intende effettuare il passaggio di consegne al successore.

In alcuni casi, il project manager potrebbe dover spiegare perché si sta verificando il passaggio di consegne e cosa potrebbe cambiare in futuro.

La chiarezza è sempre un’elemento vincente.

3. Avere riunioni brevi e giornaliere

Durante la sovrapposizione tra il project manager esistente ed il nuovo project manager, tutti i collaboratori dovrebbero incontrarsi con loro per valutare e rivedere lo stato delle responsabilità e delle attività.

E‘ una fase estremamente importante perchè permette al PM subentrante di valutare lo stato delle cose e le capacità dei singoli elementi del Team.

4. Dimostrare l’utilità e il beneficio del progetto per il manager in arrivo

Alcuni progetti ruotano attorno allo sviluppo o all’utilizzo di risorse o prodotti.

Quando sono coinvolti prodotti specifici, il project manager in carica deve aiutare il nuovo project manager a capire come funziona il suddetto prodotto o il servizio.

Il project manager uscente dovrebbe, inoltre, mostrare e motivare al nuovo PM i benefici del progetto e la sua importanza strategica per l‘Azienda.

5. Incontrare gli stakeholder

Il project manager esistente e il nuovo project manager dovrebbero incontrare insieme gli stakeholder di progetto.

Ciò consentirà alle parti interessate di porre domande, esporre eventuali dubbi e confrontarsi in prima persona.

Un po’ quello che normalmente avviene in un Kick off Meeting.

6. Essere disposti a chiedere supporto

A volte, il project manager in arrivo potrebbe non essere sicuro di alcuni aspetti del progetto.

Ad esempio, il project manager subentrante potrebbe non comprendere i processi di gestione dell‘organizzazione.

Quando ciò accade, il project manager entrante deve essere disposto a (avere il buonsenso di) chiedere assistenza al project manager esistente, al team di progetto ed alla gestione di livello superiore.

Ciò consentirà a entrambi i project manager di lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi comuni del passaggio di consegne.

Le checklist sono sempre molto utili per riassumere azioni e consecutività di eventi che diversamente sarebbe complicato spiegare.

Ecco allora due checklist che possono ulteriormente dare supporto nel passaggio di consegne fra project manager.

Il project manager uscente dovrebbe:

• Ottenere e consegnare lo statuto del progetto – se ne esiste uno – o comunque raccogliere la documentazione di avvio del progetto (per questo è importante tenerla sempre in ordine);
• Raccogliere i documenti coinvolti nell’offerta iniziale, assicurarsi di indicare chiaramente qual è la copia firmata (importante per capire le aspettative);
• Raccogliere tutte le richieste di modifica (importo, descrizione e tempi per ogni istanza);
• Annotare quali sono i ruoli presso il cliente (chi è lo sponsor, chi controllerà la qualità dei risultati finali, ecc.);
• Elencare tutti i contatti importanti per il progetto, annotare la frequenza della comunicazione con ogni contatto e quali argomenti trattare;
• Presentare il nuovo project manager al cliente;
• Presentare il nuovo project manager al team;
• Suggerire i prossimi passi al nuovo project manager.

Ecco, invece, una checklist delle cose pratiche da gestire durante il passaggio di consegne:

• Elencare le persone che stanno lavorando al progetto, o che vi hanno lavorato, insieme alle loro abilità, competenze e ruoli;
• Dare informazioni sull’ambiente di lavoro (password, chiavi, key card, …)
• Dare informazioni sulle dipendenze tecniche o pratiche, ad esempio: se il sistema X dovesse guastarsi, ciò potrebbe causare il fallimento del progetto A; il progetto Z dipende dal servizio Y, ecc.
• Spiegare quanto tempo durerà il passaggio di consegne;
• Avvisare i clienti e gli stakeholder con i quali si ha un contatto frequente che durante il passaggio di consegne si potrà essere meno reattivi;
• Spiegare ai superiori cosa si sta concretamente “passando” al nuovo project manager;
• Tenere traccia del tempo di consegna del progetto.

In tutti questi passaggi è facile comprendere come la gestione dei documenti rivesta un ruolo essenziale.

Per supportare questa fase di passaggio, abbiamo previsto in TWproject un sistema di gestione documenti semplice e flessibile.

Contrariamente alla complessa gestione dei documenti presente in altri software, in TWproject, la gestione dei documenti è volutamente essenziale.

Con qualche potente e semplice tecnica si riesce a soddisfare la maggior parte delle esigenze aziendali, garantendo affidabilità e fruibilità.

Provando Twproject scoprirai un sistema intelligente per gestire e archiviare i documenti del progetto ed averli sempre a portata di click.

Un’ultima osservazione va fatta: ogni project manager ha il proprio stile.

Per questo, il project manager subentrante non deve necessariamente seguire a piè pari tutto ciò che il suo predecessore ha fatto imitandone anche lo stile lavorativo.

Alcune persone, soprattutto i manager più giovani, probabilmente si sentiranno obbligati a farlo, ma il nostro consiglio è di seguire il proprio stile e la propria personalità, senza forzature.

“Chi perde la sua individualità perde tutto.”

MAHATMA GANDHI

Ti è mai capitato di dover fare un passaggio di consegne?

Eri il PM uscente o entrante?

Lasciaci la tua esperienza.

Il ciclo di vita di un progetto prevede quasi sempre molti meeting ed incontri con scopi diversi.

Uno di questi incontri è il cosiddetto kick off meeting o incontro preliminare di progetto.

Questo incontro è un importante strumento di comunicazione fra project manager, team e stakeholder.

Se organizzata ed eseguita correttamente, una riunione preliminare può aiutare il project manager ad eseguire il progetto in modo scorrevole e con meno ostacoli.

Che cos’è un kick off-meeting?

Più precisamente, un incontro preliminare è uno dei primi incontri tenuti tra gli stakeholder del progetto al momento del lancio di un nuovo progetto.

Questo incontro può includere tutte le parti interessate al progetto, fino ai livelli più alti, come lo sponsor del progetto, la direzione ed il project manager, nonché i membri del team.

L’importanza di questo incontro è quella di offrire al project manager l’opportunità di definire l’obiettivo comune e creare il consenso.

Quando si svolge un kick off-meeting?

Se il progetto è di dimensioni ridotte, solitamente la riunione di kick off avviene dopo il processo di avvio con tutti i membri del team.

E’ infatti la stessa squadra ad essere coinvolta nella pianificazione e nell’esecuzione di progetto.

Nei progetti di piccole dimensioni si svolge solitamente una sola riunione preliminare di progetto.

Se il progetto è di grandi dimensioni, invece, la riunione di kick off del progetto si svolge quando si completa la pianificazione del progetto e si sta per iniziare l’esecuzione del progetto.

Qual è lo scopo di un kick off-meeting?

Un team di progetto può essere composto da nuovi membri del team, è quindi importante avere una sessione di familiarizzazione fra i collaboratori.

Questo incontro aiuta anche a migliorare il sentimento di fiducia e promuove una comprensione e un accordo reciproci tra i membri del team.

Inoltre, l’incontro aiuta tutti i membri del team a prendere coscienza degli obiettivi del progetto, delle ipotesi, dei vincoli, dei deliverable.

Si prende coscenza anche delle sfide, delle metodologie, delle procedure, dei piani, dell’ambiente di lavoro e dei ruoli di ogni stakeholder, ecc.

Un kick off meeting di successo può dare il tono giusto al proseguio del progetto.

Come condurre un kick off-meeting di successo?

Se il progetto è grande e complesso si possono avere riunioni di kick off interne ed esterne.

Le riunioni di kick off interne possono essere tenute tra i membri del team ed il project manager per comprendere meglio il progetto ed allinearsi.

Si parlerà del progetto, dei suoi obiettivi, dell’ambito del progetto e dei ruoli e responsabilità di ciascun membro del team oltre che del sistema di comunicazione e reporting .

Una volta terminato il meeting di kick off interno, si passa alla riunione di kick off esterna con il cliente.

Sarà questa l’occasione per capire il cliente e le sue aspettative, chiarire eventuali dubbi e spiegare come il project manager vuole pianificare ed eseguire il progetto, ecc.

Di seguito sono riportati alcuni passaggi da seguire per condurre un kick off meeting efficace.

1) Impostare l’agenda

Il project manager decide gli argomenti da affrontare durante la riunione.

Ad esempio, può includere la sessione di introduzione e di presentazione del team, l’introduzione del progetto ed i relativi obiettivi, le pietre miliari, i vincoli, ecc.

Usando un software di gestione progetti come Twproject , che integra il progetto ad una agenda condivisa, è possibile creare dei meeting assegnati alle risorse convolte e collegati al progetto con i punti di discussione e la minuta della riunione!

2) Condurre il meeting

Il project manager, in qualità di coordinatore del progetto, conduce e dirige l’incontro secondo l’agenda impostata.

E‘ importante per il PM impostare e comunicare le aspettative ed i requisiti ai partecipanti.

Il team dovrà esattamente sapere quanti giorni dovrà lavorare, i ruoli al suo interno, le questioni pratiche, ad esempio come richiedere ferie, come comunicare con il project manager, ecc.

Spiegare il sistema di comunicazione e reporting è altrettanto importante. Specificare in quale formato sono necessari i report e la frequenza con cui devono avvenire le riunioni o le comunicazioni sarà fondamentale.

Ogni progetto presenta dei rischi e, anche questi, insieme alle eventuali soluzioni, devono essere esposti durante la riunione.

3) Chiudere la riunione

Alla fine della riunione è opportuno tenere una sessione di domande e risposte.

Qui i partecipanti possono porre tutte le domande e ricevere – si spera – tutte le risposte.

Una volta terminata la riunione, sarà necessario preparare il verbale del meeting ed inviarlo a tutti i partecipanti e agli stakeholder interessati che non potevano essere presenti.

I benefici di un kick off-meeting

Ecco un breve elenco dei vantaggi che si ottengono da una riunione preliminare:

• Aiuta i membri del team a conoscersi;
• Definisce i ruoli e l’autorità di progetto;
• Aiuta i membri del team a capire gli obiettivi del progetto;
• Aiuta le parti interessate a comprendere pietre miliari, rischi, requisiti e vincoli di progetto;
• Aiuta il project manager ad ottenere supporto, consenso e fiducia da tutte le parti interessate;
• Fornisce a tutti i partecipanti l’opportunità di porre domande e fare chiarezza.

Una riunione preliminare è la chiave per il completamento del progetto.

E‘ questo, inoltre, il momento in cui il project manager può mostrare per la prima volta le sue qualità di leadership ed iniziare a costruire un rapporto di fiducia con il team e gli stakeholder.

Per tutti questi motivi un project manager deve preparare adeguatamente il kick off meeting e deve considerarlo un importante passo verso la futura riuscita del progetto.

Come faccio a creare un budget per un progetto se non ho basi storiche sulle quali orientarmi?

Quando si avvia un progetto, è difficile sapere quanto costerà.

Se si tratta di un progetto ripetitivo nel tempo molto probabilmente avremo uno storico su cui basarci.

In questo caso potrà risultare più facile stilare un budget di progetto, ma diverso è il discorso in caso di un progetto nuovo.

I project manager sono tenuti a rendere conto delle loro stime di budget .

Considerata la grande incertezza che di solito regna nella fase iniziale di un progetto, questa può rappresentare una delle maggiori sfide dei project manager.

La capacità di creare un budget accurato è una competenza essenziale per un project manager.

Può essere un compito scoraggiante, soprattutto per i nuovi project manager; tuttavia, una volta creato il primo budget, si avrà un primo sistema d riferimento.

Da allora in poi, sarà più semplice gestire questo aspetto per progetti futuri.

Gli approcci per redigere un budget

Esistono due approcci principali che si possono adottare quando si redige un budget:

• Approccio top-down: decidere quanto costerà il progetto in totale e dividere l’importo tra le varie fasi di lavoro;
• Approccio bottom-up: calcolare le singole fasi di lavoro, partendo dal livello più basso, e poi sommare il tutto per stimare il costo totale del progetto.

Entrambi gli approcci, come tutte le cose, hanno i loro vantaggi e svantaggi. Proviamo a valutarli insieme.

Come fare un budget di progetto: L’approccio top-down

L’approccio top-down, letteralmente dall’alto al basso, è più di un tirare ad indovinare una cifra totale su cui basare l’intero progetto.

Infatti, è necessario spiegare come si svolgerà e strutturerà il lavoro all’interno della quantità di budget assegnata per ciascuna fase di progetto.

Bisognerebbe chiedersi se il bilancio sembra realistico sulla base dell’esperienza dei progetti passati, ammesso che ce ne siano.

Il vantaggio dell’approccio di bilancio top-down è che si concentra sul raggiungimento del progetto all’interno del budget stanziato e porta all’efficienza e alla riduzione delle pratiche dispendiose.

Uno svantaggio è che presuppone che la persona che crea il budget disponga di conoscenze e competenze sufficienti per effettuare una stima dei costi ragionevole.

Se così non fosse, potrebbe verificarsi un conflitto quando a una persona del team viene assegnato un budget non realistico e insufficiente per concludere la sua fase di lavoro.

Esiste, infatti, il rischio che vengano creati bilanci volutamente bassi con la – falsa – convinzione che ciò incoraggerà il risparmio sui costi e l’eliminazione degli sprechi.

Come fare un budget di progetto: l’approccio bottom-up

Nel secondo approccio, bottom-up, letteralmente dal basso verso l’alto, il budget di progetto si costruisce partendo dalle singole fasi di lavoro, dal livello più basso, e sommandole per arrivare al costo totale del progetto.

Il team è spesso coinvolto per identificare i compiti e le attività necessarie per completare il progetto e per stimare i vari costi.

Il vantaggio dell’approccio di bilancio bottom-up è la sua accuratezza, a patto di non aver dimenticato nessuna attività, e di conseguenza il suo costo.

È positivo per il morale della squadra perché il project manager coinvolge il team nella creazione del budget.

Questo approccio è talvolta chiamato anche bilancio partecipativo per questo motivo.

Uno svantaggio dell’approccio bottom-up è la difficoltà di ottenere un elenco completo di attività e compiti necessari al completamento del progetto, soprattutto se si tratta di qualcosa di nuovo, o se abbiamo a che fare con un team giovane e/o inesperto del settore.

Il rischio, infatti, nell’avvio di progetti nuovi o nel coinvolgimento di risorse junior, può essere quello di non contemplare intere fasi di attività e processo.

Questo porta inevitabilmente a sballare totalmente sia i costi ma anche i tempi di realizzazione del progetto.

I diversi tipi di costo nella creazione del budget

Nella creazione del budget il Project Manager deve tener conto di diversi fattori e soprattutto delle diverse tipologie di costo.

Esistono fondamentalmente due tipi di costi che interessano i project manager quando creano un budget:

•  i costi diretti;
• e quelli indiretti.

I primi sono univocamente attribuiti al progetto e facilmente individuali, come ad esempio: il costo del personale, dell’attrezzatura, delle trasferte, dei consulenti, ecc.

I costi indiretti sono, invece, relativi a voci di spesa caricati contemporaneamente su più di un progetto.

Solo una parte del loro costo totale è a carico di un singolo progetto.

Sono ad esempio: le bollette telefoniche, l’affitto degli uffici, l’assicurazione aziendale, il materiale d’ufficio, ecc

Come calcolare questi costi?

Per esempio, se il progetto richiederà 6 settimane e la bolletta internet è di 50€ al mese, il costo totale che riguarda il progetto sarà di 75€.

Per avere un’idea sugli altri costi, si può dare un’occhiata all’anno precedente.

Bisognerà vedere ciò che si è speso nell’insieme e dividerlo quindi per 52 (il numero delle settimane nell’anno) per ottenere un costo medio settimanale.

Ciò può essere valido per un costo indiretto come quello dell’attrezzatura.

Come fare un budget di progetto: la riserva di gestione

Una riserva di gestione o riserva di contingency viene solitamente aggiunta ai progetti e corrisponde di solito ad una percentuale del costo e del tempo totali del progetto.

Questo fondo viene utilizzato quando si verificano eventi legati a dei costi imprevisti durante il progetto.

Si dovrebbe regolare la riserva di gestione in base al livello di rischio identificato per il progetto.

Chiaramente, più rischioso è il progetto, maggiore dovrà essere la riserva di gestione, e viceversa.

Un progetto di routine, già svolto più volte, avrà una riserva di gestione inferiore rispetto ad un progetto totalmente nuovo.

Il budget sarà quindi composto da costi diretti, costi indiretti e dall’importo che funge come riserva di gestione.

Come fare un budget di progetto: i costi non ammissibili

Esistono anche dei costi che generalmente non sono ammissibili in un progetto e, quindi, non possono essere inseriti nel budget.

In generale li possiamo identificare nei seguenti:

• Spese non rendicontabili, ad esempio il lavoro volontario;
• Costi per investimento di capitale;
• Oneri finanziari;
• Interessi passivi;
• Perdite causate dal cambio valuta, fra l’altro non quantificabili vista la volatilità;
• L’IVA nel caso in cui si trattasse di un costo recuperabile;
• Spese il cui costo è coperto da un finanziamento dell’Unione Europea o da un altro tipo di finanziamento statale;
• Sanzioni.

Gestire le variazioni del budget

I progetti raramente vanno secondo i piani in ogni dettaglio.

È necessario quindi che il project manager sia in grado di identificare quando i costi variano dal budget e gestire tali variazioni.

Un project manager deve confrontare regolarmente la quantità di denaro speso con l’importo previsto e riferire queste informazioni ai manager, al presidente della società ed agli stakeholder.

È necessario quindi stabilire un metodo su come questi progressi saranno misurati e segnalati.

Un metodo ampiamente utilizzato per progetti di media e alta complessità è il metodo dell’earned value.

Si tratta di un metodo di confronto periodico dei costi preventivati – budget value – con i costi effettivi durante il progetto – actual value.

Il metodo dell’earned value può fornire informazioni non solo per quanto riguarda gli scostamenti di costo, ma anche per quanto riguarda gli scostamenti di tempo, cioè se il progetto è in ritardo o in anticipo.

Il project manager deve sapere se il progetto si sta svolgendo nei tempi previsti e all’interno del budget stabilito.

Un metodo semplice per valutare l’avanzamento del progetto è di considerare due valori:

• Costi diretti percentuali di competenza di un’attività;
• Somma delle ore già lavorate sull’attività e la previsione delle ore a finire.

L’avanzamento dell’attività risulterà quindi dal prodotto fra questi due indicatori.

Se inferiore ad 1 significa che siamo di fronte ad un ritardo del progetto.

Al termine di un progetto sarà necessario valutare se è avvenuto uno scostamento dal budget e quali sono stati i motivi che l’hanno causato.

Indipendentemente dall’approccio che si sceglie per stilare il budget, è fondamentale dedicare del tempo a controllarlo e tenerlo monitorato durante tutta la durata del progetto.

Per la gestione dei progetti, infatti, il monitoraggio dei costi è un aspetto strategico.

Per questo in Twproject abbiamo sviluppato le funzionalità in grado di inserire e gestire sia i costi generati dal lavoro (costi diretti) che i costi addizionali (costi indiretti), riservando, naturalmente tale accesso solo ai Project Manager.

L’importanza di monitorare e gestire un budget è fondamentale!

Ecco di seguito un piccolo esempio di quello in cui Twproject può supportarti.

In questo esempio (parte integrante della schermata precedente) il tuo margine di previsione (calcolato da budget e costi pianificati) è 850.

Questa è la prima stima che hai fatto, e probabilmente è molto vicina a quanto hai detto al tuo cliente.

Poi, in una seconda fase, hai raffinato la tua stima: la seconda riga rappresenta come sta andando in rapporto a quanto pianificato.

L’ultima riga è la situazione “reale”, hai un budget di 2500, e hai speso 1285. Grande! C’è un margine di 1215, meglio di quanto previsto!

Quale strumento usare per fare un budget di progetto?

Costruire, personalizzare e monitorare il budget sono aspetti fondamentali per un progetto vincente!

Si tratta perciò di uno dei compiti principali del project manager, al quale sono in capo anche molte altre attività durante il ciclo di vita del progetto.

Il supporto di un software di project management può rivelarsi una mossa molto efficace non tanto per eliminare il rischio di sforare i costi, quanto per aiutare a tenerli sotto controllo.

Uno strumento come Twproject è sviluppato per rispondere all’esigenza di vigilanza del Project Manager e di chi in azienda si occupa della gestione dei costi.

Guarda quanto è utile usare Twproject per gestire i tuoi costi:

Se vuoi iniziare oggi stesso a testare le funzionalità del nostro software, per creare un budget di progetto accurato, prova la versione demo: è gratuita e completa di tutte le funzionalità utili e necessarie.

E non dimenticare di condividere con noi la tua esperienza e di lasciarci un commento.

Il successo di qualsiasi progetto dipende dalla capacità di un project manager di possedere un approccio metodico specifico per ciascun progetto.

L’approccio deve essere in linea con le esigenze del cliente e con i punti di forza del proprio team.

Per gestire un progetto vincente è indispensabile la creazione di una struttura di lavoro efficace non è un compito che chiunque è in grado di svolgere.

Naturalmente, la maggior parte dei project manager sa che la gestione del flusso di lavoro, come qualsiasi altro strumento che contribuisca al successo della gestione dei progetti, è importante, ma come farlo correttamente spesso non è così scontato.

Qualsiasi project manager sa che i migliori consigli e trucchi per la gestione del progetto vengono con il tempo, con l’esperienza, ma anche dai consigli di project manager più esperti.

Oggi vi vogliamo quindi dare 7 preziosi consigli per la gestione di progetti vincenti.

Come gestire progetti vincenti : Pianificare la giornata utilizzando le tecniche di gestione del tempo

Per un project manager, le capacità di gestione del tempo sono essenziali perché si ha a che fare con una serie di attività che spesso richiedono tempi di risposta rapidi.

Pianificare la giornata sarà quindi fondamentale per mantenere l’organizzazione generale ed aumentare la produttività.

Per la pianificazione delle attività esistono appositi software di gestione dei progetti che possono risultare un valido aiuto e che permettono di tenere traccia del lavoro svolto.

Se non si è molto esperti di tecnologia, anche una semplice lista di cose da fare, ordinate secondo priorità, può essere un buono strumento organizzativo.

I compiti più importanti e prioritari saranno quindi posti in cima alla lista, mentre quelli meno importanti in basso.

Un’altra idea è anche quella di usare colori differenti a seconda dell’urgenza dell’attività.

Avere un piano visivo delle attività quotidiane aiuta ad avere un quadro generale. Contribuisce ad essere consapevoli di come gestire il tempo per ogni compito specifico e per ogni singola risorsa.

Come strumento visivo non possiamo che consigliare l’utilizzo del Gantt.

Come gestire progetti vincenti: Includere gli stakeholder nelle decisioni importanti

Pur avendo molte responsabilità riguardanti il progetto, il project manager non deve mai dimenticarsi dei clienti e degli stakeholder .

Una buona comunicazione in un progetto è essenziale per tenere informate le parti sulla progressione del progetto stesso  e sull’eventuale necessità di cambiamenti di programma.

Alcuni clienti possono avere aspettative diverse quando si tratta di comunicazione, quindi già in fase di pianificazione di un progetto è importante stabilire la frequenza e il sistema di comunicazione da utilizzare, che può essere e-mail, telefonate, meeting, ecc.

Stabilire anticipatamente le aspettative di comunicazione aiuta ad alleviare l’incertezza degli stakeholder sulla frequenza e sull’arrivo delle comunicazioni.

Inoltre, può aiutare anche il project manager a stabilire i limiti per quando è libero di parlare del progetto e quando invece può considerarsi troppo impegnato per avere una conversazione – a meno che non si tratti di un’emergenza.

Come gestire progetti vincenti: Comunicare regolarmente con il team

La comunicazione quotidiana con il team aiuta a tenere sotto controllo equivoci e esigenze poco chiare.

Mantenere il proprio team informato in ogni fase del progetto è essenziale per il successo della gestione dei progetti.

Buone capacità comunicative sono un cornerstone del project management.

In altre parole, una comunicazione chiara e frequente influenza positivamente il modo in cui i membri del team vedono il loro project manager come leader, aiuta a controllare la qualità del prodotto e la durata del progetto, oltre a favorire il risk management.

Inoltre, uno studio pubblicato da Procedia Technology ha rilevato che alcuni metodi di comunicazione sono più efficaci rispetto ad altri.

I ricercatori hanno scoperto che la comunicazione funziona meglio nel seguente ordine, dal più al meno efficace:

1. Comunicazione elettronica (con gli strumenti giusti);
2. Comunicazione scritta;
3. Comunicazione verbale;
4. Comunicazione visuale;
5. Comunicazione non verbale.

Come gestire progetti vincenti: Anticipare le possibili situazioni di stallo del progetto

Anche i migliori piani possono andare male. Anche con un alto livello di pianificazione e attenzione ai dettagli, il progetto potrebbe comunque incontrare alcune difficoltà.

Prestare attenzione ai reclami delle parti interessate o dei colleghi e altri segnali di allarme, come un termine mancato o un superamento dei costi, è fondamentale.

Prevenire una crisi permetterà al progetto di proseguire senza troppi intoppi, risparmiando un sacco di tempo e mantenendo coesi team, stakeholders e project manager.

Sfortunatamente non tutte le complicazioni possono essere evitate. Le capacità di gestione delle crisi sono essenziali per affrontare l’imprevisto.

I project manager devono essere flessibili e pragmatici, improvvisare e prendere decisioni precise quando necessario.

Come gestire progetti vincenti: Conoscere i propri limiti come project manager

Molti progetti sono destinati a fallire sin dall’inizio a causa di aspettative non realistiche (puoi leggere come gestire le aspettative di un progetto).

Stabilire scadenze impossibili o assegnare troppo lavoro ai membri del team porterà sicuramente a lavori poco curati e spesso al mancato rispetto delle scadenze.

Errori e ritardi nel lavoro possono dirigere il progetto verso l’insuccesso, rendendo necessari lavori di aggiustamento e “rattoppamento”, estensioni del calendario e andando a minare la fiducia degli stakeholder e del team stesso.

Prendersi il tempo per conoscere la squadra con cui lavorare aiuterà a comprendere i punti di forza e di debolezza di ognuno e ad assegnare quindi i compiti giusti.

La delega dei task alla persona giusta è molto importante perché il successo dipende dal modo in cui i membri del team possono e sono in grado di eseguire i loro compiti.

Come gestire progetti vincenti: Rimanere concentrati sui dettagli

Un problema comune riscontrato dai project manager è che gli obiettivi del progetto non sono in linea con gli obiettivi aziendali.

Un grande project manager definirà un piano strategico per il progetto in grado di riportare al successo l’azienda.

È troppo facile perdersi in dettagli minori e dimenticare quale è l’obiettivo, quindi un obiettivo del progetto ben pianificato è essenziale per il successo.

Avere una scadenza e un budget prestabiliti aiuteranno a mantenere una struttura per il progetto, scandito da traguardi e da una lista scritta di requisiti.

Come gestire progetti vincenti: Essere aggiornati sugli ultimi trend di project management

Upskilling è molto utile se non indispensabile per la gestione dei progetti.

Sfortunatamente, con l’elevato carico di lavoro e lo stress del lavoro a tempo pieno, può essere difficile trovare il tempo per partecipare a corsi di formazione o di aggiornamento.

D’altro canto, esistono molti corsi sul project management che vengono svolti online e la maggior parte delle aziende saranno felici di rimborsare il loro costo.

Lo sviluppo professionale non dovrebbe mai fermarsi. La forza lavoro è in costante cambiamento, aggiungendo nuovi strumenti e ruoli di gestione del progetto che non esistevano fino a pochi anni fa.

Per concludere, un project manager deve essere un esperto in leadership, comunicazione e capacità organizzative.

Con l’alto carico di lavoro e lo stress, è essenziale avere le competenze necessarie per raggiungere ogni traguardo.

Rimanere responsabile e consapevole di tutti gli aspetti del progetto guiderà al successo.

Quali sono i vostri suggerimenti per la gestione di progetti vincenti?

Non esistono due progetti che siano identici, allo stesso tempo tutti i progetti sembrano in qualche modo essere soggetti a problematiche simili.

Anche i migliori project manager possono, in caso di task importanti, particolarmente duraturi o se sottoposti a continue richieste di aggiornamento, cadere in comuni errori che potrebbero portare un progetto a fallire o magari semplicemente a chiudersi molto in ritardo o fuori dal budget.

Questi errori frequenti nella gestione dei progetti possono essere facilmente evitati purché si faccia un lavoro di analisi costante e una continua auto critica.

Tutte queste problematiche possono essere raggruppate in 5 tipologie diverse  a cui ogni project manager dovrebbe prestare la massima attenzione:

#1 Errori di pianificazione

L’errore più comune nella gestione di un progetto e sicuramente quello con maggiore impatto, riguarda la corretta pianificazione delle fasi. Partire da un’analisi approfondita dei propri processi interni è fondamentale. Una corretta identificazione delle attività, la loro durata, le varie dipendenze e l’effort che ognuna di esse richiede, ti aiuterà ad individuare una realistica data di fine lavori e ad evitare punti critici.

Progetti che si avviano con una errata pianificazione, spesso troppo ottimistica, sono soggetti a concludersi con grandi ritardi e grande frustrazione per tutto il team.

Un’esempio tipico è quello per cui si ripete l’errore di vendere un progetto ad un certo costo, nonostante esso occupi più risorse di quelle preventivate, spesso alla scopo di essere competitivi, senza però avere di fatto una chiara idea di quanto il lavoro costi alla azienda. La soluzione potrebbe essere quella di utilizzare un tool per la stesura del Gantt e dei template che puoi riutilizzare e raffinare nel tempo, questo ti aiuterà a migliorare la tua analisi, fase dopo fase. Chiedere alle proprie risorse di dettagliare il lavoro svolto creerà una knowledge base su cui fare stime sempre più coerenti alla realtà.

 

#2 Errori nella gestione delle priorità

Come project manager avrai quasi sempre chiaro l’andamento dei tuoi progetti, quali di essi sono in ritardo e su quali devi focalizzare maggiormente le tue energie. Le tue risorse invece, spesso si trovano a dover lavorare su più task, con project manager diversi, diverse abitudini, che rendono la loro organizzazione molto complicata. Evidenziare chiaramente le loro priorità è fondamentale per far si che esse non lavorino ad urgenze, assecondando semplicemente il project manager più esigente o pressante.

L’analisi delle priorità di progetto deve essere fatta con tutti i project manager che lavorano con il tuo team in modo da rendere chiaro a chi lavora quali sono i progetti più urgenti o più importanti su cui focalizzare le energie.

La scelta deve essere fatta di comune accordo e rispettata da tutti senza ingerenze, la lista delle priorità consultabile dalle risorse deve essere valida e sempre aggiornata. Una soluzione a questo problema potrebbe essere l’utilizzo di un software con dashboard personalizzate su cui ogni risorsa possa trovare la lista delle proprie attività in ordine di priorità con scadenza ben visibili.

#3 Errori di comunicazione

Un altro errore comune nella gestione dei progetti è quello di sottovalutare l’importanza della comunicazione nel team, non coinvolgere le risorse nella visione di insieme del progetto è spesso uno dei principali motivi per cui esse ritardano l’esecuzione di una attività o la eseguono in modo inadeguato. Allo stesso tempo è importante non dimenticarsi di comunicare con il gruppo di lavoro in modo costante e attivo: le risorse devono essere sempre a conoscenza di come sta andando il lavoro. Siete in ritardo? Va tutto bene? Fallo sapere al tuo team, perché loro, come te, aggiusteranno la loro lista delle cose da fare in base a questo e avranno più fiducia nelle tue capacità organizzative.

Per migliorare la tua comunicazione e la gestione delle tue risorse potresti iniziare a schedulare meeting settimanali in cui ogni risorsa possa condividere con il gruppo lo stato di avanzamento del proprio lavoro: potresti scegliere il lunedì per condividere non solo ciò che è stato completato ma anche per pianificare le attività della settimana appena iniziata, controlla il carico degli operatori e accertati sempre che il tuo team non sia troppo sovraccaricato.

#4 Errori di responsabilità

La responsabilità del lavoro è sicuramente sulle spalle del project manager e per questo spesso potresti fare l’errore di non dare fiducia ai tuoi collaboratori volendo sempre tu l’ultima parola su ogni decisione. E’ in realtà noto che delegare una o più fasi e quindi responsabilizzare il team incrementi in modo significativo la produttività, la fiducia nel proprio team è alla base della riuscita di ogni progetto.

Per continuare a vivere sereno, imparando a delegare, devi poter contare su una solida comunicazione. Organizza meeting frequenti e rimani sempre aggiornato sull’avanzamento delle fasi, in questo modo potrai accorgerti subito se una fase sia in ritardo e potrai intervenire immediatamente sie avesse preso una strada sbagliata.

#5 Errori di organizzazione

Spesso si sottovaluta quanto un software di project management possa aiutare un gruppo di lavoro a gestire le attività. Un errore comune nella gestione dei progetti è affidarsi ad una semplice lista di excel, magari non condivisa, assolutamente non usabile per aumentare la produttività delle singole risorse, un aiuto che in realtà risulta essere inefficace e obsoleto. I più recenti software per la gestione dei progetti includono funzionalità avanzate che riescono ad alleggerire drasticamente il carico di lavoro delle persone. Un tool come Twproject, per esempio, include Gantt interattivo, to-do list prioritizzabili, chat di gruppo e dashboard customizzabili.  Caratteristiche che ti aiuteranno a risolvere ognuno dei problemi elencati sopra.

Probabilmente leggendo questo post ti sarai riconosciuto in uno di questi punti, spero non in tutti, comunque sia non perderti i prossimi 5 post di approfondimento in cui analizzeremo uno per uno questi errori con suggerimenti pratici per evitare di commetterli.

Se vuoi iniziare subito ad affidarti ad un software di gestione progetti che può guidarti evitandoti molti degli errori sopra citati prova Twproject!

Ti capita spesso di avere la sensazione che tutto, nella lista delle cose da fare, abbia precedenza massima? In questi casi utilizzi un metodo ben preciso per identificare cosa può essere rimandato?

Quando si ricopre un ruolo di management, gestire al meglio le scadenze di progetto è di fondamentale importanza; non solo riuscirai a lavorare meglio tu sfruttando al massimo le tue risorse, ma tutto il tuo team, se organizzato, darà il meglio di sé.

Imparare ad ottimizzare i processi e a valutare correttamente le precedenze è quindi vitale per il successo dei tuoi progetti.

I metodi utilizzati per migliorare la gestione del tempo di lavoro sono numerosi ed ognuno di essi va a toccare un diverso aspetto del problema: minimizzazione delle interruzioni, individuazione di scadenze realistiche, corretta pianificazione, organizzazione delle attività secondo la loro importanza. Ognuno poi, può trovare il metodo che meglio rispecchia la propria strategia lavorativa per massimizzare la produttività.

Qui trovi 3 metodi efficaci che ti permetteranno di migliorare la tua organizzazione:

Definisci le reali priorità:

La lista delle tue attività ti sembra composta sempre e solo da task di massima importanza, in realtà, spesso, si confonde ciò che è importante con ciò che è urgente. Grazie a sistemi di comunicazione istantanea come Skype o Slack, lavorare in modo coeso con il team è diventato molto più semplice, tuttavia il numero di interruzioni è cresciuto esponenzialmente, con il risultato che spesso ti accolli urgenze che non erano tue.

La stessa e-mail, se usata come to-do list introduce un errato concetto di urgenza, trasmettendoci un senso di fretta distante dalla realtà. L’ultima mail sembra sempre la più importante. E’ quindi fondamentale capire cosa sia davvero importante, cosa urgente e cosa invece possa essere rimandato.

Il momento migliore per stabilire e classificare le tue priorità è al mattino, appena si arriva in ufficio, ancor prima di controllare la posta in arrivo.

Per stabilire se una cosa da fare è davvero importante è necessario fare alcune considerazioni sul suo effort, sulla sua data di chiusura e sul suo costo.

Pianificare correttamente il tuo lavoro ti aiuterà moltissimo a gestire al meglio il tempo di lavoro, quando un progetto ha una data di fine chiara ed il suo effort è stato stabilito, riuscirai a definire la sua importanza con più facilità.

Quanto manca alla fine del progetto? Quanto tempo mi occorre per chiudere questa attività, la posso rimandare?

Una volta stabilita la sequenza delle attività, si possono analizzare le urgenze, collocandole nella lista già creata. In generale, le interruzioni vengono percepite come urgenze e vanno quindi ridotte al minimo. Se una urgenza, interrompendo la tua concentrazione su una specifica attività, ti porta a sprecare risorse e riduce la tua produttività, deve essere rimandata.

E’ importante quindi utilizzare alcune strategie per ridurre al minimo le interruzioni, controllare per esempio la posta solo al mattino e dopo pranzo o utilizzare strumenti che dicano ai colleghi che non puoi essere disturbato.

Chiedi aiuto e delega:

Se ti trovi nella situazione di non riuscire a chiudere delle attività nei termini stabiliti, senza quindi introdurre un ritardo, è importante chiedere aiuto. Affidarsi ad un collega con un carico di lavoro inferiore può salvare il progetto da un indesiderato ritardo. In generale, quando è possibile, è sempre una buona idea coinvolgere e delegare il proprio team. In questo caso poter controllare lo stato del carico di lavoro dei tuoi collegi risulta di grande importanza per non sovraccaricare chi ha già una fitta to-do list.

Un metodo che funziona molto bene è quello di analizzare la lista delle priorità in modo condiviso, cosi che si possano bilanciare i task su tutte le risorse. Questo migliora la gestione del tempo di lavoro dell’intero team massimizzando la produttività e agevolando il senso di appartenenza al gruppo.

Utilizzare una metodologia agile per la gestione del progetto, per esempio, aiuta moltissimo l’intero team a lavorare sul metodo di prioritizzazione e distribuzione del tempo. Questo metodo infatti richiede che il team si riunisca regolarmente per l’analisi delle scadenze su piccoli e selezionati gruppi di attività. Dividendo l’intero processo in step ricorsivi sarà più semplice mantenere il controllo.

Organizzati al meglio:

Per organizzare le attività del tuo team può essere di grande aiuto utilizzare un tool che tenga traccia delle cose da fare e che ti permetta di stabilire un ordine di esecuzione.

Scrivere la lista delle attività su un foglio di carta è rischioso: ogni modifica richiede risorse ed inoltre non puoi mostrarla a chi lavora con te in real time. Se ti affidi ad un software per la gestione delle tempistiche di progetto sarà più facile avere sott’occhio cosa fare e quando, per te e per il tuo team. Per esempio, inserendo una attività con le date di scadenza, riceverai una notifica in prossimità di tale milestone che ti permetterà di agire subito in caso di ritardi, oppure, inserendo le assegnazioni a tutte le risorse potrai agevolare la comunicazione e lo scambio di attività velocizzando il processo.

Un altro vantaggio, pianificando le attività con un strumento ad hoc, è quello di poter controllare il carico di lavoro dei tuoi colleghi identificando subito chi di loro ha è meno impegnato per darti una mano, grazie alla pianificazione dei progetti potrai anche avere uno storico di quanto ti occupano certe attività, per una organizzazione sempre più precisa e realistica.

Conclusione

Seguendo questi semplici consigli per la gestione del tempo di lavoro imparerai:

1. A creare una lista delle priorità realistica e a minimizzare le interruzioni/urgenze
2. Quanto può aiutarti condividere le attività con il tuo team ottimizzando il tempo
3. Che avvalendoti di un software di project management potrai massimizzare la produttività

Se vuoi approfondire come un software di gestione progetti può aiutarti scarica Twproject ed inizia subito a migliorare la tua organizzazione.

Ti sarà capitato di gestire un progetto la cui pianificazione è stata fatta in modo errato, non in linea con le aspettative del cliente, con il brutto risultato di arrivare a fine progetto in ritardo e magari anche fuori budget.
E’ vero, le aziende si stanno rinnovando, i gruppi di lavoro sono eterogenei e distribuiti, sempre più flessibili, e spesso, questa flessibilità obbliga ogni project manager a rivedere i propri processi nell’ottica di rendere anch’essi più flessibili, ma per fortuna le metodologie agili arrivano in tuo soccorso e ti aiutano a risolvere esattamente questo problema.

Negli anni 90, infatti, si riscontrava uno scostamento significativo dei progetti dalla pianificazione e soprattutto, dalle esigenze del cliente, in particolare nel settore dello sviluppo software che utilizzava l’approccio di gestione standard waterfall.
Adesso, come allora, le aziende pianificano e stimano il progetto in base ai requisiti stabiliti inizialmente facendo un solo rilascio finale del prodotto che spesso porta alla luce incomprensioni e fraintendimenti iniziali. I progetti, cosi gestiti, spesso terminano in ritardo e fuori budget.

Le metodologie agili, come lo SCRUM, nascono quindi dalla necessità di allontanare il progetto dalla parte pianificata e contrattualizzata per avvicinarlo al cliente, alle sue necessità e alla sua soddisfazione, durante tutto il processo di sviluppo.
Un’azienda che decide di utilizzare questa tecnica riesce a minimizzare i rischi tenendo sotto controllo l’andamento del progetto. Coinvolgendo il team ed il cliente durante tutto il processo è molto più facile rimanere allineati alla pianificazione e rimanere quindi nei tempi previsti e soprattutto nel budget.

Cosa è il metodo SCRUM?

Sicuramente la più famosa delle metodologie agili, è un frame work, quindi un’insieme di procedure, per la gestione iterativa del processo di sviluppo a partire da un set predefinito di attività.
Questo metodo si basa sull’idea di raffinare iterazione dopo iterazione, l’idea iniziale del cliente, secondo quello che viene rilasciato di volta in volta e al suo feedback.

All’inizio del progetto si definisce una lista di attività(backlog), ciclicamente se ne seleziona un sottoinsieme prioritizzato, realizzabile in circa 1-2 settimane(sprint), lo si realizza e lo si sottopone al cliente per il test. Ogni sprint prevede delle riunioni per la prioritizzazione delle attività, per la condivisione dell’andamento dei lavori, e per una revisione ed analisi finale. Questi cicli si ripetono fino alla conclusione di tutte le attività.
Lo scopo dello SCRUM è far si che non ci siano fraintendimenti, che il cliente possa intervenire ciclicamente per orientare il prodotto nella giusta direzione senza brutte sorprese alla fine del progetto.

Può non esistere quindi una data di rilascio finale, il progetto si chiude quando la lista delle attività è vuota e il cliente è soddisfatto.
Questo frame work facilita anche la stima del progetto, di fatto non ne richiede una stima complessiva e totale ma prevede una stima ciclica che tutela sia il cliente che l’azienda da stime incorrette: se il cliente ha un budget limitato sarà limitata la sua lista delle attività, se il cliente ha budget infinito potrà raffinare e aggiungere attività fino alla realizzazione completa del progetto in accordo con l’azienda.

Perché utilizzare un metodologia agile?

Anche se la metodologia SCRUM nasce nell’ambito dello sviluppo software può essere di aiuto a moltissime aziende, non solo entrando nel dettaglio del frame work ma abbracciandone la filosofia generale.

Abbiamo applicato recentemente il metodo scrum nel marketing digitale riscontrando come questo funzioni e risolva problemi quotidiani in aziende di quello specifico settore, per esempio:

1) Definire una lista di requisiti/attività/desiderata con il cliente il più dettagliata possibile: questo ti aiuterà a stimare l’effort del progetto, a far comprendere al cliente eventuali criticità e a tutelarti da possibili richieste extra.

2) Prioritizzare le attività e stimarle con il gruppo di lavoro: questa abitudine può essere di grande aiuto nello svolgimento del progetto, coinvolgendo il team nella stima lo si responsabilizza ottenendo informazioni precise che risiedono solo nella conoscenza dei tecnici. Non solo, il team che stima e prioritizza le attività, di fatto gestisce il suo carico di lavoro e ne diventa maggiormente consapevole. Questa è la migliore strategia per la stima del progetto.

3) Organizzare la gestione in iterazioni produttive: sia che il cliente collabori sia che i cicli siano interni all’azienda, organizzare la produzioni in iterazioni obbliga ogni team a fare il punto della situazione con cadenza regolare, accorgendosi subito di eventuali scostamenti dai desiderata e ritardi.

4) Meeting giornalieri per avanzamento lavori: questa attività, spesso sottostimata, in realtà risulta fondamentale. Aggiornare il team sull’avanzamento del proprio lavoro permette di condividere momenti più stressanti e di aiutarsi in caso di ritardi salvando il progetto dai colli di bottiglia.

La lista dei benefici che si possono avere avvicinandosi alle metodologie agili sono numerose, sia che lo si segua alla lettera, sia che appunto se ne abbracci solo la filosofia. La ciclicità del sistema ti permetterà di migliorare col tempo, capendo con il tuo gruppo di lavoro cosa funziona e cosa no.

Utilizzando un software di project management che supporta questa tecnica sarà ancora più facile organizzare meglio il  tuo lavoro, un software come Twproject, ti può guidare nel miglioramento dei processi interni rendendoti il controllo dei tuoi progetti.

Stimare i progetti è una attività complessa che ogni project manager deve affrontare. Non importa se si tratta di stimare un progetto per valutare il carico degli operatori o semplicemente per sottoporre un’offerta ad un cliente, il problema rimane lo stesso. Come si possono prevedere le eccezioni? Che impatto hanno queste eccezioni sulla stima finale? Posso fare una stima di progetto tenendo conto di queste eccezioni, dei possibili colli di bottiglia che sia il più possibile vicina alla realtà? La risposta è si, purché ci si affidi al proprio gruppo di lavoro.

Identificare il problema

Stimare è difficile, in modo particolare quando si devono affrontare progetti complessi e magari di lunga durata. In questi casi specifici la stima potrebbe essere quasi un numero casuale, dato a sentimento. Una stima inaccurata tuttavia può generare diversi problemi, per il team e per l’azienda in generale:

• Sottostimare i progetti: questo è ciò che avviene più frequentemente, in particolare quando i project manager hanno un rapporto diretto con i clienti, se siete interessati a capire come mai la sottostima sia cosi frequente vi invito a leggere questo post.[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’] Roberto lavora per una piccola azienda per cui è project manager ma anche direttore commerciale. Roberto sa che il suo team sta facendo del suo meglio, ma sa anche che non può perdere nessuna opportunità di lavora in questo momento delicato. Per questa ragione tende a sottostimare ogni progetto convincendo il team che ogni nuovo progetto è di fatto una opportunità dell’azienda per crescere. Facendo cosi le sue risorse sono sovraccaricate di lavoro, la qualità del prodotto diminuisce e Roberto perde completamente il controllo dei progetti e delle reali date di consegna e dei costi.Roberto sa che la sua azienda soffrirà per un alto turn over di risorse.

[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’]

• Sovrastimare i progetti: I project manager maggiormente connessi al team tendono invece a fare l’opposto.[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’]John è un project manager ma anche un capo progettista in una azienda di produzione software. Ogni volta che gli viene assegnato un nuovo progetto lui cerca di analizzarlo con il suo team, ma, essendo vicino alle problematiche affrontate ogni giorno tende a sovrastimare ogni possibile eccezione sovrastimando il progetto finale. Le risorse del suo team sembrano sempre caricate al massimo quando invece non lo sono, alla fine dell’anno non ci sono stati ritardi ma John sa che avrebbero potuto chiudere più progetti di quelli realizzati realmente.

Se anche tu sei un project manager che fatica trovare la corretta stima di progetto, probabilmente ti riconoscerai in una delle situazioni sopra descritte. Sicuramente stimare correttamente una attività è la chiave per avere una schedulazione corretta ed un corretto carico degli operatori, come facciamo quindi a raffinare le nostre tecniche di stima di progetto?

 

Trova la soluzione:

Ogni project manager conosce molto bene le tecniche di gestione progetto, sa quanto effort è necessario per gestire un conflitto nel team, conosce le tecniche motivazionali, ma quando si tratta di una specifica attività per la realizzazione del prodotto finito? Il project manager Sa identificare perfettamente ogni fase del progetto, ma chi meglio del team sa quanto tempo occorre per realizzare una specifica e puntuale attività? La chiave per stimare un progetto risiede nella conoscenza del proprio team.

Nicole è un project manager alla ACME spa. Lei lavora con un team molto diversificato e agile. Ogni volta che viene assegnata su un nuovo progetto organizza un team con il gruppo di lavoro per definire il Gantt di progetto. Nicole setta le milestone se il suo progetto le prevede e cerca di stabile una data di consegna. Identifica le risorse migliori per quel lavoro e le assegna sulle specifiche fasi. A questo punto chiede loro di stimare in dettaglio le loro singole sotto- fasi. Nessuno meglio di Giulia sa quanto occorre per creare un perfetto layout per una newsletter. Nicole chiede a tutto il suo team di diventare ognuno il project manager della sua singola fase.

La conoscenza del team è molto specifica e tecnica, il team conosce le eccezioni, conosce i colli di bottiglia, ognuno della sua singola fase. Per avere una stima accurata è necessario analizzare a fondo un progetto con il team, delegando la stima a chi lavora davvero sulle attività. UN buon metodo, se si hanno progetti che si ripetono nel tempo è quale di salvare la stesura e la stima di tutte le attività svolte, anche quelle aggiunte in corso d’opera, in modo da farle diventare una vera knowledge base per i progetti futuri.[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’]

Conclusione

Utilizzando questa strategia sarà possibile avere un’idea piu chiara dell’effort richiesto da n progetto:

• Identifica le fasi di progetto e le date di rilascio
• Identifica le milestones e discutine col tuo team
• Scegliete le migliori risorse per le singole fasi e delegate il lavoro.
• Lasciate che ogni fase venga gestita dal team assegnato, che venga scomposto in ulteriori sotto fasi e stimato in dettaglio
• Usate la conoscenza del team su ogni specifica fase per stimare l’intero progetto dal basso verso l’alto.

Usare questa strategia insieme ad un software per il project management che vi aiuti a creare i Gantt di progetto, assegnare le risorse e delegare, controllare il carico  e stimare può davvero aiutarvi in questo arduo compito.