Categoria: Gestione Risorse

Come faccio a creare un budget per un progetto se non ho basi storiche sulle quali orientarmi?

Quando si avvia un progetto, è difficile sapere quanto costerà.

Se si tratta di un progetto ripetitivo nel tempo molto probabilmente avremo uno storico su cui basarci.

In questo caso potrà risultare più facile stilare un budget di progetto, ma diverso è il discorso in caso di un progetto nuovo.

I project manager sono tenuti a rendere conto delle loro stime di budget .

Considerata la grande incertezza che di solito regna nella fase iniziale di un progetto, questa può rappresentare una delle maggiori sfide dei project manager.

La capacità di creare un budget accurato è una competenza essenziale per un project manager.

Può essere un compito scoraggiante, soprattutto per i nuovi project manager; tuttavia, una volta creato il primo budget, si avrà un primo sistema d riferimento.

Da allora in poi, sarà più semplice gestire questo aspetto per progetti futuri.

Gli approcci per redigere un budget

Esistono due approcci principali che si possono adottare quando si redige un budget:

• Approccio top-down: decidere quanto costerà il progetto in totale e dividere l’importo tra le varie fasi di lavoro;
• Approccio bottom-up: calcolare le singole fasi di lavoro, partendo dal livello più basso, e poi sommare il tutto per stimare il costo totale del progetto.

Entrambi gli approcci, come tutte le cose, hanno i loro vantaggi e svantaggi. Proviamo a valutarli insieme.

Come fare un budget di progetto: L’approccio top-down

L’approccio top-down, letteralmente dall’alto al basso, è più di un tirare ad indovinare una cifra totale su cui basare l’intero progetto.

Infatti, è necessario spiegare come si svolgerà e strutturerà il lavoro all’interno della quantità di budget assegnata per ciascuna fase di progetto.

Bisognerebbe chiedersi se il bilancio sembra realistico sulla base dell’esperienza dei progetti passati, ammesso che ce ne siano.

Il vantaggio dell’approccio di bilancio top-down è che si concentra sul raggiungimento del progetto all’interno del budget stanziato e porta all’efficienza e alla riduzione delle pratiche dispendiose.

Uno svantaggio è che presuppone che la persona che crea il budget disponga di conoscenze e competenze sufficienti per effettuare una stima dei costi ragionevole.

Se così non fosse, potrebbe verificarsi un conflitto quando a una persona del team viene assegnato un budget non realistico e insufficiente per concludere la sua fase di lavoro.

Esiste, infatti, il rischio che vengano creati bilanci volutamente bassi con la – falsa – convinzione che ciò incoraggerà il risparmio sui costi e l’eliminazione degli sprechi.

Come fare un budget di progetto: l’approccio bottom-up

Nel secondo approccio, bottom-up, letteralmente dal basso verso l’alto, il budget di progetto si costruisce partendo dalle singole fasi di lavoro, dal livello più basso, e sommandole per arrivare al costo totale del progetto.

Il team è spesso coinvolto per identificare i compiti e le attività necessarie per completare il progetto e per stimare i vari costi.

Il vantaggio dell’approccio di bilancio bottom-up è la sua accuratezza, a patto di non aver dimenticato nessuna attività, e di conseguenza il suo costo.

È positivo per il morale della squadra perché il project manager coinvolge il team nella creazione del budget.

Questo approccio è talvolta chiamato anche bilancio partecipativo per questo motivo.

Uno svantaggio dell’approccio bottom-up è la difficoltà di ottenere un elenco completo di attività e compiti necessari al completamento del progetto, soprattutto se si tratta di qualcosa di nuovo, o se abbiamo a che fare con un team giovane e/o inesperto del settore.

Il rischio, infatti, nell’avvio di progetti nuovi o nel coinvolgimento di risorse junior, può essere quello di non contemplare intere fasi di attività e processo.

Questo porta inevitabilmente a sballare totalmente sia i costi ma anche i tempi di realizzazione del progetto.

I diversi tipi di costo nella creazione del budget

Nella creazione del budget il Project Manager deve tener conto di diversi fattori e soprattutto delle diverse tipologie di costo.

Esistono fondamentalmente due tipi di costi che interessano i project manager quando creano un budget:

•  i costi diretti;
• e quelli indiretti.

I primi sono univocamente attribuiti al progetto e facilmente individuali, come ad esempio: il costo del personale, dell’attrezzatura, delle trasferte, dei consulenti, ecc.

I costi indiretti sono, invece, relativi a voci di spesa caricati contemporaneamente su più di un progetto.

Solo una parte del loro costo totale è a carico di un singolo progetto.

Sono ad esempio: le bollette telefoniche, l’affitto degli uffici, l’assicurazione aziendale, il materiale d’ufficio, ecc

Come calcolare questi costi?

Per esempio, se il progetto richiederà 6 settimane e la bolletta internet è di 50€ al mese, il costo totale che riguarda il progetto sarà di 75€.

Per avere un’idea sugli altri costi, si può dare un’occhiata all’anno precedente.

Bisognerà vedere ciò che si è speso nell’insieme e dividerlo quindi per 52 (il numero delle settimane nell’anno) per ottenere un costo medio settimanale.

Ciò può essere valido per un costo indiretto come quello dell’attrezzatura.

Come fare un budget di progetto: la riserva di gestione

Una riserva di gestione o riserva di contingency viene solitamente aggiunta ai progetti e corrisponde di solito ad una percentuale del costo e del tempo totali del progetto.

Questo fondo viene utilizzato quando si verificano eventi legati a dei costi imprevisti durante il progetto.

Si dovrebbe regolare la riserva di gestione in base al livello di rischio identificato per il progetto.

Chiaramente, più rischioso è il progetto, maggiore dovrà essere la riserva di gestione, e viceversa.

Un progetto di routine, già svolto più volte, avrà una riserva di gestione inferiore rispetto ad un progetto totalmente nuovo.

Il budget sarà quindi composto da costi diretti, costi indiretti e dall’importo che funge come riserva di gestione.

Come fare un budget di progetto: i costi non ammissibili

Esistono anche dei costi che generalmente non sono ammissibili in un progetto e, quindi, non possono essere inseriti nel budget.

In generale li possiamo identificare nei seguenti:

• Spese non rendicontabili, ad esempio il lavoro volontario;
• Costi per investimento di capitale;
• Oneri finanziari;
• Interessi passivi;
• Perdite causate dal cambio valuta, fra l’altro non quantificabili vista la volatilità;
• L’IVA nel caso in cui si trattasse di un costo recuperabile;
• Spese il cui costo è coperto da un finanziamento dell’Unione Europea o da un altro tipo di finanziamento statale;
• Sanzioni.

Gestire le variazioni del budget

I progetti raramente vanno secondo i piani in ogni dettaglio.

È necessario quindi che il project manager sia in grado di identificare quando i costi variano dal budget e gestire tali variazioni.

Un project manager deve confrontare regolarmente la quantità di denaro speso con l’importo previsto e riferire queste informazioni ai manager, al presidente della società ed agli stakeholder.

È necessario quindi stabilire un metodo su come questi progressi saranno misurati e segnalati.

Un metodo ampiamente utilizzato per progetti di media e alta complessità è il metodo dell’earned value.

Si tratta di un metodo di confronto periodico dei costi preventivati – budget value – con i costi effettivi durante il progetto – actual value.

Il metodo dell’earned value può fornire informazioni non solo per quanto riguarda gli scostamenti di costo, ma anche per quanto riguarda gli scostamenti di tempo, cioè se il progetto è in ritardo o in anticipo.

Il project manager deve sapere se il progetto si sta svolgendo nei tempi previsti e all’interno del budget stabilito.

Un metodo semplice per valutare l’avanzamento del progetto è di considerare due valori:

• Costi diretti percentuali di competenza di un’attività;
• Somma delle ore già lavorate sull’attività e la previsione delle ore a finire.

L’avanzamento dell’attività risulterà quindi dal prodotto fra questi due indicatori.

Se inferiore ad 1 significa che siamo di fronte ad un ritardo del progetto.

Al termine di un progetto sarà necessario valutare se è avvenuto uno scostamento dal budget e quali sono stati i motivi che l’hanno causato.

Indipendentemente dall’approccio che si sceglie per stilare il budget, è fondamentale dedicare del tempo a controllarlo e tenerlo monitorato durante tutta la durata del progetto.

Per la gestione dei progetti, infatti, il monitoraggio dei costi è un aspetto strategico.

Per questo in Twproject abbiamo sviluppato le funzionalità in grado di inserire e gestire sia i costi generati dal lavoro (costi diretti) che i costi addizionali (costi indiretti), riservando, naturalmente tale accesso solo ai Project Manager.

L’importanza di monitorare e gestire un budget è fondamentale!

Ecco di seguito un piccolo esempio di quello in cui Twproject può supportarti.

In questo esempio (parte integrante della schermata precedente) il tuo margine di previsione (calcolato da budget e costi pianificati) è 850.

Questa è la prima stima che hai fatto, e probabilmente è molto vicina a quanto hai detto al tuo cliente.

Poi, in una seconda fase, hai raffinato la tua stima: la seconda riga rappresenta come sta andando in rapporto a quanto pianificato.

L’ultima riga è la situazione “reale”, hai un budget di 2500, e hai speso 1285. Grande! C’è un margine di 1215, meglio di quanto previsto!

Quale strumento usare per fare un budget di progetto?

Costruire, personalizzare e monitorare il budget sono aspetti fondamentali per un progetto vincente!

Si tratta perciò di uno dei compiti principali del project manager, al quale sono in capo anche molte altre attività durante il ciclo di vita del progetto.

Il supporto di un software di project management può rivelarsi una mossa molto efficace non tanto per eliminare il rischio di sforare i costi, quanto per aiutare a tenerli sotto controllo.

Uno strumento come Twproject è sviluppato per rispondere all’esigenza di vigilanza del Project Manager e di chi in azienda si occupa della gestione dei costi .

Se vuoi iniziare oggi stesso a testare le funzionalità del nostro software, per creare un budget di progetto accurato, prova la versione demo: è gratuita e completa di tutte le funzionalità utili e necessarie.

E non dimenticare di condividere con noi la tua esperienza e di lasciarci un commento.

Il successo di qualsiasi progetto dipende dalla capacità di un project manager di possedere un approccio metodico specifico per ciascun progetto.

L’approccio deve essere in linea con le esigenze del cliente e con i punti di forza del proprio team.

Per gestire un progetto vincente è indispensabile la creazione di una struttura di lavoro efficace non è un compito che chiunque è in grado di svolgere.

Naturalmente, la maggior parte dei project manager sa che la gestione del flusso di lavoro, come qualsiasi altro strumento che contribuisca al successo della gestione dei progetti, è importante, ma come farlo correttamente spesso non è così scontato.

Qualsiasi project manager sa che i migliori consigli e trucchi per la gestione del progetto vengono con il tempo, con l’esperienza, ma anche dai consigli di project manager più esperti.

Oggi vi vogliamo quindi dare 7 preziosi consigli per la gestione di progetti vincenti.

Come gestire progetti vincenti : Pianificare la giornata utilizzando le tecniche di gestione del tempo

Per un project manager, le capacità di gestione del tempo sono essenziali perché si ha a che fare con una serie di attività che spesso richiedono tempi di risposta rapidi.

Pianificare la giornata sarà quindi fondamentale per mantenere l’organizzazione generale ed aumentare la produttività.

Per la pianificazione delle attività esistono appositi software di gestione dei progetti che possono risultare un valido aiuto e che permettono di tenere traccia del lavoro svolto.

Se non si è molto esperti di tecnologia, anche una semplice lista di cose da fare, ordinate secondo priorità, può essere un buono strumento organizzativo.

I compiti più importanti e prioritari saranno quindi posti in cima alla lista, mentre quelli meno importanti in basso.

Un’altra idea è anche quella di usare colori differenti a seconda dell’urgenza dell’attività.

Avere un piano visivo delle attività quotidiane aiuta ad avere un quadro generale. Contribuisce ad essere consapevoli di come gestire il tempo per ogni compito specifico e per ogni singola risorsa.

Come strumento visivo non possiamo che consigliare l’utilizzo del Gantt.

Come gestire progetti vincenti: Includere gli stakeholder nelle decisioni importanti

Pur avendo molte responsabilità riguardanti il progetto, il project manager non deve mai dimenticarsi dei clienti e degli stakeholder .

Una buona comunicazione in un progetto è essenziale per tenere informate le parti sulla progressione del progetto stesso  e sull’eventuale necessità di cambiamenti di programma.

Alcuni clienti possono avere aspettative diverse quando si tratta di comunicazione, quindi già in fase di pianificazione di un progetto è importante stabilire la frequenza e il sistema di comunicazione da utilizzare, che può essere e-mail, telefonate, meeting, ecc.

Stabilire anticipatamente le aspettative di comunicazione aiuta ad alleviare l’incertezza degli stakeholder sulla frequenza e sull’arrivo delle comunicazioni.

Inoltre, può aiutare anche il project manager a stabilire i limiti per quando è libero di parlare del progetto e quando invece può considerarsi troppo impegnato per avere una conversazione – a meno che non si tratti di un’emergenza.

Come gestire progetti vincenti: Comunicare regolarmente con il team

La comunicazione quotidiana con il team aiuta a tenere sotto controllo equivoci e esigenze poco chiare.

Mantenere il proprio team informato in ogni fase del progetto è essenziale per il successo della gestione dei progetti.

Buone capacità comunicative sono un cornerstone del project management.

In altre parole, una comunicazione chiara e frequente influenza positivamente il modo in cui i membri del team vedono il loro project manager come leader, aiuta a controllare la qualità del prodotto e la durata del progetto, oltre a favorire il risk management.

Inoltre, uno studio pubblicato da Procedia Technology ha rilevato che alcuni metodi di comunicazione sono più efficaci rispetto ad altri.

I ricercatori hanno scoperto che la comunicazione funziona meglio nel seguente ordine, dal più al meno efficace:

1. Comunicazione elettronica (con gli strumenti giusti);
2. Comunicazione scritta;
3. Comunicazione verbale;
4. Comunicazione visuale;
5. Comunicazione non verbale.

Come gestire progetti vincenti: Anticipare le possibili situazioni di stallo del progetto

Anche i migliori piani possono andare male. Anche con un alto livello di pianificazione e attenzione ai dettagli, il progetto potrebbe comunque incontrare alcune difficoltà.

Prestare attenzione ai reclami delle parti interessate o dei colleghi e altri segnali di allarme, come un termine mancato o un superamento dei costi, è fondamentale.

Prevenire una crisi permetterà al progetto di proseguire senza troppi intoppi, risparmiando un sacco di tempo e mantenendo coesi team, stakeholders e project manager.

Sfortunatamente non tutte le complicazioni possono essere evitate. Le capacità di gestione delle crisi sono essenziali per affrontare l’imprevisto.

I project manager devono essere flessibili e pragmatici, improvvisare e prendere decisioni precise quando necessario.

Come gestire progetti vincenti: Conoscere i propri limiti come project manager

Molti progetti sono destinati a fallire sin dall’inizio a causa di aspettative non realistiche (puoi leggere come gestire le aspettative di un progetto).

Stabilire scadenze impossibili o assegnare troppo lavoro ai membri del team porterà sicuramente a lavori poco curati e spesso al mancato rispetto delle scadenze.

Errori e ritardi nel lavoro possono dirigere il progetto verso l’insuccesso, rendendo necessari lavori di aggiustamento e “rattoppamento”, estensioni del calendario e andando a minare la fiducia degli stakeholder e del team stesso.

Prendersi il tempo per conoscere la squadra con cui lavorare aiuterà a comprendere i punti di forza e di debolezza di ognuno e ad assegnare quindi i compiti giusti.

La delega dei task alla persona giusta è molto importante perché il successo dipende dal modo in cui i membri del team possono e sono in grado di eseguire i loro compiti.

Come gestire progetti vincenti: Rimanere concentrati sui dettagli

Un problema comune riscontrato dai project manager è che gli obiettivi del progetto non sono in linea con gli obiettivi aziendali.

Un grande project manager definirà un piano strategico per il progetto in grado di riportare al successo l’azienda.

È troppo facile perdersi in dettagli minori e dimenticare quale è l’obiettivo, quindi un obiettivo del progetto ben pianificato è essenziale per il successo.

Avere una scadenza e un budget prestabiliti aiuteranno a mantenere una struttura per il progetto, scandito da traguardi e da una lista scritta di requisiti.

Come gestire progetti vincenti: Essere aggiornati sugli ultimi trend di project management

Upskilling è molto utile se non indispensabile per la gestione dei progetti.

Sfortunatamente, con l’elevato carico di lavoro e lo stress del lavoro a tempo pieno, può essere difficile trovare il tempo per partecipare a corsi di formazione o di aggiornamento.

D’altro canto, esistono molti corsi sul project management che vengono svolti online e la maggior parte delle aziende saranno felici di rimborsare il loro costo.

Lo sviluppo professionale non dovrebbe mai fermarsi. La forza lavoro è in costante cambiamento, aggiungendo nuovi strumenti e ruoli di gestione del progetto che non esistevano fino a pochi anni fa.

Per concludere, un project manager deve essere un esperto in leadership, comunicazione e capacità organizzative.

Con l’alto carico di lavoro e lo stress, è essenziale avere le competenze necessarie per raggiungere ogni traguardo.

Rimanere responsabile e consapevole di tutti gli aspetti del progetto guiderà al successo.

Quali sono i vostri suggerimenti per la gestione di progetti vincenti?

Non esistono due progetti che siano identici, allo stesso tempo tutti i progetti sembrano in qualche modo essere soggetti a problematiche simili.

Anche i migliori project manager possono, in caso di task importanti, particolarmente duraturi o se sottoposti a continue richieste di aggiornamento, cadere in comuni errori che potrebbero portare un progetto a fallire o magari semplicemente a chiudersi molto in ritardo o fuori dal budget.

Questi errori frequenti nella gestione dei progetti possono essere facilmente evitati purché si faccia un lavoro di analisi costante e una continua auto critica.

Tutte queste problematiche possono essere raggruppate in 5 tipologie diverse  a cui ogni project manager dovrebbe prestare la massima attenzione:

#1 Errori di pianificazione

L’errore più comune nella gestione di un progetto e sicuramente quello con maggiore impatto, riguarda la corretta pianificazione delle fasi. Partire da un’analisi approfondita dei propri processi interni è fondamentale. Una corretta identificazione delle attività, la loro durata, le varie dipendenze e l’effort che ognuna di esse richiede, ti aiuterà ad individuare una realistica data di fine lavori e ad evitare punti critici.

Progetti che si avviano con una errata pianificazione, spesso troppo ottimistica, sono soggetti a concludersi con grandi ritardi e grande frustrazione per tutto il team.

Un’esempio tipico è quello per cui si ripete l’errore di vendere un progetto ad un certo costo, nonostante esso occupi più risorse di quelle preventivate, spesso alla scopo di essere competitivi, senza però avere di fatto una chiara idea di quanto il lavoro costi alla azienda. La soluzione potrebbe essere quella di utilizzare un tool per la stesura del Gantt e dei template che puoi riutilizzare e raffinare nel tempo, questo ti aiuterà a migliorare la tua analisi, fase dopo fase. Chiedere alle proprie risorse di dettagliare il lavoro svolto creerà una knowledge base su cui fare stime sempre più coerenti alla realtà.

 

#2 Errori nella gestione delle priorità

Come project manager avrai quasi sempre chiaro l’andamento dei tuoi progetti, quali di essi sono in ritardo e su quali devi focalizzare maggiormente le tue energie. Le tue risorse invece, spesso si trovano a dover lavorare su più task, con project manager diversi, diverse abitudini, che rendono la loro organizzazione molto complicata. Evidenziare chiaramente le loro priorità è fondamentale per far si che esse non lavorino ad urgenze, assecondando semplicemente il project manager più esigente o pressante.

L’analisi delle priorità di progetto deve essere fatta con tutti i project manager che lavorano con il tuo team in modo da rendere chiaro a chi lavora quali sono i progetti più urgenti o più importanti su cui focalizzare le energie.

La scelta deve essere fatta di comune accordo e rispettata da tutti senza ingerenze, la lista delle priorità consultabile dalle risorse deve essere valida e sempre aggiornata. Una soluzione a questo problema potrebbe essere l’utilizzo di un software con dashboard personalizzate su cui ogni risorsa possa trovare la lista delle proprie attività in ordine di priorità con scadenza ben visibili.

#3 Errori di comunicazione

Un altro errore comune nella gestione dei progetti è quello di sottovalutare l’importanza della comunicazione nel team, non coinvolgere le risorse nella visione di insieme del progetto è spesso uno dei principali motivi per cui esse ritardano l’esecuzione di una attività o la eseguono in modo inadeguato. Allo stesso tempo è importante non dimenticarsi di comunicare con il gruppo di lavoro in modo costante e attivo: le risorse devono essere sempre a conoscenza di come sta andando il lavoro. Siete in ritardo? Va tutto bene? Fallo sapere al tuo team, perché loro, come te, aggiusteranno la loro lista delle cose da fare in base a questo e avranno più fiducia nelle tue capacità organizzative.

Per migliorare la tua comunicazione e la gestione delle tue risorse potresti iniziare a schedulare meeting settimanali in cui ogni risorsa possa condividere con il gruppo lo stato di avanzamento del proprio lavoro: potresti scegliere il lunedì per condividere non solo ciò che è stato completato ma anche per pianificare le attività della settimana appena iniziata, controlla il carico degli operatori e accertati sempre che il tuo team non sia troppo sovraccaricato.

#4 Errori di responsabilità

La responsabilità del lavoro è sicuramente sulle spalle del project manager e per questo spesso potresti fare l’errore di non dare fiducia ai tuoi collaboratori volendo sempre tu l’ultima parola su ogni decisione. E’ in realtà noto che delegare una o più fasi e quindi responsabilizzare il team incrementi in modo significativo la produttività, la fiducia nel proprio team è alla base della riuscita di ogni progetto.

Per continuare a vivere sereno, imparando a delegare, devi poter contare su una solida comunicazione. Organizza meeting frequenti e rimani sempre aggiornato sull’avanzamento delle fasi, in questo modo potrai accorgerti subito se una fase sia in ritardo e potrai intervenire immediatamente sie avesse preso una strada sbagliata.

#5 Errori di organizzazione

Spesso si sottovaluta quanto un software di project management possa aiutare un gruppo di lavoro a gestire le attività. Un errore comune nella gestione dei progetti è affidarsi ad una semplice lista di excel, magari non condivisa, assolutamente non usabile per aumentare la produttività delle singole risorse, un aiuto che in realtà risulta essere inefficace e obsoleto. I più recenti software per la gestione dei progetti includono funzionalità avanzate che riescono ad alleggerire drasticamente il carico di lavoro delle persone. Un tool come Twproject, per esempio, include Gantt interattivo, to-do list prioritizzabili, chat di gruppo e dashboard customizzabili.  Caratteristiche che ti aiuteranno a risolvere ognuno dei problemi elencati sopra.

Probabilmente leggendo questo post ti sarai riconosciuto in uno di questi punti, spero non in tutti, comunque sia non perderti i prossimi 5 post di approfondimento in cui analizzeremo uno per uno questi errori con suggerimenti pratici per evitare di commetterli.

Se vuoi iniziare subito ad affidarti ad un software di gestione progetti che può guidarti evitandoti molti degli errori sopra citati prova Twproject!

Ti capita spesso di avere la sensazione che tutto, nella lista delle cose da fare, abbia precedenza massima? In questi casi utilizzi un metodo ben preciso per identificare cosa può essere rimandato?

Quando si ricopre un ruolo di management, gestire al meglio le scadenze di progetto è di fondamentale importanza; non solo riuscirai a lavorare meglio tu sfruttando al massimo le tue risorse, ma tutto il tuo team, se organizzato, darà il meglio di sé.

Imparare ad ottimizzare i processi e a valutare correttamente le precedenze è quindi vitale per il successo dei tuoi progetti.

I metodi utilizzati per migliorare la gestione del tempo di lavoro sono numerosi ed ognuno di essi va a toccare un diverso aspetto del problema: minimizzazione delle interruzioni, individuazione di scadenze realistiche, corretta pianificazione, organizzazione delle attività secondo la loro importanza. Ognuno poi, può trovare il metodo che meglio rispecchia la propria strategia lavorativa per massimizzare la produttività.

Qui trovi 3 metodi efficaci che ti permetteranno di migliorare la tua organizzazione:

Definisci le reali priorità:

La lista delle tue attività ti sembra composta sempre e solo da task di massima importanza, in realtà, spesso, si confonde ciò che è importante con ciò che è urgente. Grazie a sistemi di comunicazione istantanea come Skype o Slack, lavorare in modo coeso con il team è diventato molto più semplice, tuttavia il numero di interruzioni è cresciuto esponenzialmente, con il risultato che spesso ti accolli urgenze che non erano tue.

La stessa e-mail, se usata come to-do list introduce un errato concetto di urgenza, trasmettendoci un senso di fretta distante dalla realtà. L’ultima mail sembra sempre la più importante. E’ quindi fondamentale capire cosa sia davvero importante, cosa urgente e cosa invece possa essere rimandato.

Il momento migliore per stabilire e classificare le tue priorità è al mattino, appena si arriva in ufficio, ancor prima di controllare la posta in arrivo.

Per stabilire se una cosa da fare è davvero importante è necessario fare alcune considerazioni sul suo effort, sulla sua data di chiusura e sul suo costo.

Pianificare correttamente il tuo lavoro ti aiuterà moltissimo a gestire al meglio il tempo di lavoro, quando un progetto ha una data di fine chiara ed il suo effort è stato stabilito, riuscirai a definire la sua importanza con più facilità.

Quanto manca alla fine del progetto? Quanto tempo mi occorre per chiudere questa attività, la posso rimandare?

Una volta stabilita la sequenza delle attività, si possono analizzare le urgenze, collocandole nella lista già creata. In generale, le interruzioni vengono percepite come urgenze e vanno quindi ridotte al minimo. Se una urgenza, interrompendo la tua concentrazione su una specifica attività, ti porta a sprecare risorse e riduce la tua produttività, deve essere rimandata.

E’ importante quindi utilizzare alcune strategie per ridurre al minimo le interruzioni, controllare per esempio la posta solo al mattino e dopo pranzo o utilizzare strumenti che dicano ai colleghi che non puoi essere disturbato.

Chiedi aiuto e delega:

Se ti trovi nella situazione di non riuscire a chiudere delle attività nei termini stabiliti, senza quindi introdurre un ritardo, è importante chiedere aiuto. Affidarsi ad un collega con un carico di lavoro inferiore può salvare il progetto da un indesiderato ritardo. In generale, quando è possibile, è sempre una buona idea coinvolgere e delegare il proprio team. In questo caso poter controllare lo stato del carico di lavoro dei tuoi collegi risulta di grande importanza per non sovraccaricare chi ha già una fitta to-do list.

Un metodo che funziona molto bene è quello di analizzare la lista delle priorità in modo condiviso, cosi che si possano bilanciare i task su tutte le risorse. Questo migliora la gestione del tempo di lavoro dell’intero team massimizzando la produttività e agevolando il senso di appartenenza al gruppo.

Utilizzare una metodologia agile per la gestione del progetto, per esempio, aiuta moltissimo l’intero team a lavorare sul metodo di prioritizzazione e distribuzione del tempo. Questo metodo infatti richiede che il team si riunisca regolarmente per l’analisi delle scadenze su piccoli e selezionati gruppi di attività. Dividendo l’intero processo in step ricorsivi sarà più semplice mantenere il controllo.

Organizzati al meglio:

Per organizzare le attività del tuo team può essere di grande aiuto utilizzare un tool che tenga traccia delle cose da fare e che ti permetta di stabilire un ordine di esecuzione.

Scrivere la lista delle attività su un foglio di carta è rischioso: ogni modifica richiede risorse ed inoltre non puoi mostrarla a chi lavora con te in real time. Se ti affidi ad un software per la gestione delle tempistiche di progetto sarà più facile avere sott’occhio cosa fare e quando, per te e per il tuo team. Per esempio, inserendo una attività con le date di scadenza, riceverai una notifica in prossimità di tale milestone che ti permetterà di agire subito in caso di ritardi, oppure, inserendo le assegnazioni a tutte le risorse potrai agevolare la comunicazione e lo scambio di attività velocizzando il processo.

Un altro vantaggio, pianificando le attività con un strumento ad hoc, è quello di poter controllare il carico di lavoro dei tuoi colleghi identificando subito chi di loro ha è meno impegnato per darti una mano, grazie alla pianificazione dei progetti potrai anche avere uno storico di quanto ti occupano certe attività, per una organizzazione sempre più precisa e realistica.

Conclusione

Seguendo questi semplici consigli per la gestione del tempo di lavoro imparerai:

1. A creare una lista delle priorità realistica e a minimizzare le interruzioni/urgenze
2. Quanto può aiutarti condividere le attività con il tuo team ottimizzando il tempo
3. Che avvalendoti di un software di project management potrai massimizzare la produttività

Se vuoi approfondire come un software di gestione progetti può aiutarti scarica Twproject ed inizia subito a migliorare la tua organizzazione.

Ti sarà capitato di gestire un progetto la cui pianificazione è stata fatta in modo errato, non in linea con le aspettative del cliente, con il brutto risultato di arrivare a fine progetto in ritardo e magari anche fuori budget.
E’ vero, le aziende si stanno rinnovando, i gruppi di lavoro sono eterogenei e distribuiti, sempre più flessibili, e spesso, questa flessibilità obbliga ogni project manager a rivedere i propri processi nell’ottica di rendere anch’essi più flessibili, ma per fortuna le metodologie agili arrivano in tuo soccorso e ti aiutano a risolvere esattamente questo problema.

Negli anni 90, infatti, si riscontrava uno scostamento significativo dei progetti dalla pianificazione e soprattutto, dalle esigenze del cliente, in particolare nel settore dello sviluppo software che utilizzava l’approccio di gestione standard waterfall.
Adesso, come allora, le aziende pianificano e stimano il progetto in base ai requisiti stabiliti inizialmente facendo un solo rilascio finale del prodotto che spesso porta alla luce incomprensioni e fraintendimenti iniziali. I progetti, cosi gestiti, spesso terminano in ritardo e fuori budget.

Le metodologie agili, come lo SCRUM, nascono quindi dalla necessità di allontanare il progetto dalla parte pianificata e contrattualizzata per avvicinarlo al cliente, alle sue necessità e alla sua soddisfazione, durante tutto il processo di sviluppo.
Un’azienda che decide di utilizzare questa tecnica riesce a minimizzare i rischi tenendo sotto controllo l’andamento del progetto. Coinvolgendo il team ed il cliente durante tutto il processo è molto più facile rimanere allineati alla pianificazione e rimanere quindi nei tempi previsti e soprattutto nel budget.

Cosa è il metodo SCRUM?

Sicuramente la più famosa delle metodologie agili, è un frame work, quindi un’insieme di procedure, per la gestione iterativa del processo di sviluppo a partire da un set predefinito di attività.
Questo metodo si basa sull’idea di raffinare iterazione dopo iterazione, l’idea iniziale del cliente, secondo quello che viene rilasciato di volta in volta e al suo feedback.

All’inizio del progetto si definisce una lista di attività(backlog), ciclicamente se ne seleziona un sottoinsieme prioritizzato, realizzabile in circa 1-2 settimane(sprint), lo si realizza e lo si sottopone al cliente per il test. Ogni sprint prevede delle riunioni per la prioritizzazione delle attività, per la condivisione dell’andamento dei lavori, e per una revisione ed analisi finale. Questi cicli si ripetono fino alla conclusione di tutte le attività.
Lo scopo dello SCRUM è far si che non ci siano fraintendimenti, che il cliente possa intervenire ciclicamente per orientare il prodotto nella giusta direzione senza brutte sorprese alla fine del progetto.

Può non esistere quindi una data di rilascio finale, il progetto si chiude quando la lista delle attività è vuota e il cliente è soddisfatto.
Questo frame work facilita anche la stima del progetto, di fatto non ne richiede una stima complessiva e totale ma prevede una stima ciclica che tutela sia il cliente che l’azienda da stime incorrette: se il cliente ha un budget limitato sarà limitata la sua lista delle attività, se il cliente ha budget infinito potrà raffinare e aggiungere attività fino alla realizzazione completa del progetto in accordo con l’azienda.

Perché utilizzare un metodologia agile?

Anche se la metodologia SCRUM nasce nell’ambito dello sviluppo software può essere di aiuto a moltissime aziende, non solo entrando nel dettaglio del frame work ma abbracciandone la filosofia generale.

Abbiamo applicato recentemente il metodo scrum nel marketing digitale riscontrando come questo funzioni e risolva problemi quotidiani in aziende di quello specifico settore, per esempio:

1) Definire una lista di requisiti/attività/desiderata con il cliente il più dettagliata possibile: questo ti aiuterà a stimare l’effort del progetto, a far comprendere al cliente eventuali criticità e a tutelarti da possibili richieste extra.

2) Prioritizzare le attività e stimarle con il gruppo di lavoro: questa abitudine può essere di grande aiuto nello svolgimento del progetto, coinvolgendo il team nella stima lo si responsabilizza ottenendo informazioni precise che risiedono solo nella conoscenza dei tecnici. Non solo, il team che stima e prioritizza le attività, di fatto gestisce il suo carico di lavoro e ne diventa maggiormente consapevole. Questa è la migliore strategia per la stima del progetto.

3) Organizzare la gestione in iterazioni produttive: sia che il cliente collabori sia che i cicli siano interni all’azienda, organizzare la produzioni in iterazioni obbliga ogni team a fare il punto della situazione con cadenza regolare, accorgendosi subito di eventuali scostamenti dai desiderata e ritardi.

4) Meeting giornalieri per avanzamento lavori: questa attività, spesso sottostimata, in realtà risulta fondamentale. Aggiornare il team sull’avanzamento del proprio lavoro permette di condividere momenti più stressanti e di aiutarsi in caso di ritardi salvando il progetto dai colli di bottiglia.

La lista dei benefici che si possono avere avvicinandosi alle metodologie agili sono numerose, sia che lo si segua alla lettera, sia che appunto se ne abbracci solo la filosofia. La ciclicità del sistema ti permetterà di migliorare col tempo, capendo con il tuo gruppo di lavoro cosa funziona e cosa no.

Utilizzando un software di project management che supporta questa tecnica sarà ancora più facile organizzare meglio il  tuo lavoro, un software come Twproject, ti può guidare nel miglioramento dei processi interni rendendoti il controllo dei tuoi progetti.

Stimare i progetti è una attività complessa che ogni project manager deve affrontare. Non importa se si tratta di stimare un progetto per valutare il carico degli operatori o semplicemente per sottoporre un’offerta ad un cliente, il problema rimane lo stesso. Come si possono prevedere le eccezioni? Che impatto hanno queste eccezioni sulla stima finale? Posso fare una stima di progetto tenendo conto di queste eccezioni, dei possibili colli di bottiglia che sia il più possibile vicina alla realtà? La risposta è si, purché ci si affidi al proprio gruppo di lavoro.

Identificare il problema

Stimare è difficile, in modo particolare quando si devono affrontare progetti complessi e magari di lunga durata. In questi casi specifici la stima potrebbe essere quasi un numero casuale, dato a sentimento. Una stima inaccurata tuttavia può generare diversi problemi, per il team e per l’azienda in generale:

• Sottostimare i progetti: questo è ciò che avviene più frequentemente, in particolare quando i project manager hanno un rapporto diretto con i clienti, se siete interessati a capire come mai la sottostima sia cosi frequente vi invito a leggere questo post.[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’] Roberto lavora per una piccola azienda per cui è project manager ma anche direttore commerciale. Roberto sa che il suo team sta facendo del suo meglio, ma sa anche che non può perdere nessuna opportunità di lavora in questo momento delicato. Per questa ragione tende a sottostimare ogni progetto convincendo il team che ogni nuovo progetto è di fatto una opportunità dell’azienda per crescere. Facendo cosi le sue risorse sono sovraccaricate di lavoro, la qualità del prodotto diminuisce e Roberto perde completamente il controllo dei progetti e delle reali date di consegna e dei costi.Roberto sa che la sua azienda soffrirà per un alto turn over di risorse.

[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’]

• Sovrastimare i progetti: I project manager maggiormente connessi al team tendono invece a fare l’opposto.[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’]John è un project manager ma anche un capo progettista in una azienda di produzione software. Ogni volta che gli viene assegnato un nuovo progetto lui cerca di analizzarlo con il suo team, ma, essendo vicino alle problematiche affrontate ogni giorno tende a sovrastimare ogni possibile eccezione sovrastimando il progetto finale. Le risorse del suo team sembrano sempre caricate al massimo quando invece non lo sono, alla fine dell’anno non ci sono stati ritardi ma John sa che avrebbero potuto chiudere più progetti di quelli realizzati realmente.

Se anche tu sei un project manager che fatica trovare la corretta stima di progetto, probabilmente ti riconoscerai in una delle situazioni sopra descritte. Sicuramente stimare correttamente una attività è la chiave per avere una schedulazione corretta ed un corretto carico degli operatori, come facciamo quindi a raffinare le nostre tecniche di stima di progetto?

 

Trova la soluzione:

Ogni project manager conosce molto bene le tecniche di gestione progetto, sa quanto effort è necessario per gestire un conflitto nel team, conosce le tecniche motivazionali, ma quando si tratta di una specifica attività per la realizzazione del prodotto finito? Il project manager Sa identificare perfettamente ogni fase del progetto, ma chi meglio del team sa quanto tempo occorre per realizzare una specifica e puntuale attività? La chiave per stimare un progetto risiede nella conoscenza del proprio team.

Nicole è un project manager alla ACME spa. Lei lavora con un team molto diversificato e agile. Ogni volta che viene assegnata su un nuovo progetto organizza un team con il gruppo di lavoro per definire il Gantt di progetto. Nicole setta le milestone se il suo progetto le prevede e cerca di stabile una data di consegna. Identifica le risorse migliori per quel lavoro e le assegna sulle specifiche fasi. A questo punto chiede loro di stimare in dettaglio le loro singole sotto- fasi. Nessuno meglio di Giulia sa quanto occorre per creare un perfetto layout per una newsletter. Nicole chiede a tutto il suo team di diventare ognuno il project manager della sua singola fase.

La conoscenza del team è molto specifica e tecnica, il team conosce le eccezioni, conosce i colli di bottiglia, ognuno della sua singola fase. Per avere una stima accurata è necessario analizzare a fondo un progetto con il team, delegando la stima a chi lavora davvero sulle attività. UN buon metodo, se si hanno progetti che si ripetono nel tempo è quale di salvare la stesura e la stima di tutte le attività svolte, anche quelle aggiunte in corso d’opera, in modo da farle diventare una vera knowledge base per i progetti futuri.[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’]

Conclusione

Utilizzando questa strategia sarà possibile avere un’idea piu chiara dell’effort richiesto da n progetto:

• Identifica le fasi di progetto e le date di rilascio
• Identifica le milestones e discutine col tuo team
• Scegliete le migliori risorse per le singole fasi e delegate il lavoro.
• Lasciate che ogni fase venga gestita dal team assegnato, che venga scomposto in ulteriori sotto fasi e stimato in dettaglio
• Usate la conoscenza del team su ogni specifica fase per stimare l’intero progetto dal basso verso l’alto.

Usare questa strategia insieme ad un software per il project management che vi aiuti a creare i Gantt di progetto, assegnare le risorse e delegare, controllare il carico  e stimare può davvero aiutarvi in questo arduo compito.