Gestire il carico di lavoro di un progetto, ovvero ottenere il giusto equilibrio di task per ogni membro del team è una delle attività più critiche del lavoro di un project manager.
Infatti la distribuzione equa del carico di lavoro al team è decisamente un compito impegnativo, e, la tentazione di affidare più progetti al lavoratore più performante è sempre in agguato.
Ma nella costruzione di un progetto di lavoro è anche necessario essere equi e “destreggiarsi tra più interessi”.
L’ottima gestione di carico di lavoro e prestazioni di squadra sono quindi un obiettivo imprescindibile.
INDICE DEI CONTENUTI
Nel dialogo costante con i Project manager riscontriamo domane frequenti e comuni:
- Cosa conta per i clienti e/o azionisti?
- Come si ottengono i migliori risultati?
- Com’è possibile non sovraccaricare le risorse?
- Come si possono utilizzare le risorse con saggezza?
- Com’è possibile ottenere di più dalle risorse poco performanti?
Ecco, allora, un semplice approccio in 6 fasi per assicurare la corretta gestione delle attività e del carico di lavoro all’interno del team.
1. Controllare il carico di lavoro corrente
Se si sta avviando un progetto da zero, è necessario esaminare quale sia l’attuale situazione del team.
I collaboratori stanno seguendo anche altri progetti? Quali sono le loro attività quotidiane da tenere in considerazione?
È possibile gestire in maniera ottimale, solamente ciò che si conosce.
Può essere che alcune persone siano disponibili a lavorare alle attività del progetto solamente per un tempo limitato della loro giornata/settimana, altre possano essere disponibili a tempo pieno.
Bisogna quindi conoscere bene questo aspetto per gestire equamente il carico di lavoro.
2. Resoconto delle competenze e delle assenze
Si può gestire meglio il carico di lavoro del team se si sa quando i singoli collaboratori saranno assenti: vacanze, uscite aziendali, ecc.
È importante includere queste assenze nella pianificazione in modo da non assegnare lavoro mentre sono fuori sede.
Non si deve rischiare di assegnare una attività che, a causa della “non presenza”della risorsa del Team, andrà certamente a concludersi in ritardo.
Allo stesso modo, è necessario fare il check-in con ogni collaboratore per assicurarsi che la conoscenza delle loro abilità sia aggiornata.
Ogni persona può essere un valido “giocatore” se si conoscono bene i suoi punti di forza, le sue competenze e le sue responsabilità.
In questo modo sarà più facile assegnare un lavoro consono e muoversi così verso l’eccellenza.
Un collaboratore potrebbe essere in grado di lavorare in diversi ambiti grazie a nuove conoscenze acquisite, oppure affrontare compiti più tecnici grazie a nuove competenze sviluppate.
Pertanto, il suggerimento è quello di verificare ciclicamente le “nuove competenze” apprese dal singolo collaboratore.
Normalmente, durante la pianificazione del progetto, si redige un elenco di tutto il lavoro e delle varie attività da svolgere.
I compiti andranno assegnati in base alla funzione, posizione e forze specifiche di ciascun lavoratore.
3. Impostare le aspettative
Stabilire obiettivi e competenze però non basta.
Compito del Project manager è anche quello di ricordare continuamente gli obiettivi prestabiliti e sottolineare il livello di impegno che ci si aspetta da ciascun componente del team.
Questo aiuta la squadra a focalizzarsi.
Deve esserci un valore chiaramente espresso e condiviso al quale ognuno dovrebbe ugualmente contribuire con i suoi talenti, abilità ed energia.
Una delle difficoltà nel garantire che un carico di lavoro sia equo è che i dipendenti non lavorano mai tutti allo stesso ritmo.
In altre parole, anche quando il carico di lavoro sembra “pari”, potrebbe non essere realmente così.
È importante assicurarsi che i dipendenti capiscano che non vengono comparate le ore con la produttività.
A parità di ore lavorate, infatti, due dipendenti producono diversi risultati.
Il modo migliore per farlo è lodare le prestazioni davvero soddisfacenti e di successo per il progetto, indipendentemente dalle ore di lavoro.
Un project manager dovrebbe prestare attenzione a ciò che le persone stanno realizzando in concreto e non solo al numero di ore di lavoro.
Ammesso che il tempo richiesto da una risorsa per concludere una determinata attività non sia realmente esagerato.
4. Identificare il personale oberato di lavoro
Con questo si intende quelle risorse che hanno ricevuto più lavoro di quello che possono realmente fare nel tempo a disposizione.
Se un collaboratore ha realmente troppo lavoro, è possibile dividere questa attività in blocchi più piccoli da distribuire a diverse altre risorse.
Oppure posporre la deadline di una determinata attività in modo da alleggerire il carico di lavoro giornaliero.
Anche per la gestione del carico di lavoro in linea generale è possibile rifarsi alla regola 80/20.
- Le persone dovrebbero essere assegnate a compiti specifici solo per l’80% del loro tempo.
- Il restante 20% sarà per rispondere alle telefonate, partecipare alle riunioni del team, trattare con il cliente e così via. Questo 20% dovrebbe essere distribuito omogeneamente in tutta la settimana. E’ meglio infatti riempire il tempo delle persone per – ad esempio – 6 ore al giorno, piuttosto che dargli un giorno fisso “libero” da attività specifiche.
Potrebbe anche esistere il caso in cui una persona sembri oberata di lavoro, pur non essendolo realmente.
Questo può verificarsi quando la risorsa non è in grado di gestire il proprio lavoro in maniera efficiente.
Ci sono possibili interventi da offrire, come un affiancamento con un collega più efficiente o un corso di formazione.
Ma bisogna anche considerare il fatto che alcune persone non appartengono ai posti di lavoro in cui si trovano e quindi potrebbero non essere idonee al compito assegnato.
In questo caso potrebbe essere necessario spostare qualcuno di ruolo.
5. Identificare il personale ancora “libero”
I membri del team sono motivati dal fatto di riempire la loro giornata con compiti significativi.
Questo li fa sentire importanti per il progetto.
Un sistema di gestione del tempo aiuterà a capire se i collaboratori stanno lavorando su attività prioritarie, o comunque importanti per il progetto, oppure no.
In alcune situazioni i collaboratori stessi possono arrivare a chiedere più lavoro.
Di contro potrebbero anche dire che non possono assumere ulteriori incarichi.
È qui che entra in gioco la capacità di gestione di carico di lavoro in un project manager.
I membri del suo Team sono veramente troppo occupati o stanno semplicemente lavorando a compiti sbagliati? E se invece fossero incredibilmente improduttivi?
Alcune persone non danno il giusto peso al proprio lavoro, facendo solamente il minimo indispensabile.
Con questo tipo di persone bisogna essere chiari.
Dovranno sapere bene che il livello di impegno potrebbe avere conseguenze in termini di possibilità di promozione, incentivi finanziari e incarichi più prestigiosi.
Quanto più si conoscono i punti di forza e i modelli di lavoro del team, tanto più facile sarà gestire correttamente il carico di lavoro.
6. Informare su cambi di pianificazione
Ovviamente, anche con la miglior pianificazione, lo svolgimento di un progetto può richiedere un cambio di priorità immediato.
Se si ha intenzione di cambiare un incarico nel sistema di pianificazione delle risorse o di carico di lavoro, è assolutamente necessario parlare prima con i diretti interessati.
Questo è uno dei trucchi principali per mantenere la squadra felice.
E’ fondamentale la comunicazione in questa situazione.
Bisogna spiegare i motivi che sono alla base di interventi strutturali, nonché evidenziare i requisiti delle risorse utili a completare il progetto.
Diviene strategico porre l’accento sulla necessità di progetto e non farne una questione personale.
I principi da ricordare
Cosa fare:
- Dedicare del tempo alla pianificazione per riflettere sulla strategia di delega.
- Creare un elenco di tutto il lavoro che deve essere svolto e quindi assegnare le attività in base alla funzione, alla posizione e ai punti di forza specifici dei membri del team.
- Creare una cultura che valorizzi la produttività oltre le ore lavorate elogiando apertamente una performance importante e di successo.
Cosa non fare:
- Essere eccessivamente rigidi riguardo alla strategia di delega del carico di lavoro; quando le priorità cambiano, è necessario essere flessibili.
- Bruciare il top performer. Prima di caricarlo ulteriormente, identificare se e come è possibile suddividere un task più complesso in attività secondarie.
- Lasciare che un collaboratore si “adagi sugli allori”. Bisogna essere chiari e diretti sulle aspettative di progetto in generale, così come su quelle personali.
Ci sono rischi reali coinvolti nel non distribuire il carico di lavoro in modo equo.
Se si sovraccaricano gli high performer infatti, questi inizieranno a risentirsi del fatto che stanno facendo di più dei colleghi, oltre a rischiare il burn out.
Se si toglie lavoro alle persone più lente, queste perderanno inevitabilmente interesse.
Le persone lavorano anche per raggiungere il successo – seppur nel loro piccolo – per crescere e per essere riconosciute. Quando non viene data loro l’opportunità di farlo, il rischio è alto.
Per questo nel software TWproject abbiamo posto particolare attenzione alla gestione del carico di lavoro di ciascun componente del team.
Dalla fase di pianificazione a quella di monitoraggio e controllo è possibile avere un quadro chiaro dello stato avanzamento lavori di ciascun operatore.
Per ogni risorsa del gruppo di lavoro il Project Manager può avere una rappresentazione grafica del carico totale per giorno, (laddove ogni colore rappresenta un task diverso), nonché una spiegazione dettagliata dei componenti del carico.
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Nel nostro software Piano di lavoro e carico interagiscono, per fornire – in tempo reale – le informazioni strategiche al buon esito del progetto.
Quali sono le difficoltà che hai incontrato nella gestione del carico del lavoro del tuo Team?
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