Il ciclo di vita di un progetto è composto da quattro fasi principali attraversando le quali il Project Manager e il suo Team cercano di raggiungere gli obiettivi che il progetto stesso si pone.
Le quattro fasi che scandiscono la vita del progetto sono: concezione/avvio, pianificazione, esecuzione/implementazione e chiusura.
Ogni progetto ha quindi un inizio, un periodo centrale, un completamento e una fase finale (di successo o no).
Queste sono le fasi che andremo ad analizzare in questo articolo e che, insieme, costituiscono il cosiddetto ciclo di vita di un progetto.
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Ovviamente quelle citate sono solo le fasi principali del progetto, ovvero la base di partenza per una ulteriore suddivisione dello stesso in ulteriori sotto-fasi, attività e task, sempre più basici e dettagliati, necessari allo svolgimento ed all’assegnazione del lavoro fra le risorse.
Per ogni fase o attività del ciclo di vita, il project manager deve avere due cose chiare in mente:
- Gli obiettivi di ogni fase di progetto: sulla base dei vincoli aziendali che spaziano dalla qualità alle tempistiche ed ai costi;
- I prodotti: ogni attività deve dare frutto a risultati, i derivables di progetto, che possono essere beni tangibili, oppure servizi specifici ecc.
Ma entriamo nello specifico nelle quattro fasi principali del ciclo di vita del progetto.
Ciclo di vita di un progetto: La fase di avvio
Durante questa prima fase di avvio, viene identificato l’obiettivo, o il “bisogno” del progetto; questo può essere, ad esempio, la risoluzione di un problema aziendale o l’analisi e creazione in concreto di un’opportunità.
Una risposta appropriata all’esigenza può essere documentata in un business case con le opzioni di soluzione raccomandate.
Viene condotto quindi uno studio di fattibilità per verificare se ciascuna opzione è in linea all’obiettivo e viene determinata una soluzione finale.
Lo studio di fattibilità si pone domande sulla realizzabilità del progetto. Domande come “Possiamo svolgere il progetto? Abbiamo le risorse per farlo?“.
Inoltre, si effettua anche una fase di studio di giustificazione del progetto, rispondendo per esempio alla domanda: “È necessario il progetto per questo obiettivo?“.
Una volta svolte queste analisi e considerato il progetto fattibile e necessario, questo viene ufficialmente fatto partire e, nel caso in cui non sia stato giá individuato, viene nominato un project manager.
Successivamente viene identificato e coinvolto il team di progetto che inizia così a prendere forma.
A questo punto si può quindi passare alla fase di pianificazione dettagliata.
Se si utilizza un buon software di project management, la fase di pianificazione sarà molto più semplice e una volta a regime sarà il software stesso a rispondere alle domande sopra citate, ossia: abbiamo le risorse per farlo? Questa operazione è funzionale all’obiettivo? e cosi via.
Pianifichiamo in anticipo e monitoriamo i progressi, potendo così identificare il percorso critico, prevedendo ritardi o interruzioni di progetto prima che accadano e dunque migliorando il flusso di lavoro.
Twproject è una soluzone completa che offre tutti gli strumenti necessari al project manager in questa fase. Ecco come potrai inserire il tuo team, distinguendo tra i vari ruoli:
Ciclo di vita di un progetto: La fase di pianificazione
In questa fase si parte dall’obiettivo del progetto e si passa a svilupparlo nel modo più dettagliato possibile, pianificando gli step necessari per raggiungere la soluzione finale.
Vengono quindi identificati i singoli task del progetto, i requisiti che le risorse devono possedere e la strategia da seguire.
Viene creato un piano di progetto che illustra le attività, i compiti e le tempistiche.
Il project manager coordina la preparazione di un budget di progetto fornendo preventivi di costo per la manodopera, le attrezzature ed i materiali, se necessari.
Il budget viene utilizzato per monitorare e controllare le spese sostenute durante tutta la fase di svolgimento del progetto.
Una volta che il Project Manager ha identificato il lavoro, preparato la strategia e lo svolgimento e stimato i costi, le componenti fondamentali del processo di pianificazione sono complete.
Arriva quindi il momento adatto ad identificare ed affrontare qualsiasi fattore possa rappresentare una minaccia al successo del progetto. Questa parte è chiamata risk management, ossia gestione del rischio.
I potenziali problemi sono identificati, così come l’azione che deve essere intrapresa per evitarli, risolverli o, per lo meno, ridurne l’impatto.
Questo è anche un buon momento per identificare tutti gli stakeholder di progetto e stabilire un piano di comunicazione che esponga le informazioni necessarie per tenere informate tutte le parti interessate al progetto.
Infine, il project manager redigerà un piano di qualità che includa gli obiettivi di qualità, le misure di controllo, elencando inoltre i criteri da soddisfare per ottenere l’accettazione del cliente – cliente che può essere l’azienda stessa.
Arrivati fin qui, il progetto è stato discusso e pianificato in dettaglio, ed è pronto per essere eseguito e passare alla fase successiva.
Twproject può esserti di aiuto anche in questa fase, nella definizione delle attività attraverso la stesura delle WBS e subito a seguire con la pianificazione nel tempo delle fasi con un Gantt editor interattivo:
Ciclo di vita di un progetto: La fase di esecuzione
Durante la terza fase, quella dell’implementazione, il piano del progetto viene messo in moto e viene eseguito il lavoro in concreto, seguendo gli step strutturati nella fase di pianificazione.
È importante e fondamentale mantenere il controllo e comunicare come – e quando – necessario durante tutta questa fase.
Il progresso e l’avanzamento viene continuamente monitorato e vengono apportate le opportune modifiche e documentate come variazioni rispetto al piano originale.
Di qualsiasi progetto si parli, un project manager trascorre solitamente la maggior parte del tempo in questa fase.
Durante l’esecuzione del progetto, le persone svolgono i loro compiti e le informazioni sullo stato di avanzamento vengono scambiate attraverso regolari team meeting, le cosiddette riunioni di stato avanzamento lavori.
Il project manager utilizza queste informazioni per mantenere il controllo sulla direzione del progetto confrontando i report di avanzamento con il piano di progetto per misurare le prestazioni delle attività e intraprendere azioni correttive se necessarie.
La strategia principale dovrebbe sempre essere quella di riportare il progetto al suo corso originale, cioè come da piano di progetto redatto nella fase precedente.
Se questo non fosse possibile, le variazioni dal piano originale devono essere registrate ed il piano modificato deve essere ufficializzato.
Durante questo passaggio, gli sponsor del progetto e tutti gli altri stakeholder dovrebbero essere regolarmente informati sullo stato di avanzamento dei lavori. Ogni risultato prodotto dovrebbe essere analizzato e accettato.
Una volta che i risultati dei vari step sono stati prodotti ed il cliente ha accettato la soluzione finale, il progetto è pronto per la chiusura.
Twproject aiuta a gestire la fase di esecuzione di un progetto a due livelli: per il project manager e per il team.
Per il Project Manager con il monitoring costante delle attività in corso:
Per il team con uno strumento di gestione ToDo semplice ed estremamente flessibile. I ToDo possono rappresentare le vostre attività quotidiane, i ticket, i bug, le idee, organizzabili sotto forma di lista o di Kanban board.
Ciclo di vita di un progetto: La fase di chiusura
Durante questa fase di chiusura, o di completamento, l’accento è posto:
- Sui risultati finali.
- Sulla consegna della documentazione di progetto.
- Sulla risoluzione dei contratti dei fornitori.
- Sul rilascio delle risorse del progetto.
- Sulla comunicazione della chiusura del progetto a tutti i soggetti interessati.
L’ultimo passo che rimane è condurre un’analisi in merito a cosa è andato bene e cosa no.
Attraverso questo tipo di analisi si guadagna esperienza e conoscenza, fattori che andranno ad aiutare il project manager, ed il team in generale, per futuri progetti.
Purtroppo, la fase di chiusura è spesso sottovalutata ed in molte aziende si consegna il progetto senza ulteriori valutazioni; importa solamente se il progetto è stato un successo oppure no.
In realtà, non solamente è importante concludere un progetto con successo, ma anche riuscire ad eseguirlo nel modo che era stato prefissato nel piano di progetto originario.
Non mancano i casi in cui l’obiettivo è stato raggiunto pur avendo vissuto una fase di esecuzione ricca di cambiamenti, di rallentamenti e di problematiche.
La fase di chiusura serve anche ad analizzare questo, per evitare in futuro di commettere gli stessi errori e di non valutare adeguatamente determinati rischi.
Le quattro fasi di questo ciclo di vita potranno variare nella tempistica in base al settore ed al tipo di progetto ma, in generale, sono valide in qualsiasi ambito.
Nel momento in cui un project manager seguirà il ciclo di vita di un progetto tenendo in considerazione tutti i fattori di ogni singola fase, avrà già compiuto il primo step verso il successo.
Come un software può aiutarti a gestire il ciclo di vita di un progetto?
Come abbiamo visto, un software di gestione progetti è determinante nel ciclo di vita del progetto, dal momento che può:
- aiutarti nella stesura della WBS;
- guidarti nella pianificazione e nell’esecuzione;
- monitorare e verificare le fasi di un progetto con un diagramma di Gantt interattivo;
- controllare il corretto bilanciamento del carico sulle risorse.
Ecco perché uno strumento come Twproject fa la differenza nell’esito di un progetto, poiché ha tutti gli strumenti adatti a seguire ogni fase del ciclo di vita di un progetto, fornendo al project manager m una visione completa e costantemente aggiornata.
Provalo oggi stesso: è gratis! E dopo non dimenticare di condividere con noi le tue impressioni e la tua esperienza nella gestione delle fasi di un progetto.
