Un software di project management personalizzabile rende la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio dell’avanzamento di un progetto un gioco da ragazzi.
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Se è possibile implementare una certa gamma di funzionalità, sarà, ad esempio, possibile creare un record trasparente in modo che tutti sappiano il punto della situazione.
Questa è però solo una delle possibilità. I vantaggi possono essere molteplici.
Ovvio quindi che quando si deve lavorare ad un progetto, è fondamentale considerare di scegliere il miglior software di project management personalizzabile.
Spieghiamo in questo articolo perché.
Che cos’è un software di gestione dei progetti?
In sostanza, uno strumento di gestione dei progetti è un software che aiuta i team a pianificare, gestire e ottimizzare le risorse all’interno di un’organizzazione.
Questo tipo di tool è fondamentale per le aziende per una serie di motivi, di cui alcuni fondamentali:
- In primo luogo, aiuta a mantenere il team organizzato e assicura che i processi vengano seguiti;
- In secondo luogo, fornisce una chiara panoramica di tutte le attività che si svolgono in relazione a un progetto o un’attività in un dato momento.
Gli strumenti di gestione dei progetti consentono inoltre ai team di comunicare in modo chiaro e rapido attraverso apposite funzionalità.
Ecco i motivi per cui un software di project management personalizzabile è utile per aziende di qualsiasi dimensione:
1. Collaborazione
Quando si gestisce un progetto di grandi dimensioni, a ogni membro del team viene assegnata un’attività individuale.
Per assicurarsi che tutti siano d’accordo, un sistema di gestione dei progetti semplifica la collaborazione nel gruppo.
Quando un dipendente ha domande o dubbi, può ottenere immediatamente la risposta giusta comunicando internamente con il team, senza cercare altre fonti e risparmiando tempo.
Inoltre, uno strumento di questo tipo ottimizza la condivisione di documenti, scadenze e aggiornamenti di stato inviando notificazioni.
Fra le varie funzionalità che potrebbero essere interessanti, troviamo:
- Condivisione di file: ciò consente la condivisione rapida di file, calendari ed elenchi di contatti in qualsiasi luogo ci si trovi.
- Comunicazione: alcuni strumenti di project management hanno un’app di messaggistica integrata in modo che i dipendenti possano comunicare facilmente tra loro.
- Condivisione dei dati dei clienti: avere i profili dei clienti è essenziale in uno strumento di project management. Questo permette di classificarli facilmente, aggiungere rapidamente le loro informazioni di contatto e collegare fatture e progetti.
- Dashboard della squadra: le dashboard permettono di avere una panoramica delle attività del team e dello stato di avanzamento del progetto. Qui, a seconda delle funzionalità, è possibile aggiungere grafici e metriche visive per ottenere un più chiaro riepilogo.
2. Programmazione e pianificazione
Senza un sistema in atto e con la mancanza di linee guida, può essere difficile rispettare le tempistiche.
Si perde tempo quando i dipendenti si trovano a lavorare senza conoscere esattamente i compiti che dovrebbero svolgere.
L’utilizzo di un software di project management permette di delineare le attività e di renderle visibili.
L’impostazione di scadenze e priorità, insieme alla pianificazione, previene incomprensioni e sovrapposizioni di attività e programmi.
Fra le varie funzionalità che potrebbero essere interessanti, troviamo:
- Priorità attività: ciò semplifica la riprogrammazione utilizzando priorità.
- Calendario condiviso del team: la scelta della sincronizzazione dei calendari è fondamentale per notificare a tutti i membri del team le attività, le scadenze e le riunioni assegnate. Fornisce inoltre una panoramica delle pietre miliari inviando le date di scadenza.
- Fascia oraria: una panoramica delle attività e degli orari prenotati da ciascun dipendente. Questo aiuta ad accelerare e migliorare il processo di assegnazione delle attività.
3. Gestione delle risorse
La gestione delle risorse è un altro motivo per cui un software di gestione dei progetti personalizzato è utile.
Una buona gestione delle risorse è importante per garantire il corretto funzionamento dei processi.
Inoltre, questa funzionalità consente di evitare la mancanza di risorse e il loro utilizzo eccessivo che porta ad un incremento non necessario delle spese.
4. Gestione del bilancio
Ogni progetto ha un costo che è incluso in un budget, insieme a contingenze e profitto.
L’obiettivo di un project manager è mantenere il costo effettivo al di sotto, o almeno al costo stimato, per massimizzare il profitto guadagnato dal progetto.
Per gestire le spese in modo efficiente, nella maggior parte dei casi, la semplice creazione di un foglio di calcolo Excel non funzionerà.
Fra le varie funzionalità che potrebbero essere interessanti, troviamo:
- Tracciamento del tempo: questo automatizza il processo di fatturazione.
- Rapporto di bilancio: fornisce rapporti mensili e settimanali su spese e totali in modo da poter monitorare le prestazioni del budget e vedere immediatamente se lo si sta superando.
- Dashboard del budget: solitamente costituita da KPI e grafici per visualizzare lo stato di avanzamento del progetto.
5. Documentazione
Come detto prima, nella maggior parte dei casi e per i progetti più complessi, un file Excel non è più sufficiente.
La soluzione è quindi scegliere un software di project management personalizzabile in modo da garantire un’accurata documentazione basata sui dati.
Fra le varie funzionalità che potrebbero essere interessanti, troviamo:
- Archiviazione centrale dei dati: tutto in un unico posto per un facile recupero e visualizzazione.
- Accesso veloce: ciò elimina la necessità di passare da un foglio di calcolo all’altro e permette la condivisione in pochi clic.
Gestire progetti, per sua natura, non è un compito facile.
Poiché ci sono molte parti in movimento, questo lavoro può facilmente diventare caotico e disorganizzato.
Ecco perché un software di project management personalizzabile diventa molto importante.
Tuttavia, con migliaia di strumenti sul mercato, può essere scoraggiante trovare il miglior strumento di gestione dei progetti.
Quando si confrontano i vari tool, è bene ricordare che uno un software di project management efficace dovrebbe soddisfare un requisito fondamentale: essere personalizzabile e avere tutte quelle funzionalità di cui un project manager ha bisogno.
