Chat di progetto: come usarla per motivare il team

Usare una chat di Team durante la realizzazione di un progetto per velocizzare le comunicazioni e migliorare i risultati? Non solo può essere utile, ma direi che oggi è diventato quasi indispensabile.

Dai pittogrammi scolpiti nella pietra alle ultime app di chat, gli esseri umani trovano modi sempre migliori e rapidi per comunicare.

Non sorprende che MSN Messenger, ad esempio, sia stata una delle app più utilizzate negli anni ’90, mentre le app di messaggistica come WhatsApp e LINE stanno diventando immancabili all’interno dei nostri smartphone.

Non c’è niente da fare, ci piace parlare e comunicare, soprattutto rapidamente.

Per un Team di progetto, le e-mail richiedono un tempo di risposta generalmente relativamente lungo ed un titolo. Le videochiamate, di contro, possono essere frustranti da programmare, proprio come una riunione faccia a faccia. La chat di progetto invece semplifica tutto questo.

Scrivere un messaggio veloce e ottenere una risposta altrettanto rapida o anche solo un emoji serve spesso a rassicurarsi e a continuare con il lavoro, magari con un sorriso sulle labbra. Niente di complicato e nessuna perdita importante di tempo.

È così che oggi parliamo con amici e parenti! Perché quindi non applicare questo metodo anche sul posto di lavoro?

Le migliori app di chat di oggi consentono di organizzare conversazioni di gruppo su più argomenti. Non solo… consentono anche di cercare negli archivi dell’organizzazione per vedere se una domanda ha già avuto risposta e accelerare le interazioni con i robot sfruttando le integrazioni presenti nelle stesse app e nei software.

Perché utilizzare una chat di progetto all’interno del team?

 Ci sono tanti modi per parlare con il team, dalle e-mail alle telefonate tradizionali, dalle videoconferenze fino ai social network. Anche gli SMS potrebbero funzionare in alcuni casi.

La chat di gruppo è simile ai già citati strumenti, ma ha una marcia in più. Il suo principale vantaggio è che mantiene tutte le comunicazioni dell’organizzazione in un unico posto e rende facile a tutti parlare. E se si dovesse aver bisogno dire qualcosa ad un singolo componente del Team senza disturbare gli altri? Nessun problema! La comunicazione può avvenire attraverso chat di gruppo ma anche grazie a chat private.

Attraverso l’uso delle chat come strumento di lavoro del Team, non è più necessario cercare l’indirizzo e-mail di un membro perdendo tempo. Tutti sono a portata di un tocco, anche sul telefono.

Se una chiamata può apparire più semplice, bisogna pensare che le chat di gruppo includono spesso l’opzione di chiamate in conferenza, chat video e strumenti di condivisione dello schermo che rendono lo strumento ancora più efficace.

Di solito, usando lo strumento della chat come strumento di lavoro, è opportuno creare sia un gruppo generale per discussioni casuali, che gruppi per ogni team di lavoro. Si possono creare gruppi anche per argomenti specifici di cui l’organizzazione ha necessità di discutere e comunicare. Spesso capita di avere anche uno o più gruppi di argomenti divertenti e leggeri come barzellette, musica, compleanni, ecc. Questi gruppi, apparentemente lontani dagli scopi lavorativi, risultano invece spesso vincenti per creare affiatamento nel team.

I gruppi in genere sono pubblici e tutti vi possono partecipare. Grazie ai messaggi privati, invece, è possibile comunicare direttamente con un collega o chattare con un gruppo più piccolo e riservato, lontano dalle discussioni di gruppo. Spesso, questi piccoli gruppi, vengono creati solo temporaneamente per risolvere piccole problematiche contingenti che coinvolgono pochi elementi del Team.

Le chat offrono quindi un posto per tutto, dalle conversazioni casuali ai messaggi privati. Ciò consentirà di risparmiare tempo e, auspicabilmente, stimolerà discussioni produttive. Le chat, come già detto, a volte si trasformano anche in strumenti ludici. Può capitare che si attuino ad esempio sciocche guerre con GIF, che manterranno l’organizzazione un posto divertente dove lavorare, aumentando la motivazione e l’affiatamento in ufficio.

Per quanto la chat possa risultare un elemento straordinariamente efficace per un gruppo di progetto, è però essenziale comprendere che non sostituisce l’e-mail. Pensare di usare la chat del Team per tutto può risultare un grave errore ed è quindi utile e necessario sapere bene quando utilizzare l’una e quando utilizzare l’altra.

Vediamo quali sono i vantaggi che si possono ottenere iniziando a comunicare attraverso una chat in un gruppo di progetto:

• Ridurre drasticamente il volume della posta elettronica, anche fino alla metà. Inviando messaggi direttamente attraverso la chat, si risparmierà tempo ed il team sarà molto più produttivo. Le conversazioni in chat sono molto più focalizzate sull’attività in questione e si raggiungeranno direttamente le persone coinvolte.
• Organizzare le informazioni con l’attività corrispondente (chat dedicate), in modo che la comunicazione sia efficace e diretta in quanto copre una specifica attività.
• Mantenersi attivi, aprire la comunicazione con tutti coloro che sono coinvolti nel progetto in quanto è facile da usare, comodo e accessibile a tutti.
• Gli incontri sono mirati e più efficaci. Tutto ciò che si può chiarire attraverso la chat significherà ore di lavoro efficace invece di riunioni inutili.
• Promuovere il monitoraggio e il controllo della pianificazione. Se il team entra e segue le conversazioni sulle attività, avrà il progetto a portata di mano. Sarà più facile e più comodo vedere di cosa si parla e seguire il processo e la pianificazione. Si eviteranno così domande inutili, dubbi e perdite di tempo.

La comunicazione ottimale con uno strumento di chat

Capita a volte che alcuni membri del Team facciano confusione sulle modalità di uso della chat. E’ quindi utile stabilire quali sono le caratteristiche fondamentali per una comunicazione ottimale con questo strumento:

• Chat individuale: permette di connettersi rapidamente con qualsiasi membro del team e comunicare privatamente.
• Chat di squadra: utile per non scrivere un’e-mail e mettere tutti gli interessati in CC. In questo modo si posta un aggiornamento sul progetto in uno spazio di squadra e si può essere sicuri che tutte le persone giuste possono accedere alla comunicazione e venire informate immediatamente.
• Chat di progetto e contenuto: ogni progetto che si gestisce dovrebbe avere una chat dedicata in modo che le conversazioni possano essere organizzate insieme al contenuto del progetto. Per i progetti più grandi, deve esistere un modo per collegare i thread di chat a risorse specifiche come attività, file, diagrammi o testo.
• Chat video / audio di squadra: quando è necessario che le discussioni nel dettaglio avvengano rapidamente, la videoconferenza incorporata è un requisito essenziale.
• Indicatori visivi: segnali visivi semplici come indicatori di “percentuale completa” su attività, icone fuori ufficio o reazioni emoji ai commenti aiutano a far sì che il team sia consapevole del progresso, delle persone assenti e degli aggiornamenti che vengono notati.
• Triage: come prima cosa al mattino, o al ritorno da una vacanza, bisogna prima affrontare le cose importanti. Una vista chiara di tutte le notifiche non lette e dei progetti da cui provengono aiuterà la persona a decidere ciò che richiede la sua attenzione nell’immediato e cosa invece può aspettare.

In generale, se il team o l’organizzazione hanno bisogno di un’app di chat dedicata o di uno strumento di progetto che includa anche l’opzione di chat, sul mercato esistono una miriade di possibilità.

Gli strumenti più semplici consentono di organizzare chat in conversazioni e parlare in tempo reale, mentre quelli più avanzati consentono di automatizzare le conversazioni con i bot e di effettuare videochiamate quando necessario.

Ad ogni organizzazione la scelta.