Nella settima edizione del PMBOK, lo stakeholder performance domain rappresenta un elemento importante per garantire che le necessità, le aspettative e le influenze delle parti interessate siano adeguatamente comprese e gestite.
Comprendere le esigenze, le aspettative e le dinamiche delle parti interessate è per l’appunto diventato cruciale per il successo dei progetti, e il dominio delle prestazioni degli stakeholder offre un approccio strutturato e mirato per affrontare questa sfida.
INDICE
- Stakeholder Performance Domain: perché è importante il coinvolgimento degli stakeholder
- 1. Identificare gli stakeholder
- Onboarding aziendale: esempi
- 3. Dare priorità alle parti interessate
- 4. Coinvolgere gli stakeholder
- 5. Monitorare gli stakeholder
- 5 strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder
Al centro di questo dominio delle prestazioni si trova lo sviluppo di strategie di gestione adeguate per coinvolgere in modo efficace gli stakeholder nelle decisioni e nella realizzazione del progetto.
In questo articolo forniremo una descrizione dettagliata su Stakeholder Performance Domain, elencando le sfide attuali e alcune strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder.
Stakeholder Performance Domain: perché è importante il coinvolgimento degli stakeholder
Stakeholder performance domain riguarda i processi necessari per riconoscere le parti interessate, collaborare con loro e stabilire relazioni positive rispettando le loro aspettative.
Un progetto senza un effettivo coinvolgimento degli stakeholder è destinato al fallimento.
Il coinvolgimento degli stakeholder può sembrare facile su carta, ma presenta in realtà diverse sfide per un project manager, fra cui:
- Aspettative irrealistiche o conflittuali
- Stakeholder poco disponibili o riluttanti a partecipare
- Interessi divergenti o contrastanti
- Diverse strategie di comunicazione a seconda del tipo di stakeholder
- Non avere autorità formale sulle parti interessate.
Per affrontare queste sfide un project manager deve avere buone competenze di comunicazione, negoziazione gestione dei conflitti e leadership.
L’elemento cruciale su cui un project manager deve prestare attenzione è assicurarsi di evitare l’insoddisfazione di anche solo uno stakeholder.
Per evitare questo tipo di situazione ed assicurare il coinvolgimento delle parti interessate esistono diversi strumenti:
- Identificazione
- Analisi
- Definizione delle priorità
- Coinvolgimento
- Monitoraggio delle parti interessate durante tutto il progetto.
Vediamo questi punti più nel dettaglio.
1. Identificare gli stakeholder
L’identificazione degli stakeholder deve essere effettuata all’inizio del lavoro e deve accadere regolarmente durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Questo perché le parti interessate vanno e vengono e possono cambiare durante il tempo, soprattutto durante progetti più lunghi e complessi.
Alcuni stakeholder sono facili da identificare, come il cliente, lo sponsor, il team di progetto, ecc. mentre altri non sono visibili immediatamente.
E’ importante quindi confrontarsi con altre persone per assicurarsi di coinvolgere tutti coloro che verranno influenzati dal progetto.
2. Analizzare gli stakeholder
Questo passo è necessario per comprendere gli interessi, le aspettative, il potere di ogni singolo stakeholder all’interno del progetto.
Non tutte le parti interessate sono uguali e per questo motivo è necessario classificare i vari bisogni:
- Atteggiamento
- Credenze
- Aspettative
- Preoccupazioni
- Grado di influenza
- Vicinanza al progetto
- Interesse per il progetto
- Qualsiasi altro aspetto relativo all’interazione dello stakeholder con il progetto
Queste informazioni aiutano il project manager ed il team a rispondere correttamente alle diverse aspettative.
Oltre all’analisi individuale, si dovrebbe anche considerare come le parti interessate interagiscono fra di loro, poiché potrebbero formare alleanze che possono aiutare o ostacolare gli obiettivi del progetto.
3. Dare priorità alle parti interessate
Dopo l’analisi degli stakeholder, è possibile selezionare e filtrare quelli con più potere, influenza e interesse.
In molti progetti, le parti interessate sono davvero tante ed è impossibile per il team concentrarsi efficacemente nei confronti di tutti.
Per questo motivo è naturale investire più tempo con gli stakeholder con il maggior potere ed interesse verso il progetto.
4. Coinvolgere gli stakeholder
Coinvolgere gli stakeholder significa collaborare per raggiungere il successo.
Questo implica: gestire le aspettative, risolvere problemi, negoziare, dare priorità, ecc.
Coinvolgere le parti interessate richiede l’utilizzo di competenze trasversali, come l’ascolto attivo, la gestione dei conflitti oltre al pensiero critico.
Il coinvolgimento deve essere interattivo e implica uno scambio di informazioni da entrambi i lati attraverso conversazioni, telefonate, riunioni, brainstorming.
5. Monitorare gli stakeholder
Le parti interessate cambieranno nel tempo: alcune saranno meno coinvolte, mentre altre si impegneranno di più.
Inoltre, sorgeranno nuovi stakeholder e le aspettative cambieranno.
E’ necessario quindi valutare regolarmente se la strategia di coinvolgimento delle parti interessate è efficace o se deve essere aggiustata.
Il grado di soddisfazione degli stakeholder può essere determinato ottenendo feedback periodici attraverso conversazioni personali o, in caso di grandi gruppi, sondaggi appositi.
Se i risultati evidenziano un’insoddisfazione, sarà necessario ripensare e migliorare la strategia di coinvolgimento degli stakeholder.
5 strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder
Quando gli stakeholder si sentono coinvolti attivamente nel processo decisionale e nella realizzazione degli obiettivi, si crea un ambiente di fiducia e collaborazione che favorisce l’ottimizzazione delle performance complessive del business.
In questo paragrafo, esploreremo alcune strategie chiave per aumentare il coinvolgimento degli stakeholder:
1. Comunicazione efficace: una comunicazione aperta, chiara e tempestiva è fondamentale per coinvolgere gli stakeholder.
Utilizza diversi canali di comunicazione, come incontri personali, e-mail, newsletter o piattaforme di collaborazione online, per informare regolarmente gli stakeholder sugli sviluppi, i progressi e le decisioni chiave del progetto o dell’azienda.
Assicurati che le informazioni siano facilmente accessibili e comprensibili, adattandole ai diversi tipi di stakeholder e alle loro preferenze di comunicazione.
2. Coinvolgimento attivo: per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder, è importante farli sentire parte integrante del processo decisionale. Organizza workshop, incontri di brainstorming o sessioni di feedback per raccogliere le loro opinioni, idee e suggerimenti.
Considera seriamente le loro prospettive e prendi in considerazione le loro richieste, dimostrando di apprezzare il loro contributo. Questo stimolerà un senso di partecipazione e di valore per gli stakeholder, aumentando il loro coinvolgimento complessivo.
3. Creazione di relazioni forti: Investi nella costruzione di relazioni solide e durature con gli stakeholder.
Dedica tempo a conoscerli individualmente, comprenderne i bisogni, le aspettative e le sfide.
Sviluppa una rete di contatti regolari con loro, offrendo supporto, risposte alle domande e soluzioni ai problemi che possono incontrare.
Mostra interesse genuino per i loro obiettivi e dimostra empatia. Una relazione di fiducia e reciproca comprensione favorirà un coinvolgimento più profondo e continuativo.
4. Personalizzazione delle interazioni: Ogni stakeholder ha bisogni, interessi e preferenze differenti.
Personalizza le tue interazioni per rispondere a queste specificità. Ad esempio, alcune persone preferiscono riunioni faccia a faccia, mentre altre potrebbero preferire comunicazioni scritte.
Adatta il tono del messaggio in base alla personalità e al contesto di ogni stakeholder. Mostra interesse per gli aspetti che li coinvolgono di più, come i loro obiettivi individuali o le sfide che affrontano. Questo dimostrerà il tuo impegno verso di loro e stimolerà un coinvolgimento più attivo.
5. Riconoscimento e gratificazione: Riconosci e apprezza pubblicamente i contributi significativi degli stakeholder. Sia che si tratti di un cliente che ha fornito un feedback prezioso o di un dipendente che ha superato le aspettative, mostra il tuo riconoscimento per i loro sforzi.
Puoi farlo attraverso comunicazioni interne, premi o anche un semplice ringraziamento personale.
Questo rafforzerà il senso di appartenenza e motivazione degli stakeholder, incoraggiandoli a continuare a essere attivi e coinvolti.
Implementando queste strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder, potrai sviluppare relazioni più profonde e significative con coloro che hanno un interesse nell’attività della tua azienda.
Il coinvolgimento attivo degli stakeholder può portare a un aumento della fiducia, della collaborazione e alla realizzazione di obiettivi condivisi, ottimizzando così le performance complessive del tuo business.
