Il piano di monitoraggio di un progetto

piano di monitoraggio

Il monitoraggio dei progetti svolge un ruolo vitale nei processi decisionali di un project manager.

Tuttavia, pur essendo un metodo spesso trascurato, se messo in pratica, il monitoraggio dei progetti può aiutare il project manager ed il suo team a prevedere potenziali rischi e ostacoli che se non trattati potrebbero far deragliare il progetto.

 Cos’è il piano di monitoraggio di un progetto?

Il piano di monitoraggio di un progetto consiste nel tenere traccia e monitorare di tutte le metriche relative al progetto.

Grazie a questa attività il Project Manager potrà avere sempre il controllo della situazione identificando potenziali problemi e mettendo in pratiche le azioni correttive. II piano di monitoraggio è fondamentale per garantire che il progetto rientri nel campo di applicazione e rispetti le scadenze specificate ed il budget previsto.

In parole povere,

il monitoraggio del progetto serve a supervisionare tutte le attività di progetto per assicurarsi che questo si svolga come pianificato.

Il monitoraggio è la quarta fase delle cinque fasi del project management secondo il PMBOK: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio – appunto – e chiusura.

La fase di monitoraggio dovrebbe essere eseguita contemporaneamente all’esecuzione del progetto, fornendo visibilità e informazioni utili sul progetto.

Il monitoraggio del progetto aiuta a tenere traccia delle prestazioni e della progressione del progetto utilizzando gli indicatori chiave di prestazione (KPI) concordati durante la pianificazione del progetto.

Il nucleo di questa fase sta nell’identificare quando è necessario un cambiamento, cosa comporta il cambiamento e come implementarlo impattando il minimo possibile sulla direzione del progetto.

Perché il piano di monitoraggio del progetto è importante?

Quando i project manager prendono decisioni importanti senza dati verificati, è come se si muovessero in una stanza che non conoscono ad occhi chiusi.

Le decisioni saranno basate su ben poche o nessuna evidenza. L’azione potrebbe, quindi, non essere molto efficiente e potrebbe essere solo uno spreco di tempo e risorse.

Ecco perché è importante monitorare i progetti diligentemente e utilizzare i dati raccolti per arrivare a decisioni razionali e logiche.

Ecco alcune domande fondamentali durante la fase di monitoraggio del progetto:

  • Le attività vengono eseguite come pianificato?
  • Ci sono conseguenze impreviste che sorgono come risultato di queste attività?
  • Ci sono degli elementi del progetto che devono essere modificati e se sì quali sono?
  • Qual è l’impatto di questi cambiamenti?
  • Queste azioni correttive porteranno ai risultati attesi?

L’automazione nel monitoraggio dei progetti

Strumenti e tecnologie automatizzate possono semplificare il processo di monitoraggio del progetto.

La maggior parte dei project manager ha già adottato strumenti di project management per delegare compiti e monitorare i loro progetti.

Tuttavia, il monitoraggio del progetto è un processo complesso ed il project manager deve essere sempre coinvolto attivamente in questa fase.

il piano di monitoraggio

I sei vantaggi del monitoraggio dei progetti

Nello specifico, il monitoraggio del progetto offre sei vantaggi:

1. Allinea i progressi al piano

Il monitoraggio del progresso del progetto aiuterà a valutare se il progetto è in linea con il piano originale. Inoltre, aiuterà a capire, nel caso in cui il progetto stesse andando male, quali azioni correttive intraprendere.

2. Coinvolgimento delle parti interessate.

Il monitoraggio migliora il coinvolgimento degli stakeholder. Se un problema o rischio viene rilevato troppo tardi, lo sponsor del progetto si trova spesso impotente. Con un monitoraggio regolare ed una chiara comunicazione, sarà più facile affrontare i rischi e gli imprevisti.

3. Soddisfazione del cliente.

La comunicazione aperta ed il feedback aumentano la probabilità che il risultato finale soddisfi le aspettative, ritenendo quindi il progetto un successo.

4. Motivazione del team e responsabilità.

La motivazione della squadra avrà oscillazioni durante l’esecuzione del progetto. Monitorando i progressi e il completamento delle tappe fondamentali, il team avrà chiari gli obiettivi del progetto e darà la giusta importanza ai singoli contributi.

5. Gestione dei fornitori esterni.

La comunicazione è fondamentale per qualsiasi progetto, in particolare quando si lavora con fornitori esterni. Monitorare le prestazioni di queste risorse aiuterà a rispettare le scadenze chiave, a gestire il budget e a tenere conto di ritardi imprevisti nella pianificazione del progetto. Allo stesso modo, è necessario condividere le modifiche del progetto con i fornitori in modo che possano aggiornare i propri piani interni ed essere disponibili di conseguenza.

6. Apprendimento e miglioramento continui.

Il monitoraggio rappresenta un’opportunità ideale per l’apprendimento continuo e il miglioramento, oltre che per la pianificazione che per l’esecuzione del progetto. Una volta terminato il progetto, è fondamentale documentare le lezioni apprese, compito che risulta più semplice se il progetto è stato monitorato durante l’esecuzione.

Metodi e tecniche di monitoraggio del progetto

Il monitoraggio del progetto inizia durante la fase di pianificazione del progetto.

Durante questa fase, il project manager deve decidere quali sono i fattori per definire il successo del progetto. Dovrà inoltre stabilire come misurare l’obiettivo utilizzando gli indicatori chiave di prestazione (KPI).

Sulla definizione di successo, è anche necessario consultare il team e lo sponsor del progetto.

I KPI utilizzati per tracciare e misurare il successo possono essere ad esempio:

  • Tempo di ciclo: il tempo necessario per completare un’attività.
  • Numero di aggiustamenti al programma: quanto spesso la pianificazione del progetto è stata modificata.
  • Scostamento del budget: quanto il budget effettivo varia dal budget del progetto
  • Numero di errori: il numero di volte in cui è necessario ripetere il lavoro.

Inoltre, è possibile tenere traccia della soddisfazione del cliente, delle ore di lavoro pianificate confronto alle effettive, ecc.

Scegliere i KPI è quindi il primo tassello del puzzle.

Le 6 fasi di monitoraggio del progetto

1. Identificare gli obiettivi del progetto

La definizione degli obiettivi del programma inizia con la risposta a tre domande:

  • Che problema sta cercando di risolvere il progetto?
  • Quali passi vengono presi per risolvere questo problema?
  • Come farà il team di progetto a sapere quando il progetto ha avuto successo nel risolvere il problema?

Rispondere a queste domande aiuterà a identificare ciò che il progetto dovrebbe fare e come il team, e soprattutto il project manager, sapranno se ha funzionato o meno.

2. Definire gli indicatori

Una volta definiti gli obiettivi di progetto, è il momento di definire gli indicatori per tracciare i progressi verso il raggiungimento di tali obiettivi. Gli indicatori tracciano lo stato di avanzamento del progetto ed aiutano a rispondere alla domanda “Le attività vengono implementate come pianificato?”

3. Definire i metodi di raccolta dati e le tempistiche

Ora è il momento di decidere i metodi per la raccolta dei dati e la frequenza con cui i vari dati verranno registrati. Il metodo scelto avrà importanti implicazioni sul monitoraggio del progetto. Un metodo errato infatti, potrebbe portare ad una percezione sbagliata.

4. Identificare i ruoli e le responsabilità durante il monitoraggio

È importante decidere fin dalle prime fasi di pianificazione chi è responsabile della raccolta dei dati per ciascun indicatore. I ruoli di gestione dei dati devono essere decisi chiaramente in modo che tutti siano sulla stessa pagina.

5. Creare un piano di analisi e modelli di report

Una volta che tutti i dati sono stati raccolti, qualcuno dovrà redigere una tabella dei risultati per la revisione interna ed il reporting esterno. Il piano di monitoraggio di progetto dovrebbe quindi includere i dettagli su quali dati verranno analizzati e come verranno presentati i risultati.

6. Pianificare la divulgazione dei dati

L’ultimo elemento del piano di monitoraggio descrive come e a chi verranno diffusi i dati. Ad esempio, un team di progetto potrebbe voler rivedere i dati su base mensile per prendere decisioni programmatiche e sviluppare piani di lavoro futuri, mentre altri stakeholder potrebbero voler esaminare i dati ogni trimestre. Queste opzioni dovrebbero quindi essere discusse con le parti interessate per determinare le ragionevoli aspettative per la revisione dei dati e per sviluppare piani di diffusione all’inizio del progetto.

Questi sei passaggi sono tutto ciò che serve per impostare un piano di monitoraggio del progetto di buona qualità.

Applicando con costanza questi passaggi, ogni project manager sarà in grado di vedere come sta andando il suo progetto. Sarà soprattutto in grado di intervenire tempestivamente per correggere il percorso quando necessario evitando insuccessi inopportuni.

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