Categoria: Gestione Progetti

Avere obiettivi Smart o, se preferisci, un approccio Smart ad un progetto, sta diventando sempre più determinante, nella pianificazione fatta dal Project Manager, per la riuscita del progetto stesso.

Proviamo ad analizzarne i motivi.

Gli Obiettivi di un progetto: le premesse che portano allo SMART

Un obiettivo di progetto descrive i risultati desiderati di un progetto che sono spesso elementi tangibili.

Gli obiettivi possono essere utilizzati nella pianificazione di progetti per aziende, enti governativi, organizzazioni non profit e persino per uso personale.

Un progetto può avere un singolo obiettivo, molti obiettivi paralleli o diversi obiettivi che devono essere conseguiti sequenzialmente.

Per ottenere il massimo beneficio, gli obiettivi devono essere definiti all’inizio del ciclo di vita del progetto, nella fase di pianificazione.

Un obiettivo ben scritto è cruciale perché può influenzare ogni fase del ciclo di vita del progetto.

Quando un obiettivo specifico viene creato e comunicato, il team ha una maggiore possibilità di raggiungerlo perché sa esattamente a cosa sta lavorando.

Tutti i tipi di sforzo possono trarre vantaggio dagli obiettivi.

Come individuo, è possibile utilizzare un obiettivo per scegliere esattamente cosa e come pianificare.

Indipendentemente dal tipo di progetto, i modelli possono semplificare il lavoro, dall’elaborazione degli obiettivi alla pianificazione del progetto.

Gli obiettivi SMART: cosa sono e perché sono importanti

Può essere molto complicato individuare un obiettivo chiaro.

La difficoltà è data dalle molte variabili presenti in ogni progetto.

Fortunatamente, ci sono diversi modi per semplificare questo compito.

Come prima cosa bisogna considerare che gli obiettivi conterranno indicatori di prestazione chiave.

Essi saranno specifici per l’azienda o area di interesse.

Le domande fondamentali da porsi sono:

• come si sé certi che il progetto ha avuto successo?
• Cosa bisogna raggiungere?
• Quale eventuale cambiamento si vuole vedere come risultato del progetto?

Un modo semplice per assicurarsi di includere dettagli sufficienti nell’obiettivo – o nei diversi obiettivi – è seguire l’approccio SMART.

Gli obiettivi SMART sono:

1. specifici;
2. misurabili;
3. realizzabili;
4. pertinenti;
5. corredati di un termine.

Gli obiettivi SMART: sono specifici

Con “specifico” si intende che definisce chiaramente l’obiettivo, in dettaglio, senza lasciare spazio a interpretazioni errate.

Si pensi alla cosiddetta regola delle 5W, in cui le cinque W stanno per le domande:

• Who? (chi);
• What? (che cosa);
• When? (quando);
• Where? (dove);
• Why? (perché).

Per essere, appunto, specifici bisogna riuscire a rispondere a tutte queste cinque domande.

Essere specifici richiede impegno.

Significa prepararsi e attivare una ricerca approfondita sul problema che si vuole affrontare.

Bisogna evitare assolutamente dichiarazioni generalistiche come, ad esempio: “questo progetto migliorerà l’occupazione dei giovani”.

Bisogna essere specifici, ad esempio, su quale sia il tasso di disoccupazione tra i giovani, quali sono le cause, quali strategie sono già state implementate, perché non hanno funzionato e come mai il nuovo progetto dovrebbe essere in grado di risolvere la problematica.

Consigliamo inoltre di elencare gli obiettivi con un elenco puntato, facile da strutturare e da visualizzare.

Gli obiettivi SMART: sono misurabili

Gli obiettivi per essere SMART devono essere misurabili.

Con “misurabile” si intende indicare le misure e le specifiche delle prestazioni che si andranno ad utilizzare per determinare se l’obiettivo è stato raggiunto.

È necessario che tutti sappiano come valutare il successo del progetto.

Per questo gli obiettivi devono consentire di monitorare lo stato di avanzamento del progetto e valutare i risultati finali.

Avere un punto di riferimento o uno standard per il successo fornisce qualcosa con cui misurare i progressi.

Gli obiettivi misurabili risponderanno a domande come “Quanto?” O “Quanti?”

Riprendendo l’esempio precedente, corrisponderebbe ad indicare “quanti giovani disoccupati saranno in grado di trovare un lavoro entro la fine del progetto”.

Gli obiettivi SMART: sono realizzabili

Con obiettivo “realizzabile” si intende che il team ha una ragionevole aspettativa di completamento con successo.

Tutti i project manager dovrebbero dare obiettivi raggiungibili ai propri lavoratori.

Farli lavorare su lavori estremamente difficili ridurrà la loro produttività e avrà un effetto negativo sulla motivazione.

Avere nel Team la sensazione di non poter mai realizzare l’obiettivo del progetto nei tempi e nei modi previsti equivale al fallimento del progetto stesso

Gli obiettivi SMART: sono pertinenti

Un obiettivo è “pertinente” quando è in linea con gli obiettivi di gruppo o aziendali.

Se l’obiettivo del progetto non ha alcuna rilevanza con la visione generale, è praticamente inutile e non può essere definito un obiettivo SMART.

Gli obiettivi SMART: sono corredati di un termine

L’ultima caratteristica di un obiettivo SMART è “essere corredato di un termine”.

Si fa riferimento al fatto di come sia necessario includere una data di termine progetto o il periodo specifico entro il quale raggiungere gli obiettivi.

Una scadenza aiuta a creare l’urgenza necessaria.

Essa sollecita l’azione e focalizza le menti di coloro che sono responsabili degli impegni che hanno assunto.

Questo deriva dal fatto che hanno un lasso di tempo determinato entro il quale terminare il compito.

Non si può andare oltre tale scadenza o la performance risulterà inferiore.

Questo serve anche per misurare l’efficienza di un team nel raggiungimento di un obiettivo particolare.

Non fissare una scadenza riduce la motivazione e l’urgenza dei collaboratori. Grave errore per un Project Manager.

Suggerimenti per scrivere obiettivi di progetto di successo

Attingere a risultati di progetti simili e osservare cosa accade in azienda o nella comunità in generale, può essere di grande aiuto.

Può essere un grande vantaggio, ad esempio, nel decidere quanto tempo ci vorrà per completare un compito.

È inoltre necessario considerare tutti i singoli passaggi che si intendono fare, così come prendere in considerazione potenziali eventi che potrebbero diventare un ostacolo per raggiungere gli obiettivi in tempo.

Ecco alcuni validi suggerimenti su come scrivere obiettivi di progetto di successo:

• Identificare e scrivere l’obiettivo, o gli obiettivi, prima di iniziare il progetto;
• Un obiettivo non può essere scritto in modo isolato. Se il team non crede all’obiettivo, non lavorerà verso di esso. Le parti interessate, se non sono d’accordo, non forniranno risorse. Se gli stakeholder non sono d’accordo con l’obiettivo, è necessario lavorare con loro fino a quando non si ottiene una visione che tutti condividono;
• Essere brevi; aumenta le possibilità che gli obiettivi vengano letti e compresi;
• Essere chiari; non fornire un elenco di opzioni. Chiedere quello che serve e quello che ci si aspetta;
• Usare un linguaggio semplice in modo che veramente tutti possano capire l’obiettivo e non ci sia spazio per malintesi;
• Assicurarsi che gli obiettivi siano cose che possono effettivamente essere controllate.

Un obiettivo senza un’adeguata pianificazione non è altro che un desiderio.

Questo atteggiamento è chiaramente inaccettabile nel business, perché si può vincere solo grazie ad una pianificazione necessaria.

Gli obiettivi SMART sono un modo per garantire che i risultati del progetto siano raggiunti in modo organizzato e attento, il che offre un grande vantaggio competitivo.

Infine, la vita è imprevedibile, e così sono anche i progetti.

In quanto tale, è importante che gli obiettivi siano flessibili e negoziabili.

Questo non significa però che devono essere vaghi o generali.

Gli obiettivi devono essere estremamente precisi e dettagliati, ma devono anche trasmettere l’idea che, durante lo sviluppo del progetto, il project manager si impegnerà costantemente per apportare le necessarie modifiche e rettifiche se e quando necessario.

L’analisi dei rischi di progetto, o risk management, è il processo di identificazione, analisi e risposta a qualsiasi rischio che si presenti durante il ciclo di vita di un progetto.

Analizzare i rischi che possono celarsi dietro l’esecuzione di un progetto, prevederne i possibili ostacoli e avere con anticipo una vision delle soluzioni a tali eventi è sicuramente vitale per qualsiasi progetto.

Serve per aiutare quest’ultimo a rimanere in pista e raggiungere il suo obiettivo.

Ma la gestione dei rischi non può e non deve essere solamente un’azione in risposta a qualcosa.

Dovrebbe essere essa stessa parte del processo di pianificazione del progetto, nella sua fase valutativa.

Già durante la pianificazione del progetto, infatti, si dovrebbero valutare i potenziali rischi per lo stesso e, ovviamente, valutare le possibili soluzioni per gestirli.

Ma cosa si intende per rischio?

Un rischio è qualsiasi cosa che possa potenzialmente influire sulla tempistica, le prestazioni o il budget del progetto.

I rischi sono considerati come potenzialità e, in un contesto di gestione del progetto, se diventano realtà, vengono classificati come “problemi”, che devono essere di conseguenza affrontati.

Quindi, la gestione del rischio è il processo di identificazione, categorizzazione, definizione delle priorità e pianificazione dei rischi prima che diventino problemi.

La gestione del rischio può essere gestita in maniera diversa a seconda del progetto e della sua portata.

Se si tratta di un progetto su vasta scala, per esempio, le strategie di gestione del rischio potrebbero includere una pianificazione dettagliata per ciascun rischio.

Questo al fine di garantire che siano messe in atto strategie di mitigazione in caso di problemi.

Per i progetti più piccoli, la gestione del rischio potrebbe significare un elenco semplice e prioritario di rischi di alta, media e bassa priorità.

L’analisi dei rischi di progetto: Come identificare il rischio

Per cominciare, è fondamentale una definizione chiara e precisa di ciò che il progetto dovrà produrre, gli obiettivi ed i risultati finali.

In questo modo i rischi possono essere identificati in ogni fase del progetto, anche con l’aiuto del team.

Alcune aziende e industrie sviluppano liste di controllo del rischio basate sull’esperienza di progetti passati.

L’esperienza passata del team, l’esperienza di progetto all’interno dell’azienda e gli esperti del settore possono essere risorse preziose per identificare potenziali rischi su un progetto.

Identificare le fonti di rischio per categoria è un possibile metodo per esplorare il potenziale rischio di un progetto.

Alcuni esempi di categorie per i potenziali rischi includono quanto segue:

• Tecnologia;
• Costi;
• Tempistiche;
• Clienti;
• Contratti;
• Situazione finanziaria;
• Situazione politica;
• Situazione ambientale;
• Persone.

Ogni rischio definito, dovrà poi essere inserito nel modello di monitoraggio del rischio e contrassegnato dalla relativa priorità.

Conseguentemente si dovrà creare un piano di rischio che riporti gli impatti sul progetto, sia negativi sia positivi, e le azioni da utilizzare ed attuare per gestire la problematica.

Nel contesto del risk management, è importante anche mantenere regolare la comunicazione con il team durante tutto il progetto.

La trasparenza è fondamentale in modo che tutti sappiano quali sono gli elementi da tenere in conto per riconoscere e reagire ad un problema.

L’analisi dei rischi di progetto: Valutazione del rischio

Dopo aver identificato i potenziali rischi, il project manager, con l’aiuto del team, valuta il rischio in base alla probabilità che si verifichi e alla perdita potenziale associata all’evento.

Non tutti i rischi sono uguali.

Alcuni eventi di rischio hanno più probabilità di accadere rispetto ad altri, e anche il costo di un rischio può variare notevolmente.

Valutare quindi la probabilità che il rischio si presenti e le ripercussioni in concreto sul progetto, sono il passo successivo nell’analisi del rischio.

Avere dei criteri per determinare i rischi ad alto impatto o può aiutare a restringere l’attenzione su alcuni rischi specifici e più critici per il progetto.

Ad esempio, supponiamo che venga stabilito che i rischi ad alto impatto siano quelli che potrebbero aumentare i costi del progetto del 5%.

Solo alcuni potenziali eventi di rischio soddisfaranno questo criterio.

Questi sono quindi i potenziali eventi di rischio su cui il team di progetto dovrebbe concentrarsi nel creare un piano di mitigazione.

La probabilità e l’impatto del rischio sono entrambi classificati come alto, medio o basso.

Un piano di mitigazione del rischio riguarda normalmente gli eventi che hanno risultati elevati su entrambi i fattori.

Esiste una correlazione positiva tra il rischio del progetto e la complessità del progetto.

Nel caso di progetti altamente complessi, un esperto esterno può essere incluso nel processo di valutazione del rischio e il piano di valutazione del rischio può assumere un ruolo più prominente nel piano di esecuzione del progetto.

L’analisi dei rischi di progetto: Piano di mitigazione del rischio

Dopo che il rischio è stato identificato e valutato, il project manager con il team sviluppa un piano di mitigazione del rischio, un piano cioè per ridurre l’impatto di un evento imprevisto.

Si può attenuare il rischio nei seguenti modi:

• Evitamento del rischio: di solito comporta lo sviluppo di una strategia alternativa con una maggiore probabilità di successo, ma solitamente legata ad un costo più elevato;
• Condivisione del rischio: comporta la collaborazione con gli altri stakeholders per condividere la responsabilità per le attività a rischio;
• Riduzione del rischio: si tratta di un investimento per ridurre il rischio su un progetto. Ad esempio, affidarsi a consulenti che si occupino di svolgere le attività ad alto rischio;
• Trasferimento del rischio: è un metodo di riduzione del rischio che sposta il rischio dal progetto ad un’altra parte. L’acquisto di un’assicurazione su determinati articoli è, ad esempio, un metodo di trasferimento del rischio. Il rischio viene infatti trasferito dal progetto alla compagnia assicurativa.

Ciascuna di queste tecniche di mitigazione può essere uno strumento efficace per ridurre i rischi individuali ed il profilo di rischio generale del progetto.

Per quanto riguarda il project manager da vicino, non tutti conducono una valutazione formale del rischio sul progetto.

La mancanza di strumenti formali di gestione del rischio è stata vista anche come un ostacolo all’attuazione di un piano di gestione dei rischi.

Inoltre, la personalità e lo stile di gestione del project manager rendono differente l’approccio nei confronti dei rischi.

Alcuni project manager sono più proattivi e svilupperanno programmi di gestione del rischio elaborati per i loro progetti.

Altri manager sono reattivi e sono più fiduciosi nella loro capacità di gestire eventi imprevisti quando si verificano.

Altri invece sono avversi al rischio e preferiscono essere ottimisti e non considerare rischi o evitare di correre rischi quando possibile.

Qualunque sia il caso, la capacità di analizzare con precisione i rischi di un progetto deve rientrare nelle competenze e nei task di un project manager.

In qualsiasi progetto, una corretta valutazione dei rischi diventa fondamentale per un piano di successo.

E tu, che tipo di project manager sei? Come gestisci i potenziali rischi?

Raccontaci la tua esperienza.

Cosa è il Digital Project Manager? E’ presto detto!

Al giorno d’oggi, la nostra routine va in parallelo con il mondo digitale, siamo connessi 24 ore su 24 e – quasi – qualsiasi cosa è possibile grazie alla rete.

Il lavoro stesso è in gran parte digitale.

Per questi motivi nasce la figura del digital project manager, specialista che conosce il panorama del business online e conosce i moderni strumenti di gestione dei progetti online.

Un project manager digitale non è tanto diverso da un project manager tradizionale.

Anche un digital project manager, infatti, gestisce compiti e alti task legati ai progetti, come ad esempio la pianificazione delle tappe, la comunicazione con gli stakeholder, la gestione del team e, naturalmente, la consegna dei progetti entro la deadline e senza superare il budget.

La differenza è che essi lavorano nello spazio digitale.

Spazio digitale che sta crescendo giorno dopo giorno e che mette a disposizione strumenti sempre più performanti.

Si potrebbe pensare al digital project manager come figura esclusiva per aziende high-tech e software, ma non è così.

Il digitale impregna le nostre vite, siamo sempre più connessi e questa iperconnessione e ipertecnologia diventa ogni giorno più “normale”.

Quasi tutte le imprese commerciali hanno ormai una presenza online e cercano di migliorarla e curarla.

In molti cominciano a capire che la presenza sul web non è meno importante di una presenza fisica come una filiale o della stessa sede aziendale.

E’ questo lo spazio di lavoro in cui si muove il digital project manager. Uno spazio sì di innovazione ma non più futuristico.

La sua figura è ogni giorno più richiesta dal mercato e la sua importanza in una Azienda che si affaccia al web o intende migliorare la sua presenza online è sempre più indispensabile.

Qualsiasi azienda che spinga le vendite attraverso il proprio sito web, tramite ottimizzazione dei motori di ricerca, newsletter, social media marketing e copywriting potrebbe voler chiedere l’aiuto di un project manager digitale.

Il digital project manager: Ma cosa fa esattamente?

I progetti di un digital project manager funzionano in modo simile a qualsiasi altro progetto, ma possiamo trovare delle sottili differenze.

La gestione del progetto digitale segue solitamente questi cinque passaggi:

1. Scoperta: lo stadio di generazione di idee, in cui vengono esplorati nuovi concetti, o nuove tecnologie, vengono identificate le soluzioni e valutati i rischi;
2. Pianificazione del progetto;
3. Produzione: il lavoro in concreto;
4. Distribuzione: cioè il lavoro di valutazione ed analisi del prodotto del progetto, ad esempio, una campagna di social media marketing;
5. Manutenzione: il progetto digital raramente ha un finale definitivo, ma rimane aperto per correzioni e rielaborazioni durante tutta la sua vita. Ad esempio, una campagna di social media marketing, mentre è attiva, può essere indirizzata ad un altro pubblico target, può essere modificata nell’immagine, ecc. a seconda dei risultati delle analisi dei dati.

Il digital project manager valuterà i rischi, pianificherà il lavoro e coordinerà i compiti, dirigerà il team e manterrà il progetto “in carreggiata”.

Egli è anche coinvolto nel processo di sviluppo aziendale che non potrà non andare di pari passo con l’immagine e lo sviluppo aziendale sul web.

Oltre alla gestione del team e del progetto, questi nuovi manager digitali hanno a che fare direttamente o indirettamente con i clienti e con le loro esigenze.

Addirittura, la loro relazione con il cliente potrebbe avere maggiore influenza rispetto persino al team di vendita.

Saranno loro infatti a raccogliere gli “umori” dei clienti, a percepire i loro desideri e a indirizzare il management aziendale verso scelte che potrebbero rivelarsi determinanti per lo sviluppo aziendale.

Quali sono gli strumenti e le competenze richieste per essere un buon Digital Project Manager?

Il set di abilità e competenze richieste al digital project manager saranno leggermente diversi rispetto a quelli del project manager tradizionale.

Possiamo elencare le seguenti:

• CMS – Content Management System: software che permette la gestione dei contenuti web, senza necessità di ricorrere al webmaster. Queste modifiche possono essere fatte appunto dal digital project manager, liberando così gli sviluppatori che possono concentrarsi su task più complicati;
• Architettura dell’informazione: struttura e categorizzazione delle informazioni, dei contenuti e dei processi digitali;
• Analytics: i digital project manager devono sapere come analizzare ed utilizzare i dati raccolti da strumenti come Google Analytics. I dati ricavati sono infatti fondamentali per capire e correggere il rendimento del sito web;
• HTML: questa competenza permette al digital project manager di eseguire personalmente alcuni lavori di programmazione, permettendo agli sviluppatori di concentrarsi su task più complessi;
• Search Engine Optimization (SEO): essere in grado di posizionare il proprio sito Web nei primi risultati di Google e dei motori di ricerca in generale, è cruciale per il successo online. Il digital project manager deve conoscere tutti gli strumenti SEO che permettono di promuovere il sito nel miglior modo possibile;
• Social media: questi sono utilizzati da un’azienda principalmente per indirizzare il traffico verso il proprio sito e per migliorare la brand awareness, la reputazione online. Conoscere piattaforme come Twitter, Instagram e Facebook è quindi fondamentale per un digital project manager.

Job Description

I digital project manager sono responsabili della gestione di progetti digitali, che possono includere ad esempio il lancio di siti web, di strumenti online, di applicazioni per dispositivi mobile, di campagne pubblicitarie su social media e altro.

Si tratta di professionisti esperti di tecnologia ed innovazione, con una profonda conoscenza di come la tecnologia lavora per raggiungere gli obiettivi di business.

I digital project manager sono metodici, hanno ottime capacità di gestione del tempo e di comunicazione, sia personale che online, e gestiscono efficacemente progetti rispettando i requisiti di qualità, tempo e budget.

Ciò comporta la redazione di documentazioni di supporto, come l’analisi ed il piano dei rischi e le specifiche dei requisiti, per garantire che i progressi effettivi rispettino i progressi pianificati.

I digital project manager evidenziano i rischi e sviluppano piani per affrontare, arginare e risolvere in modo proattivo questi problemi quando e se si presentano durante il ciclo di vita del progetto.

Oltre alla gestione dei rischi, saranno anche sempre alla ricerca di opportunità per il business da esplorare in nuovi potenziali progetti.

Altro task include la creazione di canali di comunicazione efficace con il team e con gli stakeholder.

Ottenere il consenso sul progetto e assicurarsi che tutte le attività a loro delegate siano chiare è uno dei loro principali obiettivi.

Un digital project manager deve inoltre avere grande capacità ad adattamento.

Lo spazio digitale può presentare grandi cambiamenti ogni giorno e senza preavviso e la flessibilità e un elevato spirito di adattamento sono fondamentali.

Last but not least, il digital project manager deve possedere un linguaggio tecnico e di marketing, ma allo stesso tempo deve comprendere e parlare il linguaggio della gente del web.

Parlare il “linguaggio” giusto aiuterà infatti a comprendere meglio ciò che dicono i clienti online in modo da poter contribuire alla conversazione e comunicare efficacemente i messaggi agli altri.

Sei un digital project manager?Quali sono i tuoi progetti digitali?
Raccontaci la tua esperienza.

Il Project Management non è un argomento statico ma evolve di anno in anno e segue l’andamento dell’industria e del mondo del lavoro in generale.

Esistono tendenze, sotto i nostri occhi, che stanno influenzando e influenzeranno sempre più questa professione.

Alcune di queste sono iniziate già qualche anno fa e gradatamente prendono piede, altre sono nate recentemente e anche in modo improvviso.

Conoscere come il Project Management si evolve è necessario per mantenere una visione strategica della professione e del settore.

Vediamo quindi quali sono i trend che andranno ad interessare il settore del Project management.

I Trend del Project Management: L’avvento dell’Intelligenza artificiale

Si sente parlare molto di intelligenza artificiale e intorno a questo argomento aleggia un vero e proprio dibattito.

Come per ogni nuovo trend, anche per questo scenario esistono due correnti di pensiero:

• coloro che sono a favore che la preannunciano come la “realtá” del futuro;
• e coloro che sono scettici, o addirittura spaventati, delle conseguenze che questa evoluzione possa avere nella vita di tutti i giorni e nel lavoro.

Anche il Project Management potrà essere influenzato dall’intelligenza artificiale.

Dobbiamo quindi essere favorevoli o spaventati?

Nello specifico, quando parliamo di intelligenza artificiale applicata al Project management, parliamo di sistemi in grado di gestire quotidianamente dei progetti ed il loro stato di avanzamento senza la necessità di input umani.

Non solo verranno così automatizzati i compiti più semplici, ma potrà essere sviluppata anche una comprensione dei punti chiave del progetto.

In questo modo l’intelligenza artificiale potrà utilizzare questa conoscenza per eseguire compiti più complessi, formulare raccomandazioni e addirittura prendere decisioni.

Inoltre, un sistema di intelligenza artificiale potrà far risparmiare tempo migliorando i risultati di un progetto.

Il Project Management gestito da intelligenza artificiale è un servizio che va oltre ciò che viene offerto al momento, per esempio, dai cosiddetti bots.

Nemmeno un algoritmo che applica l’apprendimento automatico per prevedere le stime delle attività, sebbene interessante ed utile, può definirsi intelligenza artificiale.

È solo quando si inizia ad unire bots ed algoritmi che si inizia a vedere il vero potenziale dell’intelligenza artificiale nel Project Management.

Proviamo a ipotizzare cosa potrà fare l’intelligenza artificiale applicata la Project Manangement.

Ecco alcuni esempi concreti:

• Abbinare la risorsa giusta al ruolo giusto: i Project Manager potranno performare le risorse in funzione dei team. Grazie alla intelligenza artificiale, si riuscirà, infatti, non solo ad abbinare la risorsa giusta al team/progetto giusto, ma sarà anche possibile selezionare a monte le risorse idonee ad un determinato progetto;
• Ridurre i tempi di inattività: l’intelligenza artificiale potrà analizzare il rendimento e lo stato di avanzamento di ogni risorsa e assegnare così un lavoro/progetto in base alle reali capacità dell’individuo;
• Creare un ecosistema per la gestione della conoscenza: quando un dipendente lascia l’azienda, una parte della sua conoscenza risulta intrasferibile e se ne va con lui. L’intelligenza artificiale può anche servire a centralizzare le conoscenze. Migliorare la coerenza e la qualità del lavoro eviterà di “ripartire da zero” quando avviene un cambiamento;
• Migliorare la performance della risorsa, riducendo al minimo lo sforzo: Quante volte capita di non essere dell’umore giusto, e di impiegare mltissimo tempo per svolgere una attività semplice? Quante volte, invece, al contrario riusciamo a portare a termine attività complesse in pochissimo tempo? Grazie all’utilizzo dell’intelligenza artificiale, il sistema di project management potrebbe associare il miglior compito/task da svolgere al miglior momento della giornata, suggerendo la programmazione delle attività in modo personalizzato, unico ed anche variabile.
• Fornire obiettività di valutazione e vigilanza senza stancarsi: per loro natura, gli essere umani possono affaticarsi e questo può andare ad incidere la qualità e la precisione del lavoro. Un sistema di intelligenza artificiale è invece instancabile e disponibile 24 ore su 24.

Naturalmente non esiste ancora un sistema che integri tutte queste funzionalità, ma in un prossimo futuro tutto ciò potrà diventare un vantaggio reale e concreto.

C’è molta strada da fare in questo campo e il potenziale dell’intelligenza artificiale nel Project Management non è ancora del tutto sviluppato.

Le nuove tecnologie, però, stanno lavorando per concretizzare ed integrare queste funzionalità.

I Trend del Project Management: Wearable technology

La tendenza nel Project Management al crescente utilizzo della Wareable Technology sembra inarrestabile.

La wearable technology – o tecnologia indossabile – va ben oltre gli occhiali, le cuffie o gli smartwatch a cui molti potrebbero pensare quando si sente nominare questa parola.

I dispositivi di wearable technology non solo ci aiutano nel contare quanti passi facciamo in un giorno o quante calorie bruciamo, ma possono addirittura migliorare la nostra produttività in un progetto.

I dispositivi indossabili, infatti, hanno la capacità di fornire dati in tempo reale e di eseguire funzionalità di monitoraggio e localizzazione.

Questi dispositivi stabiliranno così una connessione tra i lavoratori e la piattaforma digitale.

In questo modo, i dati verranno utilizzati per analizzare la forza lavoro al fine di aumentare l’efficienza e la produttività.

La wearable technology potrà anche semplificare il processo di gestione delle attività quotidiane.

Il tempo, così come l’avanzamento dell’attività, potrà essere scansionato e raccolto su fogli di lavoro virtuali per avere un’immagine precisa del flusso.

Ma i dispositivi indossabili non serviranno solamente per analizzare la pura forza lavoro, ma anche per incrementare il livello di salute dei dipendenti.

Già tutt’ora, un numero crescente di datori di lavoro sta incoraggiando il proprio personale a indossare dei fitness tracker per misurare la propria salute.

È ampiamente dimostrato infatti che un aumento dei livelli di fitness è correlato all’aumento della produttività, del morale e della soddisfazione nel lavoro.

Inoltre, molti dispositivi tecnologici indossabili hanno la capacità di consentire ai Project manager in particolare, ma anche a coloro che si occupano di gestione dei team, di tenere traccia di aspetti strategici per il mantenimento delle performance sul posto di lavoro, quali la frequenza cardiaca degli impiegati, lo stress e il livello di affaticamento.

Questo ha la potenzialità di diminuire i casi di burn out causati da progetti troppo impegnativi per una risorsa.

Per questo, se un dipendente mostra un elevato livello di fatica durante un determinato lavoro, il datore potrà scegliere di delegare questi compiti a chi si dimostra più indicato e “piú fresco”, consentendo al primo dipendente del team di dedicarsi a lavori più leggeri.

Aziende in tutto il mondo stanno anche adottando l’utilizzo di wearable technology per il fitness tracking per offrire incentivi ai propri dipendenti. (Ad esempio in America viene offerta un’assicurazione sanitaria più economica ai dipendenti che aumentano i loro livelli di fitness.)

Il potenziale che la tecnologia indossabile ha nell’incrementare la produttività è il fattore che sta facendo crescere sempre più il suo utilizzo sul posto di lavoro.

Esistono già studi e report che evidenziano come l’utilizzo di questa tecnologia aumenti effettivamente la produttività.

I Trend del Project Management: Smart Working e Team in remoto

La sharing economy sta dimostrando che sempre più aziende stanno implementando l’utilizzo di project team con risorse operanti anche da remoto.

Sempre più lavoratori cercano la flessibilità. La possibilià di organizzare il proprio tempo e le proprie ore di lavoro e di non essere legati a una scrivania, è diventata un must.

Questo trend è destinato a crescere.

In Italia, lo Smart Working (o lavoro agile) è una realtà: 305.000 lavoratori sono passati a questa modalità lavorativa. E i numeri cresceranno, soprattutto nelle Grandi Imprese.

Lo confermano i dati dell’ultima Ricerca dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

I benefici del lavoro da Remoto sono innegabili per l’azienda:

• migliora la produttività;
• si riduce l’assenteismo;
• si abbattono notevolmente i costi per gli spazi fisici; diverse grandi aziende, infatti, stanno riprogettando le loro sedi, riducendo la superficie.

Inoltre, l’Osservatorio considera un incremento di produttività del 15% per un lavoratore che adotti un modello già collaudato di smart working.

I benefici del lavoro a distanza e delle Smart Working si ripercuotono anche sul lavoratore: infatti gli Smart Worker sono più soddisfatti dei loro colleghi che non adottano questa modalità lavorativa.

Grazie al lavoro a distanza lo smart worker:

• Riduce i tempi ed i costi di spostamento. Come evidenzia l’Osservatorio anche implementando una sola giornata di lavoro a settimana da remoto, un dipendente potrebbe recuperare anche 40 ore in un anno.
• Migliora notevolmente il bilanciamento dei tempi e degli spazi professionali e privati (il cosidetto work-life balance)

Dunque i team in remoto offrono grandi opportunità: più economicità e più produttività se gestiti in modo efficace e con gli strumenti giusti. Ne parleremo più avanti in questo blog.

Nel frattempo una riflessione conclusiva: cambiano gli scenari ma l’obiettivo di base della gestione del progetto rimane sempre lo stesso: consegnare entro la tempistica prestabilita e senza superare il budget.

Questa la nostra analisi, ci piacerebbe conoscere la tua. Intravedi altri trend che possano contribuire ad innovare e semplificare il Project Management?

Lasciaci qui un tuo commento o le tue impressioni sull’evoluzione del Project Management.

Cosa monitorare per farle funzionare!

Conoscere lo stato di avanzamento del progetto in qualsiasi momento è una delle principali responsabilità di un Project Manager.

A tal fine le riunioni di stato avanzamento lavori diventano uno strumento fondamentale per tutto il ciclo di vita del progetto.

Purtroppo, però, troppo spesso questi appuntamenti si trasformano in una perdita di tempo perdendo di vista gli obiettivi della riunione stessa.

In questo articolo proveremo a svelare alcuni segreti per realizzare delle riunioni di stato avanzamento lavori efficaci.

Gli scopi e i tempi delle riunioni sullo stato di avanzamento del progetto

La frequenza di questi incontri ovviamente varia a seconda:

• della complessità del progetto;
• del numero di membri del team di progetto;
• del livello di informazioni richiesto dal committente del progetto, dai clienti, stakeholder, etc.
• dal livello di coinvolgimento del task manager di progetto.

Stabilita quindi la tempistica, rimane fondamentale per il Project Manager valutare, durante gli incontri, lo stato di avanzamento di ognuno dei seguenti elementi:

• Aggiornamenti delle singole attività.
• Stato di avanzamento del progetto rispetto alla pianificazione: siamo in ritardo o in anticipo?
• Budget a disposizione: siamo sotto o abbiamo superato il budget previsto?
• Stato di qualità: stiamo mantenendo i livelli qualità previsti?
• Problemi attuali o ipotizzabili (come per esempio, cambiamenti, problematiche con le risorse, insoddisfazione del cliente o del fornitore, ecc.).
• Prossimi passi da compiere.

Le riunioni di stato avanzamento lavori sono fondamentali per il Project Manager e devono essere programmate periodicamente.

Grazie a questi incontri il Project manager ha la possibilità di :

• Mantenere il focus sul progetto.
• Orientare il team a guardare nella stessa direzione.

Sfortunatamente, troppo spesso questi incontri importanti sono inefficaci e non riescono a portare benefici al progetto nel modo previsto.

I motivi più comuni per cui le riunioni sullo stato di avanzamento del progetto si trasformano in una perdita di tempo.

Esistono dei motivi ricorrenti per cui gli incontri sullo stato del progetto falliscono. Ecco un elenco delle più frequenti:

• Ordine del giorno poco chiaro o addirittura mancante.
• Incapacità di mantenere il focus sull’argomento oggetto della riunione.
• Feedback assenti o poco efficaci da parte dei membri del team.
• Strumenti di supporto inefficaci

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Ordine del giorno poco chiaro o addirittura mancante

Quando le riunioni di stato avanzamento lavori non hanno un ordine del giorno precedentemente definito e condiviso risulteranno inevitabilmente poco chiare e inefficaci.

Senza una tabella di marcia che segni la strada, l’incontro si disperde facilmente e il tempo spesso viene utilizzato male o addirittura perso.

Inoltre, i membri del team non saranno in grado di fornire feedback efficaci in quanto non preparati ad affrontare la riunione stessa.

Lo scopo di una riunione sullo stato di avanzamento lavori del progetto è ottenere l’aggiornamento sullo stato delle attività, identificare i problemi e così via.

È, pertanto, fondamentale che i membri del team si preparino per tempo e che raccolgano dati specifici prima della riunione per essere preparati a rispondere a determinate domande chiave.

Senza specifici obiettivi predefiniti, l’incontro non porterà alcun beneficio.

Incapacità di mantenere il focus sull’argomento oggetto della riunione

L’incapacità di mantenere il focus sull’argomento stabilito è molto frequente.

Spesso i partecipanti tendono infatti a divagare, riducendo notevolmente il tempo dedicato allo scopo della riunione.

Si arriva, così, ad affrontare i temi cruciali con poco tempo a disposizione, assumendo spesso decisioni di scarsa qualità dettate dalla fretta.

Feedback assenti e strumenti poco efficaci

Come detto sopra, lo scopo di queste riunioni è discutere sull’avanzamento di un determinato progetto.

Ottenere un feedback chiaro da tutti non è sempre semplice, soprattutto in mancanza di strumenti che supportino queste informazioni.

Spesso le risorse lavorano su più progetti contemporaneamente e ricordare le problematiche di tutti i progetti non è semplice.

Esistono strumenti di gestione progetti che hanno proprio lo scopo di collezionare i dati e le attività di progetto, offrendo poi statistiche avanzate e cruscotti con lo scopo specifico di rendere chiaro lo stato di avanzamento di un progetto.

In Twproject per esempio, le risorse lavorano attivamente sul progetto, chiudono ToDo, inseriscono worklog, tutte informazioni che risalgono e si rendono disponibili poi al project manager in statistiche avanzate.

Twproject offre il calcolo della percentuale di avanzamento automatica, un vero passo in avanti!

Twproject rende le riunioni di avanzamento progetto un momento di discussione e allineamento su informazioni che però sono di fatto già visibili.

Il project manager dovrà quindi solo occuparsi di monitorare queste informazioni e potrà eventualmente ricorrere a riunioni in caso di problematiche da affrontare.

Diminuire le riunioni, le distrazioni e lo scambio di email è uno degli scopi principali di un software di project management.

Conclusione

Le riunioni sullo stato di avanzamento di un progetto sono uno strumento fondamentale nella cassetta degli attrezzi del Project Manager, ma allo stesso tempo, potrebbero essere ridotte se ci si affida ad un software di gestione progetti efficace.

La buona notizia è che quando le riunioni sullo stato del progetto sono poche ed efficaci, i risultati sono enormi!

Le riunioni produttive sullo stato di avanzamento dei lavori:

• aumentano il morale del gruppo.
• Forniscono informazioni esaustive sullo stato del progetto.
• Scoprono potenziali rischi.
• Forniscono un forum per la risoluzione tempestiva dei problemi.
• Incoraggiano la condivisione di informazioni rilevanti tra i membri del team.

Perciò utilizzare un software per il Project Management come Twproject, per l’analisi dei progressi, la condivisione delle attività è davvero fondamentale.

Gestire un progetto è complicato e commettere errori che possono compromettere l’andamento di tutte le attività, è molto semplice.

Una delle fasi più delicate da questo punto di vista è indubbiamente la pianificazione di progetto, gli errori commessi in questa fase sono infatti quelli più gravi e possono influire negativamente sul raggiungimento dei propri obiettivi.

Il problema è che spesso ci si accorge che qualcosa non va quando è troppo tardi e non c’è più nulla che si possa fare per limitare i danni.

In questo articolo ti spiegheremo quali sono gli errori più comuni e quali strategie puoi mettere in atto per evitarli.

I principali errori di gestione sono raggruppabili in 5 categorie:

• errori di pianificazione
• errori nella gestione delle priorità
• errori di comunicazione
• errori di responsabilità
• errori di organizzazione

Sicuramente gli errori di pianificazione di un progetto, sono quelli con maggiore impatto,  questo non dovrebbe stupirti visto che pianificare le attività in termini di scomposizione in fasi,  creazione delle relazioni e stima degli effort è sicuramente un processo molto complesso per qualsiasi project manager.

L’esperienza in questo caso gioca un ruolo fondamentale, perché permette al project manager di raffinare la sua conoscenza e la sua valutazione di eccezioni e imprevisti. Essi sono infatti le vere incognite che alla fine allontanano il reale andamento delle attività dalla tua pianificazione.

La stesura di un piano è generalmente composta da due fasi principali. Ognuna di queste fasi può portare con se criticità diverse:

 Analisi del progetto e pianificazione delle fasi e dipendenze

Quando inizi ad analizzare una nuova attività e ti prepari a pianificarla devi avere ben chiari questi 3 punti per evitare errori che potrebbero compromettere la riuscita della tua attività.

1) Lo scope del progetto è troppo ampio

Problema: Anche se l’obbiettivo del progetto può essere chiaro, magari anche descritto in dettaglio e concordato con il cliente, focalizzarsi sull’obbiettivo finale, in particolar modo se la data di rilascio è a lungo respiro può portare a gravi conseguenze. Gestire progetti di grandi dimensioni è molto complicato, le variabili in gioco sono numerose e focalizzarsi sul rilascio finale può farti sottovalutare tanti piccoli imprevisti che fanno crescere il progetto senza controllo.

Soluzione: Il modo migliore per evitare di avere uno scope gigantesco è quello di fare brainstorming fino a quando non sarai in grado di delineare piccoli traguardi di facile gestione. Prima dell’inizio dei lavori riunisciti quindi con il tuo team, porta con te le specifiche di progetto e tutte le informazioni che hai sul cliente, il suo modo di lavorare e le sue aspettative. Inizia la discussione ed evidenzia passo dopo passo tutti gli obbiettivi minori del progetto. Se stai progettando una casa, gli obbiettivi minori saranno prima costruire le fondamenta, poi il primo piano, poi il tetto,a loro volta questi obbiettivi sono ancora scomponibili fino a raggiungere una lista di attività di facile gestione. Questo brainstorming è di grande aiuto anche per la scomposizione in fasi del progetto, che una volta evidenziati gli obiettivi minori risulterà più facile. Le sotto fasi non necessariamente dovranno sovrapporsi perfettamente con i sotto-obiettivi, essi saranno la linea guida, le tappe fondamentali a breve termine su cui focalizzarsi per mantenere tutto sotto controllo.

2) Micro management

Una volta identificati gli obbiettivi sia a lungo termine che, ancora meglio, a medio e breve termine sarà necessario scomporre il progetto in fasi con l’aiuto degli obiettivi sopra riconosciuti.

Problema: Indipendentemente dallo strumento utilizzato per la gestione delle fasi del progetto e importante non essere troppo ambiziosi e non incorrere nell’errore opposto a quello descritto al punto 1 e cioè scomporlo in troppe attività la cui manutenzione può diventare estremamente onerosa.

Soluzione: Quando fermarsi? Una fase, in particolare se questo dura più di 6 mesi, non dovrebbe durare meno di una settimana. Questo non è vero in generale e dipende da caso a caso ma si applica bene nella maggioranza dei casi. Sotto questo valore è possibile gestire le attività  con to-do list, checklist, in modo semplice sfruttando le ToDo in Twproject, strumenti molto più flessibili di un diagramma di Gantt, che resta comunque lo strumento migliore per gestire le fasi di un progetto. Usare strumenti di questo tipo aiuterà il team a lavorare meglio, senza bisogno del tuo costante intervento e li renderà più partecipi e coinvolti.

3) Il progetto non segue una metodologia di gestione standard

Problema: Come anticipato al punto precedente, per la stesura del diagramma e la gestione delle attività è fondamentale utilizzare uno strumento che ti supporti. Se non utilizzi uno strumento o più in generale una metodologia di pianificazione la probabilità che il progetto sia caotico aumenta esponenzialmente. Progetti diversi, gestiti da persone diverse, potrebbero essere organizzati in modi diametralmente opposti ed usare anche un lessico diverso tale da disorientare le risorse.

Soluzione: Affidati ad una metodologia, non importa quale, puoi preferire il waterfall o una metodologia agile, purché sia condivisa dal tuo team. Inizialmente potrebbe risultare faticoso ma col tempo, facendola tua e modificandola per calzare meglio con le tue esigenze ti aiuterà a tenere unito il team sotto una unica modalità di lavoro ed un’unica terminologia. Affidati ad un software che abbracci tale metodologia, esso ti aiuterà a mantenere una corretta gestione delle fasi, delle dipendenze e dei tempi e ridurrà quindi i ritardi e le incomprensioni drasticamente.

Analisi delle tempistiche e dell’effort

Una volta creato il diagramma e le dipendenze tra ogni fase è necessario stimare i tempi di queste fasi e l’effort richiesto per realizzarle.

4) La pianificazione è troppo ambiziosa

Problema: Uno degli errori comuni nella pianificazione è quello di essere troppo ambiziosi e pianificare seguendo esattamente il tempo stimato per le attività. Quando le fasi sono numerose è importante valutare un certo margine di errore che salva il progetto da numerosi slittamenti e aggiustamenti. Affidarsi alla conoscenza del proprio team è fondamentale perché solo in esso risiede una conoscenza dettagliata delle attività da svolgere e dei possibili rischi.

Soluzione: Impara a conoscere i tuoi collaboratori e valuta insieme al tuo team i possibili rischi di ogni fase di progetto in modo da dare una stima che non consideri solo il caso migliore ma anche il peggiore. Affidati alla conoscenza maturata dal tuo team per una stima realistica, non solo alla tua esperienza.

5) Sbagliare la pianificazione a causa della pressione del cliente

Problema: Capita molto spesso che le stime del progetto siano sbagliate non per ottimismo o pessimismo ma a causa della pressione fatta dai clienti che spesso hanno richieste infattibili e budget ridotti. Uno degli errori più comuni è dare al cliente la sensazione che alcune attività siano di facile realizzazione o magari gratuite rivelandosi invece poi costose sia in termini economici che di risorse.

Soluzione: Quando stimi un progetto, sia nell’effort che nei costi fallo senza pensare alla data promessa e al budget fissato. Una volta che la stima realistica è conclusa affiancala a ciò che si aspetta il cliente e cerca di allineare le due versioni. In questo modo avrai chiaro fin da subito se il progetto è a rischio perdita o a rischio ritardo senza avere brutte sorprese durante il suo svolgimento. Una corretta valutazione della realtà e delle aspettative evita frustrazioni nel team e problemi di comunicazione.

Conclusione

Se sei un project manager saprai bene che la lista degli errori che puoi commettere è ben più lunga, ma senza dubbio queste 5 problematiche, non sono solo molto comuni, ma sono anche 5 delle più rischiose per il raggiungimento del tuo obbiettivo.

L’utilizzo di un software di gestione progetti, come per esempio Twproject, ti permette di avere un controllo capillare su tutte le fasi, facilitando tutto il tuo lavoro ed evitandoti molti degli errori possibili nella pianificazione di un progetto.

Un software di gestione progetti ti aiuterà nella risoluzione di ognuno dei 5 problemi elencati:

1. Potrai associare al tuo progetto discussioni e meeting che evidenziano tutti gli obbiettivi per aiutarti nella stesura delle fasi, grazie a chat e agenda integrata al progetto
2. Avrai un Gantt Editor che ti aiuterà nella creazione delle fasi e delle dipendenze  e che ti permetterà di gestire to-do list e checklist per evitare il micro management
3. Ti aiuterà ad abbracciare una metodologia e ad uniformare la terminologia in tutto il team
4. Ti aiuterà a sfruttare la conoscenza del tuo team per una stima realistica del progetto: utilizzando to-do list associate al progetto potrai far emergere la conoscenza di tutte le micro-attività inserite dai tuoi collaboratori e stimare meglio progetti.
5. Potrai gestire la pianificazione in fase di preventivo e in fase di svolgimento avendo sempre chiari i tempi ed i costi: grazie al carico degli operatori potrai valutare lo stato dei tuoi operatori e col Gantt interattivo stende un preventivo valutando la disponibilità delle risorse.

Se vuoi raggiungere obiettivi concreti evitando errori e perdite di tempo, queste funzionalità ti permetteranno di avere un controllo totale, ottimizzando i tempi e le risorse.

Puoi valutare subito come Twproject può aiutarti nella gestione del tuo lavoro attivando una prova gratuita della versione completa per 15 giorni.

Avrai un accesso completo a tutte le funzionalità che potrai testare direttamente sui tuoi progetti.

Il metodo del percorso critico (CPM) è un algoritmo utilizzato per pianificare un insieme di attività di progetto, il suo scopo è quello di evidenziare le fasi coinvolte nel percorso più lungo che determina la data di fine.

Per utilizzare questo metodo è necessario costruire il modello prestando attenzione a:

1. Definire tutte le attività necessarie per il suo completamento
2. Evidenziare le dipendenze tra le attività
3. Calcolare correttamente la durata di ogni fase

L’analisi del percorso critico ti permette non solo di evidenziare quali attività sono “critiche” ma anche quelle che invece possono essere ritardate senza prolungare la durata del progetto.

Se non hai mai utilizzato questa metodologia, proviamo ad applicarla a un esempio semplice:  immaginiamo di dover installare un mensola in casa.

Per prima cosa devi dividere il progetto in fasi:

1. Acquistiamo la mensola
2. Acquistiamo le staffe
3. Scegliamo la parete e l’altezza su cui mettere la mensola
4. Facciamo i segni alla parete
5. Facciamo i buchi con il trapano
6. Installiamo le staffe
7. Montiamo la mensola

Una volta definite le fasi cerca di identificare le dipendenze: a una prima analisi si comprende subito che alcune attività non possono essere iniziate fin quando altre non sono completate, per esempio non potrai fare i buchi con il trapano fin quando non avrai fatto i segni alla parete, allo stesso modo la mensola non potrà essere messa fin quando le staffe non saranno alla parete. Si evidenzia allo stesso tempo che la scelta della parete, l’acquisto della mensola e delle staffe sono attività che potresti fare in parallelo. Ecco il grafico delle attività con le dipendenze:

Questo tipo di attività può essere facilmente pianificata utilizzando i diagrammi di Gantt che mostrano anche in rosso il calcolo del percorso critico.
Nel grafico emergono chiaramente le attività sequenziali mostrate in colore arancione perché sospese in attesa del completamento di quelle antecedenti.

Tutte queste attività sequenziali sono i passi fondamentali che determinano la lunghezza del tuo progetto. Il cammino critico dei progetti è costituito dalla più lunga sequenza di attività.

E’ fondamentale prestare molta attenzione alle attività sul cammino critico per gestire i tempi di un progetto perché naturalmente da esse dipende la data di fine delle attività. Se per esempio hai un piano di lavoro che dura 100 giorni, un ritardo di 5 giorni su una delle attività sequenziali determinerà un ritardo totale di 5 giorni.

E’ altresì vero che non solo queste attività sono importanti, potresti avere attività che non sono nel percorso ma che sono comunque fondamentali. Nel nostro esempio l’acquisto delle staffe non determina la data fine ma allo stesso tempo ne determina il completamento.

E’ molto importante anche considerare la disponibilità di risorse umane, per esempio, abbiamo detto che alcune attività possono essere fatte in parallelo come acquistare le staffe, la mensola e scegliere l’altezza nella parete, ma queste possono essere fatte in parallelo solo se hai a disposizione tre risorse diverse, nel caso infatti che tu sia solo a completare il progetto il Gantt cambia drasticamente. Le fasi diventano tutte consecutive.

Il cammino critico del progetto può essere evidenziato dalle dipendenze delle sue fasi, ma per determinarne la durata è necessario che tu identifichi le risorse a tua disposizione e la durata corretta di ogni fase. Solo dopo aver analizzato questi due aspetti, sarai in grado gestire i tempi di progetto utilizzando un diagramma di Gantt e avere quindi la data di fine corretta.

Come avrai capito da questo semplicissimo esempio il calcolo del percorso critico non è per niente semplice, questo metodo è usato maggiormente per progetti complessi ma anche abbastanza prevedibili.

Nei progetti reali, infatti, è difficile seguire esattamente la pianificazione stabilita, in più, spesso intervengono fattori esterni come nuovi requisiti o vincoli non previsti all’inizio della pianificazione che hanno un impatto rilevante sull’intero lavoro.

Nel nostro esempio, se tu non trovassi le staffe in negozio e le dovessi ordinare on-line potresti introdurre un ritardo che potrebbe riflettersi sulla durata complessiva.

Conclusione:

Per avere sempre sotto controllo lo stato di avanzamento del tuo piano dovrai quindi:

1. Aggiornare i dati frequentemente
2. Monitorare con attenzione le fasi sul critical path, ma anche quelle al di fuori.
3. Tenere sotto controllo la disponibilità delle risorse.

Ecco perché, potersi affidare a un software che gestisca diagrammi di Gantt facilmente aggiornabili, è fondamentale, grazie a questo potrai inserire le dipendenze velocemente, come visualizzato nelle immagini precedenti, ma anche inserire le durate e avere la data di fine calcolata in automatico. Un diagramma di Gantt interattivo ti permetterà anche di ri-pianificare velocemente i task in ritardo mostrandoti subito i cambiamenti.

Se ti affiderai ad software di project management come per esempio Twproject, che include, oltre al Gantt interattivo con l’analisi del percorso critico, anche uno strumento per monitorare le risorse, potrai gestirne facilmente il carico, cosi da garantire la flessibilità necessaria ad intervenire tempestivamente su eventuali criticità ed avere finalmente tutto sotto controllo.

Spesso ci viene chiesto che cosa sono le metodologie agili e se possono essere utilizzate anche in una azienda che non produce software.

Recentemente abbiamo lletto un articolo molto interessante scritto da Marcus Miller (@marcusbowlerhat) su come utilizzare la metodologia agile per gestire progetti di marketing digitale. Questo post ci ha dato lo spunto per descrivere un tipico caso d’uso di Twproject  ed entrare nel dettaglio di come utilizzare Twproject con metodologia Scrum.

Using agile project management for SEO & digital marketing

Scrum: Che cosa è, e perché con Twproject?

Come troverete spiegato nel post, lo Scrum è una metodologia di gestione progetti che aiuta piccoli team, in particolare quelli di sviluppo software, a rilasciare prodotti in modo iterativo e incrementale. Questo approccio definisce un ambiente coeso e flessibile, dove un team può lavorare in modo autonomo e con obbiettivi condivisi. Un team Scrum generalmente è costituito da diverse persone ognuna con il proprio ruolo definito, che, partendo da una lista predefinita di attivita (“backlog”),  lavora insieme in cicli di tempo brevi su una sotto lista prioritizzata di attività (“sprints”).

La comunicazione nel team è incoraggiata da meeting giornalieri e meeting di analisi alla fine di ogni sprint.

Anche se Twproject abbraccia entrambe le metodologie, Agile e Waterfall, il primo approccio rispetta perfettamente l’idea del nostro software. Incoraggiare la comunicazione nel team, l’auto-organizzazione e un approccio pratico ai problemi, queste sono le idee chiave del nostro software.

Ruoli Scrum

Product Owner, Scrum Master e Team member, questi sono i ruoli specifici che vi servirrano per gestire progetti con Scrum e che potrete attivare in Twproject dalla pagina di admin ->  New area creation wizard -> Create an area with SCRUM specific roles.

Vi invito a leggere il post citato all’inizio per comprendere appieno il ruolo di ognuna di queste figure e le sue peculiarità.

Una volta creata l’area per i ruoli Scrum troverete un nuovo bottone per creare un progetto di tipo Scrum. Grazie a questa funzionalità potrete create un progetto in pochissimi minuti, selezionando il team e i ruoli corretti.

Agile tools

Una volta creato il progetto e asssegnate le risorse dovrete inserire il backlog, e cioè, come detto sopra, la lista delle attività concordate e desiderate dal cliente. Questo può essere fatto facilmente sfruttando le issue.  Una issue in Twproject può essere intesa come attività di progetto, un to-do, un ticket, e in questo caso un elemento del backlog, in generale qualcosa che deve essere fatto o ricordato in un determinato progetto.

Le issue del backlog possono essere ordinate, prioritizzatem e gestite con stati custom.

Gestire gli elementi del backlog con Twproject è davvero semplice e veloce anche grazie al tool kanban, che vi permette di visualizzare le attività per priorità, gravità, per status, per assegnatario. Grazie a questo tool sarà chiaro lo stato di avanzamento del progetto e chi sta lavorando e su cosa.

Grazie al Kanban sarà anche semplice organizzare le issue per la divisione in sprint.

Una volta inseriti tutti gli elementi del backlog con la loro priorità è ora di creare il primo sprint,  che include un sottoinsieme degli elementi definiti nel backlog.

Lo sprint prevede che ogni mattina sia fatto un meeting per rendere tutti allineati sullo stato di avanzamento delle attività.

Una volta creato lo sprint il gruppo può iniziare a lavorare, ogni membro del team potrà vedere le cose a lui assegnate nel prorpio cruscotto ordinate per priorità. Twproject crea per ogni progetto un fourm dedicato su cui il team puo scambiare commenti ed idee. Una volta concluse le attività, grazie all’agenda potrete organizzare una riunione per discutere su come si sono evolute le attività e su come procedere, l’evento sarà per tutto il gruppo di lavoro.

Conclusione

Come troverete descritto nel post “Non importa quanto si possa diventare efficienti, il lavoro deve sempre essere fatto”, allo stesso modo non importa quanto un software sia  efficace, il lavoro deve comunque essere portato a termine, tuttavia, affidandosi ad uno strumento in grado di guidare il lavoro ridurrete di fatto il carico delle singole risorse. Per iniziare ad adottare la metodologia scrum non serve essere esperti, la sua struttura ciclica vi permetterà di migliorare sprint dopo sprint, raffinando le vostre tecniche di analisi, stima e comunicazione.