New Twproject Release – Assegnazioni e carico per dipartimento

Nonostante il periodo estivo il team di sviluppo di Twproject non si è certo fermato ed oggi rilasciamo una nuova versione che siamo certi apprezzerete molto. Questo nuovo rilascio, gratuito per tutti i clienti, include un’importante novità sul carico di lavoro ed in particolare sull’uso del dipartimento sui progetti, ma vediamo tutti i particolari.

In Twproject è sempre stato possibile assegnare un dipartimento su un progetto, ma l’assegnazione aveva la sola funzione di dare, a tutti coloro che vi appartenevano, specifici permessi sul progetto stesso.

Da oggi, questa assegnazione avrà un valore ancora maggiore.

Ma questa release non include solo questa importante modifica, abbiamo infatti anche potenziato notevolmente la gestione finanziaria di Twproject, rendendola più adatta a realtà aziendali fortemente strutturate.

Inoltre sono inclusi numerosi bug-fix, di cui puoi trovare un elenco completo alla pagina del changelog.

Questo aggiornamento è gratuito per tutti gli utenti di Twproject ed include aggiornamenti al database. È consigliato quindi un backup completo dell’applicazione prima di effettuare l’upgrade.

Vediamo adesso le novità in dettaglio.

Nuove funzionalità

Assegnazioni di dipartimento

Questa nuova importante modifica comporta diversi migliorie.

Come abbiamo già detto l’assegnazione di un dipartimento al progetto è sempre stato possibile, ma la funzione era solo quella di concedere i permessi alle persone che facevano parte del dipartimento/reparto (i permessi sono quelli dati dal ruolo con cui è assegnato il dipartimento).

Le risorse non potevano registrare ore lavorate sul dipartimento, ma richiedevano un propria assegnazione.

Da oggi questo sarà possibile! Appartenere ad un dipartimento assegnato su un progetto vi darà la possibilità di rendicontare direttamente su questa assegnazione, potrete vedere il progetto e lavorare con i ToDo.

Questa grande modifica vi permetterà di poter assegnare un dipartimento senza preoccuparvi di chi si occuperà delle attività nello specifico sapendo che tutti coloro che vi appartengo sono su di esso completamente operativi.

In ambienti di lavoro in cui ci sono team di grandi dimensioni e in cui si tenda a lavorare in modalità agile, risulterà molto comodo avere una sola assegnazione sui cui tutti rendicontano.

Anche l’assegnazione di un ToDo ad una persona non creerà più un’assegnazione alla persona se quella persona fa parte di un reparto/team già assegnato sul progetto.

Nelle interfacce di analisi del worklog comunque è mostrato il dettaglio delle persone che hanno rendicontato sull’assegnazione di dipartimento, restando immutate tutte le procedure di analisi, controllo ed approvazione.

Si tratta di un nuovo comportamento di default di Twproject e non ha quindi bisogno di essere attivato.

Di conseguenza in tutte le interfacce in cui sono mostrate le proprie assegnazioni o in cui è possibile registrare i propri worklog, oltre alle assegnazioni personali, sono mostrate anche quelle del reparto di diretta appartenenza, con la possibilità di rendicontare su di esse.

Qualora invece una persona abbia sulla stessa fase anche un propria assegnazione nominale, quella di reparto viene ignorata e mostrata solo quella personale.

Carico di lavoro del dipartimento

Ovviamente questa modifica, che da al dipartimento un’importanza ancora maggiore rispetto a quella avuto finora, non poteva rimanere incompleta e per questo è stato aggiunto anche il calcolo del carico ottimizzato sul dipartimento nel suo complesso.

Finora era possibile visualizzare solo il carico di lavoro delle persone; con questa versione diventa possibile anche per i dipartimenti.

Il calcolo del carico di lavoro considera molti parametri quali le date, lo stato e la tipologia dei progetti, la stima delle assegnazioni, le ore pianificate attraverso il piano e/o i ToDo, le ore effettivamente lavorabili al netto di permessi/ferie/malattie, le ore già lavorate su ogni singola assegnazione, per ogni persona che appartiene al dipartimento. Una volta estratti questi dati l’algoritmo cerca di ottimizzare l’allocazione delle risorse in modo da ottenere un carico il più verosimile possibile, sulla base dei dati di cui si è a disposizione:

Ore lavorate dalla risorsa (sia persona che dipartimento)
Capacità lavorativa per quel giorno. È la somma delle capacità di tutte le risorse che appartengono al dipartimento; tiene conto dell’orario lavorativo (part time orizzontali o verticali) e può quindi essere diversa di giorno in giorno.
Carico complessivo calcolato come somma di tutti i contributi.

I colori sono assegnati sulla base della fase/progetto. Se più risorse sono assegnate alla stessa fase/progetto il box rappresenta il totale di tutti i contributi.

Le indisponibilità, riportate in fondo alla barra in colore rosa pallido, sono ferie, permessi, etc., inserite nell’agenda di Twproject indicandone la tipologia.

Per maggiori dettagli sull’algoritmo implementato da Twproject per tale calcolo, ti consigliamo la lettura di questo post relativo al carico di lavoro delle risorse.

Gestione potenziata dei costi

Veniamo adesso alla parte relativa al potenziamento dei costi.

Budget di progetto

Sono state inserite diverse configurazioni attivabili, a spente di default che vi permettono un maggiore controllo su budget e stime.

L’attivazione del parametro BUDGET_OVERFLOW_FORBIDDEN fa sì che l’applicazione impedisca l’inserimento di costi finanziari, o derivanti dalle risorse assegnate, se questi superano il budget assegnato. Inoltre la somma del budget distribuito sulle fasi deve rispettare quello definito sul livello superiore.

Questo comportamento ha lo scopo di facilitare l’attività di pianificazione finanziaria del project manager, che viene quindi guidato da Twproject nell’inserimento di stime consistenti con il budget disponibile per ogni singola fase di progetto.

Se analizziamo quindi in dettaglio il controllo esercitato dal budget, vediamo che:

ogni sotto-fase non può avere un budget superiore a quello della fase cui appartiene (overflow) e, allo stesso modo, il budget di un nodo padre non può essere inferiore alla somma dei budget delle proprie sotto-fasi (underflow).

i costi stimati di una fase non potranno essere superiori al budget della fase relativa così come i costi derivanti dal lavoro delle risorse assegnate (costo orario della risorsa moltiplicato per le ore di lavoro stimate sulla sua assegnazione).

i costi reali, a loro volta, sono sottoposti al controllo dei costi stimati cui devono necessariamente riferirsi e che non possono di fatto superare.

le spese personali sono vincolate al proprio budget personale il quale contribuisce a sua volta ad erodere il budget della fase.

Per meglio orientarsi nella gestione finanziaria, Twproject mostra per ogni nodo il budget destinato a tutte le sue eventuali sotto-fasi, oltre al residuo ancora utilizzabile (valore dato dal budget sulla fase cui vengono sottratti quanto assegnato alle sotto-fasi ed i costi della fase stessa).

Come accennato, per simmetria con l’overflow, si controlla anche l’underflow, per cui non è permesso modificare un budget già inserito al di sotto di quanto già distribuito o stimato e, allo stesso modo, non è possibile abbassare un costo stimato al di sotto del reale già sostenuto.

Sono stati creati due nuovi permessi per la gestione del budget.

Gestione del costo orario delle risorse USE_REAL_RESOURCE_COST

Twproject ha due indicazioni del costo orario: una sulla risorsa, l’altra sull’assegnazione.

Questo per poter differenziare il costo dei propri dipendenti per l’azienda (costo sulla risorsa) dal valore con cui la risorsa stessa è “venduta” ad un cliente (costo sull’assegnazione).

Nel caso però fosse necessario o più comodo utilizzare sempre il costo della risorsa, è stato introdotto questo nuovo flag, la cui attivazione disabilita il costo orario sull’assegnazione che viene quindi ignorato.

Come conseguenza, un eventuale cambio del costo orario sulla risorsa sarà propagato immediatamente a tutte le assegnazioni dei task aventi stato attivo o in attesa. Viene anche attivata la visualizzazione dei costi di consuntivazione (worklog) storicizzati e delle stime, attualizzate sul nuovo costo.

Il costo di worklog storicizzato (costo reale) è dato dalla somma dei costi dei singoli worklog al costo orario della risorsa alla data di inserimento, mentre il costo stimato è dato dal costo orario storicizzato, su quanto effettivamente registrato, e dal costo corrente per la parte restante:

costo reale worklog + (ore stimate – ore fatte) * costo orario attuale

Da notare che in caso di cambio del costo orario di una risorsa la pagina dei costi del progetto andrà interpretata tenendo conto del calcolo sopra indicato, non semplicemente facendo la moltiplicazione del costo orario x le ore.

Gestione delle consuntivazioni (inserimento worklog)
WORKLOG_OVERFLOW_FORBIDDEN

Collegata alla gestione del budget di progetto, ma indipendente da esso, è il blocco della registrazione dei worklog in caso di sforamento delle ore previste.

Una volta attivata questa proprietà, non sarà più possibile inserire ore in eccedenza rispetto alla stima; quindi, in caso di ore non stimate, l’inserimento di worklog viene disabilitato.

Nel caso di assegnazione a dipartimento (vedi paragrafo successivo) il blocco è attivato sul totale di ore inserite da tutto il team.

In caso di sforamento, un alert avverte dell’errore e mostra il numero residuo di ore inseribili.

Si noti che questo blocco non prende in considerazione lo sforamento del budget previsto (sempre che la funzionalità sia attiva), ma la sola stima sull’assegnazione; questo per non bloccare le normali attività lavorative in caso di cambi di costo orario delle risorse.

La proprietà WORKLOG_ROUNDING_TO controlla invece l’arrotondamento della consuntivazione a ‘n’ minuti prestabiliti. Il valore 0 (default) non arrotonda e quindi disattiva la proprietà.

Gestione dei centri di costo

Sempre in ottica di semplificare la gestione di grandi team e progetti complessi sono state introdotte diverse novità relative ai centri di costo.

Propagazione centri di costo

Un nuovo comportamento di default, fa sì che quando viene cambiato il centro di costo su un task o risorsa, tutti i “figli” aventi il vecchio centro di costo sono aggiornati al nuovo. Se però un figlio ne aveva uno diverso, questo non viene modificato.

Scelta tipologia centro di costo
USE_DISTINCT_COSTCENTER_PRJ_RES

La sua attivazione comporta la comparsa nell’editor del centro di costo di un nuovo menù a tendina, la “tipologia”, avente due soli valori, progetto e risorsa, ed i drop-down di task e risorsa mostreranno solo i rispettivi centri di costo.

Ereditarietà del centro di costo
COSTS_INHERIT_COST_CENTER

Questa nuova custom feature è stata introdotta per far si che i costi aggiuntivi di progetto ereditino il centro di costo dalla fase, senza possibilità di modifica.

Sicurezza

Con questo rilascio abbiamo introdotto 5 nuovi permessi relativi alla gestione sulle fasi/progetti del budget, dei ricavi e del centro di costo.

La procedura di aggiornamento dell’applicazione li aggiunge automaticamente a tutti i ruoli esistenti che abbiano però i permessi analoghi sui costi.

Per aumentare la sicurezza, la ownership delle fasi di progetto verrà automaticamente ereditata dal nodo padre.

In questo modo, se anche la singola fase di progetto avrà un responsabile diverso (ad es. un project manager junior) rispetto al progetto principale, tale responsabile non acquisirà di default la ownership su tutti gli aspetti della fase, come i costi, ecc.

Molte altre novità

Kanban: aggiunta la ricerca in ogni colonna.

Lista assegnazioni: la stampa include ora anche tutti gli eventuali campi personalizzati.

Carico operatori: nel popup di dettaglio abbiamo aumentato e migliorato le informazioni di riepilogo.

Task aventi stato indefinito: la loro percentuale di avanzamento è sempre azzerata e non vengono presi in considerazione nel calcolo di avanzamento del progetto.

Ma tutto questo non è che un breve estratto di quanto puoi trovare in Twproject 7.1.007!

Con questa release Twproject ha approntato davvero tante altre migliorie al sistema e bug-fix, di cui puoi trovare un elenco completo alla pagina del changelog.

Wrike vs Clickup: quale software di Project Management scegliere per la tua azienda?

Finalmente hai deciso di adottare un sistema unificato per il tracciamento dei progetti e per l’assegnazione delle attività al tuo team di lavoro. Speri così di ottimizzare i tempi che dedichi ogni giorno destreggiandoti tra cartelle condivise, e-mail, note cartacee, file di worklog sparsi ovunque e sei alla ricerca di uno strumento unico che ti permetta di gestire tutti questi aspetti in una sola piattaforma. Ma quale scegliere?

Sicuramente il passaggio richiederà del tempo, tanti dati andranno trasferiti sul nuovo sistema e dovrai affrontare le resistenze da parte di qualcuno.

Ma ormai hai maturato la consapevolezza che dovrai scegliere tra uno dei due “big” sul mercato del project management, ovvero Wrike e Clickup, e vorresti che questa valutazione non ti portasse via troppo tempo. Di solito questi software offrono una prova gratuita di due settimane, ma per chi sente l’urgenza di iniziare, consapevole del fatto che la curva di apprendimento potrebbe protrarsi per un po’, è importanze velocizzare la fase di test del software.

Ed è qui che ti veniamo incontro. Abbiamo testato a lungo i due software più popolari e possiamo fornirti un’analisi dettagliata delle principali funzionalità mettendole a confronto ed evidenziandone pro e contro. Abbiamo cercato di prevedere le domande che potresti farti e abbiamo suddiviso le principali questioni per argomento.

INDICE DEI CONTENUTI

Pianificazione del progetto e diagramma di Gantt
Carico di lavoro
Gestione Agile con il Kanban
Gestione dei costi
E se esistesse una terza soluzione?

In generale, ci teniamo a dirti che non ti pentirai del percorso intrapreso e che l’adozione di un buon sistema di project management ti porterà indubbi benefici, sia in termini di ottimizzazione di tempi e risorse, sia in termini di qualità del livello di collaborazione all’interno del team. Numerose ricerche hanno dimostrato che la condivisione delle informazioni e la responsabilizzazione individuale dei lavoratori, come quando vengono messi a capo di fasi di progetto, aumentano la produttività generale e la soddisfazione del team. Tutto questo è più facile a farsi che a dirsi quando impari ad avvalerti di buoni strumenti.

Ma veniamo al dunque e partiamo con l’analisi delle singole funzionalità di questi software, suddivise per macro aree.

Pianificazione del progetto e diagramma di Gantt

Il primo aspetto che abbiamo preso in considerazione riguarda uno strumento che i project manager ritengono visivamente molto utile.
Se hai fatto qualche ricerca in questo campo saprai già di cosa si tratta, tuttavia si può dire semplicemente che è un grafico a barre orizzontali che mostra le varie fasi di un progetto comprese tra una data di inizio e una di fine e la eventuale relazione tra esse.

Nel corso del nostro studio di questo aspetto all’interno dei due software presi in esame, siamo stati colpiti da una buona usabilità dello strumento in entrambi, ma in particolare Clickup ci è piaciuto per un piccolo ma utile dettaglio: una barra verde che mostra l’intera durata delle fasi di progetto operando una somma tra le attività presenti al suo interno.

In entrambi i software abbiamo poi trovato utile vedere il nome dell’assegnatario sulle fasi del progetto, e tuttavia sarebbe stato utile a nostro avviso poter visualizzare anche delle ulteriori informazioni, come ad esempio i codici di progetto, di cui molte aziende fanno uso per una più immediata individuazione.

In Wrike è possibile inserire i propri giorni di assenza, come vedremo nel prossimo punto, e ciò ha una ripercussione sul Gantt e sulla durata del progetto in generale, poiché fa “slittare” in avanti tutte le attività pianificate per quei giorni e tutte quelle ad esse collegate. Di conseguenza il progetto si estende oltre quanto era stato pianificato.

Inoltre il project manager non riceve una notifica degli avvenuti cambiamenti e pertanto riteniamo questa modalità abbastanza inaccettabile per il conseguimento di buoni risultati. Su Clickup il problema non si pone perché non è contemplata la possibilità di inserire giorni di assenza da parte dei dipendenti. Dunque, anche se questa è una carenza generale, perlomeno ciò non va a intaccare le tempistiche dei progetti.

Carico di lavoro

Il secondo aspetto che andrai a migliorare con l’adozione di un tool di project management è la gestione del carico di lavoro. Infatti, questo è un fattore che gioca un ruolo chiave nella buona riuscita di un progetto dato che è normale in un’azienda avere il personale coinvolto su più fronti. Calcolare il carico di ogni risorsa è fondamentale per capire chi e quando potrà portare a termine le assegnazioni. Se unifichiamo i sistemi di gestione, questo lavoro sarà sicuramente più rapido ed efficace.

In Wrike abbiamo rilevato una gestione del carico di lavoro semplice e intuitiva. Questo aspetto è gestibile nell’area “Strumenti” e permette facilmente di spostare le assegnazioni da un utente all’altro, quando il carico è eccessivo. Per calcolare il carico totale, Wrike permette di inserire il numero di ore giornaliere richieste per ogni task, anche se non è possibile differenziare tra i vari giorni.

Purtroppo in Wrike non è possibile impostare orari di lavoro diversi dalle 8 ore e il project manager non può inserire i giorni di assenza pianificata dei dipendenti, poiché ciascun utente può inserire solo le proprie ore: questo limita un po’ i processi di gestione del carico.

In maniera forse un po’ meno intuitiva, Clickup invece propone come soluzione l’inserimento di un numero massimo di task giornalieri per ogni dipendente, ma non permette di indicare le ore da dedicare ai progetti. Riteniamo che questa modalità sia molto riduttiva poiché non tiene conto delle differenze sostanziali che possono esserci nell’impiego delle risorse a seconda delle attività da svolgere. Anche in Clickup è facile riallocare le attività tra il personale coinvolto, tuttavia il sistema pecca un po’ in accuratezza. Inoltre Clickup non supporta strumenti per la gestione degli orari, delle ferie e dei permessi. Wrike d’altro canto non ha la registrazione dei worklog.

Se dunque Wrike si presenta dal punto di vista del carico di lavoro come superiore rispetto al suo principale competitor, sarebbe utile a nostro avviso fare un passo ulteriore e permettere di allocare il carico in maniera dinamica, con una distribuzione ottimizzata che assegni le ore sui progetti anche in maniera differenziata tra i giorni, a seconda che la risorsa sia impegnata o meno su altri fronti.

Gestione Agile con il Kanban

Per individuare quale fra Wrike e Clickup presenti un migliore approccio alla metodologia Agile ci siamo concentrati principalmente sulla composizione della loro Kanban board. Questa sorta di “lavagna” al cui interno le attività di progetto compaiono come dei post-it disposti su colonne in base al loro stato di produzione è molto amata da chi vuole velocizzare i tempi di aggiornamento dei dati.

Anche in questo caso le due piattaforme si sono dimostrate esteticamente appaganti e facili nell’uso, ma Clickup ha ottenuto un punteggio leggermente superiore per averci permesso di personalizzare gli stati delle fasi dei task. Non solo quegli stati standard previsti dal software in uso (tipicamente: da fare – in corso – da approvare – chiuso) ma tutti quelli di cui abbiamo bisogno e con un’etichetta scelta da noi.

Ancora meglio sarebbe stato dare la possibilità di organizzare le colonne secondo altri criteri oltre che allo stato, ma in generale abbiamo trovato questa funzione soddisfacente.

Gestione dei costi

Ed eccoci giunti all’ultimo punto preso in esame e anche quello che ha collezionato più note dolenti dal nostro punto di vista. La gestione dei costi non offre nessun vantaggio ulteriore rispetto al mero utilizzo dei classici fogli di calcolo e l’unico vantaggio è dunque quello di poterla integrare nel software utilizzato. Ma il project manager dovrà inserire tutto manualmente e definire senza alcun supporto da parte del sistema i valori da prendere in esame.

Nessuna delle due piattaforme presenta funzionalità di calcolo automatico e il budget dei progetti è un valore quasi accessorio, di nessuna utilità nelle funzionalità di base.

Wrike recupera un po’ di terreno nella sua versione “Enterprise” poiché offre la possibilità di scaricare della reportistica avanzata con diversi template predefiniti da cui prendere spunto e all’evenienza modificare.

Ma occorrono competenze di alto livello per riuscire a capire il funzionamento della sezione Report, molto poco intuitiva rispetto al resto della piattaforma, e ciò potrebbe scoraggiare i project manager di piccole imprese o chi è alle prime armi con l’argomento.

E se esistesse una terza soluzione?

Abbiamo preso in esame quattro specifici argomenti che riteniamo fondamentali nel settore del project management e i due software presi in esame si sono classificati a pari merito nella nostra personale classifica. Benché offrano entrambi una soluzione alle quattro problematiche proposte nessuno dei due può essere ritenuto completo.

Le carenze riscontrate ci fanno affermare con certezza che esiste una terza via: Twproject. Abbiamo messo alla prova le funzionalità delle due più grandi piattaforme di project management sul mercato e abbiamo scoperto che tutte le loro caratteristiche sono presenti con una maggiore scrupolosità in Twproject e in particolare:

1. La pianificazione del progetto e il diagramma di Gantt: l’impostazione delle tempistiche di un progetto e delle dipendenze tra le sue fasi è il lavoro di base del project manager che deve essere svolto con attenzione, considerando molteplici aspetti e non soltanto la disponibilità di un lavoratore.

Perciò la nostra scelta in Twproject è di lasciar gestire autonomamente le disponibilità dei dipendenti in base ai loro fogli di presenza, ma l’assenza di un dipendente non modificherà le date del progetto e delle sue fasi, ma semplicemente sarà ricalcolato il carico di lavoro.

2. Il carico di lavoro: la distribuzione del carico di lavoro in Twproject è realmente dinamica e ottimizzata, qualità che manca agli altri software. Ecco infatti come si presenta la nostra gestione intelligente delle ore.

Nell’immagine i colori diversi rappresentano diversi progetti e le ore dedicate cambiano a seconda del carico di ogni singolo giorno. Twproject infatti utilizza un algoritmo per la distribuzione del carico che ottimizza la capacità delle risorse, non esegue una mera somma dei valori proposti dall’utente.

3. La gestione Agile con il Kanban: qui Twproject fa un salto ulteriore rispetto ai suoi competitor e ti permette di visualizzare le colonne del tuo Kanban secondo altri criteri oltre allo stato. Infatti, potrà esserti utile visualizzare tante colonne quanti sono i tuoi Progetti: potrai spostare agilmente i To-Do da un progetto all’altro. Ancora, potrai avere gli Assegnatari organizzati in colonne e muovere i compiti da una persona all’altra o anche distribuire i compiti non ancora assegnati. Se desideri, puoi visualizzare i To-Do in colonne di Priorità e dunque riassegnarle di conseguenza.

4. La gestione dei costi: come abbiamo visto, la pianificazione del budget non è praticamente contemplata nei due software analizzati. Al contrario, con Twproject, la gestione dei costi è una funzione di rilievo e permette davvero di curare questa esigenza in maniera completa all’interno del software, senza la necessità di avvalersi di ulteriori strumenti esterni. Il nostro software vi segue passo passo nella creazione del budget dei progetti poiché ha un prospetto dedicato per ogni progetto inserito e anche per le sue sotto-fasi e attività.

All’interno di questo prospetto il project manager può inserire il costo pianificato e la sua reale applicazione, suddivisa tra costi del personale e costi accessori, stimati ed effettivi.
Infatti, solamente Twproject permette di indicare il costo orario dei dipendenti e via via che essi inseriranno le ore lavorate sui progetti queste andranno a incrementare le spese sostenute su un progetto o una sua fase. Parallelamente, il project manager può registrare tutti i costi addizionali, partendo da cifre stimate e poi in seguito inserendo le voci di spesa reali.

In questo modo potrai tenere sempre sotto controllo le spese e confrontarle con i costi pianificati. Potrai eventualmente aggiustare i dati nel corso del tempo e il sistema ti avvertirà in caso di sforamento del budget pianificato.

Mettici alla prova

Il fatto che Twproject si sia rivelato migliore, anche rispetto ai grandi nomi, sotto molti aspetti chiave, è dovuto all’esperienza acquisita in oltre vent’anni di lavoro dalla prima release del software, che ci ha permesso di confrontarci con ogni esigenza di aziende grandi e piccole e di trovare soluzioni ad hoc per ciascuna di loro.

Twproject è un software sviluppato interamente in Italia e ti offre una prova gratuita di quindici giorni, durante i quali potrai avvalerti dei consigli del nostro team di supporto.

Facci sapere se lo proverai e non dimenticare di condividere con noi la tua esperienza.

New Twproject Release – Tutte le tipologie di dipendenze sul Gantt

Dopo mesi di studio e implementazione siamo davvero felici di annunciare che è stata rilasciata una nuova versione di Twproject che include, tra le varie ottimizzazioni, un particolare passo in avanti sull’utilizzo del diagramma di Gantt.

Il Gantt sviluppato da Twproject è indubbiamente uno dei migliori sul mercato attuale in quanto a flessibilità e interazione con le altre pagine dell’applicazione.

È inoltre uno dei pochi che permette di fare ogni sorta di test sulla durata e dipendenza delle fasi dei progetti e salvare le modifiche apportate solo in un secondo momento, rivelandosi dunque uno strumento utile non solo durante la condivisione delle tempistiche ma anche in fase di studio delle stesse.

Come sempre la nuova release sarà a beneficio immediato di tutti i nostri clienti che potranno iniziare a utilizzare le nuove funzionalità da subito!

Le dipendenze nel Gantt

Secondo definizione, nell’ambito del project management si intende per “dipendenza” la relazione che intercorre tra due attività di un progetto o tra un’attività e una milestone (un punto preciso che definisce l’inizio o la fine di una fase rilevante).

Le dipendenze permettono dunque di collegare una fase alla successiva in modo da indicare che esse sono consequenziali.

Introduzione di nuove tipologie

Fino ad ora in Twproject, le dipendenze tra le fasi di progetto che l’utente poteva inserire erano di un’unica tipologia, la cosiddetta classica Finish to start (FS). Ciò significa che l’attività A deve finire prima che l’attività B cominci, o in altre parole che l’attività B non può iniziare prima che A sia conclusa.

Ma approfondendo questa tematica e anche grazie al feedback dei nostri clienti, ci siamo resi conto che limitare le possibili relazioni esistenti tra le fasi di un progetto a questa classica tipologia di dipendenza era riduttivo. Esistono infatti ulteriori relazioni che possono svilupparsi tra le attività da svolgere e che sono state teorizzate nei principi del project management. Vediamole nel dettaglio:

La tipologia di relazione Finish to finish (FF) implica che l’attività B non possa finire prima che sia finita anche A. Se ad esempio l’attività B il completamento della scrittura di un libro e l’attività A è la stesura dell’ultimo capitolo, risulta chiaro che A deve necessariamente finire perché anche B possa dirsi conclusa.

Ancora, si dà il caso che una certa attività non possa iniziare prima che un’altra attività sia a sua volta iniziata, e in questo caso la relazione sarà di tipo Start to start (SS). Un classico esempio è l’attività di project management (B) di un progetto che non può cominciare prima dell’inizio del progetto stesso (A).

Infine, un caso molto specifico è rappresentato dall’ultima tipologia di relazione chiamata Start to finish (SF) che è probabilmente la più complessa da comprendere e che si applica solo in determinati contesti. In questo caso l’attività A deve iniziare prima che B finisca, o in altri termini B non può finire finche A non sarà iniziata. Un simile scenario può presentarsi ad esempio in fase di cambio turno in un impianto di produzione i cui macchinari hanno bisogno di costante monitoraggio. Il turno iniziale (A) non potrà dirsi concluso se non sarà già iniziato il turno successivo (B) pena la messa a rischio dell’impianto.

Siamo quindi felicissimi di annunciare che nella nuova release di Twproject abbiamo introdotto la possibilità di assegnare alle fasi di progetto tutte suddette tipologie di dipendenze.

Dopo aver creato la dipendenza tra due fasi, potrai eventualmente modificare il valore di default rappresentato dalla dipendenza FS e selezionare un altro tipo di relazione.

L’applicazione del concetto di “elasticità”

Un altro importante cambio di paradigma, che ci rende molto fieri del nostro lavoro, è rappresentato dall’aver reso “elastiche” tutte le nuove dipendenze aggiunte.

Se infatti fino ad oggi l’assegnazione di una dipendenza sanciva il susseguirsi lineare di un’attività dopo l’altra, sappiamo bene che nel mondo reale non sempre le fasi si avvicendano in successione, senza sovrapposizioni o tempi vacanti.

È per questo che noi di Twproject abbiamo deciso di permettere all’utente di gestire liberamente questa elasticità.

Da ora dunque quando si inserisce una dipendenza questa sarà salvata in un primo momento con la tipologia FS hard di default. Ma questa classica dipendenza “rigida” potrà essere convertita in “elastica” e con qualsiasi tipo di relazione.

Ciò significa che due attività interdipendenti possono anche non essere cronologicamente conseguenti e allontanarsi lasciando eventuali spazi vuoti tra esse, o sovrapporsi per un certo periodo, purché venga rispettata la logica della dipendenza scelta.

Questo rappresenta una grossa novità in termini di aderenza alla realtà dei fatti quando si porta avanti un progetto concreto e rafforza il concetto di delega che in Twproject è centrale.

Questa elasticità infatti introduce maggiore flessibilità nell’azione sulle date di fine delle fasi di progetto che non necessariamente comportano uno slittamento delle fasi conseguenti.

Immaginate un’albero di progetto in cui è assegnato un Project Manager (PM) per l’intero progetto e poi uno specifico per ogni fase, uno per la fase di analisi(PMA), progettazione(PMG) e produzione(PMD), queste fasi sono legate da una dipendenza FS (Finish to Start).

Il PM può definire una durata totale di progetto e assegnare alle fasi una durata specifica, grazie alle dipendenze elastiche, può, seppur mantenendo la logica delle dipendenze, creare un lag tra le fasi e lasciare quindi ai pm di fase PMA, PMG e PMD maggiore liberta di azione (spostamento data fine e inizio) senza interferire sulle date complessive!

Questo non era possibile prima, poichè uno spostamento di una data fine, per esempio della fase di analisi, avrebbe necessariamente comportato uno slittamento delle fasi conseguenti, fasi su cui PMA non ha nessun diritto.

Altre novità

Ma non finisce qui. Con questa release Twproject ha approntato davvero tante migliorie al sistema, di cui puoi trovare un elenco completo alla pagina del changelog.

Eccone un assaggio:

Revenues: è stato introdotto un utile strumento per trasformare in ricavo effettivo un valore stimato, in modo da facilitare ulteriormente l’inserimento di queste voci.

Worklog: sono stati stati aggiunti i filtri per ToDo e per progetto nel foglio di analisi dei worklog e inoltre sul timesheet è stata aggiunta un colonna con la somma dei worklog totali su una fase o progetto.

Sicurezza dei ruoli: abbiamo reso ancora più sicuri i permessi sulla gestione dei task in relazione all’inserimento dei costi e dei form.

Agenda: varie migliorie hanno riguardato l’agenda, tra cui la possibilità di visualizzare la durata dei ToDo, e inoltre gli eventi inseriti in agenda sono stati integrati in una riga dedicata sul planner dei ToDo e delle risorse.

Dunque, non perder tempo e vai subito a scoprire quanto queste ultime innovazioni di Twproject potranno giovare all’efficienza del tuo lavoro!

Tutti i clienti che utilizzano Twproject in cloud avranno l’aggiornamento in automatico nei prossimi giorni, mentre coloro che hanno Twproject installato sui propri server posso trovare i nuovi installer qui.

La gestione dei ricavi con Twproject: una soluzione ottimale

L’analisi dettagliata e costante dei flussi finanziari di un’azienda è il principale strumento per non andare in perdita, e in generale per non incorrere in eventi spiacevoli che col tempo potrebbero facilmente degenerare.

Ma perché è così importante programmare periodici controlli di questi flussi?

Perché per gestire bene un’azienda bisogna spesso giocare in anticipo, prevedere le mosse e avere ben chiare le previsioni di andamento futuro.

Per farlo, è necessario conoscere nel dettaglio il potenziale economico dei progetti in corso, così da fare i giusti investimenti e non brancolare nel buio.

A tal fine è fondamentale avere uno strumento che aggreghi i costi e i ricavi, ed è qui che entra in gioco la gestione di questi fattori con Twproject.

Abbiamo visto di recente quanto è semplice tenere sotto controllo i costi dei tuoi progetti.

Ora è arrivato il momento di concentrarsi sulla registrazione delle entrate. Farlo con Twproject è davvero molto facile e veloce.

Valori stimati ed effettivi

Quello che caratterizza l’analisi del cash flow in Twproject è la possibilità di differenziare sempre tra flussi stimati e reali.

Ciò vale sia per le uscite che per le entrate.

Infatti, come avviene nella scheda dei costi, anche per quanto riguarda i ricavi potrai aggiungere tutte le entrate previste, ottenendo quindi un probabile andamento di questo cruciale aspetto.

Grazie ai grafici di progetto X-BRAIN adesso tiene sotto controllo i costi effettivi ed i ricavi rispetto a quanto previsto.

Leggi l’intervista a X-Brain e scopri come gestisce i ricavi sui progetti con Twproject

Come procedere

Per prima cosa inserisci tutti i ricavi che pensi di ottenere, con una data presunta.

In un secondo momento inserirai i ricavi effettivi e se vuoi potrai anche allegare il documento di fatturazione.

Twproject ti offre anche la possibilità di convertire velocemente una previsione in un ricavo effettivo con un semplice click se valore e data sono stati rispettati. Questo ti farà risparmiare un sacco di tempo!

I ricavi inoltre possono essere inseriti in ogni nodo dell’albero di progetto e il totale sarà riportato nel nodo principale alla voce “totale sui figli”

Il diagramma di andamento (flusso di cassa)

Via via che inserisci i tuoi dati vedrai comporsi il flusso finanziario o flusso di cassa del tuo progetto con un diagramma lineare che aggrega entrate e uscite.

Inoltre, qui troverai anche il grafico relativo solo all’andamento dei ricavi e che mostra il gap tra reali e stimati.

Ricordati di inserire sempre delle date in modo che i tuoi diagrammi siano quanto più accurati!

E ricordati che il flusso di cassa è visibile in ogni nodo dell’albero per cui non avrai solo un andamento generale del progetto ma anche un dettaglio specifico fase per fase, a seconda di come vorrai tracciare i dati.

Come puoi vedere, anche in questo caso Twproject ti offre la soluzione per lasciare tutti i fogli di calcolo alle spalle e per gestire tutti gli aspetti relativi all’andamento finanziario in un’unica piattaforma.

Un vantaggio sotto tanti aspetti

1. L’importanza della previsione

Attualmente se si utilizza un qualsiasi software per la fatturazione elettronica è normale avere le fatture già gestite e salvate online, ma non ci sono strumenti che ti permettono di differenziare tra ricavi previsti ed effettivi e sopratutto che ti danno questa informazione relativa ad uno specifico progetto.

Questo ti permetterà di individuare realmente quei progetti che non rispettano il piano di fatturazione o le cui entrate non superano le uscite.

Questo è un aspetto cruciale per analizzare le deviazioni dalla baseline di progetto e affinare le tecniche per fare previsioni più accurate.

2. La trasferibilità dei dati

Di conseguenza, è chiaro che questo è un ottimo strumento anche per affinare le strategie aziendali e utilizzare i dati reali di un progetto anche su progetti simili da programmare per il futuro.

Avere la situazione dei tuoi ricavi in tempo reale non solo ti aiuterà a non sforare il budget in corso d’opera ma sarà utile anche quando vorrai stimare il budget di nuovi progetti.

3. La condivisione di responsabilità

Potrai scegliere chi e con quale livello di profondità potrà accedere ai dati sui flussi finanziari, facendo in modo che anche il monitoraggio di questo aspetto diventi un lavoro di squadra.

Condividendo i dati con il tuo team, potrai responsabilizzare i diretti interessati, siano essi capi di progetto o incaricati dello svolgimento delle singole fasi, o decidere di lasciare questo aspetto a figure ben definite.

La sicurezza di Twproject è estremamente raffinata e puoi definire tu chi avrà la possibilità di interagire con i costi e ricavi di progetto.

Dunque, non perdere altro tempo prezioso e fai una prova gratuita per sperimentare quanto è comodo monitorare le tue entrate con Twproject.

Se ti va, condividi la tua esperienza con noi e facci sapere come è andata.

Time tracking con Twproject – Semplice come dovrebbe

Sul luogo di lavoro ognuno ha le proprie abitudini e ciò che un capo progetto impara ben presto è che la modalità di registrare il tempo lavorato sulle varie mansioni è molto differente a seconda della persona coinvolta.

C’è chi si concentra su un compito e lo porta a termine senza grosse distrazioni, rinviando alla fine la registrazione delle ore svolte.
Chi in una giornata preferisce spaziare fra più impegni e segnare via via come si è impiegato il proprio tempo.
Chi per concentrarsi trova utile attivare un cronometro che monitori l’attività sui progetti, spegnendo e accendendo il conteggio quando si passa da un impegno all’altro.

Ma non solo siamo tutti diversi a livello personale, è certamente anche il ruolo che ricopriamo a determinare il modo in cui conteggiamo il nostro tempo e classifichiamo le nostre attività per ottenere alla fine un report di lavoro attendibile.

INDICE DEI CONTENUTI

L’importanza della consuntivazione
Timesheet
Time counter
Dalla to-do list
Una soluzione facile e adatta a tutti

Per mia esperienza, trovandomi a gestire un piccolo team di sviluppatori, coordinando e analizzando il loro lavoro, mediando tra le esigenze dei clienti e quelle dei miei colleghi, trovo per me utile tenere traccia regolarmente e anche più volte in una giornata dei progetti di cui mi occupo, e in che finalità.
Alcuni colleghi programmatori, invece, mi dicono di trovarsi meglio a seguire un compito dall’inizio alla fine e poi segnare le attività svolte e i tempi totali.
Ogni percorso e ogni individuo è a sé, insomma.

In un recente articolo abbiamo parlato del fatto che una delle resistenze principali da parte del team di lavoro nel passaggio a un nuovo sistema di project management è il voler migrare tutte le procedure utilizzate in azienda all’interno del nuovo strumento. Questo può essere un fattore bloccante, se non si trova un sistema che accolga le singole esigenze ma allo stesso tempo mostri vantaggi in termini di praticità e a livello di profondità dell’analisi.

Infine, oltre alle esigenze lavorative e personali differenti, a nostro avviso uno strumento efficiente per la registrazione delle consuntivazioni dovrebbe dare la possibilità di inserire le ore lavorate su un progetto a diversi gradi di gerarchia.
Un project manager potrebbe dover inserire i suoi prospetti orari a un livello più generale rispetto agli addetti alle sotto-fasi di progetto.
Un dirigente si collocherà a un grado ulteriore, e così via.

L’importanza della consuntivazione

A prescindere dalla modalità prescelta, è indubbio che per una corretta gestione dei progetti sia fondamentale che ogni partecipante tenga conto dei suoi tempi di lavoro, detti anche worklog. Registrare le ore o i giorni che si sono spesi nella realizzazione di una fase e più in generale di un progetto è utile sia per chi compie le analisi delle tempistiche sia per chi esegue il lavoro.

Da una parte aumenta la trasparenza del lavoro svolto e questo permette ai responsabili di progetto di conoscere nel dettaglio le operazioni che il proprio team svolge per arrivare all’obiettivo; dall’altra aiuta i lavoratori a pianificare bene i propri tempi e anche ad avere uno strumento in più per segnalare un eventuale sovraccarico di lavoro nel caso in cui ciò si dovesse verificare.

È importante che tutti siano a proprio agio in questa operazione di monitoraggio. E come abbiamo visto, le richieste delle aziende, unite alle attitudini dei lavoratori, possono dare vita a svariate metodologie per il tracciamento dei worklog.

Per questo motivo Twproject, che si caratterizza per una estrema versatilità sotto tanti aspetti, ha elaborato un metodo di inserimento delle ore diversificato a seconda delle preferenze e delle esigenze dei singoli.

In Twproject non c’è una sola modalità per segnare i propri worklog, ma si potranno utilizzare diversi strumenti e metodologie.
Vediamoli nel dettaglio.

Timesheet

Il primo elemento della voce di menù dedicata a questo argomento è il Timesheet, o Foglio di lavoro. Qui vedrai tutte le tue assegnazioni, cioè progetti o fasi di progetto a cui partecipi. Da questa tabella potrai inserire i tuoi worklog con una breve descrizione dell’attività svolta, vedrai facilmente quante ore ti restano per completare il tuo orario di lavoro e l’agenda integrata, mostrandoti gli appuntamenti, ti aiuterà nella compilazione.

Nessun altro software di project management offre un così dettagliato metodo di inserimento, che si rivela molto utile a fine progetto o in qualunque momento si abbia bisogno di fare un resoconto dell’attività svolta: con un semplice click sull’assegnazione scelta vedrai la lista totale di tutti i worklog inseriti fino a quel momento da parte di una risorsa.
Questa vista può essere molto utile per fornire un report sul lavoro svolto, per redigere un bilancio consuntivo e così via.

Time counter

Questa tipologia di worklog è utile a chi lavora su un progetto alla volta. Sulla pagina principale troverai un widget dal quale selezionare l’assegnazione e far partire un cronometro. La stessa operazione può essere fatta dalla relativa voce di menù Time counter, che apre un pop-up specifico con l’elenco dei progetti e sotto-fasi assegnate all’utente.

Dal momento in cui attiverai il contatore, questo procederà a segnare il tempo anche quando navighi sulle altre pagine e in qualsiasi momento potrai interromperlo cliccando sul pulsante alla voce di menù, inserendo eventualmente una descrizione dettagliata dell’attività svolta e anche se necessario modificando la durata totale.

Dalla to-do list

Infine, per chi è abituato a orientare la propria attività giornaliera sulla base dei compiti assegnati, la to-do list di Twproject è il principale strumento utilizzato. Per facilitare il lavoro a questa categoria di persone, sarà possibile inserire i propri worklog direttamente dalla lista dei to-do.

Alla chiusura di ogni to-do, ma anche in corso d’opera, potrai aggiungere le ore lavorate, mentre la descrizione sarà automaticamente precompilata con la descrizione del to-do stesso. Anche da qui, inoltre, è possibile far partire un counter automatico, per non doversi preoccupare di calcolare i tempi alla fine.

Una soluzione facile e adatta a tutti

Questi tre strumenti, o meglio metodi, permettono di scegliere liberamente come monitorare il proprio lavoro e quello degli altri membri del tuo team.

E per gli smemorati, Twproject ha anche pensato di segnalare, con un’annotazione a forma di post-it, il mancato inserimento delle ore se questo si protrae per alcuni giorni.

In questo breve video puoi trovare un riepilogo di quanto abbiamo esposto finora.

Come hai potuto vedere, Twproject offre una soluzione adatta a più stili di lavoro e ti aiuterà a non scontrarti con resistenze interne e avere finalmente un maggiore controllo sul tuo lavoro e quello del tuo team.

Se ti va puoi fare una prova gratuita e sperimentare quanto ti abbiamo mostrato.
Non perdere altro tempo prezioso e inizia subito a tenere traccia del tuo lavoro!

Costi di progetto: tutto sotto controllo

Un progetto di successo deve non solo rispettare i tempi, ma anche il proprio budget.

In questo articolo vedremo come Twproject gestisce i costi di progetto.

Il costo complessivo di un progetto dipende principalmente dall’ambito di applicazione; l’elenco delle voci che concorrono al totale sarà molto diversa tra un progetto di consulenza, un progetto di costruzione di un edificio o un progetto di R&D.

Possiamo identificare due categorie di costi: quelli che afferiscono alle persone coinvolte (risorse) e quelli legate ai beni materiali (o servizi “a corpo”) necessari all’esecuzione del progetto.

Per le risorse avremo sia costi del lavoro svolto (semplificando: ore lavorate x costo orario) sia gli eventuali costi sostenuti dalla risorsa per lo svolgimento del lavoro (note spesa).

Per tutte queste voci Twproject raccoglie sia i valori stimati che i valori effettivi. Questi dati incrociati con il budget previsto daranno un quadro completo dell’andamento del progetto dal punto di vista economico.
Una semplice gestione dei ricavi previsti e reali consentirà anche una stima sul flusso di cassa.

Vediamo in dettaglio come si ottengono questi risultati.

Risorse: il costo orario

Ogni risorsa ha il proprio costo orario che dipende da molti fattori (mansioni, anzianità, etc.). La sua definizione esula dai compiti del PM.
Una volta determinato questo costo si potrà inserirlo nella scheda utente:

È abbastanza comune inserire un costo “standardizzato” invece che l’effettivo costo della risorsa, cosi facendo si risolve il problema del calcolo esatto che potrebbe essere complesso.
In questo editor si può anche attribuire la risorsa ad un centro di costo per un’analisi cross-progetto.

Per semplificare l’aggiornamento dei dati, in Twproject, sia il costo orario che il centro di costo (ma anche l’orario di lavoro) possono essere definiti a livello di risorsa, reparto o azienda; in questo modo il valore verrà ereditato se non è diversamente specificato.

Il costo della risorsa si inserirà una sola volta, in quanto rappresenta il “costo aziendale” e sarà lo stesso su tutti i progetti in cui questa risorsa sarà convolta.

Costi delle risorse: il costo del lavoro

Su ogni progetto, fase, sotto-fase, etc. si possono indicare le risorse che sono coinvolte tramite l’assegnazione.
In fase di assegnazione si specificano le ore di attività previste sul progetto (100 nell’esempio sottostante).

Progetto: fase di assegnazione di una risorsa

L’inserimento delle ore previste, genererà sulla risorsa con il relativo costo orario, il costo stimato di tale assegnazione.

Ogni volta che una risorsa inserirà le ore lavorate sul progetto, una fase o un ToDo, il totale verrà aggiornato sul progetto, generando quindi un costo reale che poi potremo comparare con quello inserito in fase di stima.

In Twproject ci sono molti modi per inserire le ore lavorate; il timesheet (settimanale, bi-settimanale, mensile), i comodi pulsanti start/stop su progetti e ToDo, alla chiusura di un ToDo etc.
È un’operazione molto semplice e veloce.

La singola registrazione delle ore lavorate porta con sé il costo orario della risorsa al momento dell’inserimento e il rispettivo centro di costo.

Costi delle risorse: le note spese

Una voce di spesa anch’essa legata alle risorse è quella delle note spese.
In alcune tipologie di progetto è una voce di costo non trascurabile e con Twproject è possibile tenerne conto sia in fase di stima che di rendicontazione.

Note spese e costo del lavoro chiudono la parte relativa alle risorse.
Il cruscotto riassuntivo si presenta in questo modo:

Per ogni risorsa troviamo le ore stimate, le ore lavorate, il costo orario, gli importi equivalenti, budget personale e totale spese sostenute.
Infine, il costo complessivo stimato e il costo reale per ogni risorsa.
Ogni sforamento è ben visibile, segnalato in rosso.
Se il progetto è suddiviso in fasi, l’ultima riga riporterà stime e costi sull’intero albero sottostante.
Stime e costi potranno essere strutturati per seguire la scomposizione WBS (Work Break-down Structure) semplificandone l’analisi.
La navigazione tramite WBS mostrerà a colpo d’occhio dove sono presenti discrepanze tra stima ed effettivo:

Twproject è stata la nostra scelta numero 1 come strumento di gestione dei progetti, perché ha fornito un’eccellente combinazione tra la pura gestione dei progetti e la vista dei budget e del controllo dei costi.

Leggi l’intervista a Temera e scopri come è arrivata a scegliere Twproject per la gestione dei costi di progetto

Costi addizionali di progetto

In questa categoria rientrano tutti quei costi che non sono dipendenti dalle attività delle risorse.
Esempi tipici: materiali, costi di licenze, consulenze esterne a corpo, fornitori, canoni noleggio etc.
Per ognuna di queste voci si potrà inserire valore stimato ed effettivo, classificazione, centro di costo, un eventuale allegato etc.:

Anche in questo caso una tabella riassumerà i valori per questo progetto/fase con una riga riassuntiva per i dati delle sotto-fasi:

Budget di progetto

Finora abbiamo confrontato i valori stimati con l’effettivo costo.
Twproject ci consente di aggiungere una dimensione, il budget di progetto.
Il budget di progetto può avere significati ed usi differenti a seconda dell’obiettivo che ci prefiggiamo di raggiungere.
Un uso molto comune, che viene adottato da aziende che lavorano su commessa, è che il “budget” rappresenti il “costo al cliente”. In questa accezione la tabella riepilogativa risulta abbastanza chiara:

Sulla riga “Forecast” leggerò il margine previsto per l’intera commessa. E’ il dato che arriva al PM dalla trattativa commerciale.
Sulla riga “Estimated” leggerò quanto margine ho ancora per rimanere nello stimato: a seconda della fase del progetto (inizio, in corso o completato) può essere utilizzato in modi differenti, ma in ogni caso è dipendente dalla qualità delle stime fatte dal PM (o dal team di progetto).
Anche l’ultima riga “Actual“, assume significati differenti a seconda della fase, ma al completamento ci dirà con che marginalità avremo “portato a casa” la commessa.

Anche per quello che riguarda il budget, è possibile indicarlo sia a livello di progetto che di fasi/sottofasi.
Questo approccio, soprattutto su progetti molto complessi, insieme alla raffinata gestione della sicurezza di Twproject, consente di implementare un meccanismo di delega, in cui i PM delle fasi sottostanti possono gestire un proprio budget.

Con Twproject potrai analizzare i costi, le note spesa e le ore lavorate cross-progetto con dei tools dedicati. Naturalmente è previsto anche un export in Excel per gli estimatori 🙂

È bene ricordare che tutte le modifiche di costi, budget, ore inserite, note spese etc. sono registrati giornalmente nelle statistiche di progetto, per cui è sempre possibile andare a vedere quale era la situazione in una determinata data:

Per contestualizzare i costi con gli altri parametri di progetto (date, avanzamento, ToDo, ore lavorate etc.), la pagina delle statistiche con l’uso dello slider vi permetterà di avere un quadro completo ad un qualunque punto nel passato:

Complementare alla gestione dei costi, Twproject prevede anche la gestione dei ricavi, ma affronteremo questa parte in un post dedicato.

Prova gratuitamente Twproject per avere sempre i costi di progetto sotto controllo senza complicazioni.

Visual project management

Il Visual Project Management è un approccio interessante per la gestione del progetto. Una strategia di project management progettata per aumentare il successo attraverso la visualizzazione dei componenti del progetto, come dati e attività.

E’ un dato di fatto che le persone ricevono più dell’80% delle informazioni attraverso il senso della vista.

Scriviamo e disegniamo, fin dalla più tenera età, per visualizzare i nostri pensieri, emozioni e cose da ricordare.

Perché non usare quindi questo senso per rendere il lavoro più semplice ed efficiente? La visualizzazione è, infatti, qualcosa che possiamo implementare nella gestione dei progetti.

INDICE DEI CONTENUTI

La gestione visuale del progetto
Lavagne fisiche e lavagne digitali per la gestione visuale
Il Visual Project Management come facilitatore
Lo stile Scrum-ban
Accellerare i processi con il Visual Project Management

La gestione visuale del progetto

Adottando una gestione del progetto visuale, team e organizzazioni possono completare progetti di qualsiasi tipo con maggiore velocità ed efficienza.

Il Visual project management diviene, quindi, una tecnica per la gestione del lavoro.

Invece di elencare le attività in “to do list” o di perdere tempo prezioso per rintracciare informazioni nella casella di posta, cartelle di file condivisi e fogli di calcolo, è molto piú facile tracciare il lavoro utilizzando uno strumento di gestione visuale delle attività.

Le funzionalità visive possono essere una risorsa preziosa per qualsiasi stile di progetto, ma sono più comunemente associate a metodi agili come Scrum e Kanban.

In un certo senso, il Visual Project Management prende spunto dalla “cara e vecchia” lavagna di scuola.

La lavagna funge da roadmap, progress tracker e strumento di collaborazione per tutti i tipi di team di sviluppo.

Ecco perhè in TW project oltre all’utilizzo di strumenti visuali di cui abbiamo già a parlato (come per esempio il diagramma di gantt, e la gestione delle issue) abbiamo creato delle vere e proprie lavagne.

Lavagne fisiche e lavagne digitali per la gestione visuale

Le lavagne fisiche sono un modo comune per condividere informazioni, ad esempio per raccogliere argomenti per un meeting. In Twproject esistono le “analoghe digitali” delle lavagne fisiche.

Una lavagna è un “open space” dove tutti (quasi tutti, la sicurezza è sempre in background) possono attaccare un messaggio.

Ecco come appare una lavagna usata per un po’.

In qualsiasi momento, durante un progetto si manipolano, trasformano e comunicano centinaia di singoli dati.

Questi dati includono stime del lavoro, spese di capitale e operative, elenchi di attività, metriche prestazionali, calendari, analisi costi-benefici, profili di rischio, dati di tendenza, ecc.

Con l’aumentare della velocità del business e la necessità di concentrarsi su un numero sempre crescente di dati per mantenere sotto controllo l’esecuzione dei progetti, sono necessari strumenti e tecniche nuovi e innovativi per aiutare i project manager.

La visualizzazione di dati e processi complessi si è dimostrata preziosa nel soddisfare tali esigenze.

Il Visual Project Management come facilitatore

Gli strumenti visuali tradizionali come i diagrammi di Gantt, le schede Kanban, i diagrammi di processo, i calendari dei team di progetto, i grafici di organizzazione degli stakeholder e simili sono vantaggiosi a modo loro, ma non raccontano la storia collettiva dello stato generale del progetto.

Complicando la questione, gli sponsor e gli stakeholder chiave del progetto potrebbero non avere più il tempo per lunghe relazioni sullo stato del progetto o riunioni di briefing settimanali.

Le decisioni devono essere prese al momento, con qualsiasi dato disponibile.

Per questo motivo, la tradizionale disciplina di project management che sfrutta processi e documenta approcci in modo “pesante” viene rapidamente abbandonata a favore di metodi più agili.

Alcuni studi hanno anche dimostrato che le informazioni presentate in formati testuali sono inefficaci e inefficienti.

L’occhio umano può vedere schemi visivi 65.000 volte più velocemente su un’immagine piuttosto che in forma tabellare.

Questi fatti hanno quindi portato alla creazione di una nuova nicchia all’interno della comunità di project management conosciuta appunto come Visual Project Management.

Lo stile Scrum-ban

In termini di metodologia attuale, molti degli strumenti visivi che si sono rivelati utili combinano gli aspetti migliori di Kanban e Scrum a cui i team di progetto sono abituati.

Alcuni utenti hanno iniziato a chiamare questo stile “Scrum-ban“.

Le caratteristiche visive comuni includono:

Dashboard in tempo reale
Linea del tempo
Rapporti grafici (Gantt, burndown, ecc.)
Boards (Kanban)
Roadmap del prodotto

[av_notification title=’Scrum-ban’ color=’silver’ border=” custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ size=’large’ icon_select=’yes’ icon=’ue8b4′ font=’entypo-fontello’]
Il vantaggio chiave di questo nuovo approccio è la velocità, poiché le informazioni critiche del progetto possono essere prodotte, replicate e digerite in modi più efficaci ed efficienti.
[/av_notification]

L’adozione di questo nuovo approccio offre inoltre ulteriori vantaggi distinti ai project manager, ai membri del team e, soprattutto, ai principali stakeholder:

Lo stato delle attività di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo del progetto sono disponibili in una vista unica, a colpo d’occhio e di facile comprensione
Migliora la chiarezza, la visibilità e la comprensione dell’ambito e del piano operativo generale del progetto
Le allocazioni di risorse, o sovra-allocazioni, attraverso il progetto o più progetti, sono chiaramente visibili.
Conseguente al punto precedente: migliore pianificazione e allocazione delle risorse
Gli impatti delle modifiche all’ambito, al piano, alla priorità o alle risorse sono disponibili in tempo reale
Le informazioni vengono fornite in modo tale che chiunque possa accedervi in qualsiasi momento, luogo e modo conveniente
Capacità di isolare le aree problematiche più velocemente

Accellerare i processi con il Visual Project Management

Il Visual Project Management può accelerare i progressi trasmettendo le informazioni sul progetto in tempo reale in un modo che al quale è più facile accedere, comprendere e condividere.

Il project manager di oggi ha molto più da gestire rispetto al solo ambito di progetto, deliverable, comunicazioni e team.

La gestione visiva del progetto non è in realtà un approccio radicalmente nuovo che stravolge la disciplina.

È solo un insieme di strumenti e tecniche che rafforzano ciò che già sappiamo: le persone lavorano e gestiscono i progetti in modo più efficiente quando hanno una visione chiara di come i componenti del progetto si spostano e si collegano.

Il modo migliore per rappresentare e condividere queste informazioni in tempo reale non è con un elenco un foglio di calcolo o una serie di e-mail, ma un’immagine.

Anche tu hai adottato il visual project management nel tuo lavoro? Raccontaci la tua esperienza.

Gestisci il tuo progetto in maniera visuale ed intuitiva.

Prova Twproject

Una prova vale più di un milione di parole.

Software di gestione progetti: 7 suggerimenti per aiutare il tuo team nel passaggio ad un nuovo software.

Implementare un nuovo software di gestione progetti non è cosa da poco!

È un processo molto complesso che deve essere affrontato in modo metodico e ponderato.

Devi aver ben presente che si tratta di un vero e proprio cambiamento a livello aziendale. Un cambiamento profondo, soprattutto se riguarda un grande numero di lavoratori e team.

Come tutti i cambiamenti, anche questo cambiamento può suscitare in alcuni una azione di opposizione. Una vera e propria resistenza al cambiamento.

Fortunatamente, esistono diverse strategie da seguire per far sì che i collaboratori si abituino ed accettino il cambiamento.

Oggi ne vediamo alcune.

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“INDICE DEI CONTENUTI”

Prima dell’acquisto

Identificare il bisogno di cambiamento
Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate
Finalizzazione dei requisiti

Dopo l’acquisto

Training
User Acceptance Test – UAT
Coordinare il passaggio fra un software e l’altro
Premiare il team di implementazione
Misurare i risultati
Chiedere feedback

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Per prima cosa è fondamentale contestualizzare il momento di intervento.

Questo perché le strategie, per migliorare l’inserimento del nuovo sistema di gestione attività, possono essere usate in due momenti fondamentali:

Prima della scelta ed acquisto del nuovo software
dopo l’acquisto.

Naturalmente in ogni momento è possibile agire. Vediamo come:

Agire prima della scelta e dell’acquisto del nuovo software di project management

Il primo passo per facilitare l’adozione da parte dell’utente, in questo caso il lavoratore, di un nuovo strumento di project management consiste nel coinvolgerlo.

Costituire un team per gestire i cambiamenti organizzativi è un’ottima modalità per superare parte della resistenza al cambiamento.

Questo gruppo sarà responsabile della creazione di un piano di cambiamento organizzativo. Il piano verrà progettato per coinvolgere gli stakeholder durante l’implementazione.

Questo gruppo sarà quindi responsabile di tre aspetti chiave:

Identificazione del bisogno di cambiamento
Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate
Finalizzazione dei requisiti

Vediamo punto per punto.

Identificare il bisogno di cambiamento

Ciò significa assumere un approccio proattivo al cambiamento e non passivo.

La ricerca attiva di modi e strumenti per migliorare le inefficienze non solo migliorerà l’output, ma sarà anche un ottimo modo per supportare l’evoluzione del project manager nel suo ruolo.

Una strategia organizzativa dovrebbe essere implementata e le iniziative devono essere legate agli obiettivi aziendali.

E’ necessario, inoltre, conoscere gli obiettivi che tutti i team, o l’azienda in generale, stanno cercando di raggiungere e tutti i punti critici che ostacolano il successo.

Individuati gli obiettivi che i team di progetto stanno cercando di raggiungere, si può lavorare per decidere se un nuovo software di project management può aiutare a raggiungere queste mete.

Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate

Per eseguire una corretta analisi dell’impatto sulle parti interessate è essenziale creare un elenco di ogni persona, team e reparto che utilizzerà il nuovo strumento.

Non solo è necessario indicare chi sono gli stakeholder, ma anche come saranno influenzati dal nuovo software.

Ottenere il consenso degli stakeholder è la chiave per un’implementazione di successo.

E’ importante infatti comunicare perché il cambiamento è imprescindibile. Non solo… dovranno anche essere noti quali parametri verranno utilizzati per confrontare i prodotti e chi prenderà la decisione finale per l’acquisto.

Quando le parti interessate sanno perché si sta verificando un cambiamento e in che modo esso avrà un impatto diretto su di loro, è più probabile che siano motivati e coinvolti nei confronti del nuovo strumento.

Le migliori implementazioni prevedono infatti una spiegazione sul perché il nuovo software è in fase di implementazione. Vantaggi deriveranno anche dalla conoscenza dei benefici per tutti e dalla chiarezza sulle tempistiche di implementazione.

Finalizzazione dei requisiti

Dopo aver eseguito l’analisi dell’impatto sugli stakeholder, è necessario avere un’idea dei requisiti richiesti da parte di ciascun stakeholder e del modo in cui si traducono in funzionalità all’interno del nuovo software.

Ad esempio, immaginiamo che il risultato che si sta cercando di ottenere è una pianificazione del miglior progetto, con il quale gli stakeholder vogliono tenere traccia delle competenze dei dipendenti, della disponibilità e del loro rendimento.

n tal caso, le funzionalità chiave che cercherete nel nuovo software includerà la gestione delle risorse con questi determinati criteri.

Dopo l’acquisto del nuovo software per la gestione progetti

Una volta svolta la ricerca, confrontato vari prodotti, tenuto conto delle esigenze e dei requisiti richiesti, il nuovo software di gestione dei progetti viene acquistato ed installato.

Ora inizia la fase di implementazione vera e propria del nuovo strumento di project management all’interno dell’organizzazione.

L’implementazione del software può richiedere un lungo processo iniziale. I benefici che ne conseguiranno a lungo termine, varranno, però, l’impegno in termini di tempo.

Mentre si lavora per implementare un nuovo sistema, ci sono una serie di fattori da considerare. Sono fattori che possono portare indubbi vantaggi. Vediamoli insieme:

1) Training

Quando si implementa un nuovo software di gestione progetti, è buona prassi che la società di software addestri una o diverse persone chiave, in grado di gestire il sistema.

Quella o quelle persone diventano “gli esperti” e saranno, quindi, responsabili dell’insegnamento agli altri.

In alcuni altri casi, è invece preferibile addestrare direttamente tutto il personale che avrà a che fare con il software.

E’ opportuno evitare il disallineamento in merito all’utilizzo del nuovo software. Il disallineamento può essere evitato principalmente creando regole, FAQ e documenti pratici. Si possono, inoltre, limitare i diritti e disporre un numero limitato di amministratori / moderatori.

Per supportare questa fase delicata, in TWproject abbiamo pensato a due aree d’intervento in grado di offfire più soluzioni

Un’area è legata alla formazione diretta, mediante corsi e webinar dedicati alla azienda.

A questo link è possibile trovare tutte e informazioni: https://twproject.com/it/servizi/

L’altra sempre disponibile on line ( sia in italiano, sia in inglese) https://twproject.com/support/it/

Un vero e proprio manuale d’uso, semplice e sempre disponibile, che si aggiorna sulla base delle nuove releise e delle richieste di approfondimento degli utenti.

2) Condurre test di accettazione degli utenti (User Acceptance Test – UAT)

Questo è un passo importante da intraprendere. Il fine è quello di garantire che il software funzioni come previsto e per aiutare a trovare eventuali bug.

Sarà importante testare una piccola porzione di dati per vedere se il software elabora correttamente tutte le informazioni e per permettere al personale di abituarsi step by step.

Se il sistema è integrato con altri strumenti software, è necessario assicurarsi che i sistemi comunichino correttamente.

3) Coordinare il passaggio fra un software e l’altro

Quando è il momento di iniziare a passare al nuovo software, è una buona prassi mantenere le informazioni anche all’intero del software fino a quel momento utilizzato.

Questo fa sì che lo staff si abitui all’aspetto generale del nuovo software e crei un maggiore livello di fiducia prima di passare al completo utilizzo.

Per un breve periodo si potranno quindi avere in esecuzione due sistemi in contemporanea.

Possono passare dai 6 ai 12 mesi affinché gli utenti si sentano completamente a proprio agio con il nuovo software. In tale periodo è opportuno che le informazioni storiche siano accessibili.

4) Premiare il team di implementazione

Quando determinati collaboratori hanno lavorato di più per implementare un nuovo software, è una buona idea premiarli.

Una festa, un piccolo bonus, un presente, un “grazie” verbale. Questi gesti possono significare molto. Una gratificazione del genere spesso vale più di un premio in denaro.

5) Misurare i risultati

Dopo che il nuovo software è stato implementato ed è operativo, è una buona idea analizzare e misurare i risultati per monitorare l’andamento.

Questo può includere cose come la capacità di elaborare più ordini in un giorno, la riduzione delle retribuzioni orarie pagate per gli straordinari o altro.

Continuare a monitorare e misurare durante l’anno è una buona prassi per assicurarsi che l’investimento abbia avuto un senso.

6)Chiedere feedback

I problemi sorgono sempre durante le prime fasi di implementazione. E’ assolutamente necessario che il team esponga i problemi a cui va incontro.

Per ricevere suggerimenti e creare un ciclo di feedback positivo, un consiglio è di eseguire un’indagine interna all’incirca un mese dopo l’introduzione del nuovo sistema. L’indagine andrà ripetuta nuovamente dopo tre mesi.

I membri del team si sentiranno ascoltati e il processo porterà a suggerimenti e best practice utili anche per il futuro.

Seguire questi consigli aiuterà sia il project manager che il team a pianificare correttamente il cambiamento.

Fondamentale è comunque assicurarsi che, in generale, le nuove implementazioni non siano disallineate con gli obiettivi aziendali, altrimenti saranno destinate a fallire a priori.

Ti sei mai trovato di fronte all’implementazione di un nuovo software di gestione progetti?

Come hai vissuto questo cambiamento? Raccontaci la tua esperienza e scrivici i tuoi suggerimenti.

Accedi al tuo nuovo software di gestione progetti.

Prova Twproject!

Le milestone di progetto: pianificare obiettivi e risultati

La milestone di progetto o pietra miliare è lo strumento di gestione che viene utilizzato per delineare un punto determinato nella pianificazione di progetto.

I punti definiscono, infatti, l’inizio e la fine di un’attività e segnano il completamento di una fase importante del lavoro.

Le pietre miliari possono essere utilizzate per simbolizzare tutto ciò che è iniziato o finito.

INDICE DEI CONTENUTI

Le pietre miliari di progetto: la pianificazione
Tenere traccia dei progressi
Semplice task o pietra miliare?
Le pietre miliari di progetto: Perché usarle?

Se una pietra miliare si concentra sui principali punti di progresso in un progetto, questa diventa utile come strumento di pianificazione.

Proprio come i task scompongono un progetto più grande in parti gestibili, le pietre miliari suddividono un progetto in tappe fondamentali.

Quindi, quando si inizia un progetto, le pietre miliari possono aiutare immensamente con la programmazione.

Le milestone sono solitamente presenti nei software di gestione dei progetti, ed ovviamente anche in Twproject.

Hanno una loro icona specifica nella funzione di diagramma di Gantt, e sono a forma di diamante.

Le pietre miliari di progetto: la pianificazione

Le pietre miliari di un progetto sono un modo per stimare con maggiore precisione il tempo necessario per completare il progetto stesso.

Diventano, così, essenziali per una pianificazione precisa del progetto.

Con le milestone, è possibile calcolare meglio la programmazione del progetto segmentandolo in intervalli di tempo più gestibili e più facili da controllare.

Con un po’ di elasticità, possono fare molto di più che fungere da meri indicatori delle fasi del progetto.

Le pietre miliari possono, ad esempio, essere utilizzate per ricordare riunioni ed incontri importanti per il progetto o per segnalare altri eventi interessanti, come workshop o corsi di formazione.

Possono anche rappresentare i momenti di fatturazione del progetto.

Insomma usare questa icona a forma di diamante è un ottimo modo per assicurarsi che tutti siano a conoscenza delle prossime scadenze e dei prossimi incontri importanti.

Naturalmente, le pietre miliari possono indicare le scadenze imminenti di qualsiasi cosa relativa al progetto.

Le pietre miliari di progetto: Tenere traccia dei progressi

Parte della pianificazione di un progetto è costituita dalla possibilità di monitorare e tenere traccia dell’avanzamento di quel programma in tempo reale.

Le pietre miliari sono un modo per vedere sia a che punto è una determinata singola attività, sia lo stato di avanzamento generale del progetto stesso.

Questo è utile quando si ha a che fare soprattutto con gli stakeholder.

Questi infatti, generalmente, non sono interessati a una relazione dettagliata sui progressi del progetto.

Quello che vogliono sapere è se il progetto si muove o meno come inizialmente programmato.

Le pietre miliari sono ideali per questo tipo di report perché mostrano le fasi principali completate.

Noi di Twproject, per esempio, utilizziamo le milestone per definire le date di rilascio delle varie release del software. Questo ci permette di avere sempre chiaro quante funzionalità possiamo aggiungere di volta in volta per non sfalzare il piano dei rilasci. Ma questo è solo uno dei tanti modi con cui si possono usare!

Pianifica le tue milestone

In Twproject potrai pianificare il tuo progetto evidenziando le pietre miliari. Grazie al Gantt interattivo saprai sempre se un ritardo ha un impatto sulle milestone e verrai notificato immediatamente.

Prova Twproject adesso!

Le pietre miliari di progetto: come riconoscerle?

Distinguere se una data all’interno del progetto sia davvero una pietra miliare può essere difficile.

La difficoltà è crescente soprattutto nel caso di progetti più complessi.

Per risolvere il dubbio è fondamentale porsi le seguenti domande:

E’ una data che può essere modificata in modo flessibile o è davvero irremovibile?
Ciò influirà sulla scadenza finale?
È un momento importante del progetto che indicherà progressi futuri?
È un evento che ha un impatto sul progetto?

Rispondere a queste domande aiuterà a capire se stiamo parlando di una data semplicemente desiderata o di una vera e proprio pietra milieare.

In sostanza, gli eventi più importanti del proprio progetto devono essere riportati come milestone, in modo che possano essere facilmente visualizzati e mappati dal team di progetto.

Le pietre miliari di progetto: Perché usarle?

Le milestone possono migliorare la programmazione e l’esecuzione di un progetto in diversi modi:

1) Monitorare le scadenze

Nessun piano è completo senza un elenco di scadenze. Il modo migliore è appunto quello di utilizzare le milestone di progetto per indicarle.

Le pietre miliari, come già detto, solitamente sono raffigurate come un diamante nei software di pianificazione di progetto.

Questa icona va quindi a rappresentare una consegna, una presentazione del deliverable o comunque una scadenza da non dimenticare.

2) Rendere facile l’individuazione delle date importanti

Ci sono giornate importanti che hanno un impatto sul progetto?

Forse una riunione con il board management entro cui consegnare un prodotto anche parziale?

Oppure la fatturazione schedulata con il cliente?

È importante tenere a mente tutti questi eventi quando si pianifica un progetto.

Sono eventi di una importanza tale da poter avere un impatto sull’intero progetto e deve risultare semplice individuarli.

3) Identificare potenziali blocchi del progetto

Molti progetti fanno affidamento sul lavoro prodotto da team o partner esterni al fine di progredire.

Se non si tengono monitorati questi fattori esterni, la probabilità di dimenticarli o di non seguirli adeguatamente aumenta.

Quindi, se si sta lavorando ad un progetto che dipende – anche – da qualcuno o qualcosa al di fuori con cui non si ha un contatto così immediato, è importante elencare questi risultati come pietre miliari.

Come abbiamo visto, le pietre miliari sono uno strumento di gestione del progetto davvero utile.

E’ oltretutto uno strumento facile da usare per la pianificazione ed il reporting di progetto.

In Twproject una milestone coincide sempre con l’inizio o la fine di una fase, questo perché normalmente una milestone è collegata a una consegna o a una fase di kick-off.

Per supportare il team nel raggiungimento dell’obiettivo, in Twproject abbiamo anche impostato un sistema di notifica sulle milestone.

Le notifiche rendono, infatti, ancora più semplice il lavoro del Team che riceverà in automatico gli alert delle attività in scadenza o in ritardo e provvederà a completare i task.

Di default l’allarme (milestone del task vicina) è 3 giorni prima della milestone, ma è anche possibile cambiarlo dalle pagine di configurazione.

Raggiungere e superare positivamente una milestone di progetto, fa bene anche al morale della squadra e del project manager stesso.

E’ per questo che ogni strumento (come gli alert) che faciliti il compito è sempre molto ben accolto.

Guarda la panoramica sul diagramma di Gantt e le sue milestone in Twproject

Adesso tocca a te provare a mappare un tuo progetto con le milestone e vedere se ti aiutano a comprendere meglio scadenze e consegne.

Cosa aspetti? Prova Twproject!

Imposta le milestone del tuo progetto.

Prova Twproject!

Come Applicare il metodo kanban al project management

Il metodo Kanban è stato sviluppato come metodologia per migliorare l’efficienza produttiva.

“Kanban” è una parola giapponese che si può tradurre come “tabellone” in italiano, ha le sue origini nella società Toyota, in Giappone appunto.

Oggi questo metodo è di gran moda.

Ora non solo viene ampiamente utilizzato come sistema di pianificazione per una produzione snella, ma è anche utilizzato nei progetti Agile come modo per gestire il backlog delle attività.

INDICE DEI CONTENUTI

Che cos’è una Kanban Board?
Cosa sono le carte kanban?
Come utilizzare il metodo Kanban nel project management
Il metodo Kanban nei software

In effetti, la popolarità e l’utilizzo del Kanban è cresciuto così tanto che ora esistono innumerevoli strumenti di gestione del progetto, basati su questo metodo.

Il fine è quello di aiutare le persone a pianificare e assegnare le priorità.

I vantaggi del metodo sono diversi.

Le schede Kanban sono come pannelli visivi con note adesive virtuali.

Queste note possono essere spostate dall’utente per organizzare l’ordine delle attività o delle cose da fare.

Il kanban è usato spesso da aziende che producono software per la gestione dei bug e delle nuove funzionalità. Noi per esempio usiamo Twproject per gestire lo stato delle nuove funzionalità che vengono introdotte nelle nuove release.

Twproject include strategie di pianificazione più flessibili, output più rapido, maggiore attenzione e trasparenza durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Prova Twproject gratuitamente adesso!

Una volta implementato in Toyota, la società ha creato sei regole per l’applicazione del Kanban a un processo di produzione.

Oggi, il metodo Kanban è utilizzato da persone e project manager di tutti i settori per pianificare e gestire le attività in modo prioritario.

Kanban è, di fatto, un processo strutturato di prioritizzazione.

Che cos’è una Kanban Board?

Una Kanban Board è come una lavagna.

Un campo in cui le carte Kanban rappresentano le singole attività che vengono eseguite in base alla priorità e alla consegna.

Oggi le schede Kanban sono principalmente software online, o sono integrate direttamente come funzionalità in più completi software di gestione dei progetti.

Esse sono un modo per tenere traccia del flusso di lavoro di un team, in generale, e dei vari collaboratori nel singolare.

È utilizzato in particolare nei team di sviluppo software secondo metodologia Agile.

Serve per definire lo storico degli utenti, la definizione delle priorità delle attività nel backlog o come strumento di collaborazione per provocare innovazione.

Nella sua forma più basilare (e più strutturata), la scheda Kanban può essere suddivisa in tre stati:

Lavoro/attività in attesa;
Lavoro/attività in corso;
Lavoro/attività completata.

Ovviamente, la complessità della scheda dipende dallo scopo del progetto.

I collaboratori del team quindi prendono e spostano le carte Kanban attraverso le sezioni sulla Board a mano a mano che completano i loro compiti.

Le schede Kanban permettono di:

Visualizzare il flusso di lavoro;
Limitare il numero di attività in corso;
Tirare/spostare un’attività da una colonna all’altra;
Monitoraggio, adattamento e miglioramento.

Cosa sono le carte kanban?

Il metodo Kanban può essere visto come un sistema di conoscenza e le carte sono un modo di rappresentare ciascuno dei singoli oggetti di lavoro o attività.

Ciascuna delle carte Kanban raccoglie i dati critici per la determinata attività alla quale si riferisce.

Le carte sono codificate per colore per indicare che tipo di compito eseguito.

I colori possono anche indicare altre distinzione sulla quali ci si è accordati all’inizio del progetto.

Alcuni dei modi in cui una carta Kanban aiuta i team ed i project manager:

Comprensione rapida dei dettagli dell’attività;
Facilitare la comunicazione in tutto il team;
Informazioni sui documenti;
Aiuto al flusso di lavoro futuro.

Come utilizzare il metodo Kanban nel project management

Diversi progetti richiedono differenti metodologie per gestirli in modo efficiente e produttivo.

In generale, il metodo Kanban è un ottimo strumento per pianificare il progetto e dare priorità ai compiti in esso contenuti.

Può aumentare l’efficienza della squadra, ottimizzare la gestione del tempo e consentire una gestione generale di progetto più fluida e semplice.

E’ inoltre ottimo per aiutare con l’allocazione delle risorse, la gestione del flusso di lavoro e la riduzione degli sprechi.

Vediamo il perché più nel dettaglio:

Utilizzare il metodo Kanban per: Assegnazione delle risorse

Il primo passo è creare le attività, dopodiché assegnarle ad un membro del team.

Importante è assicurarsi che le persone giuste stiano facendo il lavoro giusto.

Questo aiuterà a gestire correttamente il lavoro, senza bloccare nessun altro membro del team o ritardare la produzione.

Ogni volta che una nuova attività di progetto viene introdotta nel flusso di lavoro, la risorsa giusta può essere facilmente e rapidamente assegnata ad essa.

Utilizzare il metodo Kanban per: Gestione del flusso di lavoro

Il metodo Kanban è uno strumento ideale per visualizzare il flusso di lavoro di qualsiasi progetto.

Il flusso di lavoro è una serie sequenziale di attività e la rappresentazione visiva di una scheda Kanban rende il tutto più comprensibile.

Osservando come le attività si relazionano tra loro, si favorirà la collaborazione all’interno del team e si otterrà maggior efficienza ed una migliore produttività.

Utilizzare il metodo Kanban per: Ridurre gli sprechi

Ridurre gli sprechi, che siano di risorse o di costi in generale, non è solo la politica di un sistema lean.

Qualsiasi project manager è interessato ad ottenere risultati in tal senso.

Le schede Kanban aiutano a identificare un probabile processo dispendioso.

Qualcosa che non funziona come previsto, una eventuale sovrapproduzione o membri del team che stanno bloccando il flusso di lavoro sono facilmente rilevabili.

Il grande vantaggio è riuscire a rilevare tutto questo prima che diventi un problema.

Non c’è limite alla quantità di schede, di integrazioni e di gestione del flusso di lavoro che le schede Kanban possono consentire.

Questo metodo può funzionare per una piccola impresa con sede singola oppure anche essere applicato a una multinazionale con sedi in ogni continente.

Il metodo Kanban nei software

Il filo conduttore che permette di utilizzare i vantaggi di questo metodo è il software di gestione dei progetti.

Per questo in Twproject abbiamo inserito la funzionalità Kanban per organizzare i to-do del progetto.

I ToDo, che in Twproject sono utilizzate come card, possono essere facilmente gestite con IL KANBAN MULTI- DIMENSIONALE DI TWPROJECT.

Esso, infatti, permette di organizzare i ToDo in modo completamente visuale. E’ possibile trascinarle ed organizzarle per task, assegnatario, stato o gravità.

Insomma, un Kanban multi-dimensionale molto flessibile.

Utilizzi anche tu il metodo Kanban per i tuoi progetti?

Utilizza la funzionalità Kanban per organizzare i to-do del tuo progetto

Prova Twproject

Una prova vale più di mille parole.

La sesta edizione del PMbok tradotta anche in italiano

Panoramica generale e differenze rispetto alla quinta edizione.

Alla fine del 2017 è stato pubblicata la sesta edizione del PMbok in italiano. Partiamo dalla base: che cos’è il PMbok?

Si tratta del Project Management Body of Knowledge, ossia una guida, pubblicata dal Project Management Institute – PMI, che ha lo scopo di documentare, riunire e standardizzare le pratiche generalmente utilizzate e riconosciute nel project management.

Precisiamo che per pratiche “generalmente riconosciute” si intendono quelle pratiche applicabili alla maggior parte dei progetti e sulle quali esiste un consenso diffuso sul loro valore e sulla loro utilità.

Ciò significa che a volte gli ultimi trend di project management promossi da alcuni consulenti, sebbene interessanti dal punto di vista evolutivo, potrebbero non far parte dell’ultima versione di questa guida, perché ancora non rientrano fra le pratiche “generalmente riconosciute”.

Il PMbok si è evoluto nel corso degli anni, facendo il suo debutto con la prima versione nel 1987, fino ad arrivare all’attuale sesta edizione pubblicata nel 2017.

Ma quali sono le modifiche del PMbok dalla quinta edizione a quella attuale?

Riassumiamo i cambiamenti in questo articolo.

INDICE DEI CONTENUTI

PMBOK sesta edizione: Aumento dei capitoli totali
Le aree di conoscenza
I tre nuovi processi
6 modifiche nei processi esistenti
Chi sarà influenzato da questi cambiamenti?

PMBOK sesta edizione: Aumento dei capitoli totali

Nella quinta edizione del PMbok venivano elencati cinque gruppi di processi:

Avvio
Pianificazione
Esecuzione
Monitoraggio e controllo
Chiusura

Questi rimangono invariati nella sesta edizione, ciò che cambia però è il numero di sotto-processi all’interno di ciascun gruppo di processi.

Nella quinta edizione, inoltre, c’erano un totale di 13 capitoli. Nella sesta edizione troviamo invece l’inserimento di un nuovo capitolo che tratta del ruolo del project manager e delle sue funzioni.

Oltre a questo, le abilità e le competenze che un project manager deve possedere sono ora allineate al, così detto, Triangolo del Talento.

Non è infatti sufficiente avere competenze tecniche, ma il dinamismo dell’ambiente di lavoro e le tendenze evoluzionistiche nel settore richiedono che il project manager abbia competenze aggiuntive.

Tra le più rilevanti troviamo:

Gestione strategica e aziendale: È necessario comprendere l’andamento ed il funzionamento del business aziendale per adeguare ad esso il progetto. Il project manager deve quindi possedere le competenze che consentono di analizzare la concorrenza, il mercato, conoscere le implicazioni legali, i modelli di business, ecc.
Capacità di leadership: questa skill è già stata discussa nella quinta edizione del PMbok, ma la nuova le dà una maggiore enfasi. Le capacità di leadership includono intelligenza emotiva, problem solving, team building e capacità di influenzare e motivare la squadra;
Abilità tecniche: riferite principalmente al settore in cui si lavora e alle skills richieste, nello specifico, dal progetto.

PMBOK sesta edizione: Le aree di conoscenza

Nella quinta edizione del PMbok venivano elencate 10 aree di conoscenza.

Queste ultime sono ancora presenti nella sesta edizione, ma due appaiono con nuovi nomi, come specificato nel seguente elenco:

Integration Management.
Scope Management.
Time Management viene sostituito da Schedule Management.
Cost Management.
Quality Management.
Human Resource Management viene sostituito da Resource Management.
Communications Management.
Risk Management.
Procurement Management.
Stakeholder Management.

Come mai questi due cambiamenti?

Con il nuovo termine Resource Management viene indicata non soltanto la forza lavoro degli esseri umani, ma anche le risorse fisiche (come materiali, attrezzature, licenze, ecc.) che fanno sempre parte di un progetto e contribuiscono al suo successo.

Time Management è stato invece sostituito con Schedule Management per enfatizzare l’importanza della pianificazione e della gestione del progetto.

Inoltre, nella sesta edizione del PMbok, ogni area di conoscenza avrà quattro sezioni aggiuntive:

Key concepts / concetti chiave;
Tailoring considerations: devono aiutare a mettere maggiormente a fuoco i processi importanti di un progetto a seconda delle sue dimensioni e, naturalmente, dell’ambito di lavoro;
Gli sviluppi e le nuove pratiche del project management;
Focus sulla metodologia Agile e adattativa.

PMBOK sesta edizione: I tre nuovi processi

Nella sesta edizione del PMbok in italiano sono elencati 49 processi, ovvero 2 in più della scorsa edizione.

In realtà le modifiche ai processi sono 4 in quanto sono stati aggiunti tre processi mentre uno è stato eliminato.

Nello specifico, il processo Close procurement è stato rimosso perché riferito alla chiusura di contratti di venditori, task che generalmente, nella maggior parte delle organizzazioni, non viene eseguita dai project manager.

Tra i nuovi processi aggiunti troviamo invece:

Manage Project Knowledge / Gestione della conoscenza di un progetto: nato dalla necessità di elaborare i dati del mercato e del business in cui si opera per trasformarli in conoscenza e “saggezza” sulle quali si baseranno determinate decisioni. La conoscenza è un potere che aiuterà il project manager ad utilizzare le tecnologie di elaborazione dei dati e a prendere decisioni sulla base di analisi concrete;
Implement Risk Response / Implementazione della risposta al rischio: sondaggi di PMI hanno affermato che la maggior parte dei fallimenti di progetti sono dovuti a una gestione impropria del rischio. Quindi, implementare la risposta al rischio nella gestione del progetto è un’aggiunta necessaria;
Control Resources / Controllo delle risorse: questo nuovo processo si riferisce al monitoraggio ed al controllo delle diverse risorse presenti nel progetto ed è allineato alla modifica, vista precedentemente, nell’area della conoscenza dalle risorse umane.

PMBOK sesta edizione: 6 modifiche nei processi esistenti

6 processi vengono rinominati nell’attuale edizione del PMbok, anche se il loro contenuto rimane invariato:

Perform Quality Assurance diventa Manage Quality
Plan Human Resource Management diventa Plan Resource Management
Control Communications diventa Monitor Communications
Control Risks diventa Monitor Risks
Plan Stakeholder Management diventa Plan Stakeholder Engagement
Control Stakeholder Engagement diventa Monitor Stakeholder Engagement

Da Perform Quality Assurance a Manage Quality. Si riferisce al fatto che, mentre la garanzia della qualità è un modo per gestire la qualità durante l’esecuzione, in realtà ci sono anche altri aspetti qualitativi da considerare. Questa gestione della qualità complessiva è ciò che riflette la modifica del nome.

Il cambiamento da “Control” a “Monitor” indica che, mentre il progetto viene eseguito, lo monitoriamo per capire cosa sta succedendo e personalizziamo la strategia per soddisfare le mutevoli esigenze.

I punti 5 e 6 sugli stakeholder si riferiscono al fattore essenziale di capire come coinvolgere gli stakeholder per garantire che tutti siano in accordo con i progressi ed i risultati.

Chi sarà influenzato da questi cambiamenti?

La figura del Project Manager sta diventando sempre più importante e si sta diffondendo in tutti i settori; è per questo che aumenta la necessità di certificare le proprie competenze.

La sesta edizione del PMbok in italiano diventa quindi un testo fondamentale per tutti coloro che si trovano alle prese con un esame ufficiale per ottenere il titolo di Project Manager.

Ad oggi, infatti, esistono cinque certificazioni riconosciute a livello internazionale:

CAPM – Certified Associate in Project Management.
PMP – Project Management Professional.
PgMP – Program Management Professional.
PMI-SP – PMI Scheduling Professional.
PMI-RMP – PMI Risk Management Professional.
PMI-ACP – PMI Agile Certified Practitioner.

Indipendentemente dal tipo di certificazione gli studenti e futuri Project Manager non potranno non avere come riferimento il Pmbok e, di conseguenza, il loro lavoro sarà sicuramente influenzato dai cambiamenti presenti nella sesta edizione del PMbok.

Ma non solo.

Anche un Project Manager certificato deve essere consapevole dei cambiamenti contenuti nella sesta edizione del PMbok in italiano.

Rimanere aggiornati ed al passo con i tempi è la migliore qualità di un professionista serio e competente.

Una lettura attenta della nuova edizione del Pmbok sarà sicuramente utile e fonte di riflessioni interessanti per guidare in maniera efficiente e professionale qualsiasi tipo di progetto.

Lasciaci un tuo commento o una tua impressione sulla nuova edizione del Pmbok.

Prendi confidenza con le fasi del tuo progetto.

Prova Twproject!

Nuove funzionalità

Assegnazioni di dipartimento

Carico di lavoro del dipartimento

Gestione potenziata dei costi

Budget di progetto

Gestione del costo orario delle risorse USE_REAL_RESOURCE_COST

Gestione delle consuntivazioni (inserimento worklog)WORKLOG_OVERFLOW_FORBIDDEN

Gestione dei centri di costo

Propagazione centri di costo

Scelta tipologia centro di costoUSE_DISTINCT_COSTCENTER_PRJ_RES

Ereditarietà del centro di costoCOSTS_INHERIT_COST_CENTER

Sicurezza

Molte altre novità

La nuova release ti aspetta

INDICE DEI CONTENUTI

Pianificazione del progetto e diagramma di Gantt

Carico di lavoro

Gestione Agile con il Kanban

Gestione dei costi

E se esistesse una terza soluzione?

Mettici alla prova

Prova l’alternativa di Twproject.

Le dipendenze nel Gantt

Introduzione di nuove tipologie

L’applicazione del concetto di “elasticità”

Altre novità

La nuova release ti aspetta

INDICE DEI CONTENUTI

Valori stimati ed effettivi

Come procedere

Il diagramma di andamento (flusso di cassa)

Un vantaggio sotto tanti aspetti

1. L’importanza della previsione

2. La trasferibilità dei dati

3. La condivisione di responsabilità

Gestisci i tuoi flussi dalla A alla Z con Twproject

INDICE DEI CONTENUTI

L’importanza della consuntivazione

Timesheet

Time counter

Dalla to-do list

Una soluzione facile e adatta a tutti

Scegli lo strumento più flessibile: prova Twproject.

Risorse: il costo orario

Costi delle risorse: il costo del lavoro

Costi delle risorse: le note spese

Costi addizionali di progetto

Budget di progetto

Prova anche tu a mappare i tuoi progetti ed avere i costi sotto controllo

INDICE DEI CONTENUTI

La gestione visuale del progetto

Lavagne fisiche e lavagne digitali per la gestione visuale

Il Visual Project Management come facilitatore

Lo stile Scrum-ban

Accellerare i processi con il Visual Project Management

Gestisci il tuo progetto in maniera visuale ed intuitiva.

Agire prima della scelta e dell’acquisto del nuovo software di project management

Identificare il bisogno di cambiamento

Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate

Finalizzazione dei requisiti

Dopo l’acquisto del nuovo software per la gestione progetti

1) Training

2) Condurre test di accettazione degli utenti (User Acceptance Test – UAT)

3) Coordinare il passaggio fra un software e l’altro

4) Premiare il team di implementazione

5) Misurare i risultati

6)Chiedere feedback

Accedi al tuo nuovo software di gestione progetti.

INDICE DEI CONTENUTI

Le pietre miliari di progetto: la pianificazione

Le pietre miliari di progetto: Tenere traccia dei progressi

Pianifica le tue milestone

Le pietre miliari di progetto: come riconoscerle?

Le pietre miliari di progetto: Perché usarle?

1) Monitorare le scadenze

2) Rendere facile l’individuazione delle date importanti

3) Identificare potenziali blocchi del progetto

Imposta le milestone del tuo progetto.

INDICE DEI CONTENUTI

Che cos’è una Kanban Board?

Gestione delle consuntivazioni (inserimento worklog)
WORKLOG_OVERFLOW_FORBIDDEN

Scelta tipologia centro di costo
USE_DISTINCT_COSTCENTER_PRJ_RES

Ereditarietà del centro di costo
COSTS_INHERIT_COST_CENTER