I migliori software di monitoraggio progetti del 2024

Monitorare l’andamento dei progetti aziendali è al centro dell’attività di project management. Ma quali sono i migliori strumenti per farlo? In questo articolo troverai un elenco dei migliori software per il monitoraggio dei tuoi progetti.

Ma per prima cosa vediamo insieme cosa rientra nell’ambito del monitoraggio dei progetti, detto anche monitoraggio e controllo.

Con questo termine ci si riferisce al controllo generale svolto dal project manager per garantire che tutti i compiti siano svolti correttamente e nei giusti tempi.

Il monitoraggio dei progetti guarda alle singole fasi per individuare gli ostacoli, i colli di bottiglia o le lacune e cerca di risolverli per aumentare l’efficienza del progetto.

Il processo di monitoraggio comincia non appena inizia il progetto stesso e prosegue durante tutto il suo ciclo di vita.

Un sistema che aiuti a monitorare il progetto in maniera efficace ci permette di vedere lo stato di avanzamento in maniera chiara e a colpo d’occhio.

Obiettivi principali del monitoraggio dei progetti

Ogni progetto possiede caratteristiche peculiari e a seconda dell’ambito aziendale certi obiettivi potranno essere più importanti di altri per la sua realizzazione.

Ma in linea di massima si può dire che gli obiettivi da tenere a mente durante il monitoraggio dei progetti sono i seguenti:

  • Stabilire finalità: sin da principio è utile mettere in chiaro, e magari anche per iscritto, quale sia l’obiettivo finale del progetto. In altre parole, quali sono i risultati attesi da clienti e stakeholder. Per fare questa operazione può essere utile implementare un’attività di scope management.
  • Settare i parametri: una volta stabilite le finalità, dovremo riportare poi quanto emerso dall’analisi in termini di budget, tempistiche, utilizzo delle risorse eccetera. Questa base di dati costituirà la nostra baseline iniziale, ossia l’avanzamento ideale da seguire, dal quale ci si discosterà più o meno durante la reale esecuzione del progetto.
  • Raccogliere dati: nel momento in cui il progetto parte, è importante avere gli strumenti giusti per raccogliere periodicamente dati quali i costi diretti e indiretti, le ore di lavoro svolte, le fasi completate. Più questi dati saranno facili da raccogliere e inserire a sistema più il lavoro del project manager ne trarrà beneficio.
  • Analizzare dati: per far sì che i dati raccolti non rimangano privi di significato, è utile provare a interpretarli. Esempi di analisi sono il confronto tra le tempistiche espresse nella baseline e quelle reali oppure l’analisi dei costi, differenziando tra costi previsti, stimati e attuali.
  • Fare report: esportare i dati rilevati, insieme alla loro interpretazione, è utile per condividere i risultati ottenuti con gli stakeholder o con il proprio team. La configurabilità dei report è dunque essenziale per differenziare il target di riferimento con cui condividere specifici dati.
  • Creare modelli per progetti futuri: per ottimizzare gli sforzi compiuti, nell’ambito del monitoraggio dei progetti può rientrare anche la creazione di best practice per progetti con caratteristiche simili. Ciò avverrà a fine progetto e andrà a costituire la base di dati per pianificare progetti futuri.

Tipologie del monitoraggio dei progetti

Entrando ancora più nel dettaglio, vediamo ora quali sono le tipologie di monitoraggio dei progetti, ossia tutti gli approcci che si possono adottare quando controlliamo lo svolgimento delle attività.

Le varie tipologie si applicano a tutti gli obiettivi visti in precedenza, ma declinate a seconda dell’aspetto che si intende monitorare.

  1. Monitoraggio del processo: noto anche come monitoraggio delle attività, mira principalmente a monitorare le risorse e gli input e a capire come vengono forniti gli output e i risultati.
  2. Monitoraggio dei beneficiari: questa tipologia include le richieste da parte dei beneficiari, i eventuali reclami e la soddisfazione generale. I beneficiari possono essere sia diretti che indiretti.
  3. Monitoraggio della conformità: serve a stabilire che il progetto sia conforme ai contratti, alle leggi vigenti, agli standard etici e alla conformità generale del progetto.
  4. Monitoraggio finanziario: controlla l’efficienza finanziaria del progetto, includendo anche un’analisi di costi-benefici.
  5. Monitoraggio dei risultati: comprende tutto ciò che determina se il progetto è sulla strada giusta per raggiungere i risultati attesi. Serve anche a raccogliere dati sull’impatto e sugli effetti complessivi del progetto.

Ma veniamo al dunque: vi forniamo un breve ma esaustivo elenco dei migliori software per svolgere il monitoraggio dei progetti aziendali, minimizzando gli sforzi e ottimizzando la produttività.

Ecco la lista dei migliori software per il monitoraggio dei progetti:

1. Twproject

Twproject per monitoraggio dei progetti

Se cerchiamo uno strumento completo, la prima scelta ricade sicuramente su Twproject, il software che possiede tutti i gli strumenti fondamentali per il monitoraggio e il controllo dei progetti.

A partire dal suo diagramma di Gantt agile e dinamico, proseguendo con una WBS completa e facile da compilare e aggiornare, e ancora con la sua impeccabile gestione di risorse e costi, ricche di automazioni e personalizzazioni, e così via.

Twproject nasce infatti come un sistema di gestione dei progetti a 360 gradi, in grado di supportare il lavoro del project manager dall’inizio alla fine.

Ha un’interfaccia intuitiva che rende più fluido l’adattamento di tutto il team allo strumento e riduce i tempi legati al processo di apprendimento, promuovendo il lavoro di squadra.

Inoltre, è uno strumento adatto a team e progetti di qualsiasi dimensione. La sua scalabilità lo rende adatto a qualsiasi tipo di azienda e il vantaggio è che Twproject si modifica e cresce insieme al business e alla complessità dei progetti.

Caratteristiche principali:

  • Dashboard: la vista principale, che mostra a un primo colpo d’occhio la situazione dei progetti in tempo reale.
  • WBS: consente con grande velocità di suddividere i progetti in attività da svolgere, settare le scadenze e assegnare i ruoli.
  • Diagramma di Gantt: si evolve nel tempo ed è sempre aggiornato, essendo ben integrato con le altre componenti del software. Permette di assegnare il lavoro e di essere condiviso facilmente.
  • Percorso critico: facile da settare e individuare, ci consente di seguire il flusso di lavoro e di evitare i colli di bottiglia.
  • Calcolo automatizzato in real time dell’avanzamento di progetto: per avere un’idea immediata dell’avanzamento del progetto ma anche di ogni singola fase che lo compone.
  • Kanban board: per chi predilige il lavoro agile, consente di assegnare facilmente i compiti e di avere una vista d’insieme delle attività, molto personalizzabile a seconda delle esigenze.
  • Gestione dei costi: i costi di progetto, diretti e indiretti, sono gestiti in un unico ambiente, insieme ai ricavi e ai costi delle risorse. Il confronto tra la pianificazione delle spese inziale e quella attuale evidenzia rischi e sforamenti di budget in maniera chiara.
  • Gestione del carico di lavoro: il tempo impiegato da ogni risorsa per il completamento delle attività è calcolato con precisione, distinguendo tra tipologie di attività e consentendo l’inserimento dei worklog in varie modalità. Ciò consente di analizzare le prestazioni con efficacia.
  • Timeline: strumento presente nella pagina di statistiche e all’interno del Gantt stesso, che permette di rivedere la pianificazione iniziale e la situazione in qualsiasi momento della vita del progetto, per un più efficace monitoraggio.
  • Condivisione: grazie a reporting e analisi personalizzabili, si ottengono informazioni chiare e condivisibili sulle prestazioni del progetto e delle sue singole parti.
  • Template: ogni progetto o sua sotto-fase può essere usato come modello per progetti simili, per risparmiare tempo nella pianificazione futura.

Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.

Pro: Twproject è utile per qualsiasi strategia e modello aziendale. Ha infatti strumenti avanzati e ricchi di funzionalità per tutti gli aspetti e le tipologie di monitoraggio dei progetti. Si adatta dunque a ogni settore d’impresa e cresce insieme al tuo business.

Contro: Una tale completezza non lascia spazio ad aspetti negativi.

Twproject rivoluziona la tua idea di monitoraggio dei progetti, facendoti scoprire una vastità di funzioni che semplificano e velocizzano il tuo lavoro.

2. ProofHub

ProofHub Monitoraggio progetti

ProofHub è uno strumento di gestione dei progetti e di collaborazione tra team che riunisce tutto in un unico luogo.

Crea un hub centrale per tutti i progetti, i team, i file, le discussioni e le attività, eliminando la necessità di destreggiarsi tra più app.

La piattaforma è efficiente e consente di rimanere sincronizzati con l’avanzamento dei progetti in tempo reale.

Inoltre, è possibile tracciare facilmente ogni attività del progetto e garantire che i progetti vengano consegnati con precisione.

Caratteristiche principali:

  • Diagramma di Gantt: consente di impostare le dipendenze delle attività, visualizzare le tempistiche del progetto e rispettare le scadenze.
  • Schede Kanban: per avere una visione d’insieme delle attività nelle varie fasi, individuare i colli di bottiglia e creare flussi di lavoro unici.
  • Strumenti di collaborazione come la chat integrata, le discussioni, i commenti sulle attività e le menzioni.
  • Condivisione dei file tra progetti e attività per facilitare l’accesso e la collaborazione sui documenti.
  • Tracciamento del tempo trascorso sulle attività, manualmente o con time tracker.
  • Fogli di presenza per monitorare la produttività del team e identificare gli ostacoli al flusso di lavoro.
  • Report dettagliati per ottenere informazioni in tempo reale sull’avanzamento delle attività, individuare le aree di miglioramento ed effettuare revisioni delle prestazioni.
  • Archiviazione centralizzata dei file con prove di stampa online per rivedere, approvare e fornire direttamente un feedback sugli asset.

Prezzo: a partire da 45 $ al mese per utenti illimitati.

Pro: Ha una buon interfaccia pulita e intuitiva, con curva di apprendimento minima; è personalizzabile e scalabile a seconda delle esigenze e offre un completo controllo amministrativo.

Contro: Non adatto a piccoli team; le sua mole di notifiche può risultare a volte eccessiva.

Strumento ricco di funzionalità che lo rendono una scelta valida per i grandi team che vogliono migliorare le loro capacità di tracciamento dei progetti.

3. ActiveCollab

ActiveCollab

ActiveCollab è uno strumento che si definisce project-oriented e dunque adatto al monitoraggio e controllo dei singoli progetti.

È un software essenziale, che include le principali funzionalità di gestione del lavoro del project manager: registrazione dei tempi, dipendenze delle attività e riprogrammazione automatica, fatturazione, opzioni di collaborazione, integrazioni di terze parti.

Grazie alla sua versatilità è utilizzato da team e aziende di ogni ambito e dimensione: dalle aziende internazionali alle piccole start-up, anche se mancano alcune funzioni di “vista d’insieme”.

Caratteristiche principali:

  • Vista progetto: a scelta tra Kanban, Gantt, elenco o calendario.
  • Template di progetto: consente di creare modelli riutilizzabili.
  • Chat, commenti, suggerimenti.
  • Report orari: possibilità di filtrate i record di tempo per progetto, cliente, assegnatario, tipo di lavoro, mese, anno e altro ancora.
  • Stima e tracciamento: strumenti di confronto tra i valori di tempo stimati con quelli tracciati per individuare le attività a rischio.
  • Panoramica sulle assegnazioni: vista d’insieme di tutti gli incarichi, comprensiva di straordinari e giorni non lavorativi.
  • Tempo e spese sostenute: tracciamento di ore e spese fatturabili.
  • Avvisi: in caso di sforamento di tempi e costi.
  • Redditività del progetto: panoramica dello stato del budget con controllo sulla percentuale dell’importo speso.
  • Report: in particolare per evidenziare il lavoro non ancora fatturato.

Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: comodo, preciso e con una facile interfaccia; utile per gestire progetti di larga scala con numerosi stakeholder.

Contro: Non ha un flusso di lavoro incorporato, e non è l’ideale se si hanno esigenze di tracciamento dei progetti più avanzate. Anche il monitoraggio del tempo necessita di miglioramenti.

Un software che svolge il compito che si è prefissato, ma che dovrebbe crescere un po’ in quanto a versatilità e visione d’insieme.

4. Teamhood

teamhood

Anche Teamhood è uno sofware che combina strumenti professionali come il Gantt, il tracciamento dei tempi di lavoro, le Kanban, e i reporting in un unico sistema di gestione.

Infatti, è pensato per le aziende di medie e grandi dimensioni per la gestione e l’esecuzione di progetti.

Teamhood lavora con gli spazi di lavoro, lavagne personalizzate con funzionalità di tracciamento del tempo e strumenti di collaborazione.

Offre inoltre una reportistica visiva delle metriche, soprattutto quelle agili.

Caratteristiche principali:

  • Kanban board: le sue righe sono usate per differenziare diversi team, tipi di elementi di lavoro, progetti, ecc. Funzionalità di impostazione di limiti di spesa e altri parametri che segnalano gli sforamenti.
  • Diagramma di Gantt: le sue funzioni sono piuttosto standard, ma ha alcune opzioni di personalizzazione. Possibilità di scegliere se le fasi dipendenti da altre sono auto-rischedulate.
  • Tariffe orarie: possibilità di impostare tariffe orarie per i collaboratori del progetto e vedere i costi del progetto in tempo reale.
  • Baseline vs Actual: strumento che fissa le scadenze concordate per il progetto e nel corso del tempo confronta la situazione effettiva con il piano originale.
  • Report sui fogli di presenza: confronto tra il tempo effettivo impiegato e le stime iniziali. Consente di calibrare le stime.
  • Visualizzazione del carico di lavoro: consente di gestire il carico di lavoro del team, bilanciare le risorse e ottimizzare i tempi.

Prezzo: a partire da 7 € utente/mese.

Pro: Buona flessibilità in termini di configurazione delle impostazioni, pur mantenendo una semplicità di base.

Contro: La gestione dei tempi di lavoro non è molto flessibile e presenta alcune limitazioni che poi si ripercuotono sull’accuratezza dei dati relativi al monitoraggio.

Strumento produttivo ed efficiente e con un suo particolare approccio alla filosofia agile.

5. Miro

Miro

Miro è una piattaforma che nasce con l’intento di migliorare i flussi di lavoro attraverso mappature dei processi, delle dipendenze, eccetera.

Anche se possiede alcune funzionalità native, Miro funziona piuttosto come aggregatore di applicazioni diverse all’interno di un’unica piattaforma.

Il suo punto di forza e di partenza è la Kanban board, attraverso cui i membri del team collaborano e si scambiano informazioni e il project manager affida compiti e tiene sotto controllo le tempistiche.

Il suo approccio agile al monitoraggio dei progetti può essere limitante per alcuni, ma offre sicuramente vantaggi per altri.

Caratteristiche principali:

  • Kanban board: struttura flessibile di schede per gestire progetti e processi.
  • SWOT Analysis: simile alla lavagna Kanban, suddivide i compiti tra le varie categorie della SWOT analysis.
  • Diagramma di Gantt: più simile a una timeline, consente di assegnare compiti e settare dipendenze tra le attività, non ha funzioni più evolute.
  • Roadmap: altra visualizzazione delle attività non basata sulla linea del tempo ma su quella delle fasi principali di progetto.
  • Retrospettive: strumenti di riesame della pianificazione iniziale, condivisibili con il team.
  • Presentazioni: vari modelli per la creazione di report condivisibili e per l’impostazione di meeting di progetto.

Prezzo: a partire da 7 € utente/mese.

Pro: Consente di mantenere inalterati i processi aziendali per chi ha già iniziato a monitorare i singoli aspetti dei progetti con piattaforme diverse.

Contro: Necessità di integrare più applicazioni in una per ottenere una cornice completa. L’ottimizzazione dei processi viene dunque leggermente penalizzata.

Soluzione agile per chi necessita di una gestione visuale dei progetti.

6. Roadmunk

roadmunk monitoraggio progetti

Come dice il nome stesso, Roadmunk è uno strumento che utilizza le roadmap come focus point per il monitoraggio dei progetti aziendali.

Si focalizza dunque sula sequenzialità di macro attività e loro sotto-fasi per la gestione dei flussi di lavoro, con un approccio analitico al lavoro.

Il presupposto è dunque che la pianificazione iniziale sia ineccepibile, o quasi, nella suddivisione delle categorie di lavoro.

Ciò funziona bene per aziende strutturate e con grande esperienza, con progetti e processi pianificati; al contrario, può risultare bloccane per piccole realtà o team di recente costituzione.

Caratteristiche principali:

  • Roadmap: integrabile con la timeline, gestisce le attività attraverso le iniziative, gli obiettivi e le milestone
  • Swimlane: tipologia di roadmap semplificata
  • Condivisione: in HTML o attraverso URL protette
  • Export: vari formati tra cui immagini
  • Presentazione: trasformazione dei dati inseriti in slide di per meeting aziendali

Prezzo: a partire da 49 $ mensili per project manager e team di 5 utenti

Pro: Strumento molto specifico per team che lavorano al completamento di fasi di progetto pianificate dalla base.

Contro: Mancanza di viste secondarie fondamentali quali il Gantt o la gestione del budget di progetto.

Adatto a team che necessitano di collaborare virtualmente su progetti strutturati e condividere informazioni veloci.

Alcuni suggerimenti finali

Abbiamo visto che il monitoraggio dei progetti è un processo molto soggettivo e le tecniche variano col tempo e con l’esperienza.

In tal senso gli strumenti utilizzati possono variare moltissimo, non solo tra aziende diverse, ma anche all’interno della stessa, per gestire progetti diversi.

Abbiamo dunque cercato di fornirti una lista dei software che racchiudono al loro interno maggiori funzionalità, in modo da permettere al project manager di variare a seconda delle esigenze.

Prima di concludere, ti diamo alcuni suggerimenti sotto forma di best practice per l’esercizio del monitoraggio e controllo dei tuoi progetti:

  • Svolgi ricerche e incontri iniziali per comprendere il progetto
  • Crea una breve descrizione del progetto sulla base di quanto appreso
  • Sviluppa un piano di progetto
  • Prepara un piano delle risorse
  • Non creare aspettative irrealistiche
  • Mantieni sempre una comunicazione chiara e costante con il team
  • Chiedi feedback e apporta modifiche se necessario
  • Assicurati che ogni aspetto sia adeguatamente documentato
  • Riguarda il piano di progetto una volta concluso e prova a trarne insegnamenti per il futuro

Twproject è lo strumento che ti permette di svolgere ogni attività di monitoraggio e controllo qui citata con facilità e precisione. Guarda come è semplice iniziare:

Se sceglierai Twproject non dovrai rinunciare a nulla ed è questo il motivo per cui è la scelta numero uno di centinaia di project manager in tutta Italia e nel mondo.

Prova Twproject gratuitamente per i primi 15 giorni e ricordati di farci sapere se questa classifica ti è stata utile.

La gestione della supply chain con Twproject

La gestione della supply chain supervisiona l’intero flusso di produzione di beni o servizi, a partire dalle componenti grezze fino alla consegna del prodotto finale ai consumatori.

Si tratta di tutta quella serie di compiti interfunzionali che collegano beni e servizi con i clienti.

 

Ecco spiegato in questo articolo come funziona la supply chain nel dettaglio e come un software di project management come Twproject è in grado di aiutare il supply manager nel suo lavoro quotidiano.

 

Gli step della pianificazione  e gestione di una supply chain

La catena di approvvigionamento è caratterizzata da 5 fasi. Ecco quali:

  1. Pianificazione: il processo inizia solitamente con la pianificazione, in cui l’obiettivo è far corrispondere l’offerta con le richieste dei clienti. Le aziende devono cercare di prevedere quali saranno le loro esigenze future e agire di conseguenza.
  2. Approvvigionamento: l’approvvigionamento implica la collaborazione con i fornitori per reperirei materiali necessari durante tutto il processo di produzione.
  3. Realizzazione: questo è il cuore della supply chain. Qui l’azienda utilizza i propri macchinari e/o manodopera per trasformare le materie prime in qualcosa di nuovo. Il prodotto che si ottiene è l’obiettivo finale del processo di produzione, ma non si tratta della fase finale della catena di approvvigionamento.
  4. Distribuzione: una volta realizzati i prodotti, l’azienda deve essere in grado di “metterli nelle mani” dei propri clienti. Un’impresa con una supply chain efficace avrà solide capacità logistiche e canali di consegna per garantire una consegna tempestiva, sicura ed economica dei suoi prodotti.
  5. Ritorno: il processo di gestione della catena di fornitura si conclude con il supporto per i resi dei clienti. Questa fase di reso è spesso chiamata logistica inversa e l’azienda deve garantire di avere la capacità di ricevere i prodotti restituiti e di porre rimedio alla transazione con il cliente.

Il ruolo del project supply chain manager

Per una corretta gestione della supply chain è necessario avere una figura che sia in grado di supervisionare tutti i processi.

Stiamo parlando del supply chain manager. Questo professionista è responsabile della supervisione dell’importazione, dell’esportazione e talvolta della creazione di materie prime o prodotti finiti.

Un supply chain manager spesso ricopre un ruolo di leadership all’interno di un’organizzazione.

Ecco quali sono alcune delle sue attività quotidiane:

  • Gestione dei processi produttivi e distributivi;
  • Collaborazione con acquirenti e fornitori per reperire i materiali o i prodotti giusti;
  • Negoziazione di contratti con fornitori, venditori, appaltatori e clienti;
  • Analisi dei dati per prevedere la domanda di inventario ed analizzare le prestazioni dei prodotti;
  • Riduzione dei costi a tutti i livelli mantenendo la qualità e raggiungendo gli obiettivi di sostenibilità;
  • Rimanere al passo con le tendenze e gli sviluppi del settore e delle tecnologie.

Gestione della supply chain: case history

Il ruolo fondamentale della gestione della supply chain implica l’adozione di strategie efficaci per migliorare l’efficienza e ridurre i costi, garantendo al contempo la soddisfazione del cliente finale.

Un esempio pratico di gestione efficiente della catena di approvvigionamento può essere osservato nel contesto della pianificazione della domanda.

Aziende come Zara hanno ottenuto successo utilizzando dati in tempo reale per prevedere rapidamente le tendenze della moda, permettendo una produzione agile e riducendo l’eccesso di inventario. Questo approccio minimizza i rischi del ciclo di vita del prodotto, mantenendo la catena di approvvigionamento snella e reattiva.

Un altro aspetto cruciale è l’ottimizzazione dei tempi di consegna attraverso tecniche di supply chain planning avanzate. L’uso di software sofisticati permette alle aziende di simulare e prevedere vari scenari di distribuzione, assicurando che i prodotti raggiungano i consumatori nel modo più rapido ed economico possibile.

Amazon, ad esempio, utilizza algoritmi predittivi per posizionare anticipatamente gli inventari più vicino possibile ai potenziali acquirenti, riducendo drasticamente i tempi di consegna.

Inoltre, il rapporto con i fornitori è essenziale per una supply chain resiliente e performante. La costruzione di rapporti solidi e di fiducia con i fornitori non solo migliora la qualità e la tempestività delle forniture ma permette anche di negoziare termini più vantaggiosi.

supply chain management twproject

Toyota è rinomata per il suo sistema di produzione snella e per l’efficace gestione delle relazioni con i fornitori, il che le permette di mantenere bassi i livelli di inventario e di rispondere con flessibilità ai cambiamenti della domanda.

L’impiego di un software di project management come Twproject è cruciale in questo contesto. Questo tipo di strumento offre una piattaforma integrata che facilita il monitoraggio e la gestione di tutte le fasi della supply chain.

Dal supply chain planning alla distribuzione, il software permette di avere una visibilità completa su ogni aspetto del processo, garantendo che le decisioni siano basate su dati in tempo reale e informazioni aggiornate.

Con funzionalità avanzate, i manager possono programmare le attività, gestire le risorse, e comunicare efficacemente con i team e i fornitori, tutto in un unico luogo. Ciò consente un miglior coordinamento e una reattività più rapida alle esigenze del mercato e del cliente finale, migliorando significativamente la performance generale della supply chain.

Questi esempi dimostrano come un’efficace gestione della supply chain possa essere un fattore determinante nel successo di un’azienda, contribuendo significativamente a migliorare l’efficienza, ridurre i costi e soddisfare le aspettative del cliente finale.

L’aggiunta di un software di project management come Twproject, arricchisce ulteriormente queste capacità, rendendo le operazioni più fluide e meno suscettibili a errori o ritardi.

Twproject per la gestione della supply chain

La gestione della catena di approvvigionamento rappresenta uno sforzo continuo da parte delle aziende per renderle quanto più efficienti ed economiche possibile.

Ciò può avvenire mantenendo un controllo rigoroso degli inventari interni, della produzione, della distribuzione, delle vendite e degli inventari dei fornitori dell’azienda.

Proprio per questo, l’utilizzo di un software di project management come Twproject può aiutare ad affrontare le sfide uniche che si presentano durante le varie fasi della catena di fornitura.

Twproject fornisce visibilità e controllo in tempo reale sulle attività del progetto, sulle scadenze e sull’allocazione delle risorse.

Le aziende possono gestire in modo efficace le attività di approvvigionamento, produzione, trasporto, magazzinaggio e distribuzione.

Una gestione efficace della supply chain richiede un attento coordinamento di molteplici attività e parti interessate.

Twproject funge quindi da archivio centrale di informazioni, consentendo ai supply chain manager di avere una visione olistica dei progetti e delle attività in corso.

Questa visibilità a 360 gradi consente loro di identificare potenziali colli di bottiglia, allocare le risorse in modo efficace e prendere decisioni informate per ottimizzare il processo della catena di approvvigionamento.

Uno dei principali vantaggi di questo software di project management è la sua capacità di migliorare la comunicazione e la collaborazione tra le diverse parti interessate eliminando la necessità di più canali di comunicazione e riducendo così il rischio di problemi di comunicazione o lacune informative.

Ciò porta a un migliore coordinamento, una risoluzione più rapida dei problemi e una maggiore efficienza lungo tutto il processo.

 

In conclusione, un software di gestione dei progetti come Twproject offre una gamma di funzionalità altamente personalizzabili che aiutano le aziende ed i manager a semplificare le operazioni di tutti i giorni.

Con Twproject sarà possibile ottenere la massima efficienza in termini di costi e di tempistiche nella supply chain di ogni azienda.

Dagli strumenti di gestione delle attività e collaborazione alle funzionalità di reporting e all’integrazione con i sistemi esistenti, Twproject consente alle aziende di gestire e tenere traccia in modo efficace dei progetti, ottimizzare l’allocazione delle risorse e migliorare la comunicazione e la collaborazione tra le parti interessate.

 

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I migliori software per diagrammi di Gantt del 2024

Vuoi scoprire insieme a noi quali sono i migliori software per diagrammi di Gantt in poco tempo? Abbiamo elaborato una lista fatta apposta per te.

Il diagramma di Gantt è lo strumento migliore per avere una panoramica d’insieme sull’andamento dei progetti.

Consente di avere in un’unica vista le date di inizio e fine del progetto e delle sue fasi, la durata di queste ultime, la loro correlazione, gli assegnatari.

Come vedremo, i motivi per implementarlo sono molteplici, ma per elaborare un diagramma di Gantt che sia realmente utile ed efficace servono gli strumenti giusti.

Altrimenti si rischia di perdere tanto tempo a creare un piano solo teorico, che verrà ben presto abbandonato e rimarrà solo nelle intenzioni iniziali del capo progetto.

Infatti, le parole chiave per valutare un buon diagramma di Gantt sono a nostro avviso: dinamicità e condivisione.

Genesi e caratteristiche dei diagrammi di Gantt

Il Gantt ha subito numerose evoluzioni nel tempo. Inizialmente era un semplice grafico temporale, statico, per la pianificazione iniziale.

Fino a non molti anni fa, il Gantt era una struttura teorica che veniva progettata all’inizio del progetto, poi stampata e appesa a una parete dell’ufficio.

Era un semplice punto di riferimento, ma purtroppo dopo pochi giorni o settimane il grafico diventava già obsoleto.

Con l’avvento dei software di calcolo e poi in seguito con gli strumenti web, il Gantt è divenuto uno strumento operativo.

La sua funzione oggi non si esaurisce in fase di pianificazione, ma prosegue durante l’esecuzione del progetto.

Ed è per questo che deve essere necessariamente integrato e integrabile con gli strumenti operativi. Il Gantt oggi ha senso solo se dinamico, condivisibile, aggiornabile in tempo reale.

Ecco nel dettaglio i due aspetti di cui abbiamo tenuto maggiormente conto durante la nostra analisi alla ricerca del migliori software per la creazione di diagrammi di Gantt.

Prima caratteristica del Gantt: la dinamicità

Con la parola “dinamicità” intendiamo sia l’interattività del Gantt, sia la sua integrazione con gli altri strumenti di lavoro.

Infatti, un buon diagramma di Gantt deve potersi evolvere via via che vengono completate le varie attività. E naturalmente è meglio se questa evoluzione avviene in maniera automatizzata e in tempo reale.

Allo stesso tempo, le informazioni che permettono al Gantt di modificarsi ed progredire provengono da altre fonti, come ad esempio i dati di worklog, il calendario e i ToDo svolti.

Viceversa, le assegnazioni distribuite attraverso il Gantt vanno a comporre e aggiornare il carico degli operatori; la sua durata influisce sulle stime del budget e su molti altri aspetti della gestione dei progetti.

Questo spiega la centralità del diagramma di Gantt in un software di project management: esso è il punto di partenza e il nucleo centrale a cui tutto si riconduce.

Gli strumenti che abbiamo incluso nella nostra lista dei migliori software per diagrammi di Gantt hanno questa caratteristica!

Seconda caratteristica del Gantt: la condivisione

Insieme con l’interattività del Gantt, si è ampliato il gruppo di attori coinvolti nell’utilizzo del diagramma.

Parliamo degli esecutori materiali dei progetti, ma anche degli stakeholder: ogni risorsa ha i suoi motivi specifici per tenere d’occhio il Gantt e dunque è bene che questo sia facilmente condivisibile.

Avere un Gantt sempre a portata di mano quando andiamo a presentare un progetto e poterci agire all’interno in tempo reale durante i meeting è decisamente una buona prassi.

Ciò aumenta il coinvolgimento delle parti e aiuta ad avere una visione d’insieme.

Inoltre, gli strumenti più avanzati hanno anche sistemi di permessi sui ruoli molto personalizzabili che consentono anche di delegare alcuni aspetti di pianificazione.

Ad esempio, il capo progetto potrebbe avere necessità di affidare la pianificazione di alcune sotto-fasi di progetto ad altri collaboratori e un buon software deve a nostro avviso consentire questa elasticità sui permessi.

Ma veniamo finalmente alla nostra classifica dei migliori software per diagrammi di Gantt, tenendo alla mente gli aspetti che abbiamo messo in luce finora, e vediamo chi e come svolge al meglio il lavoro.

Ecco la lista dei migliori software per diagrammi di Gantt:

1. Twproject

Gantt Twproject - il miglior software per diagrammi di gantt

Partiamo da quello che è considerato da molti il migliore diagramma di Gantt sul mercato: Twproject, un software che ha fatto del nostro diagramma il suo punto di forza.

Twproject nasce nel 2001 ma solo a partire dalla sua quinta versione ha integrato il Gantt tra i suoi strumenti.

Ha aspettato di avere la maturità tecnologica per sviluppare uno strumento che avesse una reale utilità e che non equivalesse a realizzare il grafico su un foglio di calcolo.

Da allora però, Twproject ha fatto in modo che il suo diagramma di Gantt fosse sempre più completo e interoperabile, aggiungendo sempre nuove ottimizzazioni e funzionalità.

Twproject si distingue per avere un Gantt alquanto personalizzabile e realistico, che rispecchi realmente l’andamento dei progetti.

L’elasticità del Gantt di Twproject è notevole, ma allo stesso tempo questo strumento è estremamente preciso e la sua interazione con gli altri elementi del software è totale e accurata.

Infine, Twproject garantisce la possibilità di tenere traccia di tutte le modifiche apportate in precedenza al diagramma di Gantt, grazie alla timeline con la quale si può scorrere indietro nel tempo e rivedere la struttura del Gantt a qualunque data desiderata.

Caratteristiche principali:

  • Vista d’insieme o dettagliata: possibilità di avere un minore o maggiore livello di dettaglio e zoomare sulle singole fasi della WBS
  • Creazione di fasi e milestone: da lista o con drag and drop, a seconda delle preferenze
  • Assegnazione delle fasi: possibilità di settare gli assegnatari direttamente dal Gantt
  • Integrazione con carico di lavoro: segnalazione di eventuali sovraccarichi e riallocazione con strumento “bacchetta magica”
  • Percorso critico: possibilità di visualizzare i nodi cruciali delle sviluppo del progetto
  • Timeline: cronologia delle modifiche al progetto attivabile dall’utente
  • Tipologie delle dipendenze: oltre alla classica dipendenza Finish to Start, se ne affiancano altre tre, per assecondare meglio dinamiche di lavoro diverse
  • Elasticità: possibilità di avere dipendenze anche non sequenziali
  • Vista dei ToDo: gestione affiancata e integrata dei ToDo per ogni fase di progetto
  • Gestione ruoli e permessi: possibilità di affidare la pianificazione di varie fasi a diversi utenti
  • Condivisione: esportabilità in vari formati

Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.

Pro: Twproject permette di creare un Gantt che non ha eguali in quanto a praticità d’uso, precisione e molteplicità di funzioni. Grazie al costante feedback da parte dei suoi utenti, questo prodotto è in costante evoluzione e miglioramento.

Contro: Francamente, è difficile trovare un solo aspetto negativo nel Gantt di Twproject.

Con Twproject non dovrai mai inserire un’informazione due volte: tutto è pensato per ottimizzare i tempi di lavoro e offrire uno strumento utile nell’operatività quotidiana

2. ClickUp

ClickUp -  software per diagrammi di gantt

Il Gantt che si può creare con ClickUp ha una buona visione d’insieme su tutto il progetto, evidenziata anche dalla barra verde che racchiude tutte le fasi di progetto, mostrando a un primo colpo d’occhio la durata totale.

Su ogni fase è ben visibile il nome dell’assegnatario, ma mancano altre informazioni, come ad esempio la percentuale di lavoro svolto.

Manca in generale una connessione con il carico delle risorse.

Non essendoci differenza tra attività e fasi di progetto in Clickup, il Gantt è molto veloce da creare e gestire.

Tuttavia questo aspetto può penalizzare quando si parla di progetti complessi o con tanti micro-compiti da svolgere e di cui tenere traccia.

Caratteristiche principali:

  • Struttura gerarchica: Spazi > Cartelle > Elenchi
  • Elenchi: liste di attività che hanno un loro personale Gantt
  • Task inseribili direttamente sul gantt col trascinamento
  • Apertura secondaria della scheda relativa con varie informazioni dettagliate
  • Possibilità di duplicazione
  • Ampia possibilità di personalizzazione

Prezzo: a partire da 7 $ utente/mese.

Pro: ClickUp ha un’interfaccia accattivante, e il suo Gantt non fa eccezione. Fa della filosofia agile il suo punto di forza.

Contro: Mancano alcune funzionalità avanzate e a una prima occhiata il suo editor del Gantt può apparire un po’ caotico.

Agilità ed estetica si coniugano in uno strumento veloce da usare ma non sempre completo nelle sue funzioni

3. GanttPRO

Gantt PRO - software per diagrammi di gantt

Con caratteristiche quasi diametralmente opposte troviamo Gantt PRO.

Come il nome stesso suggerisce, si tratta di un software totalmente dedicato al diagramma di Gantt.

La pianificazione dei progetti parte appunto dalla vista del Gantt, con una WBS affiancata, in cui inserire progetti e liste di task.

Ad accompagnare il Gantt, ci sono anche delle viste secondarie, come la Kanban board, il carico operatori e la reportistica.

Alcune funzioni secondarie come il budgeting e il time tracking sono disponibili solo nelle licenze avanzate.

Caratteristiche principali:

  • Gerarchia fissa composta da progetti e liste di task
  • Possibilità di creare varie baseline
  • Percentuale svolta settabile direttamente sul task con trascinamento
  • Dipendenze con tipologia Finish to Start o Start to Start
  • Gap tra dipendenze settabile in ore
  • Percorso critico

Prezzo: a partire da 9,99 $ utente/mese.

Pro: Si rivela un buon prodotto tecnico, con un’interfaccia semplice e pulita e poche ma chiare funzioni.

Contro: Presenta un aspetto un po’ datato ed è poco o nulla personalizzabile. Alcune funzioni secondarie come il budgeting e il time tracking sono disponibili solo nelle licenze avanzate.

Se l’obiettivo è quello di creare dei diagrammi di Gantt precisi, può essere una soluzione, pur essendo carente in quanto a interoperabilità con altri strumenti di gestione

4. Smartsheet

Smartsheet -  software per diagrammi di gantt

Si tratta di un software che si propone di sostituire i fogli Excel per la gestione aziendale e quindi ne riporta attentamente le funzionalità.

Smartsheet è un tool composto da molti elementi combinati, con l’aggiunta di strumenti tipici del project management.

I dati inseriti nel proprio foglio di lavoro possono essere poi interpretati attraverso le varie viste, tra cui quella del Gantt.

È dunque uno strumento che richiede una buona competenza nell’uso delle formule di calcolo.

Caratteristiche principali:

  • Personalizzazione dei colori delle fasi
  • Formattazione condizionale che permette di settare regole personalizzate per la vista delle fasi
  • 4 livelli di zoom: trimestre – mese – settimana – giorno
  • Viste secondarie: lista, calendar e board
  • Critical path
  • Percentuale del lavoro svolto mostrata sulla fase
  • Durata del task: mostrata solo quando vengono attivate le dipendenze

Prezzo: a partire da 6 $ utente/mese, per un massimo di 10 utenti.

Pro: La principale caratteristica di Smartsheet è la possibilità di personalizzazione, sia dal punto di vista grafico, sia per quanto riguarda il metodo utilizzato.

Contro: Mancanza di automatizzazioni e necessità di padroneggiare le formule di calcolo per il suo utilizzo.

Strumento tecnico con funzionalità raffinate, ma non esattamente utile al risparmio di tempo nella pianificazione

5. Toggl Plan

Toggl Plan -  software per diagramma di gantt

Toggl si concentra molto sugli aspetti relativi alle risorse umane nell’ambito dei progetti.

È dunque molto orientato a gestire i task e le assegnazioni in maniera agevole, in particolare attraverso il suo editor di Gantt, ma non solo.

La particolarità dello strumento è che permette di creare dei diagrammi di Gantt specifici per le risorse, oltre che per i progetti.

Potrebbe essere utile dunque per chi si occupa nello specifico di programmare e bilanciare i tempi di lavoro delle risorse umane in azienda.

Caratteristiche principali:

  • Condivisione dei dati anche verso utenti esterni
  • Progresso stimato vs progresso attuale
  • Buona integrazione con il carico delle risorse, che è visibile in contemporanea
  • 4 livelli di zoom
  • Drag and drop per durata e dipendenze
  • Personalizzazione nei colori delle assegnazioni

Prezzo: a partire da 9 $ utente/mese.

Pro: In generale si rivela semplice da usare e ha un’interfaccia moderna e user friendly.

Contro: Forse anche a causa della sua semplicità, presenta alcune limitazioni, soprattutto in quanto a integrazioni con le altre viste del software.

Software agile e di facile apprendimento, più utile se il lavoro è impostato in maniera resource-oriented

6. Team Gantt

Team Gantt - software per diagramma di gantt

Anche in questo caso ci troviamo davanti a uno strumento che fa partire i progetti direttamente dal Gantt.

Solo in un secondo momento, si possono poi aggiungere i task e distribuire le assegnazioni.

Quasi tutte le sue funzionalità sono legate al Gantt e molte interazioni si possono fare direttamente da questa vista.

Una limitazione è data dal fatto che task e ToDo non sono distinti tra loro. Inoltre, tutte le attività connesse a un progetto sono sempre visibili sul Gantt, rendendo la gestione dei progetti complessi un po’ difficoltosa.

Caratteristiche principali:

  • Possibilità di aggiungere note e allegati ai task
  • Possibilità di inserire la percentuale di completamento dei task
  • Vista del workload apribile dal Gantt
  • Vista totale del numero di task assegnati a persona in giorni oppure ore
  • Health report
  • Viste secondarie: lista, calendar e board

Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: Strumento dettagliato e molto specifico nella creazione dei diagrammi di Gantt, con alcune utili personalizzazioni.

Contro: Tra le personalizzazioni non compaiono purtroppo le differenze tra dipendenze e la loro elasticità. Inoltre, a causa di un eccessivo livello di dettaglio di default, il Gantt perde la sua funzione primaria di strumento che dà una visione d’insieme.

Adatto a chi ha necessità di creare molti Gantt per piccoli progetti ma un po’ carente in casi di sopraggiunta complessità

Conclusioni

Abbiamo cercato di aiutarti nella scelta tra i migliori software per diagrammi di Gantt per i tuoi progetti.

Se ti ha incuriosito il tema dell’evoluzione del diagramma di Gantt nel tempo e l’inizio dell’era del software per il project management, ascolta questo interessante estratto di un’intervista a Roberto Bicchierai, socio fondatore di Twproject.

Hai visto quanta esperienza c’è dietro allo sviluppo di questo strumento?

Per concludere, tieni a mente che:

  • la sua possibilità di interazione con i ToDo permette di superare la classica contrapposizione Waterfall vs Agile, e crea un nuovo approccio strutturato e allo stesso tempo dinamico.
  • la possibilità di avere una timeline che permetta di risalire alla struttura pianificata in qualunque momento, sin dall’avvio del progetto, rende il diagramma di Gantt di Twproject il migliore strumento di pianificazione. Ci consente infatti di non smarrire nessun dato importante e poter ripianificare i tempi liberamente e senza indugio durante l’implementazione del progetto.

Se ti va, puoi dirci se questa analisi ti è stata utile e iniziare subito a creare un diagramma di Gantt nel migliore dei modi: con Twproject puoi provare gratuitamente per i primi 15 giorni.

Come gestire il tracking dei progetti con la Timeline di Twproject

La Timeline è uno strumento utilissimo, concepito per monitorare costantemente l’andamento dei tuoi progetti.

Con la Timeline di progetto puoi tenere traccia di modifiche ed eventi accaduti nel tempo: è infatti la memoria storica di un progetto.

Grazie al suo cursore, puoi “navigare” avanti e indietro nel tempo e vedere la situazione iniziale; puoi capire cosa e quando è cambiato rispetto alla baseline (ossia la pianificazione dell’inizio), mettendo in luce i momenti salienti.

Twproject ti offre una sua versione incredibilmente funzionale e completa. Vuoi scoprirla insieme a noi? Ecco tutto quello che ti permette di fare.

Le funzioni della Timeline nella pagina delle Statistiche

Nella pagina dedicata alle Statistiche, nel tab successivo alla Panoramica del progetto, trovi tutto ciò che serve a fare un piano di monitoraggio del progetto esauriente e accurato.

Ed è qui che abbiamo collocato la nostra Timeline, per avere a prima vista una linea temporale dinamica: questa ci permette di vedere subito le date delle modifiche rilevanti rispetto alla pianificazione iniziale (baseline).

La baseline, come dice la parola stessa, è infatti la linea di base del progetto, stabilita prima dell’avvio del progetto stesso. Serve a immortalare la situazione iniziale, per vedere se e quanto ci si discosterà in seguito.

baseline

Essa include principalmente: le tempistiche (data di inizio e fine), i costi previsti e le risorse coinvolte. In Twproject è sempre visibile nella pagine delle Statistiche.

Ma come ben sappiamo, è naturale che queste variabili cambino durante il corso effettivo dei progetti e che ci si discosti dunque dalla baseline.

Tutte le varianti di progetto quantitative vengono registrate automaticamente sulla Timeline, senza che il capo progetto debba preoccuparsi di segnarle manualmente.

La registrazione degli eventi sulla Timeline dei progetti

Dunque, cosa si intende per varianti di progetto quantitative?

Parliamo in particolare di modifiche alle date di consegna e di cambiamenti nel budget; tutte queste le vedremo evidenziate sulla nostra linea temporale con un’icona specifica a seconda dell’evento.

eventi su timeline

Ecco come appare la nostra Timeline dei progetti.

Le icone al suo interno mostrano i momenti in cui è stato modificato qualcosa nel nostro progetto, e nello specifico:

  • Date: l’icona del calendario indica che è stata modificata una data di inizio o di fine del progetto. Dato che la Timeline è disponibile anche per le sotto-fasi di progetto, anche le eventuali modifiche temporali di queste fasi saranno visibili nelle loro relative pagine di statistiche.
  • Budget: qualsiasi modifica al budget viene registrata e mostrata sulla Timeline con l’icona delle monete.
  • Aggiornamento: la piccola icona del fumetto ci indica invece quando è stato aggiunto manualmente un promemoria su un evento saliente avvenuto in una certa data. I promemoria possono essere inseriti direttamente dalla pagina principale dei nostri progetti, nella sezione dedicata agli aggiornamenti.

Lo scorrimento libero della Timeline dei progetti

Ma naturalmente è anche possibile trascinare il nostro cursore sulla Timeline, per visualizzare l’andamento del progetto nel tempo.

Via via che scorriamo vedremo cambiare le percentuali di lavoro svolto e tutti gli altri dati mostrati nei grafici della pagina di Statistiche.

scorrimento timeline

Sarà possibile tornare a qualsiasi punto temporale del nostro progetto, per monitorare l’andamento ad una certa data o semplicemente vedere cosa e come è cambiato rispetto alla baseline.

Uno strumento di monitoraggio ulteriore: l’Istantanea di progetto

Ma c’è uno strumento che si affianca e collabora con la nostra Timeline dei progetti: la funzione che consente di scattare un’Istantanea dello stato attuale.

Questa ci consentirà di consultare questo stato più facilmente in un secondo momento.

Istantanea di progetto

Nella pagina di Panoramica del progetto o di una delle sue fasi, trovi la piccola icona della fotocamera.

Con questa puoi “fotografare” la situazione in un qualsiasi momento e ritrovarla poi chiaramente sulla Timeline.

Dopo aver fotografato il momento, potrai scrivere una nota da collegare a questa Istantanea: ad esempio un’indicazione temporale, un momento di svolta nell’andamento del progetto, o qualsiasi altro aspetto rilevante.

Ed ecco che troverai anche l’icona della tua istantanea tra quelle presenti nella Timeline; potrai semplicemente cliccarci sopra per vedere lo stato del progetto alla data salvata.

Questa azione è molto utile in caso di progetti di lunga durata.

Infatti, ti eviterà di scorrere la tua Timeline alla cieca in futuro, consentendoti al contrario di avere già evidenziati i momenti di maggiore interesse.

Conclusioni

Abbiamo visto quanto è importante tenere traccia dell’andamento del progetto nel tempo, e Twproject ti offre uno strumento unico per svolgere questa analisi.

Ciò è utile sia per fare report accurati, ma anche per far sì che le previsioni future su progetti analoghi siano più attendibili.

Nella nella settima edizione del PMBOK, si parla di Project work performance domain.

Questo dominio definisce i principi basilari per la gestione dei processi di progetto.

Tra questi troviamo la necessità di monitorare costantemente le modifiche che possono influire sul progetto.

Con la Timeline di Twproject questa operazione si svolge in maniera agile. Potrai assicurarti che a ogni cambiamento seguano tutti gli opportuni adattamenti.

Inoltre, potrai usare questi dati per una pianificazione migliore su progetti futuri.

Per iniziare subito a tenere traccia di tutti gli eventi relativi ai tuoi progetti, prova Twproject gratis per 15 giorni. Il nostro team di supporto è a tua disposizione!

La nuova funzionalità ti aspetta

Le milestone di progetto: pianificare obiettivi e risultati

La milestone di progetto o pietra miliare  è lo strumento di gestione che viene utilizzato per delineare un punto determinato nella pianificazione di progetto.

I punti definiscono, infatti, l’inizio e la fine di un’attività e segnano il completamento di una fase importante del lavoro.

Le milestone nel project management possono essere utilizzate per simbolizzare tutto ciò che è iniziato o finito.

Se una pietra miliare si concentra sui principali punti di progresso in un progetto, questa diventa utile come strumento di pianificazione.

Proprio come i task scompongono un progetto più grande in parti gestibili, le pietre miliari suddividono un progetto in tappe fondamentali.

Quindi, quando si inizia un progetto, le pietre miliari possono aiutare immensamente con la programmazione.

Le milestone sono solitamente presenti nei software di gestione dei progetti, ed ovviamente anche in Twproject.

Hanno una loro icona specifica nella funzione di diagramma di Gantt, e sono a forma di diamante.

Le pietre miliari di progetto: la pianificazione

Le pietre miliari di un progetto sono un modo per stimare con maggiore precisione il tempo necessario per completare il progetto stesso.

Diventano, così, essenziali per una pianificazione precisa del progetto.

Con le milestone, è possibile calcolare meglio la programmazione del progetto segmentandolo in intervalli di tempo più gestibili e più facili da controllare.

Con un po’ di elasticità, possono fare molto di più che fungere da meri indicatori delle fasi del progetto.

Le pietre miliari possono, ad esempio, essere utilizzate per ricordare riunioni ed incontri importanti per il progetto o per segnalare altri eventi interessanti, come workshop o corsi di formazione.

Possono anche rappresentare i momenti di fatturazione del progetto.

Insomma usare questa icona a forma di diamante è un ottimo modo per assicurarsi che tutti siano a conoscenza delle prossime scadenze e dei prossimi incontri importanti.

Naturalmente, le pietre miliari possono indicare le scadenze imminenti di qualsiasi cosa relativa al progetto.

Le pietre miliari di progetto: Tenere traccia dei progressi

Parte della pianificazione di un progetto è costituita dalla possibilità di monitorare e tenere traccia dell’avanzamento di quel programma in tempo reale.

Le pietre miliari sono un modo per vedere sia a che punto è una determinata singola attività, sia lo stato di avanzamento generale del progetto stesso.

Questo è utile quando si ha a che fare soprattutto con gli stakeholder.

Questi infatti, generalmente, non sono interessati a una relazione dettagliata sui progressi del progetto.

Quello che vogliono sapere è se il progetto si muove o meno come inizialmente programmato.

Le pietre miliari sono ideali per questo tipo di report perché mostrano le fasi principali completate.

Noi di Twproject, per esempio, utilizziamo le milestone per definire le date di rilascio delle varie release del software. Questo ci permette di avere sempre chiaro quante funzionalità possiamo aggiungere di volta in volta per non falsare il piano dei rilasci. Ma questo è solo uno dei tanti modi con cui si possono usare!

Pianifica le tue milestone

In Twproject potrai pianificare il tuo progetto evidenziando le pietre miliari. Grazie al Gantt interattivo saprai sempre se un ritardo ha un impatto sulle milestone e verrai notificato immediatamente.

Prova Twproject adesso!

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Le pietre miliari di progetto: come riconoscerle?

Distinguere se una data all’interno del progetto sia davvero una pietra miliare può essere difficile.

La difficoltà è crescente soprattutto nel caso di progetti più complessi.

Per risolvere il dubbio è fondamentale porsi le seguenti domande:

  • È una data che può essere modificata in modo flessibile o è davvero irremovibile?
  • Ciò influirà sulla scadenza finale?
  • È un momento importante del progetto che indicherà progressi futuri?
  • È un evento che ha un impatto sul progetto?

Rispondere a queste domande aiuterà a capire se stiamo parlando di una data semplicemente desiderata o di una vera e proprio pietra milieare.

In sostanza, gli eventi più importanti del proprio progetto devono essere riportati come milestone, in modo che possano essere facilmente visualizzati e mappati dal team di progetto.

Le pietre miliari di progetto: Perché usarle?

Le milestone possono migliorare la programmazione e l’esecuzione di un progetto in diversi modi:

1) Monitorare le scadenze

Nessun piano è completo senza un elenco di scadenze. Il modo migliore è appunto quello di utilizzare le milestone di progetto per indicarle.

Le pietre miliari, come già detto, solitamente sono raffigurate come un diamante nei software di pianificazione di progetto.

Questa icona va quindi a rappresentare una consegna, una presentazione del deliverable o comunque una scadenza da non dimenticare.

2) Rendere facile l’individuazione delle date importanti

Ci sono giornate importanti che hanno un impatto sul progetto?

Forse una riunione con il board management entro cui consegnare un prodotto anche parziale?

Oppure la fatturazione schedulata con il cliente?

È importante tenere a mente tutti questi eventi quando si pianifica un progetto.

Sono eventi di una importanza tale da poter avere un impatto sull’intero progetto e deve risultare semplice individuarli.

3) Identificare potenziali blocchi del progetto

Molti progetti fanno affidamento sul lavoro prodotto da team o partner esterni al fine di progredire.

Se non si tengono monitorati questi fattori esterni, la probabilità di dimenticarli o di non seguirli adeguatamente aumenta.

Quindi, se si sta lavorando ad un progetto che dipende – anche – da qualcuno o qualcosa al di fuori con cui non si ha un contatto così immediato, è importante elencare questi risultati come pietre miliari.

Come abbiamo visto, le pietre miliari sono uno strumento di gestione del progetto davvero utile.

È oltretutto uno strumento facile da usare per la pianificazione ed il reporting di progetto.

In Twproject una milestone coincide sempre con l’inizio o la fine di una fase, questo perché normalmente una milestone è collegata a una consegna o a una fase di kick-off.

Per supportare il team nel raggiungimento dell’obiettivo, in Twproject abbiamo anche impostato un sistema di notifica sulle milestone.

Le notifiche rendono, infatti, ancora più semplice il lavoro del Team che riceverà in automatico gli alert delle attività in scadenza o in ritardo e provvederà a completare i task.

Di default l’allarme (milestone del task vicina) è 3 giorni prima della milestone, ma è anche possibile cambiarlo dalle pagine di configurazione.

Raggiungere e superare positivamente una milestone di progetto fa bene anche al morale della squadra e del project manager stesso.

È per questo che ogni strumento (come gli alert) che faciliti il compito è sempre molto ben accolto.

In Twproject le milestone sono collegabili alle fasi di progetto tramite diverse tipologie di dipendenze, per rispecchiare al meglio l’effettiva implementazione del progetto.

Guarda quanto il suo Gantt può aiutarti nella pianificazione e nell’esecuzione dei tuoi progetti:

Guarda la panoramica sul diagramma di Gantt e le sue milestone in Twproject

Adesso tocca a te provare a mappare un tuo progetto con le milestone di Twproject e vedere se ti aiutano a comprendere meglio scadenze e consegne.

Cosa aspetti? Prova Twproject gratis per 15 giorni!

Imposta le milestone del tuo progetto.

Lista dei ToDo e Gantt finalmente insieme: una nuova vista per semplificare i meeting

Durante i meeting di progetto, vorresti avere sempre le ToDo list a portata di mano quando consulti il diagramma di Gantt di progetto? Da oggi è possibile, grazie alla nuova funzionalità sviluppata da Twproject.

È grazie al dialogo costante con i nostri clienti, all’ascolto delle loro esigenze e all’impegno che mettiamo per trasformarle in opportunità di crescita, che da oggi il Gantt di Twproject offre una panoramica completa e unica nel suo genere.

Le funzioni del Gantt di progetto nei meeting

Questa nuova importante funzionalità scaturisce da un bisogno nato durante i meeting di progetto, nei quali diversi project management riferivano di avere difficoltà a dover passare da una scheda all’altra tra quelle che sono le due viste più usate in queste situazioni: il diagramma di Gantt e le liste dei ToDo.

In altre parole, si sentiva l’esigenza di avere una sintesi tra la vista generale sulla struttura e sulle tempistiche del progetto (il diagramma di Gantt) e il suo sviluppo puntuale e scandito dall’esecuzione delle singole attività (i ToDo). I due aspetti sono infatti estremamente collegati, dato che una fase non può considerarsi chiusa se non sono state svolte tutte le attività ad essa associate.

Come è ovvio, il diagramma di Gantt è sicuramente lo strumento principale che viene consultato durante le riunioni di progetto, o almeno dovrebbe. Avere una visione d’insieme delle tempistiche e le dipendenze tra le fasi è fondamentale perché tutto il team sia informato sullo stato di avanzamento delle fasi.

Un buon uso del Gantt di progetto permette di avere una comunicazione “cristallina” con tutta la squadra di lavoro; infatti, questo strumento fondamentale funziona quando concentra in sé buona parte delle informazioni e diventa il centro di comando di tutto il progetto.

La novità introdotta da Twproject: Gantt e ToDo list consultabili insieme

Il diagramma di Gantt di Twproject è uno dei più dinamici che siano mai stati sviluppati: permette di agire in tempo reale su tutte le sue componenti, con lo spostamento delle date, la creazione di varie tipologie di dipendenze e la gestione delle milestone. Inoltre, consente di operare in modalità di “test” e di salvare le modifiche apportate solo in un secondo momento, per esplorare diversi scenari possibili.

Ancora, i dati contenuti al suo interno si aggiornano in automatico via via che gli operatori completano le attività, inseriscono i worklog eccetera. E infine è anche collegato e interagisce con altre importanti funzioni dell’applicazione come ad esempio la gestione delle assegnazioni e il carico di lavoro.

Da oggi però fa un passo ulteriore: connette la vista del Gantt di progetto alla gestione dei ToDo, grazie a un’interfaccia semplice, che permette di vedere un riepilogo delle attività per ogni fase, e anche il loro elenco dettagliato, consentendo di agire su di essi in tempo reale.

Vediamo ora tutte queste novità nel dettaglio.

La sintesi dei ToDo per ogni fase mentre consulti il Gantt

Visualizza i ToDo

Cliccando su questa icona nella barra orizzontale delle funzioni del Gantt, e selezionando ‘ToDo data’ sarà possibile visualizzare un riepilogo dello stato dei ToDo per ogni singola fase del progetto, in una nuova colonna del nostro Gantt.

Il prospetto mostrerà una colonna con il riepilogo dei ToDo (aperti – chiusi – totali) per ogni singola fase. E tutto ciò senza dover aprire ulteriori pagine.

Riepilogo dei ToDo nel Gantt

Questa nuova modalità di consultazione di Gantt e riepilogo dei ToDo insieme è utile per capire a colpo d’occhio dove si accumulano ritardi e/o dove c’è il maggior carico di lavoro attivo.

La lista estesa dei ToDo in una scheda affiancata al Gantt di progetto

Visualizza le liste di ToDo

Se si vuole avere poi un quadro dettagliato, si potrà cliccare sul pulsante ToDo list che mostrerà in un’altra finestra di navigazione, affiancabile a quella corrente, la lista estesa dei ToDo per ogni fase.

Cliccando sulle varie fasi all’interno del Gantt, la lista si aggiornerà mostrando i ToDo presenti su ciascuna fase selezionata.

ToDo list e Gantt affiancati

Di default, la lista mostra i ToDo aperti per le fasi attive e quelli chiusi per le fasi completate. Ma questa visualizzazione potrà naturalmente essere cambiata utilizzando i filtri. Ad esempio, se si vogliono vedere anche le attività chiuse per una fase ancora in corso, basterà settare il filtro ‘Status’ su all in modo da vedere l’elenco completo dei ToDo aperti, chiusi o altro.

Da questa finestra si potrà inoltre agire sulla ToDo list come di consueto, aggiungendo elementi alla lista, cambiando le assegnazioni, le date, la priorità eccetera.

Insomma, sarà possibile agire istantaneamente senza perdere la concentrazione sul punto di vista generale e allo stesso tempo condividere queste operazioni con tutte le persone coinvolte.

Conclusioni

Come ben sa chi conduce spesso riunioni sullo stato di avanzamento del progetto, una delle principali cause di perdita di tempo in queste situazioni è l’incapacità di mantenere il focus sull’argomento. La divagazione, insomma, è sempre dietro l’angolo quando si hanno tanti dati e informazioni da dover analizzare.

Ciò si risolve quanto più si utilizzano strumenti completi e accurati che permettono di non perdere il filo e mantenere l’attenzione sui dettagli da prendere in esame.

Con Twproject è più facile avere tutti i dati consultabili a disposizione e dunque mantenere una linea chiara e trasparente, attenendosi alla situazione reale.

Abbiamo visto che un’azione contestuale sul Gantt e sui ToDo è utilissima durante i meeting (ma ovviamente non solo) e consente una vista d’insieme e dettagliata al tempo stesso, coinvolgendo tutta la squadra nel percorso di raggiungimento dei risultati.

Per conoscere questa e tante altre funzionalità utilissime per lo sviluppo e la gestione dei tuoi progetti, puoi provare Twproject gratis per 15 giorni. Inizia subito e promuovi la trasparenza e la condivisione all’interno della tua squadra di lavoro!

La nuova funzionalità ti aspetta

Wrike vs Clickup: quale software di Project Management scegliere per la tua azienda?

In questo articolo vi aiuteremo a esplorare le caratteristiche principali di due giganti del software di gestione dei progetti, e scegliere quale tra i due, Wrike o Clickup, scegliere.

Immaginiamo la scena: finalmente hai deciso di adottare un sistema unificato per il tracciamento dei progetti e per l’assegnazione delle attività al tuo team di lavoro. Così facendo, speri di ottimizzare i tempi che dedichi ogni giorno destreggiandoti tra cartelle condivise, e-mail, note cartacee, file di worklog sparsi ovunque e sei alla ricerca di uno strumento unico che ti permetta di gestire tutti questi aspetti in una sola piattaforma. Ma quale scegliere?

Sicuramente il passaggio richiederà del tempo, tanti dati andranno trasferiti sul nuovo sistema e dovrai affrontare le resistenze da parte di qualcuno.

Però ormai hai maturato la consapevolezza che dovrai scegliere tra uno dei due “big” sul mercato del project management, ovvero Wrike o Clickup, e vorresti che questa valutazione non ti portasse via troppo tempo. Di solito questi software offrono una prova gratuita di due settimane, ma per chi sente l’urgenza di iniziare, consapevole del fatto che la curva di apprendimento potrebbe protrarsi per un po’, è importanze velocizzare la fase di test del software.

Ma è qui che ti veniamo incontro. Abbiamo testato a lungo i due software più popolari e possiamo fornirti un’analisi dettagliata delle principali funzionalità mettendole a confronto ed evidenziandone pro e contro. Abbiamo cercato di prevedere le domande che potresti farti e abbiamo suddiviso le principali questioni per argomento.

Come premessa, ci teniamo a dirti che non ti pentirai del percorso intrapreso e che l’adozione di un buon sistema di project management ti porterà indubbi benefici, sia in termini di ottimizzazione di tempi e risorse, sia in termini di qualità del livello di collaborazione all’interno del team. Numerose ricerche hanno dimostrato che la condivisione delle informazioni e la responsabilizzazione individuale dei lavoratori, come quando vengono messi a capo di fasi di progetto, aumentano la produttività generale e la soddisfazione del team. Ma tutto questo è più facile a farsi che a dirsi quando impari ad avvalerti di buoni strumenti.

Ma veniamo al dunque e partiamo con l’analisi delle singole funzionalità di questi software, suddivise per macro aree.

Wrike o Clickup: Pianificazione del progetto e diagramma di Gantt

Il primo aspetto che abbiamo preso in considerazione riguarda uno strumento che i project manager ritengono visivamente molto utile.
Se hai fatto qualche ricerca in questo campo saprai già di cosa si tratta, tuttavia si può dire semplicemente che è un grafico a barre orizzontali che mostra le varie fasi di un progetto comprese tra una data di inizio e una di fine e la eventuale relazione tra esse.

Nel corso del nostro studio di questo aspetto all’interno dei due software presi in esame, siamo stati colpiti da una buona usabilità dello strumento in entrambi, ma in particolare Clickup ci è piaciuto per un piccolo ma utile dettaglio: una barra verde che mostra l’intera durata delle fasi di progetto operando una somma tra le attività presenti al suo interno.

gantt wrike o clickup

In entrambi i software abbiamo poi trovato utile vedere il nome dell’assegnatario sulle fasi del progetto, e tuttavia sarebbe stato utile a nostro avviso poter visualizzare anche delle ulteriori informazioni, come ad esempio i codici di progetto, di cui molte aziende fanno uso per una più immediata individuazione.

In Wrike è possibile inserire i propri giorni di assenza, come vedremo nel prossimo punto, e ciò ha una ripercussione sul Gantt e sulla durata del progetto in generale, poiché fa “slittare” in avanti tutte le attività pianificate per quei giorni e tutte quelle ad esse collegate. Di conseguenza il progetto si estende oltre quanto era stato pianificato.

Inoltre, il project manager non riceve una notifica degli avvenuti cambiamenti e pertanto riteniamo questa modalità abbastanza inaccettabile per il conseguimento di buoni risultati. Su Clickup il problema non si pone perché non è contemplata la possibilità di inserire giorni di assenza da parte dei dipendenti. Dunque, anche se questa è una carenza generale, perlomeno ciò non va a intaccare le tempistiche dei progetti.

Wrike o Clickup: Carico di lavoro

Il secondo aspetto che andrai a migliorare con l’adozione di un tool di project management è la gestione del carico di lavoro. Infatti, questo è un fattore che gioca un ruolo chiave nella buona riuscita di un progetto dato che è normale in un’azienda avere il personale coinvolto su più fronti. Calcolare il carico di ogni risorsa è fondamentale per capire chi e quando potrà portare a termine le assegnazioni. Se unifichiamo i sistemi di gestione, questo lavoro sarà sicuramente più rapido ed efficace.

In Wrike abbiamo rilevato una gestione del carico di lavoro semplice e intuitiva. Questo aspetto è gestibile nell’area “Strumenti” e permette facilmente di spostare le assegnazioni da un utente all’altro, quando il carico è eccessivo. Per calcolare il carico totale, Wrike permette di inserire il numero di ore giornaliere richieste per ogni task, anche se non è possibile differenziare tra i vari giorni.

carico lavoro wrike o clickup

Purtroppo in Wrike non è possibile impostare orari di lavoro diversi dalle 8 ore e il project manager non può inserire i giorni di assenza pianificata dei dipendenti, poiché ciascun utente può inserire solo le proprie ore: questo limita un po’ i processi di gestione del carico.

In maniera forse un po’ meno intuitiva, Clickup invece propone come soluzione l’inserimento di un numero massimo di task giornalieri per ogni dipendente, ma non permette di indicare le ore da dedicare ai progetti. Riteniamo che questa modalità sia molto riduttiva poiché non tiene conto delle differenze sostanziali che possono esserci nell’impiego delle risorse a seconda delle attività da svolgere. Anche in Clickup è facile riallocare le attività tra il personale coinvolto, tuttavia il sistema pecca un po’ in accuratezza. Inoltre Clickup non supporta strumenti per la gestione degli orari, delle ferie e dei permessi. Wrike d’altro canto non ha la registrazione dei worklog.

Se dunque Wrike si presenta dal punto di vista del carico di lavoro come superiore rispetto al suo principale competitor, sarebbe utile a nostro avviso fare un passo ulteriore e permettere di allocare il carico in maniera dinamica, con una distribuzione ottimizzata che assegni le ore sui progetti anche in maniera differenziata tra i giorni, a seconda che la risorsa sia impegnata o meno su altri fronti.

Wrike o Clickup: Gestione Agile con il Kanban

Per individuare quale fra Wrike e Clickup presenti un migliore approccio alla metodologia Agile ci siamo concentrati principalmente sulla composizione della loro Kanban board. Questa sorta di “lavagna” al cui interno le attività di progetto compaiono come dei post-it disposti su colonne in base al loro stato di produzione è molto amata da chi vuole velocizzare i tempi di aggiornamento dei dati.

Anche in questo caso le due piattaforme si sono dimostrate esteticamente appaganti e facili nell’uso, ma Clickup ha ottenuto un punteggio leggermente superiore per averci permesso di personalizzare gli stati delle fasi dei task. Non solo quegli stati standard previsti dal software in uso (tipicamente: da fare – in corso – da approvare – chiuso) ma tutti quelli di cui abbiamo bisogno e con un’etichetta scelta da noi.

kanban board wrike o clickup

Ancora meglio sarebbe stato dare la possibilità di organizzare le colonne secondo altri criteri oltre che allo stato, ma in generale abbiamo trovato questa funzione soddisfacente.

Wrike o Clickup: Gestione dei costi

Ed eccoci giunti all’ultimo punto preso in esame e anche quello che ha collezionato più note dolenti dal nostro punto di vista. La gestione dei costi non offre nessun vantaggio ulteriore rispetto al mero utilizzo dei classici fogli di calcolo e l’unico vantaggio è dunque quello di poterla integrare nel software utilizzato. Ma il project manager dovrà inserire tutto manualmente e definire senza alcun supporto da parte del sistema i valori da prendere in esame.

Nessuna delle due piattaforme presenta funzionalità di calcolo automatico e il budget dei progetti è un valore quasi accessorio, di nessuna utilità nelle funzionalità di base.

Wrike recupera un po’ di terreno nella sua versione “Enterprise” poiché offre la possibilità di scaricare della reportistica avanzata con diversi template predefiniti da cui prendere spunto e all’evenienza modificare.

budget wrike o clickup

Ma occorrono competenze di alto livello per riuscire a capire il funzionamento della sezione Report, molto poco intuitiva rispetto al resto della piattaforma, e ciò potrebbe scoraggiare i project manager di piccole imprese o chi è alle prime armi con l’argomento.

E se esistesse una terza soluzione?

In sintesi, abbiamo preso in esame quattro specifici argomenti che riteniamo fondamentali nel settore del project management e la sfida tra Wrike o Clickup è finita in pari merito. Benché offrano entrambi una soluzione alle quattro problematiche proposte nessuno dei due può essere ritenuto completo.

Le carenze riscontrate ci fanno affermare con certezza che esiste una terza via: Twproject. Abbiamo messo alla prova le funzionalità delle due più grandi piattaforme di project management sul mercato e abbiamo scoperto che tutte le loro caratteristiche sono presenti con una maggiore scrupolosità in Twproject e in particolare:

1. La pianificazione del progetto e il diagramma di Gantt: l’impostazione delle tempistiche di un progetto e delle dipendenze tra le sue fasi è il lavoro di base del project manager che deve essere svolto con attenzione, considerando molteplici aspetti e non soltanto la disponibilità di un lavoratore.

gantt twproject


Perciò la nostra scelta in Twproject è di lasciar gestire autonomamente le disponibilità dei dipendenti in base ai loro fogli di presenza, ma l’assenza di un dipendente non modificherà le date del progetto e delle sue fasi, ma semplicemente sarà ricalcolato il carico di lavoro.

Il Gantt di Twproject offre inoltre la possibilità di gestire dinamicamente le dipendenze tra le fasi, che non necessariamente devono essere consequenziali e senza intervalli fra esse, come invece avviene altrove.
Ancora, offre una vista integrata con le liste di ToDo, consentendo anche di agire su di essi dal Gantt stesso, integrando dunque due dei principali strumenti di project management in una sola vista.

2. Il carico di lavoro: la distribuzione del carico di lavoro in Twproject è realmente dinamica e ottimizzata, qualità che manca agli altri software. Ecco infatti come si presenta la nostra gestione intelligente delle ore.

carico lavoro twproject

Nell’immagine i colori diversi rappresentano diversi progetti e le ore dedicate cambiano a seconda del carico di ogni singolo giorno. Twproject infatti utilizza un algoritmo per la distribuzione del carico che ottimizza la capacità delle risorse, non esegue una mera somma dei valori proposti dall’utente.

Twproject distingue inoltre tra attività di progetto, routinarie e “spot”, permettendo di pianificare più realisticamente i tempi di realizzazione delle attività.

3. La gestione Agile con il Kanban: qui Twproject fa un salto ulteriore rispetto ai suoi competitor e ti permette di visualizzare le colonne del tuo Kanban secondo altri criteri oltre allo stato. Infatti, potrà esserti utile visualizzare tante colonne quanti sono i tuoi Progetti: potrai spostare agilmente i To-Do da un progetto all’altro. Ancora, potrai avere gli Assegnatari organizzati in colonne e muovere i compiti da una persona all’altra o anche distribuire i compiti non ancora assegnati. Se desideri, puoi visualizzare i To-Do in colonne di Priorità e dunque riassegnarle di conseguenza.

kanban board twproject

4. La gestione dei costi: come abbiamo visto, la pianificazione del budget non è praticamente contemplata nei due software analizzati. Al contrario, con Twproject, la gestione dei costi è una funzione di rilievo e permette davvero di curare questa esigenza in maniera completa all’interno del software, senza la necessità di avvalersi di ulteriori strumenti esterni. Il nostro software vi segue passo passo nella creazione del budget dei progetti poiché ha un prospetto dedicato per ogni progetto inserito e anche per le sue sotto-fasi e attività.

budget twproject

All’interno di questo prospetto il project manager può inserire il costo pianificato e la sua reale applicazione, suddivisa tra costi del personale e costi accessori, stimati ed effettivi.
Infatti, solamente Twproject permette di indicare il costo orario dei dipendenti e via via che essi inseriranno le ore lavorate sui progetti queste andranno a incrementare le spese sostenute su un progetto o una sua fase. Parallelamente, il project manager può registrare tutti i costi addizionali, partendo da cifre stimate e poi in seguito inserendo le voci di spesa reali.

In questo modo potrai tenere sempre sotto controllo le spese e confrontarle con i costi pianificati. Potrai eventualmente aggiustare i dati nel corso del tempo e il sistema ti avvertirà in caso di sforamento del budget pianificato.

Mettici alla prova

Il fatto che Twproject si sia rivelato migliore, anche rispetto ai grandi nomi, sotto molti aspetti chiave, è dovuto all’esperienza acquisita in oltre vent’anni di lavoro. Sin dalla prima release del software, abbiamo potuto confrontarci con ogni esigenza di aziende grandi e piccole e trovare soluzioni ad hoc per ciascuna di loro.

Twproject è un software sviluppato interamente in Italia e ti offre una prova gratuita di quindici giorni, durante i quali potrai avvalerti dei consigli del nostro team di supporto.

Facci sapere se lo proverai e non dimenticare di condividere con noi la tua esperienza.

Prova l’alternativa di Twproject.

Scrum vs Agile: quale framework è il più adatto alle tue esigenze?

Nel confronto tra Scrum vs Agile, molti professionisti si trovano a riflettere su quale framework sia più adatto per ottimizzare i processi e massimizzare l’efficienza all’interno dei loro progetti.

Nel mondo del project management sono termini che spesso vanno di pari passo. Ma cosa significano realmente e come possono influenzare il successo dei tuoi progetti?

In questo articolo, esploreremo le sfumature di ciascun approccio e ti aiuteremo a capire quale potrebbe essere la scelta migliore per te e il tuo team.

Scrum o Agile: quale scegliere?

Quando si tratta di scegliere un framework di project management, molti professionisti si trovano di fronte a un bivio: optare per la filosofia Agile o implementare il framework Scrum?

La decisione non è sempre semplice e richiede una comprensione approfondita delle esigenze specifiche del tuo progetto e della tua organizzazione.

La filosofia Agile è come un oceano di possibilità. È un insieme di principi guida che promuovono la collaborazione, la risposta rapida ai cambiamenti e la consegna incrementale di valore.

Se il tuo progetto richiede un alto grado di adattabilità e il tuo team è già abbastanza maturo e autonomo nel gestire i cambiamenti, allora adottare un approccio Agile potrebbe essere la scelta giusta.

Vediamo alcune differenze:

 

Entrando nel dettaglio, Scrum è un framework più strutturato di Agile. Si basa su un ciclo di lavoro iterativo di due settimane chiamato sprint. Ogni sprint ha un obiettivo specifico da raggiungere e il lavoro viene suddiviso in attività più piccole chiamate task.

Agile, invece, è un framework più flessibile. Non prevede un ciclo di lavoro specifico e le attività possono essere organizzate in modo diverso a seconda delle esigenze del progetto. 

E’ ideale per organizzazioni che hanno già una cultura di collaborazione e desiderano migliorare o affinare i loro processi esistenti senza la necessità di una struttura rigida.

La metodologia Scrum, invece,è un framework specifico che opera sotto l’ombrello di Agile. È più prescrittivo e fornisce un insieme di regole, ruoli, eventi e artefatti ben definiti.

Se il tuo team è nuovo alla metodologia Agile o se hai bisogno di una struttura più formale per guidare il processo di sviluppo, il metodo Scrum potrebbe essere la soluzione. È particolarmente utile per progetti che devono gestire complessità e incertezza, dove i requisiti sono soggetti a frequenti cambiamenti.

Il framework Scrum aiuta a creare un ritmo di lavoro sostenibile, detto “Sprint“, che permette al team di concentrarsi su piccoli incrementi di lavoro e di valutare regolarmente i progressi.

Scrum vs Agile: tutto quello che c’è da sapere

La scelta tra Agile e Scrum dovrebbe basarsi su una valutazione onesta delle capacità del tuo team e della natura del tuo progetto.

Considera i seguenti fattori:

  • Dimensione e distribuzione del team: Agile funziona bene con team piccoli e co-locati, mentre Scrum può adattarsi a team più grandi e distribuiti geograficamente.
  • Complessità del progetto: progetti con requisiti ben definiti e meno variabili si adattano bene ad Agile, mentre progetti complessi con molte incertezze possono beneficiare della struttura Scrum.
  • I requisiti del cliente: se il cliente ha bisogno di un prodotto finito entro una scadenza specifica, il metodo Scrum può essere una buona scelta. Se il cliente è più flessibile e può adattarsi al cambiamento, Agile può essere più adatto.
  • Le preferenze del team: è importante scegliere un framework che sia adatto alle preferenze del team. Se il team è abituato a lavorare in modo strutturato, la metodologia Scrum può essere una buona scelta. Se il team è più flessibile e preferisce lavorare in modo autonomo, Agile può essere più adatto.

In generale, Scrum è una buona scelta per progetti che richiedono un’elevata collaborazione e comunicazione, mentre Agile è una buona scelta per progetti che richiedono flessibilità e reattività al cambiamento.

Scrum vs Agile: filosofie e valori

Scrum e Agile si basano su un set comune di valori e principi, tra cui:

  • Individuali e interazioni: le persone e le interazioni tra loro sono più importanti dei processi e degli strumenti;
  • Software in funzione: il software funzionante è la misura principale di progresso;
  • Cooperazione con i clienti: la collaborazione con i clienti è essenziale per creare valore;
  • Reattività al cambiamento: è necessario essere in grado di adattarsi al cambiamento.

Tuttavia, ci sono anche alcune differenze tra i due framework. Ad esempio, il metodo Scrum pone un’enfasi maggiore sulla collaborazione e sulla comunicazione, mentre Agile è più focalizzato sulla flessibilità e sulla reattività al cambiamento.

Ruoli e responsabilità

Scrum prevede tre ruoli principali:

  • Product Owner: è il responsabile della visione del prodotto e dei requisiti del cliente.
  • Scrum Master: è il facilitatore del processo e si occupa di garantire che il team lavori in modo efficiente e produttivo.
  • Team Scrum: è composto da sviluppatori, tester e altri professionisti che lavorano insieme per realizzare il prodotto.

Agile non prevede ruoli specifici, ma lascia al team la libertà di definire i ruoli e le responsabilità in base alle proprie esigenze.

 

Scrum vs Agile

Scrum vs Agile: vantaggi e svantaggi

Scrum e Agile offrono una serie di vantaggi, tra cui:

  • Flessibilità e adattabilità: entrambi i framework sono flessibili e possono essere adattati a progetti di qualsiasi dimensione e complessità.
  • Collaborazione e comunicazione: entrambi i framework promuovono la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team.
  • Trasparenza e accountability: entrambi i framework garantiscono trasparenza e accountability, in quanto il lavoro svolto è costantemente monitorato e valutato.

Tuttavia, entrambi i framework presentano anche alcuni svantaggi, tra cui:

  • Può essere difficile da implementare: entrambi i framework richiedono un certo grado di cambiamento culturale e possono essere difficili da implementare in team che non sono abituati a lavorare in modo agile.
  • Può essere difficile da gestire: entrambi i framework possono essere complessi da gestire e richiedono un team esperto.

Twproject: il tuo alleato strategico nella gestione Agile e Scrum

Nel panorama degli strumenti di project management, Twproject si distingue come un potente alleato per chi desidera implementare o migliorare le pratiche Agile e Scrum all’interno della propria organizzazione.

Questa piattaforma versatile si adatta sia a piccoli team che a grandi aziende, fornendo un insieme di strumenti intuitivi e personalizzabili che si allineano perfettamente con le esigenze di flessibilità, tracciabilità e collaborazione richieste dalle metodologie moderne di gestione dei progetti.

  • Flessibilità e personalizzazione: Twproject è progettato per adattarsi alle tue specifiche esigenze di progetto. Che tu stia seguendo un approccio Agile puro o utilizzando il framework Scrum, Twproject ti permette di personalizzare i tuoi flussi di lavoro, i tuoi backlogs e i tuoi sprint. Puoi facilmente creare e modificare task, assegnarli ai membri del team e impostare priorità, rendendo la gestione del lavoro quotidiano fluida e trasparente. Inoltre, Twproject include un diagramma di Gantt interattivo che visualizza i piani e permette aggiornamenti in tempo reale, aggiungendo assegnazioni e dipendenze anche con ritardi. Questo strumento è particolarmente utile per la pianificazione e il tracciamento dei progetti in un contesto Agile o Scrum.

  • Facilita la collaborazione: la collaborazione è un pilastro sia di Agile che di Scrum, e Twproject offre una piattaforma dove la comunicazione tra i membri del team è semplificata. Con funzionalità come la messaggistica integrata, i forum di discussione e la condivisione di documenti, ogni membro del team è sempre aggiornato e può contribuire al progetto in modo costruttivo.

  • Traccia i progressi: uno degli aspetti più critici della gestione dei progetti è la capacità di tracciare i progressi e adattarsi ai cambiamenti. Twproject offre dashboard e reporting dettagliati che permettono di monitorare lo stato di avanzamento dei task, la durata degli sprint, e la performance complessiva del team. Queste informazioni sono vitali per l’ispezione e l’adattamento, due componenti chiave della filosofia Agile.

  • Supporto per ruoli Scrum: riconoscendo l’importanza dei ruoli definiti in Scrum, Twproject facilita la distinzione tra Scrum Master, Product Owner e membri del team. Ogni ruolo ha accesso alle funzionalità di cui ha bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro, dal mantenimento del product backlog alla facilitazione delle riunioni di sprint planning e review.

Per un rapido confronto, guarda i video dedicati ai due approcci

La decisione tra Scrum e Agile non è una scelta tra due alternative mutualmente esclusive, ma piuttosto tra due punti su un continuum di flessibilità e struttura.

La chiave è capire le tue esigenze e come ciascun approccio può essere modellato per supportare al meglio il tuo team e i tuoi obiettivi di progetto.

Ricorda, la scelta giusta è quella che funziona per te, non necessariamente quella più popolare o più nuova sul mercato. Con la giusta mentalità e strumenti, entrambi i framework possono portare il tuo team e i tuoi progetti al successo.

Ancora dubbi? Inizia ora una demo gratuita.

 

New Twproject Release – Assegnazioni e carico per dipartimento

Nonostante il periodo estivo il team di sviluppo di Twproject non si è certo fermato ed oggi rilasciamo una nuova versione che siamo certi apprezzerete molto. Questo nuovo rilascio, gratuito per tutti i clienti, include un’importante novità sul carico di lavoro ed in particolare sull’uso del dipartimento sui progetti, ma vediamo tutti i particolari.

In Twproject è sempre stato possibile assegnare un dipartimento su un progetto, ma l’assegnazione aveva la sola funzione di dare, a tutti coloro che vi appartenevano, specifici permessi sul progetto stesso.

Da oggi, questa assegnazione avrà un valore ancora maggiore.

Ma questa release non include solo questa importante modifica, abbiamo infatti anche potenziato notevolmente la gestione finanziaria di Twproject, rendendola più adatta a realtà aziendali fortemente strutturate.

Inoltre sono inclusi numerosi bug-fix, di cui puoi trovare un elenco completo alla pagina del changelog.

Questo aggiornamento è gratuito per tutti gli utenti di Twproject ed include aggiornamenti al database. È consigliato quindi un backup completo dell’applicazione prima di effettuare l’upgrade.

Vediamo adesso le novità in dettaglio.

Nuove funzionalità

Assegnazioni di dipartimento

Questa nuova importante modifica comporta diversi migliorie.

Come abbiamo già detto l’assegnazione di un dipartimento al progetto è sempre stato possibile, ma la funzione era solo quella di concedere i permessi alle persone che facevano parte del dipartimento/reparto (i permessi sono quelli dati dal ruolo con cui è assegnato il dipartimento).

Le risorse non potevano registrare ore lavorate sul dipartimento, ma richiedevano un propria assegnazione.

Da oggi questo sarà possibile! Appartenere ad un dipartimento assegnato su un progetto vi darà la possibilità di rendicontare direttamente su questa assegnazione, potrete vedere il progetto e lavorare con i ToDo.

Questa grande modifica vi permetterà di poter assegnare un dipartimento senza preoccuparvi di chi si occuperà delle attività nello specifico sapendo che tutti coloro che vi appartengo sono su di esso completamente operativi.

In ambienti di lavoro in cui ci sono team di grandi dimensioni e in cui si tenda a lavorare in modalità agile, risulterà molto comodo avere una sola assegnazione sui cui tutti rendicontano.

Anche l’assegnazione di un ToDo ad una persona non creerà più un’assegnazione alla persona se quella persona fa parte di un reparto/team già assegnato sul progetto.

Nelle interfacce di analisi del worklog comunque è mostrato il dettaglio delle persone che hanno rendicontato sull’assegnazione di dipartimento, restando immutate tutte le procedure di analisi, controllo ed approvazione.

Si tratta di un nuovo comportamento di default di Twproject e non ha quindi bisogno di essere attivato.

Di conseguenza in tutte le interfacce in cui sono mostrate le proprie assegnazioni o in cui è possibile registrare i propri worklog, oltre alle assegnazioni personali, sono mostrate anche quelle del reparto di diretta appartenenza, con la possibilità di rendicontare su di esse.

Qualora invece una persona abbia sulla stessa fase anche un propria assegnazione nominale, quella di reparto viene ignorata e mostrata solo quella personale.

Carico di lavoro del dipartimento

Ovviamente questa modifica, che da al dipartimento un’importanza ancora maggiore rispetto a quella avuto finora, non poteva rimanere incompleta e per questo è stato aggiunto anche il calcolo del carico ottimizzato sul dipartimento nel suo complesso.

Finora era possibile visualizzare solo il carico di lavoro delle persone; con questa versione diventa possibile anche per i dipartimenti.

Il calcolo del carico di lavoro considera molti parametri quali le date, lo stato e la tipologia dei progetti, la stima delle assegnazioni, le ore pianificate attraverso il piano e/o i ToDo, le ore effettivamente lavorabili al netto di permessi/ferie/malattie, le ore già lavorate su ogni singola assegnazione, per ogni persona che appartiene al dipartimento. Una volta estratti questi dati l’algoritmo cerca di ottimizzare l’allocazione delle risorse in modo da ottenere un carico il più verosimile possibile, sulla base dei dati di cui si è a disposizione:

  1. Ore lavorate dalla risorsa (sia persona che dipartimento)
  2. Capacità lavorativa per quel giorno. È la somma delle capacità di tutte le risorse che appartengono al dipartimento; tiene conto dell’orario lavorativo (part time orizzontali o verticali) e può quindi essere diversa di giorno in giorno.
  3. Carico complessivo calcolato come somma di tutti i contributi.

I colori sono assegnati sulla base della fase/progetto. Se più risorse sono assegnate alla stessa fase/progetto il box rappresenta il totale di tutti i contributi.

Le indisponibilità, riportate in fondo alla barra in colore rosa pallido, sono ferie, permessi, etc., inserite nell’agenda di Twproject indicandone la tipologia.

Per maggiori dettagli sull’algoritmo implementato da Twproject per tale calcolo, ti consigliamo la lettura di questo post relativo al carico di lavoro delle risorse.

Gestione potenziata dei costi

Veniamo adesso alla parte relativa al potenziamento dei costi.

Budget di progetto

Sono state inserite diverse configurazioni attivabili, a spente di default che vi permettono un maggiore controllo su budget e stime.

L’attivazione del parametro BUDGET_OVERFLOW_FORBIDDEN fa sì che l’applicazione impedisca l’inserimento di costi finanziari, o derivanti dalle risorse assegnate, se questi superano il budget assegnato. Inoltre la somma del budget distribuito sulle fasi deve rispettare quello definito sul livello superiore.

Questo comportamento ha lo scopo di facilitare l’attività di pianificazione finanziaria del project manager, che viene quindi guidato da Twproject nell’inserimento di stime consistenti con il budget disponibile per ogni singola fase di progetto.

Se analizziamo quindi in dettaglio il controllo esercitato dal budget, vediamo che:

  • ogni sotto-fase non può avere un budget superiore a quello della fase cui appartiene (overflow) e, allo stesso modo, il budget di un nodo padre non può essere inferiore alla somma dei budget delle proprie sotto-fasi (underflow).
  • i costi stimati di una fase non potranno essere superiori al budget della fase relativa così come i costi derivanti dal lavoro delle risorse assegnate (costo orario della risorsa moltiplicato per le ore di lavoro stimate sulla sua assegnazione).
  • i costi reali, a loro volta, sono sottoposti al controllo dei costi stimati cui devono necessariamente riferirsi e che non possono di fatto superare.
  • le spese personali sono vincolate al proprio budget personale il quale contribuisce a sua volta ad erodere il budget della fase.

Per meglio orientarsi nella gestione finanziaria, Twproject mostra per ogni nodo il budget destinato a tutte le sue eventuali sotto-fasi, oltre al residuo ancora utilizzabile (valore dato dal budget sulla fase cui vengono sottratti quanto assegnato alle sotto-fasi ed i costi della fase stessa).

Come accennato, per simmetria con l’overflow, si controlla anche l’underflow, per cui non è permesso modificare un budget già inserito al di sotto di quanto già distribuito o stimato e, allo stesso modo, non è possibile abbassare un costo stimato al di sotto del reale già sostenuto.

Sono stati creati due nuovi permessi per la gestione del budget.

Gestione del costo orario delle risorse USE_REAL_RESOURCE_COST

Twproject ha due indicazioni del costo orario: una sulla risorsa, l’altra sull’assegnazione.

Questo per poter differenziare il costo dei propri dipendenti per l’azienda (costo sulla risorsa) dal valore con cui la risorsa stessa è “venduta” ad un cliente (costo sull’assegnazione).

Nel caso però fosse necessario o più comodo utilizzare sempre il costo della risorsa, è stato introdotto questo nuovo flag, la cui attivazione disabilita il costo orario sull’assegnazione che viene quindi ignorato.

Come conseguenza, un eventuale cambio del costo orario sulla risorsa sarà propagato immediatamente a tutte le assegnazioni dei task aventi stato attivo o in attesa. Viene anche attivata la visualizzazione dei costi di consuntivazione (worklog) storicizzati e delle stime, attualizzate sul nuovo costo.

Il costo di worklog storicizzato (costo reale) è dato dalla somma dei costi dei singoli worklog al costo orario della risorsa alla data di inserimento, mentre il costo stimato è dato dal costo orario storicizzato, su quanto effettivamente registrato, e dal costo corrente per la parte restante:

costo reale worklog + (ore stimate – ore fatte) * costo orario attuale

Da notare che in caso di cambio del costo orario di una risorsa la pagina dei costi del progetto andrà interpretata tenendo conto del calcolo sopra indicato, non semplicemente facendo la moltiplicazione del costo orario x le ore.

Gestione delle consuntivazioni (inserimento worklog)
WORKLOG_OVERFLOW_FORBIDDEN

Collegata alla gestione del budget di progetto, ma indipendente da esso, è il blocco della registrazione dei worklog in caso di sforamento delle ore previste.

Una volta attivata questa proprietà, non sarà più possibile inserire ore in eccedenza rispetto alla stima; quindi, in caso di ore non stimate, l’inserimento di worklog viene disabilitato.

Nel caso di assegnazione a dipartimento (vedi paragrafo successivo) il blocco è attivato sul totale di ore inserite da tutto il team.

In caso di sforamento, un alert avverte dell’errore e mostra il numero residuo di ore inseribili.

Si noti che questo blocco non prende in considerazione lo sforamento del budget previsto (sempre che la funzionalità sia attiva), ma la sola stima sull’assegnazione; questo per non bloccare le normali attività lavorative in caso di cambi di costo orario delle risorse.

La proprietà WORKLOG_ROUNDING_TO controlla invece l’arrotondamento della consuntivazione a ‘n’ minuti prestabiliti. Il valore 0 (default) non arrotonda e quindi disattiva la proprietà.

Gestione dei centri di costo

Sempre in ottica di semplificare la gestione di grandi team e progetti complessi sono state introdotte diverse novità relative ai centri di costo.

Propagazione centri di costo

Un nuovo comportamento di default, fa sì che quando viene cambiato il centro di costo su un task o risorsa, tutti i “figli” aventi il vecchio centro di costo sono aggiornati al nuovo. Se però un figlio ne aveva uno diverso, questo non viene modificato.

Scelta tipologia centro di costo
USE_DISTINCT_COSTCENTER_PRJ_RES

La sua attivazione comporta la comparsa nell’editor del centro di costo di un nuovo menù a tendina, la “tipologia”, avente due soli valori, progetto e risorsa, ed i drop-down di task e risorsa mostreranno solo i rispettivi centri di costo.

Ereditarietà del centro di costo
COSTS_INHERIT_COST_CENTER

Questa nuova custom feature è stata introdotta per far si che i costi aggiuntivi di progetto ereditino il centro di costo dalla fase, senza possibilità di modifica.

Sicurezza

Con questo rilascio abbiamo introdotto 5 nuovi permessi relativi alla gestione sulle fasi/progetti del budget, dei ricavi e del centro di costo.

La procedura di aggiornamento dell’applicazione li aggiunge automaticamente a tutti i ruoli esistenti che abbiano però i permessi analoghi sui costi.

Per aumentare la sicurezza, la ownership delle fasi di progetto verrà automaticamente ereditata dal nodo padre.

In questo modo, se anche la singola fase di progetto avrà un responsabile diverso (ad es. un project manager junior) rispetto al progetto principale, tale responsabile non acquisirà di default la ownership su tutti gli aspetti della fase, come i costi, ecc.

Molte altre novità

  • Kanban: aggiunta la ricerca in ogni colonna.

  • Lista assegnazioni: la stampa include ora anche tutti gli eventuali campi personalizzati.

  • Carico operatori: nel popup di dettaglio abbiamo aumentato e migliorato le informazioni di riepilogo.

  • Task aventi stato indefinito: la loro percentuale di avanzamento è sempre azzerata e non vengono presi in considerazione nel calcolo di avanzamento del progetto.

Ma tutto questo non è che un breve estratto di quanto puoi trovare in Twproject 7.1.007!

Con questa release Twproject ha approntato davvero tante altre migliorie al sistema e bug-fix, di cui puoi trovare un elenco completo alla pagina del changelog.

La nuova release ti aspetta

New Twproject Release – Tutte le tipologie di dipendenze sul Gantt

Dopo mesi di studio e implementazione siamo davvero felici di annunciare che è stata rilasciata una nuova versione di Twproject che include, tra le varie ottimizzazioni, un particolare passo in avanti sull’utilizzo del diagramma di Gantt.

Il Gantt sviluppato da Twproject è indubbiamente uno dei migliori sul mercato attuale in quanto a flessibilità e interazione con le altre pagine dell’applicazione.

È inoltre uno dei pochi che permette di fare ogni sorta di test sulla durata e dipendenza delle fasi dei progetti e salvare le modifiche apportate solo in un secondo momento, rivelandosi dunque uno strumento utile non solo durante la condivisione delle tempistiche ma anche in fase di studio delle stesse.

Come sempre la nuova release sarà a beneficio immediato di tutti i nostri clienti che potranno iniziare a utilizzare le nuove funzionalità da subito!

Le dipendenze nel Gantt

Secondo definizione, nell’ambito del project management si intende per “dipendenza” la relazione che intercorre tra due attività di un progetto o tra un’attività e una milestone (un punto preciso che definisce l’inizio o la fine di una fase rilevante).

Le dipendenze permettono dunque di collegare una fase alla successiva in modo da indicare che esse sono consequenziali.

dipendenza

Introduzione di nuove tipologie

Fino ad ora in Twproject, le dipendenze tra le fasi di progetto che l’utente poteva inserire erano di un’unica tipologia, la cosiddetta classica Finish to start (FS). Ciò significa che l’attività A deve finire prima che l’attività B cominci, o in altre parole che l’attività B non può iniziare prima che A sia conclusa.

Ma approfondendo questa tematica e anche grazie al feedback dei nostri clienti, ci siamo resi conto che limitare le possibili relazioni esistenti tra le fasi di un progetto a questa classica tipologia di dipendenza era riduttivo. Esistono infatti ulteriori relazioni che possono svilupparsi tra le attività da svolgere e che sono state teorizzate nei principi del project management. Vediamole nel dettaglio:

  • La tipologia di relazione Finish to finish (FF) implica che l’attività B non possa finire prima che sia finita anche A. Se ad esempio l’attività B il completamento della scrittura di un libro e l’attività A è la stesura dell’ultimo capitolo, risulta chiaro che A deve necessariamente finire perché anche B possa dirsi conclusa.
  • Ancora, si dà il caso che una certa attività non possa iniziare prima che un’altra attività sia a sua volta iniziata, e in questo caso la relazione sarà di tipo Start to start (SS). Un classico esempio è l’attività di project management (B) di un progetto che non può cominciare prima dell’inizio del progetto stesso (A).
  • Infine, un caso molto specifico è rappresentato dall’ultima tipologia di relazione chiamata Start to finish (SF) che è probabilmente la più complessa da comprendere e che si applica solo in determinati contesti. In questo caso l’attività A deve iniziare prima che B finisca, o in altri termini B non può finire finche A non sarà iniziata. Un simile scenario può presentarsi ad esempio in fase di cambio turno in un impianto di produzione i cui macchinari hanno bisogno di costante monitoraggio. Il turno iniziale (A) non potrà dirsi concluso se non sarà già iniziato il turno successivo (B) pena la messa a rischio dell’impianto.

Siamo quindi felicissimi di annunciare che nella nuova release di Twproject abbiamo introdotto la possibilità di assegnare alle fasi di progetto tutte suddette tipologie di dipendenze.

Dopo aver creato la dipendenza tra due fasi, potrai eventualmente modificare il valore di default rappresentato dalla dipendenza FS e selezionare un altro tipo di relazione.

modifica tipologie di dipendenze

L’applicazione del concetto di “elasticità”

Un altro importante cambio di paradigma, che ci rende molto fieri del nostro lavoro, è rappresentato dall’aver reso “elastiche” tutte le nuove dipendenze aggiunte.

Se infatti fino ad oggi l’assegnazione di una dipendenza sanciva il susseguirsi lineare di un’attività dopo l’altra, sappiamo bene che nel mondo reale non sempre le fasi si avvicendano in successione, senza sovrapposizioni o tempi vacanti.

È per questo che noi di Twproject abbiamo deciso di permettere all’utente di gestire liberamente questa elasticità.

Da ora dunque quando si inserisce una dipendenza questa sarà salvata in un primo momento con la tipologia FS hard di default. Ma questa classica dipendenza “rigida” potrà essere convertita in “elastica” e con qualsiasi tipo di relazione.

Ciò significa che due attività interdipendenti possono anche non essere cronologicamente conseguenti e allontanarsi lasciando eventuali spazi vuoti tra esse, o sovrapporsi per un certo periodo, purché venga rispettata la logica della dipendenza scelta.

Questo rappresenta una grossa novità in termini di aderenza alla realtà dei fatti quando si porta avanti un progetto concreto e rafforza il concetto di delega che in Twproject è centrale.

Questa elasticità infatti introduce maggiore flessibilità nell’azione sulle date di fine delle fasi di progetto che non necessariamente comportano uno slittamento delle fasi conseguenti.

Immaginate un’albero di progetto in cui è assegnato un Project Manager (PM) per l’intero progetto e poi uno specifico per ogni fase, uno per la fase di analisi(PMA), progettazione(PMG) e produzione(PMD), queste fasi sono legate da una dipendenza FS (Finish to Start).

Il PM può definire una durata totale di progetto e assegnare alle fasi una durata specifica, grazie alle dipendenze elastiche, può, seppur mantenendo la logica delle dipendenze, creare un lag tra le fasi e lasciare quindi ai pm di fase PMA, PMG e PMD maggiore liberta di azione (spostamento data fine e inizio) senza interferire sulle date complessive!

Questo non era possibile prima, poichè uno spostamento di una data fine, per esempio della fase di analisi, avrebbe necessariamente comportato uno slittamento delle fasi conseguenti, fasi su cui PMA non ha nessun diritto.

Altre novità

Ma non finisce qui. Con questa release Twproject ha approntato davvero tante migliorie al sistema, di cui puoi trovare un elenco completo alla pagina del changelog.

Eccone un assaggio:

Revenues: è stato introdotto un utile strumento per trasformare in ricavo effettivo un valore stimato, in modo da facilitare ulteriormente l’inserimento di queste voci.

Worklog: sono stati stati aggiunti i filtri per ToDo e per progetto nel foglio di analisi dei worklog e inoltre sul timesheet è stata aggiunta un colonna con la somma dei worklog totali su una fase o progetto.

Sicurezza dei ruoli: abbiamo reso ancora più sicuri i permessi sulla gestione dei task in relazione all’inserimento dei costi e dei form.

Agenda: varie migliorie hanno riguardato l’agenda, tra cui la possibilità di visualizzare la durata dei ToDo, e inoltre gli eventi inseriti in agenda sono stati integrati in una riga dedicata sul planner dei ToDo e delle risorse.

Dunque, non perder tempo e vai subito a scoprire quanto queste ultime innovazioni di Twproject potranno giovare all’efficienza del tuo lavoro!

Tutti i clienti che utilizzano Twproject in cloud avranno l’aggiornamento in automatico nei prossimi giorni, mentre coloro che hanno Twproject installato sui propri server posso trovare i nuovi installer qui.

La nuova release ti aspetta

La gestione dei ricavi con Twproject: una soluzione ottimale

Leggendo questo articolo, scoprirai quanto è vantaggiosa la gestione dei ricavi con Twproject, e alcuni trucchi per metterla in pratica al meglio.

L’analisi dettagliata e costante dei flussi finanziari di un’azienda è il principale strumento per non andare in perdita, e in generale per non incorrere in eventi spiacevoli che col tempo potrebbero facilmente degenerare.

Ma perché è così importante programmare periodici controlli di questi flussi?

Perché per gestire bene un’azienda bisogna spesso giocare in anticipo, prevedere le mosse e avere ben chiare le previsioni di andamento futuro.

Per farlo, è necessario conoscere nel dettaglio il potenziale economico dei progetti in corso, così da fare i giusti investimenti e non brancolare nel buio.

A tal fine è fondamentale avere uno strumento che aggreghi i costi e i ricavi, ed è qui che entra in gioco la gestione di questi fattori con Twproject.

Abbiamo visto di recente quanto è semplice tenere sotto controllo i costi dei tuoi progetti.

Ora è arrivato il momento di concentrarsi sulla registrazione delle entrate. Farlo con Twproject è davvero molto facile e veloce.

Valori stimati ed effettivi

Quello che caratterizza l’analisi del cash flow in Twproject è la possibilità di differenziare sempre tra flussi stimati e reali.

Ciò vale sia per le uscite che per le entrate.

Infatti, come avviene nella scheda dei costi, anche per quanto riguarda i ricavi potrai aggiungere tutte le entrate previste, ottenendo quindi un probabile andamento di questo cruciale aspetto.

Come procedere

Per prima cosa inserisci tutti i ricavi che pensi di ottenere, con una data presunta.

In un secondo momento inserirai i ricavi effettivi e se vuoi potrai anche allegare il documento di fatturazione.

Twproject ti offre anche la possibilità di convertire velocemente una previsione in un ricavo effettivo con un semplice click se valore e data sono stati rispettati. Questo ti farà risparmiare un sacco di tempo!

I ricavi inoltre possono essere inseriti in ogni nodo dell’albero di progetto e il totale sarà riportato nel nodo principale alla voce “totale sui figli”

Inserimento ricavi effettivi

Il diagramma di andamento (flusso di cassa)

Via via che inserisci i tuoi dati vedrai comporsi il flusso finanziario o flusso di cassa del tuo progetto con un diagramma lineare che aggrega entrate e uscite.

Inoltre, qui troverai anche il grafico relativo solo all’andamento dei ricavi e che mostra il gap tra reali e stimati.

Ricordati di inserire sempre delle date in modo che i tuoi diagrammi siano quanto più accurati!

E ricordati che il flusso di cassa è visibile in ogni nodo dell’albero per cui non avrai solo un andamento generale del progetto ma anche un dettaglio specifico fase per fase, a seconda di come vorrai tracciare i dati.

Come puoi vedere, anche in questo caso Twproject ti offre la soluzione per lasciare tutti i fogli di calcolo alle spalle e per gestire tutti gli aspetti relativi all’andamento finanziario in un’unica piattaforma.

Un vantaggio sotto tanti aspetti

Grazie ai grafici di progetto X-BRAIN adesso tiene sotto controllo i costi effettivi ed i ricavi rispetto a quanto previsto.

1. L’importanza della previsione nella gestione dei ricavi

Attualmente se si utilizza un qualsiasi software per la fatturazione elettronica è normale avere le fatture già gestite e salvate online, ma non ci sono strumenti che ti permettono di differenziare tra ricavi previsti ed effettivi e sopratutto che ti danno questa informazione relativa ad uno specifico progetto.

Questo ti permetterà di individuare realmente quei progetti che non rispettano il piano di fatturazione o le cui entrate non superano le uscite.

Questo è un aspetto cruciale per analizzare le deviazioni dalla baseline di progetto e affinare le tecniche per fare previsioni più accurate.

2. La trasferibilità dei dati dei ricavi

Di conseguenza, è chiaro che questo è un ottimo strumento anche per affinare le strategie aziendali e utilizzare i dati reali di un progetto anche su progetti simili da programmare per il futuro.

Avere la situazione dei tuoi ricavi in tempo reale non solo ti aiuterà a non sforare il budget in corso d’opera ma sarà utile anche quando vorrai stimare il budget di nuovi progetti.

3. La condivisione di responsabilità

Potrai scegliere chi e con quale livello di profondità potrà accedere ai dati sui flussi finanziari, facendo in modo che anche il monitoraggio di questo aspetto diventi un lavoro di squadra.

Condividendo i dati con il tuo team, potrai responsabilizzare i diretti interessati, siano essi capi di progetto o incaricati dello svolgimento delle singole fasi, o decidere di lasciare questo aspetto a figure ben definite.

La sicurezza di Twproject è estremamente raffinata e puoi definire tu chi avrà la possibilità di interagire con i costi e ricavi di progetto.

Hai visto quanto è utile e semplice la gestione dei ricavi con Twproject? Dunque, non perdere altro tempo prezioso e fai una prova gratuita per sperimentare quanto hai letto qui.

Se ti va, condividi la tua esperienza con noi e facci sapere come è andata.

Gestisci i tuoi flussi dalla A alla Z con Twproject

Time tracking con Twproject – Semplice come dovrebbe

Sul luogo di lavoro ognuno ha le proprie abitudini e ciò che un capo progetto impara ben presto è che la modalità di registrare il tempo lavorato sulle varie mansioni è molto differente a seconda della persona coinvolta.

C’è chi si concentra su un compito e lo porta a termine senza grosse distrazioni, rinviando alla fine la registrazione delle ore svolte.
Chi in una giornata preferisce spaziare fra più impegni e segnare via via come si è impiegato il proprio tempo.
Chi per concentrarsi trova utile attivare un cronometro che monitori l’attività sui progetti, spegnendo e accendendo il conteggio quando si passa da un impegno all’altro.

Ma non solo siamo tutti diversi a livello personale, è certamente anche il ruolo che ricopriamo a determinare il modo in cui conteggiamo il nostro tempo e classifichiamo le nostre attività per ottenere alla fine un report di lavoro attendibile.

Per mia esperienza, trovandomi a gestire un piccolo team di sviluppatori, coordinando e analizzando il loro lavoro, mediando tra le esigenze dei clienti e quelle dei miei colleghi, trovo per me utile tenere traccia regolarmente e anche più volte in una giornata dei progetti di cui mi occupo, e in che finalità.
Alcuni colleghi programmatori, invece, mi dicono di trovarsi meglio a seguire un compito dall’inizio alla fine e poi segnare le attività svolte e i tempi totali.
Ogni percorso e ogni individuo è a sé, insomma.

In un recente articolo abbiamo parlato del fatto che una delle resistenze principali da parte del team di lavoro nel passaggio a un nuovo sistema di project management è il voler migrare tutte le procedure utilizzate in azienda all’interno del nuovo strumento. Questo può essere un fattore bloccante, se non si trova un sistema che accolga le singole esigenze ma allo stesso tempo mostri vantaggi in termini di praticità e a livello di profondità dell’analisi.

Infine, oltre alle esigenze lavorative e personali differenti, a nostro avviso uno strumento efficiente per la registrazione delle consuntivazioni dovrebbe dare la possibilità di inserire le ore lavorate su un progetto a diversi gradi di gerarchia.
Un project manager potrebbe dover inserire i suoi prospetti orari a un livello più generale rispetto agli addetti alle sotto-fasi di progetto.
Un dirigente si collocherà a un grado ulteriore, e così via.

worklog

L’importanza della consuntivazione

A prescindere dalla modalità prescelta, è indubbio che per una corretta gestione dei progetti sia fondamentale che ogni partecipante tenga conto dei suoi tempi di lavoro, detti anche worklog. Registrare le ore o i giorni che si sono spesi nella realizzazione di una fase e più in generale di un progetto è utile sia per chi compie le analisi delle tempistiche sia per chi esegue il lavoro.

Da una parte aumenta la trasparenza del lavoro svolto e questo permette ai responsabili di progetto di conoscere nel dettaglio le operazioni che il proprio team svolge per arrivare all’obiettivo; dall’altra aiuta i lavoratori a pianificare bene i propri tempi e anche ad avere uno strumento in più per segnalare un eventuale sovraccarico di lavoro nel caso in cui ciò si dovesse verificare.

È importante che tutti siano a proprio agio in questa operazione di monitoraggio. E come abbiamo visto, le richieste delle aziende, unite alle attitudini dei lavoratori, possono dare vita a svariate metodologie per il tracciamento dei worklog.

Per questo motivo Twproject, che si caratterizza per una estrema versatilità sotto tanti aspetti, ha elaborato un metodo di inserimento delle ore diversificato a seconda delle preferenze e delle esigenze dei singoli.

In Twproject non c’è una sola modalità per segnare i propri worklog, ma si potranno utilizzare diversi strumenti e metodologie.
Vediamoli nel dettaglio.

Timesheet

Il primo elemento della voce di menù dedicata a questo argomento è il Timesheet, o Foglio di lavoro. Qui vedrai tutte le tue assegnazioni, cioè progetti o fasi di progetto a cui partecipi. Da questa tabella potrai inserire i tuoi worklog con una breve descrizione dell’attività svolta, vedrai facilmente quante ore ti restano per completare il tuo orario di lavoro e l’agenda integrata, mostrandoti gli appuntamenti, ti aiuterà nella compilazione.

Nessun altro software di project management offre un così dettagliato metodo di inserimento, che si rivela molto utile a fine progetto o in qualunque momento si abbia bisogno di fare un resoconto dell’attività svolta: con un semplice click sull’assegnazione scelta vedrai la lista totale di tutti i worklog inseriti fino a quel momento da parte di una risorsa.
Questa vista può essere molto utile per fornire un report sul lavoro svolto, per redigere un bilancio consuntivo e così via.

timesheet

Time counter

Questa tipologia di worklog è utile a chi lavora su un progetto alla volta. Sulla pagina principale troverai un widget dal quale selezionare l’assegnazione e far partire un cronometro. La stessa operazione può essere fatta dalla relativa voce di menù Time counter, che apre un pop-up specifico con l’elenco dei progetti e sotto-fasi assegnate all’utente.

Dal momento in cui attiverai il contatore, questo procederà a segnare il tempo anche quando navighi sulle altre pagine e in qualsiasi momento potrai interromperlo cliccando sul pulsante alla voce di menù, inserendo eventualmente una descrizione dettagliata dell’attività svolta e anche se necessario modificando la durata totale.

time counter

Dalla to-do list

Infine, per chi è abituato a orientare la propria attività giornaliera sulla base dei compiti assegnati, la to-do list di Twproject è il principale strumento utilizzato. Per facilitare il lavoro a questa categoria di persone, sarà possibile inserire i propri worklog direttamente dalla lista dei to-do.

Alla chiusura di ogni to-do, ma anche in corso d’opera, potrai aggiungere le ore lavorate, mentre la descrizione sarà automaticamente precompilata con la descrizione del to-do stesso. Anche da qui, inoltre, è possibile far partire un counter automatico, per non doversi preoccupare di calcolare i tempi alla fine.

to-do list

Una soluzione facile e adatta a tutti

Questi tre strumenti, o meglio metodi, permettono di scegliere liberamente come monitorare il proprio lavoro e quello degli altri membri del tuo team.

E per gli smemorati, Twproject ha anche pensato di segnalare, con un’annotazione a forma di post-it, il mancato inserimento delle ore se questo si protrae per alcuni giorni.

In questo breve video puoi trovare un riepilogo di quanto abbiamo esposto finora.

Come hai potuto vedere, Twproject offre una soluzione adatta a più stili di lavoro e ti aiuterà a non scontrarti con resistenze interne e avere finalmente un maggiore controllo sul tuo lavoro e quello del tuo team.

Se ti va puoi fare una prova gratuita e sperimentare quanto ti abbiamo mostrato.
Non perdere altro tempo prezioso e inizia subito a tenere traccia del tuo lavoro!

Scegli lo strumento più flessibile: prova Twproject.

Costi di progetto: tutto sotto controllo

Un progetto di successo deve non solo rispettare i tempi, ma anche il proprio budget.

In questo articolo vedremo come Twproject gestisce i costi di progetto.

Il costo complessivo di un progetto dipende principalmente dall’ambito di applicazione; l’elenco delle voci che concorrono al totale sarà molto diversa tra un progetto di consulenza, un progetto di costruzione di un edificio o un progetto di R&D.

Possiamo identificare due categorie di costi: quelli che afferiscono alle persone coinvolte (risorse) e quelli legate ai beni materiali (o servizi “a corpo”) necessari all’esecuzione del progetto.

Per le risorse avremo sia costi del lavoro svolto (semplificando: ore lavorate x costo orario) sia gli eventuali costi sostenuti dalla risorsa per lo svolgimento del lavoro (note spesa).

Per tutte queste voci Twproject raccoglie sia i valori stimati che i valori effettivi. Questi dati incrociati con il budget previsto daranno un quadro completo dell’andamento del progetto dal punto di vista economico.
Una semplice gestione dei ricavi previsti e reali consentirà anche una stima sul flusso di cassa.

Vediamo in dettaglio come si ottengono questi risultati.

Risorse: il costo orario

Ogni risorsa ha il proprio costo orario che dipende da molti fattori (mansioni, anzianità, etc.). La sua definizione esula dai compiti del PM.
Una volta determinato questo costo si potrà inserirlo nella scheda utente:

Risorse: costo orario e centro di costo

È abbastanza comune inserire un costo “standardizzato” invece che l’effettivo costo della risorsa, cosi facendo si risolve il problema del calcolo esatto che potrebbe essere complesso.
In questo editor si può anche attribuire la risorsa ad un centro di costo per un’analisi cross-progetto.

Per semplificare l’aggiornamento dei dati, in Twproject, sia il costo orario che il centro di costo (ma anche l’orario di lavoro) possono essere definiti a livello di risorsa, reparto o azienda; in questo modo il valore verrà ereditato se non è diversamente specificato.

Il costo della risorsa si inserirà una sola volta, in quanto rappresenta il “costo aziendale” e sarà lo stesso su tutti i progetti in cui questa risorsa sarà convolta.

Costi delle risorse: il costo del lavoro

Su ogni progetto, fase, sotto-fase, etc. si possono indicare le risorse che sono coinvolte tramite l’assegnazione.
In fase di assegnazione si specificano le ore di attività previste sul progetto (100 nell’esempio sottostante).

Progetto: fase di assegnazione di una risorsa

L’inserimento delle ore previste, genererà sulla risorsa con il relativo costo orario, il costo stimato di tale assegnazione.

Ogni volta che una risorsa inserirà le ore lavorate sul progetto, una fase o un ToDo, il totale verrà aggiornato sul progetto, generando quindi un costo reale che poi potremo comparare con quello inserito in fase di stima.

In Twproject ci sono molti modi per inserire le ore lavorate; il timesheet (settimanale, bi-settimanale, mensile), i comodi pulsanti start/stop su progetti e ToDo, alla chiusura di un ToDo etc.
È un’operazione molto semplice e veloce.

La singola registrazione delle ore lavorate porta con sé il costo orario della risorsa al momento dell’inserimento e il rispettivo centro di costo.

Costi delle risorse: le note spese

Una voce di spesa anch’essa legata alle risorse è quella delle note spese.
In alcune tipologie di progetto è una voce di costo non trascurabile e con Twproject è possibile tenerne conto sia in fase di stima che di rendicontazione.

Note spese e costo del lavoro chiudono la parte relativa alle risorse.
Il cruscotto riassuntivo si presenta in questo modo:

Riassunto dei costi delle risorse

Per ogni risorsa troviamo le ore stimate, le ore lavorate, il costo orario, gli importi equivalenti, budget personale e totale spese sostenute.
Infine, il costo complessivo stimato e il costo reale per ogni risorsa.
Ogni sforamento è ben visibile, segnalato in rosso.
Se il progetto è suddiviso in fasi, l’ultima riga riporterà stime e costi sull’intero albero sottostante.
Stime e costi potranno essere strutturati per seguire la scomposizione WBS (Work Break-down Structure) semplificandone l’analisi.
La navigazione tramite WBS mostrerà a colpo d’occhio dove sono presenti discrepanze tra stima ed effettivo:

Alert sforamenti sul WBS

Twproject è stata la nostra scelta numero 1 come strumento di gestione dei progetti, perché ha fornito un’eccellente combinazione tra la pura gestione dei progetti e la vista dei budget e del controllo dei costi.

Costi addizionali di progetto

In questa categoria rientrano tutti quei costi che non sono dipendenti dalle attività delle risorse.
Esempi tipici: materiali, costi di licenze, consulenze esterne a corpo, fornitori, canoni noleggio etc.
Per ognuna di queste voci si potrà inserire valore stimato ed effettivo, classificazione, centro di costo, un eventuale allegato etc.:

Inserimento costo addizionale

Anche in questo caso una tabella riassumerà i valori per questo progetto/fase con una riga riassuntiva per i dati delle sotto-fasi:

Budget di progetto

Finora abbiamo confrontato i valori stimati con l’effettivo costo.
Twproject ci consente di aggiungere una dimensione, il budget di progetto.
Il budget di progetto può avere significati ed usi differenti a seconda dell’obiettivo che ci prefiggiamo di raggiungere.
Un uso molto comune, che viene adottato da aziende che lavorano su commessa, è che il “budget” rappresenti il “costo al cliente”. In questa accezione la tabella riepilogativa risulta abbastanza chiara:

Riepilogo Budget vs costi

Sulla riga “Forecast” leggerò il margine previsto per l’intera commessa. E’ il dato che arriva al PM dalla trattativa commerciale.
Sulla riga “Estimated” leggerò quanto margine ho ancora per rimanere nello stimato: a seconda della fase del progetto (inizio, in corso o completato) può essere utilizzato in modi differenti, ma in ogni caso è dipendente dalla qualità delle stime fatte dal PM (o dal team di progetto).
Anche l’ultima riga “Actual“, assume significati differenti a seconda della fase, ma al completamento ci dirà con che marginalità avremo “portato a casa” la commessa.

Anche per quello che riguarda il budget, è possibile indicarlo sia a livello di progetto che di fasi/sottofasi.
Questo approccio, soprattutto su progetti molto complessi, insieme alla raffinata gestione della sicurezza di Twproject, consente di implementare un meccanismo di delega, in cui i PM delle fasi sottostanti possono gestire un proprio budget.

Con Twproject potrai analizzare i costi, le note spesa e le ore lavorate cross-progetto con dei tools dedicati. Naturalmente è previsto anche un export in Excel per gli estimatori 🙂

È bene ricordare che tutte le modifiche di costi, budget, ore inserite, note spese etc. sono registrati giornalmente nelle statistiche di progetto, per cui è sempre possibile andare a vedere quale era la situazione in una determinata data:

Grafico dei costi

Per contestualizzare i costi con gli altri parametri di progetto (date, avanzamento, ToDo, ore lavorate etc.), la pagina delle statistiche con l’uso dello slider vi permetterà di avere un quadro completo ad un qualunque punto nel passato:

Uso dello slider

Complementare alla gestione dei costi, Twproject prevede anche la gestione dei ricavi, ma affronteremo questa parte in un post dedicato.

Prova gratuitamente Twproject per avere sempre i costi di progetto sotto controllo senza complicazioni.

Prova anche tu a mappare i tuoi progetti ed avere i costi sotto controllo

 

Visual project management

Il Visual Project Management è un approccio interessante per la gestione del progetto. Una strategia di project management progettata per aumentare il successo attraverso la visualizzazione dei componenti del progetto, come dati e attività.

E’ un dato di fatto che le persone ricevono più dell’80% delle informazioni attraverso il senso della vista.

Scriviamo e disegniamo, fin dalla più tenera età, per visualizzare i nostri pensieri, emozioni e cose da ricordare.

Perché non usare quindi questo senso per rendere il lavoro più semplice ed efficiente? La visualizzazione è, infatti, qualcosa che possiamo implementare nella gestione dei progetti.

La gestione visuale del progetto

Adottando una gestione del progetto visuale, team e organizzazioni possono completare progetti di qualsiasi tipo con maggiore velocità ed efficienza.

Il Visual project management diviene, quindi, una tecnica per la gestione del lavoro.

Invece di elencare le attività in “to do list” o di perdere tempo prezioso per rintracciare informazioni nella casella di posta, cartelle di file condivisi e fogli di calcolo, è molto piú facile tracciare il lavoro utilizzando uno strumento di gestione visuale delle attività.

Le funzionalità visive possono essere una risorsa preziosa per qualsiasi stile di progetto, ma sono più comunemente associate a metodi agili come Scrum e Kanban.

In un certo senso, il Visual Project Management prende spunto dalla “cara e vecchia” lavagna di scuola.

La lavagna funge da roadmap, progress tracker e strumento di collaborazione per tutti i tipi di team di sviluppo.

Ecco perhè in TW project oltre all’utilizzo di strumenti visuali di cui abbiamo già a parlato (come per esempio il diagramma di gantt, e la gestione delle issue) abbiamo creato delle vere e proprie lavagne.

Lavagne fisiche e lavagne digitali per la gestione visuale

Le lavagne fisiche sono un modo comune per condividere informazioni, ad esempio per raccogliere argomenti per un meeting. In Twproject esistono le “analoghe digitali” delle lavagne fisiche.

Una lavagna è un “open space” dove tutti (quasi tutti, la sicurezza è sempre in background) possono attaccare un messaggio.

Ecco come appare una lavagna usata per un po’.

screen1150 lavagne

In qualsiasi momento, durante un progetto si manipolano, trasformano e comunicano centinaia di singoli dati.

Questi dati includono stime del lavoro, spese di capitale e operative, elenchi di attività, metriche prestazionali, calendari, analisi costi-benefici, profili di rischio, dati di tendenza, ecc.

Con l’aumentare della velocità del business e la necessità di concentrarsi su un numero sempre crescente di dati per mantenere sotto controllo l’esecuzione dei progetti, sono necessari strumenti e tecniche nuovi e innovativi per aiutare i project manager.

La visualizzazione di dati e processi complessi si è dimostrata preziosa nel soddisfare tali esigenze.

Il Visual Project Management come facilitatore

Gli strumenti visuali tradizionali come i diagrammi di Gantt, le schede Kanban, i diagrammi di processo, i calendari dei team di progetto, i grafici di organizzazione degli stakeholder e simili sono vantaggiosi a modo loro, ma non raccontano la storia collettiva dello stato generale del progetto.

Complicando la questione, gli sponsor e gli stakeholder chiave del progetto potrebbero non avere più il tempo per lunghe relazioni sullo stato del progetto o riunioni di briefing settimanali.

Le decisioni devono essere prese al momento, con qualsiasi dato disponibile.

Per questo motivo, la tradizionale disciplina di project management che sfrutta processi e documenta approcci in modo “pesante” viene rapidamente abbandonata a favore di metodi più agili.

Alcuni studi hanno anche dimostrato che le informazioni presentate in formati testuali sono inefficaci e inefficienti.

L’occhio umano può vedere schemi visivi 65.000 volte più velocemente su un’immagine piuttosto che in forma tabellare.

visual project management 1

Questi fatti hanno quindi portato alla creazione di una nuova nicchia all’interno della comunità di project management conosciuta appunto come Visual Project Management.

Lo stile Scrum-ban

In termini di metodologia attuale, molti degli strumenti visivi che si sono rivelati utili combinano gli aspetti migliori di Kanban e Scrum a cui i team di progetto sono abituati.

Alcuni utenti hanno iniziato a chiamare questo stile “Scrum-ban“.

Le caratteristiche visive comuni includono:

  • Dashboard in tempo reale
  • Linea del tempo
  • Rapporti grafici (Gantt, burndown, ecc.)
  • Boards (Kanban)
  • Roadmap del prodotto

[av_notification title=’Scrum-ban’ color=’silver’ border=” custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ size=’large’ icon_select=’yes’ icon=’ue8b4′ font=’entypo-fontello’]
Il vantaggio chiave di questo nuovo approccio è la velocità, poiché le informazioni critiche del progetto possono essere prodotte, replicate e digerite in modi più efficaci ed efficienti.
[/av_notification]

L’adozione di questo nuovo approccio offre inoltre ulteriori vantaggi distinti ai project manager, ai membri del team e, soprattutto, ai principali stakeholder:

  • Lo stato delle attività di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo del progetto sono disponibili in una vista unica, a colpo d’occhio e di facile comprensione
  • Migliora la chiarezza, la visibilità e la comprensione dell’ambito e del piano operativo generale del progetto
  • Le allocazioni di risorse, o sovra-allocazioni, attraverso il progetto o più progetti, sono chiaramente visibili.
  • Conseguente al punto precedente: migliore pianificazione e allocazione delle risorse
  • Gli impatti delle modifiche all’ambito, al piano, alla priorità o alle risorse sono disponibili in tempo reale
  • Le informazioni vengono fornite in modo tale che chiunque possa accedervi in qualsiasi momento, luogo e modo conveniente
  • Capacità di isolare le aree problematiche più velocemente

Accellerare i processi con il Visual Project Management

Il Visual Project Management può accelerare i progressi trasmettendo le informazioni sul progetto in tempo reale in un modo che al quale è più facile accedere, comprendere e condividere.

Il project manager di oggi ha molto più da gestire rispetto al solo ambito di progetto, deliverable, comunicazioni e team.

La gestione visiva del progetto non è in realtà un approccio radicalmente nuovo che stravolge la disciplina.

È solo un insieme di strumenti e tecniche che rafforzano ciò che già sappiamo: le persone lavorano e gestiscono i progetti in modo più efficiente quando hanno una visione chiara di come i componenti del progetto si spostano e si collegano.

Il modo migliore per rappresentare e condividere queste informazioni in tempo reale non è con un elenco un foglio di calcolo o una serie di e-mail, ma un’immagine.

Anche tu hai adottato il visual project management nel tuo lavoro? Raccontaci la tua esperienza.

Gestisci il tuo progetto in maniera visuale ed intuitiva.

Una prova vale più di un milione di parole.

Software di gestione progetti: 7 suggerimenti per aiutare il tuo team nel passaggio ad un nuovo software.

Implementare un nuovo software di gestione progetti non è cosa da poco!

È un processo molto complesso che deve essere affrontato in modo metodico e ponderato.

Devi aver ben presente che si tratta di un vero e proprio cambiamento a livello aziendale. Un cambiamento profondo, soprattutto se riguarda un grande numero di lavoratori e team.

Come tutti i cambiamenti, anche questo cambiamento può suscitare in alcuni una azione di opposizione.  Una vera e propria resistenza al cambiamento.

Fortunatamente, esistono diverse strategie da seguire per far sì che i collaboratori si abituino ed accettino il cambiamento.

Oggi ne vediamo alcune.

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“INDICE DEI CONTENUTI”

Prima dell’acquisto

Dopo l’acquisto

  1. Training
  2. User Acceptance Test – UAT
  3. Coordinare il passaggio fra un software e l’altro
  4. Premiare il team di implementazione
  5. Misurare i risultati
  6. Chiedere feedback

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Per prima cosa è fondamentale contestualizzare il momento di intervento.

Questo perché le strategie, per migliorare l’inserimento del nuovo sistema di gestione attività, possono essere usate in due momenti fondamentali:

  1. Prima della scelta ed acquisto del nuovo software
  2. dopo l’acquisto.

Naturalmente in ogni momento è possibile agire. Vediamo come:

Agire prima della scelta e dell’acquisto del nuovo software di project management

Il primo passo per facilitare l’adozione da parte dell’utente, in questo caso il lavoratore, di un nuovo strumento di project management consiste nel coinvolgerlo.

Costituire un team per gestire i cambiamenti organizzativi è un’ottima modalità per superare parte della resistenza al cambiamento.

Questo gruppo sarà responsabile della creazione di un piano di cambiamento organizzativo. Il piano verrà progettato per coinvolgere gli stakeholder durante l’implementazione.

Questo gruppo sarà quindi responsabile di tre aspetti chiave:

  • Identificazione del bisogno di cambiamento
  • Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate
  • Finalizzazione dei requisiti

Vediamo punto per punto.

Identificare il bisogno di cambiamento

Ciò significa assumere un approccio proattivo al cambiamento e non passivo.

La ricerca attiva di modi e strumenti per migliorare le inefficienze non solo migliorerà l’output, ma sarà anche un ottimo modo per supportare l’evoluzione del project manager nel suo ruolo.

Una strategia organizzativa dovrebbe essere implementata e le iniziative devono essere legate agli obiettivi aziendali.

E’ necessario, inoltre,  conoscere gli obiettivi che tutti i team, o l’azienda in generale, stanno cercando di raggiungere e tutti i punti critici che ostacolano il successo.

Individuati gli obiettivi che i team di progetto stanno cercando di raggiungere, si può lavorare per decidere se un nuovo software di project management può aiutare a raggiungere queste mete.

Esecuzione dell’analisi dell’impatto sulle parti interessate

Per eseguire una corretta analisi dell’impatto sulle parti interessate è essenziale creare un elenco di ogni persona, team e reparto che utilizzerà il nuovo strumento.

Non solo è necessario indicare chi sono gli stakeholder, ma anche come saranno influenzati dal nuovo software.

Ottenere il consenso degli stakeholder è la chiave per un’implementazione di successo.

E’ importante infatti comunicare perché il cambiamento è imprescindibile. Non solo… dovranno anche essere noti quali parametri verranno utilizzati per confrontare i prodotti e chi prenderà la decisione finale per l’acquisto.

Quando le parti interessate sanno perché si sta verificando un cambiamento e in che modo esso avrà un impatto diretto su di loro, è più probabile che siano motivati ​​e coinvolti nei confronti del nuovo strumento.

Le migliori implementazioni prevedono infatti una spiegazione sul perché il nuovo software è in fase di implementazione. Vantaggi deriveranno anche dalla conoscenza dei benefici per tutti e dalla chiarezza sulle tempistiche di implementazione.

Finalizzazione dei requisiti

Dopo aver eseguito l’analisi dell’impatto sugli stakeholder, è necessario avere un’idea dei requisiti richiesti da parte di ciascun stakeholder e del modo in cui si traducono in funzionalità all’interno del nuovo software.

Ad esempio, immaginiamo che il risultato che si sta cercando di ottenere è una pianificazione del miglior progetto, con il quale gli stakeholder vogliono tenere traccia delle competenze dei dipendenti, della disponibilità e del loro rendimento.

n tal caso, le funzionalità chiave che cercherete nel nuovo software includerà la gestione delle risorse con questi determinati criteri.

Dopo l’acquisto del nuovo software per la gestione progetti

Una volta svolta la ricerca, confrontato vari prodotti, tenuto conto delle esigenze e dei requisiti richiesti, il nuovo software di gestione dei progetti viene acquistato ed installato.

Ora inizia la fase di implementazione vera e propria del nuovo strumento di project management all’interno dell’organizzazione.

L’implementazione del software può richiedere un lungo processo iniziale. I benefici che ne conseguiranno a lungo termine, varranno, però, l’impegno in termini di tempo.

Mentre si lavora per implementare un nuovo sistema, ci sono una serie di fattori da considerare. Sono fattori che possono portare indubbi vantaggi. Vediamoli insieme:

1) Training

Quando si implementa un nuovo software di gestione progetti, è buona prassi che la società di software addestri una o diverse persone chiave, in grado di gestire il sistema.

Quella o quelle persone diventano “gli esperti” e saranno, quindi, responsabili dell’insegnamento agli altri.

In alcuni altri casi, è invece preferibile addestrare direttamente tutto il personale che avrà a che fare con il software.

E’ opportuno evitare il disallineamento in merito all’utilizzo del nuovo software. Il disallineamento può essere evitato principalmente creando regole, FAQ e documenti pratici. Si possono, inoltre,  limitare i diritti e disporre un numero limitato di amministratori / moderatori.

Per supportare questa fase delicata, in TWproject abbiamo pensato a due aree d’intervento in grado di offfire più soluzioni

  • Un’area è legata alla formazione diretta, mediante corsi e webinar dedicati alla azienda.

A questo link è possibile trovare tutte e informazioni: https://twproject.com/it/servizi/

Un vero e proprio manuale d’uso, semplice e sempre disponibile, che si aggiorna sulla base delle nuove releise e delle richieste di approfondimento degli utenti.

2) Condurre test di accettazione degli utenti (User Acceptance Test – UAT)

Questo è un passo importante da intraprendere. Il fine è quello di garantire che il software funzioni come previsto e per aiutare a trovare eventuali bug.

software gestione progetti uat test

Sarà importante testare una piccola porzione di dati per vedere se il software elabora correttamente tutte le informazioni e per permettere al personale di abituarsi step by step.

Se il sistema è integrato con altri strumenti software, è necessario assicurarsi che i sistemi comunichino correttamente.

3) Coordinare il passaggio fra un software e l’altro

Quando è il momento di iniziare a passare al nuovo software, è una buona prassi mantenere le informazioni anche all’intero del software fino a quel momento utilizzato.

Questo fa sì che lo staff si abitui all’aspetto generale del nuovo software e crei un maggiore livello di fiducia prima di passare al completo utilizzo.

Per un breve periodo si potranno quindi avere in esecuzione due sistemi in contemporanea.

Possono passare dai 6 ai 12 mesi affinché gli utenti si sentano completamente a proprio agio con il  nuovo software. In tale periodo è opportuno che le informazioni storiche siano  accessibili.

4) Premiare il team di implementazione

Quando determinati collaboratori hanno lavorato di più per implementare un nuovo software, è una buona idea premiarli.

Una festa, un piccolo bonus, un presente, un “grazie” verbale. Questi gesti possono significare molto. Una gratificazione del genere spesso vale più di un premio in denaro.

software gestione progetti- premiare il team

 

5) Misurare i risultati

Dopo che il nuovo software è stato implementato ed è operativo, è una buona idea analizzare e misurare i risultati per monitorare l’andamento.

Questo può includere cose come la capacità di elaborare più ordini in un giorno, la riduzione delle retribuzioni orarie pagate per gli straordinari o altro.

Continuare a monitorare e misurare durante l’anno è una buona prassi per assicurarsi che l’investimento abbia avuto un senso.

6)Chiedere feedback

I problemi sorgono sempre durante le prime fasi di implementazione. E’ assolutamente necessario che il team esponga i problemi a cui va incontro.

Per ricevere suggerimenti e creare un ciclo di feedback positivo, un consiglio è di eseguire un’indagine interna all’incirca un mese dopo l’introduzione del nuovo sistema. L’indagine andrà ripetuta nuovamente dopo tre mesi.

I membri del team si sentiranno ascoltati e il processo porterà a suggerimenti e best practice utili anche per il futuro.

Seguire questi consigli aiuterà sia il project manager che il team a pianificare correttamente il cambiamento.

Fondamentale è comunque assicurarsi che, in generale, le nuove implementazioni non siano disallineate con gli obiettivi aziendali, altrimenti saranno destinate a fallire a priori.

Ti sei mai trovato di fronte all’implementazione di un nuovo software di gestione progetti?

Come hai vissuto questo cambiamento? Raccontaci la tua esperienza e scrivici i tuoi suggerimenti.

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Come Applicare il metodo kanban al project management

Il metodo Kanban è stato sviluppato come metodologia per migliorare l’efficienza produttiva.

“Kanban” è una parola giapponese che si può tradurre come “tabellone” in italiano, ha le sue origini nella società Toyota, in Giappone appunto.

Oggi questo metodo è di gran moda.

Ora non solo viene ampiamente utilizzato come sistema di pianificazione per una produzione snella, ma è anche utilizzato nei progetti Agile come modo per gestire il backlog delle attività.

In effetti, la popolarità e l’utilizzo del Kanban è cresciuto così tanto che ora esistono innumerevoli strumenti di gestione del progetto, basati su questo metodo.

Il fine è quello di aiutare le persone a pianificare e assegnare le priorità.

I vantaggi del metodo sono diversi.

Le schede Kanban sono come pannelli visivi con note adesive virtuali.

Queste note possono essere spostate dall’utente per organizzare l’ordine delle attività o delle cose da fare.

Il kanban è usato spesso da aziende che producono software per la gestione dei bug e delle nuove funzionalità. Noi per esempio usiamo Twproject per gestire lo stato delle nuove funzionalità che vengono introdotte nelle nuove release.

Twproject include strategie di pianificazione più flessibili, output più rapido, maggiore attenzione e trasparenza durante tutto il ciclo di vita del progetto.

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Una volta implementato in Toyota, la società ha creato sei regole per l’applicazione del Kanban a un processo di produzione.

Oggi, il metodo Kanban è utilizzato da persone e project manager di tutti i settori per pianificare e gestire le attività in modo prioritario.

Kanban è, di fatto, un processo strutturato di prioritizzazione.

Che cos’è una Kanban Board?

Una Kanban Board è come una lavagna.

Un campo in cui le carte Kanban rappresentano le singole attività che vengono eseguite in base alla priorità e alla consegna.

Oggi le schede Kanban sono principalmente software online, o sono integrate direttamente come funzionalità in più completi software di gestione dei progetti.

Esse sono un modo per tenere traccia del flusso di lavoro di un team, in generale, e dei vari collaboratori nel singolare.

È utilizzato in particolare nei team di sviluppo software secondo metodologia Agile.

Serve per definire lo storico degli utenti, la definizione delle priorità delle attività nel backlog o come strumento di collaborazione per provocare innovazione.

Nella sua forma più basilare (e più strutturata), la scheda Kanban può essere suddivisa in tre stati:

  • Lavoro/attività in attesa;
  • Lavoro/attività in corso;
  • Lavoro/attività completata.

Ovviamente, la complessità della scheda dipende dallo scopo del progetto.

I collaboratori del team quindi prendono e spostano le carte Kanban attraverso le sezioni sulla Board a mano a mano che completano i loro compiti.

Le schede Kanban permettono di:

  • Visualizzare il flusso di lavoro;
  • Limitare il numero di attività in corso;
  • Tirare/spostare un’attività da una colonna all’altra;
  • Monitoraggio, adattamento e miglioramento.

Cosa sono le carte kanban?

Il metodo Kanban può essere visto come un sistema di conoscenza e le carte sono un modo di rappresentare ciascuno dei singoli oggetti di lavoro o attività.

Ciascuna delle carte Kanban raccoglie i dati critici per la determinata attività alla quale si riferisce.

Le carte sono codificate per colore per indicare che tipo di compito eseguito.

I colori possono anche indicare altre distinzione sulla quali ci si è accordati all’inizio del progetto.

Alcuni dei modi in cui una carta Kanban aiuta i team ed i project manager:

  • Comprensione rapida dei dettagli dell’attività;
  • Facilitare la comunicazione in tutto il team;
  • Informazioni sui documenti;
  • Aiuto al flusso di lavoro futuro.

Come utilizzare il metodo Kanban nel project management

Diversi progetti richiedono differenti metodologie per gestirli in modo efficiente e produttivo.

In generale, il metodo Kanban è un ottimo strumento per pianificare il progetto e dare priorità ai compiti in esso contenuti.

Può aumentare l’efficienza della squadra, ottimizzare la gestione del tempo e consentire una gestione generale di progetto più fluida e semplice.

E’ inoltre ottimo per aiutare con l’allocazione delle risorse, la gestione del flusso di lavoro e la riduzione degli sprechi.

Vediamo il perché più nel dettaglio:

Utilizzare il metodo Kanban per: Assegnazione delle risorse

Il primo passo è creare le attività, dopodiché assegnarle ad un membro del team.

Importante è assicurarsi che le persone giuste stiano facendo il lavoro giusto.

Questo aiuterà a gestire correttamente il lavoro, senza bloccare nessun altro membro del team o ritardare la produzione.

Ogni volta che una nuova attività di progetto viene introdotta nel flusso di lavoro, la risorsa giusta può essere facilmente e rapidamente assegnata ad essa.

Utilizzare il metodo Kanban per: Gestione del flusso di lavoro

Il metodo Kanban è uno strumento ideale per visualizzare il flusso di lavoro di qualsiasi progetto.

Il flusso di lavoro è una serie sequenziale di attività e la rappresentazione visiva di una scheda Kanban rende il tutto più comprensibile.

metodo kanban

Osservando come le attività si relazionano tra loro, si favorirà la collaborazione all’interno del team e si otterrà maggior efficienza ed una migliore produttività.

Utilizzare il metodo Kanban per: Ridurre gli sprechi

Ridurre gli sprechi, che siano di risorse o di costi in generale, non è solo la politica di un sistema lean.

Qualsiasi project manager è interessato ad ottenere risultati in tal senso.

Le schede Kanban aiutano a identificare un probabile processo dispendioso.

Qualcosa che non funziona come previsto, una eventuale sovrapproduzione o membri del team che stanno bloccando il flusso di lavoro sono facilmente rilevabili.

Il grande vantaggio è riuscire a rilevare tutto questo prima che diventi un problema.

Non c’è limite alla quantità di schede, di integrazioni e di gestione del flusso di lavoro che le schede Kanban possono consentire.

Questo metodo può funzionare per una piccola impresa con sede singola oppure anche essere applicato a una multinazionale con sedi in ogni continente.

Il metodo Kanban nei software

Il filo conduttore che permette di utilizzare i vantaggi di questo metodo è il software di gestione dei progetti.

Per questo in Twproject abbiamo inserito la funzionalità Kanban per organizzare i to-do del progetto.

I ToDo, che in Twproject sono utilizzate come card, possono essere facilmente gestite con IL KANBAN MULTI- DIMENSIONALE DI TWPROJECT.

Esso, infatti, permette di organizzare i ToDo in modo completamente visuale. E’ possibile trascinarle ed organizzarle per task, assegnatario, stato o gravità.

Insomma, un Kanban multi-dimensionale molto flessibile.

Utilizzi anche tu il metodo Kanban per i tuoi progetti?

Utilizza la funzionalità Kanban per organizzare i to-do del tuo progetto

Una prova vale più di mille parole.

La sesta edizione del PMbok tradotta anche in italiano

Panoramica generale e differenze rispetto alla quinta edizione.

Alla fine del 2017 è stato pubblicata la sesta edizione del PMbok in italiano. Partiamo dalla base: che cos’è il PMbok?

Si tratta del Project Management Body of Knowledge, ossia una guida, pubblicata dal Project Management Institute – PMI, che ha lo scopo di documentare, riunire e standardizzare le pratiche generalmente utilizzate e riconosciute nel project management.

Precisiamo che per pratiche “generalmente riconosciute” si intendono quelle pratiche applicabili alla maggior parte dei progetti e sulle quali esiste un consenso diffuso sul loro valore e sulla loro utilità.

Ciò significa che a volte gli ultimi trend di project management promossi da alcuni consulenti, sebbene interessanti dal punto di vista evolutivo, potrebbero non far parte dell’ultima versione di questa guida, perché ancora non rientrano fra le pratiche “generalmente riconosciute”.

Il PMbok si è evoluto nel corso degli anni, facendo il suo debutto con la prima versione nel 1987, fino ad arrivare all’attuale sesta edizione pubblicata nel 2017.

Ma quali sono le modifiche del PMbok dalla quinta edizione a quella attuale?

Riassumiamo i cambiamenti in questo articolo.

PMBOK sesta edizione: Aumento dei capitoli totali

Nella quinta edizione del PMbok venivano elencati cinque gruppi di processi:

  1. Avvio
  2. Pianificazione
  3. Esecuzione
  4. Monitoraggio e controllo
  5. Chiusura

Questi rimangono invariati nella sesta edizione, ciò che cambia però è il numero di sotto-processi all’interno di ciascun gruppo di processi.

Nella quinta edizione, inoltre, c’erano un totale di 13 capitoli. Nella sesta edizione troviamo invece l’inserimento di un nuovo capitolo che tratta del ruolo del project manager e delle sue funzioni.

Oltre a questo, le abilità e le competenze che un project manager deve possedere sono ora allineate al, così detto, Triangolo del Talento.

Non è infatti sufficiente avere competenze tecniche, ma il dinamismo dell’ambiente di lavoro e le tendenze evoluzionistiche nel settore richiedono che il project manager abbia competenze aggiuntive.

Tra le più rilevanti troviamo:

  • Gestione strategica e aziendale: È necessario comprendere l’andamento ed il funzionamento del business aziendale per adeguare ad esso il progetto. Il project manager deve quindi possedere le competenze che consentono di analizzare la concorrenza, il mercato, conoscere le implicazioni legali, i modelli di business, ecc.
  • Capacità di leadership: questa skill è già stata discussa nella quinta edizione del PMbok, ma la nuova le dà una maggiore enfasi. Le capacità di leadership includono intelligenza emotiva, problem solving, team building e capacità di influenzare e motivare la squadra;
  • Abilità tecniche: riferite principalmente al settore in cui si lavora e alle skills richieste, nello specifico, dal progetto.

PMBOK sesta edizione: Le aree di conoscenza

Nella quinta edizione del PMbok venivano elencate 10 aree di conoscenza.

Queste ultime sono ancora presenti nella sesta edizione, ma due appaiono con nuovi nomi, come specificato nel seguente elenco:

  1. Integration Management.
  2. Scope Management.
  3. Time Management viene sostituito da Schedule Management.
  4. Cost Management.
  5. Quality Management.
  6. Human Resource Management viene sostituito da Resource Management.
  7. Communications Management.
  8. Risk Management.
  9. Procurement Management.
  10. Stakeholder Management.

Come mai questi due cambiamenti?

Con il nuovo termine Resource Management viene indicata non soltanto la forza lavoro degli esseri umani, ma anche le risorse fisiche (come materiali, attrezzature, licenze, ecc.) che fanno sempre parte di un progetto e contribuiscono al suo successo.

Time Management è stato invece sostituito con Schedule Management per enfatizzare l’importanza della pianificazione e della gestione del progetto.

La sesta edizione del PMbok in italiano

Inoltre, nella sesta edizione del PMbok, ogni area di conoscenza avrà quattro sezioni aggiuntive:

  • Key concepts / concetti chiave;
  • Tailoring considerations: devono aiutare a mettere maggiormente a fuoco i processi importanti di un progetto a seconda delle sue dimensioni e, naturalmente, dell’ambito di lavoro;
  • Gli sviluppi e le nuove pratiche del project management;
  • Focus sulla metodologia Agile e adattativa.

PMBOK sesta edizione: I tre nuovi processi

Nella sesta edizione del PMbok in italiano sono elencati 49 processi, ovvero 2 in più della scorsa edizione.

In realtà le modifiche ai processi sono 4 in quanto sono stati aggiunti tre processi mentre uno è stato eliminato.

Nello specifico, il processo Close procurement è stato rimosso perché riferito alla chiusura di contratti di venditori, task che generalmente, nella maggior parte delle organizzazioni, non viene eseguita dai project manager.

Tra i nuovi processi aggiunti troviamo invece:

  1. Manage Project Knowledge / Gestione della conoscenza di un progetto: nato dalla necessità di elaborare i dati del mercato e del business in cui si opera per trasformarli in conoscenza e “saggezza” sulle quali si baseranno determinate decisioni. La conoscenza è un potere che aiuterà il project manager ad utilizzare le tecnologie di elaborazione dei dati e a prendere decisioni sulla base di analisi concrete;
  2. Implement Risk Response / Implementazione della risposta al rischio: sondaggi di PMI hanno affermato che la maggior parte dei fallimenti di progetti sono dovuti a una gestione impropria del rischio. Quindi, implementare la risposta al rischio nella gestione del progetto è un’aggiunta necessaria;
  3. Control Resources / Controllo delle risorse: questo nuovo processo si riferisce al monitoraggio ed al controllo delle diverse risorse presenti nel progetto ed è allineato alla modifica, vista precedentemente, nell’area della conoscenza dalle risorse umane.

PMBOK sesta edizione: 6 modifiche nei processi esistenti

6 processi vengono rinominati nell’attuale edizione del PMbok, anche se il loro contenuto rimane invariato:

  1. Perform Quality Assurance diventa Manage Quality
  2. Plan Human Resource Management diventa Plan Resource Management
  3. Control Communications diventa Monitor Communications
  4. Control Risks diventa Monitor Risks
  5. Plan Stakeholder Management diventa Plan Stakeholder Engagement
  6. Control Stakeholder Engagement diventa Monitor Stakeholder Engagement

Da Perform Quality Assurance a Manage Quality. Si riferisce al fatto che, mentre la garanzia della qualità è un modo per gestire la qualità durante l’esecuzione, in realtà ci sono anche altri aspetti qualitativi da considerare. Questa gestione della qualità complessiva è ciò che riflette la modifica del nome.

Il cambiamento da “Control” a “Monitor” indica che, mentre il progetto viene eseguito, lo monitoriamo per capire cosa sta succedendo e personalizziamo la strategia per soddisfare le mutevoli esigenze.

La sesta edizione del PMbok in italiano

I punti 5 e 6 sugli stakeholder si riferiscono al fattore essenziale di capire come coinvolgere gli stakeholder per garantire che tutti siano in accordo con i progressi ed i risultati.

Chi sarà influenzato da questi cambiamenti?

La figura del Project Manager sta diventando sempre più importante e si sta diffondendo in tutti i settori; è per questo che aumenta la necessità di certificare le proprie competenze.

La sesta edizione del PMbok in italiano diventa quindi un testo fondamentale per tutti coloro che si trovano alle prese con un esame ufficiale per ottenere il titolo di Project Manager.

Ad oggi, infatti, esistono cinque certificazioni riconosciute a livello internazionale:

  • CAPM – Certified Associate in Project Management.
  • PMP – Project Management Professional.
  • PgMP – Program Management Professional.
  • PMI-SP – PMI Scheduling Professional.
  • PMI-RMP – PMI Risk Management Professional.
  • PMI-ACP – PMI Agile Certified Practitioner.

Indipendentemente dal tipo di certificazione gli studenti e futuri Project Manager non potranno non avere come riferimento il Pmbok e, di conseguenza, il loro lavoro sarà sicuramente influenzato dai cambiamenti presenti nella sesta edizione del PMbok.

Ma non solo.

Anche un Project Manager certificato deve essere consapevole dei cambiamenti contenuti nella sesta edizione del PMbok in italiano.

Rimanere aggiornati ed al passo con i tempi è la migliore qualità di un professionista serio e competente.

Una lettura attenta della nuova edizione del Pmbok sarà sicuramente utile e fonte di riflessioni interessanti per guidare in maniera efficiente e professionale qualsiasi tipo di progetto.

Lasciaci un tuo commento o una tua impressione sulla nuova edizione del Pmbok.

Prendi confidenza con le fasi del tuo progetto.