Durante i meeting di progetto, vorresti avere sempre le ToDo list a portata di mano quando consulti il diagramma di Gantt di progetto? Da oggi è possibile, grazie alla nuova funzionalità sviluppata da Twproject.
È grazie al dialogo costante con i nostri clienti, all’ascolto delle loro esigenze e all’impegno che mettiamo per trasformarle in opportunità di crescita, che da oggi il Gantt di Twproject offre una panoramica completa e unica nel suo genere.
Le funzioni del Gantt di progetto nei meeting
Questa nuova importante funzionalità scaturisce da un bisogno nato durante i meeting di progetto, nei quali diversi project management riferivano di avere difficoltà a dover passare da una scheda all’altra tra quelle che sono le due viste più usate in queste situazioni: il diagramma di Gantt e le liste dei ToDo.
In altre parole, si sentiva l’esigenza di avere una sintesi tra la vista generale sulla struttura e sulle tempistiche del progetto (il diagramma di Gantt) e il suo sviluppo puntuale e scandito dall’esecuzione delle singole attività (i ToDo). I due aspetti sono infatti estremamente collegati, dato che una fase non può considerarsi chiusa se non sono state svolte tutte le attività ad essa associate.
Come è ovvio, il diagramma di Gantt è sicuramente lo strumento principale che viene consultato durante le riunioni di progetto, o almeno dovrebbe. Avere una visione d’insieme delle tempistiche e le dipendenze tra le fasi è fondamentale perché tutto il team sia informato sullo stato di avanzamento delle fasi.
Un buon uso del Gantt di progetto permette di avere una comunicazione “cristallina” con tutta la squadra di lavoro; infatti, questo strumento fondamentale funziona quando concentra in sé buona parte delle informazioni e diventa il centro di comando di tutto il progetto.
La novità introdotta da Twproject: Gantt e ToDo list consultabili insieme
Il diagramma di Gantt di Twproject è uno dei più dinamici che siano mai stati sviluppati: permette di agire in tempo reale su tutte le sue componenti, con lo spostamento delle date, la creazione di varie tipologie di dipendenze e la gestione delle milestone. Inoltre, consente di operare in modalità di “test” e di salvare le modifiche apportate solo in un secondo momento, per esplorare diversi scenari possibili.
Ancora, i dati contenuti al suo interno si aggiornano in automatico via via che gli operatori completano le attività, inseriscono i worklog eccetera. E infine è anche collegato e interagisce con altre importanti funzioni dell’applicazione come ad esempio la gestione delle assegnazioni e il carico di lavoro.
Da oggi però fa un passo ulteriore: connette la vista del Gantt di progetto alla gestione dei ToDo, grazie a un’interfaccia semplice, che permette di vedere un riepilogo delle attività per ogni fase, e anche il loro elenco dettagliato, consentendo di agire su di essi in tempo reale.
Vediamo ora tutte queste novità nel dettaglio.
La sintesi dei ToDo per ogni fase mentre consulti il Gantt
Cliccando su questa icona nella barra orizzontale delle funzioni del Gantt, e selezionando ‘ToDo data’ sarà possibile visualizzare un riepilogo dello stato dei ToDo per ogni singola fase del progetto, in una nuova colonna del nostro Gantt.
Il prospetto mostrerà una colonna con il riepilogo dei ToDo (aperti – chiusi – totali) per ogni singola fase. E tutto ciò senza dover aprire ulteriori pagine.
Questa nuova modalità di consultazione di Gantt e riepilogo dei ToDo insieme è utile per capire a colpo d’occhio dove si accumulano ritardi e/o dove c’è il maggior carico di lavoro attivo.
La lista estesa dei ToDo in una scheda affiancata al Gantt di progetto
Se si vuole avere poi un quadro dettagliato, si potrà cliccare sul pulsante ToDo list che mostrerà in un’altra finestra di navigazione, affiancabile a quella corrente, la lista estesa dei ToDo per ogni fase.
Cliccando sulle varie fasi all’interno del Gantt, la lista si aggiornerà mostrando i ToDo presenti su ciascuna fase selezionata.
Di default, la lista mostra i ToDo aperti per le fasi attive e quelli chiusi per le fasi completate. Ma questa visualizzazione potrà naturalmente essere cambiata utilizzando i filtri. Ad esempio, se si vogliono vedere anche le attività chiuse per una fase ancora in corso, basterà settare il filtro ‘Status’ su all in modo da vedere l’elenco completo dei ToDo aperti, chiusi o altro.
Da questa finestra si potrà inoltre agire sulla ToDo list come di consueto, aggiungendo elementi alla lista, cambiando le assegnazioni, le date, la priorità eccetera.
Insomma, sarà possibile agire istantaneamente senza perdere la concentrazione sul punto di vista generale e allo stesso tempo condividere queste operazioni con tutte le persone coinvolte.
Conclusioni
Come ben sa chi conduce spesso riunioni sullo stato di avanzamento del progetto, una delle principali cause di perdita di tempo in queste situazioni è l’incapacità di mantenere il focus sull’argomento. La divagazione, insomma, è sempre dietro l’angolo quando si hanno tanti dati e informazioni da dover analizzare.
Ciò si risolve quanto più si utilizzano strumenti completi e accurati che permettono di non perdere il filo e mantenere l’attenzione sui dettagli da prendere in esame.
Con Twproject è più facile avere tutti i dati consultabili a disposizione e dunque mantenere una linea chiara e trasparente, attenendosi alla situazione reale.
Abbiamo visto che un’azione contestuale sul Gantt e sui ToDo è utilissima durante i meeting (ma ovviamente non solo) e consente una vista d’insieme e dettagliata al tempo stesso, coinvolgendo tutta la squadra nel percorso di raggiungimento dei risultati.
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