Kanban software per la gestione dei progetti

Kanban, parola di origine giapponese che significa +o- insegna o cartellino, fa parte di un metodo di organizzazione della produzione (chiamato TPS) ideato negli anni ’50  presso gli stabilimenti della Toyota. 

Nel Project Management l’uso del Kanban è diventato una vera e propria metodologia che si rispecchia perfettamente nei principi della Metodologia Agile. 

Il movimento Agile è nato nell’ambito dello sviluppo del software, ma molti dei suoi princìpi, strumenti e metodologie sono riconosciute valide anche al di fuori di questa specifica nicchia.

In questo post parleremo proprio del Kanban,  di come funziona, come possiamo utilizzarlo nei nostri progetti.

Kanban Board: cos’è e come funziona

L’idea di base è piuttosto semplice e consiste nel disporre su una “lavagna”, la Kanban board, dei cartellini che descrivono le attività da svolgere.

Queste attività vengono disposte su delle colonne in base alla fase di produzione a cui sono arrivate e spostate quando una attività cambia “stato”.

Tipicamente lo spostamento avviene da sinistra verso destra.

Ecco come appare una kanban board in Twproject:

kanban board

Il vantaggio immediato di questo strumento è che tutte le risorse impegnate nel processo sono informate, o meglio vedono,  lo stato attuale.

Altro vantaggio è la facilità di uso che non fa sprecare troppo tempo per l’aggiornamento delle card.

I nomi delle colonne sono specifiche dell’attività dell’azienda che applica il Kanban.

Per esempio, per un progetto di sviluppo software si potrebbero utilizzare  colonne come “aperto, in sviluppo, in test, completato, fallito”.

Una azienda di produzione minuterie meccaniche potrebbe invece utilizzare “in coda, progettazione cad/cam, setup macchina, produzione, finitura, spedizione, completato, bloccato”.

In sostanza è importante poter configurare le colonne secondo le proprie necessità e con Twproject questo può essere fatto con semplicità.

Kanban Board e le card

Il lead time, ovvero il tempo necessario a far transitare la card dalla prima all’ultima colonna dipende dalla tipologia del processo e può variare da poche ore (ad esempio per un Support call center) a diverse settimane (per una azienda di  stampaggio di materie plastiche).

Questa considerazione ci porta ad indagare cosa rappresenti una singola card.
Anche in questo caso dipende dal processo/progetto in cui usiamo il Kanban.

Nei casi riportati sopra ad esempio, una card potrebbe essere un bug da risolvere o una feature da sviluppare e quindi da risolvere in poche ore, così come potrebbe essere una intera commessa di svariati giorni per l’azienda meccanica.

All’interno di una stessa azienda, per ottimizzare il lavoro, potrei aver bisogno di Kanban board differenti.

Ad esempio potrei avere le releases del software o le “epic” su delle board dedicate ad uso della pianificazione/management ed avere delle kanban board di team per la parte più operativa.

Per questo è importante avere a disposizione un strumento flessibile  che lo renda possibile in modo facile.

E’ quindi importante che le card siano semplici nell’uso ma allo stesso tempo capaci di portare con se molte informazioni  ad es: descrizioni, codici, tag, annotazioni, file allegati o immagini.

Kanban card in Twproject

Le kanban card in Twproject sono i ToDo; semplici e potenti allo stesso tempo.

I ToDo portano con se due informazioni aggiuntive, l’assegnatario e il progetto/fase che estendono enormemente le possibilità del kanban classico.

Kanban e toDo di Twproject

Infatti in Twproject sarà possibile organizzare la kanban board non solo per il classico stato “aperto/in sviluppo/etc…”, ma anche per fase/progetto, assegnatario o gravità (altri raggruppamenti sono in fase di sviluppo).

Ecco che la classica vista per statusKanban

se la ordiniamo per progetto/fase assume delle nuove potenzialità:

kanban board per progetti

In questo caso le colonne non sono delle semplici etichette, ma sono proprio gli oggetti cari ai project manager con tutte le informazioni, le potenzialità, i vincoli necessari alla gestione dei progetti più complessi.

In questo caso il Kanban funge da trait d’union tra un approccio classico (progetti, fasi, WBS, Gantt, budget etc.) ed uno più agile orientato al ToDo. 

Twproject è, se non l’unico, uno dei pochi strumenti che consente questa versatilità, potrai avere un progetto che ha una struttura creata con la classica metodologia waterfall, che da un certa profondità potrà invece essere gestito in modo agile.

Questa struttura permette di monitorare il progetto nella sua interezza, con le sue fasi di alto livello e allo stesso tempo di essere gestito con semplicità dal gruppo di lavoro.

Kanban Board per il bilanciamento delle attività delle risorse

 Interessante è anche il raggruppamento per risorsa assegnata

Kanban

in questo caso la finalità è orientata al bilanciamento delle attività, alla assegnazione per competenze , alla supervisione.

Questo raggruppamento è particolarmente utile al team all’interno di una fase di progetto per assegnarsi i compiti.

Un ultimo raggruppamento, ma non meno utile e quello per gravità/priorità. 

Kanban priorità

E’ utilizzato spesso quando si lavora con una unica “coda infinita”. In questo caso il gruppo di lavoro si concentra sul completare le attività a gravità alta.

Alle volte errori di percezione o più comunemente le cattive abitudini fanno sì che a crescere sia solo la colonna a massima priorità. In questo caso la kanban board ci aiuta ad effettuare un nuovo “triage”  velocemente, consentendoci di ri-distribuire le attività correttamente.

Naturalmente è consigliabile avere dei parametri oggettivi per l’assegnazione delle priorità in modo da non creare questo tipo situazioni.

Concludendo, con Twproject, potrete gestire anche progetti complessi, in modalità agile, grazie alla kanban board multidimensionale.

Twproject è Agile:

  1. è pensato da persone Agili
  2. sviluppato con metodologia Agile
  3. per essere usato da clienti Agili

Ed è concreto, per dare una risposta reale ai problemi quotidiani dei project manager e dei team che da una parte vogliono monitorare i progressi e dall’altra lavorare con semplicità.

Adesso che hai scoperto uno strumento così versatile non rimane che provarlo.

Gestisci i tuoi progetti in modo agile.

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