Output finali del progetto: come ottenere il meglio

Garantire gli output finali del progetto,  può diventare complicato per un project manager, soprattutto se si considerano le tante parti in movimento durante il ciclo di vita di un progetto e le molte persone coinvolte.

È fondamentale quindi che i project manager siano sempre un passo avanti rispetto al gioco e, in questo articolo, vedremo quali sono i fattori che permettono di ottenere i migliori deliverable in un progetto.

Che cos’è un output di progetto?

Un output di progetto, chiamato anche deliverable, è un prodotto o un risultato specifico che è stato “promesso” a una persona, ad un’azienda o ad un reparto.

Un prodotto può essere tangibile, come un sito web o un dispositivo elettronico, ma può anche essere immateriale, come nel caso di informazioni o competenze.

In altre parole, l’output di progetto è un qualcosa che deve essere consegnato a qualcuno alla fine di un progetto.

Qualsiasi promessa da una parte all’altra deve contenere una sorta di consegna affinché entrambe le parti si ritengano soddisfatte del loro accordo.

Fattori per ottenere il meglio dagli output finali di progetto

Di seguito sono riportati alcuni fattori chiave che rendono efficiente ed efficace la gestione del progetto e, di conseguenza, garantiscono il meglio per quanto riguarda l’output finale.

1. Definire l’output

Per fornire ciò che ci si aspetta, è prima necessario definire esattamente quale sia l’aspettativa.

Quale dovrebbe essere l’output finito? Se si tratta di un prodotto fisico, quali materiali devono essere utilizzati? Se si tratta di un’informazione, su quali criteri deve basarsi?

Definire le risposte a queste ed altre domande prima – a seconda del progetto – e ottenere conferma su di esse aiuterà ad avere una definizione chiara di quello che dovrà essere il deliverable.

2. Coinvolgere le parti interessate

Gli stakeholder sono in genere le persone che forniranno una parte di cui si ha bisogno per consegnare i risultati del progetto come richiesto.

Ciò include fondi, personale, materiali, uffici, magazzini, macchinari e qualsiasi altra risorsa necessaria per svolgere il lavoro.

Per questo motivo è una buona idea coinvolgerli il più possibile nel processo e durante il ciclo di vita del progetto.

Coinvolgere le parti interessate consente loro di aiutare a modellare il progetto in modo da poter fornire ciò che è richiesto.

Infatti, è molto più facile per loro accettare di fornire ciò di cui si ha bisogno se capiscono perché è importante per il successo del progetto.

3. Assegnare compiti e responsabilità

Qualsiasi progetto conterrà sottoprogetti che devono essere completati affinché i risultati finali complessivi della gestione del progetto siano completati con successo.

In questo caso la chiave sta nell’identificare i membri del team che possiedono le capacità migliori e che sono più qualificati per portare a termine determinate attività.

È importante far sapere alle persone quali sono le loro responsabilità e assegnarle correttamente, non tanto per assegnare la colpa nel caso in cui qualcosa vada storto, ma per sapere a chi rivolgersi quando necessario.

L’assegnazione delle responsabilità consentirà inoltre al resto del team di sapere chi bisogna contattare in caso di problemi.

Quando tutti sanno cosa ci si aspetta da loro e dalle altre persone intorno a loro, diventa molto più facile per gli individui riunirsi per collaborare come una squadra e, di conseguenza, generare output migliori.

4. Usare un software di gestione dei progetti

Molte componenti di un progetto possono essere molto complesse senza l’aiuto di un valido software di project management come Twprojet.

Grazie a questo, è possibile creare grafici e tabelle interattivi che aiutino le persone a visualizzare i processi coinvolti, rendendo più facile per loro sapere cosa è previsto e quando.

Inoltre, un software di gestione dei progetti è utile quando si tratta di visualizzare e pianificare il flusso di lavoro, impostare obiettivi realistici e individuare potenziali difetti nel piano.

5. Impostare le scadenze

Prima di procedere con un progetto, è necessario chiarire quando si prevede che l’output del progetto sia finalizzato.

Inoltre, è importante identificare le scadenze per le attività all’interno del processo, individuando quelle che sono le cosiddette milestones.

Tutte le scadenze devono essere ragionevoli: mettere troppa pressione sui membri del team potrebbe infatti essere controproducente, danneggiando le possibilità di ottenere output di successo e in tempo.

Un software come Twproject ti permette di inserire queste informazioni con faciità tenendo tutto sotto controllo.

6. Considerare i potenziali ostacoli e rischi

Non importa quanto un project manager possa essere efficiente e quanto il piano di progetto possa essere ben strutturato; potenziali fattori esterni possono sempre presentarsi e influenzare il progetto in maniera negativa.

Ad esempio: i fornitori di materiali potrebbero essere in ritardo o addirittura non consegnare, causando un arresto temporaneo del progetto.

In generale, non c’è molto da fare per correggere problemi esterni di cui non si è responsabili, ma ciò non significa trovarsi impreparati a superare eventuali ostacoli che potrebbero verificarsi.

Questo potrebbe essere avere piani di emergenza in atto in modo da poter disporre di una fonte alternativa di materiali, se necessario.

7. Revisione continua dei lavori in corso

Man mano che il progetto progredisce è importante che il project manager non sia passivo, ma che verifichi, ed eventualmente riveda e faccia riapprovare, le fasi successive del processo per assicurarsi che soddisfino le aspettative.

In questo modo è possibile prevenire potenziali ostacoli, non tutti ma molti, prima che si verifichino. Come dice il famoso detto “è meglio prevenire che curare” e questo vale anche nel project management.

Per concludere, avere un buon piano di progetto è la chiave per ottenere il meglio dagli output finali di un progetto.

Sapere fin dall’inizio cosa ci si aspetta dai risultati finali è un valido modo per evitare ambiguità ed errori successivi.

Una buona preparazione è sicuramente un investimento di tempo e di sforzi importante, tuttavia, se fatta come si deve, le probabilità di ottenere output finali di progetto di successo saranno molto più alte.