Cos’è il Crashing di un progetto e come farlo al meglio

Cos’è il crashing di un progetto e come farlo al meglio? Questo è ciò che discuteremo in questo articolo.

In realtà non c’è mai abbastanza tempo per gestire un progetto ed è questo il motivo per cui si fanno programmi. L’obiettivo è cercare di controllare le attività in base a tempo e budget.

A volte, però, le cose vanno male. Le modifiche in un progetto sono ovviamente comuni, ma è responsabilità del project manager assicurarsi che tali cambiamenti non abbiano un impatto negativo sulla pianificazione del progetto.

Alcuni passaggi o situazioni nella gestione del progetto potrebbero richiedere di essere rivalutate e il piano deve essere rivisto in base alle esigenze che si presentano.

Un esempio di tale rivalutazione è noto come crashing di un progetto, una tecnica utilizzata per accelerare la sequenza temporale di un progetto.

Che cos’è il crashing di un progetto?

Questa tecnica diminuisce la durata di un progetto riducendo il tempo di una o più attività attraverso l’aumento delle risorse o trovando scorciatoie eliminando le attività non necessarie.

Naturalmente, più risorse significa costo maggiore del progetto in generale e di conseguenza una modifica dell’ earned value.

In base al triplo vincolo di progetto – ambito, costo e tempo – infatti, se si riduce la durata del progetto, i costi aumentano o si riduce l’ambito del progetto.

Nel caso del crashing di un progetto, l’ambito deve rimanere lo stesso, cioè ci si aspetta che i risultati previsti all’inizio del progetto non cambino, il che significa necessariamente un aumento dei costi.

Pertanto, l’obiettivo principale del crashing di un progetto è ridurre la durata delle attività mantenendo i costi al minimo.

Motivi per scegliere il crashing di un progetto

Scegliere questa strategia è un’azione relativamente estrema che può essere presa per i seguenti motivi:

• Se si possono subire penali o multe importanti a causa di ritardi nella tempistica del progetto, potrebbe essere utile aggiungere più risorse per anticipare la data di completamento.
• Se l’organizzazione dispone di risorse aggiuntive, il loro utilizzo può aiutare ad accelerare la tempistica del progetto.
• Se ci si qualifica per un bonus in base alla data di completamento del progetto, pagare il costo di risorse aggiuntive per completare il progetto prima può avere un senso finanziario a lungo termine.
• Quando un’organizzazione forma nuovi membri del personale può assegnare a tali dipendenti aggiuntivi delle attività del progetto mentre completano la formazione.
• Se il team sta lavorando a un progetto e riceve l’incarico di intraprenderne uno nuovo, il progetto originale potrebbe subire un crashing in modo da concluderlo più velocemente e concentrarsi prima sul nuovo progetto.

Best practice di crashing di un progetto

Il crashing di progetto è di solito l’ultima strategia alla quale si ricorre, in quanto non è priva di rischi.

Ci sono alcuni fattori che bisogna considerare prima di intraprendere questa strada:

• Le attività che si stanno cercando di accelerare si trovano nel percorso critico
• Se le attività non sono nel percorso critico, probabilmente è possibile ignorarle piuttosto che pensare ad un crashing di progetto.
• Qual è la durata delle attività? Un compito breve sarà difficile da accelerare, soprattutto se non si ripete durante il progetto. Nel caso di un’attività più lunga il crashing potrebbe avere senso, ma è necessario assicurarsi di avere le risorse aggiuntive giuste.
• Quanto tempo richiede il crashing di progetto? Ad esempio, se il progetto coinvolge competenze molto specifiche e l’assunzione di nuove risorse richiederebbe molto tempo, il suggerimento degli esperti è di evitare questa strategia. Inoltre, il crashing è più efficace all’inizio della sequenza temporale, di solito quando un progetto è a meno della metà della sua realizzazione.

Fasi di gestione del crashing di un progetto

Una volta presa la decisione di utilizzare il crashing di progetto, ecco quali sono i passaggi da seguire:

1. Percorso critico: La prima cosa da fare è individuare ed analizzare il percorso critico del progetto. Questo aiuterà a determinare quali attività possono essere abbreviate o accelerate per portare a termine il progetto prima.
2. Identificare le attività: Ottenere un elenco di tutte le attività, quindi incontrare coloro a cui sono state assegnate e chiedere se credono che uno o alcuni compiti del percorso critico possano essere ridotti. In caso di risposta positiva, iniziare a cercare modi per accelerare queste attività.
3. Calcolare i costi: Dopo aver ristretto le attività nel percorso critico che si ritengono possano essere abbreviate, si passa a calcolare quanto costerà l’aggiunta di più risorse.
4. Fare una scelta: Quando è chiaro quanto si dovrà spendere, rispetto al tempo risparmiato, per ciascuna attività del percorso critico, si passa a prendere una decisione scegliendo la via meno costosa. Il crashing di un progetto, infatti, non significa solo aggiungere risorse per portarlo a termine più velocemente, ma ottenere il massimo in cambio di quella spesa extra. Il project manager, nella maggior parte dei casi, avrà bisogno dell’autorizzazione delle parti interessate per ricevere l’approvazione delle modifiche al progetto.
5. Eseguire i cambiamenti: Dopo aver ricevuto l’approvazione per il budget aumentato e la tempistica del progetto rivista, è possibile iniziare ad aggiungere risorse e accelerare le attività individuate. Questo passaggio può comportare la formazione di nuovi membri del personale, il reindirizzamento delle risorse al progetto o la possibilità per coloro che sono coinvolti nel progetto di apprendere nuove competenze.
6. Apportare le dovute modifiche: Come in ogni progetto, una volta presa una decisione riguardo ad una modifica, il passo successivo è aggiornare tutta la documentazione di progetto, il programma, il piano e il Gantt.

 

È importante sottolineare che il crashing di un progetto non è una strategia esente da rischi.

Farlo male significa mandare in tilt l’intero progetto, facendo salire alle stelle i costi e mancando la scadenza originale, andando quindi incontro ad un fallimento assicurato.

Valutare quindi l’esecuzione di un crashing di progetto è molto più semplice se si hanno a disposizione gli strumenti giusti per il lavoro.

Un software di project management permette di creare timeline visive e simulazioni di budget e tempistiche, permettendo di sperimentare diverse strategie di crashing ed il suo utilizzo permette quindi di fare la scelta migliore.