I killer di un progetto sono sempre dietro l’angolo.
Quello che possiamo fare come project manager, è capire quando non si sta lavorando nel modo più efficace possibile ad un progetto con il proprio team.
Tra tecnologia in rapida evoluzione e programmi intensi, è facile ricorrere a pratiche datate o errate che vanno ad uccidere l’efficienza del team e, di conseguenza, il progetto.
Ecco quindi un elenco dei 6 principali motivi per il fallimento di un progetto ed alcuni suggerimenti su come superarli.
Project Killer n°1: Scadenze non realistiche
Non si può negare che le scadenze siano importanti. Tuttavia, la parte più importante delle scadenze è fissarle tenendo i piedi ben saldi per terra.
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Ecco alcune linee guida da tenere a mente:
- Scoprire quante persone lavoreranno a un progetto: questa informazione aiuterà a fornire una stima di tempo più realistica.
- Assicurarsi che i membri del team sappiano esattamente chi lavorerà su quale task di progetto e per quanto tempo. In questo modo, il tempo dedicato alle vacanze personali, malattie ed altre possibili interferenze non andranno a rovinare il programma.
E’ importante riuscire a trovare una buona stima su quanto tempo dovrebbe durare il progetto formalizzata in giorni e mesi. Una volta ottenuta questa stima bisognerà aggiungere il tempo di emergenza.
Se si tratta di un progetto realizzato già più volte, il 5% in più potrebbe essere sufficiente.
Se si tratta di un nuovo progetto, potrebbe essere necessario aggiungere fino al 50% della stima iniziale, a seconda del tipo di progetto e del settore.
Sorprese inaspettate accadono sempre, per questo è importante concedersi sempre un po’ di tempo extra in caso di problemi imprevisti.
Non bisogna dimenticare, inoltre, che le scadenze non realistiche spesso prevedono una tempistica troppo lunga.
Se si ha una scadenza lontana, si potrebbe incorrere nell’errore di rimandare troppo a lungo.
Un consiglio chiave è che:
i tempi dei progetti dovrebbero essere brevi, il che significa che i progetti più grandi e complessi dovrebbero essere suddivisi in progetti separati
Utilizzare uno strumento di project management, in questo caso, può davvero fare la differenza.
Twproject ti consente di verificare il carico delle risorse direttamente sul Gantt, evidenziando quindi eventuali criticità già in fase di panificazione.
Quando si sottovaluta la sequenza temporale di un progetto, il risultato è molto più grave di una semplice scadenza mancata nel calendario.
Project Killer n°2: Scope Creep
Quasi il 75% dei dirigenti project manager pensa che il loro progetto sia condannato dall’inizio. Perché? Il motivo principale sta nel cambiamento troppo frequente dell’ambito e dei requisiti del progetto.
Come ci si può aspettare che i membri del team svolgano le attività quando non hanno chiarezza sull’ambito del progetto e sui risultati ricercati?
In assenza di un documento che formalizzi l’ambito di progetto, non è possibile assegnare attività, né tanto meno monitorare le prestazioni del proprio team perché non si è sicuri, in primis, dell’ambito del progetto.
Redigere questo documento dettagliato, in modo che metta in evidenza tutti i requisiti delle parti interessate, è indispensabile per la riuscita di un progetto in quanto consente ai membri del team di capire cosa devono fare e stabilisce una direzione chiara da seguire ed un obiettivo da raggiungere.
L’ambito è semplicemente la visione d’insieme di ciò che un progetto fornirà.
Project Killer n°3: Informazioni errate
In nessun caso, se non si sa una risposta, bisogna dare, ad un superiore, cliente o chiunque altro, informazioni che possono risultare errate.
Se il project manager non è sicuro della tempistica di un progetto, prima di fornire una risposta, dovrebbe consultarsi con il team che sarà responsabile di svolgere le attività richieste per concludere il progetto.
È meglio dire “non lo so” oppure “mi devo informare” piuttosto che fornire informazioni che hanno un’alta probabilità di essere errate.
In questo caso, selezionare il giusto project manager e formare un team competente è fondamentale per il successo del tuo progetto.
Project Killer n°4: Cattivo monitoraggio e gestione dei rischi
Nel mondo di oggi, il cambiamento sta avvenendo a un ritmo più veloce che mai.
Quindi non è realistico non aspettarsi alcun cambiamento nei requisiti o la mancanza totale di imprevisti, problemi e rischi durante il ciclo di vita di un progetto.
I cambiamenti incontrollati ed ignorare i problemi causano però il caos e, di conseguenza, il fallimento del progetto.
La maggior parte dei project manager sa che la gestione del rischio è una parte importante della gestione del progetto.
I progetti in cui poca o nessuna enfasi è posta sulla gestione del rischio non riescono a raggiungere i loro obiettivi e vanno ben oltre la scadenza o il budget pianificati.
Project Killer n°5: Problemi di comunicazione
Tutti sanno quanto sia vitale condividere in modo proattivo informazioni e conoscenze durante un progetto se si vuole avere successo. Eppure, una scarsa comunicazione continua a far inciampare di volta in volta i team di progetto.
Se il project manager ed il suo team non hanno dedicato del tempo per lavorare sul miglioramento delle capacità comunicative, il disastro può essere dietro l’angolo.
È fondamentale quindi impedire che si verifichino errori di comunicazione.
Sappiamo che non solo durante un progetto, ma anche nella vita personale di un individuo, la mancanza di comunicazione causa problemi infernali.
E parlando di project management, la comunicazione non deve essere efficace ed efficiente solamente fra i membri del team, ma anche fra il team ed il project manager, con i clienti, con i fornitori, con il management superiore e con tutti gli altri team che potrebbero essere coinvolti nel progetto.
Project Killer n°6: Strumenti non adeguati, nuovi o non familiari
Stiamo cercando di comprendere gli errori comuni che possono minare la riuscita di un progetto al fine di fare tutto il possibile per anticiparne i danni.
Ma un danno inevitabile può derivare dall’utilizzo di strumenti non adeguati o poco conosciuti dal team per la gestione totale del progetto.
Un software di gestione dei progetti non adeguato può sicuramente essere uno dei killer più terribili di un progetto. Abbiamo cercato di darvi dei consigli su come scegliere un software per la gestione dei progetti in questo articolo.
Avere il giusto software di gestione del progetto che funzioni e sia utilizzato correttamente dall’intero team farà sicuramente la differenza (ma dimenticatevi le magie).
Un buono strumento di project management è essenziale per il successo di qualsiasi progetto. Che si di un sistema dettagliato di tracciamento degli ordini o un CRM, gli strumenti sono un componente fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.
Grazie ad un strumento come Twproject, che agevola la comunicazione, e vi fornisce tutti gli strumenti per pianificare correttamente e monitorare l’avanzamento delle attività, saprete sempre dove intervenire e quando.
In conclusione, il primo passo per evitare i principali motivi che portano al fallimento di un progetto è conoscerli e sapere quali sono le possibili soluzioni da porre in essere – cosa che speriamo questo articolo abbia aiutato a focalizzare.
E’ importante impegnarsi personalmente ogni giorno, che tu sia un project manager o un membro del team, per evitare di incorrere negli errori di cui abbiamo parlato.
