Come scegliere un Software gestione progetti

la scelta del software

Un software di project management è un modo versatile per semplificare il processo di gestione di qualsiasi progetto.

Il software di gestione dei progetti aiuta infatti ad unificare il processo di lavoro su uno o più progetti. Si evita, in questo modo, di costringere i team a lavorare su diverse applicazioni e piattaforme.

Così, gli strumenti di comunicazione, la condivisione dei file, il monitoraggio delle attività e delle scadenze, ed il reporting sono tutti consolidati in un’unica applicazione software. Una comodità non da poco.

Il software di gestione dei progetti funziona come uno spazio di lavoro in tempo reale. Aiuta a mantenere lo sguardo concentrato sul quadro generale, gestendo efficacemente i dettagli giorno per giorno.

Quando si ha bisogno di un software di gestione dei progetti?

È importante sottolineare che il software di gestione dei progetti è pensato per progetti completi che richiedono tempo e lavoro di squadra.

Un’organizzazione ha bisogno di un software di gestione dei progetti quando è necessario che individui ed unità aziendali diverse si coordinino, sia internamente che esternamente, per completare determinate attività.

Stabilire precisamente quando, per una Azienda è il momento esatto di passare all’utilizzo di un software gestionale per progetti non è semplice. Vi sono però dei segnali inequivocabili che quando accadono ci fanno capire che forse è arrivato il momento. I segni rivelatori secondo i quali un’organizzazione ha bisogno di un software per la gestione del progetto includono:

  • Quando i progetti hanno subito ritardi a causa dell’eccesso di corrispondenza via e-mail e il lavoro è stato perso nelle caselle di posta dei membri del team.
  • Se regna la confusione su fogli di lavoro eccessivamente elaborati e non user-friendly.
  • Nel caso in cui alcune scadenze sono state perse a causa della mancanza di responsabilità e trasparenza nel processo.
  • Se vi è una scarsa comunicazione tra i membri del team ed il project manager a causa della mancata segnalazione dello stato del progetto o delle singole attività.
  • Quando vi sono lavori sovrapposti o ridondanti a causa della confusione che regna sul ruolo specifico di ciascun membro del team.
  • Allorché le timeline non sono chiare o vengono perse a causa di una pianificazione scadente o di una comunicazione scarsa.

Sfruttare quindi le soluzioni di gestione dei progetti offerte da un software può semplificare l’intero processo. Può consentire al team di offrire un lavoro di qualità superiore in un periodo di tempo più breve.

Un software efficace consente di salvare e tenere traccia di più progetti contemporaneamente. Semplifica il monitoraggio delle scadenze e dei progressi dei singoli membri del team.

In sostanza, il carico di lavoro può essere salvato su un’unica piattaforma. Su questa piattaforma ciascun membro del team ha accesso a tutte le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro al meglio.

Che aspetto ha il software di gestione dei progetti?

Generalmente un  presenta inizialmente una dashboard che funge da base di partenza. Questo pannello di controllo fornisce l’accesso a tutte le principali funzionalità del software.

Dalla dashboard, gli utenti possono creare nuovi progetti e gestire e organizzare quelli vecchi.

In molte piattaforme di gestione dei progetti, la dashboard è anche la sede di una panoramica dei progetti attivi e completati, a cui gli utenti possono accedere in qualsiasi momento.

I software di project management chiaramente variano nelle loro capacità, ed è importante valutare quali sono le esigenze aziendali prima di sceglierne uno.

Per i project manager, il controllo completo sulla direzione del progetto è fondamentale.

In questo modo possono riassegnare il lavoro e riprogrammarlo se un membro del team è sovraccarico mentre altri non lo sono, gestendo in modo più efficace le risorse.

Con riepiloghi e resoconti dettagliati, i project manager possono anche rimanere più facilmente al passo con i nuovi sviluppi.

Qualsiasi progetto complesso ha molte parti mobili ed è quindi importante che il responsabile sia informato di tutti i dettagli.

Scegliere il giusto software di gestione del progetto

La maggior parte dei software di gestione del progetto di qualità offrono le funzionalità descritte sopra, ma ovviamente ci sono altri aspetti che variano da piattaforma a piattaforma.

Per questo è importante il processo di selezione di un software di project management per garantire il successo di un’organizzazione.

Una grande impresa, ad esempio, avrà esigenze diverse rispetto ad una piccola startup con un piccolo team.

Esaminare quindi ogni software e porsi le domande giuste è la chiave.

Ogni applicazione di gestione del progetto ha le sue caratteristiche distintive, quindi selezionarne una che completa la squadra è fondamentale.

L’implementazione e la facilità d’uso dovrebbero essere fattori fondamentali nel determinare la decisione.

5 aspetti fondamentali per la scelta di un software di project management

Ecco quindi quali sono i 5 aspetti fondamentali per scegliere il giusto software di gestione progetti:

1. Rispondere ai perché

Il processo deve iniziare con una valutazione trasparente ed onesta del perché si ha bisogno di un software di project management. Si può iniziare tracciando le esigenze ed identificando i problemi attuali. Questo può essere seguito da un’analisi dei processi esistenti per evidenziare i punti dolenti e, di conseguenza, cercare un software che permetta di sorpassare questi ostacoli.

 2. Guardare oltre i “grandi nomi”

Chiaramente esistono software di project management più conosciuti di altri, ma siamo veramente sicuri che questi rappresentino la scelta giusta in ogni caso? Per una determinata organizzazione infatti, una piattaforma di gestione progetti meno conosciuta potrebbe essere la soluzione ideale. Ecco quindi che diventa importante parlare in rete per vedere che tipi di software si stanno utilizzando, raccogliere opinioni diverse, chiedere ai membri del team cosa hanno usato nelle loro precedenti organizzazioni, ecc. Insomma, fare un po’ di ricerca e confrontare le varie funzionalità.

3. Identificare le barriere di implementazione

Una volta scelto un potenziale software di gestione progetti, è importante considerare gli ostacoli o le barriere di implementazione ai quali si potrebbe andare incontro. Queste barriere di implementazione potrebbero essere qualsiasi cosa: dalla resistenza del team a sessioni di formazione più lunghe e costose del previsto, dalla migrazione dei dati difficoltosa al budget di acquisto insufficiente. L’idea è quindi quella di identificare tutto ciò che potrebbe causare un blocco all’implementazione del software, verificare se le barriere possono essere in qualche modo eliminate e trovare una soluzione.

4. Effettuare un test drive

Quasi tutti i software disponibili vengono forniti con una prova gratuita (se vuoi provare gratuitamente TWproject puoi cliccare qui). È quindi importante sfruttare al massimo questa opportunità, utilizzando scenari di progetti realistici per scorrere l’elenco delle funzionalità del software. Il PM non dovrà agire da solo, ma scegliere un Team proprio come farebbe per un progetto reale. Il team scelto per il test drive avrà così la possibilità di esplorare il nuovo software e dare un feedback il più accurato possibile. È importante qui tenere aperte le linee di comunicazione per contrastare qualsiasi problema e per essere sempre aggiornati.

5. Redigere un piano di implementazione dettagliato

Un ultimo fattore da considerare prima di scegliere ufficialmente lo strumento di gestione dei progetti consiste nel pianificare il piano di implementazione e assicurarsi che sia il più agevole possibile. Elementi tipici da considerare in questa fase includono le scadenze temporali per l’implementazione, un’adeguata formazione per i diversi stakeholder e le eventuali attività di migrazione dei dati. È inoltre necessario valutare il livello di supporto all’avvio che è possibile ottenere dal fornitore e il supporto tecnico a lungo termine.

Conclusioni

La scelta di un software di gestione progetti richiede quindi molto più che una decisione basata solo su un paio di nomi, su un’analisi superficiale delle funzionalità e sul feedback di poche persone.

La scelta di un nuovo strumento di gestione dei progetti può essere un processo lungo e complicato, ma che vale la pena a lungo termine.

La scelta giusta sarà un vantaggio per l’organizzazione in generale, per i clienti e per il team.

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Una prova è meglio di mille parole.

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