Come scomporre un progetto. Esempi di WBS

scomporre un progetto

Per assicurare il successo di un progetto è necessario che i Project Manager sappiano come scomporre il progetto e, di conseguenza, strutturare una WBS.

WBS è la sigla di Work Breakdown Structure, che tradotto in italiano significa struttura di suddivisione del lavoro.

La WBS è ampiamente utilizzata dai project manager professionisti per rappresentare l’ambito del progetto e i risultati in modo gerarchico.

In genere, la creazione di una struttura di suddivisione del lavoro è uno dei primi passi nella pianificazione di un progetto.

Per i project manager principianti, a volte, la WBS può creare confusione ed essere difficile da gestire, ma è bene che prendano presto confidenza con questa operazione perché è la chiave del successo soprattutto di progetti complessi.

La Work Breakdown Structure, infatti viene utilizzata per rendere più gestibili i progetti complessi. In sostanza la WBS è progettata per aiutare a suddividere un progetto in blocchi gestibili che possono essere stimati e controllati in modo efficace.

 Come scomporre un progetto: perché si utilizza una WBS?

Ovviamente, un mero elenco delle attività e delle persone che seguiranno il progetto, non è sufficiente per suddividere chiaramente il progetto in componenti più piccoli.

Pertanto, l’utilizzo di una struttura di suddivisione del lavoro offre una visione chiara dell’ambito di lavoro del progetto.

In un programma di lavoro, le attività sono raggruppate sotto determinati livelli di scomposizione.

Ad esempio, in un programma di progetto di costruzione, le attività di cablaggio elettrico sono raggruppate nel livello dedicato all’impianto elettrico, mentre le attività di tubazioni sono raggruppate nel livello dedicato ai lavori meccanici.

La WBS permette quindi di migliorare la qualità della pianificazione, tracciabilità e reportistica ed è per questo che la si utilizza.

E’ da tenere presente però, che la WBS descrive i risultati finali e i gruppi di attività non le attività in dettaglio.

In breve, alcuni motivi ampiamente utilizzati per la creazione di una WBS includono:

  • Aiutare con un’accurata organizzazione del progetto
  • Aiutare ad assegnare le responsabilità
  • Mostrare i punti di controllo e le pietre miliari del progetto
  • Consentire una stima più accurata di costi, rischi e tempi
  • Aiutare a spiegare l’ambito del progetto alle parti interessate

Come scomporre un progetto correttamente

Per iniziare, il project manager e gli esperti in materia determinano i principali risultati finali per il progetto.

Una volta determinati, si può iniziare a decomporre questi risultati, suddividendoli in blocchi di lavoro a mano a mano più piccoli.

Ma quanto piccoli? Ciò varia in base al tipo di progetto e allo stile di gestione, ma una sorta di regola dovrebbe essere stabilita per determinare le dimensioni e la portata dei blocchi di lavoro più piccoli.

Ad esempio, potrebbe essere scelta la regola delle due settimane, in cui nessun tassello/attività è più piccola di due settimane di lavoro richieste per il completamento.

Oppure, è possibile usare la regola 8/80, dove nessun blocco richiederebbe meno di 8 ore o più di 80 ore per essere completato.

Determinare queste regole per la dimensione dei blocchi può richiedere un po’ di pratica, ma queste rendono la WBS sicuramente più facile da usare e da strutturare.

Per quanto riguarda il formato scelto per la progettazione della WBS, alcuni project manager preferiscono creare tabelle o elenchi, ma la maggior parte usa la grafica per visualizzare i componenti del progetto, come ad esempio una struttura ad albero gerarchico o un diagramma.

Come si semplifica un progetto: alcuni esempi

Il diagramma WBS inizia con una singola casella o un altro elemento grafico, solitamente posizionato in alto, che va a rappresentare l’intero progetto.

Il progetto viene quindi suddiviso in componenti principali con attività o elementi correlati elencati sotto di essi.

In generale, i componenti superiori sono i risultati finali, mentre gli elementi di livello inferiore sono le attività che portano a creare i risultati finali.

Ecco alcuni semplici esempi di WBS:

Creazione di un computer:

supponiamo che la tua organizzazione abbia intenzione di iniziare a sviluppare e creare un computer.

Per velocizzare il lavoro, è possibile assegnare specifici team ai diversi aspetti della costruzione del computer, come mostrato nel diagramma di seguito.

scomporre un progetto_grafico 1

 

In questo modo, un team potrebbe lavorare sulla configurazione del telaio mentre un altro team si dedicherà alla protezione dei componenti.

Creazione di un gioco per computer:

Pensiamo ora ad esempio, che la tua organizzazione voglia gestire un progetto dedicato ad un software, nello specifico la creazione di un gioco per computer.

Per essere i primi ad immettere sul mercato il gioco in questione, è necessario assegnare a squadre specifiche i diversi aspetti della scrittura, del disegno e della costruzione del gioco, come mostrato nel diagramma in seguito.

scomporre un progetto_grafico 2

Progetto di costruzione:

Il comodo formato di una Work Breakdown Structure consente di utilizzarlo per qualsiasi tipo di progetto e, per questo, è utile anche nel caso di un progetto di costruzione.

Questo esempio di struttura di suddivisione del lavoro mostra che tutti gli elementi sono elencati nei vari livelli della WBS.

I livelli più bassi della struttura mostrano i risultati del progetto. Compiti e attività saranno raggruppati sotto questi livelli più bassi.

Il livello 1 è il progetto complessivo. Il livello 2 rappresenta le fasi principali del progetto. Il livello 3 mostra i principali risultati finali, mentre il livello 4 rappresenta i risultati minori.

scomporre un progetto_grafico 3

La costruzione di un’efficace struttura di suddivisione del lavoro di un progetto può, a lungo termine, determinare il successo di quel progetto.

La WBS fornisce le basi per la pianificazione del progetto, la stima dei costi, la pianificazione e l’allocazione delle risorse, per non parlare della gestione dei rischi.

La WBS fornisce semplicemente una presentazione visiva organizzando graficamente i risultati del progetto. Questa struttura mostra tutto il necessario per completare il progetto su un singolo grafico.

La struttura di suddivisione del lavoro nasce già dalla carta del progetto.

Idealmente, i risultati finali di alto livello inclusi nella WBS dovrebbero corrispondere, parola per parola, agli obiettivi e ai risultati elencati nella descrizione dell’ambito del progetto.

Di conseguenza, la WBS è uno dei primi documenti creati nel ciclo di vita della gestione del progetto. Questa verrà creata prima ancora di creare il piano di progetto.

Ciò significa che la WBS è spesso il primo prodotto in un progetto e definisce la gerarchia dei risultati finali.

Still in doubt? Well you can try yourself with a free demo.

Related Posts

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *