Delegare in modo efficace le attività di un progetto: (7) suggerimenti chiave
Delegare le attività di un progetto è un’operazione delicata, ma il più delle volte necessaria nella gestione di progetti complessi.
Lavorando da soli si può svolgere solamente una quantità limitata di lavoro. Le ore in una giornata sono infatti limitate.
Spesso però, soprattutto nel caso del project manager, verrà richiesto molto di più.
Questo può portare ad un reale senso di pressione e sovraccarico, portando a situazioni di stress ed infelicità, se non ad una vera e propria burn out.
Uno dei modi più comuni per superare questa limitazione è imparare come delegare il proprio lavoro ad altre persone.
Se viene fatto nel modo corretto, è possibile costruire rapidamente un gruppo di persone forti e di successo.
Questo è il motivo per cui la delega è una competenza così importante in un project manager.
La delega è infatti la chiave principale per massimizzare la produttività di una singola persona.
Il problema è che molti manager non sanno come delegare in modo efficace, o non sono disposti a farlo a meno che non sia assolutamente necessario.
Ma niente paura, la delega delle attività di un progetto è un’abilità che, come qualsiasi altra, può essere appresa e migliorata nel tempo.
Ecco quindi 7 suggerimenti chiave per delegare in modo efficace le attività di un progetto.
INDICE DEI CONTENUTI
delegare le attività di un progetto : Imparare a lasciare andare.
Per il project Manager probabilmente, è questo il suggerimento più difficile da mettere in pratica.
Il più grande problema riscontrato dalla maggior parte dei manager è, infatti, l’incapacità di abbandonare una parte del proprio lavoro a favore di terzi.
A volte ci si sente talmente coinvolti nel progetto e nel portare a termine le scadenze che si rifiuta l’aiuto di altre persone.
Altre volte, si teme che nessun altro abbia le abilità o le capacità necessarie per eseguire efficacemente il lavoro. In entrambi i casi si finisce per sovraccaricarsi e, paradossalmente, allontanarsi dall’esito positivo del progetto stesso.
Ecco perché imparare a “lasciar andare“ diventa fondamentale per il successo del progetto.
Ma come in tutte le cose, l’inizio può sembrare talmente complicato da essere rimandato.
“È troppo importante questo progetto… per questa volta lo completo io, la prossima volta magari delego…” (E la prossima volta non arriva mai.)
Allora uno stratagemma per iniziare è quello di partire con piccoli passi, delegando quindi solo le attività più piccole e basilari, per poi progredire.
delegare le attività di un progetto: Stabilire un sistema di priorità.
Ovviamente, questo sistema varierà in base all’esperienza, al settore ed ai tipi di attività che normalmente vengono gestiti.
In linea generale però può essere d’aiuto creare categorie, in base al grado di impegno richiesto da un compito e al grado di abilità.
La categoria con le competenze più elevate dovrebbe contenere attività che il project manager dovrà svolgere in prima persona, mentre quelle delle categorie meno specializzate possono essere delegate.
Il grado di impegno è un buon punto di riferimento per capire quali sono le attività più importanti da delegare: ad esempio, delegare la responsabilità di un compito di alta intensità e bassa abilità farà risparmiare molto tempo al project manager.
Molto interessante per definire il giusto approccio è la matrice di Eisenhower, o Matrice di Covey, di cui parleremo in un prossimo articolo.
Quello che abbiamo voluto creare in TWproject (in linea con tale aspetto) è la possibilità di pianificare la giusta priorità per ogni assegnazione.
Grazie a questo il PM può vedere le assegnazioni per la settimana, cambiare la priorità o rimuovere i punti di cambiamento: e può farlo per ogni risorsa coinvolta nel workgroup.
Non solo: Twproject mostra la priorità assegnazioni ovunque possibile, anche per il singolo partecipante. In tal modo ciascun componente del progetto è in grado di visualizzare e monitorare le priorità delle proprie assegnazioni.
delegare le attività di un progetto: Valutare i punti di forza del team e dei collaboratori
Un project manager dovrebbe conoscere i punti di forza e di debolezza di ciascun individuo del team, compresa la sua attuale e potenziale gamma di abilità.
Quando si delega, è necessario valutare il proprio team e assegnare i compiti a chiunque abbia il maggior numero di abilità rilevanti per quel compito.
Sembrerebbe ovvio, ma l’errore in cui cadono molti è quello di delegare a chi ha il carico di lavoro più leggero o è il più conveniente.
Inoltre, è anche importante essere coerenti. Ad esempio, delegare lo stesso tipo di task allo stesso membro del team aumenterà l’attitudine di quell’individuo per svolgere quelle attività.
delegare le attività di un progetto : Includere sempre le istruzioni.
Anche se il processo agli occhi di un project manager sembra ovvio, è necessario assicurarsi di includere le istruzioni per ogni attività che viene delegata.
Se si hanno preferenze specifiche su come deve essere eseguito l’incarico, è necessario includere tali informazioni. Se esistono una scadenza o dei traguardi rigorosi, bisogna essere chiari.
L’inclusione di dettagli e istruzioni semplici sin dall’inizio eviterà gran parte delle lacune comunicative e consentirà di eseguire le attività in modo efficace.
Ecco, quindi, che inserire un documento specifico, visibile solo all’operatore con le indicazioni dell’attività è un’attimo con Twproject, ma è il beneficio è duraturo.
Questa azione strategica proattiva verrà decisamente apprezzata dai collaboratori.
delegare le attività di un progetto: Insegnare nuove abilità.
La mancanza di qualcuno nel team in grado di eseguire una determinata attività, non significa che il lavoro non possa essere delegato.
Ci hai mai pensato?
La maggior parte delle abilità può essere appresa, quindi non bisogna temere di insegnare queste competenze come parte del processo di delega.
Anche se l’assegnazione iniziale dei primi compiti richiederà più tempo di quanto in concreto viene risparmiato, bisogna considerarlo un investimento.
Trasferendo tali competenze, sarà possibile assegnare tutte le attività simili a quell’individuo in futuro, risparmiando quindi più tempo a lungo termine.
delegare le attività di un progetto: Fidarsi è bene, comunicare è meglio.
Una volta che un compito è stato delegato, è giusto fidarsi del collaboratore.
Ciò consentirà alla persona di affrontare il lavoro in modo sereno.
Tuttavia, non bisogna aver paura di intervenire di tanto in tanto e verificare che l’attività si muova come pianificato.
Ad esempio, se la delega è stata fatta da una settimana, è giusto fidarsi del fatto che il membro del team stia lavorando al task, ma attivare una comunicazione diretta non è mai sbagliato.
Questo incoraggia la fiducia ed il rispetto all’interno della squadra e aiuta a prevenire interruzioni nella comunicazione o nella comprensione.
delegare le attività di un progetto: Utilizzare il feedback.
Il feedback è la parte più importante del processo di delega e funziona in entrambe le direzioni.
Se i collaboratori hanno svolto bene un compito assegnato, è bene ringraziarli; se il lavoro non è stato svolto nel migliore dei modi, è bene invece criticarli in modo costruttivo per evitare gli stessi errori in futuro.
Allo stesso modo, anche i membri del team devono condividere le loro opinioni su come sta funzionando il processo di delega.
Si tratta di un momento fondamentale per poter determinare se il project manager sta fornendo abbastanza informazioni e se si stanno assegnando le attività giuste alle persone giuste.
La delega non è sempre facile, ma quanto prima si inizia, tanto prima si svilupperanno le competenze per farlo in modo efficace.
A prima vista la delega può sembrare più problematica di quanto in realtà valga, ma delegando in modo efficace è possibile espandere enormemente la quantità di lavoro che è possibile offrire.
Nel tuo lavoro deleghi regolarmente? Come gestisci il processo di delega? Raccontaci la tua esperienza.
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