delegare attivita di un progetto

Delegare in modo efficace le attività di un progetto: (7) suggerimenti chiave

Delegare le attività di un progetto è un’operazione delicata, ma il più delle volte necessaria nella gestione di progetti complessi.

Lavorando da soli si può svolgere solamente una quantità limitata di lavoro. Le ore in una giornata sono infatti limitate.

Spesso però, soprattutto nel caso del project manager, verrà richiesto molto di più.

Questo può portare ad un reale senso di pressione e sovraccarico, portando a situazioni di stress ed infelicità, se non ad una vera e propria burn out.

Uno dei modi più comuni per superare questa limitazione è imparare come delegare il proprio lavoro ad altre persone.

Se viene fatto nel modo corretto, è possibile costruire rapidamente un gruppo di persone forti e di successo.

Questo è il motivo per cui la delega è una competenza così importante in un project manager.

La delega è infatti la chiave principale per massimizzare la produttività di una singola persona.

Il problema è che molti manager non sanno come delegare in modo efficace, o non sono disposti a farlo a meno che non sia assolutamente necessario.

Ma niente paura, la delega delle attività di un progetto è un’abilità che, come qualsiasi altra, può essere appresa e migliorata nel tempo.

Ecco quindi 7 suggerimenti chiave per delegare in modo efficace le attività di un progetto.

delegare le attività di un progetto : Imparare a lasciare andare.

Per il project Manager probabilmente, è questo il suggerimento più difficile da mettere in pratica.

Il più grande problema riscontrato dalla maggior parte dei manager è, infatti, l’incapacità di abbandonare una parte del proprio lavoro a favore di terzi.

A volte ci si sente talmente coinvolti nel progetto e nel portare a termine le scadenze che si rifiuta l’aiuto di altre persone.

Altre volte, si teme che nessun altro abbia le abilità o le capacità necessarie per eseguire efficacemente il lavoro. In entrambi i casi si finisce per sovraccaricarsi e, paradossalmente, allontanarsi dall’esito positivo del progetto stesso.

Ecco perché imparare a “lasciar andare“ diventa fondamentale per il successo del progetto.

Ma come in tutte le cose, l’inizio può sembrare talmente complicato da essere rimandato.

“È troppo importante questo progetto… per questa volta lo completo io, la prossima volta magari delego…” (E la prossima volta non arriva mai.)

Allora uno stratagemma per iniziare è quello di partire con piccoli passi, delegando quindi solo le attività più piccole e basilari, per poi progredire.

delegare le attività di un progetto:  Stabilire un sistema di priorità.

Ovviamente, questo sistema varierà in base all’esperienza, al settore ed ai tipi di attività che normalmente vengono gestiti.

In linea generale però può essere d’aiuto creare categorie, in base al grado di impegno richiesto da un compito e al grado di abilità.

La categoria con le competenze più elevate dovrebbe contenere attività che il project manager dovrà svolgere in prima persona, mentre quelle delle categorie meno specializzate possono essere delegate.

Il grado di impegno è un buon punto di riferimento per capire quali sono le attività più importanti da delegare: ad esempio, delegare la responsabilità di un compito di alta intensità e bassa abilità farà risparmiare molto tempo al project manager.

Molto interessante per definire il giusto approccio è la matrice di Eisenhower, o Matrice di Covey, di cui parleremo in un prossimo articolo.

Quello che abbiamo voluto creare in TWproject (in linea con tale aspetto) è la possibilità di pianificare la giusta priorità per ogni assegnazione.

Grazie a questo il PM può vedere le assegnazioni per la settimana, cambiare la priorità o rimuovere i punti di cambiamento: e può farlo per ogni risorsa coinvolta nel workgroup.

delegare le attività di un progetto

Non solo: Twproject mostra la priorità assegnazioni ovunque possibile, anche per il singolo partecipante. In tal modo ciascun componente del progetto è in grado di visualizzare e monitorare le priorità delle proprie assegnazioni.

delegare le attivita di un progetto - priority of assignments

delegare le attività di un progetto: Valutare i punti di forza del team e dei collaboratori

Un project manager dovrebbe conoscere i punti di forza e di debolezza di ciascun individuo del team, compresa la sua attuale e potenziale gamma di abilità.

Quando si delega, è necessario valutare il proprio team e assegnare i compiti a chiunque abbia il maggior numero di abilità rilevanti per quel compito.

Sembrerebbe ovvio, ma l’errore in cui cadono molti è quello di delegare a chi ha il carico di lavoro più leggero o è il più conveniente.

Inoltre, è anche importante essere coerenti. Ad esempio, delegare lo stesso tipo di task allo stesso membro del team aumenterà l’attitudine di quell’individuo per svolgere quelle attività.

delegare le attività di un progetto : Includere sempre le istruzioni.

Anche se il processo agli occhi di un project manager sembra ovvio, è necessario assicurarsi di includere le istruzioni per ogni attività che viene delegata.

Se si hanno preferenze specifiche su come deve essere eseguito l’incarico, è necessario includere tali informazioni. Se esistono una scadenza o dei traguardi rigorosi, bisogna essere chiari.

L’inclusione di dettagli e istruzioni semplici sin dall’inizio eviterà gran parte delle lacune comunicative e consentirà di eseguire le attività in modo efficace.

Ecco, quindi, che inserire un documento specifico, visibile solo all’operatore con le indicazioni dell’attività è un’attimo con Twproject, ma è il beneficio è duraturo.

Questa azione strategica proattiva verrà decisamente apprezzata dai collaboratori.

delegare le attività di un progetto: Insegnare nuove abilità.

La mancanza di qualcuno nel team in grado di eseguire una determinata attività, non significa che il lavoro non possa essere delegato.

Ci hai mai pensato?

La maggior parte delle abilità può essere appresa, quindi non bisogna temere di insegnare queste competenze come parte del processo di delega.

Anche se l’assegnazione iniziale dei primi compiti richiederà più tempo di quanto in concreto viene risparmiato, bisogna considerarlo un investimento.

Trasferendo tali competenze, sarà possibile assegnare tutte le attività simili a quell’individuo in futuro, risparmiando quindi più tempo a lungo termine.

delegare le attività di un progetto: Fidarsi è bene, comunicare è meglio.

Una volta che un compito è stato delegato, è giusto fidarsi del collaboratore.

Ciò consentirà alla persona di affrontare il lavoro in modo sereno.

Tuttavia, non bisogna aver paura di intervenire di tanto in tanto e verificare che l’attività si muova come pianificato.

Ad esempio, se la delega è stata fatta da una settimana, è giusto fidarsi del fatto che il membro del team stia lavorando al task, ma attivare una comunicazione diretta non è mai sbagliato.

Questo incoraggia la fiducia ed il rispetto all’interno della squadra e aiuta a prevenire interruzioni nella comunicazione o nella comprensione.

delegare le attività di un progetto: Utilizzare il feedback.

Il feedback è la parte più importante del processo di delega e funziona in entrambe le direzioni.

Se i collaboratori hanno svolto bene un compito assegnato, è bene ringraziarli; se il lavoro non è stato svolto nel migliore dei modi, è bene invece criticarli in modo costruttivo per evitare gli stessi errori in futuro.

Allo stesso modo, anche i membri del team devono condividere le loro opinioni su come sta funzionando il processo di delega.

Si tratta di un momento fondamentale per poter determinare se il project manager sta fornendo abbastanza informazioni e se si stanno assegnando le attività giuste alle persone giuste.

La delega non è sempre facile, ma quanto prima si inizia, tanto prima si svilupperanno le competenze per farlo in modo efficace.

A prima vista la delega può sembrare più problematica di quanto in realtà valga, ma delegando in modo efficace è possibile espandere enormemente la quantità di lavoro che è possibile offrire.

Nel tuo lavoro deleghi regolarmente? Come gestisci il processo di delega? Raccontaci la tua esperienza.

Delega in maniera efficace.

gestire top performer (3)

Come gestire un gruppo di lavoro altamente produttivo: top performer e aspetti chiave

Gestire un gruppo di lavoro, si sa non è cosa semplice. Quando poi, nel gruppo ci sono anche top performer la situazione si complica.

Eppure un team di lavoro altamente produttivo è un grande vantaggio per tutti a patto di riuscire a tenerne le redini.

Vediamo allora come gestire i top performer a beneficio del gruppo e del progetto stesso!

I top performer rappresentano le truppe d’élite di qualsiasi organizzazione. Pochi, molto stimati e a volte difficili da gestire rappresentano un grande valore aziendale.

Studi hanno dimostrato che i top performer, in media, raggiungono il 400% in più rispetto al dipendente medio nelle aziende in cui lavorano.

Proviamo ad analizzarli meglio.

Le caratteristiche di un top performer

Positivitá: tendenzialmente i top performer hanno un atteggiamento positivo in merito a qualsiasi cosa.

Credono che attraverso il duro lavoro, la concentrazione e la persistenza ci sia poco che non possano realizzare.

Questa visione non solo li aiuta a superare situazioni difficili, ma ispira anche le persone attorno a loro a supportarli nelle loro missioni.

Avere una mentalità di crescita: i top performer sono sempre alla ricerca di come apprendere nuove competenze, affinare quelle esistenti e imparare dai propri errori.

Questa mentalità consente loro di trovare soluzioni innovative ai problemi più impegnativi e li rende anche altamente flessibili e adattabili.

In poche parole, seguono il concetto “non si smette mai di imparare”.

Agire non parlare: queste persone sono incredibilmente orientate ai risultati.

Vivono per realizzare cose e vogliono dimostrare a se stessi e agli altri che possono portare a termine i compiti e i progetti più impegnativi.

Generalmente non perdono tempo in chiacchiere, ma si concentrano sul fare.

Autodidatti: la spinta a raggiungere gli obiettivi e ad agire viene dal profondo e quasi mai è necessario incoraggiarli.

Hanno una propria agenda e sono pronti a dimostrare a se stessi e agli altri quello che possono fare.

Grandi lavoratori: spesso non sembrano neanche accorgersi delle ore che passano.

Può capitare di ricevere e-mail, rapporti, domande e fogli di lavoro ad orari impossibili, nei fine settimana e nei giorni festivi.

La loro spinta a progredire, migliorare e portare a termine le cose prescinde dall’orario e dalle festività comuni.

Inoltre, le loro prestazioni non sono sporadiche, sono continue e coerenti nel tempo.

Feedback costruttivo: i top performer sono sempre alla ricerca di miglioramenti.

Ottenere un feedback costante e costruttivo è una parte fondamentale di questo processo, e loro se lo aspettano.

Imparare anche fuori dall’organizzazione: non solo queste persone cercano approvazione da manager e colleghi, ma cercano persino fuori dall’organizzazione elementi e consigli da poter utilizzare per diventare ancora più bravi nel proprio lavoro.

La gestione del top performer

Una volta viste le caratteristiche che, mediamente, ritroviamo in tutti i top performer, vediamo ora come un project manager può rapportarsi con loro.

Come abbiamo accennato, un top performer può essere difficile da gestire, ma con i seguenti suggerimenti sarà sicuramente più facile stabilire ed instaurare una buona relazione lavorativa.

gestire top performer

Concordare obiettivi chiari e allineare le aspettative

Con i top performer è essenziale essere chiari quando si definiscono gli obiettivi.

Questi obiettivi dovrebbero essere concordati da entrambe le parti ed essere misurabili.

È possibile utilizzare un framework, come quello SMART, in modo da essere entrambi d’accordo su obiettivi specifici, misurabili, responsabili, pertinenti e vincolanti.

In generale però, come poi per qualsiasi lavoratore, è necessario assicurarsi che gli obiettivi siano sì ambiziosi, ma non irraggiungibili.

In questo caso infatti, anche un top performer potrebbe perdere rapidamente la motivazione e la fiducia verso se stesso, verso il capo, nel progetto e nell’azienda in generale.

Offrire loro gli strumenti per avere successo

Il ruolo del project manager è quello di impostare una strategia, fornire la direzione e dare ai dipendenti le risorse di cui hanno bisogno per avere successo.

E’ importante quindi assicurarsi che i top performer all’interno del team abbiano gli strumenti di cui hanno bisogno (persone, budget, formazione, ecc.).

Togliersi di mezzo (Lasciarli liberi)

Una volta raggiunto un accordo sugli obiettivi e forniti gli strumenti necessari, un manager deve lasciare i top performer completamente liberi di agire.

Questi collaboratori di alto livello amano avere la propria libertà e la propria autonomia per fare le cose nel modo che preferiscono. Se hanno bisogno di aiuto, lo chiederanno.

Se il manager continua a disturbarli, si sentiranno frustrati e la situazione potrebbe velocemente precipitare.

Pianificare i meeting

I top performer sono estremamente allergici agli incontri non produttivi, di qualsiasi tipo essi siano.

E’ necessario quindi assicurarsi di avere un ordine del giorno chiaro e sapere gestire i meeting in maniera produttiva.

I meeting “1 to1” dovrebbero servire a scoprire quali ostacoli i top performer si stanno trovando di fronte, dove hanno bisogno di aiuto, se hanno bisogno di più risorse o se ci sono cambiamenti importanti che potrebbero influenzare le loro priorità.

L’1-1 è anche una grande opportunità per fornire un feedback costruttivo, altamente apprezzato dai top performer, come spiegato precedentemente.

Questi incontri possono anche essere un’opportunità per assicurarsi che il top performer sia focalizzato sui progetti “giusti”. Potrebbe, infatti, essere distratto da altre richieste o nuovi progetti che stuzzicano i suoi interessi.

Fornire opportunità di crescita

Come accennato in precedenza, la crescita è come l’ossigeno per i top performer.

La crescita può provenire da corsi online, lavorare su progetti part time in altri team o anche frequentare un corso part time presso un’università locale.

Una mancanza di chiare opportunità di crescita può essere particolarmente frustrante per i top performer. Spesso diventa una ragione per cui cercano il loro futuro altrove.

gestire top performer (2)

Riunire i giocatori dello stesso livello

Uno dei modi migliori per motivare i top performer è quello di circondarli di altri lavoratori alla pari.

Questo è uno dei motivi principali per cui le persone rimangono in aziende come Google o Amazon.

I lavoratori ad alto rendimento vogliono circondarsi di altri dello stesso calibro. Vogliono poter imparare da loro e migliorare il successo generale della squadra.

Incoraggiarli a decomprimere

Queste persone sono come auto sportive ad alte prestazioni, continueranno ad andare al massimo, il più a lungo possibile, fino a quando non saranno a corto di benzina.

Il problema è che alcuni di loro possono stressarsi molto e addirittura arrivare a soffrire di burnout.

Come manager, è necessario porre attenzione a come si sentono sia fisicamente che psicologicamente.

Aver “bruciato“ uno di loro non solo è spiacevole per la persona, ma significa anche aumentare e complicare il carico di lavoro del resto del team che non può più contare sul motore trainante.

Lavorare per tracciare un percorso per l’avanzamento di carriera

I top performer sono disposti ad investire più tempo e più energia di molti altri collaboratori, ma sono anche spesso più esigenti e più ambiziosi.

Con queste persone è importante discutere regolarmente sul percorso di avanzamento lavorativo e su un eventuale incremento di ruolo con metriche tangibili e concordate che devono essere rispettate da entrambe le parti.

È necessario quindi assicurarsi che queste metriche di avanzamento siano in linea con le politiche delle risorse umane. Bisognerà, altresì, fare in modo che sia presente un supporto interno quando arriva il momento della promozione.

Trovare e assumere top performer è sicuramente difficile, mantenere queste persone fedeli all’azienda lo è ancora di più.

Speriamo che questi suggerimenti possano rendere questo processo un po’ più semplice.

Ti sei mai trovato di fronte ad un top performer? Sei riuscito a gestirlo? Quali sono state le situazioni più complicate che hai vissuto in questo senso? Raccontaci la tua esperienza.

Coordina i tuoi top performer in maniera efficace.

Una prova vale più di un milione di parole.
organizzare il tempo di lavoro

Organizzare il tempo di lavoro del team: livellamento delle risorse o smoothing?

Riuscire ad organizzare il tempo di lavoro del proprio team è fondamentale per la riuscita di ogni progetto.

Questo anche perchè non sempre un project manager ha tutte le risorse necessarie per completare il progetto stesso.

E comunque, anche qualora le risorse fossero sufficienti, durante l‘esecuzione del progetto si verificano situazioni e potenziali rischi che possono, anche improvvisamente, togliere questo “lusso”.

Anche quando si hanno tutte le risorse necessarie, quindi, è responsabilità del project manager utilizzare le risorse in modo efficiente e risparmiare sui costi aziendali.

Per raggiungere questi obiettivi, si utilizzano tecniche di ottimizzazione delle risorse.

Oggi in particolare ne vediamo due:

  • Livellamento delle risorse;
  • Smoothing delle risorse.

Queste tecniche permettono di completare il progetto con un’ostruzione minima.

Livellamento delle risorse

Si utilizza il livellamento delle risorse quando si dispone di risorse limitate.

In questi casi, si può estendere la pianificazione del progetto e una o più deadline possono essere posticipate.

Se le risorse non sono disponibili, infatti, la durata del progetto potrebbe cambiare.

Il livellamento delle risorse viene utilizzato principalmente quando:

  • Una risorsa importante potrebbe non essere disponibile per un certo periodo di tempo;
  • Una risorsa importante potrebbe non essere disponibile in un determinato momento;
  • Bisogna condividere una o piú risorse con un altro progetto;
  • La domanda di una risorsa è maggiore dell’offerta. Se il fabbisogno di risorse supera la disponibilità delle risorse, in qualsiasi momento, alcune attività possono subire ritardi fino a quando la disponibilità delle risorse diventa nuovamente sufficiente.

Questa tecnica viene utilizzata anche quando si deve mantenere l’utilizzo delle risorse a un livello costante.

Nel livellamento delle risorse, infatti, viene chiesto di ottimizzare le risorse limitate assegnate.

Il livellamento delle risorse risponde alla domanda su quando sarà possibile completare il progetto con le risorse fornite.

Il livellamento delle risorse è talvolta anche chiamato programmazione a risorse limitate, in inglese “resource constrained scheduling” (RCS).

In questo caso, un progetto deve essere completato con le risorse disponibili, da qui il concetto di “risorse limitate“.

Facciamo un esempio concreto di livellamento delle risorse che causa un’estensione della pianificazione prevista e, quindi, un ritardo del progetto.

Stiamo sviluppando un programma per un progetto di costruzione di un edificio a due piani.

La costruzione del primo piano non presenta problematiche ma per il secondo piano abbiamo bisogno di un’impalcatura aggiuntiva.

Indagando all’interno dell‘organizzazione scopriamo che, abbiamo si a disposizione un’impalcatura extra che possiamo prendere da un altro progetto, ma dobbiamo aspettare una settimana in piú rispetto alla data che avevamo prefissato.

Di conseguenza, le attività di costruzione del secondo piano dell’edificio ritarderanno di una settimana.

Smoothing delle risorse

Si utilizza lo smoothing delle risorse quando è necessario ottimizzare le risorse e non è possibile estendere la pianificazione.

Poiché non è possibile posticipare una o piú deadline, la data di completamento del progetto e il percorso critico rimarranno gli stessi.

Nello smoothing delle risorse, è necessario fare di tutto per evitare qualsiasi ritardo per qualsiasi attivitá in quanto potrebbe influenzare il ciclo di vita e la pianificazione del progetto.

Il tempo qui è il principale vincolo.

organizzare il tempo di lavoro

Si ha un programma fisso ed immutabile ed è quindi necessario ottimizzare le risorse di conseguenza.

Lo smoothing delle risorse è noto anche come programmazione a tempo limitato o, in inglese, “time costrained scheduling” (TCS).

TCS sottolinea il completamento di un progetto entro un determinato periodo di tempo.

In TCS, le date di inizio e fine del progetto sono importanti e devono essere necessariamente rispettate.

TCS considera anche l’offerta (disponibilità) e la domanda (requisito) delle risorse. Qui, tuttavia, esiste un limite predefinito per la richiesta di risorse, che non può essere superato.

Anche in questo caso facciamo un esempio concreto.

Supponiamo che uno studente debba fare un esame ed abbia stanziato 60 ore per studiare in tre mesi.

Questo si traduce in 20 ore al mese.

Tuttavia, mentre pianifica la data per l’esame, scopre che l’unico appuntamento disponibile è tra due mesi.

In questo caso lo studente deve distribuire queste 60 ore per due mesi, ovvero 30 ore al mese.

Questo è un esempio di smoothing delle risorse.

Dal momento che la data dell’esame non puó essere posticipata, lo studente dovrá lavorare piú duramente ed impegnarsi maggiormente per raggiungere la meta.

Diversamente non passerá l’esame, il che equivale, per un project manager, all’insuccesso del progetto.

Le differenze tra il livellamento e lo smoothing delle risorse

Di seguito sono riportate alcune differenze tra il livellamento delle risorse e lo smoothing delle risorse:

  • Nel livellamento delle risorse la data di fine progetto può cambiare mentre nello smoothing non cambia;
  •  Nel livellamento delle risorse, il percorso critico di progetto cambia (generalmente aumenta) mentre nel caso dello smoothing delle risorse non lo fa. Le attività, inoltre possono essere ritardate solamente all’interno del loro float, pianificato in partenza.
  • Generalmente lo smoothing delle risorse viene eseguito solamente dopo il livellamento delle risorse.
  • Nel livellamento delle risorse, le risorse stesse sono il vincolo principale, mentre nello smoothing delle risorse è la data di fine progetto il vincolo da tenere in considerazione.
  • Il livellamento delle risorse viene utilizzato quando le risorse sono sotto o sovra allocate. Lo smoothing delle risorse viene utilizzato invece quando le risorse sono allocate in modo non uniforme.
  • Il livellamento delle risorse può essere applicato alle attività durante il percorso critico mentre nello smoothing delle risorse le attività ed il percorso in generale non si toccano.

Le somiglianze tra il livellamento delle risorse e lo smoothing delle risorse

Le seguenti sono alcune somiglianze tra queste due tecniche:

  • Entrambe aiutano ad ottimizzare l’utilizzo delle risorse;
  • Entrambe aiutano a pianificare l’analisi del network.

Il livellamento e lo smoothing delle risorse sono tecniche differenti e vengono utilizzate in diverse situazioni.

Non è sempre necessario utilizzare entrambe le tecniche; si puó scegliere, a seconda dei casi, solamente una di esse.

Tuttavia, se si utilizzano entrambe, come detto prima, è solitamente il livellamento delle risorse a precedere lo smoothing, dal momento che è necessario considerare i vincoli di risorse, prima di poterle ottimizzare.

Il livellamento delle risorse e lo smoothing, sono due tecniche di ottimizzazione delle risorse.

Se utilizzate, in qualsiasi progetto aumentano le possibilità di completare il progetto con successo entro le deadline e rispettando i limiti di costo approvati inizialmente.

La differenza essenziale è che il livellamento delle risorse viene utilizzato per bilanciare la domanda e l’offerta di risorse, mentre lo smoothing delle risorse aiuta a garantire un utilizzo uniforme delle stesse.

In Twproject puoi controllare sempre il carico delle tue risorse, sia nella pianificazione, sia nella gestione quotidiana del progetto.

Più completi il livello di informazioni in Twproject e più i tuoi grafici si avvicineranno alla realtà.

Per esempio quando avvii un progetto, la prima cosa che devi dire a Twproject è quanto intendi lavorare su un progetto: devi fare una stima.

organizzare il tempo di lavoro

La stima viene impostata di comune accordo. Questo è anche un modo per coinvolgere e impegnare le persone del team.

Valutare il tempo necessario, anche con qualche variazione ed imprecisione di stima, è comunque un’ottimo esercizio per porre i componenti del team davanti a compiti e responsabilità di risultato.

Ma torniamo alle potenzialità di TWproject.

Dopo aver impostato il tempo stimato, accedendo al “carico operatore”, avrai qualcosa di simile a questo:

organizzare il tempo di lavoro

In questa pagina per ogni risorsa del workgroup selezionato avrai una rappresentazione grafica del carico totale per giorno.

La rappresentazione è dettagliata: ogni colore rappresenta un task diverso.
Cliccando su una colonna avrai una spiegazione minuziosa dei componenti del carico.

Puoi verificare il carico dell’operatore e servirti di TWproject per migliorare la distribuzione del lavoro.

In TW project piano e carico di lavoro interagiscono, raccogliendo dati da ogni sorgente e in tempo reale.

Hai mai implementato, durante un tuo progetto, un livellamento o uno smoothing delle risorse?

Hai riscontrato delle difficoltá? Quali?

Raccontaci la tua esperienza.

Organizza il tempo di lavoro del tuo team.

gestire un team di lavoro

Come gestire un team di lavoro a distanza

L’idea di gestire un team di lavoro a distanza fino a soli 20 anni fa era pura follia.

Internet ha cambiato la storia, e le Aziende stanno imparando ad adeguarsi.

Nel mondo moderno in continua evoluzione e in rapido sviluppo, è quasi impossibile immaginare qualcosa di stabile e stazionario.

La comunicazione, il lavoro di squadra e la società stessa sono cambiate radicalmente.

Oggigiorno, infatti, sempre più aziende e freelance offrono i loro servizi a livello globale, trasformando il posto di lavoro virtuale da una mera eccezione alla normalità.

Questa tendenza offre innumerevoli opportunità a professionisti ed aziende da ogni angolo del mondo.

In Italia sempre più aziende attivano processi di lavoro a distanza, trasferendo parte del lavoro del personale in modalità remota.

Gestire in modo efficace una squadra da remoto rappresenta, quindi, la nuova sfida per i project manager!

Ecco allora una serie di suggerimenti per aiutare il project manager nella organizzazione e gestione di un team di lavoro a distanza.

Come gestire un team di lavoro a distanza: Scegliere i membri giusti per il team

Tutti sognano di lavorare comodamente da casa, ma solo pochi riescono a farlo.

Riuscirci effettivamente con professionalità e senza farsi sopraffare dalle attività quotidiane non è semplice.

In un ufficio tradizionale, l’ambiente è forzatamente più sociale.

Si interagisce con i colleghi anche perché evitarli è praticamente impossibile.

Alcune persone hanno bisogno di quel livello extra di responsabilità sociale per funzionare correttamente nella loro posizione.

Ma ci sono anche altre persone che riescono a gestirsi da sole.

Riescono ad organizzare il proprio carico di lavoro in autonomia e ad essere allineate con il lavoro del team.

Riescono a farlo anche a distanza.

È fondamentale quindi assumere questo secondo tipo di lavoratore in un team che deve lavorare a distanza.

Questa persona non ha bisogno di stare con gli altri per lavorare febbrilmente e proficuamente al suo compito.

Squadre remote efficaci sono composte da individui auto-motivati che possono completare i compiti in tempo senza essere gestiti da vicino.

Questi lavoratori devono essere impegnati nella comunicazione.

Sanno che una comunicazione chiara, dettagliata e continua è vitale per un team in buona salute.

Si impegneranno e faranno ogni sforzo per interagire con il resto del team ogni giorno.

In generale, però, è molto più facile fingere di essere un professionista su Internet che nella vita reale.

Pertanto, prima di assumere qualcuno, è necessario assicurarsi della sua competenza, della sua esperienza e delle sue conoscenze del settore.

Ma come si fa quindi a sapere se una persona è realmente quella giusta per il lavoro?

Una possibile e semplice soluzione è di iniziare con una prova.

Basteranno un paio di settimane per capire se il collaboratore è valido per il progetto o se è meglio cercare ancora.

Come gestire un team di lavoro a distanza: La comunicazione è la chiave

Una comunicazione chiara e regolare è la chiave del successo di qualsiasi lavoro di squadra.

Nel caso di team remoti, l’interazione continua e fluida è la linfa vitale.

Oggigiorno c’è un’abbondanza di servizi gratuiti o a pagamento che facilitano la gestione del team virtuale.

A seconda dello scopo della comunicazione e della sua urgenza, si può scegliere lo strumento più adatto ai membri del team.

In Twproject abbiamo creato uno strumento molto utilizzato per le discussioni aziendali, sia formali che informali: la chat.

Il suo utilizzo tra i nostri clienti è stato da subito molto apprezzato e diffuso.

gestire un team di lavoro

La chat di TWproject è stata pensata e realizzata per consentire di avere tutte le comunicazioni integrate.

Un unico luogo per comunicare, parlare dei singoli progetti ed avere la cronistoria di quanto accaduto.

E non solo. Capita spesso, infatti, che nelle discussioni emergano attività da farsi, non programmate o previste.

Ecco che grazie alla chat di TWproject è possibile segnare qualsiasi messaggio e trasformarlo in una attività/issue.

gestire un team di lavoro

Chattare con i colleghi , anche senza parlare sempre di lavoro, non danneggia certamente il processo.

Al contrario, aiuterà le persone a legarsi più strettamente, proprio come una squadra.

Li aiuterà a sentirsi importanti per gli altri membri del team.

Per questo in TWproject le chat possono essere create anche tra soli colleghi.

Perché se è vero che a tutti piace parlare di lavoro, è vero che a volte si può mantenere la relazione anche discutendo di un bel film.

Per migliorare la lettura delle chat, Il log di queste chat è visibile solo dai partecipanti.

La chat di Twproject è inclusa gratuitamente in ogni piano. (un ulterire risparmio, oltre quello di tempo )

Dunque se in generale, la strategia migliore è quella di avere tutto in un solo luogo, esistono alcuni casi in cui è necessario utilizzare altri strumenti di comunicazione.

Questo avviene quando le situazioni si complicano: ci sono problemi che devono essere gestiti “faccia a faccia”.

Skype, Google Hangouts, GoToMeeting o altri software di videoconferenza sono indispensabili per una collaborazione remota di successo.

A volte, è necessario vedere le emozioni di una persona e parlarci direttamente per capire come stanno andando le cose.

Serve ad avere il polso di cosa sta realmente accadendo dall’altra parte.

È consigliabile inoltre pianificare dei meeting regolari, settimanali o mensili.

La cadenza sarà dettata dalla frequenza con cui è necessario comunicare con il team.

In questo modo, è possibile capire lo spirito con cui i collaboratori stanno lavorando. Aiuterà il Project Manager ed essere sicuro dell’allineamento del Team sugli obiettivi di progetto.

Come gestire un team di lavoro a distanza: Tracciamento e segnalazione dei progressi

Gli strumenti che vengono utilizzati per la comunicazione ed il controllo all’interno del team sono importanti.

Essi però non determinano il successo del progetto su cui si sta lavorando.

Il successo del progetto infatti dipende sempre dalle persone assunte e dal modo in cui si costruisce il processo di lavoro complessivo.

Quando si ha a che fare con un team a distanza, la risposta ad una domanda del project manager potrebbe non essere immediata.

A volte il project manager potrebbe aspettare molte ore prima di ricevere una risposta. Questo a causa, ad esempio, di una differenza di fuso orario.

Ecco perché è necessario implementare un sistema facile e trasparente di tracciamento e segnalazione dei progressi.

Ogni professionista dovrebbe avere una chiara visione e comprensione del passo che sta facendo e di quello che verrà dopo.

Strumenti per la gestione del team in remoto come TWproject aiutano tutti i membri del team ad essere sulla stessa linea d’onda.

Possono, inoltre, ottenere l’assistenza della persona giusta quando necessario.

In generale questi strumenti aiutano le persone a:

  • rimanere organizzate;
  • pianificare il lavoro in modo efficace,
  • essere più produttive.

Ruoli, obiettivi e aspettative ben definiti aiutano ogni membro del team a svolgere i task in modo più produttivo e indipendente.

Come gestire un team di lavoro a distanza: L’importanza del feedback

Ogni relazione salutare si basa sulla fiducia e sulla comunicazione. La gestione remota del team non fa eccezione a questa regola.

Il project manager deve essere consapevole delle aspettative della squadra.

I collaboratori, a loro volta, dovrebbero sapere esattamente cosa il project manager si aspetta da loro.

È facile infatti perdere la motivazione e “la guida” quando si lavora lontano dal resto della team e quando la comunicazione non è eccellente. Per questo costruire una ascolto empatico è fondamentale.

Un buon manager di team remoto non dovrebbe solo preoccuparsi del completamento delle attività.

Dovrebbe anche mostrare un genuino interesse per il benessere generale dei membri del team!

gestire un team di lavoro

Interessarsi della loro soddisfazione per il lavoro ed essere attento ad eventuali ulteriori aspettative.

L’auto-motivazione di un dipendente è un must per i lavori a distanza. Non durerà per sempre senza una corretta comunicazione, feedback e interazione.

Inoltre, anche chiedere regolarmente al team un feedback è fondamentale.

Se si sono ingaggiate persone preparate e volenterose, perché non chiedere loro quanto sono soddisfatti del modo in cui stanno andando le cose?

Perché non chiedere quali sono le loro idee su eventuali miglioramenti dei processi aziendali?

Una nuova prospettiva ed una idea pervenuta dal Team remoto, può migliorare molto lo sviluppo del progetto.

 Come gestire un team di lavoro a distanza: Gli incontri reali

Il mondo della tecnologia è fantastico e può rendere quasi tutto possibile.

Ma siamo esseri umani, e per noi “essere in relazione” è un elemento fondamentale.

Nell’era della tecnologia si sta mostrando in tutta la sua pienezza l’altro aspetto della medaglia.

È lo svantaggio digitale più grande ed il meno evidente… parliamo della solitudine.

Il lavoratore da remoto è solo.

Se in un primo momento, quando il team si forma, può essere una occasione per avviare le attività con maggiore concentrazione, a lungo andare questo aspetto può diventare un boomerang.

Ecco perché le attività di team building per i team remoti sono importanti quanto quelle per le persone che lavorano fisicamente in un’unica azienda.

gestire un team di lavoro

Se l’azienda lo permette, degli incontri reali, anche se solo annuali andrebbero fatti! Sono perfetti per aumentare la coesione e la vicinanza del team.

La connettività che si può ottenere nella vita reale è difficile se non impossibile da riprodurre digitalmente.

Anche per il project manager stesso, questi incontri reali potrebbero essere utili.

Incontrare personalmente colleghi di diverse culture aiuterà a capirli meglio. Soprattutto ne risulterà facilitata le capacità di gestione.

Gestire team remoti rappresenta sicuramente una sfida.

A distanza, organizzare il processo di lavoro, monitorare le attività dei membri del team e tenere traccia del flusso del lavoro è molto più difficile che in un ufficio.

Tuttavia, i semplici consigli di questo articolo aiuteranno in questo compito.

In questo modo, sarà possibile avere un gruppo di dipendenti fedeli, laboriosi, produttivi e soddisfatti che aiuteranno a raggiungere prima gli obiettivi aziendali.

Hai mai avuto a che fare con la gestione di un team a distanza?

Quali sono state le difficoltà che hai riscontrato? Cosa ti è piaciuto?

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passaggio di consegna del progetto

Il passaggio di consegne del progetto: come gestirlo al meglio

Passare le consegne di un progetto può essere estremanente semplice o estremamente complicato.

Tutto dipende dall’organizzazione del Project Manager.

I progetti possono essere brevi e durare pochi giorni o possono essere progetti complessi con un ciclo di vita che può raggiungere addirittura diversi anni.

E’ appunto per la durata di alcuni progetti che alcuni project manager potrebbero trovarsi nella situazione di dover “passare” un progetto ad un nuovo project manager.

Un pensionamento, una nuova sfida lavorativa per il project manager uscente ed altre situazioni possono essere il motivo che porta ad un passaggio di consegne.

La cosa fondamentale è che chi subentra sia messo nelle condizioni migliori per proseguire il lavoro.

Un passaggio di consegne di progetto richiede ovviamente molto più che la consegna delle chiavi dell’ufficio e delle informazioni di accesso ai software.

Abbiamo pensato pertanto di dare alcuni suggerimenti e liste di passaggi chiave da seguire in situazioni come queste.

Ecco quindi sei passaggi che possono aiutare a completare con successo un passaggio di consegne del progetto:

1. Impostare gli obiettivi del passaggio di consegne

I project manager uscenti e in entrata dovrebbero tenere una riunione e stabilire gli obiettivi che devono essere raggiunti durante la transizione.

Ciò consente a entrambe le parti di rivedere e valutare lo stato del progetto in relazione alla programmazione di base del progetto, alle tempistiche e al budget.

E‘ opportuno che anche i membri del team di progetto siano, per ovvie ragioni, coinvolti in questo incontro.

2. Mantenere il cliente informato

I membri del team di progetto, i lavoratori e il cliente devono capire come il project manager esistente intende effettuare il passaggio di consegne al successore.

In alcuni casi, il project manager potrebbe dover spiegare perché si sta verificando il passaggio di consegne e cosa potrebbe cambiare in futuro.

La chiarezza è sempre un’elemento vincente.

3. Avere riunioni brevi e giornaliere

Durante la sovrapposizione tra il project manager esistente ed il nuovo project manager, tutti i collaboratori dovrebbero incontrarsi con loro per valutare e rivedere lo stato delle responsabilità e delle attività.

E‘ una fase estremamente importante perchè permette al PM subentrante di valutare lo stato delle cose e le capacità dei singoli elementi del Team.

4. Dimostrare l’utilità e il beneficio del progetto per il manager in arrivo

Alcuni progetti ruotano attorno allo sviluppo o all’utilizzo di risorse o prodotti.

Quando sono coinvolti prodotti specifici, il project manager in carica deve aiutare il nuovo project manager a capire come funziona il suddetto prodotto o il servizio.

Il project manager uscente dovrebbe, inoltre, mostrare e motivare al nuovo PM i benefici del progetto e la sua importanza strategica per l‘Azienda.

5. Incontrare gli stakeholder

Il project manager esistente e il nuovo project manager dovrebbero incontrare insieme gli stakeholder di progetto.

Ciò consentirà alle parti interessate di porre domande, esporre eventuali dubbi e confrontarsi in prima persona.

Un po’ quello che normalmente avviene in un Kick off Meeting.

6. Essere disposti a chiedere supporto

A volte, il project manager in arrivo potrebbe non essere sicuro di alcuni aspetti del progetto.

Ad esempio, il project manager subentrante potrebbe non comprendere i processi di gestione dell‘organizzazione.

Quando ciò accade, il project manager entrante deve essere disposto a (avere il buonsenso di) chiedere assistenza al project manager esistente, al team di progetto ed alla gestione di livello superiore.

Ciò consentirà a entrambi i project manager di lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi comuni del passaggio di consegne.

passaggio di consegna del progetto

Le checklist sono sempre molto utili per riassumere azioni e consecutività di eventi che diversamente sarebbe complicato spiegare.

Ecco allora due checklist che possono ulteriormente dare supporto nel passaggio di consegne fra project manager.

Il project manager uscente dovrebbe:

  • Ottenere e consegnare lo statuto del progetto – se ne esiste uno – o comunque raccogliere la documentazione di avvio del progetto (per questo è importante tenerla sempre in ordine);
  • Raccogliere i documenti coinvolti nell’offerta iniziale, assicurarsi di indicare chiaramente qual è la copia firmata (importante per capire le aspettative);
  • Raccogliere tutte le richieste di modifica (importo, descrizione e tempi per ogni istanza);
  • Annotare quali sono i ruoli presso il cliente (chi è lo sponsor, chi controllerà la qualità dei risultati finali, ecc.);
  • Elencare tutti i contatti importanti per il progetto, annotare la frequenza della comunicazione con ogni contatto e quali argomenti trattare;
  • Presentare il nuovo project manager al cliente;
  • Presentare il nuovo project manager al team;
  • Suggerire i prossimi passi al nuovo project manager.

Ecco, invece, una checklist delle cose pratiche da gestire durante il passaggio di consegne:

  • Elencare le persone che stanno lavorando al progetto, o che vi hanno lavorato, insieme alle loro abilità, competenze e ruoli;
  • Dare informazioni sull’ambiente di lavoro (password, chiavi, key card, …)
  • Dare informazioni sulle dipendenze tecniche o pratiche, ad esempio: se il sistema X dovesse guastarsi, ciò potrebbe causare il fallimento del progetto A; il progetto Z dipende dal servizio Y, ecc.
  • Spiegare quanto tempo durerà il passaggio di consegne;
  • Avvisare i clienti e gli stakeholder con i quali si ha un contatto frequente che durante il passaggio di consegne si potrà essere meno reattivi;
  • Spiegare ai superiori cosa si sta concretamente “passando” al nuovo project manager;
  • Tenere traccia del tempo di consegna del progetto.

In tutti questi passaggi è facile comprendere come la gestione dei documenti rivesta un ruolo essenziale.

Per supportare questa fase di passaggio, abbiamo previsto in TWproject un sistema di gestione documenti semplice e flessibile.

Contrariamente alla complessa gestione dei documenti presente in altri software, in TWproject, la gestione dei documenti è volutamente essenziale.

Con qualche potente e semplice tecnica si riesce a soddisfare la maggior parte delle esigenze aziendali, garantendo affidabilità e fruibilità.

Provando Twproject scoprirai un sistema intelligente per gestire e archiviare i documenti del progetto ed averli sempre a portata di click.

Un’ultima osservazione va fatta: ogni project manager ha il proprio stile.

Per questo, il project manager subentrante non deve necessariamente seguire a piè pari tutto ciò che il suo predecessore ha fatto imitandone anche lo stile lavorativo.

Alcune persone, soprattutto i manager più giovani, probabilmente si sentiranno obbligati a farlo, ma il nostro consiglio è di seguire il proprio stile e la propria personalità, senza forzature.

“Chi perde la sua individualità perde tutto.”

MAHATMA GANDHI

Ti è mai capitato di dover fare un passaggio di consegne?

Eri il PM uscente o entrante?

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Inizia a pianificare il tuo progetto.

Il kick off meeting: come impostare una riunione di inizio progetto e ottenere il massimo risultato

Il kick off meeting: come impostare una riunione di inizio progetto e ottenere il massimo risultato

Il ciclo di vita di un progetto prevede quasi sempre molti meeting ed incontri con scopi diversi.

Uno di questi incontri è il cosiddetto kick off meeting o incontro preliminare di progetto.

Questo incontro è un importante strumento di comunicazione fra project manager, team e stakeholder.

Se organizzata ed eseguita correttamente, una riunione preliminare può aiutare il project manager ad eseguire il progetto in modo scorrevole e con meno ostacoli.

Che cos’è un kick off-meeting?

Più precisamente, un incontro preliminare è uno dei primi incontri tenuti tra gli stakeholder del progetto al momento del lancio di un nuovo progetto.

Questo incontro può includere tutte le parti interessate al progetto, fino ai livelli più alti, come lo sponsor del progetto, la direzione ed il project manager, nonché i membri del team.

L’importanza di questo incontro è quella di offrire al project manager l’opportunità di definire l’obiettivo comune e creare il consenso.

Quando si svolge un kick off-meeting?

Se il progetto è di dimensioni ridotte, solitamente la riunione di kick off avviene dopo il processo di avvio con tutti i membri del team.

E’ infatti la stessa squadra ad essere coinvolta nella pianificazione e nell’esecuzione di progetto.

Inoltre, se la maggior parte dei membri del team è nuova, questo potrebbe essere il loro primo incontro insieme.

Nei progetti di piccole dimensioni si svolge solitamente una sola riunione preliminare di progetto.

Se il progetto è di grandi dimensioni, invece, la riunione di kick off del progetto si svolge quando si completa la pianificazione del progetto e si sta per iniziare l’esecuzione del progetto.

In un progetto multifase si possono avere riunioni preliminari all’inizio di ogni fase.

Se il progetto è complesso e distribuito su un’ampia area geografica, l’incontro sarà una riunione di kick off virtuale in cui tutti i partecipanti potranno comunicare tra loro in una call o videochiamata online.

Qual è lo scopo di un kick off meeting?

Un team di progetto può essere composto da nuovi membri del team, è quindi importante avere una sessione di familiarizzazione fra i collaboratori.

Questo incontro aiuta anche a migliorare il sentimento di fiducia e promuove una comprensione e un accordo reciproci tra i membri del team.

kick off meeting

Inoltre, l’incontro aiuta tutti i membri del team a prendere coscienza degli obiettivi del progetto, delle ipotesi, dei vincoli, dei deliverable.

Si prende coscenza anche delle sfide, delle metodologie, delle procedure, dei piani, dell’ambiente di lavoro e dei ruoli di ogni stakeholder, ecc.

Un kick off meeting di successo può dare il tono giusto al proseguio del progetto.

Come condurre un kick off meeting di successo?

Se il progetto è grande e complesso si possono avere riunioni di kick off interne ed esterne.

Le riunioni di kick off interne possono essere tenute tra i membri del team ed il project manager per comprendere meglio il progetto ed allinearsi.

In una riunione di kickoff interna sono innanzitutto introdotti tutti gli stakeholder e si parla del cliente.

Successivamente, si parlerà del progetto, dei suoi obiettivi, dell’ambito del progetto e dei ruoli e responsabilità di ciascun membro del team.

E‘ altresì importante discutere del sistema di comunicazione e reporting all’interno del team e con gli stakeholder di progetto.

Generalmente la riunione si chiude con una sessione di domande e risposte per risolvere qualsiasi dubbio da parte del team.

Una volta terminato il meeting di kick off interno, si passa alla riunione di kick off esterna con il cliente.

Sarà questa l’occasione per capire il cliente e le sue aspettative, chiarire eventuali dubbi e spiegare come il project manager vuole pianificare ed eseguire il progetto, ecc.

Di seguito sono riportati alcuni passaggi da seguire per condurre un kick off meeting efficace.

1) Impostare l’agenda

Il project manager decide gli argomenti da affrontare durante la riunione.

Ad esempio, può includere la sessione di introduzione e di presentazione del team, l’introduzione del progetto ed i relativi obiettivi, le pietre miliari, i vincoli, ecc.

Il PM deve inviare con congruo anticipo l’agenda a tutti i partecipanti in modo che possano prepararsi per la riunione.

2) Condurre il meeting

Il project manager, in qualità di coordinatore del progetto, conduce e dirige l’incontro secondo l’agenda impostata.

E‘ importante per il PM impostare e comunicare le aspettative ed i requisiti ai partecipanti.

Il team dovrà esattamente sapere quanti giorni dovrà lavorare, i ruoli al suo interno, le questioni pratiche, ad esempio come richiedere ferie, come comunicare con il project manager, ecc.

Spiegare il sistema di comunicazione e reporting è altrettanto importante. Specificare in quale formato sono necessari i report e la frequenza con cui devono avvenire le riunioni o le comunicazioni sarà fondamentale.

kick off meeting

Da non dimenticare, la spiegazione sulle esigenze di business e perché il progetto è importante per il cliente e l’azienda.

Ogni progetto presenta dei rischi e, anche questi, insieme alle eventuali soluzioni, devono essere esposti durante la riunione.

3) Chiudere la riunione

Come già detto, alla fine della riunione è opportuno tenere una sessione di domande e risposte.

Qui i partecipanti possono porre tutte le domande e ricevere – si spera – tutte le risposte.

La riunione si chiude generalmente con i ringraziamenti da parte del project manager.

Inoltre il PM tenderà a lasciare un canale di comunicazione aperto sottolineando la sua disponibilità ad essere contattato per qualsiasi ulteriore domanda o chiarimento.

Una volta terminata la riunione, sarà necessario preparare il verbale del meeting ed inviarlo a tutti i partecipanti e agli stakeholder interessati che non potevano essere presenti.

I benefici di un kick off meeting

Ecco un breve elenco dei vantaggi che si ottengono da una riunione preliminare:

  • Aiuta i membri del team a conoscersi;
  • Definisce i ruoli e l’autorità di progetto;
  • Aiuta i membri del team a capire gli obiettivi del progetto;
  • Aiuta le parti interessate a comprendere pietre miliari, rischi, requisiti e vincoli di progetto;
  • Aiuta il project manager ad ottenere supporto, consenso e fiducia da tutte le parti interessate;
  • Fornisce a tutti i partecipanti l’opportunità di porre domande e fare chiarezza.

Una riunione preliminare è la chiave per il completamento del progetto.

Uno strumento importante per far conoscere tutti i membri del team e motivarli a raggiungere gli obiettivi.

E‘ questo, inoltre, il momento in cui il project manager può mostrare per la prima volta le sue qualità di leadership ed iniziare a costruire un rapporto di fiducia con il team e gli stakeholder.

Per tutti questi motivi un project manager deve preparare adeguatamente il kick off meeting e deve considerarlo un importante passo verso la futura riuscita del progetto.

Hai mai guidato una riunione di kick off o ne hai preso parte?

Raccontaci la tua esperienza.

Inizia a pianificare il kick off meeting del tuo progetto.

stakeholder di progetto

Gli Stakeholder di progetto

Chi sono gli stakeholder di progetto? Partendo dal titolo, questa è la prima domanda che viene in mente.

Prendendo la definizione del PMBok, uno stakeholder è un individuo, gruppo o organizzazione che può influenzare, essere influenzato (o percepire se stesso essere influenzato) da una decisione, attività o risultato di un progetto.

In parole povere, uno stakeholder è una persona, un gruppo di persone o un’organizzazione che ha un qualche tipo di interesse nel progetto o che è influenzato dal suo risultato direttamente o indirettamente.

Ciò può includere ad esempio i membri del team di progetto, gli sponsor del progetto, i membri dell’organizzazione e le persone esterne all’organizzazione.

Ma proviamo ad analizzare tutti gli aspetti che possono riguardare i soggetti interessati direttamente o indirettamente da un progetto e le valutazioni e azioni che inevitabilmente ricadono nelle mani del Project Manager.

Gli Stakeholder di progetto: interessi e necessità

Uno stakeholder ha, in qualche modo, interesse all’esito del progetto.

In un progetto, è fondamentale, quindi, identificare tutti gli stakeholder, e sarebbe banale elencarne i motivi.

L’identificazione degli stakeolder va fatta fin dall’inizio della fase di pianificazione al fine di creare una strategia per gestirli.

Questo aiuterà a gestire il progetto con un’ostruzione minima da parte loro.

Prima gli stakeholer vengono identificati, prima si può iniziare a comunicare e a coinvolgerli nelle decisioni di progetto.

In questo modo, si sentiranno connessi al progetto. Potranno comprenderne i benefici e lo supporteranno ogni volta che il project manager ne avrà bisogno.

Il progetto ha successo se tutti gli stakeholder sono felici e soddisfatti del risultato.

Può accadere che, anche se il progetto è completo e tutti i deliverable sono accettati dal cliente, il progetto non viene portato a termine correttamente perché alcuni stakeholder non sono pienamente soddisfatti.

Pertanto, al fine di portare a termine con successo un progetto, è molto importante per un project manager mantenere tutti gli stakeholder soddisfatti.

Normalmente, se il progetto è semplice, l’elenco degli stakeholder di un progetto è tendenzialmente piccolo.

Tuttavia, se il progetto è ampio e magari distribuito in una vasta area geografica, è possibile che vi sia un numero enorme di parti interessate.

Nel progetto, infatti, potranno essere definiti stakeholder di progetto anche comunità o il pubblico in generale.

L’importante è tenere a mente che gli stakeholder non sono tutti uguali.

Ogni parte interessata ha esigenze e aspettative diverse.

Ne consegue che bisogna trattare ogni stakeholder in base alle sue necessità e attese.

Non riuscire a farlo può compromettere il successo del progetto.

Conoscere quindi tutti gli stakeholder, i loro bisogni, aspettative e requisiti, aumenterà le possibilità di successo del progetto.

stakeholder di progetto

Dimenticare o non tenere in considerazione un importante stakeholder, potrebbe portare a delle difficoltà nelle fasi successive del progetto.

Il Progetto potrebbe subire: ritardi, superamento dei costi e nei casi più gravi, la chiusura del progetto stesso.

Tipologia di Stakeholder

Gli stakeholder del progetto possono essere raggruppati in due categorie:

  • Stakeholder interni;
  • Stakeholder esterni.

Gli stakeholder interni sono interni all’organizzazione. Per esempio:

  • Uno sponsor;
  • Un cliente interno (se il progetto è sorto a causa di un bisogno interno di un’organizzazione);
  • Un team di progetto;
  • Un project manager;
  • Un gestore di portafoglio;
  • Un responsabile di un altro gruppo interno all’organizzazione (ad esempio, responsabile commerciale, responsabile amministrativo, ecc.).

Gli stakeholder esterni sono invece, appunto, esterni all’organizzazione. Per esempio:

  • Un cliente esterno (la tipologia “standard” di clienti);
  • Un utente finale del risultato del progetto;
  • Un fornitore;
  • Un subappaltatore;
  • Il governo;
  • Comunità locali;
  • I media.

Gli stakeholder possono inoltre essere positivi e negativi.

Uno stakeholder positivo vede il lato positivo del progetto e beneficia del suo successo.

Questi aiutano il team di gestione del progetto a completare con successo il progetto.

Al contrario, uno stakeholder negativo vede l’esito negativo del progetto e può essere influenzato negativamente dal progetto o dal suo esito.

Questo tipo di stakeholder è meno propenso ad aiutare.

Forse appariremo noiosi, ma è fondamentale capire l’importanza di identificare gli stakeholder del progetto nelle primissime fasi dello stesso.

È inoltre necessario annotare i dettagli, i requisiti, le aspettative, il potere e l’influenza sul progetto nel registro degli stakeholder.

Alcuni di questi stakeholder avranno un interesse minimo o influenza relativa sul progetto.

Tuttavia, il project manager deve prendersi cura anche di loro.

Nessuno può sapere infatti quando stakeholder secondari potranno diventare gli stakeholder dominanti e se gli stakeholder dominanti diventeranno meno influenti.

Il registro degli Stakeholder

Dopo aver quindi identificato tutti gli stakeholder, si procederà a registrare le loro informazioni in un cosiddetto registro degli stakeholder.

Questo registro è un documento di gestione del progetto che conterrà quindi anche tutte le suddette informazioni.

In questo documento saranno quindi identificate tutte le persone, i gruppi e le organizzazioni che hanno qualsiasi tipo di interesse o coinvolgimento nel progetto.

Vi si possono trovare i nomi, titoli, ruoli, interessi, potere, requisiti, aspettative, tipo di influenza, ecc. di ognuno di loro.

È necessario creare il registro degli stakeholder non appena viene firmato lo statuto del progetto.

stakeholder di progetto

Farlo nella prima fase del progetto aiuterà a completare il progetto con il minimo sforzo.

Una volta creato il registro e elencati al suo interno tutti gli stakeholdero, sarà possibile redigere facilmente una strategia per gestirli.

I contenuti del registro degli stakeholder

Di solito, il registro degli stakeholder contiene i seguenti tre tipi di informazioni su ciascuno degli interessati:

  • Identificazione;
  • Valutazione;
  • Classificazione.

In alcuni casi, il registro può contenere anche la strategia di gestione degli stakeholder.

Nella prima sezione, si annoteranno le seguenti informazioni:

  • Nome;
  • Titolo;
  • Informazioni sui contatti;
  • Ruolo nel progetto / organizzazione.

Nella seconda sezione, si registrerà la valutazione degli stakeholder, come ad esempio:

  • I requisiti degli stakeholder;
  • Necessità di comunicazione;
  • Frequenza della comunicazione;
  • Aspettative;
  • Influenza sul progetto;
  • Interesse e potere.

Nell’ultima sezione si classificheranno gli stakeholder sulla base di vari criteri.

Si può dividerli in base al loro potere e interesse per il progetto, se alto, medio o basso.

È inoltre possibile assegnare altri attributi agli stakeholder, ad esempio se è interno, esterno, positivo, un sostenitore, un resistore o uno stakeholder neutrale.

Dopo aver completato la valutazione è possibile redigere la strategia di gestione degli stakeholder.

Questa strategia aiuterà ad affrontare ognuno di loro in base alle singole esigenze, all’influenza e all’interesse nel progetto.

Il registro degli stakeholder deve essere mantenuto aggiornato in ogni momento durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Man mano che il progetto avanza, sarà possibile identificare nuovi stakeholder o non doverne più prendere in considerazione altri e bisognerà aggiornare il registro di conseguenza.

Inoltre, durante il ciclo di vita del progetto, l’interesse o il potere di uno o più persone interessate potrebbe cambiare.

Anche questo deve essere puntualmente annotato nel registro.

Come appare chiaro, l’identificazione delle parti interessate è un processo continuo.

E’ per questo il registro degli stakeholder deve ritenersi un documento “aperto” durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Poiché questo registro contiene nomi, e-mail, classificazioni e strategie di gestione, potrebbe non essere mostrato a tutti.

È necessario quindi conservare il documento in un luogo sicuro e limitare il suo accesso.

Ogni project manager, in qualsiasi progetto sia coinvolto, deve quindi ricordare di tenere in considerazione i suoi stakeholder.

Una carenza in questo senso potrebbe infatti avere ripercussioni gravi e negative sull’intero progetto.

Hai mai avuto difficoltà ad identificare uno o più stakeholder di progetto? Quali sono le tue esperienze?

Lasciaci il tuo commento.

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Come fare un budget di progetto

Come faccio a creare un budget per un progetto se non ho basi storiche sulle quali orientarmi?

Quando si avvia un progetto, è difficile sapere quanto costerà.

Se si tratta di un progetto ripetitivo nel tempo molto probabilmente avremo uno storico su cui basarci.

In questo caso potrà risultare più facile stilare un budget di progetto, ma diverso è il discorso in caso di un progetto nuovo.

I project manager sono tenuti a rendere conto delle loro stime di budget .

Considerata la grande incertezza che di solito regna nella fase iniziale di un progetto, questa può rappresentare una delle maggiori sfide dei project manager.

La capacità di creare un budget accurato è una competenza essenziale per un project manager.

Può essere un compito scoraggiante, soprattutto per i nuovi project manager; tuttavia, una volta creato il primo budget, si avrà un primo sistema d riferimento.

Da allora in poi, sarà più semplice gestire questo aspetto per progetti futuri.

Gli approcci per redigere un budget

Esistono due approcci principali che si possono adottare quando si redige un budget:

  • Approccio top-down: decidere quanto costerà il progetto in totale e dividere l’importo tra le varie fasi di lavoro;
  • Approccio bottom-up: stimare il costo totale del progetto, calcolando le singole fasi di lavoro, partendo dal livello più basso, e poi sommare il tutto.

Entrambi gli approcci, come tutte le cose, hanno i loro vantaggi e svantaggi. Proviamo a valutarli insieme.

Come fare un budget di progetto: L’approccio top-down

L’approccio top-down, letteralmente dall’alto al basso, è più di un tirare ad indovinare una cifra totale su cui basare l’intero progetto.

Infatti, è necessario spiegare come si svolgerà e strutturerà il lavoro all’interno della quantità di budget assegnata per ciascuna fase di progetto.

Bisognerebbe chiedersi se il bilancio sembra realistico sulla base dell’esperienza dei progetti passati, ammesso che ce ne siano.

Il vantaggio dell’approccio di bilancio top-down è che si concentra sul raggiungimento del progetto all’interno del budget stanziato e porta all’efficienza e alla riduzione delle pratiche dispendiose.

Uno svantaggio è che presuppone che la persona che crea il budget disponga di conoscenze e competenze sufficienti per effettuare una stima dei costi ragionevole.

Se così non fosse, potrebbe verificarsi un conflitto quando a una persona del team viene assegnato un budget non realistico e insufficiente per concludere la sua fase di lavoro.

Esiste, infatti, il rischio che vengano creati bilanci volutamente bassi con la – falsa – convinzione che ciò incoraggerà il risparmio sui costi e l’eliminazione degli sprechi.

Come fare un budget di progetto: l’approccio bottom-up

Nel secondo approccio, bottom-up, letteralmente dal basso verso l’alto, il budget di progetto si costruisce partendo dalle singole fasi di lavoro, dal livello più basso, e sommandole per arrivare al costo totale del progetto.

Il team è spesso coinvolto per identificare i compiti e le attività necessarie per completare il progetto e per stimare i vari costi.

Il vantaggio dell’approccio di bilancio bottom-up è la sua accuratezza, a patto di non aver dimenticato nessuna attività, e di conseguenza il suo costo.

È positivo per il morale della squadra perché il project manager coinvolge il team nella creazione del budget.

Questo approccio è talvolta chiamato anche bilancio partecipativo per questo motivo.

Uno svantaggio dell’approccio bottom-up è la difficoltà di ottenere un elenco completo di attività e compiti necessari al completamento del progetto, soprattutto se si tratta di qualcosa di nuovo, o se abbiamo a che fare con un team giovane e/o inesperto del settore.

Il rischio, infatti, nell’avvio di progetti nuovi o nel coinvolgimento di risorse junior, può essere quello di non contemplare intere fasi di attività e processo.

Questo porta inevitabilmente a sballare totalmente sia i costi ma anche i tempi di realizzazione del progetto.

I diversi tipi di costo nella creazione del budget

Nella creazione del budget il Project Manager deve tener conto di diversi fattori e soprattutto delle diverse tipologie di costo.

Esistono fondamentalmente due tipi di costi che interessano i project manager quando creano un budget:

  •  i costi diretti;
  • e quelli indiretti.

I primi sono univocamente attribuiti al progetto e facilmente individuali, come ad esempio: il costo del personale, dell’attrezzatura, delle trasferte, dei consulenti, ecc.

I costi indiretti sono, invece, relativi a voci di spesa caricati contemporaneamente su più di un progetto.

Solo una parte del loro costo totale è a carico di un singolo progetto.

Sono ad esempio: le bollette telefoniche, l’affitto degli uffici, l’assicurazione aziendale, il materiale d’ufficio, ecc

Come calcolare questi costi?

Per esempio, se il progetto richiederà 6 settimane e la bolletta internet è di 50€ al mese, il costo totale che riguarda il progetto sarà di 75€.

Per avere un’idea sugli altri costi, si può dare un’occhiata all’anno precedente.

Bisognerà vedere ciò che si è speso nell’insieme e dividerlo quindi per 52 (il numero delle settimane nell’anno) per ottenere un costo medio settimanale.

Ciò può essere valido per un costo indiretto come quello dell’attrezzatura.

Come fare un budget di progetto: la riserva di gestione

Una riserva di gestione o riserva di contingency viene solitamente aggiunta ai progetti e corrisponde di solito ad una percentuale del costo e del tempo totali del progetto.

Questo fondo viene utilizzato quando si verificano eventi legati a dei costi imprevisti durante il progetto.

Si dovrebbe regolare la riserva di gestione in base al livello di rischio identificato per il progetto.

Chiaramente, più rischioso è il progetto, maggiore dovrà essere la riserva di gestione, e viceversa.

Un progetto di routine, già svolto più volte, avrà una riserva di gestione inferiore rispetto ad un progetto totalmente nuovo.

Il budget sarà quindi composto da costi diretti, costi indiretti e dall’importo che funge come riserva di gestione.

Come fare un budget di progetto

Come fare un budget di progetto: i costi non ammissibili

Esistono anche dei costi che generalmente non sono ammissibili in un progetto e, quindi, non possono essere inseriti nel budget.

In generale li possiamo identificare nei seguenti:

  • Spese non rendicontabili, ad esempio il lavoro volontario;
  • Costi per investimento di capitale;
  • Oneri finanziari;
  • Interessi passivi;
  • Perdite causate dal cambio valuta, fra l’altro non quantificabili vista la volatilità;
  • L’IVA nel caso in cui si trattasse di un costo recuperabile;
  • Spese il cui costo è coperto da un finanziamento dell’Unione Europea o da un altro tipo di finanziamento statale;
  • Sanzioni.

Gestire le variazioni del budget

I progetti raramente vanno secondo i piani in ogni dettaglio.

È necessario quindi che il project manager sia in grado di identificare quando i costi variano dal budget e gestire tali variazioni.

Un project manager deve confrontare regolarmente la quantità di denaro speso con l’importo previsto e riferire queste informazioni ai manager, al presidente della società ed agli stakeholder.

È necessario quindi stabilire un metodo su come questi progressi saranno misurati e segnalati.

Un metodo ampiamente utilizzato per progetti di media e alta complessità è il metodo dell’earned value.

Si tratta di un metodo di confronto periodico dei costi preventivati – budget value – con i costi effettivi durante il progetto – actual value.

Il metodo dell’earned value puó fornire informazioni non solo per quanto riguarda gli scostamenti di costo, ma anche per quanto riguarda gli scostamenti di tempo, cioè se il progetto è in ritardo o in anticipo.

Il project manager deve sapere se il progetto si sta svolgendo nei tempi previsti e all’interno del budget stabilito.

Un metodo semplice per valutare l’avanzamento del progetto è di prendere due valori:

  • Costi diretti percentuali di competenza di un’attività;
  • Somma delle ore già lavorate sull’attività e la previsione delle ore a finire.

L’avanzamento dell’attività risulterà quindi dal prodotto fra questi due indicatori.

Se inferiore ad 1 significa che siamo di fronte ad un ritardo del progetto.

Al termine di un progetto sarà necessario valutare se è avvenuto uno scostamento dal budget e quali sono stati i motivi che l’hanno causato.

Indipendentemente dall’approccio che si sceglie per stilare il budget, è fondamentale dedicare del tempo a controllarlo e tenerlo monitorato durante tutta la durata del progetto.

Per la gestione dei progetti, infatti, il monitoraggio dei costi è un aspetto strategico.

Per questo in Twproject abbiamo sviluppato le funzionalità in grado di inserire e gestire sia i costi generati dal lavoro (costi diretti) che i costi addizionali (costi indiretti), riservando, naturalmente tale accesso solo ai Project Manager.

budget di progetto

L’importanza di monitorare e gestire un budget è fondamentale!

Ecco di seguito un piccolo esempio di quello in cui TWproject può supportarti.

budget di progetto 3

 

In questo esempio (parte integrante della schermata precedente) il tuo margine di previsione (calcolato da budget e costi pianificati) è 850.

Questa è la prima stima che hai fatto, e probabilmente è molto vicina a quanto hai detto al tuo cliente.

Poi, in una seconda fase, hai raffinato la tua stima: la seconda riga rappresenta come sta andando in rapporto a quanto pianificato.

L’ultima riga è la situazione “reale”, hai un budget di 2500, e hai speso 1285. Grande! c’è un margine di 1215, meglio di quanto previsto!

Insomma, costruire, personalizzare monitorare il Budget: aspetti fondamentali per un progetto vincente!

Quali sono le difficoltà maggiori che hai vissuto durante la creazione di un budget? Che strategia hai utilizzato?

Lasciaci un commento e condividi con noi la tua esperienza.

Inizia adesso a creare un budget di progetto accurato

come gestire progetti vincenti

7 consigli su come gestire progetti vincenti

Il successo di qualsiasi progetto dipende dalla capacità di un project manager di possedere un approccio metodico specifico per ciascun progetto.

L’approccio deve essere in linea con le esigenze del cliente e con i punti di forza del proprio team.

Per gestire un progetto vincente è indispensabile la creazione di una struttura di lavoro efficace non è un compito che chiunque è in grado di svolgere.

Naturalmente, la maggior parte dei project manager sa che la gestione del flusso di lavoro, come qualsiasi altro strumento che contribuisca al successo della gestione dei progetti, è importante, ma come farlo correttamente spesso non è così scontato.

Qualsiasi project manager sa che i migliori consigli e trucchi per la gestione del progetto vengono con il tempo, con l’esperienza, ma anche dai consigli di project manager più esperti.

Oggi vi vogliamo quindi dare 7 preziosi consigli per la gestione di progetti vincenti.

Come gestire progetti vincenti : Pianificare la giornata utilizzando le tecniche di gestione del tempo

Per un project manager, le capacità di gestione del tempo sono essenziali perché si ha a che fare con una serie di attività che spesso richiedono tempi di risposta rapidi.

Pianificare la giornata sarà quindi fondamentale per mantenere l’organizzazione generale ed aumentare la produttività.

Per la pianificazione delle attività esistono appositi software di gestione dei progetti che possono risultare un valido aiuto e che permettono di tenere traccia del lavoro svolto.

Se non si è molto esperti di tecnologia, anche una semplice lista di cose da fare, ordinate secondo priorità, può essere un buono strumento organizzativo.

come gestire progetti vincenti

I compiti più importanti e prioritari saranno quindi posti in cima alla lista, mentre quelli meno importanti in basso.

Un’altra idea è anche quella di usare colori differenti a seconda dell’urgenza dell’attività.

Avere un piano visivo delle attività quotidiane aiuta ad avere un quadro generale. Contribuisce ad essere consapevoli di come gestire il tempo per ogni compito specifico e per ogni singola risorsa.

Come strumento visivo non possiamo che consigliare l’utilizzo dei diagrammi di Gantt.

Come gestire progetti vincenti: Includere gli stakeholder nelle decisioni importanti

Pur avendo molte responsabilità riguardanti il progetto, il project manager non deve mai dimenticarsi dei clienti e degli stakeholder .

Una buona comunicazione è essenziale per tenere informate le parti sulla progressione del progetto e sull’eventuale necessità di cambiamenti di programma.

Alcuni clienti possono avere aspettative diverse quando si tratta di comunicazione, quindi già in fase di pianificazione di un progetto è importante stabilire la frequenza e il sistema di comunicazione da utilizzare, che può essere e-mail, telefonate, meeting, ecc.

Stabilire anticipatamente le aspettative di comunicazione aiuta ad alleviare l’incertezza degli stakeholder sulla frequenza e sull’arrivo delle comunicazioni.

Inoltre, può aiutare anche il project manager a stabilire i limiti per quando è libero di parlare del progetto e quando invece può considerarsi troppo impegnato per avere una conversazione – a meno che non si tratti di un’emergenza.

Come gestire progetti vincenti: Comunicare regolarmente con il team

La comunicazione quotidiana con il team aiuta a tenere sotto controllo equivoci e esigenze poco chiare.

Mantenere il proprio team informato in ogni fase del progetto è essenziale per il successo della gestione dei progetti.

Buone capacità comunicative sono un cornerstone del project management.

In altre parole, una comunicazione chiara e frequente influenza positivamente il modo in cui i membri del team vedono il loro project manager come leader, aiuta a controllare la qualità del prodotto e la durata del progetto, oltre a favorire il risk management.

come gestire progetti vincenti

Inoltre, uno studio pubblicato da Procedia Technology ha rilevato che alcuni metodi di comunicazione sono più efficaci rispetto ad altri.

I ricercatori hanno scoperto che la comunicazione funziona meglio nel seguente ordine, dal più al meno efficace:

  1. Comunicazione elettronica (con gli strumenti giusti);
  2. Comunicazione scritta;
  3. Comunicazione verbale;
  4. Comunicazione visuale;
  5. Comunicazione non verbale.

Come gestire progetti vincenti: Anticipare le possibili situazioni di stallo del progetto

Anche i migliori piani possono andare male. Anche con un alto livello di pianificazione e attenzione ai dettagli, il progetto potrebbe comunque incontrare alcune difficoltà.

Prestare attenzione ai reclami delle parti interessate o dei colleghi e altri segnali di allarme, come un termine mancato o un superamento dei costi, è fondamentale.

Prevenire una crisi permetterà al progetto di proseguire senza troppi intoppi, risparmiando un sacco di tempo e mantenendo coesi team, stakeholder e project manager.

Sfortunatamente non tutte le complicazioni possono essere evitate. Le capacità di gestione delle crisi sono essenziali per affrontare l’imprevisto.

I project manager devono essere flessibili e pragmatici, improvvisare e prendere decisioni precise quando necessario.

Come gestire progetti vincenti: Conoscere i propri limiti come project manager

Molti progetti sono destinati a fallire sin dall’inizio a causa di aspettative non realistiche.

Stabilire scadenze impossibili o assegnare troppo lavoro ai membri del team porterà sicuramente a lavori poco curati e spesso al mancato rispetto delle scadenze.

Errori e ritardi nel lavoro possono dirigere il progetto verso l’insuccesso, rendendo necessari lavori di aggiustamento e “rattoppamento”, estensioni del calendario e andando a minare la fiducia degli stakeholder e del team stesso.

Prendersi il tempo per conoscere la squadra con cui lavorare aiuterà a comprendere i punti di forza e di debolezza di ognuno e ad assegnare quindi i compiti giusti.

La delega dei task alla persona giusta è molto importante perché il successo dipende dal modo in cui i membri del team possono e sono in grado di eseguire i loro compiti.

Come gestire progetti vincenti: Rimanere concentrati sui dettagli

Un problema comune riscontrato dai project manager è che gli obiettivi del progetto non sono in linea con gli obiettivi aziendali.

Un grande project manager definirà un piano strategico per il progetto in grado di riportare al successo l’azienda.

È troppo facile perdersi in dettagli minori e dimenticare quale è l’obiettivo, quindi un obiettivo del progetto ben pianificato è essenziale per il successo.

Avere una scadenza e un budget prestabiliti aiuteranno a mantenere una struttura per il progetto, scandito da traguardi e da una lista scritta di requisiti.

Come gestire progetti vincenti: Essere aggiornati sugli ultimi trend di project management

Upskilling è molto utile se non indispensabile per la gestione dei progetti.

Sfortunatamente, con l’elevato carico di lavoro e lo stress del lavoro a tempo pieno, può essere difficile trovare il tempo per partecipare a corsi di formazione o di aggiornamento.

D’altro canto, esistono molti corsi sul project management che vengono svolti online e la maggior parte delle aziende saranno felici di rimborsare il loro costo.

Lo sviluppo professionale non dovrebbe mai fermarsi. La forza lavoro è in costante cambiamento, aggiungendo nuovi strumenti e ruoli di gestione del progetto che non esistevano fino a pochi anni fa.

Per concludere, un project manager deve essere un esperto in leadership, comunicazione e capacità organizzative.

Con l’alto carico di lavoro e lo stress, è essenziale avere le competenze necessarie per raggiungere ogni traguardo.

Rimanere responsabile e consapevole di tutti gli aspetti del progetto guiderà al successo.

Quali sono i vostri suggerimenti per la gestione di progetti vincenti?

Impare a gestire i tuoi progetti con Twproject

Una prova vale più di mille parole.

5 errori da non commettere nella gestione di un progetto

Non esistono due progetti che siano identici, allo stesso tempo tutti i progetti sembrano in qualche modo essere soggetti a problematiche simili.

Anche i migliori project manager possono, in caso di task importanti, particolarmente duraturi o se sottoposti a continue richieste di aggiornamento, cadere in comuni errori che potrebbero portare un progetto a fallire o magari semplicemente a chiudersi molto in ritardo o fuori dal budget.

Questi errori frequenti nella gestione dei progetti possono essere facilmente evitati purché si faccia un lavoro di analisi costante e una continua auto critica.

Tutte queste problematiche possono essere raggruppate in 5 tipologie diverse  a cui ogni project manager dovrebbe prestare la massima attenzione:

#1 Errori di pianificazione

L’errore più comune nella gestione di un progetto e sicuramente quello con maggiore impatto, riguarda la corretta pianificazione delle fasi. Partire da un’analisi approfondita dei propri processi interni è fondamentale. Una corretta identificazione delle attività, la loro durata, le varie dipendenze e l’effort che ognuna di esse richiede, ti aiuterà ad individuare una realistica data di fine lavori e ad evitare punti critici.

Progetti che si avviano con una errata pianificazione, spesso troppo ottimistica, sono soggetti a concludersi con grandi ritardi e grande frustrazione per tutto il team.

Un’esempio tipico è quello per cui si ripete l’errore di vendere un progetto ad un certo costo, nonostante esso occupi più risorse di quelle preventivate, spesso alla scopo di essere competitivi, senza però avere di fatto una chiara idea di quanto il lavoro costi alla azienda. La soluzione potrebbe essere quella di utilizzare un tool per la stesura del Gantt e dei template che puoi riutilizzare e raffinare nel tempo, questo ti aiuterà a migliorare la tua analisi, fase dopo fase. Chiedere alle proprie risorse di dettagliare il lavoro svolto creerà una knowledge base su cui fare stime sempre più coerenti alla realtà.

 

#2 Errori nella gestione delle priorità

Come project manager avrai quasi sempre chiaro l’andamento dei tuoi progetti, quali di essi sono in ritardo e su quali devi focalizzare maggiormente le tue energie. Le tue risorse invece, spesso si trovano a dover lavorare su più task, con project manager diversi, diverse abitudini, che rendono la loro organizzazione molto complicata. Evidenziare chiaramente le loro priorità è fondamentale per far si che esse non lavorino ad urgenze, assecondando semplicemente il project manager più esigente o pressante.

L’analisi delle priorità di progetto deve essere fatta con tutti i project manager che lavorano con il tuo team in modo da rendere chiaro a chi lavora quali sono i progetti più urgenti o più importanti su cui focalizzare le energie.

La scelta deve essere fatta di comune accordo e rispettata da tutti senza ingerenze, la lista delle priorità consultabile dalle risorse deve essere valida e sempre aggiornata. Una soluzione a questo problema potrebbe essere l’utilizzo di un software con dashboard personalizzate su cui ogni risorsa possa trovare la lista delle proprie attività in ordine di priorità con scadenza ben visibili.

#3 Errori di comunicazione

Un altro errore comune nella gestione dei progetti è quello di sottovalutare l’importanza della comunicazione nel team, non coinvolgere le risorse nella visione di insieme del progetto è spesso uno dei principali motivi per cui esse ritardano l’esecuzione di una attività o la eseguono in modo inadeguato. Allo stesso tempo è importante non dimenticarsi di comunicare con il gruppo di lavoro in modo costante e attivo: le risorse devono essere sempre a conoscenza di come sta andando il lavoro. Siete in ritardo? Va tutto bene? Fallo sapere al tuo team, perché loro, come te, aggiusteranno la loro lista delle cose da fare in base a questo e avranno più fiducia nelle tue capacità organizzative.

Per migliorare la tua comunicazione e la gestione delle tue risorse potresti iniziare a schedulare meeting settimanali in cui ogni risorsa possa condividere con il gruppo lo stato di avanzamento del proprio lavoro: potresti scegliere il lunedì per condividere non solo ciò che è stato completato ma anche per pianificare le attività della settimana appena iniziata, controlla il carico degli operatori e accertati sempre che il tuo team non sia troppo sovraccaricato.

#4 Errori di responsabilità

La responsabilità del lavoro è sicuramente sulle spalle del project manager e per questo spesso potresti fare l’errore di non dare fiducia ai tuoi collaboratori volendo sempre tu l’ultima parola su ogni decisione. E’ in realtà noto che delegare una o più fasi e quindi responsabilizzare il team incrementi in modo significativo la produttività, la fiducia nel proprio team è alla base della riuscita di ogni progetto.

Per continuare a vivere sereno, imparando a delegare, devi poter contare su una solida comunicazione. Organizza meeting frequenti e rimani sempre aggiornato sull’avanzamento delle fasi, in questo modo potrai accorgerti subito se una fase sia in ritardo e potrai intervenire immediatamente sie avesse preso una strada sbagliata.

#5 Errori di organizzazione

Spesso si sottovaluta quanto un software di project management possa aiutare un gruppo di lavoro a gestire le attività. Un errore comune nella gestione dei progetti è affidarsi ad una semplice lista di excel, magari non condivisa, assolutamente non usabile per aumentare la produttività delle singole risorse, un aiuto che in realtà risulta essere inefficace e obsoleto. I più recenti software per la gestione dei progetti includono funzionalità avanzate che riescono ad alleggerire drasticamente il carico di lavoro delle persone. Un tool come Twproject, per esempio, include Gantt interattivo, to-do list prioritizzabili, chat di gruppo e dashboard customizzabili.  Caratteristiche che ti aiuteranno a risolvere ognuno dei problemi elencati sopra.

Probabilmente leggendo questo post ti sarai riconosciuto in uno di questi punti, spero non in tutti, comunque sia non perderti i prossimi 5 post di approfondimento in cui analizzeremo uno per uno questi errori con suggerimenti pratici per evitare di commetterli.

Se vuoi iniziare subito ad affidarti ad un software di gestione progetti che può guidarti evitandoti molti degli errori sopra citati prova Twproject!

Come Migliorare la Gestione delle Risorse Umane e Ottenere il Meglio dal Tuo Team

L’obiettivo di ogni project manager è sicuramente quello di chiudere i propri progetti, possibilmente in tempo e magari rimanendo nel budget. Nell’ultimo periodo, la cultura del gruppo di lavoro si è molto rafforzata e, a questi due obiettivi, si è aggiunto quello di cercare di migliorare la gestione delle risorse umane ed avere quindi un team sereno che riesca a dare il meglio.

Avrai sicuramente testato sul campo che lavorare in un ambiente disteso, senza pressioni, con metodologie e obiettivi condivisi, ha un impatto positivo sull’intera azienda.

Nonostante questo concetto sia probabilmente chiaro a tutti, non è altrettanto semplice da applicare, spesso i progetti sono in ritardo, le persone troppo cariche, e il team diviso.

Come puoi recuperare un’armonia di gruppo in modo tale da portare a termine le attività senza ritardi e in modo propositivo?

Condividi gli obiettivi ma anche i problemi

Per migliorare la gestione del tuo personale, da project manager, devi puntare tutto sulla condivisione e sulla comunicazione. Una delle principali cause di ritardi nei progetti è la mancanza di comunicazione.

Fin dall’inizio del progetto deve essere chiaro a tutti l’obiettivo, i tempi desiderati per la sua conclusione, ed in generale l’intera pianificazione. Per una buona gestione delle risorse umane è fondamentale che, in caso di dubbi, si possa discutere insieme, serenamente, facendo emergere da subito problematiche che altrimenti rimarrebbero nascoste fino all’ultimo momento. Le scelte prese dovrebbero in generale non cadere dall’alto come incontestabili, ma essere proposte e discusse insieme.

Allo stesso modo, se qualcuno rimane indietro sulla sua attività, deve notificare questo ritardo al gruppo immediatamente, in modo tale che, se il ritardo ha un impatto anche sul lavoro degli altri, si possa intervenire immediatamente, ripianificando le fasi o condividendo il da fare con altre risorse.

Rafforzare la condivisione e la comunicazione nel tuo gruppo di lavoro non sarà semplice, dovrai, infatti, iniziare a dedicare più tempo alle riunioni e per questo motivo dovrai imparare ad organizzarle in modo efficiente, inizialmente potresti avere la sensazione di sottrarre tempo utile alla pianificazione, ma non è cosi!

Inizia al mattino, riunisciti con il gruppo e fai un veloce punto della situazione: siamo in tempo? Qualcuno è in ritardo e perché? Posso aiutarti? Una volta al mese fai delle riunioni più approfondite, controlla che il progetto si stia evolvendo secondo le richieste iniziali e che tutti siano sereni e non sovraccaricati.

Se emerge un problema, intervieni subito e non lasciare le tue risorse da sole. Per gestire il tuo personale in modo proficuo spesso dovrai assumerti la responsabilità degli errori di altri, impara ad affrontare i problemi in modo costruttivo senza cercare capri espiatori che dividano il gruppo.

Delega e Responsabilizza

Per essere un buon leader devi trasmettere sicurezza e fiducia, allo stesso modo devi stimolare le tue risorse a rendersi autonome avendo fiducia in loro.

Recenti studi dimostrano che una risorsa, se messa a capo di un progetto(o sotto-fase), diventandone responsabile, rimane più focalizzata e aumenta la sua produttività, è quindi necessario, per migliorare la gestione del personale, un processo di delega e responsabilizzazione che deve partire da te.

Per facilitare questo processo puoi avvalerti di un sistema che ti permetta di gestire e pianificare correttamente il lavoro e allo stesso tempo di suddividere i progetti in fasi che potrai delegare alle singole risorse o a dei sottogruppi.

Un software di project management per esempio, come Twproject, potrebbe aiutarti a identificare queste fasi, a monitorarne l’andamento in tempo reale e a controllare anche il carico dei tuoi collaboratori.

Twproject, grazie ad un Gantt editor interattivo, ti permette di (1) creare la struttura del tuo progetto in pochi minuti, (2) assegnare i tuoi colleghi sulle rispettive fasi con un carico di lavoro e (3) controllare in tempo reale il carico di lavoro:

I 5 punti chiave per gestire al meglio il tuo team

Alla base di una buona gestione risorse c’è quindi un lavoro di management accurato:

  1. Condividi con il gruppo gli obiettivi e la pianificazione ma anche ritardi o difficoltà e intervieni subito dove possibile, affiancando le risorse o ri-schedulando le attività: in questo modo sarete sempre allineati e non incorrerete in spiacevoli sorprese, ritardi inattesi e colli di bottiglia.
  2. Proponi meeting regolari per fare il punto sull’andamento delle progetto, segui da vicino il tuo team: grazie ad una comunicazione serrata potrai sempre essere aggiornato su ciò che accade, sullo stato d’animo dei tuo collaboratori rispetto al progetto e potrai affiancarli mantenendoli più produttivi.
  3. Delega il lavoro che le risorse possono compiere in autonomia e responsabilizzale: in questo modo potrai dedicarti maggiormente al lavoro di management e loro, essendo responsabili della loro fase saranno più focalizzati.
  4. Controlla costantemente il loro carico e bilancialo il più possibile: cerca di non sovraccaricare di troppo lavoro il team, affrontare le scadenze con serenità gli permetterà di lavorare meglio.
  5.  Avvaliti di un software per il project management come Twproject per migliorare la gestione delle risorse umane, controllare il lavoro assegnato alle tue risorse, il loro carico e per monitorare l’avanzamento dei progetti: in questo modo avrai un validissimo aiutante che alleggerirà il tuo carico e ti permetterà di avere un quadro sempre aggiornato.

 

Gestisci al meglio le tue risorse con Twproject

Gestire Team Distribuiti – La Soluzione é il Progetto

I team distribuiti e dinamici sono ormai una realtà costante nel mondo del lavoro.  La loro crescita va però di pari passi con l’aumento della difficoltà di analisi dei progetti.

Questa prassi, ormai cosi diffusa, è infatti di non facile gestione. Gestire team distribuiti in termini di avanzamento di progetto, comunicazione e tempi di lavoro è complicato, per ogni project manager.

Molti progetti – tanti team

Le grandi aziende, ma anche quelle piccole, con un gran numero di progetti possono veder crescere di numero anche i propri team, e quando dico team intendo persone che stanno lavorando sul progetto. Anche se la tua azienda è composta da appena sette colleghi come la nostra, e tu hai un solo team che lavora su svariati progetti, puoi trovarti davanti allo stesso problema: un meeting per un progetto, un meeting per un altro, infinite e-mail relative ad un progetto, molte riferite ad un altro, che disastro!
Per questo motivo non possiamo sottovalutare questa tendenza e proveremo a gestirla al meglio.

Il problema della comunicazione

Lavorare attivamente su un progetto spesso implica l’invio di tonnellate di e-mail per tenere tutti aggiornati su cosa sta accadendo, gestire team distribuiti comporta condividere documenti e informazioni sull’avanzamento e l’impegno, programmare meeting con i clienti e i colleghi, condividere la lista dei to-do per il completamento del progetto.

Questo continuo flusso di informazioni assume che tu abbia sempre presente da chi è composto un certo team distribuito. Quanto tempo impieghi nel controllare la lista dei destinatari di una mail per avere la certezza che tutti siano stati aggiunti? Cosa succede se  dimentichi qualcuno?

Team distribuiti – Qualcuno mi aiuti!

È chiaro adesso che abbiamo bisogno di qualcosa che ci aiuti a gestire team distribuiti.  Ma cosa succede se ti dico che la soluzione è a un passo? Tutti i tuoi team sono implicitamente definiti dal tuo progetto. Nessuno conosce meglio, chi è coinvolto, del tuo software di project management.

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Nodo per nodo, progetto per progetto, potranno essere assegnate persone diverse e potranno essere condivise informazioni diverse. Semplicemente guardando al team dal punto di vista del progetto, vedrai il gruppo di lavoro che cambia.

Questa semplice ma efficace idea, ti consente di iniziare dal punto di vista del progetto: quando hai un’informazione da condividere devi solo pensare a quale progetto si riferiscono, il tuo team è già lì! Basta aprire il tuo software di project management, navigare fino al progetto che ti interessa e vedrai che il tuo team è salvato lì!

Se vuoi introdurre nella tua azienda un software di project management, puoi provare Twproject che risolve questo problema con un insieme di funzionalità che partono esattamente dal gruppo di lavoro creato sul progetto.

Gestisci i tuoi team distribuiti

3 metodi efficaci per la gestione del tempo di lavoro e delle priorità di progetto

Ti capita spesso di avere la sensazione che tutto, nella lista delle cose da fare, abbia precedenza massima? In questi casi utilizzi un metodo ben preciso per identificare cosa può essere rimandato?

Quando si ricopre un ruolo di management, gestire al meglio le scadenze di progetto è di fondamentale importanza; non solo riuscirai a lavorare meglio tu sfruttando al massimo le tue risorse, ma tutto il tuo team, se organizzato, darà il meglio di sé.

Imparare ad ottimizzare i processi e a valutare correttamente le precedenze è quindi vitale per il successo dei tuoi progetti.

I metodi utilizzati per migliorare la gestione del tempo di lavoro sono numerosi ed ognuno di essi va a toccare un diverso aspetto del problema: minimizzazione delle interruzioni, individuazione di scadenze realistiche, corretta pianificazione, organizzazione delle attività secondo la loro importanza. Ognuno poi, può trovare il metodo che meglio rispecchia la propria strategia lavorativa per massimizzare la produttività.

Qui trovi 3 metodi efficaci che ti permetteranno di migliorare la tua organizzazione:

Definisci le reali priorità:

La lista delle tue attività ti sembra composta sempre e solo da task di massima importanza, in realtà, spesso, si confonde ciò che è importante con ciò che è urgente. Grazie a sistemi di comunicazione istantanea come Skype o Slack, lavorare in modo coeso con il team è diventato molto più semplice, tuttavia il numero di interruzioni è cresciuto esponenzialmente, con il risultato che spesso ti accolli urgenze che non erano tue.

La stessa e-mail, se usata come to-do list introduce un errato concetto di urgenza, trasmettendoci un senso di fretta distante dalla realtà. L’ultima mail sembra sempre la più importante. E’ quindi fondamentale capire cosa sia davvero importante, cosa urgente e cosa invece possa essere rimandato.

Il momento migliore per stabilire e classificare le tue priorità è al mattino, appena si arriva in ufficio, ancor prima di controllare la posta in arrivo.

Per stabilire se una cosa da fare è davvero importante è necessario fare alcune considerazioni sul suo effort, sulla sua data di chiusura e sul suo costo.

Pianificare correttamente il tuo lavoro ti aiuterà moltissimo a gestire al meglio il tempo di lavoro, quando un progetto ha una data di fine chiara ed il suo effort è stato stabilito, riuscirai a definire la sua importanza con più facilità.

Quanto manca alla fine del progetto? Quanto tempo mi occorre per chiudere questa attività, la posso rimandare?

Una volta stabilita la sequenza delle attività, si possono analizzare le urgenze, collocandole nella lista già creata. In generale, le interruzioni vengono percepite come urgenze e vanno quindi ridotte al minimo. Se una urgenza, interrompendo la tua concentrazione su una specifica attività, ti porta a sprecare risorse e riduce la tua produttività, deve essere rimandata.

E’ importante quindi utilizzare alcune strategie per ridurre al minimo le interruzioni, controllare per esempio la posta solo al mattino e dopo pranzo o utilizzare strumenti che dicano ai colleghi che non puoi essere disturbato.

Chiedi aiuto e delega:

Se ti trovi nella situazione di non riuscire a chiudere delle attività nei termini stabiliti, senza quindi introdurre un ritardo, è importante chiedere aiuto. Affidarsi ad un collega con un carico di lavoro inferiore può salvare il progetto da un indesiderato ritardo. In generale, quando è possibile, è sempre una buona idea coinvolgere e delegare il proprio team. In questo caso poter controllare lo stato del carico di lavoro dei tuoi collegi risulta di grande importanza per non sovraccaricare chi ha già una fitta to-do list.

Un metodo che funziona molto bene è quello di analizzare la lista delle priorità in modo condiviso, cosi che si possano bilanciare i task su tutte le risorse. Questo migliora la gestione del tempo di lavoro dell’intero team massimizzando la produttività e agevolando il senso di appartenenza al gruppo.

Utilizzare una metodologia agile per la gestione del progetto, per esempio, aiuta moltissimo l’intero team a lavorare sul metodo di prioritizzazione e distribuzione del tempo. Questo metodo infatti richiede che il team si riunisca regolarmente per l’analisi delle scadenze su piccoli e selezionati gruppi di attività. Dividendo l’intero processo in step ricorsivi sarà più semplice mantenere il controllo.

Organizzati al meglio:

Per organizzare le attività del tuo team può essere di grande aiuto utilizzare un tool che tenga traccia delle cose da fare e che ti permetta di stabilire un ordine di esecuzione.

Scrivere la lista delle attività su un foglio di carta è rischioso: ogni modifica richiede risorse ed inoltre non puoi mostrarla a chi lavora con te in real time. Se ti affidi ad un software per la gestione delle tempistiche di progetto sarà più facile avere sott’occhio cosa fare e quando, per te e per il tuo team. Per esempio, inserendo una attività con le date di scadenza, riceverai una notifica in prossimità di tale milestone che ti permetterà di agire subito in caso di ritardi, oppure, inserendo le assegnazioni a tutte le risorse potrai agevolare la comunicazione e lo scambio di attività velocizzando il processo.

Un altro vantaggio, pianificando le attività con un strumento ad hoc, è quello di poter controllare il carico di lavoro dei tuoi colleghi identificando subito chi di loro ha è meno impegnato per darti una mano, grazie alla pianificazione dei progetti potrai anche avere uno storico di quanto ti occupano certe attività, per una organizzazione sempre più precisa e realistica.

Conclusione

Seguendo questi semplici consigli per la gestione del tempo di lavoro imparerai:

  1. A creare una lista delle priorità realistica e a minimizzare le interruzioni/urgenze
  2. Quanto può aiutarti condividere le attività con il tuo team ottimizzando il tempo
  3. Che avvalendoti di un software di project management potrai massimizzare la produttività

Se vuoi approfondire come un software di gestione progetti può aiutarti scarica Twproject ed inizia subito a migliorare la tua organizzazione.

Impara a gestire il tuo lavoro con Twproject.

Una prova vale più di un milione di parole.

Cosa è la metodologia SCRUM e come può aiutarti a minimizzare i rischi di progetto

Ti sarà capitato di gestire un progetto la cui pianificazione è stata fatta in modo errato, non in linea con le aspettative del cliente, con il brutto risultato di arrivare a fine progetto in ritardo e magari anche fuori budget.
E’ vero, le aziende si stanno rinnovando, i gruppi di lavoro sono eterogenei e distribuiti, sempre più flessibili, e spesso, questa flessibilità obbliga ogni project manager a rivedere i propri processi nell’ottica di rendere anch’essi più flessibili, ma per fortuna le metodologie agili arrivano in tuo soccorso e ti aiutano a risolvere esattamente questo problema.

Negli anni 90, infatti, si riscontrava uno scostamento significativo dei progetti dalla pianificazione e soprattutto, dalle esigenze del cliente, in particolare nel settore dello sviluppo software che utilizzava l’approccio di gestione standard waterfall.
Adesso, come allora, le aziende pianificano e stimano il progetto in base ai requisiti stabiliti inizialmente facendo un solo rilascio finale del prodotto che spesso porta alla luce incomprensioni e fraintendimenti iniziali. I progetti, cosi gestiti, spesso terminano in ritardo e fuori budget.

Le metodologie agili, come lo SCRUM, nascono quindi dalla necessità di allontanare il progetto dalla parte pianificata e contrattualizzata per avvicinarlo al cliente, alle sue necessità e alla sua soddisfazione, durante tutto il processo di sviluppo.
Un’azienda che decide di utilizzare questa tecnica riesce a minimizzare i rischi tenendo sotto controllo l’andamento del progetto. Coinvolgendo il team ed il cliente durante tutto il processo è molto più facile rimanere allineati alla pianificazione e rimanere quindi nei tempi previsti e soprattutto nel budget.

Cosa è il metodo SCRUM?

Sicuramente la più famosa delle metodologie agili, è un frame work, quindi un’insieme di procedure, per la gestione iterativa del processo di sviluppo a partire da un set predefinito di attività.
Questo metodo si basa sull’idea di raffinare iterazione dopo iterazione, l’idea iniziale del cliente, secondo quello che viene rilasciato di volta in volta e al suo feedback.

All’inizio del progetto si definisce una lista di attività(backlog), ciclicamente se ne seleziona un sottoinsieme prioritizzato, realizzabile in circa 1-2 settimane(sprint), lo si realizza e lo si sottopone al cliente per il test. Ogni sprint prevede delle riunioni per la prioritizzazione delle attività, per la condivisione dell’andamento dei lavori, e per una revisione ed analisi finale. Questi cicli si ripetono fino alla conclusione di tutte le attività.
Lo scopo dello SCRUM è far si che non ci siano fraintendimenti, che il cliente possa intervenire ciclicamente per orientare il prodotto nella giusta direzione senza brutte sorprese alla fine del progetto.

Può non esistere quindi una data di rilascio finale, il progetto si chiude quando la lista delle attività è vuota e il cliente è soddisfatto.
Questo frame work facilita anche la stima del progetto, di fatto non ne richiede una stima complessiva e totale ma prevede una stima ciclica che tutela sia il cliente che l’azienda da stime incorrette: se il cliente ha un budget limitato sarà limitata la sua lista delle attività, se il cliente ha budget infinito potrà raffinare e aggiungere attività fino alla realizzazione completa del progetto in accordo con l’azienda.

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Perché utilizzare un metodologia agile?

Anche se la metodologia SCRUM nasce nell’ambito dello sviluppo software può essere di aiuto a moltissime aziende, non solo entrando nel dettaglio del frame work ma abbracciandone la filosofia generale.

Abbiamo applicato recentemente il metodo scrum nel marketing digitale riscontrando come questo funzioni e risolva problemi quotidiani in aziende di quello specifico settore, per esempio:

1) Definire una lista di requisiti/attività/desiderata con il cliente il più dettagliata possibile: questo ti aiuterà a stimare l’effort del progetto, a far comprendere al cliente eventuali criticità e a tutelarti da possibili richieste extra.

2) Prioritizzare le attività e stimarle con il gruppo di lavoro: questa abitudine può essere di grande aiuto nello svolgimento del progetto, coinvolgendo il team nella stima lo si responsabilizza ottenendo informazioni precise che risiedono solo nella conoscenza dei tecnici. Non solo, il team che stima e prioritizza le attività, di fatto gestisce il suo carico di lavoro e ne diventa maggiormente consapevole. Questa è la migliore strategia per la stima del progetto.

3) Organizzare la gestione in iterazioni produttive: sia che il cliente collabori sia che i cicli siano interni all’azienda, organizzare la produzioni in iterazioni obbliga ogni team a fare il punto della situazione con cadenza regolare, accorgendosi subito di eventuali scostamenti dai desiderata e ritardi.

4) Meeting giornalieri per avanzamento lavori: questa attività, spesso sottostimata, in realtà risulta fondamentale. Aggiornare il team sull’avanzamento del proprio lavoro permette di condividere momenti più stressanti e di aiutarsi in caso di ritardi salvando il progetto dai colli di bottiglia.

La lista dei benefici che si possono avere avvicinandosi alle metodologie agili sono numerose, sia che lo si segua alla lettera, sia che appunto se ne abbracci solo la filosofia. La ciclicità del sistema ti permetterà di migliorare col tempo, capendo con il tuo gruppo di lavoro cosa funziona e cosa no.

Utilizzando un software di project management che supporta questa tecnica sarà ancora più facile organizzare meglio il  tuo lavoro, un software come Twproject, ti può guidare nel miglioramento dei processi interni rendendoti il controllo dei tuoi progetti.

Inizia subito a gestire i tuoi progetti con SCRUM

Come Diventare un Project Manager di Successo (Infografica)

Nonostante ciò che pensa la gente, essere un Project Manager di successo richiede molta creatività. Un project manager deve essere creativo nel gestire le sue risorse e i cali di produttività, emozioni, conflitti e idee, essere creativo nel comunicare con i propri capi, essere creativo nel gestire grandi progetti con ritardi inaspettati…

Quindi, come rimanere creativi anche quando si gestiscono progetti complessi? Ecco alcuni suggerimenti:

Meditare e non rimanere svegli tutta la notte – questo è un buon consiglio in generale. Per essere produttivi e allo stesso tempo creativi, gli studi dimostrano che si deve riposare almeno 6 ore per notte. Oltre a questo, imparare a meditare può insegnarti l’arte della pazienza e a evitare l’accumulo di stress.

Essere una spugna e non aspettare l’ispirazione – le metodologie di project management sono lì per essere provate fino a trovare quella che meglio risponde ai tuoi progetti. Le metodologie Agili, waterfall, GTD, queste sono solo alcuni esempi di ciò che potete sperimentare. Apriti a nuove strategie e impara a percorrere strade nuove, generalmente i team sono positivi verso organizzazioni più strutturate che li fanno sentire più protetti e seguiti. Se hai problemi a gestire i tuoi progetti e a verificare il loro avanzamento, allora puoi usare un software come Twproject che ti consente di lavorare in modi diversi a seconda delle tue necessità.

Credi in te stesso e non fare da solo – anche se sei il project manager non scordarti dell’opinione del tuo team. Credi nelle tue idee e nella tua creatività ma chiedi anche la loro opinione prima di procedere con decisioni importanti. Se una scelta ricadrà anche sul tuo team, sarà più facile se loro avranno partecipato alla decisione finale. Questo rafforzerà il senso di appartenenza al team. Leggi qui per scoprire come il tuo team può aiutarti a lavorare meglio.

Fai attenzione e non saltare i giudizi – i progetti, dall’inizio alla fine, sono un grande processo creativo che richiede la tua costante attenzione. In questo senso, devi fare attenzione a tutto quello che accade nella tua azienda, se c’è un problema che può avere un impatto anche sul tuo progetto, devi agire immediatamente, anche in modo creativo. Non smettere mai di analizzare i tuo ritardi e le loro cause perché può succedere ancora e uno studio attento può aiutarti ad affrontarli in futuro.

Dì “Si, e …” e non dire “Non funzionerà mai”–vai avanti e non discutere – qui stiamo parlando di costruzione del team, perché non puoi essere un project manager di successo se non hai un team innovativo e un team può dare il meglio se tutti sono liberi di esprimersi, e tu, come project manager, devi imparare ad ascoltarli, anche quando non sei d’accordo. Per avere il team più innovativo devi guardare oltre.

“Old pattern only bring to old results”

“New ideas require risk. People need to know it’s safe to express new thinking”

09ef3d52ba51989da8a95d3c70782e04 Source Entrepreneur.

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La migliore Tecnica di Stima Progetto

Stimare i progetti è una attività complessa che ogni project manager deve affrontare. Non importa se si tratta di stimare un progetto per valutare il carico degli operatori o semplicemente per sottoporre un’offerta ad un cliente, il problema rimane lo stesso. Come si possono prevedere le eccezioni? Che impatto hanno queste eccezioni sulla stima finale? Posso fare una stima di progetto tenendo conto di queste eccezioni, dei possibili colli di bottiglia che sia il più possibile vicina alla realtà? La risposta è si, purché ci si affidi al proprio gruppo di lavoro.

Identificare il problema

Stimare è difficile, in modo particolare quando si devono affrontare progetti complessi e magari di lunga durata. In questi casi specifici la stima potrebbe essere quasi un numero casuale, dato a sentimento. Una stima inaccurata tuttavia può generare diversi problemi, per il team e per l’azienda in generale:

  • Sottostimare i progetti: questo è ciò che avviene più frequentemente, in particolare quando i project manager hanno un rapporto diretto con i clienti, se siete interessati a capire come mai la sottostima sia cosi frequente vi invito a leggere questo post.
    Roberto lavora per una piccola azienda per cui è project manager ma anche direttore commerciale. Roberto sa che il suo team sta facendo del suo meglio, ma sa anche che non può perdere nessuna opportunità di lavora in questo momento delicato. Per questa ragione tende a sottostimare ogni progetto convincendo il team che ogni nuovo progetto è di fatto una opportunità dell’azienda per crescere. Facendo cosi le sue risorse sono sovraccaricate di lavoro, la qualità del prodotto diminuisce e Roberto perde completamente il controllo dei progetti e delle reali date di consegna e dei costi.Roberto sa che la sua azienda soffrirà per un alto turn over di risorse.
  • Sovrastimare i progetti: I project manager maggiormente connessi al team tendono invece a fare l’opposto.
    John è un project manager ma anche un capo progettista in una azienda di produzione software. Ogni volta che gli viene assegnato un nuovo progetto lui cerca di analizzarlo con il suo team, ma, essendo vicino alle problematiche affrontate ogni giorno tende a sovrastimare ogni possibile eccezione sovrastimando il progetto finale. Le risorse del suo team sembrano sempre caricate al massimo quando invece non lo sono, alla fine dell’anno non ci sono stati ritardi ma John sa che avrebbero potuto chiudere più progetti di quelli realizzati realmente.

Se anche tu sei un project manager che fatica trovare la corretta stima di progetto, probabilmente ti riconoscerai in una delle situazioni sopra descritte. Sicuramente stimare correttamente una attività è la chiave per avere una schedulazione corretta ed un corretto carico degli operatori, come facciamo quindi a raffinare le nostre tecniche di stima di progetto?

 

Trova la soluzione:

Ogni project manager conosce molto bene le tecniche di gestione progetto, sa quanto effort è necessario per gestire un conflitto nel team, conosce le tecniche motivazionali, ma quando si tratta di una specifica attività per la realizzazione del prodotto finito? Il project manager Sa identificare perfettamente ogni fase del progetto, ma chi meglio del team sa quanto tempo occorre per realizzare una specifica e puntuale attività? La chiave per stimare un progetto risiede nella conoscenza del proprio team.

Nicole è un project manager alla ACME spa. Lei lavora con un team molto diversificato e agile. Ogni volta che viene assegnata su un nuovo progetto organizza un team con il gruppo di lavoro per definire il Gantt di progetto. Nicole setta le milestone se il suo progetto le prevede e cerca di stabile una data di consegna. Identifica le risorse migliori per quel lavoro e le assegna sulle specifiche fasi. A questo punto chiede loro di stimare in dettaglio le loro singole sotto- fasi. Nessuno meglio di Giulia sa quanto occorre per creare un perfetto layout per una newsletter. Nicole chiede a tutto il suo team di diventare ognuno il project manager della sua singola fase.

La conoscenza del team è molto specifica e tecnica, il team conosce le eccezioni, conosce i colli di bottiglia, ognuno della sua singola fase. Per avere una stima accurata è necessario analizzare a fondo un progetto con il team, delegando la stima a chi lavora davvero sulle attività. UN buon metodo, se si hanno progetti che si ripetono nel tempo è quale di salvare la stesura e la stima di tutte le attività svolte, anche quelle aggiunte in corso d’opera, in modo da farle diventare una vera knowledge base per i progetti futuri.

Conclusione

Utilizzando questa strategia sarà possibile avere un’idea piu chiara dell’effort richiesto da n progetto:

  • Identifica le fasi di progetto e le date di rilascio
  • Identifica le milestones e discutine col tuo team
  • Scegliete le migliori risorse per le singole fasi e delegate il lavoro.
  • Lasciate che ogni fase venga gestita dal team assegnato, che venga scomposto in ulteriori sotto fasi e stimato in dettaglio
  • Usate la conoscenza del team su ogni specifica fase per stimare l’intero progetto dal basso verso l’alto.

Usare questa strategia insieme ad un software per il project management che vi aiuti a creare i Gantt di progetto, assegnare le risorse e delegare, controllare il carico  e stimare può davvero aiutarvi in questo arduo compito.

Iniziate adesso a stimare i vostri progetti correttamente