Categoria: Gestione Risorse

L’allocazione delle risorse è un passaggio critico nella gestione dei progetti. Questo perché, come è semplice comprendere, le risorse sono limitate per natura.

Si può quindi dedurre come il successo di un progetto sia direttamente proporzionale alla corretta allocazione delle risorse, indipendentemente dal settore.

Facile a dirsi un po’ meno a farsi, soprattutto se ti mancano gli strumenti per la gestione delle risorse. In questo articolo spiegheremo di cosa si tratta nel dettaglio.

Che cos’è l’allocazione delle risorse nella gestione dei progetti?

L’allocazione delle risorse riguarda l’identificazione e la pianificazione di forza lavoro, macchinari e strutture sulle varie attività di un progetto in modo da raggiungere gli obiettivi prefissati.

Le risorse in un progetto si riferiscono a tutto ciò di cui si ha bisogno per completarlo. Ecco alcuni esempi:

• Risorse umane: i membri del team e gli eventuali consulenti e liberi professionisti che apportano le diverse competenze necessarie per svolgere il progetto.
• Attrezzatura/strumenti: dal software di project management all’hardware di un computer, dal macchinario di un processo industriale agli attrezzi di uno specialista.
• Strutture: l’ambiente necessario per l’esecuzione di un progetto, come un ufficio o un magazzino.
• Materiali: questi sono i materiali di consumo necessari per generare output. Ad esempio, la cancelleria da ufficio o le materie prime per costruire una casa.
• Budget: le finanze necessarie per acquistare una qualsiasi delle risorse di cui sopra.

I 7 passaggi per una corretta allocazione delle risorse nella gestione dei progetti di successo

Le risorse di un progetto possono essere totalmente, parzialmente o non disponibili.

Il project manager, o il responsabile delle risorse, deve quindi tenerne conto per prendere decisioni che garantiscano un utilizzo ottimale.

Ecco quali sono i 7 passaggi essenziali per un’allocazione delle risorse di successo:

Allocazione delle risorse: Creare un piano di progetto

Per iniziare, è necessario dividere ogni progetto in più attività e crearne le dipendenze.

Questo processo è noto come Work Break Down Structure, o WBS, ed è il requisito minimo per creare un piano di progetto.

Due attività possono essere eseguite in sequenza o in parallelo in base alla loro relazione.

Il percorso critico all’interno di un piano di progetto determina il tempo minimo necessario per il completamento del progetto.

L’allocazione delle risorse è una componente integrante di questo processo perché queste vengono assegnate a ciascuna attività di progetto.

Allocazione delle risorse: Identificare i requisiti delle risorse per le attività

Una volta che il progetto è stato suddiviso nelle più piccole attività, sarà possibile identificare i requisiti che si cercano in ogni risorsa.

Le attività possono richiedere risorse umane e non umane, a seconda della natura del lavoro.

Nel caso delle risorse umane bisogna identificare e valutare capacità e competenze.

Nel caso di risorse non umane, invece, è necessario determinare le specifiche delle varie attrezzature prima di assegnarle ad un’attività.

Allocazione delle risorse: Trovare le risorse disponibili con un set di abilità corrispondente

In questo passaggio si deve identificare la disponibilità di una risorsa in possesso delle competenze corrispondenti.

Un software di project management con funzionalità per la gestione delle risorse permette di gestire questo step in modo abbastanza semplice.

Un sistema di questo tipo permette anche di visualizzare in tempo reale se un macchinario è libero per l’utilizzo o no.

Allocazione delle risorse: Colmare il divario tra domanda e capacità utilizzando più canali

Se non esiste una risorsa umana con i requisiti corrispondenti, è possibile assumere o utilizzare risorse di emergenza.

Allo stesso modo, se alcune apparecchiature non sono disponibili, queste possono essere noleggiate o acquistate a seconda della strategia e del budget corrispondente.

Una volta selezionate le risorse per il progetto specifico, si passa al processo di allocazione delle risorse vero e proprio.

Allocazione delle risorse: assegnare le risorse secondo la domanda

Una volta identificate e stabilite le risorse, queste vengono assegnate ai compiti specifici.

Gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo e può capitare che la risorsa assegnata ad una particolare attività, all’ultimo momento, non sia più disponibile – ad esempio quando un membro del team si ammala.

Soprattutto nel caso delle posizioni più critiche, la soluzione è avere un piano di backup.

Ad esempio, nel caso del dipendente in malattia e non più disponibile a lavorare al progetto, avere il contatto di un freelancer con le stesse, o simili, capacità potrebbe salvare la situazione.

Allocazione delle risorse: Riallocare le risorse tra i progetti, se necessario

La riallocazione delle risorse può essere necessaria durante il ciclo di vita del progetto per vari motivi.

Una risorsa potrebbe presentare problemi di prestazioni o, ancora, una risorsa con un’abilità di nicchia potrebbe essere richiesta in un altro progetto con più alta priorità.

In questi casi, è necessario elaborare un piano di riallocazione delle risorse in modo che il progetto attuale non ne risenta.

Allocazione delle risorse: Tenere traccia e monitorare l’utilizzo delle risorse

È necessario monitorare le prestazioni di ciascuna risorsa per essere sicuri di seguire un processo di allocazione delle risorse efficace.

In una situazione ideale, nessuna risorsa deve essere sovra/sotto-allocata o sovra/sottoutilizzata.

Le piccole aziende probabilmente possono monitorare il tutto semplicemente utilizzando un calendario condiviso.

Tuttavia, le aziende più grandi necessitano uno strumento di allocazione delle risorse dedicato.

Sicuramente l’esperienza del project manager gioca un ruolo importante, ma l’utilizzo di un buon software di project management come Twproject può dare un supporto decisivo.

Per concludere, l’allocazione delle risorse è una parte essenziale di qualsiasi progetto.

Senza di essa, i project manager possono stabilire una sequenza temporale delle attività e milestones di progetto, ma non possono sapere se tali tempistiche saranno realizzabili o meno con le risorse a portata di mano.

Inoltre, trovarsi a corto di personale durante un progetto può causare inutili ansie e inefficienze.

Nei casi peggiori, una cattiva allocazione delle risorse può portare addirittura al fallimento del progetto.

Al contrario, avere una solida strategia di allocazione delle risorse può dare fiducia, creare un ambiente di lavoro positivo e dirigere il progetto verso il successo.

Utilizza i suggerimenti dati in questo articolo accompagnandoli con un buon software di project management, ti permetteranno un’allocazione delle risorse di progetto efficiente e, di conseguenza, il raggiungimento degli obiettivi.

Capire come ottenere il massimo dal tuo team è un fattore fondamentale. Le aziende, infatti, dipendono sempre più da un buon lavoro di squadra per ottenere obiettivi chiave e raggiungere il successo.

Una cosa non va mai dimenticata. Che tu stia gestendo un team remoto o un gruppo di persone in un ufficio, devi ricordare sempre che le persone più efficienti sono quelle felici e che si sentono supportate dalla leadership.

Ma come ottenere il massimo dal tuo team? Vediamolo in questo articolo.

7 suggerimenti per ottenere il massimo dal tuo team

Per facilitarti il compito, ho deciso di racchiudere gli aspetti chiave in 7 suggerimenti specifici. Prova a seguirli e riuscirai ad ottenere risultati incredibili dal tuo team.

1. Imposta lo standard e dai il buon esempio

Il team non potrà conoscere le aspettative se un manager non le condivide.

Stabilire chiaramente uno standard di eccellenza consente a tutti di sapere cosa ci si aspetta da loro.

Tuttavia, sapere quali siano le aspettative del manager sicuramente aiuta, ma è molto più utile e stimolante, vedere quel manager dare il buon esempio.

Può apparire scontato e retorico, ma un buon leader ispira fiducia e ammirazione attraverso quello che fa, non attraverso quello che dice.

Incalzare le persone tutto il giorno su ciò che “dovrebbero” fare non si avvicina a produrre i risultati che si ottengono semplicemente quando si dà l’esempio.

Un manager che punta all’eccellenza ispira tutti coloro che lo circondano a dare il meglio di sé dimostrando il tipo di etica del lavoro e dedizione che l’azienda si aspetta.

2. Mantieni l’organizzazione

Nessun team può prosperare senza linee guida. Anche l’essere umano più libero ha bisogno di un certo livello di direzione.

Anche se cercassi di sbarazzarti delle regole, i membri del tuo team ne creerebbero di nuove da soli.

Quindi, ha senso che sia il manager ad analizzare la situazione e a mantenere le regole e l’organizzazione per il bene del team.

Per fare questo, i manager possono utilizzare un buon software di gestione dei progetti per elencare, tenere traccia ed organizzare task ed obiettivi.

Con Twproject, dopo aver pianificato il progetto e assegnato le risorse, potrai gestire il lavoro quotidiano con ToDo list smart e flessibili.

3. Riconosci il successo

A tutti piace sentirsi dire di aver fatto un buon lavoro e celebrare una grande vittoria o un risultato personale lo conferma.

Si tratta di un modo semplice per creare fiducia e incoraggiare comportamenti simili da parte degli altri. Può sembrare un concetto basilare ma in realtà viene spesso dimenticato.

Naturalmente, vale la pena notare che le persone apprezzano il riconoscimento in modi diversi ( qualcuno piace un riconoscimento pubblico, altri potrebbero preferire una mail o biglietto!)

4. Comunica frequentemente ed efficacemente

Parte della gestione di un progetto implica gestire le persone.

Un buon leader comunica e stabilisce una connessione con tutti costruendo relazioni significative.

E’ altrettanto fondamentale, seppur possa volerci del tempo, che ogni membro del team si senta libero di esporre la propria esperienza e le proprie idee, in questo modo si creerà un ambiente di lavoro aperto e ricco di fiducia.

Noi di Twproject abbiamo sperimentato che talvolta strumenti come chat e forum di discussione permettono anche ai più timidi di esprimersi.

Le Chat di Twproject sono integrate al progetto e salvate nella sua storia!

5. Ascolta

Questo punto è strettamente connesso con quello precedente. Parte di una buona comunicazione è anche sapere ascoltare.

Essere un ascoltatore attivo aiuta non solo a recepire meglio il messaggio di chi sta parlando, ma anche a costruire relazioni solide.

Inoltre, contribuisce a creare una cultura di rispetto e trasparenza in quanto dipendenti e collaboratori si sentiranno valorizzati.

Se vuoi ottenere il massimo dal tuo Team, non dimenticare mai questo punto fondamentale.

6. Dai feedback costruttivi ed incentiva la crescita

Non c’è modo di aumentare l’efficienza dei dipendenti se questi non sanno di essere inefficienti in primo luogo.

Questo è il motivo per cui le revisioni delle prestazioni e il feedback costruttivo sono essenziali per ottenere ottimi risultati dal tuo team.

Inoltre, il feedback da solo spesso non sarà sufficiente, si dovranno attivare delle azioni per aiutare il dipendente a migliorarsi, come ad esempio, seguire un corso di formazione o essere affiancati da un dipendente più esperto per un certo periodo di tempo.

Qualunque sia il caso, è importante che il manager delinei obiettivi raggiungibili per lo sviluppo futuro.

Se, come manager, puoi stabilire la strada per il successo e guidare la tua squadra attraverso di essa, i risultati ottenuti saranno palpabili.

7. Incentiva la diversità

Un team di persone simili con responsabilità simili potrebbe portare a termine il lavoro, ma è improbabile che prosperi e che porti innovazione.

Uno studio di ADP ha rilevato che la creazione di un team diversificato migliora effettivamente il coinvolgimento dei dipendenti e porta a un lavoro più efficace.

Quando un manager è consapevole delle unicità di ogni persona, può utilizzare efficacemente i talenti di ognuno per ottenere i risultati migliori.

Ottenere il massimo dal tuo team è un po’ come preparare una torta: prima è necessario avere gli ingredienti giusti (i membri del team) che devono poi essere messi insieme nella maniera corretta.

Ottenere il massimo della produttività richiede una miscela ben composta ed amalgamata.

Non esiste un unico modo per consentire al tuo team di essere più efficiente, ma i suggerimenti visti in questo articolo getteranno le basi per un ambiente più produttivo. Nessuna squadra potrà avere successo se queste basi non esistono.

Gestire il workload di progetto significa assegnare la giusta quantità di compiti ad ogni membro del team.

Apparentemente sembrerebbe un compito facile, ma si tratta di uno dei compiti più critici che un project manager deve affrontare.

Infinite le insidie che si nascondono dietro il workload di progetto, pericoli che vanno evitati ad ogni costo se non si vuol far deragliare l’intero progetto.

Vediamo quindi in questo articolo di cosa si tratta, provando ad entrare un po’ più nel dettaglio.

Che cos’è il workload di progetto?

Il workload di progetto è il processo di distribuzione e gestione efficiente del lavoro all’interno del team.

Se eseguita correttamente, la gestione del carico di lavoro massimizza le prestazioni dei dipendenti ed evita la confusione, lasciando il project manager e il team soddisfatti anziché sopraffatti.

Inoltre, i membri del team si sentiranno sicuri del loro volume di lavoro e forniranno risultati di qualità superiore a un ritmo più veloce.

Non è una sorpresa, infatti, che la maggior parte dei dipendenti affermino di sentirsi meno impegnati quando sono stressati.

Ecco quindi 5 suggerimenti per una corretta gestione del carico di lavoro in un progetto.

Workload di progetto: Valutare il carico di lavoro attuale e le capacità del team

Prima che il progetto inizi, è importante valutare la situazione attuale del team:

• Alcuni membri sono impegnati in altri progetti?
• Quali altre attività quotidiane devono seguire?
• Ci sono periodi di tempo in cui alcune risorse non saranno presenti?

È fondamentale capire quindi, di una giornata lavorativa, quanto le tue risorse sono in grado di dedicare ai progetti, conoscere le risposte a queste domande è utile per distribuire e gestire equamente il carico di lavoro.

Avere questa conoscenza permette di capire quanto ogni membro del team può effettivamente prendere in carico.

Le seguenti azioni possono aiutare ad organizzare meglio il lavoro:

• Mettere insieme un elenco completo di progetti di cui il team è responsabile.
• Definire le attività routinarie che inevitabilmente riducono il tempo dedicato ai progetti.
• Determinare l’ambito e la tempistica del lavoro per ciascuno.
• Suddividere i progetti in attività e flussi di lavoro più piccoli, cioè eseguire una work breakdown structure.
• Dare priorità al lavoro in base all’importanza e all’urgenza.

E’ chiaro quindi che il sistema che usiamo per mappare le attività del team debba tenere traccia non solo dei progetti ma anche delle attività routinarie e delle indisponibilità.

Workload di progetto: Allocare le risorse e suddividere i singoli carichi di lavoro

Una volta che si ha una panoramica di tutto ciò che il team deve fare, si può passare a capire chi lavorerà su cosa e quando.

L’allocazione delle risorse può aiutare a identificare e assegnare in modo efficace i membri del team disponibili.

Ecco cinque suggerimenti per mantenere i carichi di lavoro bilanciati e gestibili:

• Avere una data di inizio e una deadline per ogni attività.
• Assicurarsi di abbinare le persone giuste, in base a competenze, disponibilità ed esperienze, a ogni attività.
• Includere il team nella pianificazione così da permettere loro di conoscere meglio le proprie responsabilità e carichi di lavoro.
• Informare sempre la persona sul perché le viene assegnato un compito particolare: questo è un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento e impostare le aspettative fin dall’inizio.

Completare questa attività manualmente, integrando un nuovo progetto alle attività esistenti avendo chiaro immediatamente su la risorsa è in grado di completarla nei tempi previsti è forse la parte più complicata.

Noi di Twproject abbiamo integrato il calcolo del valore medio di carico direttamente nell’assegnazione, in modo tale che questa informazione sia immediatamente visibile e risolvibile.

Workload di progetto: Monitorare il carico di lavoro e cambiarlo secondo necessità

Anche i piani e le tempistiche dei migliori progetti possono incontrare ostacoli e per questo il project manager deve essere pronto ad apportare modifiche in tempo reale prima che le scadenze travolgano il progetto.

Per tenere traccia di come ogni membro del team sta gestendo i propri carichi di lavoro attuali, una buona prassi è quella di organizzare regolari check-in 1-1 con ogni dipendente per avere aggiornamenti.

Se questi controlli rivelano che un membro del team si sente sovraccarico, è importante valutare nuovamente il carico di lavoro e vedere chi nel team potrebbe avere ancora disponibilità.

Quando si riassegnano le attività, il project manager deve comunicare le modifiche all’intero team in modo che tutti capiscano il perché del cambiamento.

Per la gestione complessiva del carico di lavoro è consigliabile seguire la regola 80/20.

Secondo questo principio, le persone dovrebbero essere assegnate a compiti specifici solo per l’80% del loro tempo, mentre il restante 20% sarà utilizzato per le regolari attività routinarie come rispondere alle telefonate, alle e-mail, partecipare alle riunioni, ecc.

 Workload di progetto: Utilizzare un software di project management

Ricapitolando quello che il project manager deve fare è prima di tutto avere chiara la disponibilità delle risorse, poi assegnare le attività con deadline prefissate e carichi accettabili ed infine mantenere una visibilità costante dell’avanzamento dei progetti per avere chiaro quando e dove intervenire per un eventuale aggiustamento.

Tutto questo richiede molto tempo se eseguito manualmente.

Ma un buon software di project management permette di avere tutti i dati salvati in un sistema e di aggiornare automaticamente il workload di progetto in caso di cambiamenti.

Twproject offre tutti gli strumenti per avere un carico delle risorse ottimizzato e facile da aggiornare, dandoti la possibilità di gestire tutti i tipi di attivtà che compongono la tua giornata lavorativa, attività routinarie, di progetto o magari spot.

Gestendo anche le indisponibilità il quadro del tempo disponibile è completo.

Con Questi dati Twproject potrà dirti se la risorsa è carica o meno, se è in grado di eseguire il compito assegnato nei tempi previsti, ed anche di suggeriti una eventuale data di fine realistica.

Per concludere, una gestione corretta del workload di progetto aiuta a utilizzare le risorse in modo più efficiente all’interno del team o dell’organizzazione.

Scegliendo un buon strumento di project management sarà possibile non solo gestire in maniera ottimale il carico di lavoro di ogni membro del team, ma anche monitorare l’andamento del progetto in generale.

Organizzare e supportare il lavoro del team di progetto va oltre il solo scopo di completare con successo un progetto rispettando il piano, il budget e le tempistiche di progetto prestabilite.

Il team di progetto deve essere un’unità funzionante di individui che condividono un obiettivo comune e l’unità di intenti è essenziale per il successo.

Tuttavia, una squadra unita non è una cosa scontata e senza una struttura organizzativa efficace e allineata, qualsiasi missione può rivelarsi un obiettivo non realistico.

Di fatto, l’individualità, le capacità e la creatività sono una componente chiave delle dinamiche di un team, ma mantenere queste qualità sotto controllo e andare avanti come una squadra è un compito arduo che un project manager deve sapere svolgere.

Ecco quindi 9 consigli per organizzare e supportare il lavoro del team di progetto.

Come organizzare e supportare il lavoro del team

Passiamo quindi a vedere punto per punto i 9 aspetti fondamentali per organizzare e supportare tutti gli uomini e le donne che compongono il nostro Team di progetto.

Come Organizzare e supportare il lavoro del team: Riunire il team

Quando il progetto inizia, la squadra può essere nuova ed i membri possono conoscersi più o meno bene.

Un project manager, specialmente con collaboratori alle prime armi, può aiutare il gruppo con attività di team building che aiuteranno a transitare nella fase di “normalizzazione”, in cui le persone iniziano effettivamente a considerarsi come effettivi membri di una squadra.

Comunicare e condividere regolarmente le informazioni

Il project manager deve usare le sue capacità di leadership e motivazione per ispirare il team e portare tutti non solo sulla stessa barca, ma anche a remare nella stessa direzione.

Fare riunioni regolari (e non solo il kick off meeting), pianificare le cose insieme, organizzare alcune sessioni di brainstorming… possono essere tutti modi per supportare il lavoro del team di progetto.

In breve, si tratta di mantenere il team coinvolto nel processo decisionale e tenerlo informato per tutto il tempo.

Un project manager di successo non si limita solamente ad assegnare e delegare compiti, ma si sforza di spiegare qual è l’obiettivo finale di un progetto e in che modo le varie attività contribuiscono a raggiungere la meta.

Pianificare le attività

Dopo aver lavorato con il team per stabilire le priorità delle attività, arriva il momento di creare un piano organizzato.

In altre parole, si tratta di identificare quali compiti sono nelle mani di chi e valutare un lasso di tempo entro il quale devono essere eseguiti per raggiungere l’obiettivo principale in modo tempestivo.

Un project manager dovrebbe avere una chiara comprensione dei punti di forza e di debolezza di ogni membro del gruppo.

Sapere questo consentirà di delegare e pianificare le attività in modo efficace.

Verificare regolarmente la disponibilità delle risorse e la competenza richiesta

Una volta assegnate e pianificate le attività come da punto precedente, il lavoro non finisce qui; è infatti necessario assicurarsi continuamente della disponibilità delle risorse e delle loro competenze.

Per organizzare efficacemente il team, bisogna prestare attenzione alle capacità e alla creatività personale di ogni singolo membro del team e, soprattutto, non sovraccaricare nessuno.

Per assicurarsi che il processo funzioni, è necessario controllare regolarmente con tutte le persone coinvolte per valutare il ritmo e qualsiasi problema imprevisto che potrebbe ostacolare il raggiungimento dell’obiettivo.

Garantire una formazione adeguata

L’ultima cosa che un project manager vuole scoprire a metà del processo è che alcuni membri del team non sono in grado di completare le loro responsabilità perché non sanno come farlo.

Oltre ad effettuare un’analisi delle esigenze di formazione del team e organizzare corsi in base alle necessità, è importante fornire un tutoraggio continuo e una guida ai meno esperti per aiutarli a diventare rapidamente collaboratori produttivi.

Fornire feedback costruttivi

Fornire feedback costruttivi ai membri del team è uno dei modi migliori per aiutarli a crescere professionalmente e personalmente.

Si possono organizzare regolarmente dei meeting di “check-in” in cui valutare la situazione e in cui il project manager ha la possibilità di fornire consigli e feedback su come ritiene che i membri del team stiano progredendo e possano crescere ulteriormente.

Fornire premi e apprezzamenti

Spesso ci si concentra solamente nel fornire feedback positivo, mentre si dimentica quanto sia importante per il morale e la motivazione della squadra ricevere riconoscimenti positivi, ricompense o apprezzamenti per il buon lavoro svolto.

I premi non necessariamente devono essere in denaro, ma anche un ringraziamento ufficiale di fronte agli altri membri del team, o addirittura dell’intera organizzazione, può dare quella carica in più.

In questi casi è importante tenere conto la personalità dell’individuo: alcune persone possono prediligere apprezzamenti in privato, mentre altre si sentono più valorizzate se apertamente ringraziate davanti a tutti.

Essere flessibili

Un progetto può essere soggetto a più revisioni e, a loro volta, anche le attività possono subire dei cambiamenti.

È necessario quindi che il project manager aiuti il team ad essere abbastanza flessibile da apportare modifiche dell’ultimo minuto pur rispettando la scadenza del progetto.

Perché tutto funzioni, la comunicazione è chiave.

Organizzare e supportare il team con un buon software di project management

L’utilizzo di un buon software di gestione dei progetti può aiutare enormemente ad organizzare non solo il lavoro del project manager, ma anche quello del team di progetto in generale.

In un solo luogo, il software appunto, saranno raggruppate tutte le informazioni e le documentazioni del progetto e sarà possibile vedere il punto della situazione e lo status di progetto in ogni momento. In questo senso un buon Gantt nel software sarà indispensabile.

Inoltre, a seconda della funzionalità del software, questo può inviare notifiche di scadenze importanti, fungere da chat interna ed essere il punto di riferimento per ogni attività.

 

Seguendo questi semplici suggerimenti, organizzare e supportare il lavoro di un team di progetto dovrebbe risultare molto più semplice.

In questo modo, i project manager possono sviluppare responsabilità, fiducia e un approccio meno gerarchico.

Ed ecco l’ultimo consiglio: come responsabile di progetto è importante imparare a fidarsi della squadra finché non si avrà motivo di credere il contrario.

L’esperienza di un team di progetto che lavora ad alte prestazioni è molto difficile da dimenticare. Se mai ti è capitato di far parte di un Team del genere conserverai sicuramente ricordi indelebili di quell’esperienza.

In questo tipo di team, si instaura di solito un forte legame di fiducia. Le persone lavorano insieme in modo cooperativo per raggiungere gli obiettivi comuni e spesso il progetto ha ancora più successo di quanto il Project Manager e il cliente avrebbero potuto immaginare.

L’esperienza dei membri del Team è sicuramente una caratteristica dominante ma non è l’unica. Questi tipi di team hanno generalmente alcune caratteristiche chiave in comune che li rendono i team efficaci e ad alte prestazioni.

Fra queste caratteristiche possiamo trovare:

• Obiettivi chiaramente definiti
• Ruoli chiaramente definiti
• Comunicazione aperta e chiara
• Processo decisionale efficace
• Partecipazione equilibrata
• Accettazione delle diversità
• Gestione dei conflitti
• Atmosfera lavorativa positiva
• Relazioni di cooperazione
• Leadership partecipativa

Ma come creare una squadra efficace?

Il requisito più importante per un progetto di successo è la scelta del team che si prenderà in carico il lavoro.

L’insieme delle competenze apportate da ciascun individuo della squadra dovrebbe aggiungere un valore in più al team nel suo insieme.

Di solito ci sono due cose che devono essere valutate prima di selezionare un individuo per far parte di un team di progetto: innanzitutto, quali competenze sono necessarie per ricoprire la posizione nel team di progetto? E in secondo luogo, quali competenze ed esperienze può offrire questo nuovo membro?

Ogni progetto ha i propri requisiti e i ruoli vengono scelti di conseguenza in base ad esperienza, abilità, conoscenza, ecc. degli individui.

Questo è uno dei passi più importanti nella gestione dei progetti: raggruppare insieme professionisti efficienti ed efficaci.

I passaggi necessari per scegliere il giusto mix di individui per creare un team ideale sono:

• Identificare gli obiettivi da raggiungere: conoscendo gli obiettivi si possono capire i parametri delle attività da fare che a loro volta decidono il tipo di abilità e capacità richieste per portare a termine il progetto con successo.
• Selezionare i membri del team: da un pool di persone con differenze skills ed esperienze è necessario selezionare per il team coloro che hanno le competenze specifiche richieste per il progetto. Per costruire un team efficace, non bisogna concentrarsi solamente sulle abilità che un singolo membro del team deve possedere, ma anche sia sul pool di abilità che, in generale, l’intero team deve avere.
• Ottimizzare le prestazioni del team: non basta costruire un team e delegare compiti ai singoli individui. Per ottenere risultati è necessario calibrare le prestazioni e continuare a ricordare loro che devono lavorare come un’unica squadra per raggiungere l’obiettivo prestabilito.

Il membro del team perfetto

Le risorse umane disponibili influiscono sulla deliverability dei progetti, cioè più i membri sono informati ed esperti, maggiori saranno le probabilità di concludere un progetto con successo.

Quindi, cosa devono cercare i project manager quando vogliono trovare i perfetti membri per il team?

Ecco alcune caratteristiche:

• I membri del team dovrebbero essere disciplinati e organizzati; questo porta efficienza alla squadra.
• Dovrebbero essere grandi comunicatori che ascolteranno e affronteranno le preoccupazioni in modo efficace.
• Dovrebbero essere oggettivamente talentuosi nel loro campo.
• Dovrebbero essere intraprendenti.
• Dovrebbero essere di natura proattiva, ovvero dovrebbero essere in grado di intraprendere azioni da soli.
• E infine, dovrebbero avere un impegno totale e puro nei confronti del progetto e del proprio ruolo all’interno del team.

Cosa rende una squadra di successo?

Una volta visto come trovare i perfetti membri per un team di progetto efficiente, c’è però ancora un piccolo tassello che manca: il project manager.

Il project manager è infatti parte integrante del team di progetto e, per questo motivo, c’è bisogno di un project manager straordinario per gestire un gruppo di persone competenti che si impegnano per un unico obiettivo.

Non sempre però riunendo un manager che sa il fatto suo ed un team di progetto ben costruito, si ottiene un lavoro di successo; ci sono infatti alcune caratteristiche che misurano il successo di una squadra:

• I ruoli e gli obiettivi del team dovrebbero essere chiaramente definiti
• La partecipazione di tutti i membri dovrebbe essere equilibrata e ben definita
• La comunicazione tra i membri dovrebbe essere chiara e aperta
• Le relazioni tra i membri del team dovrebbero essere pienamente collaborative
• La diversità deve venire accettata
• Il project manager dovrebbe essere pienamente coinvolto nella gestione del compito e dei suoi risultati
• Conflitti e stress dovrebbero essere risolti rapidamente
• L’atmosfera generale del team di progetto dovrebbe essere positiva. Un’atmosfera positiva porta a condizioni di lavoro efficienti che a loro volta aumentano la produttività.
• Infine, l’utilizzo della tecnologia aiuterà a implementare tutte le caratteristiche di cui sopra con una comodità senza pari. Un buon strumento software di gestione progetti che racchiude diverse funzionalità potrà permettere di rimanere al passo con le attività di progetto e di gestire il team di progetto con precisione.

 

In generale, l’organizzazione del lavoro all’interno di un team di progetto richiede un’attenzione e uno sforzo speciali.

La distribuzione dei ruoli e l’assegnazione delle responsabilità è il primo passo verso gli obiettivi del progetto.

Costruire un team di progetto altamente produttivo può sembrare impegnativo.

Come identificare chi è la persona giusta per la squadra? Come distribuire i ruoli e assicurarsi che ognuno capisca la propria parte? E se un team di grandi esperti si rivelasse totalmente disfunzionale?

Sebbene parte della conoscenza che risponde a queste domande sia abbastanza intuitiva, ci sono regole da seguire che aiutano a creare un team di progetto efficiente.

La gestione dei progetti è un campo in cui le soluzioni personalizzate possono portare al successo e a un’esperienza del team di progetto positiva.

Il team di sviluppo nei progetti gioca un ruolo chiave nel condurre al successo. Come è facile immaginare, è un elemento essenziale nella gestione del progetto.

A proposito della gestione dei progetti potrebbe interessarti anche questo articolo su come scegliere un tool per la gestione dei progetti.

Il motto ideale del team di sviluppo del progetto potrebbe essere “Tutti per uno, uno per tutti!” e in questo articolo proviamo a spiegarne il perché.

Ma che cos’è il team di sviluppo nei progetti?

Ma partiamo dall’inizio. Il Team di sviluppo comprende il project manager e il gruppo di persone che lavorano insieme su un progetto per raggiungere i suoi obiettivi.

È composto, in sostanza:

• dal project manager;
• dallo staff di project management;
• da altri membri del team che, anche se non direttamente coinvolti nella gestione, svolgono comunque delle attività legate al progetto.

Si tratta in sostanza di un team composto da persone con una conoscenza precisa della materia o con le competenze necessarie per svolgere il lavoro del progetto.

I ruoli del team di sviluppo del progetto

Il team di sviluppo nei progetti include i seguenti ruoli:

Project manager o responsabile di progetto:

Il project manager gioca la parte principale del progetto ed è responsabile del suo successo e della sua qualità.

Il suo compito è assicurarsi che il ciclo di vita del progetto proceda e si completi entro il periodo di tempo specificato e il budget di progetto approvato e allo stesso tempo raggiunga i suoi obiettivi.

A un project manager sono affidati vari compiti e responsabilità come:

• Sviluppo di un piano di progetto
• Gestione dei risultati finali secondo il piano di progetto
• Guida e gestione del team di progetto
• Decisione della metodologia di lavoro nel progetto
• Stabilire una pianificazione del progetto e determinare ogni fase
• Assegnazione di attività ai membri del team di progetto
• Fornire aggiornamenti regolari alla dirigenza superiore

Membri del team di sviluppo del progetto

I membri del team di progetto sono principalmente le persone che fanno parte della squadra e lavorano alle varie fasi del progetto.

Possono essere personale interno o consulenti esterni e possono lavorare a tempo pieno o part-time; inoltre, i loro ruoli possono variare in base a ciascun progetto.

I compiti dei membri del team di progetto possono essere riassunti come segue:

• Contribuire agli obiettivi generali del progetto
• Fornire esperienza e conoscenza
• Collaborare per determinare e soddisfare le esigenze aziendali
• Documentare il processo

Sponsor del progetto

Lo sponsor del progetto è il driver e il sostenitore interno del progetto.

In genere si tratta di membri dell’alta dirigenza, coloro che hanno un interesse nel risultato positivo del progetto.

Gli sponsor del progetto lavorano a stretto contatto con il project manager, legittimano gli obiettivi del progetto e partecipano alla pianificazione di alto livello.

Inoltre, spesso aiutano a risolvere i conflitti e rimuovere gli ostacoli che si verificano durante il ciclo di vita del progetto e firmano le approvazioni necessarie per avanzare in ciascuna fase.

I doveri dello sponsor del progetto sono i seguenti:

• Prendere le decisioni aziendali chiave per il progetto
• Approvare il budget del progetto
• Garantire la disponibilità delle risorse
• Comunicare gli obiettivi del progetto a tutta l’organizzazione

Le 5 fasi del modello Tuckman per trasformare il Team di progetto

Un team di sviluppo nei progetti è composto da individui con caratteristiche e conoscenze uniche.

La squadra è così: caratteri diversi, esperienze maturate in situazioni e contesti diversi, conoscenze diverse e, in certi casi, lingua, cultura e luogo di lavoro completamente differenti.

Detto questo, diventa chiaro che avere a propria disposizione dei professionisti non significa automaticamente avere un team.

Ecco quindi che, per tramutare un gruppo di persone casuale in un team consolidato, si deve passare attraverso cinque fasi cosiddette “le cinque fasi del modello Tuckman”.

1. Forming – fase di formazione

In questa prima fase, i membri del team di progetto si incontrano per la prima volta.

Questo è come un periodo di orientamento in cui si conoscono le informazioni relative al progetto, gli obiettivi, i ruoli e le responsabilità.

Durante questa fase, le persone cercano leadership e autorità.

Un errore in questa fase può portare problemi che difficilmente si potranno risolvere in futuro.

2. Storming – fase del conflitto

La fase del conflitto è quella probabilmente più difficile e critica da attraversare.

Questo è un periodo segnato, appunto, dal conflitto e dalla competizione quando iniziano ad emergere personalità individuali e divergenze su cosa deve essere fatto e come.

In caso di conflitti, il project manager deve intervenire immediatamente per evitare il formarsi di sotto-gruppi che potrebbero portare ad un clima distruttivo.

Per superare questa fase, i componenti del team, con l’aiuto del project manager, devono lavorare per:

• superare le barriere,
• accettare le differenze individuali,
• lavorare attraverso idee contrastanti.

3. Norming – fase della coesione

Se le squadre superano la fase di conflitto con successo, quello che emerge è un certo grado di unità e si entra quindi nella fase della coesione.

Qui, i membri del team non sono più concentrati sugli obiettivi individuali, ma cercano un modo per lavorare insieme.

Le prestazioni del team aumentano man mano che le persone imparano a collaborare e iniziano a concentrarsi sugli obiettivi del team.

Tuttavia, l’armonia è precaria e se riaffiorano disaccordi, la squadra potrebbe ricadere nella fase di conflitto.

4. Performing – fase della prestazione

In questa fase si raggiungono consenso e collaborazione e il team è maturo e organizzato.

Non tutte le squadre riescono a raggiungere questo livello; molti team si fermano infatti alla fase precedente.

Un team nella fase di performing è una squadra in grado di performare in modo autonomo e senza constante supervisione.

Inoltre, problemi e conflitti possono sicuramente emergere, ma sono risolti internamente dato che il team è concentrato al raggiungimento degli obiettivi.

5. Adjourning – fase della sospensione

Questa fase si raggiunge quando il processo si avvicina alla conclusione e la maggior parte degli obiettivi della squadra sono stati raggiunti.

L’attenzione si concentra sul completamento delle attività finali e sulla documentazione dell’impegno e dei risultati.

Si tratta di una fase delicata in cui il project manager deve assicurarsi di mantenere alta la concentrazione del team, solamente una volta terminato il progetto si potrà passare ai festeggiamenti.

In seguito, i membri del team possono essere assegnati a nuovi progetti.

 

Per concludere, avere un team di sviluppo nei progetti forte non significa solo raggruppare degli individui con il giusto mix di competenze professionali.

La chiave è creare un team efficace e produttivo in grado di comunicare, cooperare e innovare in un’atmosfera di fiducia e rispetto reciproci.

La pianificazione delle risorse è fondamentale per il successo della gestione del progetto.

In altre parole: gestire progetti significa gestire le risorse.

Non importa in che tipo di organizzazione ci si trovi. Che sia una fabbrica, un’impresa di costruzioni, un’agenzia di marketing, il suo successo dipenderà dalle persone, dai macchinari e dai materiali utilizzati, cioè dalle risorse.

Come abbiamo detto nel precedente articolo, per gestire correttamente le risorse non si può operare d’istinto, ma il Project Manager deve avere una strategia. E’ proprio grazie alla strategia che si riesce a realizzare un vero e proprio “Piano di gestione delle risorse”

Che cos’è un piano delle risorse?

Un piano delle risorse organizza, identifica ed elenca le risorse necessarie per completare con successo un progetto.

Le risorse sono una categoria ampia che comprende attrezzature, strumenti, forniture, materiali, tempo e persone.

Un piano di gestione delle risorse adeguato mapperà le quantità esatte delle risorse immagazzinabili (come contanti) e di quelle non immagazzinabili (come la manodopera).

Le considerazioni fatte durante la pianificazione delle risorse influenzano notevolmente la pianificazione e la definizione del budget di un progetto.

Questi due elementi sono infatti strettamente connessi.

Quali sono i componenti di un piano delle risorse?

Il piano delle risorse mira a utilizzare le stesse nel modo più efficiente possibile, contribuendo così alla produttività complessiva del progetto.

La soluzione migliore è disporre di un flusso costante di risorse e assicurarsi di utilizzarle in modo saggio e produttivo.

Per valutare e creare correttamente un piano delle risorse, è necessario porsi alcune domande sui componenti più importanti, fra cui:

• Quali sono i ruoli del team di progetto?
• Quali sono le esigenze di approvvigionamento del progetto?
• Quali tipi di contratto sono richiesti?
• Quali criteri verranno utilizzati per selezionare appaltatori o fornitori?
• Quanto del budget è destinato alle risorse?
• Tipi di risorse da gestire nei tuoi progetti

Per entrare nello specifico, le risorse che si prendono in considerazione possono essere:

• Risorse finanziarie: in altre parole denaro. Quanto si può investire in nuove attrezzature o nella formazione dei dipendenti?
• Risorse di personale: cioè i dipendenti. Ci sono abbastanza persone contrattate? Le risorse hanno le giuste competenze per completare il progetto? Qualcun altro deve essere assunto?
• Risorse di spazio: cioè uffici, sale, magazzini, ecc. Lo spazio attuale si adatta comodamente a tutte le persone? Queste risorse si stanno sfruttando alla loro massima capacità?
• Risorse tecnologiche: cioè software, strumenti e sistemi digitali, ecc. C’è qualcosa di cui si ha bisogno e ci sono i soldi per comprarlo/adottarlo?
• Attrezzature: ognuno ha l’attrezzatura necessaria per completare i propri compiti e progetti?

La pianificazione delle risorse di un progetto deve assicurare che tutte queste risorse siano utilizzate in modo efficace, puntuale e nel rispetto del budget.

La gestione delle risorse è strettamente legata allo svolgimento del progetto, ecco perché, utilizzare un software di project management come Twproject, può fare la differenza.

Twproject include una parte dedicata appositamente alla pianificazione delle risorse, perché permette di avere accesso immediato a tutti i dati in tempo reale, nonché a quelli raccolti durante l’analisi dei prerequisiti.

Fasi della pianificazione delle risorse

Ci sono quattro fasi principali per la pianificazione delle risorse.

1. Prerequisiti per la pianificazione delle risorse

Prima di passare alla creazione di un piano delle risorse, il project manager ha bisogno di determinati prerequisiti.

Fra questi si conta la struttura di suddivisione del lavoro – o WBS – che aiuta ad illustrare il progetto in sezioni gestibili ed aiuta quindi a capire di che tipo di team e risorse si avrà bisogno.

In Twproject questa attività può essere svolta facilmente:

Allo stesso modo, il project manager avrà bisogno di una durata stimata del progetto e delle attività, in modo da poter programmare di conseguenza le risorse del progetto.

Una delle tecniche utilizzate in questo caso è il metodo del percorso critico che illustra l’andamento del progetto, includendo anche le dipendenze, le tappe e la durata delle attività.

2. Acquisire le risorse

Una volta raccolti ed analizzati i requisiti, il project manager deve mettere insieme il team di progetto in base alle competenze e all’esperienza che il progetto richiede.

Inoltre, le attrezzature ed i materiali devono essere acquistati e gli appaltatori e fornitori devono essere contrattati.

A seconda del tipo di progetto ci saranno più o meno tipi di risorse necessarie.

Nel caso di progetti più semplici, ad esempio, potrebbe non essere richiesta la contrattazione di fornitori esterni. Nel caso di progetti più complicati, invece, l’elenco e tipologia delle risorse potrebbe essere lungo e vario.

3. Gestire le risorse

Una volta definiti i ruoli e le responsabilità del team e la funzione di ogni singola risorsa, il project manager passerà alla gestione delle risorse per assicurarsi che queste seguano e abbiano chiaro il piano stabilito.

I problemi potrebbero essere sempre dietro l’angolo e, ovviamente, se e quando si verificano, il project manager dovrà essere in grado di identificare, analizzare, risolvere e rivedere la situazione.

4. Controllo delle risorse

Controllare le risorse è un concetto diverso dalla pura gestione.

Con questo concetto si intende monitorare le risorse durante l’esecuzione delle attività e del progetto per assicurarsi che stiano fornendo i risultati che ci si aspetta da loro.

Con Twproject potrai monitorare costantemente i risultati ma anche il loro carico per mantenere sempre il team ad un livello ottimale:

Strumenti e tecniche di pianificazione delle risorse

Un software per la gestione delle risorse può automatizzare le attività e tenere traccia delle ore di lavoro rispetto ai budget, fornire grafici a colori per aiutare a monitorare le risorse scarse e condividere i dati con i diretti interessati.

Grazie a questo un project manager può venire a conoscenza tempestivamente di eventuali criticità e introdurre diverse tecniche che aiutino a garantire una pianificazione delle risorse efficienti.

Ecco quali sono:

• Riunioni con focus sulle risorse: riunioni brevi, frequenti e orientate all’azione offrono ai project manager uno spazio per discutere i ruoli e le responsabilità relativi alla pianificazione delle risorse. L’incontro si concentra sulla condivisione di informazioni basate sui fatti e sulla pianificazione a breve termine per attività e compiti critici del progetto. Questi incontri aiutano a creare la cultura del progetto e forniscono alla leadership un controllo frequente per azioni correttive e chiarimenti.
• Livellamento delle risorse: questa è una tecnica per ottimizzare l’allocazione delle risorse regolando la pianificazione del progetto nel tempo per risolvere i conflitti causati dalla sovra-allocazione delle risorse. Questa tecnica può influenzare il percorso critico.
• Smoothing delle risorse: una tecnica per ottimizzare l’allocazione delle risorse senza influenzare il percorso critico.
• Disponibilità e utilizzo delle risorse: una tecnica di pianificazione delle risorse per garantire che le risorse assegnate al progetto siano effettivamente disponibili. Questo viene fatto calcolando il costo per utilizzarle, monitorando l’uso pianificato rispetto all’uso effettivo delle risorse e intraprendendo azioni correttive.
• Pianificazione della capacità delle risorse: una tecnica di pianificazione utilizzata dai gestori di portafoglio che supervisionano la pianificazione delle risorse e gestiscono più progetti. La pianificazione delle capacità significa determinare se le risorse allocate sono sufficienti per completare nuovi progetti e determinare se la quantità di risorse è sufficiente per i team di progetto esistenti.

Per concludere, una pianificazione delle risorse efficiente è sintomo di una struttura interna ben organizzata.

Avere una visione olistica delle risorse e allinearle sull’obiettivo da raggiungere e sulla strada da percorrere è un must se si vuole un progetto di successo.

Gestire le risorse del progetto in modo efficace è uno degli aspetti più importanti del lavoro per la realizzazione degli obiettivi prefissati. Senza risorse adeguate, infatti, il progetto non potrà mai essere completato.

Fondamentalmente abbiamo già parlato di quali sono le risorse di un progetto, e sappiamo che “Le risorse sono persone, attrezzature, luoghi, denaro o qualsiasi altra cosa di cui ha bisogno un progetto per essere svolto”.

L’elemento predominante però è l’elemento umano e pertanto possiamo definire che: le risorse sono un gruppo di persone che lavorano insieme – utilizzando magari altre risorse materiali – verso un obiettivo comune.

Sembra una definizione semplice, ma una gestione efficace delle risorse non accade solo riunendo alcune persone e chiamandole “squadra” o Team. A tal proposito puoi anche leggere questo articolo che spiega come realizzare un team.

Quando le risorse sono disponibili e monitorate adeguatamente, i risultati del progetto possono essere preparati con cognizione di causa e consegnati rispettando tempo e budget.

Che si tratti di risorse del team, risorse materiali o entrambe, tutte devono essere gestite in modo efficace.

Ecco, quindi, i nostri 8 suggerimenti per gestire le risorse di progetto in modo efficace.

Gestire le risorse di progetto: Centralizzare le risorse in un unico pool

Questo centralizzare tutte le risorse in un unico pool quando si lavora su più progetti o più dimensioni di un singolo progetto aiuta il project manager ad avere la panoramica delle risorse ogni volta che ne ha bisogno con grande comodità.

Inoltre, quando si dispone di un pool di risorse centralizzato, il project manager ed il team possono determinare i limiti delle risorse e ciò evita che queste vengano sprecate o utilizzate in modo eccessivo.

In questo modo, avere un pool centralizzato di risorse è un modo efficiente di gestire le risorse piuttosto che creare un centro risorse separato per ogni progetto o ogni piccola attività di un singolo progetto.

Gestire le risorse di progetto: Determinare le competenze necessarie delle risorse

Prima di assumere un team, è necessario sottolineare un insieme di competenze che fungano da parametro per l’assunzione di persone per il progetto.

Se le risorse hanno infatti conoscenze limitate o competenze inadeguate, il team sarà più difficile da gestire.

Gestire le risorse di progetto: Incentivare la collaborazione per aumentare la produttività

Per aumentare la produttività del team, è necessario aumentare l’interazione e la collaborazione tra i membri della squadra stessa.

Per far questo, è possibile utilizzare vari strumenti di collaborazione.

Una volta che i membri del team sono affiliati tra loro, possono di conseguenza affiliarsi meglio al progetto.

Al fine di aumentare la collaborazione nel Team, potrebbe essere utile organizzare varie sessioni interattive e riunioni in cui tutti possono contribuire con le proprie idee e piani.

Ottenere un feedback da ogni membro del team favorisce la creatività e la produttività; inoltre, aiuta i membri del team a conoscere meglio la mentalità e l’approccio di pensiero reciproco.

Gestire le risorse di progetto: Assicurarsi di lavorare su un obiettivo comune

Garantire che tutti lavorino per un obiettivo comune, consente di aumentare la fiducia tra i membri del team e di assicurare che il processo sia trasparente per tutti.

Inoltre, un obiettivo comune aiuta a tenere una discussione aperta riguardo a potenziali rischi del progetto o incertezze che possono influenzare le risorse del progetto.

E ciò porta a una gestione efficace delle risorse del progetto.

Un’altra cosa con cui un obiettivo comune aiuta è la definizione delle priorità delle attività: quando ogni membro ha un traguardo comune, sa a cosa è necessario dare la priorità per raggiungere tale obiettivo.

Quindi, è importante che il project manager si assicuri che ogni membro del suo team sappia cosa è importante in modo che possa essere chiaro nella definizione delle priorità delle attività.

Gestire le risorse di progetto: Costruire una strategia adeguata

Quando si costruisce una strategia adeguata, si ha una base su cui pianificare le azioni e implementarle.

Poiché ci sono molte risorse in un progetto, spesso diventa difficile gestirle senza una sana strategia.

Per costruire una “strategia efficace”/”un piano di gestione delle risorse”, è necessario determinare tutte le risorse importanti, il periodo di tempo per il quale saranno richieste e la quantità di lavoro che può essere svolto con esse.

Il compito rimanente è mantenere la strategia per tutto il progetto e non esitare ad apportare modifiche se si vede qualcosa che non va.

Spesso, i project manager e il team pensano che sia sufficiente documentare la strategia e non si concentrano sulla sua implementazione in concreto.

Gestire le risorse di progetto: Usare la tecnologia dove possibile

Per mantenere un buon controllo sulla strategia, sui piani e sui processi di gestione delle risorse, la tecnologia può venire in aiuto.

Un software di project management può evitare gli errori umani rendendo efficienti l’intero processo di gestione delle risorse.

L’uso della tecnologia può far risparmiare tempo e migliorare la precisione, in modo che i membri del team abbiano la possibilità di concentrarsi su altri task.

Su Twproject, ad esempio, si riesce immediatamente ad avere una visione del Team e del carico di lavoro che sta svolgendo.

Puoi trovare maggiori informazioni in questa pagina.

L’uso della tecnologia contribuisce notevolmente ad accelerare e semplificare i processi in modo significativo. Qualsiasi caratteristica del progetto che può essere completata utilizzando la tecnologia dovrebbe essere automatizzata. Ciò a sua volta ridurrà al minimo il rischio di errori e libererà personale che potrà poi essere riassegnato ad altri progetti.

Eventuali processi automatizzati devono essere inizialmente provati e testati per garantire che non ci siano difetti, poiché gli errori aggiungeranno un costo elevato lungo il ciclo di vita del progetto.

L’equilibrio tra tecnologia e gestione delle risorse è una parte fondamentale dello sviluppo aziendale che consente di lavorare a più progetti contemporaneamente in maniera efficiente.

Gestire le risorse di progetto: Prepararsi al peggio

Sfortunatamente, potrebbe capitare di trovarsi di fronte a potenziali rischi o incertezze nella gestione delle risorse.

Anticipare potenziali disastri e disporre di procedure per ripararli nel caso si verificassero è, quindi, importante per il successo di qualsiasi progetto.

Sebbene sia meglio avere le risorse necessarie a portata di mano per risolvere ogni potenziale problema, una soluzione è anche quella di avere un sistema che consenta di reperire risorse esterne rapidamente.

Un piano B aiuta a rimanere fiduciosi e, a volte, questo da solo è un aspetto sufficiente per gestire le risorse in modo tranquillo ed efficace.

Gestire le risorse di progetto: Rendere felice il team di progetto

Il team di progetto è ciò che fa funzionare un progetto e, in generale, un’organizzazione e le persone di solito danno il meglio quando sono appassionate del loro lavoro.

Il project manager dovrebbe quindi sapere cosa i dipendenti amano fare e cosa li motiva di più.

La corrispondenza di una risorsa con un’attività è infatti più produttiva dell’assegnazione di un’attività a una risorsa.

Mantenere la squadra motivata e felice aiuta ad evitare un elevato turnover dei dipendenti.

Avere personale a lungo termine a bordo aumenta la probabilità che ogni progetto intrapreso vada a buon fine.

Inoltre, per riconoscere l’importanza degli sforzi dei membri del team, è importante introdurre un sistema di incentivi per un lavoro ben fatto e premiarli quando si raggiungono traguardi chiave.

Una parte fondamentale per un’efficiente gestione delle risorse è riconoscere che un elevato utilizzo delle risorse non è sempre indice di una buona gestione delle risorse.

Pertanto, gli 8 potenti suggerimenti elencati in questo articolo possono aiutare ogni project manager nel gestire in maniera efficace le risorse del progetto.

Un project manager ha bisogno delle risorse per consegnare un progetto, ma sta in lui gestirle in maniera efficace.

La formazione del team è fondamentale per un’azienda moderna se si pensa che il lavoro di squadra è oramai unanimamente considerato essenziale per il successo aziendale. Quindi, oggi più che mai, diventa importante non solo sapere come creare il un Team di progetto che funzioni, ma soprattutto diventa fondamentale farlo crescere nel migliore dei modi.

Quando si parla di formazione, bisogna considerare il tempo che le viene dedicato come un investimento.

Addestrando e formando il team, consentendogli così di assumersi le responsabilità e di prendere decisioni da solo, quando possibile, permetterà anche al project manager di non dover controllare ogni minima azione della squadra e di utilizzare il suo tempo per lavorare ad altri task più importanti.

Come capire quando c’è bisogno di formazione?

Prima dell’implementazione di qualsiasi programma di formazione, è necessario stabilire che i metodi di formazione possano rispondere adeguatamente alle esigenze del team.

Questo inizia con un’analisi dei bisogni, non solo a livello di squadra, ma anche a livello individuale.

Una volta identificati questi bisogni si sceglierà il tipo di formazione adatta per superare le sfide che la squadra e/o l’individuo deve affrontare.

Ecco alcuni suggerimenti per capire quando c’è bisogno di formazione e di che tipo:

1. Stabilire aspettative chiare per ogni ruolo

Per identificare le esigenze di formazione e sviluppo, è necessario definire aspettative chiare per ciascun ruolo all’interno del team. Questo permette di creare un benchmark per monitorare le prestazioni e di capire di quali competenze ha bisogno un dipendente per avere successo nel suo ruolo.

2. Monitorare le prestazioni dei dipendenti

Misurare e monitorare le prestazioni dovrebbe essere considerato un mezzo per supportare i dipendenti – non penalizzarli – e allo stesso tempo può essere uno strumento prezioso per identificare le opportunità di sviluppo all’interno di un gruppo.

3. Chiedere

Il feedback diretto dei dipendenti sulle necessità di formazione può essere un’aggiunta preziosa al piano di formazione e sviluppo. Un modo semplice è chiedere ai dipendenti di valutare la loro soddisfazione sul lavoro e le loro prestazioni e poi chiedere loro cosa lo renderebbe migliore.

4. Utilizzare il focus group

I focus group sono uno strumento utile per aiutare a identificare le esigenze di formazione e sviluppo all’interno di un’organizzazione. Il focus group, sotto la guida di un facilitatore esperto, permette di raccogliere i punti di vista e le opinioni dei dipendenti sulla formazione corrente e su come migliorare l’offerta.

Come si svolgerà la formazione del team?

Una volta eseguita l’analisi dei bisogni, il programma di formazione scelto dovrà presentare le seguenti caratteristiche:

• Accessibilità, dovrà disponibile per tutti i dipendenti che necessitano di formazione;
• Usabilità, dovrà essere progettato a un livello tale che i dipendenti possono capire;
• Apprendibilità, dovrà rispondere in modo adeguato alle esigenze di formazione, creando conoscenza concreta.

Ci sono poi una serie di elementi di progettazione da tenere a mente, tra cui la durata, il luogo della formazione e chi la fornirà.

I programmi di formazione possono essere condotti utilizzando sessioni di pratica individuali o di gruppo, oppure possono essere organizzati in un’unica sessione continua o in più lezioni più brevi.

Le ricerche hanno scoperto che più sessioni portano a un trasferimento di conoscenza migliore rispetto all’unica sessione continua, molto probabilmente perché forniscono agli studenti un periodo per riposare e metabolizzare le informazioni senza sentirsi sopraffatti.

Per quanto riguarda la sede della formazione, questa può essere all’interno o all’esterno dell’organizzazione.

In questo senso, ci sono poche ricerche che dimostrano quale ambiente generi risultati migliori.

Tuttavia, la formazione in loco può facilitare l’esperienza sul posto di lavoro e fornire agli studenti un’opportunità di pratica realistica.

Inoltre, la formazione fuori sede tende ad essere più costosa, nel qual caso la formazione in sede potrebbe comportare un migliore ritorno sull’investimento.

Per quanto riguarda chi faciliterà la formazione; gli istruttori possono provenire dall’interno, formatori interni, o dall’esterno dell’organizzazione, formatori esterni. Ma non solo: un programma di formazione può anche essere autogestito.

Questi programmi autogestiti richiedono una maggiore motivazione da parte del dipendente/studente, ma consentono un approccio più personalizzato e incentrato sul discente.

Con l’utilizzo della tecnologia e delle piattaforme di formazione è ora possibile rendere più coinvolgenti e molto efficaci questi programmi auto-amministrati.

In questo caso però, è necessario assicurarsi che gli allievi abbiano esperienza con il tipo di tecnologia utilizzata o, in caso contrario, si dovrebbe fornire agli allievi un tutorial prima di iniziare il programma di formazione vero e proprio.

I benefici della formazione del team

Sono molteplici i vantaggi della formazione del Team e proviamo a vederne insieme i più importanti:

1. Restare al passo con i cambiamenti del settore

Quasi ogni settore sta attraversando continui cambiamenti, sia in relazione a tecnologie e processi, sia in relazione alla concorrenza. Garantire che il team riceva una formazione regolare offre maggiori possibilità di essere in prima linea nel cambiamento e gli permette di essere consapevole di tutto ciò che sta accadendo intorno all’organizzazione.

2. Rimanere in contatto con gli sviluppi tecnologici

Uno dei più grandi cambiamenti che un’organizzazione deve affrontare ogni giorno sono gli sviluppi tecnologici. Con una formazione regolare, ci si può assicurare che il team comprenda la tecnologia più recente al massimo delle sue potenzialità.

3. Migliorare le competenze dei dipendenti

Avevamo già parlato in un altro articolo di come migliorare la produttività del team migliorando l’ambiente di lavoro, ma possiamo migliorare la produttività anche con la formazione. Uno dei vantaggi più evidenti della formazione continua dei dipendenti è il miglioramento delle capacità sia individuali che di gruppo. In questo modo l’intera organizzazione potrà raccogliere i frutti di un lavoro fatto come si deve.

4. La formazione come strumento motivazionale

Se vengono offerte opportunità di formazione continua, è più probabile che il team torni a lavorare desideroso ed entusiasta di provare le nuove conoscenze acquisite. Inoltre, questo permette di aumentare il clima di fiducia fra dipendente ed organizzazione.

5. Attirare nuovi talenti

Un programma di formazione strutturato renderà un’organizzazione più attraente per chi sta cercando lavoro. Chi tiene alla propria carriera e alla propria crescita professionale cerca infatti questo tipo di cose.

 

In un’organizzazione, la formazione può spesso essere qualcosa che viene sperimentato solo dai nuovi dipendenti.

Molte aziende la vedono esclusivamente come una necessità per aiutare il nuovo assunto ad entrare nel suo nuovo ruolo, ma una formazione efficace e continua per ogni singolo dipendente può essere molto vantaggiosa per un’organizzazione.

Sebbene l’investimento nella formazione continua del team possa sembrare consistente, è fondamentale rendersi conto che il miglioramento costante del personale aiuterà ad aumentare i profitti e a migliorare i risultati aziendali complessivi.

La preparazione e formazione del team per l’organizzazione è una parte importante del lavoro di un project manager e non si applica solo ai nuovi assunti.

Le persone hanno bisogno di formazione e supporto durante tutta la loro carriera, sia come individui che come team, per sviluppare le loro capacità e continuare a lavorare in modo efficace.

La formazione rappresenta un’ottima opportunità per espandere la base di conoscenze di tutti i dipendenti, ma i datori a volte vedono questo come un costo e una perdita di tempo lavorativo che può ritardare il completamento dei progetti.

Tuttavia, nonostante questi potenziali inconvenienti, la formazione e lo sviluppo forniscono, sia all’individuo che alle organizzazioni nel loro complesso, vantaggi che rendono i costi e il tempo un investimento utile.

5 consigli per la preparazione e formazione del team per l’organizzazione

Proprio per l’importanza di formare il team in modo efficace, vogliamo darvi 5 consigli per farlo al meglio. Anche se possono apparire scontati, in realtà non lo sono e non sempre vengono tenuti nella dovuta considerazione. Partiamo!

Preparazione e formazione del team: Concentrarsi in primis sul team building

Per creare una sinergia, il team deve trascorrere del tempo insieme per potersi conoscere.

Le ricerche mostrano che il team building ha un effetto positivo sul posto di lavoro, come nella definizione degli obiettivi, nelle relazioni e nella risoluzione dei problemi.

Invece di concentrarsi sugli obiettivi personali, buone capacità di team building possono unire i dipendenti attorno a un obiettivo comune e aumentare la produttività migliorando l’efficienza del team.

Quindi, prima di iniziare a esaminare i metodi di formazione del team, è importante iniziare con alcune sessioni di team building.

Preparazione e formazione del team: Scoprire come i membri del team preferiscono imparare

La diversità è fondamentale, non solo all’interno della forza lavoro, ma anche nel modo in cui si offrono opportunità di apprendimento al team.

Alcune persone preferiscono la formazione pratica, mentre altre preferiscono la formazione in aula con un insegnante.

Alcuni preferiscono immergersi nella formazione per un’intera giornata, mentre altri preferiscono dedicare un’ora ogni giorno.

Soddisfare, per quanto possibile, le diverse esigenze di apprendimento del team è estremamente importante per il tasso di successo della formazione e per aumentare la conservazione dell’apprendimento.

I quattro stili di apprendimento di Kolb possono essere utili per capire come gli individui del team preferiscono apprendere e quale stile di formazione potrebbe adattarsi meglio a loro.

I quattro stili sono:

• Divergente: Le persone con questo stile di apprendimento preferiscono l’osservazione piuttosto che la pratica, sono interessate al piano relazionale ed emotivo e necessitano di dialogo ed interazione.
• Assimilatore: Questo stile di apprendimento preferisce idee e concetti. Queste persone sono in grado di comprendere informazioni ed organizzarle in modo chiaro e logico, hanno un forte orientamento al compito e sono meno interessate alla relazione.
• Convergente: Le persone con questo stile di apprendimento preferiscono la parte pratica, sono efficienti nell’operatività e amano sperimentare nuove idee.
• Adattivo: Questo stile di apprendimento è pratico e le persone che preferiscono questo stile si affidano all’intuizione più che alla logica. Sono fortemente orientate al risultato.

Preparazione e formazione del team: Offrire diversi metodi di formazione

Una volta compresi quali sono gli obiettivi con la formazione del team e quali sono i diversi stili, è il momento di esaminare i diversi modi in cui è possibile formare la squadra.

Alcuni stili di apprendimento si adattano meglio ad un team rispetto ad altri.

La formazione pratica, ad esempio, può funzionare molto bene per i team se combinata con attività di team building, per consentire alle persone di mettere in pratica ciò che hanno appena appreso in un ambiente controllato e lavorare insieme verso un obiettivo comune.

Lo stesso vale per la formazione interattiva, in cui si possono utilizzare i giochi per guidare il gruppo attraverso diversi scenari di lavoro e convincerli a capire in modo collaborativo come gestirli al meglio.

Un’altra soluzione potrebbe essere quella di offrire un corso online, ma lasciare che i membri del team completino i quiz e gli esercizi individualmente, secondo le tempistiche più adatte ad ognuno di loro.

La scelta del giusto tipo di formazione per il team dipende quindi da molti aspetti, tra cui quali sono le esigenze di formazione, come gli individui apprendono, qual è l’obiettivo della formazione, il budget e quanto tempo si vuole dedicare alla formazione.

Preparazione e formazione del team: Follow up dopo le sessioni di formazione

Una volta terminata la formazione, lo sviluppo del team non è terminato. La continuità è la chiave infatti.

Il manager deve assicurarsi di continuare ad abilitare l’apprendimento, ad esempio attraverso feedback personali o con responsabilità extra dopo la formazione.

Inoltre, si possono creare incentivi per incoraggiare il team a mettere in pratica ciò che ha imparato.

Sottolineando l’importanza dell’apprendimento continuo, si mostra ai dipendenti che il loro sviluppo è una priorità per l’organizzazione.

Seguendo la formazione con nuove attività, incontri regolari o formazione aggiuntiva, si evita che le informazioni appena apprese cadano nel dimenticatoio o vengano sepolte dal lavoro – come succede molto spesso.

Preparazione e formazione del team: Non sottovalutare il potere della formazione informale

È un aspetto trascurato, ma si stima che l’apprendimento informale rappresenti fino al 75% dell’apprendimento all’interno delle organizzazioni.

Con questo si intende l’apprendimento attraverso l’auto-riflessione, l’apprendimento dai colleghi, supervisori e manager e l’apprendimento dalla lettura di articoli, libri e siti specialistici.

È qui che entra in gioco, per tornare al discorso iniziale, anche l’investimento nel team building, perché più il tuo team va d’accordo, maggiori sono le possibilità che apprenda in modo informale l’uno dall’altro.

I vantaggi della preparazione e formazione del team per l’organizzazione

• Migliori prestazioni dei dipendenti: il dipendente che riceve la formazione necessaria è in grado di svolgere meglio il proprio lavoro. La formazione darà al dipendente una maggiore comprensione delle proprie responsabilità all’interno del proprio ruolo.
• Maggiore soddisfazione e morale dei dipendenti: l’investimento nella formazione dimostra ai dipendenti che sono apprezzati da parte dell’azienda. E di conseguenza, dipendenti che si sentono apprezzati e stimolati dalle opportunità di formazione possono provare maggiore soddisfazione per il proprio lavoro.
• Affrontare i punti deboli: tutti hanno alcuni punti deboli su cui lavorare. Un programma di formazione consente di rafforzare quelle competenze che ogni dipendente deve migliorare.
• Coerenza: un solido programma di formazione e sviluppo garantisce ai dipendenti un’esperienza e una conoscenza di base coerenti.
• Aumento della produttività e rispetto degli standard di qualità che a sua volta migliorerà il fatturato dell’azienda e la potenziale quota di mercato.
• Maggiore innovazione in nuove strategie e prodotti: La formazione continua e il miglioramento delle competenze della forza lavoro possono incoraggiare la creatività.
• Riduzione del turnover dei dipendenti: il personale si sente apprezzato ed è quindi meno propenso a cambiare datore di lavoro.

E come può un software di project management aiutarti in questo processo? Attraverso uno strumento come Twproject, il team partecipa allo svolgimento del progetto, cooperando e rendendo le informazioni condivise e condivisibili. Questo permette ai senior di trasmettere la conoscenza anche ai membri junior, portando in evidenza criticità note.

La condivisione del lavoro aiuta il training informale con la gestione del lavoro quotidiano da parte di tutto il team.

Per concludere: più persone nel team sono ben formate, più l’organizzazione sarà efficiente.

Sapere come coinvolgere il team di progetto è sicuramente uno dei fattori chiave per gestire un’attività di successo.

Un project manager vuole che i suoi dipendenti siano orgogliosi di ciò che fanno e dell’organizzazione per cui lavorano.

Coloro che lavorano con uno scopo daranno il meglio; una pratica che può solo avvantaggiare l’obiettivo di un progetto e di un’azienda in generale.

È importante quindi esaminare ogni aspetto del motivo per cui le persone svolgono il lavoro e cosa le spinge a farlo.

Esistono modi per determinare il livello di coinvolgimento dei dipendenti all’interno del team di progetto, nonché strumenti per imparare a coinvolgerli. Vediamoli in questo articolo.

Cos’è il coinvolgimento di un team di progetto?

Il coinvolgimento dei dipendenti è più che sapere se a qualcuno piace o meno il proprio lavoro.

Misurare il coinvolgimento di un team di progetto consente di sapere quanto ogni membro è impegnato nell’azienda e nel suo successo.

Comprendere il livello di coinvolgimento è il primo passo; il passaggio successivo consiste nel migliorare questo coinvolgimento.

In qualità di manager, creare una forza lavoro che non sia solo felice, ma impegnata e motivata a produrre, eliminerà un ostacolo sulla strada del successo.

Alcuni fattori da considerare per capire il coinvolgimento di un team sono l’azienda e la sua leadership. Potrebbe anche interessarti questo articolo sui vari modelli di leadership.

Prima di poter iniziare a misurare il loro livello di coinvolgimento, bisogna chiedersi:

• Gli obiettivi e le visioni dell’organizzazione sono chiari e concisi?
• I dipendenti comprendono questi obiettivi?
• Esiste un chiaro collegamento tra il lavoro di ognuno e gli obiettivi dell’azienda?
• I dipendenti possono vedere in che modo il loro lavoro contribuisce al successo dell’azienda?
• La leadership dell’organizzazione è presente e in grado di motivare la forza lavoro?
• I manager sono dotati delle competenze necessarie per guidare un team verso il successo?

Quando tutti questi fattori sono positivi, è possibile iniziare a guardare più da vicino quanto il team di progetto è coinvolto.

Come si misura il coinvolgimento dei componenti del Team?

Si misura il coinvolgimento attraverso un semplice sondaggio tra i dipendenti.

Domande o affermazioni come “Ritengo che le mie esigenze siano una priorità in questa azienda” o “Il mio posto di lavoro è sicuro” saranno valutate da ogni membro del team su una scala da 1 a 5 in base al grado di accordo o disaccordo con la dichiarazione.

Una volta concluso il sondaggio, bisogna interpretare i risultati: i punteggi grezzi daranno la media di tutte le risposte al sondaggio, ma questi risultati non consentono di trarre conclusioni sul coinvolgimento vero e proprio dei dipendenti.

Se è possibile confrontare questi dati con quelli di altre società che hanno completato lo stesso sondaggio, è possibile determinare meglio se i punteggi sono bassi o alti.

Come coinvolgere il team di progetto

Una volta completato il sondaggio e interpretato i dati, bisogna sapere come aumentare il coinvolgimento del team di progetto.

Esistono diverse strategie che si possono implementare per aiutare il team:

• Imparare a conoscere i membri del team: imparare a conoscere le loro famiglie, il background e gli obiettivi personali consente come manager di sviluppare un rapporto più forte con loro. La ricerca mostra che i dipendenti che si sentono apprezzati tendono ad essere molto più coinvolti nel loro lavoro e nelle loro prestazioni.
• Fornire loro gli strumenti per il successo: un project manager non solo deve supervisionare il lavoro, ma dovrebbe anche essere sicuro che il team capisca cosa sta facendo. Quando uno dei membri del team non è sicuro di cosa fare o come gestire una situazione, la produttività può bloccarsi mentre cerca di risolvere la situazione. Anche se è necessario ulteriore coaching o formazione, fornire ai dipendenti una solida base per le attività future è un buon passo per aumentare il loro livello di coinvolgimento.
• Informare loro su come sta andando l’azienda: Affinché il team abbia un interesse concreto verso l’azienda, dovrebbe essere consapevole dei suoi successi, preoccupazioni e difficoltà. Consentire al team di sapere cosa funziona e cosa no garantisce loro l’opportunità di sviluppare nuove idee per le aree più deboli e continuare ad essere proattivi nei settori in cui stanno lavorando.
• Riconoscere il team e il suo lavoro: Un manager che riconosce un lavoro ben fatto è una motivazione essenziale nello sviluppo delle migliori pratiche di coinvolgimento dei dipendenti. Per essere un Project manager di successo, è bene capire quale forma di riconoscimento funziona meglio per ogni team. Parole di incoraggiamento oppure un’attività specifica di riconoscimento dei dipendenti o, se l’azienda può, un bonus monetario. Il riconoscimento aiuta a promuovere atteggiamenti positivi e comportamenti sani sul posto di lavoro, fattore chiave per elevare i livelli di coinvolgimento dei dipendenti.
• Incoraggiare il lavoro di squadra tra i dipendenti: C’è una ragione per cui le persone amano gli sport di squadra. Quando un gruppo di persone si riunisce per vincere, si raggiunge una sensazione contagiosa che avvolge tutti intorno a loro. Lo stesso si può applicare nell’ambiente di lavoro, dove lo sviluppo di un forte team di dipendenti dà loro un senso di maggiore scopo. Metterli insieme per lavorare verso un obiettivo unico può essere incredibilmente soddisfacente e consente loro di raggiungere un senso di cooperazione, considerazione e fiducia non solo l’uno nell’altro, ma nell’azienda stessa.
• Creare un ambiente di lavoro libero dalla paura: Molte aziende tendono a operare in un ambiente basato sulle prestazioni che può portare alla paura di essere rimproverati se una decisione fallisce. Gestire un’azienda in cui i dipendenti sono puniti per errori o una scelta sbagliata è una strategia che porterà inevitabilmente i membri del team a non correre rischi. Scegliere quindi un approccio più gentile e positivo può essere molto più efficace per raggiungere i risultati, senza diminuire il livello di coinvolgimento del team.
• Motivare ed ispirare: La creazione di un ambiente di lavoro positivo inizia con dipendenti felici, ma non finisce qui. Il tono è impostato dallo staff manageriale e un buon modo per ottenere un tono positivo è essere più di un semplice capo, ma essere un vero e proprio mentore. Che si tratti di una pacca sulla spalla e di parole di incoraggiamento che esortano a continuare a provare o indicazioni su alcune procedure, il manager non deve essere visto con paura, ma essere considerato un punto di riferimento.

Coinvolgere il Team di Progetto: Conclusioni

È responsabilità del manager aiutare i dipendenti a diventare una squadra coesa e di successo.

Far sentire i propri dipendenti come se fossero parte di un team e che la loro presenza sul posto di lavoro sia necessaria è un fattore chiave per mantenere alti livelli di coinvolgimento.

Dipendenti coinvolti significa che la produttività aumenterà, i profitti ei margini aumenteranno e i risultati in termini di soddisfazione del cliente potranno salire alle stelle, regalando all’organizzazione una reputazione da sogno.

Quando l’azienda può rispecchiare i migliori sforzi e l’affidabilità dei propri dipendenti, questa culmina in un modello di business di successo in cui tutti sono appassionati, impegnati e coinvolti.

In altre parole, il coinvolgimento del team di progetto è una parte necessaria che creerà un luogo di lavoro privo di paure, pieno di idee e un senso di cameratismo.

I conflitti e la loro gestione sono elementi che ogni Project Manager deve affrontare, prima o poi.

Questo perché ogni progetto coinvolge necessariamente individui diversi che lavorano insieme per completare un compito complesso.

Vediamo, allora, come possiamo affrontare al meglio questo aspetto.

La causa del conflitto nella gestione di un team che collabora a un progetto può essere correlata a vari fattori: differenze di valori, atteggiamenti, bisogni, aspettative, percezioni, risorse e personalità.

Abilità adeguate nella gestione dei conflitti possono aiutare i project manager e altri membri dell’organizzazione a gestire e risolvere efficacemente i conflitti.

Risolvere i conflitti significa dunque rendere un’azienda più produttiva nel suo insieme.

Che cos’è il conflitto?

Il termine conflitto ha varie definizioni.

L’accezione maggiormente diffusa è legata all’aspetto sociologico, che vede il conflitto come “particolare tipo di interazione sociale in cui uno o più attori coinvolti fanno esperienza di un’incompatibilità negli scopi o nei comportamenti”.

Sostanzialmente una situazione di concorrenza in cui le parti sono consapevoli dell’incompatibilità di potenziali posizioni future e in cui ciascuna parte desidera occupare una posizione disallineata ai desideri dell’altra.

La situazione di conflitto deve includere elementi di interdipendenza, emozioni, percezioni e comportamenti.

Ma il conflitto in realtà può essere costruttivo e salutare per un’organizzazione e può aiutare a sviluppare le persone e migliorare l’organizzazione.

Il conflitto può portare a problemi di fondo, costringendo le persone a confrontarsi con possibili difetti in una soluzione e sceglierne una migliore.

La comprensione degli interessi, degli obiettivi e dei bisogni reali viene migliorata e viene indotta una comunicazione continua su tali questioni.

Il conflitto costruttivo si verifica quando le persone cambiano e crescono personalmente, si forma la coesione tra i membri del team e si trova una soluzione al problema.

Tuttavia, se il conflitto non è gestito correttamente, può essere dannoso per un’organizzazione minacciando l’unità, le partnership commerciali, i rapporti di squadra e le connessioni interpersonali.

Il conflitto decostruttivo si verifica quando una decisione non è stata trovata e il problema rimane, l’energia viene sottratta da attività o questioni più importanti, il morale della squadra o degli individui viene distrutto e i gruppi di persone sono polarizzati.

Dinamica del conflitto

Quando si manifesta un conflitto, la prima reazione è quella di tentare di risolverlo, buttandosi a capofitto nella situazione che si è creata.

Invece in questo particolare momento è strategico fermarsi ad ascoltare.

È importante che un project manager comprenda le dinamiche del conflitto prima di essere in grado di risolverlo.

Le motivazioni che portano al conflitto includono la percezione dell’obiettivo, la percezione dell’altro, la visione delle azioni dell’altro, la definizione del problema, la comunicazione e le dinamiche interne del gruppo.

La percezione dell’obiettivo diventa un problema quando il successo diventa competitivo in maniera esagerata.

La percezione dell’altro può creare conflitto quando l’atteggiamento diventa “noi contro loro”. In questo caso, le somiglianze e le differenze vengono enfatizzate causando divisione all’interno di un gruppo.

La visione delle azioni altrui può essere un problema quando la situazione è competitiva invece che cooperativa. Qualsiasi comportamento può essere sospetto in un ambiente competitivo.

La definizione del problema può provocare un conflitto quando la dimensione del problema viene aumentata o viene interpretata erroneamente.

La comunicazione in un ambiente competitivo può causare sfiducia e le informazioni possono essere nascoste o possono mancare.

Le dinamiche di gruppo interne possono essere negative quando la struttura della squadra è centralizzata e rigida piuttosto che flessibile e aperta. La conformità è enfatizzata e le attività dominano sulle singole esigenze dei membri del team.

Approcci alla risoluzione dei conflitti

Vediamo qui cinque modalità per la risoluzione dei conflitti e le situazioni specifiche in cui sono utilizzate al meglio.

1. Confronto

Questo coinvolge le parti in conflitto che si incontrano faccia a faccia e collaborano per raggiungere un accordo che soddisfi le preoccupazioni di entrambe le parti. Questa modalità implica una comunicazione aperta e diretta che dovrebbe aprire la strada alla risoluzione del problema. Il confronto dovrebbe essere utilizzato quando:

• Entrambe le parti devono vincere
• Si vogliono ridurre i costi.
• Si vuole creare una base di potere comune.
• Le competenze sono complementari.
• Il tempo è sufficiente.
• La fiducia è presente.
• L’apprendimento è l’obiettivo finale.

2. Compromesso

Questo è anche descritto come uno stile “dare e avere”. Le parti in conflitto contrattano per raggiungere una soluzione reciprocamente accettabile. Entrambe le parti rinunciano a qualcosa per raggiungere un accordo e se ne vanno con un certo grado di soddisfazione. Il compromesso dovrebbe essere usato quando:

 

• Entrambe le parti devono vincere.
• Ci si trova in una situazione di stallo.
• Il tempo non è sufficiente.
• Si vuole mantenere la relazione tra le parti coinvolte.
• Non si ottiene nulla se non si scende a compromessi.
• La posta in gioco è moderata.

3. Smussatura

Questo è anche indicato come stile accomodante o servizievole. In questo approccio, le aree di accordo vengono enfatizzate e le aree di disaccordo vengono minimizzate. I conflitti non vengono sempre risolti utilizzando questa modalità, ma una parte può sacrificare le proprie preoccupazioni o obiettivi per soddisfare le preoccupazioni o gli obiettivi dell’altra parte. La smussatura dovrebbe essere utilizzata quando:

• L’obiettivo da raggiungere è globale.
• Si vuole creare un obbligo per un compromesso in un secondo momento.
• La posta in gioco è bassa.
• La responsabilità è limitata.
• Qualsiasi soluzione è adeguata.
• Si vuole essere armoniosi e creare buona volontà.
• Si vuole guadagnare tempo.

4. Forzatura

Questo è anche noto come stile di competizione, controllo o dominio. La forzatura si verifica quando una parte fa di tutto per conquistare la posizione dominante ignorando i bisogni e le preoccupazioni dell’altra parte. Ciò si traduce in una situazione di vittoria-sconfitta in cui una parte vince a spese dell’altra parte. La forzatura dovrebbe essere utilizzata quando:

• È presente una situazione “fare o soccombere”.
• La posta in gioco è alta.
• Sono in gioco principi importanti.
• La relazione tra le parti non è importante.
• Deve essere presa una decisione rapida.

5. Annullamento

Questo è anche descritto come stile di ritiro. Questo approccio è considerato come un rimandare un problema per dopo o ritirarsi del tutto dalla situazione. È considerata una soluzione temporanea perché il problema, e il conflitto di conseguenza, continueranno a ripresentarsi più e più volte. L’annullamento dovrebbe essere usato quando:

• Non è possibile vincere.
• La posta in gioco è bassa.
• La posta in gioco è alta, ma non si è preparati.
• Si vuole guadagnare tempo.
• Si vuole mantenere la neutralità o la reputazione.
• Si pensa che il problema scomparirà.

Conclusione

Il conflitto nella gestione del progetto non è necessariamente sfavorevole e negativo se gestito correttamente.

I vantaggi sono diversi e significativi, come ad esempio l’aumento della crescita personale e del morale, il miglioramento della comunicazione e la produzione di migliori risultati del progetto.

Tuttavia, il conflitto può anche rappresentare il declino di un progetto o, nelle situazioni più gravi, di un’intera organizzazione se non viene gestito in modo efficace.

La sfida per i project manager è quindi cercare di mantenere il giusto equilibrio e intensità del conflitto nella gestione del progetto.

Utilizzando i principi di gestione del progetto, la comprensione delle dinamiche del conflitto e l’apprendimento degli approcci alla risoluzione dei conflitti, i project manager sono in grado di creare un ambiente in cui la creatività e l’innovazione vengono incoraggiate e gli obiettivi del progetto sono raggiunti con successo.

Gestire e lavorare con team internazionali provenienti da più parti del mondo sta diventando la nuova realtà.

Le aziende sono in un momento particolare: crescono, da una parte e modificano la loro struttura organizzativa.

Mentre la crescita internazionale e la diversità dei team possono rappresentare sfide uniche, allo stesso tempo, lavorare in team internazionali può anche offrire molti vantaggi considerevoli.

Quando si interagisce con persone di tutto il mondo e con background diversi, si è esposti a idee e prospettive diverse.  Questo non solo può giovare alle relazioni sul posto di lavoro, ma può anche portare a una maggiore produttività e successo aziendale.

Ma quando i membri del team sono dispersi in tutto il mondo, garantire che tutti lavorino per gli stessi obiettivi può essere una delle sfide più grandi che un project manager debba affrontare

Ecco alcuni suggerimenti per rendere questo processo più semplice.

5 suggerimenti per gestire un team di progetto internazionale al meglio

1. Riconoscere le sfide culturali dei team internazionali

La cultura nazionale gioca un ruolo importante nel modo in cui le persone agiscono e difficilmente è possibile cambiarlo.

Avere una mente aperta sulle sfide della gestione di un progetto internazionale è quindi essenziale.

Lavorare con un team internazionale richiede un apprezzamento delle reazioni locali per rendere i progetti globali un successo.

Un suggerimento, se possibile, sarebbe quello di trascorrere del tempo con i membri del team direttamente all’estero per capire quali sono i ritmi, i processi e l’atmosfera lavorativa.

Se ciò non fosse possibile, parlarne con i diretti interessati, porre domande e capire le dinamiche può anche essere utile.

Ecco alcuni esempi di differenze culturali che si possono manifestare in un team internazionale:

• Leadership: uno stile egualitario e collaborativo funzionerà meglio con i Paesi del Nord Europa piuttosto che con i russi, che in generale diffideranno di un leader troppo amichevole con i subordinati.
• Tempo: in alcuni Paesi, il tempo è un concetto flessibile. In Spagna, arrivare 5-10 minuti in ritardo ad un meeting non è visto così negativamente come in Germania, ad esempio.

Quando però un orario è assoluto, è importante assicurarsi che tutti ne comprendano effettivamente l’importanza.

• Ammettere un errore: in alcune culture è più facile (perché più accettabile dalla società) alzare una mano e dire “Ho fatto un errore”. In altre no. Questo può rendere la gestione dei problemi più complicata.

Conoscere le diverse culture può aiutare a gestire le differenze che inevitabilmente si verificheranno.

2. Affrontare gli aspetti pratici dei fusi orari

I project manager che guidano progetti internazionali devono affrontare una serie di sfide pratiche fra cui i fusi orari.

Come si possono condurre riunioni in tempo reale con tutti i membri del team? Chi sarà la persona che dovrà alzarsi nel cuore della notte per partecipare alla chiamata?

Sicuramente sarà difficile trovare dei volontari, quindi le soluzioni potrebbero essere creare degli incentivi o spostare gli orari delle riunioni in modo che l’onere non ricada sempre sulle stesse persone.

3. Dare il giusto peso alla comunicazione

I problemi principali per i progetti internazionali sono solitamente la comprensione e la comunicazione e questo non è qualcosa che può essere risolto soltanto da un buon pacchetto software.

Riunioni programmate regolarmente possono essere un momento importante per i membri del team per scambiare informazioni e conoscenze, per imparare dalle reciproche esperienze e per mantenersi aggiornati sugli sviluppi e sugli aggiornamenti dell’organizzazione e del team.

In particolare, riunirsi nei momenti critici del progetto e confrontarsi è un modo sicuro per andare avanti con la minima quantità di problemi di comunicazione.

Una comunicazione di successo si basa anche sulle competenze trasversali che un project manager porta in tavola, fra cui:

• La capacità di ascoltare
• La sensibilità di percepire le preoccupazioni inespresse
• La capacità di rispondere chiaramente in modo che l’altra persona possa capire.

4. Utilizzare gli strumenti di collaborazione giusti

La tecnologia può sicuramente aiutare a mettere in pratica le capacità di comunicazione; le persone devono essere in grado di ascoltarsi e parlarsi efficacemente e avere accesso ai dati per assicurare il successo di un progetto.

Una piattaforma di project management come TWProject.

è decisamente un supporto chiave. Bisogna comunque essere consapevoli che l’elemento umano rimane sempre e comunque fondamentale.

5. Avere obiettivi chiari e celebrare i risultati

Non importa dove siano localizzati i vari membri del team, in generale il project manager deve assicurarsi che la visione e gli obiettivi che si devono raggiungere siano chiaramente articolati.

Ad esempio, creare benchmark e metriche chiare, aggiornando virtualmente questi obiettivi in modo che tutti possano vedere i progressi che il team sta facendo può aiutare tutti a rimanere in linea con il processo di lavoro.

Inoltre, creare celebrazioni per un successo, che sia a livello locale o globale, per condividere insieme i successi raggiunti dal team, sicuramente contribuisce a mantenere un gruppo unito.

 

In conclusione, un project manager dovrebbe essere sempre preparato al cambiamento. Se già non sta lavorando con un team internazionale, è sempre più probabile che questo possa accadere.

Il project manager dovrebbe quindi essere in grado di prendere in considerazione tale situazione e avere pronta la propria strategia.

Man mano che i progetti aumentano di complessità nel tempo, i team di progetto diventano più estesi, sia in termini di diversità nazionale che di diversità etnica.

Spetta quindi al project manager di successo integrare tutti i membri del team, indipendentemente dalle loro origini, in un’unità coesa che alla fine contribuirà al successo complessivo del progetto.

Per concludere, ciò che deve essere sottolineato è che la necessità di pianificare la gestione e la comunicazione culturale sta diventando sempre più importante nel mercato globalizzato di oggi.