Gestire attività e progetti può essere una carriera molto stressante.

I project manager sono infatti responsabili della consegna dei progetti in tempo, nel rispetto del budget e delle tempistiche e della gestione di risorse limitate.

Alti livelli di stress possono influire sulle prestazioni cognitive e comportamentali di un individuo. Per questo motivo la gestione dello stress per PM ed il suo team diventa fondamentale.

Vediamo quindi in questo articolo quali sono le strategie per gestire attività di progetto senza stress.

8. Gestione efficace del team

Una gestione efficace del team non è solo fondamentale per il successo di un progetto o di un’organizzazione, ma può anche aiutare i project manager a gestire lo stress e l’ansia.

Il ruolo di un project manager può essere stressante e la pressione per fornire risultati può portare al burnout e ad altri problemi di salute mentale. Tuttavia, con una gestione efficace del team, è possibile creare un ambiente di squadra positivo che supporti il benessere mentale di tutti.

L’importanza di un software di project manager per gestire attività senza stress

Un software di project management come Twproject è uno strumento indispensabile per qualsiasi project manager che desideri gestire le attività in modo efficiente e mantenere lo stress al minimo.

In particolare, permette di pianificare e monitorare ogni fase del progetto garantendo una visione d’insieme chiara e organizzata.

L’accesso a funzionalità come la creazione di cronoprogrammi, l’assegnazione di compiti, il monitoraggio delle risorse e la gestione dei rischi consente di avere un controllo totale su tutte le attività.

Inoltre, la possibilità di integrare comunicazioni e documentazione all’interno dello stesso software riduce la necessità di passare da uno strumento all’altro, semplificando notevolmente il lavoro quotidiano e riducendo il rischio di perdere importanti informazioni.

La trasparenza e la facilità d’uso offerti da Twproject permettono di anticipare e risolvere rapidamente eventuali problematiche, evitando così che lo stress si accumuli.

In definitiva, un ottimo software di project management come Twproject non solo facilita la gestione operativa del progetto, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più sereno e produttivo riducendo l’ansia e lo stress.

5. Gestione del tempo

Una buona gestione del tempo è fondamentale sia per il pm che per il team. Ciò significa creare un programma di lavoro realistico, priorizzare le attività e concentrarsi su un compito alla volta. 

È anche importante fare delle pause regolari per evitare il burnout.

6. Stabilire obiettivi realistici

A volte la quantità di lavoro che un project manager ed il team devono svolgere sembra essere molto più grande di quanto non sia in realtà. Definendo gli obiettivi secondo il metodo SMART rende possibile vedere in maniera più chiara cosa deve essere fatto.

Il framework SMART aiuta infatti a stabilire obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e limitati nel tempo.

7. Intelligenza emotiva

Essere consapevoli delle proprie emozioni e di quelle degli altri può aiutare a comunicare in modo più efficace. Inoltre, aiuta a risolvere i conflitti e a creare fiducia. Soprattutto per un project manager, migliorare l’intelligenza emotiva può aiutare a diventare un leader migliore.

Le persone che presentano livelli più elevati di intelligenza emotiva sono più robuste e resistenti e hanno meno probabilità di esaurirsi o di soffrire di disperazione.

Sviluppare capacità di autoregolamentazione e autogestione non garantisce che non si proverà rabbia o altre emozioni forti, ma permette di non lasciare che le proprie azioni siano dettate dai sentimenti in maniera incontrollata.

8. Gestione efficace del team

Una gestione efficace del team non è solo fondamentale per il successo di un progetto o di un’organizzazione, ma può anche aiutare i project manager a gestire lo stress e l’ansia.

Il ruolo di un project manager può essere stressante e la pressione per fornire risultati può portare al burnout e ad altri problemi di salute mentale. Tuttavia, con una gestione efficace del team, è possibile creare un ambiente di squadra positivo che supporti il benessere mentale di tutti.

L’importanza di un software di project manager per gestire attività senza stress

Un software di project management come Twproject è uno strumento indispensabile per qualsiasi project manager che desideri gestire le attività in modo efficiente e mantenere lo stress al minimo.

In particolare, permette di pianificare e monitorare ogni fase del progetto garantendo una visione d’insieme chiara e organizzata.

L’accesso a funzionalità come la creazione di cronoprogrammi, l’assegnazione di compiti, il monitoraggio delle risorse e la gestione dei rischi consente di avere un controllo totale su tutte le attività.

Inoltre, la possibilità di integrare comunicazioni e documentazione all’interno dello stesso software riduce la necessità di passare da uno strumento all’altro, semplificando notevolmente il lavoro quotidiano e riducendo il rischio di perdere importanti informazioni.

La trasparenza e la facilità d’uso offerti da Twproject permettono di anticipare e risolvere rapidamente eventuali problematiche, evitando così che lo stress si accumuli.

In definitiva, un ottimo software di project management come Twproject non solo facilita la gestione operativa del progetto, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più sereno e produttivo riducendo l’ansia e lo stress.

4. Comunicare e collaborare

Quando una persona si sente stressata ed ansiosa, è più probabile che agisca con impazienza. Di conseguenza, le capacità comunicative potrebbero risentirne.

Chi sta provando emozioni intense può avere difficoltà ad esprimersi in modo appropriato con gli altri.

Un modo per evitare stress e ansia è quindi la comunicazione aperta. Invece di aspettare fino all’esaurimento, un project manager o i membri del team dovrebbero far sapere quando qualcosa non sta andando nel verso giusto.  

Ciò significa comunicare eventuali problemi o ritardi il prima possibile e chiedere chiarimenti quando necessario. Una comunicazione proattiva aiuterà a prevenire fraintendimenti e a mantenere il progetto in carreggiata.

Problemi e criticità possono essere risolti in maniera obiettiva, senza farsi prendere dalle emozioni e dalla fretta. Check-in regolari, aggiornamenti di stato e ascolto attivo devono essere implementati in ogni progetto.

5. Gestione del tempo

Una buona gestione del tempo è fondamentale sia per il pm che per il team. Ciò significa creare un programma di lavoro realistico, priorizzare le attività e concentrarsi su un compito alla volta. 

È anche importante fare delle pause regolari per evitare il burnout.

6. Stabilire obiettivi realistici

A volte la quantità di lavoro che un project manager ed il team devono svolgere sembra essere molto più grande di quanto non sia in realtà. Definendo gli obiettivi secondo il metodo SMART rende possibile vedere in maniera più chiara cosa deve essere fatto.

Il framework SMART aiuta infatti a stabilire obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e limitati nel tempo.

7. Intelligenza emotiva

Essere consapevoli delle proprie emozioni e di quelle degli altri può aiutare a comunicare in modo più efficace. Inoltre, aiuta a risolvere i conflitti e a creare fiducia. Soprattutto per un project manager, migliorare l’intelligenza emotiva può aiutare a diventare un leader migliore.

Le persone che presentano livelli più elevati di intelligenza emotiva sono più robuste e resistenti e hanno meno probabilità di esaurirsi o di soffrire di disperazione.

Sviluppare capacità di autoregolamentazione e autogestione non garantisce che non si proverà rabbia o altre emozioni forti, ma permette di non lasciare che le proprie azioni siano dettate dai sentimenti in maniera incontrollata.

8. Gestione efficace del team

Una gestione efficace del team non è solo fondamentale per il successo di un progetto o di un’organizzazione, ma può anche aiutare i project manager a gestire lo stress e l’ansia.

Il ruolo di un project manager può essere stressante e la pressione per fornire risultati può portare al burnout e ad altri problemi di salute mentale. Tuttavia, con una gestione efficace del team, è possibile creare un ambiente di squadra positivo che supporti il benessere mentale di tutti.

L’importanza di un software di project manager per gestire attività senza stress

Un software di project management come Twproject è uno strumento indispensabile per qualsiasi project manager che desideri gestire le attività in modo efficiente e mantenere lo stress al minimo.

In particolare, permette di pianificare e monitorare ogni fase del progetto garantendo una visione d’insieme chiara e organizzata.

L’accesso a funzionalità come la creazione di cronoprogrammi, l’assegnazione di compiti, il monitoraggio delle risorse e la gestione dei rischi consente di avere un controllo totale su tutte le attività.

Inoltre, la possibilità di integrare comunicazioni e documentazione all’interno dello stesso software riduce la necessità di passare da uno strumento all’altro, semplificando notevolmente il lavoro quotidiano e riducendo il rischio di perdere importanti informazioni.

La trasparenza e la facilità d’uso offerti da Twproject permettono di anticipare e risolvere rapidamente eventuali problematiche, evitando così che lo stress si accumuli.

In definitiva, un ottimo software di project management come Twproject non solo facilita la gestione operativa del progetto, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più sereno e produttivo riducendo l’ansia e lo stress.

3. Dare priorità e delegare i compiti

La maggior parte dei project manager si sente sopraffatta dal carico di lavoro.

Valutando quali attività sono più importanti e urgenti, permette di delegare quei compiti con priorità inferiore ad altri membri del team.

La strategia in questo caso è creare una to do list e di stabilirne le priorità. Inutile dire che portando a termine le attività urgenti il prima possibile, il resto della giornata sarà più piacevole e tranquilla. Inoltre, dare priorità e delegare i compiti può favorire il lavoro di squadra e la fiducia tra i membri del team.

4. Comunicare e collaborare

Quando una persona si sente stressata ed ansiosa, è più probabile che agisca con impazienza. Di conseguenza, le capacità comunicative potrebbero risentirne.

Chi sta provando emozioni intense può avere difficoltà ad esprimersi in modo appropriato con gli altri.

Un modo per evitare stress e ansia è quindi la comunicazione aperta. Invece di aspettare fino all’esaurimento, un project manager o i membri del team dovrebbero far sapere quando qualcosa non sta andando nel verso giusto.  

Ciò significa comunicare eventuali problemi o ritardi il prima possibile e chiedere chiarimenti quando necessario. Una comunicazione proattiva aiuterà a prevenire fraintendimenti e a mantenere il progetto in carreggiata.

Problemi e criticità possono essere risolti in maniera obiettiva, senza farsi prendere dalle emozioni e dalla fretta. Check-in regolari, aggiornamenti di stato e ascolto attivo devono essere implementati in ogni progetto.

5. Gestione del tempo

Una buona gestione del tempo è fondamentale sia per il pm che per il team. Ciò significa creare un programma di lavoro realistico, priorizzare le attività e concentrarsi su un compito alla volta. 

È anche importante fare delle pause regolari per evitare il burnout.

6. Stabilire obiettivi realistici

A volte la quantità di lavoro che un project manager ed il team devono svolgere sembra essere molto più grande di quanto non sia in realtà. Definendo gli obiettivi secondo il metodo SMART rende possibile vedere in maniera più chiara cosa deve essere fatto.

Il framework SMART aiuta infatti a stabilire obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e limitati nel tempo.

7. Intelligenza emotiva

Essere consapevoli delle proprie emozioni e di quelle degli altri può aiutare a comunicare in modo più efficace. Inoltre, aiuta a risolvere i conflitti e a creare fiducia. Soprattutto per un project manager, migliorare l’intelligenza emotiva può aiutare a diventare un leader migliore.

Le persone che presentano livelli più elevati di intelligenza emotiva sono più robuste e resistenti e hanno meno probabilità di esaurirsi o di soffrire di disperazione.

Sviluppare capacità di autoregolamentazione e autogestione non garantisce che non si proverà rabbia o altre emozioni forti, ma permette di non lasciare che le proprie azioni siano dettate dai sentimenti in maniera incontrollata.

8. Gestione efficace del team

Una gestione efficace del team non è solo fondamentale per il successo di un progetto o di un’organizzazione, ma può anche aiutare i project manager a gestire lo stress e l’ansia.

Il ruolo di un project manager può essere stressante e la pressione per fornire risultati può portare al burnout e ad altri problemi di salute mentale. Tuttavia, con una gestione efficace del team, è possibile creare un ambiente di squadra positivo che supporti il benessere mentale di tutti.

L’importanza di un software di project manager per gestire attività senza stress

Un software di project management come Twproject è uno strumento indispensabile per qualsiasi project manager che desideri gestire le attività in modo efficiente e mantenere lo stress al minimo.

In particolare, permette di pianificare e monitorare ogni fase del progetto garantendo una visione d’insieme chiara e organizzata.

L’accesso a funzionalità come la creazione di cronoprogrammi, l’assegnazione di compiti, il monitoraggio delle risorse e la gestione dei rischi consente di avere un controllo totale su tutte le attività.

Inoltre, la possibilità di integrare comunicazioni e documentazione all’interno dello stesso software riduce la necessità di passare da uno strumento all’altro, semplificando notevolmente il lavoro quotidiano e riducendo il rischio di perdere importanti informazioni.

La trasparenza e la facilità d’uso offerti da Twproject permettono di anticipare e risolvere rapidamente eventuali problematiche, evitando così che lo stress si accumuli.

In definitiva, un ottimo software di project management come Twproject non solo facilita la gestione operativa del progetto, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più sereno e produttivo riducendo l’ansia e lo stress.

2. Praticare mindfulness

La mindfulness è una forma di meditazione che richiede di concentrarsi sul momento presente, in modo da ridurre e controllare le emozioni negative.

Il termine mindfulness significa “consapevolezza” e si focalizza appunto sulla consapevolezza di sé e del qui ed ora. La pratica della mindfulness può aiutare a rimanere concentrati e calmi, a focalizzarsi sulla realtà presente senza farsi controllare dalla negatività e, di conseguenza, a ridurre lo stress.

3. Dare priorità e delegare i compiti

La maggior parte dei project manager si sente sopraffatta dal carico di lavoro.

Valutando quali attività sono più importanti e urgenti, permette di delegare quei compiti con priorità inferiore ad altri membri del team.

La strategia in questo caso è creare una to do list e di stabilirne le priorità. Inutile dire che portando a termine le attività urgenti il prima possibile, il resto della giornata sarà più piacevole e tranquilla. Inoltre, dare priorità e delegare i compiti può favorire il lavoro di squadra e la fiducia tra i membri del team.

4. Comunicare e collaborare

Quando una persona si sente stressata ed ansiosa, è più probabile che agisca con impazienza. Di conseguenza, le capacità comunicative potrebbero risentirne.

Chi sta provando emozioni intense può avere difficoltà ad esprimersi in modo appropriato con gli altri.

Un modo per evitare stress e ansia è quindi la comunicazione aperta. Invece di aspettare fino all’esaurimento, un project manager o i membri del team dovrebbero far sapere quando qualcosa non sta andando nel verso giusto.  

Ciò significa comunicare eventuali problemi o ritardi il prima possibile e chiedere chiarimenti quando necessario. Una comunicazione proattiva aiuterà a prevenire fraintendimenti e a mantenere il progetto in carreggiata.

Problemi e criticità possono essere risolti in maniera obiettiva, senza farsi prendere dalle emozioni e dalla fretta. Check-in regolari, aggiornamenti di stato e ascolto attivo devono essere implementati in ogni progetto.

5. Gestione del tempo

Una buona gestione del tempo è fondamentale sia per il pm che per il team. Ciò significa creare un programma di lavoro realistico, priorizzare le attività e concentrarsi su un compito alla volta. 

È anche importante fare delle pause regolari per evitare il burnout.

6. Stabilire obiettivi realistici

A volte la quantità di lavoro che un project manager ed il team devono svolgere sembra essere molto più grande di quanto non sia in realtà. Definendo gli obiettivi secondo il metodo SMART rende possibile vedere in maniera più chiara cosa deve essere fatto.

Il framework SMART aiuta infatti a stabilire obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e limitati nel tempo.

7. Intelligenza emotiva

Essere consapevoli delle proprie emozioni e di quelle degli altri può aiutare a comunicare in modo più efficace. Inoltre, aiuta a risolvere i conflitti e a creare fiducia. Soprattutto per un project manager, migliorare l’intelligenza emotiva può aiutare a diventare un leader migliore.

Le persone che presentano livelli più elevati di intelligenza emotiva sono più robuste e resistenti e hanno meno probabilità di esaurirsi o di soffrire di disperazione.

Sviluppare capacità di autoregolamentazione e autogestione non garantisce che non si proverà rabbia o altre emozioni forti, ma permette di non lasciare che le proprie azioni siano dettate dai sentimenti in maniera incontrollata.

8. Gestione efficace del team

Una gestione efficace del team non è solo fondamentale per il successo di un progetto o di un’organizzazione, ma può anche aiutare i project manager a gestire lo stress e l’ansia.

Il ruolo di un project manager può essere stressante e la pressione per fornire risultati può portare al burnout e ad altri problemi di salute mentale. Tuttavia, con una gestione efficace del team, è possibile creare un ambiente di squadra positivo che supporti il benessere mentale di tutti.

L’importanza di un software di project manager per gestire attività senza stress

Un software di project management come Twproject è uno strumento indispensabile per qualsiasi project manager che desideri gestire le attività in modo efficiente e mantenere lo stress al minimo.

In particolare, permette di pianificare e monitorare ogni fase del progetto garantendo una visione d’insieme chiara e organizzata.

L’accesso a funzionalità come la creazione di cronoprogrammi, l’assegnazione di compiti, il monitoraggio delle risorse e la gestione dei rischi consente di avere un controllo totale su tutte le attività.

Inoltre, la possibilità di integrare comunicazioni e documentazione all’interno dello stesso software riduce la necessità di passare da uno strumento all’altro, semplificando notevolmente il lavoro quotidiano e riducendo il rischio di perdere importanti informazioni.

La trasparenza e la facilità d’uso offerti da Twproject permettono di anticipare e risolvere rapidamente eventuali problematiche, evitando così che lo stress si accumuli.

In definitiva, un ottimo software di project management come Twproject non solo facilita la gestione operativa del progetto, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più sereno e produttivo riducendo l’ansia e lo stress.

Gestire attività: 8 strategie per affrontare al meglio ansia e stress

Gestire le attività senza stress può sembrare un’impresa impossibile. Tra scadenze imminenti, flussi di lavoro complessi è facile sentirsi sopraffatti.

Tuttavia, con le giuste strategie, sia i project manager che i team possono imparare a gestire le attività in modo efficiente e senza stress.

1. Pianificazione e organizzazione

La chiave per una gestione del lavoro senza stress è una pianificazione e un’organizzazione efficaci. 

Ciò significa creare una chiara roadmap del progetto, suddividere le attività in compiti gestibili e assegnare le responsabilità ai membri del team. 

Utilizzare strumenti di project management come Twproject può aiutare a tenere traccia delle attività e delle scadenze.

2. Praticare mindfulness

La mindfulness è una forma di meditazione che richiede di concentrarsi sul momento presente, in modo da ridurre e controllare le emozioni negative.

Il termine mindfulness significa “consapevolezza” e si focalizza appunto sulla consapevolezza di sé e del qui ed ora. La pratica della mindfulness può aiutare a rimanere concentrati e calmi, a focalizzarsi sulla realtà presente senza farsi controllare dalla negatività e, di conseguenza, a ridurre lo stress.

3. Dare priorità e delegare i compiti

La maggior parte dei project manager si sente sopraffatta dal carico di lavoro.

Valutando quali attività sono più importanti e urgenti, permette di delegare quei compiti con priorità inferiore ad altri membri del team.

La strategia in questo caso è creare una to do list e di stabilirne le priorità. Inutile dire che portando a termine le attività urgenti il prima possibile, il resto della giornata sarà più piacevole e tranquilla. Inoltre, dare priorità e delegare i compiti può favorire il lavoro di squadra e la fiducia tra i membri del team.

4. Comunicare e collaborare

Quando una persona si sente stressata ed ansiosa, è più probabile che agisca con impazienza. Di conseguenza, le capacità comunicative potrebbero risentirne.

Chi sta provando emozioni intense può avere difficoltà ad esprimersi in modo appropriato con gli altri.

Un modo per evitare stress e ansia è quindi la comunicazione aperta. Invece di aspettare fino all’esaurimento, un project manager o i membri del team dovrebbero far sapere quando qualcosa non sta andando nel verso giusto.  

Ciò significa comunicare eventuali problemi o ritardi il prima possibile e chiedere chiarimenti quando necessario. Una comunicazione proattiva aiuterà a prevenire fraintendimenti e a mantenere il progetto in carreggiata.

Problemi e criticità possono essere risolti in maniera obiettiva, senza farsi prendere dalle emozioni e dalla fretta. Check-in regolari, aggiornamenti di stato e ascolto attivo devono essere implementati in ogni progetto.

5. Gestione del tempo

Una buona gestione del tempo è fondamentale sia per il pm che per il team. Ciò significa creare un programma di lavoro realistico, priorizzare le attività e concentrarsi su un compito alla volta. 

È anche importante fare delle pause regolari per evitare il burnout.

6. Stabilire obiettivi realistici

A volte la quantità di lavoro che un project manager ed il team devono svolgere sembra essere molto più grande di quanto non sia in realtà. Definendo gli obiettivi secondo il metodo SMART rende possibile vedere in maniera più chiara cosa deve essere fatto.

Il framework SMART aiuta infatti a stabilire obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e limitati nel tempo.

7. Intelligenza emotiva

Essere consapevoli delle proprie emozioni e di quelle degli altri può aiutare a comunicare in modo più efficace. Inoltre, aiuta a risolvere i conflitti e a creare fiducia. Soprattutto per un project manager, migliorare l’intelligenza emotiva può aiutare a diventare un leader migliore.

Le persone che presentano livelli più elevati di intelligenza emotiva sono più robuste e resistenti e hanno meno probabilità di esaurirsi o di soffrire di disperazione.

Sviluppare capacità di autoregolamentazione e autogestione non garantisce che non si proverà rabbia o altre emozioni forti, ma permette di non lasciare che le proprie azioni siano dettate dai sentimenti in maniera incontrollata.

8. Gestione efficace del team

Una gestione efficace del team non è solo fondamentale per il successo di un progetto o di un’organizzazione, ma può anche aiutare i project manager a gestire lo stress e l’ansia.

Il ruolo di un project manager può essere stressante e la pressione per fornire risultati può portare al burnout e ad altri problemi di salute mentale. Tuttavia, con una gestione efficace del team, è possibile creare un ambiente di squadra positivo che supporti il benessere mentale di tutti.

L’importanza di un software di project manager per gestire attività senza stress

Un software di project management come Twproject è uno strumento indispensabile per qualsiasi project manager che desideri gestire le attività in modo efficiente e mantenere lo stress al minimo.

In particolare, permette di pianificare e monitorare ogni fase del progetto garantendo una visione d’insieme chiara e organizzata.

L’accesso a funzionalità come la creazione di cronoprogrammi, l’assegnazione di compiti, il monitoraggio delle risorse e la gestione dei rischi consente di avere un controllo totale su tutte le attività.

Inoltre, la possibilità di integrare comunicazioni e documentazione all’interno dello stesso software riduce la necessità di passare da uno strumento all’altro, semplificando notevolmente il lavoro quotidiano e riducendo il rischio di perdere importanti informazioni.

La trasparenza e la facilità d’uso offerti da Twproject permettono di anticipare e risolvere rapidamente eventuali problematiche, evitando così che lo stress si accumuli.

In definitiva, un ottimo software di project management come Twproject non solo facilita la gestione operativa del progetto, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più sereno e produttivo riducendo l’ansia e lo stress.

Sviluppare un progetto nel modo giusto è l’essenza per garantire il successo.

Una pianificazione non corretta equivale a cucinare con una ricetta sbagliata.

Soprattutto quando si vuole realizzare qualcosa che nessuno ha mai fatto prima, è necessario prestare la massima attenzione allo sviluppo del progetto, non solo alla sua gestione.

In questo articolo spiegheremo esattamente come sviluppare un progetto nel modo giusto.

Cosa si intende per sviluppo di progetto?

Lo sviluppo di un progetto utilizza le risorse disponibili, il budget, le conoscenze e le pratiche per realizzare un piano di attività entro un determinato periodo temporale.

Si tratta di un layout dei processi necessari per raggiungere un obiettivo specifico. In altre parole la fase di sviluppo è quando il progetto si trasforma da un’idea in un piano di progetto completo. Qui il team definisce l’ambito del progetto, crea scadenze e stabilisce un budget preliminare.

La differenza tra gestione del progetto e sviluppo del progetto può non essere così evidente al primo colpo.

Lo sviluppo del progetto è però un processo di ordine superiore rispetto alla gestione del progetto. Si tratta di garantire che un team disponga di tutte le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto.

Le 5 fasi dello sviluppo di un progetto

1. Avvio

Questo è il primo passo fondamentale nella gestione o nello sviluppo di un progetto.

L’avvio del progetto è il momento in cui viene definito lo schema con un piano di sviluppo efficiente.

Questo aiuta il project manager a tenere traccia degli obiettivi, delle scadenze e del budget del progetto.

Ecco alcune domande fondamentali da porsi in questa fase:

• Che cambiamento può portare questo progetto?
• Qual è la necessità del progetto?
• Quali sono le possibilità di successo?
• Chi andrà a trarre vantaggio da questo progetto?

Durante la fase di avvio, definire gli obiettivi chiari e misurabili è essenziale. Gli obiettivi del progetto devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo (SMART). Questo approccio aiuta a garantire che il progetto rimanga focalizzato e che i progressi possano essere monitorati e valutati in modo efficace.

Una volta che queste domande hanno ricevuto risposte soddisfacenti e che gli obiettivi e l’ambito sono stati chiaramente definiti, il team di progetto può creare un piano dettagliato che delinei le attività da svolgere, le risorse necessarie, le tempistiche e i criteri di successo.

Questo piano rappresenta la base per le fasi successive dello sviluppo del progetto e guida tutte le attività di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura.

2. Pianificazione

Per alcuni project manager, la fase di pianificazione è la più importante.

Questa fase prevede la creazione dei passi necessari durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Per una buona struttura, è necessario prendere nota dei diversi compiti, delle capacità dei membri dei team e di far corrispondere tali responsabilità con la scadenza e i costi di ciascuna attività.

E’ fondamentale creare un piano che garantisca che il team di progetto abbia tutto ciò di cui ha bisogno per raggiungere il successo.

3. Esecuzione

Quando il progetto è pronto per iniziare, la gestione del progetto assume un ruolo di primo piano.

Il piano di sviluppo del progetto dovrebbe garantire che il progetto disponga di tutte le risorse di cui ha bisogno durante tutto il suo ciclo di vita, non solo all’inizio.

Non è però possibile prevedere tutto ciò che potrebbe andare storto. Quanto prima il team si rende conto che qualcosa non sta andando secondo i piani, tanto prima potrà riportarlo sulla strada giusta o adattarsi a nuove circostanze.

a) Avvio delle attività – L’esecuzione inizia con il kick-off meeting, una riunione che coinvolge tutti i membri del team e gli stakeholder principali.

Durante questa riunione, vengono presentati i dettagli del progetto, gli obiettivi, i deliverable, le scadenze e le responsabilità di ciascun membro del team. È un momento cruciale per allineare tutti gli attori coinvolti e assicurarsi che comprendano il loro ruolo e le aspettative.

b) Coordinamento delle attività – Il project manager deve assicurarsi che ogni membro del team stia lavorando sulle attività assegnate secondo il piano stabilito. Un buon coordinamento richiede:

• Monitoraggio continuo: Tenere traccia dei progressi attraverso strumenti di gestione del progetto e aggiornamenti regolari.
• Comunicazione efficace: Garantire che tutte le informazioni rilevanti siano condivise in modo tempestivo tra i membri del team e gli stakeholder.
• Gestione delle risorse: Assicurarsi che le risorse siano utilizzate in modo efficiente e che eventuali carenze siano affrontate rapidamente.

c) Gestione dei cambiamenti – Durante l’esecuzione, è comune che emergano modifiche o aggiustamenti necessari. È importante avere un processo ben definito per la gestione dei cambiamenti, che includa:

• Valutazione dell’impatto: analizzare come le modifiche proposte influiranno su tempi, costi e qualità del progetto.
• Approvazione formale: ottenere l’approvazione delle modifiche da parte degli stakeholder principali prima di implementarle.
• Aggiornamento del piano di progetto: modificare il piano di progetto per riflettere i cambiamenti approvati, assicurandosi che tutte le parti coinvolte siano informate.

d) Monitoraggio e controllo delle prestazioni – Il monitoraggio continuo delle prestazioni è essenziale per assicurarsi che il progetto rimanga sulla buona strada. Questo include:

• Controllo dello stato di avanzamento: verificare che le attività siano completate secondo il programma e che i deliverable siano prodotti come previsto.
• Gestione delle deviazioni: identificare rapidamente eventuali scostamenti dal piano e prendere misure correttive per riportare il progetto in linea.
• Aggiornamenti regolari: fornire report di stato ai membri del team e agli stakeholder per mantenere tutti informati sui progressi e sui problemi.

e) Gestione dei rischi – Durante l’esecuzione, è essenziale continuare a monitorare i rischi identificati nella fase di pianificazione e affrontare nuovi rischi che possono emergere. Questo include:

• Implementazione delle strategie di mitigazione: Eseguire le azioni pianificate per ridurre l’impatto dei rischi identificati.
• Revisione periodica dei rischi: Valutare regolarmente i rischi per identificare eventuali cambiamenti nella loro probabilità o impatto.
• Documentazione e comunicazione: Mantenere un registro dei rischi aggiornato e comunicare eventuali nuovi rischi o cambiamenti ai membri del team e agli stakeholder.

f) Garanzia della qualità – Durante questa fase, è fondamentale garantire che tutti i deliverable soddisfino gli standard di qualità stabiliti. Questo include:

• Controllo della qualità: Verificare che i deliverable siano conformi ai criteri di qualità attraverso ispezioni, test e revisioni.
• Correzione dei problemi: Identificare e risolvere eventuali problemi di qualità il più presto possibile per evitare impatti negativi sui risultati finali.

g) Gestione delle relazioni con gli stakeholder – Mantenere buone relazioni con gli stakeholder è essenziale per il successo del progetto. Questo include:

• Coinvolgimento continuo: Assicurarsi che gli stakeholder siano coinvolti e informati durante tutto il ciclo di vita del progetto.
• Gestione delle aspettative: Comunicare in modo chiaro e trasparente per evitare malintesi e gestire le aspettative degli stakeholder.

4. Controllo o monitoraggio

La fase di controllo dello sviluppo del progetto è anche chiamata fase di garanzia della qualità.

Il controllo può avvenire dopo la chiusura del progetto o a intervalli regolari durante il suo ciclo di vita.

È un’opportunità per guardare ed analizzare cosa ha funzionato, cosa no e apprendere per il futuro. Ecco alcune domande che possono essere utili in questa fase:

• Ci sono aree in cui le risorse sono andate sprecate?
• Se il progetto è stato consegnato in ritardo, quali fattori l’hanno causato?
• Se il progetto ha superato il budget, perché le proiezioni iniziali non erano accurate?
• Quanto è stata accurata la previsione del rischio?
• Quando si sono presentati i rischi, come si sono affrontati?

5. Chiusura

Quest’ultimo passaggio richiede la creazione di un report di progetto dettagliato su come si sono svolte le attività e come il team ha rispettato le sue responsabilità.

I report aiutano a scoprire tendenze comuni e lacune nel piano del progetto.

Twproject: per uno sviluppo di progetto efficiente

Sviluppare un piano di progetto non è un’impresa facile.

Un dettaglio mancato o un’informazione comunicata in modo improprio possono far iniziare l’intero progetto con il piede sbagliato.

Grazie a Twproject, uno dei software di project management migliori del mercato, è possibile pianificare utilizzando diversi metodi e strategie in modo da ottenere un piano adatto alle esigenze di ogni organizzazione.

Tutti gli stakeholder e i membri del team potranno avere accesso alle informazioni in tempo reale ovunque si trovino.

Inoltre, potranno visualizzare la sequenza temporale del progetto, commentare le attività e collaborare in modo più efficiente in ogni momento.

Twproject presenta anche altre funzionalità avanzate che permettono al project manager di mantenere il controllo generale del progetto.

Il responsabile può così assegnare attività ai membri del team insieme alle date di scadenza e al budget predisposto.

Inoltre, il software dispone di funzionalità avanzate di monitoraggio e reporting.

La dashboard in tempo reale aggiorna automaticamente le metriche critiche del progetto, così da avere sempre il quadro della situazione aggiornato.

Con Twproject, i project manager possono gestire i progetti con maggiore sicurezza, riducendo i rischi di errori e aumentando le probabilità di successo.

Gli strumenti di monitoraggio di un progetto sono fondamentali per garantire che le attività stiano andando secondo i piani e senza intoppi.

Il controllo del progetto prevede numerosi passaggi per monitorare accuratamente la pianificazione, le risorse e i costi.

Vediamo in questo articolo di capire meglio di cosa si tratta.

Che cos’è il monitoraggio del progetto?

Il monitoraggio del progetto deve avvenire contemporaneamente alla fase di esecuzione del progetto.

Il controllo del progetto è una fase di gestione dedicata a misurare le prestazioni delle attività e ad assicurarsi che aderiscano a quanto impostato nel piano di progetto.

Il project manager deve, quindi, seguire da vicino l’avanzamento e le prestazioni di progetto, identificando i potenziali rischi e implementando azioni correttive quando richiesto per mantenere il progetto nei tempi previsti e nel budget.

Perché il monitoraggio di progetto è importante?

Oltre ad assicurare di mantenere ogni progetto nei tempi previsti ed evitare spese eccessive, il monitoraggio del progetto è anche un ottimo modo per gestire i rischi ed evitare lo spostamento dell’ambito.

Tracciando vari parametri, un project manager può identificare un rischio in anticipo prima che si presenti e possa causare danni al progetto.

Un rilevamento precoce implica una mitigazione anticipata. Lo stesso vale per lo scorrimento dell’ambito.

Anche quando eventuali modifiche vengono applicate al progetto, le procedure di controllo possono aiutare a evitare che queste abbiano un impatto negativo sulla pianificazione.

Trascurare il monitoraggio e il controllo del progetto significa lasciare il progetto nelle mani del destino.

 Forse funzionerà, forse no; ma non è quello che dovrebbe fare un project manager.

Le fasi di monitoraggio di un progetto

Come accennato precedentemente, il monitoraggio viene effettuato insieme all’esecuzione del progetto al fine di garantire che le attività vengano eseguite secondo il programma e in rispetto del budget.

Di seguito ecco i sei passaggi da eseguire per garantire il monitoraggio corretto del progetto:

 1.  Creare una baseline dell’ambito del progetto

L’ambito del progetto definisce le aspettative e i requisiti delle parti interessate e viene utilizzato durante tutto il ciclo di vita per monitorare i progressi.

Una baseline dell’ambito del progetto cattura le aspettative ed i requisiti e può essere utilizzata per misurare lo sforzo pianificato rispetto allo sforzo effettivo per garantire che l’esecuzione del progetto sia in linea con il piano di progetto.

La baseline può essere rivista durante il progetto, ma solo attraverso un processo formale di controllo delle modifiche.

2.  Creare il piano del progetto

Quando l’ambito è stato approvato dalle principali parti interessate, si passa alla redazione un piano di progetto. Questo denoterà le attività necessarie per raggiungere l’obiettivo prefissato.

Il piano di progetto permette anche al project manager di tenere traccia degli scostamenti e intraprendere azioni correttive per riportare il progetto in carreggiata. Inoltre, aiuta a tenere sotto controllo con la comunicazione alle parti interessate.

3.  Stimare i costi del progetto e definire un budget

Più accurati sono i costi del progetto, più accurato sarà il budget.

Una volta presentato e approvato un budget, l’ultima cosa che un project manager vuole fare è richiedere ulteriori fondi. Esistono varie tecniche che è possibile utilizzare per stimare con precisione i costi e pianificare il budget di conseguenza.

È inoltre indispensabile monitorare tutte le spese e utilizzare sistemi di controllo per tenere traccia dei costi del progetto e rispondere a eventuali discrepanze.

4.  Utilizzare un registro dei rischi

 Una delle cose più importanti da monitorare durante un progetto è il rischio.

Durante la fase di pianificazione, il project manager può creare un registro dei rischi che potrebbero presentarsi, annotando il potenziale impatto sul progetto e chi è responsabile di identificarlo e mitigarlo.

È inoltre possibile stabilire delle priorità per determinare quali rischi devono essere affrontati immediatamente o se possono essere affrontati in un secondo momento. In questo modo, se viene identificato un problema, è possibile rispondere in modo rapido ed efficace.

5.  Utilizzare un registro delle modifiche

Il monitoraggio del progetto consiste nel rilevare il cambiamento.

Per questo, è necessario un registro delle modifiche, un documento che elenca in ordine cronologico le modifiche apportate al progetto. Questo consente al project manager di tenere traccia e comunicare tutte le modifiche che si sono verificate.

6.  Stabilire procedure di controllo qualità

Viene spesso discussa l’importanza di consegnare i progetti nei tempi e nei limiti del budget, ma non bisogna trascurare l’importanza della qualità.

Se il prodotto o il servizio non soddisfa le aspettative dei clienti, il progetto è un fallimento. Le procedure di controllo della qualità garantiscono che il prodotto o il servizio sia testato e soddisfi gli standard stabiliti nella pianificazione del progetto.

Pertanto, stabilire procedure di controllo qualità è una parte fondamentale di qualsiasi monitoraggio del progetto.

Gli strumenti di monitoraggio di un progetto

Gli strumenti di monitoraggio del progetto sono software e metodologie utilizzati per tenere traccia dei progressi di un progetto rispetto al piano originale.

L’obiettivo è quello di fornire ai project manager e ai team di progetto le informazioni necessarie per identificare e risolvere eventuali problemi in modo tempestivo, garantendo il raggiungimento degli obiettivi del progetto entro i tempi e i costi previsti.

Esistono diversi tipi di strumenti di monitoraggio del progetto, tra cui:

• Software di gestione delle attività: questi strumenti come Twproject, permettono di creare e assegnare attività ai membri del team, monitorare il loro completamento e identificare eventuali ritardi.
• Diagrammi di Gantt: questi diagrammi illustrano le attività del progetto in ordine cronologico, mostrando le loro dipendenze e il loro stato di avanzamento.
• Strumenti di reportistica: permettono di generare report sui progressi del progetto, sulle risorse utilizzate e sui costi sostenuti.
• Dashboard: le dashboard forniscono una panoramica generale dello stato del progetto, mostrando i principali indicatori chiave di prestazione (KPI).

La scelta degli strumenti di monitoraggio del progetto più adatti dipende dalle specifiche esigenze del progetto e dalle preferenze del team.

È importante scegliere strumenti facili da usare e che forniscano le informazioni necessarie per prendere decisioni informate.

Twproject: lo strumento ideale per il monitoraggio di un progetto

Per assicurare un ottimo monitoraggio di progetto, non è necessario ricorrere ad altri strumenti.

Twproject è uno dei migliori software di monitoraggio di progetto che permette di avere in un unico canale tutto ciò che abbiamo spiegato in questo articolo.

Questo software fornisce dati in tempo reale per monitorare in ogni momento lo stato delle attività di progetto.

Inoltre, Twproject è una piattaforma collaborativa, in grado di mantenere tutte le parti interessate connesse, anche se si trovano in luoghi differenti.

Ciò facilita la comunicazione e permette di identificare e risolvere i problemi rapidamente. La collaborazione e la comunicazione tra i membri del team sono essenziali per identificare tempestivamente i problemi e proporre soluzioni efficaci.

Permette, inoltre, di avere una visione più completa del progetto e di sfruttare al meglio le competenze di ciascuno. In questo modo, ogni progetto può beneficiare di una gestione più efficace e mirata, migliorando le probabilità di successo.

La dashboard di Twproject permette di ottenere una panoramica di alto livello del progetto; inoltre, è possibile creare report personalizzabili che permettono di approfondire i dati.

Twproject raccoglie automaticamente i dati del progetto su parametri quali tempo, costi, carico di lavoro e altro ancora, utilizzandoli per la produzione di grafici e diagrammi di facile lettura.

Per un efficace controllo e monitoraggio di progetto quindi, non c’è bisogno di ricorrere a strumenti dispendiosi e dispersivi.

Scegliendo Twproject è possibile avere un canale di controllo centralizzato per garantire il successo di un progetto.

Perché parlare di un enterprise project management software e non semplicemente di un project management software? Semplice… non sono la stessa cosa!

Le caratteristiche di un software EPM le vedremo più avanti nella loro interezza, per il momento diciamo solo che ci sono molti software grazie ai quali si possono seguire dei progetti, ma sono molti meno quelli che riescono a seguire contemporaneamente più progetti anche di differenti dimensioni.

In genere, le organizzazioni di grandi dimensioni eseguono più progetti complessi contemporaneamente.

Gestire più progetti in modo efficace richiede strumenti avanzati come Twproject che permettano di avere una visione d’insieme e un controllo su tutte le attività aziendali, soprattutto quando queste sono strettamente legate agli obiettivi strategici dell’impresa.

Sebbene ciascuno di questi progetti non sia necessariamente connesso con gli altri, essi sono comunque in un certo modo correlati perché hanno tutti un impatto sulla stessa organizzazione aziendale e sui suoi obiettivi.

È qui che entra in gioco la pratica della gestione dei progetti di impresa, l’Enterprise Project Management o EPM, che si riferisce alla pratica della gestione dei progetti su scala aziendale.

In genere questo comporta l’attuazione di varie strategie e processi volti a semplificare e migliorare l’efficacia della gestione del progetto su una scala così ampia.

Cos’è l’Enterprise Project Management?

Per capire cosa significa EPM e perché è ​​importante, è meglio fare un passo indietro e considerare la definizione di “gestione del progetto” stessa.

Il Project Management Institute definisce la gestione del progetto come “uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto, un servizio o un risultato unico.” E fino a qua è tutto chiaro.

Tuttavia, una società coinvolta in decine di iniziative temporanee, ciascuna incentrata su un obiettivo unico con una scadenza specifica, ha bisogno di un modo per organizzare e dirigere tali sforzi. Deve assicurarsi che ogni singolo progetto porti l’azienda più vicina ai suoi obiettivi a lungo termine.

È qui che entra in gioco l’Enterprise Project Management.

L’EPM è considerato come una branca specializzata della gestione tradizionale del progetto che si concentra sugli obiettivi di business complessivi di un’organizzazione, piuttosto che su obiettivi specifici a breve termine.

Raggruppando i progetti e dando una visione più ampia delle attività, un’azienda può evitare conflitti interni e sforzi inutili.

L’Enterprise Project Management è un approccio completo alla gestione dei progetti che tiene conto delle influenze dirette e indirette che vanno ad influenzare i progressi di ogni progetto nel suo complesso.

Di conseguenza, include analisi dei rischi, ridimensionamento dei processi del progetto, monitoraggio delle risorse, reporting continuo e analisi dei costi rispetto ai benefici, e l’uso di strumenti e di software per gestire tutti questi aspetti.

In che modo l’Enterprise Project Management differisce dalla gestione tradizionale dei progetti?

 A differenza della tradizionale gestione dei progetti, l’EPM si basa sulla combinazione di tutte le parti della gestione del progetto in un’unica risorsa, spesso grazie all’utilizzo di un apposito software di project management.

Queste funzionalità aiutano a ridurre le barriere tra il singolo progetto e la visione d’impresa in generale, aumentando l’efficienza e la produttività.

Le pratiche tradizionali di gestione dei progetti si concentrano sul vedere un progetto specifico dall’inizio alla fine, con un obiettivo definito e misurabile.

L’Enterprise Project Management pone invece l’attenzione sull’azienda. Da priorità e evidenzia i suoi obiettivi di business e gestisce e raggruppa i progetti per garantire che soddisfino questi più ampi obiettivi organizzativi.

L’obiettivo finale non è necessariamente un progetto completato con successo, ma è il progetto stesso, nel suo singolo, che contribuisce a creare valore nell’organizzazione.

Ecco i vantaggi dell’EPM:

• Output di alta qualità
• Miglioramento della produttività
• Impatto ridotto della carenza di competenze
• Riduzione dei rischi del progetto
• Maggiore affidabilità della consegna

Che cosa rende efficace l’Enterprise Project Management?

 L’adozione dell’EPM può aiutare un’azienda ad adottare un approccio più strategico al budget, alle operazioni e alle allocazioni di risorse.

Prima di tutto però un’azienda deve assicurarsi di avere i seguenti elementi chiave:

• Supporto di alto livello per le iniziative di gestione dei progetti: come per qualsiasi iniziativa su larga scala, la gestione dei progetti aziendali sarà efficace solo se i leader di un’azienda si impegnano a sostenere l’idea e si interessano attivamente al suo avanzamento.
• Responsabili di progetto qualificati: in molti casi, i project manager più esperti di un’azienda sono ideali per assistere la leadership con compiti di gestione del programma o di gestione del portfolio di progetti.
• Software di project management: nessuna persona o gruppo di persone può tenere traccia di dozzine di progetti correlati senza un forte supporto tecnologico. Le migliori soluzioni di gestione dei progetti di oggi offrono una gamma di strumenti per aiutare i project manager a tenere traccia dei tempi, dei budget e delle risorse di più progetti contemporaneamente.

Le caratteristiche essenziali di un software EPM

L’ Enterprise Project Management software offre alle aziende le funzionalità necessarie per gestire in modo competente sia i progetti più piccoli che quelli più complessi a livello aziendale.

Questo tool permette di guardare i progetti da un punto di vista strategico e offre ai dirigenti la possibilità di dare priorità ai progetti e assegnare le risorse di conseguenza.

I software EPM sono generalmente ricchi di funzionalità. Oltre a quelle tipiche come sicurezza avanzata e accesso mobile, ecco quali sono le altre caratteristiche essenziali:

• Project Portfolio Management (PPM): questa è l’essenza dell’EPM. Questa funzione organizza i progetti aziendali e li presenta in un modo facile da consultare, gestire e monitorare.
• User Dashboards: un software di project management aziendale dovrebbe consentire di fornire ad ogni utente un dashboard personalizzato e personalizzabile per analizzare importanti informazioni sul progetto e accedere facilmente a informazioni vitali.
• Condivisione di file: un buon software EPM offre un livello di condivisione di file sofisticato. Oltre alla semplice condivisione di file, infatti, la funzionalità deve includere tracce di controllo, controllo delle versioni del contenuto e impostazioni di autorizzazione per garantire che solo il personale autorizzato abbia accesso ai dati di cui ha bisogno.
• Comunicazioni interne: la messaggistica istantanea o la messaggistica privata è una caratteristica tipica dei software EPM che può aiutare a ridurre il ricorso alla posta elettronica o il telefono. Alcuni software (non tutti) permettono anche di effettuare videoconferenze.
• Calendario: un software EPM valido dovrebbe fornire un calendario per ogni progetto nonché uno centrale che amalgami tutte le scadenze e le pietre miliari dei progetti. Alcuni software EPM addirittura consentono di creare calendari personalizzati per ciascun membro del team.
• Diagrammi di Gantt: Sebbene non tutti i project manager utilizzino i diagrammi di Gantt, molti lo fanno. Si tratta di grafici a barre orizzontali che illustrano il programma di un determinato progetto.
• Integrazioni: ultimo ma certamente non meno importante, un buon software EPM dovrebbe essere in grado di integrarsi con altri software utilizzati a livello aziendale come Salesforce, Dropbox e Microsoft Office.

Un software di project management come Twproject con queste caratteristiche diventa fondamentale per un EPM di successo e per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Twproject è una delle soluzioni più complete ed efficaci per chi cerca un software capace di gestire più progetti simultaneamente, garantendo maggiore produttività e una visione d’insieme indispensabile per prendere decisioni informate.

Grazie alle sue funzionalità avanzate, Twproject consente di monitorare l’avanzamento dei progetti, gestire risorse e tempi in modo preciso e mantenere una comunicazione fluida all’interno dei team per una maggiore produttività.

Se stai cercando il miglior diagtramma di Gantt presente in commercio, faresti bene a leggere con attenzione questo articolo.

Sono infatti molti i nostri clienti che, dopo aver effettuato estenuanti ricerche, hanno scelto Twproject proprio per la semplicità, la fruibilità e la versatilità del suo diagramma di Gantt.

Il project management, come ben sai, si occupa di gestire costantemente varie attività, persone, tempistiche, costi, ecc. e in tutto questo un diagramma di Gantt è uno strumento molto utile per non perdere una scadenza e avere gravi ripercussioni. Non sempre però questo strumento è semplice da usare o fornisce dei grafici chiari.

Ma di cosa si tratta esattamente? E quali sono i parametri per identificare il miglior diagramma di Gantt sul mercato? Vediamolo in questo articolo.

Che cos’è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che mostra la pianificazione di un progetto e le varie attività comprese tra la data di inizio e di fine.

Ogni barra nel grafico rappresenta un compito, mentre le date sono disposte orizzontalmente in cima al diagramma.

I moderni diagrammi di Gantt possono essere utilizzati anche per mostrare le dipendenze tra le attività, ovvero il modo in cui ciascun compito si connette agli altri.

Questo grafico permette di fornire con chiarezza scadenze, pietre miliari e avanzamento del progetto.

Sebbene non esistano due diagrammi di Gantt uguali, ecco quali sono le sue componenti chiave:

• Data/Ora: la data e la durata di ciascuna attività sono spesso visualizzate in giorni/settimane/mesi, ma possono anche essere rappresentate in minuti/ore, a seconda del progetto e del settore. La lunghezza di ogni rettangolo identifica la durata di un’attività.
• Attività: tutti quei compiti che fanno parte del progetto e che vivono in vari stadi di completamento. Le attività possono essere autonome, così come connesse ad altre.
• Pietre miliari: Le pietre miliari o milestones sono compiti critici per il completamento e il successo di un progetto. Alla conclusione di ogni blocco su un diagramma di Gantt, le pietre miliari sono rappresentate da forme o icone diverse.
• Responsabile dell’attività: può trattarsi anche di più persone o di un intero team a seconda del compito.
• Task Code: Il codice attività è incluso nel diagramma di Gantt per aiutare tutte le persone coinvolte a identificare prontamente il compito specifico. Questo numero di riconoscimento è univoco per ogni attività, proprio come una carta d’identità del task.

Quali sono i vantaggi di un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt permette di semplificare in maniera significativa il processo di pianificazione di un progetto.

Dal momento che si tratta di uno schema semplice da creare, utilizzare e mantenere, si dimostra un valido aiuto per i project manager.

Ecco alcuni vantaggi di un diagramma di Gantt:

1. Panoramica dello status di progetto

Il più grande vantaggio dell’utilizzo dei diagrammi di Gantt è la possibilità di vedere tutto ciò che riguarda il progetto in un unico posto.

Funziona come un ottimo strumento di visualizzazione e definizione delle priorità. Il Gantt, infatti, fornisce la panoramica sul progetto in generale, informando i membri coinvolti sul risultato finale, l’ordine, la durata dei compiti, le date di inizio e di fine, le dipendenze ed i progressi compiuti.

Potrebbe anche interessarti questo articolo sul calcolo dell’avanzamento di progetto.

2. Miglioramento della comunicazione del team

La comunicazione è parte integrante di un progetto e può avere il potere di realizzarlo o distruggerlo.

La mancanza di comunicazione è infatti una delle principali ragioni del fallimento di molti progetti.

I diagrammi di Gantt sono noti per fornire una comunicazione cristallina e per permettere ai project manager di fornire input su determinate attività e passare informazioni rilevanti.

3. Vedere le attività sovrapposte e le dipendenze

A volte, non è possibile avviare una determinata attività a meno che non venga completato il compito precedente.

Tali dipendenze possono rendere le cose difficili da gestire soprattutto in caso di progetti complessi che hanno troppe attività i cui collegamenti non sono così evidenti.

Grazie ad un diagramma di Gantt è possibile vedere facilmente quali compiti dipendono gli uni dagli altri e pianificare di conseguenza.

4. Incremento dell’efficienza del lavoro a distanza

Il lavoro a distanza sta diventando sempre più popolare a livello europeo. Tale modalità di lavoro è una delle tendenze che dovrebbero dominare il mondo del project management nei prossimi anni.

Tuttavia, lavorare con un team remoto ha le sue sfide e si presentano molte più difficoltà a coordinare e tenere aggiornati dipendenti in diverse parti del mondo.

Un diagramma di Gantt rende quindi più facile “rimanere sulla stessa pagina” mentre si lavora insieme. Consente, infatti, di visualizzare in tempo reale ciò che è già stato fatto, ciò che è in corso e ciò che sarà da fare indipendentemente dal Paese e dal fuso orario.

5. Aumento della flessibilità

Il cambiamento è una parte cruciale nel project management.

Anche con un piano di progetto che sembra essere infallibile bisogna comunque essere pronti a dover effettuare delle modifiche man mano che si sviluppano nuove esigenze.

Uno strumento come il diagramma di Gantt permette di inserire e visualizzare velocemente le eventuali modifiche e di vedere come queste si ripercuotono sulle attività successive.

Twproject: perché è il migliore diagramma di Gantt sul mercato

Vediamo ora perché, alla fine, tantissimi capi progetto scelgono Twproject e il suo Gantt per la gestione dei loro progetti.

Esistono moltissimi strumenti di project management che offrono la possibilità di creare diagrammi di Gantt semplici e complessi.

Twproject offre però delle funzionalità dinamiche che semplificheranno maggiormente il lavoro, fra cui:

• Allocazione delle risorse in real time: Twproject include una pagina dedicata per monitorare e modificare l’allocazione delle risorse in tempo reale. Una sovra o sotto-allocazione sarà facilmente identificabile e allo stesso modo facilmente modificabile.
• Gestione di orari di lavoro flessibili: questo strumento permette di impostare l’orario di lavoro e le assenze di ogni membro del team, in modo da avere una capacità sempre aggiornata.
• Supervisione dello stato dei progetti: Twproject presenta dei cruscotti dedicati che permettono di visualizzare lo stato dei progetti in tempo reale e di ricevere notifiche legate agli eventi critici. Inoltre, una pagina di statistiche dedicata mostrerà lo stato di salute di ogni progetto e task.
• Vista integrata con ToDo e dati finanziari: per consentire un analisi più approfondita, il Gantt di Twproject permette di affiancare per ogni fase di progetto i relativi compiti da svolgere e la situazione finanziaria, in un’unica interfaccia.
• Elasticità delle dipendenze: con questo strumento hai la massima flessibilità in quanto a tipologia delle dipendenze tra le fasi di progetto e loro sequenzialità. Questo garantisce un’estrema accuratezza e aderenza alla realtà.
• Condivisione e comunicazione: Twproject sa quanto la comunicazione sia importante nel project management. Per questo motivo questo tool permette una facile condivisione di idee, note, documenti, immagini e link.
• Pianificazione e gestione dei task: Twproject offre, in una sola piattaforma, la gestione della pianificazione con il Gantt insieme all’inserimento dei task per tutto il team, avvicinando cosi il progetto al lavoro quotidiano delle risorse.

Twproject, in sostanza, è uno strumento di project management ideato per rendere la gestione dei progetti il più semplice possibile. Il suo Gantt è il fiore all’occhiello!

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Esistono vari elementi che garantiscono il successo di un progetto, uno dei quali è il controllo di gestione.

Questo aiuta a monitorare i progetti in base alla pianificazione fatta a monte e consente al project manager di esaminare obiettivi, compiti e risorse del progetto.

Vediamo in questo articolo che cosa si intende esattamente con controllo di gestione impeccabile e come farlo al meglio.

Cosa si intende con controllo di gestione di progetto?

Il controllo di gestione di progetto consiste in una serie di processi volti a raccogliere e analizzare i dati di un progetto, al fine di garantire il rispetto della pianificazione.

Si tratta di un sistema di controllo di strumenti tecnico-contabili per assicurare il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Sebbene un progetto possa gestire molti parametri, come qualità, portata, ecc., la disciplina dei controlli di gestione si focalizza principalmente sui risultati economico-finanziari.

Tendenzialmente, è il project manager ad occuparsi del controllo di gestione, ma nelle organizzazioni più complesse e numerose si può ritrovare anche un responsabile di controllo del progetto che risponde al project manager.

Affinché il controllo di gestione abbia successo, non può essere applicato solamente in determinati momenti, ma le attività di controllo devono coprire l’intero ciclo di vita del progetto.

In particolare, esistono tre fasi di controllo di gestione:

• Controllo antecedente o budgeting: avviene durante la fase di pianificazione ed è fondamentale per la predisposizione del budget di progetto.
• Controllo concomitante: si svolge durante il corso delle attività di progetto attraverso una misurazione periodica dei dati.
• Controllo susseguente: avviene al termine dei lavori e misura gli indicatori per un’ultima volta e permette di valutare meglio cos’è andato secondo i piani e cosa no.

Controllo di gestione: come avviene?

1.  Stabilire standard di prestazione

Prima che un project manager possa iniziare a mantenere un’attività di controllo, è necessario sviluppare gli standard su cui si baserà il controllo stesso.

Uno standard di prestazione è un obiettivo che deve essere raggiunto affinché il progetto possa essere considerato di successo.

Il team di progetto è tenuto a rispettare questi standard che forniscono loro linee guida ed i parametri di riferimento verso cui indirizzare la loro attenzione.

Finché questi standard vengono raggiunti, o addirittura superati, un project manager può essere sicuro di essere sulla strada giusta.

 Ogni progetto ha due tipi di standard: tangibili e intangibili.

Gli standard tangibili sono obiettivi specifici e misurabili che possono essere monitorati direttamente, mentre gli standard intangibili sono più astratti e non possono essere misurati direttamente.

Alcuni esempi di standard di prestazione tangibili sono:

• Assenza di difetti in un prodotto
• Rispetto del budget
• Rispetto delle normative di sicurezza sul lavoro, ecc.

Gli standard intangibili possono invece essere:

• Morale del team
• Efficacia della leadership del project manager
• Soddisfazione degli stakeholder interni ed esterni, ecc.

Gli elementi tangibili e intangibili di un progetto sono intrecciati e i miglioramenti in uno spesso influenzano gli altri.

I project manager che danno priorità agli standard intangibili solitamente vedono risultati migliori anche nei loro standard tangibili.

2.  Misurare le prestazioni

Una volta stabiliti gli standard, il passo successivo del controllo di gestione è misurare e monitorare le prestazioni rispetto agli standard.

La misurazione e il monitoraggio sono ciò che consente a un project manager di rispondere in modo rapido ed efficace ad un eventuale divario e riportare il progetto sul suo corso corretto.

Gli standard tangibili sono solitamente determinati da parametri chiari.

Per quanto riguarda gli standard intangibili, i project manager devono essere più creativi.

Non esiste, infatti, un parametro specifico che possa essere monitorato, ma è possibile raccogliere dati qualitativi attraverso sondaggi, monitorando l’atteggiamento generale o parlando con i diretti interessati.

Un piano di monitoraggio efficace (leggi qui come realizzarlo) è essenziale per raccogliere dati accurati e tempestivi, assicurando che le informazioni rilevanti siano disponibili per l’analisi e la presa di decisioni.

• 

3.  Analizzare le deviazioni

Una volta che un project manager ha identificato i punti in cui il suo team non riesce a soddisfare gli standard, è necessario capire perché si sta verificando tale divario.

Quando questo si verifica, è segno che il manager non ha tenuto pienamente conto di tutte le possibili circostanze o dei requisiti del progetto.

Identificare gli elementi mancati è quindi essenziale per rivedere efficacemente gli standard o le attività coinvolte nel progetto per raggiungere l’obiettivo originale.

Questo può includere una revisione dettagliata delle attività di progetto, dei processi, delle risorse allocate e dei vincoli incontrati. Analizzare le cause delle deviazioni aiuta a identificare le aree che necessitano di miglioramenti o aggiustamenti per evitare problemi simili in futuro.

4.  Intraprendere azioni correttive

L’ultima fase del processo è agire per migliorare le deviazioni identificate e rispettare gli standard. Affinché il progetto possa giungere a una conclusione positiva, qualcosa deve cambiare.

Le azioni specifiche da intraprendere dipenderanno dall’entità e dalla gravità della deviazione.

Ad esempio, un team che è in ritardo di un giorno sulla pianificazione potrebbe solamente aver bisogno di un promemoria sull’importanza del progetto per aumentare i propri sforzi e rimettersi in carreggiata.

Se invece il ritardo è di una settimana, sarà necessario fare di più, ad esempio assumendo ulteriori membri nel team o richiedendo straordinari obbligatori.

Quanto prima un manager identifica una deviazione dagli standard, tanto minore sarà probabilmente l’impatto di tale deviazione.

Questo è il motivo per cui il processo di controllo e monitoraggio è considerato una parte fondamentale nel project management.

Le azioni correttive devono essere pianificate e implementate rapidamente per evitare che le deviazioni compromettano il successo complessivo del progetto.

La documentazione delle azioni correttive e il monitoraggio dei loro effetti sono essenziali per garantire che i miglioramenti siano efficaci e duraturi.

L’importanza di un software di project management per un controllo di gestione impeccabile

Il controllo di gestione abbraccia più processi e interagisce con più ruoli per garantire il successo di un progetto.

Questo richiede un’attenzione costante ai dettagli per tutto il ciclo di vita di un progetto; attenzione che senza un buon software di project management sarebbe impossibile da assicurare.

Fare affidamento su metodi manuali per monitorare e valutare le metriche di un progetto è diventato impossibile, soprattutto per progetti di grandi dimensioni.

Con Twproject, il miglior strumento di project management presente sul mercato, è possibile creare report personalizzati ed automatizzati per accedere ai dati in maniera rapida ed efficiente.

Twproject regala un approccio moderno offrendo strumenti per il controllo del budget, delle tempistiche, dei rischi ed altro ancora.

Attraverso funzionalità come la gestione delle risorse, il tracciamento dei progressi e l’analisi dei dati in tempo reale, i project manager potranno identificare e affrontare tempestivamente eventuali deviazioni degli standard previsti con un piano di monitoraggio efficace. Questo permetterà di assicurare il successo di un progetto d’impresa.

I vantaggi tangibili e intangibili sono cruciali per avviare qualsiasi progetto.

Solitamente sono soprattutto i vantaggi tangibili ad essere considerati durante la valutazione di un progetto, ma possono esistere anche una serie di vantaggi intangibili.

Qual è la differenza fra i vantaggi tangibili e intangibili?

I benefici tangibili sono quelli misurati in termini monetari, mentre i benefici intangibili non possono essere misurati direttamente in termini economici, ma hanno comunque un impatto aziendale molto significativo.

I vantaggi intangibili, chiamati a volte anche “vantaggi soft”, sono i guadagni attribuibili al progetto di miglioramento che non possono essere segnalati a fini contabili formali.

Questi benefici non sono inclusi nei calcoli finanziari perché non sono monetari o sono difficili da misurare e calcolare.

I benefici materiali sono di natura fisica e possono rappresentare vantaggi a lungo termine o a breve termine, mentre vantaggi intangibili rappresentano solitamente beni a lungo termine che non sono proprietà fisiche, ma piuttosto rientrano nella proprietà intellettuale di un’organizzazione.

Un’altra distinzione di questi due vantaggi è che i benefici intangibili possono aumentare o diminuire nel tempo, mentre i benefici tangibili di un processo difficilmente tendono a fluttuare.

E, ancora, i vantaggi tangibili possono essere spesso calcolati prima di intraprendere alcune azioni, mentre quelli intangibili è praticamente impossibile che possano essere quantificati in anticipo.

Vediamo ora nel concreto quali possono essere i vantaggi tangibili ed intangibili di un progetto.

Vantaggi tangibili di un progetto

Aumento delle entrate

Questo è il tipo di vantaggio più comune di un progetto, ed il più auspicato dagli stakeholders.

L’aumento delle entrate è un vantaggio quando un progetto ha un impatto diretto sulle entrate dell’organizzazione.

A queste entrate possono aggiungersi altre fonti di entrata aggiuntive quali il lancio di un nuovo prodotto o la fornitura di un’offerta.

L’aumento delle entrate è rappresentato da un valore in denaro preciso.

Risparmio sui costi delle risorse

A volte, le modifiche al sistema o il rinnovamento dei processi di lavoro mirano a rendere il ciclo di un progetto con tutte le sue fasi più efficiente.

In questi casi, può accadere quindi che non sia necessaria una determinata attività dopo l’implementazione delle modifiche. Questo vantaggio può essere realizzato anche quando eventuali problemi di sistema o di processo vengono risolti. In questa situazione, potrebbe accadere che l’organizzazione possa rendere ridondanti alcuni ruoli o trasferire alcune risorse a un reparto diverso, il che significa un’ottimizzazione o una diminuzione delle risorse e, di conseguenza, dei loro costi.

Aumento di produttività

Un vantaggio tangibile di un progetto è l’aumento della produttività (approfondisci anche 7 suggerimenti per aumentare la produttività) che può consentire alle persone di lavorare di più o di essere dirottate in altre aree.

A volte, i problemi di sistema o di processo costringono le persone a eseguire una soluzione manuale, a ripetere i task più di una volta per correggere o a portare più persone a rivedere la stessa attività.

Utilizzando uno strumento come Twproject, è possibile monitorare e ottimizzare ogni fase del progetto, riducendo gli sprechi di tempo e aumentando l’efficienza operativa.

Miglioramenti del processo

I processi possono migliorare il tempo necessario per il completamento di un determinato progetto. Può trattarsi di automatizzare una semplice operazione di immissione manuale dei dati o automatizzare un complesso processo che significherebbe un grande dispendio di energie, di tempo e di costi. Migliorare i processi significa che il tempo necessario per completare un processo è inferiore, il che può far risparmiare tempo liberando la risorsa per svolgere altre attività.

Vantaggi intangibili di un progetto

Contributo alla strategia organizzativa

Tra i vantaggi intangibili troviamo una posizione di mercato aumentata e/o la percezione da parte dei clienti che l’organizzazione sia un leader del settore.

Il capitale organizzativo e il capitale intellettuale giocano un ruolo fondamentale nel creare e sostenere queste percezioni, trasformandosi in un vantaggio competitivo duraturo.

Esperienza utente migliorata

Alcuni progetti potrebbero creare un prodotto che sia più facile da utilizzare per i clienti finali oppure offra caratteristiche innovative.

Questo si traduce in un’esperienza utente (UX) notevolmente migliorata, rappresentando a tutti gli effetti un vantaggio intangibile.
Migliorare la UX significa creare prodotti più intuitivi, facili da usare e piacevoli per l’utente finale.

Per esempio, se un progetto si concentra sulla creazione di un’interfaccia utente (UI) più intuitiva per un software, gli utenti possono completare le loro attività più rapidamente e con meno frustrazione. Questo non solo aumenta la produttività, ma può anche portare a una maggiore soddisfazione del cliente, un vantaggio intangibile ma cruciale.

Maggiore soddisfazione del cliente

I progetti in generale hanno come obiettivo quello di soddisfare il cliente finale, sia che questo sia esterno all’organizzazione sia che sia interno. In caso contrario, se il cliente non fosse soddisfatto del risultato, il progetto non potrebbe essere considerato di successo. La maggiore soddisfazione del cliente è però un vantaggio intangibile dato che non è possibile quantificarlo in maniera oggettiva.

Maggiore conformità

Alcuni progetti mirano a rielaborare sistemi o processi che andranno incontro ad un processo di audit. Se un’organizzazione dovesse violare un regolamento o una misura di conformità, potrebbe finire per pagare multe enormi. A volte il vantaggio del progetto è proprio questo: realizzare qualcosa per garantire una maggiore sicurezza per l’organizzazione.

Valore della marca

Il valore della marca, conosciuto anche come “brand equity”, è uno degli obiettivi chiave per molte organizzazioni.  Alcuni progetti mirano a migliorare la brand equity fornendo servizi migliori e mantenendo gli standard. Un altro esempio di vantaggio intangibile di un progetto.

Capita, a volte , che si considerino i vantaggi tangibili più importanti di quelli intangibili. Questo perché sono quantificabili e visibili immediatamente.

È importante però ricordare che i vantaggi intangibili meritano lo stesso rispetto, dato che rappresentano una parte significativa del valore di un’organizzazione.

Secondo gli economisti, più del 25% del valore delle imprese si basa ora su beni immateriali, come l’immagine del marchio e la quota di mercato.

Ecco quindi come diventa fondamentale, durante l’analisi di un progetto, tenere conto dei vantaggi tangibili così come di quelli intangibili e di considerarli della stessa importanza.

Risorse umane e capitale umano

Le risorse umane giocano un ruolo fondamentale nel successo di qualsiasi progetto. Il capitale umano, ossia le competenze, le conoscenze e l’esperienza dei dipendenti, è una risorsa intangibile che può influenzare significativamente i risultati di un progetto.

Investire in una nuova risorsa attraverso formazione e sviluppo può aumentare il capitale intellettuale dell’organizzazione, contribuendo così al vantaggio competitivo.

Vantaggi tangibili e intangibili di un progetto: Scegli lo strumento giusto

Un software come Twproject può aiutarti a monitorare i benefici con costanza. Potrai iniziare semplicemente impostando i parametri che ti permetteranno di monitorare gli avanzamenti in campi tangibili, come la produttività e il contenimento dei costi.

Infatti, Twproject ha un’interfaccia utente molto intuitiva e personalizzabile che ti permette di tenere traccia di ogni singolo aspetto dell’avanzamento del tuo progetto, inclusi i processi operativi.

Con il tempo imparerai a utilizzare questo strumento anche per monitorare i benefici intangibili, poiché questo software offre una grande versatilità e i suoi report sono altamente adattabili alle tue esigenze.

I dati raccolti attraverso gli strumenti di monitoraggio di Twproject possono infine essere aggregati e costituire il valore finale del progetto.

Infatti, tra i form personalizzati che ti offre la piattaforma, ne troverai uno specifico per determinare “Valore del progetto”. I campi inseriti sono personalizzabili e includono benefici tangibili e intangibili.

Grazie all’assegnazione di un punteggio ai vari campi, potrai ottenere un valore complessivo del progetto, che ti aiuterà a svolgere un’analisi comparata tra i progetti in corso.

Se queste funzionalità fanno al caso tuo, hai la possibilità di fare una prova gratuita di 15 giorni durante i quali il nostro team sarà al tuo fianco per aiutarti a impostare i parametri che funzionano meglio per te.
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Un brief di progetto è un documento fondamentale per trasmettere gli obiettivi principali del progetto in modo che tutti capiscano cosa dovranno fare.

I progetti non nascono e basta.

C’è molto lavoro da fare prima che vengano approvati e, una volta ottenuto il via libera, sono necessari ancora più pianificazione e dettagli.

Ecco quindi spiegato in questo articolo come un brief di progetto può salvare il tuo progetto.

Che cos’è un brief di progetto?

Un brief di progetto è un documento che delinea gli obiettivi, l’ambito e i risultati finali di un progetto.

La sua funzione principale è quella di fornire una panoramica chiara a tutti i soggetti coinvolti, qualunque sia il loro ruolo o livello di capacità tecnica.

Un brief ben definito ha un impatto significativo sul successo di un progetto perché è in grado di allineare le aspettative e ridurre al minimo le incomprensioni.

Non si tratta di un documento dettagliato come un piano di progetto, ma è comunque parte molto importante nel project management perché non si limita a delineare ambito e obiettivi, ma funge anche da strumento di comunicazione.

Un buon brief è il fondamento su cui costruire un piano di progetto solido, e garantire il successo.

Chi è responsabile della stesura del brief del progetto?

La stesura del brief di progetto è un compito cruciale e, nella maggior parte dei casi, la responsabilità non ricade su un solo individuo. Di solito, è un processo collaborativo che coinvolge vari attori chiave.

Ecco un approfondimento sui principali responsabili della stesura del brief di progetto:

1.   Responsabile del progetto: nella maggior parte dei casi, il project manager è al timone della creazione del brief del progetto. Con una visione completa della portata, degli obiettivi e delle risorse del progetto, il project manager è nella posizione ideale per delineare chiaramente cosa il progetto deve raggiungere e come. Ha anche la responsabilità di garantire che il brief sia allineato con le aspettative degli stakeholder e che sia facilmente comprensibile per tutti i membri del team.

• Compiti specifici: il project manager raccoglie input dai vari stakeholder, struttura il documento in modo coerente e chiaro, e si assicura che tutte le informazioni rilevanti siano incluse. Questo può includere dettagli come obiettivi, deliverable, timeline, risorse necessarie e potenziali rischi.

2.  Sponsor o promotore del progetto: è spesso colui che ha l’autorità di avviare il progetto e che fornisce le risorse necessarie per il suo sviluppo. Questa figura può essere un dirigente o un gruppo di dirigenti all’interno dell’organizzazione.

• Compiti specifici: gli sponsor forniscono una visione strategica e delineano le aspettative generali del progetto. Collaborano con il project manager per definire gli obiettivi principali e per garantire che il progetto sia allineato con la strategia aziendale complessiva. Inoltre, approvano il brief finale e forniscono supporto per risolvere eventuali problemi che possono sorgere.

3.   Principali stakeholder: le parti interessate, in particolare quelle con interessi o investimenti significativi nel progetto, possono contribuire con preziose informazioni o richieste che non possono essere ignorate.

• Compiti specifici: gli stakeholder forniscono input preziosi basati sulle loro esigenze e aspettative. Possono includere membri del team, utenti finali, partner esterni e altre figure rilevanti. Il loro coinvolgimento è cruciale per garantire che il brief rispecchi accuratamente le necessità del progetto e non trascuri aspetti importanti che potrebbero influenzarne il successo.

4.  Esperti in materia: a seconda della natura del progetto, gli esperti nel settore pertinente potrebbero essere coinvolti per prestare la loro esperienza, soprattutto per quanto riguarda tematiche più sensibili, come la sostenibilità. Possono essere interni all’organizzazione o consulenti esterni.

• Compiti specifici: questi esperti contribuiscono con conoscenze specialistiche che possono essere fondamentali per la definizione degli aspetti tecnici del progetto. La loro esperienza è particolarmente preziosa in settori complessi o altamente regolamentati, dove una comprensione dettagliata è essenziale per evitare errori costosi e per garantire la conformità alle normative.

Esempio di brief di progetto

Non esiste un unico modo per creare un brief di progetto, ma quella che segue è una guida dettagliata su come strutturare un brief di progetto, con ciascun elemento spiegato in modo approfondito.

a) Nome del progetto: Il progetto deve avere un titolo descrittivo e chiaro che rifletta l’essenza del progetto.

Esempio: “Sviluppo di una piattaforma di e-commerce per prodotti artigianali locali.”

b) Project manager: Specificare chi guiderà il progetto includendo le informazioni di contatto in modo che chiunque abbia domande possa contattare la persona in carico.

Esempio:

• Nome: Maria Rossi
• Email: maria.rossi@example.com
• Telefono: +39 123 456 7890

c) Informazioni sugli stakeholders: includere le informazioni di contatto delle parti interessate al progetto. Queste sono tutte quelle persone che hanno un interesse acquisito nel progetto e nel suo risultato.

Esempio:

• Sponsor del progetto: Luca Bianchi (luca.bianchi@example.com)
• Cliente principale: Marco Verdi (marco.verdi@example.com)
• Utente finale rappresentativo: Anna Neri (anna.neri@example.com)

d) Team di progetto: Elencare tutti i membri del team e i loro ruoli. Per un progetto di grandi dimensioni, ciò può includere solo i leader chiave del team. Una chiara definizione dei compiti garantisce che ogni membro del team sappia cosa deve fare, portando a un flusso di lavoro più efficiente.

Esempio:

• Team Leader: Giovanni Gialli
• Sviluppatore Front-End: Laura Blu
• Sviluppatore Back-End: Paolo Grigi
• Designer UI/UX: Greta Rosa
• Specialista Marketing: Federica Viola

e) Obiettivi del progetto: Quali saranno i risultati finali e quali criteri misureranno il successo.

Esempio:

Obiettivo principale:

Creare una piattaforma di e-commerce user-friendly per la vendita di prodotti artigianali locali.

Obiettivi secondari:

• Aumentare la visibilità online dei produttori locali.
• Integrare un sistema di pagamento sicuro.
• Implementare funzionalità di recensioni e feedback degli utenti.

Criteri di successo:

• Raggiungere 10.000 visite mensili entro sei mesi dal lancio.
• Ottenere un punteggio di soddisfazione degli utenti superiore a 4.5/5.

f) Cronologia del progetto: la sequenza temporale dovrebbe specificare le date di inizio e fine del progetto, comprese le milestone principali.

Esempio:

Data di inizio: 1 Giugno 2024

Data di fine: 31 Dicembre 2024

Milestone:

– Fase di pianificazione completata: 30 Giugno 2024

– Sviluppo del prototipo: 31 Agosto 2024

– Test e correzioni: 31 Ottobre 2024

– Lancio della piattaforma: 31 Dicembre 2024

g) Budget del progetto: Includere tutti i costi relativi al progetto e tenere conto di eventuali spese impreviste.

Esempio:

• Totale stimato: € 100.000

• Sviluppo software: € 50.000
  • Design: € 20.000
  • Marketing: € 15.000
  • Spese operative: € 10.000
  • Contingenze: € 5.000

h) Rischi e vincoli: Ogni progetto comporta potenziali rischi e vincoli. Identificarli tempestivamente può sicuramente aiutare a mitigare eventuali problemi futuri.

Esempio:

Rischi:

• Ritardi nello sviluppo: Mitigazione attraverso un piano di lavoro dettagliato e monitoraggio continuo.
• Problemi di integrazione del sistema di pagamento: Mitigazione con test anticipati e supporto tecnico dedicato.

Vincoli:

• Budget limitato: gestione oculata delle risorse e controllo rigoroso dei costi.
• Tempistiche strette: pianificazione accurata e utilizzo di metodologie agili per adattarsi rapidamente ai cambiamenti.

In alcuni casi, si potranno includere maggiori informazioni, ma un brief di progetto vuole essere un buon equilibrio fra ciò che è rilevante e ciò che diventa dettaglio.

Brief di progetto con Twproject

Twproject è un potente software di project management che offre una suite completa di strumenti per la gestione efficace dei progetti.

Questo strumento non solo facilita la redazione del brief di progetto, ma supporta anche l’intera gestione delle attività e delle risorse.

Consente al project manager di strutturare il brief in modo dettagliato, integrando obiettivi, risorse, tempistiche e responsabilità in un’unica piattaforma accessibile e personalizzabile.

Tutte le parti interessate del progetto saranno costantemente aggiornate in tempo reale, migliorando la comunicazione e l’efficienza.

Con funzionalità in grado di pianificare, monitorare e creare report su progressi e prestazioni, sarà sufficiente questo unico software per gestire tutti gli aspetti che abbiamo visto in questo articolo (e molto altro).

Inoltre, un software di project management come Twproject supporta la pianificazione e il tracciamento delle attività, permettendo di monitorare l’avanzamento del progetto rispetto ai tempi stabiliti e di intervenire prontamente in caso di deviazioni dal piano originale.

Questo non solo ottimizza la gestione del lavoro ma allinea meglio le aspettative, contribuendo significativamente al successo del progetto.

Seguendo le linee guida di questo articolo e utilizzando Twproject, i project manager potranno creare un brief di progetto efficace e gestire le attività in modo efficiente.

Il project manager negli appalti pubblici è una figura fondamentale per garantire la gestione dei progetti, anche grazie all’uso degli strumenti giusti.

In questo articolo vediamo quindi come il project management si può applicare agli appalti pubblici e quali sono gli strumenti chiave da utilizzare.

 

Il project management nel settore degli appalti pubblici

Per appalti pubblici si intende l’acquisto di lavori, forniture e servizi da parte di pubbliche amministrazioni a livello nazionale o comunitario.

Come in un qualsiasi altro progetto a livello aziendale, anche nel settore pubblico si possono applicare le cinque fasi caratteristiche del project management: avvio, pianificazione, esecuzione, controllo, chiusura.

Più nel dettaglio:

• Avvio: Questa fase corrisponde alla programmazione. Il D.lgs 36/2023 (Codice degli appalti pubblici) in Italia, prevede al momento una pianificazione biennale per quanto riguarda l’acquisto di beni e servizi in base al fabbisogno.
• Pianificazione: nel settore pubblico significa capire quali siano la base d’asta, il perimetro di gara, il livello tecnico, ecc.
• Esecuzione: cioè l’aggiudicazione del servizio.
• Controllo: nei confronti di tutti gli operatori economici. In caso di esito negativo, si avrà la revoca dell’aggiudicazione.
• Chiusura: coincide tendenzialmente con la rendicontazione che, nel caso degli appalti pubblici, implica anche una chiusura dal punto di vista burocratico per concludere formalmente le attività.

Project management, gruppi tematici e appalti pubblici

Oltre alle fasi del project management, troviamo altre similarità fra la gestione di progetti all’interno di organizzazioni private ed appalti pubblici. Ad esempio, l’ambito può essere paragonato ad i requisiti di gara e al perimetro dei servizi principali e secondari all’interno di un appalto.

Gli stakeholders in questo caso sono rappresentati dalle pubbliche amministrazioni ed alcuni altri enti che hanno i loro rispettivi fabbisogni e richieste.

La tematica delle tempistiche negli appalti pubblici può essere a volte molto più rigida di quella del settore privato. Specificatamente l’aggiudicazione deve avvenire entro sei mesi dal bando di gara, mentre la successiva stipula del contratto deve essere ufficializzata entro due mesi.

Anche per quanto riguarda i costi nel settore pubblico esiste poco margine di errori. In un appalto pubblico costi e livello di qualità sono specificati già in base d’asta e, se non rispettati, possono portare ad una serie di penali.

A volte, le risorse umane da utilizzare per i lavori nel settore pubblico possono essere dettagliatamente indicate nel bando di concorso.

Un’altra tematica, quella dei rischi, riguarda principalmente il contenzioso. In questo caso, una situazione tipica, è quella di eventuali ricorsi da parte di operatori che non si sono aggiudicati il lavoro e che potrebbero portare ad un rallentamento dell’iniziativa.

E in ultima istanza, la comunicazione. Quando si parla di appalti pubblici è assolutamente fondamentale adempiere agli obblighi di trasparenza e anticorruzione.

Per questo tutte le comunicazioni riguardanti la gara di appalto devono essere pubblicate e accessibili a tutti.

 Il ruolo del RUP negli appalti pubblici

Secondo le linee guida ANAC, il R.U.P. – Responsabile Unico del Procedimento – deve possedere un’adeguata formazione in materia di project management.

Il R.U.P. riveste un ruolo cruciale nella gestione e nella supervisione dei progetti.

Secondo il nuovo codice degli appalti, il RUP deve avere una esperienza professionale di almeno cinque anni nelle materie oggetto dell’intervento da affidare, possedendo una laurea magistrale o specialistica nelle materie oggetto dell’intervento da affidare.

Il RUP deve assicurare che la programmazione, progettazione, affidamento e l’esecuzione dei contratti pubblici siano conformi alle norme vigenti e rispettino i principi di legalità, trasparenza ed efficienza.

I compiti del responsabile unico sono vari, tra cui:

• Sovrintendere alle fasi di programmazione, progettazione, affidamento ed esecuzione dell’intervento.
• Garantire che il progetto sia sviluppato nel rispetto delle linee guida ANAC.
• Assicurare che la stazione appaltante rispetti le procedure di affidamento di lavori particolarmente complessi.

 

Secondo le linee guida ANAC, il RUP deve avere un’adeguata competenza di project manager acquisita anche mediante la frequenza con profitto di corsi di formazione in materia di project management. Questa formazione è essenziale per garantire che il RUP possa gestire al meglio i lavori particolarmente complessi affidati dalle stazioni appaltanti.

Il RUP deve anche possedere una esperienza professionale di almeno tre anni nelle materie oggetto dell’intervento da affidare o, in alternativa, completare delle procedure di corsi di formazione in materia di project management.

L’aiuto di un software di project management negli appalti pubblici

Il project manager oltre a vantare conoscenze e competenze che permettono di gestire attività complesse all’interno di un progetto, deve avere accesso anche ai migliori strumenti per la gestione dei lavori.

Per questo motivo l’utilizzo di un software di project management come Twproject può essere un valido aiuto, anche nel caso degli appalti pubblici.

In particolare, i gestori di progetti del settore pubblico si trovano a navigare in un ambiente complesso e altamente regolamentato che richiede una precisione e una tracciabilità senza compromessi.

Twproject esiste specificatamente per semplificare e ottimizzare ogni fase del processo di gestione di un progetto, sia pubblico che privato.

 

Ecco ciò che questo strumento di project management può assicurare:

• Negli appalti pubblici è necessario pianificare con precisione le attività, rispettando scadenze spesso non negoziabili. Twproject permette di creare piani dettagliati e timeline visive che definiscono chiaramente le fasi del progetto ed il suo progresso in tempo reale.
• La documentazione nel settore pubblico deve essere accurata, chiara, completa e facilmente accessibile. Twproject diventa un hub centralizzato per raccogliere e gestire tutti i documenti in modo organizzato.
• I progetti pubblici hanno tendenzialmente molti stakeholder e sono complessi da gestire. Per questo motivo la collaborazione multidisciplinare è essenziale. Twproject permette di gestire gruppi di lavoro e la comunicazione in un unico canale, evitando così di perdere informazioni preziose.
• Essendo gli appalti pubblici complessi, portano con sé anche un livello di rischio più alto. Uno strumento come Twproject aiuta a prevedere potenziali colli di bottiglia e ad intervenire tempestivamente grazie a decisioni informate.
• Come visto prima, in ambito di appalti pubblici è fondamentale adempiere agli obblighi di trasparenza e assicurarsi che i progetti rispettino le normative e le leggi applicabili. Twproject facilita la tracciabilità e la rendicontazione, aspetti essenziali per superare ispezioni e controlli.
• In ogni progetto, l’analisi dei dati è indispensabile. Twproject è in grado di trasformare importanti volumi di dati in report comprensibili, intuitivi e personalizzabili.

Ecco quindi come un adeguato software di project management diventa uno strumento chiave nell’ambito degli appalti pubblici.