Stakeholder engagement Plan: come pianificare il coinvolgimento degli stakeholder

Stakeholder engagement Plan

Il coinvolgimento degli stakeholder e la gestione degli stakeholder sono senza dubbio ingredienti fondamentali per il successo di progetto, ma, malgrado ciò, sono spesso considerati un’attività marginale.

Lo stakeholder engagement è invece un argomento fondamentale ed al contempo vasto.

Include la raccolta e condivisione di informazioni, la gestione delle preoccupazioni e dei reclami, la misurazione dell’impatto e dell’importanza dei diversi gruppi di stakeholder, la comunicazione e altro ancora.

È per questo che abbiamo deciso di dedicare questo articolo a come pianificare il coinvolgimento degli stakeholder.

Il piano di coinvolgimento degli stakeholder

Come per qualsiasi altro processo aziendale, il processo di coinvolgimento degli stakeholder dovrebbe essere sistematico, logico e pratico.

Questo processo può essere rappresentato in forma ciclica. È un processo costante e lezioni tratte dall’esperienza passata determinano la pianificazione e l’impegno futuri.

Il processo non è lineare, piuttosto è un processo iterativo.

L’organizzazione impara e migliora la sua capacità di svolgere un coinvolgimento significativo delle parti interessate. Questo miglioramento avviene mentre si sviluppano relazioni di rispetto reciproco, che vanno a sostituire le consultazioni una tantum.

Ecco quindi le varie fasi del piano di coinvolgimento degli stakeholder:

Pianificazione

Identificare gli obiettivi di base, i problemi da affrontare e le parti interessate a cui attribuire le priorità critiche per l’organizzazione.

Comprendere gli stakeholder

Identificare l’urgenza che provano per i loro problemi, la legittimità del loro interesse e il potere che hanno di avere un impatto sull’organizzazione in generale. Avere una comprensione delle loro motivazioni, obiettivi e problemi, e quali di questi sono realmente i problemi del progetto. In questo modo sarà possibile delineare gli stakeholder prioritari.

Costruire la fiducia

Le diverse parti interessate arriveranno con diversi livelli di fiducia e volontà di fiducia. Riconoscere questo e il modo in cui interagire con loro dovrà, quindi, adattarsi al livello di fiducia presente e necessario.

Consultazione

Per il successo generale è importante ottenere durante questa fase:
Rappresentazione equa di tutte le parti interessate.
Fornire informazioni e proposte che rispondano direttamente alle aspettative e agli interessi degli stakeholder precedentemente identificati e non solo alle informazioni che rispondono agli obiettivi ed alle attività interne.
Fornire informazioni di base complete alle parti interessate che devono trarre conclusioni giuste e ragionevoli.
Essere realistici nelle trattative riguardanti aspettative, bisogni e obiettivi. Ciò contribuirà a raggiungere un accordo e a creare fiducia.

Il processo di consultazione include interviste personali, workshop, focus group, incontri pubblici, sondaggi e altri strumenti partecipativi. È importante scegliere il processo rilevante per ogni gruppo di stakeholder in quanto un modello non si adatta a tutti.

Rispondere e attuare

decidere una linea d’azione per ogni questione concordata. Comprendere le possibili reazioni degli stakeholder ad una proposta.

Monitorare, valutare e documentare

La gestione della conoscenza è fondamentale per acquisire informazioni e condividere ciò che viene appreso. La trasparenza del processo è notevolmente aiutata da una documentazione accurata. Ricordarsi di riferire alle parti interessate in merito ai progressi, in una forma e in un linguaggio appropriati per loro.

Le regole d’oro per un coinvolgimento degli stakeholder ottimale

lo Stakeholder engagement Plan

  • Allineamento interno all’organizzazione in termini di aspettative, ruoli e risultati. Essere flessibili aiuterà a raggiungere questo obiettivo, così come apprezzare i diversi punti di vista, le pressioni e gli obiettivi di business.
  • Costruire un rapporto di fiducia con le parti interessate è molto importante, aiutato dalla comprensione dei loro punti di vista e delle loro motivazioni. I project manager devono quindi valutare il livello di fiducia nelle relazioni ma non essere troppo affrettati nel loro giudizio.
  • Capire le motivazioni delle parti interessate e dell’organizzazione ed essere trasparenti può aiutare a superare le differenze. Riconoscere che la motivazione fondamentale di ciascuna parte può essere molto diversa da un’altra, ma comprendere e articolare questa differenza può già aiutare a colmare le lacune.
  • L’organizzazione deve riconoscere l’importanza delle opinioni e dell’impegno delle parti interessate. È fondamentale che l’organizzazione nel suo complesso apprezzi il contributo che gli stakeholder apportano al successo complessivo dell’azienda e non vederlo solamente come un componente aggiuntivo.
  • È importante considerare come si pianifica l’impegno e la comunicazione in modo tale da incoraggiare i punti di vista di tutti.
  • La cultura dell’organizzazione avrà un impatto sul modo in cui si verifica l’impegno degli stakeholder. Per questo la valutazione della cultura aziendale è importante per identificare i fattori abilitanti e gli ostacoli alle attività di coinvolgimento degli stakeholder.
  • Valutare il comportamento di coinvolgimento non produttivo passato aiuterà l’organizzazione a imparare dalle esperienze passate. È importante quindi raccogliere queste informazioni dal punto di vista dell’organizzazione e degli stakeholder.

In conclusione, le organizzazioni non possono più scegliere se vogliono interagire con gli stakeholder o meno; l’unica decisione che devono prendere è quando e come impegnarsi con successo nella relazione con loro.

Gestisci il processo di cambiamento.

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