How to create a strategic project plan

Un piano di progetto strategico è molto più di un semplice documento operativo: è una bussola per il team, una mappa che guida dall’idea iniziale alla consegna finale. Un buon piano permette di gestire risorse, tempi e priorità in modo efficace, riducendo rischi e massimizzando il successo di un progetto.

In questa guida scoprirai come costruire un piano strategico completo, quali strumenti usare, quali elementi non devono mai mancare e vedrai esempi reali applicabili in azienda.

8 step per creare un piano di progetto strategico

1. Definire gli obiettivi del progetto

Definire gli obiettivi del progetto significa rispondere chiaramente a queste domande:

• Cosa vogliamo ottenere esattamente?
• Perché questo progetto è importante per l’organizzazione?
• Come misureremo il successo di un progetto?
• Quando dovranno essere raggiunti i risultati finali?

La metodologia SMART (Specifici, Misurabili, Accessibili, Rilevanti, Temporizzati) è un valido punto di partenza.

Un obiettivo chiaro e ben formulato è ciò che dà direzione, motiva i membri del team e rende misurabile il lavoro. Senza obiettivi definiti, anche il miglior piano di gestione è destinato a fallire.

Ad esempio:

Obiettivo generico: “Migliorare il sito web.”

Non dice quanto migliorare, né in quanto tempo, né in che modo. I membri del team non avranno una direzione chiara.

 Obiettivo SMART: “Entro il 30 settembre, aumentare del 25% le conversioni del sito web tramite l’ottimizzazione UX e la riduzione dei tempi di caricamento.”

-Specifico: migliorare UX e velocità
-Misurabile: +25% conversioni
-Raggiungibile: con interventi tecnici e test

–Rilevante: migliora le vendite
–Temporizzato: entro il 30 settembre

• Collegare gli obiettivi al piano di progetto

Gli obiettivi devono riflettersi direttamente nella struttura del piano di progetto. Questo significa:

• Suddividere gli obiettivi in ogni attività concreta (es. “A/B test checkout”, “ridisegnare pagina prodotto”)
• Assegnare responsabilità precise ai membri del team
• Definire metriche da monitorare
• Inserire milestone temporali nel ciclo di vita del progetto

• Errori comuni da evitare
• Obiettivi vaghi o qualitativi
  Es: “essere più visibili sul mercato”. → Meglio: “ottenere 30 menzioni stampa in 3 mesi”.
• Troppi obiettivi non prioritari
  Quando tutto è importante, nulla lo è davvero.
• Obiettivi imposti dall’alto senza confronto
  Un buon project manager coinvolge stakeholder e team nella definizione degli obiettivi, per garantirne la fattibilità.

2. Stabilire l’ambito del progetto: definire ciò che è incluso (e ciò che non lo è)

Definire con precisione l’ambito del progetto è essenziale per evitare ambiguità, contenere i costi e prevenire il temutissimo “scope creep” (l’aumento incontrollato delle richieste durante il progetto).

L’ambito del progetto descrive:

• Cosa il progetto deve essere (prodotti, funzionalità, servizi, risultati)
• Cosa può essere escluso o rimandato
• Chi è coinvolto
• Quali vincoli, assunzioni e limiti vanno considerati

È, in sostanza, il perimetro del progetto: tutto ciò che rientra o meno nei suoi confini.

Perché è fondamentale definire l’ambito?

• Evita conflitti tra stakeholder
• Protegge il team da carichi di lavoro imprevisti
• Aiuta il project manager a gestire tempi e budget
• Fornisce una base per il controllo qualità
• È il punto di partenza per creare il piano di gestione

Cosa include una buona definizione dell’ambito?

Una dichiarazione d’ambito completa deve essere documentata, approvata e condivisa. Deve includere:

Voce	Descrizione
Descrizione del progetto	Di cosa si tratta il progetto, perché è stato avviato
Obiettivi	Risultati finali da raggiungere
Deliverable	Cosa verrà concretamente consegnato
Requisiti	Funzionali e non funzionali
Attività principali	Elenco di massima delle macro-attività
Esclusioni	Cosa non è compreso
Assunzioni	Ipotesi accettate in fase iniziale
Vincoli	Limiti tecnici, normativi, temporali o economici

Ad esempio:

 Inclusioni (ambito del progetto)

• Sviluppo piattaforma mobile-friendly
• Integrazione con gateway di pagamento
• Sistema gestione ordini e tracking
• Reportistica base (vendite, utenti, conversioni)
• Traduzione in 2 lingue

Esclusioni (fuori ambito)

• Integrazione con CRM aziendale
• Sistema avanzato di loyalty
• App nativa per iOS/Android
• Piattaforma B2B separata

Se un’agenzia IT prende in carico questo progetto senza documentare le esclusioni, si troverà presto a dover “inseguire” richieste extra non previste nel budget iniziale.

• Scope Creep: il nemico silenzioso

Il termine “scope creep” descrive l’espansione graduale, non controllata, dell’ambito del progetto a causa di richieste non ufficiali, malintesi o mancanza di limiti chiari.

Esempio: Il cliente chiede di “aggiungere solo un modulo extra”, poi ne chiede altri due… e il piano di progetto salta. Il team è sovraccarico, il progetto si ritarda e i costi aumentano.

Come evitarlo:

• Documentare e far approvare ogni modifica
• Creare una procedura di richiesta di modifica
• Mantenere aggiornata la dichiarazione d’ambito

• Strumenti utili per gestire l’ambito

• WBS (Work Breakdown Structure) → suddivide il lavoro in componenti gestibili
• Scope Statement → documento ufficiale che definisce l’ambito
• Matrice degli stakeholder → identifica ruoli, responsabilità e aspettative
• Twproject → consente di collegare obiettivi, deliverable e task al perimetro approvato

3. Suddividere il lavoro nelle fasi di pianificazione

Dopo aver definito l’ambito del progetto, è il momento di organizzare il lavoro in fasi gestibili. Questa attività è nota come Work Breakdown Structure (WBS) e permette di identificare ogni attività necessaria per raggiungere i risultati finali.

Le principali fasi di pianificazione sono:

1. Avvio – definizione obiettivi, analisi stakeholder
2. Pianificazione – stesura del piano di progetto, allocazione risorse
3. Esecuzione – realizzazione delle attività operative
4. Controllo – monitoraggio avanzamento e qualità
5. Chiusura – validazione dei risultati finali e documentazione

Esempio – Progetto di lancio prodotto:

• Avvio: Analisi mercato, SWOT
• Pianificazione: Gantt + budget + team
• Esecuzione: Prototipo, campagna marketing
• Controllo: KPI settimanali
• Chiusura: Debrief, retrospettiva, report finale

Dividere per fasi il ciclo di vita del progetto consente una migliore previsione delle risorse e dei rischi.

4. Assegnare i ruoli e i membri del team

Una pianificazione del progetto strategica non può prescindere dalla composizione e dalla gestione efficace del team. Il successo di un progetto può essere compromesso anche dal miglior piano, se i ruoli non sono chiari o le persone non sono adatte ai compiti assegnati.

Assegnare i giusti membri del team, con ruoli ben definiti, è cruciale per raggiungere gli obiettivi e consegnare i risultati finali nei tempi e costi previsti.

Ogni progetto richiede un mix di competenze tecniche, gestionali e relazionali. Il project manager deve:

• Identificare le competenze chiave necessarie
• Mappare la disponibilità delle risorse
• Assegnare ruoli coerenti con l’ambito del progetto
• Facilitare la collaborazione e la comunicazione

5. Usare uno strumento di gestione dei progetti

Uno strumento di gestione è la colonna portante di una pianificazione del progetto agile e controllata. Aiuta a centralizzare informazioni, coordinare i membri del team, monitorare l’avanzamento e facilitare la comunicazione continua.

Perché serve un tool dedicato (e perché Twproject fa la differenza)

Secondo un’analisi recente, senza uno strumento di gestione adeguato si rischia di incorrere in:

❌ To‑do sparsi su email e fogli Excel: con il tempo, ogni team inizia ad accumulare file Excel non aggiornati, email con task “dimenticati” e messaggi in chat difficili da tracciare.

Twproject centralizza tutto: attività, scadenze, commenti, documenti e note sono sempre accessibili in un’unica dashboard condivisa, aggiornabile in tempo reale.

❌ Mancanza di visibilità sullo stato delle attività

Senza visibilità, il project manager non sa se una fase è in ritardo, chi sta rallentando, o se il progetto può essere ancora consegnato nei tempi.

Con Twproject, ogni attività ha un indicatore visivo di stato, scadenza e persona responsabile. Le viste Gantt e Kanban consentono di comprendere l’intero ciclo di vita del progetto in pochi clic. Le dashboard evidenziano criticità e performance globali.

❌ Scarso coordinamento tra le risorse

In assenza di un sistema condiviso, i membri del team possono duplicare sforzi, dimenticare task o entrare in conflitto su chi deve fare cosa.

Twproject integra funzioni di pianificazione del progetto con assegnazione puntuale di ruoli, carichi di lavoro e disponibilità risorse. È anche possibile visualizzare conflitti di pianificazione e riequilibrare il lavoro.

I vantaggi pratici di Twproject per la gestione del progetto

• Gantt dinamico: ogni modifica aggiorna tempi e dipendenze in tempo reale
• Kanban board per la gestione agile e visiva delle task
• Time tracking integrato per registrare l’effort reale e analizzare la produttività
• Gestione documentale centralizzata, con versioning e allegati
• Notifiche intelligenti via email, mobile e dashboard
• Report e KPI personalizzabili: per monitorare ogni attività e l’intero piano di progetto

6. Stimare tempi, costi e risorse

Una delle sfide più complesse nella gestione del progetto è la stima realistica dei tre elementi chiave:

• Tempi: quanto durerà ogni attività

Stimare i tempi significa prevedere la durata di ogni attività all’interno delle fasi di pianificazione. Le tecniche più usate includono:

1. Stima esperta: consultare professionisti esperti o usare dati storici
2. Analogia: confrontare con progetti simili già completati
3. Stima parametrica: calcolo su base quantitativa (es. 2 giorni per 10 pagine)
4. Tecnica PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Task: progettazione interfaccia mobile

• Ottimistica: 2 giorni
• Probabile: 4 giorni
• Pessimistica: 7 giorni
  → Tempo stimato = 4,2 giorni

Con Twproject puoi assegnare task con durata prevista e ottenere visualizzazioni nel Gantt aggiornate automaticamente.

• Costi: quanto costerà completare il progetto

Calcola:

• Ore x costo risorsa
• Licenze, fornitori, attrezzature
• Un margine per imprevisti (10–20%).

Twproject consente il confronto tra costi stimati e reali, in tempo reale.

• Risorse: quali competenze e persone devono essere coinvolte

Assegna i membri del team alle attività in base a:

• Competenze
• Disponibilità
• Carico di lavoro

Twproject segnala sovraccarichi e puoi monitorare e bilanciare i carichi di lavoro anche del dipartimento.

Errori in queste fasi compromettono l’intero piano di progetto e possono portare a ritardi, sforamenti di budget e burnout dei membri del team.

7. Monitorare e adattare: il piano può essere dinamico

Un piano non è statico. Durante il progetto, i dati raccolti devono guidare aggiustamenti.

Ad esempio: durante lo sviluppo, emerge un nuovo vincolo tecnico. Il project manager convoca un meeting e aggiorna il piano di gestione, posticipando una milestone e anticipandone un’altra.

La flessibilità è una qualità critica in contesti dinamici.

8. Concludere il progetto e analizzare i risultati finali

La fase di chiusura permette di:

• Verificare se gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti
• Valutare la qualità dei risultati finali
• Misurare indicatori di performance (KPI)
• Raccogliere feedback da stakeholder e team

Creare un documento finale di project review aiuta l’organizzazione a imparare, migliorare e replicare il successo di un progetto futuro.

Creando un piano dettagliato, ben strutturato e condiviso, il project manager ha il controllo completo sulle variabili chiave. Ogni progetto può diventare una storia di successo se gestito con:

• una pianificazione del progetto chiara,
• strumenti adatti alla collaborazione e al controllo,
• attenzione continua alle priorità e agli imprevisti.

Un piano di progetto strategico è ciò che trasforma una buona idea in un risultato concreto. Non è solo un file da archiviare, ma una guida viva che permette di raggiungere gli obiettivi, passo dopo passo.