Categoria: Gestione Progetti

Le tecniche di compressione della schedulazione di progetto vengono applicate durante lo sviluppo del processo di pianificazione se un progetto è in ritardo rispetto al suo piano.

L’obiettivo della compressione della schedulazione è provare a comprimere la pianificazione senza modificare l’ambito del progetto.

Se l’ambito del progetto non è cambiato e se il progetto è in ritardo, è possibile rispettare la scadenza pianificata solo comprimendo il programma rimanente del progetto.

Come avviene la schedulazione di un progetto

Il ruolo del project manager è quello di lavorare con il team per raggiungere gli obiettivi del progetto.

Il project manager e il team di progetto sviluppano quindi un piano di progetto che include la schedulazione del progetto. Il project manager deve, in sostanza, scomporre il progetto in pezzi più piccoli e gestibili.

Il primo passo è quindi la scomposizione del progetto in deliverable, prodotti di lavoro verificabili, dove si dovranno prendere in considerazione le seguenti domande:

• Quali risultati devono essere creati per raggiungere gli obiettivi del progetto?
• Cosa non verrà consegnato nel progetto?
• Quali sono le ipotesi?
• Quali sono i limiti di budget?
• Quando deve essere completato il progetto?
• Quali attività devono essere eseguite per ottenere i risultati finali?

Si passa poi alla parte “creativa” del sequenziamento delle attività, dove i project manager devono chiedersi:

• Qual è l’ordine più efficiente delle attività?
• Alcune attività devono verificarsi necessariamente prima che possano iniziare altre attività?
• Possiamo svolgere alcune attività in parallelo?
• Siamo dipendenti da risorse esterne, fornitori ed organizzazioni?

Tecniche per la compressione della schedulazione di un progetto

Se il progetto risulta essere in ritardo esistono diverse tecniche che permettono la compressione della schedulazione di un progetto:

• Ricontrollare le dipendenze delle attività ed assicurarsi che queste siano corrette e valide. Cercare quindi modi per modificare le dipendenze in modo da accelerare il completamento del progetto.
• Sfidare le ipotesi in cui si pensa che le attività siano dipendenze obbligatorie. È davvero necessario completare determinate attività prima di iniziare quelle successive? A volte è possibile infatti trovare i modi per avviare attività successive in parallelo con altre attività, il cosiddetto fast tracking. Attenzione peró che questa azione probabilmente aumenterà i rischi.
• Ridurre i ritardi. Trovare i modi per ridurre i ritardi lungo il percorso critico del progetto richiede a volte creatività.
• Controllare le dipendenze esterne. Invece di aspettare due settimane per la consegna dei laptop, ad esempio, perché non andare in città e acquistare i laptop da un rivenditore locale?
• Controllare le ipotesi di outsourcing. Se si sceglie di esternalizzare, è possibile contrattualmente ridurre la durata delle attività esternalizzate.

Possiamo, dunque, velocizzare i progetti sia modificando le dipendenze, sia agendo sulla compressione dei tempi. Ecco altre utili tattiche per intervenire sulle attività critiche:

• Ridurre la durata delle attività riducendo i rischi associati. Quando le persone stimano le attività, spesso aggiungono un tempo “cuscinetto” per tenere conto dei rischi. Se si è in grado di ridurre o eliminare il rischio, è possibile quindi ridurre il tempo richiesto.
• Ridurre la durata del progetto aggiungendo ulteriori risorse qualificate alle attività del percorso critico, il cosiddetto crashing. Attenzione però al suo utilizzo, poichè questa azione aumenta i costi e spesso aumenta anche i rischi di progetto.
• Ridurre la durata di un progetto sostituendo un membro del team con qualcuno con maggiore competenza e conoscenza per eseguire le attività del percorso critico. Naturalmente, anche questa azione aumenterà il costo totale.
• Ridurre lo scopo del progetto. Discutere la priorità dei deliverable con i principali stakeholder e determinare se l’ambito del progetto può essere ridotto.

5 passi da seguire se il progetto è in ritardo rispetto al programma

Abbiamo visto in generale le soluzioni possibili per la compressione della schedulazione di un progetto.

Vediamo ora, se un progetto è davvero in ritardo rispetto alla pianificazione, quali sono i 5 passaggi principali che devono essere seguiti in sequenza:

1. Per prima cosa, controllare i rischi e ristimare la durata delle attività. Questo perché, rivaltuare le restanti attività, se i rischi considerati durante la pianificazione non sono più validi, può comportare una loro minore durata. La rivalutazione mostrerà quanto tempo ci vorrà per completare le restanti attività del progetto. Conseguenza, sapremo quanto tempo mancherà alla consegna del progetto stesso.
2. Se la rivalutazione si risolve in una scadenza posticipata per il completamento del progetto, deve essere considerato il fast tracking del progetto. In questo caso, vengono valutate le restanti attività del percorso critico e si analizza se alcune di esse possono essere eseguite in parallelo, piuttosto che in maniera sequenziale. Questo, ovviamente, per abbreviare la durata del progetto. Uno dei vantaggi del fast tracking è che questo metodo, in linea generale, non comporta un costo aggiuntivo per il progetto.
3. Il terzo passo sta nel crashing di progetto. In questo caso si prevede l’inserimento di risorse aggiuntive e viene stanziato un budget aggiuntivo per far fronte ai costi crescenti. Poiché più risorse lavoreranno sulle restanti attività del progetto, si prevede quindi una consegna del progetto più veloce.
4. Il quarto passo è la riduzione dell’ambito di progetto. La riduzione dell’ambito può aiutare a ridurre le attività rimanenti nel progetto. Se il cliente è d’accordo, inoltre, la riduzione dell’ambito può aiutare a completare il progetto in tempo.
5. Il quinto passo è il taglio della qualità. Raggiungere un certo livello di qualità significa investire tempo e denaro. Se il cliente accetta di ridurre le sue aspettative di qualità, questo sarà un ulteriore aiuto a completare il progetto più velocemente. Chiaramente questo ultimo passo rappresenta la soluzione più estrema è, la cosiddetta, “ultima spiaggia”.

Una compressione efficace della schedulazione di un progetto richiede una gestione della pianificazione molto efficace. Un processo decisionale intelligente basato sullo scenario migliore generato testando varie opzioni.

Sfortunatamente, la compressione dei programmi è un dato di fatto nella maggior parte dei progetti.

La sfida che devono affrontare i project manager è quella di mantenere il “programma compresso” realistico e raggiungibile.

Un’analisi delle cause originarie, o root cause analysis, è una metodologia di gestione del progetto che tenta di arrivare alla radice di un problema per eliminarlo.

Anche se si realizzasse il piano di progetto perfetto e se lo stesso fosse eseguito in maniera esemplare, questo non eliminerebbe comunque tutti i rischi che potrebbero sorgere dall’esecuzione del progetto stesso.

I piani sono destinati inevitabilmente a cambiare per un motivo o per l’altro.

Le attività per la riduzione dei rischi del progetto

Durante le fasi di un progetto, ci sono tre attività principali focalizzate sulla riduzione del rischio del progetto.

1) La prima attività di riduzione del rischio si verifica durante la pianificazione del progetto.

Quando viene condotta una valutazione proattiva del rischio, i rischi identificati possono essere:

• mitigati o evitati, ad esempio, modificando il piano del progetto;
• trasferiti, ad esempio attraverso un’assicurazione;
• o accettati, ad esempio non facendo nulla.

2) La seconda attività è la valutazione continua del rischio durante tutto il progetto 

3) L’ultima attività di riduzione del rischio consiste nel raccogliere le “lezioni apprese” in maniera retrospettiva, cioè alla fine del progetto. Questa azione avrà il minore impatto sul progetto attuale ma servirà a beneficio degli altri in futuro.

Tuttavia, per i problemi imprevisti che si verificano nel corso di un progetto:

• la gestione del rischio è inutile, poiché è già stata completata,
• le lezioni apprese sono troppo in anticipo, poiché vengono condotte alla conclusione del progetto.

L’azione correttiva è quindi, in questo caso, un processo critico per affrontare i problemi ad-hoc incontrati durante i progetti.

Perchè è indispensabile una Root cause analysis

Sfortunatamente, le azioni intraprese per risolvere un problema spesso riguardano solo il problema stesso, non le sue cause sottostanti.

Vengono affrontate situazioni contingenti relative al problema e le risorse del progetto si dedicano a compensare lo stesso. Di fatto, però, non è possibile intraprendere azioni correttive reali.

In altre parole, le cause del problema rimangono sconosciute, il che significa che il problema potrebbe ripresentarsi più tardi nel progetto o durante progetti futuri.

E’ proprio in questi momenti diventa fondamentale l’analisi delle cause originarie, o root cause analysis. Come già esposto è una metodologia di gestione del progetto che tenta di arrivare alla radice di un problema per eradicarlo prima che nasca.

Una volta identificata la causa originaria, questo aiuterà ad eliminare e prevenire i problemi che si potranno verificare in futuro.

Quando si esegue un’analisi delle cause originarie si analizza l’errore di un prodotto o processo per determinare cosa è andato storto esattamente.

La prevenzione dei problemi è molto meno costosa per un’organizzazione rispetto alla risoluzione di un problema stesso, e performa notevolmente le attività di problem solving.

Come viene eseguita l’analisi delle cause originarie?

Fondamentalmente, una root cause analysis avviene quando si presenta la necessità di un progetto di miglioramento della qualità.

Ciò accade quando si è riscontrato un problema o un difetto (causal factor) o nella qualità di un processo o nella qualità di un prodotto.

Quando si inizia una root cause analysis (rca) è importante arrivare direttamente al cuore del problema.

Ecco i passaggi fondamentali da affrontare:

1. Definire il problema: cosa è successo, dove e quando è stato identificato, quando è iniziato e quanto è significativo?
2. Comprendere il processo: quali erano le fasi del processo che avrebbero dovuto essere eseguite prima che il problema venisse scoperto?
3. Identificare le possibili cause: se le cose non vanno come pianificate, quale delle fasi del processo potrebbe aver causato il problema?
4. Raccogliere dati: quali informazioni potrebbero indicare quale delle possibili cause si è effettivamente verificata in modo da creare il problema?
5. Analizzare i dati: quali dati indicano le possibili cause che hanno contribuito o meno?
6. Identificare possibili soluzioni: quali modifiche ai processi di pianificazione ed esecuzione del progetto potrebbero impedire a questi processi di fallire in futuro?
7. Selezionare soluzioni: quale delle possibili soluzioni identificate è la più praticabile?
8. Implementare soluzioni: pianificare ed eseguire le soluzioni selezionate.
9. Valutare gli effetti: sono state implementate le soluzioni e hanno funzionato?
10. Istituzionalizzare la modifica: aggiornare le linee guida e gli strumenti di gestione del progetto per garantire che i progetti futuri siano eseguiti in linea con i processi migliorati.

I passaggi da 1 a 5 vengono in genere eseguiti in modo ciclico, fino a quando le cause rilevate sono ad una profondità tale da impedirne la ricorrenza.

Naturalmente, non è necessario eseguire questo livello di investigazione e azione per ogni problema che si verifica durante un progetto.

Pertanto una componente importante del processo di azione correttiva è la valutazione del rischio e l’accordo su una linea d’azione ragionevole. Sono accordi che possono arrivare anche durante le stesse riunioni di stato avanzamento lavori

Cioè, per ogni problema che si verifica, è necessario considerare l’entità relativa e la probabilità come parte di una valutazione del rischio prima di confermare la necessitá di una root cause analysis.

Altri ostacoli per i project manager includono:

• La tendenza di un singolo individuo a provare a svolgere le indagini e a risolvere il problema senza aiuto. Un singolo individuo difficilmente conoscerà sufficientemente tutti i processi per essere in grado di valutarli in modo efficace e senza pregiudizi. Pertanto, i project manager devono assicurarsi di coinvolgere più attori nella diagnosi di problemi complessi.
• Nella fretta di risolvere i problemi, le persone fanno supposizioni e saltano alle cause o alle soluzioni. Tutto ciò senza avere i dati per sostenere le loro affermazioni. Ciò porta alla manomissione dei processi, che può causare ulteriori problemi. I project manager devono essere certi che siano disponibili informazioni adeguate prima di decidere quali azioni intraprendere.
• L’azione correttiva ha spesso una connotazione negativa nelle organizzazioni. Tuttavia, molti studi hanno dimostrato che gli uomini e le organizzazioni traggono maggiori informazioni ed insegnamenti dai loro fallimenti piuttosto che dai loro successi. L’azione correttiva deve essere quindi considerata semplicemente come un processo di apprendimento.
• L’azione correttiva è vista come qualcosa che si aggiunge al “lavoro normale”, piuttosto che come parte di una gestione aziendale efficace. In realtá, invece, si tratta di una parte integrante della gestione della qualità.
• Molte organizzazioni desiderano assegnare automaticamente la causa di tutti i problemi all’errore umano. Il problema è che non è sufficiente fornire l’identificazione delle soluzioni, poiché la causa di tale errore umano dovrebbe essere nota. Molte delle cause dell’errore umano si rivelano in carenze di informazioni, nelle attrezzature e nei processi di gestione. I project manager dovrebbero quindi concentrarsi sulle carenze del processo piuttosto che incolpare le persone.

Root couse analysis: Conclusioni

In conclusione, non sarà sempre necessario utilizzare la root cause analysis per risolvere ogni problema di progetto. Ma i problemi che sfidano la capacità di risolvere o problemi che non sono familiari si prestano sicuramente all’analisi delle cause originarie.

Ti è mai capitato di eseguire una root cause analysis? Raccontaci la tua esperienza.

Durante la gestione dei progetti è frequente la tentazione di risolvere i problemi in modo semplice e “silenzioso”. Risolvere “silenziosamente” senza, ovviamente, informare gli stakeholder.

Ma è davvero la scelta giusta? Vale la pena nascondere la verità mentre si gestiscono i progetti?

La tentazione, per una parte dei Project Manager (come in realtà per gli esseri umani), è sovente quella di prendere la via più facile e fornire una versione distorta della verità.

Non è meglio risolvere un problema senza informare nessuno e continuare come se niente fosse? Si risolve il problema e nessuno sa neanche che questo sia comparso

Spesso nascondere il problema è l’opzione più semplice, quella che rende tutti felici nell’immediato…… tuttavia è piuttosto raro che questa opzione, comoda a breve termine, non ritorni indietro con effetti maggiorati degli interessi.

Questa scelta può, infatti, danneggiare a lungo termine una relazione con il cliente o il team di progetto.

In ciascun progetto, avere la forza di essere sinceri con clienti e team di progetto può portare ad un carico di critiche e stress che spesso non sentiamo di meritare. Ma quando si è sinceri e trasparenti, la fiducia e il rispetto che si ottengono dalle persone che contano sono infinitamente più preziose se paragonati alle conseguenze sulla reputazione che si ricevono dall’agire in modo inappropriato.

La verità è in realtà uno strumento nella gestione dei progetti. Vediamo come mai.

L’importanza dell’etica e dell’onestà nella gestione dei progetti

L’etica è un concetto comunemente usato per riferirsi alla moralità di un individuo o di un’organizzazione. Se ben applicata, l’etica può diventare un principio che migliora i processi decisionali.

Tuttavia, l’etica non descrive una norma o una condotta specifica. L’etica è legata a una riflessione intima e aiuta a determinare qual è il percorso corretto e come le persone dovrebbero agire.

L’etica deve essere espressa e praticata all’interno dell’organizzazione identificando:

• il modo in cui una persona dovrebbe comportarsi
• i comportamenti corretti e accettati, senza ambiguità.

Alla base dell’etica, c’è l’onestà, che dovrebbe essere parte di ogni transazione, interazione, decisione o azione intrapresa da un’organizzazione e dai suoi dipendenti.

Ecco quindi 6 passaggi per contribuire a migliorare le relazioni tra organizzazioni e dipendenti orientando l’applicazione dell’etica attraverso onestà e verità.

1) Costruire un programma di etica che ci aiuti a gestire il progetto.

La leadership senza etica non è leadership. I project manager devono infatti capire e vivere secondo questo principio.

Costruire una cultura dell’etica richiede ai leader di avere chiarezza della visione dell’organizzazione basata sui valori e la passione per quell’idea.

Per creare una cultura di completa onestà, dialogo diretto e integrità è necessario stabilire una cultura che si concentri su di essa tanto quanto altri argomenti come la qualità, il servizio clienti, la gestione dei tempi e dei costi, le risorse, gli appalti o il perseguimento del successo di mercato.

2) La gestione di un progetto può essere minata dalle bugie.

Dire la verità Abraham Lincoln disse:

Nessun uomo ha una memoria sufficiente a farne un bugiardo di successo

Ciò significa che nessuno in questo mondo può continuare a mentire con successo per molto tempo.

Una semplice bugia può, forse, non essere considerata in una o due riunioni, ma non sarà una strategia valida a lungo termine.

La persona o l’organizzazione con scuse settimanali saranno presto conosciute come inaffidabili e un pericolo per il resto delle squadre.

E alcune mele marce possono arrivare addirittura ad influenzare la reputazione di un’intera organizzazione.

Dire sempre la verità, indipendentemente dalle conseguenze, è un primo passo significativo. E’ un modus operandi che può essere implementato all’interno delle organizzazioni per supportare il comportamento etico, a cominciare dal leader.

Tutti si aspettano che il project manager si comporti in modo onesto e che si assuma in pieno le responsabilità. Questo pone un riferimento per i comportamenti etici attesi da tutti gli altri membri del team.

Come lo stesso Project Management Institute sottolinea nella sesta versione del PMBOK Per supportare questa politica, è obbligatorio creare un ambiente privo di paura. La paura è la causa principale del tenere la verità per noi stessi.

È importante riconoscere che l’ascolto della verità assoluta richiede una mente aperta. Bisogna anche avere la capacità di ammettere cose che si potrebbero non voler sentire. Infine, ma non per ultimo, bisogna essere abbastanza maturi da non prendere le cose a livello personale.

Insomma, essere onesti è importante quanto utilizzare un buon software di project management o impegnarsi attivamente nella gestione delle risorse

3) Ricevere la verità fa bene al progetto

Per quanto sia importante dire la verità, è altrettanto importante riceverla. Ciò che le persone ci dicono è una parte essenziale del messaggio, ma la comunicazione non verbale è ugualmente importante – o anche più importante – del messaggio stesso.

Come esseri umani, abbiamo la tendenza a rispondere alle critiche mettendoci sulla difensiva. Questo atteggiamento è nemico della verità.

È essenziale capire che non è necessario attaccare quando ci viene esposta una verità, anche se scomoda.

Esempi di verità potrebbero essere semplici come un feedback su una prestazione durante una riunione. Possono anche essere più complessi come critiche rivolte al modo in cui pensiamo o alla maniera in cui conduciamo il progetto.Se quindi si reagisce in modo ricettivo, e non difensivo, a ciò che gli altri stanno cercando di dire, si aprono opportunità per un comportamento etico.

4) Opporsi ed eseguire. Il supporto del Team nella gestione dei progetti

Se sono in atto comportamenti e politiche corrette ed etiche, i dipendenti ed i collaboratori dovrebbero essere incoraggiati ad esprimere le loro idee.

Quando vengono prese alcune decisioni o azioni, se i dipendenti non sono d’accordo con ciò che viene detto, il modo migliore di procedere è di dire sempre quello che si ha in mente.

Non è un male non essere d’accordo e si possono fornire argomenti ed esempi delle possibili conseguenze.

Insomma, dire sempre la verità su ciò che si pensa.

È abbastanza difficile esprimere disaccordo, ma una volta detto, un’azione deve aver luogo. Quando i project manager decidono ed eseguono, hanno bisogno del pieno supporto dei membri del team.

L’esecuzione non significa necessariamente essere d’accordo, ma mostra disciplina, lealtà e partecipazione all’organizzazione.

Fare e dire cose alle spalle di un project manager non è costruttivo e causa di ulteriori azioni non etiche.

I project manager devono quindi stabilire linee guida che consentano ai membri del team di esprimere le proprie idee, a qulunque livello, anche per progetti complessi.

5) Premiare il messaggero incoraggia il Team

I project manager sono considerati dei modelli da seguire. Il modo in cui ascoltano e parlano dovrebbero rappresentare la maniera giusta di comportarsi.

Ascoltare la verità richiede molto più che accettarla.

Richiede la capacità di guardare l’altra persona e cercare di capire il suo punto di vista. Il tutto facendola sentire a proprio agio e apprezzata in un ambiente libero da giudizi e pregiudizi.

6) La verità, prima o poi, viene sempre fuori.

Non sono necessari ulteriori commenti su questo. Non dire la verità non fa guadagnare tempo, lo spreca!

Rinviare informazioni, ricercare chi ha detto cosa e quando, fare decine di domande per sradicare bugie e scuse, tutto ciò richiede tempo ed energia.

Questo tempo e questa energia che sarebbe meglio spenderli per fare cose utili al progetto.

D’altra parte, informando le parti interessate su un problema, queste potrebbero avere conoscenze, abilità ed esperienza tali da aiutare a trovare una soluzione semplice.

Altre persone potrebbero aver programmato alcune attività in relazione al lavoro pianificato e programmato attraverso il diagramma di gantt.

Piccoli cambiamenti di questo, potrebbero portare ad un impatto davvero importante.

Un altro aspetto da considerare, è che un fallimento diminuirà tutti i benefici che si possono ottenere nascondendo i problemi.

Un progetto fallito è costato molte volte di più di ciò che si sarebbe potuto risparmiare risolvendo i problemi che si sono tenuti nascosti.

Ma non si tratta solo di soldi, c’è in ballo anche la reputazione delle persone.

Progetti e Verità: conclusioni

Un progetto fallito può avere un pericoloso effetto a cascata. Non ne vale la pena!

Mostrare costantemente un alto grado di onestà, fiducia e integrità a tutti durante l’intero ciclo di vita del progetto, contribuisce a migliorare le possibilità di successo.

Cementa la posizione di leader solido e guadagna il rispetto sia del cliente che del team di progetto.

Una relazione basata sull’onestà e sulla fiducia con stakeholder, colleghi e team di progetto, dovrebbe creare un ambiente di rispetto reciproco.

Questo ambiente dovrebbe produrre, di conseguenza, un ambiente di produzione più efficiente in cui il personale è disposto a fare il possibile per fornire un prodotto davvero eccellente.

Sei mai stato di fronte ad una scelta del genere? Raccontaci la tua esperienza.

Pianificare il progetto in maniera attenta fin dalla sua fase di partenza è la chiave per un risultato di successo.

La creazione di un piano di progetto è, infatti, la prima cosa che si dovrebbe fare nel caso di qualsiasi progetto, soprattutto se nuovo.

Spesso, invece, questa attività viene ignorata per mettersi subito al lavoro precorrendo i tempi. Sono molti coloro che semplicemente non riescono a comprendere il valore di un piano di progetto e come questo possa permettere di risparmiare tempo, denaro e problemi.

Vediamo quindi in pratica come si esegue la pianificazione di un nuovo progetto.

Cos’è un progetto?

Un progetto è definito come un insieme pianificato di attività correlate da eseguire in un determinato periodo ed entro certi limiti di costo e di altro tipo.

La parola “pianificato” è cruciale e l’efficacia della programmazione ha un peso direttamente sul risultato del progetto.

Ogni progetto ha un inizio e una fine e segue un ciclo di vita suddiviso in varie fasi.

Che cos’è un piano di progetto?

Un piano di progetto serve essenzialmente come una tabella di marcia in base alla quale pianificare un progetto che un team dovrà andare a seguire.

Gli obiettivi sono definiti in questa fase ed un piano di progetto efficace specifica come verranno svolti i vari compiti e da chi. La finalità è quella, appunto, di raggiungere l’obiettivo desiderato.

Anche le risorse vengono determinate nel piano del progetto.

Se efficace e ben ponderato, tale piano è spesso un fattore determinante per il successo di un progetto. Serve come mezzo di comunicazione per il project manager, nonché come meccanismo di controllo durante il progresso del progetto.

I ruoli e le responsabilità degli stakeholder di progetto sono identificati e condivisi in modo che possano acquisire familiarità con ciò che ci si aspetta da loro.

Il piano fornisce chiarezza e accordo prima ancora dell’inizio concreto ed effettivo dei lavori.

Eventuali problemi che sorgono durante la sua redazione possono essere prontamente affrontati ed eliminati in modo che non causino problemi durante il processo del progetto.

L’identificazione delle tappe fondamentali consente ai membri del team di prepararsi a lavorare per raggiungere gli obiettivi inclusi nel piano progettuale e stabilisce un lasso di tempo in cui completare le attività.

Come gestire il progetto efficientemente ed efficacemente?

La definizione del piano di gestione del progetto serve come visualizzazione di come sarà la gestione del progetto.

La struttura di ripartizione del lavoro determina i risultati finali, insieme alle dipendenze delle attività e al percorso critico da seguire durante il ciclo di vita del progetto.

Attenzione però che la pianificazione di un progetto non significa necessariamente che il processo corrisponderà al 100% al piano iniziale.

L’incertezza è comunque un fattore comune in ogni progetto. Ci possono essere delle situazioni impreviste che possono portare il progetto ad andare fuori strada.

Ciò che è importante sottolineare è che i piani di progetto consentono di prepararsi alle incertezze che potrebbero insorgere. Di conseguenza, essi permettono di ridurre il loro impatto negativo sul progetto.

Un piano di progetto approfondito può sembrare dispendioso in termini di tempo e di risorse, tuttavia, nel lungo periodo, rappresenterà un risparmio di tempo sia per il project manager che per il team.

Quando si pensa a come scrivere un piano di progetto in modo efficace, ci sono alcuni punti specifici da considerare, fra cui:

• La visione del progetto: le note di pianificazione e gestione del progetto dovrebbero identificare chiaramente gli obiettivi del progetto ed includere una descrizione concisa del progetto stesso.
• Gli stakeholder: per chi viene eseguito il progetto, se c’è un cliente coinvolto e cosa questo e gli stakeholder si aspettano dal progetto.
• Ruoli e responsabilità: qui si dovrebbe descrivere chi è coinvolto nella realizzazione del progetto e le singole attività con i membri assegnati.
• Risorse: qui si includono le risorse assolutamente necessarie per completare il progetto, possono riferirsi a risorse umane, finanziarie, materiali o di altro tipo.
• Budget: ciò dovrebbe includere una ripartizione dei costi del progetto. Ciò include gli stipendi, le tasse, i materiali, le spese di sede, i viaggi ecc. Inoltre, qualsiasi finanziamento ricevuto dovrebbe anche essere incluso in questa sezione.
• Piano di emergenza: questo piano identificherà il modo in cui il progetto affronterà eventuali problemi che si presentano e che richiedono modifiche nell’ambito del progetto. La pianificazione di potenziali rischi dovrebbe includere un’allocazione in termini di tempo e budget.
• Piano di comunicazione: questo illustrerà come verranno gestite le comunicazioni con tutte le parti interessate. Indicherà anche la frequenza della comunicazione e qualsiasi attività di marketing o promozione del progetto.
• Piano di monitoraggio: qui verrà specificato come si misura il successo del progetto e quali criteri verranno seguiti per la valutazione.
• Gestione dei documenti: questo dovrebbe delineare la persona, solitamente il manager, responsabile della conservazione e gestione dei documenti di progetto.

Seguire questi passaggi è un’ottimo inizio per avviare una corretta pianificazione di progetto,  ma non è tutto.

Diventa importante non dimenticare di aggiornare il piano mentre il progetto progredisce e misurare continuamente gli scostamenti, se è il caso, rispetto al piano iniziale.

Gestire conflitti nei gruppi è una conditio sine qua non del team.

Pensare di evitare conflitti è un’utopia. l conflitto è praticamente inevitabile quando si lavora con gli altri.

Le persone hanno punti di vista diversi e, quando queste percezioni si sommano, tali differenze si trasformano in conflitto.

Il modo in cui si gestisce il conflitto nel team, però,  determina l’evoluzione della situazione. Il conflitto, può, infatti, tramutarsi in un vantaggio per la squadra o contribuire alla sua rottura.

Come persona, e come Project Manager hai più possibilità: puoi scegliere di ignorarlo, lamentarti, dare la colpa a qualcuno o cercare di affrontarlo attraverso tecniche come la negoziazione o il compromesso.

È chiaro che la soluzione migliore è sempre quella di affrontare il conflitto, ma la domanda è come.

Un aspetto è comunque sempre valido: il conflitto deve essere affrontato in modo costruttivo e con un piano. Diversamente si rischia di creare un danno ancora più grande.

Il conflitto comunque non è necessariamente una brutta cosa. Se questo è salutare e costruttivo può essere una componente dei team ad alto funzionamento.

Vediamo perché.

Gestire conflitti nei gruppi: come nasce il conflitto

Il conflitto nasce dalle differenze tra le persone. Sono le stesse differenze che spesso rendono diversi team più efficaci di quelli composti da persone con esperienze simili.

Quando le persone con punti di vista, esperienze, abilità e opinioni diverse sono incaricate di un progetto o di una sfida, lo sforzo combinato può superare di gran lunga ciò che qualsiasi gruppo di individui simili potrebbe ottenere.

I membri del team devono essere aperti a queste differenze e non lasciare che si trasformino in dispute in piena regola.

Comprendere e apprezzare i vari punti di vista coinvolti nei conflitti sono fattori chiave per la sua risoluzione.

L’importante è mantenere un sano equilibrio tra la differenza costruttiva di opinioni ed evitare conflitti negativi e distruttivi.

Raggiungere e mantenere tale equilibrio richiede abilità di squadra ben sviluppate.

Diamo quindi prima un’occhiata a quali sono i miti comuni che riguardano i i conflitti sul posto di lavoro e successivamente a come si può risolvere e prevenire un conflitto.

I miti comuni da sfatare a proposito di conflitti sul posto di lavoro

1. Il conflitto è sempre negativo e dovrebbe essere sempre evitato sul lavoro.

Assolutamente il contrario. Quando i problemi sono nascosti o mascherati, questi difficilmente vengono risolti, di conseguenza si trasformano in problemi sempre più grandi.

Il conflitto deve essere quindi riconosciuto e affrontato.

2. Le persone difficili sono quasi sempre la causa di un conflitto.

Un cattivo comportamento è certamente una causa di conflitto, ma anche il mancato rispetto di aspettative realistiche da parte del project manager può essere un grande contributo ad una situazione negativa.

Se i membri del team non capiscono ciò che l’organizzazione, il project manager o i loro compagni di squadra si aspettano, ciò può portare a confusione e conflitto.

3. Il problema alla radice di un conflitto è solitamente ovvio.

Il problem solving è fondamentale per gestire i conflitti, ma il problema non può essere risolto finché non viene identificato e questo approfondimento il più delle volte non è immediato.

Arrivare alla fonte implica dialoghi, conversazioni e, in certi casi, alcune attività di indagine vere e proprie.

4. Nei conflitti ci sono sempre vincitori e vinti.

Quando siamo coinvolti in un conflitto prendiamo una posizione in base ai nostri bisogni, desideri ed alle nostre preoccupazioni.

Concentrarsi sugli interessi, piuttosto che sulle posizioni è più efficace per affrontare un conflitto.

5. È responsabilità del Project Manager, in qualità di Leader di Progetto , risolvere i problemi del suo team.

A meno che un problema non riguardi le prestazioni o diventi veramente importante all’interno del team, un manager non necessariamente deve intervenire.

Quando i manager intervengono ed esercitano l’autorità, i dipendenti perdono l’opportunità di sviluppare le proprie capacità di gestione dei conflitti all’interno del gruppo.

Risoluzione di un conflitto

L’esperienza umana del conflitto coinvolge le nostre emozioni, percezioni e azioni. Lo sperimentiamo su tutti e tre i livelli e abbiamo bisogno di affrontarli tutti per risolverlo.

Il primo passo da svolgere è sicuramente quello di riconoscere il conflitto. La tendenza è infatti quella di ignorare i primi segni negativi, forse per comodità o per paura, fino a quando questi non diventano davvero importanti.

Come descritto anche nella sesta edizione del PMBOK , esistono cinque tecniche generali per risolvere i conflitti. Vediamole nel dettaglio.

1. Ritirarsi/evitare

Questo implica l’astenersi da situazioni di conflitto, sia effettive che potenziali, oppure posporre il problema in modo che possa essere affrontato meglio o risolto da altri.

2. Appianare/accomodare

Qui vengono enfatizzati i punti di accordo fra i due “fronti”, in modo da cercare di mantenere l’armonia.

E’ necessario quindi comprendere la situazione e il punto di vista di ogni membro della squadra. Bisognerà prendersi del tempo per assicurarsi che la posizione di ogni persona sia ascoltata e compresa.

Ogni posizione deve essere chiaramente identificata e articolata da coloro che sono coinvolti.

Considerando i fatti, le ipotesi, le convinzioni e il processo decisionale che portano alle posizioni degli altri, il gruppo otterrà una migliore comprensione degli altri punti di vista.

Ciò non solo può rivelare nuove aree di accordo, ma può anche rivelare nuove idee e soluzioni che rendono il meglio di ogni posizione e prospettiva.

3. Raggiungere un compromesso/conciliare

Questo metodo prevede di cercare una soluzione che porti ad un livello di soddisfazione per tutte le parti coinvolte. Trovare sempre una soluzione anche se rappresenta un compromesso temporaneo o parziale al conflitto.

Una volta che le parti hanno compreso le posizioni degli altri, sarà più facile cercare una soluzione in comune.

Con tutti i punti di vista presi in considerazione, è più facile vedere il meglio dell’azione e raggiungere così un accordo.

4. Forzare/dirigere

Questo metodo è sicuramente più estremo degli altri dato che prevede di imporre un unico punto di vista a discapito degli altri.

Generalmente viene applicato in casi di urgenza e rappresenta una soluzione di forza.

5. Collaborare/risolvere i problemi

La cosa più importante in tutto il processo di risoluzione di un conflitto è che tutti mantengano una comunicazione aperta.

L’ascolto attivo è altrettanto essenziale, perché per risolvere il conflitto in collaborazione è necessario davvero capire l’altra persona.

Tutti i soggetti coinvolti, in questo caso, devono accettare di cooperare per risolvere il conflitto.

Questo significa mettere la squadra al primo posto e potrebbe comportare l’accantonamento delle proprie opinioni ed idee per il momento.

Prevenzione di un conflitto

Oltre a essere in grado di gestire i conflitti del team quando si verificano, i project manager ed i loro team devono sviluppare modi per evitare che i conflitti diventino dannosi.

I membri della squadra possono apprendere abilità e comportamenti per favorire questo processo.

Ecco alcuni dei principali aspetti su cui bisogna concentrarsi:

• Affrontare immediatamente un conflitto ed evitare la tentazione di ignorarlo;
• Essere aperti: se le persone hanno problemi, devono essere espressi immediatamente, senza la paura di essere giudicate;

• Adottare una comunicazione efficace ed articolare chiaramente pensieri e idee;
• Praticare l’ascolto attivo, parafrasando, chiarendo e mettendo in discussione;
• Praticare l’identificazione delle ipotesi e chiedersi il “perché” regolarmente;
• Non lasciare che il conflitto diventi personale, attenersi a fatti e problemi, non a personalità;
• Concentrarsi su soluzioni attuabili e non pensare a ciò che non può essere cambiato;
• Incoraggiare diversi punti di vista ed insistere su un dialogo onesto;
• Non incolpare nessuno;
• Dimostrare rispetto e, se la situazione si aggrava prendersi una pausa e aspettare che le emozioni ed i sentimenti si calmino;
• Mantenere i problemi del team all’interno del team. Parlare al di fuori di eventuali conflitti può portare ad un incremento della loro gravità.

Affrontando il conflitto delle persone del gruppo, è possibile trasformare in un’opportunità qualsiasi disconnessione o controversia, così come aumentare la connessione e la fiducia tra le persone.

Lavorare verso una soluzione porta l’intera squadra a diventare più coesa grazie alla loro soluzione comune.

E’ possibile quindi celebrare questo momento. Anche qualcosa di piccolo come un’e-mail di congratulazioni o un piccolo presente per riconoscere il successo promuove il legame di squadra.

In conclusione, il conflitto costruttivo, se gestito correttamente, può quindi avvicinare una squadra.

Ti sei mai trovato coinvolto in un conflitto sul posto di lavoro? Come l’hai affrontato? Raccontaci la tua esperienza.

Perché capire come motivare il team di progetto è così importante?

Tutti i project manager esperti sanno che esistono momenti in cui i diagrammi di Gantt, i diagrammi di flusso, le Work Breakdown Structure, o qualsiasi altro strumento, non sono sufficienti. Nulla di tutto ciò in quei momenti potrà aiutare i membri del team di progetto ad avanzare verso il traguardo.

Sono momenti in cui il team ha bisogno di qualcos’altro: la motivazione.

In quei momenti i project manager devono trovare il modo di ispirare e motivare le loro squadre a superare gli ostacoli e rimanere concentrati. Ancor più questo vale  quando le cose non si svolgono esattamente come pianificato.

La figura del project manager e leader del team deve quindi anche essere in grado di motivare la squadra dedicata alle attività del piano.

Naturalmente, non è possibile controllare tutte le emozioni dei membri del team. Ciò che però è possibile controllare è il modo in cui i progetti vengono condotti per generare più entusiasmo.

Vediamo oggi 7 aspetti fondamentali per aumentare la motivazione del team di progetto:

Impostare obiettivi realistici

Questo è un consiglio ovvio, ma sempre valido.

L’inizio di un progetto può essere eccitante ed è difficile non lasciarsi trasportare.

Se un ordine del giorno dettagliato non è impostato dall’inizio, i membri del team potrebbero fare un lavoro extra e non necessario. La conseguenza naturale sarà quella di non riuscire a rispettare la cronologia del progetto.

È sicuramente bella la sensazione quando si inizia un nuovo progetto, ma non bisogna dimenticarsi di pianificare correttamente il carico di lavoro.

Inutile partire con uno sprint e a gran velocità, per poi rimanere senza fiato durante il resto della corsa.

Impostare obiettivi realistici e smart impedisce che ciò accada e non solo funziona come strategia di sviluppo del progetto ma anche come potente strumento motivazionale, soprattutto se vengono impostati anche obiettivi individuali.

Dare e chiedere feedback fin dal primo giorno

Spesso i project manager danno e chiedono feedback solamente quando le cose vanno male.

Questo è un rimedio sicuramente non motivazionale. È più saggio chiedere ai membri del team di condividere le loro opinioni durante tutto il progetto, a partire dal primo giorno.

Il team si sentirà così responsabilizzato e rispettato e sarà motivato a dare il meglio.

Misurare le prestazioni

Uno strumento che misura e tiene traccia delle prestazioni è fondamentale nella gestione del progetto.

Un project manager deve sempre valutare come sta andando il progetto rispetto alla pianificazione iniziale. Se si è fuori pista, dovrà decidere cosa può essere fatto per rientrare in carreggiata.

A volte, inoltre, può capitare che un membro del team non soddisfi i propri obiettivi di performance. Questo perché magari ha bisogno di formazione o esperienza aggiuntiva per gestire i compiti.

Misurare le prestazioni regolarmente permette di valutare anche questi aspetti e serve anche come strumento di motivazione.

Avere sessioni di revisione informali

Le sessioni di revisione informali nel corso di un progetto sono importanti non solo per confrontarsi sullo stato dei lavori, ma anche come strumento motivazionale.

Questi meeting dovrebbero essere semplici, amichevoli e, appunto, informali.

I membri del team dovrebbero considerare queste sessioni come opportunità per imparare, capire cosa stanno facendo bene e dove possono migliorare.

Se i membri del team sanno che ogni venerdì saranno tutti seduti insieme, amichevolmente, per discutere dei progressi, senza che nessuno venga giudicato, saranno più propensi a seguire le scadenze e rimanere motivati a fare la loro parte.

Festeggiare il successo

Festeggiare i successi non solo alla fine del progetto, ma lungo tutto il percorso, anche nel caso di piccole pietre miliari.

Si può anche premiare la squadra o anche un singolo membro del team, a seconda dei casi per il raggiungimento di piccoli step.

Il riconoscimento può essere rappresentato anche da semplici cose, e qui gli esempi sono innumerevoli…

Ai membri del team piace la pizza? Verrá allora offerta una cena in pizzeria tutti insieme. Oppure, sono tutti appassionati di sport? Si può organizzare una trasferta attiva. Le idee sono tante.

In alcuni casi si può anche valutare un incentivo. Sebbene ciò non sia sempre possibile, spesso non c’è niente di meglio che un incentivo economico.

Conoscere il team

Con questo intendiamo non solo conoscere le capacità e le skills dei vari membri del team, ma conoscerli anche dal punto di vista della personalità.

Quando parliamo di premiare e motivare una squadra, dobbiamo pensare a premi ad hoc. Un introverso dovrà essere motivato e premiato in modo leggermente diverso da come facciamo nel caso di un estroverso.

Un introverso non ama molta attenzione e molto probabilmente non vorrà palloncini o colleghi che lo applaudono e una festa a sorpresa. All’estroverso, viceversa, un trattamento di questo genere potrebbe piacere.

Conoscere anche questi aspetti personali aiuta a mantenere la squadra motivata e a dare a ciascuno la possibilità di brillare.

In poche parole, conoscere il team significa capire il modo per consentire ad ogni membro di avere l’opportunità di essere sotto i riflettori, a modo suo.

Utilizzare un software di gestione progetti

Uno dei più intelligenti, semplici e, soprattutto, graditi metodi per motivare un team, è l’uso di un software di gestione dei progetti basati su cloud.

Perché questo? Perché permette di dare ad individui singoli e gruppi panoramiche e aggiornamenti in tempo reale. Gli darà un’idea chiara su ciò è stato raggiunto, su cosa si sta facendo attualmente e su dove si è diretti.

Inoltre, porta tutti all’interno dello stesso ambiente e li fa sentire parte di qualcosa di condiviso.

Ti abbiamo elencato i nostri 7 metodi per motivare i membri del team di progetto a nuovi livelli.

Ma non dimentichiamo che esiste un ottavo punto assolutamente fondamentale: devi essere tu stesso un project manager motivato!

Come si può pensare ad una squadra motivata quando il project manager non lo è?

Certo, potrebbe essere difficile, dopo tutto, anche il project manager è umano e puó scoraggiarsi come chiunque altro.

Quindi, come rimanere motivati?

[av_font_icon icon=’ue812′ font=’entypo-fontello’ style=” caption=” link=” linktarget=” size=’40px’ position=’left’ color=’#83a846′][/av_font_icon]Puoi creare un elenco di attività che la squadra ha già completato e di guardarle ogni volta che ti senti bloccato e depresso. Se usi TWproject, ad esempio, puoi filtrare lo stato delle attività del team.

[av_font_icon icon=’ue812′ font=’entypo-fontello’ style=” caption=” link=” linktarget=” size=’40px’ position=’left’ color=’#83a846′][/av_font_icon]Assicurati di mettere da parte tutti i tuoi problemi personali quando vai al lavoro e cerca sempre di cercare gli aspetti luminosi della vita e del lavoro.

Certo, potrebbe essere difficile mantenere la testa alta a volte e motivare la squadra, ma non dimenticare che loro si affidano a te.

E una cosa è sicura: una volta che ti rendi conto che sei riuscito a motivarli, questo ti farà sicuramente sentire bene.

Un project manager sa che il suo successo dipende anche dalla motivazione e dal successo della sua squadra.

Lo sappiamo anche noi. E’ per questo che abbiamo parlato della capacità di automotivazione in questo articolo.

Per questo, inoltre, il software Twproject è stato costruito per supportare lo sviluppo di progetti e far sentire le persone realmente parte di un team, condividendo ambienti, argomenti, opportunità.

Ti sei mai ritrovato a dover motivare il tuo team in un momento di sconforto? Quali strumenti hai utilizzato per riaccendere gli animi? Raccontaci la tua esperienza.

Un software di gestione dei progetti può aumentare l’efficienza e la produttività del progetto, ma la sua implementazione non è sempre semplice.

Troppo spesso, le organizzazioni avviano il processo di inserimento di un nuovo software senza una chiara comprensione di come affrontare l’implementazione.

L’implementazione di un software per la gestione dei progetti è importante, ma il processo può essere stressante ed impegnativo. Questo vale sia per il datore di lavoro che per i dipendenti.

Qualunque sia il sistema che si pensa di implementare, sarà necessario un processo di implementazione strutturato per contribuire alla sostenibilità e al buon funzionamento a lungo termine del nuovo sistema.

Vediamo oggi quali sono gli 8 errori da evitare.

Evitare di mantenere tutto come prima aspettando che tutto migliori magicamente

Spesso si tende a mantenere invariate le vecchie impostazioni e funzionalità nell’attesa che da un momento all’altro tutto cambi magicamente. Non funziona proprio così.

I processi sono la componente più flessibile del processo di implementazione in quanto possono essere adattati per soddisfare i requisiti della tecnologia e delle persone.

È quindi fondamentale delineare e definire i nuovi processi nelle prime fasi del progetto di implementazione. E’ indispensabile definirli con precisione perchè la loro sottovalutazione può portare a una diminuzione della produttività. E’ facilmente comprensibile, infatti, come la produttività possa essere inficiata a causa della duplicazione del lavoro ed del rifiuto da parte degli utenti ad applicare nuovi processi se non chiari.

L’adozione di una nuova soluzione software offre quindi ad un’organizzazione l’opportunità di ridisegnare il flusso di lavoro. Vanno progettati nuovi sistemi per massimizzare le risorse interne e le efficienze.

Per questo è importante definire chiaramente i processi e il modo in cui le persone dovranno interagire con il software. Bisognerà, viceversa, per capire se è necessario modificare i processi esistenti.

E’ possibile farlo rispondendo a queste domande. Come è possibile:

• mantenere i dati puliti e coerenti?
• registrare i dati ed analizzare le informazioni?
• ottenere risposte alle domande?
• gestire il sistema su base mensile?
• integrare altri sistemi di informazione con il software?
• interagire con il software giornalmente?
• superare un vincolo del software modificando i processi?

Inoltre:

• Il vincolo è davvero una limitazione del software o un limite di capacità all’interno del team?
• È possibile elaborare miglioramenti o adattamenti per migliorare l’interfaccia del personale con il software?
• È possibile trarre vantaggio da più funzioni adattando i processi?
• Quali processi sono necessari per massimizzare l’utilizzo di questo nuovo sistema?

Il passaggio dei dati da un sistema all’altro, sarà inoltre un buon momento per eliminare dati obsoleti ed inutili per il progetto.

Interessante per questa fase è l’uso della tecnica di brainstorming per coinvolgere e definire le esigenze relative alla implementazione del nuovo software di project management.

Non dissipare le paure inevitabilmente presenti nei membri del team

Come in tutte le cose, le persone hanno bisogno di provare e, si sa, gli errori possono capitare a chiunque. Questo a maggior ragione può avvenire se il sistema è totalmente nuovo.

Se davvero la paura di un errore è così grande e le conseguenze possono essere così importanti, una soluzione è di offrire una versione prova del sistema. Grazie a tale versione sarà possibile sperimentare senza nessun rischio tutte le funzionalità del nuovo software.

Ciò aiuterà a rendere i membri del Team più sicuri e eviterà che la paura di commettere errori possa frenare il progetto.

Inoltre, è necessario prevedere una o più sessioni di formazione, ben pianificate all’interno del piano di implementazione.

Non coinvolgere e non fidarsi di nessuno

A volte, i project manager sono così assorti nel processo di implementazione che dimenticano che altri membri del team saranno tenuti a rendere efficace la transizione.

Di conseguenza, il project manager finisce per essere l’unica persona che utilizza il software. Il resto del Team non si sentirà coinvolto e avrà riluttanza ad usare qualcosa che non conosce a fondo.

Promuovere valori di apertura, trasparenza, comunicazione e, soprattutto, condividere la “proprietà” del software, sono gli atteggiamenti giusti.

Più si collabora, più efficiente sarà l’implementazione del nuovo software di progetto.

Affidarsi al software per risolvere i problemi di gestione delle risorse

Un software può certamente aiutare nella gestione delle risorse di un progetto. La gestione offline, però, rappresenta sempre e comunque un fattore fondamentale ed imprescindibile.

Lo strumento può facilitare le decisioni per quanto riguarda le priorità ed i compiti di lavoro, ma non può prendere tutte le decisioni necessarie, per quanto evoluto sia.

Un software non ha la sensibilità per capire gli stati d’animo e le eventuali perplessità o conflitti che possono minare la produttività di un team.

Fondamentale, pertanto, sarà prevedere riunioni ed incontri durante tutte le fasi di implementazione e gestire le risorse  in prima persona.

Mancanza di leadership nell’implementazione

Indipendentemente dalle competenze dei dipendenti e del team di progetto, il supporto e la leadership mancanti sono deleteri. Porteranno inevitabilmente al rifiuto da parte dei dipendenti di utilizzare il nuovo software.

Se manca la Leadership ed il supporto, l’investimento nel software di gestione del progetto sarà inutile. Sarà in sostanza un investimento perso e l’efficienza dell’organizzazione peggiorerà inevitabilmente.

Fondamentale quindi che la leadership, a livello di project manager e a livello dirigenziale, sia presente durante tutto il processo di implementazione del software.

Mancata comunicazione delle aspettative

Se si tenta di apportare modifiche senza avvisare il personale, inevitabilmente ci si troverà davanti ad un muro.

Prima di implementare un nuovo software di project management, è necessario comunicare dettagliatamente le aspettative su come il software aumenterà la produttività.

Ciò può includere:

• la discussione delle motivazioni che hanno portato al cambiamento,
• le tempistiche con cui si verificherà il cambiamento,
• il tipo di formazione necessaria o disponibile,
• come il team può comunicare in caso di domande e dubbi.

Motivazione mancante per l’uso del software

Esprimere interesse a ridurre i costi generali non è una motivazione sufficiente per far accettare il cambiamento ai dipendenti.

Per i collaboratori il cambiamento è semplicemente uno sforzo ulteriore, un qualcosa che richiede un investimento di energie e di tempo.

Tuttavia, la transizione può essere facilitata fornendo un incentivo ai dipendenti nel caso in cui accettino ed utilizzano il software.

Mancanza di feedback

Non basta semplicemente implementare il nuovo software di gestione progetti è farlo utilizzare dai dipendenti. Fatto questo, infatti, non si può ancora dire che l’implementazione sia terminata.

Creare un forum per un feedback regolare da parte degli utenti, in questo caso i dipendenti, darà l’opportunità di fornire un feedback onesto sulla percezione del nuovo strumento.

Il feedback dovrebbe anche essere sollecitato dal project manager e dalla dirigenza.

Solo in questo modo sarà possibile capire se il software ha bisogno di essere migliorato o aggiornato. I Feedback ci faranno capire se si è trattato di una scelta ottimale o, addirittura, se il nuovo software sta andando completamente contro le aspettative.

Conclusioni

Le possibilità di un’organizzazione di raggiungere gli obiettivi sono più elevate con un piano adeguato all’implementazione del software.

Comprendendo quali sono le insidie da evitare, è possibile rendere più semplice e più efficace la transizione verso un nuovo software di gestione dei progetti.

Inoltre, il monitoraggio regolare degli obiettivi rispetto alle prestazioni effettive, consentirà di ottenere il massimo dall’investimento.

Ti sei mai trovato di fronte all’implementazione di un nuovo software di gestione dei progetti? Come hai vissuto la situazione? Raccontaci la tua esperienza.

Il Work Life Balance è stato negli ultimi anni un concetto chiave, un obiettivo da raggiungere per molti.

Tanti Manager ed imprenditori hanno intrapreso la strada descritta da questo concetto tentando un vero e proprio bilanciamento fra lavoro e vita privata. L’intento era  cercare di distribuire il tempo in uguale quantitá tra lavoro e attività personali.

Attualmente il concetto di equilibrio tra lavoro e vita privata è ancora molto forte.

Tuttavia questo concetto, seppur ancora corrente, risente delle evoluzione stessa dell’uomo, delle nuove modalità lavorative, insomma dei nuovi approcci al lavoro.

Oggi, infatti, per molti, la giornata lavorativa non termina quando si lascia l’ufficio.

La classica giornata, quella tipo, impostata sull’orario 8.00 – 17.00 inizia ad essere superata per molte organizzazioni.

 

Il lavoro si sta trasformando. Diventa meno tradizionale e molti uffici evolvono verso spazi virtuali. Si lavora sempre più da remoto in team a distanza.

Da qui nasce il nuovo concetto di “Work Life Integration”, cioè l’integrazione fra vita privata e vita lavorativa.

La differenza fra i due concetti

La parola “integrazione” nel concetto del Work Life Integration definisce una fusione in un insieme funzionante o unificato.

In tal modo l’integrazione della vita lavorativa si concentra sull’incorporazione delle diverse aree della propria vita per creare un’immagine unica.

Il concetto di Work Life Balance invece, intende un equilibrio, una distribuzione uniforme di peso fra le due attivitá, in questo caso il lavoro ed il tempo libero.

In questo concetto lavoro e vita privata sono visti come due elementi in competizione tra loro. Sono in sostanza due mondi quindi completamente diversi.

Ecco alcuni esempi della differenza fra Work Life Balance e Work Life Integration

 

WORK LIFE BALANCE	WORK LIFE INTEGRATION
Lasciare l’ufficio alle 17 in punto per andare a prendere il figlio a scuola	Portare il figlio al lavoro dopo la scuola
Lasciare l’ufficio alle 17 in punto e spegnere il cellulare	Flessibilità oraria e poter rispondere a chiamate da remoto
Usare la pausa pranzo per portare fuori il cane	Portare il cane al lavoro
Offrire agli impiegati il pranzo	Far scegliere agli impiegati fra il pranzo gratis oppure ricevere la somma equivalente per le ferie

Quali sono i vantaggi del Work Life Integration?

Questo nuovo concetto è un ottimo modo per dare uguale tempo e attenzione a tutte le aree della vita di un individuo. Il tutto senza dover necessariamente sacrificare l’una per l’altra.

Creare una divisione tra lavoro e vita privata, come nel caso del Work Life Balance, potrebbe non essere sempre realizzabile. Questo potrebbe portare l’alterazione dell’umore nonché l’incremento dello stress.

Al contrario, combinare il lavoro con la vita personale potrebbe rendere il quotidiano meno monotono.

Invece di contare le ore che mancano per lasciare l’ufficio come inevitabilmente avviene con il Work Life Balance, si potrebbe direttamente lavorare da casa e godere della compagnia della famiglia contemporaneamente.

Ognuno così sarà in grado di gestire le proprie attività in modo adeguato ed in base alle proprie esigenze.

Come creare il Work Life Integration

• Richiedere orari di lavoro flessibili. Non è detto però che in tutte le organizzazioni ed in tutti i ruoli ciò sia possibile.
• Scoprire le proprie esigenze. L’integrazione nella vita lavorativa non è la stessa per tutti. Il modo in cui si sceglie di organizzare il proprio tempo dipenderà sia dagli impegni professionali che da quelli personali.
• Pianificare. Assicurarsi di pianificare anche in base all’orologio biologico. Si è una persona mattiniera o piú nottambula? Nelle fasi più produttive, bisognerebbe pianificare il lavoro più importante e che necessita maggior sforzo.
• Coordinare vita lavorativa e vita privata. Se si ha una famiglia e/o un altro impegno significativo, è necessario assicurarsi di organizzare il lavoro in concomitanza con questi altri impegni. Dopo tutto, l’integrazione del lavoro nella vita lavorativa dovrebbe rendere la vita più facile, non complicarla.
• Dare importanza alla produttività e non alle ore. E’ facile associare la quantità di tempo che si trascorre al lavoro con la produttività. Questo, però, non è sempre misura il contributo reale. Bisogna concentrarsi sul valore che si crea piuttosto che sulle ore passate al lavoro.
• E’ davvero il metodo giusto? L’integrazione del lavoro nella vita privata è spesso un modo utile per soddisfare sia gli obiettivi personali che di carriera. Non è detto però che questo sia un metodo adatto a tutti.

Come un’organizzazione può implementare il Work Life Integration

1. Valutare gli attuali programmi di conciliazione vita-lavoro

Molte organizzazioni stanno sprecando risorse in programmi che i dipendenti non valutano o utilizzano.

Per questo tutto ha inizio da una valutazione dell’utilizzo reale di questi programmi. Sarà anche indispensabile la raccolta di feedback sulla consapevolezza dei benefici.

A volte, i dipendenti possono addirittura non conoscere certi benefici. E’ quindi necessario anche valutare la consapevolezza all’interno dell’organizzazione, prima di abbandonare qualsiasi programma che non viene utilizzato.

2. Segmentazione dei dipendenti pilota

Non tutti i clienti sono uguali e non tutti hanno gli stessi bisogni. Il miglior servizio clienti adatta l’esperienza a questi valori e necessità.

La segmentazione dei dipendenti raggruppa i dipendenti in base non solo a competenze e funzioni, ma anche in base ai loro bisogni.

3. Espandere la flessibilità del lavoro virtuale e della pianificazione

Un numero sempre maggiore di organizzazioni sta investendo meno in uffici fisici ed espandendo sempre più in forza lavoro virtuale.

Una forza lavoro remota necessita di molte considerazioni e pianificazioni. Essa però rappresenta un grande vantaggio in tema di Work Life Integration: la flessibilità degli orari.

4. Individuare i vantaggi e le flessibilità dei dipendenti

Invece di offrire alcuni singoli benefici “di massa” a tutti quanti, a volte è più efficiente offrire la possibilità di scelta fra più opzioni.

Questa capacità di modificare i benefici offre una maggiore flessibilità ai dipendenti e consente inoltre di valutare l’utilizzo e il ROI dei programmi mirati all’integrazione della vita lavorativa.

5. Essere creativi con i vantaggi del Work Life Integration

Per ottenere il massimo dai programmi di Work Life Integration, un’organizzazione deve diventare creativa.

Esistono infatti innumerevoli vantaggi che si possono offrire ed è importante non dare nulla per scontato.

Ecco alcune domande che potrebbero tornare utili:

– Che cosa fanno i dipendenti fuori dall’ufficio e cosa desidererebbero fare in ufficio?
– Cosa renderebbe l’ufficio più simile alle vite personali dei dipendenti?
– Che cosa hanno paura di perdere quando stanno lavorando?
– Perché sentono il bisogno di separare completamente il loro lavoro e le loro vite personali?
– Come trascorrono il loro tempo libero fuori dal lavoro?

6. Partire in piccolo e procedere step by step

Supponendo che l’organizzazione abbia ottenuto i dati e sappia dove concentrarsi per adottare il metodo del Work Life Integration, il consiglio è sempre di iniziare in piccolo e procedere passo a passo determinando il successo ed il ROI dei programmi adottati.

Ciò consente di provare molti vantaggi contemporaneamente aumentando il buzz positivo e l’impegno dei dipendenti.

Per conludere. Il work Life Integration è una tendenza che deve essere considerata e monitorata.

Il lavoro si integra sempre più con la vita personale.

È un dato di fatto che se l’aspetto lavorativo non va bene, la vita nel suo insieme ne risente e viceversa.

Il lavoro è vita e la vita è lavoro e le due cose stanno diventando una cosa sola.

Creare il Team di lavoro è una fase delicata ma al contempo strategica per qualsiasi project Manager.

Dalle scelte fatte dipenderà realmente l’esito del progetto.

Stephen Covey, celebre scrittore autore del libro  “I sette pilastri del successo” afferma:

“Le persone interdipendenti combinano i loro sforzi individuali con quelli degli altri per conseguire un successo più grande”

Grazie al lavoro di gruppo, il talento, condiviso, amplifica il valore di ogni singola risorsa e aumenta il valore dell’intero gruppo.

È quindi fondamentale che nel definire il gruppo di lavoro si ponga particolare attenzione a tutte le persone coinvolte nel progetto. Ciò include tutti gli associati al progetto, stakeholder, clienti e partner compresi.

Ma entriamo nel dettaglio e vediamo alcuni aspetti fondamentali di questa delicata attività.

Innanzitutto, è bene ricordare che, per creare un Team di progetto altamente performante, è necessario seguire tre passaggi chiave:

1. pianificazione organizzativa necessaria alla identificazione del team;
2. acquisizione dello staff, necessario per l’approvazione;
3. sviluppo del team.

Pianificazione organizzativa

La pianificazione organizzativa identifica, documenta e assegna i ruoli del progetto, le responsabilità e le relazioni.

Prima che il progetto abbia inizio, devono essere designati tutti i ruoli e le responsabilità. Ciò ridurrà ogni confusione dopo l’inizio del progetto.

Ogni membro del team saprà esattamente cosa ci si aspetta da lui (o da lei) e sarà in grado di seguire i compiti assegnati.

Avere un piano di sviluppo del personale e un organigramma ridurranno anche l’incertezza e il conflitto.

Un piano di sviluppo del personale, infatti, descrive come e quando le risorse umane verranno trasferite e rimosse dal team di progetto. Tale conoscenza degli avvenimenti previsti renderà più tranquillo tutto il team.

L’organigramma, invece, è un modo grafico per suddividere la relazione di segnalazione del progetto. Un grafico organizzativo dettagliato eviterà le domande superflue sulle relazioni.

E’ fondamentale quindi, per un progetto vincente, che vi sia una buona pianificazione organizzativa. Essa include anche tutti i documenti giustificativi necessari per delineare ciascun titolo di lavoro e descrizione o eventuali esigenze di formazione.

Acquisizione dello staff

L’acquisizione del personale da dedicare al progetto è il processo per ottenere le risorse umane necessarie assegnate e che dovranno lavorare nel Team.

Scegliere le persone giuste per un progetto è importante quasi quanto il progetto stesso. Senza una squadra esperta e affiatata, il progetto sarà molto più difficile.

Alcune cose da considerare quando si sceglie la squadra sono le esperienze precedenti. Gli interessi, le caratteristiche personali, la disponibilità, le competenze, infatti, potrebbero dare al Team di lavoro delle skills aggiuntive determinanti.

I membri del team possono essere scelti internamente all’Organizzazione, grazie a negoziazioni con dirigenti e altri team di progetto, o anche dall’esterno della stessa.

Sarà inoltre necessario determinare se ciascun membro del team lavorerà al progetto a tempo pieno o parziale.

Sviluppo del team

Lo sviluppo del team che si occuperà del progetto, include lo sviluppo di competenze individuali e di gruppo per migliorare le prestazioni.

Lavorando insieme come una vera squadra, sarà più probabile che il progetto abbia successo.

Lo sviluppo del team può essere raggiunto in vari modi:

• Attività di team building
• Capacità di gestione
• Sistemi di ricompensa
• Frequenti feedback ed incontri personali
• Formazione

Se c’è stato un corretto sviluppo del team, il progetto funzionerà efficientemente e raggiungerà risultati di qualità.

Come scegliere i membri del team di progetto

Ecco quindi 7 elementi chiave per la scelta del giusto gruppo di membri del team di progetto.

1. Analisi del progetto

È essenziale dedicare tempo e impegno a comprendere e analizzare completamente il progetto. Si dovranno definire i passaggi e le attività che dovranno essere elaborati per consentirne il completamento.

Bisognerà, inoltre, scomporre questi passaggi in singoli compiti e sotto-attività. In questo modo sarà possibile rilevare facilmente le risorse necessarie per completare il progetto e la sua durata in base alla produttività impostata.

2. Requisiti del progetto

Essenziale è verificare i requisiti richiesti dalla direzione. Limiti di tempo, vincoli di budget o vincoli di risorse, saranno indispensabili per poter pianificare il reclutamento e i membri del team di progetto di conseguenza.

3. Incontro con le Risorse Umane

Le Risorse Umane possono assistere nella ricerca dei membri del team di progetto più adatti per il progetto, soprattutto nel caso di esterni.

Sarà inoltre necessario preparare, in coordinamento con le risorse umane, una campagna di reclutamento per il progetto ed una formazione specifica.

4. Incontro con altri manager

Insieme alle risorse umane, è una buona pratica incontrare anche i responsabili dei dipendenti interni al fine di ottenere una visione completa del personale disponibile per il progetto.

Si possono chiedere agli altri manager di fornire voti per le competenze del loro personale, delle abilità tecniche e delle abilità di lavoro di squadra in modo da poter prendere la decisione migliore in base alle esigenze reali.

5. Restringere la selezione

Una volta valutate le opzioni, verrà stilata una lista di potenziali candidati adatti per i ruoli.

Questa sarà la base da cui attingere i membri del team di progetto che lavoreranno per la corretta attuazione del piano nel prossimo futuro.

6. La scelta definitiva

La lista di candidati verrà valutata con molta attenzione in tutti i suoi aspetti. Infine saranno definitivamente scelti i membri del team che andranno a lavorare al progetto.

Questi candidati dovrebbero avere il giusto mix di abilità e attributi comportamentali personali per diventare membri del team di progetto.

Se continuano i dubbi riguardo qualcuno dei dipendenti della lista, si possono effettuare ulteriori interviste personali per raccogliere ulteriori elementi.

7. Analizzare il team

A questo punto il team di progetto è stato scelto, ma resta una cosa da fare: condurre un’analisi continua per valutare se il team ha effettivamente l’equilibrio necessario per completare il progetto come previsto.

Sarà necessario inoltre regolarmente verificare se c’è un potenziale conflitto di personalità tra i membri del team. Percepire questi conflitti e risolverli sul nascere, farà in modo di evitare tensioni e blocchi creativi durante l’esecuzione del piano di progetto.

È molto importante avere un team di progetto completamente potenziato e dedicato per poter eseguire correttamente il progetto.

La squadra comprende diverse persone che devono collaborare per realizzare le singole attività.

Le organizzazioni sono costantemente impegnate a formare team di progetto sempre più performanti. Squadre di lavoro che saranno in grado di realizzare gli obiettivi di progetto anche complessi e che aumenteranno produttività, prestazioni e rendimenti per l’organizzazione.

I membri del team, insieme al project manager, sono le forze trainanti di un progetto, ed è quindi fondamentale saperli scegliere bene e potenziarli al massimo.

Hai mai creato un Team per la realizzazione di un progetto? Che processo hai utilizzato per scegliere i membri del team di progetto? Hai altri suggerimenti in merito? Scrivici la tua opinione.

Lo Scope Management di un progetto è quell’insieme di processi necessari a garantire che l’ambito di un progetto sia definito e mappato in modo preciso.

Le tecniche di gestione dell’ambito di progetto consentono ai project manager di assegnare la giusta quantità di lavoro necessaria per completare con successo un progetto, in particolare controllando ciò che fa e ciò che non fa parte dell’ambito del progetto.

La gestione dell’ambito del progetto è ciò che assicura che il progetto includa tutto il lavoro pertinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Pianificare il processo di Scope Management

Il processo spiega come definire, gestire, validare e controllare l’ambito del progetto.

Si potrebbe addirittura utilizzare il piano di gestione di un altro progetto come punto di partenza, poiché i processi di Scope Management non variano in modo drastico tra i progetti una volta che l’organizzazione ha optato per un modo di lavorare che riscuote successo.

La pianificazione del processo di scope management include come:

• preparare una dichiarazione di progetto dettagliata
• creare una Work Breakdown Structure (WBS)
• mantenere la WBS
• ottenere l’accettazione formale dei risultati del progetto
• gestire le eventuali modifiche dell’ambito di progetto

Scope Management: Raccogliere i requisiti

In questa fase è necessario raccogliere quelle che sono le esigenze degli stakeholder con l’intento dichiarato di raggiungere gli obiettivi del progetto.

In questo processo, i manager utilizzano diverse tecniche e strumenti per raccogliere i requisiti.

Se questo processo viene eseguito in modo completo e corretto, può ridurre notevolmente la possibilità di spiacevoli sorprese man mano che il progetto avanza verso il completamento.

In questa fase è quindi necessario capire cosa vogliono gli stakeholder dal progetto.

Una volta delineati, i requisiti devono essere documentati e le aspettative delle parti interessate devono essere adeguatamente gestite.

Aspetto importante, dato che può capitare che ciò che viene richiesto non sia realistico o realizzabile a causa di altri vincoli di progetto, come ad esempio il costo.

L’output del lavoro di raccolta dei requisiti è un insieme documentato di requisiti.

In questa fase potrebbe essere utile l’uso di uno strumento di project management che vi permetta di inserire tutti i requisiti allegati al progetto, includo i documenti generati come output.

Scope Management: Definire l’ambito di progetto

Qui i requisiti e le esigenze vengono trasformate in una descrizione dettagliata del prodotto o del servizio che il progetto andrà a creare.

L’output sarà una dichiarazione dell’ambito del progetto a cui si può fare riferimento durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Il documento comprenderà inoltre un elenco di ciò che è in ambito e ciò che è fuori ambito.

L’ambito indica chiaramente cosa si suppone che il progetto raggiunga e ciò che non può realizzare.

Scope Management: Creare la Work Breakdown Structure

Questo processo consente di trasformare l’elenco di requisiti in una visione strutturata di ciò che deve essere fatto.

Il lavoro principale qui è la suddivisione di grandi compiti in blocchi più piccoli e gestibili, chiamati pacchetti di lavoro (work packages).

Il risultato di questo processo è una cosiddetta Work Breakdown Structure (WBS).

La WBS è un elemento importante del processo di gestione dell’ambito e il PMI pone grande enfasi su questo aspetto.

La WBS risultante dovrebbe fornire un elenco completo di tutti i pacchetti di lavoro richiesti per completare il progetto con successo.

Noi di Twproject abbiamo introdotto, per aiutare i project manager ad eseguire questo passaggio con facilità, un tool per la creazione della WBS facile ed intuitivo, non sarà necessario uscire dal contesto in cui si sono inseriti i requisiti ed in cui abbiamo allegato il documento finale.

Scope Management: Convalidare l’ambito di progetto

Questo processo si concentra principalmente sull’accettazione del progetto da parte del cliente.

In parole semplici, è quando il cliente del progetto accetta formalmente tutti i risultati del progetto.

Questo processo si verifica alla fine di ogni fase.

E’ quindi importante sapere sempre chi approverà un deliverable e quali criteri verranno utilizzati per valutare il successo o no del risultato.

Scope Management: Controllare l’ambito di progetto

Questo processo implica la valutazione di requisiti aggiuntivi da parte del cliente o l’osservazione proattiva dell’ambito del progetto da parte del project manager.

I manager misurano il prodotto di lavoro rispetto alla previsione di base per garantire che il progetto rimanga in pista, contribuendo a prevenire eventuali modifiche non necessarie.

Questa fase prevede quindi il monitoraggio dello stato del progetto e la gestione delle eventuali modifiche all’ambito.

Alcuni pitfalls dello Scope Management

I problemi che possono sorgere durante la definizione e la documentazione dell’ambito di progetto sono:

Ambiguità: l’ambiguità porta spesso a un lavoro non necessario e alla confusione. Per evitare questo, l’ambito deve essere chiaramente definito, sia dagli stakeholder sia dal team, senza poter essere male interpretato;

Definizione incompleta: gli ambiti incompleti portano a scadenze pianificate che comportano quasi sicuramente un superamento dei costi. Per evitare ciò, l’ambito deve essere completo, accurato e dettagliato;

Transitorietà: questa è la causa principale delle consegne in ritardo e dei progetti “senza fine”. Per evitare ciò, il documento di ambito deve essere finalizzato e rimanere inalterato, per quanto possibile, per tutta la durata del progetto;

Ambito non collaborativo: un ambito non preparato in modo collaborativo causa interpretazioni errate in termini di requisiti e progettazione. Per evitare ciò, il documento dovrebbe essere condiviso con tutte le parti interessate in ogni fase del processo di definizione dell’ambito.

Lo Scope Management non è difficile da implementare; tuttavia, richiede sforzo, tempo e pazienza.

Ecco perché avvalersi di uno strumento di project management come Twproject può fare la differenza. Con Twproject potrai definire i requisiti, tracciare la WBS, validare lo scope e modificarlo facilmente nel tempo.

Molto è stato scritto e detto sulla motivazione delle persone e del team in generale.

Certamente, in un team di progetto, un project manager che si interessa personalmente di ogni individuo, delle singole idee e preoccupazioni, può contribuire enormemente alla motivazione di un team.

Ed è constatato che team ben motivati ottengono un successo maggiore rispetto alle loro controparti disinteressate, così come approfondito in questo articolo. Ma questo presuppone che ci sia un project manager ben motivato per infondere entusiasmo nel team.

E quindi, cosa motiva il project manager?

Tecniche motivazionali

Esistono due tipi principali di motivazione che possono essere descritti in generale come:

• Intrinseco = amore. In altre parole, “lo faccio perché voglio”
• Estrinseco = denaro. In altre parole, “lo faccio perché devo”.

Sia nel lavoro che nella vita, possiamo incontrare persone motivate da entrambi i fattori e, più spesso, da una combinazione dei due.

Le motivazioni delle persone cambiano anche in momenti diversi e di fronte a compiti e sfide diverse.

Per essere un leader efficace, è necessario essere consapevoli dell’equilibrio tra motivazioni intrinseche ed estrinseche. In particolare, bisogna sapere quali sono le cose che si amano e che si accetterebbero anche senza essere pagati – chiaramente in senso figurato.

Essere automotivati significa fare bene il proprio lavoro perché lo si desidera e non solamente perché si riceve lo stipendio alla fine di ogni mese.

Gli individui, e quindi i project manager, auto-motivati vogliono essere il meglio che possono indipendentemente da dove lavorano o su cosa stanno lavorando. Spesso si assumono le responsabilità anche quando non sono i diretti interessati.

Gli individui auto-motivati tendono a:

• Lavorare più a lungo
• Imparare nuove abilità e seguire regolarmente corsi di formazione
• Assumere la proprietà dei problemi
• Andare oltre la job description del loro ruolo.

Esistono cinque metodi generali che possono aiutare un project manager a ritrovare la motivazione sul posto di lavoro. Vediamo quali sono:

1. Controllare quello che si può e lasciare andare il resto

Come project manager, ci sono sempre cose che non sono sotto il tuo controllo, ma questo non significa che ci si deve arrendere.

Bisogna avere chiare in mente quali sono i fattori e le dinamiche che è possibile controllare e, di conseguenza, concentrarsi a fare bene quelle.

In poche parole, si tratta di gestire le attuali responsabilità al meglio delle proprie capacità.

2. Mettersi continuamente alla prova

Il lavoro non è difficile né particolarmente impegnativo? Trova allora un’altra strada per metterti alla prova.

Fai un corso di formazione, aiuta un collega in particolare che potrebbe avere difficoltá, agisci per migliorare le tue capacitá…

Non lasciare che il tempo scivoli sedendoti sugli allori e poi dire che sei annoiato e senza motivazione.

Da adulti abbiamo la tendenza a rimanere fermi con quello che abbiamo e non cercare piú nuove opportunitá di crescita.

Se non si riesce ad ottenere questa sfida in ufficio, si può sempre cercare altrove, attraverso hobby, nuove esperienze, ecc.

Non solo migliorare continuamente le proprie capacitá è importante per i membri del team, ma anche per il project manager.

3. Mindfulness

Si potrebbero scrivere libri sull’applicazione della mindfulness nel ruolo di manager.

Nell’ambiente stressante di oggi, è necessario riuscire a fare un passo indietro e prendersi tempo per se stessi, anche solo 10 minuti.

La vita è semplicemente troppo breve per essere stressati e di corsa tutto il giorno.

Ognuno, anche il project manager quindi, deve trovare un modo per mantenere l’equilibrio e trovare una sana stabilitá fra lavoro e vita privata, fra obblighi e tempo libero, qualunque cosa possa significare per il singolo individuo.

D’altronde se un project manager non ascolta e non gestisce prima di tutto se stesso e le proprie esigenze, come sará in grado di gestire quelle dei membri del team?

4. Divertirsi, anche al lavoro

Il divertimento non è inteso qui come un’attivitá costosa o dispendiosa in termini di tempo.

Con divertimento in ufficio, si intende la pianificazione di un evento di squadra al quale anche il project manager potrá partecipare direttamente.

Un gioco a premi interno, una caccia al tesoro in ufficio, un corso per tutto il team che esuli da quello che è il lavoro, esistono infinite possibilità.

La gestione dei progetti è un argomento serio, ma ciò non significa che non sia possibile divertirsi sul posto di lavoro.

5. Annotare i motivi per cui si ha scelto la carriera di project manager

Cosa ti piace della professione? Cosa ti rende eccitato ogni giorno? Cosa non vorresti assolutamente eliminare dalla tua routine lavorativa?

Quando i tempi diventano difficili si ha la tendenza a dimenticare gli elementi positivi di una situazione, anche nel lavoro.

Questo è un ottimo esercizio non solo per il project manager, ma anche per i membri del team.

In questo modo si apprenderanno e si avranno chiari in mente tutti i fattori positivi della professione scelta e, di conseguenza, sará molto piú facile ritrovare la motivazione e proseguire con successo.

Abbiamo visto quindi i metodi per un’auto-motivazione generale del project manager, ma vediamo ora quattro consigli specifici per rimanere motivati quando si tratta di un progetto particolarmente impegnativo.

1.Concentrarsi su risultati piccoli, ma significativi

Non è necessario essere soddisfatti solamente una volta raggiunto l’obiettivo finale di un progetto.

Esistono delle tappe intermedie, delle milestone, che potrebbero essere altrettanto importanti durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Queste possono essere utilizzate per trovare la soddisfazione alla fine di ogni giornata lavorativa.

2.Rivalutare gli obiettivi

Se si sta affrontando uno stallo nel progetto, concentrarsi di nuovo su degli obiettivi personali puó essere sempre utile e stimolante, oltre che una via di uscita.

Lavorando su questi altri aspetti, è possibile trovare la risposta ai problemi che stanno soffocando il progetto.

3.Concedersi task secondari

E’ importante sentirsi realizzati ogni giorno. Quando peró il progetto è come se si estendesse all’infinito, è difficile ottenere questa soddisfazione.

In questo caso la chiave è rendersi utili in altri modi, ad esempio contribuendo brevemente ad un altro compito, aiutare un membro di un altro team, offrirsi come una risorsa extra per un progetto temporaneo.

4.Tutto passerà

Probabilmente il consiglio più importante di tutti.

Quando ci si trova nel bel mezzo di un progetto lungo e complicato, sembra che questo non finisca mai. Ma un cosa è certa, tutto passerà.

Anche se il progetto non si chiuderá positivamente, anche il malessere passerá.

Se si considera il lavoro come una via per continuare ad apprendere, crescere e svilupparsi, esiste una verità: aver gestito un’esperienza difficile è il miglior curriculum che si possa avere.

Cosa può bloccare la motivazione in un project manager?

• Cattive abitudini: per soddisfare i risultati desiderati, i project manager dovrebbero essere in grado di valutare quei fattori che impediscono loro di raggiungere gli obiettivi desiderati e di sostituirle con abitudini positive o produttive.
• Mancanza di risorse adeguate: in assenza di disponibilità di risorse adeguate, i leader non riescono a raggiungere gli obiettivi desiderati. Possono avere problemi legati alla carenza di fondi, alla mancanza di personale qualificato, ai limiti tecnologici o agli sconvolgimenti della gestione.
• Pressioni o circostanze esterne: le pressioni e le circostanze esterne ostacolano il livello di auto-motivazione dei project manager. Queste possono essere ad esempio la mancanza di sostegno e cooperazione da parte degli stakeholder o dei membri del team.

Molti fattori ostacolano l’auto-motivazione dei project manager, questi possono variare da fattori personali come cattive abitudini a fattori ambientali o fattori circostanziali.

I leader efficienti e altamente motivati sono però in grado di superare tutte le sfide esplorando modi o alternative per raggiungere i risultati desiderati.

Possiamo quindi concludere che l’auto-motivazione per un project manager è un prerequisito essenziale e coloro che hanno un alto senso di auto-motivazione sono in una posizione migliore per raggiungere i risultati strategici e spingere la crescita e la produttività di se stessi e del team.

I leader auto-motivati ​​stimolano un senso di passione tra i membri del team per raggiungere obiettivi ambiziosi.

Questi individui svolgono un ruolo cruciale nel guidare l’eccellenza organizzativa creando esempi e best practice ai quali il team può ispirarsi.

Quali sono le tue motivazioni in ufficio? Hai mai avuto problemi ad auto-motivarti? Come hai affrontato la situazione? Raccontaci la tua esperienza.

I manager devono riconoscere e rispondere a tutti i fattori che influenzano le loro organizzazioni.

Navigare negli ambienti lavorativi caotici di oggi è come cercare di condurre una piccola barca a riva mentre si è all’interno di un uragano.

Proprio come questa piccola nave, le organizzazioni odierne ed i loro manager si trovano ad affrontare una quantità significativa di fattori che richiedono una risposta immediata.

Le forze che guidano questo cambiamento nel business sono noti come fattori ambientali interni ed esterni.

L’ambiente interno

L’ambiente interno di un’organizzazione fa riferimento a eventi, fattori, persone, sistemi, strutture e condizioni all’interno dell’organizzazione che sono generalmente sotto il diretto controllo dell’azienda.

La mission aziendale, la cultura organizzativa e lo stile di leadership sono fattori tipicamente associati all’ambiente interno di un’organizzazione.

In quanto tale, è l’ambiente interno che influenzerà le attività organizzative, le decisioni, i comportamenti e gli atteggiamenti dei dipendenti.

Cambiamenti nello stile di leadership, nella missione dell’organizzazione o nella cultura possono avere un impatto considerevole sull’organizzazione.

Vediamo nel dettaglio quali sono i fattori ambientali aziendali interni.

I fattori ambientali interni: il Personale

I dipendenti sono una parte importante dell’ambiente interno di un’azienda.

I manager devono essere in grado di gestire i dipendenti di livello inferiore e, allo stesso tempo, supervisionare gli altri fattori che influenzano le dinamiche nel team.

Infatti, anche quando tutti sono capaci e talentuosi, la politica e i conflitti interni possono distruggere una buona organizzazione dall’interno.

I fattori ambientali interni: il Denaro

Nel business, anche la mancanza di denaro può determinare la sopravvivenza o meno di un’azienda.

Quando le risorse di cassa sono troppo limitate, influiscono sul numero di persone che si possono assumere, sulla qualità delle attrezzature e sulla quantità di pubblicità che si può acquistare.

Se si ha denaro a sufficienza invece, si ha molta più flessibilità per crescere ed espandere l’attività, o per sopportare una recessione economica.

I fattori ambientali interni: la Cultura aziendale

La cultura aziendale interna consiste nei valori, negli atteggiamenti e nelle priorità che i dipendenti vivono ogni giorno.

Una cultura spietata in cui ogni dipendente fa concorrenza al collega crea sicuramente un ambiente diverso, e più tossico, rispetto ad un’azienda che enfatizza la collaborazione e il lavoro di squadra.

L’ambiente esterno

L’ambiente esterno è composto da quei fattori che si verificano all’esterno dell’azienda ma che causano cambiamenti interni alla stessa e sono, per la maggior parte, al di fuori del controllo aziendale.

I clienti, la concorrenza, l’economia, la tecnologia, le condizioni politiche e sociali e le risorse sono fattori esterni comuni che influenzano l’organizzazione.

Anche se l’ambiente esterno si verifica al di fuori di un’organizzazione, può avere un’influenza significativa sulle sue operazioni correnti, sulla crescita e sulla sostenibilità a lungo termine.

Ignorare le forze esterne può essere un errore dannoso per i manager. In quanto tale, è imperativo che i manager continuino a monitorare e ad adattarsi all’ambiente esterno.

La chiave è lavorare per apportare modifiche proattive piuttosto che dover adottare un approccio reattivo e risolvere problemi piuttosto che prevenirli.

Vediamo quindi nel dettaglio quali sono i fattori ambientali aziendali esterni.

I fattori ambientali aziendali esterni: L’economia

In una cattiva economia, anche un’azienda ben gestita potrebbe non essere in grado di sopravvivere.

Se i clienti perdono il lavoro o accettano posti di lavoro che riescono a malapena a sostenerli, spenderanno meno in attività sportive, ricreative, regali, beni di lusso e auto nuove.

Non è possibile controllare l’economia, ma comprenderla può aiutare ad individuare minacce ed opportunità.

I fattori ambientali aziendali esterni: La concorrenza

A meno che l’azienda non sia un monopolio, si avrà sempre a che fare con la concorrenza.

Quando si apre un’azienda, normalmente ci si trova a lottare contro imprese affermate e più esperte nello stesso settore.

Quando un’azienda si è stabilita invece, ci si troverà a lottare contro nuove organizzazioni che cercano di rubare una fetta del mercato.

Insomma, la concorrenza non muore mai.

I fattori ambientali aziendali esterni: La politica

I cambiamenti nella politica governativa possono avere un enorme impatto su un’attività.

L’industria del tabacco è un classico esempio.

Dagli anni ’50, alle aziende produttrici di sigarette è stato chiesto di apporre etichette di avvertimento sui loro prodotti e hanno perso il diritto di fare pubblicità in televisione. I fumatori hanno sempre meno luoghi in cui possono fumare legalmente. La percentuale di persone che fumano è quindi diminuita, con un effetto corrispondente sui ricavi del settore.

I fattori ambientali aziendali esterni: Clienti e fornitori

Accanto ai dipendenti, i clienti e fornitori sono, nella maggior parte dei casi, le persone più importanti con cui un’organizzazione ha a che fare.

I fornitori hanno un enorme impatto sui costi. Il peso di un dato fornitore dipende dalla scarsità del suo servizio o prodotto e, di conseguenza, dalla possibilità di trattativa con lui.

La potenza dei clienti dipende invece dal fatto che questi sono liberi di scegliere fra un’organizzazione specifica e la sua concorrenza.

Un software può aiutarti!

Senza dubbio è difficile intervenire sui più generali fattori esterni all’organizzazione, ma è comunque giusto che il project manager ne sia a conoscenza e che sia pronto ad agire di conseguenza.

Inoltre, il project manager è anche responsabile di comunicare ed informare il team dei fattori che influenzano un progetto, sia interni che esterni.

Ben diversa è la gestione dei fattori interni.

In questo caso è possibile influenzare quei fattori che sono più vicini e più direttamente correlati alla gestione, come risorse o sistemi di gestione della gestione dei progetti.

Un software come Twproject può fare la differenza, aiutandoti a gestire il carico delle risorse e aiutandoti a monitorare l’avanzamento del tuo progetto permettendoti di intervenire su quei fattori interni che in caso di problemi vengono segnalati con un alert in tempo reale.

Un esempio? La pagina Supervisor in Twproject ti consente di visualizzare un riassunto esaustivo dei task aperti quasi completati o che lo dovrebbero essere.

Il sistema ti segnalerà in rosso le scadenze e i ritardi, l’eventuale presenza di ToDo “bloccanti”, e potrai dunque capire al volo quali progetti presentano uno stato di criticità.

Sempre qui, potrai osservare il rendimento dei membri del tuo team, sotto forma di grafico lineare, che ti permetterà di affrontare più facilmente problematiche legate al personale.

Twproject aiuta le organizzazioni a conoscere meglio quali dei fattori interni agiscono come condizioni limitanti e quali sono i driver dei progetti per una loro corretta gestione.

Puoi fare una prova gratuita e se domande sull’argomento il nostro team di supporto sarà a tua disposizione!

Vi starete chiedendo: “Gioco e Project Management? Ho letto bene??” Sì, avete letto benissimo!

“Ma come funziona?”. L’idea è piuttosto semplice: usare un modello di gioco per creare ricompense in termini di produttività e obiettivi.

Si tratta di utilizzare le tecniche utilizzate nei giochi in contesti non di gioco, al fine di aumentare il coinvolgimento nelle attività. Chi affronta il lavoro come un gioco non ha la sensazione di lavorare. Si diverte e quindi aumenta la sua partecipazione a tutto vantaggio dei risultati.

In Azienda ci possono essere vari livelli in cui si possono implementare tecniche di gioco. Qui in particolare stiamo parlando di un livello completamente nuovo di gaming, in cui si gioca per raggiungere il massimo livello di ottimizzazione sul posto di lavoro.

L’intera conversione dei progetti e dei task aziendali in una visione di gioco si chiama processo di gamification.

Le premesse della Gamification

Il mondo del lavoro sta cambiando: mentre alcune aziende continuano ad avere un ufficio fisico e a seguire un approccio tradizionale, altre lo hanno eliminato. Ci si spinge verso un nuovo mezzo che ha già dimostrato di essere vincente: il sistema del telelavoro o del lavoro in remoto.

Uno dei maggiori problemi che si rileva all’interno delle organizzazioni infatti è il disimpegno degli impiegati.

La Società americana con sede a Washington “Gallup”, riferisce che l’87% dei lavoratori è “attivamente disimpegnato” sul proprio posto di lavoro.

Forzare i dipendenti a seguire lo schema tradizionale della settimana lavorativa di 40 ore con tempo di ferie limitato è un “antico” modello che in molte realtà sta già scomparendo perchè poco produttivo.

Con questo netto aumento del disimpegno dei dipendenti, il mondo aziendale sta cercando altri modelli, sistemi e piattaforme entusiasmanti e invitanti affinché i dipendenti raggiungano il livello necessario di motivazione e impegno attivo.

Per gestire i lavoratori, soprattutto quelli remoti, è infatti fondamentale concentrarsi sui risultati che generano ed anche il sistema di analisi delle ore di lavoro dovrebbe essere maggiormente flessibile.

Che cos’è il processo di gamification in concreto?

Con processo di gamification si intende l’applicazione di diversi elementi coinvolti in un gioco, come punti, livelli e regole, ad altre aree di attività, in particolare nelle attività aziendali.

Questa modifica al modello di business porta, come già detto, ad un coinvolgimento maggiore dei dipendenti nel lavoro che svolgono, rendendolo più simile ad un vero e proprio gioco.

Grazie al coinvolgimento dei dipendenti il lavoro reso è più concentrato e di alta qualità poiché ogni aspetto del lavoro viene sottoposto al processo di gamification.

Alle persone piace il riconoscimento e sentirsi parte di qualcosa: le tecniche di gamification si ricollegano a questo concetto.

I giochi sono composti da punti, livelli e premi. Inserire questi elementi, considerati attivatori sociali, sul posto di lavoro dovrebbe quindi far sentire le persone più coinvolte.

Unione del processo di gamification con Project Management

L’idea di fondere il processo di gamification con la gestione del progetto sembra perfetta.

Infatti la premessa è di utilizzare il modello di un gioco e progettare attentamente sistemi e punti per il dipendente attorno alla produttività giornaliera e al contributo agli obiettivi del progetto.

Si possono così avere membri del team che vengono premiati e assegnati a un livello più alto ogni volta che contribuiscono al business in modo adeguato.

I principi del processo di gamification e della gestione di progetto possono semplicemente essere fusi.

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Nella gestione del progetto si ha infatti un obiettivo da raggiungere – la fine del gioco – ed i membri del team sono il mezzo per raggiungere questo obiettivo – i giocatori.[/av_notification]

E’ necessario anche mantenere i dipendenti soddisfatti dell’ambiente in cui operano. Ciò servirà a far desiderare loro una porzione maggiore di lavoro – e di successo – ogni volta.

La fusione fra processo di gamification e gestione di progetto rappresenta quindi una situazione vantaggiosa sia per l’organizzazione che per i dipendenti.

L’idea può evolvere in una serie di situazioni positive: si potrebbe, per esempio, avere un meeting settimanale in cui viene redatta la classifica con il numero di punti di ciascun lavoratore; ovvero premiare chi raggiunge la vetta della classifica con segnali di apprezzamento o applausi di fronte ai colleghi, etc.

Insomma ogni piccolo gesto può trasformarsi in un grande incentivo alla produttività, se inserito in un ambito di gioco.

I benefici della Gamification

Nel corso degli anni, gli studi hanno dimostrato che questo modello ha dei risultati davvero interessanti nella produzione e nella qualità dell’organizzazione.

I benefici comprovati includono:

• Produttività incrementata: il lavoro diventa divertente, quindi le persone sono più focalizzate e si fermano più volentieri per un periodo di tempo più lungo;
• Aumento della soddisfazione dei dipendenti: il posto di lavoro diventa un posto eccitante ed i lavoratori non vorranno perderlo;
• Aumento della fidelizzazione dei dipendenti: se un’organizzazione sta dando tutto ciò di cui si ha bisogno, non c’è motivo di andarsene;
• Aumento della qualità: aumenta la qualità complessiva del processo e l’azienda produce quindi prodotti di più alta qualità;
• Aumento del morale dei dipendenti: il riconoscimento può essere molto gratificante per l’animo e può elevare l’umore dei dipendenti.

Cosa tenere a mente sul processo di gamification

Il processo di gamification è rivoluzionario sul fronte aziendale e la gestione del progetto ne trae enormi benefici.

Questo rappresenta sicuramente un vantaggio, ma tutto dipende anche da come viene gestito.

Di seguito sono elencati 5 aspetti essenziali necessari da tenere a mente quando si intende implementare il processo di gamification all’interno dell’organizzazione:

• Le sfide ed il gioco fanno parte del divertimento ma, quando i giochi sono troppo difficili o complicati, ci può essere frustrazione e calo di motivazione. E’ importante assicurarsi quindi che i giochi non siano così difficili da decifrare;
• Creare giochi che diano l’opportunità a tutti di avere buone probabilità di vincere; non dovrebbe esserci sempre solo un vincitore. Ciò può demoralizzare i dipendenti e dissuaderli dal cercare di dare il meglio;
• Il project manager deve essere il motivatore e parte della squadra. Questo è un aspetto fondamentale per mostrare il calibro di leader e unire e coinvolgere la squadra;
• Evitare la ripetizione delle sfide che vengono presentate al team e ai dipendenti. C’è sempre scontento quando esistono alti livelli di ripetizione nelle attività offerte.
• Il processo di gamification non funzionerà per ogni dipartimento o team in modo univoco e dovrà essere adeguatamente studiato prima dell’implementazione. Sta quindi nel project manager e nella dirigenza prendere decisioni al riguardo. Inoltre, se il processo di gaming non soddisfa il pubblico di destinazione, non bisogna esitare ad eliminarlo.

Conclusioni

In conclusione, il processo di gamification all’interno delle aziende offre alle organizzazioni quell’opportunità di consentire agli “umani di essere umani”.

Le funzionalità di gamification consentono a manager e leader di ottenere la completa fiducia dei propri dipendenti e aiutarli a far sì che aumentino la loro produttività.

Il processo di gamification permette di raggiungere una situazione win-win:

• per le aziende, perchè i target e gli obiettivi prefissati vengono raggiunti,
• per i lavoratori, perchè il loro livello di soddisfazione aumenta.

I processi di gamification stanno lentamente prendendo piede e molte organizzazioni hanno già adottato questo nuovo sistema per incrementare con successo la loro produzione complessiva.

Chissà se diventerà un modello riconosciuto dalla maggior parte delle imprese italiane!.

Hai mai sentito parlare del processo di gamification? Ne hai mai preso parte? Dicci cosa ne pensi.

Quali sono le competenze del Project Manager oggi? Bella domanda!

Il project management non è un lavoro facile. In realtà, si tratta di una serie di lavori non facili, tra cui l’avvio, la pianificazione, l’esecuzione, il controllo, la chiusura di un progetto e, da non dimenticare, il team management.

Ed il project manager deve fare tutto ciò con successo, per questo deve possedere una varietà di competenze non solo tecniche, ma anche trasversali.

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Il project manager non si occupa infatti solo di sistemi e processi, ma anche di persone.
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Ecco allora un elenco di 10 competenze (9+1) che ogni project manager dovrebbe avere.

1. Leadership

Una delle prime capacità che vengono in mente quando si pensa ad un manager: la leadership.

Si tratta di una skill che alcuni considerano innata e che quindi non può essere acquisita.

Noi pensiamo però che tutti abbiano il potenziale per imparare come applicare le tecniche di leadership.

La leadership può presentarsi in diversi stili, a seconda della personalità del project manager.

2. Comunicazione

Questo aspetto è strettamente legato con la leadership.

Non è possibile essere un leader efficace se non si è in grado di articolare i bisogni e le necessità, ma anche gli elogi ed i complimenti.

Non solo un project manager comunica con il proprio team, ma anche con gli stakeholder, i fornitori ed i clienti.

La comunicazione riguarda non solo quella personale, ma anche quella attraverso tool specifici come strumenti di reporting o di collaborazione via chat, condivisione di file e altri mezzi per taggare le discussioni a livello di task.

3. Pianificazione

Questa è una skill tecnica, assolutamente essenziale in un project manager – altrimenti è molto probabile che abbia sbagliato lavoro.

L’unico modo per raggiungere gli obiettivi del progetto entro i tempi stabiliti è quello di suddividere l’obiettivo in singole attività lungo la linea temporale e associare ad ogni attività uno o più membri del team.

Questa in poche parole è la pianificazione ed è il cuore di ciò che fa un project manager.

Esistono molti strumenti che aiutano questo processo. Uno di essi è il diagramma di Gantt, che fornisce una visualizzazione del programma con compiti, durata, dipendenze e milestone.

4. Gestione dei rischi

Fare qualsiasi cosa è un rischio. Pianificare un progetto, grande o piccolo, è legato ad alcuni rischi.

Fa parte del lavoro di un project manager prevedere questi eventi prima che diventino problemi reali.

Pertanto, prima di eseguire il progetto, è necessario inserire il lavoro di identificazione, valutazione e controllo del rischio.

Più un project manager è in grado di gestire il rischio, più è probabile che il suo progetto abbia successo.

Naturalmente, non è possibile anticipare tutto ciò che potrebbe accadere nel corso del ciclo di vita di un progetto.

Problemi imprevisti possono sorgere, quindi è necessario avere un processo valido e pronto per gestirli nel momento in cui si presentano.

5. Gestione dei costi

Il concetto è chiaro, senza soldi non si fa nulla.

Una volta creato il budget, il primo compito è quello di assicurarsi che questo sia realistico e che sia possibile soddisfare le esigenze finanziarie del progetto.

In secondo luogo, si dovranno regolarmente controllare i costi durante l’esecuzione del progetto.

Il mancato rispetto di questa esigenza potrebbe danneggiare le organizzazioni che gestiscono budget limitati.

Un buon project manager ha la capacità di concludere progetti non solo nei termini di tempo accordati ma anche di budget.

6. Negoziazione

Essere bravi a negoziare è una specie di sottoinsieme della comunicazione, ma merita un discorso a parte.

La negoziazione non si limita al fatto di negoziare il prezzo migliore da un fornitore, anche se questo ne fa certamente parte.

Guidare un progetto significa essere in costante negoziazione.

Ad esempio, probabilmente si potranno ricevere richieste da parti interessate che possono avere un impatto sull’ambito di un progetto, e queste devono essere gestite e negoziate.

Stessa cosa per quanto riguarda i possibili conflitti che insorgeranno tra i membri del team o altre persone coinvolte nel progetto.

Una forte capacità di negoziazione permetterà di risolvere queste dispute prima che esplodano e minaccino il progetto.

7. Pensiero critico

I project manager non sono gli unici a poter beneficiare di questa abilità.

La maggior parte di noi non pensa, ma reagisce e segue una serie di risposte che abbiamo detto o imparato, come una sorta di pilota automatico.

Il pensiero critico è semplicemente il più obiettivo possibile nell’analizzare e valutare un problema o una situazione, in modo da poter formulare un giudizio imparziale.

Ogni giorno che si sta lavorando ad un progetto si vuole che le proprie decisioni siano imparziali.

L’unico fattore a guidare la decisione dovrebbe essere il perseguire la cosa migliore per il progetto.

8. Gestione delle attività

 

Ecco un’altra di quelle abilità tecniche che dovrebbero essere impresse nel DNA di ogni project manager.

Ci possono essere miriadi di attività che completano un progetto che devono essere create, assegnate e gestite.

Ciò significa che la cattiva gestione di questo processo può avere un impatto grave sul successo del progetto in generale.

In questi casi uno strumento di gestione per project management potrebbe essere un valido aiuto.

Si necessiteranno funzionalità che promuovano la collaborazione con il team, che aiutino a stabilire le priorità e che forniscano aggiornamenti di stato istantanei quando le attività sono state completate o sono in esecuzione.

9. Gestione della qualità

Questa skill è spesso trascurata dai project manager ed è quella che ha bisogno di avere più attenzione.

È possibile essere negligenti in favore del rispetto delle scadenze.

Rispettare le deadline è sicuramente importante, ma il progetto in generale è inutile se produce qualcosa di scadente.

10. Senso dell’umorismo

Con questo non intendiamo essere un comico sul posto di lavoro, ma ci sarà certamente un tempo e un luogo per un po’ di sano umorismo.

Il senso dell’umorismo permette di avere una prospettiva diversa, permette di vedere un problema in modo diverso e, chissà, magari di vederne la soluzione.

L’umorismo allevia lo stress sia nel caso del project manager che del team. Solo quando le tensioni si risolvono, infatti, le azioni e le idee possono essere più proficue e produttive.

Il senso dell’umorismo aiuta anche il morale. Si lavorerà duro, ma questo non significa che l’ambiente in cui si lavora debba essere soffocante.

Anche se questo può sembrare assurdo, questa abilità non è assolutamente da sottovalutare per quanto riguarda la gestione del progetto.

Ecco quindi le più importanti skill che un project manager dovrebbe possedere per migliorare la sua efficacia e la sua produttività nella gestione di un progetto.

Possedere queste capacità non solo avvantaggerà l’organizzazione, ma anche la carriera manageriale in generale.

Quali sono per te le skill più importanti che un project manager deve possedere? Ne abbiamo dimenticata qualcuna che per te è rilevante? Scrivici la tua opinione.

I requisiti di progetto sono un aspetto fondamentale per completare il progetto in tempo e senza superare i limiti di budget.

Una delle vere competenze di un project manager consiste proprio nella raccolta e nell’analisi di questi aspetti del piano.

Comprendere chiaramente i requisiti di progetto è essenziale.

Troppi, molti progetti, sono falliti in assenza di requisiti ben definiti.

Come dichiara Il Project Management Institute

Il 47% dei progetti non riusciti è fallito a causa della scarsa gestione dei requisiti.

Non esistono due progetti uguali: ogni progetto ha una propria serie di requisiti ed è responsabilità del project manager identificarli correttamente.

Più i dettagli del progetto sono complessi ed elaborati, maggiore è la necessità di definire i requisiti .

Cosa sono i requisiti di progetto?

Gli stakeholder sentono il termine “requisiti”, ma ognuno interpreta il significato in modi diversi, a seconda dei propri obiettivi.

Prima di poter esaminare qualsiasi cosa, quindi, è fondamentale avere una definizione operativa univoca.

Parte della confusione relativa ai requisiti sta nel fatto che ne esistono di diversi tipi. Proveremo, pertanto, ad attenerci alle classificazione fatte dal PMBOK.

La 6a edizione del PMBOK classifica come segue i requisiti di un progetto:

• Aziendali: descrivono il motivo del progetto;
• Degli stakeholder: descrivono le esigenze di uno stakeholder o di un gruppo di stakeholder;
• Di soluzione: descrivono le caratteristiche, le funzioni e le caratteristiche del prodotto, servizio o risultato che soddisferanno i requisiti aziendali e degli stakeholder;
• Funzionali: descrivono i comportamenti del prodotto o del servizio;
• Non funzionali: descrivono le condizioni ambientali o le qualità richieste affinché il prodotto o servizio sia efficace;
• Di transizione: descrivono le capacità temporanee necessarie per passare dallo stato corrente allo stato futuro desiderato;
• Del progetto: descrivono le azioni, i processi o le altre condizioni che il progetto deve soddisfare;
• Di qualità: descrivono qualsiasi condizione o criterio atto a convalidare il completamento con successo di un risultato del progetto o l’adempimento di altri requisiti del progetto.

Ma perché i requisiti sono così importanti per un progetto?

Quando i requisiti sono vaghi, i progetti sono a rischio; potrebbero non produrre il risultato desiderato e necessario.

Insomma, la mancanza dei requisiti di progetto o la scarsa definizione degli stessi produce impatti negativi sul programma e sul budget.

Esaminiamo i passaggi indispensabili per giungere ad una corretta individuazione ed elaborazione dei requisiti di un progetto.

Raccogliere i requisiti di un progetto

Un project manager non può sicuramente aspettarsi che i requisiti di progetto gli vengano consegnati su un piatto d’argento.

Gli stakeholder potrebbero non sapere esattamente cosa vogliono e devono quindi essere aiutati nella formulazione dei loro requisiti.

Un buon project manager sa come raccogliere i requisiti. Nel caso non lo sapesse, dovrà chiedere aiuto a chi ne ha le competenze.

Gli strumenti per la raccolta dei requisiti

Ecco alcuni strumenti e tecniche che possono essere utili per la raccolta dei requisiti:

• Brainstorming: chiamato anche come pensiero di gruppo o creatività di gruppo. Solitamente persone con diversi ruoli e funzioni vengono riunite per l’incontro. Questa tecnica è molto utile quando non si hanno esigenze preimpostate e si cerca di esplorare nuovi requisiti e nuovi orizzonti
• Interviste/questionari: questa tecnica viene utilizzata solitamente nel caso di grandi gruppi. Un gran numero di parti interessate non consente di organizzare un’intervista individuale. Attenzione però a porre le domande giuste/pertinenti per una raccolta corretta e reale delle esigenze delle parti interessate.
• Benchmarking: in questa tecnica, viene effettuato il confronto tra pratiche esistenti e le best practice del mercato. Con l’analisi del gap rispetto a questi esempi di eccellenza, si esplorano i possibili requisiti di progetto.
• Diagramma di contesto: questi diagrammi rappresentano una visualizzazione pittorica di varie interazioni tra utenti e sistemi diversi. Pertanto, descrivono i passaggi necessari, per ottenere i risultati e possono essere adatti ad individuare i requisiti.

In ognuno di questi casi è importante avere un software di gestione progetti che permetta, nella stesura del progetto, di tenere traccia di questi requisiti, come parte integrante del progetto stesso.

Analisi dei requisiti

La parola “analizzare” significa abbattere o esaminare in dettaglio la costituzione o la struttura di qualcosa.

Uno dei modi più potenti per l’analisi è creare prototipi o diagrammi, se la situazione lo permette.

Quando gli utenti possono vedere e/o toccare le cose, è più facile visualizzare cosa piace e cosa no. Un prototipo o un diagramma rendono una tangibilità superiore rispetto a semplici dati.

In alcuni casi inoltre, durante l’analisi viene esaminata la priorità di ogni requisito. Per farlo bisogna porsi delle domande. Eccone alcuni esempi:

1. Quali caratteristiche e funzioni offrono il massimo beneficio per il progetto?
2. Quali possono causare invece il maggior rischio?

Una volta analizzati, i requisiti vengono documentati ed ufficializzati nella carta di progetto.

Ciò che il project manager in generale deve fare è mantenere il suo team e il cliente focalizzati sulla definizione chiara degli obiettivi del progetto e sulla mappatura di requisiti validi, dettagliati e comprensibili.

Tutto ciò, per poter creare una soluzione finale che fornisca cosa il cliente vuole veramente.

I criteri di un requisito di progetto

In generale, un buon requisito deve soddisfare quattro criteri di base:

• Un buon requisito deve soddisfare una specifica esigenza
• Un buon requisito è verificabile
• Un buon requisito è raggiungibile
• Un buon requisito è comprensibile a tutti gli stakeholder

Un buon requisito deve soddisfare una specifica esigenza

Un requisito è fondamentalmente una dichiarazione di qualcosa di cui qualcuno ha bisogno.

Quel qualcosa è un prodotto o una soluzione che svolge un servizio o una funzione.

Anche se è verificabile, raggiungibile e ben dichiarato, un requisito che non è necessario per la soluzione finale non è davvero un buon requisito.

Naturalmente, la definizione del bisogno dipenderà dal contesto e dalle circostanze e dovrà essere approfondita dal team e dal cliente in ogni situazione specifica.

Un buon requisito è verificabile

Un requisito deve indicare qualcosa che può essere verificato mediante quantificazione, ispezione, analisi o test.

E’ importante inoltre determinare i criteri specifici per l’accettazione, che garantiranno di conseguenza requisiti verificabili.

Un buon requisito è raggiungibile

Il requisito deve stare all’interno del budget e deve essere tecnicamente fattibile.

È importante non scrivere requisiti per cose che non possono essere costruite o che non sono ragionevolmente all’interno del budget o delle tempistiche del progetto.

Questo non è sempre facile da determinare ed un project manager potrebbe non avere l’esperienza per giudicare se un requisito sia tecnicamente fattibile.

In questo caso, è necessario assicurarsi di includere i membri del team di sviluppo nel processo di revisione per prevedere problemi tecnici.

Potrebbe essere necessario condurre ricerche per determinare la fattibilità di un requisito prima che venga aggiunto alla baseline del progetto.

Un buon requisito è comprensibile a tutti gli stakeholder

Un buon requisito è comprensibile da tutti i soggetti coinvolti nel progetto. Esprime un unico pensiero, è conciso ed è scritto in frasi brevi e semplici con terminologia coerente.

In questo modo, man mano che si progredisce nelle fasi di progettazione e sviluppo del progetto, il requisito non cambierà di significato e rimarrà sempre chiaro per tutti.

Un altro consiglio è di formulare i requisiti con un linguaggio affermativo, quando possibile.

È più facile infatti sviluppare e testare un prodotto che fa qualcosa di specifico rispetto ad uno che non fa qualcosa di specifico.

In conclusione, possiamo dire che una conoscenza approfondita di come ideare, modificare ed adattare i processi dei requisiti è la chiave per il completamento di successo del progetto.

Il Coaching aziendale per un project manager sta diventando un aspetto chiave della attività.

John Whitmore, riconosciuto da tutti come il padre fondatore del Coaching, lo definiva come la capacità di

 

“… Liberare le potenzialità di una persona perché riesca a portare al massimo il suo rendimento, aiutarla ad apprendere piuttosto che limitarsi ad impartirle insegnamenti.”

 

Il Coaching Aziendale: Premessa

Sempre più frequentemente, il Project Manager affronta eventi in cui è necessario risolvere problemi, presentare idee e mostrare risultati ad altri.

Il project Manager passa la maggior parte del tempo a comunicare con i membri del team e con gli stakeholder, interni (a tutti i livelli dell’organizzazione) o esterni al progetto.

Non dimentichiamo che , inoltre, deve giornalmente anche motivare la propria squadra.

Potenziare e incoraggiare i membri del team a migliorare le loro abilità, attitudini ed empatia al fine di ottenere risultati migliori è, infatti, altrettanto importante che risolvere le problematiche o comunicare correttamente con gli stakeholder.

Inoltre, al project manager è richiesta capacità strategica nelle decisioni e comportamenti adeguati al raggiungimento degli gli obiettivi del progetto.

Insomma, il Project Manager ha oggi più che mai bisogno di crearsi una squadra di lavoro e di “condurla” al successo.

Questo significa saper delegare, supervisionare, ma anche motivare.

La sua figura in sostanza per il suo Team è quella di un vero e proprio Coach che non solo detta gli schemi ma che incita aiuta supporta sprona e gratifica.

Per questi motivi, un buon metodo che il project manager può utilizzare nella propria routine è quello di istruire altre persone nel progetto. Può anche utilizzare diversi strumenti che possano aiutarlo a migliorare gli obiettivi e le comunicazioni.

Coaching Aziendale: gli effetti

Secondo una ricerca condotta dall’Università di Amsterdam (Theeboom, Beersma e Vianen, 2013), il coaching aziendale ha significativi effetti positivi su

• Prestazioni e competenze (60%),
• Benessere (46%),
• Coping (43%),
• Atteggiamenti lavorativi (54%),
• Raggiungimento degli obiettivi (74%).

In generale, la loro ricerca ha indicato che il coaching nelle organizzazioni è uno strumento efficace per migliorare il funzionamento degli individui nelle aziende.

Inoltre, secondo un altro studio di Bersin di Deloitte (Garr, 2011), le organizzazioni che preparano efficacemente i manager nel coaching hanno il 130% di probabilitá in più di realizzare risultati aziendali più soddisfacenti.

Il Coaching Aziendale: le skill da migliorare

Sulla base di quanto appena detto, i project manager dovrebbero migliorare almeno quattro skill per diventare Coach efficaci.

Sono sostanzialmente quattro skill chiave che potrebbero aiutarli quando interagiscono con altre persone:

1. ascolto attivo;
2. domande potenti;
3. comunicazione diretta;
4. creazione di consapevolezza.

Vediamole uno ad uno.

Il Coaching Aziendale: l’Ascolto attivo

Con ascolto attivo ci riferiamo ad un atteggiamento specifico.

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Sforzarsi per ascoltare non solo le parole che un’altra persona sta dicendo, ma anche cercare di capire il messaggio completo che viene inviato.
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Per fare ciò, la persona deve prestare particolare attenzione all’altro.

Sembra facile, ma non lo è!

I contesti in cui viviamo ci hanno abituato ad una superficialità d’ascolto.

Prendiamo le parole dell’altro, ma il più delle volte non le contestualizziamo, perdendo, così sfumature ed aspetti chiave del messaggio.

Per questo se il project manager ha a cuore il buon esito del progetto dovrebbe ascoltare ad un livello più profondo.

Cioè, ascoltare il significato racchiuso dietro le parole che vengono espresse.

Per diventare ascoltatori attivi, ci vuole molto impegno ed allenamento.

Ma esistono piccoli accorgimenti con cui iniziare.

Ascoltare attivamente ciò che l’altra persona sta dicendo e trasmettere realmente questa percezione all’altro sono passaggi che possono essere migliorati.

Ecco alcuni “esercizi” per migliorare l’ascolto attivo:

• prestare attenzione, guardando direttamente chi sta parlando,
• mettere da parte i pensieri che distraggono ed evitando di farsi distrarre dall’ambiente circostante.
• mostrare che si sta ascoltando sorridendo e usando altre espressioni facciali e incoraggiando l’oratore a continuare con piccoli commenti verbali come “sì” e “mh”.
• fornire un feedback, riassumendo il concetto di chi sta parlando e facendo domande per chiarire alcuni punti.
• rimandare giudizi e commenti personali al termine del discorso (anche se la tentazione è forte!). Consentire al relatore di terminare ogni punto prima di fare domande e non interromperlo con argomenti contrari è fondamentale.

In conclusione, vale sempre la regola del buon senso.

Si dovrebbe rispondere in modo appropriato, trattando gli altri nel modo in cui si vorrebbe essere trattati 🙂 .

Il Coaching Aziendale: Domande potenti

Cosa sono le domande potenti?

Sono quelle domande fatte per far riflettere l’interlocutore. Quelle domande che hanno la capacità di creare prospettive diverse, ampliare orizzonti che prima non erano stati presi in considerazione.

Una domanda potente apporta chiarezza, azione, scoperta, intuizione o impegno.

Crea maggiori possibilità, nuovo apprendimento o una visione più chiara.

Domande potenti inducono le persone a pensare da soli. E quando si pensa da soli, si impara generalmente di più.

Le domande sono potenti quando hanno un impatto sulle persone, inducendole a pensare.

Tendono ad essere domande aperte, iniziano generalmente con la parola “cosa” o “come” e sono molto dirette in merito all’argomento.

Inoltre, una domanda potente dà alla persona la consapevolezza di un argomento e l’opportunità di esplorarlo ulteriormente.

Porta la persona a pensare fuori dagli schemi, aiutandola a cambiare prospettiva.

A volte, domande potenti possono causare un po’ di disagio, ma una domanda potente dovrebbe essere libera di giudizio. Deve essere semplicemente una domanda curiosa.

Se i project manager imparano a porre domande potenti, ciò li aiuterà ad aumentare le loro capacità di comunicazione personale ed aziendale.

La chiave è essere sempre sinceramente curiosi della persona con cui si sta parlando.

Il Coaching Aziendale: Comunicazione diretta

La comunicazione diretta è la capacità di comunicare efficacemente durante una conversazione e di usare un linguaggio che abbia il maggior impatto positivo sulla persona.

La comunicazione diretta è chiara, articolata, condivide e fornisce feedback.

È importante riformulare e articolare il concetto per aiutare le persone a vederlo da un’altra prospettiva.

Inoltre, i project manager dovrebbero usare un linguaggio appropriato e rispettoso per la persona, ad esempio, non sessista, non razzista, non tecnico, non gergo.

Inoltre, l’uso di metafore, storie e analogie dovrebbe essere usato per aiutare a illustrare un punto o dipingere un’immagine verbale ed aiutare così la comunicazione.

Il Coaching Aziendale: Creare consapevolezza

Creare consapevolezza è la capacità di integrare e valutare accuratamente molteplici fonti di informazione e di aiutare le persone che stanno parlando con il project manager ad ottenere i risultati concordati.

Un project manager svolge un ruolo importante nel creare le condizioni per far emergere la consapevolezza. Deve fare in modo che le persone possano colmare il divario tra dove sono ora e dove desiderano essere.

Il project manager ha la responsabilità di creare un ambiente di supporto in cui le persone possano esplorare e scoprire le loro capacità.

Una volta che le persone sono a conoscenza di qualcosa, il project manager dovrebbe aiutarle a intraprendere l’azione che consente loro di ottenere risultati migliori e di successo per il progetto.

I project manager sono persone organizzate, appassionate e orientate agli obiettivi.

Hanno un ruolo strategico e sono agenti di cambiamento per le loro organizzazioni.

Perseguono l’apprendimento, implementano i cambiamenti e raggiungono il successo.

Inoltre, coltivano le abilità interpersonali necessarie per sviluppare la fiducia e la comunicazione tra gli stakeholder del progetto.

Hai mai avuto modo di applicare queste tecniche di coaching? Ce ne sono altre che per te sono importanti? Scrivici la tua opinione nei commenti.