Categoria: Gestione Progetti

Il Project Management non è un argomento statico ma evolve di anno in anno e segue l’andamento dell’industria e del mondo del lavoro in generale.

Esistono tendenze, sotto i nostri occhi, che stanno influenzando e influenzeranno sempre più questa professione.

Alcune di queste sono iniziate già qualche anno fa e gradatamente prendono piede, altre sono nate recentemente e anche in modo improvviso.

Conoscere come il Project Management si evolve è necessario per mantenere una visione strategica della professione e del settore.

Vediamo quindi quali sono i trend che andranno ad interessare il settore del Project management.

I Trend del Project Management: L’avvento dell’Intelligenza artificiale

Si sente parlare molto di intelligenza artificiale e intorno a questo argomento aleggia un vero e proprio dibattito.

Come per ogni nuovo trend, anche per questo scenario esistono due correnti di pensiero:

• coloro che sono a favore che la preannunciano come la “realtá” del futuro;
• e coloro che sono scettici, o addirittura spaventati, delle conseguenze che questa evoluzione possa avere nella vita di tutti i giorni e nel lavoro.

Anche il Project Management potrà essere influenzato dall’intelligenza artificiale.

Dobbiamo quindi essere favorevoli o spaventati?

Nello specifico, quando parliamo di intelligenza artificiale applicata al Project management, parliamo di sistemi in grado di gestire quotidianamente dei progetti ed il loro stato di avanzamento senza la necessità di input umani.

Non solo verranno così automatizzati i compiti più semplici, ma potrà essere sviluppata anche una comprensione dei punti chiave del progetto.

In questo modo l’intelligenza artificiale potrà utilizzare questa conoscenza per eseguire compiti più complessi, formulare raccomandazioni e addirittura prendere decisioni.

Inoltre, un sistema di intelligenza artificiale potrà far risparmiare tempo migliorando i risultati di un progetto.

Il Project Management gestito da intelligenza artificiale è un servizio che va oltre ciò che viene offerto al momento, per esempio, dai cosiddetti bots.

Nemmeno un algoritmo che applica l’apprendimento automatico per prevedere le stime delle attività, sebbene interessante ed utile, può definirsi intelligenza artificiale.

È solo quando si inizia ad unire bots ed algoritmi che si inizia a vedere il vero potenziale dell’intelligenza artificiale nel Project Management.

Proviamo a ipotizzare cosa potrà fare l’intelligenza artificiale applicata la Project Manangement.

Ecco alcuni esempi concreti:

• Abbinare la risorsa giusta al ruolo giusto: i Project Manager potranno performare le risorse in funzione dei team. Grazie alla intelligenza artificiale, si riuscirà, infatti, non solo ad abbinare la risorsa giusta al team/progetto giusto, ma sarà anche possibile selezionare a monte le risorse idonee ad un determinato progetto;
• Ridurre i tempi di inattività: l’intelligenza artificiale potrà analizzare il rendimento e lo stato di avanzamento di ogni risorsa e assegnare così un lavoro/progetto in base alle reali capacità dell’individuo;
• Creare un ecosistema per la gestione della conoscenza: quando un dipendente lascia l’azienda, una parte della sua conoscenza risulta intrasferibile e se ne va con lui. L’intelligenza artificiale può anche servire a centralizzare le conoscenze. Migliorare la coerenza e la qualità del lavoro eviterà di “ripartire da zero” quando avviene un cambiamento;
• Migliorare la performance della risorsa, riducendo al minimo lo sforzo: Quante volte capita di non essere dell’umore giusto, e di impiegare mltissimo tempo per svolgere una attività semplice? Quante volte, invece, al contrario riusciamo a portare a termine attività complesse in pochissimo tempo? Grazie all’utilizzo dell’intelligenza artificiale, il sistema di project management potrebbe associare il miglior compito/task da svolgere al miglior momento della giornata, suggerendo la programmazione delle attività in modo personalizzato, unico ed anche variabile.
• Fornire obiettività di valutazione e vigilanza senza stancarsi: per loro natura, gli essere umani possono affaticarsi e questo può andare ad incidere la qualità e la precisione del lavoro. Un sistema di intelligenza artificiale è invece instancabile e disponibile 24 ore su 24.

Naturalmente non esiste ancora un sistema che integri tutte queste funzionalità, ma in un prossimo futuro tutto ciò potrà diventare un vantaggio reale e concreto.

C’è molta strada da fare in questo campo e il potenziale dell’intelligenza artificiale nel Project Management non è ancora del tutto sviluppato.

Le nuove tecnologie, però, stanno lavorando per concretizzare ed integrare queste funzionalità.

I Trend del Project Management: Wearable technology

La tendenza nel Project Management al crescente utilizzo della Wareable Technology sembra inarrestabile.

La wearable technology – o tecnologia indossabile – va ben oltre gli occhiali, le cuffie o gli smartwatch a cui molti potrebbero pensare quando si sente nominare questa parola.

I dispositivi di wearable technology non solo ci aiutano nel contare quanti passi facciamo in un giorno o quante calorie bruciamo, ma possono addirittura migliorare la nostra produttività in un progetto.

I dispositivi indossabili, infatti, hanno la capacità di fornire dati in tempo reale e di eseguire funzionalità di monitoraggio e localizzazione.

Questi dispositivi stabiliranno così una connessione tra i lavoratori e la piattaforma digitale.

In questo modo, i dati verranno utilizzati per analizzare la forza lavoro al fine di aumentare l’efficienza e la produttività.

La wearable technology potrà anche semplificare il processo di gestione delle attività quotidiane.

Il tempo, così come l’avanzamento dell’attività, potrà essere scansionato e raccolto su fogli di lavoro virtuali per avere un’immagine precisa del flusso.

Ma i dispositivi indossabili non serviranno solamente per analizzare la pura forza lavoro, ma anche per incrementare il livello di salute dei dipendenti.

Già tutt’ora, un numero crescente di datori di lavoro sta incoraggiando il proprio personale a indossare dei fitness tracker per misurare la propria salute.

È ampiamente dimostrato infatti che un aumento dei livelli di fitness è correlato all’aumento della produttività, del morale e della soddisfazione nel lavoro.

Inoltre, molti dispositivi tecnologici indossabili hanno la capacità di consentire ai Project manager in particolare, ma anche a coloro che si occupano di gestione dei team, di tenere traccia di aspetti strategici per il mantenimento delle performance sul posto di lavoro, quali la frequenza cardiaca degli impiegati, lo stress e il livello di affaticamento.

Questo ha la potenzialità di diminuire i casi di burn out causati da progetti troppo impegnativi per una risorsa.

Per questo, se un dipendente mostra un elevato livello di fatica durante un determinato lavoro, il datore potrà scegliere di delegare questi compiti a chi si dimostra più indicato e “piú fresco”, consentendo al primo dipendente del team di dedicarsi a lavori più leggeri.

Aziende in tutto il mondo stanno anche adottando l’utilizzo di wearable technology per il fitness tracking per offrire incentivi ai propri dipendenti. (Ad esempio in America viene offerta un’assicurazione sanitaria più economica ai dipendenti che aumentano i loro livelli di fitness.)

Il potenziale che la tecnologia indossabile ha nell’incrementare la produttività è il fattore che sta facendo crescere sempre più il suo utilizzo sul posto di lavoro.

Esistono già studi e report che evidenziano come l’utilizzo di questa tecnologia aumenti effettivamente la produttività.

I Trend del Project Management: Smart Working e Team in remoto

La sharing economy sta dimostrando che sempre più aziende stanno implementando l’utilizzo di project team con risorse operanti anche da remoto.

Sempre più lavoratori cercano la flessibilità. La possibilià di organizzare il proprio tempo e le proprie ore di lavoro e di non essere legati a una scrivania, è diventata un must.

Questo trend è destinato a crescere.

In Italia, lo Smart Working (o lavoro agile) è una realtà: 305.000 lavoratori sono passati a questa modalità lavorativa. E i numeri cresceranno, soprattutto nelle Grandi Imprese.

Lo confermano i dati dell’ultima Ricerca dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

I benefici del lavoro da Remoto sono innegabili per l’azienda:

• migliora la produttività;
• si riduce l’assenteismo;
• si abbattono notevolmente i costi per gli spazi fisici; diverse grandi aziende, infatti, stanno riprogettando le loro sedi, riducendo la superficie.

Inoltre, l’Osservatorio considera un incremento di produttività del 15% per un lavoratore che adotti un modello già collaudato di smart working.

I benefici del lavoro a distanza e delle Smart Working si ripercuotono anche sul lavoratore: infatti gli Smart Worker sono più soddisfatti dei loro colleghi che non adottano questa modalità lavorativa.

Grazie al lavoro a distanza lo smart worker:

• Riduce i tempi ed i costi di spostamento. Come evidenzia l’Osservatorio anche implementando una sola giornata di lavoro a settimana da remoto, un dipendente potrebbe recuperare anche 40 ore in un anno.
• Migliora notevolmente il bilanciamento dei tempi e degli spazi professionali e privati (il cosidetto work-life balance)

Dunque i team in remoto offrono grandi opportunità: più economicità e più produttività se gestiti in modo efficace e con gli strumenti giusti. Ne parleremo più avanti in questo blog.

Nel frattempo una riflessione conclusiva: cambiano gli scenari ma l’obiettivo di base della gestione del progetto rimane sempre lo stesso: consegnare entro la tempistica prestabilita e senza superare il budget.

Questa la nostra analisi, ci piacerebbe conoscere la tua. Intravedi altri trend che possano contribuire ad innovare e semplificare il Project Management?

Lasciaci qui un tuo commento o le tue impressioni sull’evoluzione del Project Management.

Cosa monitorare per farle funzionare!

Conoscere lo stato di avanzamento del progetto in qualsiasi momento è una delle principali responsabilità di un Project Manager.

A tal fine le riunioni di stato avanzamento lavori diventano uno strumento fondamentale per tutto il ciclo di vita del progetto.

Purtroppo, però, troppo spesso questi appuntamenti si trasformano in una perdita di tempo perdendo di vista gli obiettivi della riunione stessa.

In questo articolo proveremo a svelare alcuni segreti per realizzare delle riunioni di stato avanzamento lavori efficaci.

Gli scopi e i tempi delle riunioni sullo stato di avanzamento del progetto

La frequenza di questi incontri ovviamente varia a seconda:

• della complessità del progetto;
• del numero di membri del team di progetto;
• del livello di informazioni richiesto dal committente del progetto, dai clienti, stakeholder, etc.
• dal livello di coinvolgimento del task manager di progetto.

Stabilita quindi la tempistica, rimane fondamentale per il Project Manager valutare, durante gli incontri, lo stato di avanzamento di ognuno dei seguenti elementi:

• Aggiornamenti delle singole attività.
• Stato di avanzamento del progetto rispetto alla pianificazione: siamo in ritardo o in anticipo?
• Budget a disposizione: siamo sotto o abbiamo superato il budget previsto?
• Stato di qualità: stiamo mantenendo i livelli qualità previsti?
• Problemi attuali o ipotizzabili (come per esempio, cambiamenti, problematiche con le risorse, insoddisfazione del cliente o del fornitore, ecc.).
• Prossimi passi da compiere.

Le riunioni di stato avanzamento lavori sono fondamentali per il Project Manager e devono essere programmate periodicamente.

Grazie a questi incontri il Project manager ha la possibilità di :

• Mantenere il focus sul progetto.
• Orientare il team a guardare nella stessa direzione.

Sfortunatamente, troppo spesso questi incontri importanti sono inefficaci e non riescono a portare benefici al progetto nel modo previsto.

I motivi più comuni per cui le riunioni sullo stato di avanzamento del progetto si trasformano in una perdita di tempo.

Esistono dei motivi ricorrenti per cui gli incontri sullo stato del progetto falliscono. Ecco un elenco delle più frequenti:

• Ordine del giorno poco chiaro o addirittura mancante.
• Incapacità di mantenere il focus sull’argomento oggetto della riunione.
• Feedback assenti o poco efficaci da parte dei membri del team.
• Strumenti di supporto inefficaci

Ordine del giorno poco chiaro o addirittura mancante

Quando le riunioni di stato avanzamento lavori non hanno un ordine del giorno precedentemente definito e condiviso risulteranno inevitabilmente poco chiare e inefficaci.

Senza una tabella di marcia che segni la strada, l’incontro si disperde facilmente e il tempo spesso viene utilizzato male o addirittura perso.

Inoltre, i membri del team non saranno in grado di fornire feedback efficaci in quanto non preparati ad affrontare la riunione stessa.

Lo scopo di una riunione sullo stato di avanzamento lavori del progetto è ottenere l’aggiornamento sullo stato delle attività, identificare i problemi e così via.

È, pertanto, fondamentale che i membri del team si preparino per tempo e che raccolgano dati specifici prima della riunione per essere preparati a rispondere a determinate domande chiave.

Senza specifici obiettivi predefiniti, l’incontro non porterà alcun beneficio.

Incapacità di mantenere il focus sull’argomento oggetto della riunione

L’incapacità di mantenere il focus sull’argomento stabilito è molto frequente.

Spesso i partecipanti tendono infatti a divagare, riducendo notevolmente il tempo dedicato allo scopo della riunione.

Si arriva, così, ad affrontare i temi cruciali con poco tempo a disposizione, assumendo spesso decisioni di scarsa qualità dettate dalla fretta.

Feedback assenti e strumenti poco efficaci

Come detto sopra, lo scopo di queste riunioni è discutere sull’avanzamento di un determinato progetto.

Ottenere un feedback chiaro da tutti non è sempre semplice, soprattutto in mancanza di strumenti che supportino queste informazioni.

Spesso le risorse lavorano su più progetti contemporaneamente e ricordare le problematiche di tutti i progetti non è semplice.

Esistono strumenti di gestione progetti che hanno proprio lo scopo di collezionare i dati e le attività di progetto, offrendo poi statistiche avanzate e cruscotti con lo scopo specifico di rendere chiaro lo stato di avanzamento di un progetto.

In Twproject per esempio, le risorse lavorano attivamente sul progetto, chiudono ToDo, inseriscono worklog, tutte informazioni che risalgono e si rendono disponibili poi al project manager in statistiche avanzate.

Twproject offre il calcolo della percentuale di avanzamento automatica, un vero passo in avanti!

Twproject rende le riunioni di avanzamento progetto un momento di discussione e allineamento su informazioni che però sono di fatto già visibili.

Il project manager dovrà quindi solo occuparsi di monitorare queste informazioni e potrà eventualmente ricorrere a riunioni in caso di problematiche da affrontare.

Diminuire le riunioni, le distrazioni e lo scambio di email è uno degli scopi principali di un software di project management.

Conclusione

Le riunioni sullo stato di avanzamento di un progetto sono uno strumento fondamentale nella cassetta degli attrezzi del Project Manager, ma allo stesso tempo, potrebbero essere ridotte se ci si affida ad un software di gestione progetti efficace.

La buona notizia è che quando le riunioni sullo stato del progetto sono poche ed efficaci, i risultati sono enormi!

Le riunioni produttive sullo stato di avanzamento dei lavori:

• aumentano il morale del gruppo.
• Forniscono informazioni esaustive sullo stato del progetto.
• Scoprono potenziali rischi.
• Forniscono un forum per la risoluzione tempestiva dei problemi.
• Incoraggiano la condivisione di informazioni rilevanti tra i membri del team.

Perciò utilizzare un software per il Project Management come Twproject, per l’analisi dei progressi, la condivisione delle attività è davvero fondamentale.

Gestire un progetto è complicato e commettere errori che possono compromettere l’andamento di tutte le attività, è molto semplice.

Una delle fasi più delicate da questo punto di vista è indubbiamente la pianificazione di progetto, gli errori commessi in questa fase sono infatti quelli più gravi e possono influire negativamente sul raggiungimento dei propri obiettivi.

Il problema è che spesso ci si accorge che qualcosa non va quando è troppo tardi e non c’è più nulla che si possa fare per limitare i danni.

In questo articolo ti spiegheremo quali sono gli errori più comuni e quali strategie puoi mettere in atto per evitarli.

I principali errori di gestione sono raggruppabili in 5 categorie:

• errori di pianificazione
• errori nella gestione delle priorità
• errori di comunicazione
• errori di responsabilità
• errori di organizzazione

Sicuramente gli errori di pianificazione di un progetto, sono quelli con maggiore impatto,  questo non dovrebbe stupirti visto che pianificare le attività in termini di scomposizione in fasi,  creazione delle relazioni e stima degli effort è sicuramente un processo molto complesso per qualsiasi project manager.

L’esperienza in questo caso gioca un ruolo fondamentale, perché permette al project manager di raffinare la sua conoscenza e la sua valutazione di eccezioni e imprevisti. Essi sono infatti le vere incognite che alla fine allontanano il reale andamento delle attività dalla tua pianificazione.

La stesura di un piano è generalmente composta da due fasi principali. Ognuna di queste fasi può portare con se criticità diverse:

 Analisi del progetto e pianificazione delle fasi e dipendenze

Quando inizi ad analizzare una nuova attività e ti prepari a pianificarla devi avere ben chiari questi 3 punti per evitare errori che potrebbero compromettere la riuscita della tua attività.

1) Lo scope del progetto è troppo ampio

Problema: Anche se l’obbiettivo del progetto può essere chiaro, magari anche descritto in dettaglio e concordato con il cliente, focalizzarsi sull’obbiettivo finale, in particolar modo se la data di rilascio è a lungo respiro può portare a gravi conseguenze. Gestire progetti di grandi dimensioni è molto complicato, le variabili in gioco sono numerose e focalizzarsi sul rilascio finale può farti sottovalutare tanti piccoli imprevisti che fanno crescere il progetto senza controllo.

Soluzione: Il modo migliore per evitare di avere uno scope gigantesco è quello di fare brainstorming fino a quando non sarai in grado di delineare piccoli traguardi di facile gestione. Prima dell’inizio dei lavori riunisciti quindi con il tuo team, porta con te le specifiche di progetto e tutte le informazioni che hai sul cliente, il suo modo di lavorare e le sue aspettative. Inizia la discussione ed evidenzia passo dopo passo tutti gli obbiettivi minori del progetto. Se stai progettando una casa, gli obbiettivi minori saranno prima costruire le fondamenta, poi il primo piano, poi il tetto,a loro volta questi obbiettivi sono ancora scomponibili fino a raggiungere una lista di attività di facile gestione. Questo brainstorming è di grande aiuto anche per la scomposizione in fasi del progetto, che una volta evidenziati gli obiettivi minori risulterà più facile. Le sotto fasi non necessariamente dovranno sovrapporsi perfettamente con i sotto-obiettivi, essi saranno la linea guida, le tappe fondamentali a breve termine su cui focalizzarsi per mantenere tutto sotto controllo.

2) Micro management

Una volta identificati gli obbiettivi sia a lungo termine che, ancora meglio, a medio e breve termine sarà necessario scomporre il progetto in fasi con l’aiuto degli obiettivi sopra riconosciuti.

Problema: Indipendentemente dallo strumento utilizzato per la gestione delle fasi del progetto e importante non essere troppo ambiziosi e non incorrere nell’errore opposto a quello descritto al punto 1 e cioè scomporlo in troppe attività la cui manutenzione può diventare estremamente onerosa.

Soluzione: Quando fermarsi? Una fase, in particolare se questo dura più di 6 mesi, non dovrebbe durare meno di una settimana. Questo non è vero in generale e dipende da caso a caso ma si applica bene nella maggioranza dei casi. Sotto questo valore è possibile gestire le attività  con to-do list, checklist, in modo semplice sfruttando le ToDo in Twproject, strumenti molto più flessibili di un diagramma di Gantt, che resta comunque lo strumento migliore per gestire le fasi di un progetto. Usare strumenti di questo tipo aiuterà il team a lavorare meglio, senza bisogno del tuo costante intervento e li renderà più partecipi e coinvolti.

3) Il progetto non segue una metodologia di gestione standard

Problema: Come anticipato al punto precedente, per la stesura del diagramma e la gestione delle attività è fondamentale utilizzare uno strumento che ti supporti. Se non utilizzi uno strumento o più in generale una metodologia di pianificazione la probabilità che il progetto sia caotico aumenta esponenzialmente. Progetti diversi, gestiti da persone diverse, potrebbero essere organizzati in modi diametralmente opposti ed usare anche un lessico diverso tale da disorientare le risorse.

Soluzione: Affidati ad una metodologia, non importa quale, puoi preferire il waterfall o una metodologia agile, purché sia condivisa dal tuo team. Inizialmente potrebbe risultare faticoso ma col tempo, facendola tua e modificandola per calzare meglio con le tue esigenze ti aiuterà a tenere unito il team sotto una unica modalità di lavoro ed un’unica terminologia. Affidati ad un software che abbracci tale metodologia, esso ti aiuterà a mantenere una corretta gestione delle fasi, delle dipendenze e dei tempi e ridurrà quindi i ritardi e le incomprensioni drasticamente.

Analisi delle tempistiche e dell’effort

Una volta creato il diagramma e le dipendenze tra ogni fase è necessario stimare i tempi di queste fasi e l’effort richiesto per realizzarle.

4) La pianificazione è troppo ambiziosa

Problema: Uno degli errori comuni nella pianificazione è quello di essere troppo ambiziosi e pianificare seguendo esattamente il tempo stimato per le attività. Quando le fasi sono numerose è importante valutare un certo margine di errore che salva il progetto da numerosi slittamenti e aggiustamenti. Affidarsi alla conoscenza del proprio team è fondamentale perché solo in esso risiede una conoscenza dettagliata delle attività da svolgere e dei possibili rischi.

Soluzione: Impara a conoscere i tuoi collaboratori e valuta insieme al tuo team i possibili rischi di ogni fase di progetto in modo da dare una stima che non consideri solo il caso migliore ma anche il peggiore. Affidati alla conoscenza maturata dal tuo team per una stima realistica, non solo alla tua esperienza.

5) Sbagliare la pianificazione a causa della pressione del cliente

Problema: Capita molto spesso che le stime del progetto siano sbagliate non per ottimismo o pessimismo ma a causa della pressione fatta dai clienti che spesso hanno richieste infattibili e budget ridotti. Uno degli errori più comuni è dare al cliente la sensazione che alcune attività siano di facile realizzazione o magari gratuite rivelandosi invece poi costose sia in termini economici che di risorse.

Soluzione: Quando stimi un progetto, sia nell’effort che nei costi fallo senza pensare alla data promessa e al budget fissato. Una volta che la stima realistica è conclusa affiancala a ciò che si aspetta il cliente e cerca di allineare le due versioni. In questo modo avrai chiaro fin da subito se il progetto è a rischio perdita o a rischio ritardo senza avere brutte sorprese durante il suo svolgimento. Una corretta valutazione della realtà e delle aspettative evita frustrazioni nel team e problemi di comunicazione.

Conclusione

Se sei un project manager saprai bene che la lista degli errori che puoi commettere è ben più lunga, ma senza dubbio queste 5 problematiche, non sono solo molto comuni, ma sono anche 5 delle più rischiose per il raggiungimento del tuo obbiettivo.

L’utilizzo di un software di gestione progetti, come per esempio Twproject, ti permette di avere un controllo capillare su tutte le fasi, facilitando tutto il tuo lavoro ed evitandoti molti degli errori possibili nella pianificazione di un progetto.

Un software di gestione progetti ti aiuterà nella risoluzione di ognuno dei 5 problemi elencati:

1. Potrai associare al tuo progetto discussioni e meeting che evidenziano tutti gli obbiettivi per aiutarti nella stesura delle fasi, grazie a chat e agenda integrata al progetto
2. Avrai un Gantt Editor che ti aiuterà nella creazione delle fasi e delle dipendenze  e che ti permetterà di gestire to-do list e checklist per evitare il micro management
3. Ti aiuterà ad abbracciare una metodologia e ad uniformare la terminologia in tutto il team
4. Ti aiuterà a sfruttare la conoscenza del tuo team per una stima realistica del progetto: utilizzando to-do list associate al progetto potrai far emergere la conoscenza di tutte le micro-attività inserite dai tuoi collaboratori e stimare meglio progetti.
5. Potrai gestire la pianificazione in fase di preventivo e in fase di svolgimento avendo sempre chiari i tempi ed i costi: grazie al carico degli operatori potrai valutare lo stato dei tuoi operatori e col Gantt interattivo stende un preventivo valutando la disponibilità delle risorse.

Se vuoi raggiungere obiettivi concreti evitando errori e perdite di tempo, queste funzionalità ti permetteranno di avere un controllo totale, ottimizzando i tempi e le risorse.

Puoi valutare subito come Twproject può aiutarti nella gestione del tuo lavoro attivando una prova gratuita della versione completa per 15 giorni.

Avrai un accesso completo a tutte le funzionalità che potrai testare direttamente sui tuoi progetti.

Il metodo del percorso critico (CPM) è un algoritmo utilizzato per pianificare un insieme di attività di progetto, il suo scopo è quello di evidenziare le fasi coinvolte nel percorso più lungo che determina la data di fine.

Per utilizzare questo metodo è necessario costruire il modello prestando attenzione a:

1. Definire tutte le attività necessarie per il suo completamento
2. Evidenziare le dipendenze tra le attività
3. Calcolare correttamente la durata di ogni fase

L’analisi del percorso critico ti permette non solo di evidenziare quali attività sono “critiche” ma anche quelle che invece possono essere ritardate senza prolungare la durata del progetto.

Se non hai mai utilizzato questa metodologia, proviamo ad applicarla a un esempio semplice:  immaginiamo di dover installare un mensola in casa.

Per prima cosa devi dividere il progetto in fasi:

1. Acquistiamo la mensola
2. Acquistiamo le staffe
3. Scegliamo la parete e l’altezza su cui mettere la mensola
4. Facciamo i segni alla parete
5. Facciamo i buchi con il trapano
6. Installiamo le staffe
7. Montiamo la mensola

Una volta definite le fasi cerca di identificare le dipendenze: a una prima analisi si comprende subito che alcune attività non possono essere iniziate fin quando altre non sono completate, per esempio non potrai fare i buchi con il trapano fin quando non avrai fatto i segni alla parete, allo stesso modo la mensola non potrà essere messa fin quando le staffe non saranno alla parete. Si evidenzia allo stesso tempo che la scelta della parete, l’acquisto della mensola e delle staffe sono attività che potresti fare in parallelo. Ecco il grafico delle attività con le dipendenze:

Questo tipo di attività può essere facilmente pianificata utilizzando i diagrammi di Gantt che mostrano anche in rosso il calcolo del percorso critico.
Nel grafico emergono chiaramente le attività sequenziali mostrate in colore arancione perché sospese in attesa del completamento di quelle antecedenti.

Tutte queste attività sequenziali sono i passi fondamentali che determinano la lunghezza del tuo progetto. Il cammino critico dei progetti è costituito dalla più lunga sequenza di attività.

E’ fondamentale prestare molta attenzione alle attività sul cammino critico per gestire i tempi di un progetto perché naturalmente da esse dipende la data di fine delle attività. Se per esempio hai un piano di lavoro che dura 100 giorni, un ritardo di 5 giorni su una delle attività sequenziali determinerà un ritardo totale di 5 giorni.

E’ altresì vero che non solo queste attività sono importanti, potresti avere attività che non sono nel percorso ma che sono comunque fondamentali. Nel nostro esempio l’acquisto delle staffe non determina la data fine ma allo stesso tempo ne determina il completamento.

E’ molto importante anche considerare la disponibilità di risorse umane, per esempio, abbiamo detto che alcune attività possono essere fatte in parallelo come acquistare le staffe, la mensola e scegliere l’altezza nella parete, ma queste possono essere fatte in parallelo solo se hai a disposizione tre risorse diverse, nel caso infatti che tu sia solo a completare il progetto il Gantt cambia drasticamente. Le fasi diventano tutte consecutive.

Il cammino critico del progetto può essere evidenziato dalle dipendenze delle sue fasi, ma per determinarne la durata è necessario che tu identifichi le risorse a tua disposizione e la durata corretta di ogni fase. Solo dopo aver analizzato questi due aspetti, sarai in grado gestire i tempi di progetto utilizzando un diagramma di Gantt e avere quindi la data di fine corretta.

Come avrai capito da questo semplicissimo esempio il calcolo del percorso critico non è per niente semplice, questo metodo è usato maggiormente per progetti complessi ma anche abbastanza prevedibili.

Nei progetti reali, infatti, è difficile seguire esattamente la pianificazione stabilita, in più, spesso intervengono fattori esterni come nuovi requisiti o vincoli non previsti all’inizio della pianificazione che hanno un impatto rilevante sull’intero lavoro.

Nel nostro esempio, se tu non trovassi le staffe in negozio e le dovessi ordinare on-line potresti introdurre un ritardo che potrebbe riflettersi sulla durata complessiva.

Conclusione:

Per avere sempre sotto controllo lo stato di avanzamento del tuo piano dovrai quindi:

1. Aggiornare i dati frequentemente
2. Monitorare con attenzione le fasi sul critical path, ma anche quelle al di fuori.
3. Tenere sotto controllo la disponibilità delle risorse.

Ecco perché, potersi affidare a un software che gestisca diagrammi di Gantt facilmente aggiornabili, è fondamentale, grazie a questo potrai inserire le dipendenze velocemente, come visualizzato nelle immagini precedenti, ma anche inserire le durate e avere la data di fine calcolata in automatico. Un diagramma di Gantt interattivo ti permetterà anche di ri-pianificare velocemente i task in ritardo mostrandoti subito i cambiamenti.

Se ti affiderai ad software di project management come per esempio Twproject, che include, oltre al Gantt interattivo con l’analisi del percorso critico, anche uno strumento per monitorare le risorse, potrai gestirne facilmente il carico, cosi da garantire la flessibilità necessaria ad intervenire tempestivamente su eventuali criticità ed avere finalmente tutto sotto controllo.

Che cosa è un diagramma di Gantt? Perché può essere utile per gestire il tuo progetto?

Se non ne hai mai sentito parlare, è importante sapere che un Gantt di progetto è uno strumento molto versatile per visualizzare e tracciare le tempistiche e l’avanzamento di un’attività.

La sua rappresentazione è molto semplice:  è un diagramma cartesiano, sulle cui ascisse si dispone la scala temporale dall’inizio alla fine del progetto, mentre nelle ordinate le attività per completarlo. Il tempo pianificato per svolgere un task è rappresentato visivamente con una barra colorata che va dalla data di inizio alla data di fine dello stesso.

Gestire il progetto con i diagrammi di Gantt permette di vedere a colpo d’occhio l’insieme delle attività da svolgere, quali hanno scadenze più ravvicinate, quali possono essere svolte contemporaneamente e quali sono le dipendenze. Sono usati universalmente per pianificare e gestire ogni tipo di attività, da quelle più complesse alle semplici attività personali, grazie alla loro immediata comprensione. Esaminiamo i vantaggi del Gantt. Con i Gantt puoi facilmente vedere:

• La data di inizio e di fine di un progetto
• Quale è la sequenza di attività da fare
• Chi lavora sui vari task
• Quanto durerà ogni task
• Le dipendenze tra i vari task

Di seguito ti spieghiamo in che modo puoi utilizzarli nella gestione del tuo progetto di lavoro.

4 motivi per usare i Gantt di progetto:

1) Comprendi la struttura del tuo progetto

Grazie alla creazione della timeline dovrai, insieme al tuo team, evidenziare e scomporre il tuo progetto in fasi e sottofasi. Questo momento di brainstorming ti aiuterà a classificare più correttamente l’intero piano di lavoro, evidenziando con maggiore chiarezza le deadlines, le dipendenze tra i vari step, e anche quali figure andranno a completare le varie fasi. Quest’analisi è un punto fondamentale nella pianificazione del progetto e creare un diagramma di Gantt ti aiuterà a visualizzarla più chiaramente.

Il primo passo è quindi quello di creare una tabella all’interno della quale inserire le fasi e le sotto-fasi. Per progetti semplici si può utilizzare un semplice foglio Excel, per quelli più complessi, sempre nell’ottica di ottimizzare tempi e risorse, è preferibile l’uso di un software di project management che permetta di impostare in modo veloce e chiaro le varie attività.

2) Definisci le dipendenze e le date di fine attività

Come detto al punto precedente, una volta scomposte le attività in fasi e sotto-fasi, sarà molto più semplice identificare le milestone e le relative dipendenze. Una volta creati questi legami potrai con facilità capire quale impatto può avere un ritardo su  una specifica fase. Essere a conoscenza di queste informazioni all’inizio del progetto, facendo emergere quello che viene chiamato “critical path”, cioè la sequenza di fasi tra loro dipendenti che determinano la data di fine,  ti permetterà di prestare maggiore attenzione durante il suo svolgimento.

3) Delega le attività del progetto

La scomposizione in fasi può aiutarti anche a capire quali sono le figure che andranno a completarle e quindi a distribuire correttamente il carico dei tuoi operatori migliorando la gestione delle risorse umane. Stabilire l’asse temporale ti aiuterà a gestire il progetto in maniera ottimale, bilanciando il carico di lavoro ed evitando sovraccarichi che andrebbero a influire sulla capacità operativa del team. Non Solo, l’utilizzo del Gantt è fondamentale anche in caso di ripianificazione del progetto, grazie al quale, con poche semplici modifiche, potrai cambiare l’intero albero accorgendoti subito di nuovi possibili sovraccarichi.

La ripianificazione delle attività può essere ancora più semplice affidandosi ad un software di project management come Twproject che offre la possibilità di valutare il carico integrato alla struttura di progetto nel Gantt.

Twproject ti permette di bilanciare il carico delle risorse trovando con un algoritmo complesso la prima data possibile di fine progetto.

4) Monitora i progressi

I Gantt di progetto, se creati con un software specifico, sono dinamici e si evolvono conseguentemente al completamento delle varie attività. Grazie a questo, potrai costantemente monitorare lo sviluppo del lavoro, identificando progressi e ritardi.

Applicare i diagrammi di Gantt al tuo progetto può quindi portare notevoli vantaggi:

• Miglioramento dell’analisi e della pianificazione
• Riduzione degli errori e dei rischi
• Migliore gestione delle risorse
• Maggiore controllo

Questi aspetti sono fondamentali per ogni project manager che punti a gestire in maniera ottimale le attività di lavoro e il team. I diagrammi di Gantt rappresentano da questo punto di vista uno strumento potente e immediatamente applicabile.

In più, con uno strumento specifico come Twproject, potrai, non solo controllare l’evolversi del tuo progetto, ma avrai la possibilità in ogni momento di confrontare lo stato del tuo Gantt con le sue versioni precedenti fino alla baseline. Sarà semplice identificare le fase che hanno generato maggiore ritardo e cosi intervenire nei casi futuri.

Se vuoi approfondirne l’uso facendo delle semplici prove, scomponendo ed analizzando i tuoi progetti puoi provare gratuitamente Twproject, uno strumento completo per la gestione del lavoro che include un tool interattivo per la creazione di questi tracciati.

Una volta iniziata la demo potrai da subito iniziare a creare i tuoi grafici, suddividendo il lavoro nelle varie fasi, indicando le dipendente e le deadlines, il tool in automatico ti mostrerà graficamente la sequenza delle attività inserite aggiornandole progressivamente. Puoi fare tutti i test di cui hai bisogno e valutare in modo approfondito i benefici che questo strumento potrebbero portare nel tuo lavoro!

Spesso ci viene chiesto che cosa sono le metodologie agili e se possono essere utilizzate anche in una azienda che non produce software.

Recentemente abbiamo lletto un articolo molto interessante scritto da Marcus Miller (@marcusbowlerhat) su come utilizzare la metodologia agile per gestire progetti di marketing digitale. Questo post ci ha dato lo spunto per descrivere un tipico caso d’uso di Twproject  ed entrare nel dettaglio di come utilizzare Twproject con metodologia Scrum.

Using agile project management for SEO & digital marketing

 

Scrum: Che cosa è, e perché con Twproject?

Come troverete spiegato nel post, lo Scrum è una metodologia di gestione progetti che aiuta piccoli team, in particolare quelli di sviluppo software, a rilasciare prodotti in modo iterativo e incrementale. Questo approccio definisce un ambiente coeso e flessibile, dove un team può lavorare in modo autonomo e con obbiettivi condivisi. Un team Scrum generalmente è costituito da diverse persone ognuna con il proprio ruolo definito, che, partendo da una lista predefinita di attivita (“backlog”),  lavora insieme in cicli di tempo brevi su una sotto lista prioritizzata di attività (“sprints”).

La comunicazione nel team è incoraggiata da meeting giornalieri e meeting di analisi alla fine di ogni sprint.

Anche se Twproject abbraccia entrambe le metodologie, Agile e Waterfall, il primo approccio rispetta perfettamente l’idea del nostro software. Incoraggiare la comunicazione nel team, l’auto-organizzazione e un approccio pratico ai problemi, queste sono le idee chiave del nostro software.

Ruoli Scrum

Product Owner, Scrum Master e Team member, questi sono i ruoli specifici che vi servirrano per gestire progetti con Scrum e che potrete attivare in Twproject dalla pagina di admin ->  New area creation wizard -> Create an area with SCRUM specific roles.

Vi invito a leggere il post citato all’inizio per comprendere appieno il ruolo di ognuna di queste figure e le sue peculiarità.

Una volta creata l’area per i ruoli Scrum troverete un nuovo bottone per creare un progetto di tipo Scrum. Grazie a questa funzionalità potrete create un progetto in pochissimi minuti, selezionando il team e i ruoli corretti.

Agile tools

Una volta creato il progetto e asssegnate le risorse dovrete inserire il backlog, e cioè, come detto sopra, la lista delle attività concordate e desiderate dal cliente. Questo può essere fatto facilmente sfruttando le issue.  Una issue in Twproject può essere intesa come attività di progetto, un to-do, un ticket, e in questo caso un elemento del backlog, in generale qualcosa che deve essere fatto o ricordato in un determinato progetto.

Le issue del backlog possono essere ordinate, prioritizzatem e gestite con stati custom.

Gestire gli elementi del backlog con Twproject èpdavvero semplice e veloce anche grazie al tool kanban, che vi permette di visualizzare le attività per priorità, gravità, per status, per assegnatario. Grazie a questo tool sarà chiaro lo stato di avanzamento del progetto e chi sta lavorando e su cosa.

Grazie al Kanban sarà anche semplice organizzare le issue per la divisione in sprint.

Una volta inseriti tutti gli elementi del backlog con la loro priorità è ora di creare il primo sprint,  che include un sottoinsieme degli elementi definiti nel backlog.

Lo sprint prevede che ogni mattina sia fatto un meeting per rendere tutti allineati sullo stato di avanzamento delle attività.

Una volta creato lo sprint il gruppo può iniziare a lavorare, ogni membro del team potrà vedere le cose a lui assegnate nel prorpio cruscotto ordinate per priorità. Twproject crea per ogni progetto un fourm dedicato su cui il team puo scambiare commenti ed idee. Una volta concluse le attività, grazie all’agenda potrete organizzare una riunione per discutere su come si sono evolute le attività e su come procedere, l’evento sarà per tutto il gruppo di lavoro.

 

Conclusione

Come troverete descritto nel post “Non importa quanto si possa diventare efficienti, il lavoro deve sempre essere fatto”, allo stesso modo non importa quanto un software sia  efficace, il lavoro deve comunque essere portato a termine, tuttavia, affidandosi ad uno strumento in grado di guidare il lavoro ridurrete di fatto il carico delle singole risorse. Per iniziare ad adottare la metodologia scrum non serve essere esperti, la sua struttura ciclica vi permetterà di migliorare sprint dopo sprint, raffinando le vostre tecniche di analisi, stima e comunicazione.