Le 3 tendenze del Project Management

Il Project Management non è un argomento statico ma evolve di anno in anno e segue l’andamento dell’industria e del mondo del lavoro in generale.

Esistono tendenze, sotto i nostri occhi, che stanno influenzando e influenzeranno sempre più questa professione.

Alcune di queste sono iniziate già qualche anno fa e gradatamente prendono piede, altre sono nate recentemente e anche in modo improvviso.

Conoscere come il Project Management si evolve è necessario per mantenere una visione strategica della professione e del settore.

Vediamo quindi quali sono i trend che andranno ad interessare il settore del Project management.

I Trend del Project Management: L’avvento dell’Intelligenza artificiale

Si sente parlare molto di intelligenza artificiale e intorno a questo argomento aleggia un vero e proprio dibattito.

Come per ogni nuovo trend, anche per questo scenario esistono due correnti di pensiero:

  • coloro che sono a favore che la preannunciano come la “realtá” del futuro;
  • e coloro che sono scettici, o addirittura spaventati, delle conseguenze che questa evoluzione possa avere nella vita di tutti i giorni e nel lavoro.

Anche il Project Management potrà essere influenzato dall’intelligenza artificiale.

Dobbiamo quindi essere favorevoli o spaventati?

Nello specifico, quando parliamo di intelligenza artificiale applicata al Project management, parliamo di sistemi in grado di gestire quotidianamente dei progetti ed il loro stato di avanzamento senza la necessità di input umani.

Non solo verranno così automatizzati i compiti più semplici, ma potrà essere sviluppata anche una comprensione dei punti chiave del progetto.

In questo modo l’intelligenza artificiale potrà utilizzare questa conoscenza per eseguire compiti più complessi, formulare raccomandazioni e addirittura prendere decisioni.

Inoltre, un sistema di intelligenza artificiale potrà far risparmiare tempo migliorando i risultati di un progetto.

project management

Il Project Management gestito da intelligenza artificiale è un servizio che va oltre ciò che viene offerto al momento, per esempio, dai cosiddetti bots.

Nemmeno un algoritmo che applica l’apprendimento automatico per prevedere le stime delle attività, sebbene interessante ed utile, può definirsi intelligenza artificiale.

È solo quando si inizia ad unire bots ed algoritmi che si inizia a vedere il vero potenziale dell’intelligenza artificiale nel Project Management.

Proviamo a ipotizzare cosa potrà fare l’intelligenza artificiale applicata la Project Manangement.

Ecco alcuni esempi concreti:

  • Abbinare la risorsa giusta al ruolo giusto: i Project Manager potranno performare le risorse in funzione dei team. Grazie alla intelligenza artificiale, si riuscirà, infatti, non solo ad abbinare la risorsa giusta al team/progetto giusto, ma sarà anche possibile selezionare a monte le risorse idonee ad un determinato progetto;
  • Ridurre i tempi di inattività: l’intelligenza artificiale potrà analizzare il rendimento e lo stato di avanzamento di ogni risorsa e assegnare così un lavoro/progetto in base alle reali capacità dell’individuo;
  • Creare un ecosistema per la gestione della conoscenza: quando un dipendente lascia l’azienda, una parte della sua conoscenza risulta intrasferibile e se ne va con lui. L’intelligenza artificiale può anche servire a centralizzare le conoscenze. Migliorare la coerenza e la qualità del lavoro eviterà di “ripartire da zero” quando avviene un cambiamento;
  • Migliorare la performance della risorsa, riducendo al minimo lo sforzo: Quante volte capita di non essere dell’umore giusto, e di impiegare mltissimo tempo per svolgere una attività semplice? Quante volte, invece, al contrario riusciamo a portare a termine attività complesse in pochissimo tempo? Grazie all’utilizzo dell’intelligenza artificiale, il sistema di project management potrebbe associare il miglior compito/task da svolgere al miglior momento della giornata, suggerendo la programmazione delle attività in modo personalizzato, unico ed anche variabile.
  • Fornire obiettività di valutazione e vigilanza senza stancarsi: per loro natura, gli essere umani possono affaticarsi e questo può andare ad incidere la qualità e la precisione del lavoro. Un sistema di intelligenza artificiale è invece instancabile e disponibile 24 ore su 24.

Naturalmente non esiste ancora un sistema che integri tutte queste funzionalità, ma in un prossimo futuro tutto ciò potrà diventare un vantaggio reale e concreto.

C’è molta strada da fare in questo campo e il potenziale dell’intelligenza artificiale nel Project Management non è ancora del tutto sviluppato.

Le nuove tecnologie, però, stanno lavorando per concretizzare ed integrare queste funzionalità.

I Trend del Project Management: Wearable technology

La tendenza nel Project Management al crescente utilizzo della Wareable Technology sembra inarrestabile.

La wearable technology – o tecnologia indossabile – va ben oltre gli occhiali, le cuffie o gli smartwatch a cui molti potrebbero pensare quando si sente nominare questa parola.

I dispositivi di wearable technology non solo ci aiutano nel contare quanti passi facciamo in un giorno o quante calorie bruciamo, ma possono addirittura migliorare la nostra produttività in un progetto.

I dispositivi indossabili, infatti, hanno la capacità di fornire dati in tempo reale e di eseguire funzionalità di monitoraggio e localizzazione.

Questi dispositivi stabiliranno così una connessione tra i lavoratori e la piattaforma digitale.

In questo modo, i dati verranno utilizzati per analizzare la forza lavoro al fine di aumentare l’efficienza e la produttività.

project management

La wearable technology potrà anche semplificare il processo di gestione delle attività quotidiane.

Il tempo, così come l’avanzamento dell’attività, potrà essere scansionato e raccolto su fogli di lavoro virtuali per avere un’immagine precisa del flusso.

Ma i dispositivi indossabili non serviranno solamente per analizzare la pura forza lavoro, ma anche per incrementare il livello di salute dei dipendenti.

Già tutt’ora, un numero crescente di datori di lavoro sta incoraggiando il proprio personale a indossare dei fitness tracker per misurare la propria salute.

È ampiamente dimostrato infatti che un aumento dei livelli di fitness è correlato all’aumento della produttività, del morale e della soddisfazione nel lavoro.

Inoltre, molti dispositivi tecnologici indossabili hanno la capacità di consentire ai Project manager in particolare, ma anche a coloro che si occupano di gestione dei team, di tenere traccia di aspetti strategici per il mantenimento delle performance sul posto di lavoro, quali la frequenza cardiaca degli impiegati, lo stress e il livello di affaticamento.

Questo ha la potenzialità di diminuire i casi di burn out causati da progetti troppo impegnativi per una risorsa.

Per questo, se un dipendente mostra un elevato livello di fatica durante un determinato lavoro, il datore potrà scegliere di delegare questi compiti a chi si dimostra più indicato e “piú fresco”, consentendo al primo dipendente del team di dedicarsi a lavori più leggeri.

Aziende in tutto il mondo stanno anche adottando l’utilizzo di wearable technology per il fitness tracking per offrire incentivi ai propri dipendenti. (Ad esempio in America viene offerta un’assicurazione sanitaria più economica ai dipendenti che aumentano i loro livelli di fitness.)

Il potenziale che la tecnologia indossabile ha nell’incrementare la produttività è il fattore che sta facendo crescere sempre più il suo utilizzo sul posto di lavoro.

Esistono già studi e report che evidenziano come l’utilizzo di questa tecnologia aumenti effettivamente la produttività.

I Trend del Project Management: Smart Working e Team in remoto

La sharing economy sta dimostrando che sempre più aziende stanno implementando l’utilizzo di project team con risorse operanti anche da remoto.

Sempre più lavoratori cercano la flessibilità. La possibilià di organizzare il proprio tempo e le proprie ore di lavoro e di non essere legati a una scrivania, è diventata un must.

Questo trend è destinato a crescere.

project management

In Italia, lo Smart Working (o lavoro agile) è una realtà: 305.000 lavoratori sono passati a questa modalità lavorativa. E i numeri cresceranno, soprattutto nelle Grandi Imprese.

Lo confermano i dati dell’ultima Ricerca dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

I benefici del lavoro da Remoto sono innegabili per l’azienda:

  • migliora la produttività;
  • si riduce l’assenteismo;
  • si abbattono notevolmente i costi per gli spazi fisici; diverse grandi aziende, infatti, stanno riprogettando le loro sedi, riducendo la superficie.

Inoltre, l’Osservatorio considera un incremento di produttività del 15% per un lavoratore che adotti un modello già collaudato di smart working.

I benefici del lavoro a distanza e delle Smart Working si ripercuotono anche sul lavoratore: infatti gli Smart Worker sono più soddisfatti dei loro colleghi che non adottano questa modalità lavorativa.

Grazie al lavoro a distanza lo smart worker:

  • Riduce i tempi ed i costi di spostamento. Come evidenzia l’Osservatorio anche implementando una sola giornata di lavoro a settimana da remoto, un dipendente potrebbe recuperare anche 40 ore in un anno.
  • Migliora notevolmente il bilanciamento dei tempi e degli spazi professionali e privati (il cosidetto work-life balance)

Dunque i team in remoto offrono grandi opportunità: più economicità e più produttività se gestiti in modo efficace e con gli strumenti giusti. Ne parleremo più avanti in questo blog.

Nel frattempo una riflessione conclusiva: cambiano gli scenari ma l’obiettivo di base della gestione del progetto rimane sempre lo stesso: consegnare entro la tempistica prestabilita e senza superare il budget.

Questa la nostra analisi, ci piacerebbe conoscere la tua. Intravedi altri trend che possano contribuire ad innovare e semplificare il Project Management?

Lasciaci qui un tuo commento o le tue impressioni sull’evoluzione del Project Management.

Riunioni di stato avanzamento lavori del progetto

Cosa monitorare per farle funzionare!

Conoscere lo stato di avanzamento del progetto in qualsiasi momento è una delle principali responsabilità di un Project Manager.

A tal fine le riunioni di stato avanzamento lavori diventano uno strumento fondamentale per tutto il ciclo di vita del progetto.

Purtroppo, però, troppo spesso questi appuntamenti si trasformano in una perdita di tempo perdendo di vista gli obiettivi della riunione stessa.

In questo articolo proveremo a svelare alcuni segreti per realizzare delle riunioni di stato avanzamento lavori efficaci.

Gli scopi e i tempi delle riunioni sullo stato di avanzamento del progetto

La frequenza di questi incontri ovviamente varia a seconda:

  • della complessità del progetto;
  • del numero di membri del team di progetto;
  • del livello di informazioni richiesto dal committente del progetto, dai clienti, stakeholder, etc.
  • dal livello di coinvolgimento del task manager di progetto.

Stabilita quindi la tempistica, rimane fondamentale per il Project Manager valutare, durante gli incontri, lo stato di avanzamento di ognuno dei seguenti elementi:

  • Aggiornamenti delle singole attività.
  • Stato di avanzamento del progetto rispetto alla pianificazione: siamo in ritardo o in anticipo?
  • Budget a disposizione: siamo sotto o abbiamo superato il budget previsto?
  • Stato di qualità: stiamo mantenendo i livelli qualità previsti?
  • Problemi attuali o ipotizzabili (come per esempio, cambiamenti, problematiche con le risorse, insoddisfazione del cliente o del fornitore, ecc.).
  • Prossimi passi da compiere.

Le riunioni di stato avanzamento lavori sono fondamentali per il Project Manager e devono essere programmate periodicamente.

Grazie a questi incontri il Project manager ha la possibilità di :

  • Mantenere il focus sul progetto.
  • Orientare il team a guardare nella stessa direzione.

Sfortunatamente, troppo spesso questi incontri importanti sono inefficaci e non riescono a portare benefici al progetto nel modo previsto.

I motivi più comuni per cui le riunioni sullo stato di avanzamento del progetto si trasformano in una perdita di tempo.

Esistono dei motivi ricorrenti per cui gli incontri sullo stato del progetto falliscono. Ecco un elenco delle più frequenti:

  • Ordine del giorno poco chiaro o addirittura mancante.
  • Incapacità di mantenere il focus sull’argomento oggetto della riunione.
  • Feedback assenti o poco efficaci da parte dei membri del team.
  • Strumenti di supporto inefficaci

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Con Twproject potrai monitorare l’avanzamento di tutte le fasi di progetto ed avere una overview completa delle statistiche.

Prova Twproject!

Ordine del giorno poco chiaro o addirittura mancante

Quando le riunioni di stato avanzamento lavori non hanno un ordine del giorno precedentemente definito e condiviso risulteranno inevitabilmente poco chiare e inefficaci.

Senza una tabella di marcia che segni la strada, l’incontro si disperde facilmente e il tempo spesso viene utilizzato male o addirittura perso.

Inoltre, i membri del team non saranno in grado di fornire feedback efficaci in quanto non preparati ad affrontare la riunione stessa.

Lo scopo di una riunione sullo stato di avanzamento lavori del progetto è ottenere l’aggiornamento sullo stato delle attività, identificare i problemi e così via.

È, pertanto, fondamentale che i membri del team si preparino per tempo e che raccolgano dati specifici prima della riunione per essere preparati a rispondere a determinate domande chiave.

Senza specifici obiettivi predefiniti, l’incontro non porterà alcun beneficio.

Incapacità di mantenere il focus sull’argomento oggetto della riunione

L’incapacità di mantenere il focus sull’argomento stabilito è molto frequente.

Spesso i partecipanti tendono infatti a divagare, riducendo notevolmente il tempo dedicato allo scopo della riunione.

Si arriva, così, ad affrontare i temi cruciali con poco tempo a disposizione, assumendo spesso decisioni di scarsa qualità dettate dalla fretta.

Feedback assenti e strumenti poco efficaci

Come detto sopra, lo scopo di queste riunioni è discutere sull’avanzamento di un determinato progetto.

Ottenere un feedback chiaro da tutti non è sempre semplice, soprattutto in mancanza di strumenti che supportino queste informazioni.

Spesso le risorse lavorano su più progetti contemporaneamente e ricordare le problematiche di tutti i progetti non è semplice.

Esistono strumenti di gestione progetti che hanno proprio lo scopo di collezionare i dati e le attività di progetto, offrendo poi statistiche avanzate e cruscotti con lo scopo specifico di rendere chiaro lo stato di avanzamento di un progetto.

In Twproject per esempio, le risorse lavorano attivamente sul progetto, chiudono ToDo, inseriscono worklog, tutte informazioni che risalgono e si rendono disponibili poi al project manager in statistiche avanzate.

Twproject offre il calcolo della percentuale di avanzamento automatica, un vero passo in avanti!

Twproject rende le riunioni di avanzamento progetto un momento di discussione e allineamento su informazioni che però sono di fatto già visibili.

Il project manager dovrà quindi solo occuparsi di monitorare queste informazioni e potrà eventualmente ricorrere a riunioni in caso di problematiche da affrontare.

Diminuire le riunioni, le distrazioni e lo scambio di email è uno degli scopi principali di un software di project management.

Conclusione

Le riunioni sullo stato di avanzamento di un progetto sono uno strumento fondamentale nella cassetta degli attrezzi del Project Manager, ma allo stesso tempo, potrebbero essere ridotte se ci si affida ad un software di gestione progetti efficace.

La buona notizia è che quando le riunioni sullo stato del progetto sono poche ed efficaci, i risultati sono enormi!

Le riunioni produttive sullo stato di avanzamento dei lavori:

  • aumentano il morale del gruppo.
  • Forniscono informazioni esaustive sullo stato del progetto.
  • Scoprono potenziali rischi.
  • Forniscono un forum per la risoluzione tempestiva dei problemi.
  • Incoraggiano la condivisione di informazioni rilevanti tra i membri del team.

Perciò utilizzare un software per il Project Management come Twproject, per l’analisi dei progressi, la condivisione delle attività è davvero fondamentale.

Inizia subito a gestire il tuo progetto.

Twproject 6.4: API & Webhooks

Oggi siamo davvero felici di annunciare la nuova API di Twproject, grazie ad essa potrai finalmente integrare il tuo software di project management ad altri servizi interni per facilitare il tuo modo di lavorare.

Questa release include anche alcuni importanti fix di sicurezza, leggi i dettagli nel change log.

Cosa è una API?

API è l’acronimo di “Application Programming Interface” e permette ad un software come per esempio Twproject di integrarsi con software diversi con lo scopo di scambiarsi dati. Per fare un esempio immagina che creando un nuovo cliente nel tuo CRM tu possa creare in automatico un progetto in Twproject per gestire l’attività di presales, e che Twproject possa spedire in corso d’opera le ore lavorate al tuo software di accounting. La comunicazione funziona a due vie.

Perchè introdurre una API?

Lo scopo principale di un API e renderti la vita più semplice permettendoti di integrare più sistemi all’interno della tua azienda. Twproject è bravo a gestire i progetti, Il tuo CRM è bravo a  gestire i contatti con i clienti: utilizzando una API potrai permettergli di colloquiare colmando quel gap tra di loro e rafforzando le funzionalità.

Che cosa possono fare le API di Twproject?

Grazie alle nuove API sarai in grado di integrare Twproject ai tuo servizi, leggendo, creando aggiornando e cancellando dati in e da Twproject. Le API lavorano su tutti gli oggetti principali di Twproject come task, assegnazioni, risorse, worklog, spese e cosi via. E’ stata disegnata per essere il più semplice possibile in modo che tutti possano usarla senza particolari skill di programmazione.

L’autenticazione si basa su una API key che può essere generata da ogni utente abilitato, le chimamate lavoreranno in acciordo con i permessi dell’utente stesso coerentemente con la sicurezza. Le API potranno essere usate anche internamente, per esempio nelle portlet, in questop caso sarà la sessione ad autenticare l’utente la chiave non sarà necessaria.

Twproject spedisce dati in JSON e li riceve in JSON.

API & Webhooks

Insieme alle API abbiamo introdotto anche la gestione dei webhooks. Questa nuova funzionalità ti permette di chiamare degli specifici endpoint da te forniti in concomitanza di eventi specifici. La notifica avviene mediante un POST HTTP. Ogni evento come la creazione di un task, una modifica di data e cosi via possono chiamare webhooks diversi, da te specificati.

Nella tua istanza di Twproject troverai nella pagina di admin un nuovo box per accedere alla configurazione dei webhooks e ad un API testing tool per provare le chiamate alle API.

Per qualsiasi domanda relativa alle API o ai webhooks potete postare su  Stack Overflow inserendo nel titolo la parola Twproject, noi stiamo monitorando il canale e risponderemo velocemente..

Grazie ancora a tutti i clienti che hanno pazientemente aspettato questo rilascio, siamo certi che molti di voi saranno felici. Siamo davvero curiosi di vedere tutte le integrazioni che creerete.
Per tutti i dettagli sul funzionamento delle api trovate la documentazione qui:

Documentazione API

Ottieni adesso Twproject 6.4

Gli errori da evitare nella pianificazione di un progetto (Parte 1 di 5)

Gestire un progetto è complicato e commettere errori che possono compromettere l’andamento di tutte le attività, è molto semplice.

Una delle fasi più delicate da questo punto di vista è indubbiamente la pianificazione di progetto, gli errori commessi in questa fase sono infatti quelli più gravi e possono influire negativamente sul raggiungimento dei propri obiettivi.

Il problema è che spesso ci si accorge che qualcosa non va quando è troppo tardi e non c’è più nulla che si possa fare per limitare i danni.

In questo articolo ti spiegheremo quali sono gli errori più comuni e quali strategie puoi mettere in atto per evitarli.

I principali errori di gestione sono raggruppabili in 5 categorie:

  • errori di pianificazione
  • errori nella gestione delle priorità
  • errori di comunicazione
  • errori di responsabilità
  • errori di organizzazione

Sicuramente gli errori di pianificazione di un progetto, sono quelli con maggiore impatto,  questo non dovrebbe stupirti visto che pianificare le attività in termini di scomposizione in fasi,  creazione delle relazioni e stima degli effort è sicuramente un processo molto complesso per qualsiasi project manager.

L’esperienza in questo caso gioca un ruolo fondamentale, perché permette al project manager di raffinare la sua conoscenza e la sua valutazione di eccezioni e imprevisti. Essi sono infatti le vere incognite che alla fine allontanano il reale andamento delle attività dalla tua pianificazione.

La stesura di un piano è generalmente composta da due fasi principali. Ognuna di queste fasi può portare con se criticità diverse:

 Analisi del progetto e pianificazione delle fasi e dipendenze

Quando inizi ad analizzare una nuova attività e ti prepari a pianificarla devi avere ben chiari questi 3 punti per evitare errori che potrebbero compromettere la riuscita della tua attività.

1) Lo scope del progetto è troppo ampio

Problema: Anche se l’obbiettivo del progetto può essere chiaro, magari anche descritto in dettaglio e concordato con il cliente, focalizzarsi sull’obbiettivo finale, in particolar modo se la data di rilascio è a lungo respiro può portare a gravi conseguenze. Gestire progetti di grandi dimensioni è molto complicato, le variabili in gioco sono numerose e focalizzarsi sul rilascio finale può farti sottovalutare tanti piccoli imprevisti che fanno crescere il progetto senza controllo.

Soluzione: Il modo migliore per evitare di avere uno scope gigantesco è quello di fare brainstorming fino a quando non sarai in grado di delineare piccoli traguardi di facile gestione. Prima dell’inizio dei lavori riunisciti quindi con il tuo team, porta con te le specifiche di progetto e tutte le informazioni che hai sul cliente, il suo modo di lavorare e le sue aspettative. Inizia la discussione ed evidenzia passo dopo passo tutti gli obbiettivi minori del progetto. Se stai progettando una casa, gli obbiettivi minori saranno prima costruire le fondamenta, poi il primo piano, poi il tetto,a loro volta questi obbiettivi sono ancora scomponibili fino a raggiungere una lista di attività di facile gestione. Questo brainstorming è di grande aiuto anche per la scomposizione in fasi del progetto, che una volta evidenziati gli obiettivi minori risulterà più facile. Le sotto fasi non necessariamente dovranno sovrapporsi perfettamente con i sotto-obiettivi, essi saranno la linea guida, le tappe fondamentali a breve termine su cui focalizzarsi per mantenere tutto sotto controllo.

2) Micro management

Una volta identificati gli obbiettivi sia a lungo termine che, ancora meglio, a medio e breve termine sarà necessario scomporre il progetto in fasi con l’aiuto degli obiettivi sopra riconosciuti.

Problema: Indipendentemente dallo strumento utilizzato per la gestione delle fasi del progetto e importante non essere troppo ambiziosi e non incorrere nell’errore opposto a quello descritto al punto 1 e cioè scomporlo in troppe attività la cui manutenzione può diventare estremamente onerosa.

Soluzione: Quando fermarsi? Una fase, in particolare se questo dura più di 6 mesi, non dovrebbe durare meno di una settimana. Questo non è vero in generale e dipende da caso a caso ma si applica bene nella maggioranza dei casi. Sotto questo valore è possibile gestire le attività  con to-do list, checklist, in modo semplice sfruttando le ToDo in Twproject, strumenti molto più flessibili di un diagramma di Gantt, che resta comunque lo strumento migliore per gestire le fasi di un progetto. Usare strumenti di questo tipo aiuterà il team a lavorare meglio, senza bisogno del tuo costante intervento e li renderà più partecipi e coinvolti.

3) Il progetto non segue una metodologia di gestione standard

Problema: Come anticipato al punto precedente, per la stesura del diagramma e la gestione delle attività è fondamentale utilizzare uno strumento che ti supporti. Se non utilizzi uno strumento o più in generale una metodologia di pianificazione la probabilità che il progetto sia caotico aumenta esponenzialmente. Progetti diversi, gestiti da persone diverse, potrebbero essere organizzati in modi diametralmente opposti ed usare anche un lessico diverso tale da disorientare le risorse.

Soluzione: Affidati ad una metodologia, non importa quale, puoi preferire il waterfall o una metodologia agile, purché sia condivisa dal tuo team. Inizialmente potrebbe risultare faticoso ma col tempo, facendola tua e modificandola per calzare meglio con le tue esigenze ti aiuterà a tenere unito il team sotto una unica modalità di lavoro ed un’unica terminologia. Affidati ad un software che abbracci tale metodologia, esso ti aiuterà a mantenere una corretta gestione delle fasi, delle dipendenze e dei tempi e ridurrà quindi i ritardi e le incomprensioni drasticamente.

Analisi delle tempistiche e dell’effort

Una volta creato il diagramma e le dipendenze tra ogni fase è necessario stimare i tempi di queste fasi e l’effort richiesto per realizzarle.

4) La pianificazione è troppo ambiziosa

Problema: Uno degli errori comuni nella pianificazione è quello di essere troppo ambiziosi e pianificare seguendo esattamente il tempo stimato per le attività. Quando le fasi sono numerose è importante valutare un certo margine di errore che salva il progetto da numerosi slittamenti e aggiustamenti. Affidarsi alla conoscenza del proprio team è fondamentale perché solo in esso risiede una conoscenza dettagliata delle attività da svolgere e dei possibili rischi.

Soluzione: Impara a conoscere i tuoi collaboratori e valuta insieme al tuo team i possibili rischi di ogni fase di progetto in modo da dare una stima che non consideri solo il caso migliore ma anche il peggiore. Affidati alla conoscenza maturata dal tuo team per una stima realistica, non solo alla tua esperienza.

5) Sbagliare la pianificazione a causa della pressione del cliente

Problema: Capita molto spesso che le stime del progetto siano sbagliate non per ottimismo o pessimismo ma a causa della pressione fatta dai clienti che spesso hanno richieste infattibili e budget ridotti. Uno degli errori più comuni è dare al cliente la sensazione che alcune attività siano di facile realizzazione o magari gratuite rivelandosi invece poi costose sia in termini economici che di risorse.

Soluzione: Quando stimi un progetto, sia nell’effort che nei costi fallo senza pensare alla data promessa e al budget fissato. Una volta che la stima realistica è conclusa affiancala a ciò che si aspetta il cliente e cerca di allineare le due versioni. In questo modo avrai chiaro fin da subito se il progetto è a rischio perdita o a rischio ritardo senza avere brutte sorprese durante il suo svolgimento. Una corretta valutazione della realtà e delle aspettative evita frustrazioni nel team e problemi di comunicazione.

Conclusione

Se sei un project manager saprai bene che la lista degli errori che puoi commettere è ben più lunga, ma senza dubbio queste 5 problematiche, non sono solo molto comuni, ma sono anche 5 delle più rischiose per il raggiungimento del tuo obbiettivo.

L’utilizzo di un software di gestione progetti, come per esempio Twproject, ti permette di avere un controllo capillare su tutte le fasi, facilitando tutto il tuo lavoro ed evitandoti molti degli errori possibili nella pianificazione di un progetto.

Un software di gestione progetti ti aiuterà nella risoluzione di ognuno dei 5 problemi elencati:

  1. Potrai associare al tuo progetto discussioni e meeting che evidenziano tutti gli obbiettivi per aiutarti nella stesura delle fasi, grazie a chat e agenda integrata al progetto
  2. Avrai un Gantt Editor che ti aiuterà nella creazione delle fasi e delle dipendenze  e che ti permetterà di gestire to-do list e checklist per evitare il micro management
  3. Ti aiuterà ad abbracciare una metodologia e ad uniformare la terminologia in tutto il team
  4. Ti aiuterà a sfruttare la conoscenza del tuo team per una stima realistica del progetto: utilizzando to-do list associate al progetto potrai far emergere la conoscenza di tutte le micro-attività inserite dai tuoi collaboratori e stimare meglio progetti.
  5. Potrai gestire la pianificazione in fase di preventivo e in fase di svolgimento avendo sempre chiari i tempi ed i costi: grazie al carico degli operatori potrai valutare lo stato dei tuoi operatori e col Gantt interattivo stende un preventivo valutando la disponibilità delle risorse.

Se vuoi raggiungere obiettivi concreti evitando errori e perdite di tempo, queste funzionalità ti permetteranno di avere un controllo totale, ottimizzando i tempi e le risorse.

Puoi valutare subito come Twproject può aiutarti nella gestione del tuo lavoro attivando una prova gratuita della versione completa per 15 giorni.

Avrai un accesso completo a tutte le funzionalità che potrai testare direttamente sui tuoi progetti.

Inizia adesso a riconoscere questi errori e ad evitarli.

5 errori da non commettere nella gestione di un progetto

Non esistono due progetti che siano identici, allo stesso tempo tutti i progetti sembrano in qualche modo essere soggetti a problematiche simili.

Anche i migliori project manager possono, in caso di task importanti, particolarmente duraturi o se sottoposti a continue richieste di aggiornamento, cadere in comuni errori che potrebbero portare un progetto a fallire o magari semplicemente a chiudersi molto in ritardo o fuori dal budget.

Questi errori frequenti nella gestione dei progetti possono essere facilmente evitati purché si faccia un lavoro di analisi costante e una continua auto critica.

Tutte queste problematiche possono essere raggruppate in 5 tipologie diverse  a cui ogni project manager dovrebbe prestare la massima attenzione:

#1 Errori di pianificazione

L’errore più comune nella gestione di un progetto e sicuramente quello con maggiore impatto, riguarda la corretta pianificazione delle fasi. Partire da un’analisi approfondita dei propri processi interni è fondamentale. Una corretta identificazione delle attività, la loro durata, le varie dipendenze e l’effort che ognuna di esse richiede, ti aiuterà ad individuare una realistica data di fine lavori e ad evitare punti critici.

Progetti che si avviano con una errata pianificazione, spesso troppo ottimistica, sono soggetti a concludersi con grandi ritardi e grande frustrazione per tutto il team.

Un’esempio tipico è quello per cui si ripete l’errore di vendere un progetto ad un certo costo, nonostante esso occupi più risorse di quelle preventivate, spesso alla scopo di essere competitivi, senza però avere di fatto una chiara idea di quanto il lavoro costi alla azienda. La soluzione potrebbe essere quella di utilizzare un tool per la stesura del Gantt e dei template che puoi riutilizzare e raffinare nel tempo, questo ti aiuterà a migliorare la tua analisi, fase dopo fase. Chiedere alle proprie risorse di dettagliare il lavoro svolto creerà una knowledge base su cui fare stime sempre più coerenti alla realtà.

 

#2 Errori nella gestione delle priorità

Come project manager avrai quasi sempre chiaro l’andamento dei tuoi progetti, quali di essi sono in ritardo e su quali devi focalizzare maggiormente le tue energie. Le tue risorse invece, spesso si trovano a dover lavorare su più task, con project manager diversi, diverse abitudini, che rendono la loro organizzazione molto complicata. Evidenziare chiaramente le loro priorità è fondamentale per far si che esse non lavorino ad urgenze, assecondando semplicemente il project manager più esigente o pressante.

L’analisi delle priorità di progetto deve essere fatta con tutti i project manager che lavorano con il tuo team in modo da rendere chiaro a chi lavora quali sono i progetti più urgenti o più importanti su cui focalizzare le energie.

La scelta deve essere fatta di comune accordo e rispettata da tutti senza ingerenze, la lista delle priorità consultabile dalle risorse deve essere valida e sempre aggiornata. Una soluzione a questo problema potrebbe essere l’utilizzo di un software con dashboard personalizzate su cui ogni risorsa possa trovare la lista delle proprie attività in ordine di priorità con scadenza ben visibili.

#3 Errori di comunicazione

Un altro errore comune nella gestione dei progetti è quello di sottovalutare l’importanza della comunicazione nel team, non coinvolgere le risorse nella visione di insieme del progetto è spesso uno dei principali motivi per cui esse ritardano l’esecuzione di una attività o la eseguono in modo inadeguato. Allo stesso tempo è importante non dimenticarsi di comunicare con il gruppo di lavoro in modo costante e attivo: le risorse devono essere sempre a conoscenza di come sta andando il lavoro. Siete in ritardo? Va tutto bene? Fallo sapere al tuo team, perché loro, come te, aggiusteranno la loro lista delle cose da fare in base a questo e avranno più fiducia nelle tue capacità organizzative.

Per migliorare la tua comunicazione e la gestione delle tue risorse potresti iniziare a schedulare meeting settimanali in cui ogni risorsa possa condividere con il gruppo lo stato di avanzamento del proprio lavoro: potresti scegliere il lunedì per condividere non solo ciò che è stato completato ma anche per pianificare le attività della settimana appena iniziata, controlla il carico degli operatori e accertati sempre che il tuo team non sia troppo sovraccaricato.

#4 Errori di responsabilità

La responsabilità del lavoro è sicuramente sulle spalle del project manager e per questo spesso potresti fare l’errore di non dare fiducia ai tuoi collaboratori volendo sempre tu l’ultima parola su ogni decisione. E’ in realtà noto che delegare una o più fasi e quindi responsabilizzare il team incrementi in modo significativo la produttività, la fiducia nel proprio team è alla base della riuscita di ogni progetto.

Per continuare a vivere sereno, imparando a delegare, devi poter contare su una solida comunicazione. Organizza meeting frequenti e rimani sempre aggiornato sull’avanzamento delle fasi, in questo modo potrai accorgerti subito se una fase sia in ritardo e potrai intervenire immediatamente sie avesse preso una strada sbagliata.

#5 Errori di organizzazione

Spesso si sottovaluta quanto un software di project management possa aiutare un gruppo di lavoro a gestire le attività. Un errore comune nella gestione dei progetti è affidarsi ad una semplice lista di excel, magari non condivisa, assolutamente non usabile per aumentare la produttività delle singole risorse, un aiuto che in realtà risulta essere inefficace e obsoleto. I più recenti software per la gestione dei progetti includono funzionalità avanzate che riescono ad alleggerire drasticamente il carico di lavoro delle persone. Un tool come Twproject, per esempio, include Gantt interattivo, to-do list prioritizzabili, chat di gruppo e dashboard customizzabili.  Caratteristiche che ti aiuteranno a risolvere ognuno dei problemi elencati sopra.

Probabilmente leggendo questo post ti sarai riconosciuto in uno di questi punti, spero non in tutti, comunque sia non perderti i prossimi 5 post di approfondimento in cui analizzeremo uno per uno questi errori con suggerimenti pratici per evitare di commetterli.

Se vuoi iniziare subito ad affidarti ad un software di gestione progetti che può guidarti evitandoti molti degli errori sopra citati prova Twproject!

Il Metodo del Percorso Critico per Gestire i Tempi di Progetto

Il metodo del percorso critico (CPM) è un algoritmo utilizzato per pianificare un insieme di attività di progetto, il suo scopo è quello di evidenziare le fasi coinvolte nel percorso più lungo che determina la data di fine.

Per utilizzare questo metodo è necessario costruire il modello prestando attenzione a:

  1. Definire tutte le attività necessarie per il suo completamento
  2. Evidenziare le dipendenze tra le attività
  3. Calcolare correttamente la durata di ogni fase

L’analisi del percorso critico ti permette non solo di evidenziare quali attività sono “critiche” ma anche quelle che invece possono essere ritardate senza prolungare la durata del progetto.

Se non hai mai utilizzato questa metodologia, proviamo ad applicarla a un esempio semplice:  immaginiamo di dover installare un mensola in casa.

Per prima cosa devi dividere il progetto in fasi:

  1. Acquistiamo la mensola
  2. Acquistiamo le staffe
  3. Scegliamo la parete e l’altezza su cui mettere la mensola
  4. Facciamo i segni alla parete
  5. Facciamo i buchi con il trapano
  6. Installiamo le staffe
  7. Montiamo la mensola

Una volta definite le fasi cerca di identificare le dipendenze: a una prima analisi si comprende subito che alcune attività non possono essere iniziate fin quando altre non sono completate, per esempio non potrai fare i buchi con il trapano fin quando non avrai fatto i segni alla parete, allo stesso modo la mensola non potrà essere messa fin quando le staffe non saranno alla parete. Si evidenzia allo stesso tempo che la scelta della parete, l’acquisto della mensola e delle staffe sono attività che potresti fare in parallelo. Ecco il grafico delle attività con le dipendenze:

Questo tipo di attività può essere facilmente pianificata utilizzando i diagrammi di Gantt che mostrano anche in rosso il calcolo del percorso critico.
Nel grafico emergono chiaramente le attività sequenziali mostrate in colore arancione perché sospese in attesa del completamento di quelle antecedenti.

Tutte queste attività sequenziali sono i passi fondamentali che determinano la lunghezza del tuo progetto. Il cammino critico dei progetti è costituito dalla più lunga sequenza di attività.

E’ fondamentale prestare molta attenzione alle attività sul cammino critico per gestire i tempi di un progetto perché naturalmente da esse dipende la data di fine delle attività. Se per esempio hai un piano di lavoro che dura 100 giorni, un ritardo di 5 giorni su una delle attività sequenziali determinerà un ritardo totale di 5 giorni.

E’ altresì vero che non solo queste attività sono importanti, potresti avere attività che non sono nel percorso ma che sono comunque fondamentali. Nel nostro esempio l’acquisto delle staffe non determina la data fine ma allo stesso tempo ne determina il completamento.

E’ molto importante anche considerare la disponibilità di risorse umane, per esempio, abbiamo detto che alcune attività possono essere fatte in parallelo come acquistare le staffe, la mensola e scegliere l’altezza nella parete, ma queste possono essere fatte in parallelo solo se hai a disposizione tre risorse diverse, nel caso infatti che tu sia solo a completare il progetto il Gantt cambia drasticamente. Le fasi diventano tutte consecutive.

Il cammino critico del progetto può essere evidenziato dalle dipendenze delle sue fasi, ma per determinarne la durata è necessario che tu identifichi le risorse a tua disposizione e la durata corretta di ogni fase. Solo dopo aver analizzato questi due aspetti, sarai in grado gestire i tempi di progetto utilizzando un diagramma di Gantt e avere quindi la data di fine corretta.

Come avrai capito da questo semplicissimo esempio il calcolo del percorso critico non è per niente semplice, questo metodo è usato maggiormente per progetti complessi ma anche abbastanza prevedibili.

Nei progetti reali, infatti, è difficile seguire esattamente la pianificazione stabilita, in più, spesso intervengono fattori esterni come nuovi requisiti o vincoli non previsti all’inizio della pianificazione che hanno un impatto rilevante sull’intero lavoro.

Nel nostro esempio, se tu non trovassi le staffe in negozio e le dovessi ordinare on-line potresti introdurre un ritardo che potrebbe riflettersi sulla durata complessiva.

Conclusione:

Per avere sempre sotto controllo lo stato di avanzamento del tuo piano dovrai quindi:

  1. Aggiornare i dati frequentemente
  2. Monitorare con attenzione le fasi sul critical path, ma anche quelle al di fuori.
  3. Tenere sotto controllo la disponibilità delle risorse.

Ecco perché, potersi affidare a un software che gestisca diagrammi di Gantt facilmente aggiornabili, è fondamentale, grazie a questo potrai inserire le dipendenze velocemente, come visualizzato nelle immagini precedenti, ma anche inserire le durate e avere la data di fine calcolata in automatico. Un diagramma di Gantt interattivo ti permetterà anche di ri-pianificare velocemente i task in ritardo mostrandoti subito i cambiamenti.

Se ti affiderai ad software di project management come per esempio Twproject, che include, oltre al Gantt interattivo con l’analisi del percorso critico, anche uno strumento per monitorare le risorse, potrai gestirne facilmente il carico, cosi da garantire la flessibilità necessaria ad intervenire tempestivamente su eventuali criticità ed avere finalmente tutto sotto controllo.

Inizia adesso a pianificare i tuoi progetti con uno strumento completo

Basi di project management: 4 Motivi per Usare i Diagrammi di Gantt

Che cosa è un diagramma di Gantt? Perché può essere utile per gestire il tuo progetto?

Se non ne hai mai sentito parlare, è importante sapere che un Gantt di progetto è uno strumento molto versatile per visualizzare e tracciare le tempistiche e l’avanzamento di un’attività.

La sua rappresentazione è molto semplice:  è un diagramma cartesiano, sulle cui ascisse si dispone la scala temporale dall’inizio alla fine del progetto, mentre nelle ordinate le attività per completarlo. Il tempo pianificato per svolgere un task è rappresentato visivamente con una barra colorata che va dalla data di inizio alla data di fine dello stesso.

Gestire il progetto con i diagrammi di Gantt permette di vedere a colpo d’occhio l’insieme delle attività da svolgere, quali hanno scadenze più ravvicinate, quali possono essere svolte contemporaneamente e quali sono le dipendenze. Sono usati universalmente per pianificare e gestire ogni tipo di attività, da quelle più complesse alle semplici attività personali, grazie alla loro immediata comprensione. Esaminiamo i vantaggi del Gantt. Con i Gantt puoi facilmente vedere:

  • La data di inizio e di fine di un progetto
  • Quale è la sequenza di attività da fare
  • Chi lavora sui vari task
  • Quanto durerà ogni task
  • Le dipendenze tra i vari task

Di seguito ti spieghiamo in che modo puoi utilizzarli nella gestione del tuo progetto di lavoro.

4 motivi per usare i Gantt di progetto:

1) Comprendi la struttura del tuo progetto

Grazie alla creazione della timeline dovrai, insieme al tuo team, evidenziare e scomporre il tuo progetto in fasi e sottofasi. Questo momento di brainstorming ti aiuterà a classificare più correttamente l’intero piano di lavoro, evidenziando con maggiore chiarezza le deadlines, le dipendenze tra i vari step, e anche quali figure andranno a completare le varie fasi. Quest’analisi è un punto fondamentale nella pianificazione del progetto e creare un diagramma di Gantt ti aiuterà a visualizzarla più chiaramente.

Il primo passo è quindi quello di creare una tabella all’interno della quale inserire le fasi e le sotto-fasi. Per progetti semplici si può utilizzare un semplice foglio Excel, per quelli più complessi, sempre nell’ottica di ottimizzare tempi e risorse, è preferibile l’uso di un software di project management che permetta di impostare in modo veloce e chiaro le varie attività.

2) Definisci le dipendenze e le date di fine attività

Come detto al punto precedente, una volta scomposte le attività in fasi e sotto-fasi, sarà molto più semplice identificare le milestone e le relative dipendenze. Una volta creati questi legami potrai con facilità capire quale impatto può avere un ritardo su  una specifica fase. Essere a conoscenza di queste informazioni all’inizio del progetto, facendo emergere quello che viene chiamato “critical path”, cioè la sequenza di fasi tra loro dipendenti che determinano la data di fine,  ti permetterà di prestare maggiore attenzione durante il suo svolgimento.

3) Delega le attività del progetto

La scomposizione in fasi può aiutarti anche a capire quali sono le figure che andranno a completarle e quindi a distribuire correttamente il carico dei tuoi operatori migliorando la gestione delle risorse umane. Stabilire l’asse temporale ti aiuterà a gestire il progetto in maniera ottimale, bilanciando il carico di lavoro ed evitando sovraccarichi che andrebbero a influire sulla capacità operativa del team. Non Solo, l’utilizzo del Gantt è fondamentale anche in caso di ripianificazione del progetto, grazie al quale, con poche semplici modifiche, potrai cambiare l’intero albero accorgendoti subito di nuovi possibili sovraccarichi.

4) Monitora i progressi

I Gantt di progetto, se creati con un software specifico, sono dinamici e si evolvono conseguentemente al completamento delle varie attività. Grazie a questo, potrai costantemente monitorare lo sviluppo del lavoro, identificando progressi e ritardi.

Applicare i diagrammi di Gantt al tuo progetto può quindi portare notevoli vantaggi:

  • Miglioramento dell’analisi e della pianificazione
  • Riduzione degli errori e dei rischi
  • Migliore gestione delle risorse
  • Maggiore controllo

Questi aspetti sono fondamentali per ogni project manager che punti a gestire in maniera ottimale le attività di lavoro e il team. I diagrammi di Gantt rappresentano da questo punto di vista uno strumento potente e immediatamente applicabile.

In più, con uno strumento specifico come Twproject, potrai, non solo controllare l’evolversi del tuo progetto, ma avrai la possibilità in ogni momento di confrontare lo stato del tuo gantt con le sue versioni precedenti fino alla baseline. Sarà semplice identificare le fase che hanno generato maggiore ritardo e cosi intervenire nei casi futuri.

Se vuoi approfondirne l’uso facendo delle semplici prove, scomponendo ed analizzando i tuoi progetti puoi provare gratuitamente Twproject, uno strumento completo per la gestione del lavoro che include un tool interattivo per la creazione di questi tracciati.

Una volta scaricata la demo potrai da subito iniziare a creare i tuoi grafici, suddividendo il lavoro nelle varie fasi, indicando le dipendente e le deadlines, il tool in automatico ti mostrerà graficamente la sequenza delle attività inserite aggiornandole progressivamente. Puoi fare tutti i test di cui hai bisogno e valutare in modo approfondito i benefici che questo strumento potrebbero portare nel tuo lavoro!

Vuoi provare a creare il tuo primo Gantt?

Gestire Team Distribuiti – La Soluzione é il Progetto

I team distribuiti e dinamici sono ormai una realtà costante nel mondo del lavoro.  La loro crescita va però di pari passi con l’aumento della difficoltà di analisi dei progetti.

Questa prassi, ormai cosi diffusa, è infatti di non facile gestione. Gestire team distribuiti in termini di avanzamento di progetto, comunicazione e tempi di lavoro è complicato, per ogni project manager.

Molti progetti – tanti team

Le grandi aziende, ma anche quelle piccole, con un gran numero di progetti possono veder crescere di numero anche i propri team, e quando dico team intendo persone che stanno lavorando sul progetto. Anche se la tua azienda è composta da appena sette colleghi come la nostra, e tu hai un solo team che lavora su svariati progetti, puoi trovarti davanti allo stesso problema: un meeting per un progetto, un meeting per un altro, infinite e-mail relative ad un progetto, molte riferite ad un altro, che disastro!
Per questo motivo non possiamo sottovalutare questa tendenza e proveremo a gestirla al meglio.

Il problema della comunicazione

Lavorare attivamente su un progetto spesso implica l’invio di tonnellate di e-mail per tenere tutti aggiornati su cosa sta accadendo, gestire team distribuiti comporta condividere documenti e informazioni sull’avanzamento e l’impegno, programmare meeting con i clienti e i colleghi, condividere la lista dei to-do per il completamento del progetto.

Questo continuo flusso di informazioni assume che tu abbia sempre presente da chi è composto un certo team distribuito. Quanto tempo impieghi nel controllare la lista dei destinatari di una mail per avere la certezza che tutti siano stati aggiunti? Cosa succede se  dimentichi qualcuno?

Team distribuiti – Qualcuno mi aiuti!

È chiaro adesso che abbiamo bisogno di qualcosa che ci aiuti a gestire team distribuiti.  Ma cosa succede se ti dico che la soluzione è a un passo? Tutti i tuoi team sono implicitamente definiti dal tuo progetto. Nessuno conosce meglio, chi è coinvolto, del tuo software di project management.

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Nodo per nodo, progetto per progetto, potranno essere assegnate persone diverse e potranno essere condivise informazioni diverse. Semplicemente guardando al team dal punto di vista del progetto, vedrai il gruppo di lavoro che cambia.

Questa semplice ma efficace idea, ti consente di iniziare dal punto di vista del progetto: quando hai un’informazione da condividere devi solo pensare a quale progetto si riferiscono, il tuo team è già lì! Basta aprire il tuo software di project management, navigare fino al progetto che ti interessa e vedrai che il tuo team è salvato lì!

Se vuoi introdurre nella tua azienda un software di project management, puoi provare Twproject che risolve questo problema con un insieme di funzionalità che partono esattamente dal gruppo di lavoro creato sul progetto.

Gestisci i tuoi team distribuiti

3 metodi efficaci per la gestione del tempo di lavoro e delle priorità di progetto

Ti capita spesso di avere la sensazione che tutto, nella lista delle cose da fare, abbia precedenza massima? In questi casi utilizzi un metodo ben preciso per identificare cosa può essere rimandato?

Quando si ricopre un ruolo di management, gestire al meglio le scadenze di progetto è di fondamentale importanza; non solo riuscirai a lavorare meglio tu sfruttando al massimo le tue risorse, ma tutto il tuo team, se organizzato, darà il meglio di sé.

Imparare ad ottimizzare i processi e a valutare correttamente le precedenze è quindi vitale per il successo dei tuoi progetti.

I metodi utilizzati per migliorare la gestione del tempo di lavoro sono numerosi ed ognuno di essi va a toccare un diverso aspetto del problema: minimizzazione delle interruzioni, individuazione di scadenze realistiche, corretta pianificazione, organizzazione delle attività secondo la loro importanza. Ognuno poi, può trovare il metodo che meglio rispecchia la propria strategia lavorativa per massimizzare la produttività.

Qui trovi 3 metodi efficaci che ti permetteranno di migliorare la tua organizzazione:

Definisci le reali priorità:

La lista delle tue attività ti sembra composta sempre e solo da task di massima importanza, in realtà, spesso, si confonde ciò che è importante con ciò che è urgente. Grazie a sistemi di comunicazione istantanea come Skype o Slack, lavorare in modo coeso con il team è diventato molto più semplice, tuttavia il numero di interruzioni è cresciuto esponenzialmente, con il risultato che spesso ti accolli urgenze che non erano tue.

La stessa e-mail, se usata come to-do list introduce un errato concetto di urgenza, trasmettendoci un senso di fretta distante dalla realtà. L’ultima mail sembra sempre la più importante. E’ quindi fondamentale capire cosa sia davvero importante, cosa urgente e cosa invece possa essere rimandato.

Il momento migliore per stabilire e classificare le tue priorità è al mattino, appena si arriva in ufficio, ancor prima di controllare la posta in arrivo.

Per stabilire se una cosa da fare è davvero importante è necessario fare alcune considerazioni sul suo effort, sulla sua data di chiusura e sul suo costo.

Pianificare correttamente il tuo lavoro ti aiuterà moltissimo a gestire al meglio il tempo di lavoro, quando un progetto ha una data di fine chiara ed il suo effort è stato stabilito, riuscirai a definire la sua importanza con più facilità.

Quanto manca alla fine del progetto? Quanto tempo mi occorre per chiudere questa attività, la posso rimandare?

Una volta stabilita la sequenza delle attività, si possono analizzare le urgenze, collocandole nella lista già creata. In generale, le interruzioni vengono percepite come urgenze e vanno quindi ridotte al minimo. Se una urgenza, interrompendo la tua concentrazione su una specifica attività, ti porta a sprecare risorse e riduce la tua produttività, deve essere rimandata.

E’ importante quindi utilizzare alcune strategie per ridurre al minimo le interruzioni, controllare per esempio la posta solo al mattino e dopo pranzo o utilizzare strumenti che dicano ai colleghi che non puoi essere disturbato.

Chiedi aiuto e delega:

Se ti trovi nella situazione di non riuscire a chiudere delle attività nei termini stabiliti, senza quindi introdurre un ritardo, è importante chiedere aiuto. Affidarsi ad un collega con un carico di lavoro inferiore può salvare il progetto da un indesiderato ritardo. In generale, quando è possibile, è sempre una buona idea coinvolgere e delegare il proprio team. In questo caso poter controllare lo stato del carico di lavoro dei tuoi collegi risulta di grande importanza per non sovraccaricare chi ha già una fitta to-do list.

Un metodo che funziona molto bene è quello di analizzare la lista delle priorità in modo condiviso, cosi che si possano bilanciare i task su tutte le risorse. Questo migliora la gestione del tempo di lavoro dell’intero team massimizzando la produttività e agevolando il senso di appartenenza al gruppo.

Utilizzare una metodologia agile per la gestione del progetto, per esempio, aiuta moltissimo l’intero team a lavorare sul metodo di prioritizzazione e distribuzione del tempo. Questo metodo infatti richiede che il team si riunisca regolarmente per l’analisi delle scadenze su piccoli e selezionati gruppi di attività. Dividendo l’intero processo in step ricorsivi sarà più semplice mantenere il controllo.

Organizzati al meglio:

Per organizzare le attività del tuo team può essere di grande aiuto utilizzare un tool che tenga traccia delle cose da fare e che ti permetta di stabilire un ordine di esecuzione.

Scrivere la lista delle attività su un foglio di carta è rischioso: ogni modifica richiede risorse ed inoltre non puoi mostrarla a chi lavora con te in real time. Se ti affidi ad un software per la gestione delle tempistiche di progetto sarà più facile avere sott’occhio cosa fare e quando, per te e per il tuo team. Per esempio, inserendo una attività con le date di scadenza, riceverai una notifica in prossimità di tale milestone che ti permetterà di agire subito in caso di ritardi, oppure, inserendo le assegnazioni a tutte le risorse potrai agevolare la comunicazione e lo scambio di attività velocizzando il processo.

Un altro vantaggio, pianificando le attività con un strumento ad hoc, è quello di poter controllare il carico di lavoro dei tuoi colleghi identificando subito chi di loro ha è meno impegnato per darti una mano, grazie alla pianificazione dei progetti potrai anche avere uno storico di quanto ti occupano certe attività, per una organizzazione sempre più precisa e realistica.

Conclusione

Seguendo questi semplici consigli per la gestione del tempo di lavoro imparerai:

  1. A creare una lista delle priorità realistica e a minimizzare le interruzioni/urgenze
  2. Quanto può aiutarti condividere le attività con il tuo team ottimizzando il tempo
  3. Che avvalendoti di un software di project management potrai massimizzare la produttività

Se vuoi approfondire come un software di gestione progetti può aiutarti scarica Twproject ed inizia subito a migliorare la tua organizzazione.

Impara a gestire il tuo lavoro con Twproject.

Una prova vale più di un milione di parole.

Cosa è la metodologia SCRUM e come può aiutarti a minimizzare i rischi di progetto

Ti sarà capitato di gestire un progetto la cui pianificazione è stata fatta in modo errato, non in linea con le aspettative del cliente, con il brutto risultato di arrivare a fine progetto in ritardo e magari anche fuori budget.
E’ vero, le aziende si stanno rinnovando, i gruppi di lavoro sono eterogenei e distribuiti, sempre più flessibili, e spesso, questa flessibilità obbliga ogni project manager a rivedere i propri processi nell’ottica di rendere anch’essi più flessibili, ma per fortuna le metodologie agili arrivano in tuo soccorso e ti aiutano a risolvere esattamente questo problema.

Negli anni 90, infatti, si riscontrava uno scostamento significativo dei progetti dalla pianificazione e soprattutto, dalle esigenze del cliente, in particolare nel settore dello sviluppo software che utilizzava l’approccio di gestione standard waterfall.
Adesso, come allora, le aziende pianificano e stimano il progetto in base ai requisiti stabiliti inizialmente facendo un solo rilascio finale del prodotto che spesso porta alla luce incomprensioni e fraintendimenti iniziali. I progetti, cosi gestiti, spesso terminano in ritardo e fuori budget.

Le metodologie agili, come lo SCRUM, nascono quindi dalla necessità di allontanare il progetto dalla parte pianificata e contrattualizzata per avvicinarlo al cliente, alle sue necessità e alla sua soddisfazione, durante tutto il processo di sviluppo.
Un’azienda che decide di utilizzare questa tecnica riesce a minimizzare i rischi tenendo sotto controllo l’andamento del progetto. Coinvolgendo il team ed il cliente durante tutto il processo è molto più facile rimanere allineati alla pianificazione e rimanere quindi nei tempi previsti e soprattutto nel budget.

Cosa è il metodo SCRUM?

Sicuramente la più famosa delle metodologie agili, è un frame work, quindi un’insieme di procedure, per la gestione iterativa del processo di sviluppo a partire da un set predefinito di attività.
Questo metodo si basa sull’idea di raffinare iterazione dopo iterazione, l’idea iniziale del cliente, secondo quello che viene rilasciato di volta in volta e al suo feedback.

All’inizio del progetto si definisce una lista di attività(backlog), ciclicamente se ne seleziona un sottoinsieme prioritizzato, realizzabile in circa 1-2 settimane(sprint), lo si realizza e lo si sottopone al cliente per il test. Ogni sprint prevede delle riunioni per la prioritizzazione delle attività, per la condivisione dell’andamento dei lavori, e per una revisione ed analisi finale. Questi cicli si ripetono fino alla conclusione di tutte le attività.
Lo scopo dello SCRUM è far si che non ci siano fraintendimenti, che il cliente possa intervenire ciclicamente per orientare il prodotto nella giusta direzione senza brutte sorprese alla fine del progetto.

Può non esistere quindi una data di rilascio finale, il progetto si chiude quando la lista delle attività è vuota e il cliente è soddisfatto.
Questo frame work facilita anche la stima del progetto, di fatto non ne richiede una stima complessiva e totale ma prevede una stima ciclica che tutela sia il cliente che l’azienda da stime incorrette: se il cliente ha un budget limitato sarà limitata la sua lista delle attività, se il cliente ha budget infinito potrà raffinare e aggiungere attività fino alla realizzazione completa del progetto in accordo con l’azienda.

cicli-metodologia-scrum

Perché utilizzare un metodologia agile?

Anche se la metodologia SCRUM nasce nell’ambito dello sviluppo software può essere di aiuto a moltissime aziende, non solo entrando nel dettaglio del frame work ma abbracciandone la filosofia generale.

Abbiamo applicato recentemente il metodo scrum nel marketing digitale riscontrando come questo funzioni e risolva problemi quotidiani in aziende di quello specifico settore, per esempio:

1) Definire una lista di requisiti/attività/desiderata con il cliente il più dettagliata possibile: questo ti aiuterà a stimare l’effort del progetto, a far comprendere al cliente eventuali criticità e a tutelarti da possibili richieste extra.

2) Prioritizzare le attività e stimarle con il gruppo di lavoro: questa abitudine può essere di grande aiuto nello svolgimento del progetto, coinvolgendo il team nella stima lo si responsabilizza ottenendo informazioni precise che risiedono solo nella conoscenza dei tecnici. Non solo, il team che stima e prioritizza le attività, di fatto gestisce il suo carico di lavoro e ne diventa maggiormente consapevole. Questa è la migliore strategia per la stima del progetto.

3) Organizzare la gestione in iterazioni produttive: sia che il cliente collabori sia che i cicli siano interni all’azienda, organizzare la produzioni in iterazioni obbliga ogni team a fare il punto della situazione con cadenza regolare, accorgendosi subito di eventuali scostamenti dai desiderata e ritardi.

4) Meeting giornalieri per avanzamento lavori: questa attività, spesso sottostimata, in realtà risulta fondamentale. Aggiornare il team sull’avanzamento del proprio lavoro permette di condividere momenti più stressanti e di aiutarsi in caso di ritardi salvando il progetto dai colli di bottiglia.

La lista dei benefici che si possono avere avvicinandosi alle metodologie agili sono numerose, sia che lo si segua alla lettera, sia che appunto se ne abbracci solo la filosofia. La ciclicità del sistema ti permetterà di migliorare col tempo, capendo con il tuo gruppo di lavoro cosa funziona e cosa no.

Utilizzando un software di project management che supporta questa tecnica sarà ancora più facile organizzare meglio il  tuo lavoro, un software come Twproject, ti può guidare nel miglioramento dei processi interni rendendoti il controllo dei tuoi progetti.

Inizia subito a gestire i tuoi progetti con SCRUM

Come Diventare un Project Manager di Successo (Infografica)

Nonostante ciò che pensa la gente, essere un Project Manager di successo richiede molta creatività. Un project manager deve essere creativo nel gestire le sue risorse e i cali di produttività, emozioni, conflitti e idee, essere creativo nel comunicare con i propri capi, essere creativo nel gestire grandi progetti con ritardi inaspettati…

Quindi, come rimanere creativi anche quando si gestiscono progetti complessi? Ecco alcuni suggerimenti:

Meditare e non rimanere svegli tutta la notte – questo è un buon consiglio in generale. Per essere produttivi e allo stesso tempo creativi, gli studi dimostrano che si deve riposare almeno 6 ore per notte. Oltre a questo, imparare a meditare può insegnarti l’arte della pazienza e a evitare l’accumulo di stress.

Essere una spugna e non aspettare l’ispirazione – le metodologie di project management sono lì per essere provate fino a trovare quella che meglio risponde ai tuoi progetti. Le metodologie Agili, waterfall, GTD, queste sono solo alcuni esempi di ciò che potete sperimentare. Apriti a nuove strategie e impara a percorrere strade nuove, generalmente i team sono positivi verso organizzazioni più strutturate che li fanno sentire più protetti e seguiti. Se hai problemi a gestire i tuoi progetti e a verificare il loro avanzamento, allora puoi usare un software come Twproject che ti consente di lavorare in modi diversi a seconda delle tue necessità.

Credi in te stesso e non fare da solo – anche se sei il project manager non scordarti dell’opinione del tuo team. Credi nelle tue idee e nella tua creatività ma chiedi anche la loro opinione prima di procedere con decisioni importanti. Se una scelta ricadrà anche sul tuo team, sarà più facile se loro avranno partecipato alla decisione finale. Questo rafforzerà il senso di appartenenza al team. Leggi qui per scoprire come il tuo team può aiutarti a lavorare meglio.

Fai attenzione e non saltare i giudizi – i progetti, dall’inizio alla fine, sono un grande processo creativo che richiede la tua costante attenzione. In questo senso, devi fare attenzione a tutto quello che accade nella tua azienda, se c’è un problema che può avere un impatto anche sul tuo progetto, devi agire immediatamente, anche in modo creativo. Non smettere mai di analizzare i tuo ritardi e le loro cause perché può succedere ancora e uno studio attento può aiutarti ad affrontarli in futuro.

Dì “Si, e …” e non dire “Non funzionerà mai”–vai avanti e non discutere – qui stiamo parlando di costruzione del team, perché non puoi essere un project manager di successo se non hai un team innovativo e un team può dare il meglio se tutti sono liberi di esprimersi, e tu, come project manager, devi imparare ad ascoltarli, anche quando non sei d’accordo. Per avere il team più innovativo devi guardare oltre.

“Old pattern only bring to old results”

“New ideas require risk. People need to know it’s safe to express new thinking”

09ef3d52ba51989da8a95d3c70782e04 Source Entrepreneur.

Diventa un project manager di successo con un software di project management

Come Introdurre un Software di Gestione Progetti e Avere Successo

Una delle sfide più grandi che un project manager si trova ad affrontare in un nuovo team è quella di migliorare la gestione dei progetti  e fare in modo che abbiano questi cambiamenti siano accettati dal gruppo senza resistenza.
Uno degli esempi più frequenti è quando un project manager decide di introdurre un nuovo strumento di project management.
Questa fase di cambiamento, anche se percepita molto stressante, è una grande opportunità per l’azienda per migliorare la propria organizzazione e la propria strategia.
Bene, cosa succede se sei tu quel project manager? Cosa fare se davvero vuoi cambiare le cose nell’organizzazione della tua azienda con un nuovo software di project management?

Individua i tuoi obbiettivi:

 

Una delle cose più importanti da fare prima di introdurre un nuovo software è individuare i tuoi obiettivi. Dovrai rispondere a 2 domande:

  1. Qual è la ragione principale che ti spinge a cercare uno strumento di project management?
  2. Quali sono le caratteristiche principali dello strumento che hai scelto?

Queste semplici domande ti consentono di analizzare quello che manca oggi al tuo team e quali sono gli obbiettivi che vuoi raggiungere nel futuro. Ecco alcuni esempi:
“Ho bisogno che ognuno veda su cosa sta lavorando, che smetta di perdere tempo con le e-mail, segnalando problemi e ritardi. Il software che ho scelto ha delle utilissime dashboard con la lista delle assegnazioni attive ordinate per priorità.”
“Ho iniziato a cercare un software di project management perché non avevamo idea del costo dei nostri progetti. Volevamo tracciare il tempo impiegato e produrre dei report con il costo delle risorse. Abbiamo scelto il software che ci permette di gestire facilmente i costi delle risorse e che, allo stesso tempo, ha uno strumento di time tracking”

Una volta che i tuoi obiettivi saranno chiari, cerca di essere concreto e fissa alcuni piccoli compiti per il futuro prossimo. Avere aspettative realistiche è molto importante, anzi è un punto fondamentale, se prevedi di raggiungere obiettivi non realistici subito riscontrerai nel tuo team un senso di fallimento e questo porterà il software a fallire.

Allo stesso tempo, se non comunichi le tue aspettative, nessuno capirà quanto sarà utile questo cambiamento e abbandoneranno il software.
Nessuno ha detto che sarebbe stato facile…

stereotype metapher leadership or exclusion
stereotype metaphor leadership or exclusion

Comunicare con il team, stiamo cercando di miglioreare..

L’altro punto chiave nell’introduzione di un nuovo software in un’azienda, è far sapere a tutti che questo aiuterà tutti a lavorare meglio, non solo il project manager.
Questo, in alcuni casi, è molto difficile.
Se sei il project manager di un team molto unito, forse per te può non valere, ma adesso io sto parlando a tutti quei pm che hanno un team grande da gestire, magari distribuito su più sedi e con persone che lavorano in maniera diversa. Quindi, come far percepire positivamente questi cambiamenti?
Non è un software per controllare chi lavora e chi no. Sembra brutto da dire, ma molte volte questi tipi di software sono percepiti come uno strumento di controllo. Non lo sono, e va detto chiaramente. Non importa se poi otterrai report sorprendenti su tutte le ore lavorate, oppure se, grazie al software, vedrai chi ha troppo carico. Il motivo del cambiamento non è avere più controllo, almeno non dovrebbe esserlo ;-).
Diventa il pm di te stesso e organizza al meglio il tuo lavoro. Una volta che il project manager ha creato la struttura del task, con dipendenze e tempistiche, tutto il team potrà controllare le priorità, organizzare i to-do e gestire il lavoro in autonomia. Se tu, come pm, riuscirai a fargli capire l’utilità di questo nuovo impegno, allora avrai il team dalla tua parte.
Questi sono solo due esempi da riportare al tuo team per fargli capire quanto utile può essere un software di project management e fargli capire che è uno strumento per tutto il team.

Prendi il meglio del software

Seguendo questa semplice ma efficace strategia per introdurre il nuovo software in azienda, otterrai nel tempo risultati incredibili. Se il tuo team userà il software, inserendo e aggiornando dati senza sforzo, otterrai qualcosa come:
Inserendo stime e worklog -> carico di lavoro del team e tracking dei costi
Quando il software sarà adottato, inizierai a inserire grafici di progetto e assegnare le tue risorse con stime e costi orari. Grazie a questo e all’inserimento dei worklog da parte del team, potrai vedere le risorse con sovraccarico di lavoro, controllare l’avanzamento dei task e verificare i costi, tutte le informazioni aggiornate in tempo reale.
Gestendo team e agenda -> condivisione di meeting e documenti
Utilizzando un’agenda condivisa, potrai condividere appuntamenti e creare facilmente meeting in base al gruppo di lavoro del task, controllare la disponibilità delle risorse e allo stesso modo condividere documenti.
Leggi qui per sapere di più sulla gestione dell’agenda del team.

Usando la check list del task -> autogestione e responsabilità

Quando il software di pm è adottato, ti darà inoltre la possibilità di monitorare le liste di to-do legate al progetto. I to-do sono un sistema facile per tutti gli utenti per organizzare e dare le priorità al proprio lavoro, finalmente smetteranno di usare foglietti sul tavolo e nessuna idea o comunicazione andrà persa.
Se credi che il tuo team abbia bisogno di un modo più strutturato per lavorare, è probabilmente arrivato il momento di introdurre un software di project management. Sì, sarà un cambiamento importante ma otterrai dei risultati incredibili se seguirai la nostra strategia. Il nostro software, Twproject, può davvero portarti ai risultati scritti sopra, tutto questo in un solo software.

Introduci Twproject nella tua azienda

Scrum Con Twproject Per Agenzie di Marketing Digitale

Spesso ci viene chiesto che cosa sono le metodologie agili e se possono essere utilizzate anche in una azienda che non produce software.

Recentemente abbiamo lletto un articolo molto interessante scritto da Marcus Miller (@marcusbowlerhat) su come utilizzare la metodologia agile per gestire progetti di marketing digitale. Questo post ci ha dato lo spunto per descrivere un tipico caso d’uso di Twproject  ed entrare nel dettaglio di come utilizzare Twproject con metodologia Scrum.

Using agile project management for SEO & digital marketing

 

Scrum: Che cosa è, e perché con Twproject?

Come troverete spiegato nel post, lo Scrum è una metodologia di gestione progetti che aiuta piccoli team, in particolare quelli di sviluppo software, a rilasciare prodotti in modo iterativo e incrementale. Questo approccio definisce un ambiente coeso e flessibile, dove un team può lavorare in modo autonomo e con obbiettivi condivisi. Un team Scrum generalmente è costituito da diverse persone ognuna con il proprio ruolo definito, che, partendo da una lista predefinita di attivita (“backlog”),  lavora insieme in cicli di tempo brevi su una sotto lista prioritizzata di attività (“sprints”).

La comunicazione nel team è incoraggiata da meeting giornalieri e meeting di analisi alla fine di ogni sprint.

Anche se Twproject abbraccia entrambe le metodologie, Agile e Waterfall, il primo approccio rispetta perfettamente l’idea del nostro software. Incoraggiare la comunicazione nel team, l’auto-organizzazione e un approccio pratico ai problemi, queste sono le idee chiave del nostro software.

Ruoli Scrum

Product Owner, Scrum Master e Team member, questi sono i ruoli specifici che vi servirrano per gestire progetti con Scrum e che potrete attivare in Twproject dalla pagina di admin ->  New area creation wizard -> Create an area with SCRUM specific roles.

Vi invito a leggere il post citato all’inizio per comprendere appieno il ruolo di ognuna di queste figure e le sue peculiarità.

Creazione Area Scrum Twproject

Una volta creata l’area per i ruoli Scrum troverete un nuovo bottone per creare un progetto di tipo Scrum. Grazie a questa funzionalità potrete create un progetto in pochissimi minuti, selezionando il team e i ruoli corretti.

Agile tools

Una volta creato il progetto e asssegnate le risorse dovrete inserire il backlog, e cioè, come detto sopra, la lista delle attività concordate e desiderate dal cliente. Questo può essere fatto facilmente sfruttando le issue.  Una issue in Twproject può essere intesa come attività di progetto, un to-do, un ticket, e in questo caso un elemento del backlog, in generale qualcosa che deve essere fatto o ricordato in un determinato progetto.

Le issue del backlog possono essere ordinate, prioritizzatem e gestite con stati custom.

Scrum backlog con Twproject

Gestire gli elementi del backlog con Twproject èpdavvero semplice e veloce anche grazie al tool kanban, che vi permette di visualizzare le attività per priorità, gravità, per status, per assegnatario. Grazie a questo tool sarà chiaro lo stato di avanzamento del progetto e chi sta lavorando e su cosa.

Grazie al Kanban sarà anche semplice organizzare le issue per la divisione in sprint.

Twproject kanban per metodologia scrum

Una volta inseriti tutti gli elementi del backlog con la loro priorità è ora di creare il primo sprint,  che include un sottoinsieme degli elementi definiti nel backlog.

Lo sprint prevede che ogni mattina sia fatto un meeting per rendere tutti allineati sullo stato di avanzamento delle attività. Twproject sprint per metodologia scrum

Una volta creato lo sprint il gruppo può iniziare a lavorare, ogni membro del team potrà vedere le cose a lui assegnate nel prorpio cruscotto ordinate per priorità. Twproject crea per ogni progetto un fourm dedicato su cui il team puo scambiare commenti ed idee. Una volta concluse le attività, grazie all’agenda potrete organizzare una riunione per discutere su come si sono evolute le attività e su come procedere, l’evento sarà per tutto il gruppo di lavoro.

 

Conclusione

Come troverete descritto nel post “Non importa quanto si possa diventare efficienti, il lavoro deve sempre essere fatto”, allo stesso modo non importa quanto un software sia  efficace, il lavoro deve comunque essere portato a termine, tuttavia, affidandosi ad uno strumento in grado di guidare il lavoro ridurrete di fatto il carico delle singole risorse. Per iniziare ad adottare la metodologia scrum non serve essere esperti, la sua struttura ciclica vi permetterà di migliorare sprint dopo sprint, raffinando le vostre tecniche di analisi, stima e comunicazione.

 

Gestisci i tuoi progetti SCRUM con Twproject

 

La migliore Tecnica di Stima Progetto

Stimare i progetti è una attività complessa che ogni project manager deve affrontare. Non importa se si tratta di stimare un progetto per valutare il carico degli operatori o semplicemente per sottoporre un’offerta ad un cliente, il problema rimane lo stesso. Come si possono prevedere le eccezioni? Che impatto hanno queste eccezioni sulla stima finale? Posso fare una stima di progetto tenendo conto di queste eccezioni, dei possibili colli di bottiglia che sia il più possibile vicina alla realtà? La risposta è si, purché ci si affidi al proprio gruppo di lavoro.

Identificare il problema

Stimare è difficile, in modo particolare quando si devono affrontare progetti complessi e magari di lunga durata. In questi casi specifici la stima potrebbe essere quasi un numero casuale, dato a sentimento. Una stima inaccurata tuttavia può generare diversi problemi, per il team e per l’azienda in generale:

  • Sottostimare i progetti: questo è ciò che avviene più frequentemente, in particolare quando i project manager hanno un rapporto diretto con i clienti, se siete interessati a capire come mai la sottostima sia cosi frequente vi invito a leggere questo post.[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’] Roberto lavora per una piccola azienda per cui è project manager ma anche direttore commerciale. Roberto sa che il suo team sta facendo del suo meglio, ma sa anche che non può perdere nessuna opportunità di lavora in questo momento delicato. Per questa ragione tende a sottostimare ogni progetto convincendo il team che ogni nuovo progetto è di fatto una opportunità dell’azienda per crescere. Facendo cosi le sue risorse sono sovraccaricate di lavoro, la qualità del prodotto diminuisce e Roberto perde completamente il controllo dei progetti e delle reali date di consegna e dei costi.Roberto sa che la sua azienda soffrirà per un alto turn over di risorse.

[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’]

  • Sovrastimare i progetti: I project manager maggiormente connessi al team tendono invece a fare l’opposto.[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’]John è un project manager ma anche un capo progettista in una azienda di produzione software. Ogni volta che gli viene assegnato un nuovo progetto lui cerca di analizzarlo con il suo team, ma, essendo vicino alle problematiche affrontate ogni giorno tende a sovrastimare ogni possibile eccezione sovrastimando il progetto finale. Le risorse del suo team sembrano sempre caricate al massimo quando invece non lo sono, alla fine dell’anno non ci sono stati ritardi ma John sa che avrebbero potuto chiudere più progetti di quelli realizzati realmente.

Se anche tu sei un project manager che fatica trovare la corretta stima di progetto, probabilmente ti riconoscerai in una delle situazioni sopra descritte. Sicuramente stimare correttamente una attività è la chiave per avere una schedulazione corretta ed un corretto carico degli operatori, come facciamo quindi a raffinare le nostre tecniche di stima di progetto?

 

Trova la soluzione:

Ogni project manager conosce molto bene le tecniche di gestione progetto, sa quanto effort è necessario per gestire un conflitto nel team, conosce le tecniche motivazionali, ma quando si tratta di una specifica attività per la realizzazione del prodotto finito? Il project manager Sa identificare perfettamente ogni fase del progetto, ma chi meglio del team sa quanto tempo occorre per realizzare una specifica e puntuale attività? La chiave per stimare un progetto risiede nella conoscenza del proprio team.

Nicole è un project manager alla ACME spa. Lei lavora con un team molto diversificato e agile. Ogni volta che viene assegnata su un nuovo progetto organizza un team con il gruppo di lavoro per definire il Gantt di progetto. Nicole setta le milestone se il suo progetto le prevede e cerca di stabile una data di consegna. Identifica le risorse migliori per quel lavoro e le assegna sulle specifiche fasi. A questo punto chiede loro di stimare in dettaglio le loro singole sotto- fasi. Nessuno meglio di Giulia sa quanto occorre per creare un perfetto layout per una newsletter. Nicole chiede a tutto il suo team di diventare ognuno il project manager della sua singola fase.

La conoscenza del team è molto specifica e tecnica, il team conosce le eccezioni, conosce i colli di bottiglia, ognuno della sua singola fase. Per avere una stima accurata è necessario analizzare a fondo un progetto con il team, delegando la stima a chi lavora davvero sulle attività. UN buon metodo, se si hanno progetti che si ripetono nel tempo è quale di salvare la stesura e la stima di tutte le attività svolte, anche quelle aggiunte in corso d’opera, in modo da farle diventare una vera knowledge base per i progetti futuri.[av_hr class=’invisible’ height=’15’ shadow=’no-shadow’ position=’center’ custom_border=’av-border-thin’ custom_width=’15px’ custom_border_color=” custom_margin_top=’15px’ custom_margin_bottom=’15px’ icon_select=’yes’ custom_icon_color=” icon=’ue808′ font=’entypo-fontello’]

Conclusione

Utilizzando questa strategia sarà possibile avere un’idea piu chiara dell’effort richiesto da n progetto:

  • Identifica le fasi di progetto e le date di rilascio
  • Identifica le milestones e discutine col tuo team
  • Scegliete le migliori risorse per le singole fasi e delegate il lavoro.
  • Lasciate che ogni fase venga gestita dal team assegnato, che venga scomposto in ulteriori sotto fasi e stimato in dettaglio
  • Usate la conoscenza del team su ogni specifica fase per stimare l’intero progetto dal basso verso l’alto.

Usare questa strategia insieme ad un software per il project management che vi aiuti a creare i Gantt di progetto, assegnare le risorse e delegare, controllare il carico  e stimare può davvero aiutarvi in questo arduo compito.

Iniziate adesso a stimare i vostri progetti correttamente