Categoria: Gestione Risorse

Il project management sanitario, al giorno d’oggi,si sta affermando come una disciplina imprescindibile per garantire il raggiungimento degli obiettivi, l’ottimizzazione delle risorse e il miglioramento continuo della qualità dei servizi.

Attraverso un approccio strutturato e orientato ai risultati, il project management nel settore sanitario consente di trasformare idee e strategie in azioni concrete ed efficienti.

L’importanza del project management sanitario

La gestione di progetti in ambito sanitario si distingue per l’elevato livello di complessità: coinvolge numerosi stakeholder, richiede il rispetto di normative stringenti e affronta continuamente sfide tecnologiche e organizzative.

Per questo motivo, il project management sanitario si basa su metodi collaudati che permettono di gestire le variabili tipiche di questo settore, come la gestione dei tempi, dei costi, della qualità e del rischio.

Inoltre, il settore sanitario richiede una capacità di adattamento superiore rispetto ad altri ambiti: le esigenze dei pazienti, l’evoluzione delle terapie e l’innovazione tecnologica impongono una pianificazione dinamica e flessibile.

In questo contesto, il project manager sanitario ha il compito di garantire che ogni progetto sia efficiente ed efficace, contribuendo al raggiungimento degli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Gestione dei progetti sanitari: dalla definizione degli obiettivi all’azione

Un progetto sanitario di successo inizia sempre dalla definizione chiara degli obiettivi. Questi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e temporalmente definiti (SMART). Gli obiettivi rappresentano la bussola che guiderà tutte le fasi del project management.

Una volta definiti gli obiettivi, si passa alla pianificazione delle attività. Attraverso l’uso di strumenti di project management avanzati con Gantt charts, Kanban board già integrati in  Twproject, il project manager può mappare ogni attività, assegnare risorse, stabilire priorità e prevedere eventuali criticità.

La fase successiva è l’esecuzione, in cui il piano viene trasformato in azione. In ambito sanitario, ciò può significare l’implementazione di nuove tecnologie, la costruzione di strutture sanitarie, la gestione di campagne di prevenzione o l’ottimizzazione dei processi clinici e amministrativi.

Durante questa fase, il monitoraggio costante è essenziale per assicurare che le attività procedano in linea con il piano, mantenendo il progetto efficiente ed efficace.

Infine, il processo si chiude con la fase di valutazione e chiusura. Ogni progetto concluso rappresenta un’opportunità di apprendimento: analizzare i successi e gli errori permette di migliorare continuamente i processi di project management nel settore sanitario.

Le competenze chiave del project manager sanitario

Il project manager che opera nel settore sanitario deve possedere una combinazione di competenze tecniche, gestionali e relazionali. Tra le competenze più importanti troviamo:

• Leadership: saper guidare team multidisciplinari e motivarli verso il raggiungimento degli obiettivi.
• Gestione del rischio: identificare e mitigare tempestivamente potenziali criticità che potrebbero compromettere il progetto.
• Comunicazione efficace: garantire un flusso costante e chiaro di informazioni tra tutti gli stakeholder.
• Capacità analitica: raccogliere e interpretare dati per prendere decisioni informate.
• Conoscenza del settore: avere familiarità con le normative sanitarie, i processi clinici e amministrativi, e le dinamiche organizzative.
  
  Un professionista che padroneggia questi aspetti può pianificare progetti realistici, evitare rallentamenti burocratici e garantire che le iniziative rispettino standard elevati di qualità e sicurezza.

Le sfide principali del project management sanitario

Tra le sfide più rilevanti che un project manager si trova ad affrontare nel settore sanitario, possiamo citare:

• La gestione degli stakeholder: in sanità, il numero di persone e organizzazioni coinvolte in un progetto è molto elevato, ciascuno con propri interessi e aspettative.
• L’adattamento normativo: ogni progetto deve essere conforme a normative locali, nazionali e internazionali che regolano l’attività sanitaria.
• La variabilità clinica: l’unicità dei casi clinici può influenzare le tempistiche e le modalità di realizzazione dei progetti.
• La gestione delle risorse: budget e risorse umane sono spesso limitati, richiedendo un’ottimizzazione continua per mantenere il progetto efficiente.
  
  Superare queste sfide richiede non solo competenza, ma anche l’adozione di strumenti digitali che supportino tutte le fasi del project management sanitario.

L’uso di strumenti digitali per il project management sanitario

Il supporto tecnologico è ormai imprescindibile. La crescente complessità dei progetti sanitari richiede strumenti avanzati che permettono una gestione strutturata, agile e conforme alle normative.

In questo quadro, l’adozione di software di project management come Twproject è fondamentale per garantire operazioni efficienti ed efficaci.

L’implementazione di strumenti digitali consente al project manager di:

• Pianificare con precisione attività, risorse e tempi
• Monitorare costantemente l’andamento del progetto
• Migliorare la collaborazione tra team clinici, amministrativi e tecnici
• Identificare e prevenire rischi in tempo reale
• Assicurare la compliance alle normative sanitarie vigenti
  

Grazie a questi strumenti, il manager può trasformare la complessità tipica dei progetti sanitari in processi fluidi e controllabili, riducendo gli errori e migliorando l’efficacia delle decisioni.

Twproject: la soluzione ideale per il project management sanitario

Twproject è una piattaforma di project management flessibile e potente. Grazie alla sua architettura modulare e alle funzionalità avanzate, Twproject consente di gestire l’intero ciclo di vita del progetto, dalla pianificazione iniziale fino alla chiusura, con particolare attenzione alla sicurezza dei dati e alla facilità d’uso.

Con Twproject, il project manager può:

• Organizzare i progetti in modo visuale tramite diagrammi di Gantt, task list e board Kanban;
• Monitorare il tempo e i costi con strumenti di timesheet integrati e report automatici;
• Gestire i team assegnando compiti, ruoli e responsabilità in maniera chiara e tracciabile;
• Integrare documentazione sanitaria e operativa in un’unica piattaforma sicura e conforme alle normative GDPR;
• Automatizzare i flussi di lavoro, riducendo il rischio di errori e accelerando l’esecuzione dei processi.
  
  Inoltre, Twproject è altamente personalizzabile: è possibile adattare il software alle esigenze specifiche del proprio progetto sanitario, configurando workflow su misura e dashboard personalizzate.

I vantaggi concreti nell’uso di Twproject in sanità

Scegliere Twproject per il project management sanitario significa ottenere benefici misurabili:

• Miglioramento dell’efficienza operativa, grazie alla gestione ottimizzata di attività e risorse;
  
• Riduzione dei tempi di realizzazione dei progetti, con pianificazioni più accurate e monitoraggi in tempo reale;
  
• Migliore comunicazione interna ed esterna, grazie a strumenti collaborativi integrati;
  
• Maggiore qualità del servizio sanitario, derivante da una gestione più precisa e responsabile;
  
• Conformità normativa garantita, fondamentale nel trattamento di dati sensibili e documentazione clinica;
  
  Inoltre, Twproject supporta le organizzazioni sanitarie nell’adozione di un approccio data-driven: ogni azione, attività e risultato è tracciabile e misurabile, permettendo al project manager di analizzare i dati e migliorare continuamente le strategie progettuali.

Attraverso una gestione dei progetti più consapevole e strutturata, il settore sanitario può affrontare le sfide presenti e future in modo concreto, trasformando ogni progetto in un’opportunità di crescita e innovazione organizzativa.

Project Management e Program Management sono discipline correlate e spesso interconnesse.

Usando una metafora: i progetti sono come treni gestiti da un project manager che aiutano a trainare il lavoro di un team per raggiungere gli obiettivi e arrivare a un prodotto o servizio finito.

Un programma è invece come un insieme di treni che corrono su binari diversi, ma diretti alla stessa stazione (o obiettivo). Il program manager è il capostazione che ha il compito di dirigere i vari treni.

Mentre un project manager orchestra il successo dei singoli progetti, un program manager supervisiona la strategia di tutti i progetti correlati.

Ecco una guida completa per capire meglio ciascun ruolo e le differenze fra Project Management e Program Management.

Che cos’è il Project Management?

Il project manager è responsabile della guida di un team e della garanzia che tutte le attività siano completate nei tempi e nel budget previsti.

Una gestione efficace dei progetti richiede una profonda conoscenza delle diverse metodologie e dei software di project management che possono essere utilizzati per semplificare il flusso di lavoro.

Inoltre, il project manager deve possedere solide capacità di leadership e comunicazione per guidare efficacemente i membri del team e mantenerli costantemente motivati.

 Promuovendo un ambiente di lavoro collaborativo e di supporto, il project manager può incoraggiare la creatività e l’innovazione, con conseguente miglioramento dei risultati del progetto.

In qualità di project manager, è necessario svolgere diverse responsabilità chiave.

Queste includono:

•  Definire l’ambito, gli obiettivi e i risultati attesi.
• Sviluppare un piano di progetto dettagliato con milestone e tempistiche chiare.
• Assegnare compiti e responsabilità ai membri del team.
• Monitorare i progressi e apportare le modifiche necessarie.
• Gestire i rischi di progetto e risolvere i problemi che si presentano.
• Comunicare regolarmente con gli stakeholder per tenerli informati.
•  Promuovere un efficace lavoro di squadra e la collaborazione tra i membri del team.

Che cos’è il Program Management?

La gestione di un programma implica la supervisione di un gruppo di progetti e attività correlati, allineati a un obiettivo comune.

A differenza dei progetti, i programmi spesso coinvolgono più progetti interdipendenti.

Un program manager è responsabile di garantire che tutti i progetti all’interno del programma siano coordinati efficacemente per raggiungere i risultati desiderati.

Si concentra sulla pianificazione strategica, sull’allocazione delle risorse e sulla gestione degli stakeholder.

La gestione di un programma è un campo complesso e dinamico che richiede un insieme unico di competenze e qualifiche.

Il ruolo di un Program Manager si estende oltre i singoli progetti. Le sue responsabilità includono:

•  Definire gli obiettivi strategici del programma.
• Garantire una comunicazione e una collaborazione efficace tra i team di progetto.
• Gestire i budget del programma e allocare le risorse.
•  Identificare e mitigare i rischi che possono influire sul successo complessivo del programma.
•  Monitorare l’avanzamento dei singoli progetti e del programma nel suo complesso.
• Coinvolgere gli stakeholder e gestire le loro aspettative.

Queste responsabilità richiedono che un responsabile di programma abbia una visione olistica del programma e dei suoi obiettivi.

Somiglianze e differenze tra Project Management e Program Management

Comprendere le sfumature del Project Management e del Program Management è fondamentale per le organizzazioni che mirano a realizzare efficacemente le proprie iniziative e raggiungere gli obiettivi strategici.

Somiglianze tra Project Management e Program Management:

• Pianificazione e definizione degli obiettivi.
• Definizione delle priorità e allocazione delle risorse.
• Monitoraggio dei progressi e gestione dei rischi.
• Coordinamento dei team e comunicazione con gli stakeholder.

Questi punti in comune evidenziano i principi fondamentali alla base del successo di progetti e programmi, sottolineando l’importanza di una pianificazione strutturata, di un utilizzo efficace delle risorse e di una comunicazione chiara durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Differenze tra Project Management e Program Management

Nonostante alcune responsabilità sovrapposte, esistono notevoli differenze tra la gestione di progetto e la gestione di programma:

• Il project management si concentra su singoli progetti, mentre il program management supervisiona più progetti.
• La gestione di progetto è temporanea, mentre la gestione di programma è continuativa.
•   Il project management ha un ambito più ristretto, mentre il program management ha un focus strategico più ampio.
• I project manager lavorano principalmente con risorse specifiche per il progetto, mentre i program manager devono gestire risorse condivise.

Queste distinzioni sottolineano le diverse competenze e prospettive richieste ai project manager e ai program manager per eccellere nei rispettivi ruoli.

Nel caso del project management si enfatizza il completamento delle attività entro i vincoli definiti, mentre nel caso del program management si dà priorità all’allineamento con gli obiettivi organizzativi e alla creazione di valore a lungo termine.

Program Management vs Project Management: come interagiscono concretamente?

Program manager e project manager collaborano quando progetti e programmi si sovrappongono.

Il Program Management e il Project Management sono ruoli distinti ma fortemente interconnessi all’interno delle aziende.

Il project manager si occupa della realizzazione di singoli progetti, garantendo che vengano completati entro i tempi, il budget e con la qualità prevista.

Il program manager, invece, supervisiona un insieme di progetti correlati, il programma appunto, assicurandosi che lavorino in sinergia per raggiungere obiettivi strategici più ampi.

La loro interazione concreta avviene quotidianamente attraverso la comunicazione, l’allineamento delle priorità e la gestione delle dipendenze.

Mentre il project manager è focalizzato sulle attività operative, il program manager ha una visione d’insieme e coordina le risorse per evitare conflitti o duplicazioni.

Ad esempio, se due progetti richiedono lo stesso team, sarà compito del program manager riequilibrare la pianificazione per non rallentare l’intero programma.

Inoltre, i feedback dei project manager sono fondamentali per permettere al program manager di adattare la strategia o ricalibrare gli obiettivi.

Una collaborazione armonica tra Project e Program manager è quindi essenziale per il successo organizzativo a breve e lungo termine.

Program Management vs Project Management: l’utilizzo di un software

Sia project manager che program manager possono sfruttare diversi strumenti software per migliorare la propria efficacia ed efficienza.

Entrambi dovrebbero scegliere uno strumento in linea con le loro esigenze specifiche, che consenta loro di gestire efficacemente le risorse, monitorare i progressi e facilitare la comunicazione tra i membri del team e gli stakeholder.

In un mercato che offre diverse possibilità digitali, Twproject può essere la scelta giusta.

Questo software di project management consente di creare e assegnare attività, stabilire scadenze e monitorare le tempistiche, sia in ambito di progetti che in ambito di programmi.

Questo tool offre a manager e team uno spazio centralizzato per la comunicazione, la condivisione di file e la collaborazione in tempo reale permettendo conversazioni rapide e integrazioni con altri strumenti per un flusso di lavoro fluido.

Per il project manager in particolare, Twproject consente una dettagliata gestione delle scadenze, la suddivisione in task, il monitoraggio dei costi e il controllo dell’avanzamento in tempo reale.

Per il program manager, il software offre una visione d’insieme, facilitando l’identificazione delle interdipendenze tra progetti, l’allocazione efficiente delle risorse e la gestione dei rischi su scala più ampia.

Report automatici, dashboard interattive e strumenti di analisi predittiva aiutano a prendere decisioni più rapide e informate.

In sintesi, Twproject non solo migliora l’efficienza operativa, ma potenzia anche la coerenza tra progetti e programmi, aumentando il valore d’insieme per l’organizzazione.

Organizzare e pianificare le attività di project management è un aspetto cruciale che, se non eseguito correttamente, può portare un progetto al collasso.

Essere flessibili e aperti al cambiamento aiuterà a mantenere il progetto in carreggiata e a superare eventuali ostacoli.

Vediamo in questo articolo come assegnare le attività di project management per garantire una pianificazione efficiente del progetto.

Importanza di assegnare le attività nel project management

In qualsiasi progetto, il successo o il fallimento spesso dipendono da quanto efficientemente vengono assegnati compiti e responsabilità.

Un’assegnazione corretta assicura che ogni membro del team di progetto sappia esattamente cosa deve fare, come e quando.

I task aiutano devono essere assegnati anche in base a punti di forza e di debolezza dei membri del team.

Assegnando le attività in base alle loro competenze ed esperienze, è possibile massimizzare il loro potenziale e migliorare le prestazioni complessive.

Quando i membri del team sono consapevoli delle loro responsabilità specifiche, è più probabile che si assumano la responsabilità delle proprie attività e lavorino per raggiungere gli obiettivi del progetto.

In sintesi, una corretta assegnazione delle attività porta a una migliore gestione del tempo, a una maggiore efficienza e a una migliore qualità del lavoro.

Fattori da considerare per l’assegnazione delle attività di project management

Quando si tratta di assegnare compiti e responsabilità per la pianificazione del progetto, ci sono diversi fattori che dovrebbero essere presi in considerazione:

1.  Obiettivi del progetto

Il primo fattore da considerare sono gli obiettivi generali del progetto. Ogni compito e responsabilità dovrebbe allinearsi a questi obiettivi per garantire che tutti lavorino per raggiungere lo stesso traguardo. Ciò aiuta anche a stabilire le priorità dei compiti e a determinare quali membri del team sono più adatti per determinate responsabilità.

2.  Punti di forza e competenze individuali

È importante considerare i punti di forza e le competenze di ogni membro del team quando si assegnano compiti. Ciò aiuterà a delegare compiti alla persona più qualificata, assicurando che il lavoro venga completato in modo efficiente ed efficace.

3.  Vincoli di tempo

Un altro fattore da tenere a mente sono i vincoli di tempo del progetto. Alcune attività potrebbero avere scadenze più rigorose di altre, quindi è importante assegnarle di conseguenza e preventivare tempo sufficiente a ciascun membro del team per completare i propri task.

4.  Costi e spese

Le risorse devono essere preventivate a seconda del loro costo orario. Per ogni attività è quindi fondamentale considerare l’impatto di questi costi sul budget di progetto.

5.  Disponibilità delle risorse

La gestione delle risorse è un altro elemento fondamentale, per garantire l’efficacia del progetto. Se un membro del team assegnato ad un determinato compito è in vacanza, i lavoro non andrò avanti e questo potrà causare un ritardo dell’intero progetto. ll project manager deve quindi considerare attentamente la disponibilità di ogni risorsa.

6.  Comunicazione e collaborazione

Quando si assegnano le attività, è fondamentale considerare come i membri del team comunicheranno e collaboreranno tra loro. Un buon piano di progetto prevede chiare linee guida su chi supervisionerà le attività e come verranno condivisi gli aggiornamenti tra il team.

7.  Flessibilità e adattabilità

È importante tenere presente che la pianificazione e la gestione dei progetti non è inciso nella pietra. Possono sorgere cambiamenti o sfide inaspettate, quindi è essenziale assegnare attività e responsabilità in un modo che consenta flessibilità e adattabilità. Ciò garantirà che il progetto rimanga in carreggiata e possa facilmente adattarsi a qualsiasi circostanza imprevista.

8. Gestione dei rischi
Una corretta gestione dei rischi aiuta a identificare e prevenire possibili problemi che potrebbero compromettere il progetto. Un buon project manager deve essere in grado di valutare le minacce potenziali e adottare misure preventive per ridurre gli impatti negativi sullo sviluppo delle attività.

Perché scegliere un software di project management per assegnare le attività?

Come abbiamo visto, la gestione delle attività è più che creare una lista di cose da fare e barrare i task a mano a mano che vengono completati.

Nel mondo del lavoro moderno, caratterizzato da progetti complessi e da una crescente necessità di coordinare team distribuiti in diverse aree geografiche, l’uso di un software di project management per assegnare le attività è diventato essenziale.

Twproject, uno strumento di project management fra i più innovativi del mercato, offre una serie di vantaggi che lo rendono uno strumento indispensabile per qualsiasi azienda.

Uno dei principali benefici è la chiara definizione dei compiti e delle responsabilità.

Con questo software dedicato, ogni attività può essere assegnata in modo dettagliato, indicando priorità, scadenze e risorse necessarie. Ciò elimina la confusione su chi deve fare cosa e riduce il rischio di sovrapposizioni o compiti dimenticati.

Inoltre, permette ai manager di monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle attività, identificando eventuali colli di bottiglia e intervenendo tempestivamente per risolverli.

Un altro vantaggio fondamentale è la centralizzazione delle informazioni.

Twproject consente di raccogliere in un’unica piattaforma tutti i dati relativi a un progetto, inclusi documenti, conversazioni e aggiornamenti. Questo facilita la comunicazione tra i membri del team e riduce la necessità di meeting superflui per ottenere informazioni aggiornate.

Inoltre, grazie a strumenti come il diagramma di Gantt, i progetti possono essere organizzati in modo visuale, permettendo di identificare eventuali ritardi o sovraccarichi.

Questo tool di project management offre funzionalità di reportistica avanzata che permettono di analizzare le prestazioni del team e individuare aree di miglioramento.

Grazie alla raccolta di dati e alla creazione di report visivi, il project manager potrà valutare l’efficacia delle strategie adottate e ottimizzare i flussi di lavoro in base a metriche concrete.

Diventa evidente quindi come un software di project management per assegnare le attività di project management significa migliore organizzazione, maggiore trasparenza, automazione dei processi e collaborazione ottimizzata.

Investire in un software di questo tipo non è solo una scelta strategica, ma una necessità per rimanere competitivi in un mercato sempre più dinamico.

Il modello Tuckman e le fasi di sviluppo del gruppo sono un sistema collaudato per comprendere come i team progrediscono e si sviluppano.

Si tratta di un modello che viene utilizzato all’interno di grandi aziende come Google e Facebook.

Vediamo in questo articolo quali sono le fasi di sviluppo del gruppo secondo il modello Tuckman.

Cos’è il modello Tuckman?

Il modello Tuckman prende il nome dallo psicologo Bruce Wayne Tuckman, che nel 1965 sviluppò questa teoria per spiegare le dinamiche di sviluppo dei gruppi di lavoro.

Il suo studio si basa sull’osservazione di team in diversi contesti e sulle sfide che affrontavano durante la loro evoluzione.

Il modello Tuckman è uno strumento per comprendere le cinque fasi dello sviluppo del team che sono:

1.   Forming

2.   Storming

3.   Norming

4.   Performing

5.   Adjourning

Questo sistema descrive quindi queste cinque fasi prevedibili che un team attraversa e spiega come è possibile usarle per migliorare il funzionamento della squadra. E’ tuttora ampiamente utilizzato in ambito aziendale, educativo e nel project management per comprendere e ottimizzare le dinamiche di gruppo.

Sebbene ogni team sia diverso e progredisca al proprio ritmo, queste fasi funzionano come una guida per i project manager durante il ciclo di vita del progetto.

Comprendere dove potrebbero trovarsi i membri del team sulla scala consentirà al project manager di gestire i dipendenti in modo più efficace sia come individui che come unità collettiva.

 Vediamo le cinque fasi del modello Tuckman nel dettaglio.

Tuckman e le fasi di sviluppo del gruppo

1.  Forming (incertezza, nervosismo, curiosità ed entusiasmo)

Nella fase di formazione, i membri del team stanno appena iniziando a conoscersi, a imparare i loro ruoli nel gruppo e i loro compiti individuali.

Tutto è ancora molto incerto; nessuno sa ancora bene cosa dovrebbe fare, come dovrebbe comportarsi o persino chi sono gli altri membri del gruppo.

E’ un po’ come la prima volta in un nuovo ambiente: i dipendenti potrebbero guardarsi intorno e chiedersi se si trovano nell’ambiente giusto o se i loro compagni di squadra siano all’altezza.

In questa fase è importante che i membri del team vengano incoraggiati a conoscere i loro compagni di squadra e a scoprire i loro punti di forza e di debolezza.

La fase di formazione prevede anche di dare un’occhiata agli aspetti fondamentali del progetto: obiettivi, attività, scadenze, ecc.

E’ importante che l’intero team familiarizzi con questi concetti fondamentali prima di passare alla seguente fase di Storming.

2.  Storming (frustrazione, conflitto e competizione)

La fase di Storming è spesso la più scomoda.

Qui il team comincia a rendersi conto che non sta lavorando bene come dovrebbe e che le personalità individuali possono influenzare la produttività.

In questa fase emergono diversi punti di vista, che possono portare a conflitti ma anche a una maggiore comprensione reciproca.

I membri del team iniziano a confrontarsi su strategie, metodi di lavoro e aspettative, generando a volte tensioni che, se non gestite correttamente, possono ostacolare la collaborazione.

Questa fase è caratterizzata da discussioni accese, incomprensioni e talvolta competizione tra i membri. Tuttavia, è un momento cruciale in cui il gruppo inizia a stabilire dinamiche di lavoro più chiare.

Il project manager ha un ruolo chiave nel facilitare la comunicazione, risolvere i conflitti e incoraggiare un clima di fiducia reciproca, affinché le divergenze diventino opportunità di crescita piuttosto che ostacoli.

Per superare con successo la fase di Storming, è essenziale che il team impari a gestire le emozioni, a sviluppare un ascolto attivo e a trovare soluzioni condivise. Stabilire regole di comunicazione efficaci, incoraggiare la condivisione di idee e favorire il dialogo aperto aiuta a trasformare questa fase critica in un passaggio produttivo verso la crescita del gruppo.

Il pensiero passa da se stessi come individui responsabili solo della propria parte del progetto al riconoscere di essere parte di un gruppo, e che ogni membro è responsabile del prodotto finale.

3.  Norming (cooperazione, supporto e risoluzione dei problemi)

A questo punto, le cose si sono amalgamate e il team è ora coeso.

I membri del team hanno superato la fase di conflitto e iniziano a sviluppare relazioni più stabili e collaborative. La fiducia reciproca cresce e si instaurano dinamiche di supporto e rispetto.

I dipendenti si sentono a loro agio e vanno (nella maggior parte dei casi) d’accordo tra loro. La comunicazione diventa più aperta ed efficace, con i membri che si ascoltano attivamente e cercano soluzioni ai problemi in modo costruttivo.

Il team è ora più produttivo e concentrato sul raggiungimento degli obiettivi comuni, è più autogestito poiché il gruppo ha stabilito una leadership condivisa.

Leadership condivisa è un elemento chiave di questa fase: i membri del team si sentono più coinvolti nelle decisioni e nella gestione del lavoro. Ciò favorisce un senso di responsabilità collettiva e aiuta a mantenere la motivazione alta.

Per rafforzare ulteriormente la coesione del team, è utile implementare attività di team building, che permettono di consolidare i rapporti interpersonali e migliorare la collaborazione. Inoltre, il project manager deve continuare a monitorare il gruppo, fornendo supporto e feedback positivi per mantenere un ambiente di lavoro sereno e produttivo.

4.  Performing (creatività, innovazione e consegna)

In questa fase c’è un alto livello di fiducia e creatività, c’è unità di scopo e impegno e il team comprende gli obiettivi. I membri del team hanno ormai sviluppato un metodo di lavoro ben definito e possono operare con autonomia ed efficienza.

Lavorano insieme in maniera fluida, con un equilibrio tra competenze individuali e collaborazione di gruppo.

Il conflitto viene gestito in modo costruttivo e il team è in grado di raggirare le difficoltà per trovare soluzioni.

Il problem solving diventa una pratica quotidiana, e il gruppo affronta sfide con spirito innovativo e determinazione. Ogni membro si sente parte integrante del progetto e contribuisce attivamente al successo collettivo.

A questo punto la produttività raggiunge il suo picco; il team ha imparato a comunicare in modo efficace e tutti i dipendenti lavorano insieme per raggiungere i risultati con entusiasmo. Il leader assume un ruolo di supporto più che di gestione, fornendo linee guida e strumenti per ottimizzare il lavoro senza dover intervenire costantemente.

Questa fase è anche il momento in cui il team può sperimentare nuovi approcci e strategie, aumentando la propria capacità di innovare. Il senso di appartenenza e la fiducia reciproca sono ai massimi livelli, rendendo il gruppo resiliente e altamente performante.

Il project manager deve assicurarsi che le cose procedano senza intoppi. Ciò significa tenere riunioni e check-in regolari in modo da mantenere tutti sulla buona strada.

Questa fase può durare anni, ma se un membro del team se ne va o uno nuovo si unisce, molto probabilmente si dovrà ripartire dall’inizio.

 5.  Adjourning (riflessione, realizzazione e scioglimento)

Questa è l’ultima fase del modello Tuckman ed è caratterizzata dalla preparazione del team allo scioglimento.

Ciò significa che tutte le attività sono state completate o sono nelle fasi finali di completamento.

Durante questa fase, i membri del team iniziano a concentrarsi sui propri obiettivi, piuttosto che su quelli di gruppo.

Potrebbero iniziare a pensare a come lavorare con un altro gruppo o se vogliono continuare a lavorare con le stesse persone in un nuovo progetto.

Alcuni membri possono provare soddisfazione e orgoglio per il lavoro svolto, mentre altri potrebbero sperimentare un senso di perdita per la conclusione di un’esperienza lavorativa intensa.

In questa fase, è importante condurre un debriefing per raccogliere feedback e identificare aree di miglioramento. Il project manager può facilitare sessioni di riflessione, celebrando i successi del team e garantendo che i membri si sentano valorizzati per il loro contributo.

L’applicazione del modello Tuckman nel software di project management

Come visto, il modello Tuckman identifica le cinque fasi fondamentali nello sviluppo di un team ed è ampiamente utilizzato nel project management per migliorare la gestione delle dinamiche di gruppo.

Questo modello trova una forte applicazione nel software project management, in quanto permette di comprendere le dinamiche di squadra e ottimizzare il lavoro collaborativo.

Durante queste fasi, l’uso di un software di project management come Twproject, può aiutare a ottimizzare la collaborazione e il flusso di lavoro.

Nella fase di Forming, ad esempio, questo strumento può supportare nella definizione di ruoli, obiettivi e attività, offrendo una visione chiara del progetto.

Durante la fase di Storming, invece, le funzionalità di gestione delle attività e comunicazione interna aiutano a risolvere conflitti e migliorare la cooperazione.

Nella fase di Norming, Twproject contribuisce a favorisce il coordinamento del team, mentre nella fase di Performing, dashboard e automazioni migliorano la produttività e il monitoraggio dei progressi.

 Infine, nella fase successiva di Adjourning, Twproject permette di raccogliere feedback, archiviare documenti e analizzare le lezioni apprese, facilitando la chiusura del progetto.

Grazie a Twproject, il team può quindi affrontare le sfide in modo più strutturato, mantenendo alta l’efficienza e garantendo il successo dei progetti.

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Un’efficiente organizzazione del lavoro in team è un processo indispensabile per raggiungere il successo di un progetto.

Un team efficace stimola i punti di forza individuali e permette ad ogni individuo di esprimere tutto il suo potenziale.

In questo articolo spiegheremo come ottimizzare l’organizzazione del lavoro nei team e quali strumenti scegliere per aumentare al massimo le prestazioni lavorative.

Perché l’organizzazione del lavoro nei team è importante?

Pur avendo un team composto dagli individui più brillanti, senza un lavoro di squadra efficace, produttività e qualità del lavoro molto probabilmente ne risentiranno.

Una buona organizzazione consente di distribuire i compiti in modo equo, ottimizzando le competenze di ciascun membro e riducendo il rischio di sovraccarico o di duplicazione degli sforzi.

Inoltre, facilita la comunicazione, evitando fraintendimenti e migliorando il coordinamento tra i membri del team.

Un team ben organizzato riesce a rispettare le scadenze, adattarsi più facilmente ai cambiamenti e affrontare le sfide con maggiore flessibilità.

Infine, un’organizzazione chiara e strutturata del lavoro aumenta la motivazione e il senso di responsabilità, contribuendo a un ambiente di lavoro positivo e alla crescita sia individuale che collettiva.

8 strategie su come ottimizzare l’organizzazione del lavoro nei team

1.  Formare team diversificati e inclusivi

 E’ importante creare team diversificati piuttosto che gruppi di persone con idee simili.

Inizialmente potrebbe sembrare più facile lavorare con dipendenti che abbiano le stesse idee evitando così possibili discussioni, ma un gruppo di persone con background diversi ha maggiori probabilità di portare sul tavolo prospettive ed esperienze diverse.

Se tutti i membri del team la pensano allo stesso modo, provengono da background simili e hanno le stesse opinioni, il lavoro che si produce sarà probabilmente unilaterale e meno creativo.

Con più punti di vista, si ottiene un processo decisionale più approfondito creando un lavoro potenzialmente più innovativo.

2.  Definire chiaramente ruoli e responsabilità per ogni membro del team

 Quando i dipendenti non sono sicuri dei propri compiti e responsabilità, spesso si crea tensione all’interno del team.

È importante che ogni membro del team sappia esattamente di cosa è responsabile in modo che non ci siano sovrapposizioni nei task.

Se più dipendenti lavorano allo stesso compito a causa della confusione di responsabilità, si sprecherà il proprio tempo prezioso.

3.  Costruire un clima di fiducia all’interno del team

È difficile lavorare in modo produttivo se l’atmosfera è tesa.

Per questo motivo, la fiducia è molto importante quando si vuole guidare un team verso il successo.

La fiducia tra i membri del team può prosperare con qualcosa di semplice come organizzare una cena insieme o partecipare ad attività da svolgere di team building.

È importante anche incoraggiare i membri del team a interagire tra loro al di fuori del lavoro. Ciò non solo creerà un clima di fiducia, ma aumenterà anche il morale dei dipendenti e la soddisfazione sulla vita lavorativa.

4.  Incoraggiare una comunicazione chiara e frequente

Sebbene questo possa sembrare un consiglio superfluo, in realtà è uno dei primi che vengono trascurati.

Sicuramente mantenere una comunicazione chiara e frequente, soprattutto con team grandi e/o remoti, è più facile a dirsi che a farsi.

Tuttavia, comunicare in modo chiaro garantirà che tutti i membri del team siano sulla stessa lunghezza d’onda, portando a un lavoro più accurato e completato in tempi più brevi.

Una comunicazione efficace aiuta anche a creare fiducia tra i membri del team, migliorandone così le prestazioni complessive.

5.  Concedere ai team autonomia nel processo decisionale

Avere fiducia nei membri del team affinché prendano le proprie decisioni è importante per creare fiducia e migliorare illavoro di squadra.

Spesso, se le persone non hanno l’autonomia e il potere di prendere decisioni in merito al lavoro in azienda, inizieranno a provare risentimento e, nel peggiore dei casi, inizieranno ad ostacolare il lavoro.

Per mantenere i membri del team coinvolti e impegnati, è importante fornire la libertà di prendere le proprie decisioni, sempre nel limite di ruolo e capacità di una persona.

6.  Gestire saggiamente le riunioni di team

Le riunioni di team, indipendentemente dalla frequenza con cui si svolgono, dovrebbero essere utilizzate per pianificare, fare brainstorming, riflettere e condividere idee.

Non importa quanto spesso i team si incontrino (questo dipende dal tipo di progetto), ma ogni meeting dovrebbe avere un piano strutturato.

Non c’è niente di più frustrante che avere riunioni frequenti che non portano a nulla.

7.  Non aver paura di riorganizzare le dinamiche di squadra

Se determinati ruoli e/o responsabilità non funzionano per alcuni membri del team, è importante apportare alcune modifiche.

Il project manager non deve aver paura di riorganizzare e riassegnare le attività da svolgere per migliorare le dinamiche e la produttività del team.

Se i dipendenti ricoprono ruoli in cui non hanno successo, ciò avrà un impatto negativo sull’intero team perché generalmente il lavoro di ogni persona dipende dal lavoro di uno o più altri membri del team.

Pertanto, è importante la gestione delle risorse umane e quindi, assicurarsi che tutti i membri del team ricoprano ruoli adatti che consentano loro di utilizzare le competenze che hanno e di mostrare tutto il loro potenziale.

8.  Offrire al team opportunità di apprendimento

Per massimizzare i vantaggi del lavoro di squadra sul posto di lavoro, è importante fornire al team una formazione e una guida adeguate.

Offrire opportunità di apprendimento non solo migliorerà le capacità di lavoro di squadra, ma aumenterà anche il coinvolgimento e la soddisfazione lavorativa dei dipendenti.

Workshop, corsi di formazione, congressi esterni all’organizzazione sono un ottimo modo per garantire che i dipendenti comprendano l’importanza del lavoro di squadra e come essere un membro efficace del team.

Ottimizzare l’organizzazione del lavoro nei team con Twproject

Le strategie viste in questo articolo permetteranno di migliorare l’efficienza del lavoro nei team.

Tuttavia, c’è uno strumento in più che può essere utilizzato per semplificare ancora di più il processo: l’utilizzo di Twproject.

Twproject è un software di project management che si adatta alle esigenze aziendali e permette di mantenere il controllo di un progetto a 360 gradi.

Fra le sue funzionalità si trovano strumenti di pianificazione del team che aiutano a stabilire le priorità delle attività, gestire i carichi di lavoro e stabilire scadenze chiare.

Anche con flussi di lavoro ben definiti e una collaborazione efficace, sfide e criticità possono comunque sorgere improvvisamente portando a distrazioni ed inefficienze che rallentano i progressi.

Uno degli aspetti più critici è il sovraccarico di dati, che può rendere difficile individuare le informazioni davvero rilevanti.

Per questo motivo, Twproject mette a disposizione strumenti avanzati per la gestione delle viste e l’uso di filtri intelligenti, permettendo di visualizzare solo ciò che è realmente necessario per ogni progetto (approfondisci questo aspetto nell’articolo Liberati dal sovraccarico di dati: ottimizza le viste con i filtri per i progetti).

Ecco perché l’utilizzo di un software di project management come Twproject aiuta il project manager ed i membri del team a mantenere la concentrazione, ottimizzare i flussi di lavoro e garantire che i progetti vengano completati in tempo.

Nel mercato odierno, sempre più dinamico e competitivo, in cui la velocità e l’agilità sono fattori chiave di successo, disporre di uno strumento che ottimizzi la gestione dei progetti non è più un’opzione ma una necessità strategica per restare.

Un Sustainability Project Manager è responsabile del coordinamento delle iniziative di sostenibilità di un’azienda attraverso la collaborazione con i dipartimenti interni e i partner.

Come definito dalle Nazioni Unite, lo sviluppo sostenibile implica l’affrontare le esigenze attuali “senza compromettere la capacità delle generazioni future di soddisfare le proprie esigenze”.

Nella sfera aziendale, la sostenibilità denota l’impegno a condurre le operazioni in modo da evitare impatti negativi sull’ambiente, sulle comunità locali e sulla società in generale.

Per questo motivo, molte organizzazioni si stanno rivolgendo sempre più a esperti in sostenibilità.

Sostenibilità nel project management

In un mondo in continua evoluzione, la sostenibilità nel project management sta diventando sempre più rilevante.

La sostenibilità del progetto implica sia la responsabilità individuale che organizzativa per garantire che output, risultati e benefici siano sostenibili durante tutto il ciclo di vita.

Questa viene spesso pianificata fin dall’inizio, diventando un requisito chiave in (quasi) ogni progetto.

Si tratta di un concetto che può essere impegnativo da implementare, ma sta diventando un elemento che non può più essere dimenticato.

La sostenibilità implica l’assunzione di responsabilità individuale e organizzativa ed è qualcosa che tutti i professionisti del progetto devono comprendere e rispettare.

La sostenibilità è un concetto poliedrico che comprende la gestione responsabile delle risorse economiche, ambientali e sociali per garantire il benessere delle generazioni attuali e future. Nello specifico:

• Sostenibilità economica: garantire che i progetti forniscano benefici finanziari a lungo termine e contribuiscano alla crescita economica di organizzazioni e comunità.
• Sostenibilità ambientale: ridurre al minimo l’impatto ambientale negativo dei progetti e dei risultati dei progetti, come la riduzione delle emissioni di carbonio, la conservazione delle risorse naturali e la promozione dell’efficienza energetica.
• Sostenibilità sociale: affrontare le implicazioni sociali dei progetti, sia durante la consegna del progetto (coinvolgimento della comunità, partecipazione degli stakeholder e promozione della diversità, equità e inclusione) sia a causa dei progetti (comunità più forti, persone emancipate, speranza).
• Governance: rispettare e persino anticipare le normative, politiche e procedure che cambiano il modo in cui organizzazioni e persone pensano e pianificano.

La gestione sostenibile nel project management richiede quindi un approccio olistico che tenga conto dell’interconnessione di questi elementi.

Integrando questi principi di sostenibilità nei processi decisionali dei progetti, le organizzazioni possono creare valore per tutti, mitigando al contempo i rischi e garantendo la fattibilità a lungo termine dei loro progetti.

Qual è il ruolo di un Sustainability Project Manager?

Il ruolo di Sustainability Project Manager varierà in base al tipo di organizzazione.

Tuttavia, i compiti generali includono la gestione di programmi che mirano a ridurre gli sprechi e migliorare l’efficienza energetica, supervisionare la creazione e la diffusione del rapporto annuale sulla sostenibilità aziendale e garantire la conformità a tutte le normative ambientali pertinenti.

Un Sustainability Project Manager è responsabile della creazione di messaggi in base agli obiettivi e al pubblico di destinazione dell’organizzazione e della determinazione dei canali più efficaci per la distribuzione dei messaggi.

Inoltre, svolge un ruolo chiave nella promozione al cambiamento incoraggiando le parti interessate interne ed esterne ad adottare pratiche sostenibili.

Fra le qualità e competenze necessarie per ricoprire un ruolo di Sustainability Project Manager troviamo:

• Ottime capacità comunicative (sia verbali che scritte), poiché questo professionista lavora per stabilire relazioni con il personale chiave e migliorare gli sforzi di sostenibilità di un’organizzazione;

• Forti capacità analitiche, fondamentali per raccogliere dati su aree come la riduzione dei rifiuti e il trasporto sostenibile e analizzare i risultati;

• Efficaci capacità di collaborazione, necessarie poiché un Sustainabiliy Project Manager funge da collegamento tra dipendenti interni, fornitori e partner della comunità.

Twproject e l’importanza di un software di project management per la sostenibilità di progetto

Nel mondo moderno, la sostenibilità di un progetto è sempre più legata alla sua capacità di adattarsi alle mutevoli esigenze, utilizzare in modo efficiente le risorse e fornire risultati coerenti nel tempo.

Ecco perché una buona soluzione software per il project management svolge un ruolo cruciale nel garantire questi risultati.

Twproject, in particolare, può essere la scelta giusta. Vediamo quello che permette di fare:

1. Efficiente allocazione delle risorse

Twproject consente al Sustainability Project Manager di allocare le risorse in modo oculato, evitando un utilizzo eccessivo o insufficiente. Inoltre, aiuta a monitorare la disponibilità delle risorse, a pianificare il lavoro in modo efficace e a garantire che tutti i membri del team lavorino alla capacità ottimale.

2. Collaborazione e comunicazione migliorate

Una comunicazione efficace è un pilastro della sostenibilità. Uno strumento di project management come Twproject facilita una collaborazione fluida centralizzando la comunicazione, consentendo la condivisione dei file e fornendo aggiornamenti in tempo reale.

Queste funzionalità assicurano che le parti interessate rimangano informate, che le incomprensioni siano ridotte al minimo e che il progetto proceda senza intoppi.

3. Gestione del rischio e mitigazione dei problemi

La sostenibilità è spesso minacciata da sfide impreviste. Twproject include strumenti di gestione del rischio che aiutano il project manager a identificare potenziali problemi in anticipo e a sviluppare piani di emergenza in tempo. Questo approccio proattivo riduce le interruzioni e aiuta a mantenere la stabilità del progetto a lungo termine.

4. Decision making basato sui dati

Grazie alle funzionalità di analisi e reporting che offrono informazioni preziose sulle prestazioni del progetto, è possibile identificare colli di bottiglia e misurare gli indicatori chiave di prestazione per poter prendere decisioni informate.

5. Scalabilità e adattabilità

I progetti spesso evolvono, richiedendo adeguamenti di ambito, budget o tempistiche. Twproject supporta la scalabilità, consentendo al team di gestire una maggiore complessità senza perdere il focus. La sua adattabilità garantisce che le modifiche possano essere implementate in modo efficiente senza far deragliare il progetto, contribuendo così alla sostenibilità.

6. Automazione delle attività ripetitive

L’automazione riduce il carico di lavoro manuale, consentendo ai membri del team di concentrarsi su attività di valore più elevato. In questo modo Twproject consente di risparmiare tempo ed energia, rendendo le operazioni più sostenibili ed efficienti.

La sostenibilità di un progetto dipende da una combinazione di pianificazione efficace, ottimizzazione delle risorse e adattabilità.

Twproject può diventare la spina dorsale di questo processo, fornendo gli strumenti necessari per gestire la complessità, promuovere la collaborazione e prendere decisioni informate.

Nella gestione dei progetti, valutare il carico di lavoro a cui sono sottoposte le risorse gioca un ruolo fondamentale per un Happy Ending.

In un mondo ideale in cui si lavora con risorse infinite i progetti sono sempre in-time.

Nel mondo reale invece si ha spesso a che fare con membri del team contemporaneamente coinvolti su più progetti, che devono gestire le attività quotidiane ed anche le eventuali urgenze. 

In questo caso una indicazione sulla “sostenibilità” è fondamentale per capire chi e quando potrà positivamente portare a conclusione il nostro progetto

La durata e l’effort

Agli inizi, mi sorprendeva la fatica che facevano alcuni dei ns. clienti a capire la differenza tra la durata e l’effort. Per molti di loro il rapporto era di uno a uno.

Questo tipo di approccio non è solo sbagliato in termini gestionali (una fase che dura 30gg potrebbe richiedere un effort di un’ora, si pensi alla fase di attesa di materiale da un fornitore), ma sottintende un totale ed esclusivo assorbimento della risorsa su quell’attività.

Se questo approccio va bene in fase di analisi e preventivo, non può funzionare in fase di pianificazione.

In Twproject la durata del progetto si definisce alla sua creazione, l’effort invece lo si definisce per ogni risorsa coinvolta al momento della creazione dell’assegnazione.

Una buona domanda da porsi a questo punto è: “quante ore può lavorare al giorno una risorsa sul suo progetto?”

Per rispondere correttamente si devono considerare diversi  parametri:

• l’ovvio orario di lavoro (full-time, part time orizzontali o verticali)
• ferie, malattie, permessi etc.
• quanto già allocato su altri progetti
• le attività di routine
• attività spot già programmate

Le prime due voci sono intuitive ed in parte fuori dal controllo del PM, per cui analizzeremo le altre e vedremo come queste contribuiscono a generare il “carico” di una risorsa. 

Attività di progetto

Un progetto, o meglio una fase, ha sempre una data di inizio, una di fine (quindi una durata, solitamente espressa in giorni lavorativi), delle risorse assegnate.

Ogni risorsa deve svolgere delle attività stimate per un totale di giorni/ore (effort).

Senza andare troppo nel dettaglio possiamo stimare il carico su una risorsa dividendo le ore stimate per la durata del progetto.

Ad es.: una fase di 10gg con un effort di 20h mi genera un carico medio di 2h al giorno ovvero del 25% (supponendo 8 ore al giorno). 

Facile, almeno prima che il progetto inizi.

Ma una volta iniziato, cosa accade se per i primi 5 giorni non sono riuscito a lavorare su questo progetto?

Accade che dovrò lavorare 20h su 5gg, ovvero con un carico del 50%.

Quindi nelle attività di progetto le ore “non ancora fatte” danno un feedback incrementale al carico, accumulandosi nei giorni restanti.

Avere la possibilità di confrontare la situazione “ideale” (quella pianificata dal PM, senza tenere conto del fatto/non fatto), con quella “reale” (che tiene conto del feedback ) dà molti spunti di riflessione e di possibili correzioni.

E’ interessante notare che il non essere riusciti a lavorare sul progetto pianificato lo possiamo leggere dalle registrazioni del worklog. 

Il worklog è un ottimo indicatore da questo punto di vista, è una sorta di “battito del cuore del progetto”; se il cuore non batte il progetto è morto!

Se una risorsa lavora su più progetti contemporaneamente i calcoli si possono complicare e per questo Twproject ci aiuta presentando queste informazioni in modo efficiente.

Inizia anche tu a gestire il carico al meglio

Con Twproject potrai inserire i progetti, valutarne l’effort ed ottenere feedback dal tuo team.

Prova Twproject!

Le attività di routine: si lavora otto ore al giorno?

Sono la Cenerentola delle attività. 

Molti di noi pur stando in ufficio 8 ore (quando va bene :-)) possono dedicare solo una percentuale del proprio tempo ai “veri progetti”. 

Molto tempo lo spendiamo (n.b. non ho detto “lo perdiamo”) in attività non riconducibili ad un progetto. 

Nel mio caso: leggere le email arrivate, riunioni di reparto, telefonate, supporto ai colleghi.

Oltre a queste generiche ce ne possono essere altre più specifiche come aggiornamento, formazione,  archiviazione documenti, verifica backup,  manutenzioni etc.

Quanto tempo dedico a queste attività? Quasi 3 ore al giorno! 

Lo so con una certa confidenza perché sono ormai anni che con l’aiuto di Twproject registro giornalmente le ore impiegate e so che mediamente in un anno il 38% del mio tempo “lo impiego” così.

Se pianificassi un progetto che mi coinvolge al 100% per un periodo più lungo di qualche giorno, sicuramente sforerebbe.

Ma se mi chiedessero quante ore posso lavorare su una cosa ogni giorno d’istinto direi “otto ore”.  Per evitare questi errori è importante avere dati oggettivi su cui basare le ns. scelte ed analisi. 

La registrazione del worklog è la base per fare una buona pianificazione, non solo per un buon controllo sui costi.

So benissimo che questo è uno sforzo aggiuntivo ed infatti quando dico ai nostri clienti di registrare le ore “perse”, la prima reazione che ottengo è del tipo “riluttante/sbuffante/mi alzo e vado via”. 

Per questo è importante che l’attività di registrazione del worklog sia il più “indolore” possibile.

Su questo punto Twproject è imbattibile; si può registrare worklog alla chiusura dei To-do, con i bottoni start-stop, su una/due/tre settimane, sull’intero mese day-by-day, etc..  L’overhead è minimo! 

Con l’obiettivo di “misurare” le attività di routine, l’avere a disposizione un “calderone” dove poter mettere tutto quello che non si riesce a ricondurre ad un progetto alleggerisce di molto la registrazione aiutandoci a “fare 8”. 

Ai nostri clienti consigliamo sempre di creare un non-progetto “calderone” (o “cestino” o “BAU” Business As Usual per quelli più raffinati) che inizia il 1/1 e termina il 31/12 per la registrazione delle attività non progettuali. 

Dopo qualche mese di registrazioni si può capire meglio quanto tempo le ns. risorse possono davvero dedicare ai progetti.

Capita anche che sia necessario dare un’occhiata a cosa è andato nel “calderone”; magari si potrebbe strutturarlo per “classificare” meglio le attività di routine. 

Ad esempio questo è quello che usiamo noi in Twproject: 

Abbiamo capito come usare il worklog per misurare le ore che possiamo dedicare ai “veri progetti”, ma come si comportano i “progetti” di routine dal punto di vista del carico?

Più o meno come i progetti veri, ovvero l’effort viene “spalmato” uniformemente sul periodo, ma con una piccola differenza: non hanno il feedback incrementale.

Facciamo un esempio: la mia attività routinaria di supporto al team di sviluppo mi occupa “mediamente” un’ora al giorno.

Se oggi non ricevo richieste di supporto, non è necessariamente vero che domani ne riceverò il doppio. 

In pratica l’effort si considera costante su tutto il periodo.

La sua rappresentazione grafica è una barra costante:

Attività spot

Sono attività che si svolgono all’interno di un “contratto” senza sapere a priori quanto e quando.

L’esempio più calzante sono gli interventi da fare su richiesta nel quadro di un contratto di manutenzione annuale.

In questo caso si può creare un “progetto” cha ha le stesse date del “contratto” ed assegnare le risorse all’occorrenza.

Dato che è difficile prevedere a priori l’effort complessivo, per semplicità possiamo non specificarlo e lasciarlo a zero.

Se invece lo si vuole tracciare, perché al cliente è stato venduto un pacchetto di ore, le si può inserire, queste non verranno comunque considerate dal carico.

Quindi a differenza di progetti e attività routinarie, le attività spot non generano un carico “spalmato” sul periodo di durata del progetto/contratto, ma solamente nei giorni in cui sono pianificate le attività.

Con Twproject questo lo si può fare direttamente assegnando dei ToDo oppure utilizzando il piano di lavoro.

Un esempio pratico: il carico di lavoro di Giorgio

Giorgio lavora in un azienda di produzione e si occupa da molti anni di un prodotto specifico, da supporto ai clienti che lo acquistano e partecipa allo sviluppo delle sue customizzazioni.

Il lavoro giornaliero di Giorgio è quindi composto da progetti di natura diversa. Creiamoli in Twproject e vediamo la gestione del carico come appare.

Giorgio ha un progetto di supporto clienti generico che dura tutto l’anno e che occupa più o meno un paio d’ore al giorno. Questo progetto è di tipo routine:

Ecco cosa accade nel carico di lavoro di Giorgio:

Giorgio viene poi coinvolto in un progetto, per un prodotto custom di uno dei suoi clienti. La fase in cui lui è coinvolto dura solo 10 giorni e la stima del suo effort è di 40 ore.

La sua assegnazione appare cosi:

Ed ecco il carico come cambia:

Infine Giorgio ha un contratto di supporto attivo con un cliente specifico, con un pacchetto di 40 ore a consumo. Su questo progetto Giorgio non lavora a meno che il cliente non lo chiami. Questa attività è spot e anche se inseriamo l’effort, il carico non cambia.

Ma cosa succede al carico di Giorgio se il cliente lo chiama e fissano un intervento sul prodotto? Giorgio creerà un ToDo schedulato e questo modificherà il suo carico di lavoro.

Come si evince dall’immagine, l’attività spot ha rubato del tempo al progetto di Analisi ed infatti le ore che Giorgio dovrà dedicargli nei giorni residui sono aumentate.

Questi sono solo tre esempi semplici mappati con Twproject ma che rendono bene l’idea di come mappare le diverse tipologie di attività aziendali.

Per una gestione ottimale dei carichi, è quindi fondamentale valutare il tempo necessario per completare ogni fase del progetto e tenere traccia delle attività coinvolte nel processo.

Con Twproject 7 abbiamo lavorato molto su questi aspetti ed introdotto un tool, che utilizzando le informazioni del carico “suggerisce” una data di fine progetto “sostenibile” per ogni membro del team.

Abbiamo anche introdotto un tool per risolvere velocemente i picchi di carico e le sovrapposizioni, perché non sempre va tutto liscio come per il nostro Giorgio, vedremo questo tool in un post dedicato.