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La preparazione e formazione del team per l’organizzazione è una parte importante del lavoro di un project manager e non si applica solo ai nuovi assunti.

Le persone hanno bisogno di formazione e supporto durante tutta la loro carriera, sia come individui che come team, per sviluppare le loro capacità e continuare a lavorare in modo efficace.

La formazione rappresenta un’ottima opportunità per espandere la base di conoscenze di tutti i dipendenti, ma i datori a volte vedono questo come un costo e una perdita di tempo lavorativo che può ritardare il completamento dei progetti.

Tuttavia, nonostante questi potenziali inconvenienti, la formazione e lo sviluppo forniscono, sia all’individuo che alle organizzazioni nel loro complesso, vantaggi che rendono i costi e il tempo un investimento utile.

5 consigli per la preparazione e formazione del team per l’organizzazione

Proprio per l’importanza di formare il team in modo efficace, vogliamo darvi 5 consigli per farlo al meglio. Anche se possono apparire scontati, in realtà non lo sono e non sempre vengono tenuti nella dovuta considerazione. Partiamo!

Preparazione e formazione del team: Concentrarsi in primis sul team building

Per creare una sinergia, il team deve trascorrere del tempo insieme per potersi conoscere.

Le ricerche mostrano che il team building ha un effetto positivo sul posto di lavoro, come nella definizione degli obiettivi, nelle relazioni e nella risoluzione dei problemi.

Invece di concentrarsi sugli obiettivi personali, buone capacità di team building possono unire i dipendenti attorno a un obiettivo comune e aumentare la produttività migliorando l’efficienza del team.

Quindi, prima di iniziare a esaminare i metodi di formazione del team, è importante iniziare con alcune sessioni di team building.

Preparazione e formazione del team: Scoprire come i membri del team preferiscono imparare

La diversità è fondamentale, non solo all’interno della forza lavoro, ma anche nel modo in cui si offrono opportunità di apprendimento al team.

Alcune persone preferiscono la formazione pratica, mentre altre preferiscono la formazione in aula con un insegnante.

Alcuni preferiscono immergersi nella formazione per un’intera giornata, mentre altri preferiscono dedicare un’ora ogni giorno.

Soddisfare, per quanto possibile, le diverse esigenze di apprendimento del team è estremamente importante per il tasso di successo della formazione e per aumentare la conservazione dell’apprendimento.

I quattro stili di apprendimento di Kolb possono essere utili per capire come gli individui del team preferiscono apprendere e quale stile di formazione potrebbe adattarsi meglio a loro.

I quattro stili sono:

• Divergente: Le persone con questo stile di apprendimento preferiscono l’osservazione piuttosto che la pratica, sono interessate al piano relazionale ed emotivo e necessitano di dialogo ed interazione.
• Assimilatore: Questo stile di apprendimento preferisce idee e concetti. Queste persone sono in grado di comprendere informazioni ed organizzarle in modo chiaro e logico, hanno un forte orientamento al compito e sono meno interessate alla relazione.
• Convergente: Le persone con questo stile di apprendimento preferiscono la parte pratica, sono efficienti nell’operatività e amano sperimentare nuove idee.
• Adattivo: Questo stile di apprendimento è pratico e le persone che preferiscono questo stile si affidano all’intuizione più che alla logica. Sono fortemente orientate al risultato.

Preparazione e formazione del team: Offrire diversi metodi di formazione

Una volta compresi quali sono gli obiettivi con la formazione del team e quali sono i diversi stili, è il momento di esaminare i diversi modi in cui è possibile formare la squadra.

Alcuni stili di apprendimento si adattano meglio ad un team rispetto ad altri.

La formazione pratica, ad esempio, può funzionare molto bene per i team se combinata con attività di team building, per consentire alle persone di mettere in pratica ciò che hanno appena appreso in un ambiente controllato e lavorare insieme verso un obiettivo comune.

Lo stesso vale per la formazione interattiva, in cui si possono utilizzare i giochi per guidare il gruppo attraverso diversi scenari di lavoro e convincerli a capire in modo collaborativo come gestirli al meglio.

Un’altra soluzione potrebbe essere quella di offrire un corso online, ma lasciare che i membri del team completino i quiz e gli esercizi individualmente, secondo le tempistiche più adatte ad ognuno di loro.

La scelta del giusto tipo di formazione per il team dipende quindi da molti aspetti, tra cui quali sono le esigenze di formazione, come gli individui apprendono, qual è l’obiettivo della formazione, il budget e quanto tempo si vuole dedicare alla formazione.

Preparazione e formazione del team: Follow up dopo le sessioni di formazione

Una volta terminata la formazione, lo sviluppo del team non è terminato. La continuità è la chiave infatti.

Il manager deve assicurarsi di continuare ad abilitare l’apprendimento, ad esempio attraverso feedback personali o con responsabilità extra dopo la formazione.

Inoltre, si possono creare incentivi per incoraggiare il team a mettere in pratica ciò che ha imparato.

Sottolineando l’importanza dell’apprendimento continuo, si mostra ai dipendenti che il loro sviluppo è una priorità per l’organizzazione.

Seguendo la formazione con nuove attività, incontri regolari o formazione aggiuntiva, si evita che le informazioni appena apprese cadano nel dimenticatoio o vengano sepolte dal lavoro – come succede molto spesso.

Preparazione e formazione del team: Non sottovalutare il potere della formazione informale

È un aspetto trascurato, ma si stima che l’apprendimento informale rappresenti fino al 75% dell’apprendimento all’interno delle organizzazioni.

Con questo si intende l’apprendimento attraverso l’auto-riflessione, l’apprendimento dai colleghi, supervisori e manager e l’apprendimento dalla lettura di articoli, libri e siti specialistici.

È qui che entra in gioco, per tornare al discorso iniziale, anche l’investimento nel team building, perché più il tuo team va d’accordo, maggiori sono le possibilità che apprenda in modo informale l’uno dall’altro.

I vantaggi della preparazione e formazione del team per l’organizzazione

• Migliori prestazioni dei dipendenti: il dipendente che riceve la formazione necessaria è in grado di svolgere meglio il proprio lavoro. La formazione darà al dipendente una maggiore comprensione delle proprie responsabilità all’interno del proprio ruolo.
• Maggiore soddisfazione e morale dei dipendenti: l’investimento nella formazione dimostra ai dipendenti che sono apprezzati da parte dell’azienda. E di conseguenza, dipendenti che si sentono apprezzati e stimolati dalle opportunità di formazione possono provare maggiore soddisfazione per il proprio lavoro.
• Affrontare i punti deboli: tutti hanno alcuni punti deboli su cui lavorare. Un programma di formazione consente di rafforzare quelle competenze che ogni dipendente deve migliorare.
• Coerenza: un solido programma di formazione e sviluppo garantisce ai dipendenti un’esperienza e una conoscenza di base coerenti.
• Aumento della produttività e rispetto degli standard di qualità che a sua volta migliorerà il fatturato dell’azienda e la potenziale quota di mercato.
• Maggiore innovazione in nuove strategie e prodotti: La formazione continua e il miglioramento delle competenze della forza lavoro possono incoraggiare la creatività.
• Riduzione del turnover dei dipendenti: il personale si sente apprezzato ed è quindi meno propenso a cambiare datore di lavoro.

E come può un software di project management aiutarti in questo processo? Attraverso uno strumento come Twproject, il team partecipa allo svolgimento del progetto, cooperando e rendendo le informazioni condivise e condivisibili. Questo permette ai senior di trasmettere la conoscenza anche ai membri junior, portando in evidenza criticità note.

La condivisione del lavoro aiuta il training informale con la gestione del lavoro quotidiano da parte di tutto il team.

Per concludere: più persone nel team sono ben formate, più l’organizzazione sarà efficiente.

I conflitti e la loro gestione sono elementi che ogni Project Manager deve affrontare, prima o poi.

Questo perché ogni progetto coinvolge necessariamente individui diversi che lavorano insieme per completare un compito complesso.

Vediamo, allora, come possiamo affrontare al meglio questo aspetto.

La causa del conflitto nella gestione di un team che collabora a un progetto può essere correlata a vari fattori: differenze di valori, atteggiamenti, bisogni, aspettative, percezioni, risorse e personalità.

Abilità adeguate nella gestione dei conflitti possono aiutare i project manager e altri membri dell’organizzazione a gestire e risolvere efficacemente i conflitti.

Risolvere i conflitti significa dunque rendere un’azienda più produttiva nel suo insieme.

Che cos’è il conflitto?

Il termine conflitto ha varie definizioni.

L’accezione maggiormente diffusa è legata all’aspetto sociologico, che vede il conflitto come “particolare tipo di interazione sociale in cui uno o più attori coinvolti fanno esperienza di un’incompatibilità negli scopi o nei comportamenti”.

Sostanzialmente una situazione di concorrenza in cui le parti sono consapevoli dell’incompatibilità di potenziali posizioni future e in cui ciascuna parte desidera occupare una posizione disallineata ai desideri dell’altra.

La situazione di conflitto deve includere elementi di interdipendenza, emozioni, percezioni e comportamenti.

Ma il conflitto in realtà può essere costruttivo e salutare per un’organizzazione e può aiutare a sviluppare le persone e migliorare l’organizzazione.

Il conflitto può portare a problemi di fondo, costringendo le persone a confrontarsi con possibili difetti in una soluzione e sceglierne una migliore.

La comprensione degli interessi, degli obiettivi e dei bisogni reali viene migliorata e viene indotta una comunicazione continua su tali questioni.

Il conflitto costruttivo si verifica quando le persone cambiano e crescono personalmente, si forma la coesione tra i membri del team e si trova una soluzione al problema.

Tuttavia, se il conflitto non è gestito correttamente, può essere dannoso per un’organizzazione minacciando l’unità, le partnership commerciali, i rapporti di squadra e le connessioni interpersonali.

Il conflitto decostruttivo si verifica quando una decisione non è stata trovata e il problema rimane, l’energia viene sottratta da attività o questioni più importanti, il morale della squadra o degli individui viene distrutto e i gruppi di persone sono polarizzati.

Dinamica del conflitto

Quando si manifesta un conflitto, la prima reazione è quella di tentare di risolverlo, buttandosi a capofitto nella situazione che si è creata.

Invece in questo particolare momento è strategico fermarsi ad ascoltare.

È importante che un project manager comprenda le dinamiche del conflitto prima di essere in grado di risolverlo.

Le motivazioni che portano al conflitto includono la percezione dell’obiettivo, la percezione dell’altro, la visione delle azioni dell’altro, la definizione del problema, la comunicazione e le dinamiche interne del gruppo.

La percezione dell’obiettivo diventa un problema quando il successo diventa competitivo in maniera esagerata.

La percezione dell’altro può creare conflitto quando l’atteggiamento diventa “noi contro loro”. In questo caso, le somiglianze e le differenze vengono enfatizzate causando divisione all’interno di un gruppo.

La visione delle azioni altrui può essere un problema quando la situazione è competitiva invece che cooperativa. Qualsiasi comportamento può essere sospetto in un ambiente competitivo.

La definizione del problema può provocare un conflitto quando la dimensione del problema viene aumentata o viene interpretata erroneamente.

La comunicazione in un ambiente competitivo può causare sfiducia e le informazioni possono essere nascoste o possono mancare.

Le dinamiche di gruppo interne possono essere negative quando la struttura della squadra è centralizzata e rigida piuttosto che flessibile e aperta. La conformità è enfatizzata e le attività dominano sulle singole esigenze dei membri del team.

Approcci alla risoluzione dei conflitti

Vediamo qui cinque modalità per la risoluzione dei conflitti e le situazioni specifiche in cui sono utilizzate al meglio.

1. Confronto

Questo coinvolge le parti in conflitto che si incontrano faccia a faccia e collaborano per raggiungere un accordo che soddisfi le preoccupazioni di entrambe le parti. Questa modalità implica una comunicazione aperta e diretta che dovrebbe aprire la strada alla risoluzione del problema. Il confronto dovrebbe essere utilizzato quando:

• Entrambe le parti devono vincere
• Si vogliono ridurre i costi.
• Si vuole creare una base di potere comune.
• Le competenze sono complementari.
• Il tempo è sufficiente.
• La fiducia è presente.
• L’apprendimento è l’obiettivo finale.

2. Compromesso

Questo è anche descritto come uno stile “dare e avere”. Le parti in conflitto contrattano per raggiungere una soluzione reciprocamente accettabile. Entrambe le parti rinunciano a qualcosa per raggiungere un accordo e se ne vanno con un certo grado di soddisfazione. Il compromesso dovrebbe essere usato quando:

 

• Entrambe le parti devono vincere.
• Ci si trova in una situazione di stallo.
• Il tempo non è sufficiente.
• Si vuole mantenere la relazione tra le parti coinvolte.
• Non si ottiene nulla se non si scende a compromessi.
• La posta in gioco è moderata.

3. Smussatura

Questo è anche indicato come stile accomodante o servizievole. In questo approccio, le aree di accordo vengono enfatizzate e le aree di disaccordo vengono minimizzate. I conflitti non vengono sempre risolti utilizzando questa modalità, ma una parte può sacrificare le proprie preoccupazioni o obiettivi per soddisfare le preoccupazioni o gli obiettivi dell’altra parte. La smussatura dovrebbe essere utilizzata quando:

• L’obiettivo da raggiungere è globale.
• Si vuole creare un obbligo per un compromesso in un secondo momento.
• La posta in gioco è bassa.
• La responsabilità è limitata.
• Qualsiasi soluzione è adeguata.
• Si vuole essere armoniosi e creare buona volontà.
• Si vuole guadagnare tempo.

4. Forzatura

Questo è anche noto come stile di competizione, controllo o dominio. La forzatura si verifica quando una parte fa di tutto per conquistare la posizione dominante ignorando i bisogni e le preoccupazioni dell’altra parte. Ciò si traduce in una situazione di vittoria-sconfitta in cui una parte vince a spese dell’altra parte. La forzatura dovrebbe essere utilizzata quando:

• È presente una situazione “fare o soccombere”.
• La posta in gioco è alta.
• Sono in gioco principi importanti.
• La relazione tra le parti non è importante.
• Deve essere presa una decisione rapida.

5. Annullamento

Questo è anche descritto come stile di ritiro. Questo approccio è considerato come un rimandare un problema per dopo o ritirarsi del tutto dalla situazione. È considerata una soluzione temporanea perché il problema, e il conflitto di conseguenza, continueranno a ripresentarsi più e più volte. L’annullamento dovrebbe essere usato quando:

• Non è possibile vincere.
• La posta in gioco è bassa.
• La posta in gioco è alta, ma non si è preparati.
• Si vuole guadagnare tempo.
• Si vuole mantenere la neutralità o la reputazione.
• Si pensa che il problema scomparirà.

Conclusione

Il conflitto nella gestione del progetto non è necessariamente sfavorevole e negativo se gestito correttamente.

I vantaggi sono diversi e significativi, come ad esempio l’aumento della crescita personale e del morale, il miglioramento della comunicazione e la produzione di migliori risultati del progetto.

Tuttavia, il conflitto può anche rappresentare il declino di un progetto o, nelle situazioni più gravi, di un’intera organizzazione se non viene gestito in modo efficace.

La sfida per i project manager è quindi cercare di mantenere il giusto equilibrio e intensità del conflitto nella gestione del progetto.

Utilizzando i principi di gestione del progetto, la comprensione delle dinamiche del conflitto e l’apprendimento degli approcci alla risoluzione dei conflitti, i project manager sono in grado di creare un ambiente in cui la creatività e l’innovazione vengono incoraggiate e gli obiettivi del progetto sono raggiunti con successo.

Il ruolo del Project Manager, seguendo gli sviluppi del Project Management, è in continua evoluzione, guidato da nuove tecnologie, nuovi modelli di business e una forza lavoro in continuo sviluppo.

I compiti e le responsabilità del project manager si stanno evolvendo. I project manager di oggi fanno molto di più che supervisionare alcuni elenchi di attività che fanno parte di un progetto.

Il loro ruolo oggi è notevolmente progredito. Oggi un Project Manager collabora con più persone, team e fornitori e si trova di giorno in giorno ad affrontare nuove sfide che il project manager di 10 anni fa mai avrebbe creduto possibili.

Ecco quindi quali sono le cinque tendenze che stanno contribuendo a cambiare nei fatti il ruolo del project manager trasformandolo in… “moderno”.

Una forza lavoro più giovane

La tecnologia non è l’unico campo in cui vi è una crescente carenza di talenti.

Secondo una ricerca del Project Management Institute, i datori di lavoro dovranno riempire quasi 2,2 milioni di posizioni nel settore del project management su base annuale fino al 2027.

In caso contrario, il divario di talenti potrebbe comportare una perdita potenziale di circa 207,9 miliardi di dollari.

Cosa vuol dire? Che i project manager più anziani si stanno ritirando, lasciando il posto a una nuova generazione di professionisti.

C’è stato anche un notevole aumento del numero di posti di lavoro che richiedono competenze orientate al progetto, e ciò significa più posti di lavoro in più campi e in ruoli diversi.

L’intelligenza artificiale giocherà un ruolo sempre più grande

Il ruolo del Project Manager non potrà non essere influenzato dalla intelligenza artificiale.

Certo, siamo ancora a decenni di distanza da un’era in cui l’intelligenza artificiale supererà l’intelligenza umana. Molti dubitano che un giorno qualcosa di simile avverrà, ma è un dato di fatto che l’intelligenza artificiale giocherà un ruolo sempre più grande nella vita di tutti i giorni e, di conseguenza, anche nel project management.

Lo scopo dell’intelligenza artificiale non sarà quella di sostituire i lavoratori umani, ma di aumentarne le loro abilità e capacità.

L’intelligenza artificiale potrà rendere il lavoro del project manager più snello che mai.

Molti project manager sanno per esperienza che la definizione delle priorità delle attività e l’allocazione delle risorse è una delle parti più da incubo del lavoro. Inoltre, ricercare ed analizzare i dati è sempre un… “gran mal di testa”.

Non sarebbe bello quindi se qualcuno (o “qualcosa”) potesse occuparsi di tutto questo in pochi minuti?

Questo è ciò che l’intelligenza artificiale promette di fare – anzi, quello che già sta cominciando a fare – per la professione.

I dati non strutturati generati dalle attività quotidiane dei membri del team di progetto possono essere inseriti in uno strumento di analisi che in automatico li rielaborerà secondo criteri scelti, con conseguente maggiore visibilità del progetto e approfondimenti sulle prestazioni e sui flussi di lavoro.

Ciò consentirà a un project manager di orientare meglio gli sforzi dei membri del proprio team, identificando i punti deboli e le opportunità di efficienza.

Forse ancora più importante, attività come la reportistica giornaliera, il monitoraggio dei progressi e il budget possono essere semplificati attraverso l’automazione, liberando così il tempo del project manager per altri task che richiedono un intervento completamente “umano”.

Man mano che i progetti diventano sempre più complessi, l’efficienza dell’intelligenza artificiale non sarà solamente una comodità, ma diventerà una necessità.

“Viaggi”, non progetti

Anni fa, i progetti avevano una deadline chiaramente definita. Una volta raggiunto l’output voluto, il progetto era concluso.

Certo, i progetti potevano essere rivisitati di tanto in tanto per rilasciare una nuova versione, ma tendenzialmente, il percorso dall’inizio alla fine era più o meno fisso.

Ora non è più così.

I progetti di oggi, piuttosto che essere statici e immutabili, sono flessibili e dinamici, con il potenziale per cambiare rapidamente forma e portata.

Sono processi che richiedono un approccio nuovo e più flessibile, che combina la tradizionale metodologia “a cascata” con uno sviluppo “agile”.

Variazione e diversificazione delle competenze del PM

Man mano che il ruolo del project manager aumenta di portata, lo stesso accade per le competenze richieste.

Le organizzazioni stanno ponendo sempre più l’accento sulle persone e sulle loro abilità.

Ora più che mai, è necessario capire le persone così come è necessario capire i progetti.

Questo di per sé non è totalmente nuovo, dato che i project manager sono sempre stati leader, coach e mitigatori in un modo o nell’altro, ma ciò che è cambiato è il focus sull’intelligenza emotiva.

Non è più sufficiente capire cosa possono fare i membri del team di progetto, ma un project manager deve capire anche come si sentono.

Questo deve essere in grado di relazionarsi con persone di diversa estrazione culturale e religiosa, trovare un terreno comune tra le persone anche quando, a prima vista, sembra non ci sia.

Inoltre, la crescente gamma di diversi strumenti e piattaforme disponibili per i project manager richiede l’aggiornamento costante delle competenze.

L’Internet of Things

Questa è forse la tendenza più dirompente fra tutte: l’Internet of Things (IoT) sta entrando nelle nostre vite in maniera sempre più forte e così anche nel mondo degli affari e del project management.

Combinato con l’intelligenza artificiale, l’IoT sta guidando un ambiente di lavoro iperconnesso in cui i project manager possono dotarsi di strumenti di reporting più rapidi, approfondimenti più profondi, migliore gestione dei processi e raccolte più ampie di dati di progetto di quanto immaginassero possibile.

Allo stesso tempo, questo scenario non è privo di sfide.

Le insidie ​​di sicurezza dell’iperconnettività sopra menzionata sono ben documentate. Inoltre, i project manager dovranno navigare in un campo minato di potenziali problemi legali, etici e di privacy.

• Quanto monitoraggio è accettabile per un membro del team?
• Quali sono i controlli per prevenire un errore del sistema derivante da un singolo errore?
• Quali controlli sono in atto per proteggere i dati sensibili e garantire che l’organizzazione non vada contro le leggi?

Queste non sono domande che i project manager tradizionalmente potevano anche porsi, ma l’IoT richiederà una risposta certa.

 

In conclusione, il ruolo del project manager sta cambiando.

I giorni di tecniche, ambito, pianificazione, impostazione del budget, assegnazione di risorse e consegna dei risultati in tempo sono passati e ora è necessario includere competenze trasversali come la risoluzione dei conflitti, la leadership e persino tendenze verso ulteriori capacità manageriali come la modellazione aziendale e l’analisi strategica.

Queste nuove competenze si riflettono nelle nuove linee guida del Project Management Institute (PMI) per le certificazioni necessarie per mantenere la posizione: una nuova triade di competenze chiamata il “Triangolo dei talenti”.

In breve, il project manager ha bisogno di capacità strategiche e di gestione aziendale per rimanere competitivo.

Ecco quindi sei consigli per avere un vantaggio competitivo come project manager in questo periodo di cambiamenti:

• Sviluppare acume negli affari
• Comprendere i mercati
• Conoscere le tendenze del settore
• Costruire relazioni con gli stakeholder
• Essere chiaro nella comunicazione
• Conoscere il modello di business

Ma questo è il bello del project management: è diventata una disciplina flessibile e sempre adattabile.

Le competenze richieste ai project manager sono molte e fra queste troviamo anche le competenze trasversali, chiamate anche soft skills.

Le soft skills aiutano un project manager a comprendere diversi stili di pensiero ed essere in grado di far lavorare insieme un gruppo eterogeneo verso un obiettivo comune.

Le competenze trasversali di un project manager sono essenziali per la gestione di progetti e persone e spesso fanno la differenza quando si tratta di mantenere i talenti chiave, far crescere il business o concludere con successo un progetto dopo l’altro.

Storicamente, le organizzazioni selezionano i manager principalmente in base alle loro capacità tecniche e la prova della formazione o delle certificazioni e la portata dell’esperienza sono le basi più comuni per essere assunti.

Ma le soft skills elevano le hard skills oltre i vincoli della mera formazione di un project manager, delle discipline apprese e delle convinzioni personali.

Ecco quindi quali sono le 6 soft skills essenziali per il successo di un project manager.

Le Soft Skills del Progect Manager: Leadership

La leadership è definita nel PMBoK come “la capacità di fare le cose attraverso gli altri”. In altre parole, significa ispirare le persone a fare il lavoro.

Questo viene in genere fatto trasmettendo la visione del progetto e il valore che i membri del team andranno a creare completando con successo il lavoro.

Tale visione porterà ad un approccio olistico e i membri del team saranno così in grado di comprendere la loro importanza come singoli per raggiungere l’obiettivo comune del progetto.

Le Soft Skills del Progect Manager: Motivazione

Quando le persone sanno che il loro lavoro sta facendo la differenza – per gli stakeholder o anche per loro stesse – allora rimangono motivate.

Ogni persona ha varie esigenze e obiettivi personali e professionali e questi devono essere soddisfatti.

Per alcune persone può trattarsi di una compensazione finanziaria, per alcuni è un senso di realizzazione facendo un lavoro stimolante, per alcuni potrebbe essere invece una crescita gerarchica e per altri ancora potrebbe essere un riconoscimento ufficiale del loro duro lavoro.

Conoscere ciò che motiva ciascuno dei membri del team e aiutarli a ottenere queste cose, è un compito chiave del project manager in modo da mantenere alta la motivazione ed il morale del gruppo.

Le Soft Skills del Progect Manager: Comunicazione

La comunicazione deve essere una strada a doppio senso: un canale aperto ed onesto dall’alto verso il basso così come dal basso verso l’alto.

Ciò significa che quando il project manager comunica in modo trasparente decisioni e informazioni, i membri del team devono sentirsi a proprio agio nel condividere con il manager le proprie preoccupazioni, i problemi o persino fornire suggerimenti costruttivi.

La pratica della comunicazione aperta crea fiducia reciproca tra i membri del team e tra il gruppo ed il project manager.

Il project manager dovrebbe quindi identificare canali di comunicazione efficienti con ciascuna delle parti interessate, mantenere le differenze culturali in prospettiva e comunicare informazioni su base regolare.

Le Soft Skills del Progect Manager: Ascolto Attivo

Questa è una tecnica di comunicazione in cui l’ascoltatore fornisce un feedback costante all’oratore.

In questo modo sia l’oratore che l’ascoltatore si assicurano che il messaggio sia stato comunicato come previsto e senza fraintendimenti.

Per praticare l’ascolto attivo, l’ascoltatore dovrebbe superare l’impulso di voler parlare immediatamente e concentrarsi invece sulla comprensione reale di ciò che viene detto incanalando le sue energie per ritrasmettere le informazioni comunicate esprimendole con parole proprie.

Le Soft Skills del Progect Manager: Negoziazione

La negoziazione è una buona capacità di risoluzione dei conflitti.

Il project manager, in caso di problemi di qualsiasi tipo durante il progetto, dovrebbe assicurarsi di ascoltare entrambe le parti, prendere decisioni in modo equo e giusto e comunicare chiaramente con i due interlocutori.

Durante la negoziazione è chiaro che potrebbe non essere sempre possibile compiacere entrambe le parti.

Una situazione vantaggiosa per entrambi gli interlocutori è quella in cui ciascuna parte è in grado di scendere a compromessi per giungere a una risoluzione.

Ascoltare e riarticolare il problema potrebbe evidenziare la presenza di una soluzione intrinseca che nessuna delle parti aveva potuto prendere in considerazione in precedenza.

La cosa importante è che il project manager non si schiera dalla parte di nessuno, almeno non dall’inizio, e che la soluzione sia obiettiva e non di parte.

Le Soft Skills del Progect Manager: Gestione dei conflitti

I conflitti fanno parte di qualsiasi sistema, tanto più quando più persone, diverse fra loro, sono coinvolte.

La gestione dei conflitti potrebbe facilmente essere una delle competenze chiave che un project manager deve possedere per gestire i progetti con successo.

Possono esistere miliardi di ragioni che portano un conflitto ad emergere nel team di progetto, ad esempio:

• La concorrenza per ottenere una risorsa scarsa,
• Eventuali lacune nella comunicazione,
• Requisiti poco chiari,
• Politiche del personale
• Clima aziendale

Ed altre ancora.

Se ben gestita, una situazione conflittuale può addirittura portare a riunire le persone e renderle più focalizzate al raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Tutto questo dipende dall’abilità di un project manager nella risoluzione di un conflitto di qualsiasi tipo.

Quindi, il project manager attraverso queste – ed altre – soft skills è in grado di creare soluzioni, di eseguire un piano obiettivo per ottenere risultati, costruire un team e gestire una crisi quando questa si presenta.

Una gestione dei progetti di successo richiede qualcosa di più della padronanza delle competenze tecniche relative a processi, strutture e disciplina; richiede infatti una serie speciale di abilità per indirizzare tutte le risorse verso un obiettivo comune.

Comprendendo il ruolo delle competenze trasversali e padroneggiando utili tecniche relative a queste, è possibile ottenere un aumento della redditività, meno assenteismo e relazioni migliorate con le parti interessate.

Le attività di Team Building possono diventare una incredibile risorsa per un Project Manager che deve gestire un gruppo di lavoro.

Può essere difficile credere che ci si possa divertire al lavoro o con i colleghi di lavoro, se però hai avuto la fortuna di collaborare con Aziende lungimiranti sai che invece questo non è solo possibile ma viene incoraggiato.

Le motivazioni sono semplici. Spesso l’atmosfera in ufficio è noiosa, pesante e poco stimolante. Questo può essere causa di problemi che vanno ad inficiare la produttività.

Da molti anni si cerca di trasformare gli ambienti di lavoro in luoghi piacevoli in cui la positività traspare e le relazioni tra colleghi vengono incentivate. Le aziende infatti sanno che un Team di lavoro motivato può incrementare la produttività anche del 30% e non solo. D’altra parte ne abbiamo già parlato in questo articolo sul clima aziendale.

Ecco quindi che organizzare alcune attività di team building non solo salverà dalla noia, svilupperà la comunicazione e creerà bei ricordi, ma potrà anche portare nuove idee interessanti.

Inoltre, anche i nuovi arrivati possono beneficiare di brevi attività di team building che permetteranno di integrarsi più velocemente nel gruppo e conoscere i colleghi più facilmente.

Qual è l’obiettivo del team building?

L’idea alla base del team building è di consentire alle persone di contribuire a obiettivi comuni e di lavorare nella stessa direzione.

Il successo stesso di un’organizzazione dipende dalla capacità dei suoi dipendenti di lavorare in gruppo, comprendere i punti di forza e le debolezze reciproche, interessarsi a vicenda e fornire insieme un lavoro di qualità.

Ecco quali sono alcuni vantaggi che un’organizzazione può rilevare quando crea, in linea con la metodologia Agile,  un team con obiettivi forti:

• Il livello di produttività migliora
• Maggiore morale e motivazione tra i membri della squadra
• Migliore collaborazione sul posto di lavoro
• Incoraggiato la creatività tra gli individui
• Rinforzo positivo
• Maggiore soddisfazione professionale tra i dipendenti
• Migliore qualità del lavoro

E altro ancora.

Le attività di team building funzionano davvero?

Statisticamente esistono molte prove che dimostrano che le attività di team building hanno effettivamente risvolti positivi sulla produttività e sul posto di lavoro in generale.

In particolare, funzionano bene per i team che sono alla ricerca di modalità nuove per migliorare il lavoro e l’interazione con gli altri.

I vantaggi dei giochi e delle attività di team building non riguardano solo il modo in cui i team lavorano, ma riflettono anche il miglioramento della personalità generale di tutti.

La cosa interessante qui è che esistono attività di team building per qualsiasi esigenza e per qualsiasi tipo di squadra.

Ciò significa che se un’attività non è considerata adatta o non piace, ci sono dozzine di altre idee che potranno essere prese in considerazione.

Un motivo chiave per cui giochi e attività così semplici apportano forti cambiamenti in un ambiente di lavoro è che hanno la capacità di aiutare le persone a uscire dalle loro zone di comfort.

Queste offrono ai membri del team un mezzo e una piattaforma per rompere il ghiaccio in modo intimidatorio e portare il loro lavoro di squadra a un livello completamente nuovo.

Quali sono le migliori attività di team building?

Per iniziare, prima di scegliere la migliore attività di team building, è importante identificare le esigenze del team.

Il primo e più importante passo nella pianificazione delle attività di team building è quello di identificare i punti di forza e di debolezza del team.

Si può iniziare ponendo le seguenti domande per identificare la radice di eventuali problemi:

• Ci sono conflitti tra determinate persone che stanno creando divisioni all’interno del gruppo?
• I membri del team devono conoscersi meglio?
• Alcuni membri si concentrano sul proprio successo e, di conseguenza, danneggiano il gruppo?
• Una cattiva comunicazione sta influenzando i progressi e la produttività del team?
• Le persone devono imparare a lavorare insieme, anziché individualmente?
• Alcuni membri influenzano la capacità del gruppo di andare avanti attraverso una resistenza al cambiamento?
• Il gruppo ha bisogno di una spinta morale?

Una volta risposto a queste domande, si potrà passare a scegliere una o più attività mirate per aiutare il team ad affrontare i problemi specifici.

Vediamo alcuni esempi concreti di attività di team building:

Attività di team building: Due verità e una bugia

Problema: comunicazione e rompighiaccio

Tempo richiesto: 15-30 minuti

Si inizia facendo in modo che ogni membro del team scriva segretamente due verità su sé stesso e una menzogna su un piccolo pezzo di carta – ovviamente le risposte non dovranno essere rivelate a nessuno.

Una volta che ogni persona ha completato questo passaggio, si concedono 10-15 minuti per una conversazione aperta, proprio come un incontro informale, in cui tutti si interrogano sulle tre domande.

L’idea è di convincere gli altri che la propria bugia è in realtà una verità, mentre dall’altra parte, si prova a indovinare le verità / bugie di altre persone ponendo loro delle domande.

Dopo il periodo di conversazione, riuniti in un cerchio, ogni partecipante ripete le sue tre affermazioni ed il gruppo decide quale pensa sia la bugia. Questo gioco aiuta a incoraggiare una migliore comunicazione in ufficio e consente di conoscersi meglio fra colleghi.

Attività di team building: Il puzzle “gigante”

Problema: Problem Solving

Tempo richiesto: 30 minuti

Questa attività di risoluzione dei problemi richiede che il leader scelga un’immagine o un fumetto ben noto pieno di dettagli.

L’immagine deve essere suddivisa in tanti quadrati uguali quanti sono i partecipanti all’attività. Ogni partecipante riceve quindi uno dei “pezzi del puzzle” e deve creare una copia esatta del suo pezzo cinque volte più grande della sua dimensione originale.

Si pone il problema di non sapere perché o in che modo il proprio lavoro possa influire sul quadro generale. Quando tutti i partecipanti hanno completato i loro ingrandimenti, si richiederà loro di assemblare i pezzi in una copia gigante dell’immagine originale su un tavolo.

Questa attività di risoluzione dei problemi insegnerà ai partecipanti come lavorare in gruppo e dimostra un lavoro “dipartimentale”, ovvero la comprensione che ogni persona, pur lavorando da sola, contribuisce alla fine al risultato complessivo del gruppo.

Creare la propria attività di team building

Tempo richiesto: 1 ora

Il leader del gruppo chiede aiuto ai partecipanti: sarebbe interessante svolgere un’attività di team building, ma non ne conosce nessuna di nuova e vuole quindi supporto dai membri del gruppo per trovare un’attività originale e mai provata in precedenza.

L’obiettivo o il problema, quindi, è far sì che ogni partecipante – o gruppo di partecipanti – presenti una nuova attività di team building adatta a loro. Oltre ad essere un’attività di risoluzione dei problemi di per sé, questo gioco aiuta a promuovere anche il pensiero creativo, la comunicazione, la fiducia e la gestione del tempo.

 

Per concludere: le attività di team building sono un modo divertente ed educativo per migliorare la comunicazione a livello di team, ma è importante identificare l’attività giusta per indirizzare il problema specifico da risolvere.

Solamente in questo modo l’attività di team building si trasformerà in un vero successo per incentivare morale e produttività.

Il clima aziendale, il benessere organizzativo ed individuale e l’impegno dei dipendenti sono collegati a importanti risultati organizzativi, come produttività, salute e fidelizzazione dei dipendenti.

Questi fattori si completano e si influenzano a vicenda.

Il lavoro svolge un ruolo chiave nella salute e nel benessere dei lavoratori ed è importante riconoscere l’impatto negativo sul benessere organizzativo e, di conseguenza, sui dipendenti.

L’instabilità e l’insicurezza nel mondo del lavoro odierno richiedono la promozione di organizzazioni sane e attività salutari come parte di un approccio di prevenzione primaria.

Nelle organizzazioni sane, la cultura, il clima aziendale e le buone pratiche creano un ambiente in grado di promuovere la salute e la sicurezza dei dipendenti e l’efficacia organizzativa.

Un’organizzazione sana favorisce affari sani e di successo, sottolineando così il forte legame tra redditività organizzativa e benessere dei lavoratori.

Con la crescita delle organizzazioni, in termini di numero di dipendenti e in termini di qualità e complessità del servizio, il fattore umano è diventato un vantaggio competitivo primario sul mercato.

Pertanto, molte organizzazioni si trovano ad affrontare una forte concorrenza per i talenti, per i dipendenti istruiti, creativi e dedicati (potrebbe tornarti utile questo articolo sulla gestione dei talenti.

Ecco quindi come il clima aziendale ed il benessere organizzativo diventano una priorità nel mercato.

Perché il benessere organizzativo è importante?

Pensiamoci bene: un adulto attivo trascorre almeno un terzo della sua giornata presso il proprio posto di lavoro.

Pertanto, gran parte della soddisfazione di un individuo dipende direttamente dalle sue condizioni di lavoro e dal clima in cui lavora.

Ovviamente, la stessa teoria va in senso inverso: più infelici e frustrati si è sul lavoro, più la qualità della vita diminuisce di una quantità considerevole.

Studi dimostrano inoltre che il benessere individuale è in grado di produrre effetti benefici a lungo termine sull’organizzazione, grazie al maggiore impegno dei dipendenti sul luogo di lavoro. Avevamo già parlato di come rendere più gradevole l’ambiente di lavoro per migliorare l’efficienza del Team.

Questi individui che lavorano in un clima aziendale favorevole tendono a vedere il loro posto di lavoro come positivo, produttivo e coinvolgente.

Inoltre, i manager raccoglieranno i frutti derivanti dagli investimenti nel benessere in termini di una cultura organizzativa aperta che sfida e coinvolge i dipendenti e, sicuramente, li manterrà fedeli alla loro azienda.

Ecco quali sono i 5 elementi di benessere organizzativo che trascendono dai Paesi, dalle culture e dai settori.

Ciascuno di questi elementi può essere considerato universale e può essere applicato a qualsiasi organizzazione.

Benessere professionale: come si trascorre il tempo e quanto piace il lavoro

Per garantire che la maggior parte dei dipendenti apprezzi il proprio lavoro, è importante che questi siano sempre consapevoli e informati dell’impatto che il loro lavoro ha sull’intero meccanismo: dall’azienda al cliente fino al resto del team.

Non è raro scoprire come alcuni dipendenti possano bramare compiti o posizioni diverse, è compito quindi del project manager quello di mantenere un dialogo aperto e di recepire qualsiasi messaggio di questo genere.

In seguito, se la proposta va a buon fine, è possibile spostarli in diversi ruoli o persino dipartimenti all’interno dell’organizzazione, assicurando di mantenere il talento all’interno.

Benessere sociale: forti relazioni sane nella vita dei dipendenti

Anche se può sembrare che questo capitolo riguardi esclusivamente la vita personale dei dipendenti, gran parte della soddisfazione che deriva da relazioni sane è data anche da buoni rapporti con i colleghi di lavoro.

Qualsiasi interazione positiva con gli altri è vantaggiosa per la qualità del posto di lavoro e una possibilità di ridurre i conflitti a livello aziendale.

Qui le opzioni sono molte e varie: uscite informali, serate a tema in ufficio, programmi di team building professionale, pranzo insieme, ecc.

Di fondamentale importanza per la fidelizzazione e la soddisfazione del dipendente è anche il rapporto con il proprio supervisore diretto o project manager.

Una relazione non è un percorso a senso unico, ma dipende dal “lavoro” che entrambe le parti sono disposte a fare.

Il dipendente può quindi essere propenso ad una buona relazione con il proprio manager, ma anche il supervisore deve fare lo stesso.

Benessere finanziario: gestire efficacemente il profilo economico dei dipendenti

Il punto di partenza di questa discussione è una busta paga che il dipendente percepisce come equa e soddisfacente in cambio del proprio lavoro.

Sempre più organizzazioni si stanno occupando di questo e, addirittura, hanno iniziato a offrire vantaggi collaterali al fine di creare assenso e sicurezza fra i propri dipendenti, come assicurazioni mediche e sulla vita, pensioni private, ecc.

La formazione e la conoscenza di tematiche quali la gestione finanziaria personale, gli investimenti, i crediti ed i risparmi personali potrebbero essere di grande aiuto per i dipendenti, soprattutto quelli più giovani o appena assunti.

Benessere fisico: la buona salute e l’energia necessaria per affrontare le attività ogni giorno

Come accennato in precedenza, ci sono organizzazioni che si preoccupano della salute dei propri dipendenti e offrono loro un’assicurazione sanitaria e medica.

In alcune realtà vengono addirittura offerti abbonamenti in palestra o corsi di yoga.

Allo stesso modo, come è importante che un’azienda si prenda cura del benessere fisico dei suoi dipendenti, altrettanto importante è che si prenda cura di quello psicologico.

Ci sono infatti innumerevoli casi di esaurimento, depressione, estrema frustrazione sul posto di lavoro che non vengono notati.

Il project manager e i colleghi più vicini hanno la possibilità di notare più facilmente quando un membro del gruppo è in difficoltà e offrire quindi immediatamente assistenza e supporto.

Benessere della comunità – un senso di impegno nei confronti dell’ambiente

Una pratica comune per le organizzazioni è quella di partecipare a determinate cause di responsabilità sociale: beneficenza, supporto alle ONG, attività ecologiche, opportunità di volontariato per i dipendenti, ecc.

Qualsiasi azione svolta nel rispetto della comunità aumenta l’orgoglio e il senso di appartenenza dei dipendenti, dando loro la possibilità di essere coinvolti emotivamente nelle imprese dell’organizzazione.

 

In conclusione, la grande maggioranza degli studi mostra, al di là di ogni dubbio, che un posto di lavoro in cui il benessere è una priorità è vantaggioso per tutti: per la gestione e la dirigenza, in termini di profitto, produttività e fidelizzazione dei dipendenti, e per i dipendenti in termini di qualità della vita in generale, lealtà e soddisfazione personale sul lavoro.

A causa della pandemia di COVID-19 nella quale ci stiamo trovando, moltissime aziende – per non chiudere totalmente – sono state costrette ad introdurre il telelavoro.

Questo rappresenta una nuova sfida per tutti i dipendenti, ma lo diventa ancora di più nel caso dei project manager e di chi si trova a dirigere per la prima volta un team a distanza.

Non avere i propri dipendenti presenti in un unico ufficio e non avere un contatto faccia a faccia in un mercato in cui le priorità cambiano costantemente, diventano sicuramente dei grandi ostacoli.

Vediamo quindi quali sono le 6 strategie che un manager può seguire per dirigere un team a distanza.

6 strategie di leadership per gestire un team virtuale

Molte pratiche di gestione efficaci con i team co-localizzati possono essere applicate anche ai team virtuali, ma è comunque necessario apportare alcune importanti modifiche per affrontare le sfide uniche che un team a distanza porta.

I manager che affrontano questa nuova sfida dovrebbero considerare quindi queste sei strategie:

1. Mantenere tutti i membri del team in stretta comunicazione

La creazione di un senso di squadra è un fattore critico per il successo di un progetto, soprattutto nel caso in cui i membri del team non possono interagire direttamente tra loro.

Una comunicazione regolare tra tutti è quindi essenziale per riunire le persone e promuovere un senso di inclusione, fornendo allo stesso tempo opportunità continue per input e feedback.

Sia che si tratti di videoconferenze, e-mail, messaggistica istantanea o altri metodi di contatto, i membri del team hanno bisogno di opportunità per partecipare, condividere idee e risultati e continuare a comunicare fluidamente con chiunque e da ovunque.

2. Mantenere una mentalità collaborativa

In un’organizzazione gerarchica, la concorrenza è spesso tacitamente o direttamente incoraggiata tra individui, dipartimenti e divisioni.

In un momento in cui i dipendenti non si trovano più vicini di scrivania, il risultato potrebbe essere un cambiamento di mentalità che rende il singolo individuo egoista e non più concentrato sul bene del gruppo, andando a danneggiare la capacità di lavorare insieme per obiettivi comuni.

Questo spirito di concorrenza che regna in ogni individuo deve essere, anche a distanza, tenuto a bada per non intaccare il lavoro di gruppo.

Il focus deve essere mantenuto sulla cooperazione in cui si promuove e si sottolinea il rispetto per gli interessi, i talenti e le competenze di tutti i membri del team.

3. Chiarire lo scopo e gli obiettivi del team

A distanza è difficile per i dipendenti non abituati a lavorare in questo modo capire la ragione del loro essere ed il loro contributo nei confronti dell’organizzazione in generale.

Senza questa chiarezza, è improbabile che i membri del team siano pienamente coinvolti e motivati sul lavoro.

È importante quindi che il manager ricordi loro regolarmente qual è il loro scopo nei confronti del team e dell’azienda, anche e soprattutto quando i membri del team virtuale si trovano a lavorare individualmente per svolgere determinati compiti.

4. Stabilire chiari standard di prestazione

In ufficio, ogni squadra deve rispettare determinati standard prestazionali e aspettative e ciò diventa particolarmente vitale nel lavoro a distanza, in cui il manager non è in grado di osservare e controllare direttamente il comportamento dei dipendenti.

Questo significa quindi che il leader deve stabilire chiari parametri di riferimento, suggerire la condivisione delle migliori pratiche e definire gli standard in base ai quali verranno valutate le prestazioni di ognuno.

5. Adattare le strategie di coaching per la gestione della distanza

Un coaching ed un supporto efficace rappresentano una grande sfida per il manager che si trova a gestire un team virtuale.

Un leader di un team a distanza deve impostare le aspettative individuali e di gruppo, monitorare i progressi di ognuno e fornire feedback, proprio come farebbe nel caso del “tradizionale” lavoro in ufficio.

Anche a distanza, il manager deve pianificare appuntamenti regolari per fornire feedback ad ogni membro del team, ad esempio attraverso una videochiamata in Skype – in un momento come questo vedersi, anche se online, diventa sicuramente importante.

6. Festeggiare i traguardi e i successi

Sentirsi parte di una squadra significa non solo lavorare insieme, ma essere riconosciuti per i sacrifici e gli obiettivi raggiunti.

I leader dei team virtuali non devono dimenticare di premiare i membri del team nel caso di alte prestazioni o raggiungimento di risultati, andando a rafforzare così la mentalità collaborativa di cui si parlava prima.

Sicuramente in questo tempo di crisi non è possibile organizzare una pizzata d’ufficio, ma il manager può comunque lanciare un segnale positivo inviando una mail collettiva per congratularsi per un progetto andato a buon fine o, nei casi più importanti, inviare dei coupon regalo come incentivo a mantenere alte le prestazioni.

 

Adottando queste 6 chiare strategie, i leader che si trovano a gestire un team a distanza possono superare le barriere che potrebbero diminuire le prestazioni in un momento come questo.

A causa del Coronavirus sono molti i project manager che si trovano ad affrontare questa sfida.

Lavorando insieme nella maniera giusta è però possibile continuare a creare una fonte di vantaggio in un mercato globale che, al momento, sta vivendo una crisi senza precedenti e in cui le regole della concorrenza sono in costante cambiamento.

Già molte organizzazioni, prima ancora dell’epidemia di Coronavirus, si sono avvicinate al telelavoro e siamo sicuri che, una volta che la situazione tornerà alla normalità, ci saranno molte più aziende che introdurranno ufficialmente l’home working nella loro politica.

Quindi, anche se la gestione di un team a distanza rappresenta sicuramente una sfida speciale, questa introduzione – più o meno forzata che sia – può essere un’esperienza illuminante, gratificante e produttiva per il futuro.

Si può migliorare l’efficienza di un team rendendo più gradevole l’ambiente di lavoro? La risposta è si!

La felicità sul posto di lavoro si basa su molti aspetti e la sua percezione può differire da un dipendente all’altro. Un buon capo, progetti stimolanti, riconoscimento e ricompense, stabilità sul lavoro o atmosfera piacevole, solo per citarne alcuni, possono avere un ruolo e un’importanza diversi nella mente di ogni componente del Team.

Come project manager, creare un ambiente che tiri fuori il meglio dai membri del team è fondamentale per il successo dell’organizzazione.

Le ricerche dimostrano infatti che i lavoratori disimpegnati hanno:

• Assenteismo superiore alla media del 37%,
• Il 49% di incidenti in più,
• Il 60% in più di errori nelle attività di lavoro.

Sembra quindi che non curare la felicità dei propri dipendenti possa diventare costoso. Vediamo quindi quali sono i consigli per migliorare l’efficienza del team rendendo gradevole l’ambiente di lavoro.

Migliorare l’efficienza di un Team: Organizzare eventi di team building

Il divertimento porta alla felicità.

Avere eventi di team building in cui i dipendenti giocano insieme, ridono insieme e risolvono i problemi insieme contribuisce molto alla loro felicità.

Gli eventi di team building – se ben organizzati – ispirano le persone a rimanere sul posto di lavoro e persino a promuovere la creatività.

Da un pomeriggio in un escape room ad un’avventura nel bosco, gli eventi di team building possono essere innumerevoli.

Migliorare l’efficienza di un Team: Salutare il team

Sembra una piccolezza, ma in realtà, salutare i propri collaboratori, fa molto sul posto di lavoro.

I membri del team vogliono sentirsi considerati, quindi il manager può dare loro una piccola spinta positiva al mattino, salutandoli caldamente con un sorriso o con una pacca sulla spalla.

Inoltre, chiedere al team come è andato il fine settimana o un particolare evento, aiuta molto ad approfondire il legame e rende l’ambiente di lavoro più “familiare”.

Un project manager con un approccio ottimista e genuino aumenta l’autostima del team, facendo sì che ogni dipendente sia più motivato.

Migliorare l’efficienza di un Team: Elogiare e dare riconoscimenti quando necessario

Sentirsi sottovalutati sul lavoro è la prima ragione per cui un dipendente lascia il lavoro. Addirittura questa motivazione ha ripercussioni più gravi che un basso salario, giorni di ferie limitati e scarso work-life balance.

Ecco quindi come offrire elogi e riconoscimenti quando necessario, renderà il team entusiasta e desideroso di contribuire alle iniziative a livello aziendale.

Un buon project manager potrebbe chiedere ai membri del team su come preferiscono essere riconosciuti o complimentati per un lavoro ben fatto.

Per alcuni infatti, potrebbe essere un riconoscimento “pubblico” durante una riunione, mentre per altri una sessione di feedback positivo individuale.

Anche in questa distinzione si vede che il project manager ha a cuore il bene dei suoi dipendenti.

Migliorare l’efficienza di un Team: Rendere il lavoro soddisfacente

Tutti vogliono sentire che quello che fanno sul lavoro è importante.

Affinché i membri del team si sentano bene per il lavoro che stanno producendo, devono comprendere appieno la missione e lo scopo dell’organizzazione.

Dare una panoramica di ciò che ogni dipartimento fa e perché lo fa, permette ai membri del team di sentirsi più collegati all’organizzazione e di capire dove si inserisce la loro parte di lavoro per portare un progetto verso il successo.

Migliorare l’efficienza di un Team: Rendere l’equilibrio lavoro/vita una priorità

Il concetto di conciliazione vita-lavoro è diventato una priorità per molti luoghi di lavoro.

I membri del team devono avere una chiara comprensione del fatto che sono valorizzati come dipendenti leali e come persone che hanno anche una vita al di fuori dell’ufficio.

E’ possibile incrementare l’equilibrio tra lavoro e vita privata offrendo, ad esempio, alcune giornate di lavoro da casa, giorni di vacanza illimitati, sconti su programmi di salute e benessere in centri vicini all’azienda o opzioni di assistenza all’infanzia.

Offrire incentivi che migliorano la qualità generale della vita di un membro del team dimostra che l’organizzazione ed il manager si interessano del suo benessere.

Migliorare l’efficienza di un Team: Incoraggiare il benessere sul posto di lavoro

Che si tratti di cibo salutare, esercizio fisico, meditazione o tattiche di consapevolezza, incentivare il benessere sul posto di lavoro è un’idea geniale e che, di conseguenza, aiuta ad aumentare la produttività.

Molti nuovi programmi di benessere sono stati sviluppati specificamente per migliorare l’ambiente di lavoro in modo che sia più facile per i dipendenti adottare e mantenere comportamenti salutari.

E’ possibile creare una cultura del benessere implementando queste strategie:

• Preparare e distribuire un elenco di opzioni di ristorazione salutari in un raggio predefinito dall’ufficio.
• Organizzare portabici e fornire materiale informativo sui benefici che porta pedalare al lavoro.
• Negoziare sconti aziendali per iscrizioni in centri benessere e palestre.
• Assumere un istruttore di yoga o uno specialista della meditazione che venga in ufficio una volta alla settimana o al mese per aiutare a ridurre lo stress dei membri del team.

Mostrare ai membri del team quanto è importante che loro seguano uno stile di vita sano, è un modo per mostrare loro quanto siano importanti per l’organizzazione.

Migliorare l’efficienza di un Team:  Avviare un piano di sviluppo individuale

Un piano di sviluppo individuale è uno strumento per assistere i dipendenti nella carriera e nello sviluppo personale.

Il suo scopo principale è aiutare i dipendenti a raggiungere obiettivi a breve e a lungo termine e migliorare le prestazioni lavorative attuali.

E’ possibile utilizzare un piano di sviluppo individuale per sviluppare una migliore comprensione degli obiettivi professionali e personali di ogni membro del team, includendo i punti di forza e le aree su cui ognuno vuole migliorare.

Questo dimostra ai dipendenti che l’organizzazione sta seriamente investendo in loro come individui e mette tutti in condizioni di parità per raggiungere obiettivi personalizzati.

Migliorare l’efficienza di un Team: Utilizzare il feedback come strumento di mini-mentoring

I leader efficaci comprendono il potere del feedback e lo usano per offrire critiche costruttive e riconoscimento positivo, cancellando eventuali dubbi o pensieri negativi del dipendente e comunicando come il comportamento di una persona si allinea ai risultati dell’azienda.

Attraverso un feedback, un leader può allontanare un dipendente da comportamenti indesiderati e cementare il pensiero e il comportamento positivi che portano all’eccellenza personale e professionale.

Le sessioni di feedback dovranno essere conversazioni a doppio senso, in cui il dipendente può porre domande ed esporre i suoi dubbi. Potrebbe tornarti utile questo articolo su come ottenere un feedback dal team di progetto.

Se i membri del team hanno paura di porre una domanda, questo è il segnale di un grosso problema.

E’ importante quindi che il manager si assicuri di essere trasparente e aperto nel suo approccio in modo che entrambe le parti ottengano il massimo dalla sessione di “mini-mentoring”.

Migliorare l’efficienza di un Team: Uscire – di tanto in tanto – dalla routine di lavoro

Stare seduti in ufficio seduti ad una scrivania tutto il giorno o conversare con i clienti per lunghi periodi di tempo, giorno dopo giorno, può senza dubbio diventare noioso e routinario.

Ecco quindi che il manager può sorprendere la propria squadra tenendo la prossima riunione fuori dall’azienda, magari nel ristorante preferito per il pranzo o in una sala riunione in un edificio immerso dal verde.

Oppure ancora, molte aziende americane hanno introdotto il “Casual Friday”. In questa giornata, i dipendenti non sono tenuti a seguire il normale dress code previsto in ufficio e possono indossare liberamente camice hawaiane, infradito, pantaloncini corti, ecc.

Ciò renderà i membri del team estremamente produttivi durante la giornata, ma anche durante i giorni lavorativi successivi, poiché dovrebbero essere ben riposati, rinfrescati e più che pronti ad affrontare i progetti con nuova vitalità.

 

Anche l’ambiente di lavoro potrebbe migliorare l’efficienza del team. Non sono poche, infatti, le aziende che hanno lasciato ai propri team il compito di arredare e rendere di loro gradimento l’aspetto del loro ufficio.

Per garantire che queste implementazioni durino a lungo e che portino effettivamente ad un miglioramento dell’efficienza del team, è importante che vengano applicate regolarmente e che diventino parte integrante dell’organizzazione.

Prima di iniziare la discussione sui vari modelli di leadership, è necessario che la leadership, come concetto in se, venga chiarito e definito.

C’è differenza tra lo sviluppo del leader e lo sviluppo della leadership. Lo sviluppo del leader avviene a livello individuale e si concentra sullo sviluppo della capacità di un individuo di apprendere dall’esperienza per integrarla nella pratica di guidare un’organizzazione.

A differenza dello sviluppo dei leader, lo sviluppo della leadership avviene invece a livello organizzativo e si applica all’intera organizzazione creando connessioni significative con le parti interessate e altre risorse esterne.

Gli effetti della leadership creano un vantaggio economico e competitivo per un’organizzazione.

In poche parole, lo sviluppo della leadership è un processo continuo e olistico che si verifica nell’intera organizzazione, mentre lo sviluppo del leader si concentra sul miglioramento e lo sviluppo delle capacità del solo leader.

Proviamo a vedere insieme alcuni modelli di leadership e a confrontarli tra di loro.

Modelli di leadership: la leadership autentica

Un leader autentico è un leader consapevole dei suoi valori e che agisce e conduce di conseguenza.

Il modello di leadership autentica è costituito da quattro fattori:

• Autocoscienza,
• Trasparenza relazionale,
• Elaborazione equilibrata,
• Morale

Un leader autentico è un leader con un’alta consapevolezza di sé comprende i suoi punti di forza e di debolezza ed è consapevole del proprio impatto sugli altri.

Autocoscienza significa che il leader acquisisce conoscenza del proprio sé attraverso l’interazione con gli altri.

Trasparenza relazionale significa che il leader è disposto a comunicare apertamente sui suoi seguaci sentimenti e pensieri.

L’elaborazione equilibrata si riferisce all’approccio dell’utilizzo di dati oggettivi per prendere le decisioni finali.

Infine, la morale consente al leader di autoregolare il proprio comportamento resistendo alle pressioni sociali e di gruppo.

Modelli di leadership: la leadership Situazionale

Sebbene questo modello di leadership sia popolare e ampiamente utilizzato nelle organizzazioni, non è stato in realtà analizzato in modo dettagliato.

A differenza della leadership autentica, la leadership situazionale pone l’accento sull’adeguamento al livello di preparazione dei dipendenti per svolgere determinati compiti, che dipende dalla volontà e dalla competenza dei membri del team.

Pertanto, poiché ogni dipendente differisce nella sua disponibilità e skills, il leader dovrebbe adattare il proprio stile di leadership di conseguenza.

Il modello di leadership situazionale è organizzato in tre fattori situazionali:

• Il livello di direzione del compito da parte del leader,
• La relazione tra il leader e il dipendente,
• La competenza e la fiducia del dipendente.

Questo è un modello di leadership in cui il leader dovrebbe superare il proprio ego affrontando le esigenze dei suoi dipendenti.

Come detto dal concetto “leadership-servo”, le esigenze dei dipendenti diventano più importanti delle esigenze del leader e quindi il leader “serve” i dipendenti per aiutarli a raggiungere il successo e soddisfare le loro esigenze personali e professionali.

Il leader-servo può spingersi fino ad attuare comportamenti auto-sacrificali per il bene della felicità e del benessere dei dipendenti.

Modelli di leadership: la leadership olistica

Un modello emergente di leadership è la visione olistica che prende in considerazione molteplici aspetti.

Secondo Schein, il ciclo di vita dinamico e mutevole delle organizzazioni richiede quattro ruoli di leadership che aiuteranno il leader a gestire la complessità e la dinamica delle organizzazioni.

Questi quattro elementi sono:

• Il ruolo di animatore, in cui il leader dovrebbe trasmettere energia ed entusiasmo ai suoi dipendenti.
• La capacità del leader di costruire la cultura organizzativa assumendo dipendenti con modi di pensare simili ed esibendo comportamenti in linea con i valori e le caratteristiche culturali dell’azienda.
• Il terzo ruolo del leader è quello di sostenere la cultura, il che significa che il successo della cultura viene mantenuto se si promuovono il cambiamento e la crescita. Pertanto, i leader potrebbero dover adattare la propria leadership all’identità in evoluzione dell’organizzazione.
• Il quarto ruolo è il leader come agente di cambiamento. Dal punto di vista psicologico, i leader devono possedere la stabilità emotiva per creare un ambiente sicuro per i dipendenti durante il processo di cambiamento al fine di ridurre l’ansia e la resistenza al cambiamento.

In questo modello, la leadership non riguarda l’essere l’individuo ai vertici della gerarchia ed in controllo dei subordinati, ma si tratta di stimolare i valori umanistici e le modalità della pratica.

La visione olistica della leadership porta le organizzazioni ad essere meglio preparate a risolvere i problemi considerando l’interconnessione delle reti esterne, le diverse opinioni espresse e abbracciando la complessità nel suo insieme

In sintesi, il ruolo del leader olistico non si limita a guidare esclusivamente l’organizzazione internamente, ma si estende a vari ruoli che facilitano la risoluzione di problemi complessi e l’implementazione e l’adattamento al cambiamento efficaci.

Modelli di leadership: la leadership carismatica

Un leader altamente carismatico ha un forte bisogno di influenzare gli altri, ha una forte e ferma fiducia in se stesso e nei suoi valori, ha la capacità di suscitare un alto bisogno di successo nei suoi dipendenti e ha la capacità di dimostrare competenza attraverso l’articolazione di realizzazioni potenziali piuttosto che di quelle effettivamente avvenute.

La capacità del leader carismatico sta nell’immaginare e ispirare i dipendenti e facilitare l’impegno dando l’impressione che loro – e la missione seguita – siano straordinari.

Il carisma come unico tratto di leadership però, potrebbe non essere sufficiente per affrontare adeguatamente una data situazione.

Di conseguenza, il tratto carismatico della leadership può essere trattato come un elemento che forma parte di un leader, ma non l’unico.

Combinazione di molteplici modelli di leadership per un maggiore successo

In conclusione, la migliore pratica di leadership risulta dalla sintesi di diversi aspetti positivi dei diversi modelli di leadership in modo da massimizzare l’efficacia di ognuno di questi.

I migliori effetti di leadership possono essere raggiunti se il leader è aperto a diverse sfaccettature e punti di forza di diversi modelli di leadership invece di essere limitato a uno solo.

Inoltre, la pratica della leadership dovrebbe essere collaborativa e collettiva, facilitando la comunicazione reciproca e bidirezionale perché il leader può imparare anche dai membri del suo team o dai suoi colleghi.

Ci sono molti fattori situazionali e ambientali di cui il leader potrebbe non essere consapevole ma che gli altri che collaborano con lui sono in grado di osservare e condividere.

In queste circostanze, è molto importante che il leader sia disposto ad ascoltare i suoi dipendenti e ad imparare dalle loro opinioni per vedere la realtà con altri occhi.