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Sapere come coinvolgere il team di progetto è sicuramente uno dei fattori chiave per gestire un’attività di successo.

Un project manager vuole che i suoi dipendenti siano orgogliosi di ciò che fanno e dell’organizzazione per cui lavorano.

Coloro che lavorano con uno scopo daranno il meglio; una pratica che può solo avvantaggiare l’obiettivo di un progetto e di un’azienda in generale.

È importante quindi esaminare ogni aspetto del motivo per cui le persone svolgono il lavoro e cosa le spinge a farlo.

Esistono modi per determinare il livello di coinvolgimento dei dipendenti all’interno del team di progetto, nonché strumenti per imparare a coinvolgerli. Vediamoli in questo articolo.

Cos’è il coinvolgimento di un team di progetto?

Il coinvolgimento dei dipendenti è più che sapere se a qualcuno piace o meno il proprio lavoro.

Misurare il coinvolgimento di un team di progetto consente di sapere quanto ogni membro è impegnato nell’azienda e nel suo successo.

Comprendere il livello di coinvolgimento è il primo passo; il passaggio successivo consiste nel migliorare questo coinvolgimento.

In qualità di manager, creare una forza lavoro che non sia solo felice, ma impegnata e motivata a produrre, eliminerà un ostacolo sulla strada del successo.

Alcuni fattori da considerare per capire il coinvolgimento di un team sono l’azienda e la sua leadership. Potrebbe anche interessarti questo articolo sui vari modelli di leadership.

Prima di poter iniziare a misurare il loro livello di coinvolgimento, bisogna chiedersi:

• Gli obiettivi e le visioni dell’organizzazione sono chiari e concisi?
• I dipendenti comprendono questi obiettivi?
• Esiste un chiaro collegamento tra il lavoro di ognuno e gli obiettivi dell’azienda?
• I dipendenti possono vedere in che modo il loro lavoro contribuisce al successo dell’azienda?
• La leadership dell’organizzazione è presente e in grado di motivare la forza lavoro?
• I manager sono dotati delle competenze necessarie per guidare un team verso il successo?

Quando tutti questi fattori sono positivi, è possibile iniziare a guardare più da vicino quanto il team di progetto è coinvolto.

Come si misura il coinvolgimento dei componenti del Team?

Si misura il coinvolgimento attraverso un semplice sondaggio tra i dipendenti.

Domande o affermazioni come “Ritengo che le mie esigenze siano una priorità in questa azienda” o “Il mio posto di lavoro è sicuro” saranno valutate da ogni membro del team su una scala da 1 a 5 in base al grado di accordo o disaccordo con la dichiarazione.

Una volta concluso il sondaggio, bisogna interpretare i risultati: i punteggi grezzi daranno la media di tutte le risposte al sondaggio, ma questi risultati non consentono di trarre conclusioni sul coinvolgimento vero e proprio dei dipendenti.

Se è possibile confrontare questi dati con quelli di altre società che hanno completato lo stesso sondaggio, è possibile determinare meglio se i punteggi sono bassi o alti.

Come coinvolgere il team di progetto

Una volta completato il sondaggio e interpretato i dati, bisogna sapere come aumentare il coinvolgimento del team di progetto.

Esistono diverse strategie che si possono implementare per aiutare il team:

• Imparare a conoscere i membri del team: imparare a conoscere le loro famiglie, il background e gli obiettivi personali consente come manager di sviluppare un rapporto più forte con loro. La ricerca mostra che i dipendenti che si sentono apprezzati tendono ad essere molto più coinvolti nel loro lavoro e nelle loro prestazioni.
• Fornire loro gli strumenti per il successo: un project manager non solo deve supervisionare il lavoro, ma dovrebbe anche essere sicuro che il team capisca cosa sta facendo. Quando uno dei membri del team non è sicuro di cosa fare o come gestire una situazione, la produttività può bloccarsi mentre cerca di risolvere la situazione. Anche se è necessario ulteriore coaching o formazione, fornire ai dipendenti una solida base per le attività future è un buon passo per aumentare il loro livello di coinvolgimento.
• Informare loro su come sta andando l’azienda: Affinché il team abbia un interesse concreto verso l’azienda, dovrebbe essere consapevole dei suoi successi, preoccupazioni e difficoltà. Consentire al team di sapere cosa funziona e cosa no garantisce loro l’opportunità di sviluppare nuove idee per le aree più deboli e continuare ad essere proattivi nei settori in cui stanno lavorando.
• Riconoscere il team e il suo lavoro: Un manager che riconosce un lavoro ben fatto è una motivazione essenziale nello sviluppo delle migliori pratiche di coinvolgimento dei dipendenti. Per essere un Project manager di successo, è bene capire quale forma di riconoscimento funziona meglio per ogni team. Parole di incoraggiamento oppure un’attività specifica di riconoscimento dei dipendenti o, se l’azienda può, un bonus monetario. Il riconoscimento aiuta a promuovere atteggiamenti positivi e comportamenti sani sul posto di lavoro, fattore chiave per elevare i livelli di coinvolgimento dei dipendenti.
• Incoraggiare il lavoro di squadra tra i dipendenti: C’è una ragione per cui le persone amano gli sport di squadra. Quando un gruppo di persone si riunisce per vincere, si raggiunge una sensazione contagiosa che avvolge tutti intorno a loro. Lo stesso si può applicare nell’ambiente di lavoro, dove lo sviluppo di un forte team di dipendenti dà loro un senso di maggiore scopo. Metterli insieme per lavorare verso un obiettivo unico può essere incredibilmente soddisfacente e consente loro di raggiungere un senso di cooperazione, considerazione e fiducia non solo l’uno nell’altro, ma nell’azienda stessa.
• Creare un ambiente di lavoro libero dalla paura: Molte aziende tendono a operare in un ambiente basato sulle prestazioni che può portare alla paura di essere rimproverati se una decisione fallisce. Gestire un’azienda in cui i dipendenti sono puniti per errori o una scelta sbagliata è una strategia che porterà inevitabilmente i membri del team a non correre rischi. Scegliere quindi un approccio più gentile e positivo può essere molto più efficace per raggiungere i risultati, senza diminuire il livello di coinvolgimento del team.
• Motivare ed ispirare: La creazione di un ambiente di lavoro positivo inizia con dipendenti felici, ma non finisce qui. Il tono è impostato dallo staff manageriale e un buon modo per ottenere un tono positivo è essere più di un semplice capo, ma essere un vero e proprio mentore. Che si tratti di una pacca sulla spalla e di parole di incoraggiamento che esortano a continuare a provare o indicazioni su alcune procedure, il manager non deve essere visto con paura, ma essere considerato un punto di riferimento.

Coinvolgere il Team di Progetto: Conclusioni

È responsabilità del manager aiutare i dipendenti a diventare una squadra coesa e di successo.

Far sentire i propri dipendenti come se fossero parte di un team e che la loro presenza sul posto di lavoro sia necessaria è un fattore chiave per mantenere alti livelli di coinvolgimento.

Dipendenti coinvolti significa che la produttività aumenterà, i profitti ei margini aumenteranno e i risultati in termini di soddisfazione del cliente potranno salire alle stelle, regalando all’organizzazione una reputazione da sogno.

Quando l’azienda può rispecchiare i migliori sforzi e l’affidabilità dei propri dipendenti, questa culmina in un modello di business di successo in cui tutti sono appassionati, impegnati e coinvolti.

In altre parole, il coinvolgimento del team di progetto è una parte necessaria che creerà un luogo di lavoro privo di paure, pieno di idee e un senso di cameratismo.

Gestire e lavorare con team internazionali provenienti da più parti del mondo sta diventando la nuova realtà.

Le aziende sono in un momento particolare: crescono, da una parte e modificano la loro struttura organizzativa.

Mentre la crescita internazionale e la diversità dei team possono rappresentare sfide uniche, allo stesso tempo, lavorare in team internazionali può anche offrire molti vantaggi considerevoli.

Quando si interagisce con persone di tutto il mondo e con background diversi, si è esposti a idee e prospettive diverse.  Questo non solo può giovare alle relazioni sul posto di lavoro, ma può anche portare a una maggiore produttività e successo aziendale.

Ma quando i membri del team sono dispersi in tutto il mondo, garantire che tutti lavorino per gli stessi obiettivi può essere una delle sfide più grandi che un project manager debba affrontare

Ecco alcuni suggerimenti per rendere questo processo più semplice.

5 suggerimenti per gestire un team di progetto internazionale al meglio

1. Riconoscere le sfide culturali dei team internazionali

La cultura nazionale gioca un ruolo importante nel modo in cui le persone agiscono e difficilmente è possibile cambiarlo.

Avere una mente aperta sulle sfide della gestione di un progetto internazionale è quindi essenziale.

Lavorare con un team internazionale richiede un apprezzamento delle reazioni locali per rendere i progetti globali un successo.

Un suggerimento, se possibile, sarebbe quello di trascorrere del tempo con i membri del team direttamente all’estero per capire quali sono i ritmi, i processi e l’atmosfera lavorativa.

Se ciò non fosse possibile, parlarne con i diretti interessati, porre domande e capire le dinamiche può anche essere utile.

Ecco alcuni esempi di differenze culturali che si possono manifestare in un team internazionale:

• Leadership: uno stile egualitario e collaborativo funzionerà meglio con i Paesi del Nord Europa piuttosto che con i russi, che in generale diffideranno di un leader troppo amichevole con i subordinati.
• Tempo: in alcuni Paesi, il tempo è un concetto flessibile. In Spagna, arrivare 5-10 minuti in ritardo ad un meeting non è visto così negativamente come in Germania, ad esempio.

Quando però un orario è assoluto, è importante assicurarsi che tutti ne comprendano effettivamente l’importanza.

• Ammettere un errore: in alcune culture è più facile (perché più accettabile dalla società) alzare una mano e dire “Ho fatto un errore”. In altre no. Questo può rendere la gestione dei problemi più complicata.

Conoscere le diverse culture può aiutare a gestire le differenze che inevitabilmente si verificheranno.

2. Affrontare gli aspetti pratici dei fusi orari

I project manager che guidano progetti internazionali devono affrontare una serie di sfide pratiche fra cui i fusi orari.

Come si possono condurre riunioni in tempo reale con tutti i membri del team? Chi sarà la persona che dovrà alzarsi nel cuore della notte per partecipare alla chiamata?

Sicuramente sarà difficile trovare dei volontari, quindi le soluzioni potrebbero essere creare degli incentivi o spostare gli orari delle riunioni in modo che l’onere non ricada sempre sulle stesse persone.

3. Dare il giusto peso alla comunicazione

I problemi principali per i progetti internazionali sono solitamente la comprensione e la comunicazione e questo non è qualcosa che può essere risolto soltanto da un buon pacchetto software.

Riunioni programmate regolarmente possono essere un momento importante per i membri del team per scambiare informazioni e conoscenze, per imparare dalle reciproche esperienze e per mantenersi aggiornati sugli sviluppi e sugli aggiornamenti dell’organizzazione e del team.

In particolare, riunirsi nei momenti critici del progetto e confrontarsi è un modo sicuro per andare avanti con la minima quantità di problemi di comunicazione.

Una comunicazione di successo si basa anche sulle competenze trasversali che un project manager porta in tavola, fra cui:

• La capacità di ascoltare
• La sensibilità di percepire le preoccupazioni inespresse
• La capacità di rispondere chiaramente in modo che l’altra persona possa capire.

4. Utilizzare gli strumenti di collaborazione giusti

La tecnologia può sicuramente aiutare a mettere in pratica le capacità di comunicazione; le persone devono essere in grado di ascoltarsi e parlarsi efficacemente e avere accesso ai dati per assicurare il successo di un progetto.

Una piattaforma di project management come TWProject.

è decisamente un supporto chiave. Bisogna comunque essere consapevoli che l’elemento umano rimane sempre e comunque fondamentale.

5. Avere obiettivi chiari e celebrare i risultati

Non importa dove siano localizzati i vari membri del team, in generale il project manager deve assicurarsi che la visione e gli obiettivi che si devono raggiungere siano chiaramente articolati.

Ad esempio, creare benchmark e metriche chiare, aggiornando virtualmente questi obiettivi in modo che tutti possano vedere i progressi che il team sta facendo può aiutare tutti a rimanere in linea con il processo di lavoro.

Inoltre, creare celebrazioni per un successo, che sia a livello locale o globale, per condividere insieme i successi raggiunti dal team, sicuramente contribuisce a mantenere un gruppo unito.

In conclusione, un project manager dovrebbe essere sempre preparato al cambiamento. Se già non sta lavorando con un team internazionale, è sempre più probabile che questo possa accadere.

Il project manager dovrebbe quindi essere in grado di prendere in considerazione tale situazione e avere pronta la propria strategia.

Man mano che i progetti aumentano di complessità nel tempo, i team di progetto diventano più estesi, sia in termini di diversità nazionale che di diversità etnica.

Spetta quindi al project manager di successo integrare tutti i membri del team, indipendentemente dalle loro origini, in un’unità coesa che alla fine contribuirà al successo complessivo del progetto.

Per concludere, ciò che deve essere sottolineato è che la necessità di pianificare la gestione e la comunicazione culturale sta diventando sempre più importante nel mercato globalizzato di oggi.

I punti di forza e di debolezza svolgono un ruolo importante nel determinare chi siamo, sia nel caso dei dipendenti che dei project manager.

I punti di forza e di debolezza sono fondamentali perché contribuiscono a decidere quali percorsi di carriera seguire, quali ruoli sarebbe meglio svolgere e come ci si comporta in tali ruoli.

Dal punto di vista di un manager, semplicemente motivare un team nel modo classico a volte non basta. Il vero segreto per liberare il potenziale di ogni componente del Team e di ogni squadra è identificare i punti di forza e di debolezza nei componenti del proprio Team.

Queste informazioni consentono ai leader di prendere decisioni più intelligenti in merito agli incarichi, fornire revisioni delle prestazioni più efficaci e garantire che ogni dipendente possa crescere e avere successo.

Tuttavia, i punti di forza e di debolezza sono spesso relativi e i dipendenti, da soli,  non sanno come individuarli e soprattutto come sfruttarli. Sarà proprio il Project Manager a dover colmare questa lacuna svolgendo uno dei compiti più importanti e delicati a lui assegnati:

Come farlo? Ci vuole sicuramente molta sensibilità ed esperienza, ma qui di seguito vi forniremo alcuni suggerimenti grazie ai quali potrete svolgere questo compito egregiamente:

Come scoprire i punti di forza e di debolezza del Team: Essere diretti e onesti

Ai dipendenti viene spesso chiesto quali siano i loro punti di forza e di debolezza durante i colloqui e le revisioni delle prestazioni, ma queste risposte raramente sono affidabili.

Attributi come “orientato ai risultati” possono essere vaghi e i dipendenti possono vantarsi di punti di forza fittizi solamente per aumentare le possibilità di una promozione o di un feedback positivo.

Una volta che il manager mostra il suo lato più umano con i dipendenti, è più probabile che questi siano onesti sui loro punti di eccellenza e su quelli dove si trovano in difficoltà.

Una conversazione aperta, diretta ed onesta sui punti di forza e di debolezza è un ottimo modo per iniziare.

E perché attendere l’incontro di revisione delle prestazioni per avviare la finestra di dialogo?

I manager possono coltivare un ambiente favorevole tutti i giorni dell’anno, esprimendo loro stessi i loro punti di forza e di debolezza e quindi invitando i dipendenti a farlo.

L’obiettivo è quello di sviluppare dipendenti consapevoli che sanno in cosa sono bravi e su cosa devono lavorare.

I manager dovrebbero riconoscere i dipendenti per essere onesti, anche quando commettono errori.

Quando si esprime gratitudine per un’azione coraggiosa, si incoraggiano anche le persone a condividere, senza la paura di sbagliare.

Come scoprire i punti di forza e di debolezza del Team: Ascoltare e osservare

Quando si lavora quotidianamente con le stesse persone, può essere difficile vederle in maniera oggettiva.

Piuttosto che una forza o una debolezza, si vede solo come la persona agisce normalmente.

Ecco quindi che bisogna cambiare il punto di osservazione: ad esempio, se qualcuno nella squadra è noto per essere sempre di buon umore e amichevole, potrebbe anche essere un diplomatico naturale.

Inoltre, le debolezze potrebbero non essere palesemente ovvie, ad esempio, un dipendente che sembra tranquillo può essere in realtà apatico, disimpegnato e poco assertivo.

Come manager, è possibile capire la distinzione solo se si vedono le persone agire diversamente in un ambiente diverso.

I manager dovrebbero quindi fare uno sforzo in più per considerare ogni dipendente il più obiettivamente possibile e in un contesto più ampio.

Brevi note per descrivere come i dipendenti si comportano ogni giorno possono essere un buon modo per cercare schemi e caratteristiche chiave.

Come scoprire i punti di forza e di debolezza del Team: Concorrenza interna

La concorrenza è un modo efficace per far emergere il meglio (o il peggio) dei dipendenti; è un potente motivatore e può sollevare in modo qualitativo e quantitativo punti di forza e di debolezza.

Tenere concorsi all’interno di team e/o tra organizzazioni può essere un modo divertente ed efficace per vedere chi è un leader naturale e chi eccelle in determinate aree. A tal proposito potrebbe esserti utile anche leggere questo articolo sulla Gestione dei talenti.

Questo può essere utile in generale come nello specifico: se si sta cercando di capire chi è la persona migliore per guidare un nuovo progetto, perché non lanciare un concorso per vedere chi ha le abilità richieste?

Inoltre, una competizione amichevole incoraggia il lavoro di squadra, che contribuirà a sua volta ad aumentare la produttività del team nel lungo periodo.

Sicuramente non risolverà i principali problemi sul posto di lavoro, come la mancanza di motivazione intrinseca, i dipendenti scarsamente o erroneamente abbinati a certi ruoli o la confusione sul contesto aziendale in generale.

Tuttavia, usare la concorrenza interna per indurre le persone a concentrarsi sul compito da svolgere e a svelare le proprie reali capacità, può rispondere a molte domande.

Come scoprire i punti di forza e di debolezza del Team: Comunicazione ed intranet aziendale

Le intranet sociali aziendali contengono un’enorme quantità di informazioni preziose sui punti di forza e di debolezza dei dipendenti se si sa come e cosa cercare.

I manager possono guardare e monitorare l’attività degli utenti per saperne di più su di loro.

Ad esempio:

• Quali tipi di contenuti pubblicano e cosa rivela questo sui loro interessi?
• Chiedono spesso aiuto o sembrano confusi su qualcosa? Questo potrebbe essere un segno del fatto che hanno bisogno di ulteriore formazione o attenzione personale.
• Sono più loquaci nell’intranet che nella vita reale o viceversa?
• Cosa dice il tono utilizzato sulla loro personalità? Forse sono più bravi a scrivere, piuttosto che nella comunicazione verbale, o forse sono timidi quando si trovano di fronte ad un grande gruppo.

Le intranet sociali possono anche fornire approfondimenti sulle reti e sulle relazioni dei dipendenti, nonché sui loro atteggiamenti verso il lavoro. Le reti intranet aziendali possono inoltre dare il polso sul clima aziendale e sul benessere organizzativo.

Raccogliere queste intuizioni e informazioni non significa che il lavoro sia terminato.

Una volta che il manager ha individuato i punti di forza e di debolezza dei suoi dipendenti, si passerà alla fase in cui questi aspetti dovranno essere sfruttati per mantenere tutti produttivi, coinvolti e lavorare in modo coerente nel suo insieme.

I project manager svolgono un ruolo guida in ogni fase del ciclo di vita del progetto, dalla pianificazione all’esecuzione, dal monitoraggio al controllo, fino alla chiusura.

Da loro può dipendere il successo o l’insuccesso del progetto e non solo; dalle loro capacità e competenze può dipendere la sopravvivenza stessa di una Azienda.

Vediamo in questo articolo di fare chiarezza sul ruolo del project manager e su tutto ciò che c’è da sapere su questa figura.

Ma iniziamo da una domanda fondamentale…

…chi è un project manager?

Un project manager, come detto prima, svolge un ruolo guida in ogni fase di un progetto ed è responsabile dell’ambito, delle risorse e, in conclusione, del successo o dell’insuccesso del  progetto stesso.

Con l’aiuto del proprio team, il Project Manager si fa carico di molteplici responsabilità che coprono tutte le cinque fasi del ciclo di vita di un progetto.

Queste responsabilità si intersecano con le 10 aree di conoscenza: integrazione, ambito, tempi, costi, qualità, risorse umane, comunicazione, acquisizione dei rischi e gestione delle parti interessate.

Le Responsabilità del Project Manager

Vediamo nel dettaglio, dividendo ogni fase, quali sono le responsabilità di un project manager:

1. Fase di avvio

• Sviluppo di un documento del progetto
• Identificazione e gestione delle parti interessate

Si tratta di definire il perimetro o ambito del progetto e di metterlo nero su bianco in modo chiaro e di individuare gli stakeholder di progetto iscrivendoli nel registro degli stakeholder.

2. Fase di pianificazione

• Sviluppo di un piano di gestione del progetto
• Definizione e gestione dell’ambito, creazione di una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) e raccolta dei requisiti
• Pianificazione, definizione e sviluppo di programmi, attività, stima delle risorse e durata delle attività
• Pianificazione e stima dei costi e determinazione dei budget
• Pianificazione e identificazione dei requisiti di qualità
• Pianificazione e identificazione delle esigenze delle risorse umane
• Pianificazione del sistema di comunicazione
• Pianificazione e identificazione dei rischi potenziali, esecuzione dell’analisi qualitativa e quantitativa del rischio e pianificazione delle strategie di mitigazione del rischio
• Pianificazione e gestione delle aspettative delle parti interessate

3. Fase di esecuzione

• Direzione e gestione di tutte le attività richieste per l’esecuzione di un progetto
• Gestione della qualità
• Selezione, sviluppo e gestione del team di progetto
• Gestione di tutti gli aspetti inerenti alla comunicazione
• Gestione di tutte le aspettative delle parti interessate

4. Fase di monitoraggio e controllo

• Monitoraggio e controllo del lavoro del progetto e gestione di tutte le modifiche necessarie
• Convalida e controllo dell’ambito del progetto
• Gestione del tempo
• Gestione e controllo dei costi di progetto
• Controllo della qualità dei risultati
• Controllo di tutte le comunicazioni tra team e parti interessate
• Controllo degli impegni da parte degli stakeholder di progetto

5. Fase di chiusura

• Chiusura di tutte le attività del progetto
• Chiusura di tutti gli appalti e rapporti con i fornitori o con terze parti
• Redazione di un documento finale di progetto inclusivo di best practice

Come avrai bel capito, per essere un project manager professionale non basta solamente possedere il know-how tecnico.

Questo ruolo richiede infatti anche una serie di competenze non tecniche e sono proprio queste soft skills che spesso determinano se un project manager – e di conseguenza i suoi progetti – avranno successo o no.

I project manager devono possedere almeno queste sette abilità non tecniche:

• Leadership,
• Motivazione,
• Capacità di comunicazione,
• Capacità organizzative,
• Definizione delle priorità,
• Risoluzione dei problemi,
• Adattabilità.

In combinazione con le competenze tecniche necessarie, queste competenze renderanno un project manager ancora più efficiente, fornendo una solida base che gli consentirà di adattarsi alle dinamiche in costante cambiamento di un progetto.

Responsabilità aggiuntive di un project manager di cui pochi parlano

Oltre alle responsabilità di cui abbiamo già parlato e che in automatico sono legate alla gestione di un progetto, ce ne sono altre che poche volte vengono nominate ma che comunque hanno un peso rilevante nel ruolo di un project manager.

Eccone due importanti:

Responsabilità aggiuntive di un project manager: Condotta etica

Un project manager si troverà inevitabilmente a lavorare con diversi tipi di persone e organizzazioni e si troverà di fronte a situazioni che possono essere affrontate con un comportamento o con un altro.

È il project manager stesso a stabilire le regole di base del comportamento come leader all’interno del suo progetto.

Per questo motivo, ogni giorno, un buon project manager dovrebbe fare tutto il possibile per guidare il progetto in modo professionale ed etico rifacendosi al Codice Etico PMI

Responsabilità aggiuntive di un project manager: Motivare e formare le persone

È facile fissare troppo duramente gli obiettivi e le scadenze del progetto e spesso ci si potrebbe dimenticare che attorno si hanno delle persone e non dei robot.

Sicuramente è importante fornire sfide e responsabilità anche ai vari membri del team, ma mantenendo un occhio di riguardo a quali sono i loro punti di forza e debolezza.

Ogni project manager è responsabile della motivazione e del modo di lavorare della sua squadra, anche quando si lavora ad un progetto a breve termine.

Le persone devono essere motivate costantemente per mantenere l’interesse verso l’organizzazione e verso il successo di un progetto e, per aumentare la produttività, un project manager dovrà anche valutare eventuali esigenze di formazione personalizzate.

L’obiettivo al termine del progetto, oltre al suo successo chiaramente, dovrebbe essere quello di avere persone desiderose di lavorare ancora.

In conclusione, un project manager deve ricordarsi che ci sono sicuramente responsabilità fisse nel suo ruolo, ma che il mondo della gestione dei progetti è talmente vasto che queste non possono essere incise nella pietra.

Se il progetto richiede qualcosa di speciale, il project manager deve essere pronto ad assumersene la responsabilità – o comunque a sapere in che modo delegarla.

Tuttavia, è importante ricordare che è il project manager ad essere in controllo del vascello e che la squadra di “marinai”, per quanto esperta possa essere, si rivolgerà sempre a lui per scegliere la direzione in cui navigare.

Assegnare i ruoli e gestire le responsabilità di un progetto è certamente una delle cose più delicate che un Project Manager deve affrontare. Bisogna avere a che fare con le sensibilità e le aspettative dei componenti del Team, ma allo stesso tempo non si può perdere di vista l’obiettivo del progetto o il fine aziendale.

I progetti di successo sono in genere il risultato di un’attenta pianificazione, del talento e della collaborazione del project manager, dei membri del team e degli altri stakeholder di progetto.

I progetti non possono andare avanti senza ciascuno di questi elementi chiave, ma non è sempre semplice individuare con chiarezza quali siano i ruoli e quali le responsabilità che ognuno deve ricoprire.

Questi ruoli potrebbero anche essere assegnati a uno o più individui o, al contrario, gli individui possono svolgere più di un ruolo a seconda della struttura e del tipo di organizzazione, nonché dell’ambito del progetto e del suo allineamento strategico.

Proviamo pertanto a definire quali sono i ruoli critici per garantire il successo di un progetto. Ne vediamo almeno 7 e andiamo a scoprirli insieme.

1. Responsabile del progetto o project manager

Non possiamo che iniziare parlando del project manager (al quale dedicheremo a breve un intero articolo), il principale responsabile del completamento del progetto secondo quanto accordato inizialmente.

A seconda del tipo di organizzazione del progetto, di solito un project manager guida nella pianificazione generale, nell’esecuzione, nel monitoraggio, nel controllo e nella chiusura del progetto.

Ciò include la gestione, la revisione e la definizione delle priorità delle attività quotidiane del progetto con l’obiettivo di rimanere puntuali e all’interno del budget del progetto.

Le sue responsabilità comprendono anche lo stato e la rendicontazione esecutiva, l’analisi e gestione dei rischi, la mediazione dei conflitti, la gestione della comunicazione e la gestione delle parti interessate.

Il responsabile di progetto, in genere, utilizza un software di project management per pianificare le attività e fornire loro un framework.

Lo scopo principale di questi strumenti di gestione dei progetti è aiutare il project manager a preparare, eseguire e controllare tutti gli aspetti di un progetto o di un gruppo di progetti con una gestione ottimale del tempo.

2. Team di progetto

Il team del progetto comprende i dipendenti a tempo pieno o part-time che sono assegnati a lavorare su diverse attività e risultati del progetto.

Avere una squadra interdisciplinare con il giusto mix di abilità e competenze è vitale per la corretta esecuzione di qualsiasi progetto.

I team di progetto, spesso identificati e “assemblati” dai project manager, possono comprendere personale interno proveniente da diversi dipartimenti e persino diverse aree geografiche.

A volte, i team di progetto possono anche includere fornitori, appaltatori o consulenti esterni, che sono stati esplicitamente raggruppati per il progetto.

Il loro ruolo è quello di eseguire con successo i compiti e le attività del progetto che sono stati loro assegnati, tenendo informato il project manager sullo stato di avanzamento, nonché su eventuali blocchi e rischi che possono sorgere durante l’esecuzione del progetto.

I membri del team di progetto utilizzano, solitamente, un software di project management per vedere le attività a loro assegnate, comprendere le priorità di lavoro, riferire i progressi e il tempo speso in diverse attività e collaborare con gli altri membri del team e con il project manager.

3. Comitato direttivo

Il comitato direttivo è composto da rappresentanti della direzione e altre parti interessate di alto livello.

Queste persone o gruppi che hanno un interesse diretto nell’esito del progetto sovrintendono all’intero ciclo di vita del progetto, fornendo indicazioni sulla direzione strategica generale.

Servono come supporto di “leadership” per il progetto, risolvono problemi esposti dal project manager e decidono in merito alle richieste di modifica degli elementi chiave del progetto, come ad esempio risultati finali, pianificazione e budget.

4. Il cliente di progetto

I clienti sono le persone, organizzazione o dipartimento, per le quali il progetto è stato avviato.

Che si tratti di un progetto aziendale interno o di un progetto esterno, ogni progetto ha un cliente che ha un’esigenza determinata che dovrà venire soddisfatta dal completamento con successo del progetto.

Nel corso di un progetto, il ruolo del cliente è cruciale per il successo generale.

Questi svolgono un ruolo attivo nell’approvazione dei piani di progetto, nella richiesta di modifiche, nell’aumento di problemi e rischi, nell’approvazione di pietre miliari, nel rilascio di pagamenti e, elemento fondamentale, nell’accettazione (o declino) dei risultati finali del progetto.

5. Project Management Office (PMO)

Il Project Management Office, abbreviato come PMO, è un gruppo di persone che aiutano a costruire e mantenere un insieme di standard e best practice per la gestione interna dei progetti e supervisionano la loro applicazione in ogni progetto.

In altre parole, un Project Management Office è una struttura organizzativa che standardizza i processi di governance relativi al progetto e facilita la condivisione di risorse, metodologie, strumenti e tecniche.

Man mano che sempre più progetti acquisiscono importanza strategica, i PMO aiutano a gestirli ed eseguirli in modo più prevedibile e controllato, garantendo la standardizzazione delle pratiche di project management per raggiungere economie di scala e quindi migliorare le percentuali complessive di successo del progetto.

6. Resource Manager

Sebbene in numero minore, molte organizzazioni presentano questo ruolo di Resource Manager dedicato, la cui responsabilità principale è la gestione di gruppi di risorse disponibili ed assegnabili ai progetti.

Il Resource Manager lavora fianco a fianco con il project manager nel coordinamento delle capacità delle risorse e del carico di lavoro ed è responsabile dell’assegnazione delle persone giuste ai progetti giusti al momento giusto.

Il manager delle risorse svolge un ruolo essenziale nella pianificazione della capacità per garantire l’adempimento delle risorse alle richieste del progetto.

È anche il principale responsabile della gestione delle competenze, valutando continuamente le esigenze di formazione e lo sviluppo della carriera dei dipendenti che lavorano ai progetti.

7. Sponsor del progetto

Lo sponsor del progetto è il pilota e il campione interno del progetto.

Si tratta in genere di membri della alta dirigenza, quelli con un interesse nel risultato del progetto.

Gli sponsor del progetto lavorano a stretto contatto con il project manager e legittimano gli obiettivi del progetto, partecipando alla pianificazione del progetto.

Inoltre, spesso aiutano a risolvere i conflitti e rimuovono gli ostacoli che si verificano durante il progetto e sottoscrivono le approvazioni necessarie per far avanzare ogni fase.

Compiti dello sponsor del progetto:

• Prendere le decisioni aziendali chiave per il progetto
• Approvare il budget del progetto
• Garantire la disponibilità di risorse
• Comunicare gli obiettivi del progetto in tutta l’organizzazione

In conclusione, perché un progetto abbia successo, è necessario uno sforzo di squadra completo.

I ruoli e le responsabilità assegnati ai membri del team e ai vari stakeholder possono essere piccoli o enormi, ma alla fine ogni ruolo e responsabilità è importante poiché il progetto si tramuta in un successo solo grazie ad un lavoro efficiente nel gruppo.

Avere un gruppo di lavoro unito, affiatato, in una parola coeso è il sogno di ogni Project Manager.

Lavorare in gruppo è diventato comune in molte organizzazioni, ma lavorare con gli altri potrebbe non essere sempre facile, soprattutto quando i membri del team non sono d’accordo fra di loro.

Questo può avere conseguenze anche gravi, come non finire un progetto in tempo o superare il budget prestabilito.

Invece di arrabbiarsi in caso di disaccordi, i gruppi dovrebbero quindi imparare a rimanere uniti e a comunicare in ogni situazione.

Se un gruppo è coeso, i membri sono più motivati a lavorare insieme verso un unico obiettivo, il che porterà un progetto al successo.

Quindi, come è possibile aumentare la coesione del gruppo di lavoro? Vediamo oggi i nostri 6 suggerimenti.

Cos’è la coesione del gruppo di lavoro?

La coesione del gruppo si verifica quando un gruppo di individui si sente connesso e spinto a raggiungere un obiettivo comune.

I membri di un team si rispettano l’un l’altro, si fidano e si supportano a vicenda.

Mentre i team coesi sono spesso composti da persone con diversi talenti, ciò che li lega tutti insieme è un forte senso di identità attinto dall’organizzazione stessa dove condividono valori, obiettivi e processi.

In un certo senso, un gruppo coeso può essere paragonato a un gruppo di tifosi che seguono la stessa squadra sportiva alla ricerca di una vittoria collettiva.

Una coesione di squadra è importante perché questa connettività sociale e professionale può creare una cultura che ispira i dipendenti a rimanere fedeli all’azienda.

Con la coesione di gruppo, il team si sentirà a proprio agio nel proprio ambiente di lavoro e soddisfatto di far parte di qualcosa di più grande di sé stesso e dei singoli individui.

Come aumentare la coesione del gruppo di lavoro

La coesione di squadra non sempre avviene immediatamente e, in genere, è il risultato di azioni mirate intraprese dai manager per facilitare dinamiche positive di gruppo.

Ecco quindi 7 suggerimenti che un project manager può adottare per aumentare la coesione del gruppo di lavoro:

1. Definire obiettivi e valori

Prima di iniziare a lavorare sulle dinamiche del team, è importante avere ben in mente gli obiettivi del team e i valori dell’azienda.

Se l’organizzazione non ha già una missione o una visione chiara, questo è un buon momento per crearla.

Questi elementi forniranno così ai membri del team un quadro chiaro e condiviso di ciò a cui stanno lavorando.

2. Offrire formazione e sviluppo

Affinché la coesione della squadra rimanga forte, ogni membro del gruppo dovrebbe sentirsi sufficientemente competente da contribuire all’obiettivo generale in primo luogo.

Al momento dell’assunzione, i dipendenti dovrebbero ricevere chiare informazioni sulle loro responsabilità, nonché una formazione adeguata che garantisca un efficiente svolgimento delle loro mansioni lavorative.

Nel tempo, i dipendenti dovrebbero migliorare il loro lavoro e per fare ciò, avranno bisogno di opportunità per sviluppare le proprie capacità.

Ciò può avvenire attraverso la collaborazione interfunzionale all’interno dell’organizzazione stessa oppure attraverso conferenze, programmi o corsi di formazione sponsorizzati dall’azienda.

Ciò aiuterà i membri del team a sentirsi adeguatamente preparati e andare avanti nella loro carriera all’interno dell’organizzazione.

3. Incoraggiare il team building

Parte della coesione di una squadra si basa anche sull’autostima e sul morale dei singoli individui.

L’avvio di attività di team building può essere un ottimo modo per costruire l’empatia e il rispetto necessari all’interno di un team di successo.

Man mano che i dipendenti interagiscono tra loro e si conoscono al di là dei loro ruoli lavorativi, la coesione di gruppo aumenterà.

 4. Incoraggiare ed incrementare la comunicazione

Il team building funziona solo con una comunicazione chiara e continua ed il project manager è il responsabile di fornire le risorse adatte per permetterlo.

Tutti dovrebbero essere in grado di connettersi facilmente e comodamente con i loro colleghi, senza blocchi o interruzioni di sorta.

Ecco come aprire canali di comunicazione diversi che aiutino il team a rimanere produttivo e coinvolto diventa fondamentale, come ad esempio scegliendo un software di project management che includa una funzionalità di messagistica istantanea, in modo da consentire anche ai team remoti di rimanere facilmente connessi e coesi senza distrazioni.

5. Costruire fiducia

Quando si aprono canali per interagire, è importante che i membri del team si sentano a proprio agio con la comunicazione aperta.

Sia che stiano parlando con il project manager che con un collega, nessuno dovrebbe essere riluttante ad esprimere i propri pensieri e idee.

La coesione del team non si verificherà infatti, se si stanno mantenendo dei segreti a livello di gestione, anche se involontariamente.

6. Celebrare il successo insieme

Celebrare il successo – grande o piccolo, di gruppo o individuale che sia – è essenziale per mantenere la coesione di una squadra.

Quando l’intera organizzazione lavora per obiettivi condivisi, è opportuno condividere i risultati come gruppo.

Il project manager deve ricordarsi di ringraziare i membri del team per il duro lavoro svolto e, in caso di successi importanti, dare anche un riconoscimento.

7. Divertirsi

Infine, divertirsi.

Con questo non si intende che il lavoro deve andare in secondo piano e che il tempo deve venire investito a raccontarsi barzellette, ma vedere il luogo di lavoro non solo come un ufficio noioso e grigio, può incrementare il morale dei dipendenti.

Come minimo si lavora 8 ore al giorno e se di tanto in tanto, per una decina di minuti, i membri del team si ritrovano a raccontarsi qualche episodio divertente della loro vita, il project manager non deve preoccuparsi, anzi.

L’aprirsi e conoscersi fra colleghi non può che essere visto come un elemento positivo.

La coesione di gruppo è quindi il modo migliore per garantire che tutti i talenti siano massimizzati, aumentando al contempo l’impegno e la soddisfazione dei dipendenti.

Questa connessione duratura manterrà il team produttivo e più efficace che mai ed i progetti non potranno che essere un successo.

Come si misura e si valuta il lavoro del team? Sembra una domanda banale, ma in realtà non lo è affatto.

Valutare in modo corretto il lavoro della tua squadra può essere molto meno semplice di ciò che può sembrare. Inoltre, si parla spesso di migliorare il lavoro di squadra in un’organizzazione. Una corretta valutazione del lavoro svolto è sicuramente il primo passo da fare verso questo miglioramento.

E’ ovvio che le valutazioni possono avvenire in molti modi. Un esempio di approccio consiste, ad esempio, nel misurare l’output del team: le ore fatturate, le unità vendute, il numero di clienti acquisiti o se il team completa un progetto in tempo e nel rispetto del budget.

È facile tenere traccia di queste azioni poiché sono concrete e si può valutare a colpo d’occhio il miglioramento del team rispetto alle prestazioni di base.

Sebbene valido, questo approccio può essere però po’ deludente perché non mostra chi sta facendo cosa nel team e come i membri hanno lavorato insieme per raggiungere i loro obiettivi.

In breve, i numeri non sono sufficienti ed è molto più efficiente aggiungere misure qualitative e valutare il grado in cui il team sta dimostrando le abilità chiave del lavoro di squadra.

Quando fare una valutazione del lavoro del team?

Le valutazioni del team forniscono più valore al team stesso in alcune occasioni rispetto ad altre.

Sfortunatamente, queste valutazioni sono troppo spesso svolte alla ricerca di un capro espiatorio dopo che le cose sono andate male.

Sebbene questa sia una ragione perfettamente legittima per una valutazione, le organizzazioni possono trarre maggiori benefici quando non considerano le valutazioni del gruppo come una risposta alle difficoltà.

Condurre valutazioni prima che sorgano problemi può evitarli o mitigarli, portando potenzialmente a risparmiare tempo e denaro.

Ecco alcuni ottimi momenti e motivazioni per fare una valutazione del lavoro del team:

• Rafforzare un team che sta avendo problemi
• Per iniziare un nuovo progetto nel modo giusto
• Aiutare un team a crescere
• Quando alcuni membri del team vengono cambiati
• Legare i team in situazioni come team remoti e startup
• Prima di un grande cambiamento strategico
• Come parte dello sviluppo del team per confrontare regolarmente la performance

Le valutazioni del team offrono anche valore ai team già affermati, soprattutto quando si verifica un cambiamento nel quadro organizzativo o quando il team si sta preparando ad affrontare un nuovo progetto diverso da quelli svolti in passato.

8 cose da fare per valutare correttamente il tuo team

Abbiamo voluto creare un vademecum di cose da fare per poter valutare in modo corretto il tuo Team. Nella speranza possa tornarti utile proviamo a guardarlo insieme.

Conoscere aspettative ed esigenze

In primis, bisogna sapere quali sono le aspettative ed esigenze dell’organizzazione in generale. Queste possono essere un numero qualsiasi di obiettivi preziosi, come semplificare i processi interni, aumentare le vendite, ridurre il turnover del personale oppure migliorare il morale del personale.

Parlare con i membri del team

Il project manager deve prendersi tempo per parlare con i membri del team, prima in gruppo e poi individualmente, per scoprire i loro sentimenti, preoccupazioni, obiettivi ed ambizioni circa i loro progressi e gli ostacoli nelle attività e nei ruoli oltre che nell’ambiente di lavoro in generale.

Ascoltare attentamente

Quando il project manager parla con i membri del team, deve anche ascoltare attentamente. A volte, infatti, si può leggere tra le righe quando un dipendente sta cercando di rimanere diplomatico per paura di recriminazione o addirittura di perdere il suo lavoro.

Identificare le sfide che i membri del team devono affrontare

Queste sfide possono essere fattori ovvi e previsti, ma il project manager deve essere anche consapevole del fatto che mentre alcuni problemi sono interni all’organizzazione, altri si verificano nella vita privata del dipendente e possono avere conseguenze anche sul posto di lavoro, rendendo la persona stanca, irritabile e stressata.

E’ chiaro che nella valutazione del lavoro del team bisogna tenere in considerazione questi fattori.

Verificare se vengono utilizzate procedure e sistemi esistenti e se funzionano effettivamente

A volte i sistemi possono essere installati ma non funzionare, rendendo quindi il lavoro del team più complicato di quello che dovrebbe essere. Ciò può ridurre la produttività e aumentare i livelli di frustrazione.

Chiedere feedback esterni

Chiedere un feedback ai clienti – ove possibile – o anche ai fornitori su come considerano il lavoro del team. Questo può essere fatto sia tramite sondaggio anonimo o in altri modi. Ricevere feedback da tutti gli stakeholder è una misura importante che può aiutare a valutare il lavoro del team e a capire se la direzione in cui sta andando l’organizzazione è quella giusta o no. E’ importante però ricordare che è impossibile piacere a tutti.

Apportare le modifiche necessarie e monitorare

Non sorprende sapere che una valutazione negativa del lavoro del team è causata anche dalla mancanza di feedback, follow-up, leadership e monitoraggio da parte del manager. Per questo motivo, il project manager deve assicurarsi di essere una figura presente prima di valutare – soprattutto se negativamente – i membri del proprio team.

Creare un processo di valutazione del team

In generale, creare un processo di valutazione del lavoro del team può rendere il tutto più chiaro sia per il project manager che per i membri del team stessi. Ecco alcuni esempi di domande che potrebbero essere incluse:

• La persona si presenta in tempo sul posto di lavoro?
• E’ ben preparata per le riunioni?
• Si prende le responsabilità o trova sempre una scusa quando le cose vanno male?
• Si concentra sui bisogni del team e non sui suoi singoli successi, fallimenti o bisogni?

Chiaramente, è importante che i membri del team ricevano poi feedback dopo la valutazione. Il feedback è ancora più prezioso infatti, quando viene eseguito con dati concreti.

Le valutazioni del team aiutano un’organizzazione a vedere e raggiungere risultati ed obiettivi più ampi, rendendoli parte integrante del processo di valutazione.

E’ importante che il project manager eviti sempre le critiche pubbliche dei membri del team.

Se è necessario fornire un feedback negativo, la persona dovrà essere chiamata in separata sede per discutere la valutazione delle prestazioni con calma e senza pressioni.

Inoltre, nel feedback il project manager deve dare indicazioni su come migliorare e raggiungere gli obiettivi delineando, se necessario, un programma di formazione o di tutoraggio.

In generale, ogni team lavora in modo diverso, quindi  è importante scegliere i metodi di valutazione che aiutano a dare la priorità ai risultati e alle aree di miglioramento che si adattano alla strategia aziendale complessiva.

I coordinatori di progetto sono figure di cui, a volte, i project manager hanno bisogno di aiuto nella gestione dei progetti.

Esistono già molti articoli che spiegano nel dettaglio il lavoro di un project manager e le sue responsabilità, ma vediamo in questo articolo di capire meglio chi è il coordinatore di progetto.

In primis, per avere un’idea generale di dove si trovi il coordinatore di progetto nella struttura generale dell’organizzazione, è importante mappare i diversi ruoli nel project management.

Il coordinatore di progetto è quella persona che riferisce al project manager e si trovano subito nel gradino successivo nella catena di comando.

Project manager vs. coordinatore del progetto

Sebbene i project manager e i coordinatori di progetto solitamente lavorano fianco a fianco, è molto importante distinguere i due ruoli.

Qualsiasi informazione o aggiornamento di cui il team ha bisogno dovrebbe essere facilmente accessibile, grazie al coordinatore di progetto, per tutto il ciclo di vita del progetto.

Nel frattempo, è compito del project manager vedere la pianificazione del progetto fino al suo completamento.

In definitiva, il coordinatore di progetto è responsabile di alleggerire e semplificare alcune delle funzioni del project manager al fine di facilitare il lavoro di tutti.

Qualità del coordinatore di progetto

Un coordinatore di progetto coordinerà – appunto – il programma, il budget, le problematiche e i rischi del progetto.

È suo compito assicurarsi che il progetto sia ben organizzato e che funzioni senza intoppi e ciò può includere quindi la comunicazione con vari dipartimenti dell’organizzazione per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.

I coordinatori del progetto devono eccellere in un ambiente di lavoro frenetico e stimolante e devono essere in grado di essere il braccio destro del project manager.

Inoltre, i coordinatori di progetto possono avere esperienza e conoscenze tecniche in settori specifici e possono essere assegnati a determinati dipartimenti in base alle loro qualifiche.

Ci sono molte qualità che definiscono un coordinatore di progetto di successo; ecco quali sono le più importanti:

• Orientamento ai dettagli: l’attenzione ai dettagli è fondamentale quando si supervisionano tanti aspetti diversi del progetto, tutti fondamentali affinché questo si concluda con successo.
• Affidabilità: il project manager dipenderà dal coordinatore di progetto per gestire le minuzie ed i piccoli dettagli del project management e, pertanto, è fondamentale che il coordinatore di progetto sia affidabile e non operi contro le linee guida del project manager.
• Buona comunicazione: il coordinatore di progetto può essere considerato come un ponte che collega il project manager a vari altri membri del team di progetto. Per questo motivo deve possedere capacità comunicative superiori rispetto alla media.
• Produttività: il progetto richiede produttività da parte del team che vi lavora e questo è particolarmente importante nel caso del coordinatore di progetto. I coordinatori sono come l’olio che fa girare perfettamente la ruota del progetto.
• Autonomia: l’ultima cosa che un project manager vuole è un coordinatore di progetto a che non segue il compito che gli è stato assegnato. Il coordinatore di progetto deve avere una grande autonomia e capacità di auto-organizzarsi.

Educazione, formazione e certificazione di un coordinatore di progetto

Una laurea formale in project management non è generalmente richiesta.

Tuttavia, la maggior parte dei datori di lavoro cerca diversi anni di esperienza nel proprio settore specifico e, preferibilmente, una laurea o certificazione in quel campo nonché esperienza nel lavoro per progetti.

Ad esempio, una laurea in comunicazione, management e gestione aziendale, economia o altri campi simili può fornire le competenze necessarie.

I datori di lavoro cercano inoltre competenze in campo informatico, nell’uso di Microsoft Office e, preferibilmente, anche di software di project management.

Per chi volesse approfondire ulteriormente, ogni anno vengono organizzati corsi di formazione per futuri coordinatori di progetto.

Responsabilità del coordinatore di progetto

Alcune responsabilità di un coordinatore di progetto includono:

• Assicurarsi che il proprio team disponga degli strumenti necessari per eseguire il progetto.
• Creare un programma di progetto, con pietre miliari, date di scadenza e stime per i materiali e le risorse richieste, ad esempio i membri del team, che verranno sottoposti alla direzione per l’approvazione.
• Aiutare con la documentazione di ogni fase del progetto, oltre a redigere rapporti di sintesi.
• Lavorare con i membri del team “sul campo”.
• Mantenere alto il morale dei membri del team e costruire relazioni con loro per sviluppare un’unità forte.

In conclusione, un coordinatore di progetto, non solo deve essere abituato a un ambiente frenetico, ma deve dargli il benvenuto.

Ci sono molti compiti e qualità diverse che ci si aspetta da un coordinatore di progetto di successo.

Come affermato in precedenza, i coordinatori svolgono un lavoro molto importante durante tutto il ciclo di vita di un progetto.

Siamo sicuri che in futuro, il ruolo del coordinatore di progetto si svilupperà ulteriormente in un ruolo di gestione altamente integrato con il team di progetto e arriverà ad essere responsabile di più incarichi – e sempre più importanti – durante il ciclo di vita di progetto.

Saper gestire un talento, a patto di averne a disposizione, non è come una generica gestione delle risorse umane.

Anche quando il piano di progetto è redatto e valido, ammesso che il project manager possieda gli strumenti, la tecnologia ed il tempo necessario per concludere il progetto, rimane una domanda fondamentale: il project manager ha i talenti giusti e al posto giusto per lavorare al progetto in maniera efficiente?

Un’efficace gestione dei talenti del progetto inizia anche prima delle fasi di pianificazione di un progetto, attraverso assunzioni selettive, formazione continua e sviluppo di carriera.

La gestione dei talenti deve essere pensata e considerata come una strategia aziendale che aiuterà il project manager a trattenere dipendenti eccezionali.

Per un’efficace gestione dei talenti, ogni aspetto del reclutamento, dell’assunzione e dello sviluppo dei dipendenti viene toccato.

L’obiettivo finale deve essere quello di ottenere una forza lavoro qualitativamente superiore.

Cosa comporta la gestione dei talenti

La gestione dei talenti, se gestita in modo strategico, deriva dalla missione, dalla visione, dai valori e dagli obiettivi dell’organizzazione.

Ciò consente a ogni dipendente di vedere dove il suo ruolo si inserisce all’interno dell’organizzazione e consente così ai dipendenti di essere coinvolti nella direzione generale dell’azienda.

Da un punto di vista strategico, un efficace sistema di gestione dei talenti aiuta i dipendenti a sentirsi parte di qualcosa di più grande della loro “semplice” attività quotidiana.

Questa gestione comprende i seguenti processi di lavoro:

• Sviluppare chiare descrizioni delle mansioni, in modo da conoscere le competenze, le capacità e l’esperienza necessarie per ogni ruolo.
• Selezionare, con un processo di selezione appropriato, i dipendenti che hanno un potenziale superiore e si adattano alla cultura dell’organizzazione.
• Negoziare requisiti e standard di performance basati su risultati umanamente accettabili.
• Fornire un efficace onboarding dei dipendenti e continue opportunità di formazione e sviluppo che riflettano sia le esigenze del dipendente che quelle dell’organizzazione.
• Fornire coaching, tutoraggio e feedback continui, in modo che il dipendente si senta apprezzato e importante.
• Condurre regolarmente meeting sulla pianificazione dello sviluppo delle prestazioni incentrate sugli interessi dei dipendenti.
• Progettare sistemi di compensazione e riconoscimento efficaci che premino le persone per i loro contributi.
• Tenere interviste di uscita per capire perché un talento ha deciso di lasciare l’organizzazione.

Le tre fasi della gestione del talento

Gli approcci alla gestione del talento variano, ma in comune a tutte le organizzazioni sono tre fasi critiche.

1. Identificazione e acquisizione del talento

È sempre più difficile per le organizzazioni trovare i talenti con la giusta combinazione di tecnica, leadership e capacità strategiche e di gestione aziendale.

Tuttavia, senza quel determinato talento, le organizzazioni rischiano di non essere in grado di garantire la corretta attuazione e conclusione di progetti fondamentali per il raggiungimento dei propri obiettivi.

Una volta identificate le competenze necessarie per il ruolo ricercato, i talenti possono essere ricercati in due modi:

• Reclutamento esterno
• Reclutamento interno

La capacità di attrarre talenti esterni e generare interesse tra i candidati interni si basa spesso su fattori sui quali i responsabili delle risorse umane hanno poca o nessuna influenza.

Essere percepito come un datore di lavoro di prima scelta e la capacità di offrire una varietà di progetti interessanti rendono un’organizzazione attraente agli occhi dei talenti.

2. Sviluppo e conservazione del talento

Una volta trovato il talento giusto, assicurarsi che le skills siano pertinenti alle esigenze aziendali e che il dipendente rimanga interessato all’organizzazione, sono sfide continue.

Le aree chiave su cui concentrarsi per sviluppare e trattenere i talenti includono:

• Supportare la mobilità effettiva delle risorse dagli attuali incarichi alle opportunità seguenti.
• Collegare i processi di avanzamento di carriera.
• Creare ampi piani di avanzamento anche oltre i confini dell’organizzazione.

La maggior parte delle organizzazioni deve prestare attenzione alla formazione e allo sviluppo del talenti.

E’ importante quindi che le organizzazioni, con l’aiuto del project manager, stabiliscano un percorso di carriera e di formazione definito che permetta di sviluppare le competenze e le skills dei talenti nei loro diversi settori di competenza.

3. Inglobamento e trasferimento della conoscenza dei talenti

Anche i project manager, le risorse umane ed i leader aziendali trarranno vantaggio dall’acquisizione e dalla condivisione delle conoscenze.

Avere un processo strutturato per inglobare e trasferire la conoscenza all’interno di un’organizzazione, ha un alto impatto positivo sulla rata di successo dei progetti e delle iniziative.

Il successo organizzativo è fortemente correlato sia all’elevata maturità nella gestione dei talenti sia all’elevato allineamento tra risorse umane, project manager e leader aziendali.

Anche la ricerca supporta l’utilizzo delle strategie di gestione dei talenti: in uno studio dell’American Society for Training and Development in collaborazione con The Institute for Corporate Productivity, sono state identificate le seguenti pratiche che impattano positivamente sulla gestione dei talenti:

• Standardizzare i processi di revisione e feedback.
• Nominare un unico proprietario funzionale – che può essere il project manager – per quanto riguarda la gestione dei talenti.
• Sviluppare una cultura organizzativa che supporti la gestione dei talenti.
• Assicurare coerenza tra le attività di gestione dei talenti.
• Aumentare la visibilità delle iniziative di gestione dei talenti.

In conclusione, gli approcci da parte del project manager alla gestione dei talenti possono variare a seconda delle organizzazioni.

Attraverso una relazione più collaborativa tra project manager, risorse umane e leader aziendali, sarà possibile acquisire maggiori conoscenze e informazioni sulla gestione del progetto e sulla sua connessione critica con gli obiettivi organizzativi, consentendo reclutamento, fidelizzazione e sviluppo dei talenti più efficienti ed efficaci.

E più un’organizzazione è matura nella gestione dei talenti, migliori saranno le sue prestazioni rispetto nell’esecuzione di progetti che soddisfano gli obiettivi aziendali, guidano le iniziative strategiche e migliorano le prestazioni finanziarie.

Qualsiasi sia il settore in cui l’organizzazione opera, il cambiamento strategico è guidato attraverso progetti e programmi.

Le organizzazioni che hanno il giusto talento e il giusto metodo di gestione dei talenti hanno senza dubbio una capacità critica che offre, alla lunga, un vantaggio rispetto alla concorrenza.

Per concludere, sempre più organizzazioni stanno considerando la gestione dei talenti un’opportunità per distinguersi sul mercato per ottenere un vantaggio competitivo.

Guidare con successo un Team, essere un manager efficiente e un capo carismatico allo stesso tempo può sembrare un compito impossibile, ma non deve essere necessariamente così.

Per farlo bisogna essere un punto di riferimento saldo per i componenti del team, un faro da seguire sempre con fiducia e ammirazione.

Come si fa? Vediamolo in questo articolo su come guidare un team con successo, nel quale abbiamo sintetizzato le 9 regole base che possono aiutarci nell’impresa.

Le 9 regole base per guidare un team con successo

Come abbiamo già detto essere un Project Manager che guida con successo un team non è un obiettivo semplice da realizzare, ma allo stesso tempo non è pura utopia.

Proviamo insieme a riflettere sulle seguenti 9 regole che possono spianarci la strada verso il successo tanto voluto.

Regola 1 per guidare con successo un team: Trovare una strategia di gestione e attenersi ad essa

Non c’è niente di peggio di un project manager che continua a cambiare le sue opinioni ed i suoi metodi a seconda del suo umore.

Le decisioni caotiche aumentano l’insicurezza e la frustrazione di un team, quindi è meglio trovare una strategia e attenersi ad essa.

Se si trovano alcuni nuovi metodi che il manager vuole applicare, questo deve assicurarsi che non contraddicano la direzione generale del progetto. E perché poi non ottenere Feedback dal Team prima di applicarli?

Regola 2 per guidare con successo un team: Impostare gli obiettivi e tenere traccia dei progressi

Questo può sembrare ovvio, ma troppo spesso un progetto rimane bloccato tra le richieste dei clienti e i report mensili, e l’obiettivo e la visione generale sembrano svanire.

Stabilire e raggiungere traguardi fornirà una visione chiara dell’efficienza complessiva del team e dei progressi quotidiani.

Con il tempo, si sarà in grado di vedere i punti deboli e migliorare i risultati.

Regola 3 per guidare con successo un team: Favorire l’apprendimento

La chiave per un’organizzazione in rapida crescita è di autorizzare lo sviluppo personale e professionale dei suoi dipendenti.

L’idea è che, man mano che l’organizzazione cresce, anche le persone crescano nelle loro posizioni, il che significa che devono imparare costantemente.

Ecco quindi che un bravo manager offre corsi di formazione per i dipendenti o incoraggia l’apprendimento peer-to-peer chiedendo ai membri del team più specializzati di insegnare la loro particolare esperienza o abilità ai colleghi.

Regola 4 per guidare con successo un team:  Investire in un ambiente di lavoro piacevole

Gli studi dimostrano che un ambiente di ufficio ben progettato può aumentare le prestazioni complessive del team fino al 20%.

Anche piccole modifiche interne che non richiedono grandi investimenti possono migliorare le prestazioni dei dipendenti.

Ecco alcune idee per un ambiente di lavoro più produttivo e piacevole:

• Mobili moderni, come sedie e scrivanie ergonomiche.
• Biblioteca interna: la lettura per piacere, anche solo per 30 minuti al giorno, si è dimostrata sufficiente per aumentare la produttività in ufficio, migliorare la concentrazione e affrontare problemi come la depressione e l’ansia.
• Musica in ufficio: la musica ritmica di sottofondo aiuterà i lavoratori a sentirsi più energici ed entusiasti mentre svolgono le attività quotidiane.
• Intrattenimenti o break room: avere la possibilità di rilassarsi e divertirsi al lavoro crea un forte impegno, aiuta i dipendenti a rilassarsi e a liberare la mente e aumenta la produttività.
• Piante vive: rendono l’atmosfera più accogliente ed è stato inoltre riscontrato che garantiscono una migliore qualità dell’aria, aumentandola produttività dei lavoratori del 15%.

Regola 5 per guidare con successo un team:  Essere gentili e sinceri con il team

La maggior parte delle volte, quando le persone lasciano il lavoro, lo fanno principalmente a causa del loro manager.

Essere amichevoli e sinceri potrebbe non essere sufficiente per essere un project manager di successo, ma è una parte importante.

Ecco alcuni modi per apprezzare e prendersi cura del team:

• Festeggiare i progressi e i risultati dei membri del team.
• Parlare regolarmente con il team e ascoltare quello che ognuno ha da dire e, se necessario, implementare le nuove idee.
• Non riversare lo stress e la rabbia sul team.
• Cercare di non sovraccaricare di lavoro la squadra.
• Non essere egoisti, cioè il manager deve concentrarsi su ciò che è bene per l’intero team, non solo per lui.

Regola 6 per guidare con successo un team:  Offrire orari di lavoro flessibili

Il tradizionale orario di lavoro, dal lunedì al venerdì, dalle 8 alle 17, inizia a diventare sempre meno diffuso.

Offrire orari flessibili o il lavoro da remoto è un modo efficace per ispirare il personale esistente e dargli più motivazione. Quello che deve interessare è il risultato finale.

Regola 7 per guidare con successo un team:  Usare solo critiche costruttive

Critica costruttiva significa offrire opinioni valide e razionali sul lavoro degli altri, coinvolgendo sia commenti positivi che osservazioni su ciò che dovrebbe essere migliorato.

Le critiche costruttive sono di solito espresse in maniera amichevole.

Quando si valuta il lavoro del team, è importante dare sempre un feedback utile, specifico e sincero.

Non è necessario essere timidi e limitarsi a lodare e basta, ma un manager deve anche essere diretto e persino severo quando necessario.

Regola 8 per guidare con successo un team:  Non concedere un trattamento speciale a se stessi

Le azioni del capo vengono osservate, direttamente o indirettamente, dalla squadra.

Ciò significa che i dipendenti guardano, osservano e spesso imitano l’atteggiamento del manager nei confronti del lavoro e dell’organizzazione, soprattutto se le sue azioni non mostrano impegno.

Nessuno vuole infatti lavorare per un leader che non ispira motivazione o sembra un lavativo.

Quello che un manager deve fare è quindi dare l’esempio: se, ad esempio, questo si aspetta che i dipendenti arrivino al lavoro in orario, è importante che egli faccia lo stesso.

Regola 9 per guidare con successo un team:  Coltivare la cultura aziendale

La cultura aziendale è la personalità di un’organizzazione che definisce l’ambiente di lavoro e le relazioni tra i membri del team ed i colleghi.

La cultura aziendale include anche missione aziendale, valori, etica e obiettivi.

Qualunque personalità abbia l’organizzazione, è importante che il manager si assicuri di viverla, di coltivarla e di trasmetterla ai dipendenti.

Ecco alcune cose che potrebbero aiutare in questo senso:

• Eventi di team building.
• Libri pertinenti nella biblioteca dell’ufficio.
• Training e affiancamento iniziale adeguato per i nuovi dipendenti in modo da essere tutti sulla stessa pagina.

I veri leader sono difficili da trovare, a qualsiasi livello dell’organizzazione… ma non è impossibile incontrarli.

I leader esibiscono una miscela unica di carisma, visione e tratti caratteriali che attraggono le persone a seguirli.

Ecco perché per un leader che applica tutti e 9 i fattori elencati in questo articolo, diventa automatico gestire un team con successo.