Archivio per categoria: Gestione Risorse

Le attività di Team Building possono diventare una incredibile risorsa per un Project Manager che deve gestire un gruppo di lavoro.

Può essere difficile credere che ci si possa divertire al lavoro o con i colleghi di lavoro, se però hai avuto la fortuna di collaborare con Aziende lungimiranti sai che invece questo non è solo possibile ma viene incoraggiato.

Le motivazioni sono semplici. Spesso l’atmosfera in ufficio è noiosa, pesante e poco stimolante. Questo può essere causa di problemi che vanno ad inficiare la produttività.

Da molti anni si cerca di trasformare gli ambienti di lavoro in luoghi piacevoli in cui la positività traspare e le relazioni tra colleghi vengono incentivate. Le aziende infatti sanno che un Team di lavoro motivato può incrementare la produttività anche del 30% e non solo. D’altra parte ne abbiamo già parlato in questo articolo sul clima aziendale.

Ecco quindi che organizzare alcune attività di team building non solo salverà dalla noia, svilupperà la comunicazione e creerà bei ricordi, ma potrà anche portare nuove idee interessanti.

Inoltre, anche i nuovi arrivati possono beneficiare di brevi attività di team building che permetteranno di integrarsi più velocemente nel gruppo e conoscere i colleghi più facilmente.

Qual è l’obiettivo del team building?

L’idea alla base del team building è di consentire alle persone di contribuire a obiettivi comuni e di lavorare nella stessa direzione.

Il successo stesso di un’organizzazione dipende dalla capacità dei suoi dipendenti di lavorare in gruppo, comprendere i punti di forza e le debolezze reciproche, interessarsi a vicenda e fornire insieme un lavoro di qualità.

Ecco quali sono alcuni vantaggi che un’organizzazione può rilevare quando crea, in linea con la metodologia Agile,  un team con obiettivi forti:

• Il livello di produttività migliora
• Maggiore morale e motivazione tra i membri della squadra
• Migliore collaborazione sul posto di lavoro
• Incoraggiato la creatività tra gli individui
• Rinforzo positivo
• Maggiore soddisfazione professionale tra i dipendenti
• Migliore qualità del lavoro

E altro ancora.

Le attività di team building funzionano davvero?

Statisticamente esistono molte prove che dimostrano che le attività di team building hanno effettivamente risvolti positivi sulla produttività e sul posto di lavoro in generale.

In particolare, funzionano bene per i team che sono alla ricerca di modalità nuove per migliorare il lavoro e l’interazione con gli altri.

I vantaggi dei giochi e delle attività di team building non riguardano solo il modo in cui i team lavorano, ma riflettono anche il miglioramento della personalità generale di tutti.

La cosa interessante qui è che esistono attività di team building per qualsiasi esigenza e per qualsiasi tipo di squadra.

Ciò significa che se un’attività non è considerata adatta o non piace, ci sono dozzine di altre idee che potranno essere prese in considerazione.

Un motivo chiave per cui giochi e attività così semplici apportano forti cambiamenti in un ambiente di lavoro è che hanno la capacità di aiutare le persone a uscire dalle loro zone di comfort.

Queste offrono ai membri del team un mezzo e una piattaforma per rompere il ghiaccio in modo intimidatorio e portare il loro lavoro di squadra a un livello completamente nuovo.

Quali sono le migliori attività di team building?

Per iniziare, prima di scegliere la migliore attività di team building, è importante identificare le esigenze del team.

Il primo e più importante passo nella pianificazione delle attività di team building è quello di identificare i punti di forza e di debolezza del team.

Si può iniziare ponendo le seguenti domande per identificare la radice di eventuali problemi:

• Ci sono conflitti tra determinate persone che stanno creando divisioni all’interno del gruppo?
• I membri del team devono conoscersi meglio?
• Alcuni membri si concentrano sul proprio successo e, di conseguenza, danneggiano il gruppo?
• Una cattiva comunicazione sta influenzando i progressi e la produttività del team?
• Le persone devono imparare a lavorare insieme, anziché individualmente?
• Alcuni membri influenzano la capacità del gruppo di andare avanti attraverso una resistenza al cambiamento?
• Il gruppo ha bisogno di una spinta morale?

Una volta risposto a queste domande, si potrà passare a scegliere una o più attività mirate per aiutare il team ad affrontare i problemi specifici.

Vediamo alcuni esempi concreti di attività di team building:

Attività di team building: Due verità e una bugia

Problema: comunicazione e rompighiaccio

Tempo richiesto: 15-30 minuti

Si inizia facendo in modo che ogni membro del team scriva segretamente due verità su sé stesso e una menzogna su un piccolo pezzo di carta – ovviamente le risposte non dovranno essere rivelate a nessuno.

Una volta che ogni persona ha completato questo passaggio, si concedono 10-15 minuti per una conversazione aperta, proprio come un incontro informale, in cui tutti si interrogano sulle tre domande.

L’idea è di convincere gli altri che la propria bugia è in realtà una verità, mentre dall’altra parte, si prova a indovinare le verità / bugie di altre persone ponendo loro delle domande.

Dopo il periodo di conversazione, riuniti in un cerchio, ogni partecipante ripete le sue tre affermazioni ed il gruppo decide quale pensa sia la bugia. Questo gioco aiuta a incoraggiare una migliore comunicazione in ufficio e consente di conoscersi meglio fra colleghi.

Attività di team building: Il puzzle “gigante”

Problema: Problem Solving

Tempo richiesto: 30 minuti

Questa attività di risoluzione dei problemi richiede che il leader scelga un’immagine o un fumetto ben noto pieno di dettagli.

L’immagine deve essere suddivisa in tanti quadrati uguali quanti sono i partecipanti all’attività. Ogni partecipante riceve quindi uno dei “pezzi del puzzle” e deve creare una copia esatta del suo pezzo cinque volte più grande della sua dimensione originale.

Si pone il problema di non sapere perché o in che modo il proprio lavoro possa influire sul quadro generale. Quando tutti i partecipanti hanno completato i loro ingrandimenti, si richiederà loro di assemblare i pezzi in una copia gigante dell’immagine originale su un tavolo.

Questa attività di risoluzione dei problemi insegnerà ai partecipanti come lavorare in gruppo e dimostra un lavoro “dipartimentale”, ovvero la comprensione che ogni persona, pur lavorando da sola, contribuisce alla fine al risultato complessivo del gruppo.

Creare la propria attività di team building

Tempo richiesto: 1 ora

Il leader del gruppo chiede aiuto ai partecipanti: sarebbe interessante svolgere un’attività di team building, ma non ne conosce nessuna di nuova e vuole quindi supporto dai membri del gruppo per trovare un’attività originale e mai provata in precedenza.

L’obiettivo o il problema, quindi, è far sì che ogni partecipante – o gruppo di partecipanti – presenti una nuova attività di team building adatta a loro. Oltre ad essere un’attività di risoluzione dei problemi di per sé, questo gioco aiuta a promuovere anche il pensiero creativo, la comunicazione, la fiducia e la gestione del tempo.

Per concludere: le attività di team building sono un modo divertente ed educativo per migliorare la comunicazione a livello di team, ma è importante identificare l’attività giusta per indirizzare il problema specifico da risolvere.

Solamente in questo modo l’attività di team building si trasformerà in un vero successo per incentivare morale e produttività.

Il clima aziendale, il benessere organizzativo ed individuale e l’impegno dei dipendenti sono collegati a importanti risultati organizzativi, come produttività, salute e fidelizzazione dei dipendenti.

Questi fattori si completano e si influenzano a vicenda.

Il lavoro svolge un ruolo chiave nella salute e nel benessere dei lavoratori ed è importante riconoscere l’impatto negativo sul benessere organizzativo e, di conseguenza, sui dipendenti.

L’instabilità e l’insicurezza nel mondo del lavoro odierno richiedono la promozione di organizzazioni sane e attività salutari come parte di un approccio di prevenzione primaria.

Nelle organizzazioni sane, la cultura, il clima aziendale e le buone pratiche creano un ambiente in grado di promuovere la salute e la sicurezza dei dipendenti e l’efficacia organizzativa.

Un’organizzazione sana favorisce affari sani e di successo, sottolineando così il forte legame tra redditività organizzativa e benessere dei lavoratori.

Con la crescita delle organizzazioni, in termini di numero di dipendenti e in termini di qualità e complessità del servizio, il fattore umano è diventato un vantaggio competitivo primario sul mercato.

Pertanto, molte organizzazioni si trovano ad affrontare una forte concorrenza per i talenti, per i dipendenti istruiti, creativi e dedicati (potrebbe tornarti utile questo articolo sulla gestione dei talenti.

Ecco quindi come il clima aziendale ed il benessere organizzativo diventano una priorità nel mercato.

Perché il benessere organizzativo è importante?

Pensiamoci bene: un adulto attivo trascorre almeno un terzo della sua giornata presso il proprio posto di lavoro.

Pertanto, gran parte della soddisfazione di un individuo dipende direttamente dalle sue condizioni di lavoro e dal clima in cui lavora.

Ovviamente, la stessa teoria va in senso inverso: più infelici e frustrati si è sul lavoro, più la qualità della vita diminuisce di una quantità considerevole.

Studi dimostrano inoltre che il benessere individuale è in grado di produrre effetti benefici a lungo termine sull’organizzazione, grazie al maggiore impegno dei dipendenti sul luogo di lavoro. Avevamo già parlato di come rendere più gradevole l’ambiente di lavoro per migliorare l’efficienza del Team.

Questi individui che lavorano in un clima aziendale favorevole tendono a vedere il loro posto di lavoro come positivo, produttivo e coinvolgente.

Inoltre, i manager raccoglieranno i frutti derivanti dagli investimenti nel benessere in termini di una cultura organizzativa aperta che sfida e coinvolge i dipendenti e, sicuramente, li manterrà fedeli alla loro azienda.

Ecco quali sono i 5 elementi di benessere organizzativo che trascendono dai Paesi, dalle culture e dai settori.

Ciascuno di questi elementi può essere considerato universale e può essere applicato a qualsiasi organizzazione.

Benessere professionale: come si trascorre il tempo e quanto piace il lavoro

Per garantire che la maggior parte dei dipendenti apprezzi il proprio lavoro, è importante che questi siano sempre consapevoli e informati dell’impatto che il loro lavoro ha sull’intero meccanismo: dall’azienda al cliente fino al resto del team.

Non è raro scoprire come alcuni dipendenti possano bramare compiti o posizioni diverse, è compito quindi del project manager quello di mantenere un dialogo aperto e di recepire qualsiasi messaggio di questo genere.

In seguito, se la proposta va a buon fine, è possibile spostarli in diversi ruoli o persino dipartimenti all’interno dell’organizzazione, assicurando di mantenere il talento all’interno.

Benessere sociale: forti relazioni sane nella vita dei dipendenti

Anche se può sembrare che questo capitolo riguardi esclusivamente la vita personale dei dipendenti, gran parte della soddisfazione che deriva da relazioni sane è data anche da buoni rapporti con i colleghi di lavoro.

Qualsiasi interazione positiva con gli altri è vantaggiosa per la qualità del posto di lavoro e una possibilità di ridurre i conflitti a livello aziendale.

Qui le opzioni sono molte e varie: uscite informali, serate a tema in ufficio, programmi di team building professionale, pranzo insieme, ecc.

Di fondamentale importanza per la fidelizzazione e la soddisfazione del dipendente è anche il rapporto con il proprio supervisore diretto o project manager.

Una relazione non è un percorso a senso unico, ma dipende dal “lavoro” che entrambe le parti sono disposte a fare.

Il dipendente può quindi essere propenso ad una buona relazione con il proprio manager, ma anche il supervisore deve fare lo stesso.

Benessere finanziario: gestire efficacemente il profilo economico dei dipendenti

Il punto di partenza di questa discussione è una busta paga che il dipendente percepisce come equa e soddisfacente in cambio del proprio lavoro.

Sempre più organizzazioni si stanno occupando di questo e, addirittura, hanno iniziato a offrire vantaggi collaterali al fine di creare assenso e sicurezza fra i propri dipendenti, come assicurazioni mediche e sulla vita, pensioni private, ecc.

La formazione e la conoscenza di tematiche quali la gestione finanziaria personale, gli investimenti, i crediti ed i risparmi personali potrebbero essere di grande aiuto per i dipendenti, soprattutto quelli più giovani o appena assunti.

Benessere fisico: la buona salute e l’energia necessaria per affrontare le attività ogni giorno

Come accennato in precedenza, ci sono organizzazioni che si preoccupano della salute dei propri dipendenti e offrono loro un’assicurazione sanitaria e medica.

In alcune realtà vengono addirittura offerti abbonamenti in palestra o corsi di yoga.

Allo stesso modo, come è importante che un’azienda si prenda cura del benessere fisico dei suoi dipendenti, altrettanto importante è che si prenda cura di quello psicologico.

Ci sono infatti innumerevoli casi di esaurimento, depressione, estrema frustrazione sul posto di lavoro che non vengono notati.

Il project manager e i colleghi più vicini hanno la possibilità di notare più facilmente quando un membro del gruppo è in difficoltà e offrire quindi immediatamente assistenza e supporto.

Benessere della comunità – un senso di impegno nei confronti dell’ambiente

Una pratica comune per le organizzazioni è quella di partecipare a determinate cause di responsabilità sociale: beneficenza, supporto alle ONG, attività ecologiche, opportunità di volontariato per i dipendenti, ecc.

Qualsiasi azione svolta nel rispetto della comunità aumenta l’orgoglio e il senso di appartenenza dei dipendenti, dando loro la possibilità di essere coinvolti emotivamente nelle imprese dell’organizzazione.

In conclusione, la grande maggioranza degli studi mostra, al di là di ogni dubbio, che un posto di lavoro in cui il benessere è una priorità è vantaggioso per tutti: per la gestione e la dirigenza, in termini di profitto, produttività e fidelizzazione dei dipendenti, e per i dipendenti in termini di qualità della vita in generale, lealtà e soddisfazione personale sul lavoro.

A causa della pandemia di COVID-19 nella quale ci stiamo trovando, moltissime aziende – per non chiudere totalmente – sono state costrette ad introdurre il telelavoro.

Questo rappresenta una nuova sfida per tutti i dipendenti, ma lo diventa ancora di più nel caso dei project manager e di chi si trova a dirigere per la prima volta un team a distanza.

Non avere i propri dipendenti presenti in un unico ufficio e non avere un contatto faccia a faccia in un mercato in cui le priorità cambiano costantemente, diventano sicuramente dei grandi ostacoli.

Vediamo quindi quali sono le 6 strategie che un manager può seguire per dirigere un team a distanza.

6 strategie di leadership per gestire un team virtuale

Molte pratiche di gestione efficaci con i team co-localizzati possono essere applicate anche ai team virtuali, ma è comunque necessario apportare alcune importanti modifiche per affrontare le sfide uniche che un team a distanza porta.

I manager che affrontano questa nuova sfida dovrebbero considerare quindi queste sei strategie:

1. Mantenere tutti i membri del team in stretta comunicazione

La creazione di un senso di squadra è un fattore critico per il successo di un progetto, soprattutto nel caso in cui i membri del team non possono interagire direttamente tra loro.

Una comunicazione regolare tra tutti è quindi essenziale per riunire le persone e promuovere un senso di inclusione, fornendo allo stesso tempo opportunità continue per input e feedback.

Sia che si tratti di videoconferenze, e-mail, messaggistica istantanea o altri metodi di contatto, i membri del team hanno bisogno di opportunità per partecipare, condividere idee e risultati e continuare a comunicare fluidamente con chiunque e da ovunque.

2. Mantenere una mentalità collaborativa

In un’organizzazione gerarchica, la concorrenza è spesso tacitamente o direttamente incoraggiata tra individui, dipartimenti e divisioni.

In un momento in cui i dipendenti non si trovano più vicini di scrivania, il risultato potrebbe essere un cambiamento di mentalità che rende il singolo individuo egoista e non più concentrato sul bene del gruppo, andando a danneggiare la capacità di lavorare insieme per obiettivi comuni.

Questo spirito di concorrenza che regna in ogni individuo deve essere, anche a distanza, tenuto a bada per non intaccare il lavoro di gruppo.

Il focus deve essere mantenuto sulla cooperazione in cui si promuove e si sottolinea il rispetto per gli interessi, i talenti e le competenze di tutti i membri del team.

3. Chiarire lo scopo e gli obiettivi del team

A distanza è difficile per i dipendenti non abituati a lavorare in questo modo capire la ragione del loro essere ed il loro contributo nei confronti dell’organizzazione in generale.

Senza questa chiarezza, è improbabile che i membri del team siano pienamente coinvolti e motivati sul lavoro.

È importante quindi che il manager ricordi loro regolarmente qual è il loro scopo nei confronti del team e dell’azienda, anche e soprattutto quando i membri del team virtuale si trovano a lavorare individualmente per svolgere determinati compiti.

4. Stabilire chiari standard di prestazione

In ufficio, ogni squadra deve rispettare determinati standard prestazionali e aspettative e ciò diventa particolarmente vitale nel lavoro a distanza, in cui il manager non è in grado di osservare e controllare direttamente il comportamento dei dipendenti.

Questo significa quindi che il leader deve stabilire chiari parametri di riferimento, suggerire la condivisione delle migliori pratiche e definire gli standard in base ai quali verranno valutate le prestazioni di ognuno.

5. Adattare le strategie di coaching per la gestione della distanza

Un coaching ed un supporto efficace rappresentano una grande sfida per il manager che si trova a gestire un team virtuale.

Un leader di un team a distanza deve impostare le aspettative individuali e di gruppo, monitorare i progressi di ognuno e fornire feedback, proprio come farebbe nel caso del “tradizionale” lavoro in ufficio.

Anche a distanza, il manager deve pianificare appuntamenti regolari per fornire feedback ad ogni membro del team, ad esempio attraverso una videochiamata in Skype – in un momento come questo vedersi, anche se online, diventa sicuramente importante.

6. Festeggiare i traguardi e i successi

Sentirsi parte di una squadra significa non solo lavorare insieme, ma essere riconosciuti per i sacrifici e gli obiettivi raggiunti.

I leader dei team virtuali non devono dimenticare di premiare i membri del team nel caso di alte prestazioni o raggiungimento di risultati, andando a rafforzare così la mentalità collaborativa di cui si parlava prima.

Sicuramente in questo tempo di crisi non è possibile organizzare una pizzata d’ufficio, ma il manager può comunque lanciare un segnale positivo inviando una mail collettiva per congratularsi per un progetto andato a buon fine o, nei casi più importanti, inviare dei coupon regalo come incentivo a mantenere alte le prestazioni.

Adottando queste 6 chiare strategie, i leader che si trovano a gestire un team a distanza possono superare le barriere che potrebbero diminuire le prestazioni in un momento come questo.

A causa del Coronavirus sono molti i project manager che si trovano ad affrontare questa sfida.

Lavorando insieme nella maniera giusta è però possibile continuare a creare una fonte di vantaggio in un mercato globale che, al momento, sta vivendo una crisi senza precedenti e in cui le regole della concorrenza sono in costante cambiamento.

Già molte organizzazioni, prima ancora dell’epidemia di Coronavirus, si sono avvicinate al telelavoro e siamo sicuri che, una volta che la situazione tornerà alla normalità, ci saranno molte più aziende che introdurranno ufficialmente l’home working nella loro politica.

Quindi, anche se la gestione di un team a distanza rappresenta sicuramente una sfida speciale, questa introduzione – più o meno forzata che sia – può essere un’esperienza illuminante, gratificante e produttiva per il futuro.

Si può migliorare l’efficienza di un team rendendo più gradevole l’ambiente di lavoro? La risposta è si!

La felicità sul posto di lavoro si basa su molti aspetti e la sua percezione può differire da un dipendente all’altro. Un buon capo, progetti stimolanti, riconoscimento e ricompense, stabilità sul lavoro o atmosfera piacevole, solo per citarne alcuni, possono avere un ruolo e un’importanza diversi nella mente di ogni componente del Team.

Come project manager, creare un ambiente che tiri fuori il meglio dai membri del team è fondamentale per il successo dell’organizzazione.

Le ricerche dimostrano infatti che i lavoratori disimpegnati hanno:

• Assenteismo superiore alla media del 37%,
• Il 49% di incidenti in più,
• Il 60% in più di errori nelle attività di lavoro.

Sembra quindi che non curare la felicità dei propri dipendenti possa diventare costoso. Vediamo quindi quali sono i consigli per migliorare l’efficienza del team rendendo gradevole l’ambiente di lavoro.

Migliorare l’efficienza di un Team: Organizzare eventi di team building

Il divertimento porta alla felicità.

Avere eventi di team building in cui i dipendenti giocano insieme, ridono insieme e risolvono i problemi insieme contribuisce molto alla loro felicità.

Gli eventi di team building – se ben organizzati – ispirano le persone a rimanere sul posto di lavoro e persino a promuovere la creatività.

Da un pomeriggio in un escape room ad un’avventura nel bosco, gli eventi di team building possono essere innumerevoli.

Migliorare l’efficienza di un Team: Salutare il team

Sembra una piccolezza, ma in realtà, salutare i propri collaboratori, fa molto sul posto di lavoro.

I membri del team vogliono sentirsi considerati, quindi il manager può dare loro una piccola spinta positiva al mattino, salutandoli caldamente con un sorriso o con una pacca sulla spalla.

Inoltre, chiedere al team come è andato il fine settimana o un particolare evento, aiuta molto ad approfondire il legame e rende l’ambiente di lavoro più “familiare”.

Un project manager con un approccio ottimista e genuino aumenta l’autostima del team, facendo sì che ogni dipendente sia più motivato.

Migliorare l’efficienza di un Team: Elogiare e dare riconoscimenti quando necessario

Sentirsi sottovalutati sul lavoro è la prima ragione per cui un dipendente lascia il lavoro. Addirittura questa motivazione ha ripercussioni più gravi che un basso salario, giorni di ferie limitati e scarso work-life balance.

Ecco quindi come offrire elogi e riconoscimenti quando necessario, renderà il team entusiasta e desideroso di contribuire alle iniziative a livello aziendale.

Un buon project manager potrebbe chiedere ai membri del team su come preferiscono essere riconosciuti o complimentati per un lavoro ben fatto.

Per alcuni infatti, potrebbe essere un riconoscimento “pubblico” durante una riunione, mentre per altri una sessione di feedback positivo individuale.

Anche in questa distinzione si vede che il project manager ha a cuore il bene dei suoi dipendenti.

Migliorare l’efficienza di un Team: Rendere il lavoro soddisfacente

Tutti vogliono sentire che quello che fanno sul lavoro è importante.

Affinché i membri del team si sentano bene per il lavoro che stanno producendo, devono comprendere appieno la missione e lo scopo dell’organizzazione.

Dare una panoramica di ciò che ogni dipartimento fa e perché lo fa, permette ai membri del team di sentirsi più collegati all’organizzazione e di capire dove si inserisce la loro parte di lavoro per portare un progetto verso il successo.

Migliorare l’efficienza di un Team: Rendere l’equilibrio lavoro/vita una priorità

Il concetto di conciliazione vita-lavoro è diventato una priorità per molti luoghi di lavoro.

I membri del team devono avere una chiara comprensione del fatto che sono valorizzati come dipendenti leali e come persone che hanno anche una vita al di fuori dell’ufficio.

E’ possibile incrementare l’equilibrio tra lavoro e vita privata offrendo, ad esempio, alcune giornate di lavoro da casa, giorni di vacanza illimitati, sconti su programmi di salute e benessere in centri vicini all’azienda o opzioni di assistenza all’infanzia.

Offrire incentivi che migliorano la qualità generale della vita di un membro del team dimostra che l’organizzazione ed il manager si interessano del suo benessere.

Migliorare l’efficienza di un Team: Incoraggiare il benessere sul posto di lavoro

Che si tratti di cibo salutare, esercizio fisico, meditazione o tattiche di consapevolezza, incentivare il benessere sul posto di lavoro è un’idea geniale e che, di conseguenza, aiuta ad aumentare la produttività.

Molti nuovi programmi di benessere sono stati sviluppati specificamente per migliorare l’ambiente di lavoro in modo che sia più facile per i dipendenti adottare e mantenere comportamenti salutari.

E’ possibile creare una cultura del benessere implementando queste strategie:

• Preparare e distribuire un elenco di opzioni di ristorazione salutari in un raggio predefinito dall’ufficio.
• Organizzare portabici e fornire materiale informativo sui benefici che porta pedalare al lavoro.
• Negoziare sconti aziendali per iscrizioni in centri benessere e palestre.
• Assumere un istruttore di yoga o uno specialista della meditazione che venga in ufficio una volta alla settimana o al mese per aiutare a ridurre lo stress dei membri del team.

Mostrare ai membri del team quanto è importante che loro seguano uno stile di vita sano, è un modo per mostrare loro quanto siano importanti per l’organizzazione.

Migliorare l’efficienza di un Team:  Avviare un piano di sviluppo individuale

Un piano di sviluppo individuale è uno strumento per assistere i dipendenti nella carriera e nello sviluppo personale.

Il suo scopo principale è aiutare i dipendenti a raggiungere obiettivi a breve e a lungo termine e migliorare le prestazioni lavorative attuali.

E’ possibile utilizzare un piano di sviluppo individuale per sviluppare una migliore comprensione degli obiettivi professionali e personali di ogni membro del team, includendo i punti di forza e le aree su cui ognuno vuole migliorare.

Questo dimostra ai dipendenti che l’organizzazione sta seriamente investendo in loro come individui e mette tutti in condizioni di parità per raggiungere obiettivi personalizzati.

Migliorare l’efficienza di un Team: Utilizzare il feedback come strumento di mini-mentoring

I leader efficaci comprendono il potere del feedback e lo usano per offrire critiche costruttive e riconoscimento positivo, cancellando eventuali dubbi o pensieri negativi del dipendente e comunicando come il comportamento di una persona si allinea ai risultati dell’azienda.

Attraverso un feedback, un leader può allontanare un dipendente da comportamenti indesiderati e cementare il pensiero e il comportamento positivi che portano all’eccellenza personale e professionale.

Le sessioni di feedback dovranno essere conversazioni a doppio senso, in cui il dipendente può porre domande ed esporre i suoi dubbi. Potrebbe tornarti utile questo articolo su come ottenere un feedback dal team di progetto.

Se i membri del team hanno paura di porre una domanda, questo è il segnale di un grosso problema.

E’ importante quindi che il manager si assicuri di essere trasparente e aperto nel suo approccio in modo che entrambe le parti ottengano il massimo dalla sessione di “mini-mentoring”.

Migliorare l’efficienza di un Team: Uscire – di tanto in tanto – dalla routine di lavoro

Stare seduti in ufficio seduti ad una scrivania tutto il giorno o conversare con i clienti per lunghi periodi di tempo, giorno dopo giorno, può senza dubbio diventare noioso e routinario.

Ecco quindi che il manager può sorprendere la propria squadra tenendo la prossima riunione fuori dall’azienda, magari nel ristorante preferito per il pranzo o in una sala riunione in un edificio immerso dal verde.

Oppure ancora, molte aziende americane hanno introdotto il “Casual Friday”. In questa giornata, i dipendenti non sono tenuti a seguire il normale dress code previsto in ufficio e possono indossare liberamente camice hawaiane, infradito, pantaloncini corti, ecc.

Ciò renderà i membri del team estremamente produttivi durante la giornata, ma anche durante i giorni lavorativi successivi, poiché dovrebbero essere ben riposati, rinfrescati e più che pronti ad affrontare i progetti con nuova vitalità.

Anche l’ambiente di lavoro potrebbe migliorare l’efficienza del team. Non sono poche, infatti, le aziende che hanno lasciato ai propri team il compito di arredare e rendere di loro gradimento l’aspetto del loro ufficio.

Per garantire che queste implementazioni durino a lungo e che portino effettivamente ad un miglioramento dell’efficienza del team, è importante che vengano applicate regolarmente e che diventino parte integrante dell’organizzazione.

Prima di iniziare la discussione sui vari modelli di leadership, è necessario che la leadership, come concetto in se, venga chiarito e definito.

C’è differenza tra lo sviluppo del leader e lo sviluppo della leadership. Lo sviluppo del leader avviene a livello individuale e si concentra sullo sviluppo della capacità di un individuo di apprendere dall’esperienza per integrarla nella pratica di guidare un’organizzazione.

A differenza dello sviluppo dei leader, lo sviluppo della leadership avviene invece a livello organizzativo e si applica all’intera organizzazione creando connessioni significative con le parti interessate e altre risorse esterne.

Gli effetti della leadership creano un vantaggio economico e competitivo per un’organizzazione.

In poche parole, lo sviluppo della leadership è un processo continuo e olistico che si verifica nell’intera organizzazione, mentre lo sviluppo del leader si concentra sul miglioramento e lo sviluppo delle capacità del solo leader.

Proviamo a vedere insieme alcuni modelli di leadership e a confrontarli tra di loro.

Modelli di leadership: la leadership autentica

Un leader autentico è un leader consapevole dei suoi valori e che agisce e conduce di conseguenza.

Il modello di leadership autentica è costituito da quattro fattori:

• Autocoscienza,
• Trasparenza relazionale,
• Elaborazione equilibrata,
• Morale

Un leader autentico è un leader con un’alta consapevolezza di sé comprende i suoi punti di forza e di debolezza ed è consapevole del proprio impatto sugli altri.

Autocoscienza significa che il leader acquisisce conoscenza del proprio sé attraverso l’interazione con gli altri.

Trasparenza relazionale significa che il leader è disposto a comunicare apertamente sui suoi seguaci sentimenti e pensieri.

L’elaborazione equilibrata si riferisce all’approccio dell’utilizzo di dati oggettivi per prendere le decisioni finali.

Infine, la morale consente al leader di autoregolare il proprio comportamento resistendo alle pressioni sociali e di gruppo.

Modelli di leadership: la leadership Situazionale

Sebbene questo modello di leadership sia popolare e ampiamente utilizzato nelle organizzazioni, non è stato in realtà analizzato in modo dettagliato.

A differenza della leadership autentica, la leadership situazionale pone l’accento sull’adeguamento al livello di preparazione dei dipendenti per svolgere determinati compiti, che dipende dalla volontà e dalla competenza dei membri del team.

Pertanto, poiché ogni dipendente differisce nella sua disponibilità e skills, il leader dovrebbe adattare il proprio stile di leadership di conseguenza.

Il modello di leadership situazionale è organizzato in tre fattori situazionali:

• Il livello di direzione del compito da parte del leader,
• La relazione tra il leader e il dipendente,
• La competenza e la fiducia del dipendente.

Questo è un modello di leadership in cui il leader dovrebbe superare il proprio ego affrontando le esigenze dei suoi dipendenti.

Come detto dal concetto “leadership-servo”, le esigenze dei dipendenti diventano più importanti delle esigenze del leader e quindi il leader “serve” i dipendenti per aiutarli a raggiungere il successo e soddisfare le loro esigenze personali e professionali.

Il leader-servo può spingersi fino ad attuare comportamenti auto-sacrificali per il bene della felicità e del benessere dei dipendenti.

Modelli di leadership: la leadership olistica

Un modello emergente di leadership è la visione olistica che prende in considerazione molteplici aspetti.

Secondo Schein, il ciclo di vita dinamico e mutevole delle organizzazioni richiede quattro ruoli di leadership che aiuteranno il leader a gestire la complessità e la dinamica delle organizzazioni.

Questi quattro elementi sono:

• Il ruolo di animatore, in cui il leader dovrebbe trasmettere energia ed entusiasmo ai suoi dipendenti.
• La capacità del leader di costruire la cultura organizzativa assumendo dipendenti con modi di pensare simili ed esibendo comportamenti in linea con i valori e le caratteristiche culturali dell’azienda.
• Il terzo ruolo del leader è quello di sostenere la cultura, il che significa che il successo della cultura viene mantenuto se si promuovono il cambiamento e la crescita. Pertanto, i leader potrebbero dover adattare la propria leadership all’identità in evoluzione dell’organizzazione.
• Il quarto ruolo è il leader come agente di cambiamento. Dal punto di vista psicologico, i leader devono possedere la stabilità emotiva per creare un ambiente sicuro per i dipendenti durante il processo di cambiamento al fine di ridurre l’ansia e la resistenza al cambiamento.

In questo modello, la leadership non riguarda l’essere l’individuo ai vertici della gerarchia ed in controllo dei subordinati, ma si tratta di stimolare i valori umanistici e le modalità della pratica.

La visione olistica della leadership porta le organizzazioni ad essere meglio preparate a risolvere i problemi considerando l’interconnessione delle reti esterne, le diverse opinioni espresse e abbracciando la complessità nel suo insieme

In sintesi, il ruolo del leader olistico non si limita a guidare esclusivamente l’organizzazione internamente, ma si estende a vari ruoli che facilitano la risoluzione di problemi complessi e l’implementazione e l’adattamento al cambiamento efficaci.

Modelli di leadership: la leadership carismatica

Un leader altamente carismatico ha un forte bisogno di influenzare gli altri, ha una forte e ferma fiducia in se stesso e nei suoi valori, ha la capacità di suscitare un alto bisogno di successo nei suoi dipendenti e ha la capacità di dimostrare competenza attraverso l’articolazione di realizzazioni potenziali piuttosto che di quelle effettivamente avvenute.

La capacità del leader carismatico sta nell’immaginare e ispirare i dipendenti e facilitare l’impegno dando l’impressione che loro – e la missione seguita – siano straordinari.

Il carisma come unico tratto di leadership però, potrebbe non essere sufficiente per affrontare adeguatamente una data situazione.

Di conseguenza, il tratto carismatico della leadership può essere trattato come un elemento che forma parte di un leader, ma non l’unico.

Combinazione di molteplici modelli di leadership per un maggiore successo

In conclusione, la migliore pratica di leadership risulta dalla sintesi di diversi aspetti positivi dei diversi modelli di leadership in modo da massimizzare l’efficacia di ognuno di questi.

I migliori effetti di leadership possono essere raggiunti se il leader è aperto a diverse sfaccettature e punti di forza di diversi modelli di leadership invece di essere limitato a uno solo.

Inoltre, la pratica della leadership dovrebbe essere collaborativa e collettiva, facilitando la comunicazione reciproca e bidirezionale perché il leader può imparare anche dai membri del suo team o dai suoi colleghi.

Ci sono molti fattori situazionali e ambientali di cui il leader potrebbe non essere consapevole ma che gli altri che collaborano con lui sono in grado di osservare e condividere.

In queste circostanze, è molto importante che il leader sia disposto ad ascoltare i suoi dipendenti e ad imparare dalle loro opinioni per vedere la realtà con altri occhi.

Le capacità di negoziazione per un project manager sono assolutamente essenziali e perfezionarle consentirà di gettare le basi per un progetto di successo.

I project manager ricoprono infatti ruoli diversi allo stesso tempo: leader, mediatori, delegatori e anche negoziatori.

Ecco perché le capacità di negoziazione per i project manager sono nella lista di soft skills che  questi dovrebbero sviluppare.

Cos’è la negoziazione in un progetto

La negoziazione è un processo che coinvolge le attività necessarie per risolvere diversi tipi di controversie attraverso consultazioni tra le parti interessate per raggiungere un consenso.

I negoziati possono avvenire in qualsiasi momento nel ciclo di vita del progetto e possono essere formali o non formali.

Una negoziazione formale comporta un accordo tramite contratti e documenti formali, mentre le negoziazioni informali includono discussioni per risolvere un conflitto tra i membri del team, ad esempio.

Nella gestione del progetto, il processo di negoziazione è suddiviso in fasi e queste includono:

• Pianificazione: la preparazione di tutte le informazioni pertinenti necessarie per la discussione.
• Discussione: qui le questioni chiave vengono esplorate e discusse.
• Proposta: la creazione della proposta come mezzo per risolvere il problema in questione.
• Revisione: ciò può includere la contrattazione per i compromessi prima che venga ufficializzato un accordo e prima che le informazioni vengano diffuse in tutta l’organizzazione.

Perché la negoziazione è importante per i project manager

Ecco alcune situazioni in cui la capacità di negoziazione ha un ruolo fondamentale per il successo di un progetto. Situazioni in cui il project manager:

• è coinvolto in negoziazioni strategiche con i fornitori di beni e strumenti necessari per l’esecuzione del progetto.
• è coinvolto nella negoziazione con un possibile investitore in un nuovo progetto.
• è coinvolto nei negoziati con le parti interessate in merito ad un cambiamento sostanziale nel progetto.

In conclusione, le capacità di negoziazione consentono ai project manager di avere relazioni più solide con le parti interessate, avere relazioni migliori con i clienti e, in generale, garantire un ambiente di lavoro più positivo.

Negoziare può anche essere una strategia utile per affrontare i conflitti su un progetto.

Mentre è quasi impossibile evitare totalmente il conflitto, essere in grado di negoziare il modo per aggirarlo è un’abilità sicuramente utile.

Nelle situazioni più gravi infatti, il conflitto può anche avere la capacità di arrestare un progetto.

Migliorare le capacità di negoziazione del project manager

Ecco 5 consigli che possono aiutare a migliorare le capacità di negoziazione del project manager.

1. Migliorare la capacità di negoziazione: Pratica

La prima cosa da fare, come in tutte le cose, è fare molta pratica.

Probabilmente qualsiasi persona negozia più di quanto pensa – sia nella vita professionale che nella vita privata.

E’ importante quindi essere consapevoli di queste situazioni di negoziazione, analizzare come ci si avvicina e come si affronta il momento, come ci si sente e cosa si potrebbe migliorare per la prossima volta.

2. Migliorare la capacità di negoziazione: Preparazione

E’ importante dedicare un piccolo sforzo alla preparazione per la negoziazione.

Se un project manager sa di incontrare un fornitore, ad esempio, dovrebbe pensare in anticipo a cosa vuole ottenere da questo accordo e considerare le possibili alternative.

In questo modo si entrerà nella discussione più sicuri e sapendo in anticipo cosa si vuole raggiungere.

E’ importante però ricordarsi di rimanere aperti anche al punto di vista degli altri.

Non è una trattativa infatti, se si rifiuta di spostare la propria posizione e forzare l’altra persona ad accettare le proprie idee.

3. Migliorare la capacità di negoziazione: Gestire le emozioni

Le situazioni di conflitto e le negoziazioni spesso mettono in evidenza il peggio delle persone.

E’ importante quindi per il project manager prepararsi a come reagirà in una conversazione potenzialmente difficile e forse imbarazzante.

4. Migliorare la capacità di negoziazione: Concedersi del tempo

I negoziati possono durare molto tempo ed essere continuamente in corso; è improbabile che in una riunione singola, si discuta e si risolva tutto.

Per i progetti di grandi dimensioni, potrebbero esserci più incontri per garantire che tutto sia documentato in modo efficace e con soddisfazione di entrambe le parti.

E anche quando l’accordo è concluso, il project manager potrebbe ritrovarsi a negoziare dettagli più precisi o nuovi termini, per far proseguire il progetto nella giusta direzione.

5. Migliorare la capacità di negoziazione: Ascoltare

Quando ci si prepara per una negoziazione, è necessario fare uno sforzo per pensare a cosa si vuole dire, a come dirlo, a come rispondere a ciò che si pensa che l’altra persona dirà.

In poche parole, un project manager deve anche essere pronto ad ascoltare.

L’ascolto aiuterà a identificare i punti deboli dell’altra parte e aiuterà a capire davvero cosa gli altri vogliono.

Quando si ascolta attivamente, si hanno maggiori probabilità di formulare risposte che l’altra persona ritenga accettabili.

L’importanza di negoziare: conclusioni

In conclusione, la negoziazione è un eccellente strumento di gestione del progetto ed è essenziale per ottenere il meglio in qualsiasi situazione.

La negoziazione va oltre la riduzione o l’aumento del prezzo di un’offerta ed è uno strumento necessario nelle attività quotidiane del project manager.

Come tutte le soft skills, sapere come avere conversazioni stimolanti che si traducono in buoni risultati per entrambe le parti è qualcosa che può sempre essere migliorato con il tempo.

Con le giuste conoscenze, le strutture e le tecniche, qualsiasi project manager sarà in grado di affrontare le negoziazioni sapendo come puntare al meglio per il progetto e per l’organizzazione in generale.

Saper stimare le risorse necessarie per la realizzazione di un progetto non è mai il più semplice dei compiti.

Le risorse sono persone, attrezzature, luoghi, denaro o qualsiasi altra cosa di cui ha bisogno un progetto per essere svolto.

Ne deriva che per ogni attività nell’elenco delle cose da fare devono essere assegnate risorse.

Prima di poter assegnare risorse al progetto, però, è necessario conoscerne la disponibilità.

Alcune risorse infatti, devono essere programmate in anticipo e potrebbero essere disponibili solo in determinati orari o lasso di tempo – ad esempio: una sala meeting o un ufficio in affitto.

E’ necessario quindi saperlo prima di poter terminare di pianificare un progetto.

Stima delle risorse

L’obiettivo della stima delle risorse è assegnare, a ciascuna attività dell’elenco, le risorse necessarie.

Esistono cinque strumenti e tecniche per stimare le risorse di attività:

• Il giudizio di esperti: ciò significa coinvolgere esperti che hanno già svolto questo tipo di lavoro in precedenza e ottenere opinioni su quali risorse sono necessarie.
• Analisi alternativa: ciò significa considerare diverse opzioni su come assegnare le risorse. Ciò include la variazione del numero di risorse e il tipo di risorse utilizzate. Molte volte, esiste più di un modo per svolgere un’attività e l’analisi alternativa aiuta a decidere tra le varie possibilità.
• I dati di stima pubblicati: qualcosa che i project manager in molti settori utilizzano per capire di quante risorse hanno bisogno per uno specifico progetto. Questi si basano su articoli, ricerche e studi che raccolgono, analizzano e pubblicano dati dei progetti di altre persone e organizzazioni.
• I software di gestione dei progetti: questi hanno spesso funzionalità progettate per aiutare i project manager a stimare le esigenze e i vincoli delle risorse e a trovare la migliore combinazione per il progetto in questione.
• La stima bottom-up (dal basso verso l’alto): ciò significa scomporre attività complesse in task più semplici ed elaborare le risorse necessarie per ciascun piccolo step. Il fabbisogno o il costo delle risorse delle singole attività viene poi sommato per ottenere una stima totale. Più piccola e dettagliata è l’attività, maggiore è l’accuratezza di questa tecnica.

In un altro articolo abbiamo già parlato delle tecniche di stima dei progetti.

Stima delle durate delle attività

Una volta terminata la stima delle risorse per attività, si ha tutto ciò che è necessario per capire quanto tempo sarà necessario per concludere ogni attività.

Stimare la durata di un’attività significa iniziare con le informazioni su quell’attività specifica e quindi lavorare con il team di progetto per elaborare una stima di tempo.

La maggior parte delle volte si inizierà con una stima approssimativa per poi perfezionarla.

Parlando si stima dei tempi di progetto avrai già forse sentito parlare di effort. Se ti interessa approfondire l’argomento puoi farlo leggendo questo articolo su effort e durata.

Ecco quali sono i cinque strumenti e tecniche per creare stime di durata più accurate:

• Il giudizio degli esperti che verrà dai membri del team di progetto che hanno familiarità con il lavoro che deve essere svolto.
• La Stima analoga, cioè quando si guardano attività simili di progetti precedenti e quanto tempo hanno impiegato.
• La Stima parametrica, cioè collegare i dati relativi al progetto in una formula che fornisce una stima.
• La stima in tre punti, cioè quando si presentano tre numeri: una stima realistica, che ha più probabilità di verificarsi, una stima ottimistica che rappresenta lo scenario migliore e una pessimistica che rappresenta lo scenario peggiore. La stima finale è la media ponderata delle tre.
• L’Analisi di riserva, cioè aggiungere tempo extra al programma (chiamato riserva di emergenza o buffer) per tenere conto del rischio aggiuntivo.

Le stime della durata dell’attività sono una misura quantitativa solitamente espressa in ore, settimane, giorni o mesi.

Un’altra cosa da tenere a mente quando si stima la durata delle attività è determinare lo sforzo richiesto.

La durata è la quantità di tempo impiegata da un’attività, mentre lo sforzo è il numero totale di ore-persona che sono necessarie.

Se, ad esempio, due persone lavorano un totale di 6 ore (3 ore una e 3 ore l’altra) per terminare un’attività, la durata è di sei ore. Ma se queste due persone ci hanno lavorato per tutto il tempo (in contemporanea, per 6 ore), la durata è di 12 ore.

Pianificazione del progetto e percorso critico

Il programma del progetto deve essere approvato e sottoscritto dalle parti interessate e dai responsabili funzionali.

Ciò garantisce che tutti abbiano letto il programma, incluse le date e gli impegni in termini di risorse.

Inoltre, sarà necessaria la conferma (scritta) che le risorse saranno disponibili come indicato nella pianificazione.

Una volta approvato, il programma diventerà la base per il resto del progetto.

L’avanzamento del progetto e il completamento delle attività saranno monitorati rispetto alla pianificazione del progetto per determinare se il progetto è in corso come previsto.

Un ritardo in una qualsiasi delle attività del percorso critico comporterà il ritardo dell’intero progetto.

Livellamento delle risorse

Il livellamento delle risorse viene utilizzato per esaminare e risolvere l’uso sbilanciato delle risorse, di solito riferito a persone o attrezzature, nel tempo.

Durante l’esecuzione della pianificazione di progetto, il project manager tenterà di pianificare determinate attività contemporaneamente.

Durante l’avanzamento del progetto però, ci sono situazioni in cui potrebbero necessarie più risorse – come macchine o persone – rispetto a quelle disponibili e pianificate.

Il livellamento delle risorse è quindi il processo di risoluzione di questi conflitti.

Quando si utilizza un software di progetto, il livellamento delle risorse può avvenire in modo automatico, consentendo quindi al software di calcolare i ritardi e aggiornare automaticamente le attività.

Il project manager ha diversi strumenti per lo sviluppo di buone informazioni quantitative, basate su numeri e misurazioni, come i programmi del progetto, i budget e le relazioni sul budget, l’analisi dei rischi e il monitoraggio degli obiettivi.

Queste informazioni quantitative sono essenziali per comprendere lo stato attuale e le tendenze di un progetto.

Altrettanto importante è lo sviluppo di informazioni qualitative, come giudizi espressi dai membri del team.

In conclusione, indipendentemente dalle dimensioni del progetto o dal budget, stimare le attività può essere un compito scoraggiante.

Per creare un preventivo realizzabile, il project manager deve conoscere il suo team, i risultati, le attività e i processi nel dettaglio.

Inoltre, deve sentirsi a suo agio nel porre le domande corrette agli stakeholder.

La capacità del project manager di valutare le risorse dell’attività è quindi estremamente critica.

I Manager Funzionali non sempre vengono presi in considerazione nella realizzazione di un progetto. Questi manager vengono visti generalmente come un costo ulteriore anziché un investimento. Così però non è!

In molte organizzazioni, infatti, i team sono composti da un tal numero di membri provenienti dai più diversi dipartimenti che molto spesso è impossibile per un singolo project manager occuparsi di tutto e “sapere” tutto.

Ma, in realtà, molte aziende si accontentano di avere un solo project manager che coordini l’intero team ed avviano una serie di progetti destinati, per questo motivo, a fallire fin dall’inizio.

È ovvio che il numero di ruoli richiesti per raggiungere determinati obiettivi dipende dalla dimensione dell’organizzazione e dalla dimensione del progetto, ma bisogna smettere di aspettarsi che il project manager sia l’unica persona in grado di occuparsi della gestione nel caso di grandi team di progetto.

Il Project Manager per quanto bravo ed esperto ci sono situazioni in cui non potrà gestire tutto da solo. Ecco quindi che entrano in gioco i manager funzionali.

Anche se il costo iniziale dovuto all’introduzione di manager funzionali sarà più elevato (bisognerà infatti pagare una o più persone di livello manageriale) i dirigenti dell’azienda devono considerare i benefici a livello di gestione che deriveranno da questo investimento.

Ma che cos’è un manager funzionale?

Il manager funzionale è una persona che ha l’autorità di gestione di un’unità organizzativa, come un dipartimento, all’interno di un’azienda, società o organizzazione e il cui ruolo serve per il completamento dei processi con successo.

Il manager funzionale può essere ad esempio il responsabile Marketing o della Logistica, dell’Ufficio Tecnico o dell’Amministrazione.

Il ruolo critico del manager funzionale è di:

• Revisionare e approvare il piano di progetto per l’area specifica di cui si occupa.
• Offrire alle persone l’opportunità di essere membri del team di progetto.
• Fornire indicazioni, come e quando richiesto, ai membri del team del dipartimento interessato.
• Rivedere il programma del progetto, se necessario.
• Rimuovere gli ostacoli per il team di progetto.
• Assicurare ai membri del team il tempo necessario per completare il progetto con successo, come definito nel piano di progetto
• Assicurarsi che le persone del dipartimento che lavorano al progetto abbiano il livello adeguato di abilità e know-how per svolgere il lavoro.

Il ruolo del manager funzionale è quindi fondamentale per eseguire progetti complessi in modo impeccabile.

Il notevole contributo dei responsabili funzionali è anche quello di tentare di mostrare ai membri del loro team come risolvere i problemi fornendo i metodi e gli strumenti adeguati.

Quali sono le responsabilità del manager funzionale?

• Comunicare le modifiche della disponibilità delle loro risorse al project/program manager.
• Tenere traccia dello stato del progetto/programma e comprendere gli impatti sulle loro risorse e aree di responsabilità.
• Aiutare il project/program manager nel fornire la leadership e ottenere il buy-in.
• Valutare l’efficacia e la qualità complessive dei risultati.
• Garantire il miglioramento delle prestazioni della loro funzione e l’integrazione interfunzionale efficace.
• Partecipare al processo decisionale di progetto/programma rilevante per l’impatto sulle funzioni di cui è responsabile.
• Comunicare con il project/program manager eventuali modifiche al progetto che incidono sulla qualità o sulla portata del risultato finale.
• Garantire che vengano comunicati e compresi i requisiti specifici del suo settore per l’output da produrre.
• Partecipare all’analisi dei rischi del progetto e alla gestione dei problemi, dove richiesto.
• Assicurarsi che il tempo delle sue risorse non sia eccessivamente sbilanciato tra il lavoro richiesto per il progetto e altre eventuali attività “routinarie”.
• Decidere quali risorse assegnare al progetto, assicurando che le risorse allocate dispongano delle competenze appropriate richieste per il progetto o abbiano la capacità di acquisire tali competenze.
• Comprendere il lavoro richiesto alle sue risorse per il progetto e qualsiasi nuova abilità che possono acquisire come risultato del lavoro al progetto.
• Garantire che le risorse siano disponibili per il progetto, come inizialmente promesso ed accordato.
• Gestire eventuali problemi di prestazioni delle risorse che il project/program manager può riscontrare e segnalare.

Integrazione fra manager funzionale e project manager

Spesso in un’organizzazione si ha una resistenza iniziale all’idea di avere più manager (soprattutto per motivi di budget).

Tuttavia, i vantaggi di avere manager funzionali che possono realmente trascorrere del tempo con il team ripagano l’investimento.

Una buona integrazione fra manager funzionale e project manager non può che produrre benefici sotto tutti i punti di vista, sia per il progetto che per l’organizzazione in generale.

Quello che è importante è che il team abbia chiaro in mente quali sono i ruoli di uno e dell’altro e che la comunicazione sia trasparente e senza equivoci.

Il manager funzionale è infatti in grado di riconoscere se un’attività specifica, legata al suo dipartimento e alla sua esperienza, può fornire (o meno) valore aggiunto al progetto. Per questo il manager funzionale ha la capacità di aiutare il project manager a riconoscere quando il team di progetto sta sprecando tempo e risorse.

In generale quindi, la presenza di manager funzionali e project manager non solo permetterà di migliorare le prestazioni del team di progetto, ma anche di migliorare il morale e l’impegno di ogni singolo membro della squadra.

Il project manager riconoscerà le competenze specifiche del manager funzionale, mentre il manager funzionale riconoscerà le competenze e capacità di coordinamento del project manager.

Il ruolo di Agile Coach è nato nel settore IT (Information Tecnology), ma ora è molto richiesto anche in altri settori poiché le organizzazioni vedono i vantaggi di lavorare in modo agile.

Se si è quindi nel campo della gestione di programmi/progetti e si sta cercando un nuovo ed eccitante ruolo, diventare un Agile Coach è una grande opportunità per compiere il passo successivo nella propria carriera.

Tutte le grandi organizzazioni ora vogliono che i progetti vengano consegnati più rapidamente ed efficacemente rispetto al passato, in quanto rispondono ai cambiamenti del mercato e dei consumatori.

Impiegare un Agile Coach per un progetto aiuta tutti a concentrarsi sugli obiettivi principali, a testare, apprendere e a raggiungere rapidamente la produzione di un output piuttosto che seguire il tradizionale stile a cascata (Waterfall) (link a articolo Waterfall) della gestione del progetto.

Gli obiettivi di un Agile Coach

Come Agile Coach si può creare un Team di lavoro e motivare il team ad alte prestazioni impartendo metodologie Agile attraverso una comunicazione aperta e una collaborazione di gruppo.

L’Agile Coach assicura che il team lavori insieme nel modo più efficace possibile ed ha un ruolo diverso rispetto a quello del project manager il cui compito è garantire che tutti abbiano chiaro il proprio ruolo.

Un Agile Coach deve possedere una combinazione di esperienza di gestione del progetto e capacità di leadership, oltre ad essere abili comunicatori, facilitatori e bravi a identificare diverse soluzioni ai problemi attraverso la comprensione dello sviluppo organizzativo.

In poche parole, l’obiettivo principale di qualsiasi Agile Coach è monitorare le attività di una squadra e le tecnologie che stanno prendendo in considerazione.

Inoltre, deve essere in grado di promuovere e incorporare le pratiche Agile al fine di far lavorare i team più velocemente e in modo più efficiente.

E’ fondamentale rendersi conto del fatto che il ruolo di un Agile Coach è di natura transitoria e potrebbe non essere richiesto per l’intero periodo di tempo del progetto.

L’auto-coaching è, pertanto, una delle lezioni più importanti da insegnare a una squadra. Questo farà in modo che questa possa lavorare con le proprie forze ed eseguire comodamente le operazioni cruciali senza fare troppo affidamento sul coach.

Quali sono le responsabilità di un Agile Coach?

Ecco quali sono le responsabilità richieste nel caso di un Agile Coach:

• Esperto pratico: un coach deve essere più pratico all’inizio quando gli individui non sono sicuri di dove e come iniziare con la nuova metodologia agile. Un esperto pratico guiderà e implementerà direttamente i metodi Agile e istruirà i team e le organizzazioni di conseguenza.
• Allenatore: un coach Agile è come un allenatore. Tutti possono risolvere i propri problemi e adottare una nuova metodologia con l’aiuto di una guida per capire come. Un buon allenatore offre alle persone gli strumenti di cui hanno bisogno per crescere da soli.
• Insegnante: se alla persona o al gruppo mancano informazioni, l’agile coach colma queste lacune e impartisce nuove conoscenze.
• Consulente tecnico: un agile coach deve conoscere bene il settore nel quale l’organizzazione si inserisce in modo da aiutare il team, in caso di un blocco tecnico, a superare l’ostacolo seguendo la nuova metodologia.
• Consigliere: l’ascolto attivo è la chiave per qualsiasi Agile Coach. Un allenatore in questo ruolo crea un ambiente sicuro in cui, ad esempio, le tensioni relative all’adozione delle pratiche Agili possono emergere in una discussione libera e onesta.
• Facilitatore: invece di dare risposte definite e soluzioni, un agile coach aiuta i membri del team a scoprirle da sole. Il ruolo di facilitatore aiuta anche nella risoluzione dei conflitti e nel miglioramento delle dinamiche di gruppo.
• Osservatore: questa capacità dell’agile coach può fornire preziose prospettive esterne che i membri del team potrebbero non aver riconosciuto prima, guidandoli così verso nuove conoscenze e rivelazioni.

Cosa fa un Agile Coach?

Il lavoro di un Coach Agile può essere suddiviso in 5 aree:

1. Catalizzare il miglioramento

Adottare la metodologia Agile significa cambiare i processi di un’organizzazione e rispondere meglio ai cambiamenti futuri. Un Agile Coach deve avviare questo primo e più grande cambiamento e aiutare tutto il personale ad accettarlo.

2. Promuovere la consapevolezza

Per dare il via ai cambiamenti, un Agile Coach deve sensibilizzare il team rispetto alla necessità di un cambiamento e creare buy-in all’interno dell’organizzazione. Domande aperte, grafici, dati e metriche possono aiutare a identificare problemi e lacune e garantire che tutto il team sia in linea.

3. Aumentare il coinvolgimento

Se un Agile Coach riesce a promuovere la consapevolezza, ciò può condurre le persone verso un maggiore coinvolgimento verso l’organizzazione e il loro ruolo. La consapevolezza aumenta la responsabilità e l’impegno nella ricerca di una soluzione e aiuta il personale a far parte e a volere il cambiamento.

4. Sviluppare competenze

Una delle attività chiave di un Agile Coach è impartire conoscenze. La creazione di un ambiente di apprendimento collaborativo e la promozione di culture di apprendimento emergenti sono la chiave per mantenere un approccio Agile molto tempo dopo la fine della collaborazione con il coach.

5. Rimozione delle barriere

Man mano che un’azienda si trasforma in un’organizzazione Agile, il processo può affrontare numerosi ostacoli e sfide. La responsabilità di un Agile Coach è quindi rimuovere gli ostacoli e facilitare il cambiamento in modo che un’organizzazione possa continuare a crescere e collaborare senza problemi.

Quali competenze dovrebbe possedere un Agile Coach?

Un coach Agile ha bisogno di una vasta gamma di abilità e competenze per assistere con successo team e organizzazioni nel cambiamento. Ecco quali:

• Capacità di mentoring, insegnamento ed addestramento.
• Abilità comunicative
• Capacità di influenza: gli agile coach possono incontrare resistenza, per questo devono essere in grado di usare la loro influenza per dimostrare il potere della metodologia Agile.
• Pazienza
• Empatia
• Devozione
• Padronanza tecnica
• Competenza aziendale
• Capacità strategiche ed organizzative.

Un Agile Coach aiuta quindi i team e le persone ad adottare pratiche e metodi Agile nel loro lavoro rendendo il tutto più efficiente, trasparente e coeso e consentendo il raggiungimento di risultati, soluzioni e prodotti o servizi migliori.

Il lavoro di Project Manager è senza dubbio uno dei più stressanti, in quanto questa figura è direttamente responsabile del successo o del fallimento di un progetto.

Alcuni project manager credono di poter gestire e affrontare l’elevato livello di stress, sbagliando, e alcuni addirittura ignorano o rifiutano di riconoscere di essere stressati.

L’esperienza dello stress per un Project Manager non ha solo un impatto sulle prestazioni cognitive e comportamentali, ma può anche avere un impatto negativo sulla salute personale, sul benessere e sulla vita familiare.

E’ difficile essere in grado di cambiare la quantità di stress che si ha quotidianamente, ma è possibile cambiare il modo in cui affrontarlo.

È importante riuscire a gestire lo stress prima che diventi sempre più difficile da maneggiare.

Cause di stress nella gestione dei progetti

Immagina: La data di scadenza del progetto è fra 2 settimane e ci sono ancora alcuni problemi critici da risolvere. A peggiorare le cose, uno dei membri chiave del tuo team è stato ricoverato in ospedale. Il cliente non è soddisfatto e la direzione richiede una revisione giornaliera. E questo è solo un piccolo esempio dei tanti scenari che un project manager può vivere ogni giorno.

Le fonti di stress nel project management possono essere molte e varie.

Ecco quali sono alcune fonti fra le più comuni:

• Cronologia e tempistiche non realistiche
• Lavorare in un sistema e in una struttura organizzativa in cui project management non ha il pieno controllo delle risorse
• Mancanza di risorse – umane e / o attrezzature
• Proliferazione di team virtuali e influenze interculturali difficili da gestire
• Conflitto tra gruppi nell’organizzazione
• Ambiente di progetto

Il primo passo per il project manager deve essere innanzitutto il riconoscere di essere sotto stress e quindi sviluppare l’autodisciplina prima di procedere all’apprendimento e alla pratica di quali sono le tecniche per gestire lo stress.

Imparare a gestire lo stress con successo inizia con la volontà di dare uno sguardo onesto dentro a noi stessi.

Le tecniche per gestire lo stress nel Project Management

Molte tecniche possono aiutare a gestire lo stress. Non esiste una tecnica unica per tutti e nessuna tecnica sarà in grado di eliminare completamente lo stress. Ogni persona deve decidere cosa funzionerà meglio per lui o lei.

Questo ci lascia dedurre che le tecniche dovrebbero essere esplorate per determinare quale funziona meglio per noi e, una volta che trovate alcune strategie che funzionano, l’impegno a praticarle è la chiave per gestire lo stress.

Avendo ben chiaro questo concetto proviamo a vedere insieme alcune delle tecniche più comunemente usate per abbassare i livelli di stress.

Le tecniche per gestire lo stress: Distacco o dissociazione

Consideriamo l’esempio di una riunione in cui il project manager è estremamente frustrato e considera il tutto come tempo perso.

In questo caso si può usare il distacco o la dissociazione, “controllando” mentalmente l’incontro, lasciando che la mente vaghi verso un’immagine più piacevole.

E’ una tecnica che può apparire insensata, ma che riesce, invece, a scaricare lo stress in modo efficace.

Le tecniche per gestire lo stress: Monitorare il pensiero “what if”

Durante un evento o una riunione stressante, è naturale cadere nel “what if thinking”, dove ci si chiede “E se in passato avessimo fatto questo, potremmo non essere in crisi in questo momento?”

Come è evidente, questa forma di pensiero implica un focus che non è orientato al presente.

Un’alternativa a questa forma di pensiero è concentrarsi sul presente ponendosi ad esempio questa domanda a se stessi: “È giovedì, sono le 15:17, ho appena ricevuto cattive notizie sul progetto. Cosa posso fare nell’ora successiva per fare un piccolo passo verso il miglioramento della situazione?”

In sostanza non concentrarsi sul come si è arrivati al momento ma sul cosa fare per uscirne anche a piccolissimi passi.

Le tecniche per gestire lo stress: Sviluppare potenti capacità di risoluzione dei conflitti

Si aggiunge ulteriore stress alla vita lavorativa quando si reagisce ad una situazione stressante evitandola o negandola. Stesso risultato si ottiene quando si reagisce in modo eccessivo alla situazione stressante.

Entrambi questi approcci aumentano il livello di stress.

Per questo motivo è importante sviluppare la capacità di risoluzione dei conflitti, magari seguendo un percorso di training apposito.

Le tecniche per gestire lo stress: Sapere quando è abbastanza

Sapere quando è abbastanza e stare lontano dai dibattiti è una potente soluzione ad alcune situazioni di forte stress.

Un approccio naturale ma spesso non produttivo per risolvere una situazione è discutere con un’altra persona sulla saggezza e sulla ragione del proprio punto di vista. Queste situazioni sono potenti fonti di stress

Questo non significa che non si devono far valere le proprie convinzioni, ma si deve sapere quando fermarsi.

Se si continua a voler provare ad essere visti come “giusti”, si sta solamente aumentando il livello di stress e si stanno sprecando energie utili.

Le tecniche per gestire lo stress: Cercare una componente paradossale della situazione

Nel bel mezzo di una situazione che è legittimamente stressante, ci si può trovare a prendere noi stessi, o la situazione, troppo sul serio.

Gli psicologi comportamentali direbbero che ci stiamo impegnando in un comportamento “catastrofico”, in cui si prende un evento singolare e negativo, e ci si ritrova a credere, ad esempio, che l’intero progetto sia condannato a causa di questo grave problema.

Un antidoto a questo modo di fare e di pensare è trovare una cognizione paradossale a cui aggrapparsi, qualcosa che metterà lo stress e le preoccupazioni in prospettiva.

Altre tecniche utili per gestire lo stress

• Priorità: creare una matrice di priorità e assegnare ogni attività in base alla sua urgenza e importanza. Concentrarsi in primis sui compiti urgenti e importanti e non sopraffarsi preoccupandosi dell’intero carico di lavoro.
• Evitare reazioni estreme: perché odiare quando si tratta di una piccola antipatia? Perché generare ansia quando si può essere “solo” nervosi? Perché essere depressi quando si può semplicemente essere “solo” tristi?
• Applicazione della PNL – Programmazione Neuro-Linguistica – per la riduzione dello stress: la PNL fornisce una serie di strumenti e concetti eccellenti per consentire agli individui di affrontare o modificare lo stress negativo in risorse positive. Con la PNL è possibile cambiare sentimenti travolgenti e immobilizzanti in potenti forze motivanti.
• Esercizio fisico: prendersi del tempo libero dagli impegni e pianificare alcune attività fisiche, che si tratti di jogging, ciclismo, escursionismo o altre attività all’aperto per alleviare lo stress.
• Meditazione: Gli esercizi di meditazione e respirazione hanno dimostrato di essere molto efficaci per il controllo dello stress.

Stress Management: conclusioni

Per concludere possiamo dire che i modi a disposizione di un Project Manager per ridurre lo stress sono vari. Ogni modalità può portare benefici e ognuno deve testare per poter capire quali sono quelle che meglio si adattano a lui.

E’ ovvio che il successo nella gestione dello stress non dipende solo dal tipo di tecnica utilizzata, ma è anche l’impegno della persona che applica le tecniche che fa la differenza.

La stessa strategia potrebbe non funzionare per tutti.

Bisogna dare uno sguardo onesto in se stessi e determinare ciò che è più pratico e ciò che ha più senso per se stessi.

Impegnarsi e lavorare seriamente per ridurre lo stress può migliorare la felicità e la salute. E’ per questo che vale la pena provarci.