Categoria: Gestione Progetti

Ciò che non può mancare in un sano project management è la stima dei costi, elemento essenziale per il successo di un progetto, anche se spesso ingiustamente trascurato.

Un budget mal progettato porta infatti a un’allocazione impropria delle risorse, aspettative irrealistiche e, potenzialmente, al fallimento.

Inoltre, la natura stessa di un progetto comporta rischi e i rischi a loro volta comportano costi imprevisti e problemi di gestione.

Per questo dunque appare chiaro che la stima dei costi nel project management è un compito arduo, e tuttavia una sfida interessante in cui cimentarsi.

Vediamo dunque di cosa si tratta e alcune tecniche per semplificarla.

Che cos’è la stima dei costi nel project management?

Nel campo della gestione dei progetti, la stima dei costi è il processo di previsione delle risorse finanziarie necessarie per completare un progetto entro un ambito definito.

Le stime iniziali vengono spesso utilizzate nella prima fase di pianificazione e possono determinare se un progetto verrà portato avanti o meno.

Una volta che un progetto è stato approvato, diventano necessarie stime dei costi più dettagliate per la determinazione del budget che sia in grado di allocare in modo appropriato le varie risorse durante il ciclo di vita.

Una stima completa dei costi dovrebbe includere sia i costi diretti che quelli indiretti.

Mettere insieme un budget che riduca i costi al minimo, massimizzando la qualità e la portata del progetto può essere difficile.

E tuttavia è importante compiere questa operazione con esattezza, e qui ti veniamo incontro con alcune tecniche da sfruttare.

4 tecniche di stima dei costi di progetto

Il modo esatto in cui i project manager completano una stima dei costi dipende da una serie di fattori.

Alcune organizzazioni, ad esempio, richiedono che tutti i progetti siano preventivati in base a politiche molto specifiche, mentre altri possono affidarsi all’esperienza stessa del project manager.

Di seguito, ecco quattro delle tecniche più comuni di stima dei costi nel project management:

1. Stima analoga

Attraverso la tecnica della stima analoga, un project manager calcola i costi previsti di un progetto in base ai costi noti associati a un progetto simile che è stato completato in passato.

Questo metodo di stima si basa su una combinazione di dati storici e del giudizio degli esperti che lavorano al progetto.

Poiché non esistono due progetti esattamente uguali, una stima analoga ha i suoi limiti.

In quanto tale, questa tecnica viene spesso utilizzata nelle prime fasi di pianificazione del progetto, quando una stima approssimativa può essere sufficiente.

O ancora, la stima analoga può essere utilizzata quando non sono disponibili molte informazioni dettagliate sul progetto in corso.

2. Stima parametrica

La tecnica di stima parametrica utilizza i dati storici e la modellazione statistica per assegnare un valore monetario a determinate risorse di progetto.

È un metodo molto più accurato della stima analoga vista precedentemente, ma richiede più dati iniziali per valutare accuratamente i costi.

Questa tecnica viene spesso utilizzata nel settore delle costruzioni e dell’edilizia.

Ad esempio: un direttore edile esperto potrebbe sapere che, mediamente, il metro quadrato di una nuova struttura costa un determinato importo.

Una volta che questo costo medio è noto, così come il margine di errore e la metratura del nuovo progetto, la stima parametrica consentirà di identificare un budget relativamente certo.

Attenzione però che in questo caso la fonte dei dati deve essere accurata altrimenti l’intera stima sarà erronea.

3. Stima bottom-up

Nella stima bottom-up, o dal basso verso l’alto, un progetto più ampio è suddiviso in una serie di componenti più piccole.

Il project manager stima quindi i costi in modo specifico per ciascuno di questi pacchetti di lavoro più piccoli.

Ad esempio, se un progetto include un lavoro che verrà suddiviso tra più reparti all’interno di un’organizzazione, i costi potrebbero essere suddivisi per dipartimento.

Una volta che tutti i costi sono stati stimati, questi vengono conteggiati e sommati in un’unica stima dei costi più ampia per il progetto nel suo insieme.

Poiché la stima dal basso verso l’alto consente a un project manager di esaminare in modo più dettagliato le singole attività all’interno di un progetto, questa tecnica consente generalmente un processo di stima molto accurato.

4. Stima a tre punti

Nella stima a tre punti, in base alle esperienze di progetti similari passati, si identificano tre stime separate per i costi associati a un progetto:

• Una stima “ottimista” (a), in cui idealmente il lavoro viene svolto spendendo i fondi nel modo più efficiente possibile;
• Una stima “pessimistica” (b), il caso peggiore, dove si lavora e si spendono i fondi nel modo meno efficiente in assoluto;
• Lo scenario “più probabile” (m), che in genere cade da qualche parte nel mezzo e rappresenta la stima più realistica.

Da questi tre numeri, attraverso formule precise, si ricavano la media ponderata e la deviazione standard:

E = (a + 4m + b) / 6

DS = (b – a) / 6

La deviazione standard viene utilizzata per stimare la probabilità.

Questa tecnica, se utilizzata correttamente, permette una stima molto accurata e, di conseguenza, una pianificazione dei costi di successo.

Appare dunque evidente, dopo queste considerazioni, quanto la stima dei costi sia un elemento chiave nella gestione dei progetti.

Non solo il budget viene considerato nel momento in cui si decide se un progetto deve essere avviato o no, ma deve anche essere regolarmente monitorato affinché il lavoro possa tradursi in un successo.

Quando si stimano e monitorano i costi di un progetto, è importante disporre di buoni strumenti per calcolare un budget di progetto più accurato.

Twproject permette di mantenere la gestione dei costi di un progetto grazie alle sue diverse funzionalità, dando un supporto essenziale al lavoro di un project manager.

Nel project management ci si chiede costantemente che cos’è che consente di creare valore per gli stakeholder e ciò significa prendere in considerazione i tangible benefits.

Non tutti i vantaggi finanziari sono uguali ed è quindi importante sapere quanti e quali sono tutti i benefici attesi.

In questo articolo spiegheremo che cosa sono i tangible benefits, quali vantaggi portano ad un progetto e come misurarli.

Cosa sono i tangible benefits?

I vantaggi tangibili sono quei benefici quantificabili e misurabili.

In altre parole, sono vantaggi del progetto a cui è possibile dare un valore monetario, un numero di ore di lavoro o un’altra metrica specifica.

Il fattore determinante è quindi se un beneficio include prove oggettive misurabili.

Questi si distinguono dagli intangible benefits, o benefici intangibili, che non è possibile quantificare finanziariamente.

Ecco alcuni esempi concreti di benefici tangibili di un progetto:

• Aumento del fatturato;
• Risparmio sui costi delle risorse;
• Risparmio sui costi hardware;
• Incremento della produttività;
• Miglioramento di qualità,
• Riduzione dei costi di produzione,
• Riduzione del tasso di errore,
• Un livello superiore di servizio al cliente,
• Aumento del tasso di fidelizzazione dei clienti.

Processo di gestione dei benefici tangibili

Il processo di gestione dei benefici del progetto è diviso in quattro fasi. Ecco quali sono:

Definizione dei benefici tangibili

Il progetto deve identificare chiaramente quali benefici tangibili saranno forniti e come saranno quantificati.

È importante ricordare che la maggior parte delle volte i benefici si manifestano solamente in seguito alla consegna dell’output.

Strutturazione dei benefici

Quando si parla di benefici è importante individuare i seguenti elementi:

• Cosa si misura,
• Cosa ci si aspetta,
• Quando e come verranno valutati i benefici,
• Qual è la soglia minima che proclama il successo,
• Quale sarà l’impatto sul progetto se i benefici misurati non corrispondono ai benefici attesi.

Implementazione e monitoraggio dei benefici tangibili

Una volta che il progetto inizia, è importante misurare, documentare e riferire quelli che sono i risultati effettivi rispetto ai risultati attesi.

Questo deve avvenire durante l’intero ciclo di vita del progetto e non solo alla fine dei lavori.

Una regolare rendicontazione, infatti, mostrerà chiaramente se un progetto è ancora sulla buona strada o no.

Valutazione dei benefici

Il monitoraggio delle misure dei benefici e il confronto con i benefici attesi fornirà una buona indicazione delle prestazioni di un progetto.

Avere dati concreti e confrontarli con una soglia predeterminata aiuterà l’organizzazione a massimizzare il potenziale di un progetto.

Come valutare i benefici tangibili

La valutazione dei benefici tangibili cerca di determinare se un’organizzazione sta raggiungendo i suoi obiettivi dichiarati.

Questa prospettiva si concentra su calcoli che tendono a rimuovere la soggettività dai risultati.

Le informazioni ottenute da questa valutazione sono essenziali per aiutare a raggiungere obiettivi a lungo termine.

Ecco come si effettuano tre tipi di valutazione:

1. Indicatori di prestazione

Le valutazioni dei benefici tangibili utilizzano indicatori chiave di prestazione (KPI) e benchmark per effettuare misurazioni oggettive.

I KPI scelti per valutare un beneficio tangibile si riferiscono direttamente a una specifica misurazione del benchmark.

Ad esempio, la produttività dei dipendenti e la soddisfazione dei clienti possono essere vantaggi tangibili in un’attività di vendita al dettaglio.

I KPI relativi alla produttività dei dipendenti potrebbero includere il tempo medio per completare un’attività e il numero di volte in cui il processo di checkout rientra in un intervallo di tempo prestabilito.

I KPI di soddisfazione del cliente potrebbero includere il numero di reclami dei clienti in un determinato periodo e le valutazioni del servizio clienti.

2. Analisi costi benefici

Un’analisi costi benefici è utile quando si valuta un beneficio tangibile in termini di costi.

Un esempio è determinare se un aumento stimato delle entrate da un programma proposto è maggiore del costo del programma stesso.

Una valutazione inizia identificando i vantaggi tangibili esistenti o potenziali e calcolando o stimando il costo finanziario del raggiungimento di questi benefici.

Ogni vantaggio viene quindi misurato rispetto a un benchmark.

In generale, i costi per realizzare un beneficio tangibile dovrebbero essere inferiori al 50% dei suoi benefici finanziari effettivi o stimati e il periodo di ammortamento non dovrebbe superare i 12 mesi.

3. Analisi del costo opportunità

Un’analisi dei costi opportunità amplia il concetto di analisi costi benefici per includere una gamma di opzioni diverse.

Ad esempio, la creazione di un sito web aziendale può aumentare la soddisfazione dei clienti e aumentare i ricavi delle vendite.

Tuttavia, ci sono una serie di altre opzioni disponibili per raggiungere questi stessi obiettivi, ognuna delle quali ha diversi gradi di costo.

Sebbene la costruzione di un sito web internamente, anziché esternalizzando il progetto, possa ridurre i costi iniziali, può però compromettere la soddisfazione del cliente e le entrate se l’azienda non ha le competenze sufficienti per costruire un sito correttamente funzionante da subito.

In questo caso, qualunque opzione migliori maggiormente i benefici tangibili è spesso l’opzione preferita.

Per concludere, i tangible benefits rappresentano un elemento importantissimo in un progetto.

Senza benefici evidenti, molto difficilmente gli stakeholder accetteranno di iniziare i lavori.

E’ importante quindi saper riconoscere tutti i vantaggi tangibili che un progetto può portare ad un’organizzazione e come misurarli in maniera oggettiva.

Quando si parla di vantaggi intangibili, non significa che questi non siano reali.

La peculiarità è che, al contrario dei vantaggi tangibili di un progetto che sono facilmente quantificabili, quelli intangibili non sono misurabili.

Poiché un vantaggio immateriale è di natura alquanto soggettiva, la gamma e la portata varieranno da un’organizzazione all’altra e da un individuo all’altro.

Vediamo quindi in questo articolo quali sono i vantaggi intangibili di un progetto.

Che cos’è un vantaggio intangibile?

Un vantaggio intangibile, o immateriale, è un vantaggio di tipo soggettivo che non è possibile toccare effettivamente ed è difficile da misurare in termini monetari.

Uno dei motivi per cui gli asset intangibili sono importanti da considerare è che rappresentano una parte significativa del valore di un’azienda.

Secondo gli economisti, oltre il 25% del valore di un’organizzazione è ora basato su beni intangibili, come l’immagine del marchio e la quota di mercato.

Sfortunatamente, spesso capita che alcuni progetti vitali per l’impresa non vengano finanziati perché i vantaggi intangibili non vengono presi in considerazione.

Tali investimenti fuorvianti possono minare obiettivi strategici critici, come il miglioramento della quota di mercato e l’affinamento del vantaggio competitivo.

Quali sono i vantaggi intangibili?

Come accennato precedentemente, i vantaggi intangibili possono essere diversi a seconda dell’azienda e del progetto.

Potenzialmente chiunque può essere un beneficiario di uno o più vantaggi immateriali.

La cosa più difficile è però comprendere quali sono quegli assets intangibili che un’azienda potrebbe già offrire.

Nello specifico, i vantaggi intangibili sono quelle risorse il cui fondamento si costituisce su conoscenza e informazione.

Questi sono classificabili in quattro macro-gruppi:

1. Risorse umane, cioè le conoscenze, competenze ed esperienze dei dipendenti aziendali. Qui si intendono non solo gli aspetti operativi, ma anche le relazioni, i contatti e le qualità individuali;
2. Risorse organizzative, cioè l’insieme ordinato di attività e beni che servono a raggiungere gli obiettivi. Qui rientrano, ad esempio, la cultura aziendale con le sue norme ed i suoi processi, i sistemi di informazione e comunicazione, i brevetti o i copyright;
3. Risorse relazionali, cioè i processi e le informazioni che fungono da connessione con il mercato e che permettono ad un’azienda di svolgere efficacemente il suo lavoro nel settore. Più nello specifico si intendono qui alleanze, collaborazioni, partnership, rapporti con investitori o istituti di credito. In questo stesso gruppo rientrano brand e reputazione aziendale;
4. Competenze tecnologiche specifiche, cioè quelle conoscenze che riguardano l’uso di tecnologie, l’innovazione e la ricerca e sviluppo di nuove soluzioni.

Perché bisogna considerare i vantaggi intangibili in un progetto?

La risposta a questa domanda è relativamente semplice: le aziende che decidono di considerare i vantaggi immateriali nei loro progetti saranno in grado di generare un vantaggio competitivo determinante.

Di conseguenza, il livello di profitto sarà maggiore rispetto alla concorrenza.

Nel mercato dinamico di oggi, infatti, il processo di imitazione tra prodotti ed aziende rappresenta uno dei fattori di rischio più diffusi.

Gli investimenti delle imprese si concentrano molto spesso su processi e strumenti volti a migliorare la performance nell’esecuzione di attività similari a quelle che i concorrenti svolgono.

Così facendo dimenticano di mettere a fuoco il proprio posizionamento strategico, il proprio marchio e la propria individualità.

Mai perdere i vista i vantaggi intangibili

Tenendo però in considerazione i vantaggi intangibili, un’azienda sarà in grado di effettuare decisioni uniche ed intraprendere azioni più individuali.

Ciò che dà valore ad un prodotto o servizio, infatti, non è tanto basato sulle componenti materiali, ma è il contenuto intellettuale esprimibile a fare la differenza.

Tuttavia, a causa della loro natura, appunto, intangibile, i vantaggi immateriali rischiano di non essere presi in considerazione o di essere sottovalutati.

Soprattutto quando un’azienda predilige una visione a breve termine con risultati rapidi, le risorse intangibili cadono inevitabilmente nel dimenticatoio.

Queste richiedono infatti un orizzonte temporale di medio termine per esprimere il loro valore.

La misurazione degli assets intangibili è un aspetto complesso e ancora relativamente inesplorato.

All’interno di bilanci aziendali o report gestionali molto difficilmente si trovano specifiche, ad esempio, sulla qualità delle relazioni con i fornitori o la curva di apprendimento dei dipendenti.

Siamo però in un’epoca in cui è diventato fondamentale prendere in considerazione anche questo tipo di vantaggi immateriali.

Si tratta infatti di risorse che, alla fine, creano valore, permettendo quindi di generare vantaggi tangibili.

Come si misurano i vantaggi intangibili?

Arrivati a questo punto dell’articolo dovrebbe essere chiaro che misurare i vantaggi intangibili non è un lavoro semplice.

Prima di descrivere alcune tecniche che vengono utilizzate è importante sottolineare che per stimare un singolo intangibile, sarà necessario isolare i flussi da esso derivanti eliminando quelli potenzialmente connessi ad altre attività.

Ecco tre possibili strategie per stimare i vantaggi immateriali:

• Criterio del costo: questo metodo prende in considerazione due criteri, il costo storico e il costo di produzione. Il primo rappresenta il prezzo pagato dall’azienda per sviluppare la singola risorsa, mentre il secondo consiste nella stima di quanto costerebbe riprodurre la risorsa intangibile che si sta valutando.
• Metodo delle transazioni comparabili: si basa sul riconoscimento all’intangibile del valore corrispondente al prezzo applicato ad un bene similare nelle transazioni.
• Metodo reddituale: con questo si intende l’attualizzazione dei flussi di cassa che si riferiscono al bene intangibile. Si tratta, tuttavia, di una tecnica inefficace nella maggior parte dei casi.

Per concludere, è evidente come i vantaggi intangibili ricoprano un ruolo fondamentale nelle aziende.

In un mercato dinamico e volatile come quello odierno, non basterà più un’analisi di investimento basata solamente sui tangibles.

È sempre più chiaro come le risorse intangibili sono i driver principali di valore dei prodotti e dei servizi, nonché fonte di vantaggio competitivo.

La valutazione degli intangible è quindi una tematica ampiamente dibattuta e che continuerà ad esserlo.

Il mondo del project management è vasto, ma le tecniche di project management, pianificazione e controllo dei progetti sono il filo conduttore che lega insieme questa disciplina.

Queste strategie rendono il lavoro più semplice ed efficace e possono essere applicate a qualsiasi progetto, indipendentemente dal campo o dal settore.

Esistono molte tecniche di project management tra cui scegliere; vediamo quindi in questo articolo quali sono le più conosciute ed efficaci.

Perché le tecniche di Project Management sono importanti?

All’inizio di un progetto, ci sono così tante variabili sconosciute che è facile sentirsi sopraffatti.

Ed è qui che avere una procedura e delle tecniche di gestione di progetto aiuta.

In questo modo è possibile organizzare tutte le parti mobili di un progetto in un insieme logico di attività, senza lasciare nulla al caso.

Tuttavia, non tutte le tecniche di project management si svolgono allo stesso modo.

A seconda del tipo di progetto, così come del team e della cultura aziendale, è possibile scegliere una strategia più o meno adatta.

Inoltre, nella stessa organizzazione, si potrebbero scegliere tecniche diverse per progetti diversi.

La regola da seguire è: la tecnica deve adattarsi ad un progetto, non il contrario.

6 tecniche di project management, pianificazione e controllo dei progetti

1. Work Breakdown Structure (WBS) o struttura di ripartizione del lavoro

Quando si visualizza per la prima volta un progetto, indipendentemente dalle sue dimensioni, ci si potrebbe sentire sopraffatti.

Uno dei motivi più comuni per cui i progetti richiedono più tempo, costano di più e falliscono è perché il lavoro non ha una struttura.

Per questo motivo, i project manager devono organizzare il lavoro in attività più piccole e più gestibili, un processo che viene spesso definito come Work Breakdown Structure, o struttura di ripartizione del lavoro.

Una WBS trasforma le attività di grandi progetti in blocchi di attività gestibili in base ai livelli e alle dipendenze.

In questo modo il team di progetto può facilmente comprendere e completare il lavoro.

Per adottare questa tecnica, si inizia dal risultato finale del progetto e, all’indietro, si passa a definire tutta la catena di attività che il team deve completare per raggiungere il traguardo.

2. Diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono un’ottima tecnica di gestione dei progetti sia per principianti che per professionisti.

Si tratta di una rappresentazione visiva di tutte le attività che il team deve completare per concludere il progetto.

Attraverso un diagramma di Gantt è possibile visualizzare le dipendenze delle attività, il tempo di lavoro necessario e come la durata di ogni attività influirà sulle date di inizio e sulle scadenze.

3. Critical Path Method (CPM) o metodo del percorso critico

Il metodo del percorso critico è una delle tecniche di project management utilizzate per pianificare accuratamente tutte le attività del progetto.

In questo caso si calcola il cosiddetto “percorso critico”, cioè il percorso più breve per il completamento del progetto e si organizzano le attività di conseguenza.

Il CPM richiede la creazione di un modello di progetto che includa un elenco di tutte le attività o una WBS, la durata del completamento di ciascuna, le eventuali dipendenze, le milestones e i risultati finali.

Con queste informazioni, è possibile calcolare il percorso di completamento più lungo secondo le attività pianificate.

Seguendo questo metodo sarà possibile individuare quali attività sono fondamentali per il progetto e quali invece sono mobili e possono essere ritardate senza allungare la sequenza temporale.

Questa tecnica è più adatta a progetti complessi con molte dipendenze di attività.

4. Waterfall o cascata

La metodologia Waterfall è una delle più antiche tecniche di gestione dei progetti.

Se si utilizza questa strategia, le attività fluiranno linearmente attraverso 5 fasi:

• Raccolta dei requisiti, dove si ottiene tutta la documentazione necessaria;
• Progettazione, si crea un elenco delle attività;
• Attuazione, si completano i compiti;
• Verifica, dove si rivedono i risultati finali;
• Manutenzione, in cui si modifica l’output dove necessario.

La metodologia Waterfall funziona perfettamente per progetti con fasi distinte che richiedono pochissime iterazioni.

5. Kanban

Kanban è una delle tecniche di gestione dei progetti più semplici da adottare.

L’intera filosofia sta nella creazione di tre colonne:

• Da fare
• In corso
• Terminato

Quindi, si spostano semplicemente le attività da una colonna all’altra.

La metodologia Kanban è particolarmente efficace per progetti più semplici o team di progetto inclini al multitasking.

6. Scrum

La tecnica Scrum è una delle metodologie Agile più popolari del project management.

In questo caso si lavoreranno con i cosiddetti “sprint”, in cui si lavorerà su una caratteristica specifica o un risultato finale. Questi sprint tendono a durare non più di due settimane.

Al termine di ogni sprint, si dovrebbe tenere una riunione di revisione con l’intero team, dare suggerimenti per migliorare lo sprint successivo e proseguire con il lavoro.

Alla fine, il metodo Scrum consente di completare ogni progetto con la massima efficienza.

Inoltre, questa tecnica spesso consente di completare i progetti in anticipo rispetto ad altre tecniche tradizionali, il che è vantaggioso per le aziende che devono concentrarsi sullo speed-to-market.

La metodologia Scrum è particolarmente indicata per i team di progetto di sviluppo software e, in generale, per i progetti complessi che richiedono più iterazioni durante il loro ciclo di vita.

Ciascuna delle tecniche di project management, pianificazione e controllo dei progetti viste in questo articolo ha i suoi pro e contro.

A seconda del tipo e delle dimensioni del progetto, un project manager andrà a scegliere la strategia migliore.

Qualunque sia la tecnica adottata, un buon software di project management potrà aiutare nella gestione e nel raggiungimento dei risultati in maniera più rapida e facile.

Una buona app di project management rende la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio dell’avanzamento del progetto un gioco da ragazzi.

Grazie ad un software adeguato è possibile creare un record trasparente in modo che tutti sappiano chi sta facendo cosa e quando e a che punto del progetto ci si trova.

Vediamo in questo articolo di capire meglio cos’è un’app di project management e come scegliere quella giusta.

Cos’è un’app di project management?

Uno strumento di gestione dei progetti è un software che aiuta i team a pianificare, gestire e ottimizzare le risorse all’interno di un’organizzazione.

Questi tool variano in termini di capacità, ma la maggior parte ha alcune cose in comune, fra cui:

• Tracciamento e assegnazione delle attività: la maggior parte, se non tutti, gli strumenti di gestione dei progetti hanno la capacità di assegnare e tenere traccia delle attività durante il loro ciclo di vita.
• Collaborazione: tutti gli strumenti di gestione dei progetti hanno funzionalità di collaborazione, come ad esempio chat interne e commenti.
• Condivisione di documenti: per completare con successo progetti e attività, è necessario essere in grado di condividere e lavorare insieme su materiali e risorse.

Come scegliere un’app di project management

Con migliaia di strumenti sul mercato, trovare il miglior strumento di gestione dei progetti può essere complicato.

Troppo spesso i team leader acquistano un software di project management solo per scoprire in pochi mesi di aver fatto la scelta sbagliata.

Quando si confrontano gli strumenti, è importante ricordare che un tool efficace dovrebbe soddisfare due requisiti principali.

In primo luogo, dovrebbe avere tutte le funzionalità di cui un project manager ha bisogno; in secondo luogo, dovrebbe essere qualcosa che l’intero team è disposto a utilizzare.

Soddisfare entrambi questi requisiti è più facile a dirsi che a farsi, quindi ecco 9 passaggi chiave per scegliere la giusta app di project management.

Come scegliere l’app di project management

1. Definire le esigenze

Il primo passo per trovare un’app di project management è identificare i problemi attuali nel modo in cui lavora il tuo team.

È importante scrivere questi punti deboli in un elenco su cui fare riferimento in seguito. Possibili problemi potrebbero includere:

• Mancanza di comunicazione tra i reparti
• Progetti disorganizzati e scadenze mancate
• Incapacità di capire il feedback dei clienti
• Carico e flusso di lavoro irregolare tra i membri del team
• Troppe riunioni che fanno perdere tempo

Questo elenco deve essere utilizzato come punto di partenza per definire quali funzionalità si desiderano in uno strumento di gestione dei progetti.

Se un tool non risolve questi problemi o li risolve solo in parte, bisogna passare ad un’altra soluzione.

2. Ricercare i migliori strumenti di gestione dei progetti

Dopo aver definito le esigenze, è il momento di vedere quali opzioni sono disponibili.

Ecco alcuni modi per iniziare:

• Chiedere ai colleghi cosa gli piaceva usare in passato
• Parlare con altri project manager del settore
• Dare un’occhiata ai consigli di siti web specializzati
• Leggere recensioni dei software

3. Testare lo strumento di gestione del progetto

Una volta individuato lo strumento, è il momento di provare.

Quasi tutti i software di project management vengono forniti con una prova gratuita e, anche se non lo fanno, molte aziende sono felici di offrirne uno se richiesto.

In questo caso è utile riunire un piccolo gruppo per fare un test dell’app, assicurandosi di scegliere persone con funzioni e stili di lavoro diversi, poiché opinioni diverse sono fondamentali per prevenire problemi futuri.

4. Ricevere feedback dal team

Dopo aver completato la prova, è il momento di raccogliere feedback contattando tutti coloro che hanno partecipato al progetto pilota e chiedendo:

• Il software risolve i problemi individuati inizialmente?
• Lo strumento di gestione dei progetti renderebbe il loro flusso di lavoro più efficiente?
• Cosa è piaciuto di più/meno dello strumento?
• Con quale probabilità consiglierebbero lo strumento?
• Quanto tempo ci vorrebbe per implementarlo in tutta l’azienda?

5. Valutare il costo dello strumento di gestione del progetto

Nel costo non solo bisogna considerare l’iscrizione all’app, ma anche il tempo necessario per implementare lo strumento in azienda.

Se il risultato è un risparmio a lungo termine, si tratta sicuramente di una buona soluzione.

6. Implementare lo strumento di gestione del progetto

Una volta trovato e acquistato il giusto software di project management, bisogna redigere un piano di implementazione dello strumento in azienda.

La maggior parte delle persone è resistente al cambiamento, quindi è necessario un programma che renda l’implementazione il più agevole possibile.

Fra gli elementi chiave da considerare, troviamo:

• Timeline: impostare il limite temporale in cui si vuole implementare lo strumento in azienda.
• Formazione: di quale formazione hanno bisogno le varie persone? Chi lo fornirà? Come verrà fornito?
• Integrazioni: Chi sarà responsabile della loro creazione?

7. Completare una retrospettiva

Una volta che lo strumento è stato implementato, è utile dare un’occhiata al processo.

Ci sono state aree in cui sarebbe stato meglio agire in modo diverso? Cosa nel processo di implementazione non è andato liscio?

Queste domande aiuteranno a rendere i futuri piani di implementazioni più fluidi e meno problematici.

È anche fondamentale avere controlli regolari con il team di progetto per sapere come stanno utilizzando l’app di project management, dove è possibile apportare modifiche e come implementarla meglio a lungo termine.

Nel complesso, coinvolgere e convincere il team di lavoro ad utilizzare una nuova app di project management essere complicato, ma una volta implementata e in uso, renderà la vita di tutti molto più semplice.

Con una gamma di funzionalità tra cui viste flessibili dei progetti, nonché analisi, monitoraggio dei progetti e risorse, TWproject è un ottimo software di project management che aiuterà la gestione dei progetti in molte aziende di vari settori.

L’analisi dei rischi nel project management diventa una chiave molto importante per il successo di un progetto.

I progetti sfruttano risorse e opportunità e da queste derivano incertezza, sfide e rischi; e l’ultima cosa che un project manager vuole affrontare sono proprio i rischi.

Vediamo in questo articolo di definire che cos’è l’analisi dei rischi nella gestione dei progetti, perché è importante e come eseguirla.

Che cos’è l’analisi dei rischi nel project management

L’analisi dei rischi nella gestione dei progetti è il monitoraggio strutturato dei problemi che possono influenzare le scadenze e la qualità di un progetto in corso.

Attraverso il risk management si possono identificare e definire i rischi, le loro probabilità di accadimento, come affrontarli se si verificano e le misure da intraprendere per evitarli.

Il successo di un progetto dipende spesso dalla qualità dell’analisi del rischio poiché un imprevisto potrebbe avere conseguenze, anche importanti, in diverse parti del lavoro.

Esistono due tipi di analisi, quantitativa e qualitativa; l’utilizzo di una o l’altra può dipendere dalle esigenze del progetto specifico.

Analisi quantitativa dei rischi: che cos’è e come si fa

L’analisi quantitativa del rischio è un esame statistico e numericamente calcolato dell’impatto di un rischio sull’intero progetto.

Misurare quantitativamente i rischi aiuta a ridurre l’incertezza sul successo di un progetto promuovendo la creazione di un piano di gestione del rischio.

Questo metodo di analisi può richiedere strumenti specifici, ma è generalmente obiettivo e preciso.

Ecco come avviene:

• Intervistare le parti interessate per raccogliere informazioni e formare scenari.
• Analisi di sensibilità: aiuta all’identificazione dei rischi e a definire quali possono verificarsi maggiormente e gli effetti sul progetto.
• Analisi dei valori monetari attesi: un metodo statistico che misura il risultato medio dei probabili scenari includendo il costo e guadagno di ogni percorso.
• Modellazione e simulazione: è uno strumento che utilizza un modello che converte le incertezze nel loro potenziale impatto sugli obiettivi del progetto.
• Pianificare l’analisi del rischio: in questo caso, il metodo del diagramma di precedenza può essere utilizzato per verificare se l’obiettivo del progetto sarà completato entro una certa data ed entro la stima dei costi.
• Giudizio di esperti: ottenere consigli da esperti per identificare i potenziali costi e gli effetti sulla pianificazione, valutare le possibilità, interpretare i dati e identificare punti deboli e punti di forza può essere di grande valore.

Analisi qualitativa dei rischi: che cos’è e come si fa

L’analisi qualitativa del rischio calcola la probabilità di un rischio di verificarsi.

In questo modo è possibile determinare su quali rischi concentrarsi in base sia alla probabilità di accadere sia alla gravità dell’impatto sul progetto.

L’analisi qualitativa del rischio in genere implica l’organizzazione e la categorizzazione dei rischi in una matrice che mostra la probabilità, l’esito e l’impatto di ciascun rischio sul successo complessivo del progetto.

Questo metodo è più rapido dell’analisi quantitativa del rischio, sebbene sia più soggettivo.

Ecco come avviene:

• Probabilità del rischio e valutazione dell’impatto: durante questa fase ogni rischio che potrebbe verificarsi viene studiato e analizzato in relazione ai suoi effetti plausibili sugli obiettivi del progetto. In seguito, ogni rischio viene classificato secondo livelli diversi.
• Matrice di valutazione del rischio di impatto: i risultati documentati della probabilità di rischio possono essere descritti in termini qualitativi, come molto alto, alto, neutro, basso e molto basso.
• Il rating del rischio è sviluppato utilizzando una matrice che rappresenta le scale di rischio per ciascuno dei rischi. La matrice documenta la scala di probabilità del rischio tra nessuna possibilità (tasso 0,0) e certezza (tasso 1,0), nonché la scala di impatto del rischio, che riflette la gravità della sua influenza sull’obiettivo del progetto. Questa matrice aiuta a migliorare la qualità dei dati e rende il processo di gestione più facile da replicare durante il progetto.
• Classificazione del rischio: in questa fase, i rischi sono raggruppati per cause comuni per determinare le aree più esposte del progetto e per aiutare a sviluppare un piano di risposte ai rischi efficace.
• Valutazione dell’urgenza del rischio: in alcuni casi, l’urgenza può essere combinata con la classificazione del rischio. Si tratta di un metodo utilizzato per valutare il grado in cui i dati sono utili per la gestione del rischio, generando un rating di finale
• Giudizio di esperti: in molte occasioni può essere utile avvalersi del consiglio di esperti, come persone con esperienza recente su casi di progetti simili, attraverso interviste o workshop appositi.

Perché l’analisi dei rischi nel project management è importante?

• Incoraggia la progressione: il progetto può andare avanti limitando il numero di deviazioni e sorprese che si verificano durante il suo ciclo di vita.
• Comunica i problemi: conoscere i potenziali rischi di progetto consente al project manager di comunicare i problemi alle parti interessate.
• Rende i rischi gestibili: l’analisi dei rischi crea opportunità per preparare alla gestione dei problemi riducendo l’impatto negativo sul progetto.

Per concludere, i rischi costituiscono una realtà comune a tutti i progetti.

Una delle maggiori sfide che un project manager deve affrontare è non farsi sopraffare dal numero o dall’entità dei possibili rischi identificati.

Al contrario, un buon gestore di progetti dovrebbe avere la capacità di concentrarsi sugli elementi importanti che potrebbero minacciare il buon funzionamento del progetto e successivamente sviluppare un piano di gestione e risposta al rischio.

Il processo risk management nella gestione dei progetti è una delle procedure più importanti del project management e mira ad assicurarne il percorso verso il completamento con successo.

Attraverso una corretta gestione dei rischi di progetto, che significa anche utilizzare un buon software di project management, un’azienda può garantire il completamento con successo del progetto e ridurre al minimo l’impatto negativo di eventuali rischi attraverso azioni tempestive.

Quale metodologia fra Waterfall vs Agile scegliere? Ogni progetto ha le sue sfide uniche e questa in particolare, si presenta in ogni situazione.

Ora più che mai è importante garantire che le metodologie di sviluppo utilizzate da un’organizzazione siano adatte alle circostanze.

Ogni opzione ha infatti un impatto diverso sulla velocità del progetto e sulle possibilità complessive di successo.

In questo articolo vogliamo quindi fare chiarezza su quale metodologia scegliere per la gestione dei progetti.

Cos’è la metodologia Waterfall

La Waterfall è una metodologia sequenziale basata su un ambito ben definito che si focalizza sulla raccolta dei requisiti iniziali e segue un ordine prestabilito.

Ciò significa che quando ciascuno dei passaggi della cascata viene completato con successo, il team passa al passaggio successivo.

La natura più rigida e lineare della metodologia Waterfall la rende la scelta perfetta per attività semplice e precise.

È facile da gestire, ha consegne specifiche e punti iniziali e finali ben definiti.

È facile comprendere però come questa metodologia sia meno flessibile delle alternative.

Essendo il piano sequenziale e lineare, ogni cambiamento diventa relativamente costoso e dispendioso.

Ciò significa che una comprensione concreta deve essere raggiunta e condivisa da tutte le parti.

La metodologia Waterfall eccelle quando i requisiti del progetto sono relativamente statici, ma non sarebbero appropriati per la consegna di un prodotto complesso che potrebbe cambiare frequentemente e repentinamente.

Cos’è la metodologia Agile?

L’approccio agile è progettato pensando alla flessibilità.

I team iniziano con un design di base del progetto e lo scompongono in una piccola serie di attività, che vengono riviste, testate e valutate alla fine di ogni cosiddetto sprint.

Questi sprint consentono di identificare le problematiche, i bug o di incorporare il feedback del cliente nel progetto prima che venga eseguito lo sprint successivo.

La metodologia Agile è eccellente per i progetti in cui il risultato non è chiaramente definito ma l’obiettivo lo è.

Il lavoro può evolversi in base all’input del team, al feedback degli stakeholder e alle opinioni dei clienti.

Il risultato di ciò è un prodotto che incorpora il feedback aggiornato degli utenti finali e delle parti interessate e, in definitiva, ha maggiori probabilità di successo.

D’altra parte, la flessibilità agile del progetto può anche essere la sua rovina, offrendo una maggiore opportunità per i tempi e i costi previsti di essere compromessi man mano che il progetto si evolve.

Una serie chiara di obiettivi misurabili è fondamentale per garantire un allineamento regolare.

Senza una fine definita del processo di costruzione, gli sprint possono continuare per mesi e mesi.

L’unica indicazione è quanto il prodotto è vicino al raggiungimento degli obiettivi e come tali obiettivi sono allineati al valore.

Questo modello dipende dalla tolleranza al cambiamento richiesta da un progetto.

Se i requisiti sono concreti e devono semplicemente essere eseguiti, la flessibilità di Agile ha poco valore.

Tuttavia, considerato la crescente complessità di ogni mercato, questa “certezza” diventa sempre più improbabile.

Come scegliere la giusta metodologia di gestione del progetto?

Non esiste un approccio universale per scegliere una metodologia di gestione del progetto di successo.

Tuttavia, ci sono alcuni aspetti da considerare per garantire che venga selezionato l’approccio più appropriato. Ecco quali:

Complessità del progetto

In primo luogo, è importante considerare il progetto in termini di semplicità o complessità.

Per i progetti semplici, una metodologia lineare come la Waterfall assicurerà che il tempo e le spese di budget corrispondano alla natura semplicistica del lavoro.

D’altra parte, per i prodotti complessi, un approccio Agile assicura che ogni aspetto del progetto sia perfezionato in modo iterativo, traducendosi in percentuali di successo più elevate.

Rigidità

Se si sta lavorando con tempi fissi, budget e requisiti di consegna, una metodologia come la Waterfall è quasi sicuramente la scelta migliore per garantire che le metriche siano soddisfatte.

È importante considerare questo punto con attenzione, poiché la scelta della metodologia sbagliata per la rigidità del progetto può aumentare enormemente il rischio di rompere vincoli di tempo e budget e, in definitiva, causare il fallimento del progetto.

Valori del progetto

Cosa apprezzano di più il cliente, gli stakeholder e l’utente finale?

Ad esempio, se le parti interessate apprezzano la possibilità di rivedere in modo coerente e suggerire aggiornamenti iterativi, la metodologia Agile potrebbe essere la migliore.

Cultura aziendale

Forse uno dei passaggi più importanti per scegliere una metodologia adatta è fare un approfondimento su ciò che il team e l’organizzazione apprezzano di più.

Ogni organizzazione avrà la sua cultura aziendale, le sue abitudini e valori e prendere una metodologia di tendenza che va contro molto probabilmente si tradurrà in un fallimento.

Waterfall o Agile? Perché scegliere, quando puoi averli entrambi con Twproject

Come visto precedentemente, non esiste un unico framework che sia la scelta migliore il 100% delle volte.

La metodologia Waterfall e Agile hanno entrambe i loro vantaggi e svantaggi, l’importante è usarle nel modo corretto e al momento opportuno, sfruttandone i meriti quando la situazione lo richiede.

In questo contesto un buon software di project management, come Twproject, può aiutare ad integrare le due metodologie e a trarne i migliori benefici.

Twproject ti permette di valutare le circostanze di progetto ed i suoi elementi e capire quale approccio è il migliore da seguire, ti permetterà di avere anche un approccio misto all’interno di un unico progetto. Perché non avere una struttura Waterfall per le macrofasi e gestire poi le singole sotto fasi in modo agile?

Molte organizzazioni attualmente optano proprio per un approccio misto, utilizzando più metodi dove sono più appropriati.

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La Value Stream Mapping può essere uno strumento straordinario per aiutare a determinare come migliorare le catene di distribuzione che richiedono processi complessi.

La VSM può essere utilizzata per creare una visione e una comprensione completa dell’intero processo, oppure può essere focalizzata su uno specifico segmento per raggiungere determinati obiettivi.

Ma di cosa si tratta esattamente? Vediamo in questo articolo che cos’è la Value Stream Mapping, a cosa serve e come realizzarla correttamente.

Che cos’è la Value Stream Mapping (VSM)?

Per comprendere la Value Stream Mapping, o mappatura del flusso di valore, dobbiamo prima capire cos’è il Value Stream.

Si tratta di un flusso di valore, una serie di passaggi che si verificano per fornire il prodotto o il servizio che i clienti desiderano o di cui hanno bisogno.

La Value Stream Mapping permette appunto di capire meglio quali sono questi passaggi dove viene aggiunto valore e, soprattutto, come migliorare il processo generale.

È importante notare che l’inizio e i punti finali del processo di mappatura possono variare a seconda degli obiettivi.

Una singola organizzazione può infatti avere diversi flussi di valore e può ritrovarsi a creare mappe del flusso di valore per ogni singolo prodotto o servizio.

La Value Stream Mapping è diventata sempre più popolare negli ultimi anni ed è ancora considerata da molti uno strumento relativamente nuovo nello sforzo di miglioramento dell’efficienza aziendale.

In realtà però, la mappatura del flusso di valore nasce più di 30 anni fa, presso la Toyota Motor Corporation.

Questa tecnica è nata quando l’attenzione dell’azienda si è spostata sull’eliminazione degli sprechi e la ricerca dell’efficienza dei processi.

La sua popolarità è cresciuta man mano che le aziende americane hanno osservato e studiato l’efficienza e la coerenza delle operazioni di Toyota.

Da là, il concetto ha continuato ad evolversi fino a diventare quella che ora conosciamo come mappatura del flusso di valore, applicabile e utile ad aziende e flussi di valore di tutti i tipi.

Come realizzare una Value Stream Mapping?

1. Identificare il prodotto

Il primo passo del processo di Value Stream Mapping è quello di identificare il prodotto o la famiglia di prodotti da studiare e migliorare.

In genere viene formato un team per eseguire la mappatura e l’analisi, a seconda delle dimensioni dell’iniziativa.

2. Current State Mapping- mappatura dello stato iniziale

Questo passaggio è importante per visualizzare l’intero flusso di creazione del prodotto o servizio che si vuole analizzare.

Qui viene raccolto l’intero processo che l’azienda segue per realizzarlo.

Per creare la Current State Map si raccolgono i dati e le informazioni intervistando le persone che svolgono ogni singola attività nel processo.

Fra queste troviamo:

• Tempo di ciclo o tempo di elaborazione
• Affidabilità delle apparecchiature
• Quantità
• Numero di operatori e turni
• Livelli di inventario
• Coda o tempi di attesa

Le informazioni raccolte non devono essere perfette o eccessivamente dettagliate.

Finché i dati sono in grado di fornire un quadro relativamente chiaro dei problemi principali, è possibile iniziare a costruire un processo più snello.

3. Future State Mapping – mappatura dello stato futuro

La Future State Map mira a rappresentare il flusso ottimizzato di lavoro grazie all’eliminazione, o riduzione, degli sprechi in ogni singola fase del processo.

Per raggiungere un processo ottimizzato è necessario porsi le seguenti domande:

• Qual è il Takt Time? Takt è una parola tedesca che indica la bacchetta che un direttore d’orchestra usa per controllare la velocità, il ritmo e il tempo. Takt time, in ambito di business, si riferisce alla frequenza con cui una parte o un componente deve essere prodotto per soddisfare la domanda dei clienti.
• Ci sono colli di bottiglia o vincoli? Dalla raccolta dei dati, si possono osservare i tempi di ciclo o i tempi di elaborazione. Se uno di questi è maggiore del takt time, molto probabilmente ci si trova di fronte ad un collo di bottiglia o un vincolo. Ciò potrebbe causare sprechi in alcune aree o tempi di elaborazione aggiuntivi, come gli straordinari, per soddisfare la domanda.
• Dove è possibile ridurre l’inventario o il tempo di attesa? Bisogna osservare le scorte di materie prime e prodotti finiti per vedere se questi possono essere ridotti. La chiave è trovare modi per ridurre l’inventario in modo logico.

• Quali altri miglioramenti sono necessari? Ad esempio, è necessario migliorare l’affidabilità delle apparecchiature? I livelli di resa o qualità al primo passaggio sono accettabili? È necessaria una formazione specifica per i lavoratori in modo da ridurre gli errori? È necessario analizzare le singole attività per determinare dove c’è potenziale di miglioramento e come può essere raggiunto.

• Quali attività sono superflue e non danno valore aggiunto? La radice di ogni spreco deve essere individuata affinché possa essere eliminata.

4. Creare un piano di azione di miglioramento

 Al termine del processo di Value Stream Mapping, si arriva a creare un piano di azione che porti ad un miglioramento generale dei processi.

Ecco quali sono le domande che aiutano a raggiungere un flusso ottimizzato di lavoro:

• Quali modifiche devono essere implementate per prime?
• Quali cambiamenti sono prioritari per l’organizzazione?
• Quali modifiche sono priorità per i clienti?
• Quali attività specifiche devono essere attivate per raggiungere un processo ottimizzato?
• Chi è responsabile dell’attuazione e controllo delle modifiche?
• Come si misura il successo dei cambiamenti?

Rispondendo a queste domande, sarà possibile redigere un piano di miglioramento che determini le risorse necessarie, fra cui tempo, persone e budget.

Inoltre, sarà necessario monitorare costantemente i risultati nelle metriche chiave e implementare ulteriori adeguamenti se necessario.

Per concludere, indipendentemente dal settore e dall’azienda, la Value Stream Map è una tecnica efficace per innovare ed evolvere.

È importante ricordare che il processo di mappatura del lavoro rappresenta un punto di partenza, non di arrivo, verso un miglioramento continuo delle operazioni aziendali.

L’obiettivo della Lean Automation è quello di soddisfare i clienti al minor costo possibile.

Per raggiungere questo scopo, è necessario seguire la filosofia lean, che afferma di rimuovere quelle attività di basso o nessun valore.

Ma che cos’è esattamente la Lean Automation e quali sono i vantaggi per le aziende? Vediamolo in questo articolo.

Che cos’è la Lean Automation?

Il fulcro della lean production è un cambiamento nel modo di pensare: invece di migliorare la produttività dei singoli processi, l’obiettivo deve essere il miglioramento continuo del valore che i clienti ottengono dai prodotti.

Allo stesso tempo, l’attenzione è rivolta anche al contenimento e alla riduzione dei costi.

Nell’industria 4.0, questo concetto di attenzione ambivalente al cliente finale e ai costi aziendali, vede l’integrazione dell’automazione.

La quarta rivoluzione industriale implica l’intervento della tecnologia e della trasformazione digitale in praticamente ogni settore, incluso quello del lean manufacturing.

In questo quadro la Lean Automation diventa quindi protagonista, grazie alla sua capacità di integrare i principi lean automatizzando gradualmente i processi.

I vantaggi della Lean Automation per le aziende

Scegliendo di integrare la Lean Automation negli impianti di produzione, i processi diventano più veloci ed efficienti.

Se eseguita correttamente, l’aggiunta dell’automazione può portare a molteplici vantaggi come:

Lean Automation: Eliminazione dello spreco

L’automazione permette di impostare e programmare correttamente un’apparecchiatura affinché questa produca risultati entro determinati range e possa fornire avvisi automatici se il processo non rispetta i limiti di tolleranza.

Ciò permette di eliminare scarti, rilavorazioni e rifiuti.

Anche gli operatori più qualificati non possono eguagliare l’efficienza e la ripetibilità dell’automazione su processi di routine o semi-routine.

Inoltre, i sistemi di automazione possono svolgere contemporaneamente più compiti, cosa impossibile nei sistemi manuali.

Lean Automation: Internet delle cose

Il collegamento delle apparecchiature ai sistemi aziendali aiuta a ridurre lo sforzo necessario per segnalare lo stato della produzione.

L’Internet of Things consentirà di concentrarsi maggiormente sul lavoro produttivo che soddisferà le esigenze dei clienti eliminando la necessità di segnalare qualsiasi operazione.

Lean Automation: Controllo dei costi

Le aziende manifatturiere nei paesi sviluppati lottano per rimanere competitive in un mercato sempre più aggressivo.

L’automazione riduce il numero di persone o di turni necessari per ottenere lo stesso livello di produttività, oltre a ridurre la necessità di attrezzature per la movimentazione dei materiali.

Un modo per aumentare l’automazione è attraverso la robotica collaborativa e altri macchinari automatizzati progettati per operare insieme agli esseri umani.

Questi robot e macchinari specifici possono avere un costo iniziale relativamente alto, ma possono portare ad un rapido ritorno sull’investimento.

Lean Automation: Aumento della sicurezza

La sicurezza dei lavoratori dovrebbe essere fondamentale in qualsiasi settore, soprattutto quello dell’industria manifatturiera dove viene registrato il maggior numero di incidenti.

Automatizzando i processi pericolosi, è possibile mantenere i dipendenti più al sicuro riducendo gli errori di produzione.

Ad esempio, un sistema automatizzato di stoccaggio e recupero tiene i dipendenti fuori pericolo nel pavimento di un magazzino, dove possono verificarsi incidenti e collisioni con i carrelli elevatori.

Lean Automation: Miglioramento della precisione

La gestione dell’inventario è una delle attività più vitali, ma allo stesso tempo dispendiose nella produzione.

Nessun impianto di produzione può sperare di soddisfare i propri clienti o di operare efficacemente se il proprio inventario non è accurato e controllato.

Uno dei modi più efficaci per garantire la sua accuratezza è l’automatizzazione dei processi di prelievo e stoccaggio.

Le apparecchiature automatizzate possono ridurre notevolmente i materiali persi o fuori posto e contribuire a garantire un monitoraggio accurato dei lotti, che può ridurre l’obsolescenza o gli scarti dovuti alla scadenza o al deterioramento.

Lean Automation: Automazione del front e back office

Molto più che semplici flussi di lavoro o avvisi informativi, le odierne soluzioni di Lean Automation possono raggiungere un livello di intelligenza artificiale.

Questi processi automatizzati sono in grado di gestire le attività di routine e di snellire i processi aziendali, che vanno dalla contabilità fornitori alla definizione delle priorità degli ordini di vendita per la spedizione.

Ciò può fornire una qualità costante ed eliminare lo spreco di stampa e archiviazione di documenti.

Lean Automation: Massimizzare la produttività

Le assenze e le ferie dei dipendenti possono avere un impatto negativo sulla produttività complessiva.

Inoltre, gestire efficacemente la forza lavoro può essere complicato.

Implementando la Lean Automation dei processi, è possibile gestire in modo efficiente la forza lavoro, snellendo quelle attività che richiedono tempo e sono ripetitive, il tutto massimizzando la produttività.

Inoltre, attraverso una soluzione di software automatizzata per gli orari e le presenze, le organizzazioni sono in grado di automatizzare le regole di retribuzione, le regole del lavoro e le regole di maturazione insieme alla gestione delle ferie, ai contratti sindacali e alla rendicontazione degli orari eccezionali.

Come implementare la Lean Automation

1. Analizzare i processi: Quando si tratta di implementare la Lean Automation, bisogna sempre mettere al primo posto le esigenze dei clienti.

La produzione Lean si concentra sull’offrire il massimo valore al cliente; quindi, gli sforzi di automazione devono concentrarsi sulla creazione di ciò di cui il cliente ha bisogno.

Per impostare il flusso di lavoro, è importante distribuire la responsabilità in modo uniforme.

L’intero processo non deve basarsi sul funzionamento di una singola macchina o persona.

Diffondere la responsabilità umana e le attività dei macchinari può rendere l’intera attività in grado di resistere meglio ai cambiamenti.

2. Esaminare le persone: Le persone che creano il processo di automazione sono fondamentali; è importante quindi identificare quelle con conoscenza, esperienza e competenza che possono aiutare durante il processo.

Inoltre, è importante mantenere una comunicazione aperta con tutti i dipendenti per creare una cultura dell’eccellenza.

3. Considerare strumenti e tecnologia: Gli strumenti e la tecnologia che si vanno ad utilizzare dovrebbero funzionare bene con le persone dell’azienda.

L’automazione deve infatti supportare il lavoro dei dipendenti e non complicarlo o bloccarlo.

Un altro strumento da considerare quando si implementa l’automazione lean è la formazione.

È importante educare i lavoratori su come possono utilizzare al meglio i macchinari automatizzati per migliorare il loro lavoro.

Per concludere, implementando la Lean Automation in un’azienda, è possibile ridurre gli sprechi e migliorare la produttività.

Tuttavia, per garantire un processo davvero efficiente, non è sufficiente conoscere i principi dell’automazione lean, ma questi devono essere adattati alla struttura aziendale.

Uno dei modi per adattare un processo alla struttura aziendale è quello di assegnare un ruolo a tutte le risorse che ne partecipano, raggruppandoli in un progetto e destinando un carico di lavoro.

Il carico di lavoro deve essere distribuito in modo da non creare “colli di bottiglia” al processo assicurando sempre le esigenze dei clienti.

TWProject ci aiuta a risolvere facilmente il problema grazie tool “Progetti”, permettendo di assegnare le risorse interessate al processo, i tempi di esecuzione e i task da effettuare nel processo.

Ogni risorsa interessata dal processo potrà tenere traccia delle fasi del progetto gestendo i vari task assegnati e i loro tempi di esecuzione.

Il lean accounting ha guadagnato popolarità nel primo decennio del XXI secolo poiché sempre più organizzazioni hanno cominciato ad adottare la lean production e processi snelli.

In poche parole, la contabilità snella offre un modo per misurare il successo dell’implementazione del lean thinking.

Mentre i leader aziendali possono vedere come il lean management influisce sull’operatività, questo tipo di contabilità attribuisce un numero a questo cambiamento.

Vediamo in questo articolo di capire meglio cos’è il lean accounting e come applicarlo per una corretta analisi di gestione e misura della performance.

Che cos’è il lean accounting?

Il lean accounting ha il compito di semplificare i processi contabili all’interno di un’azienda per massimizzare la produttività, il servizio, la qualità e il profitto.

La contabilità snella comporta diverse “pratiche snelle” e processi amministrativi che vengono utilizzati per ridurre lo spreco di tempo e risorse.

Queste pratiche non sono correlate ai requisiti di rendicontazione, alle normative fiscali e alla conformità, ma piuttosto ai processi interni che mirano a migliorare il reparto contabilità in generale.

Il lean accounting è molto diverso dalla contabilità tradizionale e, per questo, si tratta di un tema alquanto controverso nel mondo della finanza.

In generale, il lean accounting non sostituisce le pratiche contabili generalmente accettate, quindi, idealmente, dovrebbe essere utilizzato insieme ai metodi convenzionali di rendicontazione.

Come funziona il lean accounting?

L’obiettivo dell’applicazione dei principi lean alla contabilità è rendere le informazioni finanziarie più facili da comprendere e più pertinenti.

Per chiudere la disconnessione esistente tra la sfera contabile e il resto delle attività aziendali, è possibile adottare il lean accounting attraverso i seguenti passaggi:

1. Semplificare la comprensione dei report finanziari

Per fornire valore e ottimizzare i processi di lavoro, si richiede uno spostamento verso un nuovo modo di pensare, il lean thinking.

Alla base c’è il rispetto per le persone, uno dei due pilastri della filosofia lean.

Nel campo della contabilità, il rispetto delle persone mira a preparare e fornire le informazioni finanziarie in un modo più facilmente digestibile da coloro che non si occupano giornalmente delle finanze.

In questo modo, tutti i dipartimenti possono capire di cosa trattano i numeri e possono sentirsi più coinvolti.

2. Tenere traccia dei dati finanziari che contano e rimuovere i rifiuti

La lean production si impegna a migliorare il business eliminando continuamente e regolarmente tutto ciò che non apporta valore al prodotto finale e al cliente.

Applicare questo principio al campo contabile significa eliminare tutte le informazioni ridondanti e non necessarie e semplificare i dati per presentare approfondimenti significativi consentendo un processo decisionale migliore.

3. Comprendere cosa crea più valore per i clienti e migliorare continuamente

Ciò che contraddistingue la metodologia lean è il modo in cui il valore scorre all’interno di un’organizzazione, il cosiddetto “value stream”.

Ciò include l’identificazione di ciò che porta reale valore al cliente, la mappatura del flusso di lavoro attorno alla generazione di valore e la creazione di un sistema pull in cui viene eseguito solo il lavoro richiesto.

Questo processo può essere applicato a qualsiasi operazione aziendale, incluso il campo finanziario.

La sola premessa è che questa trasformazione snella non sia un evento isolato e statico, ma deve essere percepito come uno sforzo continuo e una spinta definitiva al miglioramento.

4. Il processo decisionale, il “box score” ed il value stream

Uno strumento comunemente utilizzato nella contabilità snella è il cosiddetto “box score”, termine che deriva dal baseball americano.

Qui viene riportata la sintesi sia degli indicatori di performance che delle prestazioni operative e finanziarie del flusso di valore.

Il box score è potente in quanto consente di prendere decisioni informate sulla base del value stream.

Perché usare il lean accounting?

L’applicazione dei principi della filosofia lean alle operazioni contabili e finanziarie di un’organizzazione mira ad allineare profitti e ricavi attorno agli effettivi flussi di valore e agli obiettivi strategici aziendali.

Il lean accounting mira alla creazione di valore riducendo al minimo gli sprechi ed il lavoro ridondante ed evitabile. Di conseguenza, inducendo una vera agilità organizzativa.

Il concetto di contabilità snella richiede una rendicontazione finanziaria affidabile e semplice.

Ci sono una serie di vantaggi nell’applicare il lean accounting all’interno di un’organizzazione; eccone alcuni:

• Una contabilità che tutti possono capire e utilizzare immediatamente.
• Una contabilità che supporta e motiva il progresso snello.
• Controlli operativi e finanziari efficaci.
• Rapporti e informazioni che danno potere alle persone per un miglioramento continuo.
• Eliminare gran parte degli sprechi nei sistemi contabili.
• Calcolare correttamente l’impatto finanziario dell’implementazione del lean management.
• Decisioni migliori che portano a affari migliori che portano a profitti migliori.

Per riassumere, lo scopo generale del lean accounting è raccogliere, analizzare e comunicare le prestazioni e le riserve di cassa di un’azienda; informazioni che vengono utilizzate per prendere decisioni informate di gestione.

Invece di rimuovere completamente la rendicontazione standard da un giorno all’altro, il dipartimento di contabilità può introdurre gradualmente i processi snelli del lean accounting.

I contabili devono in generale essere aperti a nuovi processi e modificare la loro prospettiva per adottare una contabilità snella.

Il lean accounting è un viaggio pieno di miglioramenti continui che tende al perfezionamento dell’intera organizzazione.

La metodologia snella applicata alla contabilità significa anche che è necessario eliminare gli sprechi nei processi finanziari, come ad esempio abbreviare il ciclo di previsione e budgeting, chiudere più velocemente i libri contabili, ecc.

Un cambiamento repentino è difficile da accettare, ma spostare lentamente il processo incoraggerà il personale contabile ad acquisire gradualmente nuove abitudini necessarie per il successo.

In tutto questo, avere un buon software di project management può aiutare a gestire il cambiamento e ad implementare i processi snelli del lean accounting in maniera più rapida e semplice.

Il capital budgeting è il processo che un’azienda utilizza per determinare su quali investimenti di capitale a lungo termine vale la pena investire in base al loro potenziale profitto.

Se un’organizzazione sta pensando di intraprendere un grande progetto di investimento, il capital budgeting è il percorso più efficiente per prendere una decisione informata.

Ma di cosa si tratta esattamente? Vediamo in questo articolo che cos’è il capital budgeting e perché è importante.

Che cos’è il capital budgeting?

Il capital budgeting, noto anche come valutazione degli investimenti, è un processo di valutazione dei costi e dei benefici di potenziali progetti di un’azienda su larga scala.

Alcuni esempi possono essere: l’aggiunta di un nuovo prodotto alla linea, la costruzione o l’acquisto di un secondo magazzino o un cambio di software importante.

Prima di decidere se e quale opzione perseguire, sarà necessario completare un’analisi finanziaria, nota appunto come capital budgeting.

La valutazione degli investimenti implica la scelta di progetti che aggiungono valore a un’azienda.

Un’azienda è chiamata infatti a scegliere ed avviare solamente quei progetti che aumenteranno la sua redditività e che, di conseguenza, miglioreranno la ricchezza degli azionisti.

Le aziende, a parte le organizzazioni senza scopo di lucro, esistono infatti per ottenere profitti.

Il processo di capital budgeting è quindi un modo misurabile per le imprese di determinare la redditività economica e finanziaria a lungo termine di qualsiasi progetto di investimento.

Perché il capital budgeting è importante

Il capital budgeting è uno strumento prezioso perché fornisce un mezzo per valutare e misurare il valore dei progetti durante tutto il loro ciclo di vita.

Tali progetti di investimento possono includere:

• Investimenti in nuove attrezzature, tecnologie ed edifici;
• Aggiornamenti e manutenzione di apparecchiature e tecnologie esistenti;
• Interventi di ristrutturazione su edifici esistenti;
• Aumento della forza lavoro;
• Sviluppo di nuovi prodotti;
• Espansione in nuovi mercati.

Prima che un’azienda approvi un progetto specifico, il capital budgeting consente di creare un budget per i costi, stimare una tempistica per il ritorno sull’investimento e decidere se il valore potenziale del progetto vale l’investimento di capitale necessario.

Di seguito sono riportati 7 motivi che descrivono l’importanza del capital budgeting:

1. Calcolo dei flussi di cassa futuri: il processo di capital budgeting tiene conto dei flussi di cassa futuri attesi seguendo diverse tecniche come il calcolo del valore attuale netto, indice di redditività e tasso di rendimento contabile.
2. Obiettivi a lungo termine dell’organizzazione: il capital budgeting aiuta l’organizzazione nel processo decisionale e nel raggiungimento degli obiettivi a lungo termine in quanto fornisce l’idea dei costi e della crescita futuri. La definizione di obiettivi a lungo termine è una delle aree più importanti e sensibili per qualsiasi organizzazione. Qualsiasi decisione sbagliata presa in quest’area può influire negativamente sulla redditività a lungo termine di un’impresa.
3. Controllo della spesa: il processo di capital budgeting tiene conto del costo di investimento per il progetto considerando le altre spese correlate come i costi di ricerca e sviluppo, i costi di gestione, ecc. Quindi, con queste informazioni, l’organizzazione può avere il pieno controllo dei suoi costi futuri. La corretta gestione e controllo dei costi totali è un fattore molto importante per garantire una prospettiva di crescita ed efficienza dell’azienda.
4. Massimizzazione della ricchezza: l’interesse e le decisioni di investimento degli azionisti della società dipendono dalle sue decisioni di investimento a lungo termine. Se gli investimenti vengono effettuati dalla società in modo corretto e pianificato, la fiducia degli azionisti aumenta e diventano così più interessati a investire nella società con conseguente massimizzazione della ricchezza.
5. Collaborazione fra i dipartimenti: L’intero processo di capital budgeting coinvolge numerosi passaggi e idee e una serie di decisioni sono prese da diversi reparti e livelli dell’azienda. Ciò consente il flusso e lo scambio di informazioni all’interno dei diversi dipartimenti incrementando la collaborazione.
6. Protezione dei grandi fondi: con il processo di capital budgeting, i fondi investiti nell’azienda vengono protetti in una certa misura da qualsiasi incertezza futura.
7. Comprensione dei rischi: con il processo di capital budgeting, il management dell’azienda può avere un’idea dei diversi tipi di rischi e complicazioni che possono insorgere durante il ciclo di vita di un progetto. Pertanto, la direzione può disporre di strategie pronte e avanzate per affrontare tali complessità future.

Per concludere, il budget è un elemento critico di qualsiasi investimento finanziario di successo ed è una delle basi in qualsiasi processo decisionale.

Quando non viene eseguito un adeguato processo di pianificazione per lo sviluppo di un progetto, c’è sempre il rischio di un improvviso aumento dei costi, ritardi nello sviluppo dell’output, complicazioni normative, ecc.

Pertanto, ogni azienda dovrebbe implementare un corretto processo di capital budgeting prima di avviare qualsiasi progetto di investimento di grandi dimensioni.

Questo processo può anche aiutare a confrontare la redditività di diversi progetti e nella definizione delle priorità di un progetto rispetto all’altro.

Senza un processo di capital budgeting efficiente, un’azienda andrà incontro a maggiori rischi, meno fiducia da parte di investitori e clienti e, di conseguenza, meno fondi disponibili.

Il capital budgeting è un modo efficiente per sapere qual è la strada migliore da intraprendere per un’impresa.

In tutto questo, l’utilizzo di un software di project management può aiutare a garantire un processo di capital budgeting efficiente e senza errori.

Abbiamo visto in questo articolo come la parte economico finanziaria ricopra un ruolo fondamentale per il successo di un’azienda e l’utilizzo di un software di gestione dei progetti come TWproject può assicurare che il processo di capital budgeting avvenga nella maniera più efficace possibile. Provalo gratuitamente cliccando sul banner qui sotto.

Il project management per l’edilizia è probabilmente uno dei rami della gestione dei progetti più complicati che esistano.

Che si tratti di costruire un centro commerciale o un edificio residenziale, in un progetto edilizio esistono moltissime parti mobili e persone che devono essere coordinate con precisione.

Ognuna di queste fasi è già abbastanza complicata di per sé, ma in concomitanza con l’intero progetto, diventano esponenzialmente più complesse.

In questo articolo spiegheremo nel dettaglio che cos’è e come funziona il project management per l’edilizia.

Che cos’è il project management per l’edilizia?

In breve, il project management per l’edilizia è il processo di gestione dei progetti di costruzione.

Si tratta di una disciplina complessa che richiede di affrontare molte questioni importanti, tra cui il controllo dei costi, la programmazione, l’approvvigionamento e la valutazione del rischio.

I project manager interagiscono e sono a stretto contatto con tutti i membri del team coinvolti, dagli architetti ai proprietari agli appaltatori.

Esistono diversi tipi di progetti di costruzione e ognuno di essi presenta sfide diverse.

Tuttavia, tutti hanno bisogno di un proprietario del progetto, un responsabile del progetto di costruzione e un appaltatore generale.

Quali sono le 5 fasi dei progetti di costruzione?

Comprendere le cinque fasi principali del project management per l’edilizia è un must per gestire i progetti con successo.

Ecco quali sono le 5 fasi:

Le fasi dei progetti di costruzione: Pianificazione e sviluppo

Determinare se perseguire un progetto è la prima e più importante parte del processo di costruzione.

Studi di fattibilità, capital budgeting, liste dei pro e contro sono alcuni esempi di studi necessari per stabilire se un progetto è sostenibile per l’azienda.

Le fasi dei progetti di costruzione: Progettazione

Una volta stabilito che il progetto è sostenibile e producente per l’azienda è tempo di iniziare la fase di progettazione.

In questo stadio si prevede lo sviluppo di tutto, dal concetto di base al design finale incluso di dettagli.

Una volta finalizzato e approvato il progetto, si passa alla seguente fase.

Le fasi dei progetti di costruzione: Precostruzione

La precostruzione implica la creazione del cronoprogramma che guiderà attraverso il processo di costruzione.

Si tratta di costruire un piano per il progetto che mostri a tutti cosa devono fare, quando devono farlo, come dovrebbero realizzarlo e quanto ogni attività dovrebbe costare.

Se tutte le parti si attengono al piano ed eseguono i loro ruoli alla perfezione, consegneranno il progetto in tempo, secondo gli standard e nel rispetto del budget.

La precostruzione coinvolge un’ampia varietà di compiti critici. Ecco alcuni dei più importanti:

• Definire e allocare le risorse,
• Impostare mini-budget,
• Creare tempistiche e scadenze,
• Distribuire i compiti.

Anche la valutazione del rischio e la pianificazione di emergenza sono una parte importante in questa fase.

Le cose raramente vanno come previsto, soprattutto durante un lavoro complesso come quello che è un progetto di costruzione; quindi, i project manager e le parti interessate devono essere pronti ad effettuare modifiche.

Più si è proattivi, meno tempo, denaro e risorse si perderanno cercando una soluzione quando si verificano intoppi.

Le fasi dei progetti di costruzione: Approvvigionamento

Con questo si intende l’acquisto e il trasporto dei materiali e dei servizi necessari per completare un progetto di costruzione.

L’approvvigionamento può avvenire da mercati locali, regionali o globali. Ognuno con i suoi vantaggi e svantaggi.

Impegnarsi in una ricerca approfondita in modo da poter effettuare la scelta e migliore vale la pena per soddisfare i requisiti di budget e rispettare i tempi.

Inoltre, scegliere quando eseguire l’approvvigionamento è un’altra decisione importante che, anche qua, presenta vantaggi e svantaggi a seconda di cosa si sceglie.

Per eseguire questo tipo di scelte è fondamentale affidarsi ad un software di gestione progetti che ti permetta di analizzare il flusso di cassa. Il piano di fatturazione dei ricavi, allineato ai costi ti aiuterà infatti in questa valutazione.

Twproject evidenzia in modo integrato al cronoprogramma, il budget, i costi, i ricavi, su ogni fase di progetto, con un grafico del flusso di cassa semplice ed intuitivo.

Invece di completare l’approvvigionamento prima dell’inizio del progetto di costruzione, è possibile ottenere le risorse necessarie man mano che il progetto avanza per soddisfare i requisiti in evoluzione.

Sebbene questa strategia fornisca ulteriore flessibilità, riduca i costi di detenzione e conservi la liquidità, può però rischiare di ritardare le spedizioni o eventuali carenze momentanee potrebbero rallentare l’intero progetto.

Le fasi dei progetti di costruzione: Costruzione

Una volta passate le fasi precedenti, arriva il momento in cui la costruzione può iniziare.

Tutta la preparazione e pianificazione fatta precedentemente ripaga in questa fase, aiutando il processo di costruzione a procedere senza intoppi e a finire con successo.

Anche i piani più accurati non possono anticipare eventuali imprevisti lungo il percorso, di conseguenza un monitoraggio e una valutazione regolare dei progressi sono vitali per rimanere in linea.

Un project manager nel settore delle costruzioni ha assolutamente bisogno del software giusto per gestire efficacemente i progetti.

Un buon software di project management consente di monitorare con facilità l’avanzamento del progetto, migliorare le previsioni, centralizzare le informazioni, aumentare l’efficienza e mantenere bassi i costi.

Grazie a una piattaforma  come Twproject, facile da usare che aiuta a controllare ogni fase del lavoro,  sarà semplice ridurre i rischi, eliminare gli errori e facilitare la comunicazione.

Uno strumento di gestione dei progetti di costruzione tiene inoltre aggiornate le parti interessate condividendo report ricchi di dati.

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Al giorno d’oggi è difficile passare un giorno senza sentire o vedere alcuni messaggi sulla sostenibilità e in questo contesto il Project Sustainability Management sta prendendo piede.

Per i project manager, questo significa guardare un progetto attraverso una nuova lente, prendere decisioni giuste per l’azienda, per le sue persone e per la società nel suo complesso.

In sostanza, si tratta di fare la cosa giusta.

La gestione di un progetto di successo è già complicata di per sé perché incentrata sull’equilibrio tra tre vincoli: costo, tempo e ambito.

L’integrazione della sostenibilità aggiunge ulteriore complessità al mix.

Vediamo in questo articolo perché la gestione sostenibile dei progetti è importante e com’è possibile farlo.

Che cos’è il Project Sustainability Management?

Delle prime 500 aziende al mondo, il 71% sta rivelando pubblicamente le proprie emissioni di gas serra oltre ad altre metriche energetiche.

La sostenibilità è diventata un obiettivo aziendale per tutti i settori e le organizzazioni riconoscono che non è responsabile non trattare la questione.

La pandemia, inoltre, ha portato alla luce nuove sfide e urgenze, svelando che la sostenibilità è l’unica via da seguire.

Il Boston Consulting Group ha rilevato che il 70% delle persone è diventato più consapevole dell’impatto che l’attività umana ha sul clima dopo l’epidemia di Covid-19.

Ma la gestione sostenibile dei progetti non significa solo essere ecologici e affrontare il cambiamento climatico.

È responsabilità garantire che le risorse siano utilizzate in modo responsabile, che le persone siano trattate allo stesso modo e pagate con un salario equo e che le comunità siano prese in considerazione nelle decisioni di business.

Un buon modo per assicurarsi che il progetto rimanga sostenibile è avere questo obiettivo in mente dall’inizio del progetto.

Una volta inserito nella visione del progetto, non può essere dimenticato.

Avere la sostenibilità rilevante in tutte le aree del progetto assicurerà che il danno ambientale sia ridotto al minimo.

I project manager che lavorano in questo ambito devono quindi adottare un approccio olistico, valutando i fattori ambientali, sociali ed economici.

I quattro aspetti del Project sustainability Management

In particolare, la sostenibilità implica il bilanciamento di quattro diverse aree che includono:

• Ambiente, come il cambiamento climatico
• Economia, come l’accessibilità
• Società, come comunità
• Amministrazione, come la salute e la sicurezza

Considerarli tutti insieme è la chiave per costruire progetti veramente sostenibili.

Vediamoli più nel dettaglio:

Sostenibilità ambientale significa utilizzare risorse sostenibili, prevenire l’inquinamento e ridurre gli effetti sui cambiamenti climatici. Ciò richiede la valutazione delle attrezzature, delle risorse utilizzate per un progetto, degli standard del settore e delle pratiche di acquisto. Il commercio equo e solidale è una delle migliori opzioni per assicurarsi di rimanere sostenibili in quanto è un accordo progettato per aiutare i produttori nei paesi in crescita a raggiungere relazioni commerciali eque.

Ciò si collega alla sostenibilità economica guardando oltre il ritorno dell’investimento e assicurando che il progetto si adatti alla strategia generale dell’organizzazione analizzando quanto contribuisce e quanto sia fattibile a lungo termine.

Oltre alle aree ambientali ed economiche di un’organizzazione, meno discusse, ma altrettanto importanti, sono i fattori sociali e amministrativi. Garantire che l’organizzazione sia socialmente sostenibile significa valutare la sostenibilità della sua cultura, struttura e pratiche delle risorse umane. L’organizzazione deve assicurarsi di fornire buone condizioni di lavoro e di avere buone misure di salute e sicurezza. Questa parte è spesso associata al settore delle risorse umane, motivo per cui sono spesso considerate l’agente della sostenibilità in una determinata organizzazione. Il reparto HR deve garantire che non vi siano discriminazioni nei confronti dei gruppi vulnerabili e che i diritti civili e fondamentali siano rispettati. Sono inoltre responsabili della formazione dei dipendenti e dello sviluppo delle competenze e del coinvolgimento generale della comunità, entrambe aree sociali significative.

Come mettere la sostenibilità al centro di ogni progetto?

I project manager hanno il compito di supervisionare i processi di delivery e supporto del progetto.

Entrambi mireranno a garantire che il cliente sia soddisfatto mentre motivano il loro team a fornire l’eccellenza.

Questa è l’essenza di un lavoro di project management.

Utilizzando strumenti di benchmarking come il Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM), i project manager possono confrontare gli impatti dei loro piani.

L’idea alla base dell’utilizzo di strumenti di benchmarking è quella di incorporare la sostenibilità in tutto il ciclo di vita del progetto.

Di conseguenza, i project manager possono garantire che qualsiasi sviluppo migliori, o per lo meno preservi, l’ambiente e il benessere di coloro che lo abitano.

Il Project Sustainability Management richiede un approccio più olistico.

Si prendono in considerazione il modo in cui si utilizzano le risorse, la mitigazione dei cambiamenti climatici, i diritti di proprietà, il coinvolgimento della comunità e i diritti umani.

La visione del project manager è quella di creare valore e completare un progetto sia nei tempi che nel budget, ma anche di eseguirlo in modo etico ed equo.

La complessità del project management sostenibile risiede in parte nel suo carattere intertemporale.

Pertanto, il ciclo di vita del progetto sostenibile non dovrebbe terminare nella fase di chiusura; l’impatto ambientale e sociale deve essere monitorato e controllato anche in seguito.

I gestori devono quindi armarsi di nuovi indicatori per il controllo e la supervisione di questi aspetti ambientali e sociali, ad esempio ISO, SA e altri.

Per concludere, i progetti sono un mezzo per realizzare il cambiamento, fornire nuovi prodotti e servizi e quindi plasmare la società.

La sostenibilità non dovrebbe quindi essere solo un ripensamento, ma dovrebbe essere uno degli obiettivi fondamentali di ogni progetto.

Alcuni compiti sono una tantum, mentre altri richiedono più pianificazione e coordinamento: è qui che entra in gioco la Kanban board.

Per quei progetti e obiettivi più grandi, per gestire il progetto, hai bisogno di più di un semplice elenco di cose da fare.

Hai bisogno di un sistema che ti permetta di vedere il quadro generale tenendo traccia di tutti i dettagli in movimento.

Il metodo Kanban è un flusso di lavoro visivo che fornisce una panoramica delle attività del progetto, dall’inizio alla fine, in modo che nulla si perda nel processo.

Ne parleremo in questo articolo.

Kanban board: che cos’è?

La parola giapponese “kanban” significa “tavola visiva” o “segno”. Da qui deriva il termine “Kanban”, in maiuscolo, che si riferisce appunto al metodo Kanban.

Il metodo Kanban è stato introdotto da Toyota negli anni ’50 come un modo per implementare la “produzione just-in-time”.

Ciò significa che la produzione si basa sulla domanda dei clienti piuttosto che sulla pratica standard di produrre dei beni e lanciarli sul mercato.

Il suo scopo principale è ridurre al minimo le attività di spreco senza sacrificare la produttività creando più valore per il cliente senza generare più costi.

Oggi, il metodo Kanban viene applicato praticamente a qualsiasi tipo di lavoro venga in mente.

I team di prodotto lo utilizzano per gestire le roadmap di sviluppo. Le risorse umane lo utilizzano per il reclutamento e l’assunzione. I team di vendita lo usano per tenere traccia dei loro contatti.

Addirittura, esiste il “Kanban personale” per gestire progetti nella vita di tutti i giorni, dalle candidature ad un posto di lavoro ai lavori di ristrutturazione di casa.

L’anatomia di una tavola Kanban

Una tavola Kanban è uno spazio fisico o digitale che rappresenta visivamente lo stato del lavoro con elementi del lavoro, come schede, e passaggi del flusso di lavoro, come colonne.

Una carta Kanban rappresenta un singolo elemento di lavoro che deve essere completato come parte del progetto più grande.

Potrebbe essere un’attività, una segnalazione di un bug, un articolo, un candidato o qualsiasi altra cosa che deve passare attraverso un processo per essere completata.

Ogni colonna del tabellone rappresenta un passaggio del flusso di lavoro che ogni carta Kanban deve attraversare da sinistra a destra.

Le tavole Kanban semplici sono suddivise in tre fasi del flusso di lavoro:

• Da fare
• In corso
• Fatto.

Tuttavia, i progetti più complessi possono avere più passaggi e utilizzare etichette univoche che rispecchiano i passaggi cronologici all’interno di un progetto.

Configurare una Kanban board: come fare?

Dopo aver compreso le parti della metodologia Kanban e come questa funziona, è il momento di configurare una Kanban board.

Una tavola Kanban può essere fisica o digitale

Chiaramente, una lavagna fisica è gestibile solamente per i progetti più semplici e solamente nel caso di team centralizzati che lavorano nello stesso posto.

Oramai, si utilizza quasi sempre il metodo digitale che rende la creazione e la gestione delle bacheche semplice e veloce.

Soprattutto se il team lavora da remoto, una Kanban board digitale è un must.

Imposta le colonne

Una scheda può essere suddivisa in un numero qualsiasi di colonne o fasi del flusso di lavoro; l’importante è che queste siano rappresentative del progetto a cui si sta lavorando.

Sebbene sia importante considerare quali passaggi dovrebbero rappresentare le tue colonne all’inizio, puoi sempre modificarli man mano che il progetto si evolve.

1. Crea le carte Kanban: Le carte Kanban sono quegli elementi di lavoro specifici che vengono spostati attraverso i passaggi del flusso di lavoro designati. In altre parole, ogni carta rappresenta un compito da completare.
2. Sposta le carte Kanban a destra: Una volta che un compito si sposta nel flusso di lavoro, la carta Kanban corrispondente deve essere spostata verso destra nella colonna corrispondente.

Ad esempio, se inizi a lavorare ad una carta Kanban la sposterai dalla colonna “Da fare” a quella “in corso”.

Come qualsiasi altra attività, una carta Kanban potrebbe richiedere minuti, ore o giorni per essere completata e per cambiare di colonna.

Segui il processo fino a quando tutte le carte sulla tua Kanban board si trovano completamente a destra.

Ciò significa che tutti gli elementi di lavoro sono stati completati.

Perché una Kanban board è così efficace?

1. Garantisce che il lavoro giusto avvenga al momento giusto

Anche i piani di progetto meglio elaborati incontrano blocchi imprevedibili, scadenze mutevoli ed eventi esterni che cambiano le priorità.

Una Kanban board è in grado di assorbire questi cambiamenti senza interrompere l’intero flusso di progetto.

Poiché solo gli elementi “in corso” vengono elaborati in un dato momento, il proprietario della scheda può modificare e riorganizzare l’arretrato delle attività man mano che arrivano nuove informazioni senza interrompere ciò su cui si sta attualmente lavorando.

2. Comunica automaticamente le priorità e lo stato del lavoro

La bacheca Kanban fornisce un riepilogo visivo delle priorità attuali, lo stato di ogni elemento di lavoro e ciò che verrà dopo.
Chiunque può guardare la lavagna e vedere rapidamente dove e come stanno le cose. Questo livello di trasparenza fa sì che i progetti scorrano senza intoppi.

3. Facilita l’abbinamento dei lavori in corso con la capacità attuale

Uno dei maggiori vantaggi di vedere i lavori in corso è la possibilità di limitarli, se necessario.
Accumulare più lavoro di quello che tu o il tuo team potete prendere in carico è una ricetta per priorità confuse, stress e sopraffazione.
Una Kanban board rende facile vedere velocemente quanto ogni elemento del Team è impegnato in modo da poter abbinare il carico di lavoro realisticamente.

4. Semplifica l’identificazione dei colli di bottiglia

Su una bacheca Kanban è facile vedere quali attività si bloccano o dove se ne accumulano di più.
In questo modo sarà possibile individuare e risolvere i problemi colli di bottiglia prima che facciano deragliare il tuo progetto.

5. È semplice, flessibile e scalabile

Sebbene il metodo Kanban abbia alcuni principi di base, le specifiche dipendono da ogni progetto.
Ciò rende questa metodologia estremamente flessibile.

Per concludere, la Kanban board non richiede alcuna implementazione complessa o regole impegnative.
Il meccanismo è semplice: colloca le carte dove appartengono e spostale durante il processo.
Anche se la portata di un progetto aumenta, questa metodologia non diventa più difficile.
Una Kanban board diventerà più grande, ma la sua gestione non diventerà più complessa.
Se comprendi i principi fondamentali della metodologia Kanban, la transizione pratica sembrerà logica e persino inevitabile.

Scopri quanto è semplice impostare il tuo lavoro con Twproject: la sua Kanban board è una delle più flessibili e complete sul mercato, ma ha anche un’interfaccia semplicissima!

Ti offriamo una prova gratuita di 15 giorni per capire se fa al caso tuo. Mettici alla prova!

Un software di project management personalizzabile rende la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio dell’avanzamento di un progetto un gioco da ragazzi.

Se è possibile implementare una certa gamma di funzionalità, sarà, ad esempio, possibile creare un record trasparente in modo che tutti sappiano il punto della situazione.

Questa è però solo una delle possibilità. I vantaggi possono essere molteplici.

Ovvio quindi che quando si deve lavorare ad un progetto, è fondamentale considerare di scegliere il miglior software di project management personalizzabile.

Spieghiamo in questo articolo perché.

Che cos’è un software di gestione dei progetti?

In sostanza, uno strumento di gestione dei progetti è un software che aiuta i team a pianificare, gestire e ottimizzare le risorse all’interno di un’organizzazione.

Questo tipo di tool è fondamentale per le aziende per una serie di motivi, di cui alcuni fondamentali:

• In primo luogo, aiuta a mantenere il team organizzato e assicura che i processi vengano seguiti;
• In secondo luogo, fornisce una chiara panoramica di tutte le attività che si svolgono in relazione a un progetto o un’attività in un dato momento.

Gli strumenti di gestione dei progetti consentono inoltre ai team di comunicare in modo chiaro e rapido attraverso apposite funzionalità.

Ecco i motivi per cui un software di project management personalizzabile è utile per aziende di qualsiasi dimensione:

1. Collaborazione

Quando si gestisce un progetto di grandi dimensioni, a ogni membro del team viene assegnata un’attività individuale.

Per assicurarsi che tutti siano d’accordo, un sistema di gestione dei progetti semplifica la collaborazione nel gruppo.

Quando un dipendente ha domande o dubbi, può ottenere immediatamente la risposta giusta comunicando internamente con il team, senza cercare altre fonti e risparmiando tempo.

Inoltre, uno strumento di questo tipo ottimizza la condivisione di documenti, scadenze e aggiornamenti di stato inviando notificazioni.

Fra le varie funzionalità che potrebbero essere interessanti, troviamo:

• Condivisione di file: ciò consente la condivisione rapida di file, calendari ed elenchi di contatti in qualsiasi luogo ci si trovi.
• Comunicazione: alcuni strumenti di project management hanno un’app di messaggistica integrata in modo che i dipendenti possano comunicare facilmente tra loro.
• Condivisione dei dati dei clienti: avere i profili dei clienti è essenziale in uno strumento di project management. Questo permette di classificarli facilmente, aggiungere rapidamente le loro informazioni di contatto e collegare fatture e progetti.
• Dashboard della squadra: le dashboard permettono di avere una panoramica delle attività del team e dello stato di avanzamento del progetto. Qui, a seconda delle funzionalità, è possibile aggiungere grafici e metriche visive per ottenere un più chiaro riepilogo.

2. Programmazione e pianificazione

Senza un sistema in atto e con la mancanza di linee guida, può essere difficile rispettare le tempistiche.

Si perde tempo quando i dipendenti si trovano a lavorare senza conoscere esattamente i compiti che dovrebbero svolgere.

L’utilizzo di un software di project management permette di delineare le attività e di renderle visibili.

L’impostazione di scadenze e priorità, insieme alla pianificazione, previene incomprensioni e sovrapposizioni di attività e programmi.

Fra le varie funzionalità che potrebbero essere interessanti, troviamo:

• Priorità attività: ciò semplifica la riprogrammazione utilizzando priorità.
• Calendario condiviso del team: la scelta della sincronizzazione dei calendari è fondamentale per notificare a tutti i membri del team le attività, le scadenze e le riunioni assegnate. Fornisce inoltre una panoramica delle pietre miliari inviando le date di scadenza.
• Fascia oraria: una panoramica delle attività e degli orari prenotati da ciascun dipendente. Questo aiuta ad accelerare e migliorare il processo di assegnazione delle attività.

3. Gestione delle risorse

La gestione delle risorse è un altro motivo per cui un software di gestione dei progetti personalizzato è utile.

Una buona gestione delle risorse è importante per garantire il corretto funzionamento dei processi.

Inoltre, questa funzionalità consente di evitare la mancanza di risorse e il loro utilizzo eccessivo che porta ad un incremento non necessario delle spese.

4. Gestione del bilancio

Ogni progetto ha un costo che è incluso in un budget, insieme a contingenze e profitto.

L’obiettivo di un project manager è mantenere il costo effettivo al di sotto, o almeno al costo stimato, per massimizzare il profitto guadagnato dal progetto.

Per gestire le spese in modo efficiente, nella maggior parte dei casi, la semplice creazione di un foglio di calcolo Excel non funzionerà.

Fra le varie funzionalità che potrebbero essere interessanti, troviamo:

• Tracciamento del tempo: questo automatizza il processo di fatturazione.
• Rapporto di bilancio: fornisce rapporti mensili e settimanali su spese e totali in modo da poter monitorare le prestazioni del budget e vedere immediatamente se lo si sta superando.
• Dashboard del budget: solitamente costituita da KPI e grafici per visualizzare lo stato di avanzamento del progetto.

5. Documentazione

Come detto prima, nella maggior parte dei casi e per i progetti più complessi, un file Excel non è più sufficiente.

La soluzione è quindi scegliere un software di project management personalizzabile in modo da garantire un’accurata documentazione basata sui dati.

Fra le varie funzionalità che potrebbero essere interessanti, troviamo:

• Archiviazione centrale dei dati: tutto in un unico posto per un facile recupero e visualizzazione.
• Accesso veloce: ciò elimina la necessità di passare da un foglio di calcolo all’altro e permette la condivisione in pochi clic.

Gestire progetti, per sua natura, non è un compito facile.

Poiché ci sono molte parti in movimento, questo lavoro può facilmente diventare caotico e disorganizzato.

Ecco perché un software di project management personalizzabile diventa molto importante.

Tuttavia, con migliaia di strumenti sul mercato, può essere scoraggiante trovare il miglior strumento di gestione dei progetti.

Quando si confrontano i vari tool, è bene ricordare che uno un software di project management efficace dovrebbe soddisfare un requisito fondamentale: essere personalizzabile e avere tutte quelle funzionalità di cui un project manager ha bisogno.

Nessun piano di progetto è completo senza una sequenza temporale di gestione del progetto.

In sostanza quando si affronta un progetto non lo si affronta mai come un processo unico. Molto meglio vederlo come tanti microprogetti collegati tra loro.

Qualsiasi sia il livello di difficoltà del progetto che affrontiamo, infatti, suddividere un compito in parti più piccole lo rende molto più gestibile.

Soprattutto affrontare un progetto complesso un passo alla volta è molto meno opprimente che cercare di affrontarlo in una volta sola.

Questo è essenzialmente il motivo per cui parliamo di una sequenza temporale di gestione del progetto: aiuta a scomporre i grandi lavori in piccoli pezzi e quindi a organizzare quei pezzi in un ordine logico.

Vediamo in questo articolo di capirne di più.

Che cos’è una sequenza temporale di gestione del progetto?

Una sequenza temporale di gestione del progetto è una panoramica dei risultati di un progetto disposti in ordine cronologico.

Questa consente al project manager di vedere ogni singola attività in un unico posto, il che semplifica la pianificazione.

Di solito, viene fornita in un formato visivo, il che permette di ottenere una rapida panoramica della situazione, comprese le attività, le loro dipendenze e le date di inizio e fine.

Gli elementi che entrano nella sequenza temporale di un progetto possono variare in base alle dimensioni del progetto e alla quantità di dettagli che si desiderano mostrare.

Una sequenza temporale di gestione del progetto può assumere molte forme, sebbene i diagrammi di Gantt siano stati il tipo più popolare di sequenza temporale utilizzato per decenni.

I vantaggi di una sequenza temporale di gestione del progetto

Ogni buon project manager sa che una sequenza temporale di progetto è il suo fidato compagno quando inizia una nuova avventura.

Non solo questo strumento aiuta tutte le persone coinvolte a visualizzare i passaggi di un progetto, ma anche a tenere traccia delle attività.

Ecco alcuni dei vantaggi principali di una sequenza temporale di gestione del progetto:

• Rivela un chiaro percorso: è facile vedere quale passo fare per primo e cosa deve succedere dopo.
• Visualizza il quadro generale: è difficile vedere la fine di un progetto quando ci sono così tanti piccoli passi necessari per arrivarci. Una sequenza temporale del progetto aiuta a visualizzare il quadro più ampio.
• Garantisce che tutti abbiano lo stesso obiettivo: l’intero team deve essere a bordo affinché un progetto abbia successo. Le tempistiche del progetto aiutano tutti a riconoscere quale ruolo svolgono nel successo generale di un progetto.
• Tiene tutti al corrente: una sequenza temporale di gestione del progetto aiuta tutte le persone coinvolte a tenere traccia dello stato di avanzamento di un progetto, il che crea fiducia con le parti interessate e rende la comunicazione molto più semplice.
• Previene i colli di bottiglia: questo strumento permette di vedere le dipendenze che potrebbero portare a colli di bottiglia che ritardano un progetto e frustrano le parti interessate.
• Rende facili le modifiche: i progetti non seguono sempre un percorso lineare. Una sequenza temporale di gestione del progetto semplifica la modifica attiva degli elementi.

Come creare una sequenza temporale di gestione del progetto

La creazione di una sequenza temporale di gestione del progetto dovrebbe essere uno dei primi passi che si compiono in qualsiasi progetto.

Configurarla in anticipo aiuterà a iniziare più rapidamente e a rimanere in pista.

Innanzitutto, ci sono cinque elementi chiave coinvolti in una sequenza temporale di gestione del progetto:

• Le attività
• Le loro date di scadenza
• La loro durata
• Le dipendenze
• I membri del team o dipendenti a loro assegnati

Una volta chiariti questi elementi, si passa alla creazione di una sequenza temporale di gestione del progetto.

Comprendere l’ambito di progetto

Prima di fare qualsiasi cosa, è fondamentale conoscere lo scopo di un progetto.

Questo aiuterà a decifrare quanto tempo richiede ogni attività, la sequenza temporale generale e quanti membri del team devono essere coinvolti per portare a termine il lavoro.

Suddividere il progetto in pietre miliari

Dopo aver scritto una dichiarazione di scopo, bisogna elencare tutto ciò che è coinvolto nel processo di progetto.

Una volta individuati questi elementi, è possibile trasformare l’elenco in work packages.

Da lì, si passa a suddividere ogni traguardo in attività più piccole e gestibili e di tracciarle nella sequenza temporale.

Ad esempio:

Il primo work package nella costruzione di una bicicletta potrebbe essere la realizzazione del frame set. Ciò potrebbe comportare la realizzazione del telaio, del manubrio, della forca e del sellino.

Stimare il tempo di ogni attività

È molto più facile stimare quanto tempo impiegherà un’attività se questa è stata suddivisa in parti.

Anche se potrebbe essere difficile sapere quanto tempo ci vorrà per creare, ad esempio, un telaio completo, è possibile però essere abbastanza certi dei tempi necessari per fare il manubrio, il sellino o la forca.

In corrispondenza di ogni attività più piccola elencata si individua un periodo di tempo stimato in modo da poter iniziare a vedere il progetto generale prendere forma.

Assegnare le attività al team

A questo punto, si passerà a distribuire le varie attività ai membri del team corrispondenti.

Innanzitutto, bisogna aver chiare tutte le risorse di cui si potrà aver bisogno specificando i talenti e le abilità necessarie.

Inutile dire che ogni attività dovrebbe essere assegnata al membro del team con le skills più idonee, nonché a quello in grado di portare a termine il lavoro nel tempo necessario perché non già allocato su altre attività.

In questo caso, avere uno strumento che sia in grado di valutare il carico delle risorse è fondamentale.

Scegliere un software di project management

È possibile tenere traccia della sequenza temporale di gestione del progetto con un foglio di calcolo o tramite un altro metodo manuale.

Tuttavia, è molto più semplice utilizzare un software di project management che permetta di gestire questa funzionalità in tempo reale.

Inoltre, in questo modo la sequenza temporale di gestione del progetto sarà in un unico posto accessibile da tutti in qualsiasi momento e luogo e sempre aggiornata.

Tracciare ogni attività sulla sequenza temporale

Una volta che si inseriscono le attività nella sequenza temporale, sarà possibile individuare tutte le dipendenze.

In questo modo sarà possibile farsi un’idea migliore di quali attività accadranno in un dato momento permettendo ai membri del team di gestire facilmente i propri programmi.

Questo è facilmente fattibile con uno strumento come Twproject che include un Gantt editor già integrato alla stesura della wbs (suddivisione in attività) e alla distribuzione del carico di lavoro!

Per concludere, una sequenza temporale di gestione del progetto può fare la differenza tra il successo e un mucchio disordinato di attività che portano a risultati mancati.

Gestire un progetto è difficile, ma con gli strumenti giusti, molte sfide possono essere superate facilmente.

Come realizzare un progetto? Può essere un compito arduo da gestire. La frase “Se fallisci nella pianificazione stai pianificando il tuo fallimento” quando si parla di gestione dei progetti non potrebbe essere più vera.

Quando devi realizzare un progetto, ci sono tantissime le variabili da considerare: ambito, budget, parti interessate, comunicazione, risorse, strumenti, ecc.

Mantenere tutto in equilibrio durante l’intero ciclo di vita del progetto in modo che tutto si concluda con successo richiede un’ottima pianificazione.

In questo articolo daremo quindi i 10 consigli per non sbagliare quando si tratta di realizzare un progetto.

Come realizzare un progetto: Definire l’ambito di progetto

Definire l’ambito del progetto, o detto con altre parole: iniziare con la fine in mente.

Ciò significa esaminare gli obiettivi per accertare che aspetto deve avere il risultato finale e i vantaggi che deve fornire.

Quando si gestisce qualsiasi tipo di progetto, è essenziale comprendere la missione generale prima di immergersi a fondo nei numerosi compiti necessari per portarlo a termine.

Come realizzare un progetto: Definire la sequenza temporale

Determinare la sequenza temporale di un progetto è un passaggio critico: quando deve essere consegnato il risultato? Quanto tempo si dovrà assegnare ad ogni fase?

Le tempistiche per ogni attività potranno essere definite in un secondo momento, ma la scadenza del progetto in generale è fissa e di solito non cambia.

Sarà proprio la scadenza a dettare i tempi di realizzazione delle varie fasi del progetto.

Come realizzare un progetto: Valutare le risorse a disposizione

Determinare le risorse disponibili aiuterà a prepararsi per iniziare il progetto.

La valutazione delle risorse umane, degli investimenti, dei macchinari e delle attrezzature disponibili è necessaria per identificare già dall’inizio eventuali colli di bottiglia nell’esecuzione del progetto.

Come realizzare un progetto: Definire le milestones

Il successo di un progetto dipende dall’identificazione dei momenti determinanti durante il suo percorso.

Queste milestones, o pietre miliari, sono indicatori efficaci per il lavoro che viene svolto durante un progetto.

Avere mini-obiettivi durante il percorso è infatti più facilmente gestibile rispetto ad avere un unico grande obiettivo al termine del progetto.

In questo modo, è possibile anche gestire meglio i rischi e monitorare lo stato di avanzamento del progetto.

Con Twproject potrai fare tutto questo con semplicità.

Come realizzare un progetto: Non dimenticare l’importanza della comunicazione

Affinché un progetto si svolga in maniera fluida, è necessario che la comunicazione fra i vari stakeholder sia coerente, regolare ed efficace.

In particolare, la linea di comunicazione tra il project manager ed i membri del team deve essere sempre aperta.

In questo modo chiunque avrà la possibilità di esprimere opinioni, dubbi e nuove idee senza timore.

Una comunicazione inefficace è una delle cause principali del fallimento di molti progetti.

Quindi, è importante assicurarsi che tutti abbiano gli updates e le informazioni necessarie per prendere decisioni, ad esempio attraverso i report sullo stato di progetto.

Come realizzare un progetto: Valutare i punti di forza e di debolezza dei membri del team

È risaputo che i membri del team giocano un ruolo importantissimo per il successo di un progetto.

È compito del project manager quindi conoscere i punti di forza e di debolezza dei componenti della squadra per allocare il lavoro nella maniera più consona ed efficiente.

In un team ben costituito la debolezza di un dipendente è la forza di un altro.

Affidare i compiti giusti ai membri del team con le giuste conoscenze, permetterà un completamento più rapido delle attività e dei risultati di qualità.

Come realizzare un progetto: Utilizzare uno strumento di gestione del progetto

Un software di gestione dei progetti è uno strumento prezioso per un project manager.

Questo sistema funge da grande piattaforma centralizzata contenente tutte le informazioni rilevanti sul progetto.

Dalla creazione del progetto con tutte le sue fasi e tempistiche, alla gestione delle risorse con i rispettivi carichi, senza scordarci di comunicazione, gestione del tempo e delle attività quotidiane.

Twproject ti offre tutto quello che serve per gestire un progetto a 360 gradi.

Come realizzare un progetto: Gestire i potenziali rischi

La gestione del rischio è essenziale per il successo del progetto.

Queste potenziali minacce possono insinuarsi in qualsiasi momento e possono mettere a repentaglio l’intero progresso di un progetto.

Per assicurarsi che il progetto abbia successo, i potenziali rischi devono quindi essere identificati in anticipo in modo che possano essere adottate misure efficaci se necessario.

Grazie all’eventuale esperienza con progetti simili, sarà possibile prevedere quando il rischio è imminente e quando è necessario adottare misure correttive.

Come realizzare un progetto: Riflettere sul progetto

L’analisi regolare contribuisce a una comprensione più profonda delle specifiche del progetto.

Un progetto di successo si basa su molti fattori diversi, come collaborazione, time management, competenze, ecc. che possono funzionare oppure no.

Riflettere e valutare sul progetto quindi, soprattutto al termine, per capire cosa è andato bene e cosa invece è da migliorare, permette di apprendere lezioni che miglioreranno il lavoro in futuro.

Soprattutto in caso di progetti simili, sarà possibile sapere fin dall’inizio dove si trovano i rischi maggiori e quali sono le eventuali soluzioni.

Come realizzare un progetto: Imparare costantemente

Il mondo moderno è estremamente dinamico ed i settori del business lo sono altrettanto.

Nuove opportunità e rischi mai visti prima compaiono costantemente; di conseguenza, l’approccio alla gestione dei progetti deve essere flessibile.

Per questo motivo vale la pena monitorare regolarmente le notizie del settore di riferimento per scoprire eventuali sviluppi promettenti o nuovi rischi.

Per concludere, il project management non è l’ultima ancora di salvezza per combattere una pianificazione errata o non eseguita.

Al contrario, il project management è la chiave del come realizzare un progetto con successo.

Il mancato utilizzo della gestione dei progetti all’interno di un’organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni, porterà solo a prestazioni scadenti.

Lavorare ad una buona pianificazione, scegliere un buon software di project management e seguire i 10 consigli dati in questo articolo sono azioni che permetteranno di realizzare solamente progetti destinati al successo.

Grazie ai “to do”, ovvero il modo agile per gestire un progetto, alcune aziende sono in grado di rielaborare i propri prodotti in un breve periodo di tempo, mentre altre impiegano anni per farlo.

Mentre i team che seguono un processo di sviluppo “tradizionale”, come il Waterfall, trascorreranno mesi o anni a costruire un prodotto prima di mostrarlo agli utenti, la metodologia Agile capovolge questo processo.

Una ricerca del Project Management Institute ha rilevato che le organizzazioni Agile hanno il 65% di probabilità di completare i progetti in tempo rispetto al 40% delle aziende tradizionali.

La gestione agile dei progetti è una filosofia di prodotto che si basa sul movimento veloce, sul rilascio frequente e sull’apprendimento dai consumatori. E sembra funzionare.

Vediamo quindi in questo articolo di capire come funzionano i “to do”, il modo agile per gestire un progetto.

Che cos’è la gestione agile del progetto?

L’agile project management è un approccio iterativo alla gestione dei progetti. Esso prevede la scomposizione di progetti di grandi dimensioni in attività più piccole e gestibili che vengono completate in brevi sprint.

I team che adottano la metodologia Agile sono in grado di completare il lavoro più velocemente. Non solo…Riescono anche ad adattarsi ai mutevoli requisiti di un progetto e ottimizzare il proprio flusso di lavoro.

Come suggerisce il nome stesso “agile”, questa metodologia consente ai team di essere meglio attrezzati per essere flessibili e cambiare rapidamente direzione.

Sono, in particolare, le aziende di sviluppo software e le agenzie di marketing ad adottare questa metodologia. Queste Aziende sono, infatti, particolarmente consapevoli della tendenza ai cambiamenti del mercato e delle parti interessate.

Ciò non significa però che questo approccio non possa essere applicato anche ad altri settori.

I 4 valori fondamentali dell’agile

Il Manifesto Agile dichiara che questa metodologia segue 4 valori fondamentali:

1. Gli individui e le interazioni più che i processi e gli strumenti. Per quanto la tecnologia diventi sofisticata, l’elemento umano ricoprirà un ruolo più importante in qualsiasi tipo di gestione del progetto. Fare troppo affidamento su processi e strumenti comporta l’incapacità di adattarsi a circostanze mutevoli.
2. Il software funzionante più che la documentazione esaustiva. Per quanto importante sia la documentazione, il software funzionante è al di sopra. Questo valore consiste nel fornire ai membri del team esattamente ciò di cui hanno bisogno per portare a termine il lavoro, senza sovraccaricarli.
3. La collaborazione con il cliente più che la negoziazione dei contratti. I clienti sono una delle risorse più importanti di un’azienda. Coinvolgerli durante tutto il ciclo di vita del progetto garantisce che il prodotto finale soddisfi al meglio le loro richieste.
4. Rispondere al cambiamento più che seguire un piano. Questo valore è uno dei maggiori scostamenti dalla tradizionale gestione dei progetti. Storicamente, il cambiamento era visto come un evento da evitare. Al contrario, la metodologia agile consente il cambiamento continuo per tutta la vita di un determinato progetto. Ogni sprint offre un’opportunità per la revisione e la correzione del percorso.

Gestire un progetto in modalità agile prevede quindi il seguire una serie di passi per arrivare alla conclusione del progetto a partire da una lista di requisiti. L’applicazione di questa metodologia è molto più semplice se ci si affida ad un software che ti aiuta a tenere tutto sotto controllo.

I 6 to do della metodologia Agile

L’agile project management sicuramente rimuove parte della struttura e della rigidità della gestione dei progetti tradizionale. Questo non significa però che non ci siano processi da seguire.

Ecco i 6 “to do”, il modo agile per gestire un progetto, sono:

1. Pianificazione del progetto

Come con qualsiasi progetto, prima di iniziare il team dovrebbe comprendere l’obiettivo finale. In poche parole, si tratta di porsi la seguente domanda: “qual è l’obiettivo finale di questo progetto Agile e come si raggiungerà?” Qui è possibile sviluppare un ambito di progetto, ma lo scopo dell’utilizzo della gestione Agile è quello di essere flessibile. Ne consegue che l’ambito del progetto non dovrebbe essere visto come immutabile.

2. Creazione della roadmap del prodotto

Una roadmap è una lista delle caratteristiche che andranno a costituire il prodotto finale. Non si pianificherà ogni passaggio nel dettaglio, ma si identificheranno e stimeranno approssimativamente le tempistiche e gli sforzi.

Con Twproject puoi definire la roadmap utilizzando una lista dei ToDo che ti permette di prioritizzare le attività assegnarle alle risorse stabilendo anche un effort.

3. Pianificazione del rilascio

Nella tradizionale gestione dei progetti a cascata, esiste una data di rilascio in seguito allo sviluppo di un intero progetto. Quando si utilizza Agile invece, il progetto utilizza cicli di sviluppo più brevi, gli sprint, dove vengono rilasciate funzionalità alla fine di ogni ciclo.

4. Pianificazione dello sprint

Prima dell’inizio di ogni sprint, le parti interessate devono tenere una riunione di pianificazione dello sprint stesso. Qui viene determinato cosa e come sarà realizzato da ciascuno durante quello sprint.

Utilizzando un software di project management flessibile come Twproject, protrai gestire tutti i requisiti del cliente, suddividendoli in sprint, grazie al al nostro Kanban multidimensionale, che ti permette di riorganizzare le attività, anche per stato, priorità e risorsa.

5. Riunioni giornaliere

Per supportare il team nel lavoro previsto durante ogni sprint e valutare se è necessario apportare modifiche, vengono organizzate brevi riunioni quotidiane, chiamate stand-ups. Durante questi incontri, ogni partecipante esporrà brevemente ciò che ha realizzato il giorno prima, su cosa lavorerà quel giorno e se ci sono dei blocchi che possono influire il lavoro.

6. Revisione e retrospettiva dello sprint

Dopo la fine di ogni sprint, il team sarà coinvolto in un meeting retrospettivo riguardante lo sprint. Qui verrà discusso cosa è andato bene, cosa si potrebbe migliorare, se il carico di lavoro era ben distribuito oppure no.

Output di qualità superiore, clienti e utenti più soddisfatti e morale del team migliorato: ciò che promette la metodologia agile può sembrare troppo bello per essere vero.

Anche in questo caso Twproject ti viene in aiuto, gestendo i meeting integrati al progetto, anche con la possibilità di trasformare la minuta in cose pratiche da fare.

Affinché l’agile project management abbia un impatto positivo, è necessario supporto, adesione e persone preparate all’interno del team.

Inoltre, l’implementazione di un software di project management in grado di supportare le pratiche agili è essenziale per raggiungere il successo.

Le aziende ed i team che utilizzano la metodologia agile correttamente sperimentano enormi vantaggi, fra cui processi di lavoro semplificati e rapida innovazione, vuoi provare anche tu?

Molti project manager confermeranno che i progetti di maggior successo iniziano con la fase di pianificazione che determina come avviare correttamente un progetto.

Avere una base solida per il lancio del progetto, permette infatti di gestire il tutto molto più facilmente.

In questo articolo spiegheremo quindi come avviare correttamente un progetto, impostando le giuste aspettative.

Che cos’è la fase di avvio del progetto?

Qualunque sia la metodologia, ogni progetto deve iniziare da qualche parte. Qualsiasi tipo di progetto comprende generalmente cinque passaggi:

• avvio
• pianificazione
• esecuzione
• monitoraggio e controllo
• chiusura

La fase di avvio, che analizzeremo in questo post, è quindi la prima fase, cioè quella dove il progetto viene avviato sia con il team che con le parti interessate.

Qui tutte le informazioni in possesso vengono raccolte al fine di impostare e definire l’ambito, i tempi e i costi del progetto.

Come avviare un progetto?

Una buona prassi per avviare un progetto correttamente è approfondire ciò che è necessario delineare per il progetto secondo tre aree: persone, metodologie e prodotto.

Questi tre fattori sono infatti fondamentali per qualsiasi progetto. Vediamoli più nel dettaglio.

Come avviare un progetto: Le Persone

Formare il team

Nella fase di avvio del progetto, è necessario definire e impostare il team. Partendo dai risultati finali che si vogliono ottenere, si può stabilire quale tipo di squadra sarà necessaria. Quali competenze saranno davvero importanti per portare a termine le attività con successo? Quanto tempo dovranno essere coinvolte le risorse per consegnare i risultati in tempo?  Verificare quindi la disponibilità delle persone e garantirsi che saranno a disposizione per lavorare al progetto.

Coinvolgere il team

È bene precedere qualsiasi kick-off con il cliente, con una sessione di kick-off interna. Questo aiuta a ottenere il coinvolgimento del team di progetto già dall’inizio. Il modo migliore per avviare un progetto è infatti impostare chiaramente e gestire le aspettative in anticipo. Alcune aree di cui discutere durante il kick-off meeting con il team sono:

• Come vuole lavorare la squadra?
• Come e quando il team dovrebbe ricevere il feedback delle parti interessate?
• In che modo il team desidera comunicare con le parti interessate?
• Quali riunioni regolari sono necessarie internamente?

Parti interessate

Sempre come parte dell’avvio del progetto, è importante delineare e definire il coinvolgimento degli stakeholder. Che si tratti di clienti o parti interessate interne, è davvero necessario mettere in chiaro chi sta svolgendo quali attività.

Ecco alcuni punti da affrontare durante l’incontro con gli stakeholder:

• Presentazioni
• Ruoli e responsabilità
• Prodotti finali
• Rischi
• Tempistiche
• Costi

Project manager

Una volta definite le risorse coinvolte nel progetto, spetta al project manager il compito più arduo. In fase di pianificazione, sarà importante assegnare ad ogni risorsa il ruolo corretto, fase per fase, affinché sappiano facilmente dove lavorare e quando e con quali responsabilità.

Come avviare un progetto: Le metodologie

È importante definire i processi del progetto all’inizio in modo che il project manager e il team abbiano perimetri chiari da seguire. Bisogna infatti evitare di perdersi in processi troppo complicati per non uccidere l’entusiasmo di una squadra. Ci sono alcune aree fondamentali da definire quando si avvia un progetto:

Metodologia

Non dovrebbe esistere una metodologia prestabilita per ogni realtà aziendale, ma esaminando il progetto, di volta in volta, sarebbe meglio scegliere quella che più si adatta al raggiungimento degli obiettivi. Il risultato potrebbe anche essere un mix di metodologie diverse. Le seguenti domande possono aiutare nella scelta:

• Qual è la dimensione del progetto?
• Quanto è fisso l’ambito? E le tempistiche e il budget?
• Com’è strutturato il team?
• Come lavora attualmente il cliente?

Strumenti

Lo strumento scelto da un’azienda per la gestione dei progetti può davvero fare la differenza. Sono diversi i punti da tenere in considerazione, anche in vista di ciò che abbiamo appena visto: lo strumento dovrebbe essere flessibile e permettere la gestione di più metodologie, dovrebbe poter gestire ruoli diversi, offrendo ad ognuno funzionalità calibrate. Un software di project management, infatti, funziona se tutti i membri del team lo usano.

Oltre a questo, sono molte le funzionalità fondamentali che non possono mancare:

• Pianificazione e gestione delle risorse (gestione del carico e timesheet)
• Pianificazione e gestione delle tempistiche (Gantt interattivo)
• Gestione delle attività quotidiane (task management)
• Monitoraggio dell’avanzamento di progetto
• Analisi delle statistiche

In questo caso, Twproject riunisce tutte queste esigenze in un unico strumento.

Come avviare un progetto: Il Prodotto

Arriviamo alla terza area fondamentale per avviare un progetto correttamente: il prodotto, cioè ciò che si vuole creare attraverso il progetto. Ecco i fattori da considerare in questo caso:

Requisiti e ambito

Quali sono i requisiti di progetto? Quali sono le esigenze alle quali il prodotto deve rispondere?

Una volta individuati i requisiti è necessario mettere alcuni perimetri attorno a loro: l’ambito di progetto.

Misure di successo

Come si determina se il progetto ha avuto successo o no? Non bisogna dimenticare che c’è bisogno di una misurazione per capire se il prodotto rispetta i requisiti oppure no e per rivedere e capire dove le cose hanno funzionato o non hanno funzionato. In questo caso si possono considerare aree come:

• KPI di base, ad es. aumentare i visitatori di un sito
• Soddisfazione del cliente, ovvero quanto è stato contento il cliente di come è andato il progetto?
• Soddisfazione del team, ovvero quanto è stato contento il team di come è andato il progetto?
• Varianza delle tempistiche
• Varianza di budget

Dalla stima all’assegnazione delle risorse, dall’ambito alla definizione dei requisiti, dal briefing del team all’importantissimo primo incontro con il cliente: sono molte le attività che rientrano nella fase di avvio di un progetto.

Tuttavia, questo non è così stressante e complicato come molti potrebbero pensare. Con i suggerimenti dati in questo articolo, sarà possibile avviare correttamente un progetto raggiungendo i migliori risultati possibili.

Il rapporto di gestione del progetto è un documento essenziale nel project management.

Attraverso questo tipo di documento, infatti, il project manager è in grado di documentare le fasi di avvio, in corso e la parte finale di un progetto.

Il rapporto gestione del progetto è la soluzione ideale per presentare informazioni precise e non supposizioni o speculazioni.

In questo articolo cerchiamo di capire meglio che informazioni devono essere incluse in questo documento e come scriverlo.

Quali informazioni devono essere incluse in un rapporto di gestione del progetto?

Lo scopo del rapporto di gestione del progetto è quello di aggiornare tutte le parti interessate sui progressi del progetto e identificare eventuali problemi e rischi che potrebbero essere sorti.

I dettagli possono variare da progetto a progetto, ma tutti i report dovrebbero includere le seguenti informazioni:

• Pietre miliari
• Elenchi di attività
• Compiti
• Ultimi aggiornamenti
• Stato di salute del progetto

L’obiettivo è fornire un’istantanea di alto livello che consenta di capire immediatamente dove si trovano le cose.

Gli stakeholder vogliono essere in grado di vedere a colpo d’occhio lo stato del progetto e per questo il report dovrebbe identificare chiaramente quanto segue:

• Una valutazione dei progressi rispetto al piano del progetto: il progetto è in anticipo o in ritardo?
• Un riassunto delle attività completate e la to do list: il completamento complessivo delle attività è in linea con il programma?
• Un riepilogo dei costi effettivi rispetto al budget del progetto: il budget è stato speso in eccesso, in linea o in difetto?
• Inoltre, qualsiasi punto azione o attività che richiedono attenzione.

Come scrivere un rapporto di gestione del progetto

Riassumendo, un rapporto di gestione del progetto è una panoramica riepilogativa dello stato attuale del progetto; si tratta di una registrazione formale dello stato di un progetto in un dato momento.

Il report di progetto è quindi utile per:

• Individuare problemi
• Mitigare i rischi
• Realizzare gli obiettivi complessivi del progetto

A seconda delle dimensioni e della complessità del progetto, questo documento può essere settimanale o mensile e viene fornito a tutti gli stakeholder del progetto per tenerli aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto e su eventuali sfide urgenti che si potrebbero dover affrontare.

La maggior parte dei rapporti di gestione del progetto sono di una singola pagina ma possono avere appendici o collegamenti a ulteriori informazioni per chiunque desideri approfondire i dettagli.

Suggerimenti su come scrivere un rapporto di gestione del progetto

1. Dati come focus: Lo scopo dei report di gestione del progetto è fornire i dati elaborati a coloro che ne hanno bisogno in modo che possano essere informati e prendere decisioni appropriate ed informate. È importante che i report presentino dati solidi che le parti interessate possano esaminare avendo così un’idea del quadro generale.
2. Breve e semplice: Le parti interessate del progetto non vogliono perdersi in troppi dettagli superflui, per questo il documento deve fornire una panoramica accessibile dello stato del progetto. 
3. Conciso e senza gergo tecnico: Non tutte le parti interessate avranno familiarità con gli acronimi o i termini tecnici del progetto, per questo il documento deve essere scritto in un linguaggio comprensibile da tutti.
4. Grafico e visivo: Grafici e diagrammi daranno vita ai dati, rendendoli molto più accessibili. L’uso di colori, inoltre, può aiutare a mostrare lo stato del progetto, come una sorta di semaforo. 
5. Onesto sui progressi: Se il progetto è in ritardo o fuori budget, è meglio che questo venga presentato chiaramente. Dopotutto, prima viene identificato un problema, prima può essere risolto e il progetto può tornare sulla strada giusta.

Scrivere un documento di progetto può essere come avrete capito un lavoro oneroso per il project manager e, affidandosi ad un software di project management, anche superfluo.

Avete capito bene, con Twproject per esempio, la gestione del progetto è semplice e il documento di progetto è fruibile in real time in base al suo stato attuale.

Ogni risorsa coinvolta è in grado di verificare lo stato di un progetto senza che il project manager debba dedicare ore ed ore alla stesura di un documento che diventa obsoleto in poche ore, semplicemente con un click .

Inoltre le statistiche del progetto sono salvate ad ogni cambiamento e permettono con click di verificare lo scostamento dell’attuale dal pianificato.

In conclusione, un rapporto di gestione del progetto è uno strumento eccellente per valutare i progressi del progetto e crearne uno di facile lettura può essere complesso per il project manager, oltre a richiedere molto tempo per la collezione dei dati. Con l’uso dello strumento adeguato può essere invece fruibile in qualsiasi momento da tutte le figure coinvolte.