Categoria: Gestione Progetti

L’intuito per un project manager è una dote innata o è possibile migliorarla?

Negli ultimi anni, il tema dell’intuizione è stato il punto focale di molte discussioni e di molte ricerche ed articoli, anche nel project management.

L’intuizione è sempre più riconosciuta come una facoltà mentale naturale, un elemento chiave nel processo creativo e un possibile fattore di risoluzione dei problemi.

L’intuizione è ora riconosciuta come una capacità innata disponibile per tutti, non un talento raro e accidentale, ma un’abilità naturale che chiunque può coltivare.

L’intuizione si presenta e può essere utilizzata nella vita professionale e personale, può permettere di essere produttivi e proattivi in qualsiasi situazione e, soprattutto, è in grado di migliorare il processo decisionale.

Cosa si intende per intuizione?

L’intuizione è spesso rappresentata da frasi come “segui il tuo cuore” o “prendere una decisione di pancia”. I medici parlano addirittura di un “cervello intestinale”. Ma può un Project Manager affidarsi alla sua pancia per risolvere problemi che potrebbero mandare a monte un intero progetto?

Quello che devi sapere è che sebbene il cervello intestinale non stia realmente pensando, questo controlla il sistema digestivo e interagisce con il cervello attraverso il sistema nervoso.

Quindi, ha senso lasciare che l’intestino, o appunto l’intuizione, influenzino in parte alcune decisioni nella gestione dei progetti.

L’intuizione, in poche parole, è quando semplicemente “conosciamo” o percepiamo qualcosa, senza pensarci attentamente o senza raccogliere prove complete.

Chiaramente, il margine di errore può essere ampio, per questo a volte l’intuizione può portarci ad una delusione.

Quindi, bisogna stare attenti: un’intuizione può essere convincente ma portare fuori strada.

Sviluppare l’intuizione

L’intuizione è facilitata dalla calma, dalla consapevolezza, dall’esperienza e dalla formazione.

L’intuizione, anche nel caso di un project manager, può essere migliorata se ci si esercita a sviluppare ciascuno di questi aspetti:

• Immobilità e calma;
• Consapevolezza;
• Esperienza;
• Formazione;

Come il Project Manager può sviluppare la dote dell’intuizione: Immobilità e calma

Il primo passo verso l’intuizione è di non fare nulla, soprattutto in momenti ad “alta tensione”.

Bisogna semplicemente riuscire a creare un momento tranquillo per se stessi, rilassarsi in un ambiente confortevole, chiudere gli occhi, fare qualche respiro profondo, schiarirsi le idee.

Ciò non significa che l’intuizione avvenga solo durante i periodi di quiete assoluta, ma questa può presentarsi anche durante un momento più stressante. Quando però non arriva immediatamente in un momento di stress è bene crearsi il proprio rifugio di calma. E’ soprattutto nei periodi di calma che è molto più facile che l’intuizione si presenti.

Come il Project Manager può sviluppare la dote dell’intuizione: la consapevolezza

Dopo aver aperto lo spazio mentale affinché si verifichi l’intuizione, il passo successivo è prestare attenzione.

Come prendi le decisioni? In che modo diverse situazioni ti influenzano fisicamente ed emotivamente? Come elabori il mondo che ti circonda? I fattori situazionali e ambientali influenzano infatti i risultati.

Porsi queste domande aiuta la consapevolezza di ciò che accade e apre le porte all’intuizione. Poniti queste domande continuamente, non lasciare che gli eventi ti impediscano di riflettere.

Come il Project Manager può sviluppare la dote dell’intuizione: l’esperienza

Alcuni studi mostrano che più esperienza si ha, più probabilità si avrà di usare l’intuizione.

Abbiamo già visto come l’esperienza e le lezioni apprese sono una fonte importantissima di consigli per un project manager. Non basta, però, ripetere pedissequamente quello che è già accaduto in passato, le situazioni non sono mai perfettamente identiche e l’intuizione del PM gioca un ruolo fondamentale.

Pertanto, un modo per migliorare l’intuizione è di essere paziente e lasciare che “tutto scorra”.

Esistono, tuttavia dei cosiddetti acceleratori di esperienza che possono aiutare a sviluppare l’intuizione più rapidamente. Un acceleratore di esperienza equivale, ad esempio, ad avere un mentore.

I bravi mentori condividono le loro esperienze in modo da renderle fruibili per aiutare a capire cosa sta succedendo e perché.

Un altro acceleratore di esperienza è mettersi in una posizione che permette di aumentare le proprie conoscenze ed abilità. Lavorare ad un progetto più ampio, un diverso tipo di progetto o addirittura un progetto scomodo aiuta ad accrescere la bravura e la conoscenza del PM. Questa spinta sulle nuove abilità migliorerà anche lo sviluppo dell’intuizione più rapidamente.

Come il Project Manager può sviluppare la dote dell’intuizione: la formazione

Forse l’acceleratore di esperienza più potente è lo sviluppo professionale e personale.

Partecipare alle sessioni che sfidano il pensiero e lavorare sullo sviluppo delle proprie abilità legate al lato umano del cambiamento per un PM è fondamentale.

Gli studi dimostrano che le abilità delle persone sono correlate al successo del progetto.

Inoltre, lo sviluppo professionale è un ottimo modo per incontrare altri Project Manager ed entrare in relazione. Condividere esperienze e sentire come questi hanno ottenuto i loro successi può essere un grande spunto di riflessione. Queste persone possono essere considerate come una sorta di “mentore di un giorno”.

Per un project Manager l’intuizione è, in conclusione, un muscolo che può essere sviluppato

Allenare le proprie capacità è, anche nel caso dell’intuizione, un metodo vincente.

Bisogna però fare attenzione. Un pericoloso malinteso sull’intuizione è che non dovrebbe essere usata per prendere decisioni senza opportune verifiche. L’intuizione può darci spunti e le informazioni che derivano dall’intuizione non dovrebbero essere considerate isolatamente.

Il miglior uso dell’intuizione non è quello di decidere se fare qualcosa solo in base a questa, ma semplicemente aggiungere informazioni a ciò che già si conosce e si percepisce.

Identificare come funziona la nostra facoltà intuitiva ci consente di usarla in modo selettivo per un processo decisionale efficace.

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Un processo prevalentemente lineare può essere preferibile quando sono disponibili informazioni chiare ed empiriche, ma quando solo pochi dati sono disponibili, un processo intuitivo potrebbe essere molto più efficiente.
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È utile apprendere le tecniche con cui i dati intuitivi possono essere chiaramente separati dai dati intellettuali ed emotivi.

Anche se si può non conoscere il processo, ogni decisione che si prende in una certa misura usa sempre l’intuizione, la conoscenza, il giudizio ed i sentimenti di una persona.

Le 4 fonti di informazioni per valutare le situazioni

Semplificando i complessi processi psicologici che si attuano ogni giorno, in generale si può dire che si valutano le situazioni sulla base di quattro fonti di informazione:

1. Cosa si sa di loro – le proprie conoscenze e ricordi.
2. Cosa si pensa di loro – i propri giudizi e interpretazioni.
3. Come ci si sente rispetto alla situazione – i propri sentimenti ed emozioni.
4. Cosa si intuisce di queste situazioni – l’intuizione appunto.

 

Se si crede nell’intuizione, si darà al proprio subconscio uno spunto per permettere al processo decisionale di funzionare anche in modo intuitivo.

Per un project manager, la pianificazione degli scenari è un approccio perfetto per far fuoriuscire l’intuizione e metterla alla prova.

Analizzare mentalmente diversi scenari, positivi e negativi, darà all’intuito una serie di risultati su cui riflettere e un metodo per ottimizzare il processo decisionale.

Questo è il motivo per cui i migliori project manager sono spesso freddamente calcolatori, attenti e razionali, ma l’intuito è ciò che fa di questi PM dei veri e propri fuoriclasse.

La gestione del progetto può apparire molto formale a chi non è avvezzo al Project. Questo perché il project management traccia un processo specifico, apparentemente poco flessibile, per l’avvio, il monitoraggio e la chiusura di un progetto. Tutto viene svolto secondo una metodologia consolidata.

Per un imprenditore o un coordinatore di una startup, la rigidità di questi sistemi di gestione dei progetti può sembrare vincolante. Tuttavia, la necessità di disporre di un quadro attorno al quale concentrare il team e le risorse è fondamentale per qualsiasi successo aziendale.

Per quanto il project management possa apparire una gestione rigorosa e formale,  sappi, al contrario, che può essere adattato alle più diverse situazioni.

Esistono molti metodi, approcci e software di gestione dei progetti, a seconda del settore e del tipo di progetto. Inoltre, ci sono sempre nuove idee che vengono lanciate, comprese le metodologie ibride che ottengono il meglio da due mondi differenti.

Quindi, in che modo imprenditori e team di una start up possono ottenere il massimo dal project management, indipendentemente dall’ambiente di avvio o dal ciclo di vita aziendale?

Project Management per le start-up: Iniziare con una visione

Per utilizzare il project management in modo efficace, è necessario iniziare il progetto con una visione.

E’ necessario avere un’idea o un obiettivo chiaro su cui la squadra può concentrarsi. Per arrivare da qualche parte, ci deve sempre essere una destinazione e questa destinazione deve avere un risultato specifico che influisce sull’organizzazione.

Startup e imprenditori spesso cercano di fare un milione di cose contemporaneamente con uno staff limitato, quindi elaborare una visione è essenziale per garantire il successo del progetto.

E come si stabilisce questa visione?

Bisogna essere specifici ed investire un po’ di tempo ed energie per pensare a ciò che si vuole ottenere e all’impatto che si vuole avere.

Non è sufficiente dire qualcosa del tipo: “Vogliamo far crescere la nostra attività”.

Per dare ai progetti un senso, bisognerebbe prendere questa idea generale e affilarla. Dire qualcosa del tipo: “Vogliamo far crescere la nostra attività del 10% in questo trimestre creando una nuova linea di servizi per i nostri clienti esistenti” è una visione già più specifica e limitata nel suo scopo.

Questo è un esempio piuttosto semplice, ma la sostanza è che bisogna passare da un’idea vaga a una serie specifica di obiettivi.

Questo vale per qualsiasi tipo di attività, poiché tutti i progetti devono essere focalizzati, indipendentemente dal settore.

Project Management per le start-up: Fare un piano

Una volta raggiunto l’obiettivo o il risultato specifico, il secondo passo nell’implementazione del project management è creare un piano.

Sebbene abbiamo appena affermato che c’è bisogno di un piano, bisogna sapere che la creazione di un piano da seguire può avere controindicazioni. Attenersi ad un piano troppo rigido, infatti, può portare a bloccare, come con un paio di manette, il team. Se non gli si consente di avere alcuna flessibilità nel lavoro, alla fine il piano può essere solo controproducente.

Creare un piano è pertanto indispensabile ma è necessario essere flessibili nella creazione ed applicazione dello stesso.

Come imprenditore di una startup, è necessario essere a proprio agio con i cambiamenti.

I cambiamenti ci sono sempre e, sopratutto quando si sta aprendo una nuova pista, essere in grado di ruotare è la chiave del successo.

Qualunque piano si possa pensare e creare oggi, sarà solo un punto di partenza per dove si andrà in futuro.

Un piano si redige con l’obiettivo in mente:

• Dove si sta andando?
• Quando ci si vuole arrivare?
• Che tipo di risorse si necessitano?
• Quali altri fattori sono coinvolti nel completamento di questo progetto?

Quindi, il piano è importante, ma può cambiare.

Per pianificare, si può creare una sequenza temporale del progetto con pietre miliari, o fasi principali del progetto. Servirà per abbattere i passaggi o le attività che si dovranno completare al fine di concludere il progetto nel tempo assegnato.

Ma non dimentichiamoci la flessibilità.

Project Management per le start-up: Eseguire il progetto

Ora è il momento di passare alla fase di esecuzione del progetto.

Spesso, quando le persone e le organizzazioni non sono ottimali, i primi due passaggi di cui abbiamo parlato (visione e piano strategico) vengono saltati a piè pari e si passa direttamente a questa fase di esecuzione.

Quando ciò accade, il problema è che non si riesce a chiedersi: “Perché?”. Ad esempio, se si vuole sviluppare una nuova funzionalità, normalmente ci si è chiesti: “Perché si vuole la nuova funzionalità? Perché si vuole creare un nuovo prodotto?”

Un’organizzazione inefficiente (e le startup non possono permettersi di essere inefficienti) che non abbia una vision e un piano, rischia di dedicare molto tempo e risorse a cose che non avrebbero mai dovuto ricevere attenzione.

La fase di esecuzione effettiva del progetto, quando si è creato un piano completo e si è lavorato all’indietro, partendo da una scadenza per creare un programma realistico e un elenco di attività, non dovrebbe trovare ostacoli di sorta.

Ovviamente, è necessario monitorare e analizzare lo stato di avanzamento del progetto per assicurarsi di raggiungere i parametri di riferimento anche attraverso delle apposite riunioni.

Project Management per le start-up: Monitorare i progressi

 

• “I piani e le pietre miliari sono ancora rilevanti per raggiungere l’obiettivo o il risultato?”
• “Siamo in anticipo o in ritardo rispetto alle milestone?”
• “Il risultato è ancora rilevante per la nostra attività o stiamo solo completando ciò che abbiamo iniziato?”

Questi sono solo esempi di domande che un project manager di startup dovrebbe porsi costantemente.

Oltre a porre tali domande, è necessario anche monitorare i KPI e le altre metriche.

Una dashboard del progetto può essere di grande aiuto quando si tratta di tenere traccia di questi numeri su base giornaliera.

Un ostacolo che le startup e gli imprenditori incontrano è la riluttanza a riconoscere e accettare un obiettivo errato.

La cosa migliore da fare in questi casi è abbandonare le cose che devono essere abbandonate. Sapere quando smettere è un po’ un’arte.

Project Management per le start-up: Archiviare la documentazione

Una buona prassi, soprattutto nel caso di una startup, è raccogliere le lezioni apprese in un framework che è possibile utilizzare per progetti futuri.

Trascrivere i fattori ed i metodi che hanno funzionato e quelli che non hanno funzionato e perché.

Si possono raccogliere i programmi di comunicazione, i rapporti e altri documenti che possono essere utilizzati per creare modelli per progetti futuri.

Creare una risorsa che aiuti ad accelerare il calcio d’inizio di progetti futuri è la chiave per terminare bene un progetto.

La parola startup è spesso strettamente collegata con il concetto di incertezza.

Sebbene questa incertezza fornisca ossigeno per molte nuove idee e spunti innovativi, può anche portare alla caduta di una startup.

In generale però, se in una startup si riesce a pensare ai progetti strutturati in queste semplici cinque fasi, l’uso dei principi del project management sarà sicuramente più facile ed ottimizzato.

Un audit di progetto per un project manager, è come un giorno del giudizio. Questo perché lavoro, tempo e denaro sono in gioco.

La parola audit a volte ha una connotazione negativa, specialmente per le orecchie della persona che lo subisce. Sebbene però non sia sempre un evento atteso con gioia, un audit di progetto può comportare un risultato positivo, indipendentemente dal fatto che un project manager lo superi o meno.

Vediamo allora nel dettaglio di cosa si tratta e come eseguirlo al meglio.

Cos’è l’audit di progetto?

L’audit di progetto è un tipo formale di revisione del progetto, spesso progettata per valutare in che misura vengono seguiti gli standard di gestione progettuale.

Gli audit vengono generalmente eseguiti da un dipartimento di audit designato, dal Project Management Office, da un comitato direttivo abilitato o da un revisore esterno.

Chi si occupa di condurre l’audit deve disporre dell’autorità designata e formulare raccomandazioni correlate.

L’obiettivo finale di un audit di progetto è garantire che il progetto soddisfi gli standard di gestione del progetto attraverso indagini e valutazioni.

Di seguito ecco i cinque obiettivi principali di un audit di progetto:

1. Assicurare la qualità dei prodotti e dei servizi

Un audit di progetto funge da strumento di garanzia della qualità. Esamina il ciclo di vita del progetto valutando i risultati prodotti durante le varie fasi, da quella di progettazione fino all’implementazione.

Durante la revisione della fase di progettazione, un audit di progetto valuta la completezza dei concetti di progettazione, compresa l’analisi di progetti alternativi.

Inoltre, qui si valuta se la soluzione è pronta per il test pilota ed infine, durante la revisione dell’implementazione, l’audit del progetto valuta e convalida l’implementazione su ciascun sito dove il prodotto viene adottato.

Identificare gli errori durante il processo, aiuta a risolvere i problemi e a capire se il progetto debba continuare attraverso una decisione go/no-go in ogni fase.

2. Assicurare la qualità della gestione del progetto

Un audit di progetto assicura che la gestione del progetto soddisfi gli standard valutando se segue le politiche, i processi e le procedure dell’organizzazione. Analizza la metodologia utilizzata per aiutare a identificare le lacune al fine di apportare i miglioramenti necessari.

3. Identificare il rischio aziendale

Gli audit di progetto aiutano ad identificare i fattori aziendali in cui possono annidarsi i rischi che possono intaccare budget, tempo, ambito e qualità.

Dopotutto, l’organizzazione stessa ha il maggior interesse che il progetto si concluda in maniera positiva.

L’audit del progetto valuta la fattibilità del progetto in termini di convenienza e rendimenti fornendo trasparenza e valutando i costi, i tempi e le risorse.

Adotta un approccio di verifica e bilanciamento quando si tratta di controllare il budget, esaminando i dati che includono i costi stimati ed effettivi, nonché i costi di completamento degli obiettivi.

4. Migliorare le prestazioni del progetto

Il controllo delle varie fasi del ciclo di vita del progetto può aiutare a migliorare le prestazioni del team di progetto.

L’audit aiuta anche a migliorare l’allocazione delle risorse e del budget.

Individuare priorità, misure correttive e azioni preventive può portare a un esito positivo del progetto.

La scoperta di problemi lungo il percorso consente al team di progetto di fornire soluzioni e aiuta a prevenire il ripetersi di problemi simili in futuro.

5. Imparare

Un audit di progetto può portare a opportunità di apprendimento attraverso valutazioni della competenza di project management.

Fornire revisioni e feedback consente agli individui e ai team di progetto di riflettere sulle loro prestazioni.

Politiche di audit e procedure di attivazione

Per realizzare i benefici attesi da un audit di progetto, ogni fase, elemento e risultato del processo di revisione contabile deve essere chiaramente definito e comunicato apertamente, tra cui:

• Dichiarazione della missione di audit: questo documento deve definire chiaramente gli scopi, gli obiettivi, l’autorità e i confini dell’operazione di audit, nonché il tipo di audit da condurre.
• Specifica delle competenze di audit: una specifica dettagliata delle capacità e dell’esperienza del revisore, dimostrando che il personale addetto alla revisione ha una competenza sufficiente per la revisione del progetto.
• Ruoli e responsabilità delle parti interessate: una specifica di tutti i ruoli e le responsabilità che rientrano nell’audit, sia per chi conduce l’audit sia per il team di progetto – includendo project manager, membri del team, sponsor del progetto, clienti ed eventuali altri stakeholder.
• Criteri “trigger” di audit: un elenco completo di tutti i criteri in base ai quali verranno selezionati i progetti per un audit. Non è possibile controllare tutti i progetti, sarebbe infatti troppo costoso e dispendioso in termini di tempo, vanificando lo scopo del processo di audit stesso. Dovrebbero quindi essere stabiliti criteri specifici per identificare i progetti candidati all’audit in base al rischio, alla complessità, al valore interno, ai costi.
• Procedure di avvio dell’audit: una descrizione delle procedure di avvio dell’audit, incluso il processo mediante il quale i singoli project manager sono informati di un audit in sospeso e dei relativi requisiti di preparazione.
• Procedure di esecuzione dell’audit: un elenco delle procedure di esecuzione dell’audit, che copre i metodi da utilizzare durante l’audit stesso. Ciò varia in base al tipo e alla tempistica di ogni audit, ma può includere interviste personali con il personale del progetto, revisione di documenti, questionari e altro.
• Procedure di segnalazione di audit: una specifica delle procedure di rendicontazione degli audit, che copre la modalità e il metodo con cui i risultati dell’audit saranno comunicati e rivisti. Al fine di ridurre al minimo la natura minacciosa dell’audit del progetto, tutte le parti dovrebbero essere pienamente consapevoli di come i risultati verranno comunicati e utilizzati all’interno dell’organizzazione.
• Procedure di ricorso di audit: una specifica di tutte le procedure da seguire per presentare ricorso e / o contestare i risultati dell’audit segnalati.

Quando uno o più progetti non superano un audit,  ciò non significa necessariamente che il project manager o il team siano colpevoli.

Forse gli standard di gestione del progetto non sono adeguatamente dimensionati e adattati alle esigenze del progetto o dell’organizzazione?

Forse una formazione insufficiente o la mancanza di comunicazione sono la causa che ha portato ad un risultato negativo?

In sostanza gli audit di progetto sono raramente ben accetti e spesso controversi, ma se eseguiti correttamente offrono opportunità senza precedenti di apprendimento dagli errori e l’identificazione di problemi importanti che porterebbero inevitabilmente all’insuccesso del progetto.

Infine, ricorda: se un progetto è ben pianificato sin dall’inizio e l’azienda si avvale di un buon software di gestione, anche il processo di auditing sarà più scorrevole.

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La Gap Analisys è un metodo particolarmente efficace utilizzato per capire se il progetto sta procedendo così come pianificato.

E’ possibile pianificare tutto ciò che si vuole, ma una volta eseguito il piano, se non si ha un metodo o uno strumento per valutare se si stanno soddisfacendo i requisiti del progetto, allora si possono presentare dei problemi.

Conoscere le prestazioni effettive di un progetto rispetto alle prestazioni desiderabili e pianificate corrisponde a sapere quando un progetto sta andando fuori strada.

Tale conoscenza è fondamentale per identificare un problema e adottare le misure necessarie per risolverlo.

La Gap Analisys è uno strumento, relativamente semplice, che aiuta a valutare e aumentare il livello di prestazioni nel progetto.

Una sua conoscenza approfondita e di come utilizzarlo al meglio, può essere di grande beneficio per qualsiasi processo di project management.

Che cos’è l’analisi del gap?

La gap analysis è uno studio formale di come un’organizzazione o un progetto stanno attualmente progredendo e dove intendono andare in futuro.

Esistono varie prospettive che possono essere analizzate, dalla direzione aziendale ai processi aziendali, dall’informatica alla gestione dei prodotti.

I fattori che incidono sulle prestazioni infatti, includono la pianificazione delle risorse, gli investimenti di capitale, la tecnologia, ecc.

Per fare ciò è necessario determinare, documentare e migliorare la differenza tra requisiti e capacità al momento attuale.

Quali lacune può individuare la gap analysis?

Ciò che l’analisi del gap fa, è fornire un modo per misurare gli investimenti in tempo, denaro e risorse umane necessarie per raggiungere un risultato.

Ci sono una serie di lacune e risultati diversi che l’analisi del gap può individuare ed indirizzare. Vediamo quali. L’analisi può:

• essere utilizzata per classificare in che modo un prodotto soddisfa delle specifiche esigenze.
• anche aiutare a identificare le lacune nel mercato. Può confrontare i profitti previsti con i profitti desiderati e rivelare così un gap di pianificazione.
• essere utilizzata per analizzare un gap di utilizzo. Il divario di utilizzo è il divario tra il potenziale uso sul mercato e l’uso esistente. Questa analisi deriva da ricerche di marketing approfondite e talvolta da dati provenienti da studi governativi o di settore.
• anche individuare un gap di prodotto, come ad esempio la mancanza di alcune funzionalità richieste da una base di clienti.

Come eseguire una gap analysis

Esistono quattro passaggi di base da eseguire quando si esegue un’analisi del gap. Vediamo quali:

1. Identificare lo stato attuale

Il primo passo è sapere dove ci si trova in ​​questo momento. Quindi, bisogna essere chiari su ciò che viene descritto. Ciò significa raccogliere informazioni qualitative e quantitative, cioè tutto ciò che può essere contato e misurato. Più dati ed informazioni vengono raccolte, più nitida è l’immagine dello stato attuale.

2. Identificare dove si vuole andare – l’obiettivo

Il punto di un’analisi del gap è capire dove si vuole andare e se si è sulla strada giusta per arrivarci. Questo è lo stato desiderato o l’obiettivo futuro? Per arrivarci è necessario conoscere lo stato attuale e quali sono i tempi ragionevoli per arrivare da lì all’obiettivo che ci si è prefissato. E’ necessario quindi focalizzare quel punto futuro a cui si sta mirando: pensare a cosa deve accadere per raggiungerlo, a cosa non deve accadere e a cosa deve cambiare per raggiungere l’obiettivo.

3. Identificare le lacune – i gap

Se si è dove si è e non dove si vuole andare, lo spazio tra questi due punti è lo spazio che bisogna colmare per raggiungere l’obiettivo. L’identificazione delle lacune avviene quando si vuole capire perché esiste questo divario e come mai si è verificato. Alcune domande che si possono porre in questo contesto sono ad esempio:

1. Quali decisioni critiche hanno portato a questo punto?
2. Cosa avremmo potuto fare diversamente?
3. Quali risorse sono necessarie per raggiungere l’obiettivo?
4. E’ necessario fissare nuovi obiettivi per colmare il divario?

4. Colmare il divario

Dopo l’analisi, è ora il momento di agire. Si sa il perché esiste un divario ed è il momento di escogitare un modo per colmarlo.

Per fare ciò, è necessario tenere in considerazione i costi di implementazione per ogni soluzione e capire la data in cui il gap verrà colmato. Senza una data fissata infatti, questo task potrebbe finire per essere trascurato o ignorato.

Per effettuare un’analisi del gap, un software di project management con le giuste funzionalità può essere d’aiuto. Se non lo hai ancora fatto puoi provare TwProject ora e gratuitamente per 15 giorni.

Dopo aver svolto tutto il lavoro – ossia il controllo regolare dei cambiamenti – non deve essere trascurato il follow-through, ovvero la verifica che tutto vada come deve. Diversamente, esiste il rischio che le soluzioni progettate ed implementate così attentamente non vadano a buon fine.

E’ importante, inoltre, non provare a colmare troppe lacune contemporaneamente. A volte le lacune sono correlate tra loro ed è facile farlo, ma altre volte si potrebbe finire per “stressare” l’organizzazione ed ottenere un lavoro non soddisfacente.

In conclusione l’applicazione dell’analisi del gap nella gestione dei progetti, aiuta ad identificare ciò che deve essere fatto nel rispetto degli obiettivi dell’organizzazione in generale e del progetto nello specifico. Imparare a farla con costanza e correttamente è una priorità per qualsiasi Project Manager.

Il Lean manufacturing, in italiano “produzione snella”, affronta una delle cose peggiori che possono accadere a qualsiasi organizzazione: gli sprechi.

Non trarre il massimo vantaggio da tutte le risorse significa infatti perdere efficienza e, nei casi peggiori, arrivare addirittura ad arrestare la produzione.

Queste risorse trascurate riguardano qualsiasi aspetto: dagli strumenti di gestione del progetto di produzione alle competenze dei membri del personale.

L’industria in generale è ovviamente piena di sprechi. Che si tratti di lavoratori inattivi o di materiali inutilizzati che non possono essere riciclati o riutilizzati, i risultati sono gli stessi: un freno alla produttività.

Questa insistenza sull’eliminazione degli sprechi è dove si è sviluppata l’idea del lean manufactoring come sistema di gestione.

Le lezioni apprese da questa metodologia possono essere universalmente applicate.

I principi di produzione snella possono aiutare i processi aziendali a ottenere efficienze e, di conseguenza, diventare più efficaci e competitivi in ​​qualsiasi mercato.

Principi chiave di produzione snella

Esistono diversi principi chiave nella produzione snella e la loro mancata comprensione e applicazione corretta può comportare l’inefficienza del processo.

Questo impegno deve essere abbracciato dai leader e comunicato all’intera organizzazione.

La piena comprensione e l’impegno per i principi lean promuoverà un approccio e una strategia comuni in tutta l’organizzazione.

Vediamo quindi quali sono i principi chiavi della produzione lean e come applicarli.

Eliminazione dei 7 sprechi

Uno dei principi più critici e fondamentali della produzione snella è l’eliminazione degli sprechi e molti degli altri principi ruotano appunto attorno a questo concetto.

Esistono 7 tipi base di sprechi nella produzione:

• Sovrapproduzione
• Spreco di movimenti
• Spreco di inventario
• Produzione di difetti
• Spreco di attesa
• Spreco di trasporto
• Spreco di elaborazione eccessiva

L’eliminazione di questi sprechi consente all’azienda di concentrarsi sulle attività chiave e sul valore aggiunto per il cliente.

Ogni principio di Lean Manufacturing è, in definitiva, orientato a dare più valore al cliente finale.

 Miglioramento continuo – Kaizen

Il miglioramento continuo – comunemente indicato dalla parola giapponese “kaizen” – è anch’esso un principio più critico della produzione snella.

Senza un miglioramento continuo infatti, i progressi cesseranno.

Come suggerisce il nome, il miglioramento continuo promuove il cambiamento costante e necessario verso il raggiungimento di uno stato desiderato.

Il miglioramento continuo dovrebbe essere una mentalità diffusa in tutti i livelli di un’organizzazione.

Rispetto per le persone

La risorsa più preziosa per qualsiasi azienda sono le persone che lavorano per essa e per questo uno dei principi lean riguarda appunto i lavoratori.

Senza le persone, le organizzazioni non possono avere successo.

Questo approccio consente all’azienda di sfruttare e utilizzare la capacità collettiva di risoluzione dei problemi dei dipendenti per favorire il miglioramento.

Quando le persone non si sentono rispettate, tendono infatti a perdere il rispetto per l’organizzazione. I membri del team devono sentirsi sicuri, protetti e sfidati nel loro lavoro.

Un’organizzazione che sostiene il rispetto della filosofia dell’umanità apprezzerà gli sforzi dei propri lavoratori e li terrà in grande considerazione.

Produzione livellata – Heijunka

La base di questo principio dice che il carico di lavoro sia lo stesso – quindi allo stesso livello – ogni giorno.

La maggior parte delle aziende manifatturiere, erroneamente, sono in balia dei loro clienti per gli ordini. Prima di produrre il prodotto, attendono gli ordini e ciò comporta un aumento dei tempi di consegna che potrebbe non soddisfare le esigenze dei clienti.

All’altra estremità dello spettro, alcune aziende produrranno basandosi rigorosamente su una previsione. Ciò può comportare un eccesso di prodotto non richiesto dal cliente.

La produzione livellata prende in considerazione sia la previsione che lo storico degli ordini.

Produzione Just In Time – JIT

La base del principio “Just in Time” è quella di costruire ciò che è richiesto, quando è richiesto e nella quantità richiesta.

In collaborazione con la produzione livellata, questo principio permette il movimento e la produzione di parti solo quando richiesto.

Ciò significa che i componenti non vengono utilizzati nel prodotto non necessario e non si perde tempo a costruire prodotti invendibili.

Il principio JIT utilizza il flusso continuo e il tempo impiegato per collegare la produzione direttamente al ritmo delle vendite dei clienti.

Qualità integrata – Jidoka

L’idea alla base di questo principio è che la qualità sia integrata nel processo di produzione.

La qualità è integrata nel design della parte, nella confezione e in tutte le aree del prodotto, dalla progettazione alla spedizione.

Il principio Jidoka aggiunge qualità al processo attraverso il rilevamento o la prevenzione.

Ogni processo di produzione snella sarà progettato per evidenziare eventuali anomalie in modo che il dipendente possa interrompere il processo.

Arrestare il processo in modo che il problema possa essere risolto è una parte fondamentale del principio lean di Jidoka.

Gli obiettivi di Lean Manufacturing

Ridurre o eliminare gli sprechi è quindi essenziale per appoggiare la gestione del progetto. Vediamo quindi quali sono gli obiettivi finali del Lean Manufacturing:

• Migliorare la qualità: per rimanere competitivi, le organizzazioni non possono essere compiacenti, ma devono soddisfare le mutevoli esigenze e desideri dei clienti. Pertanto, i processi devono essere progettati per soddisfare le loro aspettative e requisiti.
• Eliminare gli sprechi: gli sprechi sono dannosi per costi, tempistiche e risorse senza aggiungere alcun valore a un prodotto o servizio.
• Ridurre il tempo: il tempo è denaro, come dice il proverbio, e sprecare tempo significa quindi sprecare denaro. Ridurre il tempo necessario per avviare e terminare un progetto creerà valore aggiungendo efficienze.
• Ridurre i costi totali: il denaro viene risparmiato quando un’organizzazione non sta perdendo tempo, materiali e personale in attività non necessarie. La sovrapproduzione aumenta anche i costi di stoccaggio e magazzinaggio. Comprendere il triplo vincolo è il primo passo per comprendere la gestione dei costi.

In conclusione, un sistema di produzione snella ben progettato incoraggerà i dipendenti a risolvere i problemi e migliorare il processo.

Lean da priorità a miglioramenti semplici, piccoli e continui.

Invece di rivoluzioni, nel Lean Manufacturing ci si concentra sulla modifica di una piccola cosa alla volta.

Sommando tutti questi piccoli miglioramenti, si raggiungerà così un livello più elevato di efficienza nell’intero sistema.

Sicuramente, effettuare un’analisi predittiva non è cosa semplice.

Tuttavia, fare le giuste previsioni di tempi e costi di progetto, farà risparmiare denaro all’organizzazione e offrirà risultati superiori.

Ma come è possibile effettuare un’analisi predittiva accurata e realistica dei tempi e costi di progetto?

La risposta è semplice: avere i dati giusti!

Con i dati giusti infatti, è possibile prevedere i risultati aziendali futuri con maggiore precisione.

Tuttavia, implementare con successo l’analisi predittiva rimane una grande sfida, soprattutto per le piccole imprese con risorse di gestione dei dati limitata.

La raccolta, l’organizzazione e l’archiviazione dei dati corretti sono prerequisiti fondamentali per l’adozione di analisi predittive. Diversamente si arriverà quasi sicuramente a decisioni aziendali sbagliate.

Ma che cos’è l’analisi predittiva?

L’analisi predittiva viene definita come una forma di analisi avanzata che esamina dati o contenuti per rispondere a domande come “Cosa è probabile che accada?”.

L’analisi predittiva utilizza dati storici, intelligenza artificiale e apprendimento automatico per prevedere i risultati futuri.

Vi sono soluzioni che utilizzano strumenti statistici come analisi di regressione, modellizzazione dei dati, previsioni e statistiche per rispondere a domande su ciò che probabilmente accadrà in futuro.

Ciò che è importante è che grazie all’analisi predittiva si può arrivare a trovare soluzioni a diverse sfide aziendali e si può ottenere un valido aiuto per raggiungere gli obiettivi aziendali.

5 passaggi per iniziare un’analisi predittiva dei tempi e costi di progetto

Per assicurarsi di generare il tipo di dati necessari per ottenere un’analisi predittiva corretta, è necessario creare una cultura basata sui dati all’interno della propria organizzazione

Ecco, pertanto, i 5 passaggi che guideranno il project manager nella preparazione di un’analisi predittiva dei tempi e costi di progetto:

1. Definire il risultato aziendale che si desidera ottenere

L’analisi predittiva, come abbiamo detto, consente di visualizzare i risultati futuri. Obiettivi chiaramente definiti aiutano a personalizzare le soluzioni da adottare per ottenere migliori risultati.

Esiste però la possibilità di accorgersi che i dati esistenti non sono sufficienti per rispondere alle domande che ci interessano. In questi casi, si dovrà lavorare per raccogliere dati rilevanti per un determinato periodo di tempo o modificare le domande per affrontare la stessa sfida da una prospettiva diversa.

 2. Raccogliere i dati rilevanti da tutte le fonti disponibili

Ormai lo sapete bene anche voi, i modelli di analisi predittiva sono alimentati dai dati.

E’ importante, pertanto, identificare anche le fonti attraverso le quali reperire i dati giusti in grado di rispondere alle domande che si riferiscono alla sfida aziendale.

Memorizzare i dati in un foglio di calcolo per poi inserirli in modelli predittivi, ad esempio, può essere un processo noioso, rischioso e in molti casi impossibile. Utilizzare invece applicazioni apposite, a volte anche incluse in software di project management (link alla Home), può essere la soluzione ideale per archiviare ed elaborare i dati rilevanti.

Questi strumenti consentono inoltre di archiviare grandi quantità di dati – spesso nel cloud, aiutando a risparmiare sui costi dell’infrastruttura IT – in modo ordinato. È quindi possibile utilizzare gli strumenti di estrazione dei dati per ottenere  dati rilevanti da più origini.

 3. Migliorare la qualità dei dati utilizzando tecniche di pulizia degli stessi

“Garbage in, garbage out” è un termine del settore che si riferisce al fatto che input di bassa qualità generano, a loro volta, valori di output scadenti.

L’analisi predittiva sarà  poco accurata se i dati di input sono scadenti. È necessario quindi assicurarsi che i membri del team, gli stakeholder, o chiunque sia il responsabile di inserimento dati, registri i valori dei dati corretti e nel formato prescritto ed accordato. Ciò aiuterà a ridurre il tempo impiegato per la pulizia e la formattazione dei dati.

Si dovrà anche prevenire e correggere i record duplicati, nonché normalizzare i dati per garantire coerenza nei record.

La maggior parte delle soluzioni software di project management offre funzionalità di pulizia dei dati come, ad esempio: eliminazione dei dati, standardizzazione dei dati, armonizzazione dei dati e profilazione dei dati.

4. Creare modelli di analisi predittiva per testare i dati o sceglierne uno correttamente

Costruire il proprio modello di analisi predittiva richiede esperienza nel campo del project management e nella scienza e gestione dei dati.

Probabilmente, un project manager avrà bisogno dell’aiuto di un data scientist o di qualcuno con competenze analitiche avanzate per creare da zero modelli predittivi.

Una possibilità, se non si hanno risorse adeguate interne, è quella di esternalizzare questo lavoro a una società di consulenza che fornisca servizi di analisi. Ma, se i problemi di costo impediscono ad una piccola impresa di coinvolgere esperti, esistono molti software appositi disponibili con funzionalità integrate di strumenti di modellazione predittiva.

Sebbene questi strumenti possano non offrire le conoscenze avanzate che un esperto scienziato dei dati può apportare, offrono comunque modelli predittivi integrati, sono facili da usare e hanno sicuramente un costo inferiore.

Un software con una funzionalità di analisi predittiva dei tempi e costi di progetto, può essere un buon punto di partenza per le piccole imprese che cercano di fare previsioni. Puoi provare gratuitamente TwProject per 15 giorni e, se non sai come fare, farti aiutare dal nostro team di supporto.

5. Valutare e validare il modello predittivo per garantire solidità

Per verificare il modello scelto, la valutazione e la convalida del modello predittivo con set di dati alternativi consente di identificare i punti deboli nel modello, oltre a garantire che il modello funzioni bene in scenari diversi.

Ma questa non è l’unica tecnica disponibile. Esistono diverse tecniche per la convalida dei modelli predittivi, come la convalida incrociata, la convalida della regressione e molte altre.

Anche se non si ha familiarità con queste tecniche, al giorno d’oggi, la maggior parte degli strumenti di analisi predittiva offre funzionalità di convalida dei modelli all’interno del software.

Incorporare i modelli predittivi nei processi aziendali e utilizzare i risultati, sarà utile e per prendere decisioni aziendali migliori.

Analisi Predittiva: Conclusioni

L’implementazione degli strumenti di modellazione predittiva non è priva di ostacoli. Ecco alcune delle sfide che un project manager potrebbe trovarsi ad affrontare:

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L’analisi predittiva prevede la probabilità di un evento, non la certezza
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Per quanto si possa desiderare che i dati aiutino a fare previsioni certe ed accurate, ciò che effettivamente è possibile prevedere è la probabilità di un evento. Tutte le previsioni, comprese quelle fatte usando i dati giusti e rilevanti, lasciano sempre qualche elemento di errore o incertezza.

Pertanto, l’ultima chiamata a qualsiasi decisione commerciale dovrebbe basarsi su una combinazione di elementi e non dovrebbe essere limitata a un solo aspetto.

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La creazione di analisi predittive può richiedere molto tempo
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L’analisi predittiva non può essere implementata dall’oggi al domani. La costruzione e l’implementazione di solidi e funzionanti modelli predittivi può richiedere addirittura mesi, a seconda del livello di esperienza e conoscenza delle persone coinvolte.

Quello che è da sottolineare è che modelli predittivi robusti e riutilizzabili forniscono guadagni e risparmi sui costi a lungo termine.

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L’adozione di analisi predittive comporta dei costi
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Oltre al costo di un eventuale software di project management che includa uno strumento di analisi predittiva, bisogna tenere in conto il costo della formazione dei membri del team che avranno un ruolo diretta nell’effettuare un’analisi predittiva.

È possibile iniziare identificando i casi aziendali in cui l’analisi predittiva è già stata utilizzata con successo e adattarla alle nuove situazioni.

Il trucco che possiamo suggerire soprattutto ai project manager meno esperti, è di iniziare a sperimentare analisi predittive su piccola scala ed espandere man mano che si acquisisce esperienza e si vedono risultati favorevoli.

Realizzare profitti è lo scopo prioritario di qualsiasi organizzazione a scopo di lucro ed ogni singola azienda è governata da un proprio insieme di standard e pratiche.

Tali standard e pratiche sono chiamati Corporate Governance e hanno influenza su qualsiasi progetto che viene condotto dall’organizzazione in oggetto.

Durante la gestione di un progetto è facile perdere di vista il quadro generale e concentrarsi esclusivamente sul successo del singolo progetto. Naturalmente, il successo di un singolo progetto non può corrispondere al successo aziendale, ci sono altri fattori in gioco.

Tutti questi fattori vengono conteggiati e calcolati nella Corporate Governance.

Cerchiamo, pertanto, di conoscerla meglio. Impariamo di cosa si tratta e cosa può fare per la gestione del progetto.

Che cos’è la corporate governance?

La corporate governance è un sistema di regole, pratiche e processi che vengono utilizzati da un’organizzazione per dirigere e controllare le sue azioni.

È un modo per offrire un equilibrio tra le diverse entità aziendali, come stakeholder, management, clienti, fornitori, finanziatori, governo e comunità.

La corporate governance può essere considerata come il quadro attraverso il quale un’organizzazione raggiunge i suoi obiettivi.

Ciò include piani d’azione, controlli interni, misurazioni delle prestazioni e divulgazioni aziendali.

Gli arbitri principali nella corporate governance sono il consiglio di amministrazione di qualsiasi organizzazione.

A tal proposito è utile ricordare che il consiglio di amministrazione è eletto dagli azionisti ovvero rappresentano la proprietà. A volte i membri sono nominati da altri membri del consiglio di amministrazione per rappresentare gli azionisti.

Alcune delle loro responsabilità consistono nel prendere decisioni importanti, come la nomina di dirigenti aziendali e la loro remunerazione dei dirigenti.

Tuttavia, rappresentando la proprietà, il compito va ben oltre quello finanziario e può riguardare anche le preoccupazioni sociali o ambientali.

Il consiglio di amministrazione, in poche parole, prende in considerazione tutte le decisioni che avranno un impatto su dipendenti, clienti, fornitori, comunità e azionisti.

Il consiglio di amministrazione non è dirigente e non è direttamente coinvolto nelle operazioni quotidiane di un’organizzazione, ma è responsabile della supervisione e della pianificazione, due pilastri della corporate governance.

Chiaramente, il consiglio di amministrazione può delegare alcuni compiti ai vari direttori di dipartimento e project manager, che hanno il tempo e le risorse per immergersi profondamente nelle questioni che richiedono competenza. Questi riferiranno poi regolarmente al consiglio di amministrazione in merito alle loro azioni e alle loro conclusioni.

Gli effetti positivi e negativi della corporate governance

La corporate governance può avere effetti positivi o negativi su un’organizzazione.

Se il governo societario mette in dubbio l’affidabilità, l’integrità o gli obblighi dell’organizzazione nei confronti dei propri azionisti, è un problema che potrà avere delle ripercussioni finanziarie.

Ad esempio, se vengono svolte operazioni e atti illegali, questo si tradurrà in uno scandalo, situazione che ha afflitto molte aziende anche importanti in passato. Ciò, nella migliore delle ipotesi, farà cadere la fiducia in un marchio e, nel peggiore dei casi, porterà l’organizzazione alla chiusura.

Se le organizzazioni non prendono sul serio il controllo o scelgono di farsi controllare da un revisore non affidabile o poco competente, la rendicontazione finanziaria risultante può essere inaccurata o non conforme. Le risultanze saranno drammatiche.

Un consiglio di amministrazione mal strutturato e che si muove nella direzione sbagliata, renderà difficile il cambiamento e le giuste scelte.

Tuttavia, la corporate governance crea una norma in base alla quale misurare un’organizzazione in base a una metrica trasparente.

In questo modo, azionisti, amministratori, funzionari e manager hanno una chiara direzione e sono incentivati ​​ad agire in conformità con le regole.

In che modo la corporate governance influisce sul successo di un progetto?

La corporate governance è più di un semplice dispositivo per controllare una società. E’ utile anche a livello di progetto, poiché presenta una supervisione sulla conformità. Attenua i rischi e offre orientamento e direzione ai project manager.

Offrendo uno standard etico o una scelta morale, al momento di prendere una decisione, può rappresentare un contesto ed una visione più ampia, invece di focalizzarsi solamente all’interno del perimetro in cui si muove il progetto.

Dall’altro lato esistono però anche dei problemi, specialmente quando si lavora in un ambiente agile in cui essere in grado di muoversi rapidamente è il perno essenziale.

La corporate governance è un processo lento che deve sorpassare spesso molti cavilli burocratici prima che vengano prese le decisioni.

Ma c’è un motivo che giustifica questa lentezza: queste decisioni possono influenzare non solo un singolo progetto, ma l’organizzazione in generale.

Un project manager potrebbe trovarsi frustrato dalla burocrazia se è abituato a prendere rapidamente delle decisioni ma deve tener presente che quella lentezza burocratica può rappresentare la salvezza della sua Azienda..

Stessi problemi possono sorgere se è necessario un ulteriore finanziamento o un cambiamento nella programmazione. Il denaro può essere una valvola difficile da aprire quando controllato da un consiglio di amministrazione.

Corporate governante: conclusioni

In conclusione, una buona corporate governance può aiutare a guidare un progetto complesso, a seconda del grado di impatto organizzativo e del numero di parti interessate.

Senza un forte governo societario, i progetti possono risentire dell’incapacità di garantire un’allocazione impegnata delle risorse, visualizzare problemi, azioni e rischi, avere ritardi nel processo decisionale, non avere riscontro da parte degli stakeholder e scarsa visibilità dell’importanza del progetto a livello esecutivo.

Detto questo, il più delle volte la corporate governance è un modello che è stato eretto per un bene più grande del singolo progetto, un bene che si porta al livello organizzativo. Il progetto dovrà trovare un posto all’interno di questo quadro per vivere e prosperare in questo spazio.

Il progetto, in sostanza, deve creare opportunità all’interno dell’organizzazione e la corporate governance deve monitorare il bene generale dell’azienda. La cosa migliore che qualsiasi project manager possa fare, pertanto, è diventare intimo e saper interagire con la corporate governance.

Ma il progetto che stai realizzando è redditivo o no? Come si misura la Redditività di un progetto? Ogni organizzazione dovrebbe stimare se il suo progetto è redditizio o meno. La determinazione del profitto non è però un compito facile.

Molti project manager possono rimanere sbalorditi nello scoprire che tutto il loro duro lavoro sta portando a progetti non redditizi.

Vediamo quindi quali sono gli elementi da considerare per capire se un progetto può essere redditizio o no e, in seguito, come calcolare concretamente la redditività di un progetto.

7 punti chiave per la redditività di un progetto

Per valutare se un progetto è conveniente (redditivo) o meno possiamo partire da 7 punti chiave che andremo ad elencarvi.

Ognuno di questi punti è fondamentale e un buon PM dovrebbe sempre tenerli presente.

Gestione aziendale nascosta

Rimanere competitivi è chiaramente un elemento chiave che influirà sull’attività dell’organizzazione.

Gli indicatori chiave di prestazione dell’organizzazione in generale sono importanti da comprendere al fine di aumentare la redditività dell’impresa e per capire il ruolo dello specifico progetto in base agli obiettivi chiave aziendali.

Installazione strutturata

Ogni progetto dovrebbe essere impostato in modo tale da consentire una gestione efficiente sin dall’inizio e durante tutto il suo ciclo di vita.

Ciò significa definire un set di obiettivi per ciascun progetto e quindi rifletterlo in un budget di progetto di base.

Ciò costituirà il punto di controllo per tutti i costi del progetto.

Controllo dei costi

Sarà possibile tenere traccia dei costi – e quindi della redditività – del progetto solo se si ha definito un budget di base.

In tutti i progetti, la priorità dovrebbe essere quella di controllare i costi effettivi e bilanciarli con i costi stimati nel bilancio.

Tenere sempre traccia dell’ambito del progetto

Si può facilmente perdere la traccia dell’ambito del progetto, a causa delle nuove esigenze e modifiche del cliente.

Se il progetto ha un prezzo fisso, qualsiasi attività che non fa parte dell’ambito originale comporterà ulteriori sforzi e costi, per i quali il team non verrà pagato.

E questo influenzerà istantaneamente la redditività del tuo progetto.

Aumentare la trasparenza e la comunicazione

Come abbiamo parlato in diversi articoli precedenti, sappiamo che la comunicazione e la trasparenza sono alla base di un progetto di successo e, quindi, redditizio.

Questo può essere un problema nel caso di organizzazioni che ancora fanno affidamento su metodi manuali o datati per organizzare i propri dati.

Inoltre, le prestazioni del progetto sono difficili da prevedere quando non c’è chiarezza tra dipartimenti e team.

Valutare regolarmente

È necessario valutare ogni progetto in relazione al budget di base, ciò consentirà di evitare e prevedere ritardi e rischi.

È molto importante gestire i costi imminenti e aggiungere i costi man mano che si verificano, poiché ciò fornirà una chiara idea dei costi totali al completamento.

Utilizzare gli strumenti di gestione del progetto

Molti strumenti di software di gestione di progetto sono molto efficaci. Se non ne hai mai usato uno ti consigliamo di provare Twproject gratuitamente.

Questo tipo di tecnologia consentirà di avere un unico punto in cui è possibile controllare tutti i costi del progetto e per effettuare i relativi controlli.

Inoltre, grazie a questi strumenti sarà possibile ottenere rapporti sul progetto più rapidi e precisi.

Come misurare la redditività di un progetto

Per misurare in concreto la redditività di un progetto ci sono diversi metodi che possono essere presi in considerazione. Vediamo quali sono.

Valore attuale dei flussi di cassa futuri

Un fattore determinante nel calcolo dell’indice di redditività è il valore attuale dei flussi di cassa futuri che l’investimento, quindi il progetto, dovrebbe andare a restituire.

La formula del valore attuale misura il valore corrente di un importo futuro da ricevere, dato un periodo di tempo e un tasso di interesse specifici.

Il valore attuale può essere calcolato con la formula: Vp = Vf / (1 + r) n

dove

Vp = Valore (presente)

Vf = Valore (futuro)

r = tasso di interesse

n = numero di anni

Ad esempio, se si prevede che un investimento restituirà 100.000 euro in 3 anni con un interesse del 3,5%, il calcolo del valore attuale sarebbe simile al seguente:

Vp = 100.000 / (1 + 0,035) 3 = 100.000 / 1,109 = 90.194,27 euro

Il calcolo mostra che 90.194,27 euro investiti oggi ad un tasso di interesse annuo del 3,5 percento varranno 100.000 euro fra tre anni.

Valore attuale netto

Il valore attuale netto, o VAN, è il valore attuale dei flussi di cassa futuri derivanti da tale investimento, meno l’importo investito.

Questo numero mostra la differenza tra ciò che l’azienda deve spendere per ottenere il rendimento desiderato e ciò che effettivamente andrò a spendere.

Il VAN utilizza il valore temporale del denaro per determinare se l’importo speso oggi per fornire un rendimento futuro comporterà un profitto o no.

Ad esempio, se l’importo effettivo investito è di 85.000 euro e il valore attuale dei flussi di cassa futuri è 90.194,27 euro, il VAN corrisponde a 90.194,27-85.000 , ossia 5.194,27 euro.

Il VAN positivo mostra quindi che l’investimento produrrà un profitto. Se il VAN dovesse risultare negativo significa che il progetto non è redditizio.

Indice di redditività

Gli investimenti con indici di elevata redditività possono aiutare un’organizzazione ad ottenere il massimo profitto con un minimo di investimento.

Mentre il VAN mostra se l’investimento produrrà un profitto (VAN positivo) o una perdita (VAN negativo), l’indice di redditività mostra il grado di profitto o perdita.

I project manager possono utilizzare il valore attuale dei flussi di cassa futuri (PV) o il valore attuale netto (VAN) per calcolare l’indice di redditività.

Indice di redditività = (PV / importo investito) = 1 + (VAN / importo investito)

Utilizzando l’esempio precedente: un’organizzazione prevede di ricevere 100.000 euro tra tre anni su un investimento di 85.000 euro.

Il tasso di interesse dovrebbe rimanere al 3,5 percento per quei tre anni.

Indice di redditività (PV) = (90.194,27 / 85.000) = 1.061

Indice di redditività (VAN) = 1 + (5.194,27 / 85.000) = 1.061

Un indice di redditività di 1.061 sarebbe probabilmente considerato un investimento marginale.

Se l’intervallo di tempo fosse esteso da tre a cinque anni, il calcolo sarebbe:

Vp = 100.000 / (1 + 0,035) 5 = 100.000 / 1.188 = 84.197,32 euro

e il calcolo dell’indice di redditività sarebbe quindi:

Indice di redditività (PV) = (84.197,32 / 85.000) = 0.991

rendendolo un investimento leggermente perdente.

Come regola generale: se il risultato è maggiore di 1, il progetto genererà valore e l’organizzazione dovrebbe procedere con il progetto. Se invece il risultato è inferiore a 1, il progetto distrugge valore e l’organizzazione non dovrebbe procedere con il progetto. Se invece il risultato ottenuto è uguale a 1, il progetto si può interrompere dato che non porta né un guadagno né una perdita, l’organizzazione è totalmente indifferente.

Chiaramente, più alto è l’indice di redditività, più attraente è l’investimento.

Prima di procedere con un progetto, qualsiasi esso sia, è importante che il project manager abbia effettuato almeno una di queste analisi.

Senza un adeguato calcolo di redditività del progetto, sarà come inoltrarsi in un bosco nel buio totale senza sapere dove il sentiero porterà.

I killer di un progetto sono sempre dietro l’angolo.

Quello che possiamo fare come project manager, è capire quando non si sta lavorando nel modo più efficace possibile ad un progetto con il proprio team.

Tra tecnologia in rapida evoluzione e programmi intensi, è facile ricorrere a pratiche datate o errate che vanno ad uccidere l’efficienza del team e, di conseguenza, il progetto.

Ecco quindi un elenco dei 6 principali motivi per il fallimento di un progetto ed alcuni suggerimenti su come superarli.

Project Killer n°1: Scadenze non realistiche

Non si può negare che le scadenze siano importanti. Tuttavia, la parte più importante delle scadenze è fissarle tenendo i piedi ben saldi per terra.

Ecco alcune linee guida da tenere a mente:

• Scoprire quante persone lavoreranno a un progetto: questa informazione aiuterà a fornire una stima di tempo più realistica.
• Assicurarsi che i membri del team sappiano esattamente chi lavorerà su quale task di progetto e per quanto tempo. In questo modo, il tempo dedicato alle vacanze personali, malattie ed altre possibili interferenze non andranno a rovinare il programma.

E’ importante riuscire a trovare una buona stima su quanto tempo dovrebbe durare il progetto formalizzata in  giorni e mesi. Una volta ottenuta questa stima bisognerà aggiungere il tempo di emergenza.

Se si tratta di un progetto realizzato già più volte, il 5% in più potrebbe essere sufficiente.

Se si tratta di un nuovo progetto, potrebbe essere necessario aggiungere fino al 50% della stima iniziale, a seconda del tipo di progetto e del settore.

Sorprese inaspettate accadono sempre, per questo è importante concedersi sempre un po’ di tempo extra in caso di problemi imprevisti.

Non bisogna dimenticare, inoltre, che le scadenze non realistiche spesso prevedono una tempistica troppo lunga.

Se si ha una scadenza lontana, si potrebbe incorrere nell’errore di rimandare troppo a lungo.

Un consiglio chiave è che:

i tempi dei progetti dovrebbero essere brevi, il che significa che i progetti più grandi e complessi dovrebbero essere suddivisi in progetti separati

Utilizzare uno strumento di project management, in questo caso, può davvero fare la differenza.

Twproject ti consente di verificare il carico delle risorse direttamente sul Gantt, evidenziando quindi eventuali criticità già in fase di panificazione.

Quando si sottovaluta la sequenza temporale di un progetto, il risultato è molto più grave di una semplice scadenza mancata nel calendario.

Project Killer n°2: Scope Creep

Quasi il 75% dei dirigenti project manager pensa che il loro progetto sia condannato dall’inizio. Perché? Il motivo principale sta nel cambiamento troppo frequente dell’ambito e dei requisiti del progetto.

Come ci si può aspettare che i membri del team svolgano le attività quando non hanno chiarezza sull’ambito del progetto e sui risultati ricercati?

In assenza di un documento che formalizzi l’ambito di progetto, non è possibile assegnare attività, né tanto meno monitorare le prestazioni del proprio team perché non si è sicuri, in primis, dell’ambito del progetto.

Redigere questo documento dettagliato, in modo che metta in evidenza tutti i requisiti delle parti interessate, è indispensabile per la riuscita di un progetto in quanto consente ai membri del team di capire cosa devono fare e stabilisce una direzione chiara da seguire ed un obiettivo da raggiungere.

L’ambito è semplicemente la visione d’insieme di ciò che un progetto fornirà.

Project Killer n°3: Informazioni errate

In nessun caso, se non si sa una risposta, bisogna dare, ad un superiore, cliente o chiunque altro, informazioni che possono risultare errate.

Se il project manager non è sicuro della tempistica di un progetto, prima di fornire una risposta, dovrebbe consultarsi con il team che sarà responsabile di svolgere le attività richieste per concludere il progetto.

È meglio dire “non lo so” oppure “mi devo informare” piuttosto che fornire informazioni che hanno un’alta probabilità di essere errate.

In questo caso, selezionare il giusto project manager e formare un team competente è fondamentale per il successo del tuo progetto.

Project Killer n°4: Cattivo monitoraggio e gestione dei rischi

Nel mondo di oggi, il cambiamento sta avvenendo a un ritmo più veloce che mai.

Quindi non è realistico non aspettarsi alcun cambiamento nei requisiti o la mancanza totale di imprevisti, problemi e rischi durante il ciclo di vita di un progetto.

I cambiamenti incontrollati ed ignorare i problemi causano però il caos e, di conseguenza, il fallimento del progetto.

La maggior parte dei project manager sa che la gestione del rischio è una parte importante della gestione del progetto.

I progetti in cui poca o nessuna enfasi è posta sulla gestione del rischio non riescono a raggiungere i loro obiettivi e vanno ben oltre la scadenza o il budget pianificati.

Project Killer n°5: Problemi di comunicazione

Tutti sanno quanto sia vitale condividere in modo proattivo informazioni e conoscenze durante un progetto se si vuole avere successo. Eppure, una scarsa comunicazione continua a far inciampare di volta in volta i team di progetto.

Se il project manager ed il suo team non hanno dedicato del tempo per lavorare sul miglioramento delle capacità comunicative, il disastro può essere dietro l’angolo.

È fondamentale quindi impedire che si verifichino errori di comunicazione.

Sappiamo che non solo durante un progetto, ma anche nella vita personale di un individuo, la mancanza di comunicazione causa problemi infernali.

E parlando di project management, la comunicazione non deve essere efficace ed efficiente solamente fra i membri del team, ma anche fra il team ed il project manager, con i clienti, con i fornitori, con il management superiore e con tutti gli altri team che potrebbero essere coinvolti nel progetto.

Project Killer n°6: Strumenti non adeguati, nuovi o non familiari

Stiamo cercando di comprendere gli errori comuni che possono minare la riuscita di un progetto al fine di fare tutto il possibile per anticiparne i danni.

Ma un danno inevitabile può derivare dall’utilizzo di strumenti non adeguati o poco conosciuti dal team per la gestione totale del progetto.

Un software di gestione dei progetti non adeguato può sicuramente essere uno dei killer più terribili di un progetto. Abbiamo cercato di darvi dei consigli su come scegliere un software per la gestione dei progetti in questo articolo.

Avere il giusto software di gestione del progetto che funzioni e sia utilizzato correttamente dall’intero team farà sicuramente la differenza (ma dimenticatevi le magie).

Un buono strumento di project management è essenziale per il successo di qualsiasi progetto. Che si di un sistema dettagliato di tracciamento degli ordini o un CRM, gli strumenti sono un componente fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.

Grazie ad un strumento come Twproject, che agevola la comunicazione, e vi fornisce tutti gli strumenti per pianificare correttamente e monitorare l’avanzamento delle attività, saprete sempre dove intervenire e quando.

In conclusione, il primo passo per evitare i principali motivi che portano al fallimento di un progetto è conoscerli e sapere quali sono le possibili soluzioni da porre in essere – cosa che speriamo questo articolo abbia aiutato a focalizzare.

E’ importante impegnarsi personalmente ogni giorno, che tu sia un project manager o un membro del team, per evitare di incorrere negli errori di cui abbiamo parlato.

Le capacità di negoziazione per un project manager sono assolutamente essenziali ed affinarle renderà possibile gettare le basi per un progetto di successo.

I Project Manager devono, infatti, ricoprire diversi ruoli contemporaneamente: leader, mediatori, delegatori e anche negoziatori.

Vediamo quindi in questo articolo perché le capacità di negoziazione sono importanti per i project manager e come è possibile svilupparle e migliorarle.

Perché la negoziazione è importante per i project manager

In realtà, ogni giorno si usano le proprie capacità di negoziazione, non solo sul lavoro ma anche nella vita quotidiana.

Dal ragionamento con un bambino di 5 anni su cosa è possibile mangiare per colazione alle discussioni di budget casalingo con il proprio partner. Negoziamo nella vita così come nel project management.

Ecco alcune situazioni in cui la capacità di negoziare ha un ruolo fondamentale per garantire il successo di un progetto; il Project Manager:

• è coinvolto nelle negoziazioni strategiche con i fornitori di beni e strumenti necessari per lo svolgimento del progetto.
• si trova coinvolto nella negoziazione rispetto al coinvolgimento di un investitore in un nuovo progetto.
• è coinvolto in negoziazioni con gli stakeholder rispetto al supporto per una modifica importante nel progetto. Sarà qui necessario spiegare nella giusta maniera le motivazioni del cambiamento in modo da facilitare il consentimento delle parti interessate.

In conclusione, le capacità di negoziazione permettono di avere rapporti più solidali con gli stakeholder, avere relazioni migliori con i clienti e garantire un ambiente di lavoro più positivo.

Come un project manager può migliorare le abilità di negoziazione

Come già detto, le capacità di negoziazione sono fondamentali per un project manager e per garantire il successo del progetto in generale.

Ecco 5 consigli che permetteranno di migliorare e sviluppare queste abilità:

5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Pratica

Il primo passo è di fare – come per tutte le cose – molta pratica.

Probabilmente il project manager si troverà a negoziare anche più spesso di quello che pensa.

È importante che in queste situazioni, il PM analizzi come si sente quando si avvicina ad una situazione di negoziazione, come si sente durante la negoziazione stessa e che faccia un’analisi oggettiva post-negoziazione.

L’analisi sarà importante perché solo analizzando le sue sensazioni riuscirà a trarre le esperienze necessarie per migliorarsi nel futuro.

 5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Preparazione

Spesso può capitare di trovarsi a negoziare quando meno te lo aspetti, ma quando si sa di andare incontro ad una negoziazione è importante dedicare un piccolo sforzo alla sua preparazione.

Se il project manager sa di incontrare un fornitore, ad esempio, può pensare in anticipo a cosa vuole ottenere dall’accordo.

Inoltre, è importante considerare anche delle alternative nel caso in cui la prima soluzione non sia realizzabile o non venga accettata dall’altra parte.

È importante avere chiaro in mente quali siano i risultati che si considerano ottimali, quelli che si considerano accettabili e quelli che assolutamente non possono essere accettati.

Ecco un esempio di come questo piano può essere rappresentato:

• Migliore alternativa a un accordo negoziato
• Peggiore alternativa a un accordo negoziato
• Zona di possibile accordo
• Prezzo o punto di allontanamento, cioè la soluzione inaccettabile

In questo modo sarà possibile iniziare il processo di negoziazione con più sicurezza e sapendo in concreto quale risultato si vuole raggiungere.

Tuttavia, è importante ricordare di rimanere aperti anche a possibili soluzioni e  punti di vista diversi. A volte, infatti, possono esserci elementi sconosciuti che portano ad una modifica delle aspettative e dei risultati voluti.

 5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Gestire le emozioni

Le situazioni di conflitto e le negoziazioni spesso mettono in evidenza o fanno fuoriuscire il peggio delle persone.

È importante quindi che un project manager si prepari e impari a gestire le sue reazioni in una conversazione che potrebbe risultare difficile e complicata.

 5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Concedersi abbastanza tempo

È importante ricordare che le negoziazioni sono spesso un “lavori in corso”. È improbabile che, soprattutto per le negoziazioni più complicate ed importanti, una singola riunione permetta di risolvere tutto.

E anche quando l’accordo è concluso, ci si può ritrovare a negoziare dettagli più precisi o nuovi termini per far proseguire il progetto nella giusta direzione.

E’ importante pertanto non avere fretta e prendersi il tempo necessario.

5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Ascoltare attivamente

Quando ci si prepara per una negoziazione, si compie un grande sforzo nel pensare a cosa si sta per dire, come dirlo, come rispondere a ciò che si pensa che l’altra persona dirà, ecc.

Spesso però ci si dimentica che si deve anche ascoltare attivamente. L’ascolto attivo aiuterà a identificare i punti deboli dell’altra parte ed aiuterà a capire davvero cosa l’altro vuole.

Quando si ascolta attivamente, si hanno maggiori probabilità di essere in grado di formulare una risposta che l’altra persona ritiene accettabile.

E questo è quello che vogliamo.

Abilità di negoziazione per un project Manager: conclusioni

Per concludere, indipendentemente dal fatto che un project manager sia coinvolto in negoziazioni formali o meno, sarà più facile svolgere le più disparate attività quando si ha fiducia nelle proprie capacità di negoziazione.

Un aiuto in questo senso può essere, ad esempio, un corso di formazione improntato sulle capacità di negoziazione.

La negoziazione è un ottimo strumento di gestione dei progetti ed è essenziale per ottenere il meglio per qualsiasi progetto.

La negoziazione va oltre la riduzione o l’aumento del prezzo di un’offerta ed è uno strumento necessario nelle attività quotidiane del project manager.

Come tutte le soft skills, sapere come avere conversazioni stimolanti che si traducono in buoni risultati per entrambe le parti è qualcosa che è sempre possibile migliorare nel tempo.

Con le giuste conoscenze, le strutture, le tecniche e alcune pratiche e sforzi, qualsiasi project manager sarà in grado di affrontare i negoziati sapendo di puntare al meglio per il progetto e per l’organizzazione in generale.

Quando si parla di intelligenza artificiale (AI) al giorno d’oggi non è possibile fare finta di nulla. Non si può ignorare come questa tecnologia sia destinata ad avere un ruolo determinante anche nel project management nei prossimi anni.

Per i project manager è normale gestire, in certe occasioni, non solo più team, ma anche più progetti contemporaneamente. E’ ovvio quindi che, per il PM, trovare un modo per rendere il processo più semplice ed efficiente è un obiettivo primario.

Creando un processo più agevole, i project manager sono in grado di ottenere risultati più affidabili e possono aiutare a guidare i singoli membri del team in modo più efficace.

L’intelligenza artificiale si sta facendo sempre più spazio negli strumenti usati da questi professionisti. Aumenta quindi la tecnologia sia nella gestione dei progetti che nelle fasi di pianificazione e analisi.

L’intelligenza artificiale non deve quindi essere temuta ma accolta in maniera positiva come un nuovo passo verso l’efficienza nel project management.

 Vediamo cosa significa in concreto.

Cosa si intende per Intelligenza artificiale nel project management?

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L’intelligenza artificiale è un sistema in grado di eseguire la gestione e l’amministrazione quotidiana dei progetti senza richiedere input umani.
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L’IA, non solo permetterà di automatizzare semplici compiti, ma svilupperà anche una comprensione delle prestazioni chiave del progetto.

L’intelligenza artificiale nel project management può quindi utilizzare questa comprensione per scoprire approfondimenti, eseguire attività più complesse, formulare raccomandazioni e prendere decisioni, a volte in modi molto diversi da quello che sarebbero in grado di fare le persone.

In definitiva, un sistema di intelligenza artificiale permetterà di risparmiare tempo migliorando nel contempo i risultati per i progetti ed del team.

Tre modi in cui l’intelligenza artificiale può migliorare il Project Management

L’intelligenza artificiale nel project management offre un livello di servizio che supera quello dei robot disponibili oggi. Ad esempio, un bot che consente di verificare rapidamente lo stato di un’attività, sebbene utile, non è esattamente considerato come intelligenza artificiale.

Allo stesso modo, un algoritmo che applica l’apprendimento automatico per prevedere le stime delle attività, sebbene interessante, non è neanch’esso intelligenza artificiale.

È solo quando si iniziano a riunire robot e algoritmi che si inizia a realizzare il potenziale dell’intelligenza artificiale nella gestione del progetto.

Esistono almeno 3 modi in cui l’Intelligenza artificiale può migliorare la gestione dei progetti nel prossimo futuro:

Ridurre la quota di fallimento dei progetti grazie all’analisi predittiva

Durante tutto il suo ciclo di vita, ogni progetto incontra una serie di rischi e incertezze che possono causarne il fallimento.

Il team deve valutare e rispondere regolarmente a tutti i rischi che identificano in base alla loro esperienza, conoscenza e strumenti disponibili.

La sfida con la valutazione del rischio in corso può trasformarsi in un disastro se il project manager, insieme al team, non riesce a registrare i rischi nuovi, potenziali o intrinseci in tempo, specialmente per quanto riguarda i grandi progetti.

E se fosse possibile utilizzare in questi casi una macchina intelligente per analizzare dati storici, inviare registri e richieste per elaborare un sistema di classificazione del rischio più approfondito e migliorato?

L’apprendimento automatico consente ai computer di utilizzare i dati di progetto e algoritmi sofisticati per prevedere i risultati e identificare le possibilità di minacce e vulnerabilità che incidono sul progetto.

L’intelligenza artificiale può quindi contribuire a ridurre il tasso di fallimento del progetto.

Pianificazione del progetto più accurata grazie all’IA

In generale, la pianificazione del progetto riguarda la creazione di una previsione dettagliata su come utilizzare al meglio le risorse disponibili in termini di obiettivi e traguardi del progetto.

Come project manager, è necessario rivalutare durate, costi e progressi molte volte nel corso di un progetto. Questo per assicurarsi che lo stesso progetto venga eseguito come da pianificazione e per capire quali azioni possono essere intraprese per mantenere il progetto in carreggiata.

Chiaramente, le stime eseguite in fretta o usando metodi non idonei e conservativi possono portare a valori completamente sbagliati e, di conseguenza, al fallimento del progetto.

Ecco quindi che la pianificazione del progetto può essere ottimizzata con l’intelligenza artificiale.

Un sistema basato sull’intelligenza artificiale potrebbe analizzare i dati storici, i tassi di produttività, le stime dei tempi, le ore di lavoro ecc… Il tutto affinché sia possibile elaborare un modello ottimizzato del processo di gestione del progetto, automatizzando le attività ripetitive.

L’apprendimento automatico potrebbe consentire un’automazione intelligente dei processi in cui i computer eseguono attività di routine e gli umani sarebbero quindi indirizzati a svolgere i compiti più critici e strategici.

L’apporto dei project manager avrà un valore più elevato grazie all’intelligenza artificiale

Il lavoro di un project manager, grazie all’intelligenza artificiale, vedrà dei cambi importanti.

Come detto in precedenza, grazie all’IA, sarà possibile automatizzare le attività e le routine ripetitive e i project manager potranno dedicare più tempo al pensiero e al giudizio strategico e tattico.

Un project manager si concentrerà su più attività a valore aggiunto grazie alla possibilità di delegare alle macchine intelligenti.

Ad esempio, l’assegnazione e la pianificazione dei lavori saranno gestite da computer che utilizzeranno il data mining e l’analisi predittiva per progettare linee temporali precise e assegnare lavori ai membri del team appropriati.

Man mano che l’intelligenza artificiale diventerà più efficace, i project manager si affideranno alle decisioni delle macchine che consiglieranno l’andamento futuro, avviseranno di eventi vitali, automatizzeranno la programmazione dei tempi e risponderanno alle richieste in arrivo dai superiori e dal personale.

L’intelligenza Artificiale nel progect Management: Conclusioni

In conclusione, l’intelligenza artificiale nel project management avrà quindi un impatto enorme sulle prestazioni del team e sui risultati del progetto.

Le squadre che sfrutteranno questa nuova tecnologia si muoveranno alla velocità della luce rispetto a quelle che non lo faranno. Ed è qualcosa di cui essere entusiasti.

Circa un decennio fa, la maggior parte di noi era scettica sull’applicazione dell’intelligenza artificiale praticamente ovunque, sia nel business che nella vita di tutti i giorni.

Abbiamo pensato che l’IA potesse essere utilizzata solo per svolgere attività ripetitive e sono stati creati script e programmi per svolgere attività semplici e di routine.

Ma con i big data, la crescente potenza di elaborazione e gli algoritmi avanzati, ora sappiamo che i sistemi di intelligenza artificiale possono essere progettati per eseguire attività complesse e che l’intelligenza artificiale ha la capacità di arrivare a pensare e agire (quasi) come un umano.

Quali sono le capacità e doti più importanti affinché un project manager sia realmente di successo?

Essere solamente bravo a dire agli altri cosa fare non è esattamente una dote di un project manager di successo. Condurre ed ispirare il team invece, questa sì che è un’altra storia, fondamentale per il successo di qualsiasi project manager.

Un project manager è responsabile della gestione del lavoro attraverso l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche per soddisfare i requisiti del progetto.

Conoscere la teoria della gestione dei progetti, ma senza le competenze e doti giuste da applicare, è inutile.

Allo stesso modo, avere gli strumenti e le tecniche giuste, ma senza l’abilità di metterle a frutto è insignificante.

Vediamo quindi insieme quali sono le capacità e le doti più importanti per un project manager in questo articolo.

Ispirare una visione condivisa

Un project manager di successo viene spesso descritto come una persona che possiede ed ispira al gruppo una visione condivisa di dove andare e ha la capacità di articolarla.

I visionari prosperano nel cambiamento e sono in grado di tracciare nuovi confini.

Una volta è stato detto che…

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un leader è qualcuno che ci dà una ragione per essere e dà la visione e lo spirito al cambiamento.
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I leader visionari consentono alle persone di sentire di avere un reale interesse nel progetto e consentono alle persone di sperimentare questa visione, crearla ed esplorarla.

Buona comunicazione

La capacità di comunicare con le persone a tutti i livelli è sempre nominata come un’abilità fondamentale nei project manager.

La leadership del progetto richiede una comunicazione chiara su obiettivi, responsabilità, prestazioni, aspettative e feedback.

Il project manager è anche il collegamento del team con l’organizzazione a livello generale e quindi deve avere la capacità di negoziare e utilizzare efficacemente la persuasione, quando necessario, per garantire il successo del team e del progetto.

Attraverso una comunicazione efficace, i leader del progetto supportano i risultati individuali e di gruppo creando linee guida esplicite per il raggiungimento dei risultati e per l’avanzamento della carriera dei membri del team.

Integrità

Una delle cose più importanti che un project manager deve ricordare è che le sue azioni, e non le parole, determinano il modus operandi per il team.

Una buona leadership richiede impegno e dimostrazione di pratiche etiche.

Creare standard di comportamento etico per sé stessi e vivere secondo questi standard, oltre a premiare coloro che esemplificano queste pratiche, sono responsabilità dei project manager.

La leadership motivata dall’interesse personale non serve al benessere generale della squadra.

La leadership basata sull’integrità rappresenta nientemeno che un insieme di valori condivisi da altri, comportamenti coerenti con i valori e dedizione all’onestà con sé e con i membri del team.

Entusiasmo

In maniera molto chiara e semplice, i project manager negativi abbattono e scoraggiano il team.

Tendenzialmente si seguono le persone positive e con un atteggiamento cosiddetto “can-do”, non quelle che danno sempre ragioni per cui qualcosa non può essere fatto.

I project manager entusiasti sono impegnati nei loro obiettivi ed esprimono questo impegno attraverso l’ottimismo.

La leadership emerge quando qualcuno esprime un impegno in maniera così sicura che gli altri vogliono condividere le sue aspettative ottimistiche.

L’entusiasmo è contagioso ed i project manager di successo lo sanno bene.

Empatia

L’empatia presuppone l’esistenza dell’oggetto come individuo separato, avente diritto ai propri sentimenti, idee e storie emotive.

Comprendere e prendersi cura delle persone, oltre ad essere grati per il loro aiuto, sono alcune doti che un project manager di successo mostra ai membri del suo team.

Per fare un esempio:

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è particolarmente bello ed apprezzato dal team un capo progetto che riconosce il fatto che tutti hanno una vita al di fuori del lavoro.
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Competenza

Chiaramente, per credere in un’altra persona – soprattutto nel lavoro – dobbiamo essere sicuri che quella persona sappia cosa sta facendo.

La competenza di leadership non si riferisce necessariamente e solamente alle capacità tecniche del project manager, ma anche alle capacità di guidare con successo il team.

La capacità di sfidare, ispirare, abilitare, modellare e incoraggiare deve essere dimostrata se un project manager vuole essere visto come capace, competente e di successo.

 Capacità di delegare compiti

La fiducia è un elemento essenziale nella relazione tra un project manager ed il suo team.

E questa fiducia negli altri deve trasparire attraverso le azioni del leader di progetto, come ad esempio: quanto questo controlla il lavoro dei membri del team, quanto delega, quanto permette alle persone di partecipare al progetto.

Gli individui che non sono in grado di fidarsi delle altre persone spesso falliscono come project manager e si ritrovano a fare tutto il lavoro da soli a discapito del successo del progetto.

Capacità di gestire lo stress e lavorare sotto pressione

In un mondo perfetto, i progetti verrebbero consegnati in tempo, rispettando il budget e senza grossi problemi o ostacoli da superare.

Ma si sa, non viviamo in un mondo perfetto: i progetti presentano sempre dei problemi, più o meno gravi a seconda della situazione.

Un project manager di successo reagirà quindi a questi problemi con calma e non si farà prendere dal panico.

Quando i leader incontrano un evento stressante, lo considerano interessante, sentono di poter influenzare il risultato e lo vedono come un’opportunità e non come qualcosa di puramente negativo.

Dall’incertezza e dal caos del cambiamento, i project manager di successo articolano una nuova immagine del futuro che porta comunque il progetto verso un finale positivo.

Competenze di team building

Un project manager è una persona forte che fornisce la sostanza che tiene insieme la squadra in uno scopo comune verso l’obiettivo finale.

Affinché una squadra possa passare da un gruppo di estranei a una singola unità coesiva, il project manager deve comprendere il processo e le dinamiche richieste per questa trasformazione.

Deve inoltre conoscere lo stile di leadership appropriato da utilizzare durante ogni fase di sviluppo del team.

Last but not least, il project manager di successo deve anche comprendere i diversi stili e caratteri dei membri della squadra e riuscire a trarre vantaggio da ognuno al momento opportuno.

Capacità di risoluzione dei problemi

Sebbene si dica che un project manager efficace condivida le responsabilità per la risoluzione dei problemi con il team, ci si aspetta comunque che il leader di progetto abbia eccellenti capacità di risoluzione dei problemi.

Per concludere, creare piani di progetto realistici, budget, stimare tempi e sforzi, ecc. sono sicuramente tutte capacità che un project manager di successo deve possedere.

Ma mantenere il lavoro organizzato ed il team informato e felice è fondamentale per il successo e queste abilità sono ciò di cui un project manager ha bisogno per avere successo nel suo lavoro.

La tecnica della finestra mobile è una tecnica che consente al project manager di pianificare un progetto mentre questo si svolge.

In poche parole, quindi, questa tecnica richiede di pianificare in modo iterativo.

Questo tipo di pianificazione è molto simile a quello utilizzato nello Scrum o in altre metodologie agili.

In sostanza, il metodo della finestra mobile permette di pianificare fino a quando si ha visibilità, si implementa il piano e le fasi successive vengono pianificate mentre si lavora direttamente alle fasi precedenti.

Un esempio di finestra mobile

Un semplice esempio di finestra mobile è quello in cui ci si aspetta di completare un progetto in otto mesi, ma si ha chiarezza solo per i primi tre mesi. In questo caso si procede quindi a pianificare questi primi tre mesi.

Man mano che il progetto avanza e si ottiene maggiore chiarezza, si potrà procedere a pianificare i mesi seguenti.

La tecnica della finestra mobile utilizza l’elaborazione progressiva, che è l’atto di elaborare i pacchetti di lavoro in modo più dettagliato man mano che il progetto si svolge.

Attenzione però che non significa che questo metodo di pianificazione non esoneri dalla creazione di un elenco di pietre miliari e presupposti per l’intero progetto.

È necessario fornire le pietre miliari e le ipotesi chiave in quanto aiuteranno le parti interessate a capire perché si sta utilizzando il metodo della finestra mobile e cosa aspettarsi mentre il progetto avanza.

 Quando applicare il metodo della finestra mobile

Questo metodo può essere applicato quando:

• Non è possibile definire a breve un piano di progetto in dettaglio.
• Non è chiaro quali deliverables devono essere prodotti.
• Non è possibile organizzare le diverse fasi del progetto.

Il metodo della finestra mobile è quindi particolarmente utile nei progetti con elevata incertezza. Pertanto, è necessario utilizzare le migliori pratiche di gestione dei rischi.

La pianificazione a finestra mobile, quindi, è il processo di scomposizione della struttura di suddivisione del lavoro in intervalli di tempo.

Alla fine di ogni fase, il project manager studia la struttura di suddivisione del lavoro (WBS) e la espande per includere ulteriori dettagli.

È particolarmente adatto a progetti in cui il lavoro coinvolto in una fase è altamente variabile e dipende dal risultato della fase precedente, come i progetti di invenzione o progetti che richiedono prototipi e, in generale, nel settore dell’ingegneria.

I vantaggi del metodo della finestra mobile

Questo tipo di approccio alla gestione dei progetti è particolarmente utile quando la disponibilità delle informazioni necessarie per pianificare dettagliatamente i futuri pacchetti di lavoro si basa sul completamento con successo delle precedenti fasi del progetto.

Questa tecnica può anche aiutare a ridurre i tempi di completamento in due modi:

• Consentendo l’avvio di attività produttive senza attendere che ogni dettaglio del lavoro di progetto venga determinato in anticipo.
• Eliminando i tempi di inattività per una pianificazione aggiuntiva nel mezzo di un progetto, poiché la pianificazione viene eseguita continuamente.

Questo tipo di pianificazione inoltre, presenta i seguenti vantaggi:

• Incoraggia l’adattabilità
• Incoraggia la pianificazione
• È ottima per progetti di ricerca e sviluppo, alta tecnologia e invenzione
• È ottima per progetti con portata variabile

La pianificazione a finestra mobile avviene in 4 semplici passaggi:

• Creare la WBS.
• Dividere il progetto in fasi.
• Fornire un livello realistico di dettaglio per ogni fase.
• Una volta completata la fase presa in considerazione, tornare al passaggio 1 per gestire la fase successiva.

I passaggi della pianificazione a finestra mobile

Vediamo ora questi passaggi per una corretta pianificazione a finestra mobile nel dettaglio.

Creare la WBS

La struttura di suddivisione del lavoro è il nucleo attorno al quale si svolgono tutti gli altri processi di pianificazione della gestione del progetto.

Questa implica la suddivisione di ciascun progetto in elementi di lavoro.

Come minimo, ogni elemento di lavoro richiede un numero di identificazione, una descrizione e un membro del team responsabile di quella determinata attività, inoltre a volte presenta elementi aggiuntivi come budget, scadenza e dipendenze con altri task.

Durante tutto il ciclo di vita del progetto, questi elementi di lavoro vengono monitorati ed i progressi vengono registrati e riportati.

Dividere il progetto in fasi

Le fasi sono più semplicemente i punti in cui avviene un episodio importante per il progetto in generale.

Ad esempio, se consideriamo la creazione di un prototipo, una fase si potrebbe concludere con la presentazione di un primo modello di prototipo.

Da questa fase ne possono seguire altre, dipendendo dal risultato – che è ancora incerto. Ad esempio, il prototipo potrebbe essere accettato, dando così inizio alla fase di produzione su larga scala, oppure potrebbe essere dichiarato non idoneo, dando così inizio alla fase di rielaborazione.

Fornire un livello realistico di dettaglio per ogni fase

Chiaramente, a mano a mano che si prosegue con la pianificazione sulla linea temporale, le fasi avranno sempre meno dettagli.

Questo è un concetto chiaro nella pianificazione a finestra mobile, dato che le informazioni sulle fasi future sono poche o nulle.

La struttura di suddivisione del lavoro conterrà quindi meno dettagli riguardanti le fasi successive, ma questi verranno rivisti e completati quando le fasi cominceranno ad avvicinarsi nel tempo.

Una volta completata la fase presa in considerazione, tornare al passaggio 1 per gestire la fase successiva

Non c’è molto da dire in questo punto. Come spiegato precedentemente, a mano a mano che il progetto prosegue nel suo ciclo, sarà possibile determinare e gestire le fasi più vicine in termini di tempo.

In generale comunque, è sempre importante prima di iniziare con l’esecuzione, avere un piano all’inizio di qualsiasi progetto.

Se il progetto sarà noto in dettaglio fin da subito, si potrà proseguire con una pianificazione tradizionale, altrimenti si ricorrerà appunto al metodo a finestra mobile.

Scegliere la metodologia di pianificazione errata, può portare alla perdita di controllo sul progetto.