Come gestire il tempo lavorando da casa

Molti dipendenti lavoreranno da casa per la prima volta nella loro vita a causa della pandemia che stiamo vivendo.

Moltissime aziende di tutto il mondo hanno, infatti, implementato il lavoro a distanza in modo pressoché obbligatorio. Questi dipendenti si troveranno, quindi, di fronte alla sfida di come rimanere in attività e mantenere la produttività in un nuovo ambiente  al quale potrebbero non essere abituati.

Altre volte abbiamo già parlato della gestione del tempo. Lo abbiamo fatto ad esempio parlando della gestione del tempo in un progetto, o quando abbiamo parlato del metodo GTD, ma mai avevamo parlato di come gestire il tempo lavorando da casa.

Coronavirus o no, la chiave per lavorare da casa è proprio una corretta gestione del tempo e trovare l’equilibrio tra lavoro e vita privata.

Ecco quindi alcuni suggerimenti che potranno aiutare chi si trova per la prima volta ad affrontare l’home working a trascorrere una giornata di lavoro produttiva.

6 consigli per gestire al meglio il tempo quando si lavora da casa

Se sei un Project Manager potrebbe esserti anche molto utile leggere questo articolo su come gestire un team di lavoro a distanza, se invece sei parte di un team allora hai bisogno di qualche consiglio.

Devi sapere che il peggior nemico della produttività, quando si lavora da casa, è il tempo che scorre inesorabile. Spesso si arriva al termine della giornata stanchi, ma ci si rende conto di non aver concluso molto.

Ecco allora 6 consigli per gestire il tempo (che bisogna mettere assolutamente in pratica) quando si lavora da casa.

1. Stilare un elenco delle attività giornaliere e settimanali

Si può partire dallo stilare un elenco delle attività che devono essere svolte durante la settimana. Queste attività andranno poi distribuite, in base alla priorità o ad altri elementi importanti, nelle varie giornate della settimana.

In questo modo il carico di lavoro verrà equamente distribuito e non ci si troverà difronte a sovraccarichi di lavoro in un giorno e tempi morti il giorno dopo.

Inoltre, durante ogni giornata lavorativa, si potranno spuntare dall’elenco le attività svolte. In questo modo si creerà un benessere psicologico nel vedere che si sta progredendo nel lavoro.

 2. Pianificare le pause

In ufficio, è frequente avere pausa pranzo e pausa caffè e spesso molte persone, durante il loro lavoro quotidiano, si permettono regolarmente dei break per ricaricare le pile.

Questa routine potrebbe venire totalmente sconvolta nel caso dell’home working; per questo diventa fondamentale pianificare le pause.

Si deciderà quindi l’orario della pausa pranzo e delle pause caffè a priori e, a meno che non avvenga qualcosa di urgente, queste tempistiche dovranno essere rispettate.

Durante le pause è importante allontanarsi dal computer e/o dal cellulare di lavoro, in modo che questo tempo per sé stessi possa davvero essere goduto.

 3. Bloccare le distrazioni

Lavorando da casa, è molto più facile essere distratti.

Nessuno controlla quante volte si guarda il cellulare, la pagina personale di Facebook può essere perennemente aperta e le notifiche sempre attive, il telefono di casa può suonare in ogni momento… Insomma saremo sottoposti a una miriade di incontrollate distrazioni.

Forse questo è uno dei passi più difficili da compiere, ma, quando è il momento di mettersi al lavoro, è necessario spegnere – o almeno mettere in silenzioso – il cellulare privato e chiudere tutte le pagine social.

In questo modo il lavoro può essere svolto più velocemente ed efficientemente portando ad una grande soddisfazione al termine della giornata lavorativa.

 4. Ricordarsi di mangiare

Questo punto è in qualche modo collegato al punto numero 2, anche se prendersi una pausa non significa per forza mangiare.

È importante infatti ricordarsi di mangiare correttamente ed in modo sano, soprattutto considerato il fatto che ci troviamo al momento a combattere contro un virus e, più forti siamo, meno intaccabili saremo.

Anche questo richiede pianificazione per non ritrovarsi a mangiare all’ultimo momento una scatola di biscotti o un pacchetto di patatine.

Molte persone infatti, potranno essere abituate ad avere una mensa aziendale o il ristorante preferito nei dintorni dell’ufficio.

Lavorare da casa ci mette quindi di fronte al “problema” del reperire cibo in un’altra maniera.

Come al punto 1 abbiamo detto di creare delle to-do-list delle attività lavorative, così anche per il cibo si dovrà fare una cosa simile.

Un suggerimento è quello di redigere un elenco di ciò che si mangerà durante l’orario lavorativo già ad inizio settimana, in modo da pianificare la spesa di conseguenza.

5. Ricordarsi che è un lavoro

Sicuramente il lavoro da casa permette di sedersi davanti al computer in pigiama e con i capelli sconvolti da una notte di sonno, ma per quanto l’immagine potrebbe essere allettante, sconsigliamo vivamente di farlo.

Fare una doccia e vestirsi come se ci si dovesse recare in ufficio, renderà più focalizzati su quello che si sta facendo e sul fatto che si sta lavorando e non semplicemente navigando su internet per diletto.

Un altro suggerimento è quello di fare tutto il possibile per creare uno spazio ad hoc in casa e su misura esclusivamente per il lavoro.

Non avere uno spazio per l’home office ben attrezzato, soprattutto quando si inizia a lavorare in remoto, può causare una temporanea riduzione della produttività.

Chiaramente non tutti hanno la fortuna di potersi permettere una stanza da adibire completamente ad ufficio, ma la soluzione potrebbe essere qualcosa di semplice come spostare un tavolino in un angolo lontano dalle distrazioni.

Questo serve anche come segnale nei confronti di coloro che vivono sotto lo stesso tetto: quando ti siedi vestito a quel tavolo, sei al lavoro.

Avere uno spazio in cui lavorare e prepararsi fisicamente alla giornata lavorativa sono step cruciali per lo stato d’animo che entra in modalità “lavorativa”.

6. Gestire l’isolamento nel migliore dei modi

Di strumenti di comunicazione ce ne sono moltissimi: cellulari che permettono videochiamate, Skype, mail, WhatsApp, ecc.

Tuttavia, anche con questi strumenti, la natura forzata e brusca che rappresenta il passaggio da un ufficio a un ambiente domestico potrebbe rendere molto difficile abituarsi al cambiamento.

Con il coronavirus, non è possibile neanche incontrarsi con i colleghi e gli amici una volta che la giornata di lavoro è terminata.

L’isolamento prolungato potrebbe anche avere un impatto importante sul morale e sulla produttività portando, nei casi più gravi, alla depressione.

Ecco che per provare a sostenere una parvenza di normalità e cameratismo in modi non convenzionali si possono organizzare incontri virtuali come un pizza party o un happy hour da remoto in cui le persone si connettono e condividono una pizza o un cocktail in Skype.

Questo diventa un buon modo per mantenere i rapporti o legare ancora di più e, perché no, vista la stranezza della situazione, può diventare anche molto divertente.

Non è chiaro per quanto tempo le persone rimarranno a casa, per questo è importante prendere confidenza con il telelavoro in modo da affrontarlo nella maniera più positiva ed efficace possibile.

Non sarebbe male sfruttare questo periodo anche per provare nuovi strumenti di lavoro. Se non l’hai mai fatto, ad esempio, potresti provare gratuitamente TWproject. Buon lavoro.

So quello che stai pensando… “tutto facile quando non si hanno figli che ti fanno impazzire in casa” ?

Abbiamo pensato anche a questo! Nel prossimo articolo parleremo proprio di come gestire i figli quando si lavora da casa.