Categoria: Gestione Progetti

La matrice di responsabilità in un progetto è un pilastro fondamentale non solo per il Project Manager ma per tutto il Team di progetto.

Indipendentemente dalle dimensioni del progetto, al fine di evitare problemi, le descrizioni delle attività e le suddivisioni dei ruoli devono essere chiaramente definiti.

Che si tratti di un team ristretto o di una collaborazione internazionale, tutti devono comprendere il proprio ruolo e sapere su cosa devono lavorare.

Un modo per definire il ruolo di ciascun membro del team è utilizzare una matrice di responsabilità di progetto anche chiamata matrice RACI.

Ma di cosa si tratta esattamente e come si implementa in maniera corretta?

Che cos’è una matrice di responsabilità di progetto?

In breve, si tratta di un sistema di creazione di grafici che illustra l’obiettivo dell’attività e l’azione richiesta per ogni persona.

Ciò contribuisce a ridurre la confusione sulle aspettative, aumentando così l’efficienza del progetto.

In questo modo, le decisioni vengono prese più rapidamente, la responsabilità è chiara e il carico di lavoro può essere distribuito uniformemente.

Che cosa significa la sigla RACI? :

• “Responsible”
• “Accountable”
• “Consulted”
• “Informed”

La matrice RACI mappa le attività e i risultati finali rispetto ai ruoli nel progetto e le responsabilità sono assegnate a ciascun utilizzando appunto i termini di cui sopra.

Più nel dettaglio:

“Responsible”: chi deve svolgere l’attività

Questa persona esegue l’attività in questione ed è responsabile del lavoro svolto. A volte può trattarsi di più di una persona, ma è consigliabile cercare di ridurre al minimo il numero di persone coinvolte.

“Accountable”: chi possiede l’attività

Questa persona è responsabile del completamento complessivo dell’attività. Non necessariamente deve svolgere l’attività, ma è responsabile che questa sia finalizzata. Idealmente, questo ruolo dovrebbe essere assegnato ad una persona piuttosto che un gruppo per evitare confusione in termini di chi possiede effettivamente l’attività.

“Consulted”: chi viene consultato per il bene dell’attività

Questa persona, ruolo o gruppo fornirà informazioni utili per completare l’attività.

“Informed”: chi deve essere informato sull’attività

Questa persona o gruppo sarà tenuto aggiornato ed informato sull’attività e relativa consegna. Queste persone non sono chiamate a fornire feedback o recensioni, ma possono essere influenzate dall’esito dell’attività e dal risultato finale.

I vantaggi di una matrice di responsabilità di progetto

Una matrice RACI presenta diversi vantaggi fra cui:

1. Semplificazione della comunicazione

Avere una matrice RACI in atto può essere utile per aver ben chiaro a chi fare riferimento durante il ciclo di vita di un progetto. Invece di coinvolgere ogni singola persona in ogni singola decisione, è possibile semplificare la comunicazione e coinvolgere le persone giuste al momento giusto, accelerando così il processo.

2. Evitare il sovraccarico di punti di vista

Quando si ottengono opinioni da qualsiasi persona, la situazione può diventare complicata. Ecco come diventa importante la distinzione tra chi viene “consultato” e chi “informato”, chi quindi è coinvolto nel feedback e chi no.

3. Evitare il sovraccarico di lavoro

La matrice RACI può essere uno strumento utile per aiutare a delegare ed evitare il burn-out delle persone.

4. Impostazione di chiare aspettative

Quando si crea un RACI all’inizio di un progetto, un punto chiave è stabilire le aspettative per chi sta gestendo o è responsabile del lavoro da svolgere in futuro, in modo da non avere brutte sorprese in seguito.

Quando usare una matrice di responsabilità di progetto?

Una matrice di responsabilità di progetto è utile in tutti i progetti? La risposta è no.

Avere troppa complessità in progetti relativamente piccolo ed in rapido movimento può solo rallentare le cose e creare blocchi.

Quindi, se il team di progetto è piccolo, i ruoli sono già definiti in modo chiaro e/o una struttura simile è stata utilizzata con successo in precedenza, è sufficiente solamente assegnare le attività alle persone senza perdere tempo nella costruzione di una matrice.

Tuttavia, per progetti più complessi con più parti interessate, non utilizzare una matrice RACI può portare a difficoltà durante il ciclo di vita di un progetto.

L’utilizzo di una matrice di responsabilità è un ottimo modo per evitare sorprese inaspettate e un coinvolgimento eccessivo delle parti interessate nel corso del progetto che possono poi portare a rallentamenti nelle decisioni e del progetto nel suo insieme.

Come creare una matrice RACI

Il processo per la creazione di un modello RACI comprende questi sei passaggi:

1. Identificare tutte le attività coinvolte nella consegna del progetto ed elencarle sul lato sinistro del grafico in ordine di completamento.
2. Identificare tutti gli stakeholder del progetto ed elencarli nella parte superiore del grafico.
3. Completare le celle del modello identificando il ruolo di ognuno secondo il concetto RACI – chi è responsabile, chi è il proprietario, chi deve essere consultato e chi informato.
4. Garantire che ogni attività abbia almeno uno stakeholder responsabile.
5. Nessuna attività dovrebbe avere più di uno stakeholder responsabile. Risolvere eventuali conflitti in cui ce n’è più di uno per una determinata attività.
6. Condividere, discutere e concordare la matrice RACI con le parti interessate all’inizio del progetto e risolvere eventuali conflitti o ambiguità.

 

Per concludere, investire del tempo per preparare una matrice RACI personalizzata per ogni progetto, è un’opportunità per progettare il processo di gestione per il successo del progetto.

Sicuramente un team ben organizzato è fondamentale per completare con successo un progetto, ma una matrice di assegnazione di responsabilità è vantaggiosa, se non fondamentale, per raggiungere questo obiettivo.

Misurare lo stato di avanzamento del progetto, o di una semplice attività, è ovviamente fondamentale, ma perché è così importante avvalersi di un buon software per farlo?

Probabilmente è successo più di una volta che il project manager si è sentito porre la domanda “Allora, abbiamo finito?” in merito ad un’attività di progetto o al progetto stesso.

Che sia stata posta da clienti, dirigenti, membri del team o dal project manager stesso, questa situazione non è così rara come si può pensare in un primo momento.

Durante il lavoro è infatti possibile perdere il senso dello spazio e del tempo e non sapere più esattamente dove ci si trova lungo il percorso.

Inoltre, informazioni errate o volontariamente manipolate, possono portare ad un’immagine distorta della situazione.

Ecco quindi come diventa fondamentale un software di project management per misurare lo stato di avanzamento di un progetto.

Perché il progresso di un progetto è difficile da misurare?

Sapere esattamente dove ci si trova lungo il percorso di un progetto è difficile da misurare per diversi motivi. Per esempio:

• L’avanzamento del progetto è di natura molto più soggettiva: ciò è particolarmente vero se si lavora in un ambiente di tecnologia innovativa in cui gli sviluppatori possono lavorare su una funzionalità anche per un tempo non definito, con la promessa che sono proprio “sull’orlo della svolta necessaria per completare le cose”.
• Risorse in ritardo: le risorse che stanno lavorando ad una determinata attività del progetto sono rimaste indietro e invece di riferire questo fatto, lo nascondono essendo convinte di poterlo recuperare. Andranno avanti e diranno che tutto è in ordine, pensando che potranno risolvere il problema passando qualche ora in più in ufficio a fine giornata o lavorando durante il fine settimana. Nel frattempo, il project manager riporterà nel suo file di pianificazione che tutto sta andando secondo i piani, anche se così non è.
• Risorse che non vogliono fare brutte figure: un altro motivo per cui la pianificazione manuale potrebbe non essere sincronizzata con la realtà si basa sulla natura umana. Alle persone non piace fare brutte figure e lo stato di un’attività può essere “ritoccato” leggermente in modo che i colleghi e, soprattutto, il project manager non abbiano da ridire. Di tanto in tanto questo potrebbe non essere un grosso problema, ma settimana dopo settimana i ritardi e le false informazioni possono accumularsi fino a causare danni importanti al progetto.

Utilizzare un software di pianificazione per misurare oggettivamente lo stato di avanzamento del progetto

Dopo aver visto gli esempi precedenti, diventa chiaro come un software di project management automatizzato può aiutare nel monitorare e misurare oggettivamente lo stato di avanzamento di un progetto.

Di seguito sono riportati quattro modi per misurare l’avanzamento del progetto in maniera corretta:

• Rendere gli obiettivi chiari: ogni attività o pietra miliare deve evidenziare l’obiettivo o lo stato finale previsto. Ad esempio, piuttosto che avere un’attività vaga come “soluzione di ricerca per l’implementazione” a tempo indeterminato, questa dovrebbe venire indicata con precisione come, ad esempio, “decisione presa sulla soluzione per l’implementazione”. Ciò comporta il fatto che questo prodotto deve essere portato a termine e completato entro un determinato periodo di tempo e secondo determinati criteri.
• Suddividere le attività in piccoli blocchi: è meglio suddividere i risultati in piccoli blocchi di lavoro piuttosto che in un grosso e complesso obiettivo finale in cui ogni membro del team ha la possibilità di essere vago sulla sua parte di lavoro. Non è efficiente avere un’attività unica di 6 mesi intitolata “prodotto X terminato”, in cui sono inclusi una serie di compiti altrettanto misurabili nel loro piccolo. In questo modo non è possibile sapere cosa potrebbe essere fuori pista per un lungo periodo di tempo.
• Consentire solo 3 indicatori di stato: il team può riferire sui progressi di un’attività utilizzando solo 3 indicatori, cioè non avviato, in corso e completato – o qualsiasi tipo di indicatore si adatti al settore. In questo modo non ci sarà spazio per risposte intermedie o vaghe. Questo approccio in bianco e nero elimina la soggettività.
• Automazione: un buon software di project management permette la raccolta dati e l’analisi in automatico. In questo modo, il team ed il project manager potranno dedicare il loro tempo a portare a termine le singole attività e a mantenere il progetto in carreggiata. Inoltre, il project manager avrà così l’opportunità di visionare i progressi in tempo reale e di intervenire per tempo nel caso di particolari blocchi o ritardi.

Questi sono alcuni esempi che rendono chiaro come un software di gestione progetti è importante per misurare lo stato di avanzamento di un progetto.

Oltre a questo, un software di project management permette di avere tutta una serie di funzionalità che contribuiscono a mantenere il lavoro efficiente e la comunicazione attiva ed efficace.

È importante tenere a mente che è impossibile migliorare ciò che non è possibile calcolare e per questo l’utilizzo di un software dà l’opportunità non solo di misurare lo stato di avanzamento di un progetto, ma anche di analizzarlo e di mettere in atto delle strategie di miglioramento dei processi dove necessario.

I vincoli del progetto sono elementi che limitano il progetto e influiscono sul modo in cui il project manager ed il suo team lo gestiscono.

Sfortunatamente, questi vincoli sono una parte inevitabile di qualsiasi progetto e, una volta scoperti e classificati, sono impossibile da ignorare.

Se un project manager decide di prendere in carico il progetto e proseguirlo senza prestare la dovuta attenzione alle limitazioni che i vincoli impongono, si potrebbero avere ripercussioni anche molto negative.

Non solo si può rimanere bloccati per mancanza di una pianificazione adeguata, ma si potrebbe essere addirittura costretti ad interrompere totalmente il progetto.

Ecco quindi come identificare i possibili vincoli di un progetto.

Il triplice vincolo di progetto

Se sei un Project Manager hai sicuramente già dovuto districarti tra questo triplice vincolo e sicuramente avrai dovuto mettere in luce tutte le tue abilità per rimanere in equilibrio.

Come ben sai il triplice vincolo è costituito da 3 elementi essenziali:

• Il costo
• Il tempo
• L’Ambito

E’ proprio la combinazione tra questi elementi ed il loro equilibrio che andranno ad impattare sulla riuscita del progetto con particolare riferimento alla utilità e alla qualità dello stesso.

Vediamoli insieme questi tre vincoli che tanto di danno da pensare durante l’esecuzione di un progetto.

Il triplice vincolo di progetto: il Costo

Il budget disponibile per un determinato progetto determinerà l’uso e l’acquisizione delle risorse necessarie.

Risorse umane, materie prime, attrezzature, informazioni e infrastrutture sono tutti considerati risorse.

Il budget disponibile permette quindi di identificare quali di questi sono raggiungibili e in quale quantità.

Il triplice vincolo di progetto: il Tempo

Il tempo è uno dei vincoli più comuni di qualsiasi progetto.

Quando è necessario raggiungere un determinato traguardo entro una determinata data, è necessario organizzare il lavoro in modo da rispettare questa scadenza.

Abbiamo già parlato di come gestire al meglio le scadenze di un progetto.

Il triplice vincolo di progetto: l’Ambito di applicazione

Qui si intende l’obiettivo finale del progetto, cioè qual è il risultato atteso.

Ad esempio:

• Il nuovo prodotto non deve costare più di 100€.
• Il nuovo software deve avere determinate funzionalità.
• Il nuovo libro non deve essere inferiore a 200 pagine.

Identificare chiaramente lo scopo – o ambito – del progetto permette di organizzare il lavoro di conseguenza.

Altri vincoli importanti

Oltre al noto triplo vincolo, un project manager non dovrebbe trascurare i seguenti possibili vincoli che possono causare rallentamenti e problemi al progetto:

Mancanza di impegno da parte del gruppo dirigente o dello sponsor di progetto

Uno dei fattori fondamentali per completare con successo un progetto è l’impegno del gruppo dirigente e/o dello sponsor del progetto.

È difficile condurre un progetto che presenta questo vincolo, perché ciò significherebbe perennemente lottare per ottenere supporto o risoluzione dei problemi, fattori cruciali per una corretta chiusura di un progetto.

Anche durante il ciclo di vita del progetto, il project manager deve stare attento a questo vincolo perché può insinuarsi più tardi.

Lo sponsor potrebbe infatti perdere interesse perché sono successi altri eventi che usurpano la priorità del progetto stesso, ad esempio.

Interruzioni o riorganizzazioni aziendali nel mezzo del progetto

La riorganizzazione aziendale non pianificata o altri tipi di interruzioni dell’attività nel mezzo del ciclo di vita di un progetto possono avere un grande impatto negativo sul lavoro.

Nel corso di tali operazioni, potrebbero sorgere grandi sfide che possono mettere a rischio la sopravvivenza del progetto stesso.

Ad esempio: il budget potrebbe essere ridotto, alcune risorse umane potrebbero essere assegnate ad altri progetti, ecc.

Stakeholder che hanno aspettative irrealistiche di risultati del progetto

Ci possono essere momenti in cui le parti interessate hanno aspettative non realistiche per quanto riguarda l’esito del progetto.

I project manager potrebbero facilmente superare questo vincolo attraverso una buona comunicazione con gli stakeholder e richiedendo l’approvazione della carta del progetto e dei documenti di dichiarazione dell’ambito.

Prima il project manager stabilisce una buona comunicazione con le parti interessate del progetto e definisce il programma e le scadenze, maggiore è la possibilità di consegnare il progetto in tempo e nel rispetto del budget, rendendo soddisfatti tutti gli stakeholder.

Carenza di risorse qualificate

La carenza di risorse qualificate per un determinato progetto può essere una delle principali preoccupazioni.

Questo vincolo può avere un impatto negativo sulle date di inizio e di completamento del progetto.

Inoltre, un output di bassa qualità potrebbe rendere il cliente finale insoddisfatto.

Scarsa comunicazione con il team di progetto

Una cattiva comunicazione può portare addirittura al fallimento di un progetto, mentre una comunicazione forte ed efficace porta al superamento di grandi ostacoli e sfide, aumentando le possibilità chiudere il progetto con successo.

Una scarsa comunicazione è un potenziale killer del progetto, perché può provocare incomprensioni in merito all’ambito, alle assegnazioni di attività, ai programmi di progetto, ecc.

Tempi o condizioni commerciali instabili

A volte, l’instabilità della situazione economica o del business può creare difficoltà di diverso tipo per l’esecuzione di un progetto.

Disturbi economici generali sono noti per influenzare la data di consegna del progetto e la qualità del lavoro del team di progetto.

Progressi nella tecnologia

I progressi nella tecnologia possono causare ritardi nei progetti a causa della mancanza di conoscenza della nuova tecnologia, a causa di esigenze di formazione o disponibilità di risorse con esperienza nella nuova tecnologia.

Tuttavia, queste difficoltà possono essere superate e considerando i benefici a lungo termine, l’adozione di nuove tecnologie può consentire miglioramenti in diverse aree del progetto.

 

Sicuramente nessun progetto può essere pianificato o gestito in ogni singolo aspetto e situazione, ma è possibile, entro limiti ragionevoli, lavorare e pianificare per ottenere la massima prevedibilità possibile.

La chiave è ricordare quali sono i vincoli di un progetto, come si influenzano a vicenda e quando indicano che è assolutamente necessario un cambiamento di rotta.

I progetti cambiano e si evolvono costantemente, richiedendo quindi un equilibrio tra preparazione e reattività.

Un trucco è anche quello di cambiare la visione classica dei vincoli come limitazioni o restrizioni al lavoro di un project manager.

Sebbene questi rappresentano sicuramente un rischio per un progetto, i vincoli non devono necessariamente essere negativi.

Invece di pensare ai vincoli del progetto come limiti o come qualcosa contro cui combattere, è utile che un project manager adatti positivamente il suo pensiero, considerando i vincoli come guide che possono aiutare ad organizzare il lavoro e quindi a raggiungere il successo a lungo termine.

I cambiamenti durante un progetto non sono insoliti per i project manager.

Gestire tali varianti in modo efficiente ed efficace può essere complicato, ma è essenziale se si desidera raggiungere il successo di un progetto.

Avere quindi un processo di gestione delle modifiche chiaro e semplice e un occhio fermo al quadro generale, contribuisce molto a mantenere il progetto sulla strada giusta.

Primo passo: accettare il cambiamento

I cambiamenti possono avvenire praticamente in ogni punto del ciclo di vita del progetto.

Riconoscendo che i cambiamenti sono inevitabili e, a volte, addirittura vantaggiosi, consente ai project manager di adottare approcci più agili nella pianificazione e nell’esecuzione.

Avere strategie in atto per affrontare efficacemente i cambiamenti nel momento in cui si verificano è il modo più efficace per andare nella giusta direzione, anche malgrado ciò che può sembrare un costante cambiamento di direzione.

Un processo definito e strutturato definirà il modo migliore per rispondere ai suggerimenti e alle richieste di cambiamento all’interno del processo di sviluppo.

Il processo di gestione delle varianti di progetto

Il processo di gestione delle varianti di progetto è simile al seguente:

• La richiesta di modifica viene ricevuta
• La richiesta di modifica viene valutata
• Viene preparata e presentata agli stakeholder la strategia di risposta
• La strategia di risposta viene approvata o declinata
  • Se la strategia viene approvata, si mette in pratica
  • Se la strategia viene declinata, si cerca una nuova soluzione

Vediamo questi passaggi più nello specifico:

La richiesta di modifica viene ricevuta

Idealmente, si dovrebbe avere una via ufficiale e formale per avanzare le richieste di modifica, ma spesso, nella vita reale dell’organizzazione, non è così.

Una richiesta di modifica può essere ricevuta in centinaia di modi diversi: durante una riunione, per e-mail, al telefono, parlando nel corridoio, ecc.

Il modello di richiesta di modifica del progetto dovrebbe catturare accuratamente e in modo succinto tutti i dettagli della richiesta, in modo da poter affrontare ogni singolo punto nel momento in cui si cerca una strategia di risposta.

La richiesta di modifica viene valutata

Si valuterà l’impatto di una richiesta di modifica su:

• Programma di progetto
• Lavoro svolto fino e lavoro ancora da svolgere
• Budget
• Qualità
• Ambito del progetto
• Disponibilità delle risorse

Prendiamo ad esempio una modifica di un software stimata in cinque giorni.

Ciò non aggiungerebbe solo cinque giorni alla pianificazione perché andrebbe ad eliminare un’altra attività in quanto la andrebbe a posporre in un lasso di tempo in cui la risorsa chiave è in vacanza.

Anche questa attività dovrebbe quindi essere spostata portando, nel complesso, ad aggiungere otto giorni alla pianificazione.

Questo rappresenterebbe un costo X e gli otto giorni in più rappresenterebbero un mese di contratto aggiuntivo con il fornitore, aumentando quindi il costo X ad un costo XY.

La qualità al termine rimane la stessa, ma l’ambito cambia a causa dell’incorporazione della nuova modifica per la gestione della variante di progetto.

Da non dimenticare inoltre che tutta la documentazione pertinente dovrebbe essere aggiornata.

Quindi, nel quadro generale, un semplice cambiamento di cinque giorni ha effetti clamorosi ed è per questo importante considerare tutti i fattori rilevanti prima di prendere una decisione di implementazione.

Viene preparata e presentata agli stakeholder la strategia di risposta

Una volta valutati tutti gli elementi, il project manager presenta una strategia di risposta da fornire agli stakeholder come gestione delle varianti di progetto ed i suoi consigli sulla fattibilità.

In alcuni casi, le modifiche non verranno implementate perché il vantaggio percepito sarà inferiore al costo.

In altri casi, è possibile trovare abbastanza benefici per compensare i costi di lavoro aggiuntivo.

Altri casi ancora, tuttavia, dimostreranno che le modifiche sono inevitabili e al di fuori di qualsiasi controllo, indipendentemente dall’effetto negativo che porteranno.

La strategia di risposta viene approvata o declinata

Per le piccole modifiche che rientrano nel limite di autorizzazione, la decisione se accettare o rifiutare le modifiche spetta direttamente al project manager, ma qualunque altra variante di dimensioni maggiori dovrebbe essere approvata dagli stakeholder di progetto.

I termini per ciò che rientra in quale categoria sono generalmente definiti all’inizio di qualsiasi progetto.

Indipendentemente dal risultato, è importante tenere informati tutti i soggetti coinvolti nel processo.

Guidare un team di progetto attraverso il processo di gestione delle varianti

Il team di progetto è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto, quindi è fondamentale coinvolgerli attivamente nella gestione delle modifiche al processo.

Ecco cinque modi per farlo:

1. Essere aperti sulle modifiche: il project manager deve far sapere al suo team se sono previsti cambiamenti nei progetti – e idealmente quali.
2. Essere aperti riguardo al processo: La maggior parte dei membri del team non saprà cosa ci si aspetta da loro fino a quando non saranno stati avvisati. Il project manager dovrà quindi preparare un briefing e far sapere a ciascuno qual è il suo ruolo.
3. Semplificare il più possibile: Il cambiamento delle varianti di progetto è spesso, nella migliore delle ipotesi, un caos controllato. Il team può essere spaventato di fronte ai cambiamenti, soprattutto quelli più complessi o quelli che vanno contro le decisioni a lungo pensate e gli ostacoli considerati a lungo eliminati. Il team di progetto si rivolge al suo leader per assistenza e stabilizzazione, per questo il project manager deve rendere il processo il più semplice possibile.
4. Aiutare e supportare: Un nuovo modo di lavorare richiede tempo. Il project manager deve far sapere al suo team che è pronto ad aiutare e supportare ogni singolo membro se ha bisogno di qualcosa.
5. Non avere paura di dire di no: Non tutti i cambiamenti sono proposte sensate. Il project manager deve trasmettere al team la sua apertura nei loro confronti nel caso in cui un dipendente sentisse, per qualsiasi motivo, che il cambiamento non è la cosa giusta per il progetto. La sua porta deve sempre essere aperta al dialogo.

 

Non riuscire a gestire le varianti di progetto in modo efficace è uno dei principali modi in cui un progetto può completamente deragliare.

Ma se un project manager si arma delle giuste informazioni e dei processi corretti, i cambiamenti del progetto possono essere gestiti in modo controllato, intelligente e vantaggioso per tutti i soggetti coinvolti.

L’home working è una modalità di lavoro che negli ultimi anni ha riscosso sempre più successo. Nel periodo storico in cui ci troviamo,  l’home working rimane praticamente l’unica scelta che la maggior parte delle aziende sono costrette a prendere se non vogliono chiudere.

I project manager si trovano quindi a gestire l’unico canale di comunicazione che hanno: il canale di comunicazione virtuale che, se gestito correttamente, può essere efficace tanto come quello reale.

Finché si riesce a guidare, delegare compiti, condurre riunioni e supervisionare le persone ovunque si trovino, la gestione a distanza di un progetto può raggiungere comunque il successo.

Cos’è il virtual project management e come funziona?

La gestione virtuale dei progetti si basa sul lavoro di un team di progetto che attua da posizioni differenti e che, nella maggior parte dei casi, non si incontra mai personalmente.

Molte responsabilità e il ciclo di vita del progetto sono gli stessi che si trovano nel project management “tradizionale”, mentre altri fattori sono completamente diversi.

Non esiste una soluzione unica per essere un project manager virtuale di successo. Tutto dipenderà dalle strategie e dagli obiettivi che un’organizzazione persegue e dalla politica aziendale.

La differenza più grande che si trova nel virtual project management rispetto al classico, è sicuramente il canale di comunicazione.

Un buon PM virtuale deve essere empatico e in grado di cogliere sentimenti di caos o confusione generale all’interno di una squadra anche a distanza.

Mai come in questo caso inoltre, si dovrà investire in un software di gestione di progetti (link alla Home) per aiutare il project manager a rimanere aggiornato in tempo reale sullo stato di avanzamento delle attività.

I 5 suggerimenti per gestire un progetto a distanza con successo

Quello che vogliamo fare con questo articolo è fornire, ai Project Manager che hanno necessità di impegnarsi in progetti gestiti a distanza, alcuni suggerimenti che possano guidarli.

Cominciamo dal primo:

1. Avere un sistema

La natura stessa di un team virtuale lo rende più difficile da gestire a lungo termine rispetto ad un team “tradizionale”.

Le difficoltà di comunicazione o pianificazione possono causare la perdita di informazioni importanti nel processo.

Ancora più importante: può essere difficile sapere chi sta lavorando su cosa in qualsiasi momento o quando i diversi membri del team sono disponibili.

Troppa ambiguità in un team virtuale può portare a problemi importanti in un progetto.

Se un project manager virtuale non dispone di un sistema ben definito per monitorare progressi, flusso di lavoro e aspettative, il team farà fatica ad essere efficiente.

I leader di successo sono quindi proattivi e organizzati, il che consente loro di assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina e che lavorino verso obiettivi chiaramente definiti.

2. Usare gli strumenti di comunicazione nella maniera giusta

Come già detto, la comunicazione è fondamentale nel caso di team virtuali.

Fortunatamente, esistono molte tecnologie e strumenti che rendono molto più facile condividere informazioni e lavorare in collaborazione con gli altri.

Per la maggior parte dei team virtuali più efficienti, l’e-mail è diventata praticamente obsoleta.

Strumenti di collaborazione come piattaforme di videoconferenza, programmi di messaggistica istantanea, software di gestione dei progetti e cloud di archiviazione e condivisione di documenti consentono ai team di accedere alle informazioni e ai materiali di cui hanno bisogno in qualsiasi momento.

Questi strumenti inoltre, aiutano i dipendenti a chiarire situazioni dubbiose e fornire supporto in modo più efficace.

È fondamentale quindi che il project manager sia chiaro su quali strumenti sono disponibili e per che cosa devono essere utilizzati.

3. Costruire e mantenere la fiducia

Anche se un team virtuale dispone dei migliori processi e strumenti, non riuscirà comunque a fornire risultati positivi se i membri non si fidano l’uno dell’altro o – ancora peggio – non si fidano del proprio project manager.

Una mancanza di fiducia può manifestarsi in vari modi, ma nella maggior parte dei casi, il problema alla radice è la mancanza di relazioni forti e genuine all’interno del team.

Per lavorare insieme in modo produttivo, le persone devono capirsi e fidarsi l’una dell’altra.

I project manager virtuali devono quindi ricordare che queste relazioni sono importanti e, per mantenerle e coltivarle, promuovere regolarmente esercizi di team building.

4. Ottenere il massimo dalle riunioni virtuali

Le riunioni virtuali sono uno dei modi più efficaci per i team remoti di condividere informazioni, valutare i progressi e stabilire le priorità.

Inoltre, sono anche una buona opportunità per mantenere i rapporti e diventare più famigliari e a proprio agio l’uno con l’altro.

Un incontro virtuale non dovrebbe mai essere qualcosa di scontato e di improvvisato, ma deve essere programmato con molta attenzione.

Le riunioni dovrebbero essere abbastanza regolari da permettere alle persone di sapere cosa aspettarsi da loro, ma non così assidue da interferire con il lavoro quotidiano.

Le informazioni verranno condivise nel verbale che potrà anche essere condiviso nei documenti del software di project management

5. Enfatizzare la responsabilità

Una delle attività più importanti per un project manager virtuale è assicurarsi che ogni membro si ritenga responsabile del proprio lavoro.

Poiché i membri del team sono spesso fortemente dipendenti l’uno dall’altro, avere alcune persone che non seguono i propri impegni può rendere difficile per il resto della squadra seguire i propri.

I leader virtuali non devono solo dare l’esempio quando si tratta di modellare la responsabilità, ma devono anche stabilire cosa ci si aspetta da tutti e come le responsabilità sono distribuite.

E ancora, la comunicazione è fondamentale, poiché è impossibile ritenere qualcuno responsabile per un risultato quando non è stato compreso appieno ciò che ci si aspetta da lui.

Comunicando anticipatamente le aspettative e verificando con le persone lungo la strada, i project manager virtuali possono stabilire solide basi per rendere responsabile l’intero team.

 

Ci troviamo ora in un momento in cui è necessario per le persone essere in grado di gestire questi ambienti di lavoro virtuali.

Un buon project manager virtuale può fare la differenza tra un team remoto efficace e uno che non riesce a raggiungere gli obiettivi in ​​modo coerente.

Un buon project manager virtuale è in grado di comprendere che un team remoto ha esigenze e caratteristiche molto diverse da quelle di uno tradizionale.

Ciò consentirà quindi di implementare le soluzioni e le pratiche che rendono più facile per tutti eccellere nel proprio ruolo lavorando a distanza.

Gestire le aspettative di un progetto è un’abilità vitale per qualsiasi project manager e per il successo di un qualsiasi progetto. Il motivo è facilmente comprensibile.

Consegnare un progetto rispettando tempi e budget affidati è certamente l’obiettivo di ogni Project Manager, ma questo non basta a far felice un cliente.

Sarà sicuramente successo a più di un project manager di ritrovarsi a consegnare un progetto in tempo e nel rispetto del budget per poi scoprire che il cliente non è soddisfatto del risultato finale.

Questo spesso deriva da aspettative non corrispondenti alla realtà, ovvero da aspettative che vanno oltre gli obiettivi realmente raggiungibili (perlomeno nei tempi e col budget assegnato. Si tratta di una evenienza piuttosto comune, e quando si verifica è abbastanza spiacevole per entrambe le parti.

La cosa peggiore è che spesso questo viene fuori dal nulla, poiché tutto sembrava progredire secondo i piani. Ci si rende conto di non poter soddisfare le aspettative del cliente semplicemente perché si è trascurato di gestirle.

Aspettative: cosa sono e perché bisogna tenerne conto?

Un’aspettativa è definita come “una forte convinzione che qualcosa andrà ad accadere” sulla base di determinati presupposti e di esperienze precedenti.

L’essere umano è una creatura abituale e si aspetta che determinate cose si manifestino e funzionino in determinati modi.

Formiamo le nostre aspettative sugli altri e, allo stesso modo, siamo soggetti alle aspettative di coloro che ci circondano.

Certamente però, la vita non segue piani precisi e fissi nel tempo, rendendo quindi, a volte, vane ed erronee le aspettative.

In particolare, nel project management, non sapere come gestire le aspettative del cliente e anche del team di progetto porta a molte sfide, tra cui:

• Obiettivi e misure di successo poco chiare
• Confusione su quale compito si deve svolgere e quando
• Focus sulle priorità sbagliate
• Mancanza di impegno del team
• Fiducia ridotta tra project manager, team e cliente.

È fondamentale quindi gestire le aspettative (e non solo dei clienti) fin dall’inizio del progetto e durante tutto il suo ciclo di vita.

In particolare, esistono cinque modi per gestire le aspettative di un progetto. Vediamo quali sono.

Gestire le aspettative di un progetto: la Pianificazione del progetto

Molto spesso, le parti interessate hanno una visione del progetto e dei suoi risultati prima ancora che qualsiasi pianificazione del progetto effettiva abbia luogo.

Se questo aspetto non viene affrontato ed indirizzato nella maniera giusta, può portare a un conflitto tra ciò che viene promesso, come viene interpretata la promessa e ciò che al termine viene effettivamente consegnato.

È necessario coinvolgere le parti interessate all’inizio e durante la fase di pianificazione per sviluppare aspettative realistiche basate sulle risorse disponibili, sulle capacità del team e sui risultati desiderati.

Collaborare con le parti interessate per formulare l’ambito, le priorità e gli obiettivi, identificare le dipendenze delle attività e decidere come affrontare i rischi.

È anche importante coinvolgere il team nella pianificazione del progetto.

Ciò garantisce che il team sia allineato con gli obiettivi e può aiutare a creare un piano di progetto realistico, portando a una maggiore motivazione e coinvolgimento dei vari membri.

La chiarezza è fondamentale durante questa fase ed il project manager non deve dare per scontato che tutti abbiano la stessa comprensione del piano e degli obiettivi del progetto.

Gestire le aspettative di un progetto: Esecuzione del progetto

La chiave qui sta nel tenere riunioni separate con il team e le parti interessate per discutere su come il progetto verrà eseguito e monitorato.

La riunione con il team deve essere utilizzata per assicurarsi che tutti comprendano appieno il progetto, il loro ruolo e le aspettative del project manager su come verrà consegnato il progetto.

L’agenda può includere ad esempio:

• Ruoli e responsabilità
• Compiti e dipendenze
• Cronologia, pietre miliari e risultati chiave
• Requisiti di monitoraggio e reportistica
• Piano di comunicazione
• Disponibilità delle risorse
• KPI e metriche
• Strategie di gestione del rischio
• Processo di richiesta di modifica

Inoltre, è necessario pianificare riunioni regolari con il team – ad esempio una volta a settimana – per esaminare i progressi compiuti e le attività imminenti.

Durante una riunione con le parti interessate si rivedranno i documenti e i processi di progetto, l’ambito e le scadenze e si chiariranno eventuali dubbi o problemi.

Questa riunione è anche un’opportunità utile per evidenziare, ad esempio, le responsabilità delle parti interessate, fornendo un feedback tempestivo prima che sia troppo tardi e il progetto cominci a muoversi nella direzione sbagliata.

 Gestire le aspettative di un progetto:  Comunicazione

Le aspettative si basano su ipotesi e preconcetti ed una comunicazione costante ed efficace è fondamentale per ridurne l’impatto.

La comunicazione inizia già nella fase di pianificazione del progetto e continua durante tutto il suo ciclo di vita.

Quando un project manager si incontra con le parti interessate e con il team di progetto, deve essere onesto su ciò che può essere realizzato e chiaro sui piani concordati.

Esistono diversi modi per raggiungere questo livello di chiarezza: ad esempio, utilizzare un linguaggio semplice per evitare confusione, incoraggiare domande e concludere ogni incontro con un breve riepilogo (magari inviato per mail a tutti i partecipanti).

Un altro suggerimento è quello di registrare e archiviare i verbali delle riunioni nel folder dedicato al progetto per avere riferimenti futuri.

Un piano di comunicazione efficiente dovrebbe comprendere:

• Il canale di comunicazione per ogni situazione: e-mail, messaggi istantanei, forum di discussione online, riunioni, ecc.
• Frequenza della comunicazione.
• Responsabili della comunicazione.
• Gestione della comunicazione di rischi e problemi.

Questo ultimo punto si riferisce alla questione delicata delle cattive notizie.

I progetti inevitabilmente vanno fuori strada, ma il problema può essere facilmente superato grazie ad una comunicazione rapida ed efficiente.

Gestire le aspettative di un progetto:  False promesse

È facile prima di iniziare il lavoro per un progetto, lasciarsi coinvolgere dall’eccitazione per un nuovo lavoro e soccombere alla pressione delle parti interessate facendo false promesse.

Un “potremmo essere in grado di farlo” può diventare facilmente un “possiamo certamente farlo” ed ecco che ci si ritrova a lottare con aspettative non realistiche.

È importante quindi che un project manager accetti obiettivi che sa con sicurezza siano raggiungibili, mentre per quanto riguarda gli altri deve mantenere aperta una finestra di dialogo o mettere in chiaro i possibili rischi, senza dare false promesse.

Una soluzione potrebbe essere, in caso di dubbi su una richiesta o su un suggerimento, controllare la cronologia di progetti simili precedenti e/o consultare il team di progetto o specialisti del settore prima di concordare eventuali scadenze.

Gestire le aspettative di un progetto: Aspettative personali

Come accennato in precedenza, le persone si aspettano sempre determinati comportamenti da coloro che le circondano.

Tuttavia, poiché in genere le aspettative non coincidono con la realtà, potremmo essere delusi dalle azioni di familiari, amici e colleghi.

Come project manager, è importante quindi condividere le proprie aspettative con il team di progetto.

Essere trasparenti in merito allo standard dei risultati finali, ai requisiti di comunicazione, alla responsabilità per la gestione dei rischi, ecc. può rendere le aspettative all’interno del team molto più gestibili.

Inoltre, un project manager deve essere chiaro sui meccanismi e sui processi di feedback per affrontare le scarse prestazioni dei membri del team.

Aspettarsi che un team di progetto fornisca risultati senza alcuna direzione o guida è semplicemente ingiusto ed erroneo.

Conclusioni

Le aspettative sono inevitabili sia nella vita di tutti i giorni che nel project management.

Tutto ciò che facciamo, tutto ciò che diciamo, tutto ciò che non facciamo, tutto ciò che non diciamo crea aspettative su ciò che faremo o diremo in futuro.

Per questi motivi, nella gestione dei progetti è importante che il project manager sia in grado di garantire che tutte le parti interessate mantengano le stesse aspettative e che tali aspettative siano realistiche e intenzionali.

La gestione proattiva delle aspettative porta di conseguenza a progetti di successo, stakeholder e clienti soddisfatti e team coinvolti.

Una cultura aziendale forte modella i processi decisionali di un’organizzazione, guida le azioni così come il comportamento individuale di tutti i dipendenti.

Nella sua forma generale, la cultura aziendale comprende le credenze, le norme, i valori, gli atteggiamenti condivisi che permeano tutte le parti dell’organizzazione.

Questi modelli aiutano a fornire stabilità e coerenza all’organizzazione, ma una cultura forte può anche erigere barriere che ostacolano i risultati necessari per rimanere competitivi.

I project manager che non hanno consapevolezza della cultura aziendale possono essere limitati dai valori e dalle credenze della cultura di base dell’organizzazione.

Al contrario, i project leader consapevoli hanno un forte legame con la loro cultura aziendale, sono più adattabili, flessibili ed efficaci.

Ma cos’è la cultura aziendale?

Fondamentalmente, la cultura aziendale è la personalità dell’organizzazione.

La stessa persona, collocata in organizzazioni diverse, o anche in dipartimenti diversi della stessa organizzazione, agirebbe diversamente, perché una forte cultura aziendale crea ideali sociali che guidano il comportamento individuale.

La cultura aziendale è un mezzo attraverso il quale i messaggi su ciò che l’organizzazione rappresenta vengono trasmessi ai dipendenti e alle altre parti interessate.

Quando gli individui si impegnano nelle credenze dell’organizzazione, tali credenze vengono interiorizzate e i singoli membri le considerano come credenze personali.

Comprendere la cultura dell’organizzazione è quindi fondamentale per la realizzazione di progetti di successo.

Forze esterne e interne modellano la cultura aziendale che ha un impatto sui progetti.

La struttura, ad esempio, influenza la cultura.

Strutture rigide, formali e di controllo possono promuovere l’efficienza funzionale a spese dell’innovazione collaborativa.

Anche le azioni di leadership comunicano convinzioni, valori e ipotesi che contribuiscono alla cultura aziendale.

Alcuni leader incentivano e promuovono la competizione individuale e di gruppo, mentre altri leader incoraggiano a lavorare in modo collaborativo e sinergico.

Le misure di prestazione inoltre, svolgono un ruolo enorme nel determinare la cultura di un’organizzazione.

Che cosa viene misurato, se, ad esempio, profitti, ovvero risparmi sui costi, posizione rispetto alla concorrenza, ecc. anche questo fa parte della cultura aziendale.

Last but not least, anche le forze esterne danno forma alla cultura aziendale e sono molto potenti poiché le organizzazioni riflettono ideologie transnazionali, nazionali, regionali ed industriali.

Questi possono assumere la forma di religione, scienza, ideologie politiche e preoccupazioni ambientali.

Tutti questi elementi elencati influenzano quindi il modo in cui le persone percepiscono l’organizzazione e come si comportano all’interno di essa.

Cosa significa questo per il project manager?

I progetti hanno spesso un profondo impatto sull’organizzazione e, ovviamente, sulle persone al suo interno, soprattutto quelle che ci lavorano direttamente.

I progetti trasformano tutta o parte di un’organizzazione e per loro stessa natura creano cambiamenti nell’organizzazione in generale e/o nei singoli dipartimenti.

I project manager devono essere in grado di interagire con vari elementi subculturali all’interno della propria organizzazione e, se il caso, anche di quella del cliente, spesso anche contemporaneamente.

I project manager consapevoli delle differenze culturali possono evitare o ridurre al minimo i conflitti derivanti da errori di produttività o incomprensioni.

Le differenze possono sorgere a causa di problemi di comunicazione tra diverse culture aziendali.

È importante che il project manager compia quindi uno sforzo per parlare e ascoltare “diverse lingue” in modo da tenere conto di queste differenze.

Un giudizio ostinato e frettoloso che attribuisce barriere progettuali all’inflessibilità o alla caparbietà di un’altra persona può polarizzare le differenze, intensificare i conflitti e rendere molto difficile o quasi impossibile completare il progetto.

I progetti hanno una maggiore probabilità di successo quando:

• Iniziano con la premessa che le organizzazioni sono sistemi sociali viventi.
• Valutano, identificano, lavorano e si allineano con la cultura di base dell’organizzazione.
• Sono legati direttamente alla strategia dell’organizzazione.
• Sono allineati con iniziative di cultura e leadership.

I progetti considerati in linea con la cultura aziendale possono avere implementazioni più fluide e percentuali di successo più elevate rispetto ai progetti che sfidano queste norme culturali.

Inoltre, comprendere la cultura aziendale e il suo rapporto con il project management può aiutare le organizzazioni a capire quali progetti perseguire e quali invece non considerare.

La cultura Aziendale come elemento determinante

La cultura gioca forse il ruolo più importante nel determinare se l’organizzazione ha successo nell’esecuzione dei progetti o no.

Se un’organizzazione ha difficoltà a completare correttamente i progetti, non è possibile incolpare sempre i project manager.

Questi potrebbero stare lavorando in una cultura aziendale che non supporta i loro sforzi e fino a quando la cultura non cambierà, i project manager faranno costantemente fatica ad avere successo.

Ma, al contrario, una cultura aziendale positiva può incentivare il successo di un progetto.

Le organizzazioni e, di conseguenza, i team di progetto hanno personalità e sistemi di valori unici e un modo individuale per svolgere le attività per raggiungere successo.

Più un project manager capisce e accetta il concetto di cultura aziendale, più sarà efficace nell’ottenere supporto e guidare il progetto attraverso la miriade di labirinti organizzativi.

I project manager lavorano in genere all’interno della propria cultura aziendale di base con le sottoculture di altri dipartimenti – ad esempio: ricerca e sviluppo, marketing e vendite o produzione… ognuno con i propri “modi intrinseci di fare le cose qui per avere successo” – o dei clienti esterni.

Comprendere e parlare la lingua della cultura di riferimento è fondamentale per il successo del progetto.

Comunicare efficacemente con la cultura circostante può aiutare a sviluppare piani e strategie che saranno molto più probabilmente riconosciute e rispettate nel tempo, bypassando le pratiche che violano le credenze e i valori dell’organizzazione sia propria che esterna.

Questa è una parte importante dello sviluppo del team di progetto che permette anche di garantire un clima salutare durante il lavoro del team e l’impostazione di base per garantire il successo del progetto.

In tutto il mondo, scuole di ogni grado e asili nido hanno chiuso le porte nel tentativo di rallentare la diffusione del coronavirus.

Questo è incredibilmente importante per la salute delle nostre comunità, ma i genitori che lavorano da casa si trovano così ad affrontare una situazione domestica complessa da gestire.

La cosa si complica quando i genitori si trovano per la prima volta ad affrontare l’home working.

Ecco quindi 5 suggerimenti su come trovare un senso di equilibrio fra vita lavorativa e vita domestica all’interno dei confini dell’isolamento causato dal coronavirus.

 1. Creare un programma della giornata, anche per i figli

Come abbiamo detto nel nostro articolo precedente sulla gestione del tempo nell’home working, la chiave per un’organizzazione efficiente del lavoro da casa è quella di redigere una to-do-list delle attività.

La stessa regola deve valere nel caso dei figli, redigendo un programma rigoroso che replica quello di una normale giornata scolastica.

Molte scuole si sono attrezzate con lezioni online e compiti virtuali, bisogna quindi ricordare ai figli che non si trovano di fronte ad un periodo di vacanza, ma solamente in una situazione eccezionale causata da un’emergenza.

Ogni mattina è importante svegliare i propri figli, preparare la colazione e vestirli proprio come si farebbe se andassero a scuola.

2. Comunicare, anche più di quanto si pensi sia necessario

Quando si lavora da remoto, la comunicazione è uno degli elementi chiave per mantenere l’efficienza e far capire agli altri la situazione di casa.

Quando si tratta di vita lavorativa, è importante essere trasparenti sul fatto che ci si sta anche destreggiando tra le esigenze dei figli, in modo che i colleghi – e soprattutto il diretto superiore – non siano sorpresi.

Ad esempio, se si sta partecipando ad un meeting in Skype, è assolutamente lecito informare gli altri dicendo che si è alle prese con un bambino che cammina per la stanza e che potrebbe disturbare la chiamata improvvisamente.

Soprattutto vista l’imprevista situazione lavorativa in cui molti si ritrovano, un’affermazione come questa diventa fondamentale e per niente negativa.

I partecipanti alla riunione saranno infatti più consapevoli e comprensivi se vengono avvertiti in anticipo.

Considerata l’eccezionalità della situazione, si potrebbe anche chiedere la riprogrammazione delle riunioni in modo da non avere chiamate che durino ore ed ore, ma brevi e frequenti meeting online, così da poter gestire meglio i figli.

3. Definire i confini con i figli

Oltre a comunicare con i colleghi e con il manager, è fondamentale stabilire dei limiti con i figli.

In questo momento, può essere utile consentire ai bambini di giocare o guardare più a lungo la TV in modo da tenerli occupati.

È importante però spiegare chiaramente che si tratta di una situazione speciale e che questa libertà non durerà per sempre.

Inoltre, è necessario rendere chiaro quando assolutamente non bisogna essere disturbati.

Questo limite potrebbe essere segnalato in diversi modi, ad esempio con la chiusura della porta se si ha una stanza adibita ad ufficio oppure, se si ha una scrivania in una stanza comune, preparare un cartello con la scritta “STOP” e posizionarlo in bella vista nel momento in cui assolutamente non si vuole essere disturbati.

4. Fare delle pause

Le pause sono fondamentali, anche quando si lavora da casa.

Soprattutto per chi ha figli, fare una pausa di 10 minuti ogni ora diventa importante, anche per avere la possibilità di prestare loro un minimo di attenzione e assicurarsi che anche la loro giornata stia andando nel verso giusto.

Se ci si ritrova in una situazione particolare, in cui il figlio ha bisogno di più attenzione, è importante comunicarlo al proprio superiore e cercare di trovare una soluzione.

Inoltre, non fa male offrire supporto o copertura anche ad altri colleghi che potrebbero aver bisogno di una pausa in più o più lunga per stare dietro ai loro figli.

5. Organizzare turni con il proprio partner

Se entrambi i genitori lavorano da casa, questo può semplificare di molto l’organizzazione tra vita lavorativa e vita domestica con i figli.

In questo caso la chiave è organizzare turni con il proprio partner, in modo che sia chiaro chi si deve occupare dei figli e quando, lasciando così all’altro coniuge la possibilità di concentrarsi sul lavoro senza interruzioni.

Anche se il partner non lavora da casa, ma fa parte della piccola fetta di popolazione che ancora si reca ogni giorno sul posto di lavoro, si tratta comunque di un aiuto in più rispetto ai genitori single.

Un programma rigoroso sarà il segreto per massimizzare la giornata di tutti.

È importante capire che all’inizio si farà molta fatica e si compiranno molti errori prima di trovarsi di fronte ad una giornata di home working relativamente “accettabile”.

Per trovare la soluzione e la routine giusta, come in tutte le cose, c’è bisogno di allenamento e pratica.

State quindi pronti ad innovare, testare e ripetere più strategie durante le prossime giornate e ricordatevi che esistono già molti lavoratori da remoto con figli che sono in grado di gestire ottimamente questa situazione.

C’è quindi speranza per tutti!

Con un po’ di pianificazione, sicuramente molte discussioni ed un atteggiamento adattabile, si sarà in grado di organizzare efficientemente il periodo di home working con i bambini durante questo Coronavirus.

Vogliamo pertanto concludere questo articolo con l’hashtag più sentito di questo periodo: #andratuttobene

Definire il perimetro di progetto, detto anche l’ambito di un progetto, è una sfida che i project manager incontrano sempre quando vanno a lavorare per la prima volta ad un nuovo progetto.

Il perimetro del progetto è la parte della pianificazione del progetto che prevede la determinazione e la documentazione di un elenco di obiettivi specifici del progetto, risultati finali, caratteristiche, funzioni, attività, scadenze e costi.

In altre parole, è ciò che deve essere realizzato e il lavoro che deve essere fatto per realizzare un progetto.

È importante definire questo perimetro nelle prime fasi del ciclo di vita di un progetto poiché ciò può avere un impatto notevole sulla pianificazione e/o sui costi del progetto lungo il suo percorso.

Un ambito di progetto ben definito è una necessità per garantire il successo di un qualsiasi progetto e d’altra parte ne avevamo già parlato in questo articolo sullo Scope management.

Senza di esso, non importa quanto efficientemente, quanto efficacemente e quanto duramente un project manager lavori con il suo team, in generale, questi non saranno in grado di concludere il lavoro positivamente.

L’importanza di definire il perimetro di un progetto

Ecco i vantaggi che la definizione di perimetro di un progetto offre a qualsiasi organizzazione:

• Articola ciò che comporta il progetto in modo che tutti gli stakeholder possano capire cosa è coinvolto (o no) nel lavoro;
• Fornisce delle informazioni che i project manager possono utilizzare per assegnare compiti, pianificare lavori e budget in modo appropriato (un perimetro appunto), all’interno del quale i project manager possono pianificare;
• Aiuta a focalizzare i membri del team su obiettivi comuni;
• Impedisce ai progetti, in particolare quelli complessi, di espandersi oltre la visione – oltre il perimetro – stabilita.

Il perimetro di un progetto determina una solida base per la gestione di un progetto e aiuta a garantire che le risorse non vengano dirottate o sprecate su elementi fuori dall’ambito.

In questo modo sarà possibile per il project manager allocare le attività in modo più efficiente e fornire indicazioni ai membri del team in modo da poter consegnare il progetto entro la scadenza ed il budget determinati.

Come si imposta quindi il perimetro di un progetto?

I seguenti passaggi possono aiutare il project manager a definire efficacemente il perimetro di un progetto:

1. Identificare le esigenze del progetto

Quando si è chiaramente in grado di identificare le esigenze di un progetto, si hanno maggiori probabilità di stabilire un solido punto di riferimento dall’inizio.

Comprendere il “cosa e perché” di un progetto consentirà al project manager di stabilire obiettivi specifici e realizzabili.

L’identificazione delle esigenze di progetto permette inoltre di stabilire le basi per quali attività devono essere seguite e come devono essere eseguite.

2. Confermare gli obiettivi del progetto

La determinazione di un perimetro di progetto dovrebbe comportare che gli obiettivi siano quelli che seguono una linea guida SMART; cioè specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e completati entro un determinato periodo di tempo.

Vediamoli più nel dettaglio.

• Specifico è ciò implica affermare con precisione ciò che il progetto vuole raggiungere. Cioè, cosa, perché e come si svolgerà il tutto. La chiarezza ridurrà le possibilità di ambiguità e incomprensioni.
• Misurabile: gli obiettivi sono misurabili oggettivamente?
• Raggiungibile: è possibile raggiungere gli obiettivi del progetto, date le risorse disponibili?
• Rilevante: l’obiettivo deve avere un impatto – positivo – sul business dell’organizzazione.
• Temporaneo: gli obiettivi del progetto possono essere raggiunti entro i tempi previsti?

3. Descrizione del perimetro del progetto

Come project leader, bisogna essere chiari sulle caratteristiche e sul funzionamento richiesti per il prodotto o servizio che sarà l’output di progetto.

In altre parole, quali determinate qualità saranno richieste per raggiungere la meta finale di un progetto con successo.

4. Aspettative e accettazione

I progetti di successo sono quelli che soddisfano le aspettative dell’utente finale.

Gli utenti finali possono essere sia i clienti che il team di progetto o qualche altra figura all’interno dell’organizzazione.

Per i clienti, questo significa il prezzo, il valore e la qualità dei prodotti/servizi nonché le politiche di disponibilità, consegna e restituzione.

Per i dipendenti o le figure interne all’azienda, ciò include ad esempio l’efficacia e l’efficienza dei nuovi processi operativi.

In definitiva, il perimetro del progetto è quello che dovrebbe essere in sintonia con i risultati migliori a chiunque possa essere l’utente finale.

5. Identificare i vincoli

Esistono sempre dei blocchi – più o meno importanti – sulla strada per raggiungere un determinato obiettivo, e questo anche nei progetti.

Quando si è consapevoli delle possibili limitazioni lungo il percorso, questo può aiutare a ridurre al minimo i problemi che potrebbero ritardare o limitare la capacità di raggiungere il risultato del progetto.

Questi vincoli possono essere causati da condizioni ambientali, problemi tecnologici e/o mancanza di risorse.

Comunicare tempestivamente tali problemi al proprio team e adottare misure per superare questi ostacoli ridurrà i ritardi nel completamento del progetto e manterrà le spese all’interno del budget.

6. Identificare le modifiche necessarie

È sempre meglio evitare di rielaborare il perimetro del progetto, poiché ciò significa investire in più tempo, denaro e risorse.

Tuttavia, a volte questi cambiamenti sono inevitabili e necessari; la chiave è quindi limitarli il più possibile.

Suggerimenti per la gestione del perimetro di un progetto

Ecco alcuni suggerimenti per la gestione del perimetro di un progetto, che possono aiutare a evitare alcuni dei più frequenti problemi che si possono riscontrare durante il ciclo di vita del progetto.

• Ambiguità: L’ambiguità nel campo di applicazione porta spesso a lavoro e confusione superflui. Per evitare ciò, il perimetro deve essere chiaramente definito e preciso.
• Definizione incompleta: Il perimetro non completamente definito porta a schedulazioni errate che comportano sovraccarichi di costi. Per evitare ciò, il perimetro di progetto deve essere completo e accurato.
• Transitorietà: Un perimetro transitorio porta è la causa principale di consegne in ritardo e progetti “senza fine”. Per evitare ciò, il documento di scopo deve essere finalizzato e rimanere inalterato per la durata del progetto.
• Ambito non collaborativo: Un perimetro di progetto non preparato in modo collaborativo causa interpretazioni errate. Per evitare ciò, il documento che lo riguarda dovrebbe essere condiviso con tutte le parti interessate in ogni fase del processo di definizione del perimetro.

La gestione del perimetro di progetto non è difficile da attuare; tuttavia, richiede sforzo, tempo e pazienza.

Quando si tratta di pianificazione del progetto, la definizione del perimetro del progetto è uno dei passaggi più critici.

Nel caso in cui un progetto viene avviato senza sapere esattamente dove stanno i confini, ci sono poche possibilità di successo.

Lo scopo principale della definizione del perimetro di un progetto è descrivere chiaramente quale sarà l’area sotto il controllo del progetto.

Cos’è un Framework di progetto? Proviamo a scoprirlo insieme.

Uno dei maggiori motivi per cui la gestione dei progetti sta aumentando in praticamente tutti i settori è che l’economia mondiale è diventata incentrata sul progetto.

Fondamentalmente, tutto ciò che non è considerato un’operazione di routine, è un progetto.

Adottando quindi strategie e framework di gestione del progetto – come la stipula di risultati chiari e la definizione di un programma di lavoro – le operazioni possono essere gestite in modo più efficace.

La gestione del progetto nelle organizzazioni non è più un’aggiunta, ma una priorità e, in alcuni casi, una parte essenziale dell’organizzazione.

Mentre il ruolo del project manager è cambiato radicalmente nell’ultimo decennio, in gran parte a causa delle tecnologie emergenti, le basi rimangono le stesse.

Le sei fasi del Framework di progetto

Un esempio di uno degli strumenti principali che ogni project manager utilizza è il framework di gestione del progetto.

Questo framework combina una serie di strumenti e processi per garantire che un progetto funzioni senza intoppi dall’inizio alla fine.

A seconda dell’azienda, questo framework può avere nomi diversi per le diverse fasi, ma le sei fasi che includono tutti gli elementi di base sono:

Framework di progetto 1. La fase di iniziazione

Questa si riferisce al lancio di un progetto.

Qui vengono identificati gli stakeholder, vengono definiti l’ambito e gli obiettivi e viene chiarita la necessità del progetto. È durante questa fase che viene misurata la fattibilità del progetto.

Il principale risultato finale di questa fase è l’avvio del progetto.

Framework di progetto 2. La fase di pianificazione

Questo è il momento in cui tutte le decisioni vengono finalizzate e viene sviluppato il percorso del progetto.

Il team sviluppa un programma di progetto e una sequenza temporale corrispondente e determina quali materiali e risorse saranno necessari per concludere con successo il progetto.

Vengono inoltre identificate potenziali minacce che potrebbero posticipare il termine del progetto o impedire che le attività vengano completate rispettando il budget.

Il risultato finale in questa fase è la creazione di un piano di progetto.

Framework di progetto 3. La fase di esecuzione

Il progetto passa qui dalla progettazione allo sviluppo.

Questa è spesso la fase più lunga del framework e prevede lo sviluppo dei risultati secondo il piano del progetto.

A questo punto, il team utilizzerà spesso rapporti sullo stato e terrà riunioni periodiche con gli sponsor e le principali parti interessate per valutare i progressi.

Il principale risultato finale in questa fase è ottenere l’approvazione del prodotto o servizio previsto.

Framework di progetto 4. La fase di controllo

Questa è la fase di aggiustamento in cui gli stakeholder del progetto intraprenderanno azioni correttive in risposta a deviazioni rispetto al budget, alle tempistiche e all’ambito.

Il project manager potrebbe rivalutare i livelli delle risorse, monitorare gli obiettivi del progetto e organizzare incontri con le parti interessate per l’approvazione delle modifiche.

Il principale risultato in questa fase è la comunicazione dei progressi.

Framework di progetto 5. La fase di valutazione

È in questa fase del Framework che viene valutata la performance del progetto nel suo insieme.

Il project manager utilizzerà gli indicatori chiave di prestazione per determinare se il progetto è sulla buona strada o no.

I fattori che verranno monitorati includono, ad esempio:

• se il progetto rientra nel budget;
• se il progetto segue il programma stabilito;
• qualsiasi modifica all’ambito del progetto.

Il principale risultato finale in questa fase è la misurazione delle prestazioni e della progressione del progetto.

Framework di progetto 6. La fase di risoluzione

Un progetto di successo termina – con successo – quando ha raggiunto tutti i risultati aspettati.

Le lezioni apprese saranno quindi raccolte e documentate in un documento apposito.

Questo documento costituisce un’opportunità per imparare dagli errori del passato (lesson learned) e implementare pratiche di successo per i progetti futuri.

Queste sono quindi le sei fasi di base di un framework di gestione di progetti.

Chiaramente, i tradizionali processi di gestione dei progetti sono in continua evoluzione con l’adozione di nuove pratiche.

Trovare il giusto equilibrio tra l’adozione dei nuovi moderni strumenti e le metodologie classiche comprovate è e sarà una grande sfida per i project manager.

Framework di gestione del progetto in dettaglio

La Guida PMBOK descrive un framework di gestione dei progetti come una struttura di base per la comprensione della gestione dei progetti.

Sono disponibili diversi framework e i project manager sceglieranno quello che funziona meglio per il progetto all’interno della propria organizzazione.

In alcuni casi, le organizzazioni sfruttano più framework a seconda dell’unità dipartimentale o del tipo di progetto.

Vediamo quali sono alcuni dei più diffusi framework di progetto.

Critical Chain Project Management (CCPM)

Il CCPM è progettato per far fronte alle incertezze inerenti alla gestione dei progetti.

Questo metodo si concentra sull’allocazione delle risorse, incluso personale, competenze, gestione e capacità durante il progetto.

L’obiettivo è mantenere il livello di carico di lavoro per tutte le risorse.

Lean

Il concetto chiave della gestione del progetto Lean è quello di offrire un valore elevato con un minimo spreco.

Il metodo Lean cerca di raggiungere questo obiettivo attraverso la standardizzazione, la massima compatibilità, sicurezza, ripetibilità, interoperabilità e qualità.

Lean utilizza spesso la metodologia Six Sigma, che è orientata al miglioramento della qualità attraverso l’eliminazione dei difetti, standardizzando e formalizzando i processi.

Extreme Project Management / Megaproject (XPM)

Extreme Project Management (XPM) è un framework sviluppato per soddisfare le esigenze di progetti molto complessi e spesso altamente elastici.

XPM si occupa più della gestione degli stakeholder che delle tempistiche delle attività.

In un progetto tradizionale, il risultato è molto meno complesso, il cambiamento è costoso e quindi ridotto al minimo, si presume che la tecnologia rimanga tendenzialmente invariata e il progetto è guidato dal piano del progetto.

Ciò non si adatta particolarmente in ambienti caratterizzati da alta tecnologia in cui il cambiamento è una costante perché la tecnologia è in continua evoluzione.

XPM è  quindi caratterizzato da periodi di sviluppo (sprint) molto brevi di due settimane o meno.

Scrum

Il metodo Scrum si basa anch’esso su sprint brevi, ma gli sprint Scrum sono più lunghi rispetto a quelli di XPM e in genere durano da due a quattro settimane.

Waterfall

La metodologia Waterfall è generalmente considerata come un approccio tradizionale alla gestione dei progetti.

Waterfall si basa sull’idea che tutto accade in sequenza, con una fase di un progetto che termina prima dell’inizio di un’altra.

Perché esistono così tanti framework di gestione di progetti?

Ogni framework ha i suoi punti di forza e di debolezza, ma, soprattutto, ogni progetto ha i propri bisogni e necessita di determinate risorse.

Alcuni elementi che possono determinare quale struttura utilizzare sono il tipo di attività, la natura unica dei progetti e i diversi dipartimenti coinvolti, nonché da quella che è la direzione aziendale.

Un project manager deve quindi aver bene in mente quali sono i framework di gestione di progetto e deve essere in grado di individuare qual è il più adatto in ogni occasione.

Solo scegliendo il framework corretto infatti, un progetto potrà svolgersi con successo rispettando quella che è la cultura aziendale e l’obiettivo finale dell’organizzazione.

I flussi di informazione in un progetto hanno un’importanza vitale per il Project Manager.

Anche a causa dei nuovi metodi di progettazione, prodotti, tecnologie e processi innovativi,  la quantità di informazioni all’interno di un’organizzazione e aumentata esponenzialmente.

Ciò nonostante, l’aumento della quantità di informazioni disponibili per i progetti, non viene adeguatamente sfruttata e di conseguenza non finisce per aggiungere valore al progetto.

E ciò è particolarmente vero nel caso di progetti complessi.

La ragione principale di questo deriva da un’inefficace gestione del flusso di informazioni.

Cosa succede alle informazioni?

Per poter capire come gestire al meglio il flusso di informazioni dobbiamo provare a conoscerlo meglio. Il flusso di informazioni richiede quattro componenti:

• un punto di partenza (fonte),
• un punto finale (ricevitore),
• un percorso (interazione)
• una forza trainante (rilevanza reciproca).

Esistono due tipi di entità che possono fungere da fonte o destinatario delle informazioni:

1) persone

2) documenti, cioè strumenti come grafici, report e altri documenti che consentono la comunicazione tra gruppi di persone.

Il ruolo di una persona nel flusso di informazioni è determinato dal suo ruolo contrattuale all’interno del progetto.

Questo ruolo determina:

• il tipo di informazioni che ci si aspetta da una persona,
• il tipo di informazioni che la persona può fornire,
• come tali informazioni vengono condivise e come vengono ricevute da essa.

I documenti influenzano il flusso di informazioni attraverso la loro struttura, la loro ricchezza di notizie ed il processo di acquisizione e utilizzo delle informazioni.

Questo insieme, ovvero le caratteristiche delle persone e della documentazione coinvolta in un progetto, creano il potenziale flusso di informazioni, ma ciò non significa che le informazioni disponibili saranno effettivamente incorporate nel progetto.

L’interazione tra persone e documenti come elemento chiave per il Flusso di informazioni

È l’interazione tra queste entità che finisce per determinare il destino, e quindi il flusso vero e proprio, delle informazioni.

In base al tipo di interazione, le informazioni possono essere accettate, rifiutate o ignorate.

Affinché le informazioni aggiungano valore a un progetto, è necessario eseguire tre passaggi critici:

• Le informazioni devono essere condivise da un individuo nel team di progetto.
• Le informazioni condivise devono essere accettato da altri membri del team di progetto. Le informazioni che vengono ignorate o rifiutate diventano sprechi ed essenzialmente scompaiono dal progetto a meno che non vengano nuovamente condivise in altre circostanze. Le informazioni accettate da altri invece, vengono catturate nella memoria collettiva del team di progetto. Tuttavia, l’accettazione delle informazioni non significa automaticamente che queste informazioni vengano utilizzate e creino valore in un progetto.
• È solo quando le informazioni vengono utilizzate in una decisione che sono finalmente in grado di aggiungere valore al progetto

I “Big Four” delle interazioni e della comunicazione

Esistono una serie di fattori che moderano ed influenzano il risultato delle interazioni.

Basicamente, è possibile ridurre questi fattori a quattro principali: fiducia, impegno, apprendimento e l’intesa comune.

Questi fattori chiave determinano quindi quali informazioni vengono condivise, come vengono condivise, come vengono ricevute e pongono le basi per  interazioni future.

La fiducia implica avere aspettative positive sulle azioni future di un’altra persona quando un individuo è vulnerabile a tali azioni.

L’impegno è la forza dell’identificazione di un individuo in una particolare organizzazione o progetto.

Insieme, questi due fattori influenzano i valori di una persona riguardo al progetto, come ad esempio:

• come una persona vede gli altri nel team di progetto,
• come una persona vede il proprio ruolo,
• quanto impegno una persona è disposta a dare,
• il senso di associazione e interesse per il progetto da parte di una persona.

L’apprendimento avviene quando l’elaborazione di nuove informazioni cambia – potenzialmente – l’intervallo comportamentale di un individuo.

L’intesa comune deriva da un accordo informale su ciò che è rilevante per gli altri membri del team ed il progetto in generale.

Insieme, l’apprendimento e l’intesa comune formano il modello mentale di un individuo. I modelli mentali, a loro volta, determinano come una persona

• Valuta nuove informazioni,
• Collega nuove informazioni alle loro conoscenze esistenti,
• Classifica e ordina informazioni per il progetto.

I flussi informativi di progetto: Valori, modelli mentali e processo decisionale

Le persone sono razionalmente limitate, ciò significa che sono in grado di comprendere una quantità limitata di informazioni.

Per questo motivo, ci si affida ai propri valori e propri modelli mentali per limitare la quantità di informazioni di cui si ha bisogno.

Sulla base del loro quadro di riferimento, le persone vengono a conoscenza solo di un sottoinsieme delle informazioni totali disponibili.

Da tali informazioni, le persone filtrano ulteriormente le informazioni in base a ciò che ritengono importante.

Le informazioni rimanenti sono quelle che usano per interpretare la situazione e prendere decisioni.

A causa di diversi quadri di riferimento, gli individui possono essere esposti alla stessa situazione e alle stesse informazioni, ma arrivare a trarre conclusioni ed idee molto diverse sull’argomento in questione.

Per quanto riguarda le interazioni del team di progetto, lo scopo principale è condividere informazioni e prendere decisioni.

Di conseguenza, l’efficacia dell’interazione diventa uno dei fattori più cruciali nel determinare il risultato di un progetto.

In un team di progetto inoltre, il modo in cui gli altri condividono le informazioni e il modo in cui i contributi di una persona vengono ricevuti influisce sulla costruzione della fiducia.

Ciò include questioni riguardanti come gli individui si sentono:

• Come vengono valutati i loro contributi dagli altri?
• Vengono trattati in modo equo?
• C’è responsabilità reciproca nel team?
• Le loro aspettative sono state soddisfatte?
• I membri del team di progetto mostrano un impegno per gli obiettivi del team al di sopra dei loro obiettivi personali?

Queste valutazioni influenzano la quantità, il tipo e la qualità di informazioni condivise nelle successive interazioni, la dinamica interpersonale tra i membri del team e la disponibilità delle persone a condividere e accettare informazioni.

Di conseguenza, come detto precedentemente, l’efficacia dell’interazione diventa uno dei fattori più cruciali nel determinare il risultato di un progetto.

I flussi informativi di progetto: casi complessi

Nei casi più complessi, la crescente importanza della gestione e integrazione delle informazioni richiede un’entità all’interno dei team di progetto responsabile dell’integrazione sociale e del flusso di comunicazione.

Il ruolo principale dell’integratore è quello di creare un ambiente che faciliti la fiducia e i cicli di apprendimento positivi. Ciò include:

• Sottolineare il valore dei contributi individuali rispetto agli obiettivi del progetto,
• Gestire le aspettative mantenendo responsabilità, disciplina ed equità stabilendo obiettivi chiari e coerenti
• Comprensione dei modelli mentali esistenti ed interazione positiva fra questi.

Ecco quindi come una corretta gestione dei flussi informativi diventa fondamentale per il successo di un progetto.

Se le informazioni non vengono gestite correttamente, alcuni dettagli importanti potrebbero cadere nel “dimenticatoio” generando una serie di problematiche che potrebbero essere state tranquillamente evitate.