Categoria: Gestione Progetti

La gestione dei progetti di auditing è una sfida complessa per le aziende e le organizzazioni pubbliche.

La necessità di monitorare e controllare i processi interni, garantire la conformità normativa e creare report accurati richiede strumenti e metodologie efficaci.

In questo articolo, esploreremo l’innovazione di Twproject nella gestione dei progetti e analizzeremo l’esperienza di successo di Argea, un’agenzia pubblica che ha implementato Twproject per ottimizzare i suoi processi di auditing interni.

Tipi di audit di Project Management, vantaggi e sfide

Un audit di gestione del progetto è una revisione formale dei progressi di un progetto e dell’aderenza al suo piano.

L’obiettivo di un audit di gestione del progetto è identificare eventuali aree in cui il progetto è a rischio di fallimento e raccomandare azioni correttive.

Gli audit di gestione del progetto possono essere condotti in qualsiasi momento del ciclo di vita di un progetto, ma sono più comunemente condotti durante la fase di pianificazione, la fase di esecuzione e la fase di chiusura.

Esistono tre tipi principali di audit di gestione del progetto:

1. Revisioni della garanzia della qualità durante il processo: queste revisioni vengono condotte durante la fase di esecuzione di un progetto per garantire che il progetto sia sulla buona strada per raggiungere i suoi obiettivi.
2. Revisioni del gateway: queste vengono eseguite nelle tappe fondamentali di un progetto per valutarne l’avanzamento e approvarne la prosecuzione.
3. Audit post-implementazione: vengono condotte dopo che un progetto è stato completato per valutarne il successo complessivo e identificare eventuali lezioni che possono essere apprese per progetti futuri.

I vantaggi degli audit di Project Management

Gli audit di gestione del progetto possono fornire una serie di vantaggi, tra cui:

• Maggiore fiducia nel successo del progetto
• Identificazione precoce di potenziali rischi e problemi
• Individuazione delle aree in cui il progetto può essere migliorato
• Maggiore trasparenza e responsabilità
• Migliore comunicazione tra il team di progetto e lo sponsor del progetto

Le sfide degli audit nella gestione dei progetti

Gli audit di gestione del progetto possono anche porre una serie di sfide, tra cui:

• La necessità di revisori indipendenti
• Il tempo e le risorse necessarie per condurre un audit
• Il potenziale di resistenza da parte del team di progetto
• La difficoltà di identificare tutti i potenziali rischi e problemi

Gestione dei progetti di auditing con Twproject

Twproject è una soluzione completa per la gestione dei progetti.

Questo software offre una vasta gamma di strumenti e funzionalità che consentono ai project manager di pianificare, monitorare e controllare ogni aspetto dei progetti di auditing.

Consente la creazione di template specifici e task standardizzati per ogni progetto di audit, garantendo che ogni passo del processo venga eseguito nei tempi e nelle risorse definite.

Una delle caratteristiche chiave di Twproject è la possibilità di gestire i progetti in tempo reale, anche in situazioni di lavoro remoto.

Gli auditor di Argea lavorano infatti su progetti di auditing complessi, distribuiti tra diversi membri del team, utilizzando Twproject come piattaforma centrale per mantenere aggiornate tutte le informazioni e i progressi del progetto.

Esaminiamo a seguire la loro esperienza con Twproject.

L’esperienza di Argea con Twproject

Argea è un’agenzia pubblica che svolge un ruolo fondamentale nel finanziamento della politica agricola comunitaria per la Regione Sardegna.

Con la crescita delle attività dell’agenzia e le crescenti responsabilità nell’erogazione dei fondi dell’Unione Europea, la gestione dei progetti di auditing è diventata sempre più complessa e critica per garantire la conformità normativa e il corretto utilizzo dei finanziamenti.

In passato, le attività di Argea erano principalmente svolte utilizzando strumenti specializzati di nicchia per l’erogazione dei contributi e gli strumenti standard disponibili su una workstation, come la suite Office di Microsoft.

Tuttavia, con l’aumento delle responsabilità e la complessità dei processi, è diventato evidente che era necessario creare un dipartimento di auditing interno per analizzare i processi, risolvere eventuali problemi e creare report da presentare agli organismi di controllo dell’Unione Europea.

L’area di auditing interno di Argea si trovava senza uno strumento specifico per la gestione delle attività di audit. Pertanto, è stata condotta un’approfondita ricerca di strumenti software disponibili sul mercato, sia a livello locale che internazionale, per trovare la soluzione migliore che combinasse robustezza, flessibilità, convenienza e adattabilità ai processi di auditing interni di Argea.

Dopo l’analisi di una dozzina di strumenti, Twproject si è rivelato la scelta ideale per Argea.

L’azienda è stata particolarmente colpita dalla combinazione di flessibilità, completezza e convenienza offerta dal software di project management.

Argea ha implementato Twproject per standardizzare e ottimizzare i processi di auditing interni. Il software ha consentito all’agenzia di creare un ambiente di gestione dei progetti e processi di auditing interni che ha semplificato le procedure normative comunitarie. I progetti e i processi di auditing sono stati standardizzati attraverso l’utilizzo di template specifici e task standardizzati in Twproject.

Ciò ha garantito che ogni passo del processo venga eseguito nei tempi e nelle risorse definite, garantendo un controllo accurato e una gestione efficiente dei progetti di auditing.

Con oltre 30 auditor interni che lavorano su decine di progetti di auditing contemporaneamente, Twproject ha fornito una piattaforma centrale per mantenere aggiornate tutte le informazioni e i progressi del progetto.

Gli auditor sono in grado di collaborare in tempo reale, tenendo traccia delle attività, dei compiti e dei report di auditing.

Tutto ciò ha anche comportato un risparmio significativo per il budget software di Argea.

La soluzione offerta da Twproject ha battuto le offerte della concorrenza, nazionale e internazionale, offrendo un rapporto qualità-prezzo eccezionale.

Questo ha consentito ad Argea di risparmiare notevolmente sui costi operativi interni, mantenendo allo stesso tempo un livello elevato di funzionalità e supporto.

Inoltre, Twproject offre miglioramenti continui grazie al rilascio regolare di nuove funzionalità. Ciò significa che l’agenzia può beneficiare immediatamente di queste nuove funzionalità senza la necessità di personalizzazioni specifiche, garantendo che il software sia sempre all’avanguardia e in grado di soddisfare le esigenze specifiche della gestione dei progetti di auditing.

Twproject è stata la migliore soluzione dalle dozzine che abbiamo analizzato e testato, avendo una molto superiore flessibilità, adattabilità e convenienza.

Leggi l’intervista completa ad Argea

La gestione dei progetti di auditing è una sfida critica per le organizzazioni che devono garantire la conformità normativa e il controllo delle attività interne.

L’esperienza di Argea con Twproject ha dimostrato i numerosi benefici di questa soluzione.

Twproject ha consentito all’agenzia di standardizzare i processi di auditing, semplificare la gestione interna dei progetti e risparmiare notevolmente sul budget del software.

La flessibilità e l’affidabilità del software di project management hanno reso possibile una gestione efficace dei progetti di auditing, consentendo ad Argea di rispondere alle crescenti responsabilità e complessità delle attività di auditing.

Esiste un modo ottimale per presentare un progetto agli stakeholder?

Nel mondo del project management, presentare e comunicare la strategia di un prodotto non è una fase isolata del ciclo di vita del progetto.

Chiunque sia coinvolto nel lavoro basato sui progetti deve infatti fare i conti con gli sponsor e gli stakeholder di progetto e mantenere una linea di comunicazione aperta ed efficace con questi è importante.

Sarà necessario infatti aggiornare gli stakeholder rilevanti durante tutto il processo, per mantenere tutti informati sui progressi e per garantire che tutti stiano lavorando verso gli stessi obiettivi strategici.

Ma i project manager di successo sanno anche che la comunicazione non è a senso unico e che devono cercare anche il feedback degli stakeholder.

Certo, non è possibile ascoltare e prendere in considerazione sempre tutti, quindi bisogna sapere con chi parlare, quando e di cosa.

In questo articolo spiegheremo come comunicare con gli stakeholder in ogni fase del ciclo di vita di un progetto, nonché su come ottenere il loro consenso.

Come comunicare con le parti interessate durante tutto il processo

Esistono più momenti durante che vanno dalla pianificazione alla nascita e all’esecuzione di un progetto. Per ognuna di queste fase è importantissimo comunicare con gli stakeholder in modo corretto. Vediamo insieme i vari passaggi.

La Fase di Pianificazione

È importante lavorare a stretto contatto con i dirigenti dell’organizzazione, sviluppando una chiara visione del prodotto e identificando gli obiettivi strategici più importanti.

Se il project manager e gli stakeholder possono concordare in anticipo sulla visione e sugli obiettivi strategici di progetto, ci sarà sicuramente meno confusione sulla definizione delle priorità in seguito.

Definizione delle priorità

Dopo aver concordato gli obiettivi strategici, si può iniziare a dare priorità alle iniziative specifiche all’interno del progetto.

È qui che diventa importante la comunicazione aperta con i responsabili di reparto, ad esempio marketing, vendite, assistenza clienti, ecc.

È importante discutere le loro priorità principali e stabilire insieme in che modo queste priorità si inseriscono nei temi più generali e negli obiettivi strategici.

Se si coinvolgono gli stakeholder nel processo di definizione delle priorità, è molto più probabile che questi siano a favore delle decisioni prese dal project manager.

Fase di Esecuzione

Una volta stabilite le priorità per le iniziative volte a riflettere gli obiettivi strategici e raggiunto un consenso tra i principali soggetti interessati, è giunto il momento di tradurre la visione del prodotto in misure attuabili.

La roadmap che si va ora ad utilizzare deve diventare più dettagliata.

Qui dovranno essere allocate le risorse per ogni iniziativa, assegnare la proprietà delle iniziative ai diversi membri del team e designare le date di rilascio.

Una volta che i piani sono stati determinati ed il team è stato messo in moto, è importante assicurarsi che tutti gli stakeholder si trovino in linea con le informazioni.

Pianificare incontri e meeting con le varie parti interessati permette di comunicare lo status del progetto, tenerli aggiornati e spiegare cosa accadrà in futuro.

A volte, quando un’organizzazione è molto grande, diventa logisticamente difficile includere ogni singola persona interessata dei vari dipartimenti. In questo caso una soluzione è coinvolgere direttamente i direttori ed i responsabili di reparto in modo che possano poi passare le informazioni ai rispettivi team.

Inoltre, fornire un accesso autonomo alla roadmap di progetto è un altro modo per creare consenso e coinvolgere le parti interessate. In questi casi è utile ad esempio, utilizzare un software di project management che preveda questa funzionalità.

La pagina pubblica di progetto di Twproject, ad esempio, offre una soluzione molto utile per mostrare alle parti interessate i dati rilevanti precedentemente selezionati e favorire la comunicazione tra le parti. Qui puoi vedere brevemente come funziona:

Questo può colmare potenziali lacune comunicative ed impedire conversazioni imbarazzanti con le parti interessate che affermano di non sapere cosa si stava facendo in un determinato momento.

Strategie per ottenere il consenso degli stakeholder

In qualità di project manager, sarà necessario presentare il progetto a pubblici diversi e con diversi interessi.

Se il pubblico è composto da dirigenti, ad esempio, l’obiettivo sarà probabilmente quello di convincerli ad accettare la strategia di progetto.

Se il pubblico è un altro segmento dell’organizzazione, l’obiettivo sarà probabilmente quello di comunicare la direzione del progetto e creare consenso.

In entrambi i casi, è necessario essere chiari e persuasivi, in modo che le parti interessate comprendano la strategia e concordino con le priorità.

Ecco quindi alcuni suggerimenti per condurre al meglio questo tipo di incontri:

1. Essere preparati

Creare un documento di presentazione è uno degli step, ma da solo non è abbastanza. Il project manager deve infatti essere pronto a raccontare una storia convincente e giustificare il motivo per cui ogni iniziativa prevista merita di essere portata a termine.

• Strutturare la presentazione: una buona presentazione inizia con il quadro generale e quindi si restringe nelle specifiche. Iniziare con il “perché”, condividendo gli obiettivi strategici, prima di passare ad una spiegazione più dettagliata di “come” e “cosa”.
• Essere concisi: Rendere semplice, chiaro e diretto il contenuto della tua presentazione.
• Anticipare le obiezioni: essere pronti a rispondere alle preoccupazioni sul perché alcune iniziative devono essere perseguite. Ciò si collega con la conoscenza del mercato e con l’utilizzo di un rigoroso piano di definizione delle priorità. Se il progetto è basati sui dati, il project manager non dovrebbe avere alcun problema a giustificare le priorità alle parti interessate.
• Fornire esempi specifici: si tratta di uno degli strumenti più potenti che si possano utilizzare per convincere un pubblico.

2. Conoscere il pubblico

Le comunicazioni bottom-up, come la presentazione degli obiettivi strategici ai dirigenti per esempio, seguono un protocollo molto diverso rispetto alla comunicazione top-down, come la presentazione di piani specifici agli sviluppatori.

Nelle presentazioni orientate all’esecutivo, ad esempio, è importante concentrarsi su temi di alto livello e obiettivi strategici.

La discussione dovrebbe riguardare lo spazio del mercato, i dati dei clienti ed il potenziale ritorno sull’investimento.

Un altro pubblico invece, come quello degli sviluppatori, potrebbe essere interessato principalmente alle attività, ai requisiti e alle scadenze specifiche.

Inoltre, il linguaggio utilizzato durante la presentazione deve essere appropriato per il pubblico.

Se il pubblico non è tecnico, bisogna utilizzare un linguaggio semplice e senza tecnicismi, evitare gli acronimi e le abbreviazioni che non sono comunemente noti al di fuori del proprio settore.

3. Comunicare lo stato

Durante il ciclo di vita del progetto, gli stakeholder vorranno conoscere lo stato dei lavori del progetto, il modo in cui si stanno allocando le risorse e come lo stato del progetto potrebbe cambiare in base a potenziali scenari differenti.

Ecco cosa aiuta in questi casi:

• Includere lo stato di completamento in percentuale per ogni attività di progetto. Fornendo questi dettagli, è possibile stimolare le conversazioni sul modo in cui le iniziative dipendono l’una dall’altra.
• Un altro approccio consiste nell’utilizzare un sistema di codifica dei colori per comunicare informazioni sullo stato di ciascuna attività. Ad esempio, è possibile scegliere di distinguere iniziative pianificate, approvate, in fase di sviluppo e completate l’una dall’altra attraverso schemi di colori o tag. In questo modo gli stakeholder possono capire chiaramente lo status del progetto.
• Infine, è necessario assicurarsi di salvare le versioni precedenti della roadmap di progetto. Inoltre, creando un archivio di vecchie roadmap, è possibile rintracciare facilmente quali iniziative sono state completate, ritardate, respinte o annullate.

4. Utilizzare le immagini

Le persone ricordano solo una piccola percentuale di ciò che sentono, quindi gli aiuti visivi sono fondamentali per mantenere l’attenzione del pubblico e assicurarsi che i punti chiave rimangano impressi.

Le immagini dovrebbero integrare e chiarire ciò che si dice verbalmente e non presentare informazioni aggiuntive.

Evitare quindi di pubblicare diapositive prolisse o complicate che potrebbero distrarre il pubblico.

Assicurarsi che le scritte siano grandi e facilmente leggibili, utilizzando combinazioni di colori per mostrare come le iniziative si relazionano tra loro e con gli obiettivi strategici più grandi.

Un project manager ha il compito di occuparsi di un progetto nella sua interezza ed una sua responsabilità molto importante è la comunicazione continua con tutte le parti interessate, in ogni fase del ciclo di vita del prodotto, per garantire che il progetto abbia le migliori possibilità di successo.

Dopo tutto, nessun project manager può gestire da solo ogni dettaglio e compito dello sviluppo di un progetto.

Qualsiasi progetto di successo è il risultato di un team di talento e ben informato che lavora insieme per raggiungere un obiettivo strategico comune.

Tenendo questo a mente, un project manager dovrebbe quindi dedicare sufficiente energia e attenzione a comunicare in modo iterativo con il proprio team e gli stakeholder.

Uno strumento efficace di project management può aiutarti a svolgere questo compito con molta più agilità: scopri gratuitamente cosa fa Twproject per aiutarti nella pianificazione e presentazione dei tuoi progetti.

Nella settima edizione del PMBOK, lo stakeholder performance domain rappresenta un elemento importante per garantire che le necessità, le aspettative e le influenze delle parti interessate siano adeguatamente comprese e gestite.

Comprendere le esigenze, le aspettative e le dinamiche delle parti interessate è per l’appunto diventato cruciale per il successo dei progetti, e il dominio delle prestazioni degli stakeholder offre un approccio strutturato e mirato per affrontare questa sfida.

Al centro di questo dominio delle prestazioni si trova lo sviluppo di strategie di gestione adeguate per coinvolgere in modo efficace gli stakeholder nelle decisioni e nella realizzazione del progetto.

In questo articolo forniremo una descrizione dettagliata su Stakeholder Performance Domain, elencando le sfide attuali e alcune strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder.

Stakeholder Performance Domain: perché è importante il coinvolgimento degli stakeholder

Stakeholder performance domain riguarda i processi necessari per riconoscere le parti interessate, collaborare con loro e stabilire relazioni positive rispettando le loro aspettative.

Un progetto senza un effettivo coinvolgimento degli stakeholder è destinato al fallimento.

Il coinvolgimento degli stakeholder può sembrare facile su carta, ma presenta in realtà diverse sfide per un project manager, fra cui:

• Aspettative irrealistiche o conflittuali
• Stakeholder poco disponibili o riluttanti a partecipare
• Interessi divergenti o contrastanti
• Diverse strategie di comunicazione a seconda del tipo di stakeholder
• Non avere autorità formale sulle parti interessate.

Per affrontare queste sfide un project manager deve avere buone competenze di comunicazione, negoziazione gestione dei conflitti e leadership.

L’elemento cruciale su cui un project manager deve prestare attenzione è assicurarsi di evitare l’insoddisfazione di anche solo uno stakeholder.

Per evitare questo tipo di situazione ed assicurare il coinvolgimento delle parti interessate esistono diversi strumenti:

• Identificazione
• Analisi
• Definizione delle priorità
• Coinvolgimento
• Monitoraggio delle parti interessate durante tutto il progetto.

Vediamo questi punti più nel dettaglio.

1. Identificare gli stakeholder

L’identificazione degli stakeholder deve essere effettuata all’inizio del lavoro e deve accadere regolarmente durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Questo perché le parti interessate vanno e vengono e possono cambiare durante il tempo, soprattutto durante progetti più lunghi e complessi.

Alcuni stakeholder sono facili da identificare, come il cliente, lo sponsor, il team di progetto, ecc. mentre altri non sono visibili immediatamente.

E’ importante quindi confrontarsi con altre persone per assicurarsi di coinvolgere tutti coloro che verranno influenzati dal progetto.

2. Analizzare gli stakeholder

Questo passo è necessario per comprendere gli interessi, le aspettative, il potere di ogni singolo stakeholder all’interno del progetto.

Non tutte le parti interessate sono uguali e per questo motivo è necessario classificare i vari bisogni:

• Atteggiamento
• Credenze
• Aspettative
• Preoccupazioni
• Grado di influenza
• Vicinanza al progetto
• Interesse per il progetto
• Qualsiasi altro aspetto relativo all’interazione dello stakeholder con il progetto

Queste informazioni aiutano il project manager ed il team a rispondere correttamente alle diverse aspettative.

Oltre all’analisi individuale, si dovrebbe anche considerare come le parti interessate interagiscono fra di loro, poiché potrebbero formare alleanze che possono aiutare o ostacolare gli obiettivi del progetto.

3. Dare priorità alle parti interessate

Dopo l’analisi degli stakeholder, è possibile selezionare e filtrare quelli con più potere, influenza e interesse.

In molti progetti, le parti interessate sono davvero tante ed è impossibile per il team concentrarsi efficacemente nei confronti di tutti.

Per questo motivo è naturale investire più tempo con gli stakeholder con il maggior potere ed interesse verso il progetto.

4. Coinvolgere gli stakeholder

Coinvolgere gli stakeholder significa collaborare per raggiungere il successo.

Questo implica: gestire le aspettative, risolvere problemi, negoziare, dare priorità, ecc.

Coinvolgere le parti interessate richiede l’utilizzo di competenze trasversali, come l’ascolto attivo, la gestione dei conflitti oltre al pensiero critico.

Il coinvolgimento deve essere interattivo e implica uno scambio di informazioni da entrambi i lati attraverso conversazioni, telefonate, riunioni, brainstorming.

5. Monitorare gli stakeholder

Le parti interessate cambieranno nel tempo: alcune saranno meno coinvolte, mentre altre si impegneranno di più.

Inoltre, sorgeranno nuovi stakeholder e le aspettative cambieranno.

E’ necessario quindi valutare regolarmente se la strategia di coinvolgimento delle parti interessate è efficace o se deve essere aggiustata.

Il grado di soddisfazione degli stakeholder può essere determinato ottenendo feedback periodici attraverso conversazioni personali o, in caso di grandi gruppi, sondaggi appositi.

Se i risultati evidenziano un’insoddisfazione, sarà necessario ripensare e migliorare la strategia di coinvolgimento degli stakeholder.

5 strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder

Quando gli stakeholder si sentono coinvolti attivamente nel processo decisionale e nella realizzazione degli obiettivi, si crea un ambiente di fiducia e collaborazione che favorisce l’ottimizzazione delle performance complessive del business.

In questo paragrafo, esploreremo alcune strategie chiave per aumentare il coinvolgimento degli stakeholder:

1. Comunicazione efficace: una comunicazione aperta, chiara e tempestiva è fondamentale per coinvolgere gli stakeholder.

Utilizza diversi canali di comunicazione, come incontri personali, e-mail, newsletter o piattaforme di collaborazione online, per informare regolarmente gli stakeholder sugli sviluppi, i progressi e le decisioni chiave del progetto o dell’azienda.

Assicurati che le informazioni siano facilmente accessibili e comprensibili, adattandole ai diversi tipi di stakeholder e alle loro preferenze di comunicazione.

2. Coinvolgimento attivo: per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder, è importante farli sentire parte integrante del processo decisionale. Organizza workshop, incontri di brainstorming o sessioni di feedback per raccogliere le loro opinioni, idee e suggerimenti.

Considera seriamente le loro prospettive e prendi in considerazione le loro richieste, dimostrando di apprezzare il loro contributo. Questo stimolerà un senso di partecipazione e di valore per gli stakeholder, aumentando il loro coinvolgimento complessivo.

3. Creazione di relazioni forti: Investi nella costruzione di relazioni solide e durature con gli stakeholder.

Dedica tempo a conoscerli individualmente, comprenderne i bisogni, le aspettative e le sfide.

Sviluppa una rete di contatti regolari con loro, offrendo supporto, risposte alle domande e soluzioni ai problemi che possono incontrare.

Mostra interesse genuino per i loro obiettivi e dimostra empatia. Una relazione di fiducia e reciproca comprensione favorirà un coinvolgimento più profondo e continuativo.

4. Personalizzazione delle interazioni: Ogni stakeholder ha bisogni, interessi e preferenze differenti.

Personalizza le tue interazioni per rispondere a queste specificità. Ad esempio, alcune persone preferiscono riunioni faccia a faccia, mentre altre potrebbero preferire comunicazioni scritte.

Adatta il tono del messaggio in base alla personalità e al contesto di ogni stakeholder. Mostra interesse per gli aspetti che li coinvolgono di più, come i loro obiettivi individuali o le sfide che affrontano. Questo dimostrerà il tuo impegno verso di loro e stimolerà un coinvolgimento più attivo.

5. Riconoscimento e gratificazione: Riconosci e apprezza pubblicamente i contributi significativi degli stakeholder. Sia che si tratti di un cliente che ha fornito un feedback prezioso o di un dipendente che ha superato le aspettative, mostra il tuo riconoscimento per i loro sforzi.

Puoi farlo attraverso comunicazioni interne, premi o anche un semplice ringraziamento personale.

Questo rafforzerà il senso di appartenenza e motivazione degli stakeholder, incoraggiandoli a continuare a essere attivi e coinvolti.

Implementando queste strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder, potrai sviluppare relazioni più profonde e significative con coloro che hanno un interesse nell’attività della tua azienda.

Il coinvolgimento attivo degli stakeholder può portare a un aumento della fiducia, della collaborazione e alla realizzazione di obiettivi condivisi, ottimizzando così le performance complessive del tuo business.

La pianificazione dei progetti può spesso essere un compito complesso e impegnativo per le organizzazioni.

Tuttavia, grazie agli strumenti di gestione dei progetti moderni, è possibile semplificare questo processo e migliorare l’efficienza complessiva.

In questo articolo, esploreremo come l’azienda Advance ha impiegato con successo Twproject per migliorare la visibilità, ridurre le spese generali nella gestione dei progetti e aumentare la conformità con i timesheet.

L’importanza della pianificazione dei progetti

La pianificazione dei progetti è una fase cruciale per il successo di qualsiasi iniziativa aziendale.

Una pianificazione accurata consente di stabilire obiettivi chiari, definire le attività necessarie e allocare correttamente le risorse disponibili.

Una pianificazione ben strutturata aiuta anche a identificare i potenziali rischi e adottare misure preventive. Tuttavia, senza un sistema adeguato, questa fase può diventare un labirinto di informazioni, rendendo difficile la gestione efficace del progetto.

7 suggerimenti per semplificare la pianificazione dei progetti

I project manager possono adottare diverse strategie per semplificare la pianificazione dei progetti. Ecco alcune pratiche efficaci:

• Definire obiettivi chiari: prima di iniziare la pianificazione, è fondamentale avere obiettivi chiari e ben definiti per il progetto. Questo permette di stabilire una direzione e di concentrarsi sulle attività rilevanti.

• Scomporre il progetto in fasi e attività: scomporre il progetto in fasi più piccole e attività specifiche facilita la gestione e il controllo dell’avanzamento. Questo aiuta a identificare le dipendenze tra le attività e a stabilire una sequenza logica di esecuzione.

• Utilizzare strumenti di project management: l’utilizzo di software o strumenti di project management dedicati può semplificare notevolmente la pianificazione. Questi strumenti consentono di creare diagrammi di Gantt, assegnare risorse, monitorare l’avanzamento e collaborare con il team in un’unica piattaforma.

• Assegnare risorse in modo efficiente: una corretta allocazione delle risorse, inclusi i membri del team e i materiali necessari, è essenziale per evitare sovraccarichi o sottoutilizzo. I project manager devono considerare le competenze e le disponibilità delle risorse per garantire un utilizzo ottimale.

• Valutare e mitigare i rischi: identificare i potenziali rischi e definire strategie di mitigazione è una parte cruciale della pianificazione. Ciò consente di prevedere gli ostacoli potenziali e di sviluppare piani di contingenza per affrontarli in modo tempestivo ed efficace.

• Promuovere la comunicazione e la collaborazione: la pianificazione dei progetti richiede una forte comunicazione e collaborazione tra i membri del team. Utilizzare strumenti di comunicazione efficaci e stabilire regolari riunioni di progetto per garantire che tutti siano allineati e che le informazioni vengano condivise in modo tempestivo.

• Monitorare e adattarsi: Durante l’esecuzione del progetto, è importante monitorare costantemente l’avanzamento, confrontandolo con la pianificazione iniziale. Ciò consente di rilevare eventuali scostamenti e di apportare le modifiche necessarie per mantenere il progetto sulla buona strada.

Semplificare la pianificazione dei progetti: l’esperienza di Advance

Advance è un’azienda leader nel settore della consulenza strategica di nicchia, che fornisce soluzioni tecnologiche avanzate ai suoi clienti da oltre 25 anni.

L’azienda ha avuto per anni difficoltà nel trovare uno strumento di project management adatto alle loro specifiche esigenze.

Il loro vecchio sistema, incentrato sul ticketing e sulla gestione dei problemi, non era idoneo per la pianificazione dei progetti complessi legati allo sviluppo e all’implementazione di software.

La sfida principale era semplificare il processo di pianificazione dei progetti e ridurre il sovraccarico amministrativo.

Il team di Advance trascorreva molto tempo a riorganizzare le attività su una lavagna Kanban, il che rallentava il processo di gestione dei progetti e richiedeva una considerevole quantità di tempo e sforzi.

L’azienda ha adottato Twproject, scegliendo una configurazione pronta all’uso con alcuni campi personalizzati.

Il team ha trovato il processo di implementazione di Twproject semplice e intuitivo. Advance ha, infatti, potuto pianificare i progetti in modo dettagliato, utilizzando diagrammi di Gantt o viste Kanban a seconda delle esigenze dei singoli project manager.

Twproject ha dimostrato di essere flessibile, consentendo ai team di gestire i progetti secondo le metodologie più adatte.

Ha inoltre fornito all’azienda maggiore visibilità sui progetti, consentendo un monitoraggio più accurato e focalizzato sugli obiettivi dei clienti.

La ricerca full-text e l’uso dei tag hanno semplificato il monitoraggio delle attività e la classificazione delle informazioni. I project manager e gli sviluppatori software hanno potuto individuare rapidamente le attività chiave e concentrarsi sulle attività che portano risultati concreti.

La soluzione di gestione dei progetti di Twproject ha permesso anche di ridurre le spese generali. Il team di Advance ha notato una significativa riduzione del tempo dedicato alla gestione dello strumento grazie alle sue funzionalità pronte all’uso.

Il team ha acquisito una maggiore visibilità sullo stato dei progetti e ha potuto individuare tempestivamente eventuali criticità o problemi (Scopri di più).

Creazione di una pianificazione dettagliata con Twproject

Con Twproject, è possibile creare pianificazioni dettagliate che includono attività, milestone, dipendenze, risorse e tempi.

Il software offre strumenti flessibili per definire i tempi di inizio e di fine, nonché le dipendenze tra le attività.

È possibile assegnare le risorse necessarie per ogni attività e tenere traccia dell’avanzamento in tempo reale. Inoltre, consente di visualizzare le pianificazioni in forma di diagramma di Gantt, facilitando la comprensione della sequenza delle attività e dei loro tempi di esecuzione.

Assegnazione delle risorse e monitoraggio

La corretta assegnazione delle risorse è fondamentale per il successo di un progetto. Con Twproject, è possibile assegnare facilmente le risorse disponibili alle attività, garantendo che ogni membro del team abbia un carico di lavoro bilanciato.

Il software offre anche strumenti di monitoraggio avanzati per tenere traccia dell’avanzamento delle attività, visualizzare le risorse utilizzate e prevedere i tempi di completamento. Ciò consente di prendere provvedimenti tempestivi in caso di deviazioni dal piano originale.

Dall’implementazione di Twproject, siamo stati in grado di migliorare il nostro approccio all’acquisizione dei dati del progetto, ridurre la quantità di tempo dedicato agli aspetti amministrativi e di flessibilizzare gli approcci al progetto.

Leggi l’intervista completa ad Advance

Collaborazione e comunicazione efficace

Twproject promuove la collaborazione e la comunicazione efficace con il team di progetto.

Consente di condividere informazioni, documenti e commenti direttamente all’interno del sistema, evitando la dispersione di informazioni importanti attraverso canali separati.

I membri del team possono anche tenersi aggiornati sulle modifiche apportate alla pianificazione e alle attività, ricevere notifiche e sincronizzare le proprie attività con i calendari personali.

In conclusione, semplificare la pianificazione dei progetti richiede una combinazione di metodologie, strumenti e competenze di gestione.

L’approccio varia in base alle specifiche esigenze del progetto e dell’organizzazione. Adottando queste pratiche, i project manager possono semplificare il processo e aumentare la probabilità di successo del progetto.

L’analisi dei dati dei progetti è diventata una pratica fondamentale nel mondo sempre più competitivo del project management.

Infatti, l’approccio data-driven è essenziale per migliorare l’efficienza, identificare i problemi emergenti e prevedere tendenze future.

Vediamo a seguire alcuni esempi.

Perché l’analisi dei dati è cruciale nel project management

Prima di addentrarci nei dettagli, è importante capire perché l’analisi dei dati è così cruciale nel project management.

I dati di progetto possono offrire intuizioni preziose sulla performance del team, sullo stato di avanzamento del progetto e sui possibili ostacoli che potrebbero sorgere.

Analizzando i dati, è possibile individuare tempestivamente i problemi, migliorare la pianificazione e la gestione delle risorse e prendere decisioni più informate.

Esempi di analisi dei dati dei progetti

1. Identificare i ritardi

Un esempio concreto di come l’analisi dei dati può essere utilizzata nel project management è l’identificazione dei ritardi.

Supponiamo che tu stia gestendo un progetto di sviluppo software. Utilizzando Twproject, puoi monitorare il tempo impiegato per completare ogni task.

Se noti che alcuni task richiedono molto più tempo del previsto, potresti indagare ulteriormente. I dati potrebbero rivelare, ad esempio, che alcuni membri del team stanno incontrando difficoltà tecniche o che il carico di lavoro non è stato distribuito equamente.

2. Prevedere le risorse necessarie

Un altro esempio pratico dell’utilizzo dell’analisi dei dati è la previsione delle risorse necessarie.

Supponiamo di gestire un progetto che si ripete periodicamente, come la pubblicazione di un rapporto trimestrale.

Analizzando i dati dei progetti precedenti, puoi prevedere quante ore di lavoro saranno necessarie per completare il progetto e quante risorse (come personale, attrezzature, o software).

Questo ti permetterà di pianificare in anticipo e assicurarti di avere tutto il necessario per portare a termine il progetto in tempo.

3. Monitorare l’uso del budget

Infine, l’analisi dei dati può aiutarti a monitorare l’uso del budget del progetto. Ad esempio, potresti utilizzare Twproject per tracciare quanto del budget del progetto è stato già speso e su cosa.

Se noti che una certa area sta consumando una quota sproporzionata del budget, potresti voler rivedere la tua strategia di spesa.

Allo stesso modo, se noti che stai andando incontro a un’eccessiva spesa, potresti utilizzare i dati per identificare aree in cui poter risparmiare.

Come utilizzare Twproject per l’analisi dei dati dei progetti

Twproject è un software di gestione dei progetti completo che aiuta i team a gestire e monitorare i loro progetti con facilità.

Offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui la pianificazione dei progetti, la gestione delle risorse, la gestione dei task, la gestione dei rischi e l’analisi dei dati.

Vediamo alcuni esempi pratici su come analizzare i dati con Twproject.

1. Report dei progetti

Twproject offre la possibilità di generare report dei progetti in tempo reale.

Questi report possono includere informazioni su budget, tempo impiegato, risorse utilizzate, rischi e problemi.

Ad esempio, se si sta gestendo un progetto con un budget stretto, si può generare un report che mostra quanto budget è stato utilizzato finora, così da poter prevedere se si rischia di superare quanto previsto.

2. Analisi del carico di lavoro

Con Twproject è possibile analizzare e bilanciare il carico di lavoro del team.

Può mostrare quante ore ciascun membro del team ha lavorato su un progetto, permettendo così di individuare eventuali disuguaglianze nella distribuzione del lavoro.

Il software fornisce una panoramica dettagliata delle attività e delle assegnazioni di ogni membro del team, consentendoti di vedere chi è sovraccarico e chi ha capacità inutilizzata.

Questa funzionalità è particolarmente utile quando si pianificano nuovi progetti o task, in quanto permette di distribuire il lavoro in modo equo e efficiente.

3. Gestione dei rischi

La gestione dei rischi è un elemento chiave del project management e Twproject offre un robusto sistema per gestire questo aspetto cruciale.

Consente, infatti, di identificare, tracciare e classificare i rischi associati ai progetti in base a vari fattori.

Il software consente di assegnare a ciascun rischio una probabilità di occorrenza (da bassa a alta) e un impatto potenziale sul progetto (da basso ad alto).

Questo fornisce una matrice di rischio che aiuta i project manager a concentrarsi sui rischi più critici.

Per esempio, un rischio con alta probabilità e alto impatto dovrebbe essere monitorato attentamente e affrontato con strategie preventive.

Al contrario, un rischio con bassa probabilità e basso impatto potrebbe richiedere meno attenzione immediata.

Questa classificazione permette di gestire i rischi in modo più efficiente, risparmiando tempo e risorse, e contribuendo a garantire il successo del progetto.

4. Monitoraggio dei progressi

Il monitoraggio dei progressi di un progetto è importante per assicurarsi che tutto vada secondo i piani.

Twproject offre una serie di strumenti per tracciare e visualizzare i progressi di un progetto.

Ad es. è possibile visualizzare la percentuale di compimento di un progetto o di un task specifico, consentendo ai project manager di avere una visione chiara dello stato di avanzamento del progetto.

O ancora, è possibile utilizzare la funzione di “Gantt” per visualizzare la linea temporale del progetto e monitorare il completamento dei vari compiti.

Ogni attività può essere monitorata in termini di completamento, tempo impiegato, e risorse utilizzate, offrendo un quadro completo dello stato del progetto.

In conclusione, l’analisi dei dati del progetto è uno strumento potente che ogni project manager dovrebbe sfruttare.

Che tu stia cercando di identificare i ritardi, prevedere le risorse necessarie o monitorare l’uso del budget, l’analisi dei dati può fornirti le informazioni di cui hai bisogno per prendere decisioni informate e guidare il tuo progetto verso il successo.

Nell’ambito della gestione dei progetti, il Planning Performance Domain (o dominio delle prestazioni di pianificazione), come delineato nel Project Management Body of Knowledge (PMBOK) 7, gioca un ruolo centrale nel determinare il successo di un progetto.

Questa nuova edizione sottolinea come, per ottenere il successo di un progetto, sia necessario organizzare efficacemente attività e funzioni in base alle condizioni mutevoli.

Vediamo di capirne di più in questo articolo.

Cos’è il Planning Performance Domain?

La settima edizione del PMBOK, ha introdotto un nuovo modello basato su domini di performance.

Un dominio di performance è un insieme di attività correlate che costituiscono un elemento fondamentale della gestione dei progetti. Ciascuno di essi rappresenta un aspetto essenziale che contribuisce al successo complessivo di un progetto.

Il Planning Performance Domain, pone l’accento sulla pianificazione efficiente e strategica del progetto.

Contiene tutte le conoscenze necessarie per creare e mantenere un piano per garantire una consegna di successo di un progetto.

La pianificazione va oltre il semplice concetto di “conoscere le deadline”.

In questa nuova edizione, l’attenzione si è spostata dall’utilizzo della pianificazione come mezzo per controllare i risultati del progetto, alla pianificazione come mezzo per fornire il massimo valore.

Una volta il piano di progetto era scritto nella pietra e qualsiasi richiesta di modifica era messa in discussione e, addirittura, non accettata a priori.

Sicuramente questo metodo ha funzionato negli anni, ma nel mercato odierno, estremamente variabile e in continuo mutamento, una progettazione di tipo statico non è più sostenibile.

L’andamento del progetto viene costantemente monitorato confrontando le misure di avanzamento con i piani e, se necessario, vengono apportate modifiche.

Questo è il fulcro del nuovo approccio: ogni cambiamento deve avviare un processo di adattamento per il piano.

Ciò significa essere agili nei confronti dei cambiamenti.

Le variabili di progetto e la loro importanza nel Planning Performance Domain

Ogni progetto ha le sue caratteristiche e le sue esigenze; di conseguenza esistono alcune variabili che possono influenzare quando e in che misura pianificare il progetto.

Le più comuni sono le seguenti:

• Approccio allo sviluppo: questo elemento può influenzare come, quanto e quando viene condotta la pianificazione. Ad esempio, quando gran parte della pianificazione viene eseguita in anticipo. Spesso durante il ciclo di vita del progetto, i piani iniziali vengono progressivamente elaborati con maggiori dettagli, ma c’è poco cambiamento rispetto all’originale.

• Risultati del progetto: spesso l’output di progetto necessita una pianificazione specifica. I progetti di costruzione sono un ottimo esempio in questo caso. Al contrario, nel caso di sviluppo di prodotti di alta tecnologia si può utilizzare un tipo di pianificazione continua e adattiva per consentire l’evoluzione e i cambiamenti basati sui progressi tecnologici.

• Requisiti organizzativi: governance organizzativa, procedure, processi, cultura aziendale possono richiedere ai project manager di seguire determinati tipi di pianificazione.

• Condizioni di mercato: i progetti possono svolgersi in un ambiente estremamente competitivo. In tale situazione, la progettazione potrebbe essere ridotta al minimo poiché l’enfasi è sulla velocità di mercato.

• Restrizioni legali o regolamentari: per legge possono essere richiesti specifici documenti prima di concedere un’autorizzazione o un’approvazione per iniziare i lavori.

Altre variabili nella pianificazione di un progetto

– Delivery: ciò che il progetto deve produrre. La pianificazione inizia con la comprensione del business case, dei requisiti degli stakeholder e dell’ambito del progetto e del prodotto.

– Stime: cioè la stima dell’impegno del lavoro richiesto, della durata, dei costi e delle risorse.

– Schedules: un modello per l’esecuzione delle attività di progetto.

– Budget: che si evolve a partire dalle stime concordate in “estimating”.

– Project Team: la sua composizione e la sua struttura. Questo inizia con l’identificazione delle skills necessarie per portare a termine il lavoro.

– Comunicazione: potrebbero esserci diversi livelli di informazioni –interne, esterne, sensibili, pubbliche –. Queste differenti categorie forniscono il fondamento per stabilire i processi di comunicazione e il piano di progetto.

– Risorse fisiche: cioè qualsiasi risorsa che non sia una persona. Fra questi: materiali, macchinari, software, licenze, ecc.

– Procurement: o approvvigionamento, soprattutto in caso di necessità di contrattare consulenti o fornitori esterni.

– Cambiamenti: ci saranno sempre cambiamenti più o meno importanti in qualsiasi progetto. Per questo motivo, i team di progetto dovrebbero essere sempre pronti ad adattare i piani in qualsiasi momento.

– Metriche: stabilire delle metriche permette di fissare delle soglie che indichino se le prestazioni lavorative sono quelle previste, in tendenza positiva o negativa o lontane dai risultati attesi.

– Alignment: ciò significa che la pianificazione deve rimanere in linea con gli impegni di consegna, i fondi stanziati, la disponibilità delle risorse e le esigenze degli stakeholder.

I risultati attesi per il Planning Performance Domain

Il PMBOK 7 conclude definendo sei risultati desiderati del Planning Performance Domain.

Questi dovrebbero dimostrare che il team di progetto ha eseguito il lavoro in modo efficace:

1. Il progetto procede in maniera organizzata e coordinata: le metriche di pianificazione ne permettono il controllo.
2. Esiste un approccio olistico per fornire i risultati del progetto: tutti gli aspetti del piano sono adeguatamente coordinati per evitare lacune, sovrapposizioni, duplicazioni o disallineamenti.
3. Le informazioni in evoluzione vengono elaborate per raggiungere gli obiettivi stabiliti.
4. Il tempo dedicato alla pianificazione è appropriato alla situazione.
5. Le informazioni sono sufficienti per rispondere alle aspettative degli stakeholder: ciò significa che il piano di comunicazione con gli stakeholder ha funzionato.
6. Esiste un processo di adattamento dei piani durante tutto il ciclo di vita del progetto basato su esigenze o condizioni emergenti e mutevoli.

Migliorare la pianificazione del progetto con Twproject

Twproject fornisce una solida soluzione per migliorare la pianificazione del progetto e ottenere i risultati desiderati nel Planning Performance Domain.

Numerose sono le funzionalità per aiutarti a definire la pianificazione del progetto:

• Gestione dell’ambito del progetto: Twproject ti consente di definire l’ambito del progetto creando una WBS (Work Breakdown Structure). La WBS è una scomposizione gerarchica del lavoro del progetto in compiti più piccoli e più gestibili.

• Gestione degli stakeholder: puoi identificare e gestire gli stakeholder del progetto. Identificando e gestendo le parti interessate, i project manager possono garantire che il progetto soddisfi le esigenze di tutte le parti interessate.

• Gestione della pianificazione del progetto: con Twproject puoi creare una pianificazione del progetto definendo le attività, le loro dipendenze e le loro durate stimate. La pianificazione del progetto è uno strumento fondamentale per garantire che il progetto sia completato in tempo.

• Budget del progetto: definendo i costi, le loro fonti e la loro allocazione.

• Risk management: identificando e gestendo i rischi, i project manager possono ridurre la probabilità e l’impatto dei rischi del progetto.

• Approvvigionamento di progetto: con Twproject puoi pianificare l’approvvigionamento di progetto definendo le esigenze, il processo e i contratti di approvvigionamento. Il piano di approvvigionamento del progetto è uno strumento fondamentale per garantire che il progetto ottenga le risorse necessarie.

In conclusione, il planning perfomance domain è essenziale per il successo di qualsiasi progetto. Con un’attenta pianificazione, i project manager possono aumentare le possibilità di consegnare il progetto in tempo, nel rispetto del budget e secondo gli standard di qualità richiesti.

Per voi abituati a gestire progetti con Excel, amanti delle celle colorate e delle formule concatenate, lasciatevi guidare in un viaggio affascinante ed emozionante attraverso la landa desolata di Excel.

Un luogo dove il controllo, la pianificazione e la struttura si perdono tra un VLOOKUP e un errore di riferimento circolare.

Preparatevi ad immergervi nel fantastico mondo del caos organizzato, dove l’unica certezza è l’incertezza.

Gestire progetti con Excel: una combo da evitare

Chi di noi non ha mai aperto Excel per tracciare un piano, un budget o semplicemente per tenere traccia delle spese?

È lì, sempre pronto, con le sue celle vuote che aspettano solo di essere riempite. Eppure, nonostante la sua apparente semplicità, gestire progetti con Excel può diventare rapidamente un incubo ricorrente. Un incubo dove i file si moltiplicano come conigli e le formule diventano intricate come la trama di un film di Christopher Nolan.

Excel è un ottimo strumento per molte cose. Ma quando si tratta di gestione dei progetti, diventa un po’ come cercare di tagliare un filetto con un cucchiaio: tecnicamente possibile, ma incredibilmente frustrante e inefficiente.

Le attività si perdono tra un foglio e l’altro, le date di scadenza diventano un mistero degno di Sherlock Holmes e la collaborazione tra i membri del team si trasforma in una partita di ping pong di file via email. E cosa succede quando un file viene sovrascritto o perso? Beh, speriamo che vi piaccia rifare tutto da capo.

Ma non temete. Esiste un’alternativa a questo caos: Twproject. Questo software per la gestione dei progetti è come un faro nella notte, un’oasi nel deserto, un… beh, avete capito.

Twproject offre una soluzione completa per la gestione dei progetti, con strumenti per la pianificazione, il tracking, la gestione delle risorse e molto altro. Non più fogli Excel sparsi, ma un’unica piattaforma dove tutto è organizzato e accessibile.

Twproject vs Excel: la battaglia finale

Immaginate di dover gestire un progetto complesso con Excel. Avete diverse attività, ciascuna con le proprie scadenze e assegnazioni. Dovete tracciare il progresso, monitorare i costi e comunicare con il team. Avete già mal di testa?

Ora immaginate di fare lo stesso con Twproject. Tutte le informazioni sono in un unico posto, accessibili con un clic. Le attività possono essere visualizzate e modificate facilmente, le scadenze sono chiare e la comunicazione con il team è fluida e integrata. E quel mal di testa? Scomparso.

Dal foglio di calcolo al software di project management: una transizione necessaria

Nel mondo moderno, la gestione dei progetti non è più una questione di file e cartelle, ma di strumenti e processi integrati.

Con Twproject, potete dire addio alle lunghe ore trascorse a cercare di capire quale versione di un file Excel è la più aggiornata o a inviare interminabili email per chiedere aggiornamenti sulle attività.

Twproject trasforma il lavoro caotico in un processo strutturato e gestibile, permettendo a voi e al vostro team di concentrarvi su ciò che conta davvero: portare a termine il progetto con successo. E non c’è niente di più gratificante che vedere tutte le parti di un progetto incastrarsi perfettamente come i pezzi di un puzzle.

Lasciare andare Excel: un passo verso l’efficienza

Capiamo che lasciare andare Excel può essere difficile. È come dire addio a un vecchio amico. Ma a volte, per crescere e migliorare, dobbiamo fare scelte difficili. E scegliere Twproject per la gestione dei progetti è una di queste scelte.

Non si tratta solo di un cambio di strumento, ma di un cambio di mentalità. È l’adozione di una visione più ampia e integrata della gestione dei progetti, che mette al centro la collaborazione, la trasparenza e l’efficienza.

E non preoccupatevi, Excel non se la prenderà.

Gestire progetti con Excel: ogni lavoro ha il suo strumento

Gestire progetti con Excel è come cercare di viaggiare nel tempo con una DeLorean senza il flusso canalizzatore: può sembrare affascinante, ma è destinato a finire in un disastro.

Twproject, invece, è il vostro TARDIS personale: una macchina del tempo e dello spazio che vi permette di gestire i progetti con precisione e controllo, indipendentemente dalla loro complessità.

Ma non prendete la nostra parola per scontata. Provate voi stessi la differenza. Dimenticate le formule complesse e i fogli infiniti. Smettete di cercare di adattare un foglio di calcolo a un compito per cui non è stato progettato.

Perché alla fine, la gestione dei progetti non dovrebbe essere un’arte di creare caos. Dovrebbe essere un’arte di creare ordine, efficienza e successo. E con Twproject, questa arte è a portata di mano.

Per coloro che sono ancora dubbiosi, vi lasciamo con un pensiero: si dice che un progetto ben gestito è come una sinfonia, con tutte le sue parti che lavorano insieme in armonia. Allora perché accontentarsi di un’armonica quando si può avere un’intera orchestra?

A voi la scelta: continuare a navigare nel mare tempestoso di Excel, o salpare verso l’isola di efficienza che è Twproject. Sappiamo quale preferiremmo.

E ricordate: nel mondo della gestione dei progetti, la chiave è l’organizzazione. E non c’è niente di più organizzato di un software progettato appositamente per questo scopo. Quindi, la prossima volta che pensate di aprire Excel, fate un passo indietro e provate Twproject. Non ve ne pentirete.

Non solo vi semplificherà la vita, ma porterà anche i vostri progetti a un livello completamente nuovo.

Perché ogni Project Manager merita di più di Excel.

L’inclusività e il project management sono ambiti in costante evoluzione.

La gestione delle risorse umane gioca un ruolo fondamentale per il successo dei progetti.

In un contesto sempre più interconnesso e globale, l’inclusività si rivela essere un fattore chiave nella conduzione efficace di un team e nella realizzazione degli obiettivi prefissati.

In questo articolo, esploreremo l’importanza dell’inclusività nel project management, analizzando i valori fondamentali che ne sono alla base.

Inoltre, mostreremo come Twproject possa supportare il raggiungimento di un ambiente di lavoro inclusivo.

Cos’è l’inclusività e perché è importante nel project management

L’inclusività si riferisce alla creazione di un ambiente di lavoro in cui tutte le persone, indipendentemente dalle loro differenze, siano trattate con equità e rispetto, e abbiano pari opportunità di crescita e sviluppo.

Nel project management, l’inclusività è fondamentale per valorizzare le competenze e le esperienze di ciascun membro del team, migliorando la collaborazione e la produttività.

Un ambiente inclusivo favorisce l’innovazione, poiché la diversità di idee e prospettive permette di trovare soluzioni originali e creative ai problemi. Inoltre, l’inclusività riduce il turnover dei dipendenti, aumentando la soddisfazione e l’engagement del team.

I valori chiave dell’inclusività nel project management

Per creare un ambiente di lavoro inclusivo, è importante promuovere i seguenti valori chiave:

• Rispetto: trattare ogni membro del team con cortesia e considerazione, riconoscendo le loro competenze e il loro contributo al progetto.
• Empatia: mettersi nei panni degli altri, cercando di comprendere le loro esigenze e aspettative, e agire di conseguenza.
• Comunicazione aperta: incoraggiare la condivisione di idee e opinioni, ascoltando attentamente e fornendo feedback costruttivi.
• Equità: garantire pari opportunità di crescita e sviluppo a tutti i membri del team, evitando discriminazioni e favoritismi.
• Flessibilità: adattarsi alle diverse esigenze e circostanze dei membri del team, offrendo soluzioni personalizzate e compatibili con il progetto.

Come promuovere l’inclusività nel proprio team

Ecco alcuni esempi concreti di come i project manager possono promuovere l’inclusività nel loro team:

a. Organizzare incontri regolari per discutere delle problematiche e delle sfide che i membri del team affrontano, offrendo supporto e risorse per risolverle.

b. Offrire formazione e mentoring a tutti i membri del team, indipendentemente dal loro ruolo o livello gerarchico.

c. Promuovere la diversità all’interno del team, selezionando membri con competenze, esperienze e background diversi.

d. Implementare politiche di flessibilità lavorativa, come orari flessibili o telelavoro, per adattarsi alle esigenze di ciascun membro del team.

e. Creare un codice di condotta che promuova il rispetto e l’equità e che scoraggi atteggiamenti discriminatori o escludenti.

f. Coinvolgere attivamente tutti i membri del team nella pianificazione e nelle decisioni del progetto, valorizzando le loro idee e competenze.

g. Monitorare e valutare periodicamente l’ambiente di lavoro per individuare eventuali problemi di inclusività e agire tempestivamente per risolverli.

La leadership inclusiva nel project management

Per promuovere l’inclusività nel project management, è importante che i project manager adottino uno stile di leadership inclusivo.

La leadership inclusiva si basa sull’abilità di coinvolgere e valorizzare tutti i membri del team, incoraggiando la diversità di idee e prospettive.

Di seguito, alcuni principi fondamentali della leadership inclusiva:

• Autenticità: i leader inclusivi sono autentici e sinceri, dimostrando apertura e onestà nelle loro interazioni con i membri del team. Questo crea un ambiente di fiducia e trasparenza, in cui le persone si sentono a proprio agio nel condividere le loro idee e opinioni.
• Ascolto attivo: i leader inclusivi sono bravi ascoltatori, che prestano attenzione alle esigenze e alle preoccupazioni dei membri del team. L’ascolto attivo permette di comprendere meglio le diverse prospettive e di individuare eventuali problemi o sfide che il team sta affrontando.
• Supporto e sostegno: un leader inclusivo fornisce supporto e sostegno ai membri del team, offrendo risorse e opportunità per lo sviluppo personale e professionale. Questo contribuisce a creare un ambiente in cui tutti si sentono valorizzati e apprezzati per il loro contributo al progetto.
• Decision-making partecipativo: la leadership inclusiva prevede l’adozione di un processo decisionale partecipativo, in cui tutti i membri del team hanno l’opportunità di contribuire alle decisioni che riguardano il progetto. Ciò permette di prendere decisioni più informate e di ottenere un maggiore consenso e coinvolgimento da parte del team.

Inclusività e remote working

Il remote working è una tendenza in crescita nel mondo del lavoro, che offre numerosi vantaggi sia per i dipendenti che per le aziende.

Tuttavia, lavorare a distanza può creare sfide in termini di inclusività, poiché i membri del team potrebbero sentirsi isolati o esclusi dalle dinamiche del gruppo.

Ecco alcuni suggerimenti per promuovere l’inclusività nel contesto del remote working:

• Organizzare incontri virtuali regolari: per mantenere il senso di appartenenza e coesione del team, è importante organizzare incontri virtuali regolari, in cui si discutono obiettivi, progressi e sfide del progetto. Questi incontri possono essere sia formali che informali, e possono includere attività di team building per rafforzare i legami tra i membri del gruppo.

• Utilizzare strumenti di comunicazione efficaci: per garantire una comunicazione fluida e inclusiva, è importante utilizzare strumenti di comunicazione efficaci, come chat, videoconferenze e piattaforme di condivisione dei documenti. Twproject offre una vasta gamma di funzionalità che facilitano la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione.

• Creare un’atmosfera di lavoro inclusiva: per promuovere l’inclusività nel remote working, è importante creare un’atmosfera di lavoro inclusiva, in cui tutti i membri del team si sentano a proprio agio nel condividere idee e opinioni. Questo può essere ottenuto promuovendo la diversità e l’equità, incoraggiando la comunicazione aperta e il rispetto reciproco, e fornendo supporto e risorse per lo sviluppo personale e professionale.

• Prestare attenzione alle esigenze individuali: è particolarmente importante prestare attenzione alle esigenze individuali dei membri del team, offrendo soluzioni flessibili e personalizzate. Ad esempio, i project manager possono concedere orari flessibili per adattarsi ai diversi fusi orari o alle esigenze familiari dei membri del team.

L’inclusività nella gestione dei conflitti

Inevitabilmente, all’interno di un team di progetto possono sorgere conflitti e tensioni.

Gestire i conflitti in modo inclusivo è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro coeso e produttivo.

Ecco alcuni suggerimenti per la gestione inclusiva dei conflitti:

• Affrontare i conflitti in modo costruttivo: i project manager devono affrontare i conflitti in modo costruttivo, incoraggiando la comunicazione aperta e il dialogo tra le parti coinvolte. È importante evitare di prendere parti o di mostrare favoritismi, ma piuttosto cercare di comprendere le diverse prospettive e di trovare soluzioni che rispettino le esigenze di tutti.

• Promuovere l’empatia e la comprensione: nel gestire i conflitti, è importante promuovere l’empatia e la comprensione tra i membri del team, incoraggiandoli a mettersi nei panni degli altri e a riflettere sulle possibili cause delle tensioni.

• Offrire supporto e formazione: i project manager possono offrire supporto e formazione ai membri del team per migliorare le loro competenze nella gestione dei conflitti e nella comunicazione interpersonale. Ad esempio, si possono organizzare workshop o sessioni di coaching per aiutare i membri del team a sviluppare abilità di ascolto attivo, assertività e problem-solving.

Creare una cultura aziendale inclusiva

L’inclusività nel project management va oltre la gestione dei singoli progetti e riguarda la creazione di una cultura aziendale inclusiva. Per promuovere l’inclusività a livello organizzativo, le aziende possono adottare le seguenti strategie:

a. Definire una visione e degli obiettivi chiari in materia di inclusività: le aziende devono definire una visione e degli obiettivi chiari in materia di inclusività, che guidino le decisioni e le azioni a tutti i livelli dell’organizzazione.

b. Coinvolgere i leader aziendali: per creare una cultura aziendale inclusiva, è importante coinvolgere i leader aziendali nella promozione dell’inclusività e nella creazione di un ambiente di lavoro equo e rispettoso.

c. Implementare politiche e pratiche inclusive: le aziende possono implementare politiche e pratiche inclusive, come ad esempio la promozione della diversità nelle assunzioni, la formazione sulla sensibilizzazione culturale e la creazione di programmi di mentoring e sviluppo professionale per tutti i dipendenti.

d. Monitorare e valutare i progressi: è importante monitorare e valutare periodicamente i progressi in materia di inclusività, utilizzando indicatori di performance chiave e feedback dei dipendenti. Questo permette di identificare eventuali aree di miglioramento e di adottare le azioni correttive necessarie.

e. Comunicare i successi e le sfide: per mantenere l’impegno verso l’inclusività, le aziende devono comunicare regolarmente i successi e le sfide relative all’inclusività, condividendo le buone pratiche e le lezioni apprese con l’intera organizzazione.

Come Twproject supporta l’inclusività nel project management

Twproject offre numerosi strumenti e funzionalità per supportare un ambiente di lavoro inclusivo.

Ecco alcune delle caratteristiche che possono aiutare i project manager a promuovere l’inclusività nel loro team:

• Comunicazione e collaborazione: Twproject facilita la comunicazione e la collaborazione all’interno del team attraverso una piattaforma integrata che include chat, forum di discussione, e condivisione di documenti. Questo permette ai membri del team di condividere facilmente idee e informazioni, indipendentemente dalla loro posizione geografica o dal fuso orario. ù

• Gestione delle risorse: il software consente ai project manager di avere una panoramica completa delle competenze e delle disponibilità dei membri del team, permettendo loro di assegnare le risorse in modo equo ed efficiente. Inoltre, supporta la pianificazione delle risorse in base alle esigenze individuali, come ad esempio i permessi o gli orari flessibili.

• Formazione e sviluppo: Twproject integra funzionalità per la formazione e lo sviluppo professionale, consentendo ai project manager di identificare le esigenze formative del team e di offrire opportunità di crescita a tutti i membri.

• Monitoraggio e analisi: il software fornisce strumenti per monitorare e analizzare le performance del team; individua eventuali problemi o aree di miglioramento in termini di inclusività. Questo permette ai project manager di intervenire tempestivamente per garantire un ambiente di lavoro equo e inclusivo.

Conclusione

L’inclusività nel project management è fondamentale per il successo dei progetti e il benessere dei team di lavoro.

Promuovendo i valori dell’inclusività e adottando uno stile di leadership inclusivo, i project manager possono creare un ambiente di lavoro collaborativo, innovativo e produttivo.

Il software Twproject offre strumenti e funzionalità che supportano un approccio inclusivo al project management, facilitando la comunicazione, la gestione delle risorse, la formazione e lo sviluppo, e il monitoraggio delle performance.

Inoltre, è essenziale affrontare le sfide specifiche dell’inclusività nel contesto del remote working, adottando strategie per mantenere il senso di appartenenza e coesione del team e per rispondere alle esigenze individuali dei membri del gruppo.

La gestione inclusiva dei conflitti e la creazione di una cultura aziendale inclusiva sono altri fattori cruciali per promuovere l’inclusività a tutti i livelli dell’organizzazione.

In un mondo sempre più interconnesso e globale, l’inclusività nel project management rappresenta un vantaggio competitivo e una fonte di innovazione e crescita per le aziende.

Adottando un approccio inclusivo, i project manager e le organizzazioni possono trarre il massimo beneficio dalle competenze e dalle esperienze di tutti i membri del team, garantendo il successo dei progetti e il benessere dei dipendenti.

Il project management nella moda riveste un ruolo cruciale nel successo delle aziende di moda, permettendo loro di rispondere efficacemente alle sfide e di raggiungere gli obiettivi prefissati.

In questo articolo, esploreremo l’importanza del project management nel settore della moda e come l’utilizzo di Twproject può migliorare l’efficienza e la produttività delle aziende, analizzando il caso di successo del Gruppo Oberalp.

Il settore della moda è un’industria in continua evoluzione, caratterizzata da rapidi cambiamenti e una forte competizione. A differenza di altre industrie, la moda richiede cicli di produzione più brevi e un’attenzione costante alle tendenze e al gusto del pubblico.

Project Management nella moda: perché è importante?

Il Project Management nella moda include una serie di processi e attività volte a pianificare, organizzare, monitorare e controllare i progetti nel settore. Tra i compiti più comuni di un project manager nel settore della moda, si possono trovare:

• Pianificazione delle collezioni e definizione degli obiettivi;
• Coordinamento tra i diversi reparti, come design, produzione, marketing e vendite;
• Gestione del budget e delle risorse;
• Monitoraggio dei progressi e identificazione dei rischi;
• Valutazione e controllo della qualità dei prodotti finiti.

Per avere successo nel settore della moda, è fondamentale che le aziende siano in grado di gestire efficacemente le risorse e i tempi, così come di rispondere rapidamente alle tendenze emergenti e alle esigenze dei consumatori.

Sfide del Project Management nella moda e l’utilità di Twproject

Il settore della moda presenta alcune sfide uniche per i project manager, tra cui:

• Cicli di produzione più brevi: a differenza di altre industrie, la moda richiede cicli di produzione molto più brevi, con collezioni che cambiano frequentemente. Ciò impone ai project manager di pianificare e adattarsi rapidamente alle nuove tendenze e ai cambiamenti nel mercato.

• Dinamiche di mercato mutevoli: la moda è un settore altamente competitivo e in continua evoluzione. I project manager devono essere in grado di prevedere e reagire ai cambiamenti nel mercato, così come di gestire le aspettative e le esigenze dei clienti.

• Risorse limitate: spesso, le aziende di moda operano con risorse limitate, sia in termini di personale che di budget. I project manager devono essere in grado di massimizzare l’efficienza delle risorse disponibili e di trovare soluzioni creative per risolvere i problemi.

Twproject è un software di project management che aiuta le aziende a migliorare l’efficienza e la produttività attraverso la pianificazione, la collaborazione e il monitoraggio dei progetti.

Questo software può essere un alleato prezioso per le aziende di moda che cercano di affrontare le sfide uniche del settore. Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi dell’utilizzo di Twproject nel settore della moda:

• Pianificazione efficiente delle collezioni: Twproject offre strumenti di pianificazione avanzati che consentono ai project manager di definire gli obiettivi, i tempi e le risorse necessarie per ogni collezione. Ciò aiuta a garantire che tutte le parti interessate siano allineate e che i progetti siano completati nei tempi previsti.

• Collaborazione tra reparti: La comunicazione e la collaborazione tra i diversi reparti sono fondamentali per il successo delle aziende di moda. Twproject facilita la condivisione di informazioni e la collaborazione tra designer, produttori, marketer e venditori, garantendo che tutti lavorino insieme in modo efficiente.

• Monitoraggio dei progressi e identificazione dei rischi: con Twproject, i project manager possono monitorare facilmente i progressi di ogni progetto e identificare eventuali rischi o problemi che potrebbero ostacolare il successo. Ciò permette di affrontare proattivamente le sfide e di adattarsi rapidamente alle nuove situazioni.

• Gestione del budget e delle risorse: Grazie agli strumenti di gestione delle risorse di Twproject, i project manager possono tenere traccia delle spese e del budget, garantendo che i progetti rimangano nei limiti stabiliti. Inoltre, la possibilità di assegnare risorse in modo efficiente aiuta a massimizzare la produttività e a ridurre gli sprechi.

• Controllo e valutazione della qualità: utilizzando Twproject, i project manager possono impostare criteri di controllo qualità e valutare la conformità dei prodotti finiti agli standard stabiliti. Ciò garantisce che le aziende di moda producano capi di alta qualità che soddisfino le aspettative dei clienti.

Il successo del Gruppo Oberalp con Twproject

Per illustrare i vantaggi dell’utilizzo di Twproject nel settore della moda, prendiamo in considerazione il caso di successo del Gruppo Oberalp, un’azienda leader nel settore degli articoli e abbigliamento sportivi.

Il Gruppo Oberalp, che fornisce abbigliamento da montagna e outdoor, aveva utilizzato sette strumenti diversi per la gestione dei progetti.

L’azienda desiderava una piattaforma integrata di gestione dei progetti per avere una dashboard unica per monitorare lo sviluppo in ogni brand, categoria e prodotto, ma allo stesso tempo, consentire ai team di lavorare in modo autonomo.  

L’implementazione di Twproject ha consentito a Oberalp di ridurre il numero di strumenti di gestione dei progetti da sette a uno, aumentando la trasparenza tra i progetti interdivisionali e migliorando il controllo dei costi.

Inoltre, l’azienda ha potuto rispettare le scadenze stagionali indipendentemente dalla metodologia utilizzata in ogni area funzionale.

Twproject ha facilitato la registrazione del tempo e la raccolta dei dati per i progetti di ricerca, riducendo il sovraccarico associato e velocizzando l’invio delle informazioni alle organizzazioni che sponsorizzano i progetti.

In sintesi, l’implementazione di Twproject ha permesso al Gruppo Oberalp di semplificare la gestione dei progetti, aumentare la trasparenza tra i vari team e ridurre i costi IT.

Ha potenziato la collaborazione tra i dipendenti, creando un impatto positivo sull’azienda e consentendo al team di raggiungere al meglio gli obiettivi.

Conclusioni

Affrontare le sfide del settore moda richiede strumenti adeguati che permettano una pianificazione efficiente, una collaborazione efficace tra reparti e un monitoraggio attento dei progressi e dei rischi.

Offrendo funzionalità avanzate di pianificazione, collaborazione e monitoraggio, Twproject consente ai project manager di gestire con successo i progetti nel settore della moda e di affrontare le sfide che si presentano lungo il percorso.

Il caso di successo del Gruppo Oberalp dimostra come l’implementazione di Twproject possa portare a miglioramenti significativi nella gestione dei progetti moda e nella comunicazione interna. Ma anche a risultati migliori in termini di qualità dei prodotti e soddisfazione dei clienti.

Sapere come calcolare le ore lavorate in un progetto aiuta a tenere traccia della produttività e dei costi associati ad ogni attività.

Inoltre, questa informazione permetterà al project manager di tener conto della mole di lavoro di ogni membro del team ed eventuali inefficienze.

In questo articolo vedremo perché il time tracking è fondamentale nella gestione di un progetto e i diversi metodi utilizzati per il calcolo delle ore lavorate.

Time Tracking: 5 motivi per cui è importante nella gestione dei progetti

1. Tenere traccia e stimare il tempo di lavoro

Il monitoraggio del tempo consente al project manager di calcolare il numero totale di ore impiegate per completare un determinato lavoro.

Inoltre, questa informazione permette di effettuare stime e proiezioni per lavori simili futuri.

2. Permette di fatturare correttamente i fornitori

Il monitoraggio del tempo aiuta a creare fatture accurate per i propri fornitori evitando errori nel conto ore e permettendo un pagamento puntuale.

3. Aiuta a gestire meglio il team di progetto

Monitorare il tempo aiuta i leader aziendali a gestire i propri team in modo efficace per aumentare la produttività complessiva nonché quella di ogni individuo.

Con il giusto strumento di time tracking, il project manager potrà ottenere informazioni dettagliate.

4. Permette di creare un record di lavoro

I report di monitoraggio del tempo sono utili quando gli stakeholder richiedono maggiori dettagli sul progetto.

Questa documentazione, inoltre, aiuta anche a spiegare quante risorse sono richieste per un determinato progetto.

È vitale durante l’auditing o quando si intraprendono progetti massicci.

Come tenere traccia delle ore lavorate

Esistono diversi metodi per tenere traccia delle ore lavorate, dai più basici ai più tecnologici. Ecco quali sono:

Carta e penna

Il metodo (ormai obsoleto) con carta e penna consiste nel riportare su un pezzo di carta l’ora di inizio e di fine dell’attività lavorativa.

Questo metodo alquanto basico è principalmente utilizzato in piccole attività con pochissimi dipendenti, tendenzialmente a gestione famigliare.

Logicamente, si tratta di una soluzione che difficilmente garantisce l’accuratezza delle ore e dei minuti lavorati riportati.

Inoltre, può ridurre la produttività di colui che si occupa di effettuare il controllo manuale di questi documenti.

Come è chiaro, si tratta di un metodo totalmente insostenibile all’interno di un’organizzazione più strutturata.

 Orologio digitale

Si tratta di un dispositivo che “stampa” digitalmente l’ora e la data di inizio e fine tempo di lavoro sul cartellino personale del dipendente.

Per usarlo, è sufficiente avvicinare la scheda al sensore della macchina che in automatico invierà i dati alla scheda personale del dipendente salvata all’interno di un programma calcolatore delle ore, solitamente gestito dalle Risorse Umane.

Alcuni orologi elettronici possono richiedere un PIN o un’impronta digitale per registrare i dati.

In questo modo è possibile calcolare il turno di lavoro e le eventuali ore di straordinario in maniera esatta ed immediata.

Software di monitoraggio del tempo

L’utilizzo di un software di time tracking installato direttamente sul computer o dispositivo mobile è un modo moderno per calcolare il numero di ore lavorate.

Una volta effettuato l’accesso al sistema e fatto clic sul pulsante per timbrare l’ingresso e l’uscita, il server del sito web registrerà i dati.

La maggior parte dei software viene fornita con un’opzione di localizzazione per garantire la registrazione corretta del tempo di lavoro.

Calcolare le ore lavorate in un progetto: scegli un software di project management

Le soluzioni viste precedentemente per il time tracking possono essere efficaci in alcuni casi, ma la precisione e l’efficacia dell’utilizzo di un software di project management come Twproject non ha eguali.

Guarda in quanti modi puoi farlo.

Personalizzazione delle voci di tempo

Twproject ti consentirà di creare voci di orario manualmente o utilizzando un tracker automatico.

La prima soluzione permette ai dipendenti di selezionare un’attività e inserire manualmente, in una pagina stile Excel, il tempo trascorso a lavorarci.

In questo modo il dipendente può focalizzarsi interamente sul lavoro ed inserire le ore dedicata all’attività in un secondo momento.

La seconda soluzione è invece quella di utilizzare un timer che registri automaticamente il tempo speso su ogni attività.

Con un semplice clic sul pulsante di riproduzione all’interno del software sarà possibile iniziare a registrare il tempo dedicato ad un’attività.

Con questa soluzione i dipendenti dovranno però ricordarsi di mettere in pausa il timer durante le pause.

Tenere traccia delle ore di lavoro

Twproject permette di monitorare il worklog inserito in real time, evidenziando eventuali sforamenti rispetto al piano.

Sarà possibile individuare le ore lavorate per compito, per progetto, per collaboratore.

 Creazione di report

Un software di project management deve permettere di filtrare il worklog ed estrarre i dati secondo diversi filtri.

In questo modo si potranno creare report sulle tempistiche estremamente utili non solo per il project manager, ma anche per gli stakeholder.

Reminder

Può succedere di dimenticarsi di inserire le ore lavorate corrispondenti ad alcune attività.

Un buon software di project management deve avere una funzione per ricordare di inserire il tempo di lavoro dove manca.

Solo in questo modo, infatti, sarà possibile una gestione del progetto efficace e veritiera.

La semplicità di Twproject in relazione alla gestione dei timesheet ha aiutato l’adozione da parte degli utenti poiché il team di Advance ha trovato semplice tenere traccia del proprio tempo

Leggi l’intervista ad Advance e scopri come ha ottimizzato il calcolo dei tempi di lavoro con Twproject

Per concludere, il calcolo del numero di ore lavorate in un progetto è importante per tenere traccia della produttività, gestire i costi in maniera corretta e promuovere un ambiente di lavoro positivo.

Come visto, esistono diversi metodi per misurare il tempo lavorato, ma l’efficienza di Twproject nel time tracking è ineguagliabile.

Il passaggio dall’idea al progetto esecutivo richiede la massima attenzione per garantire che tutte le fasi vengano eseguite correttamente e che il progetto si concluda nel modo desiderato.

Essere un project manager significa portare a termine un progetto con successo, ma per farlo bisogna saper evitare gli errori comuni che possono compromettere il lavoro. 

Sebbene non ci siano due progetti esattamente uguali, i problemi che possono influenzarli sono spesso abbastanza simili.

Vediamo, quindi, in questo articolo quali sono gli errori da evitare durante il processo di realizzazione del progetto.

Dall’idea al progetto esecutivo: 7 errori da evitare

1.     Non coinvolgere il team nella fase di pianificazione

Il coinvolgimento del team nella fase di pianificazione è fondamentale per garantire il successo del progetto.

Il team conosce meglio di chiunque altro i dettagli delle singole attività e può fornire input preziosi nella fase di pianificazione.

Assicurati di coinvolgere il team fin dall’inizio per garantire che il piano del progetto sia realistico e attuabile.

Non solo, la chiarezza sulle aspettative è in grado di rendere il team più autonomo, ma conferisce anche un livello più elevato di responsabilità nei confronti del progetto.

2.     Mancanza di processi chiari

Coinvolgere il team nella fase di pianificazione è sicuramente un punto importante, ma altrettanto importante è creare dei processi chiari per la gestione delle attività.

Se la tua squadra comincia a vacillare, potrebbe essere a causa di processi mancanti o non efficienti.

Devi chiederti: il flusso di lavoro è adeguatamente ottimizzato e utile per i membri del team?

Sono in grado di identificare i passaggi che devono seguire per una gestione corretta dei loro compiti?

Se la risposta ad una sola di queste domande è no, il flusso di lavoro sarà da rivedere.

3.     Non scomporre i (grandi) progetti in parti più piccole

Scomporre un grande progetto in parti piccole e gestibili farà sentire il team più a suo agio e fiducioso di poter affrontare con successo quello che può sembrare un lavoro gigantesco.

Per evitare di lasciare il tuo team sopraffatto, prenditi il tempo per comprendere ogni aspetto del progetto.

Suddividi il tutto in piccoli pezzi individuando quali sono le attività prioritarie, quelle connesse le une con le altre e quelle che hanno meno importanza.

Una volta fatto questo lavoro, assegna ogni compito al collaboratore che possiede le capacità più adatte per realizzarlo al meglio.

4.     Dimenticare che la gestione del progetto è anche gestione delle persone

Troppi project manager si concentrano puramente sull’ambito, la qualità, il costo e la tempistica associati ai loro progetti dimenticando che è il team che sta effettivamente svolgendo il lavoro.

La mancata o incorretta gestione delle persone può portare a ritardi, frustrazione, insoddisfazione e influire sulla qualità del prodotto finale.

Per evitare questo problema, assicurati che tutti comprendano come e perché il loro ruolo è importante per il successo del progetto e pianifica dei controlli periodici.

Comunicare regolarmente con i membri del team attraverso riunioni regolari aiuterà a mantenere alto il morale e ad assicurarsi che il lavoro stia andando nella giusta direzione.

5.     Lasciare che i cambiamenti sfuggano di mano

Le richieste aggiuntive e le nuove funzionalità possono mettere a dura prova le risorse.

Senza un controllo adeguato, queste possono influire gravemente sul successo del progetto.

Tuttavia, il cosiddetto scope creep può essere ridotto grazie ad una forte gestione del progetto e della proprietà del prodotto.

Quando si ricevono queste richieste di modifica è necessario porsi alcune domande, ad esempio:

• Le nuove funzionalità sono in linea con la visione del prodotto?
• Le modifiche proposte aggiungono valore all’utente finale?
• Sono fondamentali per raggiungere il risultato?

Definire chiaramente gli obiettivi del prodotto e identificare i fattori di successo può aiutare a garantire che le richieste di modifica e le funzionalità aggiunte che non sono allineate agli obiettivi non minaccino le tempistiche.

6.     Non monitorare costantemente lo stato del progetto

Monitorare costantemente lo stato del progetto è essenziale per garantire che il progetto stia procedendo come previsto.

Senza un adeguato monitoraggio potrebbero sorgere ritardi o problemi da cui diventa complicato rimediare in seguito.

Assicurati di monitorare costantemente lo stato del progetto e di apportare le necessarie modifiche in tempo utile.

Dall’idea al progetto esecutivo: la soluzione

Con così tanti errori comuni nel project management, non c’è da meravigliarsi che diversi progetti finiscano per superare il tempo o il budget o che così pochi progetti completati offrano i vantaggi che avrebbero dovuto.

Processi chiari, un’adeguata allocazione delle risorse e la giusta comunicazione con il tuo team sono passaggi essenziali per garantire il successo.

La più grande soddisfazione per un project manager è vedere il piano di un progetto realizzarsi.

Tuttavia, è praticamente impossibile raggiungere con successo gli obiettivi di un progetto senza un supporto da parte di uno strumento di project management.

Con così tanti pezzi in movimento, la gestione dei progetti anche all’interno delle aziende più piccole può essere scoraggiante.

Prima di considerare quali progetti affrontare, diventa quindi importante identificare e valutare la giusta soluzione che aiuterà te e il tuo team a gestire attività, risorse e collaborazione.

Un software di project management come Twproject permette di affrontare e correggere tutti gli errori che abbiamo elencato in questo articolo.

Grazie a questo software, per esempio, sarà possibile impostare ed elencare gli obiettivi, stabilire le priorità, individuare le dipendenze con i diagrammi di Gantt e le liste di controllo.

Twproject ti permetterà di gestire il carico delle risorse coinvolte, di assegnare loro dei compiti e di monitorare l’avanzamento del progetto in qualsiasi momento in real time.

Tutto questo per riuscire a controllare il flusso di lavoro prima ancora di iniziare l’esecuzione del progetto.

Inoltre, Twproject permette di raccogliere file, documenti e criticità in un’unica posizione centrale, semplificando così il regolare monitoraggio del progetto.

Lavorare ad un progetto senza un project planning è come essere al timone di una nave senza radar.

I pericoli di non attenersi a un piano di progetto sono molti ed il rischio che il viaggio si tramuti in un naufrago diventa pericolosamente reale.

Un piano di progetto aiuta a garantire che le parti interessate condividano la stessa prospettiva, abbiano obiettivi chiari e raggiungibili e creino un canale di comunicazione aperto e trasparente.

Ma cos’è esattamente il project planning? Come può aiutare un team a pianificare con successo un progetto? Approfondiamolo in questo articolo.

Cos’è il project planning?

Il project planning, o piano di progetto, è il processo di definizione degli obiettivi, dell’ambito, delle pietre miliari e delle attività e risorse di budget per ogni fase di un progetto.

In altre parole, è un documento che delinea la serie di passaggi che il team seguirà per completare il progetto.

Un buon piano è facilmente condivisibile e comprensibile con e da tutte le persone coinvolte.

L’idea alla base di un project planning è quella di fungere da tabella di marcia che mostrerà tutti i passaggi e le risorse che devono essere presi in considerazione quando si cerca di completare un progetto in tempo e nei limiti del budget.

5 fasi per pianificare il successo del progetto

1. Ricerca e pianificazione preliminare

Prima ancora di scrivere una sola riga nel documento del piano di progetto, è necessario un lavoro di preparazione.

Il miglior piano d’azione è ricercare e conoscere i fatti prima di impegnarsi nelle singole attività.

Questo comporta:

• Misurare l’ambito del progetto e il suo valore: ciò significa comprendere i dettagli del progetto: quali saranno gli obiettivi e i potenziali risultati, quali partnership dovresti consolidare per portare a termine il lavoro, nonché eventuali rischi o problemi potenziali che potrebbero sorgere.

• Intervistare gli stakeholder: per rappresentare con precisione come sarà il prodotto finale del tuo progetto, devi sapere cosa si aspettano le parti interessate. Diventa necessario definire con loro la proprietà del prodotto e il processo decisionale, i loro livelli di coinvolgimento e i fattori trainanti. Ciò darà agli stakeholder del progetto maggiore fiducia nei tuoi confronti e nel tuo team. Inoltre, mostra alle parti interessate che tieni davvero al successo del progetto.

• Conoscere il team: l’ultima fase prima di arrivare effettivamente alla pianificazione del progetto è prendersi il tempo per incontrare e connettersi con i membri del team. Ogni persona coinvolta è importante, quindi conoscere la sua esperienza, i suoi interessi, la sua disponibilità e il carico di lavoro aiuta a creare un piano ponderato.

2. Delineare una versione approssimativa del piano del progetto

Dopo aver raccolto tutte le informazioni durante la fase precedente, arriva il momento di iniziare a progettare una bozza del piano di progetto.

Ci sono due grandi obiettivi che occorre raggiungere in questa fase per assicurarti che il lavoro abbia successo:

• Annotare gli elementi principali del tuo piano di progetto: annota chi, cosa, quando e come del tuo progetto.
• Includere il contributo del team nella bozza: una volta che le esigenze di base del tuo piano di progetto e il modo in cui saranno soddisfatte sono state annotate, è il momento di coinvolgere il tuo team nel processo di stesura. Promuovi una discussione attiva con i collaboratori e definisci il tempo necessario per il raggiungimento degli obiettivi proposti. La comunicazione è fondamentale per raggiungere il successo del progetto, quindi assicurati che tutti possano fare le cose senza mettere a rischio il progetto stesso.

3. Creare il piano di progetto

Ora che hai gettato le basi per del project planning, è il momento di costruirlo effettivamente.

Un ottimo modo per farlo è utilizzare strumenti di pianificazione come Twproject.

Grazie a questo strumento è possibile indicare chiaramente le attività, la loro durata, le pietre miliari, le risorse assegnate ed il budget grazie ad un diagramma di Gantt.

Anche la flessibilità è fondamentale, poiché un piano di progetto potrebbe subire delle modifiche durante il ciclo di lavoro.

Twproject permette di effettuare modifiche al piano di progetto in maniera semplice e senza perdere di vista lo stato di avanzamento, le dipendenze e gli effetti che ogni cambio potrà avere sul futuro di un progetto.

4. Presentazione e conferma del piano

Ecco arrivato il momento di presentare ufficialmente il project planning agli stakeholder e ai membri del team.

In questo modo sarà possibile assicurarsi di essere tutti sulla stessa pagina prima di iniziare il lavoro vero e proprio.

5. Esecuzione del progetto e correzione della rotta

A questo punto inizia ufficialmente il lavoro. Ma non è finita qui!

Il project planning è come un documento vivente che ha bisogno di aggiornamenti costanti e correzioni di rotta.

Alcuni buoni consigli da tenere a mente per questa fase sono i seguenti:

• Comunicare in ogni momento con il tuo team di progetto e le parti interessate
• Aggiornare il piano di progetto quando le cose cambiano
• Monitorare i rischi man mano che il progetto si evolve

È evidente, quindi, come sia essenziale investire tempo in un processo di pianificazione del progetto per garantire una strategia di successo.

La pianificazione non deve essere complicata, deve solo essere ben eseguita affinché diventi efficace.

Con un’adeguata pianificazione seguita da un’efficace attuazione delle azioni, il team sarà sicuramente sulla buona strada per il successo.

Tuttavia, redigere un buon project planning non è una garanzia che il progetto andrà necessariamente secondo i piani.

Nonostante tutta la pianificazione del progetto, l’incertezza è sempre in agguato.

La chiave per ottenere ottimi risultati è quindi riconoscere che un’attenta pianificazione del progetto è una componente fondamentale per ridurre i rischi e aumentare il successo.

Un project manager da solo difficilmente riuscirà a farlo, ma con l’aiuto di un valido software di project management come Twproject, sarà possibile redigere un project planning efficace, condivisibile e flessibile in caso di modifiche.