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La gestione del progetto è una professione che esiste da tempo e nel secolo passato, il project management è diventata una vera e propria disciplina al centro di molti studi e ricerche.

Secondo una gestione del progetto classica, e troppo spesso utilizzata anche oggi, il successo di un progetto è misurato in termini di tempi, budget e metriche dell’ambito.

Di conseguenza, c’è poca attenzione sui vantaggi aziendali generali sia in termini di valore per il cliente che di profitti per l’organizzazione.

Certamente, la gestione dei progetti è migliorata negli ultimi decenni, ma è chiaro che è necessario trasformare rapidamente le pratiche di gestione dei progetti per affrontare le sfide del XXI secolo.

Ma cosa significa questo in concreto? Vediamolo in questo articolo.

La trasformazione del project management nel XXI secolo

Il 21° secolo ci sfida a cambiare il modo in cui si gestisce il cambiamento all’interno delle organizzazioni.

I lavori tradizionali stanno cambiando e nuovi ne stanno nascendo, il vecchio concetto di lavoro d’ufficio dalle 8 di mattina alle 5 di sera non è più attuale, i mezzi e le opportunità di comunicazione stanno evolvendo, così come la tecnologia che migliora continuamente…

Le organizzazioni hanno bisogno di pensatori critici con la capacità di adattarsi, inventare e reinventare; collaborare, creare ed innovare, comprendere e sfruttare le complessità per lasciare sfogo alla creatività.

Ecco quindi che anche il project management e l’analisi aziendale si stanno trasformando davanti ai nostri occhi per poter raggiungere e creare migliori risultati aziendali.

Alcuni si riferiscono ad esso come “Breakthrough Project Management” (o BPM), un approccio innovativo all’approvvigionamento e gestione dei progetti.

Questo metodo fornisce una base solida e ripetibile per consegnare i progetti:

• Rispettando la deadline
• Utilizzando un budget ridotto
• Senza compromettere la portata o la qualità

Sebbene l’approccio tradizionale al project management sia ancora efficace nel caso di progetti da bassi a moderatamente complessi, per quanto riguarda i compiti più difficili, questo metodo diventa insufficiente e diventa necessario seguire una nuova via anche considerando il continuo cambiamento del mercato.

Il ruolo del project manager

Il project manager, in questo quadro, non dovrà essere fossilizzato sull’approccio classico della gestione dei progetti, ma dovrà essere sempre alla ricerca di nuove prospettive e di nuove innovazioni del settore.

È chiaro che il mondo, anche nel business, sta cambiando rapidamente, i progressi della tecnologia sono rapidi e furiosi e le organizzazioni sono costrette ad innovare continuamente.

In effetti, il nuovo approccio Agile ai progetti può essere vincente in questo senso.

In questo caso vengono sfruttate le sinergie necessarie per stimolare la creatività e l’innovazione.

La parola chiave diventa quindi “innovare” o permanere nel mercato e affrontare la concorrenza diventerà sempre più complicato.

Innovare diventa quindi la linfa vitale della sopravvivenza organizzativa.

Il project manager deve concentrarsi quindi sulla fornitura continua di valore aziendale e innovazione, comprendendo la natura olistica del cambiamento.

Questo cambiamento richiede attenzione a persone, processi, organizzazioni, regole, dati, tecnologie per costituire una pratica commerciale trasformativa.

Rendendosi conto che una visione olistica del cambiamento è sia un’arte che una scienza, il project manager deve trovare un equilibrio tra analisi e intuizione, tra ordine e cambiamento dirompente.

Il processo decisionale diventa quindi collaborativo; il pensiero è inclusivo e strategico; la complessità viene sfruttata per raggiungere la creatività; la leadership è condivisa e diversificata; i team sono collaborativi e altamente performanti; i metodi sono adattivi, creativi, agili; le soluzioni sono innovative, competitive e creano valore per l’organizzazione.

Le pratiche innovative del progetto producono quindi risultati rivoluzionari e richiedono un pensiero diverso e nuove pratiche e sistemi.

I criteri di successo del progetto devono quindi essere cambiati per includere anche il concetto di valore, ricchezza e benefici per l’azienda, innovazione e creatività.

In conclusione, gli strumenti e le tecniche tradizionali di gestione dei progetti, sono spesso oggi ritenute inadeguate.

Questi approcci tradizionali che utilizzano un metodo statico, infatti, forniscono ai project manager stime non realistiche che ignorano i processi di feedback multipli e le relazioni non lineari del progetto.

Le interrelazioni tra le componenti di un progetto sono più complesse di quelle raffigurate nel modello classico di project management e le rende inadeguate alle sfide del dinamico ambiente di progetto del XXI secolo.

I nuovi ambienti complessi e dinamici richiedono quindi ai project manager di ripensare la definizione tradizionale di un progetto e le modalità classiche di gestione.

I project manager devono essere in grado di prendere decisioni in questi sistemi dinamici ed instabili che cambiano continuamente e si evolvono in modo casuale e sono difficili da prevedere, molto diversi dai sistemi lineari e prevedibili tradizionalmente studiati.

Per raggiungere questo obiettivo, devono essere quindi studiati approcci più integrati per la gestione di progetti in ambienti complessi e nuovi metodi di pianificazione, programmazione, esecuzione e controllo dei progetti.

Come detto precedentemente, “innovare” deve essere la parola chiave nel project management del XXI secolo.

Le conferenze sul project management sono un modo ottimale per incontrare nuove persone, fare networking e migliorare le proprie capacità. Ovviamente non tutte sono degne di rilievo e non sempre vale la pena parteciparvi.

Abbiamo pensato, quindi di fare quella che a nostro avviso è una selezione degli eventi di maggior rilievo. In sostanza un elenco dei maggiori eventi di Project Management che si svolgeranno in giro per Italia e per l’Europa nel 2019.

PMI Central Italy Chapter

Molti sono gli eventi interessanti organizzati ogni anno da PMI Central Italy Chapter, ma i due eventi che stanno mobilitando l’attenzione internazionale e che sicuramente varrà la pena seguire saranno:

1. InNOWvation: Creating the Future, un evento internazionale in cui l’innovazione nella progettualità sarà il tema principale. Questo evento si terrà il 13 e 14 Giugno 2019 a Roma e potete trovare tutti gli approfondimenti a questo link: https://innowation.pmi-centralitaly.org/;
2. Il 3° Forum Nazionale di Project Management previsto per metà Ottobre.

PE Award Assessment Training Lisbon 2019 – Lisbona, Portogallo

Una formazione di tre giorni organizzata dall’IPMA – International Project Management Association per i potenziali assessori del PE Award.

Molta attenzione è dedicata al processo di valutazione stesso, comprese le capacità di intervistare e di relazione.

Prima di questa formazione presenziale a Lisbona, sono previste anche due formazioni in forma di webinar da effettuare direttamente online.

Maggiori informazioni si possono trovare a questo link ufficiale https://www.ipma.world/projects/project-excellence-awards/pe-assesment-trainings/

APM Project Management Conference – Londra

Questa conferenza, sponsorizzata da Hyde Park Solutions Ltd., esplorerà come la professione sta offrendo valore in un mondo in trasformazione, seguendo il macrotema “Delivering Value in a Transforming World”.

I relatori discuteranno su come coloro che lavorano come project manager possono prendere il controllo dei loro progetti e fornire benefici di maggior valore utilizzando metodi, strumenti e tecniche innovativi.

I tre flussi quest’anno si concentreranno sull’adattamento per sviluppare la carriera, lavorando in modo più intelligente sull’approccio ai progetti e su come sviluppare le prestazioni personali.

L’appuntamento è per il 2 maggio 2019: https://www.apm.org.uk/apm-conference/

Congresso PMI® EMEA 2019 – Dublino, Irlanda

Il PMI – Project Management Institute è l’associazione leader per i professionisti di project, programme o portfolio management.

Il Congresso PMI® EMEA 2019 fornirà il concetto, le competenze e i comportamenti necessari per fare la differenza nel project management.

Più di tre giorni, in cui si ascolteranno le prospettive globali su questa professione in rapido movimento.

Il congresso si svolgerà dal 13 al 15 maggio 2019 a Dublino in Irlanda: https://www.pmi.org/emea-congress/registration-options

SUPSI Project Management Forum – Lugano, Svizzera

La seconda edizione del Project Management Foruma – PMF si terrá il 23 e 24 maggio 2019 presso il Palazzo die Congressi di Lugano.

Il programma della prossima edizione del PMF ancora non è stato pubblicato ma questo evento è stato creato per contribuire allo sviluppo delle conoscenze e alla diffusione della cultura nell’ambito del project management.

Sicuramente anche nel 2019 ci sará un programma interessante. Maggiori informazioni verranno pubblicate qui http://www2.supsi.ch/cms/pmforum/pmf-2019/

Portfolio & Project Management Summit 2019 – Berlino, Germania

L’agenda ed i key note speaker di questo congresso devono ancora essere pubblicati, ma si tratta di un evento da tenere d’occhio.

Il Portfolio & Project Management Summit 2019 si svolgerà a Berlino, in Germania, nelle giornate del 24 e 25 ottobre 2019.

Le informazioni verranno pubblicate in futuro in questo link ufficiale https://qepler.com/events/portfolio-and-project-management-summit-2019.html

CUOA – Corso Executive di Project Management

In questo caso non parliamo di un congresso vero e proprio, ma di un corso executive in Project Management offerto dal CUOA – Centro Universitario di Organizzazione Aziendale.

Questo corso si focalizza su tutti gli aspetti del project management in chiave operativa, non solo teorica come la maggior parte die corsi.

La competenza tecnica è infatti necessaria, ma non sufficiente per un project manager di spessore.

La 15^a edizione del corso si svolgerà dal 15 febbraio al 25 maggio 2019.

Da tenere a mente inoltre che il percorso Jobleader Project Management di CUOA Business School è propedeutico alle certificazioni in Project Management del PMI.

Per ulteriori informazioni, ecco il link:
https://www.cuoa.it/ita/formazione/corsi-executive/project-management

MIP – Politecnico di Milano, corsi in Project Management

Il MIP ha sempre affiancato organizzazioni di diverse dimensioni e provenienti da differenti settori nella formazione delle loro risorse di project management.

Anche nel 2019 verranno proposti tre percorsi:

• Project Manager Fundamentals, che consente l’acquisizione delle conoscenze chiave in tema di gestione di progetti;
• Project Manager Advanced, che approfondisce la tematica di project management con esempi pratici e teorici;
• PMI Certification Course, la certificazione PMP promossa in tutto il mondo dal PMI e che attesta le competenze individuali acquisite in tema di Project Management.

Per conoscere tutte le date, consultare il sito ufficiale del MIP
https://www.mip.polimi.it/it/offerta-formativa/management-academy/aree-tematiche/innovation-design/corsi-brevi-in-project-management/

Questi sono a nostro avviso gli eventi più importanti di project management del 2019. Nel caso avessi qualche evento da segnalarci puoi tranquillamente farlo lasciando un commento qui sotto.

La differenza tra Progetto e Processo può non apparire così evidente e, di fatto,  persone confondono spesso i progetti con i processi.

Qualcuno potrebbe sostenere che si tratti solamente di una questione di semantica e che chiamarlo progetto piuttosto che processo non cambi poi molto.

In effetti, ci sono alcune aree in cui progetti e processi possono sovrapporsi (motivo per cui scaturisce la confusione). Esiste, però, anche una differenza sostanziale che impatta direttamente sul modo in cui si gestiscono le attività nell’uno o nell’altro caso.

Progetto vs. processo: la definizione

Una definizione riconosciuta è che:

Un progetto riguarda la creazione di qualcosa di nuovo o l’implementazione di un cambiamento. Diversamente un processo ha lo scopo di creare valore eseguendo ripetutamente un’attività.

In un progetto, gli obiettivi e i piani possono essere modificati dagli stakeholder. I processi, invece, sono procedure stabilite per il lavoro in corso e possono essere modificati, generalmente, solo con pianificazione e investimenti.

In effetti, con qualsiasi processo che abbia un impatto significativo su un business, è idealmente necessario un progetto per cambiare quel processo.

Un progetto è temporaneo in quanto ha un inizio e una fine nel tempo definiti, e quindi un ambito e risorse definiti.

Inoltre, un progetto è unico in quanto non è un’operazione di routine, ma un insieme specifico di operazioni progettate per raggiungere un obiettivo singolare.

Progetto vs. processo: i punti in comune

Sia i processi che i progetti mirano ad ottenere qualcosa attraverso una sequenza di attività pianificate.

Entrambi hanno in genere bisogno di team e risorse che possano eseguirli.

Inoltre, possono coesistere, come nel caso in cui le persone lavorano sui processi e hanno un progetto in movimento.

Progetto vs. processo: le differenze

Va comunque sottolineato che tra progetti e processi esiste una differenza significativa: la frequenza con cui si ripete l’attività.

I progetti sono infatti una tantum, anche se esistono casi in cui i progetti diventano ripetibili.

In questa situazione, se il progetto diventa ripetitivo, si trasforma in un processo.

I processi sono infatti ripetibili e creano valore producendo un dato output su richiesta.

Il fatto che le attività vengano ripetute significa che è possibile ammortizzare efficacemente lo sforzo di pianificazione grazie alle molte ripetizioni.

Nel caso invece di un progetto, pianificato una volta, lo sforzo deve essere ripagato dall’esito dell’unica volta in cui si esegue.

Quando si gestisce un progetto, gran parte dello sforzo va nella pianificazione iniziale. Dopo questo step, lo sforzo si focalizza nel controllare che il tutto venga svolto secondo i piani.

Il processo funziona diversamente. È possibile infatti rivedere il risultato da un processo e imparare da esso. E’ possibile, altresì, apportare modifiche al processo ed è possibile sperimentare e vedere cosa funziona e cosa no.

Lo “sforzo di gestione” è meno focalizzato a mantenere le cose in pista ed è piuttosto orientato ad imparare come ottimizzare il processo, appunto.

Esiste quindi questa grande differenza in merito allo “sforzo di gestione” nei progetti e nei processi.

Ulteriori differenze tra processo e progetto

Oltre a questo, i progetti e i processi sono supervisionati in modo diverso, rendendo la maggior parte degli strumenti incompatibili con la gestione di entrambi.

I progetti sono supervisionati da un’autorità principale, di solito indicata come project manager, che guida il progetto verso il suo obiettivo.

I processi sono invece gestiti da tutte le persone coinvolte nelle operazioni in corso che si riferiscono a quel determinato flusso di lavoro. In altre parole, sono azioni quotidiane che sono formalizzate con l’obiettivo di migliorare l’efficienza e la produttività complessive.

Il project management è una metodologia consolidata per la gestione e l’esecuzione delle modifiche all’interno di un’organizzazione.

È interessante notare che la stessa gestione del progetto è un processo definito e ripetibile. In definitiva, tutto il lavoro implica un processo e la gestione del progetto non è diversa.

La corretta gestione del progetto procede secondo principi e procedure ben definiti per gestire i cambiamenti organizzativi e le nuove iniziative per una conclusione positiva.

Si tratta semplicemente di un processo molto specifico e attentamente progettato che per essere ripetuto ed eseguito ogni volta che l’azienda apporta un cambiamento importante e sta facendo qualcosa di nuovo per la prima volta.

Il processo di implementazione di queste modifiche è chiamato gestione del progetto e ogni modifica deve essere gestita come un progetto.

Progetti, progetti e TwProject

Tutto quello detto sinora evidenzia come ci siano diversi motivi per estendere la gestione progetti con i processi; spesso progetti o processi sono presentati come alternativi per le esigenze organizzative del team.

Con Twproject puoi ottenere vantaggi da entrambi, in una soluzione integrata.

Sicuramente ti sarà capitato di ripetere nel tempo alcuni progetti dell’azienda e di standardizzarli a tal punto da essere eletti a “processi aziendali”.

Nel nostro software puoi trovare la soluzione a questa situazione…. E a tante altre!

In TwProject, lo strumento integrato per la gestione dei processi aziendali amplia notevolmente la possibilità di modellazione in relazione con l’albero di progetto. Ne migliora l’usabilità anche per casi d’uso complessi, mantenendo l’organizzazione basata sul progetto.

Nei nostri incontri con i clienti spesso presentiamo due modi per modellare i loro processi aziendali:

• con i progetti, mirato a dare una struttura minima per lavorare e raccogliere una quantità massima di feedback, worklog, etc.,
• usando modelli di processi aziendali, che sono flussi di lavoro. I flussi di lavoro sono più rigidi ma più accurati. Sono più complessi da pianificare ma spesso più facili per l’utente finale, che deve solo dire “procedi” sui suoi task quando è il caso.

In conclusione, possiamo dire che non c’è differenza di importanza tra un progetto e un processo. Ognuno infatti svolge un ruolo importante nel raggiungimento di obiettivi all’interno di un’organizzazione ed è necessario assicurarsi di utilizzarli entrambi in modo appropriato.

I processi sono le procedure continue e ripetute che aiutano a raggiungere gli obiettivi di business, mentre i progetti sono i modi per modificare i processi, lanciare nuovi prodotti, o in altro modo apportare cambiamenti all’interno dell’organizzazione in modo da portare avanti gli obiettivi in ​​modi nuovi.

Conoscevi giá prima la differenza fra un progetto ed un processo? Ci sono ulteriori differenze che consideri rilevanti? Dacci la tua opinione.

Il Total Quality Management è un approccio di gestione organizzativa esteso e strutturato. Si concentra sul miglioramento continuo della qualità di prodotti e servizi utilizzando un feedback continuo.

L’origine esatta del termine Total Quality Management non è certa. Quel che è certo è che sicuramente è stato ispirato dalle opere di Armand V. Feigenbaum e Kaoru Ishikawa.

Dalle sue origini il concetto è stato sviluppato e può essere utilizzato per quasi tutti i tipi di organizzazioni, non solo aziende tradizionali ma anche scuole, alberghi, comunità, ecc.

Oggigiorno, il Total Quality Management viene utilizzato anche nel settore dell’e-business e percepisce la gestione della qualità interamente dal punto di vista del cliente.

L’obiettivo del Total Quality Management sta nel fare le cose per bene ed in modo soddisfacente per il cliente e di ripetere questa esperienza positiva.

Ciò consente all’organizzazione di risparmiare il tempo necessario per correggere il lavoro scadente e le implementazioni non riuscite di prodotti e servizi, ad esempio le riparazioni in garanzia.

Il Total Quality Management può essere impostato in maniera differente a seconda del tipo di organizzazione o per una serie di standard da seguire, come ad esempio nel caso dell’ISO 9000.

In questo tipo di approccio vengono utilizzati i canali di strategia, dati e comunicazione per integrare i principi di qualità richiesti nelle attività e nella cultura dell’organizzazione.

I principi del Total Quality Management

Il Total Quality Management ha una serie di principi di base che possono essere riassunti nei punti seguenti:

1. Focus sui clienti
2. Coinvolgimento dei dipendenti
3. Accentramento del processo
4. Sistema integrato
5. Approccio strategico e sistematico
6. Processo decisionale basato su fatti
7. Comunicazione
8. Miglioramento continuo

Focus sui clienti

Quando si seguono i principi di questo approccio è di fondamentale importanza ricordare che solo i clienti determinano il livello di qualità.

Indipendentemente dagli sforzi compiuti per quanto riguarda la formazione dei dipendenti o il miglioramento dei processi, solo i clienti determinano, attraverso questionari ad esempio, se gli sforzi hanno contribuito al miglioramento continuo della qualità dei servizi e dei prodotti.

Coinvolgimento dei dipendenti

I dipendenti sono clienti interni di un’organizzazione.

Il coinvolgimento dei dipendenti nello sviluppo di prodotti o servizi di un’organizzazione determina in larga misura la qualità di questi prodotti o servizi.

Tutti i collaboratori all’interno di un’azienda devono capire che hanno un ruolo importante da svolgere nell’assicurare elevati livelli di qualità nei prodotti e servizi che l’organizzazione produce.

E’ bene quindi creare una cultura aziendale in cui i dipendenti si sentano coinvolti nell’organizzazione.

Accentramento del processo

Il processo di pensiero e la gestione dei processi sono una parte fondamentale nel Total Quality Management.

I processi sono il principio guida e le persone li supportano sulla base di obiettivi che sono collegati alla missione, visione e strategia in generale.

Sistema integrato

E’ importante disporre di un sistema organizzativo integrato che può essere modellato, ad esempio secondo le norme ISO 9000, o un sistema di qualità aziendale per la comprensione e la gestione della qualità dei prodotti o servizi di un’organizzazione.

Approccio strategico e sistematico

Un piano strategico deve abbracciare l’integrazione e lo sviluppo della qualità dei prodotti e dei servizi di un’organizzazione.

Processo decisionale basato su fatti

Il processo decisionale all’interno dell’organizzazione deve basarsi solo su fatti concreti e non su opinioni, emozioni ed interessi personali. I dati dovrebbero supportare il processo decisionale.

Un sistema di gestione della qualità è efficace solo quando è possibile quantificare i risultati; è necessario infatti vedere come e se il processo implementato sta avendo l’effetto desiderato.

Ciò aiuterà a stabilire gli obiettivi per il futuro e ad assicurarsi che ogni dipartimento stia lavorando per lo stesso risultato.

Comunicazione

Una strategia di comunicazione deve essere formulata in modo tale che sia in linea con la missione, la visione e gli obiettivi aziendali.

Questa strategia comprende tutte le parti interessate, valuta i canali di comunicazione, la misurabilità dell’efficacia, la tempestività, ecc.

Miglioramento continuo

Utilizzando i giusti strumenti di misurazione e il pensiero innovativo e creativo, saranno avviate e implementate proposte di miglioramento continuo in modo che l’organizzazione possa svilupparsi in un livello superiore di qualità.

Il Total Quality Management non è qualcosa che viene fatto una volta e poi dimenticato. Non è una fase di gestione che terminerà dopo che un problema è stato corretto.

I miglioramenti reali devono verificarsi frequentemente e continuamente al fine di aumentare la soddisfazione e la fedeltà dei clienti.

Approccio pratico al Total Quality Management

Quando si implementa il Total Quality Management, si implementa un concetto.

Non si tratta infatti di un sistema predefinito da “montare”, ma si tratta di una linea di ragionamento che deve essere incorporata nell’organizzazione e nella sua cultura.

La pratica ha dimostrato che esiste una serie di presupposti di base che contribuiscono al successo del Total Quality Management all’interno di un’organizzazione.

Questi presupposti basilari sono:

• Formare l’alta direzione sui principi di Total Quality Management e chiedere il loro impegno in merito;
• Valutare la cultura aziendale attuale, la soddisfazione del cliente e il sistema di qualità;
• Il senior management determina i valori e i principi fondamentali desiderati e li comunica all’interno dell’organizzazione;
• Sviluppare un piano di gestione della qualità totale utilizzando i principi di base di cui abbiamo parlato precedentemente;
• Identificare e dare priorità alle esigenze dei clienti e del mercato e determinare i prodotti ed i servizi dell’organizzazione che possono soddisfare tali esigenze;
• Determinare i processi critici che possono dare un contributo sostanziale ai prodotti e ai servizi;
• Creare team capaci di lavorare sul miglioramento dei processi;
• I manager devono supportare i team attraverso la pianificazione, le risorse e la formazione;
• La gestione integra le modifiche desiderate per il miglioramento dei processi quotidiani. Dopo l’implementazione di processi migliorati, avviene la standardizzazione;
• Valutare continuamente i progressi e aggiustare la pianificazione o altre criticità se necessario;
• Stimolare il coinvolgimento dei dipendenti. Consapevolezza e feedback portano a un miglioramento generale dell’intero processo.

In sintesi, il Total Quality Management non è una soluzione rapida e bisogna capire che i risultati reali possono non verificarsi immediatamente.

Non è un investimento a breve termine è bensì progettato per aiutare un’organizzazione a trovare il successo a lungo termine.

Qual è la tua esperienza con il Total Quality Management?

Vengono applicati i suoi principi all’interno dell’organizzazione con cui collabori?

Esistono altri presupposti di base che secondo te sono importanti? Lasciaci il tuo feedback qui sotto.

Lo schedule management o schedulazione di un progetto è il processo di gestione del tempo di un progetto attraverso pietre miliari, delle attività e dei risultati finali, solitamente indicando le date di inizio e fine previste.

Una schedule o schedulazione è il calendario di un progetto o di un programma.

Questo mostra come il lavoro progredirà per un periodo di tempo e tiene conto di fattori quali le risorse limitate e la stima dell’incertezza.

Questo processo inizia con il lavoro necessario per soddisfare i requisiti degli stakeholder.

Ciò include il lavoro tecnico/pratico che crea i risultati e l’attività di gestione che tratta aspetti come la gestione dei rischi e la gestione degli stakeholder.

La Definizione dei tipi di lavoro

Alcuni tipi di lavoro possono essere definiti molto più facilmente rispetto ad altri tipi.

Il lavoro di ingegnerizzazione, per esempio, tende ad avere specifiche dettagliate e complete fin dall’inizio.

Alcune attività IT, invece, seguono un approccio più iterativo per definire ciò che deve essere fatto.

Gli approcci al calcolo degli orari devono essere ugualmente flessibili.

In alcuni casi, è possibile utilizzare tecniche rigorose per modellare il lavoro e calcolare i tempi dettagliati.

In altri casi, inizialmente devono essere fatte delle stime generali che, man mano che il progetto prosegue, vengono costantemente affinate grazie alle informazioni disponibili.

Un modello dettagliato può essere utilizzato per eseguire calcoli ed analisi “what-if” per testare il risultato di eventi potenziali.

As esempio: “cosa succede se la risorsa X non è disponibile in febbraio?” oppure “cosa succede se ci sono condizioni meteorologiche sfavorevoli in marzo?”.

La Pianificazione Rolling Wave

Gli approcci di pianificazione dettagliati e di alto livello solitamente seguono la cosiddetta pianificazione “rolling wave”.

Ovviamente, il lavoro a breve termine è in genere meglio definito e può essere soggetto ad una pianificazione più rigorosa e completa.

Il lavoro a lungo termine è invece più vago e soggetto a cambiamenti. Si specificherà mano a mano che il lavoro prosegue.

La finestra di dettaglio si muove quindi lungo il programma appunto come una “rolling wave”, letteralmente un’onda rotolante.

La forma di pianificazione grafica utilizzata più comunemente è il diagramma di Gantt.

Nella sua forma più semplice utilizza barre su una scala cronologica orizzontale per mostrare l’inizio, la durata e la fine delle varie attività.

Varianti del diagramma di Gantt possono trasmettere tutti i tipi di informazioni adattandosi alle circostanze.

Al termine del lavoro le schedulazioni mostrano ciò che è stato pianificato e ciò che è realmente accaduto e possono essere uno strumento importante nell’individuare e determinare le lezioni apprese.

Come effettuare la schedulazione di un progetto

Prima di approfondire la pianificazione del progetto, esaminiamo i fondamenti.

Bisogna porsi tre domande per iniziare la pianificazione di un progetto:

1. Cosa deve essere fatto?
2. Entro quando sarà fatto?
3. Chi lo farà?

Una volta ottenute le risposte a queste domande, è possibile iniziare a pianificare le date, collegare le attività, impostare la durata, le pietre miliari e le risorse.

Di seguito sono riportati i passaggi necessari per pianificare un progetto:

• Definire le attività: Utilizzando una struttura Work Breakdown Structure (WBS) e un diagramma dei deliverable, è possibile iniziare a svolgere questi compiti e organizzarli. Si mapperanno le attività necessarie per completarli in ordine rispetto a quanto necessario;
• Fare stime: Una volta definite e suddivise le attività, è necessario determinare il tempo e gli sforzi necessari per completarle;
• Determinare le dipendenze: I compiti non sono isolati e spesso non è possibile iniziarne uno nuovo finché il precedente non è completato. Questo vincolo viene definito dipendenza delle attività;
• Assegnare le risorse: L’ultimo passaggio per finalizzare il programma pianificato è decidere quali risorse saranno necessarie per eseguire tali attività in tempo.

Si dovrà scegliere il team di progetto. Il tempo dei collaboratori dovrà essere pianificato esattamente seguendo le attività previste nella pianificazione.

Con l’aumentare della complessità del lavoro, diventa poco pratico mantenere un unico programma dettagliato.

I progetti su larga scala utilizzeranno spesso la pianificazione ondulatoria.

In questa modalità solo il lavoro a breve termine viene mostrato in dettaglio, mentre il lavoro a lungo termine viene mostrato in sintesi.

Con l’aumentare della quantità di attività di gestione, può essere utile creare piani di consegna distinti per aree diverse.

Ad esempio un piano di comunicazione, un piano tecnico, un piano di marketing, ecc.

La necessità di più piani è inevitabile con l’aumentare della complessità di un progetto.

Affinché ciò sia efficace, il project manager deve garantire che politiche di programmazione simili siano adottate in tutto il programma.

Queste politiche possono essere definite in un piano di gestione della pianificazione.

Il piano di gestione della schedulazione ha essenzialmente tre parti:

• Pianificazione dello sviluppo;
• Controllo;
• Pianificazione delle modifiche.

Pianificazione dello sviluppo

In questa sezione vengono stabilite le procedure per lo sviluppo e la revisione del programma.

Viene identificata la persona responsabile dello sviluppo e viene discusso il potenziale contributo dei membri del team di progetto.

Le procedure scritte per la stima della durata e dei budget delle attività, i livelli di contingenza e le risorse sono specificate per il progetto.

Inoltre, se il progetto è complesso, un software di pianificazione del progetto rappresenta molto spesso uno strumento utilissimo da avere.

Controllo della schedule

In questa sezione vengono messe in atto le procedure per misurare e controllare il programma del progetto.

Durante tutto il progetto, gli scostamenti di pianificazione e costi dovrebbero essere noti o calcolati regolarmente.

Ciò richiede una stima della percentuale di completamento di ciascuna attività secondo pianificazione.

In questa fase è necessario avere risposte chiare alle seguenti domande:

• Come sarà misurato il programma?
• Quali unità verranno utilizzate per misurare la completezza delle attività?
• Chi lo misurerà?
• Quanto spesso verrà misurato?

Cambiamenti di schedule

Normalmente, qualsiasi cambiamento alla pianificazione iniziale di progetto deve essere comunicato ed approvato.

Nella maggior parte dei casi, infatti, qualcuno ha inizialmente approvato il budget e la deadline del progetto e si aspetta di ricevere i risultati di conseguenza.

Quella persona è chiamata solitamente lo “sponsor del progetto“.

Ed è lo sponsor del progetto insieme, spesso, agli stakeholder che deve essere informato.

Egli dovrà approvare tutte le modifiche alla pianificazione iniziale.

                                                                                                                                Grazie per l’mmagine a  Watch List

Ecco le domande fondamentali da considerare in questo caso:

• Quali sono le ragioni adeguate per un cambio di programma?
• Di quanto preavviso si ha bisogno?
• Chi deve approvare le modifiche?

La pianificazione di un progetto è probabilmente uno dei lavori più difficili di un project manager.

Ciononostante il coordinamento delle date di consegna sulle stime può essere semplificato e reso più efficiente quando, insieme all’esperienza acquisita, si utilizzano degli appositi software di gestione.

Quali sono le tue esperienze con la schedulazione di un progetto?

Scrivici il tuo commento qui sotto e facci sapere la tua opinione sull’argomento.