Salvati dai tuoi spaventosi progetti!

La notte di Halloween è arrivata e tu, come ogni bambino, sei spaventatissimo, non da vampiri, pipistrelli, streghe o spaventose mummie ma da tutti quei progetti su cui stai lavorando e sai per certo non riuscirai mai a chiudere in tempo ne tanto meno restando nel budget. Lo so, ti suona familiare, ma non preoccuparti, Twproject è qui per salvarti con una nuova release e un coupon speciale con uno sconto del 15%  pensato per tutti quei coraggiosi project manager che hanno deciso di combattere queste mostruosità 🙂

HALLOWEEN15

Il coupon è valido fino al 4 Novembre quindi non perdere tempo, inizia subito ad organizzare meglio i tuoi progetti cosi l’anno prossimo potrai pensare soltanto alle caramelle!

La nuova release(6.5.65012) include diversi bug fix e miglioramenti che trovi in dettaglio qui.

New Twproject Release – Barra di avanzamento progetto su Gantt

Esce oggi una nuova versione di Twproject con alcuni bug fixes e una interessante nuova feature.

Twproject 6.5.65011 include una funzionalità che ti permette di attivare una barra su Gantt per vedere a colpo d’occhio come era posizionato l’avanzamento di progetto ad una certa data. La barra segue le percentuali di avanzamento di ogni task e può essere visibile su più date simultaneamente.

Per vedere la lista complete dei fix e dei bug potete visitare la pagina dedicata al change log.

 

 

New Twproject Release – Foglio Presenze & Project File Storage

Oggi esce finalmente la nuova release di Twproject (6.5.65009) che include, oltre a molti piccoli fix, 3 interessanti nuove funzionalità: un nuovo widget per arricchire la tua dashboard, una pagina dedicata all’analisi delle presenze e un nuovo modo per collegare i vostri alberi di progetto ad un file storage.

Potete scaricare la nuova release qui, include dei cambiamenti di database per cui consigliamo un backup completo del sistema.

Widget dashboard

Il nuovo widget introdotto in questa ultima release vi permetterà di controllare dalla vostra dashboard lo stato del carico del vostro team, per capire, a colpo d’occhio, se alcune risorse sono in overflow. Il team è costituito seguendo l’albero delle risorse e può essere cambiato sul momento usando la funzionalità del workgroup.

Foglio Presenze

La seconda feature introdotta riguarda una pagina dedicata al foglio presenza, grazie a questa pagina potrai monitorare il calendario delle risorse, con eventi di agenda, worklog inserito ed eventuali straordinari.

Per introdurre questa funzionalità è stato necessario introdurre una modifica importante sugli eventi di agenda, non troverete più infatti, il checkbox “indisponibile” ma tale caratteristica è stata spostata sulle tipologie di evento.

Dovrete quindi per esempio creare dei nuovi tipi di evento come “Ferie”, “Permesso”, “Malattia” e  marcarli come non disponibili.

L’aggiornamento creerà i automatico una nuova tipologia “indisponibile” e l’assegnerà a tutti gli appuntamenti marcati in questo modo. Ecco come risulta la pagina delle presenze:

Task File Storage

Nella nuova release sarà possibile assegnare ad ogni singolo progetto una cartella per la gestione dei file sui quali sarà possibile creare l’intera alberatura di cartelle secondo la struttura del progetto. Per prima cosa dovete creare la radice di filestorage dedicata.

Una volta creata, copiando il codice potrete andare nella nuova pagina dedicata (admin -> project defaults):

Grazie a questo semplice step, troverete in ogni progetto, nella sezione documenti, un link per aprire il file explorer specifico del progetto. Se specificato, la funzionalità creerà in automatico le cartella secondo i nodi del progetto, facendo puntare ogni fase alla cartella specifica.

Se sei curioso di leggere la lista completa delle modifiche puoi trovarla qui change log page.

Prova Twproject Adesso!

il piano triennale agid

Il piano triennale AGID nella nuova programmazione 2019 -2021

Il piano triennale AGID (Agenzia per l’Italia Digitale, come spesso viene denominato) è ufficialmente conosciuto come Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione.

Si tratta di un documento strategico, pubblicato sempre nel mese di settembre, che funge da guida e da supporto per la trasformazione digitale in Italia. Una trasformazione digitale ovviamente in linea anche con quanto previsto dal Piano d’Azione dell’Unione Europea per l’eGovernment 2016-2020.

A cosa serve il Piano Triennale AGID e perché ce ne occupiamo?

Questo piano serve come pianificazione strategica e strutturata degli investimenti tecnologici nella Pubblica Amministrazione previsti per il triennio 2019-2021.

Ovviamente noi ce ne occupiamo perché anche l’implementazione di un software di project management rientra nelle previsioni del Piano AGID. Vi immaginate quanto potrebbe essere utile anche per le economie del Paese avere un luogo centralizzato per la realizzazione e il controllo dei progetti delle pubbliche amministrazioni?

Il Piano, come abbiamo detto avrà validità triennale (2019-2021), ma prima di essere messo in atto, deve venire approvato dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri e firmato dal Presidente.

Grazie alle soluzioni previste da questo documento, le amministrazioni pubbliche possono lavorare ed investire per offrire servizi più efficaci ai cittadini ed alle imprese.

I punti focali sono principalmente l’utilizzo di metodologie agili, un approccio mobile, interfacce applicative sicure ed affidabili, ed open source.

Attraverso questo Piano Triennale viene quindi organizzato, strutturato ed integrato lo sviluppo digitale nel Paese. Ma proviamo a vedere nel dettaglio i singoli passaggi applicativi:

  1. A livello nazionale si definiscono gli standard e le regole generali. Inoltre, vengono realizzate le piattaforme che permettono di ottimizzare gli investimenti in questo campo.
  2. Le singole amministrazioni pubbliche sviluppano poi i servizi secondo le proprie necessità e caso specifico – ad esempio, le Regioni Autonome funzioneranno diversamente rispetto alle altre.
  3. Le singole imprese programmano gli investimenti a lungo termine cercando di sfruttare le nuove opportunità e le piattaforme innovative nazionali o regionali.

Gli obiettivi del Piano Triennale

Il Piano Triennale AGID ha diversi obiettivi, fra cui:

  • Implementare una strategia condivisa nel Paese seguendo quelli che sono gli obiettivi dell’Agenda Digitale in Italia.
  • Supportare le amministrazioni pubbliche nell’offrire servizi digitali che rispondano alle esigenze dei cittadini e delle imprese.
  • Facilitare il funzionamento del mercato grazie a best practice e standard da seguire, coinvolgendo anche i soggetti privati nella realizzazione di servizi integrati.
  • Introdurre una nuova visione per quanto riguarda la trasformazione digitale nel nostro Paese.

Come si può facilmente dedurre dalla tematica, questo piano è in continua evoluzione negli anni.

Nello specifico, il Piano Triennale AGID 2019-2021 prevede quattro novità rispetto a quello precedente. Vediamole insieme:

  • L’inserimento delle ultime modifiche previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD – e delle direttive e regolamenti europei recenti in merito all’innovazione digitale.
  • Il rafforzamento del concetto di Cloud della Pubblica Amministrazione – cloud first – che permette di assicurare una completa circolazione dei dati ed una nuova interoperabilità fra sistemi.
  • Un’attenzione particolare ai temi dell’open innovation e dello smart landscape. Con il primo concetto, si intende un nuovo approccio secondo il quale le imprese non si affidano più solamente alle loro risorse interne, ma anche ad idee e soluzioni provenienti dall’esterno, per poter competere meglio nel mercato. Con il concetto dello smart landscape, a volte conosciuto anche come Smart city, si intende invece una città user-friendly, cioè facilmente utilizzabile e comprensibile dai cittadini, con l’obiettivo di migliorare la qualità della vita.
  • Applicazione dei principi digital by default e once only: le Amministrazioni devono imparare a fornire servizi digitali come prima opzione – digital by default – e dovrebbero evitare di chiedere informazioni già conosciute ai cittadini ed alle imprese – once only.

piano triennale agid

Chi si occupa della transizione digitale?

Lo scopo e gli obiettivi del Piano Triennale AGID sono a questo punto, molto probabilmente, chiari; ma chi si occupa di realizzare questa transizione digitale?

Esistono tre attori principali:

  • Il Responsabile per la transizione digitale.
  • Il Responsabile degli acquisti e colui che si occupa della protezione dei dati personali.
  • Gli uffici preposti.

Non siamo quindi di fronte ad un progetto solitario all’interno della Pubblica Amministrazione, ma di un processo dove più persone esperte devono essere coinvolte e lavorare congiuntamente, per il bene dei cittadini.

Deve essere inoltre prevista una grande azione di monitoraggio per valutare i risultati dell’introduzione dei nuovi servizi e valutarne le eventuali modifiche.

Come si legge il Piano Triennale?

Il Piano Triennale 2019-2021, come anche il precedente, è strutturato in tre parti.

Sono soprattutto la prima e la terza a dare una sintesi delle strategie che ci si aspetta che le Pubbliche Amministrazioni mettano in atto.

La seconda parte è invece molto più tecnica.

Nello specifico:

Parte 1 – quadro di riferimento

Qui viene illustrato il contesto normativo europeo e nazionale e viene mappato il modello strategico.

Parte 2 – componenti tecnologici e di governance

Suddiviso a sua volta in:

  • Scenario attuale
  • Obiettivi
  • Linee di azione

Parte 3 – considerazioni finali e note di indirizzo

Qui vengono riportati i dati della spesa della Pubblica Amministrazione per quanto riguarda la trasformazione digitale.

Vengono inoltre elencate le azioni che le PA dovranno attuare dal punto di vista digitale.

Conclusioni

Per concludere, il Piano Triennale AGID offre un quadro di riferimento ed una “guida” al mondo digitale per l’intero ecosistema della Pubblica Amministrazione.

Si spera quindi che con il suo aiuto sia possibile continuare positivamente una trasformazione digitale in linea con quella europea, ma soprattutto in linea con le necessità ed i bisogni di cittadini ed imprese.

Leggi di più sui bootcamps Twproject.

Una prova è meglio di mille parole.

Eventi di project management del 2019: panoramica italiana ed europea

Le conferenze sul project management sono un modo ottimale per incontrare nuove persone, fare networking e migliorare le proprie capacità. Ovviamente non tutte sono degne di rilievo e non sempre vale la pena parteciparvi.

Abbiamo pensato, quindi di fare quella che a nostro avviso è una selezione degli eventi di maggior rilievo. In sostanza un elenco dei maggiori eventi di Project Management che si svolgeranno in giro per Italia e per l’Europa nel 2019.

PMI Central Italy Chapter

Molti sono gli eventi interessanti organizzati ogni anno da PMI Central Italy Chapter, ma i due eventi che stanno mobilitando l’attenzione internazionale e che sicuramente varrà la pena seguire saranno:

  1. InNOWvation: Creating the Future, un evento internazionale in cui l’innovazione nella progettualità sarà il tema principale. Questo evento si terrà il 13 e 14 Giugno 2019 a Roma e potete trovare tutti gli approfondimenti a questo link: https://innowation.pmi-centralitaly.org/;
  2. Il 3° Forum Nazionale di Project Management previsto per metà Ottobre.

PE Award Assessment Training Lisbon 2019 – Lisbona, Portogallo

Una formazione di tre giorni organizzata dall’IPMA – International Project Management Association per i potenziali assessori del PE Award.

Molta attenzione è dedicata al processo di valutazione stesso, comprese le capacità di intervistare e di relazione.

Prima di questa formazione presenziale a Lisbona, sono previste anche due formazioni in forma di webinar da effettuare direttamente online.

Maggiori informazioni si possono trovare a questo link ufficiale https://www.ipma.world/projects/project-excellence-awards/pe-assesment-trainings/

APM Project Management Conference – Londra

Questa conferenza, sponsorizzata da Hyde Park Solutions Ltd., esplorerà come la professione sta offrendo valore in un mondo in trasformazione, seguendo il macrotema “Delivering Value in a Transforming World”.

I relatori discuteranno su come coloro che lavorano come project manager possono prendere il controllo dei loro progetti e fornire benefici di maggior valore utilizzando metodi, strumenti e tecniche innovativi.

I tre flussi quest’anno si concentreranno sull’adattamento per sviluppare la carriera, lavorando in modo più intelligente sull’approccio ai progetti e su come sviluppare le prestazioni personali.

L’appuntamento è per il 2 maggio 2019: https://www.apm.org.uk/apm-conference/

Congresso PMI® EMEA 2019 – Dublino, Irlanda

Il PMI – Project Management Institute è l’associazione leader per i professionisti di project, programme o portfolio management.

Il Congresso PMI® EMEA 2019 fornirà il concetto, le competenze e i comportamenti necessari per fare la differenza nel project management.

Più di tre giorni, in cui si ascolteranno le prospettive globali su questa professione in rapido movimento.

Il congresso si svolgerà dal 13 al 15 maggio 2019 a Dublino in Irlanda: https://www.pmi.org/emea-congress/registration-options

SUPSI Project Management Forum – Lugano, Svizzera

La seconda edizione del Project Management Foruma – PMF si terrá il 23 e 24 maggio 2019 presso il Palazzo die Congressi di Lugano.

Il programma della prossima edizione del PMF ancora non è stato pubblicato ma questo evento è stato creato per contribuire allo sviluppo delle conoscenze e alla diffusione della cultura nell’ambito del project management.

Sicuramente anche nel 2019 ci sará un programma interessante. Maggiori informazioni verranno pubblicate qui http://www2.supsi.ch/cms/pmforum/pmf-2019/
eventi di project management 2019

Portfolio & Project Management Summit 2019 – Berlino, Germania

L’agenda ed i key note speaker di questo congresso devono ancora essere pubblicati, ma si tratta di un evento da tenere d’occhio.

Il Portfolio & Project Management Summit 2019 si svolgerà a Berlino, in Germania, nelle giornate del 24 e 25 ottobre 2019.

Le informazioni verranno pubblicate in futuro in questo link ufficiale https://qepler.com/events/portfolio-and-project-management-summit-2019.html

CUOA – Corso Executive di Project Management

In questo caso non parliamo di un congresso vero e proprio, ma di un corso executive in Project Management offerto dal CUOA – Centro Universitario di Organizzazione Aziendale.

Questo corso si focalizza su tutti gli aspetti del project management in chiave operativa, non solo teorica come la maggior parte die corsi.

La competenza tecnica è infatti necessaria, ma non sufficiente per un project manager di spessore.

La 15a edizione del corso si svolgerà dal 15 febbraio al 25 maggio 2019.

Da tenere a mente inoltre che il percorso Jobleader Project Management di CUOA Business School è propedeutico alle certificazioni in Project Management del PMI.

Per ulteriori informazioni, ecco il link:
https://www.cuoa.it/ita/formazione/corsi-executive/project-management

MIP – Politecnico di Milano, corsi in Project Management

Il MIP ha sempre affiancato organizzazioni di diverse dimensioni e provenienti da differenti settori nella formazione delle loro risorse di project management.

Anche nel 2019 verranno proposti tre percorsi:

  • Project Manager Fundamentals, che consente l’acquisizione delle conoscenze chiave in tema di gestione di progetti;
  • Project Manager Advanced, che approfondisce la tematica di project management con esempi pratici e teorici;
  • PMI Certification Course, la certificazione PMP promossa in tutto il mondo dal PMI e che attesta le competenze individuali acquisite in tema di Project Management.

Per conoscere tutte le date, consultare il sito ufficiale del MIP
https://www.mip.polimi.it/it/offerta-formativa/management-academy/aree-tematiche/innovation-design/corsi-brevi-in-project-management/

Questi sono a nostro avviso gli eventi più importanti di project management del 2019. Nel caso avessi qualche evento da segnalarci puoi tranquillamente farlo lasciando un commento qui sotto.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

asset dei processi organizzativi

Gli asset dei processi organizzativi e l’ambiente di progetto

Prima di iniziare a parlare degli Asset dei processi Organizzativi vogliamo spendere due parole per “contestualizzare” l’argomento.

Come Evidenzia il PMBOK italiano versione 6, i progetti esistono e operano in ambienti che possono avere influenza su di essi.

Tali influenze possono avere un impatto favorevole o sfavorevole sul progetto e ciò dipende, ovviamente, da una serie di condizioni.

Esistono, però, alcune categorie di influenze prioritarie:

È proprio la guida aggiornata del PMBOK che evidenzia tale struttura

asset dei processi organizzativi

Partendo proprio da questa divisione, abbiamo scelto di approfondire, in questo articolo, il tema legato agli Asset dei processi Organizzativi.

Cosa sono gli asset dei processi organizzativi?

Gli asset dei processi organizzativi (OPA) sono informazioni, documenti e strumenti di conoscenza preziosi che l’organizzazione accumula nel tempo.

Più semplicemente si può dire che sono una cosa: lezioni apprese dal passato.

In altre parole, mentre l’organizzazione è impegnata in vari progetti, a mano a mano guadagna e sviluppa più Asset di Processo Organizzativo. Questi sono la storia dell’azienda stessa e dei suoi progetti.

Gli Asset del Processo Organizzativo includono la documentazione che funge da archivio o repository della società.

Un Asset è qualcosa di valore e gli asset di un’Azienda navigata non hanno prezzo. Ci sono voluti tanto tempo, risorse umane ed economiche per ottenerli.

Si può ben comprendere, quindi, come gli asset dei processi organizzativi corrispondono ad un vero e proprio tesoro nella gestione dei progetti.

Ecco un elenco di Asset del Processo Organizzativo normalmente utilizzati e che possono essere suddivisi in due categorie.

  1. Processi e procedure
  2. Conoscenza di base aziendale

asset dei processi organizzativi

La prima categoria riguarda i processi e le procedure per lo svolgimento del lavoro, che include quanto segue:

  • Politiche
  • Procedure
  • Modello standard
  • Linee guida generali

La seconda categoria include la conoscenza di base aziendale per la memorizzazione e il recupero delle informazioni:

Un project manager dovrebbe normalmente includere tutte queste informazioni durante la pianificazione del progetto.

Quali sono i vantaggi degli asset dei processi organizzativi nella gestione dei progetti?

Come detto, gli asset del processo organizzativo consistono in ciò che l’azienda ha acquisito nel tempo, e sono quindi molto preziosi soprattutto per quanto riguarda la pianificazione di un progetto.

I documenti, le politiche o le procedure che rientrano negli asset del processo organizzativo vengono utilizzati come input per la maggior parte dei processi di pianificazione.

Ad esempio, se l’azienda sta tentando di avviare un nuovo progetto molto simile a un progetto già svolto, la documentazione delle lezioni apprese sul passato progetto apporterà molte informazioni utili durante la pianificazione di un nuovo progetto.

In breve, gli asset fungeranno da input per il nuovo progetto.

Le risorse del processo organizzativo possono essere vantaggiose anche relativamente al risparmio di tempo che possono determinare per l’organizzazione nel caso di assunzione di un nuovo dipendente.

Se tutto ciò che è inerente al ruolo del nuovo assunto è ben documentato, sarà davvero facile per questo nuovo membro del team iniziare a lavorare in modo rapido ed efficace. Ovviamente la stessa cosa avverrà anche nel caso di un cambio di ruolo interno all’azienda.

Alla fine di ogni progetto, durante il processo di chiusura, le nuove lezioni apprese verranno raccolte per rientrare all’interno degli asset del processo organizzativo e per aiutare così nei progetti futuri.

Prima di tutto, verranno acquisite le lezioni apprese dal team, dopodichè si passerà alle valutazioni dei clienti e degli stakeholder.

Il formato degli asset può essere vario e differente a seconda del progetto o del tipo di organizzazione.

Si possono utilizzare dei database, a volte specifici, per la raccolta e documentazione delle informazioni oppure queste possono essere raccolte in formato cartaceo.

 

E’ importante da tenere a mente che gli asset del processo organizzativo non sono solo fondamentali per la gestione di un progetto, ma anche per la gestione generale di un’azienda. Essi, infatti, rappresentano la sua base storica e le sue esperienze.

In conclusione, e lo ripetiamo, gli asset del processo organizzativo possono essere considerati un vero e proprio tesoro quando si tratta di gestione dei progetti all’interno di un’organizzazione.

Questi esistono per dare suggerimenti, essere utilizzati, svilupparsi e crescere ulteriormente, di progetto in progetto.

Ecco perché è fondamentale che la documentazione di progetto sia sempre disponibile ed aggiornata.

In Twproject abbiamo realizzato un sistema intelligente per gestire e archiviare i documenti del progetto.

Per scelta, manteniamo la gestione documenti all’essenziale, con qualche potente e semplice tecnica che soddisfa la maggior parte delle aziende.

I documenti, anche quelli relativi agli Asset di processi organizzativi, sono sempre a portata di click!

Controlliamo questa nuova funzionalità.

differenza tra progetto e processo

Processo o progetto? Quali differenze? Quali obiettivi?

La differenza tra Progetto e Processo può non apparire così evidente e, di fatto,  persone confondono spesso i progetti con i processi.

Qualcuno potrebbe sostenere che si tratti solamente di una questione di semantica e che chiamarlo progetto piuttosto che processo non cambi poi molto.

In effetti, ci sono alcune aree in cui progetti e processi possono sovrapporsi (motivo per cui scaturisce la confusione). Esiste, però, anche una differenza sostanziale che impatta direttamente sul modo in cui si gestiscono le attività nell’uno o nell’altro caso.

Progetto vs. processo: la definizione

Una definizione riconosciuta è che:

i progetti riguardano azioni mai fatte prima, mentre i processi sono azioni che si fanno ripetutamente.

Un progetto riguarda la creazione di qualcosa di nuovo o l’implementazione di un cambiamento. Diversamente un processo ha lo scopo di creare valore eseguendo ripetutamente un’attività.

In un progetto, gli obiettivi e i piani possono essere modificati dagli stakeholder. I processi, invece, sono procedure stabilite per il lavoro in corso e possono essere modificati, generalmente, solo con pianificazione e investimenti.

In effetti, con qualsiasi processo che abbia un impatto significativo su un business, è idealmente necessario un progetto per cambiare quel processo.

Un progetto è temporaneo in quanto ha un inizio e una fine nel tempo definiti, e quindi un ambito e risorse definiti.

Inoltre, un progetto è unico in quanto non è un’operazione di routine, ma un insieme specifico di operazioni progettate per raggiungere un obiettivo singolare.

I progetti sono destinati a creare cambiamenti.
Dall’altro lato, i processi sono progettati per resistere al cambiamento perché stabiliscono un flusso di lavoro ripetibile ed eseguibile.

Progetto vs. processo: i punti in comune

Sia i processi che i progetti mirano ad ottenere qualcosa attraverso una sequenza di attività pianificate.

Entrambi hanno in genere bisogno di team e risorse che possano eseguirli.

Inoltre, possono coesistere, come nel caso in cui le persone lavorano sui processi e hanno un progetto in movimento.

processo vs progetto

Progetto vs. processo: le differenze

Va comunque sottolineato che tra progetti e processi esiste una differenza significativa: la frequenza con cui si ripete l’attività.

I progetti sono infatti una tantum, anche se esistono casi in cui i progetti diventano ripetibili.

In questa situazione, se il progetto diventa ripetitivo, si trasforma in un processo.

I processi sono infatti ripetibili e creano valore producendo un dato output su richiesta.

Il fatto che le attività vengano ripetute significa che è possibile ammortizzare efficacemente lo sforzo di pianificazione grazie alle molte ripetizioni.

Nel caso invece di un progetto, pianificato una volta, lo sforzo deve essere ripagato dall’esito dell’unica volta in cui si esegue.

Quando si gestisce un progetto, gran parte dello sforzo va nella pianificazione iniziale. Dopo questo step, lo sforzo si focalizza nel controllare che il tutto venga svolto secondo i piani.

Il processo funziona diversamente. È possibile infatti rivedere il risultato da un processo e imparare da esso. E’ possibile, altresì, apportare modifiche al processo ed è possibile sperimentare e vedere cosa funziona e cosa no.

Lo “sforzo di gestione” è meno focalizzato a mantenere le cose in pista ed è piuttosto orientato ad imparare come ottimizzare il processo, appunto.

Esiste quindi questa grande differenza in merito allo “sforzo di gestione” nei progetti e nei processi.

Ulteriori differenze tra processo e progetto

Oltre a questo, i progetti e i processi sono supervisionati in modo diverso, rendendo la maggior parte degli strumenti incompatibili con la gestione di entrambi.

I progetti sono supervisionati da un’autorità principale, di solito indicata come project manager, che guida il progetto verso il suo obiettivo.

I processi sono invece gestiti da tutte le persone coinvolte nelle operazioni in corso che si riferiscono a quel determinato flusso di lavoro. In altre parole, sono azioni quotidiane che sono formalizzate con l’obiettivo di migliorare l’efficienza e la produttività complessive.

Differenza tra progetto e processo

Il project management è una metodologia consolidata per la gestione e l’esecuzione delle modifiche all’interno di un’organizzazione.

È interessante notare che la stessa gestione del progetto è un processo definito e ripetibile. In definitiva, tutto il lavoro implica un processo e la gestione del progetto non è diversa.

La corretta gestione del progetto procede secondo principi e procedure ben definiti per gestire i cambiamenti organizzativi e le nuove iniziative per una conclusione positiva.

Si tratta semplicemente di un processo molto specifico e attentamente progettato che per essere ripetuto ed eseguito ogni volta che l’azienda apporta un cambiamento importante e sta facendo qualcosa di nuovo per la prima volta.

Il processo di implementazione di queste modifiche è chiamato gestione del progetto e ogni modifica deve essere gestita come un progetto.

Progetti, progetti e TwProject

Tutto quello detto sinora evidenzia come ci siano diversi motivi per estendere la gestione progetti con i processi; spesso progetti o processi sono presentati come alternativi per le esigenze organizzative del team.

Con Twproject puoi ottenere vantaggi da entrambi, in una soluzione integrata.

Sicuramente ti sarà capitato di ripetere nel tempo alcuni progetti dell’azienda e di standardizzarli a tal punto da essere eletti a “processi aziendali”.

Nel nostro software puoi trovare la soluzione a questa situazione…. E a tante altre!

In TwProject, lo strumento integrato per la gestione dei processi aziendali amplia notevolmente la possibilità di modellazione in relazione con l’albero di progetto. Ne migliora l’usabilità anche per casi d’uso complessi, mantenendo l’organizzazione basata sul progetto.

Nei nostri incontri con i clienti spesso presentiamo due modi per modellare i loro processi aziendali:

  • con i progetti, mirato a dare una struttura minima per lavorare e raccogliere una quantità massima di feedback, worklog, etc.,
  • usando modelli di processi aziendali, che sono flussi di lavoro. I flussi di lavoro sono più rigidi ma più accurati. Sono più complessi da pianificare ma spesso più facili per l’utente finale, che deve solo dire “procedi” sui suoi task quando è il caso.

In conclusione, possiamo dire che non c’è differenza di importanza tra un progetto e un processo. Ognuno infatti svolge un ruolo importante nel raggiungimento di obiettivi all’interno di un’organizzazione ed è necessario assicurarsi di utilizzarli entrambi in modo appropriato.

I processi sono le procedure continue e ripetute che aiutano a raggiungere gli obiettivi di business, mentre i progetti sono i modi per modificare i processi, lanciare nuovi prodotti, o in altro modo apportare cambiamenti all’interno dell’organizzazione in modo da portare avanti gli obiettivi in ​​modi nuovi.

Conoscevi giá prima la differenza fra un progetto ed un processo? Ci sono ulteriori differenze che consideri rilevanti? Dacci la tua opinione.

Progetti e processi in una soluzione integrata.

agile e lean

Lean e Agile: differenze e similitudini

Agile e Lean sono due metodi popolari nel mondo del project management per aiutare i team a fornire risultati più rapidi e più sostenibili.

Tuttavia, spesso non sono chiare le differenze e le somiglianze tra queste due metodologie.

Addirittura i termini sono spesso erroneamente usati come sinonimi per descrivere un particolare insieme di pratiche.

Per un project manager, è importante però comprendere le differenze e le similitudini tra metodologia Lean e Agile al fine di garantire la corretta applicazione e ottenere un’organizzazione efficace ed efficiente.

Cosa è la metodologia Lean?

“Lean” si riferisce generalmente ad un insieme di conoscenze chiamato più specificamente “Lean Manufacturing” , sviluppato in Giappone negli anni ’50 e ’60 da un ingegnere di nome Taiichi Ohno.

Il Lean Manufacturing ha trasformato molti concetti tradizionali fra cui:

  • La produzione dovrebbe essere basata sulla domanda e non sull’offerta. Si tratta quindi di fare qualcosa quando qualcuno la desidera e la ordina, piuttosto che farla prima sperando che qualcuno ne abbia bisogno;
  • La produzione è più efficiente se eseguita in piccoli lotti per sfruttare le economie di scala;
  • Prendersi il tempo per concentrarsi anche sulla qualità aumenta la produzione e l’efficienza;
  • I lavoratori, non i manager, sono responsabili della definizione del loro modo di lavorare;
  • Piuttosto che eseguire compiti predefiniti più e più volte, i lavoratori devono migliorare continuamente il loro modo di lavorare (il cosiddetto “Kaizen“).

agile e lean - kaizen

Queste idee, al tempo, sembravano eretiche agli occhi dell’industria americana ed occidentale, ma le società industriali giapponesi che hanno adottato queste filosofie hanno rapidamente sovraperformato rispetto ai loro “colleghi”.

In poche parole, la metodologia Lean dice di eliminare implacabilmente tutto ciò che non aggiunge valore.

Eliminare gli sprechi significa eliminare riunioni, compiti e documentazione inutili, ma significa anche eliminare i modi di lavorare inefficienti, come ad esempio il multitasking.

La metodologia Lean pone anche un’enfasi molto forte su ciò che chiama “il sistema”, cioè il modo in cui il team opera nel suo insieme.

Si ha sempre bisogno di guardare il lavoro da un livello superiore per garantire che si stia davvero ottimizzando il processo.

Questa metodologia dice di rispettare il fatto che le persone che si occupano di eseguire il lavoro sono quelle che sanno come farlo meglio. Una volta offerto loro ciò di cui hanno bisogno per essere efficaci, bisogna lasciarle fare e fidarsi.

Cosa è la metodologia Agile?

Agile fa riferimento a un insieme di valori e principi esposti nel Manifesto Agile.

Il Manifesto Agile sottolinea fondamentalmente i seguenti aspetti:

  • Interazione degli individui su strumenti e processi
  • Collaborazione con i potenziali clienti nella negoziazione dei risultati di progetto
  • Rispondere al cambiamento con un piano

La metodologia Agile è molto simile alla metodologia Lean e per questo si potranno vedere molti temi e punti simili fra i due.

La metodologia Agile, in generale, è maggiormente basata sullo sviluppo piuttosto che sulla produzione.

Agile e Lean sono molto simili…

Ci sono alcune chiare somiglianze tra metodologia Agile e Lean.

La metodologia Lean prescrive la costruzione di oggetti/prodotti nel minor numero possibile di lotti. Il concetto è che sia più efficiente in questo modo.

La metodologia Agile prevede molte piccole versioni frequenti di un prodotto, piuttosto che una produzione di grandi dimensioni.

La metodologia Lean dice anche che ogni processo dovrebbe essere continuamente ispezionato e adattato in modo da migliorarlo. Questo metodo è quindi molto centrato sul miglioramento continuo, il cosiddetto Kaizen.

Anche la metodologia Agile prevede dei controlli regolari dei risultati e del metodo di lavoro in modo da valutare possibili migliorie.

Un’altra somiglianza tra Lean e Agile la troviamo nel focus sulla cooperazione tra i dipendenti.

In entrambe le metodologie, le persone – i lavoratori – che svolgono i compiti sono più importanti degli strumenti che usano.

agile e lean (3)

Quando si tratta di Agile e di Lean, nulla è più importante del risultato finale. Questo risultato deve creare valore per il cliente ed è l’unico obiettivo del processo di sviluppo.

La metodologia Agile consente al cliente di riadattare costantemente le sue esigenze, mentre quella Lean prevede la fabbricazione del prodotto in modo tale che non ci siano sprechi. In ogni caso, il cliente deve ottenere esattamente ciò che si aspetta.

Ma Agile e Lean sono anche molto diversi

La differenza principale è che la metodologia Agile riguarda l’ottimizzazione di un processo di sviluppo, mentre quella Lean riguarda l’ottimizzazione di un processo di produzione.

Nella produzione si ha generalmente un prodotto predefinito e si vuole produrre quanti più prodotti di alta qualità possibili, nel modo più economico possibile.

Nella produzione la variazione e la rilavorazione sono negative e dispendiose, mentre in un processo di sviluppo sono buone ed ottimali.

Nel processo di sviluppo infatti si continuano a rivedere i fattori, cambiandoli dove necessario in base a nuove informazioni o feedback.

Non a caso infatti, il Lean Management è nato nel settore industriale con l’intenzione di rendere i sistemi di produzione più efficienti, mentre la metodologia Agile è nata nell’ambiente creativo e di sviluppo dei software.

Nel primo è importante che i processi funzionino in modo tale che non avvengano sprechi.  Questo alla fine si traduce in un prodotto finale che viene prodotto nel modo più efficiente possibile.

Nel secondo caso si prevede invece lo sviluppo di prototipi che prima vengono testati e valutati per sviluppare poi il prodotto finale.

Ma le differenze tra Lean e Agile non sono finite.

La metodologia Lean viene spesso applicata per migliorare i processi in tutte le organizzazioni. La metodologia Agile, d’altra parte, è applicata all’interno di un contesto di squadra, spesso composta da non più di una decina di persone.

Quindi Lean o Agile?

È difficile dire quale metodo sia migliore. Questo è qualcosa che le persone devono capire da sé e dipende anche dall’organizzazione e dal tipo di progetto che si deve sviluppare.

Entrambi i metodi sono strettamente interconnessi, tutto ruota attorno al focus sui clienti e al dare loro il prodotto che desiderano nella maniera più efficiente possibile.

Ogni metodo ha i suoi punti di forza e di debolezza ed è necessario conoscere le caratteristiche di entrambi per poterli valutare.

Nella nostra esperienza successo e produttività sono legate a come gestisci due aspetti della gestione del lavoro:

  1. Modellare accuratamente le complessità del tuo ambiente di lavoro – e qui ovviamente Twproject ti assiste splendidamente
  2. Portare questa complessità verso qualcosa di semplice, leggero, gestibile velocemente e aggiornabile dal singolo utente.

Molte delle idee che circondano la gestione “agile” e il “getting things done” ruotano intorno a questo processo.

E tu che metodologia utilizzi? Come mai l’hai scelta e quali sono per te i vantaggi? Raccontaci la tua esperienza.

Migliora il tuo metodo di gestione progetti.

Twproject 6.5.65000

Siamo molto felici di annunciare che è stata rilasciata oggi una nuova versione di Twproject – Twproject 6.5.65000. Questa versione include alcune feature davvero interessanti che saranno distribuite gratuitamente su ogni piano. Questo rilascio include alcuni cambiamenti di database e alcuni aggiornamenti quindi, prima di eseguire l’aggiornamento, fate un backup completo.

Se state aggiornando da una release precedente alla 6.3 ricordatevi di seguire la guida qui:

https://twproject.com/support/it/utilizzo-avanzato/installare-twproject/upgrade-twproject-6-3/

Task Updates

La principale novità di questo nuovo rilascio sono gli aggiornamenti sui task. Quelli che erano in precedenza chiamati task logs, su cui venivano registrati cambi di date e stato, sono stati convertiti in questo oggetto più ricco che vi permetterà di salvare anche note, commenti e appunto aggiornamenti del task. Grazie a questa nuova funzionalità sarà ancora più facile seguire e mantenere il controllo sull’avanzamento dei vostri progetti.

Per aggiungere una nuova nota basterà andare sulla pagina del task e cliccare sul +, verrà aperto un popup dedicato dove potrete aggiungere i commenti. Questo stesso editor è raggiungibile anche dalla pagina del Gantt.

I contenuti inseriti saranno indicizzati e sarà cosi possibile ricercarli in qualsiasi momento.

Gli aggiornamenti saranno visibili da tutti coloro che hanno i diritti di lettura sul task e accessibili dalla pagina del progetto, dal Gantt e anche dalla dashboard con una webpart dedicata.

E molto altro…

La nuova release include molti altri miglioramenti e bug fix che potete consultare in dettaglio nel  Twproject Changelog.

Si! Voglio provare queste nuove funzionalità!

total quality management 1

Total quality management: pianificare la gestione della qualità di un progetto

Il Total Quality Management è un approccio di gestione organizzativa esteso e strutturato. Si concentra sul miglioramento continuo della qualità di prodotti e servizi utilizzando un feedback continuo.

L’origine esatta del termine Total Quality Management non è certa. Quel che è certo è che sicuramente è stato ispirato dalle opere di Armand V. Feigenbaum e Kaoru Ishikawa.

Dalle sue origini il concetto è stato sviluppato e può essere utilizzato per quasi tutti i tipi di organizzazioni, non solo aziende tradizionali ma anche scuole, alberghi, comunità, ecc.

Oggigiorno, il Total Quality Management viene utilizzato anche nel settore dell’e-business e percepisce la gestione della qualità interamente dal punto di vista del cliente.

L’obiettivo del Total Quality Management sta nel fare le cose per bene ed in modo soddisfacente per il cliente e di ripetere questa esperienza positiva.

Ciò consente all’organizzazione di risparmiare il tempo necessario per correggere il lavoro scadente e le implementazioni non riuscite di prodotti e servizi, ad esempio le riparazioni in garanzia.

Il Total Quality Management può essere impostato in maniera differente a seconda del tipo di organizzazione o per una serie di standard da seguire, come ad esempio nel caso dell’ISO 9000.

In questo tipo di approccio vengono utilizzati i canali di strategia, dati e comunicazione per integrare i principi di qualità richiesti nelle attività e nella cultura dell’organizzazione.

I principi del Total Quality Management

Il Total Quality Management ha una serie di principi di base che possono essere riassunti nei punti seguenti:

  1. Focus sui clienti
  2. Coinvolgimento dei dipendenti
  3. Accentramento del processo
  4. Sistema integrato
  5. Approccio strategico e sistematico
  6. Processo decisionale basato su fatti
  7. Comunicazione
  8. Miglioramento continuo

Focus sui clienti

Quando si seguono i principi di questo approccio è di fondamentale importanza ricordare che solo i clienti determinano il livello di qualità.

Indipendentemente dagli sforzi compiuti per quanto riguarda la formazione dei dipendenti o il miglioramento dei processi, solo i clienti determinano, attraverso questionari ad esempio, se gli sforzi hanno contribuito al miglioramento continuo della qualità dei servizi e dei prodotti.

Coinvolgimento dei dipendenti

I dipendenti sono clienti interni di un’organizzazione.

Il coinvolgimento dei dipendenti nello sviluppo di prodotti o servizi di un’organizzazione determina in larga misura la qualità di questi prodotti o servizi.

Tutti i collaboratori all’interno di un’azienda devono capire che hanno un ruolo importante da svolgere nell’assicurare elevati livelli di qualità nei prodotti e servizi che l’organizzazione produce.

E’ bene quindi creare una cultura aziendale in cui i dipendenti si sentano coinvolti nell’organizzazione.

total quality management - meeting

Accentramento del processo

Il processo di pensiero e la gestione dei processi sono una parte fondamentale nel Total Quality Management.

I processi sono il principio guida e le persone li supportano sulla base di obiettivi che sono collegati alla missione, visione e strategia in generale.

Sistema integrato

E’ importante disporre di un sistema organizzativo integrato che può essere modellato, ad esempio secondo le norme ISO 9000, o un sistema di qualità aziendale per la comprensione e la gestione della qualità dei prodotti o servizi di un’organizzazione.

Approccio strategico e sistematico

Un piano strategico deve abbracciare l’integrazione e lo sviluppo della qualità dei prodotti e dei servizi di un’organizzazione.

Processo decisionale basato su fatti

Il processo decisionale all’interno dell’organizzazione deve basarsi solo su fatti concreti e non su opinioni, emozioni ed interessi personali. I dati dovrebbero supportare il processo decisionale.

Un sistema di gestione della qualità è efficace solo quando è possibile quantificare i risultati; è necessario infatti vedere come e se il processo implementato sta avendo l’effetto desiderato.

Ciò aiuterà a stabilire gli obiettivi per il futuro e ad assicurarsi che ogni dipartimento stia lavorando per lo stesso risultato.

Comunicazione

Una strategia di comunicazione deve essere formulata in modo tale che sia in linea con la missione, la visione e gli obiettivi aziendali.

Questa strategia comprende tutte le parti interessate, valuta i canali di comunicazione, la misurabilità dell’efficacia, la tempestività, ecc.

Miglioramento continuo

Utilizzando i giusti strumenti di misurazione e il pensiero innovativo e creativo, saranno avviate e implementate proposte di miglioramento continuo in modo che l’organizzazione possa svilupparsi in un livello superiore di qualità.

Il Total Quality Management non è qualcosa che viene fatto una volta e poi dimenticato. Non è una fase di gestione che terminerà dopo che un problema è stato corretto.

I miglioramenti reali devono verificarsi frequentemente e continuamente al fine di aumentare la soddisfazione e la fedeltà dei clienti.

Approccio pratico al Total Quality Management

Quando si implementa il Total Quality Management, si implementa un concetto.

total quality management

Non si tratta infatti di un sistema predefinito da “montare”, ma si tratta di una linea di ragionamento che deve essere incorporata nell’organizzazione e nella sua cultura.

La pratica ha dimostrato che esiste una serie di presupposti di base che contribuiscono al successo del Total Quality Management all’interno di un’organizzazione.

Questi presupposti basilari sono:

  • Formare l’alta direzione sui principi di Total Quality Management e chiedere il loro impegno in merito;
  • Valutare la cultura aziendale attuale, la soddisfazione del cliente e il sistema di qualità;
  • Il senior management determina i valori e i principi fondamentali desiderati e li comunica all’interno dell’organizzazione;
  • Sviluppare un piano di gestione della qualità totale utilizzando i principi di base di cui abbiamo parlato precedentemente;
  • Identificare e dare priorità alle esigenze dei clienti e del mercato e determinare i prodotti ed i servizi dell’organizzazione che possono soddisfare tali esigenze;
  • Determinare i processi critici che possono dare un contributo sostanziale ai prodotti e ai servizi;
  • Creare team capaci di lavorare sul miglioramento dei processi;
  • I manager devono supportare i team attraverso la pianificazione, le risorse e la formazione;
  • La gestione integra le modifiche desiderate per il miglioramento dei processi quotidiani. Dopo l’implementazione di processi migliorati, avviene la standardizzazione;
  • Valutare continuamente i progressi e aggiustare la pianificazione o altre criticità se necessario;
  • Stimolare il coinvolgimento dei dipendenti. Consapevolezza e feedback portano a un miglioramento generale dell’intero processo.

In sintesi, il Total Quality Management non è una soluzione rapida e bisogna capire che i risultati reali possono non verificarsi immediatamente.

Non è un investimento a breve termine è bensì progettato per aiutare un’organizzazione a trovare il successo a lungo termine.

Qual è la tua esperienza con il Total Quality Management?

Vengono applicati i suoi principi all’interno dell’organizzazione con cui collabori?

Esistono altri presupposti di base che secondo te sono importanti? Lasciaci il tuo feedback qui sotto.

Gestisci la qualità dei tuoi progetti in maniera professionale.

brainstorming 1

Brainstorming e Project management: la creatività al servizio del successo di un progetto

Il brainstorming, una tecnica tanto lontana (all’apparenza), eppure così utile per un Project Manager.

Nella vita di un project manager, infatti, il pensiero creativo è richiesto ogni giorno per risolvere i problemi.

Lo sottolineava anche lo stesso Steve Jobs con la frase: “La creatività non è altro che connettere le cose”. In effetti, molte job description per project manager specificano il pensiero creativo come una skill indispensabile.

Il brainstorming è un metodo eccellente per elaborare nuove idee e soluzioni creative ai problemi.

Ma per trarre il massimo beneficio da questo esercizio mentale è indispensabile saperlo utilizzare correttamente.

Ecco perché il brainstorming è una soluzione interessante:

  • È molto più produttivo rispetto ai tradizionali metodi di risoluzione dei problemi;
  • È meno strutturato e aiuta le persone a trovare soluzioni più creative;
  • Aiuta maggiormente ad ottenere il consenso dei membri del team sulla soluzione scelta;
  • Offre un ambiente aperto che incoraggia le persone a contribuire;
  • Esalta le diverse esperienze dei membri del team;
  • Aiuta i membri del team a creare un legame più forte, sia fra di loro sia con l’organizzazione.

Vediamo quindi quali sono i passi per svolgere sessioni di brainstorming efficienti.

Il Brainstorming deve avere uno scopo

Il moderatore del meeting di brainstorming dovrebbe presentarsi con un problema specifico da risolvere o una domanda a cui rispondere; è così che ci si assicura infatti un incontro produttivo.

Se necessario e se ha un senso, si possono fornire al team le informazioni ed i dati di base un paio di giorni prima dell’incontro.

Il contributo sarà concreto, ragionevole ed applicabile solamente se le persone sapranno verso quale  direzione sta andando il loro sforzo.

brainstorming (3)

Preparare il team al brainstorming

Assicurarsi che l’ambiente della riunione aiuti il team a concentrarsi.

La stanza dovrebbe essere ben illuminata e includere tutte le risorse o gli strumenti necessari, come ad esempio una lavagna, post-it, penne, ecc.

Una soluzione molto apprezzata è anche quella di includere qualche rinfresco. Soluzione valida sia per rendere l’atmosfera più gradevole, sia per evitare che le persone vengano sviate creando via vai verso le macchinette distributrici di bevande 🙂 .

Preparare le informazioni di base – se queste non sono state inviate precedentemente – senza esagerare.

Troppi dati possono facilmente limitare il potenziale creativo della squadra durante una sessione di brainstorming.

Infine, considerare e scegliere bene le persone che parteciperanno all’incontro.

Se i membri del team invitati al brainstorming la pensano allo stesso modo, non si potrà contare su molte idee creative ed innovative.

Un gruppo eterogeneo è quindi da preferire.

L’ideale sarebbe quello di scegliere persone di vari dipartimenti e ruoli che sicuramente avranno stili di pensiero diversi.

Stabilire delle regole di base del brainstorming

Per assicurarsi che la discussione proceda senza intoppi, stabilire regole di base all’inizio e attenersi a queste.

Le persone dovrebbero alzare la mano prima di parlare? O si potranno invece fare suggerimenti in qualsiasi momento?

Definire le regole di base garantirà una discussione ed una comunicazione fluida.

Durante il brainstorming moderare la discussione

Ricordare ai partecipanti che la sessione di brainstorming non è una competizione, ma uno sforzo collaborativo per risolvere un problema.

È così che si aiuta il team a sviluppare le idee – anche quelle di altre persone – e a creare nuove soluzioni.

Incoraggiare tutti a contribuire. Scoraggiare i collaboratori dal criticarsi a vicenda. Attenersi a un’idea alla volta e rifocalizzare la squadra quando la discussione perde il focus.

Se la sessione di brainstorming diventa lunga, organizzare delle pause per aiutare i membri a riprendere la concentrazione.

Comfort di chi partecipa al brainstorming

C’è solo un modo per ottenere molte idee creative: dare alle persone la libertà di esprimersi.

Anche se un’idea sembra sciocca o scandalosa, deve essere comunque esposta e discussa, potrebbe infatti indirizzare verso una nuova soluzione mai pensata prima.

Sicuramente alcuni collaboratori saranno restii ad esporre e condividere le loro idee per la paura di essere giudicati o che queste vengano considerate insensate.

E’ quindi creando un ambiente in cui i partecipanti si sentano a loro agio che non si correrà questo rischio.

Inoltre, è importante mostrare al team che va bene avere idee divertenti o strane.

brainstorming

Usare i trucchi del brainstorming

Ecco alcuni trucchi da utilizzare durante una sessione di brainstorming:

Chiedere al team cosa è l’opposto di ciò che si vuole ottenere.

Ad esempio: qual è il peggior progetto di navigazione su un sito web?

Queste domande portano a pensare ad un problema in un modo insolito.

Giocare

Ad esempio, qualsiasi persona in qualsiasi momento potrà dire “Ruota!” e tutti nella stanza dovranno alzarsi e spostarsi sulla sedia alla loro sinistra.

Questo tipo di esercizio fisico aiuta le persone a muoversi, non solo fisicamente, ma anche mentalmente, e può diventare utile quando il team si sente bloccato o manca l’energia.

Introdurre un nuovo vincolo al problema, spesso esagerato.

L’idea qui non è di rendere più difficile il lavoro del team, ma di aiutarlo a pensare in modo creativo.

Ad esempio, si può suggerire che il prodotto verrà utilizzato solo da persone mancine o che il budget per un determinato (grande) progetto deve essere di 100€ o meno.

Sfide di questo tipo risvegliano le persone e, poiché il vincolo è così esagerato, quasi ridicolo, le persone si sentiranno più sicure ad esporre qualsiasi tipo di idea.

Al termine di una sessione di brainstorming non bisogna dimenticare di mantenere i partecipanti informati sul proseguimento del processo e sulle nuove idee e soluzioni, attraverso follow-up.

In conclusione, un brainstorming efficace porta a una maggiore creatività e alla generazione di idee di qualità.

Inoltre, può essere anche molto divertente per il team!

Quali altri aspetti sono importanti per un brainstorming di successo? Scrivici la tua opinione!

Gestisci le tue nuove idee in modo innovativo.

time management

Dal time management allo schedule management: la nuova gestione del tempo in un progetto

Lo schedule management o schedulazione di un progetto è il processo di gestione del tempo di un progetto attraverso pietre miliari, delle attività e dei risultati finali, solitamente indicando le date di inizio e fine previste.

Una schedule o schedulazione è il calendario di un progetto o di un programma.

Questo mostra come il lavoro progredirà per un periodo di tempo e tiene conto di fattori quali le risorse limitate e la stima dell’incertezza.

Questo processo inizia con il lavoro necessario per soddisfare i requisiti degli stakeholder.

Ciò include il lavoro tecnico/pratico che crea i risultati e l’attività di gestione che tratta aspetti come la gestione dei rischi e la gestione degli stakeholder.

La Definizione dei tipi di lavoro

Alcuni tipi di lavoro possono essere definiti molto più facilmente rispetto ad altri tipi.

Il lavoro di ingegnerizzazione, per esempio, tende ad avere specifiche dettagliate e complete fin dall’inizio.

Alcune attività IT, invece, seguono un approccio più iterativo per definire ciò che deve essere fatto.

Gli approcci al calcolo degli orari devono essere ugualmente flessibili.

In alcuni casi, è possibile utilizzare tecniche rigorose per modellare il lavoro e calcolare i tempi dettagliati.

In altri casi, inizialmente devono essere fatte delle stime generali che, man mano che il progetto prosegue, vengono costantemente affinate grazie alle informazioni disponibili.

Un modello dettagliato può essere utilizzato per eseguire calcoli ed analisi “what-if” per testare il risultato di eventi potenziali.

As esempio: “cosa succede se la risorsa X non è disponibile in febbraio?” oppure “cosa succede se ci sono condizioni meteorologiche sfavorevoli in marzo?”.

La Pianificazione Rolling Wave

Gli approcci di pianificazione dettagliati e di alto livello solitamente seguono la cosiddetta pianificazione “rolling wave”.

Ovviamente, il lavoro a breve termine è in genere meglio definito e può essere soggetto ad una pianificazione più rigorosa e completa.

Il lavoro a lungo termine è invece più vago e soggetto a cambiamenti. Si specificherà mano a mano che il lavoro prosegue.

La finestra di dettaglio si muove quindi lungo il programma appunto come una “rolling wave”, letteralmente un’onda rotolante.

La forma di pianificazione grafica utilizzata più comunemente è il diagramma di Gantt.

Nella sua forma più semplice utilizza barre su una scala cronologica orizzontale per mostrare l’inizio, la durata e la fine delle varie attività.

Varianti del diagramma di Gantt possono trasmettere tutti i tipi di informazioni adattandosi alle circostanze.

Al termine del lavoro le schedulazioni mostrano ciò che è stato pianificato e ciò che è realmente accaduto e possono essere uno strumento importante nell’individuare e determinare le lezioni apprese.

Come effettuare la schedulazione di un progetto

Prima di approfondire la pianificazione del progetto, esaminiamo i fondamenti.

Bisogna porsi tre domande per iniziare la pianificazione di un progetto:

  1. Cosa deve essere fatto?
  2. Entro quando sarà fatto?
  3. Chi lo farà?

time management

Una volta ottenute le risposte a queste domande, è possibile iniziare a pianificare le date, collegare le attività, impostare la durata, le pietre miliari e le risorse.

Di seguito sono riportati i passaggi necessari per pianificare un progetto:

  • Definire le attività: Utilizzando una struttura Work Breakdown Structure (WBS) e un diagramma dei deliverable, è possibile iniziare a svolgere questi compiti e organizzarli. Si mapperanno le attività necessarie per completarli in ordine rispetto a quanto necessario;
  • Fare stime: Una volta definite e suddivise le attività, è necessario determinare il tempo e gli sforzi necessari per completarle;
  • Determinare le dipendenze: I compiti non sono isolati e spesso non è possibile iniziarne uno nuovo finché il precedente non è completato. Questo vincolo viene definito dipendenza delle attività;
  • Assegnare le risorse: L’ultimo passaggio per finalizzare il programma pianificato è decidere quali risorse saranno necessarie per eseguire tali attività in tempo.

Si dovrà scegliere il team di progetto. Il tempo dei collaboratori dovrà essere pianificato esattamente seguendo le attività previste nella pianificazione.

Con l’aumentare della complessità del lavoro, diventa poco pratico mantenere un unico programma dettagliato.

I progetti su larga scala utilizzeranno spesso la pianificazione ondulatoria.

In questa modalità solo il lavoro a breve termine viene mostrato in dettaglio, mentre il lavoro a lungo termine viene mostrato in sintesi.

Con l’aumentare della quantità di attività di gestione, può essere utile creare piani di consegna distinti per aree diverse.

Ad esempio un piano di comunicazione, un piano tecnico, un piano di marketing, ecc.

La necessità di più piani è inevitabile con l’aumentare della complessità di un progetto.

Affinché ciò sia efficace, il project manager deve garantire che politiche di programmazione simili siano adottate in tutto il programma.

Queste politiche possono essere definite in un piano di gestione della pianificazione.

Il piano di gestione della schedulazione ha essenzialmente tre parti:

  • Pianificazione dello sviluppo;
  • Controllo;
  • Pianificazione delle modifiche.

Pianificazione dello sviluppo

In questa sezione vengono stabilite le procedure per lo sviluppo e la revisione del programma.

Viene identificata la persona responsabile dello sviluppo e viene discusso il potenziale contributo dei membri del team di progetto.

Le procedure scritte per la stima della durata e dei budget delle attività, i livelli di contingenza e le risorse sono specificate per il progetto.

Inoltre, se il progetto è complesso, un software di pianificazione del progetto rappresenta molto spesso uno strumento utilissimo da avere.

Controllo della schedule

In questa sezione vengono messe in atto le procedure per misurare e controllare il programma del progetto.

Durante tutto il progetto, gli scostamenti di pianificazione e costi dovrebbero essere noti o calcolati regolarmente.

Ciò richiede una stima della percentuale di completamento di ciascuna attività secondo pianificazione.

In questa fase è necessario avere risposte chiare alle seguenti domande:

  • Come sarà misurato il programma?
  • Quali unità verranno utilizzate per misurare la completezza delle attività?
  • Chi lo misurerà?
  • Quanto spesso verrà misurato?

Cambiamenti di schedule

Normalmente, qualsiasi cambiamento alla pianificazione iniziale di progetto deve essere comunicato ed approvato.

Nella maggior parte dei casi, infatti, qualcuno ha inizialmente approvato il budget e la deadline del progetto e si aspetta di ricevere i risultati di conseguenza.

Quella persona è chiamata solitamente lo “sponsor del progetto“.

Ed è lo sponsor del progetto insieme, spesso, agli stakeholder che deve essere informato.

Egli dovrà approvare tutte le modifiche alla pianificazione iniziale.

time management

Ecco le domande fondamentali da considerare in questo caso:

  • Quali sono le ragioni adeguate per un cambio di programma?
  • Di quanto preavviso si ha bisogno?
  • Chi deve approvare le modifiche?

La pianificazione di un progetto è probabilmente uno dei lavori più difficili di un project manager.

Ciononostante il coordinamento delle date di consegna sulle stime può essere semplificato e reso più efficiente quando, insieme all’esperienza acquisita, si utilizzano degli appositi software di gestione.

Quali sono le tue esperienze con la schedulazione di un progetto?

Scrivici il tuo commento qui sotto e facci sapere la tua opinione sull’argomento.

Inizia a gestire i tuoi progetti.

stakeholder di progetto

Gli Stakeholder di progetto

Chi sono gli stakeholder di progetto? Partendo dal titolo, questa è la prima domanda che viene in mente.

Prendendo la definizione del PMBok, uno stakeholder è un individuo, gruppo o organizzazione che può influenzare, essere influenzato (o percepire se stesso essere influenzato) da una decisione, attività o risultato di un progetto.

In parole povere, uno stakeholder è una persona, un gruppo di persone o un’organizzazione che ha un qualche tipo di interesse nel progetto o che è influenzato dal suo risultato direttamente o indirettamente.

Ciò può includere ad esempio i membri del team di progetto, gli sponsor del progetto, i membri dell’organizzazione e le persone esterne all’organizzazione.

Ma proviamo ad analizzare tutti gli aspetti che possono riguardare i soggetti interessati direttamente o indirettamente da un progetto e le valutazioni e azioni che inevitabilmente ricadono nelle mani del Project Manager.

Gli Stakeholder di progetto: interessi e necessità

Uno stakeholder ha, in qualche modo, interesse all’esito del progetto.

In un progetto, è fondamentale, quindi, identificare tutti gli stakeholder, e sarebbe banale elencarne i motivi.

L’identificazione degli stakeolder va fatta fin dall’inizio della fase di pianificazione al fine di creare una strategia per gestirli.

Questo aiuterà a gestire il progetto con un’ostruzione minima da parte loro.

Prima gli stakeholer vengono identificati, prima si può iniziare a comunicare e a coinvolgerli nelle decisioni di progetto.

In questo modo, si sentiranno connessi al progetto. Potranno comprenderne i benefici e lo supporteranno ogni volta che il project manager ne avrà bisogno.

Il progetto ha successo se tutti gli stakeholder sono felici e soddisfatti del risultato.

Può accadere che, anche se il progetto è completo e tutti i deliverable sono accettati dal cliente, il progetto non viene portato a termine correttamente perché alcuni stakeholder non sono pienamente soddisfatti.

Pertanto, al fine di portare a termine con successo un progetto, è molto importante per un project manager mantenere tutti gli stakeholder soddisfatti.

Normalmente, se il progetto è semplice, l’elenco degli stakeholder di un progetto è tendenzialmente piccolo.

Tuttavia, se il progetto è ampio e magari distribuito in una vasta area geografica, è possibile che vi sia un numero enorme di parti interessate.

Nel progetto, infatti, potranno essere definiti stakeholder di progetto anche comunità o il pubblico in generale.

L’importante è tenere a mente che gli stakeholder non sono tutti uguali.

Ogni parte interessata ha esigenze e aspettative diverse.

Ne consegue che bisogna trattare ogni stakeholder in base alle sue necessità e attese.

Non riuscire a farlo può compromettere il successo del progetto.

Conoscere quindi tutti gli stakeholder, i loro bisogni, aspettative e requisiti, aumenterà le possibilità di successo del progetto.

stakeholder di progetto

Dimenticare o non tenere in considerazione un importante stakeholder, potrebbe portare a delle difficoltà nelle fasi successive del progetto.

Il Progetto potrebbe subire: ritardi, superamento dei costi e nei casi più gravi, la chiusura del progetto stesso.

Tipologia di Stakeholder

Gli stakeholder del progetto possono essere raggruppati in due categorie:

  • Stakeholder interni;
  • Stakeholder esterni.

Gli stakeholder interni sono interni all’organizzazione. Per esempio:

  • Uno sponsor;
  • Un cliente interno (se il progetto è sorto a causa di un bisogno interno di un’organizzazione);
  • Un team di progetto;
  • Un project manager;
  • Un gestore di portafoglio;
  • Un responsabile di un altro gruppo interno all’organizzazione (ad esempio, responsabile commerciale, responsabile amministrativo, ecc.).

Gli stakeholder esterni sono invece, appunto, esterni all’organizzazione. Per esempio:

  • Un cliente esterno (la tipologia “standard” di clienti);
  • Un utente finale del risultato del progetto;
  • Un fornitore;
  • Un subappaltatore;
  • Il governo;
  • Comunità locali;
  • I media.

Gli stakeholder possono inoltre essere positivi e negativi.

Uno stakeholder positivo vede il lato positivo del progetto e beneficia del suo successo.

Questi aiutano il team di gestione del progetto a completare con successo il progetto.

Al contrario, uno stakeholder negativo vede l’esito negativo del progetto e può essere influenzato negativamente dal progetto o dal suo esito.

Questo tipo di stakeholder è meno propenso ad aiutare.

Forse appariremo noiosi, ma è fondamentale capire l’importanza di identificare gli stakeholder del progetto nelle primissime fasi dello stesso.

È inoltre necessario annotare i dettagli, i requisiti, le aspettative, il potere e l’influenza sul progetto nel registro degli stakeholder.

Alcuni di questi stakeholder avranno un interesse minimo o influenza relativa sul progetto.

Tuttavia, il project manager deve prendersi cura anche di loro.

Nessuno può sapere infatti quando stakeholder secondari potranno diventare gli stakeholder dominanti e se gli stakeholder dominanti diventeranno meno influenti.

Il registro degli Stakeholder

Dopo aver quindi identificato tutti gli stakeholder, si procederà a registrare le loro informazioni in un cosiddetto registro degli stakeholder.

Questo registro è un documento di gestione del progetto che conterrà quindi anche tutte le suddette informazioni.

In questo documento saranno quindi identificate tutte le persone, i gruppi e le organizzazioni che hanno qualsiasi tipo di interesse o coinvolgimento nel progetto.

Vi si possono trovare i nomi, titoli, ruoli, interessi, potere, requisiti, aspettative, tipo di influenza, ecc. di ognuno di loro.

È necessario creare il registro degli stakeholder non appena viene firmato lo statuto del progetto.

stakeholder di progetto

Farlo nella prima fase del progetto aiuterà a completare il progetto con il minimo sforzo.

Una volta creato il registro e elencati al suo interno tutti gli stakeholdero, sarà possibile redigere facilmente una strategia per gestirli.

I contenuti del registro degli stakeholder

Di solito, il registro degli stakeholder contiene i seguenti tre tipi di informazioni su ciascuno degli interessati:

  • Identificazione;
  • Valutazione;
  • Classificazione.

In alcuni casi, il registro può contenere anche la strategia di gestione degli stakeholder.

Nella prima sezione, si annoteranno le seguenti informazioni:

  • Nome;
  • Titolo;
  • Informazioni sui contatti;
  • Ruolo nel progetto / organizzazione.

Nella seconda sezione, si registrerà la valutazione degli stakeholder, come ad esempio:

  • I requisiti degli stakeholder;
  • Necessità di comunicazione;
  • Frequenza della comunicazione;
  • Aspettative;
  • Influenza sul progetto;
  • Interesse e potere.

Nell’ultima sezione si classificheranno gli stakeholder sulla base di vari criteri.

Si può dividerli in base al loro potere e interesse per il progetto, se alto, medio o basso.

È inoltre possibile assegnare altri attributi agli stakeholder, ad esempio se è interno, esterno, positivo, un sostenitore, un resistore o uno stakeholder neutrale.

Dopo aver completato la valutazione è possibile redigere la strategia di gestione degli stakeholder.

Questa strategia aiuterà ad affrontare ognuno di loro in base alle singole esigenze, all’influenza e all’interesse nel progetto.

Il registro degli stakeholder deve essere mantenuto aggiornato in ogni momento durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Man mano che il progetto avanza, sarà possibile identificare nuovi stakeholder o non doverne più prendere in considerazione altri e bisognerà aggiornare il registro di conseguenza.

Inoltre, durante il ciclo di vita del progetto, l’interesse o il potere di uno o più persone interessate potrebbe cambiare.

Anche questo deve essere puntualmente annotato nel registro.

Come appare chiaro, l’identificazione delle parti interessate è un processo continuo.

E’ per questo il registro degli stakeholder deve ritenersi un documento “aperto” durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Poiché questo registro contiene nomi, e-mail, classificazioni e strategie di gestione, potrebbe non essere mostrato a tutti.

È necessario quindi conservare il documento in un luogo sicuro e limitare il suo accesso.

Ogni project manager, in qualsiasi progetto sia coinvolto, deve quindi ricordare di tenere in considerazione i suoi stakeholder.

Una carenza in questo senso potrebbe infatti avere ripercussioni gravi e negative sull’intero progetto.

Hai mai avuto difficoltà ad identificare uno o più stakeholder di progetto? Quali sono le tue esperienze?

Lasciaci il tuo commento.

Identifica gli stakeholder del tuo progetto.

Twproject 6.4.64001

Una nuova release di Twproject è stata pubblicata oggi con tante novità incluse in ogni piano. Questo aggiornamento è gratuito per tutti gli utenti di Twproject e include aggiornamenti al database. E’ consigliato un backup completo dell’applicazione.

Se state facendo upgrade da una versione precedente alla 6.3 ricordate di controllare la guida qui:
https://twproject.com/support/it/utilizzo-avanzato/installare-twproject/upgrade-twproject-6-3/

 

Export del Gantt in PDF

Siamo felicissimi di annunciare che è stato aggiunto l’export pdf del Gantt che risolve l’ormai noto bug dei browser nella stampa di immagini di grandi dimensioni. Grazie a questo export potrete  stampare il vostro Gantt con un semplice click.

Il bottone per la stampa è stato nuovamente aggiunto alla bottoniera:

Orario di lavoro delle risorse

Un’altra importante feature aggiunta in questa nuova release è la possibilità di specificare l’orario delle risorse. Risorsa per risorsa  potrete selezionare orario di ingresso, uscita e pausa intermedia e questi valori andranno ad impattare sul carico delle singole risorse.  La vista dell’orario di lavoro sarà visibile anche dall’agenda agevolando la scelta del momento più giusto per riunioni e appuntamenti.

Calcolo dell’avanzamento di progetto

Twproject adesso include ben nove diverse modalità di calcolo dell’avanzamento del progetto automatico:

Da worklog / stimato: l’avanzamento è calcolato sul rapporto delle ore inserite rispetto a quelle stimate.

Da sotto-progetti(pesati): in questo caso l’avanzamento è calcolato in base a quello dei figli pesato sulla loro rilevanza.

Da sotto progetti completati: l’avanzamento è calcolato in base al nume or di sottoprogetti chiusi.

Da issues chiuse / Totale: l’avanzamento è calcolato in relazione al numero di issue chiuse rispetto ala totale.

Da costi/ stimati & da costi / budget: in questo caso l’avanzamento aumenta rispetto ai costi inseriti sugli stimati o sul budget.

Da data: l’avanzamento aumento rispetto all’avvicinarsi della data di chiusura del progetto.

Ogni nodo dell’albero può calcolare il suo stato di avanzamento secondo la sua logica.

La lista completa di tutti i fix e le funzionalità aggiunte lo potrete trovare nel change log.

Ok, proviamo queste nuove features!

Twproject 6.4: API & Webhooks

Oggi siamo davvero felici di annunciare la nuova API di Twproject, grazie ad essa potrai finalmente integrare il tuo software di project management ad altri servizi interni per facilitare il tuo modo di lavorare.

Questa release include anche alcuni importanti fix di sicurezza, leggi i dettagli nel change log.

Cosa è una API?

API è l’acronimo di “Application Programming Interface” e permette ad un software come per esempio Twproject di integrarsi con software diversi con lo scopo di scambiarsi dati. Per fare un esempio immagina che creando un nuovo cliente nel tuo CRM tu possa creare in automatico un progetto in Twproject per gestire l’attività di presales, e che Twproject possa spedire in corso d’opera le ore lavorate al tuo software di accounting. La comunicazione funziona a due vie.

Perchè introdurre una API?

Lo scopo principale di un API e renderti la vita più semplice permettendoti di integrare più sistemi all’interno della tua azienda. Twproject è bravo a gestire i progetti, Il tuo CRM è bravo a  gestire i contatti con i clienti: utilizzando una API potrai permettergli di colloquiare colmando quel gap tra di loro e rafforzando le funzionalità.

Che cosa possono fare le API di Twproject?

Grazie alle nuove API sarai in grado di integrare Twproject ai tuo servizi, leggendo, creando aggiornando e cancellando dati in e da Twproject. Le API lavorano su tutti gli oggetti principali di Twproject come task, assegnazioni, risorse, worklog, spese e cosi via. E’ stata disegnata per essere il più semplice possibile in modo che tutti possano usarla senza particolari skill di programmazione.

L’autenticazione si basa su una API key che può essere generata da ogni utente abilitato, le chimamate lavoreranno in acciordo con i permessi dell’utente stesso coerentemente con la sicurezza. Le API potranno essere usate anche internamente, per esempio nelle portlet, in questop caso sarà la sessione ad autenticare l’utente la chiave non sarà necessaria.

Twproject spedisce dati in JSON e li riceve in JSON.

API & Webhooks

Insieme alle API abbiamo introdotto anche la gestione dei webhooks. Questa nuova funzionalità ti permette di chiamare degli specifici endpoint da te forniti in concomitanza di eventi specifici. La notifica avviene mediante un POST HTTP. Ogni evento come la creazione di un task, una modifica di data e cosi via possono chiamare webhooks diversi, da te specificati.

Nella tua istanza di Twproject troverai nella pagina di admin un nuovo box per accedere alla configurazione dei webhooks e ad un API testing tool per provare le chiamate alle API.

Per qualsiasi domanda relativa alle API o ai webhooks potete postare su  Stack Overflow inserendo nel titolo la parola Twproject, noi stiamo monitorando il canale e risponderemo velocemente..

Grazie ancora a tutti i clienti che hanno pazientemente aspettato questo rilascio, siamo certi che molti di voi saranno felici. Siamo davvero curiosi di vedere tutte le integrazioni che creerete.
Per tutti i dettagli sul funzionamento delle api trovate la documentazione qui:

Documentazione API

Ottieni adesso Twproject 6.4

Twproject 6.3.63004

Twproject 6.3.63004 è stato rilasciato con una nuova interfaccia per le statistiche del task. Grazie a tutti vostri feedback , insieme al nostro team di design abbiamo modificato la pagina togliendo l’editor esteso del progetto e mettendolo in popup.

La pagina adesso è molto più leggibile ed i bottoni per editare il task e cancellarlo sono stati spostati in alto a destra.

Un’altra feature aggiunta che completa la nuova chat di Twproject è la possibilità di aggiungere file: Condividi col tuo team immagini, pdf, documenti, tutto quello di cui ha bisogno il tuo progetto, visualizzali e scaricali con un click

La lista completa delle nuove features e dei miglioramenti la puoi trovare qui:

https://twproject.com/twproject-changelog/

Prova subito il nuovo Twproject!

Twproject 6.3.63003

Annunciamo oggi una nuova release di Twproject che include diverse nuove funzionalità e migliorie. Questa release è gratuita per tutti i nostri clienti della versione 6 e non include cambiamenti a livello di database.

Una delle features più interessanti è sicuramente la nuova gallery per sfogliare con un click tutte le immagini caricate su una issue:

Ottieni Twproject Adesso!

Per la lista completa delle modifiche potete consultare la pagine del log di release:

https://twproject.com/twproject-changelog/

Twproject 6.3: Semplifica la Comunicazione con le Chat di Progetto!

Oggi annunciamo una nuova release veramente ricca di funzionalità, prima fra tutte la nuova chat integrata ai tuoi progetti che semplificherà incredibilmente il tuo flusso di lavoro.

E non è tutto, questa release include molte altre feature interessanti, scaricabile gratuitamente per tutti i clienti di Twproject 6.

Ecco le nuove funzionalità in dettaglio:

Twproject Chat

La chat di Twproject è arrivata per sostituirsi a tutti tool esterni che usi ed avere finalmente tutto nello stesso applicativo. Comunicare è il modo naturale di lavorare e adesso potrai collegare queste discussioni direttamente ai tuoi progetti e trasformare tutte le decisioni prese in lavoro da fare, con un click.

Creare una chat è semplice, il link è disponibile nell’editor di ogni progetto sotto il work group. Le chat possono essere create sia per i soli assegnatari del task scelto che per l’intero gruppo di lavoro. Le chat possono essere attivate anche sui dipartimenti, coinvolgendo tutti i colleghi che vi appartengono. Una volta creata la chat potrai scrivere ai partecipanti ed iniziare a prendere decisioni. I tuoi colleghi riceveranno notifiche desktop (se la tua istanza gira su https) e notifiche dentro l’applicazione  .

La chat può essere visualizzata in modalità estesa o ridotta, quest’ultima ti permetterà di non cambiare contesto continuando ad usare Twproject per le operazioni di ogni giorno mentre chatti.

Discutiamo per prendere decisioni e queste decisioni devono trasformasi in azioni, in cose da fare, ecco perché nella chat di Twproject potrai marcare qualsiasi messaggio e trasformarlo velocemente in una issue.  Le chat possono essere create anche tra soli colleghi, perché a tutti piace parlare di lavoro ma a volte si può discutere anche di un bel film 🙂 Il log di queste chat sarà visibile solo dai partecipanti. La chat di Twproject è inclusa gratuitamente su ogni piano.

Gantt History

Un’altra funzionalità importante della nuova release sono le baselines sul Gantt. Grazie a questa nuova feature potrai vedere come il Gantt del tuo progetto si è modificato. Clicca sull’orologio vicino al bottone salva, apparirà uno slider e sotto ogni barra del grafico una nuova barra di colore più chiaro che rappresenta il tuo progetto nel tempo.

Muovendo lo slider, queste barre si muoveranno di conseguenza mostrandoti i cambiamenti.

Questa feature è inclusa gratuitamente nel piano enterprise.

Prova adesso la nuova versione!

Molte altre novità

Ma le novità non finiscono qui, è stata introdotta un nuovo box nella headline per notificarvi tutte le cose che dovete fare oggi. Impostando la data sulle issue Twproject diventa uno scadenzario perfetto che migliorerà la tua produttività. Dimenticarti le cose adesso è impossibile.

Abbiamo inoltre aggiunto un nuovo stato per i task chiamato “in attesa”, questo stato è usato solo dal sistema per identificare i task fermi per dipendenze. Questa novità fa si che lo stato sospeso acquisti una valenza più importante, i task sospesi non mandano più notifiche di ritardi e non sono più contati nel carico dell’operatore.

Ultimo ma non ultimo la possibilità per i clienti enterprise di customizzare i colori dell’interfaccia, inclusi gli stati dei task.

Ma non finisce qui, il log completo della release che include tutti gli improvements ed i bug fix lo trovi qui: https://twproject.com/twproject-changelog/

Ecco la sezione di riferimento della guida per l’aggiornamento.

Prova tutte le nuove funzioanlità

Gestire Team Distribuiti – La Soluzione é il Progetto

I team distribuiti e dinamici sono ormai una realtà costante nel mondo del lavoro.  La loro crescita va però di pari passi con l’aumento della difficoltà di analisi dei progetti.

Questa prassi, ormai cosi diffusa, è infatti di non facile gestione. Gestire team distribuiti in termini di avanzamento di progetto, comunicazione e tempi di lavoro è complicato, per ogni project manager.

Molti progetti – tanti team

Le grandi aziende, ma anche quelle piccole, con un gran numero di progetti possono veder crescere di numero anche i propri team, e quando dico team intendo persone che stanno lavorando sul progetto. Anche se la tua azienda è composta da appena sette colleghi come la nostra, e tu hai un solo team che lavora su svariati progetti, puoi trovarti davanti allo stesso problema: un meeting per un progetto, un meeting per un altro, infinite e-mail relative ad un progetto, molte riferite ad un altro, che disastro!
Per questo motivo non possiamo sottovalutare questa tendenza e proveremo a gestirla al meglio.

Il problema della comunicazione

Lavorare attivamente su un progetto spesso implica l’invio di tonnellate di e-mail per tenere tutti aggiornati su cosa sta accadendo, gestire team distribuiti comporta condividere documenti e informazioni sull’avanzamento e l’impegno, programmare meeting con i clienti e i colleghi, condividere la lista dei to-do per il completamento del progetto.

Questo continuo flusso di informazioni assume che tu abbia sempre presente da chi è composto un certo team distribuito. Quanto tempo impieghi nel controllare la lista dei destinatari di una mail per avere la certezza che tutti siano stati aggiunti? Cosa succede se  dimentichi qualcuno?

Team distribuiti – Qualcuno mi aiuti!

È chiaro adesso che abbiamo bisogno di qualcosa che ci aiuti a gestire team distribuiti.  Ma cosa succede se ti dico che la soluzione è a un passo? Tutti i tuoi team sono implicitamente definiti dal tuo progetto. Nessuno conosce meglio, chi è coinvolto, del tuo software di project management.

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Nodo per nodo, progetto per progetto, potranno essere assegnate persone diverse e potranno essere condivise informazioni diverse. Semplicemente guardando al team dal punto di vista del progetto, vedrai il gruppo di lavoro che cambia.

Questa semplice ma efficace idea, ti consente di iniziare dal punto di vista del progetto: quando hai un’informazione da condividere devi solo pensare a quale progetto si riferiscono, il tuo team è già lì! Basta aprire il tuo software di project management, navigare fino al progetto che ti interessa e vedrai che il tuo team è salvato lì!

Se vuoi introdurre nella tua azienda un software di project management, puoi provare Twproject che risolve questo problema con un insieme di funzionalità che partono esattamente dal gruppo di lavoro creato sul progetto.

Gestisci i tuoi team distribuiti

Come Diventare un Project Manager di Successo (Infografica)

Nonostante ciò che pensa la gente, essere un Project Manager di successo richiede molta creatività. Un project manager deve essere creativo nel gestire le sue risorse e i cali di produttività, emozioni, conflitti e idee, essere creativo nel comunicare con i propri capi, essere creativo nel gestire grandi progetti con ritardi inaspettati…

Quindi, come rimanere creativi anche quando si gestiscono progetti complessi? Ecco alcuni suggerimenti:

Meditare e non rimanere svegli tutta la notte – questo è un buon consiglio in generale. Per essere produttivi e allo stesso tempo creativi, gli studi dimostrano che si deve riposare almeno 6 ore per notte. Oltre a questo, imparare a meditare può insegnarti l’arte della pazienza e a evitare l’accumulo di stress.

Essere una spugna e non aspettare l’ispirazione – le metodologie di project management sono lì per essere provate fino a trovare quella che meglio risponde ai tuoi progetti. Le metodologie Agili, waterfall, GTD, queste sono solo alcuni esempi di ciò che potete sperimentare. Apriti a nuove strategie e impara a percorrere strade nuove, generalmente i team sono positivi verso organizzazioni più strutturate che li fanno sentire più protetti e seguiti. Se hai problemi a gestire i tuoi progetti e a verificare il loro avanzamento, allora puoi usare un software come Twproject che ti consente di lavorare in modi diversi a seconda delle tue necessità.

Credi in te stesso e non fare da solo – anche se sei il project manager non scordarti dell’opinione del tuo team. Credi nelle tue idee e nella tua creatività ma chiedi anche la loro opinione prima di procedere con decisioni importanti. Se una scelta ricadrà anche sul tuo team, sarà più facile se loro avranno partecipato alla decisione finale. Questo rafforzerà il senso di appartenenza al team. Leggi qui per scoprire come il tuo team può aiutarti a lavorare meglio.

Fai attenzione e non saltare i giudizi – i progetti, dall’inizio alla fine, sono un grande processo creativo che richiede la tua costante attenzione. In questo senso, devi fare attenzione a tutto quello che accade nella tua azienda, se c’è un problema che può avere un impatto anche sul tuo progetto, devi agire immediatamente, anche in modo creativo. Non smettere mai di analizzare i tuo ritardi e le loro cause perché può succedere ancora e uno studio attento può aiutarti ad affrontarli in futuro.

Dì “Si, e …” e non dire “Non funzionerà mai”–vai avanti e non discutere – qui stiamo parlando di costruzione del team, perché non puoi essere un project manager di successo se non hai un team innovativo e un team può dare il meglio se tutti sono liberi di esprimersi, e tu, come project manager, devi imparare ad ascoltarli, anche quando non sei d’accordo. Per avere il team più innovativo devi guardare oltre.

“Old pattern only bring to old results”

“New ideas require risk. People need to know it’s safe to express new thinking”

09ef3d52ba51989da8a95d3c70782e04 Source Entrepreneur.

Diventa un project manager di successo con un software di project management