ÍNDICE DE CONTENIDOS
- …¿quién es un project manager?
- Responsabilidades del Project Manager
- Responsabilidades adicionales de un project manager que pocas personas mencionan
- Responsabilidades adicionales de un project manager: Conducta ética
- Responsabilidades adicionales de un project manager: Motivar y capacitar a las personas
Los project managers desempeñan un papel clave en cada fase del ciclo de vida del proyecto, desde la planificación hasta la ejecución, desde el monitoreo y control hasta el cierre.
El éxito o el fracaso del proyecto, e incluso más allá, puede depender de ellos; la sostenibilidad de una empresa puede depender de sus habilidades y competencias.
En este artículo, intentaremos ofrecerte información sobre el rol del project manager y todo lo que debes saber sobre esta figura.
Primero, comencemos con una pregunta central…
…¿quién es un project manager?
Un project manager, como ya se ha mencionado anteriormente, desempeña un papel protagonista en cada fase de un proyecto y es responsable del alcance, los recursos y, en resumen, del éxito o fracaso del propio proyecto.
Con la ayuda de su equipo, el Project Manager asume múltiples responsabilidades en las cinco fases del ciclo de vida de un proyecto.
Estas responsabilidades están entrelazadas con las 10 áreas de conocimiento: integración, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicación, adquisición de riesgos y gestión de los stakeholders.
Responsabilidades del Project Manager
Veamos en detalle, desglosando cada fase, cuáles son las responsabilidades de un project manager:
1. Fase de inicio
• Preparación de un documento de proyecto
• Identificación y gestión de los stakeholders
Esto implica definir los límites o el alcance del proyecto y establecerlos claramente, así como identificar a los stakeholders del proyecto incluyéndolos en el registro de stakeholders.
2. Fase de planificación
• Desarrollo de un plan de gestión del proyecto
• Definición y gestión del alcance, creación de una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) y recopilación de requisitos
• Planificación, definición y desarrollo de cronogramas, actividades, estimación de recursos y duración de las actividades
• Planificación, estimación de costos y presupuestación
• Planificación e identificación de los requisitos de calidad
• Planificación e identificación de las necesidades de recursos humanos
• Planificación del sistema de comunicación
• Planificación e identificación de riesgos potenciales, realización de análisis de riesgos cualitativos y cuantitativos, y planificación de estrategias de mitigación de riesgos
• Planificación y gestión de las expectativas de las partes involucradas
3. Fase de ejecución
• Dirección y gestión de todas las actividades involucradas en la ejecución de un proyecto
• Gestión de la calidad
• Selección, desarrollo y gestión del equipo del proyecto
• Gestión de todos los aspectos de la comunicación
• Gestión de todas las expectativas de los stakeholders
4. Fase de monitoreo y control
• Supervisión y control del trabajo del proyecto y gestión de todos los cambios necesarios
• Validación y control del alcance del proyecto
• Gestión del tiempo
• Gestión y control de los costos del proyecto
• Verificación de la calidad de los resultados
• Control de todas las comunicaciones dentro del equipo y con los stakeholders
• Control de la participación de los stakeholders del proyecto
5. Fase de cierre
• Finalización de todas las actividades del proyecto
• Finalización de todos los contratos y relaciones con proveedores o terceros
• Redacción de un documento final del proyecto que incluya las mejores prácticas
Como habrás notado, para ser un project manager profesional no basta solo con poseer los conocimientos técnicos.
Este rol también requiere una serie de habilidades no técnicas y son estas soft skills las que a menudo determinan si un project manager, y consecuentemente sus proyectos, tendrán éxito o no.
Los project managers deben poseer al menos estas siete habilidades no técnicas:
- Liderazgo
- Motivación
- Habilidades de comunicación
- Habilidades organizativas
- Asignación de prioridades
- Resolución de problemas
- Adaptabilidad
En conjunto con las habilidades técnicas necesarias, estas competencias harán que un project manager sea aún más eficiente, proporcionándole una base sólida que le permitirá adaptarse a las dinámicas siempre cambiantes de un proyecto.
Responsabilidades adicionales de un project manager que pocas personas mencionan
Aparte de las responsabilidades que ya hemos discutido y que están automáticamente relacionadas con la gestión de un proyecto, existen otras que rara vez se mencionan, pero que nevertheless tienen un peso significativo en el rol de un project manager.
Responsabilidades adicionales de un project manager: Conducta ética
Un project manager inevitablemente trabajará con diferentes tipos de individuos y organizaciones, y experimentará situaciones que pueden abordarse con un comportamiento u otro.
Es el propio project manager quien establece las reglas básicas de comportamiento como líder dentro de su proyecto.
Por lo tanto, cada día, un buen project manager debe hacer todo lo posible para liderar el proyecto de manera profesional y ética, refiriéndose al Código de Ética del PMI
Responsabilidades adicionales de un project manager: Motivar y capacitar a las personas
Es fácil establecer objetivos del proyecto y plazos demasiado ajustados, y a menudo uno puede olvidar que hay personas involucradas, no robots.
Sin duda es importante proporcionar desafíos y responsabilidades a los diversos miembros del equipo, prestando atención a cuáles son sus fortalezas y debilidades.
Cada project manager es responsable de la motivación y de la forma en que trabaja su equipo, incluso cuando se trabaja en un proyecto a corto plazo.
Las personas necesitan estar constantemente motivadas para mantener su interés en la organización y en el éxito de un proyecto y, para aumentar la productividad, un project manager también deberá evaluar cualquier necesidad de capacitación personalizada.
El objetivo al final del proyecto, además de su éxito, debería ser tener personas ansiosas por volver a trabajar.
En conclusión, un project manager debe recordar que hay responsabilidades inherentes a su rol, aunque el mundo de la gestión de proyectos es tan vasto que no pueden estar grabadas en piedra.
Si el proyecto requiere algo especial, el project manager debe estar preparado para asumir la responsabilidad o saber cómo delegarla.
Sin embargo, es muy importante recordar que es el project manager quien capitaneara la nave y que el equipo de «marineros», sin importar cuán experimentados que puedan ser, siempre dependerán de él para determinar la dirección hacia la cual deben navegar.
