El informe final

Al finalizar cualquier proyecto, se debe presentar un informe final. Esto significa que todo proyecto debe tener una conclusión oficial. La redacción del informe final del proyecto es el momento en que se comunica oficialmente que el proyecto ha llegado a su fin y que ya no se necesitarán fondos ni recursos para él.

El personal será devuelto entonces a los respectivos departamentos y se dará por concluido el contrato con los proveedores.

Esta es una fase que no puede omitirse ni comunicarse de forma informal, sino que debe formalizarse en un documento que:

• Acredite lo entregado por el equipo del proyecto.
• Proporcione una evaluación del proyecto en términos de calidad del trabajo.
• Evalúa el desempeño del presupuesto y del cronograma.

El propósito de un informe final del proyecto es evaluar cómo se ejecutó el proyecto, siendo honesto y objetivo.

¿Qué debe incluir un informe final del proyecto?

Un informe final del proyecto debe incluir necesariamente:

• Una descripción del proceso mediante el cual se aprobó el proyecto y la razón por la que se inició.
• Un resumen de la ejecución del proyecto con la especificación de si este alcanzó sus objetivos.
• Detalles sobre el desempeño del presupuesto del proyecto.
• Una lista de los factores que influyeron en los resultados del proyecto.
• Si es posible, una descripción del impacto financiero u otros beneficios que el proyecto aportará a la organización.
• Anexos que contengan resúmenes de documentos importantes del proyecto, como el documento de alcance, el plan del proyecto, los resultados de las pruebas y la aprobación/aceptación final.

¿Por qué se requiere un informe final de proyecto?

Si el proyecto implica trabajo para un cliente externo, la elaboración de un informe final de proyecto generalmente se exige en el contrato. Esto demuestra suficientemente la necesidad de dicho informe al finalizar un proyecto.

Sin embargo, incluso cuando no se solicita específicamente un informe final, es probable que los interesados internos y externos lo esperen. Por lo tanto, siempre es preferible entregar el informe final de proyecto tan pronto como sea posible después de finalizar el trabajo.

El informe final cumplirá varias funciones, entre ellas:

• Informar a los interesados que quizás no participaron activamente en todas las fases del proyecto, que este ha finalizado y cómo transcurrió.
• Informar a los demás departamentos u organizaciones involucrados de que el proyecto ha concluido y de que ya no se requerirán recursos ni materiales adicionales. Esto permite liberar recursos para otros proyectos.
• Documentar cualquier desviación respecto al presupuesto o cronograma planificados, junto con explicaciones sobre las causas de dichas variaciones. Esto puede ayudar en el futuro a elaborar un plan de proyecto más preciso al gestionar proyectos similares.
• Reconocer los esfuerzos de los empleados que trabajaron en el proyecto, especialmente aquellos que contribuyeron más de lo previsto. Este tipo de reconocimiento formal puede contribuir significativamente a elevar la moral del equipo y mantener su compromiso con la organización.

Cómo realizar la evaluación del proyecto y preparar el informe final

La evaluación es una herramienta útil para los interesados que han respaldado financieramente o técnicamente el proyecto. En realidad, significa valorar si el proyecto ha cumplido sus objetivos o no.

La evaluación también es importante para el gerente del proyecto, ya que le permite reflexionar sobre lo ocurrido durante el desarrollo del proyecto y aprender cómo organizar mejor los proyectos en el futuro.

La evaluación puede realizarse, de hecho, una sola vez, es decir, al final del proyecto, o varias veces durante su ejecución. Por ejemplo, puede resultar útil cuando se alcanza un hito o a mitad del ciclo de vida del proyecto.

A continuación, ilustraremos cuáles son los principales métodos utilizados para la evaluación de un proyecto.

Revisión periódica de las actividades durante el proyecto

Al finalizar cada actividad, se realiza una evaluación parcial de su desarrollo. Es posible incluir una evaluación sobre la finalización de la actividad dentro del plazo establecido y sobre el cumplimiento del presupuesto. Si hubo un retraso, es necesario indicar su causa y explicar cómo se logró limitar su impacto negativo en el proyecto. Si el presupuesto no fue suficiente, es necesario explicar cómo se resolvió la situación y cómo esto afectó al proyecto en general. Al final del proyecto, todas las revisiones parciales se examinarán y recopilarán para redactar un informe final completo y detallado.

Entrevistas con los participantes

La entrevista con los participantes es uno de los pasos fundamentales para redactar el informe final del proyecto. El gerente del proyecto habla directamente con cada participante para evaluar su nivel de satisfacción, el impacto del proyecto en su vida laboral y su compromiso con el proyecto. También es muy útil recopilar posibles ideas sobre cómo seguir desarrollando el proyecto o cómo diseñar futuros proyectos similares.

Encuestas y cuestionarios

Estos permiten recopilar un conjunto de datos que pueden generar información estadística. Por ejemplo, es posible visualizar el nivel de satisfacción de los participantes mediante gráficos visuales fáciles de interpretar, que incluso pueden incluirse en el informe final del proyecto.

Las características de un informe final de proyecto

Independientemente del método de evaluación de proyecto elegido, existen algunas cualidades que un informe final debe poseer necesariamente:

1) Claridad. El informe es un documento breve que puede informar al lector sobre los puntos principales de interés. Es poco probable que se narre en dicho informe todo el desarrollo del proyecto. Por regla general, es necesario recordar que el objetivo es presentar cómo tuvo éxito el proyecto y seleccionar la información relevante en consecuencia.

2) Estructura. Los informes deben tener una estructura clara que servirá como modelo. Además, deben identificar de forma explícita las metas establecidas para el período específico y demostrar cómo se alcanzaron o no. En caso de que algo no haya salido según lo planeado, el informe debe proporcionar información clara para comprender qué sucedió y cómo la organización abordó el problema.

3) Lecciones aprendidas. Un buen informe final de proyecto siempre incluye una sección dedicada a la evaluación crítica del proyecto en su conjunto. Esta parte es importante porque indica lo que la organización ha aprendido y comunica cómo, en el futuro, es posible desarrollar proyectos adicionales aprovechando dichos aprendizajes.

Como no hay forma de saber quién podría leer el informe final de proyecto ni con qué propósito, este debe incluir suficiente información para ser comprensible incluso para quienes no conocen el proyecto. Quien lo lea debe poder entender el propósito, la ejecución y el resultado final del proyecto sin verse abrumado por demasiada información.

Es evidente que un software de gestión de proyectos facilita enormemente la redacción de un informe final de proyecto. La posibilidad de compartir documentos con todos los miembros del equipo y con los interesados permite considerar los estados individuales de avance del proyecto y todas las actividades u obstáculos encontrados en el camino.