Crear un equipo de trabajo es una fase delicada pero estratégica para cualquier gerente de proyectos. El resultado del proyecto dependerá realmente de las decisiones tomadas aquí.
Stephen Covey, famoso escritor y autor del libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva», afirma:
“Las personas interdependientes combinan sus propios esfuerzos con los esfuerzos de otros para lograr su máximo éxito”
Gracias al trabajo en equipo, el talento compartido amplifica el valor de cada recurso individual y aumenta el valor del grupo en su conjunto.
Por lo tanto, es esencial que al definir el grupo de trabajo, se preste especial atención a todas las personas involucradas en el proyecto. Esto significa todos los asociados del proyecto, partes interesadas, clientes y socios.
ÍNDICE DE CONTENIDO
Pero vamos a entrar en detalle y veamos algunos aspectos fundamentales de esta actividad delicada.
En primer lugar, es bueno recordar que, para crear un equipo de proyecto de alto rendimiento, es necesario seguir tres pasos clave:
- Planificación organizacional necesaria para la identificación del equipo;
- Adquisición de personal, necesaria para la aprobación;
- Desarrollo del equipo.
Planificación organizacional
La planificación organizacional identifica, documenta y asigna los roles, responsabilidades y relaciones del proyecto.
Antes de que comience el proyecto, se deben asignar todos los roles y responsabilidades. Esto reducirá cualquier confusión después del inicio del proyecto.
Cada miembro del equipo sabrá exactamente lo que se espera de él (o ella) y podrá seguir las tareas asignadas.
Además, tener un plan de desarrollo del personal y un organigrama reducirá la incertidumbre y el conflicto.
De hecho, un plan de desarrollo del personal describe cómo y cuándo se transferirán y retirarán los recursos humanos del equipo del proyecto. Este conocimiento de los eventos ya planificados hará que todo el equipo funcione de manera más fluida.
El organigrama, por otro lado, es una forma gráfica de subdividir la relación de reporte del proyecto. Un organigrama detallado evitará preguntas superfluas sobre relaciones y conexiones.
Para un proyecto ganador, entonces, es esencial que haya una buena planificación organizacional. Esto también incluye todos los documentos de apoyo necesarios para describir cada título de puesto y descripción o cualquier necesidad de capacitación.
Adquisición de personal
La adquisición de las personas que deben ocuparse del proyecto es el proceso para obtener los recursos humanos necesarios asignados que tendrán que trabajar en el equipo.
Elegir a las personas adecuadas para un proyecto es casi tan importante como el proyecto en sí. Sin un equipo experimentado y cohesionado, el proyecto será mucho más difícil.
Algunas cosas a considerar al elegir el equipo son las experiencias previas. De hecho, los intereses, las características personales, la disponibilidad, las habilidades, podrían otorgar al equipo de trabajo capacidades adicionales determinantes.
Los miembros del equipo pueden ser elegidos internamente de la organización, gracias a negociaciones con gerentes y otros equipos de proyecto, o desde el exterior.
También será necesario determinar si cada miembro del equipo trabajará en el proyecto a tiempo completo o parcial.
Desarrollo del equipo
El desarrollo del equipo del proyecto incluye el desarrollo de habilidades individuales y grupales para mejorar el rendimiento.
Trabajando juntos como un equipo real, el proyecto tendrá más probabilidades de tener éxito.
El desarrollo del equipo se puede lograr de varias maneras:
- Construcción de equipo
- Capacidad de gestión
- Sistemas de recompensas
- Retroalimentación frecuente y reuniones personales
- Capacitación
Si el equipo ha sido desarrollado adecuadamente, el proyecto funcionará de manera eficiente y logrará resultados de calidad.
Cómo elegir a los miembros del equipo del proyecto
Aquí hay 7 elementos clave para elegir a los miembros adecuados del equipo del proyecto.
1. Análisis del proyecto
Es esencial dedicar tiempo y esfuerzo para entender y analizar a fondo el proyecto. Tendrás que definir los pasos y actividades que necesitarán ser trabajados para una finalización exitosa.
También será necesario desglosar estos pasos en tareas y subactividades individuales. De esta manera, será posible detectar fácilmente los recursos necesarios para completar el proyecto y su duración basándose en la productividad establecida.
2. Requisitos del proyecto
Es esencial verificar lo que se requiere por parte de la gerencia. Los límites de tiempo, el presupuesto o las restricciones de recursos son esenciales para planificar la contratación y los miembros del equipo del proyecto en consecuencia.
3. Reunión con el Departamento de Recursos Humanos
El Departamento de Recursos Humanos puede ayudar a encontrar a los miembros más adecuados del equipo del proyecto, especialmente en el caso de personas externas.
También será necesario preparar, en coordinación con este departamento, una campaña de contratación para el proyecto y la capacitación específica.
4. Reunión con otros gerentes
Junto con el Departamento de Recursos Humanos, también es una buena práctica reunirse con los gerentes de los empleados internos para obtener una visión completa del personal disponible para el proyecto.
Puedes pedir a otros gerentes que proporcionen calificaciones de las habilidades de su personal, habilidades técnicas y habilidades de trabajo en equipo para que puedas tomar la mejor decisión basada en necesidades reales.
5. Refinar la selección
Una vez que las opciones hayan sido evaluadas, se elaborará una lista de candidatos potenciales adecuados para los roles.
Esta será la base desde la cual seleccionar a los miembros del equipo del proyecto que trabajarán para la implementación del plan en el futuro.
6. La elección final
La lista de candidatos será evaluada muy cuidadosamente en todos sus detalles. Finalmente, se elegirán a los miembros del equipo que trabajarán en el proyecto.
Estos candidatos deben tener la mezcla adecuada de habilidades y atributos de comportamiento personal para convertirse en miembros del equipo del proyecto.
Si persisten dudas sobre alguno de los empleados, se pueden realizar entrevistas personales adicionales para recopilar información adicional.
7. Análisis del equipo
En este punto, el equipo del proyecto está formado, pero aún queda una cosa por hacer: realizar un análisis continuo para evaluar si el equipo tiene el equilibrio necesario para completar el proyecto según lo planificado.
También será necesario verificar regularmente si hay un posible conflicto de personalidad entre los miembros del equipo. Percibir estos conflictos y resolverlos de inmediato, evitará el estrés y los bloqueos creativos durante la ejecución del plan del proyecto.
Es muy importante contar con un equipo de proyecto completamente desarrollado y dedicado para llevar a cabo el proyecto adecuadamente.
El equipo incluye varias personas que deben trabajar juntas para llevar a cabo las actividades individuales.
Las organizaciones se comprometen constantemente a formar equipos de proyecto cada vez más eficientes. Equipos de trabajo que podrán lograr incluso objetivos de proyecto complejos y que aumentarán la productividad, el rendimiento y las ganancias para la organización.
Los miembros del equipo, junto con el gerente de proyecto, son las fuerzas impulsoras de un proyecto, y por lo tanto es esencial saber cómo elegirlos bien y desarrollarlos al máximo.
¿Alguna vez has creado un equipo de proyecto? ¿Qué proceso usaste para elegir a los miembros del equipo del proyecto? ¿Tienes alguna otra sugerencia? Escríbenos tu opinión.
