Cerrar un proyecto no es como apagar una computadora. Después de haber terminado aparentemente un proyecto, aún queda mucho por hacer y, aunque no lo parezca, muchas cosas pueden salir mal.
Se dedica tanto tiempo y esfuerzo a la planificación de un proyecto, pero a menudo se olvida que el final de un proyecto es igual de exigente e importante.
Una vez entregados los productos finales, no significa que el proyecto esté completo. Ignorar el proceso de cierre del proyecto resulta en una gestión de proyectos incompleta.
ÍNDICE DE CONTENIDO
Estos son los objetivos a lograr al cerrar un proyecto:
- Entrega del producto final
- Cumplir con todos los requisitos del contrato
- Transferir el proyecto al cliente
- Revisar el proyecto en sus historias de éxito y deficiencias
- Garantizar todos los productos y servicios contratados y recibidos
- Notificar a los proveedores la finalización del proyecto
- Completar el informe final
Los 4 pasos (+1) para el cierre de un proyecto
A continuación describiremos 4 pasos (+ 1) que un PM debe seguir para cerrar adecuadamente un proyecto. Incluso saltarse uno solo de ellos daría una sensación de incompletud tal que la reputación del gerente podría incluso ser cuestionada.
1. Organizar el posproyecto
La gestión de un proyecto no solo concierne a las actividades y recursos, el presupuesto y los plazos, sino que es una experiencia de la cual se puede aprender constantemente.
Tener una reunión con el equipo del proyecto para recibir retroalimentación sobre lo que funcionó y lo que no, y fomentar la honestidad, es una práctica positiva de la cual el gerente de proyecto puede obtener muchas ventajas. Además de la relación humana que se puede establecer entre los miembros del Equipo, gracias a la documentación de los errores y los éxitos del proyecto, es posible crear un catálogo que ofrece datos históricos e información que se puede consultar al planificar nuevos proyectos. Cada cierre de proyecto representa un nuevo conocimiento generado.
2. Redactar una documentación completa al final del proyecto
Cada proyecto genera muchos documentos que deben ser firmados y aprobados por las partes interesadas. Esto incluye el cierre de todos los contratos que se hayan celebrado con socios internos o proveedores u otros posibles recursos. Esto también incluye el cierre de todos los pagos pendientes, como facturas, comisiones, bonificaciones, etc.
3. Liberar los recursos una vez cerrado el proyecto
Formar un equipo para el proyecto es un proceso formal y crucial, pero liberarlo es igual de importante. Cada equipo se reúne por la mezcla de habilidades y experiencias que sus miembros aportan a un proyecto. Será el tipo de proyecto el que determinará la elección de los miembros del equipo. Cada proyecto se reflejará en el equipo contratado para ejecutarlo. Esto aplica tanto a recursos internos como externos.
En el caso de recursos externos, el proceso de cierre puede parecer más obvio. El contrato con ellos expira y se debe asegurar que los recursos sean pagados según los acuerdos.
En el caso de recursos internos, en cambio, que a menudo permanecen dentro de la misma organización, es necesario recordar que incluso su tiempo para el proyecto es limitado. Una vez terminado el proyecto, estos recursos internos podrían ser dirigidos a otro proyecto. Por lo tanto, no liberar los recursos internos a tiempo podría llevar a dificultades y problemas en el caso de otros proyectos.
4. Archivar documentos del proyecto
Cada proyecto antiguo trae consigo las llamadas lecciones aprendidas. Sin embargo, si no tienes un archivo donde encontrar registros antiguos, cualquier conocimiento adquirido se pierde debido a una mala organización y gestión de la documentación. Si trabajas duro para obtener un proyecto exitoso y su documentación relacionada, entonces es esencial no perderlo.
Antes de cerrar un proyecto, es importante archivar todos los documentos y todos los datos que podrían ser útiles. Incluso si no accedes directamente a ellos, necesitas llevar un registro del trabajo realizado para otras personas en la organización. Nunca sabes cuándo alguien podría estar interesado en volver en el tiempo para descubrir cómo se resolvió un problema antiguo.
5. Celebrar el éxito al final del proyecto
No hay nada estúpido en recompensar y celebrar con el equipo del proyecto para reconocer un trabajo exitoso. Esto subraya el cierre del proyecto, pero también planta una semilla que puede florecer en proyectos posteriores cuando haya una oportunidad de trabajar juntos nuevamente. Cuando un trabajo bien hecho es subrayado y reconocido, se construye la moral del equipo y de las personas. Esto crea un vínculo de lealtad entre gerentes de proyecto y equipos. En el futuro, estos recursos estarán listos para trabajar aún más duro en otros proyectos.
Como ahora sabes, el cierre del proyecto es un paso importante en cualquier proyecto, simple o complejo.
El cierre del proyecto es una experiencia educativa en la que se aprenden muchos aspectos de la gestión de proyectos con respecto a lo que se hizo durante la ejecución del proyecto.
Por lo tanto, es necesario resistir la tentación de comenzar inmediatamente un nuevo proyecto, pero concentrarse en completar el proceso formal de cierre.
Un cierre eficiente del proyecto crea valor para todas las partes interesadas del proyecto, incluidos los gerentes de proyecto.
