Cómo planificar un nuevo proyecto

Planificar el proyecto con cuidado desde el inicio es la clave para un resultado exitoso.

La creación de un plan de proyecto es, de hecho, lo primero que se debe hacer en cualquier proyecto, especialmente si es nuevo.

Sin embargo, a menudo se ignora esta actividad y el enfoque se centra de inmediato en el trabajo concreto. Hay muchas personas que simplemente no pueden entender el valor de un plan de proyecto y cómo este puede ahorrar tiempo, dinero y problemas.

Así que veamos cómo planificar un nuevo proyecto.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto se define como un conjunto planificado de actividades relacionadas que deben realizarse en un período de tiempo determinado y dentro de un presupuesto y otros límites específicos.

La palabra «planificado» es crucial y la efectividad de la programación tiene un efecto directo en el resultado del proyecto.

Cada proyecto tiene un inicio y un final y sigue un ciclo de vidadividido en varias fases.

¿Qué es un plan de proyecto?

Un plan de proyecto sirve esencialmente como una hoja de ruta para planificar un proyecto que el equipo deberá seguir después.

Los objetivos se definen en esta fase y un plan de proyecto efectivo especifica cómo se realizarán las diversas tareas y por quién. El propósito es precisamente alcanzar el objetivo deseado.

Los recursos también se determinan en el plan de proyecto.

Si es efectivo y bien pensado, tal plan suele ser un factor esencial para el éxito de un proyecto. Sirve como medio de comunicación para el gerente de proyecto, así como un mecanismo de control durante el progreso del proyecto.

Los roles y responsabilidades de las partes interesadas del proyecto se identifican y comparten, para que puedan familiarizarse con lo que se espera de ellos.

El plan proporciona claridad y acuerdo incluso antes del inicio concreto y efectivo del trabajo.

Cualquier problema que surja durante su redacción puede abordarse y eliminarse de inmediato, para que no cause problemas durante el proceso del proyecto.

Identificar los hitos clave permite a los miembros del equipo prepararse para trabajar con el fin de alcanzar los objetivos enumerados en el plan de proyecto y establece un marco de tiempo para completar las tareas.

¿Cómo gestionar el proyecto de manera eficiente y efectiva?

La definición del plan de gestión de proyectos sirve como una visualización de cómo será la gestión del proyecto.

La estructura de descomposición del trabajo determina los resultados finales, junto con las dependencias de las actividades y la ruta crítica a seguir durante el ciclo de vida del proyecto.

Sin embargo, ten cuidado de que planificar un proyecto no significa necesariamente que el proceso corresponda al 100% con el plan inicial.

La incertidumbre siempre es un factor común en cada proyecto. Puede haber situaciones imprevistas que pueden llevar al proyecto a salirse de su trayectoria.

Lo importante es subrayar que los planes de proyecto permiten prepararse para las incertidumbres que pueden surgir. Como resultado, permiten reducir los problemas durante el proyecto.

Un plan de proyecto a fondo puede parecer costoso en términos de tiempo y recursos, pero a largo plazo, ahorrará tiempo tanto al gerente de proyecto como al equipo.

Al pensar en cómo escribir un plan de proyecto de manera efectiva, hay algunos puntos específicos a considerar, incluyendo:

• Visión del proyecto: las notas de planificación y gestión del proyecto deben identificar claramente los objetivos del proyecto e incluir una descripción detallada del propio proyecto.
• Partes interesadas: para quien dirige el proyecto, si hay un cliente involucrado y qué esperan él/ella y las partes interesadas del proyecto.
• Roles y responsabilidades: aquí debes describir quién está involucrado en la implementación del proyecto y las actividades individuales con los miembros asignados.
• Recursos: aquí incluimos los recursos necesarios para completar el Proyecto; pueden referirse a recursos humanos, financieros, materiales u otros.
• Presupuesto: esto debe incluir un desglose de los costos del proyecto. Esto incluye salarios, impuestos, materiales, viajes, etc. Además, cualquier financiación recibida también debe incluirse en esta sección.
• Plan de emergencia: este plan identificará la manera en que el proyecto abordará cualquier problema que surja y que requiera cambios en el proyecto. La planificación de riesgos potenciales debe incluir una asignación en términos de tiempo y presupuesto.
• Plan de comunicación: esto ilustrará cómo se manejarán las comunicaciones con todas las partes interesadas. También indicará la frecuencia de la comunicación y cualquier actividad de marketing o promoción del proyecto.
• Plan de monitoreo: aquí especificaremos cómo medir el éxito del proyecto y qué criterios se seguirán para su evaluación.
• Gestión de documentos: esto debe describir a la persona, generalmente el gerente, responsable de la conservación y gestión de los documentos del proyecto.

Seguir estos pasos es un gran comienzo para iniciar una planificación de proyecto adecuada, pero no es todo.

Es fundamental no olvidar actualizar el plan mientras el proyecto avanza y medir continuamente las desviaciones, si las hay, con respecto al plan inicial.