Saber cómo estimar los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto nunca es la tarea más sencilla.
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Los recursos son personas, equipos, lugares, dinero o cualquier otro elemento que un proyecto necesita para ejecutarse.
Por lo tanto, los recursos deben asignarse a cada actividad de la lista de tareas pendientes.
Sin embargo, antes de poder asignar recursos al proyecto, debes conocer su disponibilidad.
Algunos recursos deben reservarse con anticipación y pueden estar disponibles solo en ciertos momentos o periodos; por ejemplo, una sala para una reunión de lanzamiento o una oficina rentada.
Por lo tanto, es fundamental conocer esta información antes de poder finalizar la programación de un proyecto.
Estimación de recursos
El objetivo de la estimación de recursos es asignar los recursos necesarios a cada actividad de la lista.
Existen cinco herramientas y técnicas para estimar los recursos de las actividades:
- Juicio de expertos: esto implica involucrar a expertos que ya han realizado este tipo de trabajo anteriormente y obtener sus opiniones sobre qué recursos se necesitan.
- Análisis alternativo: esto significa considerar distintas opciones sobre cómo asignar los recursos. Incluye modificar la cantidad de recursos y el tipo de recursos utilizados. En muchas ocasiones, existe más de una forma de ejecutar una tarea, y el análisis alternativo te ayuda a decidir entre distintas posibilidades.
- Datos publicados de estimación: algo que los gestores de proyectos de muchas industrias usan para comprender cuántos recursos necesitan para un proyecto específico. Estos datos se basan en artículos, investigaciones y estudios que recopilan, analizan y publican información proveniente de los proyectos de otras personas y organizaciones.
- Software de gestión de proyectos: estos suelen incluir funciones diseñadas para ayudar a los gestores de proyectos a estimar las necesidades y restricciones de recursos y encontrar la mejor combinación para el proyecto en cuestión.
- Estimación ascendente: esto significa dividir tareas complejas en tareas más simples y procesar los recursos necesarios para cada paso pequeño. Luego se suman las necesidades o costos de los recursos de las tareas individuales para obtener una estimación total. Cuanto más pequeñas y detalladas sean las tareas, mayor será la precisión de esta técnica.
En otro artículo ya hablamos sobre técnicas de estimación de proyectos.
Estimación de la duración de las actividades
Una vez que hayas terminado de estimar los recursos por actividad, tendrás todo lo necesario para comprender cuánto tiempo tomará completar cada actividad.
Estimar la duración de una tarea implica partir de información sobre esa tarea específica y luego colaborar con el equipo del proyecto para elaborar una estimación de tiempo.
La mayor parte del tiempo comenzarás con una estimación aproximada y luego la perfeccionarás.
Cuando hablas de estimar el tiempo del proyecto, probablemente ya hayas escuchado el término esfuerzo. Si te interesa aprender más al respecto, puedes consultar este artículo sobre esfuerzo y duración.
Estas son las cinco herramientas y técnicas para crear estimaciones de duración más precisas:
- La evaluación de los expertos, que provendrá de los miembros del equipo del proyecto familiarizados con el trabajo que debe realizarse.
- La estimación comparativa, es decir, cuando se analizan actividades similares de proyectos anteriores y el tiempo que requirieron.
- La estimación paramétrica, es decir, vincular los datos del proyecto a una fórmula que proporcione una estimación.
- La estimación de tres puntos, es decir, cuando se consideran tres valores: una estimación realista que es más probable que ocurra, una estimación optimista que representa el mejor escenario y una estimación pesimista que representa el peor escenario. La estimación final es el promedio ponderado de los tres valores.
- El análisis de contingencia, es decir, agregar tiempo adicional al cronograma (llamado reserva de emergencia o buffer) para tener en cuenta riesgos adicionales.
Las estimaciones de la duración de las actividades son una medida cuantitativa que normalmente se expresa en horas, semanas, días o meses.
Otra cosa que debes tener en cuenta al estimar la duración de las actividades es determinar el esfuerzo requerido.
La duración es la cantidad de tiempo que lleva realizar una actividad, mientras que el esfuerzo es el número total de horas-persona requeridas.
Por ejemplo, si dos personas trabajan un total de 6 horas (3 horas cada una) para completar una actividad, la duración es de seis horas. Sin embargo, si estas dos personas trabajaron simultáneamente durante todo ese tiempo (6 horas), el esfuerzo sería de 12 horas-persona.
Planificación del proyecto y hoja de ruta crítica
El programa del proyecto debe ser aprobado y firmado por los interesados y los gerentes funcionales.
Esto garantiza que todos estén familiarizados con el programa, incluidas las fechas y los compromisos de recursos.
Además, se requerirá una confirmación por escrito de que los recursos estarán disponibles según lo indicado en la planificación.
Una vez aprobado, el programa se convertirá en la línea base para el resto del proyecto.
El avance del proyecto y la finalización de las actividades se monitorearán en comparación con la planificación del proyecto para determinar si el proyecto se está ejecutando según lo planeado.
Un retraso en cualquiera de las actividades de la ruta crítica retrasará todo el proyecto.
Equilibrado de recursos
El equilibrado de recursos se utiliza para examinar y resolver el uso desigual de los recursos, generalmente relacionado con personas o equipos, a lo largo del tiempo.
Durante la ejecución de la planificación del proyecto, el gerente de proyecto intentará planificar ciertas actividades de forma simultánea.
Sin embargo, a medida que avanza el proyecto, pueden surgir situaciones en las que se necesiten más recursos, como equipos o personal, de los disponibles y planificados.
El gerente de proyecto intentará programar ciertas tareas al mismo tiempo que avanza el proyecto.
Al usar software de gestión de proyectos como Twproject, la equalización de recursos puede realizarse automáticamente, lo que permite al software calcular retrasos y actualizar tareas de forma automática.
El gerente de proyecto ofrece varias herramientas para el desarrollo de buena información cuantitativa, basada en números y mediciones, como cronogramas de proyecto, informes financieros y presupuestarios, análisis de riesgos y monitoreo objetivo.
Esta información cuantitativa es esencial para comprender el estado actual y las tendencias de un proyecto.
Asimismo, es importante el desarrollo de información cualitativa, como los juicios emitidos por los miembros del equipo.
La adopción de Twproject ha traído mejoras significativas en la planificación y gestión de proyectos, así como en la optimización de la carga de trabajo en las comisiones
Comienza ahora a estimar correctamente
Independientemente del tamaño del proyecto o del presupuesto, estimar actividades puede ser una tarea desafiante y un software de gestión de proyectos podría ser de gran ayuda.
Twproject puede ayudar al gerente de proyectos durante la asignación al mostrar la carga de trabajo de los recursos, para comprender si este podrá cumplir con la tarea en el tiempo establecido.
También puede ayudar a equilibrar los recursos:
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