HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE PROYECTOS – 10 aspectos clave para tomar la decisión correcta

¡Hay muchas herramientas de gestión de proyectos disponibles!

Cada una con sus propias características, adecuada para satisfacer distintas necesidades.

En este artículo queremos indicarte cuáles son (para nosotros) los aspectos clave, o al menos los que debes considerar, al elegir una herramienta de gestión de proyectos en la empresa.

Sin embargo, antes de comenzar, es obligatorio hacer una aclaración.

El gestor de proyectos no tiene una tarea fácil.

¿Por qué elegir una herramienta de gestión de proyectos?

Al trabajar en un proyecto, de cualquier tamaño, existen cuatro elementos principales que deben funcionar conjuntamente:

1. Alcance: En esencia, se refiere a las dimensiones, al objetivo y a los requisitos del proyecto.

Es la conexión entre los objetivos por alcanzar y el presupuesto asignado para lograrlos. Los cambios en el alcance son los más complejos y, en estos casos, es imprescindible realizar una reflexión y una revisión del proyecto que involucre a todos los interesados.

2. Recursos. Tiene tres aspectos: personas, materiales y equipos. En primer lugar, es importante garantizar que el número adecuado de personas participe en el proyecto y que cuenten con las competencias y conocimientos necesarios para completar las tareas asignadas. A continuación, es necesario adquirir los materiales y equipos adecuados, en el lugar y momento oportunos, fundamentales para que el equipo pueda operar de forma eficiente.

3. Tiempo. Al gestionar un proyecto, la gestión del tiempo es un aspecto crucial. Cada actividad debe enumerarse, programarse con una duración y una fecha límite preestablecida, y asignarse con los recursos adecuados.

4. Presupuesto. Todas las actividades tienen un determinado costo que debe estimarse y sumarse.

Resulta evidente que, en cualquier nivel, la gestión de un software de project management puede marcar la diferencia.

Esta necesidad comienza a percibirse en distintos sectores; de hecho, además de los sectores tradicionales donde nació la gestión de proyectos, nuevas categorías de empresas también empiezan a utilizar esta herramienta.

Aspectos clave a considerar al elegir un software de gestión de proyectos

Veamos juntos cuáles son las funciones clave que debe tener un software de gestión de proyectos, teniendo en cuenta también las nuevas tendencias y los escenarios del mercado.

1. Mantener el proyecto bajo control

Los herramientas del flujo de trabajo ayudan a hacer seguimiento de las actividades y los proyectos mientras avanzan a través de distintas fases del proyecto.

Contar con una herramienta que te permita crear la estructura en pocos clics y que te ofrezca la posibilidad de verificar su avance en tiempo real es fundamental. Los clientes de Twproject definen la página de resumen del proyecto como el corazón de la información, donde el gerente de proyectos encuentra de un vistazo el estado de su proyecto, los recursos involucrados, los costos y los plazos. Todo en una sola página.

Contar con un software que recopile esta información y la presente de forma clara es el punto de partida.

2. Diagramas de Gantt

Diseñado por el ingeniero mecánico Henry Gantt en 1910, el diagrama de Gantt ha tenido una trayectoria relativamente larga como herramienta de gestión de proyectos.

Un diagrama de Gantt utiliza barras horizontales para ilustrar las fechas de finalización del proyecto, desde el inicio hasta el fin, los avances y las milestone.

Mientras que una tarjeta Kanban se utiliza mejor a nivel de tarea individual, los gráficos de Gantt son más adecuados para la visualización general del proyecto y de su flujo.

Existen diversas herramientas válidas que utilizan el diagrama de Gantt, entre ellas, por supuesto, ¡también la nuestra!
Nosotros, en particular, hemos apostado por una solución innovadora.

Nuestro software equilibra funcionalidades avanzadas de gestión de proyectos con una interfaz muy sencilla.

El Gantt es el punto de partida, después de crear la WBS para definir los plazos de las distintas fases y establecer las dependencias. Es donde se planifica y ajusta el proyecto y sus tiempos.

3. Listas de tareas pendientes

Independientemente de que estén estructuradas con listas numeradas o con viñetas, colores, marcas, etc., las listas de tareas pendientes son formas óptimas de organizar la información.

Por eso las personas las adoran… y también los gestores de proyectos.

La humilde lista de tareas pendientes sigue siendo, por tanto, un pilar fundamental de la gestión de proyectos.

La forma más sencilla de medir tu productividad es revisar la lista de tareas pendientes por la mañana, recorrerla punto por punto y comprobar al final del día si todas las tareas se han completado o si quedan puntos pendientes.

Aunque muchos herramientas de gestión de proyectos incluyen listas de tareas pendientes, no todas les otorgan la connotación adecuada.

En cambio, es fundamental simplificar la creación y gestión de actividades, así como compartir listas de actividades y listas de tareas pendientes con los colegas.

Somos conscientes de esto y, por ello, en Twproject hemos creado un sistema que ofrece libertad de gestión. Con Twproject, de hecho, puedes crear listas de tareas como desglose de una fase del proyecto y pasar de listas de actividades a tarjetas Kanban y a vistas del calendario —siempre para un mismo proyecto. Esto permite a los miembros del equipo visualizar sus actividades de la forma que prefieran.

4. Seguimiento del tiempo y gestión de recursos

Al crear un proyecto, es fundamental planificar las estimaciones y asignar los recursos, asegurándote de comprender si están subutilizados o sobrecargados. Esto te permitirá evitar retrasos predecibles. Además de las estimaciones y la evaluación de la carga de los recursos, es fundamental identificar un software que incluya un time tracker.

Es relevante garantizar y asegurar la trazabilidad del tiempo invertido.
A lo largo de los años, hemos observado que todo el equipo de trabajo se beneficia de esta funcionalidad.

Sin duda, el gestor de proyectos podrá:

• Registrar el trabajo realizado en cualquier momento del día;
• Consultar y asignar las duraciones a cada actividad al final de la jornada laboral.

En Twproject también es posible gestionar varios proyectos simultáneamente y visualizarlos de distintas maneras, según la verificación necesaria.

5. Colaboración

Mejorar la colaboración entre equipos y dentro del equipo es un objetivo permanente para cualquier tipo de organización.

Ya se ha entendido que el correo electrónico no es una herramienta de colaboración confiable y eficaz y, en la mayoría de los casos, no ayuda a mejorar la alineación del equipo.

En consecuencia, algunas herramientas de gestión de proyectos se han centrado en el aspecto de la colaboración dentro del equipo.

Para garantizar y asegurar la mejor oportunidad de colaborar con colegas o con clientes, es necesario que el software elegido incluya:

• Tableros
• la funcionalidad de chat
• la compartición de archivos/documentos.

Por lo tanto, recomendamos elegir una herramienta centrada en la colaboración empresarial y perfecta para equipos heterogéneos.

Integrar la gestión de proyectos, la comunicación, la gestión de recursos digitales y herramientas básicas de pago en un solo software resulta fundamental debido a la variabilidad del tamaño de los proyectos en las empresas.

6. Gestión del presupuesto del proyecto

Definir un presupuesto de proyecto, implementarlo y supervisarlo en tiempo real son pasos clave para mantener altos los niveles de desempeño del proyecto.

Por lo tanto, al elegir una herramienta de gestión de proyectos, es importante prestar especial atención a la asignación y distribución de los costos.

En Twproject hemos decidido reservar para los gestores de proyectos las herramientas relacionadas con los costos y, al mismo tiempo, ofrecer la posibilidad de dividirlos en distintos campos.
Así, es posible gestionar tanto los costos generados por el trabajo como los costos adicionales.

Además, los costos se registran en todas las tareas, por lo que desde la raíz del proyecto es fácil obtener una visión general de los costos totales para todo el árbol o para una rama específica.

7. Personalización

El software debe ser una herramienta de apoyo para el gestor de proyectos, facilitar su labor y contribuir al éxito en la finalización del proyecto.
Por lo tanto, la herramienta debe adaptarse al proyecto y no al revés, mediante la creación de:

• campos y formularios personalizados
• informes personalizados
• análisis avanzados y personalizados

Twproject permite personalizaciones a múltiples niveles.

8. Integración

En una sociedad interconectada, el trabajo también debe mantener el mismo estándar.
Al evaluar un software de gestión de proyectos, es importante analizar qué evoluciones y conexiones permite el software.
Esto significa proyectar la decisión desde una perspectiva estratégica. Si el software se integra con los principales CRM o ERP empresariales, la inversión actual podrá considerarse también desde una mirada prospectiva.

9. Accesible de forma remota, incluso en dispositivos iOS y Android

Con las nuevas modalidades de trabajo remoto, como el teletrabajo, tener la posibilidad de trabajar en distintas plataformas, incluso conectándose mediante tabletas o iPad, se ha vuelto una necesidad.
Por lo tanto, al elegir un software de gestión de proyectos, es fundamental evaluar también su desempeño en sistemas como iOS y Android.

10. Idioma y soporte técnico

Al elegir un software de gestión de proyectos, es importante considerar también el idioma en el que está disponible el software.
Esto se debe a que el software debe ser utilizado por todo el equipo, y con frecuencia el idioma puede convertirse en una barrera para su uso.
Es posible crear un proyecto exitoso si todos los miembros del equipo encuentran la herramienta sencilla de usar, y el idioma es uno de los factores que contribuyen a la facilidad de uso del software.

Por último, queremos destacar la importancia del soporte técnico. Con demasiada frecuencia se pasa por alto este aspecto. Pero cuando se trabaja con proyectos, la rapidez de respuesta es fundamental… junto con el idioma.

Ya sea que gestiones proyectos complejos y de gran envergadura o simplemente busques crear un proceso para tu trabajo diario, tu vida será mucho más sencilla si eliges utilizar una herramienta de gestión de proyectos.

Esto, obviamente, es nuestro punto de vista.

¿Y el tuyo? ¿Qué herramientas de project management utilizas en tu día a día?
Cuéntanos cuáles funciones son fundamentales para ti, aquellas que absolutamente no pueden faltar en tu herramienta de gestión.