¿Quiénes son los interesados? Cuando leemos el título, esta es la primera pregunta que nos viene a la mente.
Si tomamos la definición del PMBok, un stakeholder es un individuo, un grupo o una organización que puede influir o ser influenciado (o percibirse como influenciado) por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.
En resumen, un stakeholder es una persona, un grupo de personas o una organización que tiene un interés en el proyecto o se ve influenciada, directa o indirectamente, por su resultado.
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Esto puede incluir, por ejemplo, miembros del equipo del proyecto, patrocinadores del proyecto, miembros de la organización y personas externas a la organización.
Pero intentemos analizar todos los aspectos que pueden ser de interés para los sujetos involucrados directa o indirectamente en un proyecto y las evaluaciones y acciones que inevitablemente están en manos del Gerente de Proyecto.
Stakeholders del proyecto: intereses y necesidades
De cierta manera, un stakeholder tiene interés en el resultado del proyecto.
Por lo tanto, es esencial identificar a todos los stakeholders en un proyecto, y sería trivial decir las razones.
La identificación de los stakeholders debe realizarse desde el inicio de la fase de planificación con el fin de crear una estrategia para gestionarlos.
Esto ayudará a gestionar el proyecto con la mínima obstrucción por parte de ellos. Cuanto antes se identifiquen los stakeholders, antes podremos comenzar a comunicarnos e involucrarlos en las decisiones del proyecto.
De esta manera, sentirán una conexión con el proyecto. Podrán comprender los beneficios y apoyarán al gerente de proyecto cada vez que lo necesite.
El proyecto es exitoso si todos los stakeholders están felices y satisfechos con el resultado.
Puede ocurrir que, incluso si el proyecto está completo y todos los entregables han sido aceptados por el cliente, el proyecto no se complete con éxito porque algunos stakeholders no estén completamente satisfechos.
Por lo tanto, para completar un proyecto con éxito, es muy importante que el gerente de proyecto pueda mantener a todos los stakeholders satisfechos.
Normalmente, si el proyecto es simple, la lista de stakeholders del proyecto probablemente sea pequeña.
Sin embargo, si el proyecto es más complejo y quizás abarca una gran área geográfica, es posible que el número de stakeholders sea enorme.
En un gran proyecto, de hecho, los stakeholders del proyecto también pueden ser comunidades o el público en general.
Lo importante es tener en cuenta que los stakeholders no son todos iguales.
Cada stakeholder tiene necesidades y expectativas diferentes.
Por lo tanto, cada stakeholder debe ser tratado según sus necesidades y expectativas.
No hacerlo puede comprometer el éxito del proyecto.
Por esta razón, conocer a todos los stakeholders, sus necesidades, expectativas y requisitos aumentará las posibilidades de éxito del proyecto.
Si olvidamos o ignoramos a un stakeholder importante, esto podría llevar a dificultades en las fases posteriores del proyecto.
El proyecto podría sufrir: retrasos, excedentes de costos y, en los casos más graves, el cierre del propio proyecto.
Tipo de Stakeholder
Los stakeholders del proyecto pueden dividirse en dos categorías:
- Stakeholders internos;
- Stakeholders externos.
Los stakeholders internos están directamente dentro de la organización. Por ejemplo:
- Un patrocinador;
- Un cliente interno (si el proyecto surgió debido a una necesidad interna de la organización);
- Un equipo de proyecto;
- Un gerente de proyecto;
- Un gerente de portafolio;
- Un gerente de otro departamento de la organización (por ejemplo, gerente comercial, gerente administrativo, etc.).
Por otro lado, los stakeholders externos son ajenos a la organización. Por ejemplo:
- Un cliente externo (el tipo «estándar» de clientes);
- Un usuario final del resultado del proyecto;
- Un proveedor;
- Un subcontratista;
- El gobierno;
- Comunidades locales;
- Medios de comunicación.
Además, los stakeholders pueden ser positivos y negativos.
Un stakeholder positivo ve el lado positivo del proyecto y se beneficia de su éxito.
Estos ayudan al equipo de gestión del proyecto a completar el proyecto con éxito.
Por otro lado, un stakeholder negativo ve el resultado negativo del proyecto y puede verse influenciado negativamente por el proyecto o su resultado.
Este tipo de stakeholder está menos inclinado a ayudar.
Quizás parezcamos aburridos, pero es fundamental entender la importancia de identificar a los stakeholders del proyecto en las primeras fases del proyecto.
También es necesario anotar los detalles, requisitos, expectativas, poder e influencia sobre el proyecto en el registro de stakeholders.
Algunos de estos stakeholders tendrán un interés mínimo o solo una influencia relativa en el proyecto.
Sin embargo, el gerente de proyecto también debe ocuparse de ellos.
De hecho, nunca puedes saber cuándo los stakeholders secundarios pueden convertirse en los stakeholders dominantes y si los stakeholders dominantes se vuelven menos influyentes.
El registro de Stakeholders
Después de haber identificado a todos los stakeholders, su información se registrará en lo que se llama registro de stakeholders.
Este registro es un documento de gestión de proyectos que contendrá toda la información mencionada anteriormente.
En este documento se identificarán todas las personas, grupos y organizaciones que tengan algún tipo de interés o involucramiento en el proyecto.
Aquí podemos encontrar los nombres, títulos, roles, intereses, requisitos, expectativas, tipo de influencia, etc., de cada uno de ellos.
El registro de stakeholders se creará tan pronto como se firme el acta constitutiva del proyecto.
Hacerlo en la primera etapa del proyecto ayudará a completar el proyecto con el mínimo esfuerzo.
Una vez creado el registro y listados todos los stakeholders, será fácil redactar una estrategia para gestionarlos.
Los contenidos del registro de Stakeholders
Normalmente, el registro de stakeholders contiene tres tipos de información sobre cada stakeholder:
- Identificación;
- Evaluación;
- Clasificación.
En algunos casos, el registro también puede contener la estrategia de gestión de stakeholders.
En la primera sección, tendremos la siguiente información:
- Nombre;
- Título;
- Información de contacto;
- Rol en el proyecto / organización.
En la segunda sección sobre la evaluación de los stakeholders, tendremos:
- Requisitos de los stakeholders;
- Necesidades de comunicación;
- Frecuencia de comunicación;
- Expectativas;
- Influencia en el proyecto;
- Intereses y poder.
La última sección clasificará a los stakeholders sobre la base de varios criterios.
Pueden dividirse según su poder e interés en el proyecto, ya sea alto, medio o bajo.
También es posible asignar otros atributos a los stakeholders, por ejemplo, si un stakeholder es interno, externo, positivo, un defensor, un resistente o un stakeholder neutral.
Después de completar la evaluación, es posible editar la estrategia de gestión de stakeholders.
Esta estrategia ayudará a interactuar con cada uno de ellos basándose en necesidades individuales, influencia e interés en el proyecto.
El registro de stakeholders debe mantenerse actualizado durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Mientras el proyecto avanza, será posible identificar nuevos stakeholders o puede ocurrir que otros stakeholders ya no deban considerarse. El registro debe, por lo tanto, contener estos cambios.
Además, durante el ciclo de vida del proyecto, el interés o poder de uno o más stakeholders podría cambiar. Esto también debe anotarse debidamente en el registro.
Como parece claro, la identificación de stakeholders es un proceso continuo. Por eso, el registro de stakeholders debe considerarse un documento «abierto» durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Dado que este registro contiene nombres, correos electrónicos, clasificaciones y estrategias de gestión, es posible que no pueda mostrarse a todos.
Por lo tanto, es necesario guardar este documento en un lugar seguro con acceso limitado.
Todo gerente de proyecto debe, por lo tanto, recordar tener siempre en cuenta a los stakeholders del proyecto.
De hecho, una deficiencia en este sentido podría tener repercusiones serias y negativas en todo el proyecto.
¿Alguna vez has tenido dificultades para identificar uno o más stakeholders del proyecto?
¿Cuáles son tus experiencias?
Déjanos tu comentario.
