El plan de entrega de los entregables del proyecto es un elemento estratégico para todo gestor de proyectos.
El objetivo de todo proyecto es, de hecho, producir un resultado que cumpla un propósito específico. Con la palabra «propósito», podemos referirnos a objetivos muy diversos: un programa informático, una silla, un edificio, una traducción, etc.
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En la gestión de proyectos, todos estos resultados tienen un solo nombre: entregable.
En esencia, todas las actividades planificadas deben estar directamente relacionadas con la producción de un entregable. El gestor de proyectos debe tener claro cuál es el plan de entrega de los entregables.
Cualquier actividad del proyecto que no contribuya directamente a la producción de un producto debe reestructurarse o eliminarse del plan del proyecto. Si no estás seguro de la definición de entregable, siempre puedes leer el artículo sobre cómo identificar los entregables del proyecto.
Independientemente de cuántas tareas haya completado el gestor de proyectos y su equipo, hasta que un entregable no se produzca y sea aceptado por el cliente, ¡el equipo del proyecto no podrá cobrar!
Como los resultados finales son consecuencia de alguna actividad o esfuerzo, también deben ser medibles y específicos.
En el mundo de la gestión de proyectos, un entregable se define como un «resultado medible, tangible y verificable que debe producirse para completar un hito del proyecto».
Elaboración de la estrategia de entrega de los entregables
Una estrategia de entrega ponderada de los entregables garantiza que se cumplan los objetivos del cliente y que se respeten los plazos acordados.
La elaboración de esta estrategia de entrega incluye las siguientes actividades:
- Definición
- Descomposición
- Asignación
- Seguimiento del avance
- Revisión de calidad
Conocer estos pasos aumentará la eficiencia del trabajo en equipo y asegurará que todas las actividades aporten valor al proyecto.
Analicemos cada uno detalladamente.
Definición
Comprender los objetivos del cliente es el primer paso del proceso de definición, ya que los resultados finales deben desarrollarse desde esta perspectiva.
Sería útil recopilar las necesidades del cliente aplicando los criterios SMART.
Descomposición
Tras compararlos con el cliente, los resultados del proyecto quedan definidos con éxito.
El siguiente objetivo es desglosar cada entregable en unidades tan pequeñas como sea posible para poder rastrear las actividades y, así, delegarlas.
Este ejercicio suele denominarse creación de una «WBS – Work Breakdown Structure».
La descomposición correcta del resultado final es fundamental para un seguimiento preciso del avance.
Asignación
Una vez que los resultados finales se han desglosado en tareas pequeñas y medibles, el gestor de proyectos puede comenzar a asignar tareas individuales al miembro del equipo adecuado.
El primer paso es contratar al personal adecuado para el equipo del proyecto.
Corresponde al gestor de proyectos comprender las competencias del equipo y determinar quién está mejor capacitado para una tarea específica.
Después de asignar las tareas, es importante mantener abierta la comunicación con el equipo para resolver cualquier duda o inquietud sobre el cumplimiento de los plazos.
Seguimiento del avance
Ahora que los resultados finales están definidos y desglosados, con plazos y tareas establecidos para cada actividad, ha llegado el momento de hacer un seguimiento del avance hacia la finalización de cada entregable.
Existen diversos métodos y herramientas disponibles para seguir el avance del proyecto.
Para un seguimiento preciso del estado, es importante seleccionar una herramienta de gestión de proyectos flexible y fácil de usar.
Además, cada miembro del equipo debe poder introducir fácilmente actualizaciones sobre sus actividades, mientras que el gestor de proyectos necesita una visión general del proyecto.
Existen muchas herramientas de gestión de proyectos que monitorean sistemáticamente el avance conforme los miembros del equipo indican que las actividades están completas. En este caso, una buena software de gestión de proyectos es clave.
Control de calidad
Establecer y planificar tiempo para una revisión exhaustiva de calidad es un componente clave de la estrategia de entrega de los entregables del proyecto.
La revisión de calidad sirve como estado final entre el entregable y el cliente.
Un proceso de control de calidad normalmente incluye pasos para validar que el entregable:
- Mantenga coherencia con otros entregables
- Cumpla con las obligaciones contractuales
- Esté libre de errores o defectos
Según el tamaño y las competencias del equipo del proyecto, pueden participar uno o varios recursos en el proceso de revisión de calidad.
Tras llevar a cabo el proceso de revisión de calidad, el gestor de proyectos debe asegurarse de la aceptación del entregable por parte del cliente.
Es una buena práctica solicitar siempre al cliente una aprobación escrita del resultado.
En conclusión, desarrollar un plan de entrega claro de los entregables es esencial para la ejecución y gestión oportuna de cualquier proyecto.
Invertir tiempo desde el inicio para establecer las distintas fases del proceso y seleccionar la herramienta adecuada de gestión de proyectos permitirá al gestor de proyectos centrarse en una gestión eficiente del proyecto.
