Medir el rendimiento de tu proyecto no se trata solo de cumplir con el presupuesto del proyecto y los plazos. De hecho, también se espera que se monitoren y midan otros tipos de rendimiento. Esto tiene como objetivo medir la ROI y determinar si se están cumpliendo los objetivos.
CONTENIDO
En general, en diferentes momentos durante el ciclo de vida del proyecto, es mejor medir cinco entregables: cronograma, calidad, costo, satisfacción de las partes interesadas y alcance del proyecto.
Esta información puede utilizarse para otorgar o denegar la aprobación para continuar con la siguiente sección de trabajo.
Pero, antes de pasar a medir el rendimiento de tu proyecto, necesitas establecer tus metas.
Establecer y medir los objetivos del proyecto
El éxito de un proyecto puede medirse de muchas maneras, incluyendo si cumple con los plazos, si está dentro del presupuesto, si ha llevado a más ventas, una mejora en el servicio al cliente o la eficiencia, o una combinación de estos u otros factores.
Por lo tanto, el primer paso es establecer cuáles serán los objetivos del proyecto y qué se considerará un éxito.
Una vez establecidos estos objetivos, pueden determinarse métricas para monitorear el estado de las actividades.
¿Por qué es importante definir y medir el éxito o rendimiento de un proyecto? Por la simple razón de que «lo que se mide, puede gestionarse».
Los 5 rendimientos a medir en un proyecto
Aquí están los cinco beneficios a medir:
1. Cronograma del proyecto
La gestión exitosa de proyectos a menudo se determina por si se cumplió o no el cronograma original.
Los gerentes de proyecto experimentados saben lo difícil que es cumplir completamente un cronograma de proyecto, pero esto definitivamente se vuelve más fácil si mides constantemente el progreso mientras avanzas en el trabajo.
Evaluar el cronograma es algo que puedes hacer de manera más formal al final de una fase o como parte de un informe mensual a las partes interesadas del proyecto.
Es fácil actualizar tu cronograma de proyecto si usas un diagrama de Gantt, donde las tareas y los plazos se convierten en secuencias gráficas de tiempo.
Para medir el rendimiento de tu proyecto, puedes comparar fácilmente los milestones, verificar si aún cumplen con las fechas originalmente acordadas y, si aplica, calcular el deslizamiento y el impacto que el retraso tendrá en el cronograma general del proyecto.
2. Calidad
La calidad desempeña un papel importante entre la medición del rendimiento. El final de una fase del proyecto es un gran momento para una verificación de calidad.
Aquí puedes revisar tanto la calidad de tus prácticas de gestión de proyectos como los resultados finales.
Una verificación de calidad puede evaluar si lo que estás haciendo cumple con los estándares establecidos por los requisitos de calidad.
Es mejor descubrir problemas de calidad temprano, ya que intentar resolverlos más adelante en el proyecto podría volverse realmente costoso.
3. Presupuesto y costos
La Gestión de Costos es la tortura y la alegría de muchos gerentes de proyecto que consideran la gestión de costos como una de sus prioridades principales en un proyecto.
Aquí, comparas el gasto actual real con lo que habías presupuestado y, si hay variaciones, buscas la razón por qué.
Luego, estos valores deben proyectarse hacia el futuro para finalmente re-predecir el presupuesto total final del proyecto y compararlo con la estimación original.
Si estas proyecciones escalan demasiado, es una indicación de que el gasto y la gestión de costos están fuera de control y se requiere acción para corregir el problema.
4. Satisfacción de las partes interesadas
Las partes interesadas del proyecto son clave para completar una gran parte del trabajo, por lo que vale la pena hablar con ellas regularmente para saber cómo se sienten sobre el proyecto en ese momento particular y qué podría hacerse de manera diferente.
Este es un elemento difícil de documentar estadísticamente o numéricamente, aunque nada te impide pedirles una calificación objetiva, por ejemplo, usando una serie de puntuaciones de 1 a 10.
Si las partes interesadas no apoyan plenamente algunas decisiones relacionadas con el proyecto, puedes implementar planes para involucrar a estas personas al máximo e intentar encontrar un terreno común.
5. Alcance del proyecto
El último factor es determinar si los beneficios del proyecto siguen siendo viables y si el problema de negocio a resolver que llevó al lanzamiento de este proyecto sigue vigente.
Esto se debe a que ciertos tipos de iniciativas se lanzan para abordar una necesidad particular, pero al final del proyecto, el entorno empresarial ha cambiado tanto que el proyecto se vuelve redundante.
Nadie hizo el esfuerzo de monitorear el caso de negocio durante el ciclo de vida del proyecto, por lo que nadie se dio cuenta de que el trabajo ya no era necesario.
Revisar regularmente tu caso de negocio y reevaluarlo dado tus objetivos empresariales actuales se convierte entonces en un parámetro a verificar regularmente.
Por supuesto, pueden agregarse otros elementos a esta lista dependiendo del tipo de tu proyecto, organización e industria.
De hecho, el rendimiento a medir durante el proyecto debería reflejar lo que es importante para el gerente de proyecto, el equipo, las partes interesadas y la empresa en su conjunto.
Además, al final de un proyecto, se realizará una evaluación exhaustiva y final.
Las métricas de gestión de proyectos son esenciales para implementar prácticas y procesos de gestión de proyectos prácticos y sostenibles en cualquier organización.
La clave es intentar usar métricas que sean simples, convenientes y relevantes para el negocio y la industria en la que operas.
Usando Twproject, estas mediciones se vuelven muy directas. Mídelas gratis con Twproject haciendo clic en el banner de abajo.
