Categoria: Gestione Progetti

La Work breakdown structure e la Product breakdown structure sono spesso confuse fra di loro perché molto simili, ma allo stesso tempo molto diverse.

Queste due strutture di scomposizione ricoprono un ruolo fondamentale nel processo di pianificazione di un progetto e in quello che sarà il successo – o no – del risultato.

Vediamo quindi in questo articolo di fare chiarezza sulla differenza fra Work breakdown structure – WBS – vs Product breakdown structure – PBS.

Che cos’è una Work breakdown structure (WBS)?

La WBS fornisce una struttura gerarchica dell’attività del progetto. Si tratta essenzialmente di una mappa che dettaglia ogni componente del lavoro necessario, suddividendolo in parti più piccole e gestibili.

In altre parole, rappresenta la “lista delle cose da fare” del progetto e il suo focus principale è sul “lavoro”, non sulle “cose”.

La WBS costituisce la base del piano di un progetto, in quanto permette di scomporlo in pacchetti di lavoro ed attività.

Il livello di dettaglio dipende dalla complessità del progetto e dal livello di controllo che si vuole avere.

Una WBS è particolarmente utile per i team che gestiscono progetti di grandi dimensioni, poiché, come già detto, divide il progetto in componenti più piccoli e più gestibili.

In generale, la WBS chiarisce cosa deve essere effettivamente fatto e rende più semplice l’assegnazione del lavoro al team di progetto.

Di conseguenza, questo permetterà al project manager di stimare meglio risorse, tempo e rischi.

Che cos’è una Product breakdown structure (PBS)?

Mentre nella WBS il progetto viene suddiviso in pacchetti di lavoro e attività da effettuare, la product breakdown structure rappresenta i prodotti (o risultati) che il progetto deve realizzare.

Il focus della “lista delle cose da fare” è in questo caso sulle “cose” e non sul “lavoro”.

Concentrandosi sui “cosa” anziché sui “come”, la PBS guida il team member nella comprensione dei risultati attesi e nel garantire che ogni elemento sia di qualità adeguata e conforme alle specifiche.

La PBS scompone il prodotto principale del progetto nelle sue parti costituenti sotto forma di una struttura gerarchica.

I principali vantaggi derivanti dall’utilizzo di una PBS sono:

• Definisce l’ambito del progetto;
• Permette di rendere il team consapevole su ciò che verrà prodotto;
• Costringe il team a pensare al contenuto del prodotto, ad esempio se si tratta di un database: di che tipo, quanti record, quale formato, ecc.;
• Permette di individuare meglio quali criteri di qualità verranno applicati al prodotto, come verrà rivisto e quali competenze sono richieste per intraprendere la revisione;
• Viene utilizzata come base per creare la Work breakdown structure.

Work breakdown structure vs Product breakdown structure nel processo di pianificazione

Nel contesto della planning process di un progetto, la WBS e la PBS svolgono ruoli complementari.

Idealmente, un project manager dovrebbe iniziare con la creazione di una PBS per chiarire gli output e i prodotti necessari, e successivamente utilizzare la WBS per organizzare e dettagliare il lavoro necessario per realizzarli.

Questo approccio integrato assicura che il piano di progetto sia completo, coprendo sia gli aspetti legati ai prodotti (project or product) sia quelli legati al lavoro, e facilitando l’identificazione di eventuali discrepanze o omissioni.

Entrambe le tecniche sono utili durante il processo di pianificazione e idealmente dovrebbero essere utilizzate insieme per garantire il successo.

Insieme, consentono al project manager di definire:

• Qual è il risultato?
• Cosa è necessario per raggiungerlo?
• Quando si potrà raggiungerlo?
• Come si saprà di averlo raggiunto?
• Chi è necessario per raggiungerlo?

In primis, bisognerebbe procedere con una PBS che chiarisce cosa deve essere costruito o importato da altrove.

Il registro prodotti è un luogo utile per individuare i fornitori di prodotti esterni e un diagramma del flusso del prodotto consente di identificare l’ordine in cui sono richiesti i prodotti.

Ciò consente di comprendere la logica del piano ad alto livello prima che inizi la pianificazione dettagliata.

In seguito, si passa a costruire una WBS per organizzare e costruire un piano realistico composto dai pacchetti di lavoro e attività associate. Avere quindi la visione del piano che includa sia le “cose” che il “lavoro” coprirà tutte le varianti del progetto.

Esistono prodotti senza pacchetti di lavoro? In questo caso non si sarà in grado di fornire il risultato sperato o la PBS contiene prodotti che non sono necessari per lo scopo del progetto.

Esistono pacchetti di lavoro senza prodotti? Se è così, probabilmente si sta facendo un lavoro non necessario o nella PBS manca qualcosa.

I prodotti devono quindi essere collegati ai risultati dei pacchetti di lavoro associati. Fra PBS e WBS deve esserci tracciabilità.

Utilizzate insieme, le tecniche PBS e WBS offrono potenti strumenti per garantire la correttezza e la completezza dei piani di progetto, siano essi semplici o complessi. È importante che entrambi vengano utilizzate per il loro scopo corretto senza confondere i confini tra “cosa” e “attività”.

Se ciò viene raggiunto e la relazione tra i risultati viene rivista criticamente nelle prime fasi del processo di pianificazione, il rischio di completare il lavoro senza che i risultati richiesti vengano completati può essere significativamente ridotto.

In questo contesto, strumenti di project management come Twproject possono offrire un supporto significativo, facilitando l’integrazione tra Work breakdown structure e della Product breakdown structure, migliorando la collaborazione e l’efficienza dei team di progetto.

Twproject permette di gestire con facilità le strutture gerarchiche dei progetti, assicurando che tutti gli aspetti siano considerati e che la comunicazione tra le parti interessate sia efficace.

Consente, inoltre, al project manager di avere una visione completa del progetto, migliorando la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio, contribuendo significativamente al successo del progetto.

Il cronoprogramma si riferisce in genere alle competenze, agli strumenti e alle tecniche utilizzate dal project manager per gestire il tempo quando si eseguono progetti per raggiungere obiettivi specifici.

Un cronoprogramma deve adattarsi a un periodo di tempo specificato e utilizzare le risorse disponibili con le giuste competenze.

Date le molte incertezze e variabili e la possibilità che la disponibilità delle risorse o l’ambito di un progetto possano cambiare, è difficile creare un cronoprogramma che rimanga stabile dall’inizio alla fine.

Perché è necessario pianificare il tempo per la pianificazione del progetto

All’inizio di ogni progetto è necessario sapere in che modo gli eventi e le attività verranno organizzate dal punto di vista del tempo.

E non bisogna dimenticare che durante il ciclo del progetto, sarà necessario spendere del tempo per aggiornare le scadenze considerando gli eventuali cambiamenti al piano di progetto.

L’investimento di tempo nello specifico per la pianificazione del cronoprogramma del progetto può sembrare superfluo, ma in realtà è assolutamente necessario per il successo.

Durante il ciclo di vita del progetto dovrebbe essere prevista una parte di tempo spesa per rivedere il cronoprogramma e le dipendenze delle varie attività.

Questo consente di verificare se i piani di progetto sono ancora in pista, cosa sta funzionando e cosa no.

Il cronoprogramma di un progetto è composto da attività sequenziate, milestone e traguardi che devono essere consegnati entro una data scadenza.

Avere un cronoprogramma di progetto significa sapere esattamente cosa deve essere consegnato e in quale ordine.

Inoltre, con le giuste tecniche di pianificazione è possibile regolare le attività nel caso in cui il progetto sia in ritardo o se si verificano eventuali modifiche al suo ambito.

Il Cronoprogramma: come strutturare la routine di pianificazione del progetto

Ci sono due routine che il project manager può seguire per la pianificazione del progetto, in particolare considerando il suo cronoprogramma:

1. Pianificazione del progetto settimanale

Fissare un momento una volta alla settimana per analizzare il cronoprogramma ed il piano del progetto e determinare i risultati raggiunti nella settimana passata e definire gli obiettivi per la settimana corrente.

Questo tempo deve essere anche utilizzato per garantire che tutte le risorse siano allineate per garantire l’esecuzione ed il raggiungimento degli obiettivi.

2. Pianificazione del progetto quotidiana

Pianificare almeno 30 minuti al giorno per riflettere sulla giornata e/o rivedere il programma previsto per il giorno successivo.

Questo momento può avvenire ad inizio o fine giornata lavorativa, dipendendo dalla preferenza del project manager e dalla tecnica che garantisce miglior efficienza.

Ecco un breve esempio di quello che può essere la pianificazione del progetto quotidiana per un project manager:

• Esaminare il programma ed aggiornare il diagramma di Gantt, se necessario.
• Assicurarsi che i meeting e le riunioni previste per il giorno successivo siano pianificate correttamente e confermate.
• Pianificare la giornata seguente in base a qualsiasi deliverable sia prevista. Se necessario, il project manager bloccherà una parte della sua agenda per poter lavorare tranquillamente su questo.

Come si ottiene un cronoprogramma

Il processo per ottenere un cronoprogramma è composto da quattro fasi:

• Creare un modello logico di come verrà eseguito il lavoro;
• Stimare le durate delle attività;
• Calcolare i tempi per le attività;
• Presentare i risultati.

Ogni aspetto del processo è preso in considerazione dal team, utilizzando esperti in materia, quando necessario.

Un programma concordato con il team infatti, ha più probabilità di successo piuttosto che uno imposto dall’alto.

La stima delle durate delle attività deve prendere in considerazione molti fattori, come lo sforzo richiesto, l’efficienza delle risorse, i vincoli fisici, ecc.

Per quanto riguarda il terzo punto, la più semplice forma di calcolo è l’analisi critica del percorso. Questo utilizza una stima di durata che comprende tutti i fattori.

I risultati finali vengono in genere presentati come diagramma di Gantt.

Il vantaggio principale di un questo modello è che può essere aggiornato frequentemente con nuove informazioni e ricalcolato rapidamente.

Questo è un processo continuo durante tutto il ciclo di vita del progetto e utilizza le informazioni sui progressi effettivi per prevedere l’eventuale completamento del progetto.

La maggior parte della pianificazione del progetto viene normalmente eseguita con l’ausilio di un software per project management specifico.

In passato, i calendari stampati e appesi su un muro dell’ufficio o i fogli di calcolo condivisi tramite e-mail potevano essere il metodo utilizzato dai project manager per tenere d’occhio il cronoprogramma di un progetto.

Tuttavia, oggi la maggior parte dei team e delle organizzazioni implementa strumenti di project management con le apposite funzionalità.

Questi infatti possono semplificare la creazione di cronoprogrammi e salvarli online, rendendo la pianificazione delle attività e dei team in generale molto più semplice.

Poiché i progetti hanno così tante parti mobili e cambiano frequentemente, il software di pianificazione dei progetti aggiorna automaticamente le attività che dipendono l’una dall’altra quando un’attività programmata non viene completata in tempo.

Con alcuni software è anche possibile avere il vantaggio di impostare le milestone, collegare le attività e vedere i progressi effettivi o pianificati dell’aggiornamento del cronoprogramma in modo dinamico.

Uno dei migliori software sul mercato è Twproject: dopo avere settato la struttura alberizzato di un progetto e averne definito le eventuali milestone, in Twproject è possibile inserire tutte le fasi stabilite in un diagramma di Gantt. Sarà sufficiente indicare il tempo stimato per ogni attività e poi concatenare le fasi di sviluppo, rendendone eventualmente alcune dipendenti da altre. Questo permette di aggiornare le statistiche in tempo reale, di ricalcolare le scadenze del progetto in caso di ritardi o modifiche e di avere una panoramica completa dell’andamento del progetto.

Twproject ci ha permesso di strutturare in maniera semplice la ripartizione del lavoro tramite la WBS, pianificando poi dal Gantt le durate delle fasi, l’effort di lavoro di ciascun assegnatario fase per fase

Leggi l’intervista a Gap Studi e Consulenze e scopri come hanno ottimizzato la pianificazione delle tempistiche con Twproject

Quali sono i vantaggi di utilizzare un cronoprogamma?

Abbiamo dunque visto che ci sono molti vantaggi che un cronoprogramma di progetto ben fatto assicura al project manager, al team e all’organizzazione in generale:

• Manager, membri del team e stakeholder possono monitorare i progressi, impostare e gestire le aspettative, comunicare e collaborare con chiarezza.
• Compiti e risultati possono essere monitorati e controllati per assicurare la consegna tempestiva dei deliverables e del progetto – e se si verificano ritardi, è possibile valutare facilmente il loro impatto e apportare le modifiche necessarie.
• Aumentare la redditività.
• La comunicazione di chiari e migliori dettagli sul progetto aiutano l’organizzazione della distribuzione del personale e delle risorse dove sono più necessarie, contribuendo a raggiungere gli obiettivi del progetto.

Fare proprie queste abitudini quindi, assicura al project manager di essere sempre al top su qualsiasi progetto e di essere in grado di prevedere e mitigare i rischi prima che si trasformino in grandi ostacoli.

Twproject offre una prova gratuita di 15 giorni con l’assistenza del suo team di supporto. Potrebbe essere l’occasione per costruire un cronoprogramma efficace e completo e per iniziare a ottimizzare i tempi di lavoro migliorando le performance di tutta la squadra.

Perché creare un diagramma di Gantt, cos’è e perché è importante nei progetti?

Se stai iniziando ad immergerti nel mondo del project management, allora dovresti familiarizzare con questo strumento essenziale in questo settore.

La sua importanza nel contesto del project management risiede nella sua capacità di aiutare a organizzare le attività in modo logico e sequenziale, identificare le dipendenze tra le attività, assegnare risorse in modo efficace e tenere traccia del progresso complessivo del progetto.

In questo articolo, esploreremo insieme cos’è un diagramma di Gantt, perché dovresti utilizzarlo e come Twproject possa rivoluzionare il tuo approccio alla gestione dei progetti.

Diagramma di Gantt: cos’è?

Il diagramma di Gantt, dal nome del suo inventore Henry Gantt, è uno strumento visivo utilizzato nella gestione dei progetti per rappresentare la pianificazione delle attività nel tempo.

Questo strumento si presenta sotto forma di un grafico a barre orizzontali, dove ogni barra rappresenta una specifica attività del progetto, la sua durata, nonché l’inizio e la fine previsti.

La chiave del successo di un diagramma di Gantt risiede nella sua capacità di offrire una panoramica immediata dello stato di avanzamento del progetto, permettendo ai project manager e ai membri del team di comprendere facilmente le scadenze, le dipendenze tra le varie attività e l’allocazione delle risorse.

Inoltre, facilita l’identificazione di potenziali ritardi o conflitti nella pianificazione, consentendo di apportare modifiche in tempo reale per mantenere il progetto in linea con i tempi previsti.

Grazie alla sua semplicità e efficacia, il diagramma di Gantt è diventato uno strumento indispensabile per la gestione di progetti di qualsiasi dimensione e complessità, promuovendo una comunicazione chiara e migliorando l’efficienza del team.

Gli elementi chiave di un diagramma di Gantt

Il Gantt, con la sua struttura visiva intuitiva, si compone di diversi elementi chiave che ne facilitano la lettura e l’interpretazione. Questi elementi sono fondamentali per comprendere a colpo d’occhio lo stato di avanzamento di un progetto, le sue tempistiche, e le relazioni tra le varie attività.

Ecco gli elementi chiave di un diagramma di Gantt:

1. Barre orizzontali

Le barre orizzontali sono l’elemento più caratteristico di un diagramma di Gantt. Ogni barra rappresenta una specifica attività del progetto, con la lunghezza della barra che indica la durata dell’attività. La posizione della barra lungo l’asse temporale mostra inizio e fine previsti per quell’attività.

2. Asse dei tempi

L’asse orizzontale superiore o inferiore del diagramma rappresenta il lasso di tempo totale del progetto, suddiviso in unità di tempo (giorni, settimane, mesi). Questo asse permette di visualizzare quando le attività dovrebbero iniziare e terminare, offrendo una panoramica della tempistica del progetto.

3. Elenco delle attività

Sul lato sinistro del diagramma, si trova un elenco di tutte le attività previste nel progetto. Queste sono solitamente organizzate in ordine sequenziale o logico, e possono essere raggruppate per fasi o aree di lavoro, facilitando la comprensione della struttura del progetto.

4. Milestone

Le milestone sono indicatori visivi, spesso rappresentati da simboli, che segnano punti critici o obiettivi significativi all’interno del progetto. Non hanno durata ma indicano momenti chiave come il completamento di una fase importante o la consegna di un deliverable.

5. Dipendenze tra attività

Le dipendenze mostrano le relazioni tra le attività, indicando come il completamento di una attività influenzi l’inizio o la conclusione di un’altra. Queste sono spesso rappresentate da frecce o linee che collegano le barre, evidenziando la sequenza logica delle attività e le loro interdipendenze.

6. Progresso delle attività

Alcuni diagrammi di Gantt includono una rappresentazione visiva del progresso delle attività, con le barre parzialmente riempite per indicare quanto dell’attività è stato completato. Questo permette di confrontare facilmente il progresso reale con la pianificazione originaria.

7. Risorse assegnate

In versioni più dettagliate del diagramma, può essere indicato anche chi è responsabile di ciascuna attività o quali risorse sono state allocate. Questo elemento aiuta a gestire meglio le risorse umane e materiali, assicurando che ogni attività abbia le risorse necessarie per essere portata a termine.

8. Colori e codici

L’uso di colori diversi o codici può aiutare a distinguere rapidamente tra diverse categorie di attività, fasi del progetto, o livelli di priorità. Questo elemento di design aumenta ulteriormente la leggibilità del diagramma, permettendo una comprensione immediata dello stato del progetto.

Questi elementi chiave rendono il diagramma di Gantt uno strumento estremamente efficace per la pianificazione e il monitoraggio dei progetti, offrendo una visione chiara e comprensibile dello stato di avanzamento e facilitando la gestione delle risorse e delle tempistiche.

Perché utilizzare il Diagramma di Gantt nella gestione dei progetti

Dopo aver fatto chiarezza su cos’è un Gantt e da cosa è caratterizzato, passiamo ai vantaggi del suo utilizzo.

L’utilizzo del Gantt nella gestione dei progetti non è solo una questione di tradizione o convenienza; è una scelta strategica che porta con sé una serie di vantaggi significativi.

Questo strumento, infatti, si rivela fondamentale per affrontare le sfide complesse del project management moderno, grazie alla sua capacità di semplificare la pianificazione e il monitoraggio delle attività.

Vediamo nel dettaglio perché il diagramma di Gantt è così prezioso:

• Chiarezza e comprensione immediata: Il primo e forse più evidente vantaggio del diagramma di Gantt è la sua chiarezza visiva. La rappresentazione grafica delle attività su una scala temporale rende immediatamente evidente la durata di ciascuna attività, le sovrapposizioni, le dipendenze e i margini di flessibilità. Questo aiuta tutti i membri del team a comprendere rapidamente come il loro lavoro si inserisce nel contesto più ampio del progetto, facilitando la pianificazione e l’auto-organizzazione.

• Miglioramento della comunicazione interna: la trasparenza offerta dal diagramma di Gantt migliora significativamente la comunicazione all’interno del team. Ogni membro può visualizzare non solo le proprie attività ma anche come queste si collegano al lavoro degli altri. Questo promuove un senso di responsabilità collettiva verso il progetto e aiuta a prevenire incomprensioni o dimenticanze riguardo a scadenze e priorità.

• Ottimizzazione della gestione del tempo: grazie alla visualizzazione delle durate e delle dipendenze tra le attività, il diagramma di Gantt consente ai project manager di ottimizzare l’allocazione delle risorse e la pianificazione temporale. Identificando anticipatamente potenziali conflitti o periodi di sovraccarico, è possibile redistribuire le risorse o rivedere le scadenze per mantenere il progetto in linea con i tempi previsti.

• Facilitazione della pianificazione e del monitoraggio: il diagramma di Gantt non è solo uno strumento di pianificazione ma anche di monitoraggio. Permette di confrontare facilmente lo stato di avanzamento reale del progetto con la pianificazione originaria, evidenziando eventuali ritardi o deviazioni. Questo aspetto è cruciale per intervenire tempestivamente con azioni correttive, assicurando che il progetto rimanga sulla giusta traiettoria.

• Supporto alla decisione: in situazioni di incertezza o quando si devono prendere decisioni rapide, il diagramma di Gantt offre una base solida di informazioni oggettive. La visibilità su come le varie attività si influenzano reciprocamente aiuta i manager a valutare le conseguenze di eventuali cambiamenti, supportando una presa di decisione informata e strategica.

• Versatilità e adattabilità: il diagramma di Gantt si adatta a progetti di qualsiasi dimensione e settore. La sua versatilità lo rende uno strumento prezioso per project manager che operano in contesti diversificati, offrendo sempre una solida struttura di supporto alla gestione del progetto.

Diagramma di Gantt: quale software scegliere?

Chi è alle prime armi spesso si affida a Excel per la gestione dei progetti, principalmente per la sua familiarità e apparente semplicità. Tuttavia, questa scelta può rivelarsi controproducente.

Excel, pur essendo uno strumento potente per l’elaborazione di dati, non è ottimizzato per il project management e presenta diverse limitazioni che possono compromettere l’efficacia della pianificazione e del monitoraggio dei progetti (approfondisci qui).

Valutare un software di project management è un processo cruciale per garantire che lo strumento scelto si allinei efficacemente con le esigenze del team e del progetto.

Twproject si distingue come il miglior software sul mercato per la creazione di diagrammi di Gantt per una serie di motivi chiave che rispondono alle esigenze dei project manager.

Questi aspetti lo rendono particolarmente adatto per chi cerca non solo di pianificare le attività in modo efficace ma anche di monitorare il progresso del progetto in tempo reale, gestire le risorse in modo efficiente e facilitare la collaborazione tra i membri del team.

Ecco perché Twproject è la scelta giusta:

1. Interfaccia intuitiva e personalizzabile

Twproject offre un’interfaccia utente intuitiva che semplifica la creazione e la gestione dei diagrammi di Gantt.

Gli utenti possono facilmente aggiungere, modificare e organizzare attività, sottoprogetti e milestone con pochi clic. La personalizzazione avanzata consente di adattare il Gantt alle specifiche esigenze del progetto, migliorando la leggibilità e la comprensione dello stato del progetto da parte di tutti i membri del team.

2. Gestione avanzata delle dipendenze

A differenza di altri strumenti che offrono funzionalità limitate, Twproject permette una gestione dettagliata delle dipendenze tra le attività.

Questo include la capacità di definire relazioni complesse, come dipendenze elastiche, che riflettono meglio la natura dinamica dei progetti moderni, consentendo una pianificazione più realistica e flessibile.

3. Collaborazione in tempo reale

Twproject facilita la collaborazione tra i membri del team, consentendo loro di accedere al diagramma di Gantt, visualizzare le assegnazioni, aggiornare lo stato delle attività e condividere documenti in un ambiente centralizzato.

Questo migliora significativamente la comunicazione all’interno del team e con gli stakeholder, riducendo i rischi di malintesi e accelerando il processo decisionale.

4. Monitoraggio e reportistica

I manager hanno a disposizione strumenti potenti per il monitoraggio del progresso del progetto e la generazione di report dettagliati. Questo permette di avere una visione chiara dello stato di avanzamento del progetto, identificare tempestivamente eventuali ritardi o problemi e prendere decisioni informate per mantenere il progetto in traccia.

5. Gestione efficiente delle risorse

Nella gestione delle risorse, Twproject offre funzionalità avanzate per l’allocazione e il monitoraggio delle risorse umane, finanziarie e materiali. Gli utenti possono facilmente visualizzare la disponibilità delle risorse, prevenire sovraccarichi e ottimizzare l’allocazione delle risorse per massimizzare l’efficienza del progetto.

6. Scalabilità

Twproject è progettato per adattarsi a progetti di qualsiasi dimensione e complessità, rendendolo una soluzione scalabile che può crescere insieme all’organizzazione. Che si tratti di gestire un singolo progetto o di coordinare un portafoglio di progetti multipli, Twproject offre le funzionalità e la flessibilità necessarie per gestire efficacemente i progetti in vari contesti.

Realizzare un diagramma di Gantt con Twproject diventa un processo semplice e intuitivo, permettendoti di concentrarti su ciò che veramente conta: portare a termine il tuo progetto con successo.

Ricorda, la chiave per un project manager non è solo conoscere gli strumenti giusti, ma anche saperli utilizzare al momento giusto.

Twproject è qui per guidarti in ogni fase del tuo percorso, rendendo la gestione dei progetti un’esperienza fluida e gratificante.

Gestire efficacemente un progetto è un compito arduo e complesso. Richiede molto tempo e delle elevate capacità. È per questo che l’implementazione di un software di project management possibilmente in italiano semplifica il processo.

Tale implementazione diventa sempre più indispensabile se consideriamo gli obiettivi da raggiungere come un punto di riferimento per misurare il livello di successo e crescita.

Dal successo, dalla crescita e dall’efficienza dipende anche il valore in termini economici dell’azienda. È evidente che, se un software di project management è utilizzabile in modo semplice da tutti i membri del team, ciò può facilitare il raggiungimento degli obiettivi aiutando ad incrementare tale valore.

Un’efficace gestione generale del progetto non può dipendere solo dalla bravura del Project Manager nell’affidare i compiti e nel gestire le risorse, ma anche dalla possibilità che il team ha di sentirsi supportato, di interagire, e di verificare i progressi individuali e di gruppo raggiunti.

Tutto questo e molto altro può essere raggiunto solo con l’uso di un buon software nella lingua madre del team che aiuti il PM a gestire l’intero progetto e il team a realizzarlo.

Il software di gestione dei progetti e i suoi vantaggi

Poiché gestire un progetto è un processo complesso e dispendioso in termini di tempo, snellirlo utilizzando un sistema di gestione dei progetti è una soluzione preziosa che si adatta a un numero sempre maggiore di progetti e di organizzazioni.

Precisamente, lo scopo del software di gestione dei progetti è di assistere il team nella pianificazione e nel monitoraggio del progetto, tenendo in considerazione le risorse, i componenti e le parti interessate complessive.

Questo investimento è economicamente vantaggioso a lungo termine, se si considera l’importo che la società potrebbe perdere con una cattiva gestione del progetto e se, come già detto, si considera il valore aggiunto che l’Azienda consegue ad ogni obiettivo raggiunto.

Le aziende che non stanno ancora utilizzando un software di project management rischiano di svolgere più lavoro con meno profitti. Questo a causa del tempo sprecato per le attività di aggiustamento.

Se dunque queste attività sono state già prese in considerazione anticipatamente e sono già pianificate, il project manager, con il suo team, avrà più tempo per concentrarsi sulle operazioni fondamentali per il completamente del progetto.

Ecco alcuni motivi per cui un software di gestione dei progetti è utile per organizzazioni di qualsiasi dimensione:

Schedulazione e pianificazione delle attività

Senza un sistema computerizzato, può essere difficile per il team rispettare i tempi previsti a causa della mancanza di una linea guida fissa su cosa dovrebbe essere realizzato, da chi ed entro quando.

Anche la stessa visualizzazione complessiva dei compiti da svolgere aiuta. Infatti, è una perdita di tempo quando i dipendenti si presentano al lavoro senza conoscere i compiti che dovranno realizzare.

Al contrario, l’utilizzo del software delinea le attività e le rende visibili e chiare a tutti in tempo reale.

L’impostazione di scadenze e priorità, insieme alla pianificazione, evita equivoci e sovrapposizioni di attività.

Alcune tra le funzionalità indispensabili in un software di gestione progetti sono, infatti, un calendario di team condiviso e sincronizzato che fornisca una panoramica di tutto.

Il diagramma di Gantt è uno strumento facile da usare che mostra le tempistiche delle fasi e le pietre miliari e permette inoltre di vedere gli assegnatari di ogni singola attività e l’avanzamento complessivo.

Si rivela particolarmente utile se possiede sufficiente elasticità per rispecchiare realisticamente il procedere delle fasi di progetto e la correlazione tra esse.

Gestione delle risorse necessarie al progetto

La gestione delle risorse è un altro motivo per cui il software di gestione dei progetti è utile.

Infatti, gestire le risorse in modo efficiente è importante per garantire il corretto funzionamento delle attività e delle fasi di progetto. Una buona gestione del flusso di lavoro non fa perdere tempo a nessuno.

È una funzionalità che descrive le risorse che verranno utilizzate e quando verranno utilizzate.

Conoscere i materiali che si dovranno utilizzare in un progetto consente di lavorare senza intoppi causati da uno strumento o un’attrezzatura mancante.

Anche il calcolo dell’utilizzo di una risorsa è un’operazione utile da svolgere. Questo consente, in un’ottica di risparmio dei costi, di non dimenticare determinate risorse e di evitare il loro utilizzo eccessivo.
È evidente come questo porti ad una riduzione delle spese e assicuri il pagamento delle risorse solamente quando vengono realmente necessitate ed utilizzate.

Budget management

Ogni progetto viene fornito con un costo incluso in un budget che conta anche contingenze e profitto.

L’obiettivo di un project manager è di mantenere il costo effettivo al di sotto, o almeno pari, al costo stimato, al fine di massimizzare il profitto guadagnato dalla società per il progetto.

Per gestire le spese in modo efficiente, la semplice creazione di un foglio di calcolo Excel non sarà sufficiente.

In questo caso alcune funzionalità indispensabili da avere in un buon software di PM possono essere il monitoraggio del tempo trascorso sulle varie attività. I resoconti mensili e settimanali sulle spese, stimate ed effettive, una dashboard di reporting finanziario e, in certi casi, la opzione di fatturazione automatizzata diventeranno preziosi riferimenti per il Project Manager.

Tenuta della documentazione progettuale

Molte organizzazioni utilizzano fogli di calcolo Excel; altre, probabilmente le più piccole, possono addirittura utilizzare solamente carta e penna per tenere traccia dei progressi dei progetti.

Tuttavia, questi metodi espongono a potenziali errori e conseguenti disastri. Da una ricerca svolta, si denota che l’88% dei dati del foglio di calcolo contiene errori che sono allarmanti per le organizzazioni che lo utilizzano come strumento di riferimento per la gestione delle operazioni aziendali.

L’uso di un software di un project management garantisce un’accurata documentazione basata sui dati rilevati in modo accurato e metodico.

Un software di gestione dei progetti può, quindi, sicuramente aiutare ad avere i progetti sotto controllo e il lavoro dei team ad andare nella giusta direzione.

Collaborazione all’interno del Team di lavoro

Quando si gestisce un progetto di grandi dimensioni, ciascun membro viene designato con singole attività all’interno del team.

Per assicurarsi che tutti abbiano lo stesso focus è necessario utilizzare un software di project management grazie al quale semplificare la collaborazione del team.

Quando un membro ha domande o dubbi, deve immediatamente ottenere la risposta giusta comunicando internamente al team. Deve comunicare con le persone giuste all’interno del progetto giusto, senza cercare altre fonti. A tal fine risulta quasi indispensabile la presenza di una chat interna al software che si decide di utilizzare.

Questo riduce il tempo perso nella ricerca di risposte.

Alcune funzionalità da non sottovalutare nella scelta del software possono essere la possibilità di condivisione di file, la condivisione dei dati dei clienti, una chat per ogni progetto di messaggistica integrata nel sistema, una dashboard per ogni team che fornisca una panoramica sull’andamento di ogni singolo tassello all’interno del progetto.

La scelta di un software di project management in italiano

Come si è visto, grazie ad un software di project management è possibile mantenere la gestione del gruppo e del progetto.

Ma questo potrà essere fatto solo se tutti i membri del Team siano facilmente in grado di utilizzarlo nel pieno delle sue potenzialità. E come sarà possibile tutto questo se non tutti i componenti del Team comprendono perfettamente la lingua in cui è stato realizzato il software?

Nella scelta del software di project management la lingua è spesso sottovalutata, pur giocando, invece, un ruolo chiave.

Avere a disposizione un software è sicuramente importante, ma non si tratta solo di averlo… Bisogna anche saperlo utilizzare e farlo funzionare.

Esistono alcuni aspetti legati alla gestione del team che sono fortemente correlati alla lingua. Sono aspetti sui quali ti invitiamo a fare un’attenta riflessione perché da essi può dipendere gran parte della riuscita o della economicità di un progetto.

Nella realizzazione di un progetto un buon software è una risorsa pressoché indispensabile, a patto che si utilizzi un sistema con una versione multilingua, e nel caso dell’Italia, un software di Project management in Italiano.

Sicuramente molti project manager saranno preparati per quanto riguarda la lingua inglese data la quantità di termini stranieri del settore.

Ma quando si parla di altri collaboratori e membri del team che devono confrontarsi con il sistema, la situazione cambia. È fondamentale assicurarsi che il software scelto permetta l’impostazione nella propria lingua madre.

Scegliere un software di project management in italiano è fondamentale per assicurarsi l’uso del software stesso.

Ma ci sono altri aspetti legati alla lingua da tenere in considerazione. Vediamoli insieme.

Assistenza

Anche l’assistenza deve essere un aspetto da valutare nella scelta di un software.

Infatti se si sceglie un software di project management in italiano poter avere anche il supporto in lingua italiana diviene un plus. Qualsiasi necessità, qualsiasi dubbio non lascerà spazio ad interpretazione, la comprensione sarà immediata e non sarà indispensabile l’intervento del PM per contattare l’assistenza.

Noi di Twproject per esempio, oltre a fornire il software in 11 lingue diverse (tra cui naturalmente l’italiano), forniamo assistenza gratuita in italiano.

Integrazione

Il software diventa uno strumento di grande valore se integrato ai processi produttivi. Per questo la lingua diventa strategica nel consentire al team di passare da una applicazione all’altra senza avere scossoni di sorta.

Con Twproject non solo avrai la possibilità di avere l’interfaccia in italiano ma potrai, volendo, anche intervenire sulle etichette. Quanto sarebbe comodo se il software parlasse anche la tua lingua aziendale? Se per esempio volessi chiamare il budget di progetto “preventivato al cliente” con Twproject potrai farlo.

Cloud o Enterprise

Nella scelta di un software con versione multilingua compreso l’italiano è fondamentale pensare alla azienda che evolve.

Oggi scegliere se installare il software o tenerlo in cloud è una scelta strategica, ma non deve divenire un vincolo. Solitamente le aziende partono con progetti in cloud per poi evolvere verso soluzioni Enterprise. Ecco perché è necessario partire da subito con una software di project management in Italiano.

Twproject parla la lingua del tua team ed è pronto ad aiutarti a gestire i tuoi progetti senza vincoli e fraintendimenti.

Gantt vs Agile? La scelta tra strumenti e metodologie nel project management può influenzare significativamente l’esito di un progetto.

Comprendere le peculiarità di uno strumento di pianificazione come il Gantt e di una metodologia dinamica come Agile è fondamentale per i project manager che mirano a ottimizzare i processi e guidare i loro team working verso il successo.

In questo articolo, analizzeremo le loro differenze, i vantaggi e le possibili combinazioni per una gestione efficace dei progetti.

Gantt vs Agile: differenze chiave

La distinzione tra il diagramma di Gantt e Agile si radica fondamentalmente nella loro natura: il diagramma di Gantt è uno strumento visivo per la pianificazione e il monitoraggio delle fasi di un progetto, che permette di visualizzare la durata e la sequenza delle attività su un asse temporale.

Agile, invece, rappresenta una metodologia flessibile e iterativa, progettata per adattarsi ai cambiamenti rapidi e per incoraggiare il feedback continuo tra team di sviluppo e clienti.

Questa differenza fondamentale incide profondamente su come i project manager approcciano la strutturazione, l’esecuzione e l’adattamento dei loro progetti.

La scelta tra Gantt e Agile e la decisione di integrarli, dipende dalla natura del progetto, dall’ambiente di lavoro, dalle esigenze dei clienti e dalla cultura del team.

La comprensione di queste differenze chiave è cruciale per i project manager che aspirano a implementare la strategia più efficace per la gestione dei loro progetti.

Analizziamo le differenze chiave:

1. Approccio alla pianificazione:

Diagramma di Gantt: si basa su una pianificazione dettagliata e sequenziale del progetto. Le attività sono rappresentate in barre colorate su un grafico, con date di inizio e fine ben definite. Questo approccio offre una visione chiara del progetto nel suo complesso e facilita il monitoraggio dei progressi. Tuttavia, può essere rigido e poco adatto a progetti con requisiti mutevoli o in contesti incerti.

Agile: si basa su un approccio iterativo e incrementale. Il progetto viene suddiviso in cicli brevi (sprint) di 1-4 settimane, al termine dei quali viene rilasciata una versione funzionante del prodotto. 

Questo approccio favorisce la flessibilità e l’adattabilità ai cambiamenti, rendendolo ideale per progetti in contesti incerti o con requisiti che potrebbero evolversi nel tempo.

2. Coinvolgimento del team:

Diagramma di Gantt: il coinvolgimento del team nella fase di pianificazione può essere limitato. Il diagramma di Gantt è spesso creato dal project manager o da un team di pianificazione, e il team di sviluppo potrebbe avere un ruolo marginale nella definizione delle attività e delle tempistiche.

Agile: la metodologia Agile pone l’accento sul coinvolgimento e la collaborazione del team. Il team di sviluppo è attivamente coinvolto nella pianificazione degli sprint, nella stima delle attività e nel processo decisionale. Questo approccio favorisce la responsabilizzazione e la motivazione del team.

3. Gestione dei cambiamenti:

Diagramma di Gantt: il Gantt è uno strumento rigido e poco adatto a gestire cambiamenti frequenti. La modifica di una singola attività può avere un effetto a catena su tutto il progetto, richiedendo un aggiornamento del diagramma e delle tempistiche.

Agile: la metodologia Agile è progettata per gestire i cambiamenti in modo flessibile. La struttura a sprint permette di rivedere e adattare la pianificazione del progetto con frequenza, incorporando i feedback ricevuti e gli eventuali cambiamenti nei requisiti.

Gantt vs Agile: vantaggi e svantaggi

Il Gantt e l’Agile offrono approcci distinti per la pianificazione, l’esecuzione e il controllo dei progetti, ciascuno con i propri vantaggi distintivi.

Esplorare i vantaggi di entrambi può aiutare i project manager a scegliere l’approccio più adatto alle specifiche esigenze del loro progetto, bilanciando la pianificazione dettagliata con la capacità di adattarsi rapidamente alle sfide in evoluzione.

I vantaggi del diagramma di Gantt:

• Pianificazione dettagliata e precisa: il Gantt offre una rappresentazione visiva del piano di progetto, mostrando la durata, l’inizio e la fine di ciascuna attività su un asse temporale. Questo permette una pianificazione dettagliata e una facile comprensione delle dipendenze tra le varie attività, consentendo a tutti i team di essere consapevoli delle diverse attività.
• Monitoraggio del progresso: i project manager possono monitorare facilmente il progresso rispetto al piano originale, identificando rapidamente eventuali ritardi o deviazioni dal programma.
• Orientamento alla scadenza: il diagramma di Gantt è particolarmente efficace in progetti con obiettivi e scadenze ben definiti, dove la sequenza e la durata delle attività sono chiare fin dall’inizio.

I vantaggi della metodologia Agile:

• Iterazioni brevi e feedback continuo: Agile si basa su cicli di sviluppo brevi, noti come sprint, che permettono di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e di incorporare il feedback dei clienti o degli utenti finali in modo continuo.
• Migliore gestione dei rischi: aiuta a identificare e mitigare potenziali problemi in anticipo.
• Collaborazione e comunicazione: la metodologia Agile pone un forte accento sulla collaborazione tra i membri del team e tra il team e i clienti, promuovendo una comunicazione aperta e frequente.
• Adattabilità ai cambiamenti: a differenza del Gantt, Agile accoglie i cambiamenti anche in fasi avanzate del progetto, rendendolo ideale per progetti in ambienti dinamici e in rapida evoluzione, dove i requisiti possono mutare nel tempo.

Combinare Gantt e Agile è possibile?

L’integrazione di Gantt e Agile in un approccio ibrido alla gestione dei progetti offre numerosi vantaggi ai project manager, consentendo loro di sfruttare al meglio le qualità di entrambi per guidare i team verso il successo in un ambiente di lavoro sempre più complesso e dinamico.

1. Pianificazione strategica e flessibilità operativa

La combinazione di Gantt e Agile permette ai manager di stabilire una pianificazione strategica dettagliata, grazie alla visibilità che il diagramma di Gantt offre sulle fasi del progetto e sulle sue milestone.

Allo stesso tempo, l’adozione di principi Agile assicura la flessibilità operativa necessaria per adattarsi ai cambiamenti, consentendo al team di rispondere in modo proattivo alle esigenze del progetto e del mercato.

Questo equilibrio tra pianificazione e adattabilità è fondamentale in progetti complessi, dove le condizioni possono variare rapidamente.

2. Monitoraggio del progresso e iterazioni veloci

L’approccio ibrido facilita un monitoraggio efficace del progresso del progetto, combinando la chiarezza del progresso lineare del Gantt con la capacità di Agile di implementare rapidamente modifiche attraverso iterazioni veloci.

I project manager possono così valutare l’avanzamento del progetto in relazione al piano originale, mantenendo la flessibilità di apportare correzioni o adattamenti in base ai feedback ricevuti durante gli sprint.

3. Comunicazione migliorata e coinvolgimento del cliente

Integrare Gantt e Agile promuove una comunicazione migliore all’interno del team e con i clienti.

Mentre il Gantt fornisce una roadmap chiara e comprensibile a tutti gli stakeholder, Agile incoraggia un coinvolgimento continuo del cliente, assicurando che il prodotto finale sia il più vicino possibile alle aspettative.

Questo approccio ibrido garantisce che le decisioni siano prese con una comprensione completa del contesto del progetto, migliorando la soddisfazione del cliente e l’efficacia del team.

4. Ottimizzazione delle risorse ed efficienza

La combinazione di Gantt e Agile aiuta i project manager a ottimizzare l’uso delle risorse, assegnando compiti e priorità in modo più efficace.

Grazie alla pianificazione dettagliata del Gantt e alla flessibilità di Agile, è possibile bilanciare carichi di lavoro, assegnare risorse in base alle esigenze in evoluzione del progetto e ridurre gli sprechi, aumentando l’efficienza complessiva del team.

5. Risposta ai cambiamenti e innovazione

Infine, l’approccio ibrido consente ai project manager di rispondere in modo più efficace ai cambiamenti, sfruttando la struttura del Gantt per mantenere la direzione del progetto e la metodologia Agile per incorporare nuove idee e innovazioni.

Questo non solo migliora la capacità del progetto di adattarsi alle sfide emergenti ma promuove anche un ambiente di lavoro incentrato sull’innovazione e sul miglioramento continuo.

Twproject: la soluzione ottimale per Gantt e Agile

Twproject si distingue nel panorama del project management per la sua capacità di offrire una soluzione ottimale che integra efficacemente il Gantt e l’Agile.

Questo strumento è stato progettato per semplificare la gestione dei progetti, rendendo la pianificazione e il monitoraggio delle attività non solo più intuitivi ma anche estremamente flessibili e adattabili a diversi contesti lavorativi, come spieghiamo in questo breve video:

Il Diagramma di Gantt di Twproject è riconosciuto come uno dei migliori sul mercato per diverse ragioni.

Primo fra tutti, la sua semplicità d’uso, che non va a discapito della potenza e della versatilità. I clienti scelgono Twproject per la chiarezza dei suoi grafici, la facilità con cui è possibile monitorare lo stato di avanzamento dei progetti e per le sue funzionalità avanzate, come la visualizzazione delle dipendenze tra le attività e la gestione delle risorse in tempo reale.

La piattaforma offre un’ampia gamma di funzionalità dinamiche che includono:

• Allocazione delle risorse in real-time: Twproject permette di monitorare e modificare l’allocazione delle risorse con facilità, identificando rapidamente eventuali sovra o sotto-allocazioni.
• Gestione di orari di lavoro flessibili: consente di impostare orari di lavoro personalizzati per ogni membro del team, garantendo una pianificazione accurata della capacità lavorativa.
• Supervisione dello stato dei progetti: attraverso cruscotti dedicati, Twproject offre una visione in tempo reale dello stato di avanzamento dei progetti, facilitando la rilevazione di eventuali criticità.
• Condivisione e comunicazione: la piattaforma enfatizza l’importanza della comunicazione nel project management, fornendo strumenti per una facile condivisione di idee, documenti e feedback.
• Pianificazione e gestione dei task: il software unisce la gestione della pianificazione con il Gantt all’inserimento dei task per tutto il team, avvicinando così il progetto al lavoro quotidiano delle risorse.

La capacità di Twproject di adattarsi a vari metodi di lavoro, la sua interfaccia intuitiva e le potenti funzionalità lo rendono uno strumento indispensabile per i project manager che desiderano ottimizzare la gestione dei loro progetti, migliorando la comunicazione del team e l’efficienza complessiva.

Gantt di progetto: vantaggio o svantaggio produttivo?

Il Gantt di progetto, con i suoi diagrammi, è l’arma indispensabile del Project Manager. Non solo, può anche tornare estremamente utile ed efficace per chiunque voglia organizzare le proprie attività in maniera strutturata.

INDICE DEI CONTENUTI

Questo strumento di pianificazione, è apparso all’inizio del XX secolo e da allora è stato ampiamente utilizzato per la pianificazione di progetti.

La ragione principale del successo del Gantt di progetto è la sua semplicità ed il focus sulla veloce visualizzazione delle attività.

I diagrammi di Gantt sono, inoltre, sono un ottimo metodo per pianificare il progetto  in modo temporale. Grazie ai diagrammi si possono anche definire ruoli, responsabilità ed uso efficace delle risorse .

Essi, infatti, hanno una visione immediata di come si sviluppa e struttura il progetto e fungono da linea guida fino al termine.

Che cos’è un diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt è chiamato anche diagramma a barre schedulato. È uno strumento che serve a pianificare un insieme di attività che, generalmente, fanno parte di un unico progetto più complesso.

Sull’asse orizzontale si trova l’arco temporale, la cui unità di misura dipende dal calendario del progetto – giorni, settimane, mesi, ecc.. Sull’asse verticale, invece, troviamo l’elenco delle varie attività.

Ogni compito è rappresentato da una barra colorata che va dalla data di inizio a quella di fine attività .

Una volta inserite tutte le attività nel Gantt, si ha uno schema visivo di come è strutturato il progetto. Si potranno vedere immediatamente quali compiti vengono prima, quali si accavallano e quali avvengono successivamente.

Le risorse che svolgono ogni singola attività sono facilmente individuabili.

Con una struttura grafica così costruita è semplice capire. Sin dalla prima occhiata si nota se i processi si stanno svolgendo nei tempi previsti e se l’andamento del progetto è in linea con la deadline schedulata .

Molti software hanno, nel Gantt , il loro punto dolente in quanto il Gantt è poco efficace o addirittura inesistente.

Solo alcuni software, tra cui anche Twproject, hanno un Gantt di progetto semplice da leggere. Non solo… permette anche di entrare ancor più nello specifico, indicando per esempio:

• chi è la risorsa assegnata ad una determinata attività;
• se vi lavora a tempo pieno o part-time;
• quanto lavoro è stato svolto e rimane da fare;
• il costo associato ad ogni attività.

Quali sono i vantaggi del diagramma di Gantt?

Come Azienda siamo convinti che il diagramma di Gantt , se ben strutturato e gestito, può apportare diversi benefici alla gestione di un progetto .

Ecco un elenco di vantaggi che inevitabilmente questo sistema presenta.

I Vantaggi del Gantt: Visualizzazione

Il Gantt  permette di visualizzare il flusso di lavoro e la struttura del progetto .

Nel momento in cui inseriamo i vari task, analizzando lo schema possiamo renderci subito conto di eventuali incongruenze.

Lo schema lineare permette di capire in anticipo se siamo di fronte a potenziali problemi organizzativi o tecnici. In sostanza il Gantt ci permette di giocare d’anticipo.

Grazie a questo strumento sarà possibile anche individuare tutte quelle attività che si trovano sul percorso critico. Ci accorgeremo quindi di quali sono quelle che incidono sui dati di fine del progetto. Riconoscere, tra tutte le attività, quelle fondamentali, ti consentirà di monitorare maggiormente e con più cautela.

La distribuzione delle attività permette di individuare i traguardi intermedi. Si può capire se il progetto è in linea con le tempistiche oppure no.

 I Vantaggi del Gantt: Flessibilità

Come già citato, un pregio del diagramma di Gantt è quello di mostrare chiaramente la data di inizio e di fine di una determinata attività.

Le tempistiche di ogni compito verranno impostate dopo un confronto diretto con i responsabili di ogni settore, in modo da ottenere un valore realistico.

Per questo motivo, il diagramma di Gantt è utile anche per l’analisi di fattibilità di un progetto.

Una volta impostata l’intera struttura del progetto , non ha senso correre per completare la definizione stabilita prima della data prefissata (a meno che non ci sia davvero un valido motivo). Correre inutilmente potrebbe riflettersi nella mancanza di completezza e/o di precisione.

Essersi accordati su una determinata data con i diretti responsabili, significa che quello è il tempo necessario per svolgere il lavoro. Il lavoro va svolto in maniera corretta e completa e accelerare potrebbe essere controproducente. Inoltre, se esistono delle dipendenze tra le attività, concluderne prima una non significa necessariamente che chi segue sia già pronto a iniziare.

Ricorda sempre che forzare i tempi inciderà quasi certamente sulla qualità del lavoro.

I Vantaggi del Gantt: Efficienza

Questi diagrammi sono utilizzati per un uso intelligente ed efficace delle risorse. Diventa davvero difficoltoso per le risorse essere affidabili quando sono alle prese con troppi processi e si trovano sommerse di lavoro.

Tutti i conflitti e i problemi che seguono il sovraccarico di compiti, possono portare ad un blocco definitivo dell’intero progetto e quindi, inevitabilmente, al suo insuccesso.

L’utilizzo di diagrammi di Gantt come strumento di pianificazione del progetto consente di avere una panoramica della timeline del progetto. Ciò permetterà di poter vedere facilmente dove e quando viene utilizzata una risorsa.

In questo modo è possibile allocare le risorse in modo tale da non rallentare o bloccare le attività creando colli di bottiglia. Una volta che un processo è finito, è possibile trasferire la risorsa ad un’altra attività.

I Vantaggi del Gantt: Motivazione

I Gantt sono ottimi per il morale!

Probabilmente tutti noi abbiamo avuto quelle giornate dove ci siamo sentiti completamente persi e sommersi dal lavoro. A chi non è capitato di venire sopraffatto dai progetti e di non riuscire più a vedere la direzione in cui si stava andando?

Ecco il caso in cui il diagramma di Gantt può essere un valido aiuto psicologico.

Guardando il diagramma infatti, è possibile vedere immediatamente come si stanno svolgendo le attività e come ogni processo proceda verso il completamento dell’intero progetto.

Si tratta di un metodo efficace per sollevare il morale e motivare la squadra. Inoltre, vedere il raggiungimento di un traguardo, per quanto piccolo possa essere, è pur sempre una gratificazione.

Permette di concentrarsi, step by step, sui diversi blocchi di attività senza sentirsi spaesati da un progetto che può essere lungo e complesso.

I Vantaggi del Gantt: Comunicazione

I diagrammi di Gantt non sono solo un utile strumento per pianificare il progetto.

I componenti del team possono utilizzare i diagrammi per visualizzare:

• dove si trovano all’interno del progetto;
• di cosa necessitano per completare determinate attività;
• gli input di cui hanno bisogno.

Il diagramma del progetto mostra esattamente chi bisogna contattare e con chi deve collaborare durante ogni fase. Ciò rende i componenti del Team di progetto in grado di comunicare meglio non solo tra loro, ma anche con il Project Manager.

Grazie al Gantt di progetto , quindi è anche possibile contribuire a migliorare la coesione, la comunicazione e la comprensione del e nel team.

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Gli aspetti (svantaggi) del diagramma di Gantt da tenere sotto controllo!

Come per qualsiasi strumento altamente performante, anche per il Diagramma di Gantt, esistono alcuni aspetti da monitorare. Sono aspetti che, se non correttamente gestiti, possono tradursi in veri e propri svantaggi.

Elenchiamo brevemente gli aspetti a cui prestare attenzione, affinchè ognuno possa fare le sue valutazioni:

• Può diventare straordinariamente complesso. Ad eccezione dei progetti più semplici, un diagramma di Gantt presenterà un gran numero di attività e risorse impiegate per completare il progetto . Esistono software appositi in grado di gestire tutta questa complessità. Tuttavia, quando il progetto arriva a questo livello, deve essere gestito da un piccolo numero di persone, o spesso da uno solo, in grado di gestire tutti i dettagli. Le grandi aziende impiegano spesso uno o più Project Manager preparati. Nelle aziende non abituate a questo tipo di gestione, ciò può non funzionare come dovrebbe.
• La dimensione della barra non indica la quantità di lavoro. Ogni barra sul grafico indica il periodo di tempo in cui una determinata attività sarà completata. Tuttavia, osservando la barra, non è possibile stabilire quale livello di risorse è necessario per concludere tali compiti. Per esempio, una barra breve potrebbe richiedere 500 ore mentre una barra più lunga potrebbe richiedere solo 20 ore di lavoro. La lunghezza di una barra indica infatti la tempistica di una determinata attività e non la sua complessità in termini di ore di lavoro.
• Deve essere costantemente aggiornato. Iniziato il progetto, le cose potrebbero cambiare. Se si utilizza un diagramma di Gantt, bisogna avere la possibilità di modificare il grafico facilmente e frequentemente.
• Difficile da vedere su un singolo foglio di carta. I software che consentono di gestire questi grafici sono per i più adatti allo schermo di un computer e non sono pensati per essere stampati. Diventa quindi difficile mostrare i dettagli del piano a un pubblico ampio. È sicuramente possibile stampare il grafico, ma questo normalmente comporta un lavoro di “taglia e incolla” dei singoli pezzi, piuttosto dispendioso in termini di tempo. Molto più semplice videoproiettarlo in una riunione.

Il Gantt: conclusioni

Concludendo, nel contesto del project management è fondamentale avere una chiara visione dell’inizio delle attività e di come queste si sviluppano man mano che il progetto procede. 

Abbiamo visto come utilizzare un diagramma di Gantt aiuta i membri del team a visualizzare non solo quando iniziano e finiscono le singole attività, ma anche come queste si intersecano e influenzano il risultato finale del progetto. 

Tutto sommato, il più grande vantaggio dei Gantt di progetto è la pura semplicità e una chiara panoramica delle attività e della loro durata.

Ciò lo rende ideale per i progetti in cui è necessario un accesso facilitato a tutte le informazioni pertinenti e che queste siano facilmente comprensibili a tutti coloro che partecipano al progetto.

Per questo abbiamo pensato ad una evoluzione del Gantt di Twproject.

Abbiamo, infatti, costruito uno strumento in grado di modellare situazioni in tempo reale ed essere modificato facilmente nel tempo.

Il focus di Twproject è quello di catturare il lavoro svolto in tempo reale, per guidare il Project Manager durante l’intero sviluppo del progetto.

L’esperienza dei nostri clienti in tale direzione ci conforta fornendoci anche guida nello sviluppo futuro.

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La baseline di progetto si riferisce a una “foto istantanea” del progetto eseguita nel momento iniziale.

L’obiettivo della linea di base del progetto è vedere fino a che punto i risultati effettivi hanno deviato dal piano di riferimento iniziale.

Nella gestione del progetto è fondamentale stabilire una linea di base con requisiti chiaramente definiti, una struttura dei costi accurata e stime di pianificazione, prima delle fasi di esecuzione e controllo del progetto.

Tutto ciò deve essere completamente definito e documentato prima che le attività vere e proprie, l’esecuzione ed il controllo del progetto inizino.

Nella baseline sono inclusi i seguenti elementi di un progetto:

• ambito,
• tempistiche,
• costi,
• risorse,
• rischi,
• qualità,
• approvvigionamenti

Project Manager e baseline di progetto

Il project manager deve esaminare le deviazioni rispetto alla baseline di progetto quando viene svolto il lavoro e durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Dopo che il processo di pianificazione è completato, questo piano è concordato da tutti gli stakeholder e tutti si aspettano che i risultati effettivi corrisponderanno a quelli pianificati.

Il ruolo del project manager è quello di verificare durante l’esecuzione del progetto se esiste una variazione dalla baseline, in qualsiasi elemento sopra citato.

Se si verifica un evento che causerà il superamento del budget del progetto ad esempio, o se si verifica un rischio che causerà un ritardo dello stesso, azioni correttive e preventive devono essere intraprese.

La baseline del progetto può essere cambiata ma non è un processo così facile. Queste modifiche possono essere complesse e richiedono un’attenta considerazione.

La baseline dovrebbe permettere infatti di verificare quanto il progetto è in linea con la pianificazione iniziale.

Se una baseline cambia troppo frequentemente e vi sono troppe deviazioni rispetto alla pianificazione iniziale, questa può essere considerata ingannevole.

Pertanto, nel mondo reale, la linea di base del progetto viene generalmente modificata solo se esiste un’importante richiesta di modifica approvata e con il riconoscimento dello sponsor del progetto.

Queste modifiche vengono considerate e approvate attraverso un determinato processo, in cui vengono valutati gli impatti sul progetto.

Se una modifica viene approvata dal comitato per il controllo delle modifiche, come prima cosa gli impatti della modifica vengono riportati nel piano del progetto e, successivamente, la modifica può venire implementata.

Le deviazioni dalla baseline del progetto sono spesso dovute ad un’identificazione incompleta o errata del rischio.

Una deviazione dalla linea di base del progetto può esserci, ad esempio, se il costo di un’attività o di un articolo supera i valori pianificati, o se un’attività richiede più tempo rispetto alla durata pianificata.

Perché la baseline di progetto è importante?

 Stabilire una linea di base consente di valutare le prestazioni e l’ottimizzazione delle risorse per tutta la durata di un progetto.

Se un progetto è in ritardo rispetto alle tempistiche o si trova al di sopra del budget, è tempo di apportare modifiche alla baseline o di aggiungere più risorse.

Una tecnica spesso utilizzata dai project manager per misurare e confrontare le prestazioni di un progetto con la sua baseline, è il seguente calcolo:

Valore pianificato (PV) = Il costo preventivato del lavoro pianificato

Valore effettivo (AV) = Costi effettivi del lavoro svolto fino ad oggi

Valore realizzato (EV) = Valore pianificato (PV) x % del completamento del progetto

Schedule Performance Index (SPI) = EV / PV , misura il progresso raggiunto fino alla data corrente rispetto al progresso inizialmente pianificato.

Quando SPI <1, è stato realizzato meno lavoro del previsto.

Quando SPI> 1, è stato realizzato più lavoro del previsto.

Cost Performance Index (CPI) = EV / AV , misura il valore del lavoro completato rispetto al costo del lavoro pianificato

Infine, la determinazione della baseline aiuta con l’accuratezza della stima futura. Ciò permette di farsi un’idea migliore su quanto tempo ci vorrà per completare il progetto e a quali costi.

Stima al completamento (EAC) = (budget totale del progetto) / CPI

EAC è una previsione di quanto costerà il progetto complessivo in modo che sia possibile approssimare la corretta allocazione delle risorse.

Mantenere una registrazione accurata delle attuali stime del progetto e dei risultati effettivi consente l’applicazione di stime su progetti futuri simili.

Come si effettua il controllo rispetto alla baseline

 Le operazioni di controllo dell’andamento del progetto rispetto alla baseline, devono seguire specifiche procedure che vengono stabilite prima ancora di iniziare l’esecuzione del progetto.

Un controllo efficace è possibile quando si definiscono:

• gli standard ed i criteri di valutazione della prestazione
• il sistema di rilevazione dei dati
• la cadenza del monitoraggio, cioè quando devono essere effettuate le verifiche
• la frequenza della reportistica
• il processo di approvazione della nuova programmazione
• la comunicazione agli stakeholder

Pratiche da seguire per un calcolo ottimale e un buon controllo della baseline di progetto

 Vediamo insieme il “modus operandi” da tenere per impostare, tracciare e mantenere una baseline di progetto ottimale.

 1. Impostazione della baseline originale

All’inizio di qualsiasi progetto, è molto importante impostare una linea di base che rappresenti il ​​punto di partenza del lavoro. Questo è un metodo utile per documentare il cambiamento in vari parametri di un progetto. L’obiettivo di impostare una linea di base è quello di evitare di riscrivere i suoi parametri, ma eventualmente solo di aggiungerne. L’esperienza del Project Manager in questa operazione detiene un ruolo importantissimo.

2. Tenere traccia delle precedenti baseline

Man mano che si progredisce in un progetto, sicuramente si dovranno apportare delle modifiche. Prima di ogni modifica però, è importante salvare una cronologia delle linee di base precedenti in modo da poter accedere alla baseline precedente per i dovuti confronti e ripristinare le modifiche, se è il caso.

3. Mantenimento di una baseline

Una volta approvata una modifica all’ambito, al costo o alla tempistica di un progetto, arriva il momento di aggiornare la previsione aggiungendo il nuovo ambito, le tempistiche e le modifiche approvate. Mantenere una registrazione accurata degli aggiornamenti e delle modifiche alla baseline consente di mantenere la stessa in linea con i nuovi requisiti richiesti.

Affinché il progetto abbia successo, un sistema di controllo strutturato diventa quindi fondamentale, tanto quanto una buona pianificazione iniziale.

Inoltre, un project manager deve essere in grado di gestire gli imprevisti e le eventuali modifiche che si possono presentare durante il ciclo di vita di un progetto.

Il controllo non deve solamente limitarsi a riportare nei report le modifiche avvenute e a ripianificare le attività previste per il futuro. Il controllo deve invece essere un processo proattivo in cui si cerca di anticipare i problemi.

Il project manager deve quindi avere una visione continua e dettagliata sul progetto e deve comunicare continuamente con il team di progetto e con gli stakeholder.

Gestire la baseline di progetto con il software di project management

Gestire i progetti con un software di project management è chiaramente più semplice ma se il software gestisce anche le baseline, anche l’analisi a posteriori sarà più semplice.

Twproject registra ogni cambiamento sul tuo progetto e di permette di scorrere in maniera semplice e visivamente d’impatto tutta la storia, grazie alla sua timeline, riuscendo ad arrivare al punto di partenza per analizzare tutto ciò che è accaduto: ogni volta che si è sforato il budget, le ore stimate, il tempo, ogni correzione e l’avanzamento.

In questo modo un project manager può fare riferimento a diverse baseline ed è importante che abbia a disposizione un adeguato sistema per il controllo e per le varie versioni di piano del progetto prodotte.

Un buon software di progetto come Twproject che tiene traccia delle tempistiche e dei deliverables di progetto, può sicuramente dare una grossa mano anche nel controllo della baseline di progetto.

Il diagramma di Gantt con Excel può essere paragonato ad uno creato in un software di project management?

Lo scoprirai tra poco proseguendo con la lettura.

Come ben sai, il diagramma di Gantt è uno strumento essenziale nel project management per visualizzare il progresso di ogni attività.

Spesso, i project manager si affidano a Excel per creare questi grafici, utilizzando barre orizzontali per rappresentare le serie di dati relative alle date di inizio e fine delle attività.

Ma quali sono i limiti di un Gantt in Excel? Analizziamoli di seguito.

6 limiti nell’uso di Excel per il diagramma di Gantt

1. Gestione statica e rigida delle attività

Excel non è stato progettato specificamente per il project management (approfondisci qui).

La natura di Excel, essendo un foglio di calcolo, comporta una gestione statica e rigida delle attività all’interno di un diagramma di Gantt. Questo implica diverse sfide specifiche tra cui:

• Aggiornamenti manuali: ogni modifica relativa alle date di inizio o fine, durata delle attività o assegnazione delle risorse deve essere inserita manualmente. In un progetto dinamico, dove i tempi e le risorse possono cambiare frequentemente, questo processo diventa non solo laborioso ma anche fonte di errori.
• Risposta lenta ai cambiamenti: in Excel, rispondere rapidamente ai cambiamenti è difficile. Se una data di fine di un’attività viene posticipata, il project manager deve aggiornare manualmente tutte le attività dipendenti. Questo processo è suscettibile a errori di omissione, che possono portare a stime di tempo e risorse inesatte.
• Mancanza di automazione: non essendoci funzionalità di automazione specifiche per il project management, la pianificazione delle attività diventa un processo che richiede molto tempo, privo della capacità di aggiustamenti rapidi e automatici in risposta alle variazioni del progetto.

2. Complessità nella visualizzazione di dipendenze

In un diagramma di Gantt, è cruciale visualizzare le dipendenze tra le attività.

Le dipendenze sono fondamentali in ogni progetto, indicano come il ritardo o l’accelerazione di una task influenzi le altre. Excel presenta significative limitazioni in questo ambito:

• Mappatura manuale: le dipendenze devono essere mappate manualmente in Excel, spesso attraverso l’uso di commenti o una complessa organizzazione delle celle. Questo metodo è poco intuitivo e rende difficile per i membri del team visualizzare rapidamente come le attività siano connesse tra loro.
• Aggiornamenti complicati: quando una dipendenza cambia, il project manager deve trovare e aggiornare ogni riferimento manualmente. Questo non solo è propenso ad errori ma anche estremamente inefficiente, specialmente in progetti con molte interdipendenze.
• Visualizzazione limitata: Excel non offre un modo chiaro e immediato per distinguere visualmente le diverse tipologie di dipendenze (ad esempio, inizio-a-inizio, fine-a-fine, ecc.). Questo limita la capacità di analisi e pianificazione del project manager, che deve ricorrere a soluzioni esterne per tentare di ovviare a questa mancanza.

3. Limitazioni nella scalabilità

I progetti di grandi dimensioni possono diventare particolarmente problematici in Excel.

Man mano che il numero di attività e di membri del team aumenta, il file diventa più pesante e lento da gestire. Questo limite nella scalabilità può ostacolare la gestione efficiente di progetti complessi.

4. Assenza di collaborazione in tempo reale

La collaborazione è un aspetto fondamentale nel project management.

Excel non supporta la collaborazione in tempo reale, il che significa che i membri del team non possono lavorare contemporaneamente sullo stesso file.

Questa limitazione ostacola la comunicazione e l’aggiornamento in tempo reale delle informazioni, che sono vitali in un ambiente di lavoro dinamico.

La collaborazione su un progetto in Excel tipicamente richiede di inviare il file via email o di caricarlo su un drive condiviso. Questo approccio può portare a confusione su quale sia la versione più aggiornata del file e aumentare il rischio di sovrascritture accidentali.

Inoltre, senza la possibilità di lavorare contemporaneamente sullo stesso file, i membri del team devono aspettare che una persona completi il suo lavoro e aggiorni il file prima che un’altra possa iniziare. Questo rallenta significativamente il processo di aggiornamento e revisione del progetto.

In aggiunta, è difficile tracciare chi ha apportato quali modifiche e quando. Questa mancanza di tracciabilità può portare a difficoltà nel gestire la responsabilità e nel comprendere la cronologia delle modifiche apportate al progetto.

5. Mancanza di funzionalità specifiche

Excel non offre funzionalità specifiche per il project management, come il tracciamento del progresso delle attività, allarmi per scadenze imminenti o integrazioni con altri strumenti.

Questa mancanza rende difficile una gestione completa e dettagliata del progetto.

6. Difficoltà nella personalizzazione e interpretazione

Creare un diagramma di Gantt visivamente chiaro e facilmente interpretabile, come abbiamo già detto, può essere complicato in Excel.

La personalizzazione e l’interpretazione di diagrammi di Gantt in Excel presentano sfide uniche, in particolare per team diversificati o progetti complessi:

• Personalizzazione avanzata: per adattare un diagramma di Gantt alle specifiche esigenze di un progetto, gli utenti devono spesso ricorrere a soluzioni manuali complesse, come l’aggiustamento delle formule, la modifica delle barre di formato condizionale o la creazione di macro.

Questo richiede una conoscenza avanzata di Excel, che non tutti i membri del team possono avere.

• Chiarezza visiva: mantenere la chiarezza visiva in un diagramma di Gantt può essere difficile in Excel.

Senza strumenti dedicati, distinguere tra diverse fasi del progetto, priorità delle attività, o stati di avanzamento richiede sforzi significativi per la personalizzazione visiva, che possono non essere intuitivi o facilmente interpretabili da tutti i membri del team.

• Interpretazione dei dati: per i team che includono membri con diversi livelli di abilità in Excel, l’interpretazione dei diagrammi di Gantt può diventare una barriera. Senza una presentazione chiara e accessibile delle informazioni, la comunicazione e la comprensione dello stato del progetto possono essere compromesse.

Supera i limiti di Excel con Twproject

L’utilizzo di Excel per la creazione di diagrammi di Gantt ha dimostrato nel tempo di avere dei limiti significativi, soprattutto per quanto riguarda la gestione di progetti complessi e la necessità di una collaborazione efficace tra i membri del team.

Twproject è il software di project management che comprende una serie di funzionalità avanzate e integrative.

Il software crea un diagramma di Gantt dinamico e interattivo, che non solo permette una pianificazione dettagliata delle attività ma anche una gestione in tempo reale delle risorse, delle dipendenze tra le attività e delle milestone.

Inoltre, Twproject consente di visualizzare contemporaneamente il Gantt e le ToDo list, facilitando la gestione dei compiti e la loro allocazione durante i meeting di progetto. Questa integrazione offre una panoramica completa del progetto, migliorando la comunicazione tra i membri del team e consentendo una gestione più efficace del carico di lavoro.

Nell’ultima release di Twproject, abbiamo introdotto le tipologie di dipendenze elastiche nel diagramma di Gantt, per consentire una maggiore flessibilità nella pianificazione delle attività. Queste dipendenze elastiche consentono di gestire le sovrapposizioni e i tempi morti tra le fasi del progetto in modo più realistico, aderendo meglio alla natura dinamica dei progetti moderni.

La possibilità di modificare le dipendenze in modo intuitivo e la gestione dell’elasticità delle fasi del progetto rappresentano un netto miglioramento rispetto alla rigidità dei diagrammi realizzati con Excel.

Inoltre, Twproject si distingue per la sua capacità di offrire una visione d’insieme del progetto che include non solo le attività pianificate ma anche l’avanzamento reale, grazie all’aggiornamento automatico dei dati all’interno del Gantt. Questo aspetto è fondamentale per mantenere tutti i membri del team aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto e per prendere decisioni tempestive basate su informazioni accurate.

Twproject rappresenta la soluzione ideale per i project manager, offrendo un approccio più integrato e dinamico alla gestione dei progetti.

Con le sue funzionalità avanzate e la sua interfaccia intuitiva, si posiziona come uno strumento indispensabile per il successo del project management.

Senza un adeguato project management plan in atto, l’organizzazione sarà esposta a una gestione caotica, obiettivi poco chiari, risorse inadeguate e dipendenti frustrati.

Una pianificazione non realistica comporta infatti rischi elevati che producono risultati di scarsa qualità derivanti da spese elevate.

Ecco perché è così importante creare un piano di gestione del progetto completo prima dell’inizio dei lavori.

In questo articolo vedremo che cos’è il project management plan, a cosa serve e come realizzarlo.

Che cos’è un project management plan?

Il project manager crea il piano di gestione del progetto seguendo gli input del team di progetto e delle principali parti interessate.

Un project management plan è un documento formale che definisce come verrà eseguito, monitorato e controllato un progetto.

Man mano che il lavoro procede, le prestazioni del progetto vengono misurate rispetto alla baseline di misurazione delle prestazioni inclusa nel piano di gestione del progetto.

Se si presentasse una deviazione dalla linea di base, o baseline di progetto, mentre il lavoro è in corso, il project manager se ne deve occupare apportando le dovute modifiche per correggerla.

Se questi aggiustamenti non riuscissero a correggere le deviazioni, diventano necessarie richieste formali di modifica alle linee di base.

I project manager dedicano una notevole quantità di tempo a garantire il raggiungimento degli obiettivi, assicurando che tutti gli stakeholder ottengano i vantaggi sperati.

Oltre a una corretta pianificazione, le capacità di un project manager risiedono anche nel controllare in modo efficiente il progetto e garantire che i risultati del progetto siano puntuali e che il progetto sia completato secondo il piano di gestione del progetto.

Come si realizza un project management plan?

Non esiste un modello unico che vada bene per tutti i progetti.

Ogni piano di gestione deve essere adattato al settore specifico e alle circostanze del progetto.

Tuttavia, generalmente, ecco come si realizza un project management plan:

1. Identificare l’obiettivo del progetto

Per costruire qualsiasi cosa di sostanza, il primo passo è creare le giuste basi. Ecco quali sono le domande da porsi:

• Perché si sta creando questo progetto?
• Qual è l’obiettivo?
• Come si misurerà?
• Cosa è considerato un successo?
• In che modo questo influirà sugli stakeholder?

2. Tracciare l’ambito

Questo passaggio successivo deve spiegare come verranno fatte le cose e come apparirà il progetto una volta avviato.

È importante che un progetto non si estenda oltre i limiti altrimenti il team non potrà mai raggiugere i suoi obiettivi.

L’ambito del progetto dovrebbe includere i risultati e la pianificazione dei risultati; tutti i membri del team devono infatti sapere cosa deve essere consegnato e quando.

3. Tracciare visivamente il progetto

Una pianificazione del progetto elaborata attentamente è la chiave per il successo.

Senza questa, il progetto probabilmente si sgretolerà in un disordine di scadenze mancate, cattiva gestione e frustrazione.

In questo caso, strumenti di pianificazione come il diagramma di Gantt e le sequenze temporali possono semplificare la creazione di un project management plan.

Tracciando visivamente ogni attività del progetto, permetterà più velocemente di aggiungere tappe importanti e cercare eventuali dipendenze o conflitti.

4. Identificare la struttura del team di progetto

Riunire un team e allinearlo alla visione del progetto non è facile.

Questo si può ottenere solamente con un’ottima comunicazione e per questo una buona documentazione di progetto è fondamentale.

Un organigramma può aiutare ad includere alcune informazioni necessarie come la gerarchia del team, le responsabilità di ognuno e le informazioni di contatto di ogni membro.

5. Gestione del rischio

Un compito fondamentale di un project manager è quello di identificare i fattori che potrebbero far deragliare il progetto ed elaborare soluzioni per affrontarli.

Un piano di gestione del rischio inizia elencando tutti gli elementi del progetto e, successivamente, una struttura di ripartizione del rischio permette di organizzarli gerarchicamente e per categoria.

Con uno strumento di monitoraggio dei progetti dinamico e sempre aggiornato come Twproject, il project manager potrà tenere d’occhio qualunque aspetto critico nell’andamento dei progetti.

In questo modo sarà possibile individuare i rischi, gestirli più facilmente e trovare una soluzione più rapida.

6. Pianificare la comunicazione

Qualcosa che viene spesso trascurato dai project manager è un piano di gestione della comunicazione. Questo indica come il team di progetto comunicherà con le parti interessate.

Troppo spesso, per impostazione predefinita, la comunicazione del progetto prevede e-mail ad hoc o riunioni dell’ultimo minuto, ma questo può essere evitato pianificando in anticipo redigendo un piano di comunicazione strutturato.

Questo tipo di report è prezioso per comunicare regolarmente aggiornamenti chiari e coerenti sullo stato di avanzamento del progetto.

Ciò può aiutare ad individuare e segnalare i problemi prima che si presentino, creare fiducia con gli stakeholder e semplificare la riflessione sulle prestazioni del progetto.

Diventa quindi evidente come un project management plan sia fondamentale per il successo di un progetto, in quanto sarà in grado di guidare il lavoro e mantenerlo sulla giusta carreggiata.

Chi può aiutarti a svolgere un buon project management plan

Come detto prima, esistono vari modelli di project management plan a seconda del settore, della cultura aziendale e del tipo di progetto.

In questo caso, un buon project management tool, ricco di funzionalità, può aiutare a scegliere il modello di piano migliore e a redigere un documento completo ed esaustivo.

Il project manager sarà così in grado di garantire che i progressi effettivi rimangano in linea con quelli pianificati.

Se scegli Twproject, la pianificazione sarà molto più semplice, grazie ai suoi strumenti dinamici di calcolo del rischio, del carico di lavoro, del budget.

Grazie alle sue pagine di statistiche e alle notifiche puoi avere sempre la situazione sotto controllo e svolgere il tuo management plan in maniera piacevole e soddisfacente.

Ti offriamo una prova gratuita di 15 giorni, oltre al nostro efficiente servizio di supporto che ti guiderà personalmente nella composizione del tuo piano di lavoro. Che aspetti? Inizia subito!

Un’analisi SWOT di un progetto è una tecnica di pianificazione strategica che i project manager possono utilizzare come aiuto per la valutazione dei punti di forza e di debolezza dei loro progetti.

Questa analisi, inoltre, permetterà l’individuazione delle opportunità e minacce che si potrebbero dover affrontare durante il ciclo di vita del progetto.

Incorporare l’analisi SWOT nella gestione del progetto può aiutare a migliorare la pianificazione, ridurre il rischio e aumentare la probabilità di successo complessivo del progetto.

Cosa significa SWOT?

Un’analisi SWOT è una tecnica che le aziende utilizzano spesso per valutare quattro aspetti chiave della propria organizzazione.

Questa analisi può aiutare le aziende a capire meglio quanto è probabile che abbiano successo e su quali aree dovrebbero concentrarsi per migliorare.

Proprio come gli imprenditori e i dirigenti utilizzano un’analisi SWOT per valutare la loro azienda, così i project manager possono utilizzare la stessa tecnica per valutare i loro progetti.

Ecco una panoramica delle quattro aree di interesse che compongono l’acronimo SWOT e come si applicano alla gestione del progetto:

• S – Punti di forza (strengths): questi sono fattori interni, cioè fattori che possono essere generalmente controllati, che determinano il successo di un progetto. Un esempio può essere un buon software di gestione dei progetti oppure membri del team esperti.
• W – Punti deboli (weaknesses): i punti deboli sono fattori interni che possono rendere difficile il successo di un progetto. Ad esempio: quando il team non ha mai lavorato insieme e diversi membri sono nuovi e inesperti. Altre debolezze interne potrebbero essere stakeholder disimpegnati o mancanza di finanziamento del progetto.
• O – Opportunità (opportunities): le opportunità sono fattori esterni, cioè non controllabili, che potrebbero aiutare il progetto ad avere successo. Queste opportunità possono essere attuali ma non ancora sfruttate oppure future. Un esempio può essere lo sconto di merci da parte di un fornitore.
• T – Minacce (threats): si tratta di fattori esterni che potrebbero danneggiare il progetto se si realizzassero. Come per le opportunità, possono essere minacce attuali o future. Ad esempio, una minaccia potrebbe essere il fallimento di un importante fornitore o cliente oppure l’aumento dei costi di forniture, materiali o appaltatori.

Qual è lo scopo di un’analisi SWOT?

L’analisi SWOT aiuta il project manager a pianificare il progetto e considera i fattori che possono aiutare o ostacolare il suo successo.

Lo scopo è identificare le aree a rischio e i fattori controllabili a cui è necessario prestare attenzione e da monitorare durante tutto il progetto.

Quando si comprendono appieno i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce di un progetto, è possibile pianificare una strategia di successo che affronti questi quattro fattori.

Condurre un’analisi SWOT può aiutare a produrre nuove idee per sfruttare ciò che il project manager ed il team fanno meglio e le potenziali opportunità che potrebbero sorgere.

Inoltre, l’analisi SWOT aiuta anche ad aumentare la consapevolezza dei punti deboli e potenziali minacce al progetto in modo che ci si possa difendere da loro.

Chi dovrebbe fare un’analisi SWOT?

Affinché un’analisi SWOT sia efficace, è necessario disporre di informazioni complete, accurate e imparziali.

A seconda dell’ambito del progetto, il team che conduce l’analisi dovrebbe avere una panoramica sufficiente dell’organizzazione e del business.

Un progetto con una portata maggiore solitamente dovrebbe coinvolgere un project leader con una posizione più alta oppure un esperto esterno che effettui l’analisi.

Inoltre, un progetto con un impatto maggiore sull’intera azienda dovrebbe coinvolgere più partecipanti nei diversi reparti dell’organizzazione.

In generale, per una valutazione più accurata, è essenziale creare un team con prospettive diverse.

Vantaggi dell’analisi SWOT

Le aziende dovrebbero eseguire un’analisi SWOT prima di impegnarsi in qualsiasi azione o piano di progetto.

In questo modo, possono rispondere a domande come “è possibile fare il progetto?” oppure “dovremmo fare il progetto?”.

L’analisi SWOT fornisce ai team e alle organizzazioni i seguenti vantaggi:

• Crea valutazioni oneste dei loro punti di forza e di debolezza.
• Fornisce nuove prospettive sull’azienda e sul suo business.
• Fornisce informazioni su come massimizzare ciò che è disponibile, affrontare i limiti, effettuare ulteriori investimenti ed evitare rischi.
• Crea documenti di supporto per il piano di progetto.
• Fornisce uno strumento di pianificazione strategica efficace se eseguito regolarmente.

Esempi di analisi SWOT

In questo esempio, una startup medica vuole sviluppare e commercializzare un monitor della glicemia non invasivo a base ottica.

Questa azienda desidera offrire ai pazienti un modo migliore per monitorare e gestire i livelli di zucchero nel sangue senza pungersi dolorosamente le dita utilizzando i tradizionali misuratori di glucosio elettronici domestici.

Vediamo come appare l’analisi SWOT in questo caso.

Punti di forza:

• L’azienda dispone di brevetti sulla tecnologia del monitor ottico della glicemia.
• La tecnologia e il dispositivo sono approvati dalla FDA.
• L’azienda ha il supporto di esperti del settore con una vasta esperienza riguardante la tecnologia, tra cui medicina, ottica, elettronica e produzione.

Debolezze:

• L’azienda non ha fondi.
• In quanto startup, l’azienda non ha una rete di distribuzione.
• Il dispositivo è costoso da costruire.

Opportunità:

• Esiste un mercato inutilizzato per i monitor della glicemia non invasivi.
• A causa di un diabete endemico, la domanda di monitor aumenta ogni anno.
• Le principali istituzioni scientifiche e organizzazioni stanno manifestando interesse a condurre ricerche congiunte.

Minacce:

• I prodotti competitivi ed emergenti esistenti hanno una forte presenza sul mercato.
• I prezzi dei dispositivi stanno diminuendo.

Azioni da intraprendere:

Dall’analisi SWOT, questa azienda deve assolutamente considerare di ottenere capitali da investitori interessati come venture capitalist o angel investors.

Inoltre, l’azienda deve costruire rapidamente rapporti con i distributori di dispositivi medici partecipando a conferenze e sviluppando incentivi per i distributori.

L’azienda può anche trarre vantaggio da ricerche e pubblicazioni congiunte con istituzioni e imprese che possono avere reti di distributori esistenti.

Un altro esempio di decisione davanti alla quale un’azienda potrebbe trovarsi: assumere uno stagista per il periodo estivo?

Punti di forza

• Persona energica e laboriosa
• Conosce le tecnologie più recenti
• Conveniente

Opportunità

• Potrebbe diventare un nuovo dipendente a tempo pieno

Debolezze

• Investire del tempo per il training
• Deve tornare all’università a fine estate

Minacce

• Potrebbe usare la formazione ricevuta per essere assunto in un’azienda rivale

Inoltre, l’analisi SWOT può essere utilizzata anche per prendere decisioni riguardanti la vita privata, ad esempio: fare jogging dopo il lavoro?

Punti di forza

• Brucia calorie
• Si può respirare aria fresca
• Senso di realizzazione

Opportunità

• Incontrare la futura dolce metà
• Scoprire nuovi scorci della città

Debolezze

• Vestiti sudati
• Dolori muscolari
• Stanchezza

Minacce

• Essere attaccato da un cane
• Subire un infortunio

Per concludere, l’analisi SWOT non aiuta tanto a determinare cosa fare, quanto a determinare se fare o meno qualcosa.

L’obiettivo finale dell’analisi SWOT è abbinare i punti di forza con le opportunità per determinare un percorso chiaro verso il successo o scoprire i punti deboli che potrebbero essere sfruttati in modo da poter essere evitati nella strategia organizzativa.

Se si pianifica sin da subito usando un software di gestione dei progetti come Twproject, i vari elementi dell’analisi SWOT saranno evidenti a colpo d’occhio.

Twproject ti guida nell’analisi e nell’avvio dei tuoi progetti, seguendoti passo passo. Prova subito e gratuitamente a inserire i dati relativi al tuo progetto e scopri tutte le opportunità di lancio e gli eventuali rischi da evitare.

Nella gestione del progetto, un deliverable è un prodotto o un servizio che viene fornito al cliente. I deliverables di progetto di solito hanno una data di scadenza e sono tangibili, misurabili e specifici.

Possono, inoltre, essere dati a un cliente esterno o interno e soddisfare una pietra miliare o una data di scadenza che viene creata e prodotta nel piano di progetto.

Possono esserci uno o più deliverable all’interno di un singolo progetto.

Conoscere quando un deliverable può essere definito tale

I risultati sono ciò che guidano il successo o il fallimento di ogni progetto.

È importante, quindi, sapere quali sono e tutte le diverse forme che essi possono assumere.

Questi risultati misurabili confermano la realizzazione degli obiettivi di lavoro e la bontà del progetto. I risultati dimostrano anche l’aderenza del lavoro del team ai requisiti del progetto.

Capita però che, nell’esecuzione di un progetto, si ottengano risultati che poco abbiano a che fare col progetto stesso.

È necessario, quindi avere dei parametri per affermare che un output possa essere classificato come deliverable. Affinché un output sia classificato come “deliverable” all’interno di un progetto, esso deve:

• rientrare nel campo di applicazione del progetto
• essere accettato dagli stakeholder – esterni o interni
• essere il risultato di un lavoro deliberato
• avere un ruolo preciso nel realizzare l’obiettivo del progetto

Il deliverable può essere massiccio e tangibile, come uno stadio o una fabbrica, ma può anche essere piccolo, come un documento di una pagina.

I deliverables di progetto, da soli, raramente sono l’obiettivo finale, ma piuttosto tracciano il percorso per raggiungerlo.

Questo è il motivo per cui i project manager si concentrano spesso in modo ossessivo sulla loro definizione, gestione e monitoraggio.

 Deliverables interni vs esterni

Un modo comune per classificare i risultati finali è dividerli in risultati “esterni” ed “interni”. C’è un metodo semplice per definirli:

• Qualsiasi lavoro svolto per soddisfare le richieste di un cliente o per combattere la concorrenza è un risultato esterno.
• Qualsiasi lavoro svolto che non faccia parte del business con clienti è un risultato interno. Un deliverable interno, in poche parole, è qualsiasi cosa venga creato come parte della gestione del business. Tenere e monitorare i conti, creare documenti aziendali, ecc. questi sono tutti i risultati interni.

Differenza tra Deliverable e Milestones

Un’altra fonte di confusione per alcuni project manager, soprattutto all’inizio della carriera, è la differenza tra deliverable e milestones.

Le pietre miliari sono punti di controllo nel corso di un progetto e possono essere inserite in qualsiasi punto. Contrassegnano il completamento di un’attività importante. Le Milestones non hanno scadenze, ma sono semplicemente un modo per tenere traccia dei progressi del progetto.

Le pietre miliari vengono create per scomporre un risultato finale complesso nelle sue parti costitutive.

Le pietre miliari inoltre, non sono pensate per i clienti, ma per il team di progetto interno.

Deliverables di progetto vs delivarables di processo

C’è ancora un’altra distinzione che bisogna fare quando si tratta di deliverable: deliverables di progetto vs deliverables di processo.

I risultati del progetto sono i grandi traguardi incentrati sul cliente di cui abbiamo parlato in precedenza.

I risultati del processo descrivono invece il percorso che aiuterà a creare i risultati del progetto.

Tutti i documenti creati nel corso della gestione di un progetto, come ad esempio la dichiarazione dell’ambito del progetto, il piano di progetto e la struttura per la ripartizione del lavoro, sono documenti raramente rivolti al cliente. Sono però documenti fondamentali per gli stakeholder interni e per il team al fine di gestire meglio il progetto.

Tutti questi documenti sono esempi di deliverable di processo. La loro creazione non è l’obiettivo stesso del progetto, ma rende molto più facile una conclusione di successo.

Processo di definizione dei deliverables di progetto

Per definire i risultati del progetto, è necessario guardare indietro rispetto all’obiettivo del progetto, ponendosi le seguenti domande:

• Che cosa sta cercando di raggiungere il progetto?
• Qual è lo scopo, l’obiettivo o il risultato finale che il cliente desidera una volta che il progetto si chiude?
• Quali sono le parti costitutive dell’obiettivo del progetto?
• Qual è la forma e la funzione di ciascuna di queste parti costitutive?
• Quanto è importante questa parte per il progetto complessivo?
• Come sarà possibile creare questa parte?
• Qual è il costo di produzione / acquisizione di questa parte?
• Quanto tempo ci vorrà per produrre / acquisire questa parte?

In sostanza, si sta decomponendo l’obiettivo del progetto in parti più piccole e, allo stesso tempo, si sta valutando la fattibilità e la priorità di ogni parte costituente.

Raccolta dei requisiti per i prodotti finali

La parte probabilmente più difficile è definire i requisiti per ogni deliverables di progetto. In particolare, i requisiti specificano i criteri che rendono accettabile – o no – un deliverable.

Se i requisiti sono incompleti, i clienti inevitabilmente richiederanno modifiche e revisioni e ciò può aumentare la portata e il budget del progetto, intaccando i profitti.

Un passo fondamentale nel processo di definizione dei deliverable, pertanto, è la raccolta dei requisiti.

Ci sono diverse tecniche di progettazione che possono essere adottate per raccogliere i requisiti.

Indipendentemente dalla tecnica utilizzata, però, ci sono alcune domande che ci si dovrebbe sempre porre quando si vanno a valutare i requisiti per ogni deliverable:

• Chi sono i principali stakeholder che hanno bisogno di accettare questo deliverable?
• Quali sono le priorità principali per questo deriverable?
• Questi requisiti rientrano nel campo di applicazione e nel budget del progetto? In caso contrario, quanto spazio / budget aggiuntivi sono necessari?
• Abbiamo creato deliverable simili in passato? Quali erano le loro esigenze?
• Qual è lo standard del settore per questi deliverable?
• Chi è l’utente finale per questo deliverable?
• Cosa lo renderà un successo per loro?
• Quali sono i criteri minimi di qualità che questo deliverable deve soddisfare per avere successo? Come verranno misurati?

Oltre ai requisiti specifici per ogni deliverable, ci saranno anche alcuni requisiti “universali”, di solito dettati dalle migliori pratiche seguite nel settore di riferimento o dall’organizzazione nello specifico.

Suggerimenti per la gestione dei deliverables di progetto

Seguendo questi semplici suggerimenti è possibile semplificare la gestione dei risultati del progetto:

• Definire i deliverable prima di iniziare il lavoro. L’aggiunta di deliverable una volta che il lavoro è già iniziato potrebbe portare ad un cambio di ambito e di budget del progetto.
• Quanto meglio saranno compresi i requisiti per ogni deliverable, tanto più facile sarà per le parti interessate accettarlo.
• Scomporre l’obiettivo del progetto per scoprire i punti chiave.
• Coinvolgere le parti interessate nella riunione di avvio del progetto e cercare il loro contributo nella definizione dei risultati finali e dei loro criteri di accettazione.
• Quando si raccolgono i requisiti, assicurarsi che soddisfino i criteri degli obiettivi SMART.
• Separare i deliverable in fasi distinte per poterli seguire meglio.
• Identificare in anticipo le metriche che verranno utilizzate per misurare l’accettabilità di ciascun deliverable.
• Identificare la scadenza per ogni deliverable.
• Utilizzare un software di gestione del progetto per facilitare il tracciamento e la gestione dei deliverable del progetto.
• Mantenere una chiara distinzione tra deliverable e milestone e tra deliverable di processo e di progetto.

Ogni project manager deve sviluppare il proprio processo per definire e gestire i deliverable al meglio. Ciò dipenderà dal suo stile di lavoro e dai limiti e dalle capacità del team di progetto.

Un modo per rendere più semplice la gestione dei deliverable è sempre e comunque utilizzare un software di project management.

In questo modo sarà più facile tenere traccia dei deliverable e assicurarsi che soddisfino i criteri di accettazione.

Twproject offre degli strumenti raffinati per la definizione e il monitoraggio degli obiettivi del progetto. Ad esempio permette di scomporre il progetto in fasi e sotto-fasi, creando una WBS dettagliata, a cui assegnare singoli deliverables.

Ancora, consente di riordinare e condividere tutte le informazioni utili attraverso un Gantt dinamico e interattivo, con uno straordinario grado di elasticità nel settaggio delle dipendenze e di integrazione con le altri componenti del project planning.

Ma questo è solo un piccolo assaggio di tutto ciò che offre Twproject a chi vuole iniziare a pianificare al meglio. Provalo gratuitamente per 15 giorni e scopri quanto è utile per la gestione e la condivisione dei tuoi progetti.

Quali sono i principali motivi per scegliere un buon software di gestione dei progetti, e come farlo al meglio? Vediamo questo argomento nel dettaglio.

Un software di project management è un modo versatile per semplificare il processo di gestione di qualsiasi progetto. Aiuta infatti ad unificare il processo di lavoro su uno o più progetti.

Si evita, in questo modo, di costringere i team a lavorare su diverse applicazioni e piattaforme.

Così, gli strumenti di comunicazione, la condivisione dei file, il monitoraggio delle attività e delle scadenze, la pianificazione e il reporting sono tutti inseriti in un’unica applicazione software. Una comodità non da poco.

Il software di gestione dei progetti funziona come uno spazio di lavoro in tempo reale. Aiuta a mantenere lo sguardo concentrato sul quadro generale, gestendo efficacemente i dettagli giorno per giorno.

Quando è necessario scegliere un software di gestione dei progetti?

È importante sottolineare che il software di gestione dei progetti è pensato per progetti completi che richiedono tempo e lavoro di squadra.

Un’organizzazione ha bisogno di un software di gestione dei progetti quando è necessario che individui ed unità aziendali diverse si coordinino, sia internamente che esternamente, per completare determinate attività.

Stabilire precisamente quando, per una Azienda è il momento esatto di passare all’utilizzo di un software gestionale per progetti non è semplice.

Vi sono però dei segnali inequivocabili che quando accadono ci fanno capire che forse è arrivato il momento. I segni rivelatori secondo i quali un’organizzazione ha bisogno di un software per la gestione del progetto includono:

• Quando i progetti hanno subito ritardi a causa dell’eccesso di corrispondenza via e-mail e il lavoro è stato perso nelle caselle di posta dei membri del team.
• Se regna la confusione su fogli Excel eccessivamente elaborati e non user-friendly.
• Nel caso in cui alcune scadenze sono state perse a causa della mancanza di responsabilità e trasparenza nel processo.
• Se vi è una scarsa comunicazione tra i membri del team ed il project manager a causa della mancata segnalazione dello stato del progetto o delle singole attività.
• Quando vi sono lavori sovrapposti o ridondanti a causa della confusione che regna sul ruolo specifico di ciascun membro del team.
• Allorché le timeline non sono chiare o vengono perse a causa di una pianificazione scadente o di una comunicazione scarsa.

Sfruttare quindi le soluzioni di gestione dei progetti offerte da un software può semplificare l’intero processo. Può consentire al team di offrire un lavoro di qualità superiore in un periodo di tempo più breve.

Un software efficace consente di salvare e tenere traccia di più progetti contemporaneamente. Semplifica il monitoraggio delle scadenze e dei progressi dei singoli membri del team.

In sostanza, il carico di lavoro può essere salvato su un’unica piattaforma. Su questa piattaforma ciascun membro del team ha accesso a tutte le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro al meglio.

Che aspetto ha il software di gestione dei progetti?

Generalmente un  presenta inizialmente una dashboard che funge da base di partenza. Questo pannello di controllo fornisce l’accesso a tutte le principali funzionalità del software.

Dalla dashboard, gli utenti possono creare nuovi progetti e gestire e organizzare quelli vecchi.

In molte piattaforme di gestione dei progetti, la dashboard è anche la sede di una panoramica dei progetti attivi e completati, a cui gli utenti possono accedere in qualsiasi momento.

I sistemi chiaramente variano nelle loro capacità, ed è importante valutare quali sono le esigenze aziendali prima di scegliere un software di gestione progetti.

Per i project manager, il controllo completo sulla direzione del progetto è fondamentale.

In questo modo possono riassegnare il lavoro e riprogrammarlo se un membro del team è sovraccarico mentre altri non lo sono, gestendo in modo più efficace le risorse.

Con riepiloghi e resoconti dettagliati, i project manager possono anche rimanere più facilmente al passo con i nuovi sviluppi.

Qualsiasi progetto complesso ha molte parti mobili ed è quindi importante che il responsabile sia informato di tutti i dettagli.

Scegliere il giusto software di gestione del progetto

La maggior parte dei software di gestione del progetto di qualità offrono le funzionalità descritte sopra, ma ovviamente ci sono altri aspetti che variano da piattaforma a piattaforma.

Per questo è importante il processo di selezione di un software di project management per garantire il successo di un’organizzazione.

Una grande impresa, ad esempio, avrà esigenze diverse rispetto ad una piccola startup con un piccolo team.

Esaminare quindi ogni software e porsi le domande giuste è la chiave.

Ogni applicazione di gestione del progetto ha le sue caratteristiche distintive, quindi selezionarne una che completa la squadra è fondamentale.

L’implementazione e la facilità d’uso dovrebbero essere fattori fondamentali nel determinare la decisione.

5 aspetti fondamentali per la scelta di un software di project management

Ecco quindi quali sono i 5 aspetti fondamentali per scegliere il giusto software di gestione progetti:

1. Rispondere ai perché

Il processo deve iniziare con una valutazione trasparente ed onesta del perché si ha bisogno di un software di project management. Si può iniziare tracciando le esigenze ed identificando i problemi attuali. Questo può essere seguito da un’analisi dei processi esistenti per evidenziare i punti dolenti e, di conseguenza, cercare un software che permetta di sorpassare questi ostacoli.

 2. Guardare oltre i “grandi nomi”

Chiaramente esistono software di project management più conosciuti di altri, ma siamo veramente sicuri che questi rappresentino la scelta giusta in ogni caso? Per una determinata organizzazione infatti, una piattaforma di gestione progetti meno conosciuta potrebbe essere la soluzione ideale. Ecco quindi che diventa importante parlare in rete per vedere che tipi di software si stanno utilizzando, raccogliere opinioni diverse, chiedere ai membri del team cosa hanno usato nelle loro precedenti organizzazioni, ecc. Insomma, fare un po’ di ricerca e confrontare le varie funzionalità.

Twproject ha raccolto le esperienze di alcuni suoi clienti. Puoi farti ispirare dai loro casi d’uso e capire se anche tu hai simili esigenze e Twproject può dunque fare anche al caso tuo.

3. Identificare le barriere di implementazione

Una volta scelto un potenziale software di gestione progetti, è importante considerare gli ostacoli o le barriere di implementazione ai quali si potrebbe andare incontro. Queste barriere di implementazione potrebbero essere qualsiasi cosa: dalla resistenza del team a sessioni di formazione più lunghe e costose del previsto, dalla migrazione dei dati difficoltosa al budget di acquisto insufficiente. L’idea è quindi quella di identificare tutto ciò che potrebbe causare un blocco all’implementazione del software, verificare se le barriere possono essere in qualche modo eliminate e trovare una soluzione.

4. Effettuare un test drive

Quasi tutti i software disponibili vengono forniti con una prova gratuita (quella di Twproject è disponibile qui). È quindi importante sfruttare al massimo questa opportunità, utilizzando scenari di progetti realistici per scorrere l’elenco delle funzionalità del software. Il PM non dovrà agire da solo, ma scegliere un Team proprio come farebbe per un progetto reale. Il team scelto per il test drive avrà così la possibilità di esplorare il nuovo software e dare un feedback il più accurato possibile. È importante qui tenere aperte le linee di comunicazione per contrastare qualsiasi problema e per essere sempre aggiornati.

5. Redigere un piano di implementazione dettagliato

Un ultimo fattore da considerare prima di scegliere ufficialmente il software di gestione dei progetti consiste nel pianificare il piano di implementazione e assicurarsi che sia il più agevole possibile. Elementi tipici da considerare in questa fase includono le scadenze temporali per l’implementazione, un’adeguata formazione per i diversi stakeholder e le eventuali attività di migrazione dei dati.

Guarda questo breve video per capire quanto è facile iniziare a usare Twproject.

È inoltre necessario valutare il livello di supporto all’avvio che è possibile ottenere dal fornitore e il supporto tecnico a lungo termine. Twproject ti garantisce un’assistenza costante fin dall’inizio e per tutta la durata del tuo lavoro.

Conclusioni

La scelta di un software di gestione progetti richiede quindi molto più che una decisione basata solo su un paio di nomi, su un’analisi superficiale delle funzionalità e sul feedback di poche persone.

La scelta di un nuovo strumento di gestione dei progetti può essere un processo lungo e complicato, ma che vale la pena a lungo termine.

La scelta giusta sarà un vantaggio per l’organizzazione in generale, per i clienti e per il team.

Nel mondo del project management, il Balanced Scorecard (BSC) si è affermato come uno strumento essenziale per i project manager.

Questo metodo offre una visione completa della performance aziendale, collegando obiettivi strategici con attività operative.

Vediamo di cosa si tratta e come implementarlo in modo efficace.

Le origini del Balanced Scorecard

Il concetto di Balanced Scorecard (BSC) è stato introdotto per la prima volta nel 1992 da Robert S. Kaplan e David P. Norton.

Questi due pensatori rivoluzionari hanno cambiato il panorama della gestione strategica e del controllo delle performance aziendali. Il loro approccio innovativo è nato dalla constatazione che i metodi tradizionali di valutazione delle performance aziendali, basati principalmente su indicatori finanziari, erano insufficienti per una gestione strategica completa e efficace.

Kaplan e Norton hanno proposto il BSC come un framework che equilibra gli indicatori finanziari con altri tipi di misure legate a fattori critici di successo.

L’idea era quella di fornire ai manager uno strumento più bilanciato e completo per monitorare e guidare la performance aziendale. Il Balanced scorecard non solo considera i risultati finanziari, ma integra anche misure legate alla soddisfazione del cliente, all’efficienza dei processi interni e alla capacità di innovazione e crescita dell’organizzazione.

Da allora, il BSC è stato adottato e adattato da innumerevoli organizzazioni in tutto il mondo, diventando uno degli strumenti di gestione strategica più influenti e diffusi.

Nel corso degli anni, Kaplan e Norton hanno continuato a sviluppare e affinare il concetto di BSC. Hanno introdotto l’idea delle “mappe strategiche”, che aiutano le organizzazioni a visualizzare le relazioni di causa-effetto tra diversi obiettivi strategici. Questo ha ulteriormente rafforzato il BSC come uno strumento non solo per la misurazione delle performance, ma anche per la pianificazione e l’esecuzione strategica.

La sua applicazione oggi va oltre la semplice misurazione delle performance, influenzando la cultura aziendale, la comunicazione interna, e la presa di decisioni strategiche.

In questo contesto, strumenti come Twproject possono giocare un ruolo cruciale nell’implementazione e nel monitoraggio del BSC, fornendo una piattaforma integrata per allineare gli obiettivi strategici con le attività quotidiane.

Le quattro prospettive del balanced scorecard

Il Balanced Scorecard si distingue per il suo approccio olistico alla misurazione delle performance aziendali, strutturato attorno a quattro prospettive fondamentali.

Queste prospettive aiutano le organizzazioni a bilanciare gli obiettivi a breve termine con quelli a lungo termine, considerando vari aspetti critici per il successo.

Ecco una dettagliata analisi di ciascuna prospettiva:

• Prospettiva finanziaria: questa prospettiva si concentra sugli aspetti economici e sulla salute finanziaria dell’organizzazione. Gli indicatori chiave in questa categoria includono il ritorno sugli investimenti (ROI), il flusso di cassa, la crescita dei ricavi, e la redditività.

L’obiettivo è garantire che le decisioni aziendali e le iniziative di progetto contribuiscano positivamente alla performance finanziaria. In questo contesto, il BSC aiuta i manager a comprendere come le strategie operative influenzino i risultati finanziari.

• Soddisfazione del cliente: questa valuta il grado di soddisfazione e fedeltà dei clienti, considerando l’azienda dal punto di vista del cliente. Indicatori come la soddisfazione del cliente, la quota di mercato, il numero di reclami dei clienti e il Net Promoter Score (NPS) sono comunemente utilizzati. L’obiettivo è migliorare la qualità del servizio, la relazione con il cliente e, in definitiva, la fedeltà del cliente. Questa prospettiva sottolinea l’importanza di ascoltare e rispondere alle esigenze dei clienti per il successo a lungo termine.

• Prospettiva dei processi interni: questa prospettiva si focalizza sull’efficienza e l’efficacia dei processi interni dell’organizzazione. Si tratta di valutare come i processi interni possano essere ottimizzati per migliorare la performance complessiva.

Indicatori come il tempo di ciclo, la qualità del prodotto/servizio e l’efficienza operativa sono essenziali. L’obiettivo è identificare e migliorare i processi critici che influenzano direttamente la soddisfazione del cliente e i risultati finanziari.

• Apprendimento e crescita: conosciuta anche come la prospettiva dell’innovazione e della crescita, questa dimensione si concentra sullo sviluppo delle risorse umane, dei sistemi informativi e dell’organizzazione in generale.

Indicatori come la soddisfazione e la formazione dei dipendenti, il tasso di innovazione e l’efficacia dei sistemi informativi sono centrali. L’obiettivo è creare un ambiente che favorisca l’apprendimento continuo e l’innovazione, garantendo così la sostenibilità e la crescita a lungo termine dell’organizzazione.

Incorporando queste quattro prospettive in un framework coerente, il Balanced Scorecard permette ai manager di ottenere una visione completa e bilanciata della performance aziendale.

Questo approccio assicura che le decisioni strategiche siano prese considerando una varietà di fattori critici, piuttosto che basarsi esclusivamente su misure finanziarie a breve termine.

Implementazione efficace del Balanced Scorecard

L’implementazione del Balanced Scorecard (BSC) in un’organizzazione è un processo che richiede impegno e pianificazione strategica.

 Ecco una guida passo-passo per una implementazione efficace:

• Definizione degli obiettivi strategici: il primo passo nell’implementazione del BSC è stabilire gli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Questi obiettivi dovrebbero riflettere la missione e la visione aziendale e dovrebbero essere chiari, misurabili e raggiungibili. È importante che questi obiettivi siano allineati con le quattro prospettive del BSC per garantire un approccio bilanciato.

• Selezione degli Indicatori di Performance (KPI): una volta definiti gli obiettivi, il passo successivo è scegliere gli indicatori chiave di performance (KPI) per ciascuna prospettiva del BSC. Questi KPI dovrebbero essere direttamente collegati agli obiettivi strategici e dovrebbero fornire una misura chiara del progresso verso il raggiungimento di tali obiettivi. È cruciale selezionare KPI che siano rilevanti, affidabili e facilmente misurabili.

• Coinvolgimento e comunicazione con il team: l’implementazione del BSC non può avere successo senza il pieno supporto e coinvolgimento del team. È essenziale comunicare chiaramente gli obiettivi, i KPI e il valore del BSC a tutti i livelli dell’organizzazione. La formazione e l’istruzione del personale su come utilizzare il BSC nella loro routine quotidiana sono fondamentali per garantire l’adozione e l’efficacia del sistema.

• Integrazione con i processi aziendali: Il BSC dovrebbe essere integrato nei processi aziendali esistenti. Ciò significa collegare gli obiettivi del BSC con i piani operativi, i budget e i sistemi di reporting. Questo allineamento assicura che il BSC non sia percepito come un’iniziativa isolata, ma come parte integrante della gestione aziendale.

• Monitoraggio e revisione regolare: una volta implementato, il BSC richiede un monitoraggio e una revisione regolari. Questo include l’analisi periodica dei KPI, la valutazione dei progressi verso gli obiettivi strategici e l’aggiustamento delle strategie se necessario. È importante stabilire un processo di revisione regolare per assicurare che il BSC rimanga rilevante e allineato con le esigenze in evoluzione dell’organizzazione.

• Utilizzo di strumenti di project management: strumenti come Twproject possono giocare un ruolo cruciale nell’implementazione del BSC. Offre, infatti, funzionalità che permettono di tracciare facilmente i progressi verso gli obiettivi, monitorare i KPI e generare report dettagliati. L’utilizzo di tali strumenti può semplificare significativamente il processo di monitoraggio e revisione, rendendo l’implementazione del BSC più gestibile e meno onerosa.

Balanced Scorecard: un cambiamento strategico nell’azienda

L’adozione del Balanced Scorecard rappresenta molto più di una semplice implementazione di un nuovo strumento di gestione; è un cambiamento strategico che può trasformare l’intera cultura aziendale.

Questo cambiamento inizia con la riconsiderazione di come l’organizzazione misura e interpreta il successo, spostando il focus da misure finanziarie a breve termine a una visione più olistica e a lungo termine.

E’ un approccio che aiuta a identificare e colmare le lacune tra la strategia aziendale e le operazioni quotidiane, garantendo che ogni aspetto dell’organizzazione sia allineato con gli obiettivi a lungo termine.

L’introduzione del BSC spesso porta a una maggiore consapevolezza tra i dipendenti riguardo agli obiettivi strategici dell’azienda. Questo può aumentare l’engagement e la motivazione, poiché i dipendenti comprendono meglio come il loro lavoro contribuisca al successo complessivo dell’organizzazione.

Inoltre, favorisce una maggiore collaborazione tra diversi reparti, poiché incoraggia una visione condivisa degli obiettivi aziendali.

Un altro aspetto importante del cambiamento strategico indotto dal BSC è la promozione dell’innovazione e dell’apprendimento continuo.

Con la sua enfasi sulla prospettiva di apprendimento e crescita, il BSC incoraggia le aziende a investire nello sviluppo delle competenze dei loro dipendenti e nella ricerca di nuove opportunità di innovazione. Questo non solo migliora le capacità e la produttività dei dipendenti, ma contribuisce anche alla sostenibilità a lungo termine dell’azienda.

Tuttavia, questo cambiamento strategico non è esente da sfide. Richiede una comunicazione efficace da parte della leadership e un impegno a supportare il personale durante la transizione.

Le aziende devono essere pronte ad affrontare resistenze interne e a gestire le aspettative durante il processo di implementazione del BSC.

La chiave per superare queste sfide è mantenere una comunicazione aperta, offrire formazione adeguata e dimostrare con azioni concrete come il BSC possa portare benefici tangibili.

Perché utilizzare Twproject per l’implementazione del Balanced Scorecard?

Twproject è un software di gestione dei progetti che può aiutarti a implementare il Balanced Scorecard nella tua azienda. Può essere utilizzato per:

• Definire la tua visione e strategia: può aiutarti a catturare e documentare la visione, la missione e la strategia della tua azienda. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per creare un Balanced Scorecard allineato ai tuoi obiettivi globali.
• Identificare i fattori critici di successo: puoi utilizzare Twproject per identificare i fattori più importanti per il successo della tua azienda. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per definire obiettivi e misure per ciascun fattori critici di successo.
• Tracciare i progressi: il software può essere utilizzato per tracciare i progressi verso i tuoi obiettivi e misure del Balanced Scorecard. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per prendere decisioni basate sui dati sulla tua strategia aziendale.
• Comunicare i risultati: Twproject può aiutare a comunicare i risultati del tuo Balanced Scorecard agli stakeholder della tua azienda. Queste informazioni possono aiutare ad allineare tutti ad una visione e strategia comuni.

L’implementazione del Balanced Scorecard richiede una pianificazione strategica, un impegno organizzativo e l’utilizzo di strumenti adeguati.

Seguendo questi passaggi, le organizzazioni possono assicurarsi di adottare il BSC in modo efficace, trasformandolo in uno strumento potente per il raggiungimento degli obiettivi strategici e il miglioramento continuo delle performance aziendali.