analisi dei gap

Gap Analisys: come può migliorare la gestione del progetto

La Gap Analisys è un metodo particolarmente efficace utilizzato per capire se il progetto sta procedendo così come pianificato.

E’ possibile pianificare tutto ciò che si vuole, ma una volta eseguito il piano, se non si ha un metodo o uno strumento per valutare se si stanno soddisfacendo i requisiti del progetto, allora si possono presentare dei problemi.

Conoscere le prestazioni effettive di un progetto rispetto alle prestazioni desiderabili e pianificate corrisponde a sapere quando un progetto sta andando fuori strada.

Tale conoscenza è fondamentale per identificare un problema e adottare le misure necessarie per risolverlo.

La Gap Analisys è uno strumento, relativamente semplice, che aiuta a valutare e aumentare il livello di prestazioni nel progetto.

Una sua conoscenza approfondita e di come utilizzarlo al meglio, può essere di grande beneficio per qualsiasi processo di project management.

Che cos’è l’analisi del gap?

La gap analysis è uno studio formale di come un’organizzazione o un progetto stanno attualmente progredendo e dove intendono andare in futuro.

Esistono varie prospettive che possono essere analizzate, dalla direzione aziendale ai processi aziendali, dall’informatica alla gestione dei prodotti.

I fattori che incidono sulle prestazioni infatti, includono la pianificazione delle risorse, gli investimenti di capitale, la tecnologia, ecc.

Per fare ciò è necessario determinare, documentare e migliorare la differenza tra requisiti e capacità al momento attuale.

Quali lacune può individuare la gap analysis?

Ciò che l’analisi del gap fa, è fornire un modo per misurare gli investimenti in tempo, denaro e risorse umane necessarie per raggiungere un risultato.

Ci sono una serie di lacune e risultati diversi che l’analisi del gap può individuare ed indirizzare. Vediamo quali. L’analisi può:

  • essere utilizzata per classificare in che modo un prodotto soddisfa delle specifiche esigenze.
  • anche aiutare a identificare le lacune nel mercato. Può confrontare i profitti previsti con i profitti desiderati e rivelare così un gap di pianificazione.
  • essere utilizzata per analizzare un gap di utilizzo. Il divario di utilizzo è il divario tra il potenziale uso sul mercato e l’uso esistente. Questa analisi deriva da ricerche di marketing approfondite e talvolta da dati provenienti da studi governativi o di settore.
  • anche individuare un gap di prodotto, come ad esempio la mancanza di alcune funzionalità richieste da una base di clienti.

Come eseguire una gap analysis

Esistono quattro passaggi di base da eseguire quando si esegue un’analisi del gap. Vediamo quali:

1. Identificare lo stato attuale

Il primo passo è sapere dove ci si trova in ​​questo momento. Quindi, bisogna essere chiari su ciò che viene descritto. Ciò significa raccogliere informazioni qualitative e quantitative, cioè tutto ciò che può essere contato e misurato. Più dati ed informazioni vengono raccolte, più nitida è l’immagine dello stato attuale.

2. Identificare dove si vuole andare – l’obiettivo

Il punto di un’analisi del gap è capire dove si vuole andare e se si è sulla strada giusta per arrivarci. Questo è lo stato desiderato o l’obiettivo futuro? Per arrivarci è necessario conoscere lo stato attuale e quali sono i tempi ragionevoli per arrivare da lì all’obiettivo che ci si è prefissato. E’ necessario quindi focalizzare quel punto futuro a cui si sta mirando: pensare a cosa deve accadere per raggiungerlo, a cosa non deve accadere e a cosa deve cambiare per raggiungere l’obiettivo.

3. Identificare le lacune – i gap

Se si è dove si è e non dove si vuole andare, lo spazio tra questi due punti è lo spazio che bisogna colmare per raggiungere l’obiettivo. L’identificazione delle lacune avviene quando si vuole capire perché esiste questo divario e come mai si è verificato. Alcune domande che si possono porre in questo contesto sono ad esempio:

  1. Quali decisioni critiche hanno portato a questo punto?
  2. Cosa avremmo potuto fare diversamente?
  3. Quali risorse sono necessarie per raggiungere l’obiettivo?
  4. E’ necessario fissare nuovi obiettivi per colmare il divario?

l'analisi dei gap

4. Colmare il divario

Dopo l’analisi, è ora il momento di agire. Si sa il perché esiste un divario ed è il momento di escogitare un modo per colmarlo.

Per fare ciò, è necessario tenere in considerazione i costi di implementazione per ogni soluzione e capire la data in cui il gap verrà colmato. Senza una data fissata infatti, questo task potrebbe finire per essere trascurato o ignorato.

Per effettuare un’analisi del gap, un software di project management con le giuste funzionalità può essere d’aiuto. Se non lo hai ancora fatto puoi provare TwProject ora e gratuitamente per 15 giorni.

Dopo aver svolto tutto il lavoro – ossia il controllo regolare dei cambiamenti – non deve essere trascurato il follow-through, ovvero la verifica che tutto vada come deve. Diversamente, esiste il rischio che le soluzioni progettate ed implementate così attentamente non vadano a buon fine.

E’ importante, inoltre, non provare a colmare troppe lacune contemporaneamente. A volte le lacune sono correlate tra loro ed è facile farlo, ma altre volte si potrebbe finire per “stressare” l’organizzazione ed ottenere un lavoro non soddisfacente.

In conclusione l’applicazione dell’analisi del gap nella gestione dei progetti, aiuta ad identificare ciò che deve essere fatto nel rispetto degli obiettivi dell’organizzazione in generale e del progetto nello specifico. Imparare a farla con costanza e correttamente è una priorità per qualsiasi Project Manager.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

produzione snella

Lean Manufactoring (Produzione Snella) cos’è e come gestirla

Il Lean manufacturing, in italiano “produzione snella”, affronta una delle cose peggiori che possono accadere a qualsiasi organizzazione: gli sprechi.

Non trarre il massimo vantaggio da tutte le risorse significa infatti perdere efficienza e, nei casi peggiori, arrivare addirittura ad arrestare la produzione.

Queste risorse trascurate riguardano qualsiasi aspetto: dagli strumenti di gestione del progetto di produzione alle competenze dei membri del personale.

L’industria in generale è ovviamente piena di sprechi. Che si tratti di lavoratori inattivi o di materiali inutilizzati che non possono essere riciclati o riutilizzati, i risultati sono gli stessi: un freno alla produttività.

Questa insistenza sull’eliminazione degli sprechi è dove si è sviluppata l’idea del lean manufactoring come sistema di gestione.

Le lezioni apprese da questa metodologia possono essere universalmente applicate.

I principi di produzione snella possono aiutare i processi aziendali a ottenere efficienze e, di conseguenza, diventare più efficaci e competitivi in ​​qualsiasi mercato.

Principi chiave di produzione snella

Esistono diversi principi chiave nella produzione snella e la loro mancata comprensione e applicazione corretta può comportare l’inefficienza del processo.

Questo impegno deve essere abbracciato dai leader e comunicato all’intera organizzazione.

La piena comprensione e l’impegno per i principi lean promuoverà un approccio e una strategia comuni in tutta l’organizzazione.

Vediamo quindi quali sono i principi chiavi della produzione lean e come applicarli.

Eliminazione dei 7 sprechi

Uno dei principi più critici e fondamentali della produzione snella è l’eliminazione degli sprechi e molti degli altri principi ruotano appunto attorno a questo concetto.

Esistono 7 tipi base di sprechi nella produzione:

  • Sovrapproduzione
  • Spreco di movimenti
  • Spreco di inventario
  • Produzione di difetti
  • Spreco di attesa
  • Spreco di trasporto
  • Spreco di elaborazione eccessiva

L’eliminazione di questi sprechi consente all’azienda di concentrarsi sulle attività chiave e sul valore aggiunto per il cliente.

Ogni principio di Lean Manufacturing è, in definitiva, orientato a dare più valore al cliente finale.

 Miglioramento continuo – Kaizen

Il miglioramento continuo – comunemente indicato dalla parola giapponese “kaizen” – è anch’esso un principio più critico della produzione snella.

Senza un miglioramento continuo infatti, i progressi cesseranno.

Come suggerisce il nome, il miglioramento continuo promuove il cambiamento costante e necessario verso il raggiungimento di uno stato desiderato.

Il miglioramento continuo dovrebbe essere una mentalità diffusa in tutti i livelli di un’organizzazione.
la produzione snella

Rispetto per le persone

La risorsa più preziosa per qualsiasi azienda sono le persone che lavorano per essa e per questo uno dei principi lean riguarda appunto i lavoratori.

Senza le persone, le organizzazioni non possono avere successo.

Questo approccio consente all’azienda di sfruttare e utilizzare la capacità collettiva di risoluzione dei problemi dei dipendenti per favorire il miglioramento.

Quando le persone non si sentono rispettate, tendono infatti a perdere il rispetto per l’organizzazione. I membri del team devono sentirsi sicuri, protetti e sfidati nel loro lavoro.

Un’organizzazione che sostiene il rispetto della filosofia dell’umanità apprezzerà gli sforzi dei propri lavoratori e li terrà in grande considerazione.

Produzione livellata – Heijunka

La base di questo principio dice che il carico di lavoro sia lo stesso – quindi allo stesso livello – ogni giorno.

La maggior parte delle aziende manifatturiere, erroneamente, sono in balia dei loro clienti per gli ordini. Prima di produrre il prodotto, attendono gli ordini e ciò comporta un aumento dei tempi di consegna che potrebbe non soddisfare le esigenze dei clienti.

All’altra estremità dello spettro, alcune aziende produrranno basandosi rigorosamente su una previsione. Ciò può comportare un eccesso di prodotto non richiesto dal cliente.

La produzione livellata prende in considerazione sia la previsione che lo storico degli ordini.

Produzione Just In Time – JIT

La base del principio “Just in Time” è quella di costruire ciò che è richiesto, quando è richiesto e nella quantità richiesta.

In collaborazione con la produzione livellata, questo principio permette il movimento e la produzione di parti solo quando richiesto.

Ciò significa che i componenti non vengono utilizzati nel prodotto non necessario e non si perde tempo a costruire prodotti invendibili.

Il principio JIT utilizza il flusso continuo e il tempo impiegato per collegare la produzione direttamente al ritmo delle vendite dei clienti.

Qualità integrata – Jidoka

L’idea alla base di questo principio è che la qualità sia integrata nel processo di produzione.

La qualità è integrata nel design della parte, nella confezione e in tutte le aree del prodotto, dalla progettazione alla spedizione.

Il principio Jidoka aggiunge qualità al processo attraverso il rilevamento o la prevenzione.

Ogni processo di produzione snella sarà progettato per evidenziare eventuali anomalie in modo che il dipendente possa interrompere il processo.

Arrestare il processo in modo che il problema possa essere risolto è una parte fondamentale del principio lean di Jidoka.

Gli obiettivi di Lean Manufacturing

Ridurre o eliminare gli sprechi è quindi essenziale per appoggiare la gestione del progetto. Vediamo quindi quali sono gli obiettivi finali del Lean Manufacturing:

  • Migliorare la qualità: per rimanere competitivi, le organizzazioni non possono essere compiacenti, ma devono soddisfare le mutevoli esigenze e desideri dei clienti. Pertanto, i processi devono essere progettati per soddisfare le loro aspettative e requisiti.
  • Eliminare gli sprechi: gli sprechi sono dannosi per costi, tempistiche e risorse senza aggiungere alcun valore a un prodotto o servizio.
  • Ridurre il tempo: il tempo è denaro, come dice il proverbio, e sprecare tempo significa quindi sprecare denaro. Ridurre il tempo necessario per avviare e terminare un progetto creerà valore aggiungendo efficienze.
  • Ridurre i costi totali: il denaro viene risparmiato quando un’organizzazione non sta perdendo tempo, materiali e personale in attività non necessarie. La sovrapproduzione aumenta anche i costi di stoccaggio e magazzinaggio. Comprendere il triplo vincolo è il primo passo per comprendere la gestione dei costi.

In conclusione, un sistema di produzione snella ben progettato incoraggerà i dipendenti a risolvere i problemi e migliorare il processo.

Lean da priorità a miglioramenti semplici, piccoli e continui.

Invece di rivoluzioni, nel Lean Manufacturing ci si concentra sulla modifica di una piccola cosa alla volta.

Sommando tutti questi piccoli miglioramenti, si raggiungerà così un livello più elevato di efficienza nell’intero sistema.

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Una prova è meglio di mille parole.
analisi predittiva

Analisi predittiva dei tempi e costi di progetto

Sicuramente, effettuare un’analisi predittiva non è cosa semplice.

Tuttavia, fare le giuste previsioni di tempi e costi di progetto, farà risparmiare denaro all’organizzazione e offrirà risultati superiori.

Ma come è possibile effettuare un’analisi predittiva accurata e realistica dei tempi e costi di progetto?

La risposta è semplice: avere i dati giusti!

Con i dati giusti infatti, è possibile prevedere i risultati aziendali futuri con maggiore precisione.

Tuttavia, implementare con successo l’analisi predittiva rimane una grande sfida, soprattutto per le piccole imprese con risorse di gestione dei dati limitata.

La raccolta, l’organizzazione e l’archiviazione dei dati corretti sono prerequisiti fondamentali per l’adozione di analisi predittive. Diversamente si arriverà quasi sicuramente a decisioni aziendali sbagliate.

Ma che cos’è l’analisi predittiva?

L’analisi predittiva viene definita come una forma di analisi avanzata che esamina dati o contenuti per rispondere a domande come “Cosa è probabile che accada?”.

L’analisi predittiva utilizza dati storici, intelligenza artificiale e apprendimento automatico per prevedere i risultati futuri.

Vi sono soluzioni che utilizzano strumenti statistici come analisi di regressione, modellizzazione dei dati, previsioni e statistiche per rispondere a domande su ciò che probabilmente accadrà in futuro.

Ciò che è importante è che grazie all’analisi predittiva si può arrivare a trovare soluzioni a diverse sfide aziendali e si può ottenere un valido aiuto per raggiungere gli obiettivi aziendali.

5 passaggi per iniziare un’analisi predittiva dei tempi e costi di progetto

Per assicurarsi di generare il tipo di dati necessari per ottenere un’analisi predittiva corretta, è necessario creare una cultura basata sui dati all’interno della propria organizzazione

Ecco, pertanto, i 5 passaggi che guideranno il project manager nella preparazione di un’analisi predittiva dei tempi e costi di progetto:

1. Definire il risultato aziendale che si desidera ottenere

L’analisi predittiva, come abbiamo detto, consente di visualizzare i risultati futuri. Obiettivi chiaramente definiti aiutano a personalizzare le soluzioni da adottare per ottenere migliori risultati.

Esiste però la possibilità di accorgersi che i dati esistenti non sono sufficienti per rispondere alle domande che ci interessano. In questi casi, si dovrà lavorare per raccogliere dati rilevanti per un determinato periodo di tempo o modificare le domande per affrontare la stessa sfida da una prospettiva diversa.

 2. Raccogliere i dati rilevanti da tutte le fonti disponibili

Ormai lo sapete bene anche voi, i modelli di analisi predittiva sono alimentati dai dati.

E’ importante, pertanto, identificare anche le fonti attraverso le quali reperire i dati giusti in grado di rispondere alle domande che si riferiscono alla sfida aziendale.

Memorizzare i dati in un foglio di calcolo per poi inserirli in modelli predittivi, ad esempio, può essere un processo noioso, rischioso e in molti casi impossibile. Utilizzare invece applicazioni apposite, a volte anche incluse in software di project management (link alla Home), può essere la soluzione ideale per archiviare ed elaborare i dati rilevanti.

Questi strumenti consentono inoltre di archiviare grandi quantità di dati – spesso nel cloud, aiutando a risparmiare sui costi dell’infrastruttura IT – in modo ordinato. È quindi possibile utilizzare gli strumenti di estrazione dei dati per ottenere  dati rilevanti da più origini.

 3. Migliorare la qualità dei dati utilizzando tecniche di pulizia degli stessi

Garbage in, garbage out” è un termine del settore che si riferisce al fatto che input di bassa qualità generano, a loro volta, valori di output scadenti.

L’analisi predittiva sarà  poco accurata se i dati di input sono scadenti. È necessario quindi assicurarsi che i membri del team, gli stakeholder, o chiunque sia il responsabile di inserimento dati, registri i valori dei dati corretti e nel formato prescritto ed accordato. Ciò aiuterà a ridurre il tempo impiegato per la pulizia e la formattazione dei dati.

Si dovrà anche prevenire e correggere i record duplicati, nonché normalizzare i dati per garantire coerenza nei record.

La maggior parte delle soluzioni software di project management offre funzionalità di pulizia dei dati come, ad esempio: eliminazione dei dati, standardizzazione dei dati, armonizzazione dei dati e profilazione dei dati.
l'analisi predittiva

4. Creare modelli di analisi predittiva per testare i dati o sceglierne uno correttamente

Costruire il proprio modello di analisi predittiva richiede esperienza nel campo del project management e nella scienza e gestione dei dati.

Probabilmente, un project manager avrà bisogno dell’aiuto di un data scientist o di qualcuno con competenze analitiche avanzate per creare da zero modelli predittivi.

Una possibilità, se non si hanno risorse adeguate interne, è quella di esternalizzare questo lavoro a una società di consulenza che fornisca servizi di analisi. Ma, se i problemi di costo impediscono ad una piccola impresa di coinvolgere esperti, esistono molti software appositi disponibili con funzionalità integrate di strumenti di modellazione predittiva.

Sebbene questi strumenti possano non offrire le conoscenze avanzate che un esperto scienziato dei dati può apportare, offrono comunque modelli predittivi integrati, sono facili da usare e hanno sicuramente un costo inferiore.

Un software con una funzionalità di analisi predittiva dei tempi e costi di progetto, può essere un buon punto di partenza per le piccole imprese che cercano di fare previsioni. Puoi provare gratuitamente TwProject per 15 giorni e, se non sai come fare, farti aiutare dal nostro team di supporto.

5. Valutare e validare il modello predittivo per garantire solidità

Per verificare il modello scelto, la valutazione e la convalida del modello predittivo con set di dati alternativi consente di identificare i punti deboli nel modello, oltre a garantire che il modello funzioni bene in scenari diversi.

Ma questa non è l’unica tecnica disponibile. Esistono diverse tecniche per la convalida dei modelli predittivi, come la convalida incrociata, la convalida della regressione e molte altre.

Anche se non si ha familiarità con queste tecniche, al giorno d’oggi, la maggior parte degli strumenti di analisi predittiva offre funzionalità di convalida dei modelli all’interno del software.

Incorporare i modelli predittivi nei processi aziendali e utilizzare i risultati, sarà utile e per prendere decisioni aziendali migliori.

Analisi Predittiva: Conclusioni

L’implementazione degli strumenti di modellazione predittiva non è priva di ostacoli. Ecco alcune delle sfide che un project manager potrebbe trovarsi ad affrontare:

L’analisi predittiva prevede la probabilità di un evento, non la certezza

Per quanto si possa desiderare che i dati aiutino a fare previsioni certe ed accurate, ciò che effettivamente è possibile prevedere è la probabilità di un evento. Tutte le previsioni, comprese quelle fatte usando i dati giusti e rilevanti, lasciano sempre qualche elemento di errore o incertezza.

Pertanto, l’ultima chiamata a qualsiasi decisione commerciale dovrebbe basarsi su una combinazione di elementi e non dovrebbe essere limitata a un solo aspetto.

La creazione di analisi predittive può richiedere molto tempo

L’analisi predittiva non può essere implementata dall’oggi al domani. La costruzione e l’implementazione di solidi e funzionanti modelli predittivi può richiedere addirittura mesi, a seconda del livello di esperienza e conoscenza delle persone coinvolte.

Quello che è da sottolineare è che modelli predittivi robusti e riutilizzabili forniscono guadagni e risparmi sui costi a lungo termine.

L’adozione di analisi predittive comporta dei costi

Oltre al costo di un eventuale software di project management che includa uno strumento di analisi predittiva, bisogna tenere in conto il costo della formazione dei membri del team che avranno un ruolo diretta nell’effettuare un’analisi predittiva.

È possibile iniziare identificando i casi aziendali in cui l’analisi predittiva è già stata utilizzata con successo e adattarla alle nuove situazioni.

Il trucco che possiamo suggerire soprattutto ai project manager meno esperti, è di iniziare a sperimentare analisi predittive su piccola scala ed espandere man mano che si acquisisce esperienza e si vedono risultati favorevoli.

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conoscere la corporate governance

Corporate Governance: cos’è e come può influire sulla realizzazione di un progetto

Realizzare profitti è lo scopo prioritario di qualsiasi organizzazione a scopo di lucro ed ogni singola azienda è governata da un proprio insieme di standard e pratiche.

Tali standard e pratiche sono chiamati Corporate Governance e hanno influenza su qualsiasi progetto che viene condotto dall’organizzazione in oggetto.

Durante la gestione di un progetto è facile perdere di vista il quadro generale e concentrarsi esclusivamente sul successo del singolo progetto. Naturalmente, il successo di un singolo progetto non può corrispondere al successo aziendale, ci sono altri fattori in gioco.

Tutti questi fattori vengono conteggiati e calcolati nella Corporate Governance.

Cerchiamo, pertanto, di conoscerla meglio. Impariamo di cosa si tratta e cosa può fare per la gestione del progetto.

Che cos’è la corporate governance?

La corporate governance è un sistema di regole, pratiche e processi che vengono utilizzati da un’organizzazione per dirigere e controllare le sue azioni.

È un modo per offrire un equilibrio tra le diverse entità aziendali, come stakeholder, management, clienti, fornitori, finanziatori, governo e comunità.

La corporate governance può essere considerata come il quadro attraverso il quale un’organizzazione raggiunge i suoi obiettivi.

Ciò include piani d’azione, controlli interni, misurazioni delle prestazioni e divulgazioni aziendali.

Gli arbitri principali nella corporate governance sono il consiglio di amministrazione di qualsiasi organizzazione.

A tal proposito è utile ricordare che il consiglio di amministrazione è eletto dagli azionisti ovvero rappresentano la proprietà. A volte i membri sono nominati da altri membri del consiglio di amministrazione per rappresentare gli azionisti.

Alcune delle loro responsabilità consistono nel prendere decisioni importanti, come la nomina di dirigenti aziendali e la loro remunerazione dei dirigenti.

Tuttavia, rappresentando la proprietà, il compito va ben oltre quello finanziario e può riguardare anche le preoccupazioni sociali o ambientali.

Il consiglio di amministrazione, in poche parole, prende in considerazione tutte le decisioni che avranno un impatto su dipendenti, clienti, fornitori, comunità e azionisti.

Il consiglio di amministrazione non è dirigente e non è direttamente coinvolto nelle operazioni quotidiane di un’organizzazione, ma è responsabile della supervisione e della pianificazione, due pilastri della corporate governance.

Chiaramente, il consiglio di amministrazione può delegare alcuni compiti ai vari direttori di dipartimento e project manager, che hanno il tempo e le risorse per immergersi profondamente nelle questioni che richiedono competenza. Questi riferiranno poi regolarmente al consiglio di amministrazione in merito alle loro azioni e alle loro conclusioni.

Gli effetti positivi e negativi della corporate governance

La corporate governance può avere effetti positivi o negativi su un’organizzazione.

Se il governo societario mette in dubbio l’affidabilità, l’integrità o gli obblighi dell’organizzazione nei confronti dei propri azionisti, è un problema che potrà avere delle ripercussioni finanziarie.

Ad esempio, se vengono svolte operazioni e atti illegali, questo si tradurrà in uno scandalo, situazione che ha afflitto molte aziende anche importanti in passato. Ciò, nella migliore delle ipotesi, farà cadere la fiducia in un marchio e, nel peggiore dei casi, porterà l’organizzazione alla chiusura.

Se le organizzazioni non prendono sul serio il controllo o scelgono di farsi controllare da un revisore non affidabile o poco competente, la rendicontazione finanziaria risultante può essere inaccurata o non conforme. Le risultanze saranno drammatiche.

Un consiglio di amministrazione mal strutturato e che si muove nella direzione sbagliata, renderà difficile il cambiamento e le giuste scelte.

Tuttavia, la corporate governance crea una norma in base alla quale misurare un’organizzazione in base a una metrica trasparente.

In questo modo, azionisti, amministratori, funzionari e manager hanno una chiara direzione e sono incentivati ​​ad agire in conformità con le regole.
la corporate governance

In che modo la corporate governance influisce sul successo di un progetto?

La corporate governance è più di un semplice dispositivo per controllare una società. E’ utile anche a livello di progetto, poiché presenta una supervisione sulla conformità. Attenua i rischi e offre orientamento e direzione ai project manager.

Offrendo uno standard etico o una scelta morale, al momento di prendere una decisione, può rappresentare un contesto ed una visione più ampia, invece di focalizzarsi solamente all’interno del perimetro in cui si muove il progetto.

Dall’altro lato esistono però anche dei problemi, specialmente quando si lavora in un ambiente agile in cui essere in grado di muoversi rapidamente è il perno essenziale.

La corporate governance è un processo lento che deve sorpassare spesso molti cavilli burocratici prima che vengano prese le decisioni.

Ma c’è un motivo che giustifica questa lentezza: queste decisioni possono influenzare non solo un singolo progetto, ma l’organizzazione in generale.

Un project manager potrebbe trovarsi frustrato dalla burocrazia se è abituato a prendere rapidamente delle decisioni ma deve tener presente che quella lentezza burocratica può rappresentare la salvezza della sua Azienda..

Stessi problemi possono sorgere se è necessario un ulteriore finanziamento o un cambiamento nella programmazione. Il denaro può essere una valvola difficile da aprire quando controllato da un consiglio di amministrazione.

Corporate governante: conclusioni

In conclusione, una buona corporate governance può aiutare a guidare un progetto complesso, a seconda del grado di impatto organizzativo e del numero di parti interessate.

Senza un forte governo societario, i progetti possono risentire dell’incapacità di garantire un’allocazione impegnata delle risorse, visualizzare problemi, azioni e rischi, avere ritardi nel processo decisionale, non avere riscontro da parte degli stakeholder e scarsa visibilità dell’importanza del progetto a livello esecutivo.

Detto questo, il più delle volte la corporate governance è un modello che è stato eretto per un bene più grande del singolo progetto, un bene che si porta al livello organizzativo. Il progetto dovrà trovare un posto all’interno di questo quadro per vivere e prosperare in questo spazio.

Il progetto, in sostanza, deve creare opportunità all’interno dell’organizzazione e la corporate governance deve monitorare il bene generale dell’azienda. La cosa migliore che qualsiasi project manager possa fare, pertanto, è diventare intimo e saper interagire con la corporate governance.

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tabella del prodotto

Tabella di marcia del prodotto: come progettarla al meglio

La tabella di marcia di un prodotto potrebbe apparire ai più come un dettaglio poco importante a cui non prestare molta attenzione. Bastano però delle semplici riflessioni per poter cambiare idea velocemente.

E’ risaputo come la tecnologia in rapida evoluzione richieda alle aziende di innovare sempre più rapidamente e di immettere, ancora più velocemente, nuovi prodotti sul mercato.

Ma le buone idee non garantiscono sempre buoni prodotti ed i team che si occupano dello sviluppo sono spesso ostacolati da decisioni ritardate.

Una tabella di marcia del prodotto può quindi aiutare ad evitare questi problemi e creare un piano di mercato orientato al futuro.

Che cos’è una tabella di marcia del prodotto?

Una tabella di marcia del prodotto offre un’ampia panoramica di tutti gli aspetti di un prodotto: obiettivi, sequenza temporale, caratteristiche, risorse, ecc.

La tabella di marcia indica, in sostanza, cosa sta costruendo un team di sviluppo, il problema che la tecnologia o il software risolverà e gli obiettivi di business che il nuovo prodotto andrà a raggiungere.

Ma una tabella di marcia efficace fungerà anche da strumento di gestione del progetto in due modi principali, ovvero perchè:

  • è uno strumento strategico grazie al quale è possibile realizzare obiettivi lungimiranti e tempistiche approssimative per il prodotto,
  • può migliorare la comunicazione fornendo un luogo dove più parti interessate possono valutare gli obiettivi del prodotto e i progressi ottenuti.

Le roadmap dei prodotti forniscono ai team interni e agli altri stakeholder, informazioni sullo stato corrente di un prodotto.

Inoltre, la tabella di marcia dovrebbe anche stabilire chiare aspettative su come il prodotto si svilupperà nei mesi seguenti.

Colui che si occupa di creare la tabella di marcia del prodotto dovrebbe prendere in considerazione le tendenze tecnologiche esistenti, le condizioni di mercato, i vincoli ingegneristici e la proposta di valore dell’organizzazione.
la tabella del prodotto

Come creare una tabella di marcia del prodotto in 5 step

Vediamo ora i 5 passaggi chiave per creare la tabella di marcia di un prodotto.

1. Definire la strategia del prodotto

Una strategia di prodotto crea il quadro generale in cui si muoverà la creazione del prodotto.

Ad esempio, per consentire all’organizzazione di investire nello sviluppo di un prodotto, le parti interessate si aspettano risposte a domande come:

  • Quali clienti useranno il prodotto?
  • Quali problemi risolverà?
  • Quali obiettivi aziendali verranno perseguiti?

Consigliamo, inoltre, di includere i principali differenziatori che distinguono questo da altri prodotti simili già presenti sul mercato.

2. Raccogliere i requisiti

Esistono tre gruppi principali dai quali si possono raccogliere informazioni per definire i requisiti:

  • Parlare direttamente con il team responsabile della vendita e dell’assistenza clienti. Questi dipartimenti sanno in prima persona quali sono le esigenze del mondo esterno e probabilmente hanno un feedback dei clienti che può aiutare a dare la priorità alle nuove funzionalità. Inoltre, la loro intuizione può fornire idee su cosa considerare per le versioni future di prodotto.
  • Interagire direttamente con la comunità di utenti del prodotto, si potranno così ottenere informazioni preziose dagli appassionati e dagli esperti che già impiegano molto tempo nell’utilizzo del prodotto.
  • Infine, esiste la conoscenza diretta del prodotto. Indubbiamente, il project manager ha una profonda conoscenza della funzionalità del prodotto, delle sue caratteristiche e dei suoi limiti. Il project manager può quindi pensare a quali componenti sono più vitali per i clienti. Una volta identificati, ci si può concentrare sulle soluzioni per migliorare in modo significativo eventuali punti deboli.

3. Assegnare un ampio lasso di tempo alle iniziative

Il livello di dettaglio della tabella di marcia deve lasciare spazio all’innovazione e alla reattività agile.

Fissare delle scadenze rigide, potrebbe portare a promettere un risultato che non si è in grado di mantenere.

Pertanto, anziché indicare date specifiche, molti product manager scelgono di tracciare iniziative a livello mensile o trimestrale. In alternativa, si può scegliere di omettere completamente le date.

4. Personalizzare la tabella di marcia per le parti interessate

Il successo di un prodotto dipende dalla partecipazione anche degli altri team interni e degli stakeholder.

Per avere più possibilità di persuadere le parti interessate, si può pensare di personalizzare la tabella di marcia, presentando dettagli per i loro interessi particolari.

Ecco alcuni stakeholder interni comuni e le informazioni che rispettivamente, in genere, desiderano in una tabella di marcia del prodotto:

  • Dirigenti aziendali: tutti gli elementi delineati nella strategia del prodotto, oltre a tutti i dati relativi alle dimensioni del mercato.
  • Dipartimento Marketing: caratteristiche del prodotto, confronto tra il prodotto e prodotti simili sul mercato e potenzialità del prodotto di generare vendite.
  • Dipartimento Vendite: date di rilascio e specifiche sui vantaggi che il prodotto offre ai clienti.

5. Condividere la tabella di marcia del prodotto

La condivisione della tabella di marcia ha diversi vantaggi. Oltre a incoraggiare il coinvolgimento del team e ottenere il supporto della direzione superiore, la tabella di marcia comunica tutti i progressi che si sono fatti e fissa le aspettative per le fasi successive.

In definitiva, la tabella di marcia del prodotto aiuterà gli sviluppatori a creare il miglior prodotto possibile.

Per gestire e condividere una tabella di marcia del prodotto, esistono diversi software di project management che permettono di farlo. TWproject è uno di essi e puoi provarlo gratis cliccando qui.

Ti accorgerai di quanto è semplice gestire il tutto da un unico pannello. Dall’aggiunta di dati alla gestione delle scadenze, dalla modifica di un’attività alla condivisione con tutti gli stakeholder.

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roadmap di progetto

Roadmap di progetto cos’è e perché è importante

Vediamo cos’è una roadmap di progetto per sommi capi prima di addentrarci nella spiegazione dettagliata.

Una roadmap, anche chiamata tabella di marcia di progetto, è uno strumento strategico di pianificazione aziendale spesso utilizzato per delineare la visione futura di un sistema, servizio o prodotto.

Questa mostrerà quali cambiamenti e sviluppi sono necessari per arrivarci e visualizzerà gli output che si prevedono di consegnare in un periodo di tempo specifico.

Una roadmap di progetto viene spesso utilizzata in un’organizzazione che segue la metodologia Agile e aiuterà le parti interessate a visualizzare dove e quando è probabile che si verifichino cambiamenti pianificati.

Perché una roadmap è importante?

Se ti stai chiedendo perché mai una roadmap di progetto debba essere così importante, proveremo a spiegarlo con una similitudine a nostro avviso molto calzante.

Immaginiamo di lavorare su un puzzle: si sa che in qualche modo i pezzi fanno tutti parte di un insieme, ma non si è sicuri su cosa bisogna concentrarsi inizialmente. Tutti i pezzi sembrano un po’ casuali all’inizio e quindi lentamente, ma con sicurezza, si inizia a mettere in atto una strategia. Un piano di attacco per risolvere il puzzle.

Alcuni potrebbero iniziare mettendo tutti i singoli pezzi del bordo al loro posto, altri potrebbero iniziare dal centro. Quindi nel tempo, man mano che si hanno sempre più pezzi al loro posto, si inizia a vedere l’immagine completa che questi costituiscono.

Ora immaginiamo di lavorare sul puzzle con altre persone: come ci si può assicurare di essere tutti allineati e di lavorare per lo stesso obiettivo?

Questo è essenzialmente il perché una roadmap di progetto è importante.

Spacchettizzare il puzzle in aree più piccole su cui focalizzarsi consente facilitare e velocizzare il processo, creando una base solida per tenere traccia dei progressi mentre si procede.

La roadmap è in sostanza la strategia di azione. Impostando una strategia, si dovrebbe essere in grado di raggiungere il risultato finale più rapidamente rispetto ad una risoluzione casuale o non pianificata.
la roadmap di progetto

Come si crea una roadmap di progetto?

Pianificare una roadmap è un processo continuo e bisogna prendersi il tempo per definirla e aggiornarla. La roadmap evolve continuamente così come evolve l’aspetto della visione futura del progetto. E’ grazie a questa evoluzione che si dovrebbe ridurre al minimo quei momenti del “perché non lo sapevo” che tanti danni potrebbero fare al risultato finale.

Ci sono una serie di passaggi che è possibile seguire per definire una roadmap di progetto, vediamo quali sono.

Identificare le parti interessate

Se si parte da zero, identificare i principali utenti finali e le parti interessate è fondamentale. Sapendo a chi rivolgersi, è possibile ricercare ciò che è importante per l’attività di progetto.

Stabilire le priorità aziendali

Alcune priorità saranno così importanti e critiche per l’organizzazione che le tempistiche di queste saranno già fissate. Per tutto il resto, è possibile essere creativi.

Un’idea è quella di riunire le parti interessate ed in questa sessione incoraggiare le persone ad essere aperte e trasparenti, mantenendo tutti concentrati su ciò che è meglio per l’organizzazione in generale e non sui singoli dipartimenti o team.

Lo scopo è quello di ottenere un coordinamento generale su cosa considerare prioritario in base ad un ordine decrescente. Coinvolgendo le parti interessate nella definizione della roadmap di progetto, è possibile consentire loro di inserirsi attivamente nella visione futura.

Visualizzare la roadmap di progetto

Le roadmap possono essere rappresentate in dimensioni e formati diversi, coprendo i temi, le priorità e gli obiettivi che si intendono realizzare.

Come accennato in precedenza, questi piani sono sempre soggetti a modifiche, ma lo scopo è quello di renderli abbastanza semplici da regolare e modificare nel tempo.

L’importante è riuscire sempre ad avere una buona visualizzazione dell’insieme e per ottenere questo anche la fantasia del PM ha una buona dose di importanza. Un procedimento che potrebbe, ad esempio, tornare utile per la visualizzazione di una roadmap di progetto, è la possibilità di raggruppare gli elementi relativi ad un tema in una colonna e far scorrere la scala temporale nella parte superiore. I singoli risultati o mini-progetti diventeranno così le celle intermedie, e la visualizzazione del “to do” sarebbe semplice.

Comunicazione

Dopo aver costruito una roadmap di progetto, è possibile analizzare la stessa con le principali parti interessate per ottenere l’approvazione finale.

Si potranno, in questo modo, apportare ulteriori modifiche anche in base ai suggerimenti ricevuti. Assicurarsi inoltre che tutti abbiano aderito al processo e alla visione, significherà che da quel momento in poi ci si potrà concentrare e focalizzare gli sforzi solamente sulla consegna.

Ricordarsi di rinnovare la roadmap regolarmente o, comunque, di confrontare il piano con l’andamento del progetto su base regolare rimane comunque un’operazione assolutamente necessaria da fare.

Roadmap di progetto: conclusioni

Per concludere, ecco un processo schematico che può essere utilizzato per tracciare una roadmap di progetto efficiente:

  1. Impostare la sequenza temporale
    a.   Quanto lontano si vuole arrivare con la roadmap (1 mese, 6 mesi, 1 anno, ecc.)?
    b.   Assicurarsi che questo sia un periodo di tempo rilevante, ovvero non andare troppo lontano nel futuro.
  2. Stabilire i flussi di lavoro
    a.   Dove sono le aree di attenzione alle risorse o al budget? Sapere questo aiuta a comunicare alle parti interessate dove si concentra l’attività.
  3. Elaborare le attività di alto livello all’interno di ciascun flusso di lavoro
    a.   Mantenere basso il livello di dettaglio. Per esempio: se l’intera sequenza temporale dura 12 mesi, non includere attività di durata inferiore a 1 mese
    b.   Mantenere un’immagine realistica, ovvero non sovraccaricare nessuno dei flussi di lavoro.
  4. Se sono presenti aree ad alto rischio, aggiungere etichette, come ad esempio:
    a.   Problemi di risorse / vincoli / rischi
    b.   Questioni finanziarie / vincoli / rischi
  5. Inserire le tappe chiave o milestone
    a.   In una sequenza temporale nella parte superiore della tabella di marcia, aggiungere indicatori per le date importanti
    b.   Mantenere realistiche queste date
    c.   Lasciare della contingenza
    d.   Se una data o milestone è indicativa, è necessario indicarlo
  6. Evidenziare chiaramente lo stato del documento
    a.   Se è “bozza”, è necessario etichettarlo chiaramente nella parte superiore del documento
    b.   Dare un numero di versione

 

Questo, ovviamente, è solo uno dei possibili esempi da seguire per elaborare una roadmap di progetto.

Il processo può variare a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, a seconda delle priorità e persino a seconda delle responsabilità all’interno dell’azienda.

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Una prova è meglio di mille parole.
redditivita di un progetto

Redditività di un progetto: come valutarla concretamente

Ma il progetto che stai realizzando è redditivo o no? Come si misura la Redditività di un progetto? Ogni organizzazione dovrebbe stimare se il suo progetto è redditizio o meno. La determinazione del profitto non è però un compito facile.

Molti project manager possono rimanere sbalorditi nello scoprire che tutto il loro duro lavoro sta portando a progetti non redditizi.

Vediamo quindi quali sono gli elementi da considerare per capire se un progetto può essere redditizio o no e, in seguito, come calcolare concretamente la redditività di un progetto.

7 punti chiave per la redditività di un progetto

Per valutare se un progetto è conveniente (redditivo) o meno possiamo partire da 7 punti chiave che andremo ad elencarvi.

Ognuno di questi punti è fondamentale e un buon PM dovrebbe sempre tenerli presente.

Gestione aziendale nascosta

Rimanere competitivi è chiaramente un elemento chiave che influirà sull’attività dell’organizzazione.

Gli indicatori chiave di prestazione dell’organizzazione in generale sono importanti da comprendere al fine di aumentare la redditività dell’impresa e per capire il ruolo dello specifico progetto in base agli obiettivi chiave aziendali.

Installazione strutturata

Ogni progetto dovrebbe essere impostato in modo tale da consentire una gestione efficiente sin dall’inizio e durante tutto il suo ciclo di vita.

Ciò significa definire un set di obiettivi per ciascun progetto e quindi rifletterlo in un budget di progetto di base.

Ciò costituirà il punto di controllo per tutti i costi del progetto.

Controllo dei costi

Sarà possibile tenere traccia dei costi – e quindi della redditività – del progetto solo se si ha definito un budget di base.

In tutti i progetti, la priorità dovrebbe essere quella di controllare i costi effettivi e bilanciarli con i costi stimati nel bilancio.

Tenere sempre traccia dell’ambito del progetto

Si può facilmente perdere la traccia dell’ambito del progetto, a causa delle nuove esigenze e modifiche del cliente.

Se il progetto ha un prezzo fisso, qualsiasi attività che non fa parte dell’ambito originale comporterà ulteriori sforzi e costi, per i quali il team non verrà pagato.

E questo influenzerà istantaneamente la redditività del tuo progetto.

Aumentare la trasparenza e la comunicazione

Come abbiamo parlato in diversi articoli precedenti, sappiamo che la comunicazione e la trasparenza sono alla base di un progetto di successo e, quindi, redditizio.

Questo può essere un problema nel caso di organizzazioni che ancora fanno affidamento su metodi manuali o datati per organizzare i propri dati.

Inoltre, le prestazioni del progetto sono difficili da prevedere quando non c’è chiarezza tra dipartimenti e team.

Valutare regolarmente

È necessario valutare ogni progetto in relazione al budget di base, ciò consentirà di evitare e prevedere ritardi e rischi.

È molto importante gestire i costi imminenti e aggiungere i costi man mano che si verificano, poiché ciò fornirà una chiara idea dei costi totali al completamento.

Utilizzare gli strumenti di gestione del progetto

Molti strumenti di software di gestione di progetto sono molto efficaci. Se non ne hai mai usato uno ti consigliamo di provare TWproject gratuitamente.

Questo tipo di tecnologia consentirà di avere un unico punto in cui è possibile controllare tutti i costi del progetto e per effettuare i relativi controlli.

Inoltre, grazie a questi strumenti sarà possibile ottenere rapporti sul progetto più rapidi e precisi.
la redditivita di un progetto

Come misurare la redditività di un progetto

Per misurare in concreto la redditività di un progetto ci sono diversi metodi che possono essere presi in considerazione. Vediamo quali sono.

Valore attuale dei flussi di cassa futuri

Un fattore determinante nel calcolo dell’indice di redditività è il valore attuale dei flussi di cassa futuri che l’investimento, quindi il progetto, dovrebbe andare a restituire.

La formula del valore attuale misura il valore corrente di un importo futuro da ricevere, dato un periodo di tempo e un tasso di interesse specifici.

Il valore attuale può essere calcolato con la formula: Vp = Vf / (1 + r) n

dove

Vp = Valore (presente)

Vf = Valore (futuro)

r = tasso di interesse

n = numero di anni

Ad esempio, se si prevede che un investimento restituirà 100.000 euro in 3 anni con un interesse del 3,5%, il calcolo del valore attuale sarebbe simile al seguente:

Vp = 100.000 / (1 + 0,035) 3 = 100.000 / 1,109 = 90.194,27 euro

Il calcolo mostra che 90.194,27 euro investiti oggi ad un tasso di interesse annuo del 3,5 percento varranno 100.000 euro fra tre anni.

Valore attuale netto

Il valore attuale netto, o VAN, è il valore attuale dei flussi di cassa futuri derivanti da tale investimento, meno l’importo investito.

Questo numero mostra la differenza tra ciò che l’azienda deve spendere per ottenere il rendimento desiderato e ciò che effettivamente andrò a spendere.

Il VAN utilizza il valore temporale del denaro per determinare se l’importo speso oggi per fornire un rendimento futuro comporterà un profitto o no.

Ad esempio, se l’importo effettivo investito è di 85.000 euro e il valore attuale dei flussi di cassa futuri è 90.194,27 euro, il VAN corrisponde a 90.194,27-85.000 , ossia 5.194,27 euro.

Il VAN positivo mostra quindi che l’investimento produrrà un profitto. Se il VAN dovesse risultare negativo significa che il progetto non è redditizio.

Indice di redditività

Gli investimenti con indici di elevata redditività possono aiutare un’organizzazione ad ottenere il massimo profitto con un minimo di investimento.

Mentre il VAN mostra se l’investimento produrrà un profitto (VAN positivo) o una perdita (VAN negativo), l’indice di redditività mostra il grado di profitto o perdita.

I project manager possono utilizzare il valore attuale dei flussi di cassa futuri (PV) o il valore attuale netto (VAN) per calcolare l’indice di redditività.

Indice di redditività = (PV / importo investito) = 1 + (VAN / importo investito)

Utilizzando l’esempio precedente: un’organizzazione prevede di ricevere 100.000 euro tra tre anni su un investimento di 85.000 euro.

Il tasso di interesse dovrebbe rimanere al 3,5 percento per quei tre anni.

Indice di redditività (PV) = (90.194,27 / 85.000) = 1.061

Indice di redditività (VAN) = 1 + (5.194,27 / 85.000) = 1.061

 

Un indice di redditività di 1.061 sarebbe probabilmente considerato un investimento marginale.

Se l’intervallo di tempo fosse esteso da tre a cinque anni, il calcolo sarebbe:

Vp = 100.000 / (1 + 0,035) 5 = 100.000 / 1.188 = 84.197,32 euro

e il calcolo dell’indice di redditività sarebbe quindi:

Indice di redditività (PV) = (84.197,32 / 85.000) = 0.991

rendendolo un investimento leggermente perdente.

Come regola generale: se il risultato è maggiore di 1, il progetto genererà valore e l’organizzazione dovrebbe procedere con il progetto. Se invece il risultato è inferiore a 1, il progetto distrugge valore e l’organizzazione non dovrebbe procedere con il progetto. Se invece il risultato ottenuto è uguale a 1, il progetto si può interrompere dato che non porta né un guadagno né una perdita, l’organizzazione è totalmente indifferente.

Chiaramente, più alto è l’indice di redditività, più attraente è l’investimento.

 

Prima di procedere con un progetto, qualsiasi esso sia, è importante che il project manager abbia effettuato almeno una di queste analisi.

Senza un adeguato calcolo di redditività del progetto, sarà come inoltrarsi in un bosco nel buio totale senza sapere dove il sentiero porterà.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

i killer di progetto

Project Killer: i 6 principali motivi per il fallimento di un progetto

I killer di un progetto sono sempre dietro l’angolo.

Quello che possiamo fare come project manager, è capire quando non si sta lavorando nel modo più efficace possibile ad un progetto con il proprio team.

Tra tecnologia in rapida evoluzione e programmi intensi, è facile ricorrere a pratiche datate o errate che vanno ad uccidere l’efficienza del team e, di conseguenza, il progetto.

Ecco quindi un elenco dei 6 principali motivi per il fallimento di un progetto ed alcuni suggerimenti su come superarli.

Project Killer n°1: Scadenze non realistiche

Non si può negare che le scadenze siano importanti. Tuttavia, la parte più importante delle scadenze è fissarle tenendo i piedi ben saldi per terra.

Ecco alcune linee guida da tenere a mente:

  • Scoprire quante persone lavoreranno a un progetto: questa informazione aiuterà a fornire una stima di tempo più realistica.
  • Assicurarsi che i membri del team sappiano esattamente chi lavorerà su quale task di progetto e per quanto tempo. In questo modo, il tempo dedicato alle vacanze personali, malattie ed altre possibili interferenze non andranno a rovinare il programma.

E’ importante riuscire a trovare una buona stima su quanto tempo dovrebbe durare il progetto formalizzata in ore (se possibile) o almeno giorni e mesi. Una volta ottenuta questa stima bisognerà aggiungere il tempo di emergenza.

Se si tratta di un progetto realizzato già più volte, il 5% in più potrebbe essere sufficiente.

Se si tratta di un nuovo progetto, potrebbe essere necessario aggiungere fino al 50% della stima iniziale, a seconda del tipo di progetto e del settore.

Sorprese inaspettate accadono sempre, per questo è importante concedersi sempre un po’ di tempo extra in caso di problemi imprevisti.

Non bisogna dimenticare, inoltre, che le scadenze non realistiche spesso prevedono una tempistica troppo lunga.

Se si ha una scadenza lontana, si potrebbe incorrere nell’errore di rimandare troppo a lungo.

Un consiglio chiave è che:

i tempi dei progetti dovrebbero essere brevi, il che significa che i progetti più grandi e complessi dovrebbero essere suddivisi in progetti separati

Quando si sottovaluta la sequenza temporale di un progetto, il risultato è molto più grave di una semplice scadenza mancata nel calendario.

Un esempio? I lavoratori devono essere pagati per più tempo, quindi il budget andrà oltre quello stimato inizialmente.

Project Killer n°2: Scope Creep

Quasi il 75% dei dirigenti project manager pensa che il loro progetto sia condannato dall’inizio. Perché? Il motivo principale sta nel cambiamento troppo frequente dell’ambito e dei requisiti del progetto.

Come ci si può aspettare che i membri del team svolgano le attività quando non hanno chiarezza sull’ambito del progetto e sui risultati ricercati?

In assenza di un documento che formalizzi l’ambito di progetto, non è possibile assegnare attività, né tanto meno monitorare le prestazioni del proprio team perché non si è sicuri, in primis, dell’ambito del progetto.

Redigere questo documento dettagliato, in modo che metta in evidenza tutti i requisiti delle parti interessate, è indispensabile per la riuscita di un progetto in quanto consente ai membri del team di capire cosa devono fare e stabilisce una direzione chiara da seguire ed un obiettivo da raggiungere.

L’ambito è semplicemente la visione d’insieme di ciò che un progetto fornirà.

Project Killer n°3: Informazioni errate

In nessun caso, se non si sa una risposta, bisogna dare, ad un superiore, cliente o chiunque altro, informazioni che possono risultare errate.

Se il project manager non è sicuro della tempistica di un progetto, prima di fornire una risposta, dovrebbe consultarsi con il team che sarà responsabile di svolgere le attività richieste per concludere il progetto.

È meglio dire “non lo so” oppure “mi devo informare” piuttosto che fornire informazioni che hanno un’alta probabilità di essere errate.

In questo caso, selezionare il giusto project manager e formare un team competente è fondamentale per il successo del tuo progetto.

Project Killer n°4: Cattivo monitoraggio e gestione dei rischi

Nel mondo di oggi, il cambiamento sta avvenendo a un ritmo più veloce che mai.

Quindi non è realistico non aspettarsi alcun cambiamento nei requisiti o la mancanza totale di imprevisti, problemi e rischi durante il ciclo di vita di un progetto.

I cambiamenti incontrollati ed ignorare i problemi causano però il caos e, di conseguenza, il fallimento del progetto.

La maggior parte dei project manager sa che la gestione del rischio è una parte importante della gestione del progetto.

I progetti in cui poca o nessuna enfasi è posta sulla gestione del rischio non riescono a raggiungere i loro obiettivi e vanno ben oltre la scadenza o il budget pianificati.

Project Killer n°5: Problemi di comunicazione

Tutti sanno quanto sia vitale condividere in modo proattivo informazioni e conoscenze durante un progetto se si vuole avere successo. Eppure, una scarsa comunicazione continua a far inciampare di volta in volta i team di progetto.

Se il project manager ed il suo team non hanno dedicato del tempo per lavorare sul miglioramento delle capacità comunicative, il disastro può essere dietro l’angolo.

È fondamentale quindi impedire che si verifichino errori di comunicazione.

Sappiamo che non solo durante un progetto, ma anche nella vita personale di un individuo, la mancanza di comunicazione causa problemi infernali.

E parlando di project management, la comunicazione non deve essere efficace ed efficiente solamente fra i membri del team, ma anche fra il team ed il project manager, con i clienti, con i fornitori, con il management superiore e con tutti gli altri team che potrebbero essere coinvolti nel progetto.

Project Killer n°6: Strumenti non adeguati, nuovi o non familiari

Stiamo cercando di comprendere gli errori comuni che possono minare la riuscita di un progetto al fine di fare tutto il possibile per anticiparne i danni.

Ma un danno inevitabile può derivare dall’utilizzo di strumenti non adeguati o poco conosciuti dal team per la gestione totale del progetto.

Un software di gestione dei progetti non adeguato può sicuramente essere uno dei killer più terribili di un progetto. Abbiamo cercato di darvi dei consigli su come scegliere un software per la gestione dei progetti in questo articolo.

Avere il giusto software di gestione del progetto che funzioni e sia utilizzato correttamente dall’intero team farà sicuramente la differenza (ma dimenticatevi le magie).

L’uso di strumenti nuovi o non familiari può essere considerato addirittura il sesto motivo del fallimento di un progetto.

Un buono strumento di project management è essenziale per il successo di qualsiasi progetto. Che si tratti di un sistema CRM o a un sistema dettagliato di tracciamento degli ordini, gli strumenti sono un componente fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.

Tuttavia, un errore comune che spesso fanno molti project manager sta di far utilizzare al team uno strumento nuovo o sconosciuto, senza formazione o training adeguato e/o allo stesso tempo dell’avvio di un nuovo progetto.

Ciò può portare a gravi problemi durante il ciclo di vita del progetto poiché il team deve far fronte ai propri doveri nel progetto, occupandosi anche di imparare ad utilizzare il nuovo strumento il più celermente possibile.

Questo può facilmente portare a ritardi o problemi se i membri del team sono troppo principianti nell’utilizzo dello strumento.

La regola quindi è quella di consentire al team di utilizzare gli strumenti esistenti per qualsiasi progetto nuovo o attuale e far sì che l’adozione di nuovi strumenti di project management sia accompagnata da un training adeguato e in tempistiche ragionevoli.

killer di progetto

In conclusione, il primo passo per evitare i principali motivi che portano al fallimento di un progetto è conoscerli e sapere quali sono le possibili soluzioni da porre in essere – cosa che speriamo questo articolo abbia aiutato a focalizzare.

E’ importante impegnarsi personalmente ogni giorno, che tu sia un project manager o un membro del team, per evitare di incorrere negli errori di cui abbiamo parlato.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

la negoziazione

Abilità negoziali e loro importanza per un Project Manager

Le capacità di negoziazione per un project manager sono assolutamente essenziali ed affinarle renderà possibile gettare le basi per un progetto di successo.

I Project Manager devono, infatti, ricoprire diversi ruoli contemporaneamente: leader, mediatori, delegatori e anche negoziatori.

Vediamo quindi in questo articolo perché le capacità di negoziazione sono importanti per i project manager e come è possibile svilupparle e migliorarle.

Perché la negoziazione è importante per i project manager

In realtà, ogni giorno si usano le proprie capacità di negoziazione, non solo sul lavoro ma anche nella vita quotidiana.

Dal ragionamento con un bambino di 5 anni su cosa è possibile mangiare per colazione alle discussioni di budget casalingo con il proprio partner. Negoziamo nella vita così come nel project management.

Ecco alcune situazioni in cui la capacità di negoziare ha un ruolo fondamentale per garantire il successo di un progetto; il Project Manager:

  • è coinvolto nelle negoziazioni strategiche con i fornitori di beni e strumenti necessari per lo svolgimento del progetto.
  • si trova coinvolto nella negoziazione rispetto al coinvolgimento di un investitore in un nuovo progetto.
  • è coinvolto in negoziazioni con gli stakeholder rispetto al supporto per una modifica importante nel progetto. Sarà qui necessario spiegare nella giusta maniera le motivazioni del cambiamento in modo da facilitare il consentimento delle parti interessate.

In conclusione, le capacità di negoziazione permettono di avere rapporti più solidali con gli stakeholder, avere relazioni migliori con i clienti e garantire un ambiente di lavoro più positivo.

Come un project manager può migliorare le abilità di negoziazione

Come già detto, le capacità di negoziazione sono fondamentali per un project manager e per garantire il successo del progetto in generale.

Ecco 5 consigli che permetteranno di migliorare e sviluppare queste abilità:

5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Pratica

Il primo passo è di fare – come per tutte le cose – molta pratica.

Probabilmente il project manager si troverà a negoziare anche più spesso di quello che pensa.

È importante che in queste situazioni, il PM analizzi come si sente quando si avvicina ad una situazione di negoziazione, come si sente durante la negoziazione stessa e che faccia un’analisi oggettiva post-negoziazione.

L’analisi sarà importante perché solo analizzando le sue sensazioni riuscirà a trarre le esperienze necessarie per migliorarsi nel futuro.

 5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Preparazione

Spesso può capitare di trovarsi a negoziare quando meno te lo aspetti, ma quando si sa di andare incontro ad una negoziazione è importante dedicare un piccolo sforzo alla sua preparazione.

Se il project manager sa di incontrare un fornitore, ad esempio, può pensare in anticipo a cosa vuole ottenere dall’accordo.

Inoltre, è importante considerare anche delle alternative nel caso in cui la prima soluzione non sia realizzabile o non venga accettata dall’altra parte.

È importante avere chiaro in mente quali siano i risultati che si considerano ottimali, quelli che si considerano accettabili e quelli che assolutamente non possono essere accettati.

Ecco un esempio di come questo piano può essere rappresentato:

  • Migliore alternativa a un accordo negoziato
  • Peggiore alternativa a un accordo negoziato
  • Zona di possibile accordo
  • Prezzo o punto di allontanamento, cioè la soluzione inaccettabile

In questo modo sarà possibile iniziare il processo di negoziazione con più sicurezza e sapendo in concreto quale risultato si vuole raggiungere.

Tuttavia, è importante ricordare di rimanere aperti anche a possibili soluzioni e  punti di vista diversi. A volte, infatti, possono esserci elementi sconosciuti che portano ad una modifica delle aspettative e dei risultati voluti.

 5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Gestire le emozioni

Le situazioni di conflitto e le negoziazioni spesso mettono in evidenza o fanno fuoriuscire il peggio delle persone.

È importante quindi che un project manager si prepari e impari a gestire le sue reazioni in una conversazione che potrebbe risultare difficile e complicata.
negoziazione

 5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Concedersi abbastanza tempo

È importante ricordare che le negoziazioni sono spesso un “lavori in corso”. È improbabile che, soprattutto per le negoziazioni più complicate ed importanti, una singola riunione permetta di risolvere tutto.

E anche quando l’accordo è concluso, ci si può ritrovare a negoziare dettagli più precisi o nuovi termini per far proseguire il progetto nella giusta direzione.

E’ importante pertanto non avere fretta e prendersi il tempo necessario.

5 consigli per migliorare e sviluppare le capacità di negoziazione: Ascoltare attivamente

Quando ci si prepara per una negoziazione, si compie un grande sforzo nel pensare a cosa si sta per dire, come dirlo, come rispondere a ciò che si pensa che l’altra persona dirà, ecc.

Spesso però ci si dimentica che si deve anche ascoltare attivamente. L’ascolto attivo aiuterà a identificare i punti deboli dell’altra parte ed aiuterà a capire davvero cosa l’altro vuole.

Quando si ascolta attivamente, si hanno maggiori probabilità di essere in grado di formulare una risposta che l’altra persona ritiene accettabile.

E questo è quello che vogliamo.

Abilità di negoziazione per un project Manager: conclusioni

Per concludere, indipendentemente dal fatto che un project manager sia coinvolto in negoziazioni formali o meno, sarà più facile svolgere le più disparate attività quando si ha fiducia nelle proprie capacità di negoziazione.

Un aiuto in questo senso può essere, ad esempio, un corso di formazione improntato sulle capacità di negoziazione.

La negoziazione è un ottimo strumento di gestione dei progetti ed è essenziale per ottenere il meglio per qualsiasi progetto.

La negoziazione va oltre la riduzione o l’aumento del prezzo di un’offerta ed è uno strumento necessario nelle attività quotidiane del project manager.

Come tutte le soft skills, sapere come avere conversazioni stimolanti che si traducono in buoni risultati per entrambe le parti è qualcosa che è sempre possibile migliorare nel tempo.

Con le giuste conoscenze, le strutture, le tecniche e alcune pratiche e sforzi, qualsiasi project manager sarà in grado di affrontare i negoziati sapendo di puntare al meglio per il progetto e per l’organizzazione in generale.

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L’intelligenza artificiale può sostituire il Project Manager?

Quando si parla di intelligenza artificiale (AI) al giorno d’oggi non è possibile fare finta di nulla. Non si può ignorare come questa tecnologia sia destinata ad avere un ruolo determinante anche nel project management nei prossimi anni.

Per i project manager è normale gestire, in certe occasioni, non solo più team, ma anche più progetti contemporaneamente. E’ ovvio quindi che, per il PM, trovare un modo per rendere il processo più semplice ed efficiente è un obiettivo primario.

Creando un processo più agevole, i project manager sono in grado di ottenere risultati più affidabili e possono aiutare a guidare i singoli membri del team in modo più efficace.

L’intelligenza artificiale si sta facendo sempre più spazio negli strumenti usati da questi professionisti. Aumenta quindi la tecnologia sia nella gestione dei progetti che nelle fasi di pianificazione e analisi.

L’intelligenza artificiale non deve quindi essere temuta ma accolta in maniera positiva come un nuovo passo verso l’efficienza nel project management.

 Vediamo cosa significa in concreto.

Cosa si intende per Intelligenza artificiale nel project management?

L’intelligenza artificiale è un sistema in grado di eseguire la gestione e l’amministrazione quotidiana dei progetti senza richiedere input umani.

L’IA, non solo permetterà di automatizzare semplici compiti, ma svilupperà anche una comprensione delle prestazioni chiave del progetto.

L’intelligenza artificiale nel project management può quindi utilizzare questa comprensione per scoprire approfondimenti, eseguire attività più complesse, formulare raccomandazioni e prendere decisioni, a volte in modi molto diversi da quello che sarebbero in grado di fare le persone.

In definitiva, un sistema di intelligenza artificiale permetterà di risparmiare tempo migliorando nel contempo i risultati per i progetti ed del team.

Tre modi in cui l’intelligenza artificiale può migliorare il Project Management

L’intelligenza artificiale nel project management offre un livello di servizio che supera quello dei robot disponibili oggi. Ad esempio, un bot che consente di verificare rapidamente lo stato di un’attività, sebbene utile, non è esattamente considerato come intelligenza artificiale.

Allo stesso modo, un algoritmo che applica l’apprendimento automatico per prevedere le stime delle attività, sebbene interessante, non è neanch’esso intelligenza artificiale.

È solo quando si iniziano a riunire robot e algoritmi che si inizia a realizzare il potenziale dell’intelligenza artificiale nella gestione del progetto.

Esistono almeno 3 modi in cui l’Intelligenza artificiale può migliorare la gestione dei progetti nel prossimo futuro:

Ridurre la quota di fallimento dei progetti grazie all’analisi predittiva

Durante tutto il suo ciclo di vita, ogni progetto incontra una serie di rischi e incertezze che possono causarne il fallimento.

Il team deve valutare e rispondere regolarmente a tutti i rischi che identificano in base alla loro esperienza, conoscenza e strumenti disponibili.

La sfida con la valutazione del rischio in corso può trasformarsi in un disastro se il project manager, insieme al team, non riesce a registrare i rischi nuovi, potenziali o intrinseci in tempo, specialmente per quanto riguarda i grandi progetti.

E se fosse possibile utilizzare in questi casi una macchina intelligente per analizzare dati storici, inviare registri e richieste per elaborare un sistema di classificazione del rischio più approfondito e migliorato?

L’apprendimento automatico consente ai computer di utilizzare i dati di progetto e algoritmi sofisticati per prevedere i risultati e identificare le possibilità di minacce e vulnerabilità che incidono sul progetto.

L’intelligenza artificiale può quindi contribuire a ridurre il tasso di fallimento del progetto.

Pianificazione del progetto più accurata grazie all’IA

In generale, la pianificazione del progetto riguarda la creazione di una previsione dettagliata su come utilizzare al meglio le risorse disponibili in termini di obiettivi e traguardi del progetto.

Come project manager, è necessario rivalutare durate, costi e progressi molte volte nel corso di un progetto. Questo per assicurarsi che lo stesso progetto venga eseguito come da pianificazione e per capire quali azioni possono essere intraprese per mantenere il progetto in carreggiata.

Chiaramente, le stime eseguite in fretta o usando metodi non idonei e conservativi possono portare a valori completamente sbagliati e, di conseguenza, al fallimento del progetto.

Ecco quindi che la pianificazione del progetto può essere ottimizzata con l’intelligenza artificiale.

Un sistema basato sull’intelligenza artificiale potrebbe analizzare i dati storici, i tassi di produttività, le stime dei tempi, le ore di lavoro ecc… Il tutto affinché sia possibile elaborare un modello ottimizzato del processo di gestione del progetto, automatizzando le attività ripetitive.

L’apprendimento automatico potrebbe consentire un’automazione intelligente dei processi in cui i computer eseguono attività di routine e gli umani sarebbero quindi indirizzati a svolgere i compiti più critici e strategici.
intelligenza artificiale

L’apporto dei project manager avrà un valore più elevato grazie all’intelligenza artificiale

Il lavoro di un project manager, grazie all’intelligenza artificiale, vedrà dei cambi importanti.

Come detto in precedenza, grazie all’IA, sarà possibile automatizzare le attività e le routine ripetitive e i project manager potranno dedicare più tempo al pensiero e al giudizio strategico e tattico.

Un project manager si concentrerà su più attività a valore aggiunto grazie alla possibilità di delegare alle macchine intelligenti.

Ad esempio, l’assegnazione e la pianificazione dei lavori saranno gestite da computer che utilizzeranno il data mining e l’analisi predittiva per progettare linee temporali precise e assegnare lavori ai membri del team appropriati.

Man mano che l’intelligenza artificiale diventerà più efficace, i project manager si affideranno alle decisioni delle macchine che consiglieranno l’andamento futuro, avviseranno di eventi vitali, automatizzeranno la programmazione dei tempi e risponderanno alle richieste in arrivo dai superiori e dal personale.

L’intelligenza Artificiale nel progect Management: Conclusioni

In conclusione, l’intelligenza artificiale nel project management avrà quindi un impatto enorme sulle prestazioni del team e sui risultati del progetto.

Le squadre che sfrutteranno questa nuova tecnologia si muoveranno alla velocità della luce rispetto a quelle che non lo faranno. Ed è qualcosa di cui essere entusiasti.

Circa un decennio fa, la maggior parte di noi era scettica sull’applicazione dell’intelligenza artificiale praticamente ovunque, sia nel business che nella vita di tutti i giorni.

Abbiamo pensato che l’IA potesse essere utilizzata solo per svolgere attività ripetitive e sono stati creati script e programmi per svolgere attività semplici e di routine.

Ma con i big data, la crescente potenza di elaborazione e gli algoritmi avanzati, ora sappiamo che i sistemi di intelligenza artificiale possono essere progettati per eseguire attività complesse e che l’intelligenza artificiale ha la capacità di arrivare a pensare e agire (quasi) come un umano.

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metodo scrum

Scrum: un metodo per far lavorare il team all’unisono

Nel mondo dello Scrum, è raro che vengano fornite descrizioni complete e dettagliate di come ogni singola attività deve essere svolta in un progetto. Gran parte di questo è lasciato nelle mani del team di progetto.

Questo perché il team saprà meglio come risolvere i problemi che si presentano, dato che lavora giorno per giorno al progetto.

Questo è il motivo per cui nel metodo Scrum, ad esempio, una riunione di pianificazione espone i risultati desiderati, invece di definire nel dettaglio le attività come avverrebbe nella maggior parte delle altre metodologie di project management.

Scrum fa affidamento su un team auto-organizzato e interfunzionale.

Il team Scrum si auto-organizza in quanto non esiste un team leader generale che decida quale persona farà quale compito o come verrà risolto un problema. Queste sono tutte questioni che vengono decise dal team nel suo insieme.

Per team interfunzionale si intende che tutti i membri sono necessari per portare avanti l’implementazione delle idee e delle attività.

Cosa prevede la metodologia Scrum?

La metodologia Scrum prevede che i progetti procedano attraverso una serie di sprint.

In linea con una metodologia agile, gli sprint sono programmati mensilmente o, ancora più comunemente, ogni due settimane.

Uno sprint inizia con una riunione di pianificazione, in cui i membri del team ricevono un elenco delle attività da eseguire durante lo sprint. In seguito, queste attività vengono organizzate – dal team – ed eseguite durante lo sprint.

Al termine di uno sprint, il team esegue una revisione del lavoro svolto ed analizza qualsiasi fattore che potrebbe influenzare lo sprint successivo, oltre a riflettere sullo sprint appena concluso e identificare eventuali opportunità per migliorare.

È un dato di fatto che, in qualsiasi progetto, si è in grado di realizzare di più lavorando in team piuttosto che individualmente.

In uno studio condotto da Salesforce in merito alle sfide sul posto di lavoro, l’86% dei project manager ha convenuto che non riuscire a lavorare insieme come team è stata la principale causa di fallimento del progetto.

Il lavoro di squadra è quindi un elemento essenziale per un’organizzazione di successo.

La metodologia Scrum può essere definita come un approccio basato sul team per fornire valore al business.

Questo metodo promuove quindi una collaborazione efficace tra i membri del team in modo che siano in grado di affrontare progetti di qualsiasi dimensione e realizzarli insieme.

5 modi per migliorare il lavoro di squadra con il metodo Scrum

Qui di seguito elencheremo 5 modi per migliorare il lavoro di squadra grazie al metodo Scrum. Avendo visto pocanzi quale importanza possa avere la collaborazione del team, l’invito è a prestare grande attenzione a quanto segue.

1. Insegnare i principi di autogestione

I team Scrum sono progettati per autogestirsi, ciò significa che sono in grado di svolgere le attività durante uno sprint, senza una supervisione o una direzione costante da parte di un project manager.

Questo livello di autosufficienza varia in base alla familiarità del team con i principi Scrum e alla complessità del progetto.

La leadership e la gestione sono sicuramente necessarie per stabilire inizialmente le indicazioni e gli obiettivi all’interno della struttura del team e nei confronti del progetto.

Per i team Scrum, il project manager è semplicemente responsabile delle fasi iniziali di uno sprint, individuando la migliore struttura del team e contribuendo a migliorare la sua capacità di sviluppo.

Dopodiché spetta ai membri della squadra assicurarsi che tutti siano sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi e agire se alcuni membri rallentano il lavoro o rimangono indietro.

È importante quindi, nella metodologia Scrum, che il project manager incoraggi il team ad assumersi la responsabilità e gestire le sfide in gruppo, piuttosto che portare i loro problemi direttamente a un supervisore.

Ciò non solo farà risparmiare tempo al project manager, ma incoraggerà anche i dipendenti a sviluppare capacità di risoluzione dei problemi e capacità di lavoro di squadra.

2. Lavorare sulle capacità di comunicazione interna

Un team Scrum non può funzionare senza comunicazione. Questo è infatti un elemento essenziale per la fiducia e la collaborazione del team.

I membri del team devono poter condividere apertamente vittorie, perdite ed eventuali problemi interni che potrebbero impedire al team di terminare un’attività durante uno sprint.

Questo tipo di trasparenza richiede che tutti i membri siano in grado di comunicare chiaramente le proprie idee e preoccupazioni in modo adeguato.

Al fine di mantenere tutti informati, molti team Scrum adottano software di gestione dei progetti per rimanere in contatto continuo con gli altri.

3. Dedicarsi alla retrospettiva

Con retrospettiva si intende il momento in cui i membri del team si riuniscono dopo ogni sprint per parlare di tutto ciò che è accaduto durante quello specifico periodo di tempo.

I membri possono sollevare qualsiasi sfida incontrata che ha ostacolato i loro progressi oppure possono suggerire idee per rendere le cose più fluide durante la sessione successiva.

La retrospettiva non è pensata per essere un momento di lamentela o in cui elencare scuse per scarso rendimento, si tratta invece di una sessione di brainstorming in cui tutti dovrebbero offrire idee per azioni positive che potrebbero migliorare i risultati futuri.

Un project manager dovrebbe ispirare questo momento di riflessione all’interno dell’organizzazione tenendo riunioni in cui tutti possano condividere idee e punti di vista.

Questa pratica aiuterà significativamente le squadre in difficoltà a trovare soluzioni ai loro problemi.

4. Focus sull’individualità

Questo consiglio sembra andare contro il concetto di lavoro di squadra, tuttavia, l’individualità gioca un ruolo importante per il successo di un team Scrum.

Uno dei principali valori nella metodologia Scrum è che questa comprende che ogni membro è importante come individuo e, se una persona è in difficoltà, influisce sull’intera organizzazione.

Mentre lo sprint è sicuramente uno sforzo di squadra complessivo, molti singoli task sono assegnati ai singoli individui.

Squadre e project manager devono ricordare che ogni persona opera in modo diverso: alcuni sono più indipendenti, mentre altri desiderano una maggiore interazione con i loro leader e collaboratori.

Ponendo l’accento sull’individuo, i team Scrum possono operare in modo più efficace trovando sistemi che funzionino per tutti i soggetti coinvolti.
il metodo scrum

5. Puntare su un processo decisionale collaborativo

I team Scrum sono responsabili della determinazione del carico di lavoro durante uno sprint e dell’assegnazione dei compiti all’interno del gruppo.

Inoltre, devono anche decidere in modo collaborativo come gestire i problemi interni che possono sorgere.

Naturalmente, i team Scrum non saranno d’accordo su tutto, quindi devono anche essere disposti a negoziare e scendere a compromessi per il bene complessivo della squadra.

Questo tipo di processo decisionale collaborativo è molto utile sia per i team Scrum che per altre organizzazioni.

Gli studi hanno dimostrato che quando le imprese coinvolgono i dipendenti nei processi decisionali, i risultati sono migliori.

Coinvolgendo tutti i membri del team nel processo decisionale, i dipendenti si sentono più potenti e importanti, il che a sua volta aumenta la loro produttività e livelli di morale.

È difficile per i lavoratori attenersi a una strategia che non hanno pianificato in parte, soprattutto se non sono d’accordo con le pratiche o le trovano inefficienti.

È necessario quindi trovare il modo per includere tutti nel processo di pianificazione e incoraggiare i team a scendere a compromessi per trovare una soluzione che funzioni per tutti.

Incoraggiare una cultura del lavoro di squadra all’interno dell’organizzazione che segua la metodologia Scrum potrebbe essere la chiave del successo a lungo termine, ma non è affatto un compito facile.

Le aziende sono composte da persone di diversa estrazione e cultura e le personalità potrebbero non adattarsi sempre bene in un contesto di gruppo.

Pertanto, spetta ai project manager dare un l’esempio di come i team dovrebbero operare implementando pratiche che incoraggino la collaborazione.

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Capacità e doti di un project manager di successo

Quali sono le capacità e doti più importanti affinché un project manager sia realmente di successo?

Essere solamente bravo a dire agli altri cosa fare non è esattamente una dote di un project manager di successo. Condurre ed ispirare il team invece, questa sì che è un’altra storia, fondamentale per il successo di qualsiasi project manager.

Un project manager è responsabile della gestione del lavoro attraverso l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche per soddisfare i requisiti del progetto.

Conoscere la teoria della gestione dei progetti, ma senza le competenze e doti giuste da applicare, è inutile.

Allo stesso modo, avere gli strumenti e le tecniche giuste, ma senza l’abilità di metterle a frutto è insignificante.

Vediamo quindi insieme quali sono le capacità e le doti più importanti per un project manager in questo articolo.

Ispirare una visione condivisa

Un project manager di successo viene spesso descritto come una persona che possiede ed ispira al gruppo una visione condivisa di dove andare e ha la capacità di articolarla.

I visionari prosperano nel cambiamento e sono in grado di tracciare nuovi confini.

Una volta è stato detto che…

un leader è qualcuno che ci dà una ragione per essere e dà la visione e lo spirito al cambiamento.

I leader visionari consentono alle persone di sentire di avere un reale interesse nel progetto e consentono alle persone di sperimentare questa visione, crearla ed esplorarla.

Buona comunicazione

La capacità di comunicare con le persone a tutti i livelli è sempre nominata come un’abilità fondamentale nei project manager.

La leadership del progetto richiede una comunicazione chiara su obiettivi, responsabilità, prestazioni, aspettative e feedback.

Il project manager è anche il collegamento del team con l’organizzazione a livello generale e quindi deve avere la capacità di negoziare e utilizzare efficacemente la persuasione, quando necessario, per garantire il successo del team e del progetto.

Attraverso una comunicazione efficace, i leader del progetto supportano i risultati individuali e di gruppo creando linee guida esplicite per il raggiungimento dei risultati e per l’avanzamento della carriera dei membri del team.

Integrità

Una delle cose più importanti che un project manager deve ricordare è che le sue azioni, e non le parole, determinano il modus operandi per il team.

Una buona leadership richiede impegno e dimostrazione di pratiche etiche.

Creare standard di comportamento etico per sé stessi e vivere secondo questi standard, oltre a premiare coloro che esemplificano queste pratiche, sono responsabilità dei project manager.

La leadership motivata dall’interesse personale non serve al benessere generale della squadra.

La leadership basata sull’integrità rappresenta nientemeno che un insieme di valori condivisi da altri, comportamenti coerenti con i valori e dedizione all’onestà con sé e con i membri del team.

Entusiasmo

In maniera molto chiara e semplice, i project manager negativi abbattono e scoraggiano il team.

Tendenzialmente si seguono le persone positive e con un atteggiamento cosiddetto “can-do”, non quelle che danno sempre ragioni per cui qualcosa non può essere fatto.

I project manager entusiasti sono impegnati nei loro obiettivi ed esprimono questo impegno attraverso l’ottimismo.

La leadership emerge quando qualcuno esprime un impegno in maniera così sicura che gli altri vogliono condividere le sue aspettative ottimistiche.

L’entusiasmo è contagioso ed i project manager di successo lo sanno bene.

Empatia

L’empatia presuppone l’esistenza dell’oggetto come individuo separato, avente diritto ai propri sentimenti, idee e storie emotive.

Comprendere e prendersi cura delle persone, oltre ad essere grati per il loro aiuto, sono alcune doti che un project manager di successo mostra ai membri del suo team.

Per fare un esempio:

è particolarmente bello ed apprezzato dal team un capo progetto che riconosce il fatto che tutti hanno una vita al di fuori del lavoro.


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Competenza

Chiaramente, per credere in un’altra persona – soprattutto nel lavoro – dobbiamo essere sicuri che quella persona sappia cosa sta facendo.

La competenza di leadership non si riferisce necessariamente e solamente alle capacità tecniche del project manager, ma anche alle capacità di guidare con successo il team.

La capacità di sfidare, ispirare, abilitare, modellare e incoraggiare deve essere dimostrata se un project manager vuole essere visto come capace, competente e di successo.

 Capacità di delegare compiti

La fiducia è un elemento essenziale nella relazione tra un project manager ed il suo team.

E questa fiducia negli altri deve trasparire attraverso le azioni del leader di progetto, come ad esempio: quanto questo controlla il lavoro dei membri del team, quanto delega, quanto permette alle persone di partecipare al progetto.

Gli individui che non sono in grado di fidarsi delle altre persone spesso falliscono come project manager e si ritrovano a fare tutto il lavoro da soli a discapito del successo del progetto.

Capacità di gestire lo stress e lavorare sotto pressione

In un mondo perfetto, i progetti verrebbero consegnati in tempo, rispettando il budget e senza grossi problemi o ostacoli da superare.

Ma si sa, non viviamo in un mondo perfetto: i progetti presentano sempre dei problemi, più o meno gravi a seconda della situazione.

Un project manager di successo reagirà quindi a questi problemi con calma e non si farà prendere dal panico.

Quando i leader incontrano un evento stressante, lo considerano interessante, sentono di poter influenzare il risultato e lo vedono come un’opportunità e non come qualcosa di puramente negativo.

Dall’incertezza e dal caos del cambiamento, i project manager di successo articolano una nuova immagine del futuro che porta comunque il progetto verso un finale positivo.

Competenze di team building

Un project manager è una persona forte che fornisce la sostanza che tiene insieme la squadra in uno scopo comune verso l’obiettivo finale.

Affinché una squadra possa passare da un gruppo di estranei a una singola unità coesiva, il project manager deve comprendere il processo e le dinamiche richieste per questa trasformazione.

Deve inoltre conoscere lo stile di leadership appropriato da utilizzare durante ogni fase di sviluppo del team.

Last but not least, il project manager di successo deve anche comprendere i diversi stili e caratteri dei membri della squadra e riuscire a trarre vantaggio da ognuno al momento opportuno.

Capacità di risoluzione dei problemi

Sebbene si dica che un project manager efficace condivida le responsabilità per la risoluzione dei problemi con il team, ci si aspetta comunque che il leader di progetto abbia eccellenti capacità di risoluzione dei problemi.

Per concludere, creare piani di progetto realistici, budget, stimare tempi e sforzi, ecc. sono sicuramente tutte capacità che un project manager di successo deve possedere.

Ma mantenere il lavoro organizzato ed il team informato e felice è fondamentale per il successo e queste abilità sono ciò di cui un project manager ha bisogno per avere successo nel suo lavoro.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

la finestra mobile

La finestra mobile nel project management

La tecnica della finestra mobile è una tecnica che consente al project manager di pianificare un progetto mentre questo si svolge.

In poche parole, quindi, questa tecnica richiede di pianificare in modo iterativo.

Questo tipo di pianificazione è molto simile a quello utilizzato nello Scrum o in altre metodologie agili.

In sostanza, il metodo della finestra mobile permette di pianificare fino a quando si ha visibilità, si implementa il piano e le fasi successive vengono pianificate mentre si lavora direttamente alle fasi precedenti.

Un esempio di finestra mobile

Un semplice esempio di finestra mobile è quello in cui ci si aspetta di completare un progetto in otto mesi, ma si ha chiarezza solo per i primi tre mesi. In questo caso si procede quindi a pianificare questi primi tre mesi.

Man mano che il progetto avanza e si ottiene maggiore chiarezza, si potrà procedere a pianificare i mesi seguenti.

La tecnica della finestra mobile utilizza l’elaborazione progressiva, che è l’atto di elaborare i pacchetti di lavoro in modo più dettagliato man mano che il progetto si svolge.

Attenzione però che non significa che questo metodo di pianificazione non esoneri dalla creazione di un elenco di pietre miliari e presupposti per l’intero progetto.

È necessario fornire le pietre miliari e le ipotesi chiave in quanto aiuteranno le parti interessate a capire perché si sta utilizzando il metodo della finestra mobile e cosa aspettarsi mentre il progetto avanza.

 Quando applicare il metodo della finestra mobile

Questo metodo può essere applicato quando:

  • Non è possibile definire a breve un piano di progetto in dettaglio.
  • Non è chiaro quali deliverables devono essere prodotti.
  • Non è possibile organizzare le diverse fasi del progetto.

Il metodo della finestra mobile è quindi particolarmente utile nei progetti con elevata incertezza. Pertanto, è necessario utilizzare le migliori pratiche di gestione dei rischi.

La pianificazione a finestra mobile, quindi, è il processo di scomposizione della struttura di suddivisione del lavoro in intervalli di tempo.

Alla fine di ogni fase, il project manager studia la struttura di suddivisione del lavoro (WBS) e la espande per includere ulteriori dettagli.

È particolarmente adatto a progetti in cui il lavoro coinvolto in una fase è altamente variabile e dipende dal risultato della fase precedente, come i progetti di invenzione o progetti che richiedono prototipi e, in generale, nel settore dell’ingegneria.

I vantaggi del metodo della finestra mobile

Questo tipo di approccio alla gestione dei progetti è particolarmente utile quando la disponibilità delle informazioni necessarie per pianificare dettagliatamente i futuri pacchetti di lavoro si basa sul completamento con successo delle precedenti fasi del progetto.

Questa tecnica può anche aiutare a ridurre i tempi di completamento in due modi:

  • Consentendo l’avvio di attività produttive senza attendere che ogni dettaglio del lavoro di progetto venga determinato in anticipo.
  • Eliminando i tempi di inattività per una pianificazione aggiuntiva nel mezzo di un progetto, poiché la pianificazione viene eseguita continuamente.

Questo tipo di pianificazione inoltre, presenta i seguenti vantaggi:

  • Incoraggia l’adattabilità
  • Incoraggia la pianificazione
  • È ottima per progetti di ricerca e sviluppo, alta tecnologia e invenzione
  • È ottima per progetti con portata variabile

La pianificazione a finestra mobile avviene in 4 semplici passaggi:

  • Creare la WBS.
  • Dividere il progetto in fasi.
  • Fornire un livello realistico di dettaglio per ogni fase.
  • Una volta completata la fase presa in considerazione, tornare al passaggio 1 per gestire la fase successiva.

I passaggi della pianificazione a finestra mobile

finestra mobile

Vediamo ora questi passaggi per una corretta pianificazione a finestra mobile nel dettaglio.

Creare la WBS

La struttura di suddivisione del lavoro è il nucleo attorno al quale si svolgono tutti gli altri processi di pianificazione della gestione del progetto.

Questa implica la suddivisione di ciascun progetto in elementi di lavoro.

Come minimo, ogni elemento di lavoro richiede un numero di identificazione, una descrizione e un membro del team responsabile di quella determinata attività, inoltre a volte presenta elementi aggiuntivi come budget, scadenza e dipendenze con altri task.

Durante tutto il ciclo di vita del progetto, questi elementi di lavoro vengono monitorati ed i progressi vengono registrati e riportati.

Dividere il progetto in fasi

Le fasi sono più semplicemente i punti in cui avviene un episodio importante per il progetto in generale.

Ad esempio, se consideriamo la creazione di un prototipo, una fase si potrebbe concludere con la presentazione di un primo modello di prototipo.

Da questa fase ne possono seguire altre, dipendendo dal risultato – che è ancora incerto. Ad esempio, il prototipo potrebbe essere accettato, dando così inizio alla fase di produzione su larga scala, oppure potrebbe essere dichiarato non idoneo, dando così inizio alla fase di rielaborazione.

Fornire un livello realistico di dettaglio per ogni fase

Chiaramente, a mano a mano che si prosegue con la pianificazione sulla linea temporale, le fasi avranno sempre meno dettagli.

Questo è un concetto chiaro nella pianificazione a finestra mobile, dato che le informazioni sulle fasi future sono poche o nulle.

La struttura di suddivisione del lavoro conterrà quindi meno dettagli riguardanti le fasi successive, ma questi verranno rivisti e completati quando le fasi cominceranno ad avvicinarsi nel tempo.

Una volta completata la fase presa in considerazione, tornare al passaggio 1 per gestire la fase successiva

Non c’è molto da dire in questo punto. Come spiegato precedentemente, a mano a mano che il progetto prosegue nel suo ciclo, sarà possibile determinare e gestire le fasi più vicine in termini di tempo.

In generale comunque, è sempre importante prima di iniziare con l’esecuzione, avere un piano all’inizio di qualsiasi progetto.

Se il progetto sarà noto in dettaglio fin da subito, si potrà proseguire con una pianificazione tradizionale, altrimenti si ricorrerà appunto al metodo a finestra mobile.

Scegliere la metodologia di pianificazione errata, può portare alla perdita di controllo sul progetto.

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i progetti complessi

La gestione di progetti complessi

I progetti complessi rappresentano una grande impresa per un Project Manager.

Si tratta di far fronte a una varietà di compiti, persone diverse da gestire e con cui comunicare e molteplici obiettivi da raggiungere.

Come si può raggiungere il traguardo con così tanti fattori fra cui destreggiarsi? Vediamolo in questo articolo.

Cosa rende complesso un progetto?

È importante capire che esiste una differenza tra un progetto complesso e un progetto difficile.

Un progetto complesso non è necessariamente difficile. Viceversa, i progetti possono essere difficili a causa dei costi o delle prestazioni, ma ciò non significa automaticamente che siano complessi.

La complessità si riferisce a progetti che includono ambiguità o incertezza e sono quindi circondati da imprevedibilità.

Ci sono una varietà di fattori che causano la complessità del progetto, ad esempio:

  • Tecnologia: il contenuto tecnico di un progetto può causare complessità. Ciò potrebbe dipendere dalla tecnologia utilizzata o dallo sviluppo del software in atto.
  • Costo e budget: il progetto potrebbe dover affrontare problemi come non attrarre abbastanza capitale per raggiungere gli obiettivi o avere problemi nel dirigere i fondi verso gli aspetti giusti del progetto.
  • Programma: la complessità può provenire dai tempi del progetto.
  • Stakeholder molto diversi e politica: i progetti possono riunire diverse parti interessate, il che può costituire un problema, soprattutto se è coinvolta la politica. Diversi interessi politici possono aumentare la complessità, poiché il progetto deve gestire requisiti e aspettative diversi.
  • Legale: anche le questioni legali relative a un progetto possono aumentare la complessità. Talvolta la complessità giuridica può essere collegata a quella politica.
  • Sociale: ciò può essere dovuto al fatto che i membri del gruppo provengono da diversi contesti sociali o addirittura dal progetto che lavora all’interno di un contesto sociale specifico.

È necessario quindi, come primo passo, identificare come mai un determinato progetto può essere considerato complesso e procedere poi ad affrontarlo.

Le competenze essenziali necessarie per gestire progetti complessi

La gestione di un progetto complesso richiede diverse capacità, fra cui:

  • Adattabilità
  • Collaborazione
  • Comunicazione
  • Competenza
  • Leadership

Un progetto è in continua evoluzione e i project manager devono evolversi con esso. Non è possibile sempre pensare che esistano soluzioni “o bianche o nere”.

Verrà il momento in cui il project manager sarà costretto ad adattare il suo stile di gestione in base al cambiamento della situazione.

La comunicazione è probabilmente l’abilità di gestione del progetto più importante. È essenziale che i PM trasmettano efficacemente visione, idee, obiettivi e problemi.

Inoltre, i project manager devono anche produrre ed esporre report magari sfruttando le tecnologie dirompenti e presentazioni che siano informative e chiare.

La comunicazione è strettamente legata alla collaborazione. Un project manager deve essere disposto a collaborare con il suo team. Lavorare con gli altri per raggiungere gli obiettivi è importante per qualsiasi tipo di progetto, a maggior ragione se complesso.

Competenza e Leadership per gestire progetti complessi

Infine, competenza e leadership vanno di pari passo. La leadership consiste nel guidare, dirigere e motivare il team a fare del proprio meglio e far capire loro come i loro compiti contribuiscono alla visione generale. La leadership si sviluppa con l’esperienza, attraverso il lavoro pratico e reale con la squadra.

Avere queste competenze essenziali è la chiave per identificare ciò che rende complesso un progetto e riuscire a gestirlo.

Vediamo quindi nel concreto come gestire un progetto complesso.
progetti complessi

Gestire progetti complessi: Documentare regolarmente

Un progetto può essere suddiviso in mini-progetti perfettamente gestibili, ma senza una chiara documentazione sui singoli pezzi e su come si relazionano al tutto, il progetto rimane poco chiaro.

Una documentazione chiara e aggiornata è la risposta a questo problema.

Questa permette di definire i ruoli di tutti e i loro risultati ed assicura che la visione generale sia chiara a tutti i membri del team.

E’ compito del project manager quello di documentare tutto ed inviare regolarmente lo stato di progetto al team e agli stakeholder – come da accordi.

Gestire progetti complessi: Chiarire continuamente gli obiettivi

Se non si capisce il “perché” alla base del progetto, molto difficilmente si avrà successo.

Comprendere il perché consente a tutto il team di trovare modi per innovare ed apportare valore aggiunto grazie alle proprie aree di competenza.

Quando un project manager delega senza obiettivi chiaramente definiti, il team fallirà. È importante quindi che i membri del team comprendano il loro ruolo ed i compiti da svolgere.

Chiarire gli obiettivi regolarmente assicura inoltre che il progetto rimanga allineato con la premessa iniziale.

Gestire progetti complessi: Rendere tutto più visibile

Durante un progetto complesso, il team si trova spesso confuso dai dettagli e diventa problematico proseguire quando questo viene saturato da troppe informazioni.

Per creare maggiore visibilità ed ordine all’interno di un progetto, una buona prassi è quella di adottare uno strumento di gestione dei progetti che funzioni per il project manager, per il team e per gli stakeholder.

Questo strumento consentirà a tutti gli utenti del progetto di rimanere informati e vedere chiaramente lo stato del progetto e cosa sta succedendo, usando questo tool come unica fonte di informazione.

Gestire progetti complessi: Essere flessibili

Una costante dei progetti complessi è il cambiamento e per questo un project manager deve riuscire ad adattarsi ed essere flessibile.

È importante assicurarsi quindi di impostare processi che consentano al team di rimanere agile e di rispondere alle mutevoli richieste.

Il project manager aggiunge valore rendendo le cose più efficienti ed efficaci e/o riducendo i rischi, appunto grazie alla sua capacità di adattamento.

Creare un team valido e di successo non è mai un compito facile da raggiungere, ma può essere particolarmente difficile soprattutto nel caso in cui si abbia a che fare con un progetto complesso.

Per questo, è necessario per un project manager essere consapevole dei diversi approcci gestionali che possono funzionare.

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Una prova è meglio di mille parole.
scomporre un progetto

Come scomporre un progetto. Esempi di WBS

Per assicurare il successo di un progetto è necessario che i Project Manager sappiano come scomporre il progetto e, di conseguenza, strutturare una WBS.

WBS è la sigla di Work Breakdown Structure, che tradotto in italiano significa struttura di suddivisione del lavoro.

La WBS è ampiamente utilizzata dai project manager professionisti per rappresentare l’ambito del progetto e i risultati in modo gerarchico.

In genere, la creazione di una struttura di suddivisione del lavoro è uno dei primi passi nella pianificazione di un progetto.

Per i project manager principianti, a volte, la WBS può creare confusione ed essere difficile da gestire, ma è bene che prendano presto confidenza con questa operazione perché è la chiave del successo soprattutto di progetti complessi.

La Work Breakdown Structure, infatti viene utilizzata per rendere più gestibili i progetti complessi. In sostanza la WBS è progettata per aiutare a suddividere un progetto in blocchi gestibili che possono essere stimati e controllati in modo efficace.

 Come scomporre un progetto: perché si utilizza una WBS?

Ovviamente, un mero elenco delle attività e delle persone che seguiranno il progetto, non è sufficiente per suddividere chiaramente il progetto in componenti più piccoli.

Pertanto, l’utilizzo di una struttura di suddivisione del lavoro offre una visione chiara dell’ambito di lavoro del progetto.

In un programma di lavoro, le attività sono raggruppate sotto determinati livelli di scomposizione.

Ad esempio, in un programma di progetto di costruzione, le attività di cablaggio elettrico sono raggruppate nel livello dedicato all’impianto elettrico, mentre le attività di tubazioni sono raggruppate nel livello dedicato ai lavori meccanici.

La WBS permette quindi di migliorare la qualità della pianificazione, tracciabilità e reportistica ed è per questo che la si utilizza.

E’ da tenere presente però, che la WBS descrive i risultati finali e i gruppi di attività non le attività in dettaglio.

In breve, alcuni motivi ampiamente utilizzati per la creazione di una WBS includono:

  • Aiutare con un’accurata organizzazione del progetto
  • Aiutare ad assegnare le responsabilità
  • Mostrare i punti di controllo e le pietre miliari del progetto
  • Consentire una stima più accurata di costi, rischi e tempi
  • Aiutare a spiegare l’ambito del progetto alle parti interessate

Come scomporre un progetto correttamente

Per iniziare, il project manager e gli esperti in materia determinano i principali risultati finali per il progetto.

Una volta determinati, si può iniziare a decomporre questi risultati, suddividendoli in blocchi di lavoro a mano a mano più piccoli.

Ma quanto piccoli? Ciò varia in base al tipo di progetto e allo stile di gestione, ma una sorta di regola dovrebbe essere stabilita per determinare le dimensioni e la portata dei blocchi di lavoro più piccoli.

Ad esempio, potrebbe essere scelta la regola delle due settimane, in cui nessun tassello/attività è più piccola di due settimane di lavoro richieste per il completamento.

Oppure, è possibile usare la regola 8/80, dove nessun blocco richiederebbe meno di 8 ore o più di 80 ore per essere completato.

Determinare queste regole per la dimensione dei blocchi può richiedere un po’ di pratica, ma queste rendono la WBS sicuramente più facile da usare e da strutturare.

Per quanto riguarda il formato scelto per la progettazione della WBS, alcuni project manager preferiscono creare tabelle o elenchi, ma la maggior parte usa la grafica per visualizzare i componenti del progetto, come ad esempio una struttura ad albero gerarchico o un diagramma.

Come si semplifica un progetto: alcuni esempi

Il diagramma WBS inizia con una singola casella o un altro elemento grafico, solitamente posizionato in alto, che va a rappresentare l’intero progetto.

Il progetto viene quindi suddiviso in componenti principali con attività o elementi correlati elencati sotto di essi.

In generale, i componenti superiori sono i risultati finali, mentre gli elementi di livello inferiore sono le attività che portano a creare i risultati finali.

Ecco alcuni semplici esempi di WBS:

Creazione di un computer:

supponiamo che la tua organizzazione abbia intenzione di iniziare a sviluppare e creare un computer.

Per velocizzare il lavoro, è possibile assegnare specifici team ai diversi aspetti della costruzione del computer, come mostrato nel diagramma di seguito.

scomporre un progetto_grafico 1

 

In questo modo, un team potrebbe lavorare sulla configurazione del telaio mentre un altro team si dedicherà alla protezione dei componenti.

Creazione di un gioco per computer:

Pensiamo ora ad esempio, che la tua organizzazione voglia gestire un progetto dedicato ad un software, nello specifico la creazione di un gioco per computer.

Per essere i primi ad immettere sul mercato il gioco in questione, è necessario assegnare a squadre specifiche i diversi aspetti della scrittura, del disegno e della costruzione del gioco, come mostrato nel diagramma in seguito.

scomporre un progetto_grafico 2

Progetto di costruzione:

Il comodo formato di una Work Breakdown Structure consente di utilizzarlo per qualsiasi tipo di progetto e, per questo, è utile anche nel caso di un progetto di costruzione.

Questo esempio di struttura di suddivisione del lavoro mostra che tutti gli elementi sono elencati nei vari livelli della WBS.

I livelli più bassi della struttura mostrano i risultati del progetto. Compiti e attività saranno raggruppati sotto questi livelli più bassi.

Il livello 1 è il progetto complessivo. Il livello 2 rappresenta le fasi principali del progetto. Il livello 3 mostra i principali risultati finali, mentre il livello 4 rappresenta i risultati minori.

scomporre un progetto_grafico 3

La costruzione di un’efficace struttura di suddivisione del lavoro di un progetto può, a lungo termine, determinare il successo di quel progetto.

La WBS fornisce le basi per la pianificazione del progetto, la stima dei costi, la pianificazione e l’allocazione delle risorse, per non parlare della gestione dei rischi.

La WBS fornisce semplicemente una presentazione visiva organizzando graficamente i risultati del progetto. Questa struttura mostra tutto il necessario per completare il progetto su un singolo grafico.

La struttura di suddivisione del lavoro nasce già dalla carta del progetto.

Idealmente, i risultati finali di alto livello inclusi nella WBS dovrebbero corrispondere, parola per parola, agli obiettivi e ai risultati elencati nella descrizione dell’ambito del progetto.

Di conseguenza, la WBS è uno dei primi documenti creati nel ciclo di vita della gestione del progetto. Questa verrà creata prima ancora di creare il piano di progetto.

Ciò significa che la WBS è spesso il primo prodotto in un progetto e definisce la gerarchia dei risultati finali.

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matrice RAM

Assegnare le responsabilità. La matrice RAM

La matrice RAM viene utilizzata dai project manager per l’assegnazione delle responsabilità, ovvero per identificare il ruolo dei vari membri di un team di progetto.

Questa matrice è un diagramma strutturale in cui è visivamente chiaro cosa dovrebbe essere fatto da chi e quali sono i compiti e le responsabilità di ciascuno dei membri del team.

La sigla RAM deriva dall’inglese Responsibility Assignment Matrix, appunto matrice di assegnazione di responsabilità.

La matrice RAM

Questa matrice RAM, viene a volte anche definita matrice RACI o matrice VERI o ancora diagramma di responsabilità lineare (LCR). Nello specifico RACI sta per:

  • Responsible: colui che svolge ed assegna le attività
  • Accountable: quello responsabile in ultima analisi per il corretto completamento del compito. In altre parole, un “accountable” deve approvare il lavoro che il “responsabile” fornisce.
  • Consulted: coloro ai quali è chiesto aiuto per l’esecuzione delle attività.
  • Informed: coloro che sono tenuti aggiornati sui progressi e con chi esiste solo una comunicazione a senso unico. In altre parole, gli stakeholder.

Una matrice RAM viene utilizzata per designare ruoli, responsabilità e livelli di autorità all’interno di un team di progetto per ciascun componente della struttura di suddivisione del lavoro, o Work Breakdown Structure (WBS).

Il formato a matrice permette di mostrare tutte le attività associate a una persona e tutte le persone associate a una sola attività.

la matrice ram

Ciò garantisce che vi sia una sola persona responsabile per ogni attività per evitare confusione.

Nonostante la semplice natura di tutte le informazioni nella matrice, può essere molto dispendioso in termini di tempo assegnare a ciascun membro del team di progetto i compiti e le responsabilità giuste.

Inoltre, i ruoli appropriati devono essere definiti in anticipo prima di essere inclusi nella matrice di assegnazione delle responsabilità.

7 passi per il completamento della matrice RAM

Per non fare errori vogliamo darvi una guida in 7 passi grazie alla quale la matrice può essere completata correttamente:

  • Step 1: Identificare tutti i partecipanti sostenitori del progetto.
  • Step 2: identificare tutti i risultati finali per il progetto.
  • Step 3: discutere con tutti i membri del team come supportarsi a vicenda per ottenere le migliori prestazioni ed i migliori risultati. È importante definire le responsabilità di ciascun partecipante in modo che non ci siano equivoci.
  • Step 4: creare la bozza iniziale della matrice di assegnazione delle responsabilità, con le attività nella colonna a sinistra e i membri del team di progetto nella prima colonna a destra. Inserire i ruoli che ogni persona avrà nelle celle che sono state formate.
  • Step 5: Chiedere ai partecipanti di approvare la matrice di assegnazione delle responsabilità. Ancora una volta, per evitare equivoci, è meglio ricevere l’approvazione per iscritto.
  • Step 6: Eventuali osservazioni sui cambiamenti nella matrice di assegnazione di responsabilità possono essere presentate per iscritto dai partecipanti. Infine, la matrice di assegnazione delle responsabilità verrà riesaminata e, una volta ottenuta l’approvazione, il progetto potrà iniziare.
  • Step 7: È importante ricordarsi di effettuare analisi e valutazioni intermedie durante il ciclo di vita del progetto. Quando sembra che sia meglio regolare la matrice di assegnazione delle responsabilità, sarà necessario tornare al passaggio 3, in cui le modifiche devono essere discusse con tutti i membri del team.

Matrice di assegnazione di responsabilità e progetti complessi

La matrice di assegnazione di responsabilità è adatta anche per progetti complessi.

Quando le attività vengono trascurate e la matrice contiene informazioni incomplete e/o imprecise, chiaramente sforzi e lavoro si duplicheranno inutilmente.

Si consiglia pertanto di garantire che tutte le informazioni siano incluse nella matrice e che tutte le informazioni siano e rimangano accurate.

I seguenti suggerimenti contribuiscono a una maggiore possibilità di successo di una matrice RAM nel caso di un progetto complesso:

Matrice RAM: Gerarchia dei grafici

Dividere la matrice di assegnazione di responsabilità in grafici separati in modo da poter fare una distinzione in base alle priorità.

La matrice di assegnazione di responsabilità con i livelli più alti identifica le attività ad alta priorità all’interno del progetto.

Da questo punto è possibile sviluppare grafici a matrice di assegnazione di responsabilità derivati da questo livello superiore.

Matrice RAM: Coinvolgimento e feedback

Coinvolgendo tutti i membri del team di progetto nello sviluppo della matrice di assegnazione di responsabilità, tutti sapranno esattamente cosa ci si aspetta da loro e saranno più impegnati durante il progetto.

Inoltre, coinvolgendo l’intero team nello sviluppo della matrice, sarà più facile ed immediato ricevere feedback da persone che, presumibilmente, sono specializzate nelle singole attività.

Matrice RAM: Rappresentazione scritta

Mettendo la matrice di assegnazione di responsabilità per iscritto, è possibile identificare eventuali errori o problemi. Inoltre, i partecipanti al progetto avranno una migliore comprensione di quale sia il loro ruolo e la loro responsabilità all’interno del progetto.

Per concludere, la matrice RAM è uno strumento di gestione del progetto che migliora la comunicazione del team e aumenta l’efficienza e la velocità di completamento del progetto.

Se usata in modo efficace, aiuta il project manager a tenere tutti informati nel momento ottimale e quindi aumenta la produttività individuale e di gruppo.

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Una prova è meglio di mille parole.
lo scope statement

Lo Scope Statement e la sua importanza per il Project Manager

Lo Scope Statement è un documento che può rivelarsi estremamente importante per la riuscita di un progetto. Il Project Manager realizzerà lo scope statement elaborando il documento di avvio progetto (o project charter) prodotto dallo Sponsor di progetto.

Sarà compito del Project Manager definire in questo documento con precisione l’ambito del progetto fornendo altresì obiettivi misurabili.

Lo Scope statemet nel salvataggio di un progetto

Può anche accadere di essere parte di un progetto che, per una serie di motivi, si trovi in ritardo o fuori budget rispetto al programma. In questi casi lo scope statement diventa vitale. Il project manager chiederà al team di progetto di illustrare i motivi per cui il progetto si trova in questo stato.

Assunte le opportune informazioni, è ovvio che il PM dovrà prendere delle decisioni. Spesso sarà indispensabile un vero e proprio cambiamento di programma con l’approvazione di un eventuale nuovo budget al fine, nel migliore dei casi, di far tornare tutto in pista.

Queste situazioni possono verificarsi soprattutto quando lo scope, cioè l’ambito del progetto, non è stato efficacemente definito. In questi casi, se lo Scope Statement non viene realizzato o non viene gestito correttamente, il progetto correrà seriamente il rischio di andare fuori strada rispetto alla pianificazione iniziale.

Che cos’è e perché lo scope statement è importante

Poiché un progetto è definito come uno sforzo temporaneo che crea un prodotto, un servizio o un risultato, l’ambito del progetto è fondamentale. L’ambito di un progetto, infatti, definisce quali attività fanno parte del progetto e quali no, cosa il progetto realizzerà e cosa no.

In poche parole: lo scope statement definisce il progetto. La creazione di uno scope statement dettagliato aiuterà quindi il project manager a portare il progetto verso il successo.

In particolare, lo scope statement è fondamentale per queste tre situazioni:

  • Definire i confini del progetto. Lo scope statement garantisce una comprensione comune del progetto tra le parti interessate e aiuta a gestire il cosiddetto scope creep. In altre parole, descrive cosa è incluso nel progetto e cosa è escluso e, di conseguenza, costituisce la base per il piano di progetto.
  • Assicurare una comprensione comune del progetto tra gli stakeholder. Oltre a costituire il fondamento del piano di progetto, lo scope statement aiuterà anche a garantire che tutte le parti interessate siano sulla stessa pagina. Impostando le giuste aspettative con le parti interessate, è possibile ridurre le probabilità di incomprensioni che potrebbero sorgere in seguito e che potrebbero far deragliare l’intero progetto.
  • Aiutare a gestire le richieste di modifica. Un altro modo in cui la descrizione dell’ambito può aiutare il project manager a gestire il progetto in modo efficace è usarlo come guida per valutare tutte le richieste di modifica che vengono fatte. Se la richiesta di modifica non rientra nei limiti definiti nell’ambito di progetto, questa deve essere necessariamente respinta.

Secondo il Project Management Institute i cambiamenti di ambito – a causa di poca chiarezza iniziale – sono la principale causa del fallimento di un progetto.

Questo è un evento comune in quasi tutti i settori, quindi i project manager devono imparare a definire, comunicare e controllare l’ambito del progetto.

Per evitare le spiacevoli possibilità che derivano da un ambito di progetto scarsamente definito, i project manager devono scrivere un buon scope statement.

Ciò faciliterà l’accettazione dell’ambito del progetto da parte degli stakeholder, metterà in sincrono il team del progetto ed impedirà la partenza di attività non autorizzate all’interno del progetto.

Uno scope statement è uno strumento utile per delineare i risultati del progetto e identificare i vincoli, le ipotesi e i fattori chiave per il successo.

L’affermazione dell’ambito ben scritta definisce chiaramente i confini di un progetto.

L’ambito di un progetto ha un impatto diretto sugli altri due elementi del triplo vincolo di progetto, cioè il tempo e le risorse.

Inoltre, il project manager può considerare lo scope statement una documentazione formale dell’ambito del progetto.
definire l'ambito

Come scrivere uno scope statement

Le istruzioni contenute nello scope statement devono contenere il maggior numero di dettagli possibile, ma solo fino a un certo punto e senza esagerare.

La lunghezza minima di una dichiarazione di ambito è quella che riduce i rischi primari del progetto.

Ad esempio, affermare che il progetto è quello di “costruire una recinzione” comunicherà le informazioni di base, ma queste non sono sicuramente sufficienti. Tutti lo sanno già e non c’è nessun valore aggiunto. Sarebbe quindi preferibile, in questo esempio specifico, definire i punti di inizio e di fine, l’altezza della recinzione, il tipo di recinzione, le ipotesi meteorologiche, ecc.

Non esiste una lunghezza predefinita o massima per uno scope statement, ma è necessario che questo sia specifico per ridurre i rischi primari.

Un buon scope statement include i seguenti elementi:

  • Descrizione generale del lavoro. Tornando all’esempio precedente, qui è dove si afferma che il progetto è “costruire una recinzione”.
  • Risultati finali. Cosa sarà prodotto dal progetto e quali sono le sue caratteristiche principali? Inoltre, quale cliente ha bisogno che il progetto sia soddisfacente?
  • Giustificazione per il progetto. Al fine di fornire una comprensione completa dello scopo, a volte è necessario approfondire la giustificazione del motivo per cui il progetto è stato avviato in primo luogo.
  • Vincoli. Se il progetto affronta determinati confini fisici, legislativi, ecc. questi possono essere una fonte di rischio e quindi dovrebbero essere definiti.
  • Ipotesi. Tutti i progetti hanno assunto determinate condizioni come parte della loro esistenza. Ad esempio, il progetto di costruzione della recinzione ha assunto buone condizioni meteo, disponibilità di strumenti, ecc. Quali sono queste ipotesi e quale impatto ha una possibile non accuratezza di queste ipotesi sul progetto?

Un consiglio è quello di scrivere uno scope statement basandosi sui cosiddetti obiettivi SMART.

Naturalmente, prevedere il futuro è impossibile. Tuttavia, lo Scope Statement rappresenta un impegno verso il progetto basato su ciò che si conosce “oggi” e su ciò che ci si aspetta realisticamente che accadrà in futuro.

Se e quando le situazioni cambiano, è necessario valutare l’effetto delle modifiche su tutti gli aspetti del progetto e proporre le modifiche necessarie in linea con lo Scope Statement per assicurare comunque il successo del progetto.

Tutto questo però, a patto che lo scope statement sia stato realizzato in modo ottimale.

Ancora in dubbio? Inizia ora una demo gratuita.

conoscere il business case

Business case: 7 passaggi chiave per costruirlo e utilizzarlo

Un Business case è indispensabile ogni qualvolta un nuovo prodotto deve essere lanciato o un nuovo servizio deve essere creato.

Una volta preparato il business case dovrà essere presentato agli stakeholder, agli investitori, al supervisore, al direttore del dipartimento… In ogni caso, qualunque sia il pubblico, bisogna essere preparati per fare una buona impressione ed essere convincenti.

Oggi parliamo proprio di come costruire ed utilizzare un business case che sia in grado di convincere il pubblico di riferimento.

Che cos’è un business case?

In poche parole:

Un business case è il modo in cui si prova al cliente o agli stakeholder che il prodotto che si vuole realizzare è un buon investimento.

Il business case è tradizionalmente un documento che definisce il vantaggio principale di un progetto per giustificare la spesa dell’iniziativa.

Descrive spesso in che modo il progetto si allinea con gli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Perché creare un business case?

La preparazione del business case consente di adottare un approccio disciplinato per esaminare criticamente le opportunità, le alternative, le fasi e l’investimento finanziario di un progetto. Tutto al fine di formulare una raccomandazione per la migliore linea d’azione da adottare per creare valore aziendale.

Un Business case ben strutturato aumenterà la percezione dei benefici e dell valore del progetto e ridurrà quella dei rischi. Inoltre, creerà maggiori probabilità di ottenere supporto da parte degli investitori, sia interni all’organizzazione che esterni.

Un business case è necessario quando:

  • Si vuole dimostrare il valore di un prodotto o servizio proposto per l’organizzazione;
  • Si vuole ottenere l’approvazione degli investitori;
  • Si deve decidere se esternalizzare una particolare funzione;
  • Occorre riposizionare le operazioni commerciali e le strutture produttive;
  • Si deve dare priorità ai progetti all’interno della propria organizzazione che competono per finanziamenti e risorse;
  • E’ necessario assicurare i finanziamenti e le risorse finanziarie per attuare il progetto.

Lavorando bene e nel modo corretto ad un business case, si è in grado di presentare con competenza il progetto agli stakeholder la cui approvazione è indispensabile.

Il business case documentato fornirà sicurezza e un buon livello di certezza che la proposta considerata verrà approvata.

Come scrivere, costruire ed utilizzare un business case

il business case

È necessario prendersi del tempo per scrivere un business case in grado di giustificare le spese del progetto. Esso dovrà identificare i benefici per il business in generale e dovrà essere in grado di sottolineare dove gli stakeholder potranno trarre profitto.

I seguenti 7 passaggi mostreranno come costruire ed utilizzare efficacemente un business case:

Passaggio 1: identificare il problema aziendale

I progetti non sono creati solamente per il bene del progetto in se per se, ma hanno anche obiettivi più ampi.

Solitamente, vengono avviati per risolvere uno specifico problema aziendale o creare un’opportunità di business, ma alla fine portano beneficio all’Azienda in quanto tale.

Pertanto, il primo compito quando si redige un business plan è capire quale sia il problema o l’opportunità “generale”, descriverla, scoprire da dove proviene e quindi individuare il tempo necessario per affrontarla.

Passaggio 2: identificare le soluzioni alternative

Come fare a sapere se il progetto che si sta intraprendendo è la migliore soluzione possibile al problema sopra definito? Naturalmente, scegliere la giusta soluzione è difficile.

Un modo per restringere il focus e per rendere chiara la soluzione migliore è seguire questi sei passaggi che passano dall’esame di soluzioni alternative:

  • Annotare le soluzioni alternative.
  • Per ogni soluzione, quantificare i suoi benefici.
  • Prevedere i costi coinvolti in ciascuna soluzione.
  • Capire la fattibilità di ognuna.
  • Discernere i rischi e i problemi associati a ciascuna soluzione.
  • Documentare il tutto nel business case in modo da rendere chiara la soluzione preferita.

Passaggio 3: Individuare e raccomandare la soluzione preferita

Una volta classificate le soluzioni, è il momento di individuare e raccomandare quella preferita.

Un metodo che si può applicare è quello di assegnare un punteggio compreso tra 1 e 10 a seconda del rapporto costo/beneficio della soluzione.

Passaggio 4: Prevedere i rischi del progetto

Per prevedere i rischi del progetto, prima si deve prevedere quale potrebbe essere la portata del progetto. Fatto questo si può procedere alla previsione dei possibili rischi in cui è possibile incorrere in questo ambito.

Ecco le domande da porsi:

  • Quale sarà l’obiettivo principale?
  • Quanto ci vorrà per realizzarlo?
  • Quali azioni sono incluse nel raggiungimento di questo obiettivo? E quali sono escluse?

Quando si parla di rischio, ci si chiederà invece:

  • Quali sono i rischi evidenti di intraprendere questo progetto?
  • Quali sono i rischi meno ovvi (come i costi opportunità)?
  • Qual è il punto di assumersi questi rischi?
  • Il vantaggio supera il costo?
  • Quali sono i benefici intangibili?

Passaggio 5: stimare il budget e ricercare i fondi

Qui è dove si stimano i soldi necessari per portare a termine il lavoro legato al progetto.

È anche un buon momento in cui indicare da dove ci si aspetta che i fondi provengano: saranno raccolti? Presi in prestito? donati o trasferiti nel budget?

Inoltre, bisogna rispondere alle seguenti domande:

  • Quale somma di denaro verrà destinata a ciascuna delle risorse necessarie?
  • Qual è l’intervallo che ci si può aspettare di attendere per pagare ogni risorsa?

Passaggio 6: Descrivere l’approccio di implementazione

A questo punto si è quindi identificato il problema aziendale – o l’opportunità – e come raggiungerlo. Ora è il momento di convincere gli stakeholder sulla bontà del progetto descrivendo il modo migliore per implementare il processo in modo da raggiungere gli obiettivi.

Qui, in poche parole, viene fatto un piano preliminare di progetto che includerà:

  • Obiettivi, preferibilmente SMART
  • Deliverables
  • Ambito
  • Fasi del progetto
  • Compiti necessari in ogni fase
  • Sistemi di comunicazione
  • Dipendenze fra le risorse
  • Budget

Chiaramente questa parte non ha bisogno di essere dettagliata e precisa per ora, ma dovrebbe essere comunque una bozza alquanto credibile e veritiera.

Passaggio 7: Il sommario esecutivo

Un sommario esecutivo è semplicemente un riassunto di una pagina di tutto ciò che si è analizzato finora.

Il modo più semplice per farlo è quello di fornire rapidi riepiloghi di:

  • Problema
  • Soluzione
  • Costi
  • Potenziale di ritorno
  • Lasso di tempo
  • Chi è coinvolto

Per rendere il sommario esecutivo il più chiaro e conciso possibile, si dovrebbe puntare a una media di una frase per ogni punto di cui sopra.

Per concludere, chiarendo gli obiettivi, identificando il valore che il progetto porterà e spiegando l’implementazione con chiarezza e sicurezza, si sarà già sulla buona strada per costruire un business case credibile.

I fatti sono importanti ed i numeri lo sono altrettanto.

Ma c’è un ulteriore elemento da tenere in conto quando si va ad esporre un business case agli stakeholder: è necessario connettersi con il pubblico anche a livello emotivo e raccontare “una storia”.

Quando si presenta una soluzione e si crea una nuova storia intorno ad essa, sarà molto improbabile che gli stakeholder daranno una risposta negativa alla presentazione.

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Una prova è meglio di mille parole.
piano di progetto

Il Piano di Project Management come bussola di un progetto

Cos’è un piano di project management? Probabilmente già conosci la risposta, ma se non dovesse essere così, o dovessi avere ancora dei dubbi, prova a leggere questo articolo perché proveremo a spiegarlo.

I contratti sono stati firmati, le strette di mano ci sono state e un nuovo progetto può ufficialmente iniziare il suo corso.

Ma quando si tratta di pianificare un nuovo progetto, un project manager potrebbe non sapere esattamente da dove cominciare. E’ in questo caso che entra in gioco proprio il piano di project management.

Ma che cos’è un piano di gestione di progetto? Come si fa a prevedere con precisione la durata delle attività? Come si traducono le aspettative degli stakeholder in output concreti? Cosa succede se qualcosa va storto?

Il piano di project management è la risposta a queste domande e la chiave per un progetto di successo.

Cos’è un piano di project management

Il project manager crea il piano di gestione del progetto in base agli input del team di progetto e dei principali stakeholder.

Un piano di gestione del progetto è un documento formale approvato che definisce il modo in cui il progetto verrà eseguito, monitorato e controllato.

Può essere una sintesi o un documento dettagliato e può includere linee di base, piani di gestione sussidiaria e altri documenti di pianificazione.

Man mano che il lavoro procede, le prestazioni del progetto vengono misurate rispetto alla base di misurazione inclusa in questo piano di project management.

Se, mentre viene svolte il lavoro, una deviazione dalla linea di base si manifesta, il project manager si occuperà di apportare le dovute correzioni per ripristinare la deviazione.

Se queste correzioni non riescono a correggere le deviazioni, diventano necessarie le richieste di modifica formale alle linee di base.

Quali sono i componenti di un piano di project management

Un piano di progetto è composto da tre elementi fondamentali:

  • Attività: stato dell’attività, priorità, tempo, assegnazioni di risorse umane e finanziarie, notifiche, ecc.
  • Compiti o task: i lavori più piccoli che vanno a costituire il progetto più grande.
  • Risorse: ciò di cui si ha bisogno – persone, attrezzature, sito, ecc. – per portare a termine i compiti del progetto.

Ovviamente questi sono i macroelementi indispensabili di cui tenere conto, ma cominciando a scendere nel dettaglio possiamo vedere come il piano debba tener conto di innumerevoli aspetti.

I dettagli di un Piano di Project Management

E’ per questo che un piano di gestione del progetto viene ulteriormente suddiviso in molte parti ognuna delle quali verrà elaborata nel dettaglio e risulterà determinante per la riuscita del progetto. Vediamo quali:

  • Determinare l’ambito del progetto: stabilisce i limiti del progetto e le responsabilità di ciascun membro del team. Ciò viene stabilito determinando e documentando specifici obiettivi del progetto, risultati, caratteristiche, funzioni, compiti, scadenze e costi.
  • Fasi del progetto: questo è il ciclo di vita, dall’iniziazione, pianificazione ed esecuzione, al monitoraggio, controllo e, infine, chiusura del progetto. Quindi, si sta qui rompendo il programma di un progetto in parti più piccole e gestibili. È possibile pensare a queste come a mini-progetti che possono essere scanditi da pietre miliari.
  • Pianificazione delle attività: si tratta sostanzialmente di una lista di cose da fare per completare il progetto. È qui che si raccoglie tutto quello che riguarda lo scorrere del progetto dall’inizio alla fine.
  • Identificare i punti cardine delle attività: quelle attività che segnalano la fine di una fase del progetto sono chiamate pietre miliari. Queste pietre miliari, indicate generalmente nel piano con icone a forma di diamante, aiutano a scomporre il progetto in piccoli pezzi più gestibili.
  • Compiti: questi piccoli lavori dovrebbero essere piccoli passi incrementali verso il prodotto finale. Si possono estrarre direttamente dal programma delle attività che si è creato nel passaggio precedente.
  • Durata: qui il project manager calcola quanto tempo pensa che ogni attività e fase di progetto richiederà. Si tratta di stime, ma il project manager deve comunque essere realistico e basarsi sulla scadenza generale del progetto.
  • Dipendenze: qui si parla delle attività che dipendono dal completamento di altre attività; prima che queste ultime non sono concluse, le prime non possono iniziare. E’ possibile collegare queste dipendenze e impostare delle notifiche in modo che il team sappia quando sono complete, così da non bloccare il lavoro e renderlo più fluido.
  • Risorse: sono ciò che è necessario per svolgere il progetto. Queste possono essere qualsiasi cosa: dalle persone del team del progetto al software di gestione del materiale di cui avranno bisogno per completare le loro attività, dal luogo di lavoro ai fornitori e agli appaltatori esterni, ecc.
  • Tempi: è la determinazione di quanto tempo si ha a disposizione per ogni fase del progetto. Una cronologia fornisce una visualizzazione della pianificazione e delle attività che consente di sapere come distribuire il carico di lavoro.
  • Budget: qui vengono determinati i costi coinvolti nell’assegnazione di tutte le risorse necessarie per completare il progetto. Questo numero, generalmente, dovrà essere approvato dai direttori dell’organizzazione e/o dallo sponsor di progetto e normalmente si colloca all’interno di un intervallo; è necessario quindi essere realistici quando si effettuano stime.
  • Monitorare i progressi: chiaramente durante il progetto, si dovrà tenere traccia dell’avanzamento del piano di progetto. Il progresso effettivo rispetto a quello pianificato deve essere monitorato, se possibile, in tempo reale, il che consente di apportare modifiche nel caso in cui si presentino problemi, prima che questi diventino ingestibili.

Chiaramente, al termine di un progetto è importante analizzare l’intero andamento del progetto dall’inizio alla fine, specialmente nel caso di problemi incontrati durante il ciclo di vita.

Sarà anche necessario confrontare i risultati ottenuti con quelli previsionali inclusi nel piano di project management. Si dovrà riflettere su eventuali errori commessi, per garantire che il prossimo progetto similare non incorra negli stessi errori.

Creazione del piano di progetto e strumenti di supporto

Come abbiamo potuto vedere un Piano di Progetto include una innumerevole quantità di elementi di cui tenere conto. E’ per questo che gli strumenti di project management possono rendere la creazione del piano di progetto e la sua gestione molto più semplice ed efficiente.

Il mercato offre diversi strumenti di gestione di progetto, ognuno con le sue funzionalità e la sua grafica peculiare.

Un software di Project Management come Twproject, ad esempio, permette anche la condivisione del piano di gestione del progetto fra tutti gli utenti.

I membri del team possono usare questo strumento per aggiornare le loro attività, e ciò significa ottenere dati in tempo reale sul progetto che permetteranno al project manager di gestirlo in modo più produttivo.

Il piano di project management è praticamente un processo di organizzazione dei vari pezzi che si sommano per raggiungere l’obiettivo finale delineato nel progetto.

Si può avere un buon piano, ma un project manager ha anche bisogno degli strumenti giusti per implementarlo correttamente, soprattutto nel caso dei progetti più complessi.

A maggior ragione nel caso di modifiche al piano di project management, gli strumenti PM possono essere particolarmente utili.

Se non hai mai usato TWproject puoi provarlo gratuitamente cliccando qui per valutarne tutte le funzionalità.

Conclusioni

Sebbene il piano di gestione dei progetti sia sviluppato come parte della definizione del progetto, dovrebbe essere un documento vivente che evolve man mano che il progetto avanza e viene aggiornato con le informazioni pertinenti più recenti.

Questo piano di project management dovrebbe essere disponibile a tutti i membri del progetto, in quanto può fornire informazioni essenziali sul progetto stesso. Stiamo infatti parlando del principale documento di comunicazione per il progetto.

Creare un piano di project management completo e strategicamente valido è fondamentale per garantire il successo di un progetto. Le nostre linee guide possono aiutarvi non poco nella realizzazione e crearlo potrebbe anche non risultare così difficile come si potrebbe pensare.

Con un piano di gestione del progetto ben fatto, il project manager avrà un’alta probabilità di mantenere il progetto in carreggiata e di far fede alle promesse inizialmente fatte ai differenti stakeholder.

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Una prova è meglio di mille parole.
livelli di dettaglio cronoprogramma

I livelli di dettaglio di un cronoprogramma

La creazione di un cronoprogramma completo e dettagliato è una delle attività più difficili da affrontare per un project manager.

Proprio per questo motivo vogliamo riprendere l’argomento per chiarire meglio alcuni punti che riguardano il livello di dettaglio del crono programma, ovvero quanto in profondità si debba scendere nel prevedere i tempi del progetto.

La preparazione di un cronoprogramma dovrebbe essere effettuata all’interno di una struttura formale, in cui dovrebbero essere stabilite linee chiare di autorità e responsabilità. Cominciamo quindi a vedere quali sono i passaggi da fare.

5 passaggi base per la preparazione di un cronoprogramma

Esiste un processo in cinque passaggi per la preparazione del cronoprogramma che viene comunemente usato. Ecco quale:

  1. Definizione dell’attività: comporta l’identificazione e la definizione di quelle attività che devono essere realizzate per raggiungere gli obiettivi.
  2. Sequenziamento delle attività: comporta l’identificazione accurata dei vincoli e delle relazioni tra le attività e stabilisce l’ordine in cui queste verranno svolte.
  3. Stima della durata dell’attività: determinazione del tempo richiesto per completare le attività che compongono il programma.
  4. Pianificazione dello sviluppo: comporta lo sviluppo di date di inizio e fine realistiche per ciascuna attività.
  5. Pianificazione del controllo: identificare le variazioni di programma e gestire le modifiche effettive ai programmi sviluppati.

Il cronoprogramma è quindi fondamentale per la corretta esecuzione delle funzioni di pianificazione e controllo della gestione del progetto.

La fase di pianificazione di un progetto contribuisce allo sviluppo di piani e budget dettagliati e all’identificazione e allocazione delle risorse richieste in tutte le attività del progetto.

Durante questa fase inoltre, vengono sviluppati una serie di programmi integrati a più livelli che collegano tutte le attività del cronoprogramma, mostrando le loro relazioni logiche ed eventuali vincoli.

Il livello di dettaglio sviluppato per questi programmi dipende dalla portata e dal rischio del progetto.

Questo processo fornisce una gerarchia di programmi funzionali e stratificati che possono essere utili per monitorare e controllare l’avanzamento del progetto.

I dettagli di un cronoprogramma

Vediamo quindi quali sono i diversi livelli di dettaglio che un cronoprogramma può presentare.

Livello 1: Il Project Master Schedule (PMS).

Questo di solito è composto solamente da una pagina, in cui vengono evidenziate le principali attività del progetto, le tappe fondamentali – milestone – e i risultati chiave per l’intero progetto.

Viene utilizzato per riepilogare la pianificazione del progetto nei report e altri documenti quando non è richiesta una pianificazione più dettagliata.

Sviluppato frequentemente dal “cliente” come parte dei suoi primi studi di fattibilità per il progetto e poi mantenuto dal contraente; può essere utilizzato per assistere nel processo decisionale.

Livello 2: Summary Master Schedule (SMS).

Descrive il progetto complessivo suddiviso in componenti principali per area e viene utilizzato per report di gestione di livello superiore.

Comprenderà le informazioni di Livello 1 ma più dettagliate, in modo da mostrare le attività per area.

Dovrebbe dimostrare il percorso guida per le strutture e i principali sistemi di processo in base allo scopo del progetto.

Il pubblico di riferimento di questo tipo di programma include – ma non si limita solo – a direttori generali, sponsor e gestori di programmi o project manager.
schedulare

Livello 3: Project Coordination Schedule (PCS)

Questo programma rappresenta un riepilogo delle attività di pianificazione e viene generalmente sviluppato dall’appaltatore principale o dal team di progetto durante le fasi iniziali della pianificazione.

La pianificazione di livello 3 copre l’intero progetto e viene utilizzata per supportare il report mensile.

Questo comprende tutte le principali pietre miliari, i principali elementi di progettazione, approvvigionamento, costruzione, verifica ed avviamento.

Durante la fase di esecuzione del progetto, questa pianificazione definisce il percorso critico generale ed è lo strumento di coordinamento principale per il progetto nel suo complesso.

Livello 4: Project Working Level Schedule

Nel Livello 4 viene presentato il piano dettagliato del lavoro che deve essere svolto, in cui ogni parte è un’espansione di parte del programma del Livello 3.

Questo è il programma chiave che mostra le attività che devono essere svolte dalla forza lavoro del progetto.

Le date generate dalle attività incluse in questo programma rappresentano l’inizio e il completamento del progetto previsti.

Il programma di livello 4 può riguardare l’intero progetto o una parte del progetto, a seconda delle dimensioni del progetto e della complessità del lavoro.

Un fattore critico consiste nel mantenere questo tipo di pianificazione in una dimensione ragionevole che possa essere facilmente gestita, aggiornata e convalidata.

I destinatari di questo tipo di programma sono principalmente i project manager con i loro team.

Livello 5: Detail Schedule

Questo programma – letteralmente “programma nei dettagli” – presenta l’ulteriore suddivisione delle attività previste nel livello 4.

In poche parole, un programma a breve termine utilizzato per mappare le attività dettagliate necessarie per coordinare il lavoro quotidiano in aree specifiche.

Le pianificazioni di livello 5 sono sviluppate dai supervisori della forza lavoro per pianificare e coordinare il loro lavoro nei dettagli.

Questi programmi di livello 5 vengono sostituiti generalmente ogni 1 o 2 settimane, a seconda della complessità del lavoro.

Note importanti sul livello di dettaglio in un cronoprogramma

  • I programmi di livello 1 e 2 sono normalmente sviluppati come parte degli studi di pre-fattibilità del progetto.
  • Solamente nel caso di progetti molto complessi, si avrà una pianificazione completa di Livello 1 e Livello 2. In genere, i progetti meno complessi hanno una pianificazione di livello 2.
  • Se il progetto è relativamente piccolo, il programma di livello 3 viene espanso in un programma di livello 4 per coordinare l’esecuzione dei lavori. In progetti di grandi dimensioni con più pianificazioni di Livello 4, la pianificazione di Livello 3 viene mantenuta come pianificazione complessiva del progetto.
  • Ogni progetto richiede un programma di livello 4 per coordinare giorno per giorno il lavoro del progetto. Tuttavia, la dimensione complessiva di questo programma deve essere “gestibile” e focalizzata sul lavoro in un’unica area di gestione. La pianificazione di livello 3 diventa quindi fondamentale per il coordinamento generale del progetto.

Ogni livello di un cronoprogramma ha quindi la sua funzione specifica, anche in base alla complessità che un progetto presenta.

È importante che un project manager riesca a “navigare” fra i differenti livelli e a trovarsi con il livello di dettaglio giusto per portare un progetto al suo successo.È importante che un project manager riesca a “navigare” fra i differenti livelli e a trovarsi con il livello di dettaglio giusto per portare un progetto al suo successo. Per farlo è indispensabile che debba avere a disposizione un software di project management come TWproject con il quale riuscire a gestire ogni livello di crono programma.

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