vantaggi del progetto

I vantaggi tangibili e intangibili di un progetto

Nessun progetto viene avviato se non presenta almeno un vantaggio.

Solitamente sono soprattutto i vantaggi tangibili ad essere considerati durante la valutazione di un progetto, ma possono esistere anche una serie di vantaggi intangibili.

Qual è la differenza fra i vantaggi tangibili e intangibili?

I benefici tangibili sono quelli misurati in termini monetari, mentre i benefici intangibili non possono essere misurati direttamente in termini economici, ma hanno comunque un impatto aziendale molto significativo.

I vantaggi intangibili, chiamati a volte anche “vantaggi soft”, sono i guadagni attribuibili al progetto di miglioramento che non possono essere segnalati a fini contabili formali.

Questi benefici non sono inclusi nei calcoli finanziari perché non sono monetari o sono difficili da misurare e calcolare.

I benefici materiali sono di natura fisica e possono rappresentare vantaggi a lungo termine o a breve termine, mentre vantaggi intangibili rappresentano solitamente beni a lungo termine che non sono proprietà fisiche, ma piuttosto rientrano nella proprietà intellettuale di un’organizzazione.

Un’altra distinzione di questi due vantaggi è che i benefici intangibili possono aumentare o diminuire nel tempo, mentre i benefici tangibili di un processo difficilmente tendono a fluttuare.

E, ancora, i vantaggi tangibili possono essere spesso calcolati prima di intraprendere alcune azioni, mentre quelli intangibili è praticamente impossibile che possano essere quantificati in anticipo.

Vediamo ora nel concreto quali possono essere i vantaggi tangibili ed intangibili di un progetto.

Vantaggi tangibili

Aumento delle entrate

Questo è il tipo di vantaggio più comune di un progetto, ed il più auspicato dagli stakeholders.

L’aumento delle entrate è un vantaggio quando un progetto ha un impatto diretto sulle entrate dell’organizzazione.

A queste entrate possono aggiungersi altre fonti di entrata aggiuntive quali il lancio di un nuovo prodotto o la fornitura di un’offerta.

L’aumento delle entrate è rappresentato da un valore in denaro preciso.

Risparmio sui costi delle risorse

A volte, le modifiche al sistema o il rinnovamento dei processi di lavoro mirano a rendere il ciclo di un progetto più efficiente.

In questi casi, può accadere quindi che non sia necessaria una determinata attività dopo l’implementazione delle modifiche. Questo vantaggio può essere realizzato anche quando eventuali problemi di sistema o di processo vengono risolti. In questa situazione, potrebbe accadere che l’organizzazione possa rendere ridondanti alcuni ruoli o trasferire alcune risorse a un reparto diverso, il che significa un’ottimizzazione o una diminuzione delle risorse e, di conseguenza, dei loro costi.

Aumento di produttività

Un vantaggio tangibile di un progetto è l’aumento della produttività che può consentire alle persone di lavorare di più o di essere dirottate in altre aree.

A volte, i problemi di sistema o di processo costringono le persone a eseguire una soluzione manuale, a ripetere i task più di una volta per correggere o a portare più persone a rivedere la stessa attività.

Miglioramenti del processo

I processi possono migliorare il tempo necessario per il completamento di un determinato progetto. Può trattarsi di automatizzare una semplice operazione di immissione manuale dei dati o automatizzare un complesso processo che significherebbe un grande dispendio di energie, di tempo e di costi. Migliorare i processi significa che il tempo necessario per completare un processo è inferiore, il che può far risparmiare tempo liberando la risorsa per svolgere altre attività.

Vantaggi intangibili

Contributo alla strategia organizzativa

Tra i vantaggi intangibili troviamo una posizione di mercato aumentata e/o la percezione da parte dei clienti che l’organizzazione sia un leader del settore.

Esperienza utente migliorata

Alcuni progetti potrebbero creare un prodotto che sia più facile da utilizzare per i clienti finali oppure offra caratteristiche innovative. Questo si tramuta quindi in un’esperienza migliore da parte dell’utente; a tutti gli effettivi un vantaggio intangibile.

Maggiore soddisfazione del cliente

I progetti in generale hanno come obiettivo quello di soddisfare il cliente finale, sia che questo sia esterno all’organizzazione sia che sia interno. In caso contrario, se il cliente non fosse soddisfatto del risultato, il progetto non potrebbe essere considerato di successo. La maggiore soddisfazione del cliente è però un vantaggio intangibile dato che non è possibile quantificarlo in maniera oggettiva.

i vantaggi del progetto

Maggiore conformità

Alcuni progetti mirano a rielaborare sistemi o processi che andranno incontro ad un processo di audit. Se un’organizzazione dovesse violare un regolamento o una misura di conformità, potrebbe finire per pagare multe enormi. A volte il vantaggio del progetto è proprio questo: realizzare qualcosa per garantire una maggiore sicurezza per l’organizzazione.

Valore della marca

Il valore della marca, conosciuto anche come “brand equity”, è uno degli obiettivi chiave per molte organizzazioni.  Alcuni progetti mirano a migliorare la brand equity fornendo servizi migliori e mantenendo gli standard. Un altro esempio di vantaggio intangibile di un progetto.

 

Capita, a volte , che si considerino i vantaggi tangibili più importanti di quelli intangibili. Questo perché sono quantificabili e visibili immediatamente.

È importante però ricordare che i vantaggi intangibili meritano lo stesso rispetto, dato che rappresentano una parte significativa del valore di un’organizzazione.

Secondo gli economisti, più del 25% del valore delle imprese si basa ora su beni immateriali, come l’immagine del marchio e la quota di mercato.

Ecco quindi come diventa fondamentale, durante l’analisi di un progetto, tenere conto dei vantaggi tangibili così come di quelli intangibili e di considerarli della stessa importanza.

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gli strumenti di reporting

Gli strumenti di reporting del project manager

Nel project management, gli strumenti di reporting possono aiutare ad avere una comunicazione efficiente ed efficace.

La comunicazione gioca un ruolo fondamentale in qualsiasi processo di lavoro così come anche nella vita di tutti i giorni.

Qualsiasi sia la situazione, ci si ritrova sempre a trasmettere un messaggio o un’opinione.

Esistono diversi report che vengono accuratamente costruiti in modo che la comunicazione sullo svolgimento del progetto sia chiara, precisa ed efficace.

In questo articolo vedremo quindi più nel dettaglio gli strumenti di reporting del project manager.

Perchè è indispensabile il sistema di reporting ?

Nell’introduzione abbiamo già affermato chiaramente la necessità di una comunicazione efficace.

Questa diventa ancora più importante all’interno di un’organizzazione e nel project management.

Grazie ad un sistema di reporting efficace, il project manager non dovrebbe più preoccuparsi troppo di aggiornare direttamente e personalmente i diversi stakeholder.

Con un sistema di reporting sulla gestione del progetto in atto, si dispone di un processo regolare e formale di distribuzione di report che permetterà di aggiornare le parti interessate su tutti gli aspetti del progetto che devono conoscere.

In questo modo, è possibile proteggere i membri del team di progetto e gli stakeholder da qualsiasi sorpresa inaspettata.

È attraverso i rapporti che si viene a conoscenza dello stato di avanzamento del progetto e del ritmo con cui viene eseguito.

Inoltre, si può capire cosa impedisce al progetto di muoversi più velocemente e si ha la possibilità di analizzare i vari aspetti rispetto al piano di gestione del progetto.

Oltre ad essere uno degli aspetti centrali della comunicazione, il reporting sulla gestione del progetto può essere efficacemente utilizzato dal project manager per mantenere una storia documentata del progetto e dei suoi procedimenti.

Con questa documentazione “temporale”, è possibile infatti condurre analisi per trarre lezioni, valutare i processi e apprendere i punti di forza e di debolezza del modo in cui il progetto è stato approcciato.

Per riassumere, il reporting sulla gestione del progetto dovrebbe essere:

  • L’efficace collegamento di comunicazione tra tutti i diversi stakeholder del progetto e dell’organizzazione
  • La raccolta di dati e informazioni importanti sul progetto
  • Il sistema che garantisce la ricezione delle informazioni dal personale necessario ogniqualvolta necessario
  • La spina dorsale della comprensione da parte dell’organizzazione del progetto, della sua gestione, del suo piano e del suo obiettivo

I 5 principali strumenti di reporting del project manager

1. Scheda attività

Uno dei report più importanti per un project manager è sicuramente la scheda attività.

In questo report verranno inclusi tutti i dettagli relativi al tempo che le risorse impiegano per lavorare al progetto.

Una scheda attività, nello specifico, può tenere sotto controllo i seguenti dettagli:

  • Tempo investito da ogni membro del team
  • Lavoro completato in un determinato giorno, settimana o mese
  • Responsabilità di ciascun membro del team rispetto al compito assegnatogli
  • Sovraccarico o sottoutilizzo delle risorse nel progetto

In questo modo un project manager ha un’idea completa del tempo e degli sforzi spesi per il completamento di una particolare attività o dell’intero progetto.

2. Report sulle spese e sui costi

A volte la percezione inganna! Può capitare, infatti, che un progetto sembri andare come previsto, i membri del team lavorano bene e le attività procedono come pianificato, rispettando le scadenze.

Alla chiusura dell’esecuzione del progetto però, arriva il momento di mettere insieme le spese totali sul progetto e, con molta sorpresa, si scopre che il costo sostenuto è ben oltre il budget assegnato al progetto.

In questo modo, quello che si pensava fosse un progetto di successo è in realtà un progetto in  perdita.

La soluzione è utilizzare un report che raccolga spese e costi di progetto e che venga aggiornato frequentemente.

Questo report può essere visualizzato dal project manager e dagli stakeholder che approvano i budget e la registrazione delle spese, grandi o piccole che siano, dovrebbe essere effettuata in tempo reale.

strumenti di reporting

3. Report sullo stato del progetto

Il report sullo stato del progetto sarà indicativo di:

  • Lavoro completato
  • Scadenza ritardata
  • Varianza nella pianificazione
  • Varianza del costo
  • Monitoraggio dei problemi
  • Monitoraggio del rischio
  • Attività in sospeso

Oltre a questi aspetti, si possono aggiungere altre informazioni rilevanti per il progetto nello specifico.

Da sottolineare però che questo report non deve entrare troppo nei dettagli, ma deve dare queste informazioni in maniera diretta, chiara e conciso.

Per approfondimenti sui vari argomenti, si potrà tenere un meeting dedicato.

4. Report sul carico di lavoro delle risorse

Simile alla scheda attività, il report sul carico di lavoro delle risorse terrà traccia della quantità di lavoro assegnata a ciascun membro del team di progetto.

In TwProject abbiamo a cuore le risorse umane, fulcro del progetto di successo, per questo abbiamo ipotizzato una serie di strumenti e azioni dedicate.

Questo report è molto vantaggioso per il project manager negli incarichi o nell’assegnazione del lavoro.

5. Report di portfolio

Questo è un report dedicato specialmente a quei project manager che gestiscono più di un progetto contemporaneamente.

Questo documento mostrerà il numero di progetti che il project manager sta gestendo e garantirà che le date importanti di ognuno siano accanto al progetto giusto, così da mantenere un quadro generale.

Questo è un report piuttosto schematico e può essere facoltativo per molti, ma in molti casi può risultare utile al project manager per tenere traccia di tutti i suoi progetti e di ciò che richiede la sua attenzione in quel particolare momento.

 

I report di progetto non sono quindi sono solo delle liste da spuntare, ma sono molto di più.

Il reporting del progetto significa mantenere aperta la comunicazione con gli stakeholder, risolvere i problemi prima che si presentino e mantenere alta la qualità dei risultati.

Il monitoraggio coerente delle metriche di gestione dei progetti aiuta i project manager a ottenere un maggiore controllo sui progetti e migliori probabilità di successo.

Le organizzazioni acquisiscono informazioni su quali iniziative hanno successo, quali necessitano di una messa a punto e quali devono essere totalmente eliminate.

Infine, il sistema di reporting di progetto può creare dati storici per migliorare la pianificazione futura e consentire confronti.

Fornendo un ottimo sistema di reportistica sul progetto, il project manager fa quindi molto di più che spuntare le caselle: sta portando la gestione del progetto al livello successivo.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

scadenze di progetto

Schedulare al meglio le scadenze di progetto

Quante volte vi è capitato di essere stressati e agitati per cercare di rispettare una scadenza di progetto?

Sappiamo tutti che le scadenze sono fondamentali per il successo di un progetto e senza una scadenza stabilita, non si avrebbe alcuna direzione o motivazione per fare qualunque cosa.

Sfortunatamente, molti progetti continuano a soffrire a causa di ritardi, scadenze mancate e mancato follow-up.

Quando un progetto rallenta o fallisce, il danno è enorme: significa – nella maggior parte dei progetti – soldi buttati via e ore di lavoro preziose investite per niente.

Se saltare la scadenza di progetto diventa una costante, se ci si trova ad affrettarsi per cercare di raggiungerle all’ultimo minuto, allora è il caso di ridefinire le proprie modalità operative, apportando modifiche al sistema di pianificazione del lavoro.

Per capire come fare è importante partire dalla loro funzione ed utilità.

Perché le scadenze sono importanti?

In genere, le scadenze vengono fissate per uno dei seguenti motivi:

  • Per assicurarsi di completare un lavoro: è facile ritardare o dimenticare un’attività che non ha un punto finale concordato. Le scadenze aiutano quindi a evitare questa situazione.
  • Per incoraggiare un regolare flusso di lavoro: le scadenze aiutano a collaborare per il raggiungimento di un obiettivo condiviso e per mantenere i progetti complessi e in più fasi sulla buona strada.
  • Per impostare le aspettative: le scadenze chiariscono cosa si deve consegnare e quando. In questo modo è possibile assumere il controllo del lavoro, senza confusione.

Nel caso in cui una scadenza non venga rispettata, possono esserci anche gravi conseguenze.

A livello personale: questo può danneggiare la reputazione e le prospettive di carriera di chi non rispetta le scadenze, soprattutto se ciò accade più di una volta.

Inoltre, può anche essere estremamente dannoso a livello organizzativo poiché innesca possibili reclami e attiva negoziazioni. Il mancato rispetto di una scadenza può avere un impatto sulla reputazione dell’organizzazione e può avere anche gravi implicazioni finanziarie se questo ritardo innesca altri ritardi o, addirittura, una clausola penale in un contratto.

6 passaggi chiave per rispettare le scadenze del progetto

Ecco 6 passaggi chiave per schedulare al meglio le scadenze di progetto:

  1. Elencare tutte le attività e le tappe del progetto.

Scriverle come passaggi d’azione invece che con frasi vaghe e generiche; questo aiuterà a trovare una motivazione aggiuntiva.

  1. Scegliere una scadenza ragionevole in base alla complessità del lavoro da svolgere.

In principio, non bisogna commettere l’errore di fissare una scadenza impossibile da rispettare. Bisogna quindi analizzare la complessità del lavoro e stimare un ragionevole lasso di tempo necessario per portarlo a termine. Se non si è in grado di farlo da soli, si può sempre chiedere l’aiuto di chi ha già svolto l’attività o di chi conosce meglio i processi.

  1. Pianificare e impostare delle notifiche per le scadenze.

Se le scadenze non sono programmate e registrate da qualche parte, è meno probabile ricordarsele. Utilizzare quindi uno strumento di calendario per pianificare le scadenze delle attività e delle pietre miliari in modo da ricevere notifiche per ciascuna, può sicuramente aiutare a non mancare i traguardi.

  1. Aggiungere un ragionevole “cuscinetto” a ogni scadenza.

Con cuscinetto si intende del tempo extra che torna utile nel caso in cui si presentino ritardi o problemi che potrebbero portare il progetto a un arresto o ad un rallentamento improvviso.

  1. Lavorare insieme ad un partner responsabile.

Che si tratti del project manager stesso, di un membro del team, di un cliente o di uno stakeholder, avere un partner di lavoro può motivare a rispettare le scadenze nei tempi previsti.

  1. Concentrarsi su un solo compito alla volta.

Il multitasking può sembrare fruttifero, ma dover pensare a tante cose contemporaneamente può invece portare a sentirsi esausti e ad avere problemi di organizzazione. La chiave è quindi concentrare il proprio tempo, impegno e attenzione su un solo compito alla volta. Dopo averlo completato, spuntarlo dalla to do list motiverà ancora di più a passare all’attività successiva.

Cosa succede se, di nuovo, non si rispetta una scadenza?

rispettare le scadenze di progetto

Nonostante i consigli di questo articolo, nonostante il duro lavoro e la lungimiranza, potrebbe comunque capitare – ancora – di non rispettare una scadenza di progetto.

Se ciò accade, è importante mantenere la calma e fare ogni sforzo possibile per limitare i danni.

Come?

Il primo passo è mantenere gli stakeholder informati sui progressi durante il lavoro, evidenziando eventuali problemi che possono ritardare – o già stanno ritardando – le attività e mostrando gli eventuali piani di emergenza e di gestione del rischio.

In questo modo, se alla fine non si riesce a rispettare la deadline, le persone coinvolte saranno più propense a capire la situazione e alcune potrebbero essere pronte ad aiutare.

In una situazione del genere, è meglio affrontare rapidamente il problema e concordare una nuova scadenza.

Inoltre, è necessario una revisione del progetto per identificare cosa è andato storto e per evitare che si ripeta, anche in eventuali progetti similari futuri.

Tuttavia, il mancato rispetto di una scadenza di progetto può avere implicazioni più ampie.

Ad esempio, come accennato in precedenza, se si lavora con un cliente o un’organizzazione esterna, il ritardo potrebbe portare ad una sanzione finanziaria o a danneggiare la reputazione del lavoratore e/o dell’azienda in maniera pesante.

Qualunque sia il caso, è importante che chi non è riuscito a rispettare la scadenza, se ne assuma la responsabilità, evitando di trovare scuse e di peggiorare così la situazione.

Quando ciò accade, la cosa migliore che un professionista può fare è accettare l’errore e imparare dall’esperienza.

 

Per concludere, le scadenze non devono essere viste come un cappio intorno al collo che si stringe sempre di più.

Grazie ad una mentalità pragmatica e alle giuste strategie, come quelle indicate in questo articolo, si potranno gestire meglio le scadenze.

In questo modo si avrà non solo un netto miglioramento della qualità del lavoro, ma anche della capacità di gestire lo stress.

Pianifica il tuo lavoro e le tue scadenze.

il piano della qualita

Il Piano della qualità: un documento indispensabile al progetto

Il piano della qualità è spesso sottovalutato nello sviluppo dei progetti, eppure esso è strategico nella definizione del precorso e dei risultati, vediamo come.

Ogni progetto, al suo termine, deve produrre / fornire qualcosa, il cosiddetto output di progetto.

Nella fase d’avvio, il cliente ed il project manager, con l’aiuto del team di progetto, definiscono in modo collaborativo gli obiettivi del progetto insieme alle tempistiche di completamento.

Le consegne del progetto devono quindi rispettare determinati standard di qualità generici del settore nonché i requisiti specifici del cliente.

Pertanto, tutti gli output di progetto – che siano uno o molti – devono essere convalidati e verificati prima della consegna al cliente.

La qualità non deve riguardare solamente l’output, ma anche i processi e le attività che producono questi risultati.

In generale, se i processi e le attività che producono i deliverable non aderiscono agli standard di qualità, esiste un’alta probabilità che l’output non soddisfi gli standard di qualità della consegna.

Per questo motivo, il piano della qualità diventa un documento indispensabile al progetto.

Questo piano funge da bibbia della qualità per il progetto e tutti gli stakeholder dovrebbero aderirvi.

Il piano di gestione della qualità del progetto identificherà i requisiti e gli standard di qualità rilevanti che i deliverable del progetto devono soddisfare e definirà un piano su come soddisfare questi requisiti.

In poche parole, si tratta di fornire un prodotto privo di difetti sviluppato con la massima efficienza.

Quali informazioni deve contenere un piano di progetto?

Perché il piano sia completo, esistono una serie di informazioni che on devono essere trascurate. Abbiamo predisposto di seguito l’elenco dei dati da inserire in un piano di gestione della qualità:

  • Descrivere gli obiettivi del progetto e le aspettative di qualità in generale.
  • Identificare le politiche di qualità dell’organizzazione (ad esempio, una certificazione ISO 9001) e descrivere come queste politiche si applicheranno al progetto.
  • Identificare altri criteri o politiche di qualità che devono essere seguiti e rispettati, come ad esempio i requisiti dei clienti o degli investitori.
  • Descrivere in ​​che modo i requisiti di qualità si propagheranno lungo la catena di approvvigionamento e fornitura.
  • Definire i criteri di accettazione per i deliverable di progetto.
  • Definire ruoli e responsabilità di gestione della qualità.
  • Identificare gli standard che verranno applicati.
  • Identificare ed elencare le metriche di qualità che devono essere monitorate.
  • Descrivere le procedure di monitoraggio e reporting per fornire un miglioramento continuo.
  • Descrivere la progettazione e le procedure di revisione.
  • Descrivere le procedure di test e garanzia di qualità.
  • Descrivere le procedure per trattare i difetti.
  • Descrivere le procedure di accettazione del progetto.

piano della qualita

Cos’è la pianificazione della qualità del progetto?

La pianificazione della qualità del progetto può essere un processo complesso, ma consente ad un’organizzazione di impostare chiaramente i requisiti di qualità e documentare tutte le procedure necessarie per la gestione delle aspettative in questo senso.

Lo sviluppo di un modello di piano di qualità è quindi un’attività fondamentale. Senza un piano di qualità del progetto completo è quasi impossibile implementare il progetto e consegnare il prodotto in tempo, nel rispetto del budget e secondo i requisiti delle parti interessate.

La pianificazione della qualità del progetto è una delle componenti chiave della gestione strategica del progetto; è il punto di partenza per creare un collegamento tra le aspettative degli stakeholder e i requisiti del prodotto.

Ci sono diversi input per eseguire il processo di pianificazione della qualità del progetto. Questi sono:

  • La dichiarazione dell’ambito,
  • I requisiti degli stakeholder,
  • Un elenco dei rischi identificati e descritti (il cosiddetto “registro dei rischi”)
  • Il programma di implementazione del progetto.

Utilizzando tutte queste informazioni di input, il project manager, con l’aiuto del suo team, dovrebbe sviluppare un modello di piano di qualità del progetto.

Sviluppo di un modello di piano di qualità del progetto

Sebbene ogni progetto sia unico, si può comunque utilizzare un approccio comune per lo sviluppo di un modello di piano di qualità.

Ecco i passaggi fondamentali:

1) Raccogliere i dati di input

Come è già stato detto, per sviluppare un modello di piano di qualità del progetto

è necessario raccogliere informazioni di input, tra cui la dichiarazione dell’ambito, i requisiti delle parti interessate, il registro dei rischi e il programma di implementazione del progetto. Il project manager ed il team devono richiedere tutte le informazioni necessarie e raccogliere i requisiti per il prodotto.

2) Impostare i parametri di qualità

Qui è necessario decidere quali metriche e parametri verranno utilizzati per analizzare i dati e per le attività durante tutto il ciclo di vita del progetto.

3) Analizzare i dati

Non appena le informazioni di input vengono ricevute, il passaggio successivo è condurre un’analisi costi-benefici. Questa analisi aiuterà a rivedere tutti i costi che si dovranno sostenere nel progetto e tutti i benefici dichiarati durante la fase di impostazione del progetto. Le attività di pianificazione della qualità sono intese a soddisfare i requisiti di qualità entro i costi pianificati e i benefici dichiarati. In altre parole, il costo di ciascuna attività dovrebbe essere confrontato con il beneficio atteso e, secondo i parametri di qualità scelti, il rapporto deve essere per lo meno soddisfacente.

4) Eseguire il controllo della qualità

Durante tutto il ciclo di vita del progetto si dovranno rispettare le metriche di qualità e dovrà quindi essere definito come controllare queste caratteristiche durante il processo di implementazione del progetto. È possibile utilizzare elenchi di controllo e modelli per garantire la coerenza nelle metriche di qualità e per assumere il controllo sulle prestazioni di qualità previste.

5) Progettazione del piano di miglioramento

Il passaggio finale nello sviluppo di un modello di piano di qualità del progetto consiste nel creare un piano di miglioramento che descriva le azioni per analizzare le prestazioni di qualità e identificare le attività per migliorare il valore del progetto / prodotto. Tale piano di solito include passaggi e motivi per applicare modifiche al progetto, alla configurazione del prodotto o alle metriche di processo.

 

Per concludere, il piano della qualità è un documento fondamentale in un progetto per garantirne il successo.

Si tratta di creare una base per l’impostazione dei requisiti e dell’identificazione delle procedure di qualità.

Come in un progetto si hanno obiettivi e risultati definiti, così anche le metriche di qualità devono essere ben impostate.

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il metodo waterfall

Il Metodo Waterfall: cos’è e a cosa serve

Il Metodo Waterfall, in italiano “a cascata”, è definito così perché si sviluppa sistematicamente da una fase all’altra in modo discendente. In sostanza non si può passare alla fase successiva se prima non si è completata la precedente.

Introdotto per la prima volta dal Dr. Winston W. Royce che ne ha parlato in un articolo pubblicato nel 1970, il metodo Waterfall è un modello classico utilizzato, nel project management, nello sviluppo del ciclo di vita del progetto per creare un sistema con un approccio lineare e sequenziale.

Questo modello è diviso in diverse fasi e l’output di una fase viene utilizzato come input per la fase successiva.

In poche parole, ogni fase deve essere completata prima dell’inizio della fase successiva e non vi è alcuna sovrapposizione delle fasi.

Mentre la popolarità del modello a cascata è diminuita negli ultimi anni a favore di metodologie più agili, la natura logica del processo sequenziale utilizzato in questa metodologia non può essere negata. Guardiamola insieme nel dettaglio.

Le cinque fasi del Metodo Waterfall

Realizzare un “modello a cascata”, nel caso di un nuovo progetto, è un processo piuttosto semplice, grazie in gran parte alla natura passo-passo del metodo stesso.

Possono chiaramente esserci piccole differenze da progetto a progetto, ma indipendentemente da queste, i concetti di base riguardanti ciò che serve per iniziare un modello sono uguali e possono essere applicati ovunque.

1. Analisi dei requisiti: Durante questa fase iniziale, i requisiti potenziali del progetto vengono metodicamente analizzati e scritti in un documento. Questo documento fungerà da base per tutti gli sviluppi futuri. Questa fase inoltre, comprende spesso uno studio di fattibilità per capire se il progetto vale veramente la pena di essere eseguito.

2. Progettazione: in questa fase si determina come il progetto sarà svolto e sarà quindi suddiviso nei vari moduli/attività.

3. Sviluppo: in questa fase il progetto viene concretamente svolto.

4. Test: durante questa fase, vengono effettuati test per rilevare e segnalare eventuali problemi dell’output che devono essere risolti.

5. Rilascio: in questa fase l’output è pronto per essere lanciato e distribuito nel mercato.

metodo waterfall

I vantaggi del Metodo Waterfall

Mentre negli ultimi anni il metodo Waterfall ha visto una sua lenta eliminazione a favore di metodi più agili, non bisogna ignorare che tale metodo può comunque offrire una serie di vantaggi. In particolare i progetti e le organizzazioni più grandi che richiedono fasi e scadenze rigorose, potrebbero ricevere buoni benefici dalla sua applicazione.

Ecco i principali vantaggi del Metodo Waterfall:

•   Si adatta alle squadre mobili: l’uso di questo metodo consente al progetto, nel suo insieme, di mantenere una portata e una struttura di progettazione più dettagliate e robuste grazie a tutte le fasi iniziali di pianificazione del progetto e di Ciò è particolarmente adatto per i team di grandi dimensioni che possono vedere i dipendenti andare e venire durante il ciclo di vita del progetto.

•   Permette un’organizzazione strutturata delle forze: mentre alcuni potrebbero sostenere che si tratta di un onere piuttosto che di un vantaggio, resta il fatto che il modello a cascata costringe il progetto, e persino l’organizzazione che lo utilizza, ad essere estremamente disciplinata nella sua struttura. La maggior parte dei progetti considerevoli includerà necessariamente procedure dettagliate per gestire ogni aspetto del progetto.

•   Consente modifiche di progettazione anticipate: sebbene possa essere difficile apportare modifiche di progettazione in un secondo momento del processo, il metodo waterfall si presta bene alle alterazioni nelle prime fasi del ciclo di vita. Ciò è ottimo quando si compilano i documenti delle specifiche nelle prime fasi, poiché le modifiche possono essere apportate immediatamente e con il minimo sforzo, dato che fino a quel momento non è stata effettuata alcuna codifica o implementazione. In sostanza con il metodo Waterfall la gestione delle modifiche di progetto è molto più agevole.

•   Adatto per lo sviluppo incentrato sulle pietre miliari: a causa della struttura lineare intrinseca di un progetto che segue questo metodo, la metodologia a cascata è adatta ad organizzazioni o team che lavorano bene in un ambiente incentrato su pietre miliari e date fisse. Con fasi chiare, concrete e ben comprese da tutti i membri del team, è relativamente semplice sviluppare una linea temporale per l’intero processo e assegnare pietre miliari per ogni fase. Questo non significa che lo sviluppo del progetto possa subire ritardi, ma il metodo Waterfall si adatta particolarmente ai progetti che hanno scadenze definite.

Gli svantaggi del metodo Waterfall

Ecco quali sono gli svantaggi del metodo a cascata:

•   Vincoli del design non adattivo: l’aspetto probabilmente più svantaggioso del modello a cascata è la sua intrinseca mancanza di adattabilità in tutte le fasi del ciclo di vita del progetto. Quando un test nella fase cinque rivela un difetto fondamentale nella progettazione del sistema, non solo richiede un salto drammatico all’indietro, ma in alcuni casi può spesso portare ad un dubbio importante sulla legittimità e funzionamento dell’intero sistema. I team e gli sviluppatori più esperti sostengono, ovviamente, che tali situazioni non dovrebbero verificarsi se il sistema è stato progettato correttamente fin dall’inizio, ma a volte non tutti gli scenari possono essere presi in considerazione ed ogni progetto porta con sé il suo bagaglio di rischi.

•   Ignora il feedback dei clienti a metà processo: a causa del rigoroso processo che questo metodo prevede, il feedback di utenti o clienti è fornito in ritardo nel ciclo di sviluppo e questo può essere a volte troppo poco o troppo tardi.

•   Periodo di test ritardato: mentre la maggior parte dei più moderni modelli tenta di integrare i test durante lo sviluppo, il modello a cascata prevede la fase di test relativamente tardi nel processo. Ciò non significa solo che la maggior parte dei bug o i problemi di progettazione non saranno scoperti fino alla fase finale del processo, ma incoraggia anche pratiche di codifica carenti in quanto i test sono solo un ripensamento.

 

Una soluzione potrebbe quindi essere quella di prevedere non solo la normale fase di test come previsto dal metodo waterfall, ma anche di prendere in considerazione l’idea di introdurre un efficace strumento di gestione degli errori nel ciclo di sviluppo del progetto.

Per fare questo un buon software di gestione progetti che includa la funzione di monitoraggio degli errori può essere la soluzione ideale.

Sebbene abbia i suoi inconvenienti, come detto precedentemente, un piano di gestione del progetto che segua il metodo Waterfall è molto efficace in situazioni in cui si lavora in uno scenario familiare con diversi fattori e situazioni conosciute e in cui il cliente sa esattamente cosa desidera dall’inizio.

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Una prova è meglio di mille parole.
analisi costi-benefici

Analisi costi benefici in un progetto

Valutare i costi e i benefici di un progetto non è qualcosa che può essere affidato alle sensazioni del Project Manager. Parliamo dell’essenza del business aziendale e pertanto abbiamo bisogno di elementi certi su cui effettuare le valutazioni.

Quando si gestisce un progetto, infatti, è necessario prendere molte decisioni chiave.

C’è sempre qualcosa che deve essere eseguito e spesso quel qualcosa è fondamentale per il successo del progetto e dell’organizzazione stessa.

A causa dell’alta posta in gioco, i buoni manager non prendono decisioni solo in base all’istinto, ma preferiscono ridurre al minimo il rischio al meglio delle loro capacità e agire solo quando c’è più certezza che incertezza.

Ma come è possibile farlo avendo una miriade di variabili e un’economia in costante mutamento?

La soluzione è quella di consultare dati concreti con strumenti di reporting, grafici e fogli di calcolo, ancora meglio con l’aiuto di un software di project management.

È quindi possibile utilizzare tali dati per valutare le proprie decisioni con un processo chiamato analisi costi-benefici (CBA).

Un uso intelligente dell’analisi costi-benefici aiuterà a minimizzare i rischi e massimizzare i guadagni sia per il progetto nello specifico che per l’organizzazione in generale.

Che cos’è l’analisi costi-benefici?

Jules Dupuit, un ingegnere ed economista francese, introdusse i concetti alla base dell’analisi costi-benefici negli anni 1840.

Questo metodo è diventato popolare negli anni ’50; un modo semplice per valutare costi e benefici del progetto e, di conseguenza, per determinare se andare avanti (o no) con un progetto.

Come suggerisce il nome, l’analisi costi-benefici implica la somma dei vantaggi di una linea di condotta ed il confronto con i costi ad essa associati.

I risultati dell’analisi sono spesso espressi come un periodo di recupero dell’investimento, ovvero il tempo necessario affinché i benefici ripaghino i costi.

Molte persone che lo usano infatti, cercano il recupero in meno di un periodo specifico.

È possibile usare questa tecnica in diverse situazioni. Ad esempio quando si vuole:

  • Decidere se assumere nuovi membri del team.
  • Valutare un nuovo progetto o cambiare iniziativa.
  • Determinare la fattibilità di un acquisto con capitale.

L’analisi costi-benefici per la gestione dei progetti è uno strumento in più a disposizione del project manager.

Lo scopo dell’analisi costi-benefici

Lo scopo dell’analisi è di avere un approccio sistemico per capire i vantaggi e gli svantaggi dei vari percorsi possibili per un progetto, comprese le transazioni, le attività, i requisiti aziendali e gli investimenti.

In sostanza, l’analisi costi-benefici offre opzioni e offre l’approccio migliore per raggiungere l’obiettivo risparmiando sugli investimenti.

Ci sono due scopi principali da raggiungere con l’utilizzo di questa analisi:

  • Determinare se il progetto è valido, giustificabile e fattibile, valutando se i suoi benefici superano i costi.
  • Offrire una base per il confronto dei progetti determinando quali vantaggi sono maggiori dei loro costi.

l'analisi costi-benefici

Come utilizzare l’analisi costi-benefici

Ecco quali sono i passaggi per eseguire un’analisi costi-benefici.

1) Fare un brainstorming su vantaggi e costi

Sebbene esistano delle linee guida su come fare un budget di progetto, è sempre necessario prendersi del tempo per riflettere su tutti i costi associati al progetto e farne un elenco, inclusi eventuali costi imprevisti (quelli che si riescono a pensare).

Quindi, si farà lo stesso per quanto riguarda tutti i vantaggi del progetto, inclusi i potenziali vantaggi imprevisti.

2) assegnare un valore monetario ai costi

I costi includono sia il prezzo delle risorse fisiche necessarie, nonché il costo dello sforzo umano coinvolto in tutte le fasi di un progetto.

I costi sono spesso relativamente più facili da stimare rispetto ai ricavi.

È importante pensare al maggior numero possibile di costi correlati. Ad esempio, quanto costerà la formazione dei membri del team?

Ci sarà una diminuzione della produttività mentre le persone stanno imparando un nuovo sistema o tecnologia e quanto costerà?

Inoltre, è importante pensare ai costi che continueranno a essere sostenuti una volta che il progetto sarà terminato.

3) Assegnare un valore monetario ai vantaggi

Questo passaggio è meno semplice del secondo passaggio: in primo luogo, è spesso molto difficile prevedere con precisione i ricavi, soprattutto per i nuovi prodotti.

In secondo luogo, insieme ai vantaggi finanziari previsti, ci sono spesso vantaggi intangibili che sono comunque risultati importanti del progetto.

Ad esempio, qual è l’impatto sull’ambiente, sulla soddisfazione dei dipendenti o sulla salute e sicurezza? Qual è il valore monetario di tale impatto?

 

Ad esempio, la conservazione di un antico monumento vale $ 500.000 o vale $ 5.000.000 a causa della sua importanza storica? Oppure, qual è il valore di un viaggio senza stress per andare al lavoro la mattina?

In questi casi, è importante consultare altre parti interessate e decidere come valutare questi elementi intangibili.

4) Confrontare costi e vantaggi

L’ultimo passo è quello di confrontare il valore dei costi con il valore dei benefici e utilizzare questa analisi per decidere quale linea di condotta adottare.

A tale scopo, calcolare i costi totali e i vantaggi totali e confrontare i due valori per determinare se i vantaggi superano i costi.

In questa fase è importante considerare il tempo di recupero dell’investimento, per scoprire quanto tempo ci vorrà per raggiungere il “break even”, o punto di pareggio, cioè il momento in cui i benefici ripagheranno i costi.

Un semplice esempio, considerando una situazione in cui vengono ricevuti gli stessi benefici in ogni periodo, è di calcolare il periodo di recupero dividendo il costo totale previsto del progetto per i ricavi totali previsti. In questo modo:

Costo totale / entrate totali (o vantaggi) = durata (periodo di ammortamento).

Come valutare l’analisi costi-benefici

I dati raccolti vengono utilizzati per aiutare a determinare se il progetto avrà una conseguenza positiva o negativa.

È importante tenere a mente i seguenti aspetti durante la valutazione di tali informazioni:

  • Quali sono gli effetti sugli utenti?
  • Quali sono gli effetti sui non utenti?
  • Ci sono effetti di esternalità?
  • C’è un vantaggio sociale?

È anche importante tenere in considerazione il valore temporale del denaro speso. Questo può essere fatto convertendo i costi e i benefici futuri attesi in tassi attuali.

Naturalmente, esiste un rischio inerente a qualsiasi impresa e il rischio e l’incertezza devono essere sempre considerati.

Questo può essere calcolato con la teoria della probabilità.

L’incertezza è diversa dal rischio, ma può essere valutata utilizzando un’analisi di sensibilità per illustrare come i risultati rispondono ai cambiamenti dei parametri.

Quanto è accurata l’analisi costi-benefici?

La risposta breve è che l’analisi sarà tanto più accurata quanto i dati inseriti nel processo.

Alcune imprecisioni sono causate da quanto segue:

  • Affidarsi troppo ai dati raccolti da progetti passati, specialmente quando questi progetti differiscono per funzione, dimensione, ecc. da quello su cui si sta lavorando
  • Utilizzo di impressioni soggettive durante la valutazione
  • L’uso improprio dell’euristica (risoluzione dei problemi che impiega un metodo pratico non garantito) per ottenere il costo degli intangibili
  • Bias di conferma o utilizzo solo di dati che supportano ciò che si desidera trovare

In generale l’analisi costi-benefici è più adatta a progetti di piccole e medie dimensioni che non richiedono troppo tempo per essere completati.

In questi casi, l’analisi può portare le persone coinvolte a prendere decisioni appropriate.

Per quanto riguarda i grandi progetti che vanno avanti per molto tempo, ci possono essere vari fattori esterni problematici da tenere in conto in un’analisi costi-benefici, come ad esempio: l’inflazione, i tassi di interesse, ecc.,

Esistono altri metodi che completano l’analisi costi-benefici nella valutazione di progetti più grandi.

Nel complesso, tuttavia, l’uso di questa metodologia è un passaggio cruciale per determinare se vale la pena perseguire un progetto o no.

L’affidabilità dell’analisi costi/benefici

L’analisi costi-benefici fatica inoltre ad essere affidabile, nel caso in cui un progetto ha flussi di cassa che variano da periodo a periodo.

Inoltre, le entrate che saranno generate da un progetto possono essere molto difficili da prevedere e il valore che le persone attribuiscono ai benefici immateriali può essere molto soggettivo.

E ancora, la produzione di un’analisi costi-benefici richiede una forte conoscenza dei rischi di progetto.

I benefici immateriali analizzati possono essere facilmente sottostimati o sovrastimati.

I benefici potrebbero inoltre non concretizzarsi o il rischio che il beneficio non venga goduto è troppo alto.

Il rischio ha due fattori principali che lo compongono:

Rischio = Probabilità x Gravità

Dove il livello di rischio di un evento è proporzionale alle probabilità che si verifichi ed il livello di rischio di un evento è proporzionale alla dimensione dell’impatto che produce.

Ad esempio, l’ufficio in cui il team di progetto lavora potrebbe essere distrutto da un aereo (un “evento di rischio”).

La probabilità è chiaramente molto bassa, ma la gravità è molto alta.

Tuttavia, per la maggior parte delle persone la bassa probabilità supera l’elevata gravità, il che consente di concludere che questo evento di rischio non vale la creazione di un piano di risposta al rischio.

 

In conclusione, l’analisi del rapporto costi-benefici è un processo basato sui dati e deve essere affrontata in maniera pertinente.

Grazie all’aiuto di un software di gestione del progetto sufficientemente robusto sarà possibile raccogliere, analizzare e distribuire le informazioni in maniera efficace, in modo da trarre il maggior vantaggio possibile da un’analisi costi-benefici.

Valuta costi e benefici di un progetto con Twproject.

Come creare piani di progetto accurati

La creazione di un piano di progetto accurato, indipendentemente dal tipo di progetto al quale si sta lavorando, presenta un aspetto assolutamente da non sottovalutare.

Ogni buon project manager sa infatti che non esiste un progetto di successo senza un solido piano dietro di esso.

Iniziare un progetto senza un piano di progetto studiato in tutti gli aspetti è come fare un viaggio senza una mappa: magari si raggiungerà anche la meta, ma lo spreco di tempo (e denaro) sarà inevitabile.

Un progetto senza un piano ben scritto e strutturato può, infatti, portare a problemi di scope creep, budget e scadenze non rispettate.

Sarà opportuno, pertanto, lavorare a fondo insieme al proprio team e mettere insieme un buon piano di progetto prima di iniziare il lavoro vero e proprio. Bisognerà stabilire le aspettative e decidere come raggiungerle, è questo il metodo che ci potrà guidare verso il successo.

Come scrivere un piano di progetto in 5 step

Quello che vogliamo creare con questi articoli è una strada da seguire, un indirizzo grazie al quale tu possa comprendere e seguire delle indicazioni semplici e schematiche che ti aiutino nel tuo lavoro.

E’ per questo che abbiamo cercato di racchiudere in 5 step le fasi di scrittura di un piano di progetto. Proviamo a vederle insieme

1) Definire il progetto

Qualunque sia il progetto al quale si andrà a lavorare, l’inizio è sempre lo stesso: definire ciò che si cercherà di realizzare.

Ma farlo non significa scrivere semplicemente concetti generali come: “Voglio aprire una nuova pizzeria”, ma vi sono sei elementi chiave da rispettare nella definizione del progetto:

  • Obiettivi: che cosa si sta cercando di ottenere dal progetto? Qui si considerano sia elementi esterni – profitti, quota di mercato, soddisfazione del cliente – sia elementi interni – miglioramento dell’infrastruttura, ottimizzazione dei processi, fidelizzazione dei dipendenti. Il consiglio in più, è quello di utilizzare le linee guida SMART in questa fase.
  • Scopo: indipendentemente da quanto si possa pianificare attentamente, il progetto subirà quasi sicuramente dei cambiamenti che dovranno essere affrontati. Invece di provare a identificare tutto ciò che rientra nell’ambito del progetto, potrebbe essere più facile identificare ciò che è decisamente fuori portata. Questo è anche un buon momento per determinare chi sarà responsabile dell’approvazione/negazione delle eventuali modifiche all’ambito.
  • Criteri di successo: cosa determinerà se questo progetto avrà esito positivo o negativo? In questo passaggio, bisogna fare riferimento agli obiettivi. Criteri comuni sono i progetti consegnati in tempo e nel rispetto del budget progettuale, il prodotto finito che soddisfa un certo livello di qualità e la risoluzione di un problema aziendale specifico.
  • Prodotti finali: qui si elencano i risultati essenziali del progetto nella maniera più dettagliata possibile.
  • Requisiti: determinare ciò di cui si ha bisogno – risorse, personale, budget, tempo – per poter raggiungere gli obiettivi del progetto e ottenere risultati positivi.
  • Programma: utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro per determinare cosa deve essere consegnato e quando, quindi utilizzarlo per stabilire il programma di base, le tappe del progetto e le scadenze.

2) Identificare i rischi, i presupposti e i vincoli

Identificare potenziali rischi, insidie ​​e battute d’arresto prima che si verifichino può aiutare il project manager a navigare in “acque agitate” quando queste inevitabilmente si presentano.

In questa fase, designare un membro del team come responsabile della gestione dei rischi può essere la chiave di volta.

A seconda delle dimensioni del progetto, questa persona può essere direttamente il project manager o un altro membro del team.

L’importante è che qualcuno sia chiaramente il responsabile del monitoraggio di tutti i rischi che si sono identificati.

In questo caso, l’aiuto e il supporto di un software di gestione dei progetti può rendere la gestione dei rischi più semplice e gestibile.

3) Organizzare le persone per il progetto

Questo passaggio è un altro fondamentale nel piano di progetto, infatti, la gestione del progetto è in gran parte la gestione delle persone che vi lavorano.

Organizzare il progetto significa identificare e documentare quanto segue:

  • Cliente: chi riceverà il prodotto finale? Si tratta di un cliente interno o esterno?
  • Stakeholder o soggetti interessati: queste sono le persone o i gruppi interessati al completamento con successo del progetto.
  • Ruoli e responsabilità: stabilire la gerarchia organizzativa per il progetto. Chi ha l’ultima parola sulle decisioni? Chi è responsabile della comunicazione con il cliente? Chi controlla il budget? Chi è responsabile per il lavoro effettivo?

piani di progetto accurati

4) Elencare le risorse del progetto

Nel primo passaggio, si sono identificato alcuni requisiti di alto livello necessari per completare con successo il progetto, dopodiché si sono identificate le risorse umane necessarie per eseguire e gestire il lavoro.

Ora è il momento di concentrarsi sulle risorse specifiche necessarie per mettersi al lavoro, come ad esempio:

  • Tecnologia (computer, software, dispositivi mobili)
  • Stipendio
  • Materiali fisici
  • Ecc.

In poche parole, bisogna elencare tutte le risorse di cui si ha bisogno nel dettaglio, insieme ai loro costi.

5) Stabilire un piano di comunicazione del progetto

A questo punto si avrà un progetto chiaramente definito con un programma, un budget e le risorse. È quindi ora di mettersi al lavoro, giusto? Sbagliato! In realtà manca ancora un passo molto importante: un piano di comunicazione.

Una scarsa comunicazione infatti, è una delle principali cause di fallimento dei progetti.

Questo perché tutto ciò che si è visto prima – rispettare le scadenze, rispettare il budget, ecc. – dipende dai membri del team che comunicano tra loro, con il project manager, con le parti interessate e con i clienti.

Un buon piano di comunicazione del progetto dovrebbe includere quanto segue:

  • Obiettivi di comunicazione: qual è l’obiettivo di un determinato messaggio?
  • Fascia degli ascoltatori: chi dovrebbe essere incluso nelle comunicazioni? Ad esempio, potrebbe non essere necessario includere il direttore dell’organizzazione negli aggiornamenti periodici di progetto, ma dovrebbe essere assolutamente consultato se il progetto supera il suo budget
  • Contenuto chiave per la comunicazione: quando si comunica con il team di progetto e / o con gli stakeholder, quali informazioni dovrebbero essere incluse ogni volta?
  • Metodo e frequenza di comunicazione: come verranno consegnate le comunicazioni e con quale frequenza? Via e-mail o attraverso un altro strumento di collaborazione? Determinare tali informazioni all’inizio del progetto e rimanere coerenti con esse.

Come creare piani di progetto accurati: Conclusioni

Per concludere quindi, se un project manager notasse che i suoi progetti tendono a perdere il controllo, andare oltre il budget, non rispettare le scadenze o non riuscire a consegnare un prodotto finale con successo, è molto probabile che la scarsa pianificazione sia almeno in parte – se non totalmente – responsabile.

Definire chiaramente il progetto, identificare i rischi, assemblare il team, raccogliere le risorse e redigere un piano di comunicazione seguendo i nostri suggerimenti farà quindi una grande differenza.

Crea un piano di progetto con Twproject

Una prova è meglio di mille parole.
aggiornamenti di stato di progetto

Gli aggiornamenti di stato in un progetto

Un report di aggiornamento sullo stato del progetto è parte fondamentale di ogni efficace strategia di comunicazione e gestione dei progetti per poter aggiornare il team e tutte le parti interessate.

Molti project manager probabilmente utilizzeranno determinati modelli o programmi o software di project management per la gestione dei progetti che producono i report direttamente.

Qualunque sia il formato utilizzato, l’adesione a un processo regolare e formalizzato è fondamentale e consente di risparmiare tempo e costosi errori nei dati.

Inoltre, essendo coerente nel processo di segnalazione, mantiene tutti consapevoli delle informazioni che possono aspettarsi su base regolare.

In qualità di project manager, è necessario creare aggiornamenti di stato regolari per informare le parti interessate sull’avanzamento del progetto. Vediamo in questo articolo come.

Come creare aggiornamenti di stato efficienti

Riferire sugli aggiornamenti di stato di un progetto è un modo per monitorare e gestire il progetto, oltre a diffondere tali dati alle parti che ne hanno bisogno.

È uno strumento di comunicazione vitale e può fornire una cronologia documentata del progetto, che di conseguenza va a semplificare la pianificazione dei prossimi lavori.

Alcuni altri obiettivi degli aggiornamenti di stato includono:

  • Migliorare le comunicazioni all’interno dell’organizzazione
  • Semplificare il processo di comunicazione
  • Tenere informate le parti interessate
  • Fornire messaggi chiave al pubblico target previsto
  • Migliorare il supporto organizzativo per il team

Sia che l’aggiornamento di stato venga comunicato di persona durante un meeting sia che sia per e-mail, è sempre una buona idea conoscere le migliori pratiche in questo ambito:

1. Comunicare: i report sugli aggiornamenti di stato sono una parte del piano di comunicazione. Questi non devono essere utilizzati per comunicare tutto ciò che riguarda il progetto, ma devono essere utilizzati per fornire i dati giusti alla parte giusta al momento giusto.

2. Coerenza: utilizzare lo stesso formato, ciclo di distribuzione e metodo, senza confondere le cose.

3. Stabilire le metriche: quando si pianifica il progetto, bisogna avere chiaro in mente come misurare i suoi progressi e quindi seguire questo metodo mentre si riferiscono gli aggiornamenti di stato di progetto.

4. Semplificare: il report deve essere efficace, quindi non deve essere impregnato di dettagli non necessari per non confondere gli stakeholder di riferimento.

5. Verificare: il pubblico non desidera opinioni o fatti non comprovati, per questo bisogna solamente riferire dati oggettivi e parlare di ciò che interessa agli stakeholder.

Cosa includere in un aggiornamento di stato del progetto

gli aggiornamenti di stato di progetto

Ecco alcune delle cose che si dovranno necessariamente includere in un aggiornamento di stato di progetto.

1. Informazioni generali sul progetto

Per cominciare, si dovranno mettere le basi: qual è il nome del progetto? Chi è il project manager? Qual è il numero di risorse? Tutte queste informazioni sono essenziali per tenere traccia del progetto durante tutto il suo ciclo di vita. Non bisogna dare per scontato che tutti gli stakeholder abbiano familiarità con queste informazioni.

2. Informazioni sullo stato generale

Qui si vuole includere qual è lo stato generale del progetto, se è – tendenzialmente – in linea con il programma o se sta andando fuori dai “binari”. Il metodo del semaforo, ad esempio, utilizza una codifica a colori rossa, gialla e verde per indicare lo stato dell’intero progetto:

Verde = In pista

Giallo = In difficoltà

Rosso = Richiede attenzione immediata

3. Revisione delle milestone

Le pietre miliari sono le fasi principali di un progetto. Queste sono un buon modo per suddividere il progetto più grande in parti più piccole e più gestibili. In un aggiornamento di status di progetto si dovrà presentare dove ci si trova rispetto a quelle pietre miliari.

4. Sintesi del progetto milestone

Includere un breve riepilogo della data di completamento prevista e dei costi del progetto – allo stato attuale.

5. Problemi e rischi

Assicurarsi inoltre di includere le attività che stanno avendo dei problemi e il modo in cui questi potrebbero avere un impatto sulla scadenza e sui costi, cosa si sta pianificando di fare per risolvere questi problemi e quali saranno i risultati una volta risolti.

6. Metriche del progetto

È importante eseguire il backup del report con numeri concreti per dimostrare oggettivamente le dichiarazioni che si stanno facendo. Queste metriche per la segnalazione dello stato, come accennato precedentemente, devono essere concordate già durante la fase di pianificazione del progetto. È impossibile infatti sapere se il progetto ha successo senza misurarne l’efficacia con dati che possono essere confrontati nel tempo. Queste metriche sono un modo per mostrare se si è sulla buona strada e valutare ciò che, in caso, può richiedere attenzione.

Aggiornamenti di Stato: Suggerimenti finali

Essere concisi ed organizzati

Pianificare in anticipo le riunioni di aggiornamento di stato del progetto, sarà un grande aiuto per ottenere un meeting efficace. Qualsiasi conversazione deve essere pertinente all’argomento ed eventuali altri problemi o domande che potrebbero scaturire, devono essere riportate ad un altro momento – a meno che non ci sia un motivo urgente per non farlo.

Gestire domande e preoccupazioni

Le domande e i dubbi sono leciti e non significano una sfida all’autorità e al ruolo del project manager. Quindi, una risposta difensiva non è solo una perdita di tempo, ma è inappropriata e mina la posizione professionale di un coordinatore di progetto. È importante ascoltare apertamente e rispondere a domande e preoccupazioni, anche nel caso in cui siano già state affrontate precedentemente. Nessuna domanda è “stupida” o senza senso.

Ammettere quando non si hanno tutte le risposte

Se non si sa qualcosa, bisogna dirlo. Non tutti possono avere tutte le risposte – a meno che questo non derivi da una scarsa preparazione. Ma è il lavoro di un project manager sapere COME ottenere le risposte. Quindi, bisogna avere un processo da seguire e offrire una deadline per una risposta completa.

Poco tempo dedicato a convenevoli e chiacchiere per conoscersi

Tendenzialmente, durante una riunione dedicata agli aggiornamenti di stato di progetto, il focus del meeting è chiaro e, come detto precedentemente, qualsiasi discorso al di fuori di questa tematica deve essere affrontato in un’altra sede. Ma nel caso in cui, per esempio, ci siano nuove persone nel gruppo, è importante presentarle, quindi pochi minuti preziosi possono essere investiti all’inizio della riunione per questo tipo di chiacchiere informali.

Aggiornamenti di Stato: Conclusioni

In conclusione, possiamo dire che i report sugli aggiornamenti di stato di progetto sono una parte fondamentale nel project management.

Nella maggior parte dei casi è importante quindi avere un metodo che faccia risparmiare tempo prezioso e che renda i report più semplici da costruire e accurati da presentare, fornendo i dati giusti al momento giusto alle persone giuste.

I consigli e le best practice presentate in questo articolo, sicuramente saranno un valido aiuto nel momento in cui si dovrà redigere un report di aggiornamento di stato del progetto.

Usa Twproject per i tuoi aggiornamenti di stato.

matrice decisionale

La matrice decisionale: come prendere decisioni importanti in un progetto

Cosa fai quando hai una decisione importante da prendere? Fai un elenco dei pro e contro? Lanci una moneta? Rimandi sperando che qualcun altro finisca per prendere la decisione per te?

Sicuramente esistono molti modi per fare delle scelte, abbiamo ad esempio già parlato del processo decisionale collaborativo, ma quando si tratta di considerare con oggettività tutti i fattori importanti che fanno parte della decisione, esiste un metodo che regna sovrano: la matrice decisionale.

Sono in molti a spaventarsi quando si parla di applicare la matrice decisionale. Posso però assicurarvi che, una volta compresi i meccanismi e i fondamenti, il suo utilizzo è in realtà più semplice di quello che si immagina.

Quando usare una matrice decisionale (e quando non farlo)?

Una matrice decisionale può aiutare non solo a prendere decisioni complesse, ma anche a stabilire le priorità delle attività, risolvere i problemi e creare argomenti per difendere una decisione già presa.

Avevamo già parlato dei criteri per stabilire le priorità dei progetti,  ma qui parliamo di uno strumento decisionale ideale se si sta discutendo tra alcune soluzioni comparabili che hanno ciascuna criteri multipli quantitativi.

Il processo della matrice decisionale viene utilizzato al meglio quando si decide qualcosa che non è legato ad un’emozione, poiché si tratta di uno strumento logico.

È quindi preferibile utilizzare una matrice decisionale quando è necessario valutare una situazione da un punto di vista logico e disporre di variabili comparabili sufficienti per effettuare un’analisi ponderata.

La matrice può essere utilizzata da sola, ma anche in combinazione con altri strumenti e tecniche decisionali.

Cos’è esattamente una matrice decisionale?

Una matrice decisionale è una tabella che aiuta a visualizzare un chiaro vincitore tra le diverse opzioni.

Per creare la matrice, è necessario determinare quali criteri sono importanti nel prendere la decisione finale e quindi assegnare un peso o valore a ciascun criterio.

Ciò consente di dare la priorità ai fattori che contano di più e, di conseguenza, identificare matematicamente quale delle opzioni è la migliore del caso.

Vediamo nel dettaglio quali sono i passaggi fondamentali per utilizzare una matrice decisionale al meglio.

Come creare una matrice decisionale: 1) Chiarire il problema

Il primo passo è quello di inserire la decisione da prendere o domanda nella casella decisionale. Questa dichiarazione deve essere specifica e chiara per tutti.

Facciamo un esempio pratico e immaginiamo, ad esempio, che bisogna fare la scelta fra il revisionare una vecchia macchina o acquistarne una nuova. Formulate la domanda corretta e mettetela nella casella decisione da prendere!

Come creare una matrice decisionale: 2) Valutare i Fattori decisionali

In questo passaggio è necessario fare un brainstorming sui criteri di selezione per la decisione da prendere.

In breve, bisognerà rispondere alla domanda: quali sono i fattori che aiuteranno a prendere la decisione giusta? Oppure, quali sono i fattori critici di successo che è necessario soddisfare?

Nell’esempio scelto al passaggio precedente, i fattori che avrebbero un grande impatto nella decisione sono:

  • In quanto tempo possiamo ottenere un ritorno sull’investimento originale? Chiaramente, più veloce è, meglio è!
  • Flusso di cassa – In che modo ogni opzione influenzerà in termini di liquidità in banca?
  • Tempistiche – quanto tempo “si perde” in ogni scenario?

Come creare una matrice decisionale: 3) Aggiungere le opzioni

Ora è il momento di confrontare le diverse opzioni disponibili. Queste sono, in altre parole, le soluzioni ai problemi.

Nel nostro esempio abbiamo due opzioni:

  • Revisionare la vecchia auto
  • Comprare un’auto nuova

la matrice decisionale

Come creare una matrice decisionale: 4) Assegnare un Peso di ciascun fattore decisionale

È chiaro che in ogni decisione, alcuni fattori avranno più importanza di altri e per questo motivo, è necessario creare un punteggio ponderato.

Ad ogni singolo fattore decisionale si da quindi un punteggio da 1 a 5 (1 è la minima importanza, 5 è la massima)

È assolutamente importante cercare di non attribuire a ciascun fattore decisionale lo stesso peso, altrimenti l’intera analisi non si potrà effettuare.

Se si ha difficoltà nel trovare diversi punteggi, una soluzione è di estendere la scala da 1 a 10, in modo da valutare ogni fattore ancora più profondamente.

Come creare una matrice decisionale: 5) Aggiungere punteggi per ciascuna opzione

Lo stesso processo fatto precedentemente, si fa ora rispetto a ciascuna opzione.

Anche qui si assegna un punteggio da 1 a 5 e, se non è sufficiente, si può usare una scala da 1 a 10.

Come creare una matrice decisionale: 6) Scegliere il punteggio più alto

Una volta ottenuti i punteggi in base a tutti i fattori e per ciascuna delle opzioni disponibili, il passaggio successivo è selezionare come vincitore il punteggio più alto.

La matrice decisionale: Conclusioni

Per concludere, la matrice decisionale consente di misurare le opzioni rispetto a ciò che è importante e, soprattutto, di farlo in modo obiettivo e pragmatico.

Questo procedimento elimina la complessità dell’analisi e le decisioni risultano molto più facili da prendere quando si semplificano le cose.

In altre parole, la matrice decisionale consente di concentrarsi su ciò che conta davvero.

È importante inoltre tenere presente che una matrice decisionale non è l’unico strumento decisionale disponibile. Ad esempio, a volte funziona anche un semplice elenco di pro e contro.

Tuttavia, per una decisione in cui si hanno più opzioni e caratteristiche diverse da considerare, una matrice decisionale può fare luce (oggettivamente e matematicamente) sulla scelta migliore.

Questo metodo può essere utilizzato non solo in ambito di project management, ma anche nella vita di tutti i giorni per prendere delle decisioni informate, evitando al contempo i pregiudizi e le complicazioni tipiche in cui quasi tutti siamo colpevoli di cadere di volta in volta.

Crea la tua matrice decisionale.

codice etico del pm

Il codice etico del project manager

L’etica per un project manager è un argomento totalmente moderno e assolutamente rilevante per la sua stessa carriera lavorativa, sebbene, parlare di Etica, possa sembrare qualcosa molto più attinente ad un antico ramo della filosofia.

L’etica riguarda, infatti, molti aspetti dell’operato del PM: non è sufficiente conoscere le metodologie tecniche, ma bisogna sapere come applicarle in maniera consona ai difficili dilemmi del mondo reale.

Ciò che rende questo particolarmente difficile è che, a differenza di processi e metodi, non ci sono regole rigide e veloci su ciò che è giusto e sbagliato.

Le persone, la politica e le domande morali sono spesso disordinate e confuse, per questo si ha bisogno di una guida.

E questo è il ruolo di un codice etico e di condotta professionale del project manager.

Che cos’è l’etica?

In poche parole, l’etica può essere riassunta così: fare le scelte giuste.

Ma non sempre è facile sapere quale sia la cosa giusta da fare; a volte ci si trova di fronte a dilemmi morali spinosi, dove non esiste un’unica buona scelta tra un mare di cattive opzioni e, spesso, esistono solo sfumature di compromessi.

Molte persone trovano difficile accettare l’ambiguità etica perché li obbliga ad assumersi la responsabilità delle proprie scelte e azioni, piuttosto che seguire regole e consuetudini convenienti e registrate.

Ecco che un codice etico può fornire i principi che possono aiutare a compiere delle scelte in modo coerente.

Per coerente si intende una coerenza nei confronti di sé stessi, delle norme prevalenti nella cultura, società, organizzazione e comunità professionale.

Quindi…

l’etica consiste nel dare un quadro per valutare ciò che può essere giusto o sbagliato in una specifica situazione.


Quali sono i dilemmi etici che un project manager si trova ad affrontare?

Le principali sfide etiche che un Project Manager dovrà affrontare nella sua carriera includono:

  • Costruire una “buona” carriera professionale.
  • Affermare correttamente i suoi diritti e difendere allo stesso tempo quelli delle persone che lo circondano.
  • Soddisfare le proprie responsabilità e farlo con equità e rispetto nei confronti di tutte le parti interessate.
  • Determinare cosa è giusto e sbagliato, soprattutto quando è necessario bilanciare interessi diversi.
  • Agire con onestà e integrità, specialmente laddove i propri interessi potrebbero scontrarsi con quelli di altre parti interessate.

Perché un Project Manager dovrebbe agire eticamente?

A prima vista, si potrebbe “guadagnare” di più agendo per puro interesse personale. Tuttavia, questo vantaggio derivante da una condotta non etica sarà probabilmente a breve termine.

I benefici di una buona condotta etica sono invece a lungo termine.

Questa aiuterà a costruire una carriera duratura e sostenibile perché molte delle opportunità ottenute (o perse) dipendono dalla propria reputazione.

Ecco tre vantaggi principali del seguire un codice etico:

1. Etica come mappa morale: Un project manager si troverà ad affrontare molte scelte nella sua carriera che non sarà in grado di determinare da un punto di vista meramente tecnico. Un codice etico fornirà quindi una base coerente per fare queste scelte.

2. Etica come strumento di pensiero: Spesso, è difficile valutare chi ha ragione in una discussione quando entrambe le parti possono supportare il proprio punto di vista con solidi ragionamenti tecnici. Entrambe le posizioni potrebbero ugualmente portare a risultati accettabili, ma a volte la differenza sta proprio nel dominio dell’etica, piuttosto che della ragione. Ecco che l’etica aiuterà a isolare l’essenza della scelta.

3. Etica come fonte di vantaggio professionale: Il project manager ha bisogno che i membri del team, ed in generale l’organizzazione, si fidino di lui e del suo lavoro. Ecco quindi che comportarsi in maniera etica – oltre che in maniera credibile – aiuta a costruire questa fiducia professionale indispensabile.

etica del pm

Le 8 componenti dell’etica professionale

Come project manager ci sono in particolare 8 componenti dell’etica professionale da considerare:

1. Integrità

L’integrità può essere riassunta in questi semplici concetti:

  • Fare ciò che è giusto, non ciò che è facile.
  • Rispettare gli impegni e le promesse date.
  • Essere la persona che si dice di essere.

2. Rispetto

Quando si trattano i membri del team e le altre persone con rispetto, il comportamento etico diventa molto più facile – quasi automatico. Le difficoltà sorgono quando un’azione che rispetta una persona o un gruppo farà necessariamente sentire un’altra persona meno rispettata.

3. Discrezione

Legata sempre al rispetto, ma in particolare con riferimento alla privacy, ai sentimenti degli altri e alle informazioni riservate e alla proprietà intellettuale dell’organizzazione.

4. Responsabilità

Ognuno commette degli errori, anche il project manager. Non ci sono problemi in questo se la persona che ha compiuto l’errore se ne assume anche la responsabilità ed impara la lezione.

5. Onestà

Naturalmente, non bisognerebbe ribadire che, come professionisti, bisogna agire onestamente, ma purtroppo episodi di disonestà, anche grave, non sono eventi così rari.

6. Apertura

L’apertura va con l’onestà, ma una cosa è non mentire, un’altra è raccontare tutta la verità. Da un buon project manager si richiede trasparenza e la completa apertura con gli stakeholder se si vogliono compiere delle scelte solide e che tutti abbiano tutte le informazioni a disposizione. Se non è una decisione informata, non è una decisione solida.

7. Equità

Quando si percepisce qualcosa di ingiusto, è normale provare sensazioni che vanno da una lieve irritazione alla vera e propria rabbia. Per questo il project manager dovrebbe prendere una posizione imparziale in qualsiasi processo decisionale e trattare tutte le persone con uguale rispetto.

8. Generosità

Questo non significa necessariamente generosità fisica con regali, ma si tratta di generosità di spirito.

 

Bisogna fare attenzione che, inevitabilmente, i codici di condotta professionali incorporano quadri etici che derivano dalla cultura prevalente all’interno della quale si trova l’organizzazione che li ha creati.

E ogni cultura ha la sua gamma precisa di norme etiche e morali.

Mentre le persone sono sostanzialmente le stesse in tutto il mondo, il nostro bagaglio culturale differisce enormemente, attraverso influenze come storia, geografia, religione e politica.

Ecco quindi che il project manager che si trova di fronte ad un team internazionale deve tenere conto anche di questo aspetto.

Considerando quest’ultima condizione, si può comunque concludere dicendo che il codice etico per un project manager è un valido strumento che definisce una linea guida nel decidere cosa si dovrebbe e cosa non si dovrebbe fare in ogni situazione.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

descrivere lo scopo

Definire e descrivere lo scopo di un progetto

Come nasce un progetto? Come si fa a sapere cosa dovrebbe raggiungere? Come si fa a sapere quale approccio è richiesto? Come si fa a sapere se si conclude o no con successo?

Prima di poter iniziare il lavoro, è necessario che ci sia una comprensione condivisa del progetto: scopo, obiettivi, portata, sponsorizzazione, finanziamento e mandato. Senza tale condivisione il progetto non dovrà mai essere accettato da un Project Manager che si rispetti.

Il progetto, ed in particolare il suo scopo, deve quindi essere chiaramente definito prima che il Project Manager accetti la responsabilità personale per il suo successo. Il primo passo, dopo l’accettazione del mandato, dovrà poi essere quello di condividere lo scopo del progetto con il Team di Progetto e con tutti gli stakeholder.

Lo Scopo del progetto: perché il progetto esiste?

Lo scopo di un progetto spiega la ragione della sua esistenza, il senso di ciò che viene fatto, l’ambizione o il sogno perseguito dal progetto o la direzione che prende e mantiene.

La definizione di questo è essenziale a tre livelli: per il progetto e per tutte le parti interessate.

Lo scopo assicura che tutte le azioni intraprese seguano questa linea guida, è quindi uno strumento decisionale strategico e una leva di innovazione che consente di tenere sempre presente l’ambizione che sta dietro il progetto.

Per gli stakeholder, lo scopo, è innanzitutto una leva di motivazione e coerenza nel tempo.

In un momento in cui la ricerca del significato del proprio lavoro è fortemente presente, lo scopo consente ai membri del team, ad esempio, di sapere in cosa sono coinvolti e dare loro una buona ragione per alzarsi ogni mattina.

Per un investitore, è, inoltre, particolarmente importante garantire uno sviluppo coerente che non serva solo i suoi interessi personali.

Quindi, come si definisce lo scopo di un progetto?

I seguenti passaggi possono aiutare a definire efficacemente l’ambito di un progetto:

Identificare le esigenze del progetto

Quando si è chiaramente in grado di identificare le esigenze di un progetto, si hanno maggiori probabilità di stabilire un solido punto di riferimento dall’inizio.

Comprendere il “cosa e perché” di un progetto consentirà di stabilire obiettivi specifici e stabilisce inoltre le basi per quali attività devono essere seguite e come devono essere eseguite.

Confermare gli obiettivi del progetto

La base dell’ambito del progetto dovrebbe comportare che gli obiettivi siano quelli che seguono una linea guida SMART, cioè dovranno essere specifici, misurabili e realizzabili.

Inoltre, dovrebbero anche essere realistici e completati entro un determinato periodo di tempo e rispettando le scadenze.

Descrizione dell’ambito del progetto

Il project manager deve essere chiaro sulle caratteristiche e sul funzionamento richiesti per il prodotto o servizio che sarà il risultato del progetto.

In altre parole, dovrà essere chiaro quali determinate qualità saranno necessariamente richieste affinché il progetto possa essere dichiarato un successo.

Aspettative e accettazione

I progetti di successo sono quelli che tengono conto della soddisfazione dell’utente finale. Se queste sono soddisfatte, il cliente accetterà il prodotto, il servizio o il processo derivato dal progetto.

Gli utenti finali potrebbero essere i clienti esterni all’organizzazione, ma in certi casi, anche il team o altri dipartimenti interni.

In definitiva, l’ambito del progetto è quello che dovrebbe essere in sintonia con i risultati migliori a chiunque possano essere i tuoi utenti finali.

Identificare i vincoli

Ci sono sempre dei blocchi o degli ostacoli nel progetto che si interpongono durante il percorso verso il traguardo.

Già la consapevolezza delle possibili limitazioni può aiutare a minimizzare i problemi che potrebbero ritardare o limitare la capacità di raggiungere il risultato del progetto.

Questi blocchi possono essere causati da condizioni ambientali dinamiche (interne ed esterne), problemi tecnologici e / o mancanza di risorse.

Comunicare tempestivamente tali problemi al proprio team e adottare misure per superare questi ostacoli ridurrà i ritardi nel completamento del progetto e manterrà le spese nel budget.

Sia che si basino su ipotesi o incertezza, l’analisi del loro impatto lungo la sequenza temporale dei progetti riduce ulteriormente il rischio di fallimento.

definire lo scopo

Identificare le modifiche necessarie

È sempre meglio evitare di rielaborare l’ambito del progetto, poiché significa investire in più tempo, denaro e risorse. Tuttavia, a volte questi cambiamenti sono inevitabili e necessari.

In questi casi è importante limitare i cambiamenti il più possibile, rendendo partecipi tutte le parte interessate e minimizzare così i disaccordi sulle nuove soluzioni adottate.

Una corretta gestione del progetto, non solo in seguito a modifiche, ma in generale, tiene conto delle seguenti considerazioni:

  • Un accordo sul livello di qualità accettabile dell’output del progetto.
  • Un budget per i costi che si dovrebbero sostenere (e non superare) per consegnare il progetto.
  • Un periodo di tempo accettabile durante il quale il progetto dovrebbe essere completato.

I tre aspetti sono tutti collegati tra loro e come tali sono indicati all’inizio del progetto e sono monitorati durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Ogni volta che si va a toccare uno dei tre elementi, ciò va inevitabilmente ad influire sugli altri due.

Per questo motivo questi tre aspetti fondamentali del progetto dovrebbe essere definiti all’inizio e, idealmente, non essere più “toccati”.

Definire e descrivere lo scopo di un progetto: Conclusioni

In conclusione, lo scopo di un progetto è un po’ come la cima della montagna che viene osservata all’inizio di una spedizione alpina.

Se tutti si identificano e sono motivati dalla prospettiva di raggiungere il picco, allora sarà possibile far muovere tutti nella stessa direzione.

Magari non si saprà esattamente nel dettaglio come scalare la montagna o durante il percorso si dovranno scegliere sentieri alternativi, ma l’intero team avrà ben impressa l’immagine della cima e sarà determinato a raggiungerla, costi quel che costi.

Ciò consente alla spedizione (il progetto) di mantenere la coerenza nel tempo, l’equipaggio (le parti interessate) a rimanere motivato e il leader (il capo cordata) in grado di fare regolarmente un passo indietro per garantire che la spedizione sia coerente con lo scopo iniziale.

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le metriche di progetto

Le metriche di progetto

Le metriche di gestione del progetto sono fondamentali per implementare pratiche e processi di gestione del progetto sostenibili in qualsiasi organizzazione.

La chiave è mantenerle semplici e pertinenti per l’organizzazione.

Le metriche di gestione del progetto sono inoltre fondamentali per migliorare il modo in cui i progetti sono gestiti e consegnati, oltre a dimostrare i miglioramenti nel tempo della maturità della gestione del progetto.

Le metriche di gestione del progetto aiutano a:

  • Misurare e comprendere la maturità dell’organizzazione
  • Gestire progetti e risorse in modo più efficace
  • Dimostrare un miglioramento delle prestazioni nel tempo

 

Tutte le metriche dovrebbero essere:

  • Semplici e logiche per l’organizzazione
  • Misurabili con chiarezza, correttezza e senza ambiguità
  • Supportate da dati reali

 

Esistono alcuni requisiti e linee guida chiave per l’implementazione e la misurazione coerente delle metriche di gestione del progetto e queste sono:

  • Processi di gestione dei progetti ripetibili e sostenibili
  • Monitoraggio della conformità ai processi
  • Raccolta di dati mediante uno strumento di gestione del progetto
  • Comunicazione tempestiva e chiara della baseline e di qualsiasi successiva modifica delle metriche o del processo di raccolta dei dati
  • Non avere troppe metriche, specialmente se sono simili

 

L’implementazione delle metriche di gestione del progetto dovrà affrontare alcune sfide che devono essere gestite con processi e controlli adeguati:

  • Man mano che la conformità migliora, inizialmente le cifre potrebbero non cambiare o non mostrare miglioramenti
  • Se la definizione delle metriche o il processo di misurazione venissero modificati, i dati degli anni precedenti dovrebbero essere ricalcolati
  • Se i dati di base cambiano, anche le metriche cambiano e devono essere ricalcolate.

6 metriche utili per la gestione dei progetti

Diverse metriche di gestione del progetto possono essere definite in base all’obiettivo e alla complessità di un progetto.

metriche di progetto

Tuttavia, le seguenti sei metriche, in genere, coprono le misure più importanti:

 

  • Produttività: questa metrica consente ai project manager di valutare l’utilizzo delle risorse di un progetto. Confronta lo sforzo totale con lo sforzo previsto, che ha un impatto diretto sui profitti. Ritardi nella tempistica, sottoperformance da parte del personale o del fornitore e circostanze inevitabili possono influire sulla metrica della produttività.

 

  • Ambito del progetto: l’ambito del progetto è in genere definito direttamente, ma le modifiche e le aggiunte possono far deragliare anche gli sforzi del miglior project manager. È necessario quindi tenere traccia delle richieste di modifica per controllarle e mantenere il progetto in tempo e dentro il budget.

 

  • Qualità e soddisfazione del cliente: l’assicurazione della qualità è una metrica realmente orientata al cliente. Assicurare bassi difetti durante tutto il progetto, nonché una qualità accettabile alla fine, dovrebbe essere uno degli obiettivi di ogni lavoro. L’individuazione precoce dei difetti può anche aiutare a prevenire il fallimento dell’intero progetto. Non dimenticate che la soddisfazione del cliente in un progetto è sempre un elemento imprescindibile.

 

  • Soddisfazione dei dipendenti: come il cliente finale deve essere soddisfatto, così anche i dipendenti ed i membri del team devono esserlo lavorando al progetto. Il morale dei dipendenti è direttamente correlato al successo del progetto. Ricerche hanno dimostrato che un dipendente soddisfatto lavora meglio ed in modo più efficiente. Gli alti costi del turnover dei dipendenti inoltre, che vanno dal 50% al 200% dello stipendio di un dipendente, dovrebbero essere motivo sufficiente per prestare attenzione alle persone che lavorano direttamente ad un progetto. Qui puoi trovare buoni suggerimenti su come motivare il Team di progetto.

 

  • Costo: l’analisi e la gestione dei costi è spesso fondamentale per il successo di un progetto. La gestione dei costi è correlata ad altre variabili, come qualità, portata e produttività, quindi se varia sopra o sotto le proiezioni, il progetto può risentirne. Idealmente, i costi sono attentamente monitorati durante tutto il progetto, quindi se i costi aumentano inaspettatamente, le variabili come ambito o tempo vengono adattate e il progetto può ancora raggiungere i suoi obiettivi.

 

  • Margine lordo: in genere, l’obiettivo finale di un progetto è quello di contribuire all’organizzazione aumentandone i profitti. Il margine lordo è la differenza tra il reddito totale realizzato e i costi totali spesi per il progetto. Un progetto dovrebbe avere un margine lordo target stabilito nelle fasi di pianificazione del progetto e dovrebbe essere misurato in tutto il ciclo di vita del progetto. I project manager che raggiungono o addirittura superano i margini lordi target sono spesso estremamente preziosi.

Il monitoraggio di queste sei metriche di gestione del progetto può aiutare i responsabili di progetto ad ottenere un migliore controllo e, di conseguenza, migliori probabilità di successo.

Nel tempo, le organizzazioni possono ottenere informazioni su quali metodi hanno successo e quali richiedono una messa a punto più precisa nel loro caso specifico.

Implementazione delle metriche di progetto

Una volta che le metriche sono state chiaramente definite per soddisfare le esigenze di un’organizzazione, è tempo di iniziare a implementarle.

Innanzitutto, il primo passo è comunicare con tutte le parti interessate per aiutarle a comprendere il processo, la sua importanza e in che modo le metriche possono aiutare a migliorare i progetti.

Fornire esempi chiari e creare un piano di metriche con linee guida comprensibili a tutti può essere un valido aiuto per chiarire le idee e prevenire i ritardi delle informazioni.

Quindi, una volta compiuti tutti questi passi ed una volta che tutti sono sulla stessa linea, è possibile cominciare ad implementare il piano.

Durante il percorso, è inoltre fondamentale correggere il piano quando si identificano metriche inutilizzabili.

Infine, l’implementazione delle metriche di gestione del progetto può costruire dati storici per aiutare a migliorare la pianificazione futura e consentire confronti.

Mentre si continua ad accumulare metriche sui progetti nel portafoglio dell’organizzazione, si sta infatti costruendo un prezioso database di dati di benchmarking interno.

Queste metriche possono essere confrontate con altri progetti della stessa organizzazione per vedere dove è possibile apportare miglioramenti al processo o dove è possibile introdurre requisiti di conformità.

Inoltre, è possibile anche confrontare le metriche con i dati di riferimento di altre aziende nello stesso mercato.

La sfida finale è assicurarsi che lo stato del progetto includa metriche che dimostrino il valore della gestione del progetto.

E come diceva Peter Drucker mezzo secolo fa: “Se riesci a misurarlo, puoi migliorarlo.”

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

feedback importanti

I feedback più importanti in un progetto e come ottenerli

Ricevere feedback in modo efficace in qualità di project manager, è importante almeno quanto essere in grado di darli.

Il feedback è una parte vitale delle competenze di qualsiasi manager e contribuisce enormemente al successo di un progetto.

Senza Feedback tutto rimane vincolato alle “sensazioni” del Team e dello stesso PM. Sicuramente una attenta lettura dei dati può tornare di grande aiuto, ma quello che davvero sta accadendo fuori dal recinto è tutta un’altra storia.

Proviamo pertanto a capire quali sono i feedback che assolutamente un buon Project Manager deve riuscire ad ottenere e come fare per ottenerli.

I vantaggi del feedback

Tanto per cominciare, fornire feedback, se fatto regolarmente, mantiene tutti in pista e questo è vantaggioso per chiunque sia coinvolto nel progetto.

Una comunicazione chiara e onesta nel team aiuta i dipendenti a evitare errori gravi. In questo un buon software di progetto con una chat del Team può aiutare in modo determinante.

Il feedback consente di risparmiare tempo per correggere il lavoro di qualcuno o i rimpianti di un altro che ha fatto male il suo.

Inoltre, il feedback aiuta a instaurare rapporti migliori fra il project manager ed il team e fra i membri del team stesso.

È chiaro che il feedback spesso implica critiche – qualcosa con cui la maggior parte delle persone non si sente a proprio agio – ma se dato nel modo giusto, può aiutarle ad evolversi personalmente e professionalmente.

Deve essere considerato come un consiglio, non come un giudizio. Il project manager deve credere nei membri del suo team e usare il feedback come strumento per aiutarli a raggiungere prima l’obiettivo del progetto.

Il feedback costruttivo potrà così servire come strumento per motivare i dipendenti e migliorare le loro prestazioni. Esso riguarda l’ascolto attivo, permette di vedere cosa tutti possono cambiare per migliorare la propria attenzione e risultati e riunisce le persone mentre si crea un flusso di comunicazione salutare.

La situazione ideale sarebbe quella di creare un ambiente di lavoro amichevole in cui tutti siano aperti alle critiche e persino a chiedere feedback da soli.

Quali sono i feedback più importanti in un progetto

feedback di progetto

Cinque argomenti in particolare sono i più importanti quando si parla di feedback in un progetto:

  • Abbiamo un approccio strutturato al progetto?

Ottenere feedback sulla qualità dell’approccio del progetto è fondamentale per ottenere un lavoro di squadra adeguatamente strutturato, allineato e produttivo. Quando si lavora su impegni con i clienti, è anche consigliabile ottenere feedback regolari dalle parti interessate e identificare potenziali blocchi nella comunicazione.

Ecco 3 elementi tipici su cui è possibile ottenere informazioni abbastanza facilmente:

 

  • Chiarezza dell’ambito del progetto (cosa riguarda il progetto e cosa no)
  • Definizione e comunicazione delle tappe chiave del progetto
  • Trasparenza sul monitoraggio dell’avanzamento del progetto e sugli aggiornamenti di stato

2) Siamo in grado di prendere decisioni?

Molte iniziative sono paralizzate da uno scarso processo decisionale. Essere in grado di strutturare e organizzare il processo decisionale è in realtà una delle abilità chiave dei project manager di successo. Se si vuole essere sicuri che il processo decisionale funzioni senza intoppi, è necessario controllare e ricevere feedback da:

  • Le parti interessate e i responsabili delle decisioni a bordo
  • Le riunioni del progetto
  • I membri del team

3) Stiamo per consegnare la prossima milestone in tempo?

La maggior parte dei progetti segue un approccio dall’alto verso il basso con un flusso di comunicazione indiretto. Quando il project manager chiede aggiornamenti sullo stato di avanzamento delle attività, avere intermediari che consolidano le informazioni sul progetto in prima linea genera perdita di informazioni. Pertanto, è importante chiedere direttamente al team se:

  • fornirà i risultati desiderati con standard di alta qualità in tempo
  • ha tutte le competenze e le capacità necessarie per raggiungere i suoi obiettivi
  • sta facendo progressi continui o sta riscontrando eventuali intoppi

4) Siamo bravi a mettere in atto le decisioni che prendiamo?

Il seguito delle decisioni prese è spesso un punto debole dei progetti. Essere sicuri che nessuna falsa promessa venga fatta nel processo è la chiave per soddisfare le aspettative. Pertanto, su base regolare, è importante chiedere se:

  • Le decisioni chiave sono adeguatamente documentate e comunicate (ad esempio attraverso i verbali delle riunioni)
  • Le decisioni del progetto hanno sempre un’alta priorità
  • I rischi di esecuzione sono correttamente identificati e associati ad azioni di mitigazione

5) Abbiamo una chiara visione del progetto?

Ultimo ma non meno importante è avere una chiara visione del progetto. Il project manager deve assicurarsi che la visione sia chiara, condivisa e sostenuta da tutti gli stakeholder e quindi deve chiedere feedback ponendo queste domande:

  • Tutti comprendono gli obiettivi a breve e lungo termine del progetto?
  • I risultati attesi del progetto sono chiari?
  • È chiaro per ogni membro del team come il gruppo deve raggiungere gli obiettivi del progetto desiderati?

Come funziona il processo di richiesta di feedback?

Una volta visti quali sono gli argomenti che assolutamente necessitano di feedback regolare durante un progetto, vediamo ora come funziona un processo di richiesta di feedback efficiente.

  1. Definire gli obiettivi del feedback

Come in ogni cosa, bisogna decidere qual è l’obiettivo.

Un buon feedback aiuterà a evitare di ripetere gli stessi schemi non ottimali o distruttivi che bloccano invece che spingere in avanti.

Uno degli obiettivi da non dimenticare è anche quello di ricevere feedback con una mente aperta e un atteggiamento positivo e accettante.

  1. Identificare le persone corrette a cui richiedere feedback

Chiedere un feedback ad ogni singola persona con cui si interagisce non è produttivo e può creare pensieri sbagliati.

Non tutti infatti possono fornire il tipo specifico di feedback che si sta cercando.

Un feedback con più prospettive può comportare un punto di vista completo riguardo al percorso da seguire, ma ciò non significa chiedere a tutti indistintamente.

Come project manager, il feedback può provenire da colleghi, membri del team, direzione e clienti.

A seconda della domanda, è importante quindi limitare la richiesta di feedback alle persone direttamente coinvolte.

  1. Preparare le domande

Le domande che si desiderano porre ai fornitori di feedback, devono essere formulare in base agli obiettivi.

Se l’obiettivo è migliorare le relazioni con i membri del team ad esempio, bisognerà porre domande che riguardano specificamente il clima lavorativo attuale e le interazioni.

Se l’obiettivo è invece una gestione del tempo migliore, sarà necessario porre domande in questo senso.

In particolare, una serie di domande aperte aiuterà a ottenere l’atmosfera pertinente.

  1. Ricevere feedback nel modo giusto

Quando arriva il momento di chiedere un feedback, bisogna essere disposti ad accettare le risposte con una mente aperta.

Se si sta sulla difensiva o si viene influenzati negativamente dai commenti forniti da altri, si avranno molte meno probabilità di ricevere risposte oneste in futuro.

  1. Prendere un impegno e mantenerlo

La più grande perdita di tempo è ricevere feedback e non farci nulla.

Non tutti i feedback saranno applicabili, ma molto probabilmente si noterà un tema ricorrente che dovrebbe servire da indicatore di quali cose specifiche devono essere migliorate nel futuro.

È importante agire su queste cose, apportare le modifiche necessarie e, una volta fatto, ritornare da chi ha fornito il feedback e mostrare l’implementazione ed il miglioramento.

Questo invierà il messaggio che il contributo è stato apprezzato ed incoraggerà a continuare a contribuire in modo onesto e diretto in futuro.

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processo decisionale collaborativo

Il processo decisionale collaborativo

Tutti sanno che il processo decisionale individuale è più veloce e più semplice del prendere una decisione in squadra, giusto?

E sì, fintanto che il decisore è completamente informato su tutti i dettagli di una decisione ed è imparziale, il processo è sicuramente più veloce.

Ma se il decisore non è onnisciente e imparziale – e questo riguarda la maggior parte dei casi – allora il coinvolgimento di più parti interessate e specialisti porta senza dubbio a risultati migliori.

“Collaborazione” diventa quindi la parola d’ordine, anche nel processo decisionale ed il processo decisionale collaborativo, non a caso, è alla radice dei team di maggior successo al mondo.

Ma cos’è davvero il processo decisionale collaborativo?

Il processo decisionale collaborativo si verifica quando un team di individui raggiunge un consenso.

Questo consenso dovrebbe essere sulla migliore soluzione possibile, scelta in seguito ad una serie di proposte.

Non solo questo approccio promuove un’atmosfera di lavoro di squadra, ma tutte le persone coinvolte sono maggiormente impegnate per l’implementazione con successo della soluzione.

Di seguito sono riportati alcuni passaggi per rendere collaborativo il processo decisionale.

Come rendere collaborativo il processo decisionale: Scegliere un facilitatore

La maggior parte delle iniziative necessita di un facilitatore per far sì che gli obiettivi vengano raggiunti. Ed il processo decisionale collaborativo non è diverso.

Senza una leadership impegnata infatti, il processo è a rischio di fallimento.

Questo facilitatore avrà il compito di gestire aspetti come:

  • Ottenere il buy-in e l’impegno delle principali parti interessate
  • Creare definizioni di successo e fallimento per l’iniziativa
  • Allineare l’iniziativa con altri obiettivi
  • Favorire il lavoro di squadra ed il dialogo costruttivo durante l’intero processo

Il facilitatore garantirà inoltre che il gruppo rimanga concentrato sul problema in questione e lo guiderà attraverso il processo di identificazione e selezione della soluzione.

Come rendere collaborativo il processo decisionale: Identificare e comprendere il problema

Senza una chiara identificazione del problema in questione, l’intero processo decisionale potrà fallire e questo può portare a scoraggiamento e confusione nel team.

Il primo passo verso il successo è quindi garantire che ciascun membro sia in grado di articolare chiaramente il problema.

Quindi, si passa ad elencare le incognite che circondano il problema e a tracciare quali informazioni devono ancora essere scoperte.

Inoltre, è importante coinvolgere le persone direttamente colpite dal problema.

Questo consiglio potrebbe sembrare evidente, ma se si osserva come vengono prese le decisioni più burocratiche, non è ciò che accade nella realtà.

Tuttavia, le persone che sono interessate da una decisione sono generalmente più legate all’argomento rispetto agli esperti stessi; pertanto, possono offrire una varietà di esperienze vissute e informazioni preziose, interpretazioni e prospettive sull’argomento.

Come rendere collaborativo il processo decisionale: Costruire un dialogo positivo e scoprire soluzioni alternative

Invece di soffermarsi sugli impatti negativi del problema attuale, il team dovrebbe concentrarsi sulla ricerca di una soluzione.

È facile essere avvolti dal pessimismo quando l’attenzione è completamente focalizzata sugli aspetti negativi.

Il team dovrà quindi concentrarsi sui dettagli che potranno essere cambiati e ciascun membro della squadra dovrà essere libero di fornire le proprie idee più originali senza essere giudicato.

A volte la soluzione migliore potrebbe non essere trovata dalla fonte più ovvia o dagli esperti più rinomati.

Come rendere collaborativo il processo decisionale: Raccogliere dati

Una volta raccolte delle soluzioni potenziali, bisogna raccogliere dati per supportarle.

Il team di progetto dovrebbe valutare ed analizzare il valore dei dati raccolti rispetto alla capacità di supportare le misure predefinite di successo senza perdersi in altri dettagli di poca importanza per la situazione specifica.

Come rendere collaborativo il processo decisionale: Valutare soluzioni alternative ed effettuare una selezione

Ora il team è finalmente pronto a scegliere la migliore soluzione al problema.

Il facilitatore può aiutare i membri della squadra a organizzare i loro pensieri su ciascuna soluzione proposta utilizzando anche degli strumenti specifici, come ad esempio la matrice decisionale.

Chiaramente, esiste la possibilità di non raggiungere un consenso immediato ed in tal caso può essere utile completare il processo con altri tipi di strumenti, come un’analisi costi-benefici.

Ciò aiuterà il team a selezionare la soluzione che meglio si adatta agli obiettivi aziendali.

processo decisionale

Come rendere collaborativo il processo decisionale: Creare un piano di implementazione per la soluzione scelta

La selezione di una soluzione non significa che il lavoro sia completato. Senza implementare correttamente la soluzione proposta infatti, il problema rimarrà irrisolto.

Un piano di implementazione efficace considera l’obiettivo finale e lavora per creare passaggi ed attività che mettano in moto la soluzione.

Il team non dovrà spaventarsi nel caso in cui si scoprissero delle barriere o degli ostacoli imprevisti; questo è un evento comune nella fase di implementazione.

Come per il resto, gli eventuali problemi possono essere affrontati applicando lo stesso processo decisionale collaborativo.

 

Le organizzazioni di ogni tipo e dimensione trarranno beneficio da un approccio collaborativo al processo decisionale.

Nel mercato competitivo di oggi, i team devono affrontare la soluzione dei problemi in modi nuovi ed evitare le insidie ed il pericolo che situazioni di incertezza, disaccordo e caos possono creare.

La metodologia facilitata e collaborativa di una decisione guidata dal gruppo è il percorso più breve per la risoluzione duratura dei problemi e per mantenere o incentivare una forte cultura del lavoro di squadra.

In ultima analisi, la scelta di perseguire un approccio più collaborativo probabilmente aumenterà l’efficacia di qualsiasi processo decisionale importante.

La crescente collaborazione inizia con l’identificazione dei colleghi che hanno maggiori probabilità di fornire input utili e quindi ascoltare sinceramente queste idee prima di prendere una decisione finale.

Ancora più importante, in un processo decisionale collaborativo la maggior parte delle decisioni sono di qualità molto migliore e l’impegno per tali decisioni è considerevolmente più elevato, rendendo la collaborazione la prima scelta in un processo decisionale, e non l’ultima.

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report di progetto

Sistema di reporting nei progetti

Il sistema di reporting è un processo critico in qualsiasi organizzazione e per qualsiasi tipo di progetto.

Le informazioni vengono utilizzate per informare tutte le parti interessate sullo stato del progetto e sono utilizzate ovviamente anche per prendere delle decisioni.

È quindi fondamentale che la rendicontazione ed il sistema di reporting nella gestione del progetto sia accurata in ogni stadio.

Il reporting potrebbe non essere la parte più affascinante del lavoro di un project manager, ma questo ha il potere di garantire che i progetti rimangano sulla strada giusta e finiscano secondo i piani.

Vediamo quindi in questo articolo quali sono i più comuni tipi di report nei progetti.

Tipi di reporting nel project management

Il sistema di reporting nei progetti significa molto più che semplicemente comunicare gli ultimi aggiornamenti del progetto al team e alle parti interessate.

È infatti possibile utilizzare i report di progetto per mitigare il rischio, monitorare il budget e le tempistiche e creare piani di progetto più accurati.

Ecco alcuni report di progetto che potranno tornare utili ad un project manager:

  • Report sulla disponibilità delle risorse
  • Report sullo stato di progetto
  • Report sulla salute del progetto
  • Valutazione del rischio
  • Linea di base del progetto

Report sulla disponibilità delle risorse

Un project manager, per poter costruire un piano di progetto accurato, deve sapere quali risorse ha a disposizione per svolgere il lavoro e per quanto tempo queste sono disponibili.

Inoltre, questo report mostra la quantità di lavoro che ciascun membro del team svolge (e può svolgere) nel proprio tempo disponibile per il progetto. Ciò permette al project manager di prendere decisioni ponderate in merito alla distribuzione delle attività.

Report sullo stato di progetto

Un report sullo stato di progetto con cadenza settimanale è un modo semplice per tenere informati il team e le parti interessate e gestire le aspettative mentre il progetto avanza.

In generale, in questo report vengono indicati questi risultati:

  • Attività completate
  • Attività in completamento
  • Attività in arrivo
  • Completamento complessivo del progetto
  • Budget speso/disponibile
  • Rischi o problemi nel progetto

Questo report non deve necessariamente entrare troppo nei dettagli e spesso è sufficiente redigere una pagina con le informazioni chiave per capire la tendenza del progetto.

Nel caso in cui gli stakeholder dovessero necessitare informazioni più specifiche, si potrà organizzare un meeting o una serie di documenti appositi.

sistema di reporting

Report sullo stato di salute del progetto

Questo tipo di report sullo stato di salute di un progetto fornisce una fotografia istantanea di alta qualità dello stato del progetto.

È perfetto per la condivisione immediata durante le riunioni con il team e le parti interessate, in modo che tutti sappiano a colpo d’occhio le attività che stanno rispettando le tempistiche, quelle che stanno correndo contro il tempo e quelle che – purtroppo – hanno già superato la deadline.

Ad esempio, il progetto può essere semplicemente diviso in 3 diversi livelli di stato di salute e, per un impatto ancora più forte, con 3 diversi colori.

Ecco quali:

  • Attività in corso caratterizzate dal colore verde: attività che sono in anticipo o rispettano il termine previsto.
  • Attività in esecuzione dietro la pianificazione caratterizzate dal colore giallo: attività dove manca ancora del tempo alla scadenza ma nel cui caso, se il ritmo attuale viene mantenuto, sarà difficile rispettarla.
  • Attività in ritardo caratterizzate dal colore rosso: quelle attività che hanno perso la scadenza e richiedono un’attenzione speciale per evitare che gli strascichi impediscano la continuazione regolare dell’intero progetto.

Valutazione del rischio

Una valutazione del rischio consente di identificare e classificare i rischi del progetto in base alla gravità e alla probabilità che questi si verifichino.

In questo modo è possibile dare priorità ai problemi e ridurre il rischio sul nascere prima che l’intero successo del progetto venga intaccato.

Linea di base del progetto

Un report di base confronta la linea temporale originale e pianificata inizialmente con la linea temporale del progetto effettiva in modo da determinare quali attività sono state eseguite in tempo o prima del previsto e quali sono state ritardate.

È anche utile per mostrare come modifiche o ritardi vanno ad influenzare la sequenza temporale complessiva del progetto.

Best practice per la gestione del sistema di reporting nei progetti

Ecco una serie di suggerimenti che renderanno la gestione del sistema di reporting nei progetti più efficace:

  • Impostare una cadenza: una pianificazione nel sistema di reporting stabilisce scadenza regolari in modo che tutti sappiano quando aspettarsi e/o fornire importanti aggiornamenti sul progetto.
  • Fare attenzione ai dati: un report è valido tanto quanto le informazioni in esso contenute. Verificare che i dettagli del progetto siano aggiornati e corretti prima di condividere report con clienti e parti interessate è vitale.
  • Scrivere pensando al pubblico: i membri del team, i clienti e le parti interessate non devono perdersi nei dettagli del progetto (a meno che lo scopo del report non sia proprio quello). In linea generale, i report sono sintetici, con elenchi puntati e schematici e senza la presenza di gergo tecnico.
  • Aggiungere elementi visivi: un’immagine vale più di mille parole e questo lo sanno bene gli specialisti del visual project management. Utilizzare diagrammi e grafici quando possibile renderà un report più facile da digerire.
  • Essere onesti: se il progetto è in ritardo o sta richiedendo un budget eccessivo, non bisogna esitare a menzionarlo nel report. Prima viene alla luce un problema, prima questo può essere risolto.
  • Invitare alla discussione: un report di progetto dovrebbe essere un trampolino di lancio per la conversazione, non un documento statico inciso nella pietra. Ecco quindi come diventa fondamentale creare uno spazio per i feedback sul progetto e le discussioni costruttive in modo che tutti siano d’accordo con i prossimi passi da compiere.

 

In conclusione, un efficiente sistema di reporting è fondamentale per l’esecuzione delle attività del progetto.

In parole povere, a meno che l’organizzazione non utilizzi un sistema di reporting adeguato, il team di progetto e le altre persone interessate non saranno in grado di conoscere i dettagli completi del progetto.

Resta sempre aggiornato con i report di progetto.

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matrice di tracciabilita

La matrice di tracciabilità: cos’è e a cosa serve

La matrice di tracciabilità, chiamata anche matrice di tracciabilità dei requisiti o RTM, permette di documentare i collegamenti tra i requisiti proposti, riguardanti l’output di progetto, e la fase di test.

In altre parole, si tratta di un documento per mappare e tracciare i requisiti e per garantire che per ognuno di tali requisiti venga raggiunto un livello adeguato di test.

Quando si sviluppa un prodotto o un servizio, infatti, ci si vuole assicurare che tale output risponda a ciò che è richiesto. Per verificare ciò, la matrice di tracciabilità e i test sono indispensabili.

Viene definito “tracciabilità” il processo di revisione di tutti i casi di test definiti per qualsiasi requisito.

Grazie alla tracciabilità si può determinare, quindi, quali requisiti hanno generato il maggior numero di difetti durante il processo di test.

La matrice di tracciabilità è, in sostanza, uno strumento che aiuta a garantire che lo scopo, i requisiti e i risultati del progetto rimangano in linea rispetto a ciò che si è deciso inizialmente.

Perché è richiesta la tracciabilità dei requisiti?

La matrice di tracciabilità dei requisiti consente di collegare in modo accurato requisiti, casi di test e difetti.

Essa garantisce, tendenzialmente, una buona qualità dell’output in quanto tutte le funzionalità sono testate.

Il controllo di qualità può essere ottenuto quando il prodotto finale viene testato per scenari imprevisti con difetti minimi e tutti i requisiti funzionali e non funzionali vengono soddisfatti.

Da quel punto in poi, si può anche mettere in atto il miglioramento della qualità.

Vantaggi dell’utilizzo di una matrice di tracciabilità dei requisiti

Sono diversi i vantaggi che derivano dall’utilizzo di una matrice di tracciabilità, ecco i più importanti:

  • Il prodotto finale e testato contiene tutte le funzionalità richieste che soddisfano le esigenze e le aspettative degli utenti. Il cliente finale deve ottenere ciò che vuole. Non possono esserci sorprese negative per l’utente, se ciò accadesse non sarebbe una bella esperienza per nessuno.
  • Il prodotto finale sviluppato e consegnato al cliente deve comprendere solo le funzionalità necessarie e previste. Le funzionalità extra presenti nel prodotto possono inizialmente sembrare interessanti fino a quando non si riscontrerà un sovraccarico di tempo, budget e sforzi per svilupparle. Le funzioni extra possono anche diventare una fonte di difetti e causare problemi a un cliente durante o dopo l’utilizzo.
  • L’attività del project manager e del suo team può essere definita in modo chiaro poiché si lavora per prima cosa sull’implementazione dei requisiti, che sono di massima priorità, in base alle esigenze del cliente. Se i requisiti di priorità elevata sono chiaramente specificati, i componenti dell’output possono essere sviluppati e implementati seguendo questo ordine di importanza. In questo modo l’intero piano di progetto può essere organizzato in maniera chiara.
  • Nel momento dei test è possibile verificare tutte le funzionalità più importanti e di massima priorità, senza perdere tempo con prove inutili. Ciò aiuta a produrre un prodotto di qualità in linea con le aspettative.

la matrice di tracciabilita

Come organizzare efficacemente i test con l’aiuto di una matrice di tracciabilità

Al fine di organizzare in modo efficace i test con l’aiuto della matrice di tracciabilità, è necessario seguire quattro regole fondamentali:

Avere un buon canale di comunicazione

In caso di modifiche suggerite dagli stakeholder o dagli utenti, le stesse devono essere comunicate repentinamente al team di progetto. Senza questa comunicazione puntuale, non è possibile garantire test accurati.

Identificare la priorità degli scenari di test

Identificare quali sono gli scenari di test ad alta priorità può essere un compito difficile. Cercare di testare tutti gli scenari è in molti casi un compito irraggiungibile, per questo l’obiettivo del test deve essere molto chiaro dal punto di vista aziendale e dell’utente finale.

Implementazione del processo

Il processo di test deve essere chiaramente definito considerando fattori come infrastrutture tecniche e implementazioni, competenze del team, esperienze passate, strutture organizzative e processi seguiti, stime del progetto relative a costi, tempo e risorse. Un’implementazione del processo uniforme considerando i fattori citati assicura che ogni individuo interessato al progetto sia sulla stessa pagina.

Implementazione efficace della strategia di test

Un’efficace strategia di test, supportata da una matrice di tracciabilità, svolge un ruolo importante nella pianificazione in anticipo per tutti i tipi di sfide critiche, il che aiuta ulteriormente a sviluppare un prodotto migliore.

Come creare una matrice di tracciabilità per i requisiti

Nel processo di creazione di una matrice di tracciabilità dei requisiti, è necessario eseguire le seguenti operazioni:

  • Impostare gli obiettivi: Bisognerà rispondere ad un’unica domanda: “Quale scopo avrà la matrice di tracciabilità?”Ecco un esempio di obiettivo per chiarificare il concetto: Creare una matrice di tracciabilità per tenere traccia dei casi di test e dei bug che saranno interessati se vengono apportate modifiche ai requisiti.
  • Collezionare artefatti: Una volta definito l’obiettivo, è necessario sapere quali artefatti ti serviranno per raggiungerlo. Per creare una matrice di tracciabilità dei requisiti, si avrà bisogno di:
  • Requisiti
  • Casi test
  • Risultati del test
  • Bugs

Il prossimo passo sarà quello di raccogliere questi artefatti.

  • Preparare un modello di matrice di tracciabilità: Per un modello di matrice di tracciabilità dei requisiti, è possibile utilizzare un foglio in Excel e aggiungere una colonna per ogni artefatto raccolto. Le colonne in Excel saranno le seguenti:
RisultatiCasi testRisultati dei testBugs

 

  • Aggiunta degli artefatti: Ora è possibile inserire i requisiti, casi di test, risultati dei test e bug nelle rispettive colonne a seconda dei risultati ottenuti.
  • Aggiornare la matrice di tracciabilità: L’aggiornamento della matrice di tracciabilità è un lavoro in corso che continua fino al completamento del progetto. In caso di modifica dei requisiti, è necessario aggiornare la matrice di tracciabilità. Se viene aggiunto un nuovo caso di prova o viene trovato un nuovo bug, è necessario aggiornarlo nella matrice di tracciabilità dei requisiti.

 

In conclusione, la matrice di tracciabilità dei requisiti è il mezzo per mappare e tracciare tutti i requisiti del cliente e degli stakeholder con i casi di test e i difetti rilevati.

Si tratta di un unico documento che ha lo scopo principale di non perdere di vista casi di test e assicura quindi che tutte le funzionalità del prodotto finale siano coperte e testate.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

mitigare il rischio

Strategie di mitigazione del rischio nel project management

La capacità di mitigare i rischi consente di riconoscerli in modo proattivo e far fronte agli stessi attuando delle specifiche strategie di mitigazione.

L’identificazione del rischio è sicuramente un passo importante e fondamentale nella gestione dei progetti, tuttavia da solo non è sufficiente.

Conoscere e pensare al rischio non equivale a fare qualcosa per il rischio.

Il rischio si verificherà; alcuni porteranno addirittura risultati positivi, altri un po’ meno; alcuni saranno minori, altri catastrofici.

Ecco quindi quali sono alcuni dei modi più comuni per mitigare i rischi che si possono incontrare nello sviluppo di un progetto.

Strategie di mitigazione del rischio: Chiarire i requisiti

Per prima cosa dobbiamo avere le idee chiare… Che cosa si vuole ottenere dal progetto?

Questa è una domanda fondamentale da porsi e avere una chiarezza profonda al riguardo, è già di per sé un fattore attenuante del rischio perché elimina in automatico tutti gli errori legati al “non sapevamo cosa stessimo facendo“.

Sfruttare appieno studi di fattibilità, kick off meeting con gli stakeholder e gruppi di utenti per testare le idee prima di assumere un impegno completo, permette di assicurarsi che ciò che viene consegnato sia realmente ciò che si desidera.

Strategie di mitigazione del rischio: Avere il giusto team di progetto

Le persone stesse che lavorano ad un progetto possono essere parte della causa di alcuni rischi, soprattutto nel caso di competenze o punti di vista inadeguati e che non si adattano al clima aziendale.

Anche le persone che non sono disponibili quando se ne ha bisogno influiscono sui tempi del progetto.

Ecco perché i membri del team devono essere scelti in modo ponderato, andando a mitigare così i rischi legati alle persone.

mitigare i rischi

Strategie di mitigazione del rischio: Distribuire e/o trasferire il rischio

Un grande errore è quello di scaricare tutta la responsabilità di un rischio su una singola persona o su di un gruppo.

Sicuramente il trasferimento del rischio è una strategia di gestione del rischio riconosciuta e utile, ma deve essere utilizzata con cautela.

Mitigare il proprio rischio scaricandolo su qualcun altro non è infatti sempre l’approccio migliore.

Ad esempio, è possibile trasferire il rischio a un’altra parte, ma ciò potrebbe comportare un aumento dei costi – attraverso l’aumento dei prezzi dei fornitori o dell’assicurazione – che in molti casi non è l’uso più appropriato dei fondi dell’organizzazione.

La soluzione qui è cercare modi per gestire i rischi congiuntamente con altre parti interessate considerando gli impatti di questa strategia a 360 gradi.

Strategie di mitigazione del rischio: Comunicare e ascoltare

C’è un altro modo in cui è possibile aggiungere rischi a un progetto: la mancanza di comunicazione.

Comunicare efficientemente, consultare ampiamente e, soprattutto, ascoltare le risposte che si ricevono, devono essere attività prioritarie in ogni progetto.

Questa strategia può aiutare il project manager a identificare i rischi e ad impegnarsi in modo più efficace con le parti interessate.

Strategie di mitigazione del rischio: Valutare la fattibilità di un progetto

Ricorrere a studi di fattibilità e prototipi per testare idee e soluzioni prima di passare all’elaborazione vera e propria, può essere un modo semplice per mitigare il rischio di un progetto.

In questo modo è infatti possibile utilizzare questa fase iniziale come banco di prova per verificare concetti, metodologia e soluzione.

Come farlo? Suddividere il progetto in fasi e includere il tempo, all’inizio di ognuna di esse, per uno studio di fattibilità o un’indagine.

L’apprendimento può essere incredibilmente utile per modellare il resto del progetto e può dimostrare – o confutare – il business case senza dover impegnare l’intero investimento.

Strategie di mitigazione del rischio: Effettuare dei test

Probabilmente molti sapranno che, quando i tempi del progetto sono agli sgoccioli, i test sono spesso il compito che in primis viene tagliato.

Bisogna cercare di evitare questa situazione; i test sono infatti una parte importante per assicurarsi che il rischio del progetto sia inferiore e gestibile.

I test aiutano a eliminare problemi molto più importanti che in seguito potrebbero ricadere sul progetto.

Una soluzione per essere sicuri di avere sempre tempo sufficiente per effettuare dei test è quella di stimare il tempo “tradizionale” necessario per fare test e quindi raddoppiarlo.

In questo modo, anche se il progetto andrà incontro a problematiche che ne rallenteranno i tempi, ci sarà sempre e comunque spazio per effettuare dei testi.

I test sono spesso ampiamente sottovalutati, ma sono un grande strumento per individuare difetti o bug che possono essere così tempestivamente corretti, senza andare a causare problemi molto più gravi in seguito.

Ecco perché stimare attentamente e disporre di una contingenza di pianificazione dedicata per i test è fondamentale nel project management e può essere considerata una strategia di mitigazione del rischio vera e propria.

Strategie di mitigazione del rischio:  Avere un piano B

Pur avendo pianificato tutto, incluse le strategie di mitigazione del rischio, un problema imprevisto accade.

Non bisogna preoccuparsi… succede.

Ecco che il modo migliore per far fronte a queste situazioni imprevedibili è avere alternative alla mano, fra cui è possibile includere:

  • Fondi di emergenza
  • Risorse aggiuntive in standby
  • Opzioni per suddividere il progetto in segmenti e/o ridurre l’ambito

Un piano B non è qualcosa che il project manager pianifica di voler utilizzare. In ogni caso averne uno là pronto come un cuscino di salvataggio nel caso in cui un rischio si materializzasse in modo imprevisto, può risultare estremamente prezioso.

Per preparare questa strategia, è necessario concordare tolleranze e contingenza con lo sponsor e gli stakeholder prima dell’inizio del progetto.

Parlare di quali finanziamenti aggiuntivi possono essere garantiti per affrontare problemi imprevisti e come accedervi se e quando sarà il momento.

 

La chiave per gestire l’ignoto è avere un piano di attacco, mantenere la flessibilità e assicurarsi sempre di apprendere la realtà della situazione in modo da poter adattare le proprie azioni di conseguenza.

Questa è quindi la soluzione per gestire con successo il rischio per qualsiasi iniziativa o in qualsiasi fase di un progetto.

Non è possibile evitare i rischi, ma è possibile prepararsi con adeguate strategie di mitigazione.

Riduci i rischi nei tuoi progetti.

gestire criticita di progetto

Gestire le criticità di progetto

Le criticità in un progetto non mancano davvero mai e gestirle è quello che di norma un Project Manager deve saper fare con assoluta padronanza.

I project manager sono necessariamente multitasking e devono essere in grado di gestire contemporaneamente molti singoli elementi che compongono un progetto, tenendo tutto sotto controllo.

Ma anche nel caso di progetti condotti dai manager più efficienti, le criticità possono sorgere durante le fasi di pianificazione ed esecuzione del progetto. Sono problemi difficili da evitare, ma spesso facili da risolvere.

Per aiutare a capire e dare uno spunto su quali potrebbero essere le criticità più frequenti da gestire, in questo articolo forniremo una panoramica delle 7 principali sfide che i project manager possono trovarsi ad affrontare.

Gestire le criticità di progetto: Interruzione durante il processo di pianificazione

Un buon project manager sa che la pianificazione è una delle fasi più importanti nel processo di gestione dei progetti.

Tuttavia, a volte i project manager non trascorrono abbastanza tempo in questa fase e cercano di saltare immediatamente alla soluzione del problema. Piuttosto che pianificare e creare strategie più efficaci per evitare il problema, preferiscono risolverlo quando si presenta.

Una migliore pianificazione implica, invece, un maggiore controllo sul progetto e una maggiore serenità nella realizzazione.

Quindi, ascolta il consiglio, è importante non avviare mai un progetto prima di analizzare il problema, vagliare le possibili soluzioni, trovare quella migliore e pianificare tutte le attività e le risorse necessarie per risolvere la criticità.

Bisogna tenere sempre presente che alcuni rischi potrebbero influenzare il progetto in maniera importante e quindi trovare soluzioni alternative quando questi compaiono o si ha una certa certezza che questi compariranno.

Chiaramente esiste una differenza di pianificazione fra progetti più a lungo termine e progetti più brevi: tendenzialmente i primi richiedono una pianificazione dettagliata, mentre per i secondi è necessario un approccio più pratico e agile.

Gestire le criticità di progetto: Scope Creep

È molto importante avere un ambito chiaro del progetto prima di iniziare a eseguirlo. Anche quando, però, si è svolto un ottimo processo di pianificazione, l’ambito del progetto può cambiare durante l’esecuzione.

Questo cambiamento dell’ambito, o scope creep, può essere molto pericoloso perché può far deviare il progetto portando a non rispettare le scadenze e/o il budget.

Quando si presenta questa criticità, per gestirla è importante innanzitutto concentrarsi sugli obiettivi e sul reale bisogno al quale il progetto deve rispondere:

  • Gli obiettivi sono cambiati?
  • Era a causa della pianificazione o dell’esecuzione?
  • È davvero necessario modificare l’ambito di applicazione?

Se la risposta a queste domande è affermativa, è necessario organizzare un incontro con tutti gli stakeholder di progetto in modo che tutti possano trovare la soluzione unanime più semplice e pratica.

In questa situazione è indispensabile prendersi il ​​tempo necessario per rifocalizzare il progetto, riallocare le risorse, creare nuove attività, riprogrammarle e far sapere a tutti cosa è successo.

Tutta la documentazione deve essere aggiornata in modo che tutti lavorino alle stesse condizioni e siano completamente informati su ogni aspetto.

Gestire le criticità di progetto: Il budget viene superato

Il progetto è stato pianificato, le risorse necessarie sono state definite e, di conseguenza, stabilito il budget finale del progetto.

Quindi, se tutti questi passi sono stati compiuti nella maniera corretta, perché malgrado una pianificazione così buona, il budget viene superato?

Ciò potrebbe accadere per tre motivi:

  • Il processo di pianificazione non è stato così efficiente come si credeva,
  • non c’è stato un efficiente processo di monitoraggio e controllo durante la fase di esecuzione
  • il progetto è stato influenzato da fonti esterne (ambiente, legislazione, cambio nel cambio di valuta, ecc.) anche impreviste

Quando un progetto supera il budget, è necessario scoprire cosa è successo e provare a riallocare le risorse rimaste in modo da poter continuare a mantenere le stesse spese.

Una buona pratica durante la pianificazione del progetto è quella di definire un piccolo budget di “buffer” per le sorprese, cioè avere una riserva nel caso in cui emergano delle contingenze, fuori dal controllo del project manager.

Gestire le criticità di progetto: Mancanza o inefficiente comunicazione

Un cattivo o mancante piano di comunicazione porta a conflitti irrisolti, che potrebbero avere un effetto negativo sul progetto.

Un progetto è eseguito da un team di membri, ognuno responsabile di determinati compiti e scadenze.

Se un membro non è allineato e il resto del team o il project manager non se ne accorgono, il progetto subirà sicuramente dei ritardi. Nei casi peggiori, si verificheranno problemi più grandi se il gap persiste.

Avere meeting ricorrenti e verbali di queste riunioni inviati ai partecipanti e agli interessati è un’ottima idea per mantenere tutti sulla stessa pagina.

criticita di progetto

Gestire le criticità di progetto: Non rispettare le scadenze

In un progetto, le attività dipendono da altre sub-attività e molte di esse non possono essere avviate se un compito precedente non è stato ancora eseguito.

Quindi, in sostanza, una scadenza mancata potrebbe trasformarsi in 1.000 altre scadenze mancate in un effetto domino e, in conclusione, una consegna tardiva del risultato finale del progetto.

Ecco perché la gestione del tempo e delle scadenze è cruciale in un progetto.

Un buon software con un Gantt chiaro e facilmente leggibile aiuta tantissimo in questo aspetto.

Quando si verificano ritardi, è importante in primis analizzare se l’attività scaduta fa parte del percorso critico.

In caso contrario, si possono controllare altre attività collocate nel percorso critico che possono essere portate avanti e riallocare le risorse in modo da poter mantenere la stessa data finale.

Gestire le criticità di progetto: Mancanza di responsabilità

Ogni compito ha bisogno tendenzialmente di un unico responsabile, cioè una persona che si prenda in carico del compito specifico e tutto ciò che è coinvolto nel suo completamento.

Un project manager deve quindi definire chiaramente le responsabilità e il potere decisionale di ciascun membro del team e le aspettative degli stakeholder per quella determinata attività.

Gestire le criticità di progetto: Informazioni decentrate

È fondamentale tenere sempre tutti aggiornati sullo stato del progetto.

La mancanza di informazioni accessibili, disponibili e veritiere può comportare errori e ritardi nel progetto.

Inoltre, informazioni disorganizzate, come, ad esempio, più versioni del processo temporale, diverse cartelle per i documenti, molte e-mail, possono portare a informazioni decentralizzate che creano confusione per tutti i membri del team.

Una soluzione a questo problema è quella di disporre di un software di gestione dei progetti che aiuti a coordinare i dipendenti in più posizioni e, se il caso, anche in diversi fusi orari.

 

Un project manager acquisirà e svilupperà efficaci capacità di gestione dei progetti con una formazione di qualità e con l’esperienza diretta sul posto di lavoro.

Inoltre, il team di progetto non dovrà essere passivo ma nel migliore dei casi aiuterà proattivamente il project manager nella gestione dei vari progetti e delle loro criticità.

Gestisci le criticità di progetto con Twproject.

pm del 21 secolo

Il project management del 21esimo secolo e l’aumento della produttività

La gestione del progetto è una professione che esiste da tempo e nel secolo passato, il project management è diventata una vera e propria disciplina al centro di molti studi e ricerche.

Secondo una gestione del progetto classica, e troppo spesso utilizzata anche oggi, il successo di un progetto è misurato in termini di tempi, budget e metriche dell’ambito.

Di conseguenza, c’è poca attenzione sui vantaggi aziendali generali sia in termini di valore per il cliente che di profitti per l’organizzazione.

Certamente, la gestione dei progetti è migliorata negli ultimi decenni, ma è chiaro che è necessario trasformare rapidamente le pratiche di gestione dei progetti per affrontare le sfide del XXI secolo.

Ma cosa significa questo in concreto? Vediamolo in questo articolo.

La trasformazione del project management nel XXI secolo

Il 21° secolo ci sfida a cambiare il modo in cui si gestisce il cambiamento all’interno delle organizzazioni.

I lavori tradizionali stanno cambiando e nuovi ne stanno nascendo, il vecchio concetto di lavoro d’ufficio dalle 8 di mattina alle 5 di sera non è più attuale, i mezzi e le opportunità di comunicazione stanno evolvendo, così come la tecnologia che migliora continuamente…

Le organizzazioni hanno bisogno di pensatori critici con la capacità di adattarsi, inventare e reinventare; collaborare, creare ed innovare, comprendere e sfruttare le complessità per lasciare sfogo alla creatività.

Ecco quindi che anche il project management e l’analisi aziendale si stanno trasformando davanti ai nostri occhi per poter raggiungere e creare migliori risultati aziendali.

Alcuni si riferiscono ad esso come “Breakthrough Project Management” (o BPM), un approccio innovativo all’approvvigionamento e gestione dei progetti.

Questo metodo fornisce una base solida e ripetibile per consegnare i progetti:

  • Rispettando la deadline
  • Utilizzando un budget ridotto
  • Senza compromettere la portata o la qualità

Sebbene l’approccio tradizionale al project management sia ancora efficace nel caso di progetti da bassi a moderatamente complessi, per quanto riguarda i compiti più difficili, questo metodo diventa insufficiente e diventa necessario seguire una nuova via anche considerando il continuo cambiamento del mercato.

pm nel 21 secolo

Il ruolo del project manager

Il project manager, in questo quadro, non dovrà essere fossilizzato sull’approccio classico della gestione dei progetti, ma dovrà essere sempre alla ricerca di nuove prospettive e di nuove innovazioni del settore.

È chiaro che il mondo, anche nel business, sta cambiando rapidamente, i progressi della tecnologia sono rapidi e furiosi e le organizzazioni sono costrette ad innovare continuamente.

In effetti, il nuovo approccio Agile ai progetti può essere vincente in questo senso.

In questo caso vengono sfruttate le sinergie necessarie per stimolare la creatività e l’innovazione.

La parola chiave diventa quindi “innovare” o permanere nel mercato e affrontare la concorrenza diventerà sempre più complicato.

Innovare diventa quindi la linfa vitale della sopravvivenza organizzativa.

Il project manager deve concentrarsi quindi sulla fornitura continua di valore aziendale e innovazione, comprendendo la natura olistica del cambiamento.

Questo cambiamento richiede attenzione a persone, processi, organizzazioni, regole, dati, tecnologie per costituire una pratica commerciale trasformativa.

Rendendosi conto che una visione olistica del cambiamento è sia un’arte che una scienza, il project manager deve trovare un equilibrio tra analisi e intuizione, tra ordine e cambiamento dirompente.

Il processo decisionale diventa quindi collaborativo; il pensiero è inclusivo e strategico; la complessità viene sfruttata per raggiungere la creatività; la leadership è condivisa e diversificata; i team sono collaborativi e altamente performanti; i metodi sono adattivi, creativi, agili; le soluzioni sono innovative, competitive e creano valore per l’organizzazione.

Le pratiche innovative del progetto producono quindi risultati rivoluzionari e richiedono un pensiero diverso e nuove pratiche e sistemi.

I criteri di successo del progetto devono quindi essere cambiati per includere anche il concetto di valore, ricchezza e benefici per l’azienda, innovazione e creatività.

 

In conclusione, gli strumenti e le tecniche tradizionali di gestione dei progetti, sono spesso oggi ritenute inadeguate.

Questi approcci tradizionali che utilizzano un metodo statico, infatti, forniscono ai project manager stime non realistiche che ignorano i processi di feedback multipli e le relazioni non lineari del progetto.

Le interrelazioni tra le componenti di un progetto sono più complesse di quelle raffigurate nel modello classico di project management e le rende inadeguate alle sfide del dinamico ambiente di progetto del XXI secolo.

I nuovi ambienti complessi e dinamici richiedono quindi ai project manager di ripensare la definizione tradizionale di un progetto e le modalità classiche di gestione.

I project manager devono essere in grado di prendere decisioni in questi sistemi dinamici ed instabili che cambiano continuamente e si evolvono in modo casuale e sono difficili da prevedere, molto diversi dai sistemi lineari e prevedibili tradizionalmente studiati.

Per raggiungere questo obiettivo, devono essere quindi studiati approcci più integrati per la gestione di progetti in ambienti complessi e nuovi metodi di pianificazione, programmazione, esecuzione e controllo dei progetti.

Come detto precedentemente, “innovare” deve essere la parola chiave nel project management del XXI secolo.

Cambia il tuo approccio alla gestione dei progetti

Una prova è meglio di mille parole.
obiettivi e lavoro

La Statement of Work (S.O.W.): obiettivi e lavoro di un progetto

Una Statement of Work, o S.O.W., è uno dei più importanti documenti nel project management in quanto delinea tutto ciò che deve rientrare in un progetto.

I processi di gestione del progetto includono molti documenti diversi, indipendentemente dal settore, ma nella SOW si può ritrovare una descrizione completa di quello che sarà il progetto.

Non solo schemi dati e numeri previsionali ma un vero e proprio racconto del lavoro progettuale. Verranno descritte le attività da svolgere, i risultati da ottenere e le scadenze, ma anche i prezzi, condizioni e governance del progetto.

In sostanza la Statement of Work è il documento più completo del progetto per avere una visione d’insieme di ciò che ci apprestiamo a realizzare e dei tempi e modi in cui intendiamo farlo.

Vediamo meglio di che si tratta in questo articolo.

Che cos’è una Statement of Work?

Una SOW è un documento di project management formale che ha lo scopo di definire l’intero ambito di lavoro del progetto e chiarire risultati, costi e scadenze.

Questo tipo di documento viene utilizzato nei casi in cui i progetti coinvolgono fornitori e collaboratori esterni e viene generalmente creato come parte di un contratto.

I responsabili di progetto dovrebbero prestare sufficiente attenzione a fornire una SOW chiara a tutti gli stakeholder per evitare controversie riguardanti risultati, budget o scadenze.

Una Statement of Work è praticamente “la Bibbia” per il lavoro che il progetto deve produrre, uno strumento di governance chiave, sia che venga utilizzato per dirigere il lavoro per un fornitore o appaltatore, sia che venga utilizzato per dirigere il lavoro internamente.

Il lavoro contenuto in questo documento fa parte dell’obbligo contrattuale, mentre le attività non contenute saranno svolte solo se concordate reciprocamente o introdotte nel progetto attraverso una richiesta di modifica.

Quando si ha bisogno di una SOW?

Il valore di una SOW risiede nella sua capacità di acquisire tutti gli elementi di lavoro ed attività critiche del progetto ed è particolarmente utile in due situazioni:

  • Quando si stipula un contratto con un fornitore o un consulente esterno
  • Come fase di pianificazione intermedia per un grande e complesso progetto in cui il lavoro viene svolto internamente.

Non si ha bisogno di una Statement of Work quando il progetto è piccolo e abbastanza semplice da mettere in pratica.

obiettivi e lavoro di progetto

Quando redigere la SOW?

La SOW deve essere redatta dopo la dichiarazione dell’ambito, quindi durante la fase di pianificazione del progetto.

In particolare, la dichiarazione dell’ambito dovrebbe catturare, seppur in termini molto generali, il prodotto del progetto.

Ad esempio, se si vuole lanciare un progetto per sviluppare un software per acquisire e tenere traccia degli ordini, la dichiarazione di ambito includerebbe un elenco degli utenti impiegati per l’immissione degli ordini, gli ingegneri del software e gli impiegati che spediscono gli ordini.

Inoltre, si potranno anche includere le funzionalità desiderate nel sistema, ad esempio se è accessibile su Internet, quali informazioni deve archiviare su ciascun ordine, come il sistema raccoglierà il pagamento per l’ordine, ecc.

La dichiarazione dell’ambito, in poche parole, fornirà informazioni su ciò che è necessario produrre o costruire attraverso il progetto.

Una volta determinato cosa si sta costruendo, è necessario catturare i dettagli su come verrà costruito; ecco quindi che si prepara la SOW.

La Statement of Work definisce le attività da svolgere e deve quindi essere scritto prima che il lavoro possa essere programmato o che venga creata una suddivisione del lavoro.

Cosa si include nella Statement of Work?

Tutti gli elementi catturati nella dichiarazione dell’ambito di progetto dovrebbero apparire anche nella SOW.

Essa dovrebbe contenere informazioni sui risultati finali a un livello più dettagliato.

Ad esempio, se la dichiarazione dell’ambito include un sistema di acquisizione e gestione degli ordini, è possibile suddividere tale risultato in un database per acquisire, archiviare e tenere traccia delle informazioni, un front-end per interfacciarsi con gli utenti e un sistema di reporting per gestire i report.

Ecco un elenco di categorie di informazioni che solitamente si includono nella SOW:

  • Introduzione: iniziare con la spiegazione del lavoro svolto. Inoltre, indicare chi è coinvolto nel progetto.
  • Qual è lo scopo del progetto, quali sono i risultati, gli obiettivi e il ritorno sull’investimento.
  • Scopo del lavoro: quali attività dovranno essere svolte nel progetto e quali processi? Ciò include i risultati, il tempo necessario e persino i passaggi generali necessari per raggiungere questo obiettivo.
  • Dove sarà svolto il lavoro: il team lavorerà presso una struttura centrale o da remoto? Qualunque sia il caso, in questa parte è necessario dettagliarlo, oltre che indicare dove saranno posizionati l’apparecchiatura e il software utilizzati.
  • Compiti: adottare i passaggi generali delineati nel documento dell’ambito e suddividerli in compiti più dettagliati. Se lo si desidera, suddividere le attività in pietre miliari o fasi.
  • Pietre miliari: definire il periodo di tempo previsto per il completamento del progetto, dalla data di inizio alla data di fine proposta. Dettagliare le ore fatturabili alla settimana e al mese e qualsiasi altra cosa si riferisca alla programmazione del progetto, ad esempio, se esiste un numero massimo di ore fatturabili per fornitori e / o contratti.
  • Risultati: spiegare cosa è dovuto e quando è dovuto. Descriverlo in dettaglio, come quantità, dimensioni, colore e tutto ciò che potrebbe essere rilevante.
  • Pianificazione: includere un elenco dettagliato di quando devono essere presentati i risultati finali, a partire da quale fornitore sarà scelto, il periodo di esecuzione, la fase di revisione, lo sviluppo, l’implementazione, i test, la chiusura del progetto, ecc.
  • Standard e test: se ci sono standard di settore che devono essere rispettati, elencarli. Inoltre, se saranno previsti test del prodotto, elencare chi sarà coinvolto in questo processo, quali attrezzature sono necessarie e altre risorse.
  • Definire il successo: annotare ciò che lo sponsor e / o le parti interessate si aspettano affinché il completamento del progetto abbia esito positivo.
  • Requisiti: elencare qualsiasi altra attrezzatura necessaria per completare il progetto e se è richiesta una laurea o certificazione necessaria per i membri del team.
  • Pagamenti: se il budget è stato creato, è possibile elencare i pagamenti relativi al progetto e come verranno elargiti – in anticipo, nel tempo o dopo il completamento.
  • Altro: se ci sono parti del progetto che non possono essere ricondotte alle categorie di cui sopra, è possibile aggiungerle in questa fase in modo che tutto sia coperto.
  • Chiusura: determinare in che modo verranno accettati i risultati finali e chi consegnerà, esaminerà e firmerà l’accettazione. Inoltre, in questa parte rientrano anche le specifiche sulle funzioni amministrative finali, come la conferma che tutto sia firmato, chiuso e archiviato.

Come è possibile notare, ci sono moltissime informazioni da includere in una SOW.

Il tutto deve essere specifico e definito chiaramente in modo da evitare confusione più avanti nel progetto quando non è possibile permettersi errori di comunicazione o controversie.

Includere elementi visivi nella SOW, grafici o altre illustrazioni, può aiutare a focalizzare meglio l’obiettivo sui vari aspetti del progetto.

Dopo aver redatto la SOW nel dettaglio, il passaggio finale e cruciale è quello di ottenere la sua approvazione.

Per questo, il project manager deve assicurarsi che i responsabili abbiano firmato lo Statement of Work; in caso di controversie in futuro infatti, sarà possibile mostrare il documento firmato a supporto delle proprie azioni.

 

In conclusione, la SOW aiuta quindi i project manager, in quanto fornisce loro una struttura su cui possono essere costruiti i piani di progetto.

Il documento aiuta inoltre a evitare conflitti durante il ciclo di vita del progetto e mantiene tutti coloro che sono coinvolti sulla stessa pagina oltre ad aiutare a ridurre al minimo la confusione.

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