Valutare i progetti per evitare disastri. 7 consigli chiave

Valutare i progetti per evitare disastri è estremamente importante. E’ per questo che il lavoro dei Project Manager è fondamentale e spesso ci si trova di fronte a serie sfide che se affrontate male possono far deragliare i programmi.

Questo implica conoscere i punti deboli di un progetto grazie ad una analisi strategica del progetto, una pianificazione efficace e un adeguato sistema di gestione del lavoro.

In generale, non esiste un unico modo per garantire il successo della gestione del progetto, ma ci sono alcuni suggerimenti efficaci che, se inclusi in uno stile di gestione, possono aiutare ad evitare disastri.

Ecco, quindi, i 7 consigli chiave per valutare i progetti:

Valutare un progetto: Conoscere il progetto a fondo

Prima ancora di cominciare, si valuta il progetto guardandolo in modo globale. La prima e più importante cosa da fare affinché un progetto abbia successo, infatti, è assicurarsi che sia basato su solide fondamenta.

Per questo, è necessario identificare i clienti e tutte le parti interessate (stakeholders) e comprendere i loro interessi e le loro aspettative riguardo al progetto.

Il passo successivo è quello di sviluppare un solido piano di progetto in cui i ruoli e le responsabilità siano chiaramente definite.

Inoltre, per rendere la pianificazione più efficace, è necessario stabilire criteri di successo misurabili e tracciabili per valutare, a mano a mano, se il progetto è sulla buona strada o meno.

Valutare un progetto: Identificare il team di progetto giusto

Una volta che il piano di progetto è stato sviluppato, il passo successivo è quello di creare e un team in grado di mettere in pratica il piano in modo efficace e riunirlo.

Questo inizia con la definizione dei ruoli e l’assegnazione del giusto insieme di compiti tenendo conto delle personalità, punti di forza e competenze di ogni individuo.

Dopotutto, le risorse di gestione del progetto sono i fattori chiave per la realizzazione di un progetto di successo.

Valutare un progetto: Trovare un project manager qualificato

Per assicurarsi che il progetto sia condotto nella giusta direzione, è essenziale sapere che sia diretto da un project manager qualificato.

Un buon project manager, infatti, non lascerà nulla di intentato per rendere il progetto un successo.

Questo deve sapere come gestire un team di personalità diverse assegnando il lavoro alla persona giusta e assicurandosi che il processo sia produttivo e motivante.

Inoltre, deve sapere come conquistare la fiducia dei clienti e comunicare al suo team le loro aspettative per lavorare all’unisono per il raggiungimento di un obiettivo condiviso.

Valutare un progetto: Definire le pietre miliari critiche

Quando si valuta un progetto, non bisogna dimenticare che il suo successo dipende dall’identificazione dei momenti determinanti durante il ciclo di vita del progetto.

Questo può essere fatto includendo le fasi principali come l’avvio, la pianificazione, l’esecuzione e la chiusura di un progetto, ma non finisce qui.

Ogni singola fase deve essere suddivisa in quegli eventi, le milestones appunto, che rappresentano un traguardo importante e che sono considerati come una sorta di “check point” per le attività svolte fino a quel momento e in previsione nel futuro.

Se si riscontrano errori, è possibile adottare immediatamente misure correttive per riportare il progetto in carreggiata.

Valutare un progetto: La comunicazione è la chiave

Per eseguire un progetto senza intoppi, è necessaria una comunicazione efficace e coerente con gli stakeholders e i clienti, ma soprattutto, nel caso di modifiche, una perfetta comunicazione con i membri del team per evitare incomprensioni e “attacchi a sorpresa”.

Per il project manager, sarà importante assicurarsi che le linee di comunicazione siano sempre aperte in modo che chiunque possa raggiungere qualcun’altro senza difficoltà e senza ripensamenti.

Inoltre, regolari report sullo stato del progetto sono un buon modo per mantenere tutti sulla stessa pagina tenendoli aggiornati sui nuovi sviluppi.

Ricordiamo che una comunicazione inefficace è uno dei principali motivi che portano al fallimento dei progetti.

Valutare un progetto: Sfruttare i punti di forza dei membri del team

Il successo di un progetto dipende in gran parte dalle capacità dei membri del team.

Un buon project manager farà sempre uno sforzo per conoscere i punti di forza e di debolezza dei membri del suo team in modo da poter allocare il lavoro di conseguenza.

Poiché la forza di qualcuno è la debolezza di qualcun altro, un manager efficace si assicurerà che il lavoro venga affidato all’individuo che è intrinsecamente competente e più veloce nel portarlo a termine.

Attingere ai punti di forza dei membri del team garantirà sicuramente un completamento più rapido delle attività e una migliore gestione del tempo.

Con la squadra che dà il meglio di sé e i cui punti di forza vengono sfruttati al massimo, il progetto non potrà che essere un successo.

Valutare un progetto: Utilizzare uno strumento di gestione dei progetti

La tecnologia ha portato molti vantaggi in moltissimi settori e questo anche nella gestione dei progetti, grazie ai software di project management.

Un buon software funge da piattaforma centralizzata per tutte le informazioni rilevanti sul progetto che, oltre a non venire perse, sono accessibili a tutti gli stakeholder di progetto.

Questi strumenti di gestione dei progetti consentono ai team di collaborare e fornire risultati straordinari grazie a potenti funzionalità, fra cui diagrammi di Gantt, report e flussi di lavoro personalizzati e schede kanban.

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Per concludere, un buon project manager esaminerà sempre il progetto nel suo insieme, oltre ad analizzare i vari componenti del progetto elencati in questo articolo in modo da evitare disastri.

Al termine di ogni progetto, inoltre, è importante valutare ogni aspetto e i punti deboli di un progetto, annotare i successi, cosa è andato storto e cosa può essere migliorato per progetti futuri.

Con esperienza e competenza, un buon project manager sarà in grado di prevedere quando il rischio è imminente e quando è necessario adottare misure correttive.