Pianificare le attività per aiutare il team di progetto

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In ogni organizzazione, i progetti sono un metodo essenziale per costruire valore e pianificare le attività per aiutare il team di progetto diventa un passo fondamentale.

Gestire un’organizzazione con una mancanza di idee e senza una pianificazione adeguata porta senza dubbio al fallimento.

Non importa quale sia la dimensione o l’ambito, la pianificazione del progetto articola quando ogni attività deve essere eseguita e la sequenza da seguire.

In questo articolo cercheremo di approfondire questo argomento.

Definizione delle attività di progetto

Con attività non si intendono i deliverable di un progetto, ma le singole unità di lavoro che devono essere completate per soddisfare questi deliverable.

La definizione delle attività utilizza tutto ciò che già si conosce del progetto per dividere il lavoro in task che possono essere valutati.

Esaminare le lezioni apprese da progetti simili può dare un’idea di quali saranno le attività del progetto attuale.

Inoltre, anche il giudizio di chi ha svolto progetti simili in passato può aiutare a definire le attività.

Se il progetto è invece totalmente nuovo, una soluzione è quella di chiedere supporto ad esperti in quel particolare campo per aiutare a definire le attività.

Elenco delle attività progettuali

Una volta che le attività sono state individuate ed i pacchetti di lavoro sono stati completati, si passa a completare l’elenco delle attività.

L’elenco delle attività del progetto è una lista di tutto ciò che deve essere fatto per completare il progetto entro tempi e costi ragionevoli.

Successivamente si definiscono gli attributi delle attività. In altre parole, si descrive ogni attività includendo tutte le informazioni necessarie per capire l’ordine del lavoro.

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Pietre miliari

Tutti i punti di controllo importanti del progetto vengono tracciati come pietre miliari.

Alcune di queste milestone potrebbero essere ad esempio elencate nel contratto come requisiti per il completamento con successo, altre potrebbero essere punti significativi del progetto di cui il project manager vuole tenere traccia.

Il processo di sequenziamento delle attività del progetto

Ora che si conoscono le attività, i loro dettagli e le pietre miliari, è necessario concentrarsi sull’ordine del lavoro.

È qui che si utilizza il processo di sequenziamento o schedulazione  delle attività. In altre parole, qui è dove si pensa a ciò che viene prima e a ciò che segue, alle attività dipendenti l’una dall’altra, alle possibili alternative, ecc.

Creazione del diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt è un tipo di grafico a barre che illustra la pianificazione del progetto.

I diagrammi di Gantt sono facili da leggere e vengono comunemente utilizzati per visualizzare le attività pianificate.

In questi grafici sono riportate le date di inizio e fine delle attività di un progetto oltre che le relazioni di dipendenza tra le attività.

Le fasi chiave sono posizionate in sequenza sul grafico a barre, iniziando nell’angolo in alto a sinistra e terminando nell’angolo in basso a destra.

Un diagramma di Gantt può essere disegnato rapidamente e facilmente ed è spesso il primo strumento utilizzato da un project manager per fornire una stima approssimativa del tempo necessario per completare le attività chiave.

È possibile aggiungere altre informazioni a un diagramma di Gantt, come ad esempio:

  • Le pietre miliari possono essere indicate utilizzando un simbolo come un diamante o un triangolo.
  • Le riunioni potrebbero essere indicate da un altro simbolo come un cerchio.
  • Le revisioni dei progressi potrebbero essere indicate da un quadrato.

Per un progetto complesso, un project manager potrebbe anche decidere di creare un diagramma di Gantt separato per ogni fase chiave.

Questo tipo di grafico fornisce uno strumento utile per il monitoraggio e il controllo mentre il progetto avanza.

Creazione del diagramma reticolare

Molti project manager utilizzano diagrammi reticolari durante la pianificazione di un progetto.

Il diagramma reticolare è un modo per visualizzare le interrelazioni delle attività del progetto e fornisce una visualizzazione grafica delle attività e del modo in cui si relazionano tra loro.

Le attività nella rete sono, nello specifico, i pacchetti di lavoro.

Il diagramma reticolare fornisce dati importanti al team di progetto, fra cui informazioni su come le attività sono correlate, dove sono i punti di rischio nella pianificazione, quanto tempo ci vorrà per completare il progetto e quando ogni attività deve iniziare e finire.

Il percorso critico per pianificare le attività

Il percorso critico descrive la sequenza di attività che consentirebbero di completare il progetto nel più breve tempo possibile e si basa sull’idea che alcune attività devono essere completate prima che altre possano iniziare.

Per identificare il percorso critico si parte dal diagramma reticolare per identificare il percorso più lungo nel reticolato, cioè la sequenza di attività più lunga.

Bisogna assicurarsi di prendere in considerazione il percorso più lungo in termini di tempo e non il percorso con il maggior numero di nodi.

La pianificazione di un progetto è considerata a rischio se il percorso critico è suscettibile alle modifiche una volta iniziato il progetto.

Assegnare le risorse

L’ultimo passaggio consiste nell’assegnare le risorse per iniziare il lavoro vero e proprio e per eseguire la pianificazione effettuata.

Le risorse devono essere assegnate alle attività giuste in base alle loro conoscenze, alle loro skills e alla loro disponibilità.

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Indipendentemente da quanto sia dettagliato il piano di progetto e da quanto un project manager sia preparato, nel project management ci sono sempre molte sfide da affrontare.

Fortunatamente i software di gestione di progetto come Twproject possono aiutare moltissimo a pianificare le attività per aiutare non solo il team di progetto, ma anche il project manager stesso.

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